Agendabundel

Organisatieonderdeel: Organisatie IPM (CIO-Office), OO’s nog te bepalen.

Strategische doelstelling: Veilige Stad, Betrouwbare Overheid

Kernwaarde: Scherp, wendbaar, betrouwbaar

Risico: Gebrek aan adequaat bewustzijn over cyberrisico’s vergoot de kans op beveiligingsincidenten bij de gemeente Utrecht.

10

Audits (4/6) – IT vervolgaudits 6. Patchmanagement II – vervolgaudit patchmanagement uit jaarplan 2023/24

Organisatieonderdeel: Organisatie IPM (IPM-teams bij OOs nog te bepalen)

Scope: Patchmanagement stelt de gemeente in staat om haar IT infrastructuur optimaal te beschermen tegen interne of externe beveiligingsdreigingen. Begin 2024 hebben wij een audit uitgevoerd naar de kwaliteit en naleving van het patchmanagement proces binnen DomstadIT. Met deze audit breiden wij de scope hiervan uit door dit proces voor een aantal aanvullende organisatieonderdelen te toetsen.

Strategische doelstelling: Veilige Stad, Betrouwbare Overheid

Risico: Ineffectief patchmanagement verhoogt de kans op uitbuiting van zwaktes op de Utrechtse IT omgeving door kwaadwillenden.

Kernwaarde: Scherp, wendbaar, betrouwbaar

7. Cloudcontracten II – vervolgaudit Cloudcontracten uit jaarplan 2023/24

Organisatieonderdeel: Organisatie IPM (IPM-teams bij OOs nog te bepalen)

Scope: Door de in 2019 ingezette Cloudtransitie van de gemeente, worden IT diensten steeds vaker uitbesteed aan cloudleveranciers. Dit resulteert in een sterke afhankelijkheid van deze leveranciers en vraagt daarom om een sterke regierol vanuit de gemeente Utrecht. In Q1 2024 hebben wij de kwaliteit en naleving van een aantal cloudcontracten binnen DomstadIT beoordeeld. Met deze audit breiden wij de scope hiervan uit door dit proces voor een aantal aanvullende organisatieonderdelen te toetsen. Risico: Inadequaat contractmanagement verhoogt de kans op storingen in de bedrijfsvoering en bedreigt daardoor de bedrijfscontinuïteit.

Strategische doelstelling: Veilige Stad, Betrouwbare Overheid

Kernwaarde: Scherp, betrouwbaar

11

Audits (5/6) 8. Omgevingswet Scope: De Omgevingswet is per 1 januari 2024 landelijk ingegaan. Het doel van deze wet is om de hoeveelheid wetten voor de leefomgeving te vereenvoudigen en te bundelen. Begin 2023 heeft Concernaudit een audit uitgevoerd naar het programma dat was opgezet om de gemeente Utrecht hierop voor te bereiden. Deze wet vraagt om een compleet andere en snellere manier van werken. Zo heeft de gemeente nog maar 8 weken de tijd om vergunningsaanvragen te verwerken. Ook worden aanvragen niet meer apart behandeld bij VTH, Ruimte en Stadsbedrijven, maar via een multidisciplinaire ketenaanpak. Het programma heeft hiervoor werkprocessen opnieuw ingericht. Wij toetsen in deze audit of de uitgevoerde werkzaamheden conform de nieuwe werkprocessen en binnen de wettelijke termijn plaatsvinden.

Organisatieonderdeel: VTH, Ruimte

Strategische doelstelling: Aantrekkelijke, groene leefomgeving en erfgoed, Betrouwbare overheid Kernwaarde: Open, wendbaar, scherp, betrouwbaar

Risico: Het niet (tijdig) naleven van de werkprocessen verhoogt de kans op het overtreden van de Omgevingswet, met als gevolg financiële boetes en reputatieschade door burgerlijk bezwaar. 9. Verbonden partijen

Organisatieonderdeel: OO nog te bepalen

Scope: Het Utrechtse Werkbedrijf (UW), een 100% deelneming van de gemeente Utrecht, kwam recent prominent in de media. De gemeente moest vlak voor de kerst onverwachts een aanzienlijk bedrag bijstorten, zodat UW de salarissen en eindejaarsuitkering kon uitbetalen. Naar aanleiding van dit incident selecteren we één verbonden partij uit het portfolio van de gemeente Utrecht om het toezicht op deelnemingen (governance in de ambtelijke organisatie) en verantwoording hierover aan de raad te toetsen.

Strategische doelstelling: Werk, toekomstbestendige economie en bestaanszekerheid, Betrouwbare overheid

Risico: Door gebrek aan adequaat toezicht op deelnemingen worden budgetoverschrijdingen en aanvullende financieringsbehoeftes te laat gesignaleerd. Hierdoor worden verbeteracties te laat opgestart en het college en de raad onjuist of te laat geïnformeerd. De negatieve media-aandacht van incidenten zoals het UW beschadigt bovendien het vertrouwen van Utrechters in de gemeente.

Kernwaarde: Open, scherp, betrouwbaar

12

Audits (6/6) 10. Proces gemeentefonds en salariskosten Scope: In 2023 heeft afdeling Financiën materiële fouten in de begroting van de periode 2024 – 2027 geconstateerd. Deze hebben betrekking op zowel de grootse inkomsten- alsook de grootse kostenpost van de gemeente Utrecht; het gemeentefonds en de salariskosten. Verbeterplannen zijn uitgewerkt, aan de directieraad gepresenteerd en naar aanleiding van negatieve publiciteit in februari 2024 nogmaals aangescherpt. We toetsen in deze audit de effectiviteit van de verbeterplannen om een robuuste inrichting van de afdeling Financiën (mensen, processen, inzet van technologie) met effectieve interne beheersmaatregelen te waarborgen. Bovendien beoordelen wij de status van de naleving van de verbeterplannen.

Organisatieonderdeel: Financiën

Strategische doelstelling: Betrouwbare Overheid

Kernwaarde: Betrouwbaar, scherp

Risico: Het verstrekken van juiste en volledige financiële informatie vormt de basis voor adequate besluitvorming. Gebrek hieraan verhoogt te kans op te late bijsturing, verkeerde prioritering van capaciteiten en middelen. Bijkomende negatieve media-aandacht tast daarnaast het vertrouwen van Utrechters in de gemeente aan. 11. Follow-up audit – Onderwijshuisvestiging Scope: Concernaudit heeft in Q2 2022 een audit naar de samenwerking tussen de gemeente Utrecht en schoolbesturen in onderwijshuisvestigingsprojecten uitgevoerd. Hierbij zijn een aantal verbeterpunten rondom procesefficiëntie, interne beheersmaatregelen, dossiervorming en personeelsplanning geïdentificeerd. Omdat de opvolging van de bevindingen traag verloopt, hebben we in afstemming met VGU voor een follow-up audit gekozen. Hierin staat de implementatie van verbeteracties uit 2022 centraal. Eventueel breiden we de scope met een beperkt aantal nieuwe onderwerpen uit.

Organisatieonderdeel: VGU

Strategische doelstelling: Kansrijk opgroeien, Betrouwbare Overheid

Kernwaarde: Open, scherp, betrouwbaar

Risico: Gebrek aan adequaat projectmanagement en samenwerking verhoogt de kans op projectvertragingen en budgetoverschrijdingen.

13

Rechtmatigheidsverantwoording

Rechtmatigheidsverantwoording (1/2) Vanaf begin 2023 moet iedere gemeente zelf de rechtmatigheidsverantwoording opstellen en deze onderbouwen. Dit is opgenomen in de wet ‘Versterking decentrale rekenkamers’. Tot 2023 was deze taak belegd bij de externe accountant.

Rechtmatigheidsverantwoording (RMV) gemeentebreed De gemeente onderbouwt de rechtmatigheidsverantwoording met behulp van Verbijzonderde Interne Controles (VIC). Hiermee wordt getoetst hoe goed interne controlemethodes (procedures, regels en processen) werken om de kans op fraude en fouten zo klein mogelijk te houden. Voor alle processen in scope ligt de verantwoordelijkheid voor het uitvoeren van de VIC bij het betreffende organisatieonderdeel. De rechtmatigheidsverantwoording bestaat uit drie fases: • de planningsfase (VIC plan), • de interim fase (VIC procesbeschrijving en lijncontrole), en • de finale fase (VIC gegevensgerichte werkzaamheden). Concernaudit werkt hand in hand met de organisatie om de rechtmatigheidsverantwoording continu te verbeteren. Dit doen we onder andere door het houden van spreekuren voor het delen van vakkennis en voor kwaliteitsborging. Wettelijk verplichte jaarlijkse audit

Organisatieonderdeel: Gemeentebreed Strategische doelstelling: Betrouwbare Overheid Kernwaarde: Scherp, open en betrouwbaar

Daarnaast ontwikkelen we templates om middels standaardisatie de procesefficiëntie te verbeteren. Bij het ontwikkelen van deze producten staan we in nauw contact met de externe accountant.

Na iedere fase stellen we een rapport op en delen bevindingen en benodigde verbeteracties met de relevante organisatieonderdelen en met de Stuurgroep Rechtmatigheidsverantwoording. Onze werkzaamheden dragen bij aan het versterken van primaire processen en faciliteren een efficiënte jaarrekeningcontrole door de externe accountant. Risico: Indien financiële onrechtmatigheden niet proactief door de gemeente worden geïdentificeerd, maar pas door de externe accountant tijdens de jaarrekening controle worden vastgesteld, leidt dit tot een afkeurende of beperkte accountantsverklaring (indien de door de raad vastgestelde drempelwaarden overschreden worden). Het ontbreken van een goedkeurende accountantsverklaring resulteert bovendien in reputatieschade voor de gemeente.

15

Rechtmatigheidsverantwoording (2/2) Concernaudit voert zelf controlewerkzaamheden uit op twee processen die grote impact op de bedrijfsvoering hebben; ‘Inkopen & Aanbesteden’ en ‘Subsidieverstrekkingen’.

Organisatieonderdeel: Gemeentebreed Strategische doelstelling: Betrouwbare Overheid Kernwaarde: Scherp, open en betrouwbaar

De externe accountant maakt tijdens de jaarrekeningcontrole gebruik van de werkzaamheden van Concernaudit. Verbijzonderde Interne Controle (VIC): Inkopen & aanbesteden Financiële omvang 2023: EUR 851 miljoen

Wettelijk verplichte jaarlijkse audit

Verbijzonderde Interne Controle (VIC): Subsidieverstrekkingen Financiële omvang 2023: EUR 278 miljoen

Wettelijk verplichte jaarlijkse audit

De VIC Inkopen en aanbesteden is gericht op de identificatie van financiële onrechtmatigheden in het proces ‘inkoop en aanbesteden’.

De VIC Subsidieverstrekkingen is gericht op de identificatie van financiële onrechtmatigheden in het proces ‘uitgaande subsidieverstrekkingen’.

Concernaudit voert deze controle op kwartaalbasis uit en deelt de bevindingen met de Stuurgroep Rechtmatigheidsverantwoording en de betreffende organisatieonderdelen. Hierdoor worden onrechtmatigheden tijdig zichtbaar en kunnen de organisatieonderdelen met verbeteracties aan de slag.

Concernaudit voert deze controle twee keer per jaar uit en deelt de bevindingen met de Stuurgroep Rechtmatigheidsverantwoording en de betreffende organisatieonderdelen. Hierdoor worden onrechtmatigheden tijdig zichtbaar en kunnen de organisatieonderdelen met verbeteracties aan de slag.

Risico*: Het niet naleven van de Europese aanbestedingswet- en regelgeving kan resulteren in rechtszaken aangespannen door partijen die geen mogelijkheid hebben gehad aan het tenderproces deel te nemen.

In 2024 breidt Concernaudit de scope van de controle uit met een toets op de klantgerichtheid van het subsidiebureau. Dit betreft met name het proactief communiceren over subsidieverstrekkingen die vertraging oplopen. Risico*: Het niet voldoen aan de Algemene Subsidie Verordening, leidt tot financiële onrechtmatigheden en potentieel misbruik en oneigenlijk gebruik van subsidieregelingen door burgers.

*Voor risico’s met betrekking tot de jaarrekeningcontrole, zie p.15

16

Fraude

Fraude (1/2) Fraude heeft de afgelopen jaren door aanscherping van de beroepsnormen een steeds prominentere plek op de agenda van de externe accountant voor de jaarrekeningcontrole gekregen. Gemeentes worden verwacht te voldoen aan een fraudepakket bestaande uit drie onderdelen; • Het uitvoeren van een periodieke frauderisicoanalyse; • Het verzorgen van workshops om bewustwording rondom fraude in kwetsbare processen te verhogen; • Het toetsen van beheersmaatregelen in fraudegevoelige processen. Sinds 2023 is het uitvoeren van het fraudepakket voor de jaarrekeningcontrole bij Concernaudit belegd.

Frauderisicoanalyse - follow-up bevindingen frauderisicoanalyse Concernaudit heeft in 2023 in samenwerking met de organisatie een gemeentebrede frauderisicoanalyse uitgevoerd met als doel het fraudebeleid in beeld te brengen en de grootste frauderiscio’s van de gemeente Utrecht te identificeren. Hierbij kwamen twee bevindingen omtrent governance naar voren. Deze hadden betrekking op het beleidsdocument “Onderzoeksprotocol integriteitsschendingen en misstanden” en de effectiviteit van het centrale frauderegistratiepunt van de gemeente. Een ander aandachtspunt is dat loggegevens van kritische bedrijfsapplicaties niet systematisch gebruikt worden om fraude tijdig te constateren. In 2024 toetst Concernaudit de opvolging van bovenstaande bevindingen.

Organisatieonderdeel: Gemeentebreed Strategische doelstelling: Betrouwbare Overheid Kernwaarde: Scherp, wendbaar en betrouwbaar

Samenwerking met de Coördinator Integriteit Op verzoek ondersteunen we de Coördinator Integriteit in de verkenningsfase van potentiële integriteitsschendingen.

18

Fraude (2/2) Fraudeworkshop

Het toetsen van beheersmaatregelen in fraudegevoelige processen

Scope: In de frauderisicoanalyse 2023 zijn ‘beschikken over vastgoed’ en ‘inkoop en aanbesteding’ als kwetsbare processen geïdentificeerd. Binnen VGU komen beide processen samen, omdat onderhoudswerkzaamheden voor gemeentelijk vastgoed vaak worden uitbesteed. Concernaudit organiseert in 2024 daarom een workshop om het fraudebewustzijn van vastgoedmedewerkers te verhogen en potentiële red flags te identificeren.

Scope: Concernaudit beoordeelt jaarlijks de effectiviteit van de interne beheersmaatregelen voor één kwetsbaar proces uit de frauderisicoanalyse. Wij hebben in 2023 en Q1 2024 gefocust op Publiekszaken (PBZ), omdat hun dienstverlening gevoeligheden kent voor identiteitsfraude.

Risico: Door het niet tijdig herkennen van red flags in kwetsbare processen, worden fraude-incidenten niet of te laat geïdentificeerd. Verplichte jaarlijkse activiteit

In 2024-25 prioriteren wij wederom het onderwerp identiteitsfraude en richten ons op de Registratie van Niet-Ingezetenen (RNI). Risico: Ineffectieve beheersmaatregelen verhogen de kans op frauduleuze activiteiten. Verplichte jaarlijkse controle

PBZ - fraudegevoelige processen in scope Organisatieonderdeel: Gemeentebreed Strategische doelstelling: Betrouwbare Overheid

Uitgifte van reisdocumenten

Eerste inschrijving van buitenlanders

Reeds beoordeeld

Reeds beoordeeld

Kernwaarde: Scherp, wendbaar en betrouwbaar

Registratie van NietIngezetenen (RNI)

19

Innovatie en Data

Innovatie en inzet van data-analyse Binnen Concernaudit verkennen we mogelijkheden om data-analyse en nieuwe technologieën toe te passen. Dit doen we om de dienstverlening van Concernaudit continu te verbeteren, maar ook om de organisatie met procesverbeteringen te ondersteunen.

Data-analyse als audit techniek

Automatisering werkzaamheden

Ondersteuning en advies

Participatie en kennisdeling

Wij passen, waar mogelijk, dataanalyse toe in onze auditaanpak.

Concernaudit is continu op zoek naar automatiseringsmogelijkheden voor handmatige auditwerkzaamheden. Hierdoor maken we capaciteit vrij voor dienstverlening met een hoge toegevoegde waarde voor de organisatie.

Concernaudit ondersteunt organisatieonderdelen in het verkrijgen van inzicht in en naleving van hun processen.

De stormachtige ontwikkelingen op het gebied van Artifical Intelligence (AI) bieden kansen voor de gemeente, maar stellen de organisatie ook voor uitdagingen op het gebied van ethiek en gegevensbescherming.

Hiermee vinden analyses en controles geautomatiseerd plaats op grote datasets. Afwijkingen in processen worden eerder zichtbaar, waardoor wij onze werkzaamheden gerichter en efficiënter kunnen uitvoeren. Bovendien verhoogt de inzet van data-analyse de betrouwbaarheid van onze conclusies.

Een bijzonder arbeidsintensieve activiteit binnen Concernaudit is het kwartaallijks uitvoeren van de VIC 'Inkopen en Aanbesteden'. Wij hebben de ambitie om in 2024 een deel van de werkzaamheden te automatiseren. Dit betreft het verzamelen van inkoop-contracten en het verkrijgen van informatie uit inhuurcontracten.

Een analysetechniek die we hiervoor toepassen is process mining. De resultaten hiervan worden in dashboards gevisualiseerd. Patronen, trends en knelpunten komen zo eenvoudiger en eerder in beeld. Hierdoor kan management tijdig verbeteracties in gang zetten en bijsturen. Op pagina’s 23-25 zijn de concrete samenwerkingsinitiatieven voor 2024-25 verder uitgewerkt.

Om het onderwerp meer uit te lichten in de gemeente, vindt een maandelijkse AI-tafel plaats. Medewerkers kunnen hier hun vragen rondom AI stellen. Omdat wij de ervaring en expertise van onze data-analisten graag delen, neemt de Senior Data Analist van Concernaudit als specialist hieraan deel.

Hiermee automatiseren we ongeveer 150 manuren.

21

Samenwerkingsinitiatieven: JZ en M&O Juridische Zaken

Mens & Organisatie

JZ: Dashboard Management Rapportages ‘Bezwaar en Beroep’

JZ: Dashboard Management Rapportages ‘Schade en Verzekeren’

M&O: Voorspellende Model Vrijwillige Uitstroom

Naar aanleiding van het dossier Binnenstad en het daaropvolgende Berenschot rapport uit maart 2023 heeft Concernaudit op verzoek van JZ een dashboard ingericht. Hiermee wordt de naleving van het proces ‘Bezwaar en Beroep’ inzichtelijk gemaakt en kunnen potentiële knelpunten tijdig worden geïdentificeerd.

Op verzoek van JZ ontwikkelen we dit jaar een dashboard voor het proces ‘Schade en Verzekeren’. Hiermee wordt de naleving van het proces inzichtelijk gemaakt en kunnen potentiële knelpunten tijdig worden geïdentificeerd.

In samenwerking met M&O ontwikkelen we een voorspellend model om potentiële vrijwillige uitstroom van medewerkers inzichtelijk te maken. In 2023 is het voorwerk voor dit project uitgevoerd, waarbij we onder andere een DPIA hebben opgesteld en een Uthiek Assessment hebben uitgevoerd. In 2024-25 ontwikkelen we het voorspellende model en maken we de uitkomsten daarvan inzichtelijk in een dashboard.

Het verzamelen van de informatie voor de maandrapportages en het berekenen van prestatie indicatoren was voorheen handmatig, tijdrovend en foutgevoelig. Deze werkzaamheden zijn nu in het dashboard zo veel mogelijk geautomatiseerd. Het nieuwe dashboard is sinds december 2023 in gebruik bij JZ. Wij hebben in 2024-25 capaciteit gereserveerd om, gebaseerd op feedback vanuit JZ, het dashboard verder te verbeteren.

Het generen van informatie voor managementrapportages voor ‘Schade en Verzekeren’ vindt momenteel handmatig plaats en is afhankelijk van één functionaris. Dit is inefficiënt en een ongewenste situatie in het kader van businesscontinuïteit. Met het dashboard automatiseren we deze werkzaamheden zo veel mogelijk.

Het dashboard draagt bij aan een op feiten gebaseerd capaciteitsmanagement binnen de gemeente en faciliteert een doelgerichte en efficiënte inzet van managers en HR business partners.

Een bijkomstig voordeel is dat informatie uit de dashboards gebruikt kan worden voor toekomstige onderhandelingen met verzekeraars omtrent keuzes over premies en eigen risico’s.

22

Samenwerkingsinitiatieven: Financiën Financiën Dashboard Purchase 2 Pay (P2P)

Dashboard BTW bij doorbelasting van kosten

Dashboard Memorialen

In het boekjaar 2023 heeft de gemeente Utrecht ongeveer 140 duizend crediteurenfacturen geboekt, voor een totaalbedrag van 1,1 miljard euro.

Sinds 2023 heeft de gemeente Utrecht een Horizontaal Toezicht-convenant met de Belastingdienst. Hiervoor is de gemeente verplicht om periodiek de kwaliteit van haar fiscale processen en bijbehorende beheersmaatregelen te toetsen.

Memorialen zijn handmatige boekingen die impact hebben op het resultaat in de jaarrekening van de gemeente Utrecht. In 2023 bedroeg het aantal memoriaalboekingen ongeveer 8.500.

Op verzoek van Financiën stelt Concernaudit sinds 2017 periodiek dashboards beschikbaar waarin de naleving van een aantal beheersmaatregelen in het P2P proces inzichtelijk wordt gemaakt. De focus ligt hierbij op de autorisaties van betrokken personen, functiescheiding en handmatig ingrijpen in geautomatiseerde processtappen. In 2024-25 breiden we het dashboard verder uit door beheersmaatregelen hieraan toe te voegen. Financiën kan hierdoor tekortkomingen in het proces tijdig identificeren en bijsturen.

Om te voldoen aan de eis van de Belastingdienst zijn we in 2023 – in samenwerking met het fiscale team van FIJ – een pilot in het BTW domein gestart. We hebben een dashboard ontwikkeld voor controles rondom het doorbelasten van kosten aan derden. Hiermee maken we de overstap van steekproefsgewijze controles naar geautomatiseerde controles, waarbij de hele populatie aan relevante BTW transacties wordt meegenomen. BTW vak expertise wordt op deze manier gerichter en efficiënter ingezet. In 2024-25 verbeteren wij het dashboard en voegen we aanvullende BTW controles toe.

Voor de externe accountant zijn de memoriaalboekingen een belangrijk aandachtspunt in de jaarrekeningcontrole. Momenteel ontbreekt binnen Financiën een geautomatiseerd totaaloverzicht van memorialen en een overzicht van de naleving van beheersmaatregelen in dit proces. Op verzoek van Financiën ontwikkelen wij in 2024-25 een dashboard om memoriaalboekingen op een efficiënte en overzichtelijke manier aan de externe accountant te tonen. Dit dashboard maakt patronen inzichtelijk en faciliteert een oorzaakanalyse van handmatige boekingen. Daarnaast worden controles op de naleving van beheersmaatregelen, zoals het vier-ogen-principe en functiescheiding, geautomatiseerd.

23

Samenwerkingsinitiatieven: Publiekszaken Publiekszaken PBZ: Dashboard Raadplegingen BRP en advisering

PBZ: Dashboards Eerste inschrijving BRP en Registratie Niet Ingezetene

De Basisregistratie Personen (BRP) bevat privacygevoelige persoonsgegevens van inwoners van Nederland en van personen die Nederland hebben verlaten. Jaarlijks vinden er binnen de gemeente enkele miljoenen raadplegingen in de BRP plaats. Het eigenaarschap voor toegang tot de BRP ligt bij PBZ, maar het systeem wordt ook geraadpleegd door andere organisatieonderdelen en woningcorporaties.

Buitenlanders die langdurig in Nederland verblijven, worden als ingezetene in de BRP ingeschreven (de “Eerste inschrijving”). Na inschrijving ontvangt de burger een BSN, waarmee toegang verkregen kan worden tot belangrijke voorzieningen in Nederland (bijv. een zorgverzekering of bankrekening).

Het risico bestaat dat medewerkers onbevoegd persoonsgegevens raadplegen voor persoonlijk/financieel gewin of identiteitsfraude. Sinds 2020 maakt Concernaudit een dashboard voor PBZ om raadplegingen in de BRP inzichtelijk te maken, en verbetert het dashboard jaarlijks. In 2024-25 zal de data-analist, tevens socioloog, van Concernaudit PBZ adviseren bij het nog beter definiëren en herkennen van opvallende patronen. Hierdoor kunnen ongewenste raadplegingen en mogelijke fraude eerder gesignaleerd worden.

Het risico bestaat dat medewerkers betrokken raken bij identiteitsfraude door valse inschrijvingen te faciliteren. In 2023 hebben we voor het eerst een dashboard voor de “Eerste inschrijving” gemaakt om de naleving van het standaard proces, ongewenste afwijkingen en opvallende patronen inzichtelijk te maken.

PBZ: Dashboard Reisdocumenten Jaarlijks verstrekt PBZ ruim 20.000 reisdocumenten. Het risico bestaat dat medewerkers betrokken raken bij identiteitsfraude door het uitgeven van valse reisdocumenten. Concernaudit maakt sinds 2018 een dashboard ‘Reisdocumenten’ om de naleving van het standaard proces en ongewenste afwijkingen en opvallende patronen inzichtelijk te maken en verbetert het dashboard jaarlijks. Hierdoor kunnen knelpunten in 'workload management' en frauduleuze handelingen op tijg gesignaleerd worden.

In 2024-25 maken we ook een dashboard voor de “Registratie Niet Ingezetene” (RNI), de inschrijving voor buitenlanders die kortdurend in Nederland verblijven. Met behulp van de dashboards kunnen knelpunten in 'workload management' en frauduleuze handelingen op tijd worden gesignaleerd. 24

Optionele opdrachten

Optionele opdrachten op jaarplan Concernaudit 2024-25 Eén of meerdere van de optionele opdrachten voeren wij uit indien wij capaciteit beschikbaar hebben of in het geval dat door omstandigheden een van de reguliere opdrachten niet kan plaatsvinden.

IT Systemen en informatiebeveiliging

Datamanagement

Één extra frauderisico workshop Fraude Één extra audit - toetsen van beheersmaatregelen in een kwetsbaar proces uit de frauderisicoanalyse Meldsysteem Signale – kwaliteit van sturingsinformatie en rapportages (Stadsbedrijven) Audits Meerjarenplan Ruimte Innovatie en Data

Mapping inhuur binnen de gemeente Utrecht - risico op fictieve dienstverbanden

26

Status onderhanden opdrachten uit jaarplan 2023-24 Onderstaande twee audits uit het jaarplan 2023/24 zijn per eind maart nog onderhanden. In het tweede kwartaal van 2024 ronden we deze audits af.

Vooronderzoek

Opdrachtbeschrijving afgestemd

Veldwerk afgerond

Bevindingen afgestemd

Conceptrapport aangeboden

In afwachting van managementreactie

Standaard implementatie projectbeheersing

IT Service desk

27

Management van de interne auditfunctie Onafhankelijkheid

Belangenverstrengeling

De Manager Concernaudit heeft vastgesteld dat de benodigde onafhankelijkheid van Concernaudit is gewaarborgd;

Potentiële belangenverstrengeling wordt periodiek getoetst door de Manager Concernaudit.

• De Manager Concernaudit rapporteert aan een dusdanig hoog niveau in de organisatie, waardoor Concernaudit in staat is om haar verantwoordelijkheden te kunnen nakomen.

• De Manager Concernaudit heeft een directe communicatielijn met de Gemeentesecretaris, de Wethouder en de Adviescommissie Control & Financiën.

Belangenverstrengeling vindt plaats op het moment dat een auditor, die een vertrouwenspositie bekleedt in haar functie, een ander professioneel of persoonlijk belang heeft. Tegengestelde belangen kunnen het onpartijdig uitoefenen van de auditfunctie bemoeilijken. Door belangenverstrengeling kan een ongepast beeld ontstaan welke het vertrouwen in de interne auditor en haar audit activiteiten kan schaden.

Middelen en budget

Kwaliteitsbewaking en verbeterprogramma

Concernaudit heeft voldoende middelen (capaciteit en budget) om het jaarplan 2024-25 uit te voeren.

In december 2022 hebben we een interne kwaliteitstoets op de Concernaudit functie doorgevoerd om te evalueren of we voldoen aan de standaarden en de gedragscode van onze beroepsorganisatie, het Instituut van Internal Auditors (IIA). Hierbij zijn een aantal verbeterpunten inzake de efficiëntie en effectiviteit van de Concernaudit functie geïdentificeerd.

Concernaudit heeft de juiste competenties om het jaarplan 2024-25 uit te voeren.

Permanente educatie Auditors met certificaten en beroepslidmaatschappen die bijbehorende onderhoudseisen in het kader van ‘Permanente Educatie’ stellen, zullen de benodigde trainingen en/of cursussen volgen om hieraan te voldoen.

We hebben de nodige verbeteracties geprioriteerd en eigenaarschap bij verschillende teamleden belegd. Ook werken we voor dit onderwerp nauw samen met de interne audit afdelingen van gemeente Amsterdam en gemeente Den Haag voor benchmarking en kennisdeling.

28

Bouwstenen Begrotingscirculaire 2025 Provincie Utrecht

Inhoud 1 Inleiding

3

2 Financiële ontwikkelingen

4

2.1 Gemeentefonds

4

2.2 Klimaat- en energiebeleid

5

2.3 Jeugdzorg 2.4 Notitie incidenteel-structureel 2.6 Inflatie

6

3 Ontwikkelingen Besluit Begroting

7

4 Specifieke onderwerpen

8

4.1 Bevindingen begroting 2024 en jaarrekening 2022 Tekorten meerjarenraming en scenario’s

8

4.2 Thema-onderzoek Onderhoud kapitaalgoederen 4.3 Wet gemeenschappelijke regelingen

9

5 Tot slot

10

Bouwstenen Begrotinscirculaire 2025

2

1

Inleiding Ieder jaar krijgt u van ons uitgangspunten voor de komende begroting (begrotingscirculaire). De begroting en meerjarenraming geven een raming (inschatting) van de kosten en opbrengsten voor de komende vier jaar. De informatie in deze circulaire is belangrijk voor het opstellen en het vaststellen van uw begroting 2025 en meerjarenraming 2026 - 2028. De begrotingscirculaire heeft als doel om u vooraf duidelijkheid te geven. Met deze begrotingscirculaire informeren wij u over onderwerpen die nu spelen en die belangrijk zijn voor uw begroting 2025-2028. Daarnaast informeren wij u over de manier waarop wij uw komende begroting en meerjarenraming beoordelen. Het doel van financieel toezicht is het bevorderen van een gezonde financiële positie bij gemeenten en gemeenschappelijke regelingen. De regels over financieel toezicht staan in de Gemeentewet, het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) en het Gemeenschappelijk Financieel Toezichtkader (GTK 2020) bekijk hier. U heeft als gemeenteraad het budgetrecht. In die rol bent u er verantwoordelijk voor dat uw gemeente financieel gezond is. Een begroting die structureel en reëel sluit is daarvoor noodzakelijk: • •

De structurele taken dient u te bekostigen met structurele opbrengsten. Dat betekent dat tegenover jaarlijkse terugkerende kosten, voldoende jaarlijkse terugkerende opbrengsten staan. ‘Reëel ramen’ wil zeggen dat u de kosten goed inschat en dat ze passend zijn voor de taken. Zorg ervoor dat u uw kosten en opbrengsten realistisch raamt en dat de taken die daarbij horen haalbaar zijn.

Is uw begroting in 2025 niet structureel en reëel in evenwicht? Dan dient u ervoor te zorgen dat dit evenwicht tijdig wordt hersteld in de meerjarenraming, uiterlijk in 2028. Veel onderwerpen in deze begrotingscirculaire gaan over het gemeentefonds. Maak helder of u bij het maken van de begroting de mei- óf septembercirculaire als uitgangspunt neemt. Wissel dus niet elk jaar tussen deze twee, en verwerk de circulaire volledig in de begroting. U kunt uit voorzichtigheid ervoor kiezen om lagere opbrengsten te ramen dan de in de door u meegenomen circulaire. Door de daling van de algemene uitkering vanaf 2026 presenteren veel gemeenten een niet (structureel) sluitende meerjarenraming (2026 en 2027) bij de begroting 2024. Misschien geldt dit ook voor uw gemeente. Wij hebben als toezichthouder een onafhankelijke rol. Wij beoordelen uw begroting op basis van het wettelijke criterium van structureel en reëel evenwicht. Uw begroting 2025 moet dus structureel en reëel in evenwicht zijn als het laatste jaar van de meerjarenraming 2026-2028 dat niet is. Voor 1 januari 2025 krijgt u van ons een brief over de toezichtvorm voor 2025. Repressief (regulier) toezicht is standaard. Dit geldt als uw begroting voldoet aan de eisen. Preventief (verscherpt) toezicht is uitzondering. Dat geldt als uw begroting niet voldoet aan de wettelijke criteria.

Heeft u vragen over deze circulaire? Of over de vertaling hiervan in uw begroting? Neem dan gerust contact op met de ambtelijke contactpersoon voor uw gemeente.

Bouwstenen Begrotinscirculaire 2025

3

2

Financiële ontwikkelingen 2.1 Gemeentefonds Nieuwe financieringssystematiek Het kabinet Rutte 4 heeft besloten om na 2025 een nieuwe financieringsmethodiek in te voeren voor gemeenten en provincies. Het doel van het Rijk is om een “stabiele(re) financiering en daarmee meer autonomie voor deze medeoverheden” te bereiken. De nieuwe systematiek koppelt de ontwikkeling van het gemeentefonds (dat heet ‘accres’) los van de ontwikkeling van de rijksuitgaven. In plaats daarvan koppelt het Rijk de ontwikkeling van het gemeentefonds aan de ontwikkelingen van het bruto binnenlands product. Het huidige systeem eindigt in 2025 en het nieuwe systeem gaat in met ingang van 2027. Het accres bestaat uit een volumedeel en een nominaal deel. Met het volumedeel bedoelen we dat deel dat gaat over de compensatie van bevolkingsgroei en reëel accres. Met het nominale deel bedoelen we de compensatie voor loon- en prijsontwikkeling. De accresstanden voor 2022 tot en met 2025 voor gemeenten veranderen alleen door loon- en prijsontwikkelingen. Het Rijk heeft het volumedeel van het accres voor gemeenten voor 2022-2025 vastgezet. Dit doet het Rijk omdat de nieuwe financieringssystematiek eraan komt. De VNG heeft hiermee ingestemd. Het Rijk heeft bij de voorjaarsnota 2023 besloten om vanaf 2027 jaarlijks € 1 miljard extra beschikbaar te stellen aan gemeenten.

Eerder had het Rijk al € 1 miljard beschikbaar gesteld voor 2026. Het volumedeel van het accres staat daarmee vast tot en met 2026. De indexatie van het volumedeel wordt vanaf 2027 gebaseerd op basis van de (gemiddelde) ontwikkeling van het bruto binnenlands product van de afgelopen 8 jaar. De indexatie voor het loon- en prijsdeel verandert vanaf 2027 mee met de prijsontwikkeling bruto binnenlands product van het lopende jaar. Dit besloot het Rijk in de voorjaarsnota 2023 zodat het gemeentefonds op reëel niveau blijft. Wilt u meer lezen over het verschil tussen de oude en nieuwe financieringssystematiek? Meer informatie hierover kunt u lezen op de site van de VNG. Herijking gemeentefonds Vanaf 1 januari 2023 is het verdeelmodel van het gemeentefonds volledig herzien. Het doel van het Rijk is een stabiel verdeelmodel dat zoveel mogelijk aansluit bij de kosten van de gemeenten. Een ‘ingroeipad’ zorgt ervoor dat de gevolgen van de herziening beperkt blijven. Tot en met 2027 blijven de financiële gevolgen beperkt tot maximaal € 37,50 per inwoner. Dat geldt voor alle gemeenten. Daarbij maakt het niet uit of uw gemeente voordeel of nadeel heeft van het nieuwe verdeelmodel. Voor sommige gemeenten is het voor- of nadeel van de herverdeling groter dan € 37,50 per inwoner. Verwacht u een groter voordeel door de herverdeling dan € 37,50? Dan kunt u hier nog geen rekening mee houden.

Het voordeel kan kleiner zijn dan waar u nu vanuit gaat. Verwacht u een groter nadeel dan € 37,50? Dan kunt u hier uit voorzichtigheidsoverwegingen rekening mee houden in uw raming na 2027. Het nieuwe verdeelmodel is geen eindstation en zal continu onderhoud vragen. Het Rijk evalueert en beoordeelt het verdeelmodel of het nog beter kan. Het Rijk is van plan om de evaluatie voor de zomer van 2024 af te ronden. In de meicirculaire van 2025 leest u hier dan meer over.

Bouwstenen Begrotinscirculaire 2025

4

2.2 Klimaat- en energiebeleid Gemeenten spelen een belangrijke rol in de uitvoering van de klimaat en energieplannen. Het kabinet ondersteunt gemeenten hierbij met geld voor de jaren 2023 tot en met 2025. In de brief ministerie van Economische Zaken en Klimaat leest u hier meer over. Met dit geld kunnen gemeenten extra personeel aantrekken. Gemeenten kunnen meer kennis opdoen en experts inhuren. Gemeenten moeten ervanuit kunnen gaan dat ze dit geld elk jaar krijgen. Anders kunnen ze geen langdurige verplichtingen aangaan. Rijk, provincies en gemeenten overleggen nog om ook te zorgen voor zekerheid na 2025. Voor de jaren 2023 tot en met 2030 is er in totaal € 5,38 miljard beschikbaar voor de uitvoeringskosten voor gemeenten en provincies. In 2023 kregen gemeenten € 341 miljoen. Het bedrag dat u kreeg voor uw gemeente voor 2023, mag u vanaf 2025 jaarlijks in uw begroting opnemen. Hierover hebben wij u in het voorjaar van 2023 geïnformeerd. We gaan er dan wel vanuit dat u dit bedrag zowel aan de opbrengstenals de kostenkant opneemt. Want het extra geld dat u krijgt, is bestemd voor extra klimaat- en energietaken. Voor de jaren 2024 en 2025 is meer geld beschikbaar dan wat gemeenten in totaal in 2023 zullen ontvangen. Of uw gemeente recht heeft op dit extra geld, hangt af van uw plannen. Dit heet daarom planfinanciering.

Elk plan krijgt een vast bedrag, afhankelijk van het type plan (zero-emissiezone, windpark, zonneweide of gebouw). De precieze bedragen per plan zijn nog niet vastgesteld. Er is geen maximaal bedrag per aanvraag. In totaal is hier voor 2024 € 90 miljoen en in 2025 € 300 miljoen beschikbaar. Het advies van de Raad van het Openbaar Bestuur zal eind maart 2024 verschijnen. Dit advies gaat over de bekostiging en governance van de decentrale uitvoering van het klimaat- en energiebeleid. Daarin staat waarschijnlijk dat het bedrag vanaf 2027 minimaal net zo hoog zal zijn als in 2023.

2.3 Jeugdzorg Uitgangspunt financieel toezicht opgaven jeugdzorg In het voorjaar 2023 stuurden wij u informatie over onze landelijke richtlijn voor het opnemen van de jeugdgelden in de begroting 2024. Deze richtlijn zullen wij actualiseren in het geval het Rijk bij de meicirculaire 2024 niet met een nieuwe oplossing komt. Op die manier weet u waar u aan toe bent bij het opstellen van de meerjarenraming 2026-2028. Wij zullen u hierover dan tijdig informeren.

2.4 Notitie incidenteel-structureel In het Bestuurlijk Overleg Financiële verhoudingen (BOFv) van 21 november 2023 is de notitie incidenteel/structureel vastgesteld. In deze notitie staan afspraken en verduidelijking over het onderwerp incidenteel/structureel. Eén van de afspraken gaat over de inzet van incidenteel geld voor structurele uitgaven. Gemeenten mogen een deel van de algemene reserve gebruiken voor structurele kosten. De voorwaarden hiervoor staan in deze notitie. Ook het bestaande beleid over de inzet van reserves is opgenomen in de notitie. We adviseren gemeenten om hierover vooraf af te stemmen met de toezichthouder. Geef helder aan in uw begroting, wanneer u gebruik maakt van deze mogelijkheid. Neem deze onttrekking op in het verplichte overzicht van structurele reservemutaties en zorg voor een duidelijke toelichting.

Bouwstenen Begrotinscirculaire 2025

5

2.5 Eigen bijdrage Wmo-voorzieningen Het kabinet is van plan om voor één onderdeel van de Wmo 2015, namelijk de huishoudelijke hulp, een passende eigen bijdrage invoeren. In het coalitieakkoord van het demissionair kabinet staat dat dit geldt vanaf 1 januari 2025. De ingangsdatum is verschoven naar 1 januari 2026. Inwoners betalen dan voor alle Wmo-voorzieningen een eigen bijdrage, waarvoor nu het abonnementstarief geldt. De hoogte van die bijdrage is afhankelijk van hun inkomen. Het Rijk verwacht dat de invoering van de inkomensafhankelijke eigen bijdrage de druk bij gemeenten verlaagt op het gebruik van Wmo-voorzieningen. En dat de Wmo 2015 daardoor langer betaalbaar blijft. Wij vragen van u om de geraamde opbrengsten voldoende te onderbouwen.

2.6 Inflatie Inflatie betekent dat alles duurder wordt. Dit heeft invloed op de begroting- en meerjarenraming van gemeenten. Dit geldt voor het reëel ramen van zowel de kosten als de opbrengsten. Door de hoge inflatie hebben wij hier extra aandacht voor. Geef de financieel technische uitgangspunten duidelijk aan in uw begroting. Raamt u in uw meerjarenraming uw opbrengsten op basis van lopende prijzen? Dan gaan we ervan uit dat u uw kosten ook op deze basis raamt.

Bouwstenen Begrotinscirculaire 2025

6

3

Ontwikkelingen Besluit Begroting Er zijn nieuwe notities van de commissie BBV gepubliceerd: • • •

Notitie grondbeleid in de begroting en jaarstukken 2023 Notitie rente 2023 Notitie overhead 2023

In 2024 werkt de commissie BBV waarschijnlijk aan een nieuwe notitie over de Balans. Ook komt er een nieuwe versie van de Notitie Verbonden partijen.

Bouwstenen Begrotinscirculaire 2025

7

4

Specifieke onderwerpen 4.1 Bevindingen begroting 2024 en jaarrekening 2022 Tekorten meerjarenraming en scenario’s Veel gemeenten presenteren in de meerjarenraming 2025-2027 een tekort, vooral vanaf 2026. Dit komt door de nieuwe financieringssystematiek, en door de opschalingskorting. Het Rijk en gemeenten zijn nog in gesprek over de financiële verhoudingen. Dat betekent dat nog niet zeker is of u na 2025 extra geld krijgt. Denk alvast na over verschillende scenario’s. En over maatregelen die daarbij passen. Daardoor heeft u de financiële en beleidsmatige gevolgen beter in beeld. U heeft dan beter inzicht in wat de verschillende scenario’s voor uw gemeente kan betekenen. De VNG heeft u een brief gestuurd met een begrotingsadvies. Ook de VNG adviseert u om alvast ombuigingen zo goed mogelijk in kaart te brengen. Onderuitputting Tijdens ons onderzoek merkten wij dat niet altijd duidelijk is hoe wij omgaan met onderuitputting. Onderuitputting geeft aan welk deel van het budget aan het eind van het jaar niet is uitgegeven. Het geeft daarmee het verschil aan van de uitgaven met de begroting. Een voorbeeld van onderuitputting is lagere uitgaven voor onderhoudswerkzaamheden ten laste van de exploitatie, doordat werk niet (volledig) is uitgevoerd door bijvoorbeeld slechte weersomstandigheden.

Een ander voorbeeld is dat het budget salaris niet volledig is uitgegeven door ontstane vacatures of doordat vacatures pas later ingevuld werden. Ook een investering die later is opgeleverd, kan leiden tot lagere kapitaallasten dan die in een bepaald jaar waren geraamd. Jaarrekeningen van gemeenten hebben de laatste jaren steeds vaker een positief saldo. Meestal komt dit door eenmalige voordelen. Onderuitputting geldt alleen voor de jaarrekening. Het kan een eenmalig voordeel opleveren. Als deze voordelen een structureel karakter hebben, dan kunt u ervoor kiezen om het budget aan te passen. De gemeente moet kosten en opbrengsten realistisch ramen.

4.2 Thema-onderzoek Onderhoud kapitaalgoederen Het onderhoud van kapitaalgoederen is een belangrijk onderdeel van een gemeentelijke begroting. Denk aan het onderhoud van wegen, civieltechnische kunstwerken, riolering, water, groen en gebouwen. Dit jaar doen we als toezichthouder onderzoek hiernaar. Wij kijken kritisch naar de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen van de aan ons ingezonden begrotingen 2024 van gemeenten. Daarmee wordt duidelijk wat de informatiewaarde is van deze paragraaf.

Bouwstenen Begrotinscirculaire 2025

8

4.3 Wet gemeenschappelijke regelingen Op 1 juli 2022 is deze wet gewijzigd. Door deze wijziging krijgen volksvertegenwoordigers, zoals gemeenteraadsleden en statenleden meer invloed op de besluitvorming van dit soort regelingen en kunnen ze die beter controleren. Daarnaast wordt met deze wijziging geregeld dat in het geval van een uittreding er in ieder geval vooraf afspraken moeten worden gemaakt over de gevolgen voor het vermogen van de rechtspersoon. Daarbij moet worden gedacht aan afspraken over personeel, contracten, huisvesting en investeringen. Voor deze wijziging geldt een implementatieperiode van twee jaar. Gemeenten zorgen ervoor dat de nieuwe regeling van hun gemeenschappelijke regelingen tijdig is vastgesteld.

Bouwstenen Begrotinscirculaire 2025

9

5

Tot slot Heeft u vragen over deze circulaire? Neem dan contact op met de contactpersoon voor uw gemeente.

Bouwstenen Begrotinscirculaire 2025

10

De raad van de gemeente

Informatie voor uw begroting 2025 en Meerjarenraming 20262028 DATUM 03‑04‑2024 DOCUMENTNUMMER UTSP-1508165036-28594 VAN Dick Schuurman ONDERWERP

TELEFOONNUMMER E-MAILADRES

DOMEIN/OPGAVE TEAM

+31639632304 dick.schuurman@provincieutrecht.nl Strategie en Bestuur BEI

Geachte raad, Ieder jaar krijgt u van ons belangrijke en bijgewerkte informatie over de manier waarop wij uw begroting en meerjarenraming beoordelen. Deze informatie is een aanvulling op het Gemeenschappelijk Toezichtkader gemeenten 2020 (GTK 2020). In het GTK 2020 zijn de basisuitgangspunten van het financieel toezicht opgenomen. In de bijgevoegde circulaire informeren wij u over aantal actuele onderwerpen en onderwerpen die bijzondere aandacht verdienen bij het opstellen van uw begroting 2025 en meerjarenraming 2026 – 2028. Wij beoordelen uw structurele en reële begrotingspositie Uitgangspunt bij ons financieel toezicht is, dat u onder repressief toezicht blijft. Repressief toezicht betekent dat uw gemeente zonder onze voorafgaande goedkeuring de begroting kan uitvoeren. Voorwaarden om onder repressief toezicht te blijven zijn dat u ervoor zorgt dat uw begroting (en/of meerjarenraming) structureel in evenwicht is en dat de raming van uw begroting realistisch is. Deze voorwaarden zijn opgenomen in de Gemeentewet. Met “structureel in evenwicht” bedoelen we dat er tegenover de structurele lasten in ieder geval evenveel structurele baten (dekkingsmiddelen) staan. De incidentele lasten mogen worden gedekt door structurele en door incidentele baten.

In dit kader wijzen wij u ook op de Notitie incidenteel/structureel die in het Bestuurlijk overleg financiële verhoudingen (Bofv) van 21 november 2023 is vastgesteld. Met reëel evenwicht bedoelen we dat de geraamde baten en lasten in de begroting en meerjarenraming volledig en realistisch zijn. De opgenomen lasten zijn voldoende om de geplande taken te kunnen uitvoeren. Financiële onzekerheden vanaf 2026? Wij begrijpen dat onzekerheden over de door de gemeenten te ontvangen rijksbijdragen vanaf 2026 het begrotingsproces frustreren. Net als u zijn wij ook in afwachting van de informatie in de komende meicirculaire van het gemeentefonds en van de vorming van een nieuwe regering. Bij de beoordeling van uw begroting gaan wij er van uit dat u minimaal de meicirculaire 2024 verwerkt en indien dit bij u gebruikelijk is de septembercirculaire 2024.

1 van 2

Mochten op landelijk niveau afspraken worden gemaakt die u toestaan om daarbovenop aanvullende ramingen op te nemen, dan brengen wij uw college hiervan op de hoogte. Wij lichten het financieel toezicht graag toe Wenst u een uitgebreidere toelichting op de begrotingsrichtlijnen, of heeft u vragen over de werkwijze van financieel toezicht en of over ons beeld van de financiële positie van uw gemeente? Dan zijn wij van harte bereid om met u in gesprek te gaan en een toelichting of presentatie over het financieel toezicht te geven. Neem hiervoor contact op met Dick Schuurman. Zijn contactgegevens vindt u bovenaan onze brief. Gedurende het jaar volgen wij de ontwikkelingen van de financiële positie van uw gemeente. Het kan zijn dat de financiële positie als gevolg van de resultaten van de jaarrekening, de bestuursrapportages of de kadernota fors verslechtert. In dat geval nodigen wij u mogelijk uit voor een overleg om het een en ander toe te lichten. In dit ambtelijk of bestuurlijk overleg bespreken wij met u welke maatregelen nodig zijn om te voorkomen dat uw gemeente onder preventief toezicht, verscherpt toezicht, moet worden geplaatst. Tot slot In de begrotingscirculaire staan ook onderwerpen, die financieel-technisch van aard zijn. Deze onderwerpen zijn om die reden ook voor het college bestemd.

Daarom sturen wij een afschrift van deze brief en de circulaire aan uw college van burgemeester en wethouders. Ook de begrotingsrichtlijnen en de toetsingsaspecten uit het GTK 2020 zijn voor uw college van belang. Afgelopen jaar hebben we, als provincie(s), op verschillende wijzen op rijksniveau aandacht gevraagd voor de financiële situatie van de gemeenten. We blijven dit doen daar waar mogelijk. Samen met u! Hoogachtend, Gedeputeerde Staten van Utrecht, Namens hen,

H.J.J.M. Bakker Gedeputeerde Klimaat & Circulaire samenleving, Water & Bodem, Financiën, Grondzaken, Organisatie en Participatie

2 van 2

Burgemeester en wethouders Postadres Postbus 16200, 3500 CE Utrecht Telefoon 14 030 www.utrecht.nl

Aan de gemeenteraad

Behandeld door

J.H.F. Fick

Datum

4 april 2024

Doorkiesnummer

14030

Kenmerk

12130609

E-mail

jason.fick@utrecht.nl

Onderwerp

Verbeterplan Uthiek n.a.v. Auditrapport ‘213a Onderzoek Uthiek’

Bijlage(n)

1

Beleidsveld

Personeel en Organisatie

Geachte leden van de raad, Het afgelopen jaar vond er een auditonderzoek plaats over de doelmatigheid en doeltreffendheid van Uthiek (Utrechtse ethiek). De resultaten van dit onderzoek zijn in Q4 2023 opgeleverd. Met deze uitkomsten kunnen we weer een volgende stap zetten met onze Uthiek-methode. Juist omdat Uthiek zorg draagt voor verantwoorde digitalisering binnen de gemeente, is het van belang dat de Uthiekmethode zelf ook goed verantwoord werkt. Met deze brief informeren wij u graag over de belangrijkste verbeteringen die wij doorvoeren naar aanleiding van de bevindingen uit het onderzoek. Het gaat hier namelijk om een audit met een speciale status (213a onderzoek) waarvan de Gemeentewet stelt dat de raad actief geïnformeerd dient te worden over de uitkomsten en verbeteringen. Jaarlijks voeren wij twee onderzoeken met deze status uit. Belangrijkste verbeteringen In de bijlage van deze brief vindt u een uitgebreider rapport met alle bevindingen en de verbeterpunten op het gebied van Uthiek. De belangrijkste verbeterpunten zijn als volgt. a. We professionaliseren de werkwijze en rolverdeling van team Uthiek. In 2018 zijn we als gemeente Utrecht gestart met het thema digitale ethiek. Voorbeelden als de toeslagenaffaire lieten zien hoe fout het kan lopen wanneer er te weinig aandacht is voor ethiek binnen digitalisering.

Intussen hebben we met Uthiek een succesvolle methode gecreëerd, die door praktijkervaring een steeds vastere vorm krijgt. Het is een methode die veel andere overheden graag overnemen. Hierbij horen ook duidelijke rol- en procesomschrijvingen voor de werkzaamheden die aan Uthiek verbonden zijn. Denk hierbij aan een instructie voor het voorbereiden, uitvoeren en afronden van een Uthiek Assessment. Hiermee kunnen medewerkers die betrokken zijn bij het Assessment deze sneller voorbereiden en blijft de kwaliteit die deze medewerkers leveren van een consistent niveau. Of denk bijvoorbeeld aan een omschrijving van rollen die binnen team Uthiek aanwezig moeten zijn en de

Burgemeester en wethouders Datum Ons kenmerk

2 april 2024 12130609

werkzaamheden die daarbij horen. Op die manier kunnen we de ambities voor Uthiek beter afstemmen op de rollen die aanwezig zijn binnen het team. Deze verbeteringen zorgen voor een strakkere naleving van onze kwaliteitseisen. Uiterlijk eind Q2 2024 zijn deze processen omschreven en vastgesteld. b. We verbeteren het informatiebeheer van Uthiek. Een van de bevindingen van het auditonderzoek is dat het informatiebeheer van Uthiek onvoldoende op orde was. Dit komt onder andere tot uiting bij de bevinding over hoeveel Uthiek Assessments er op jaarbasis zijn uitgevoerd in 2021 en 2022. We hebben in die tijd van opbouw van Uthiek nog te weinig kunnen investeren in het goed en centraal documenteren van afgeronde Uthiek Assessments. Hierdoor is er een vertekend beeld ontstaan over de hoeveelheid Assessments die zijn uitgevoerd en hebben wij niet het juiste aantal kunnen rapporteren. Dit is het eerste verbeterpunt waar we mee zijn gestart en het aantal uitgevoerde Assessments is nu weer kloppend. De inhoud van de uitgevoerde Assessments was en is nog steeds in orde. We hebben de belangrijkste verbetering met betrekking tot het informatiebeheer eind 2023 al uitgevoerd. Onze rapporten bewaren we nu op één centrale plek op Teams waar alle Uthiekteamleden bij kunnen. Verder houden we een overzicht bij van alle Uthiek Assessments die we hebben uitgevoerd.

Hierdoor zijn we nu beter in staat om op betrouwbare wijze te rapporteren over Uthiek. c. We actualiseren het beleidskader Uthiek en laten deze formeel vaststellen. Uthiek maakt onderdeel uit van de Visie Digitale Stad die in 2021 is vastgesteld. Om vast te leggen hoe wij hier in de praktijk mee werken hebben wij in datzelfde jaar een beleidskader Uthiek opgesteld dat nog niet formeel is vastgesteld. Dit kader gaan wij actualiseren op basis van de onderzoeksresultaten en ons eigen voortschrijdend inzicht. Ook laten we het beleidskader formeel vaststellen. Deze zal uiterlijk eind Q2 2024 openbaar worden gepresenteerd. Vervolg Wij informeren u over de voortgang van deze verbeteringen bij de behandeling van het Uitvoeringsprogramma Digitale Stad 2024. Relatie met financiële situatie en bezuinigingen Mochten er door uw raad bij de Voorjaarsnota keuzes gemaakt worden die impact hebben op datgene wat in deze brief wordt toegezegd, dan zullen wij u hier verder over informeren. Vanwege de huidige financiële situatie van de gemeente zullen in de gemeentelijke meerjarenbegroting keuzes moeten worden gemaakt die mogelijk ook van invloed zullen zijn op bovenstaande verbeteringen. Deze keuzes worden nu voorbereid en bij de Voorjaarsnota 2024 aan uw raad voorgelegd.

Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Utrecht,

de secretaris,

de burgemeester,

2/2

Doelmatigheids- en doeltreffendheidsonderzoek Utrechtse ethiek Concernaudit – 22 januari 2024

Inhoud 1. Over dit onderzoek 2. Onderzoeksopzet 3. Onderzoeksaanpak 4. Managementsamenvatting 5. Verbeterpunten en aanbevelingen

6. Managementreactie en plan van aanpak 7. Bijlagen 7.1 Referentielijst

2

1. Over dit onderzoek 1.1 Aanleiding

1.2 Ethiek

In artikel 213a van de Gemeentewet is opgenomen dat het college periodiek onderzoek verricht naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door haar gevoerde beleid.

In hoofdstuk 4.2 ‘Digitale Stad’ van het coalitieakkoord 2022-2026 wordt de ambitie benoemd een commissie in te stellen die adviseert over ethische vraagstukken rond het gebruik van nieuwe technologieën.

De richtlijnen hiervoor zijn opgenomen in de verordening voor ‘Periodiek onderzoek door het college naar doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuur van de gemeente Utrecht’.

De uitvoering hiervan is opgenomen in een overkoepelende visie die is aangenomen door de raad, de visie ‘Digitale Stad 2021-2025’.

Het college heeft het uitvoeren van de zogenoemde 213a onderzoeken bij Concernaudit belegd. In de audit charter Concernaudit is vastgelegd dat zij jaarlijks twee 213a onderzoeken uitvoert.

Uthiek – Utrechtse ethiek

In het door het college vastgestelde jaarplan 2023-2024 van Concernaudit is een 213a onderzoek naar de Utrechtse ethiek aanpak opgenomen. Hiervoor is dit rapport opgesteld.

De gemeente Utrecht heeft hiervoor het Team ‘Uthiek’ (Utrechtse ethiek) aangesteld. De ambitie van het team is om op systematische wijze en met goed fatsoen aan alle stakeholders uit te leggen waarom en hoe de gemeente Utrecht digitaliseert.

Definities Doelmatigheid of efficiency: het streven om met een zo beperkt mogelijke inzet van de beschikbare middelen het gewenste resultaat te bereiken.1

Hiervoor houdt het team workshops om bewustwording voor het onderwerp ethiek binnen de gemeente te versterken. Ook voert het team ethische impact assessments uit samen met casushouders van digitaliseringsprojecten om eventuele ethische dilemma’s aan de hand van het Utrechtse waardenmodel te bespreken. Dit model bestaat uit de volgende acht waarden die belangrijk zijn voor de gemeente Utrecht:

Doeltreffendheid of effectiviteit : de mate waarin een organisatie erin slaagt met de geleverde prestaties de gestelde doelen of gewenste maatschappelijk effect te bereiken.1 1Bron: Verordening periodiek onderzoek doelmatigheid en doeltreffendheid gemeente Utrecht

De visie Digitale Stad 2021-2025 vraagt om een digitaliseringsaanpak waarbij de sociale en maatschappelijke gevolgen vanaf het begin worden meegenomen.

• • • •

Privacy Autonomie Menselijke waardigheid Gezondheid

• • • •

Rechtvaardigheid Veiligheid Controle op technologie Machtsverhoudingen

3

2. Onderzoeksopzet 2.1 Doelstelling

2.2 Scope

Het doel van dit onderzoek is het mandaat, de efficiëntie en effectiviteit van de inrichting en de werkwijze van Team ‘Uthiek’ te beoordelen.

Organisatieonderdelen in scope voor dit onderzoek: • CIO Office (Team ‘Uthiek’) • Organisatieonderdelen die betrokken zijn bij de steekproef ethische impact assessments

Hoofd onderzoeksvragen

De scope van dit onderzoek is op hoofdlijnen als volgt:

• Welke middelen heeft het college ingezet om een commissie conform coalitieakkoord 2022-2026 in te stellen?

• Team ‘Uthiek’ o Governance o Samenwerking met externen o Kwaliteitsbewaking en self-assessments

• In hoeverre draagt het huidige Team ‘Uthiek’ doelmatig en aantoonbaar bij aan een systematische verantwoording over hoe en waarom de gemeente Utrecht digitaliseert?

• Proces ethische impact assessments: o Kwaliteit van de assessment dossiers o Naleving van de uitgebrachte adviezen in de gemeentelijke organisatie Hiervoor hebben we vier ethische impact assessments voor digitaliseringstrajecten geselecteerd die in 2022 zijn uitgevoerd.

Leeswijzer Hoofdstuk 3 van dit rapport bevat de onderzoeksaanpak. Vervolgens zijn de resultaten van het onderzoek samengevat in de managementsamenvatting in hoofdstuk 4. Hoofdstuk 5 zet de geïdentificeerde verbeterpunten uiteen, alsook de impact hiervan en aanbevelingen om de verbeterpunten te adresseren. Het door het management opgestelde plan van aanpak voor verbetering is opgenomen in hoofdstuk 6. Tenslotte zijn de referentielijst en interviewlijst opgenomen de bijlagen in hoofdstuk 7.

4

3. Onderzoeksaanpak 3.1 Referentiekader

3.3 (Centrale) Beleidsdocumenten

Onderstaande modellen vormen het referentiekader voor het onderzoek.

Hieronder zijn de relevante (centrale) beleidsdocumenten opgenomen die van belang zijn voor dit onderzoek.

Utrechts Waardemodel (Rathenau)

Bestuurlijk

Handreiking digitale Ethiek (VNG)

Coalitieakkoord

Sectie ‘Digitale Stad’

Visie Digitale Stad

Strategische doelstellingen, missie en speerpunten

Uthiek Beleidskader

Strategie, doelstellingen en werkwijzen

Strategisch

Digital Ethics Maturity (Gartner) Operationeel

De Ethische Data Assistent (DEDA)

3.2 Methoden

Documentanalyse

Actieagenda

Operationele doelstellingen en verantwoording

3.4 Auditteam

Steekproef assessments

• Senior IT auditor (Projectleider) • Senior Data analist • IT Auditor Data analyse

Interviews De Manager Concernaudit ziet toe op de kwaliteit van dit onderzoek.

5

4. Managementsamenvatting

4. Managementsamenvatting (1/3) Context: In het vorige coalitieakkoord (2018-22) is benoemd dat we in Utrecht werken met ethische impact assessments ten behoeve van privacyvraagstukken. In 2020 is hiervoor Team Uthiek binnen het CIO office opgezet om deze assessments uit te voeren gebaseerd op het Utrechtse waardenmodel. Dit model bestaat uit acht ethische waarden die belangrijk zijn voor de gemeente Utrecht. In het coalitieakkoord 2022-26 is de ambitie opgenomen een commissie aan te stellen om te adviseren over ethische vraagstukken rond nieuwe technologieën. Een commissie bevat volgens de Handreiking VNG (2022) ten minste een doel, gestructureerde werkwijzen, verantwoordingslijnen en geformaliseerde samenwerkingen. Dit rapport geeft inzicht in hoeverre doelmatig en doeltreffend invulling is gegeven aan deze ambitie. Wij willen Team Uthiek bedanken voor de fijne en constructieve samenwerking tijdens dit onderzoek.

Beleid

Organisatorische inrichting

Team Uthiek heeft een beleidsdocument opgesteld dat de basis legt voor het uitvoeren van ethische impact assessments, de samenwerking met derden en de organisatorische inrichting. Echter, door gebrek aan adequaat versiebeheer is het onduidelijk of dit document uit 2021 of 2022 dateert. Daarnaast is het niet aantoonbaar dat het beleidsdocument periodiek op actualiteit wordt getoetst. Zo is er 16 maanden na publicatie van het nieuwe coalitieakkoord nog geen stappenplan met benodigde professionaliseringsslagen voor het inrichten van een commissie in het beleidsdocument opgenomen.

Team Uthiek bestond ten tijde van de audit uit 7 functionarissen (ca. 2,3 FTE) uit het CIO-office en het Project Management Bureau (PMB) die naast hun reguliere functie aan digitale ethiek vraagstukken werken (co-rollen). Het team bevat een mix van ervaren vakexperts en trainees die hun werk met veel passie uitvoeren. Echter, de parttime-aanpak vormt een uitdaging voor de realisatie van de ambities en doelstellingen met betrekking tot digitale ethiek. Doordat onder andere de trainees inmiddels niet meer in dienst zijn, bestaat de capaciteit per 1 november 2023 uit 5 functionarissen (ca. 1,6 FTE).

Een ander aandachtspunt is dat er geen verantwoordelijke manager voor Team Uthiek in het beleidsdocument wordt genoemd. De eindverantwoordelijkheid voor het team ligt bij de Concernmanager IPM. Gezien zijn brede ‘span of control’ is het een onmogelijke opgave om de voortgang op digitale ethiek vraagstukken naar behoren te bewaken. Tevens is het beleidsdocument niet aantoonbaar door de directieraad en het college vastgesteld en ontbreken hierin periodieke rapportageverplichtingen aan hen. In de praktijk vindt verantwoording over digitale ethiek plaats via de P&C cyclus en Actieagenda. Verder worden enkele verwachtingen geschept in het beleidsdocument waaraan in de praktijk niet voldaan wordt. Dit komt enerzijds door een disbalans tussen ambities en beschikbare capaciteit en anderzijds door gebrek aan consequente naleving van beleid.

Team Uthiek voert een breed scala van taken uit. Denk hierbij aan het verzorgen van bewustwordingscampagnes, het uitvoeren van ethische impact assessments en het beantwoorden van raadsvragen. Echter, omdat er geen functiebeschrijvingen zijn opgesteld, ontstaat ongewenste afhankelijkheid van individuele invulling van taken. Dit vormt een businesscontinuïteitsrisico.

Alle leden van Team Uthiek zijn hiërarchisch gelijk aan elkaar. Er is geen verantwoordelijk manager binnen het team aangesteld. Hiermee ontbreekt een centrale functie die de naleving van het beleid bewaakt en periodiek verantwoording aflegt aan de Concernmanager IPM. Het gebrek aan duidelijke rollen en verantwoordelijkheden belemmert een efficiënte bedrijfsvoering.