Agendabundel
Tekst van het document
Bundel - Adviescommissie Controle en Financiën van 18 april 2024 Agenda bijlagen Agenda advies-cie CF 18-4-2024 (verkort) 1 Opening en mededelingen 2 Vaststellen agenda 3 Vaststellen verslag van vorige bijeenkomst Adviescommissie C&F 21-03-2024 4 Ingekomen stukken · Jaarverslag rekenkamer · Jaarverslag concernaudit · Invulling technische sessies JS en VJN . Begrotingscirculaire 2025 20240318 Jaarverslag 2023 Rekenkamer Utrecht Jaarplan Concernaudit 2024-25_definitief Bouwstenen Begrotingscirculaire 2025 begeleidende brief begrotingsrichtlijnen Utrecht Raadsbrief Verbeterplan Uthiek n.a.v. Auditrapport '213a Onderzoek Uthiek' (5) Rapport 213a Onderzoek Uthiek 5 Update verbeterplan financiën en aanpassing technische spelregels Adviescie C&F 18-4 Versterking FinFun 6 Evaluatie regeling risicovolle projecten 24 04 18 adviescommissie evaluatie RRP 7 Vooruitblik jaarplan 2024 · Het Jaarplan wordt elke vergadering indien nodig geactualiseerd. Wordt ingestemd met deze onderwerpen voor de volgende vergadering? zie agenda Jaarplan adviescommissie CF 2024 (april) Agenda advies-cie CF 18-4-2024 (verkort) 8 Voortgang accountantscontrole 9 Rondvraag en sluiting
AGENDA Adviescommissie Controle en Financiën
18 april 2024 09.00-10.30 (burgemeesterskamer)
Agendapunt 1 t/m 7 worden behandeld in aanwezigheid van de (medewerkers van) de afdeling Concernmanagement Financiën, Inkoop en Juridische Zaken/Concern Control, de voorzitter/secretaris van de Rekenkamer en de accountant.
Agendapunt 8 t/m 9 worden behandeld zonder de ambtelijke organisatie. (2 min)
1. a. Opening en mededelingen. 2. b. Vaststellen agenda. (3 min)
3. Vaststellen verslag van vorige bijeenkomst. (5 min)
4. Ingekomen stukken. • • • •
Jaarverslag rekenkamer Jaarplan concernaudit
Invulling technische sessies JS en VJN Begrotingscirculaire 2025
(30 min)
5. Update verbeterplan financiën en aanpassing technische spelregels. (15-20 min)
6. Evaluatie regeling risicovolle projecten. (5 min)
7. Vooruitblik jaarplan 2024 •
Het Jaarplan wordt elke vergadering indien nodig geactualiseerd. Wordt ingestemd met deze onderwerpen voor de volgende vergadering?
Do 30 mei
Vergadering adviescommissie (90 minuten)
Opening, verslag en ingekomen stukken (tijd: 10 minuten)
Jaarstukken (beschikbaar 16 mei) (concept) Accountantsrapport van bevindingen, incl. accountantsverklaring over de Jaarstukken
1
Commissiegriffier financiën danielle.rijnders@utrecht.nl
Concept Reactie van het college op het accountantsrapport
Voorjaarsnota (beschikbaar 16 mei)
Berap incl. resultaatsbestemming en MPUV en MPR (let op nieuwe opzet)
(eventueel) Advies aan commissie VBF n.a.v. Voorjaarsnota/Berap/JS
Jaarverslag Concernaudit
Vooruitblik volgende vergadering (tijd: 5 minuten)
Afsluiting (5 minuten)
**************************************************************************************** NB: 5 minuten wissel pauze. (10 min)
8. Voortgang accountantscontrole (5 min)
9.
Rondvraag en sluiting.
2
Commissiegriffier financiën danielle.rijnders@utrecht.nl
VERSLAG ADVIESCOMMISSIE CONTROLE EN FINANCIËN
21 maart 2024, 09.00-10.30 uur Burgemeesterskamer Stadhuis
Adviescommissie: Jantine Zwinkels (vz.) Derk van Bergen, Ruud Maas, Fred Claasen, Ralph Peters, Ruben Snijder, Joost Vasters, Rick van der Zweth en Daniëlle Rijnders (raadsadviseur Control & Audit)
Overige deelnemers: Jurjen Bakker (strategisch adviseur financiën), Jasmin Grundauer (manager concernaudit),
Annemarie Koolenbrander (adviseur Financiën en Control), Rob Sijm (directeur a.i. financiën, inkoop en juridische zaken), Auke Timmerman (concerncontroller), Johan van Dorst (Griffie), Gerth Molenaar en Paul Venhoeven (Rekenkamer), Rein-Aart van Vugt en Niels Fritz (Deloitte)
Gasten: Paul Piket (raadsgriffier gemeente Breda), René Duursma (griffie Breda) en Huib Jansen (burgerraadslid en voorzitter auditcommissie Breda)
Niet aanwezig: Cees Bos, David Bosch, Gert Dijkstra, Stevie Nolten, Victor Paalman, Margreet Ramaker. Notulen: Rosenbaum Select, notulisten & verslaggevers
1. a. Opening en mededelingen
De voorzitter heet allen welkom, de gasten uit Breda in het bijzonder, die vandaag inspiratie
willen opdoen voor het werk in hun eigen stad. Ook verwelkomt de voorzitter de heer Peters, die de heer Vasters opvolgt in de Adviescommissie.
Mevrouw Rijnders meldt dat de heer Paalman (Student & Starter) zich heeft aangemeld als lid van de Adviescommissie.
b. Vaststellen agenda
De agenda wordt vastgesteld zoals opgegeven. 2. Vaststellen verslag vorige bijeenkomst (15-02-2024) Het verslag wordt vastgesteld.
3. Ingekomen en verzonden stukken
Er is geen post binnengekomen of verstuurd die door de Adviescommissie behandeld moet worden.
4. Het nieuwe beleidskader rondom sturen en verantwoorden in de praktijk
Toelichting op het traject van visie naar beleidsnota naar uitvoeringsprogramma. Aan alle
fracties is gevraagd om een reactie te geven op de nieuwe structuur aan de hand van een paar voorbeelden; de meeste hebben daar gehoor aan gegeven.
1 van 5
commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl
Bij de behandeling van de Beleidsnota Geluid en trillingen viel op dat er veel werd
doorgeschoven naar het uitvoeringsprogramma, maar dat wordt door het college vastgesteld.
Daardoor was aan inwoners niet gemakkelijk uit te leggen wat de raad dan precies vaststelde. De Cultuurnota bevatte opvallend veel tekst en verwijzingen naar de behandeling van de
begrotingscyclus, waardoor voor de raad niet duidelijk was hoeveel geld er precies beschikbaar is. De heer Maas beoordeelde de nota van uitgangspunten voor de sociale basiszorg. Hij is van mening dat het document niet aan de raad voorgelegd had moeten worden. Het heeft er alle
schijn van dat het een visiestuk is voor een periode van tien jaar, maar het werd in de commissie behandeld als een beleidsnota – wat het niet was. Rondom de Visie Natuurgebied Zuilen en de Visie Stadswater waren er ook onduidelijkheden.
Er waren ook onderwerpen die wél soepel en vlot behandeld konden worden, bijvoorbeeld de Visie Utrecht Circulair 2050 – een echt visiedocument, gericht op de lange termijn.
Het viel de Rekenkamer op dat nota’s veel variaties laten zien in opbouw en structuur. Dit maakt het voor raadsleden moeilijk om er grip op te krijgen, en om te bepalen tot waar zij zelf willen sturen, en vanaf welk punt zij het aan het college willen overlaten.
Mevrouw Koolenbrander licht toe dat de ambtelijke organisatie ernaar streeft dat alle
beleidsdocumenten voldoen aan de in juni 2023 vastgestelde Standaard voor de beleidscyclus.
In het begin was dat wel wat lastig, omdat er toen al processen liepen. Een voorbeeld hiervan is de Visie Stadwater; die werd gemaakt vóór de standaard werd vastgesteld. Moeilijk daarin was de samenhang met de Omgevingsvisie Utrecht. Visies voor het ruimtelijk domein gaan soms
over een klein, beperkt gebied; het is dan niet altijd duidelijk of het document waarin dat wordt beschreven een echte beleidsvisie is, of meer een uitwerking. De raad kan binnenkort de
Beleidsnota Grondbeleid verwachten, een document dat de instrumenten beschrijft waarmee het college het werk mag inrichten – een heel ander soort nota dus. De standaard was een goed begin, vindt mevrouw Koolenbrander, maar in de praktijk blijkt deze toch niet altijd goed te passen.
Dat is niet erg, vindt de Adviescommissie, als het de raad maar duidelijk is hoe zij de
documentatie moet duiden. Het zou helpen als daar uitleg over wordt bijgeleverd, in het
bijzonder over doelen en indicatoren. Daar is concerncontrol het mee eens en dat (comply of
explain) moet verbeterd worden. De heer Van der Zweth pleit ervoor om elkaar over en weer – raadsleden en ambtenaren – wat ruimte te gunnen om ervaring op te doen. Dit heeft even tijd nodig, en na verloop van tijd gaat het ongetwijfeld steeds beter.
De heer Timmerman merkt op dat de uitvoeringsprogramma’s bij de visies en beleidsnota nog
gemaakt moeten worden; de cyclus is dus nog niet af. Een nota van uitgangspunten is nu door de ambtelijke organisatie behandeld als een beleidsnota; het is wel een andersoortig product, maar als dit vooraf wordt gemeld, kan de raad er op die manier naar kijken.
2 van 5
commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl
In het drieluik van visiedocument, beleidsvisie en uitvoeringsprogramma ontbreekt de
regulerende bevoegdheid, stelt de heer Van Vugt, wat in het bijzonder in zaken met betrekking tot de Omgevingswet speelt. De raad moet dan ook nog te regelen zaken vaststellen, een ‘wetgevende laag’. Dit moet apart worden benoemd.
Hierover wordt even doorgepraat; raadsleden willen hun punt kunnen maken bij de behandeling van het beleidskader of van de indicatoren, want dat geeft meer rust voor de fase daarna. De suggestie wordt gedaan om in zulke gevallen na een half jaar eens terug te kijken, en te
analyseren hoe de zaken precies liepen. Hierop geeft mevrouw Koolenbrander aan dat het een misverstand is – niet alleen onder raadsleden, maar ook in de ambtelijke organisatie – dat er
altijd voor elk beleid een visie, een beleidsnota en een uitvoeringsprogramma moet zijn. Een
visie is niet altijd nodig, een beleidsnota wel. Soms is er al wetgeving, of een ander document dat richting geeft. Als een beleidsnota voldoende richtinggevend en kaderstellend is om tot
aanpak over te kunnen gaan, is een uitvoeringsprogramma ook niet nodig. Dat is het probleem
ook niet, wordt gezegd, er is niets tegen om uitsluitend een beleidsnota vast te stellen, als deze de doelen en indicatoren maar vermeldt, want dan voelt de raad zich in staat om een besluit te nemen. Consensus over en commitment op de structuur is wenselijk, maar, stelt de voorzitter, voor raadsleden is de structuur niet leidend. Voor nieuwe raadsleden is dit niet gemakkelijk te
doorgronden. Een nieuwe structuur die meer overzicht en duidelijkheid biedt kan helpend zijn, in het bijzonder voor hen.
In dit verband meldt mevrouw Rijnders dat zij graag een introductiefilm zou willen maken voor nieuwe raadsleden en nieuwe medewerkers op het Stadskantoor, maar los daarvan zijn er natuurlijk ook technische sessies, waarbij alle raadsleden kunnen aansluiten.
5. Verbeteren leesbaarheid investeringen en het Meerjaren Perspectief Ruimte (MPR)
Toelichting door mevrouw Koolenbrander; de presentatie is nog niet helemaal klaar, en wordt
later in iBabs gezet. De voorzitter memoreert dat de Adviescommissie eerder al aanbevelingen ter verbetering van de leesbaarheid heeft gedaan. Dit helpt wellicht bij de
commissiebehandeling van de financiële verordening aan het eind van dit jaar. Meerjarenprogramma’s komen elk jaar bij de Voorjaarsnota ter sprake. Ze hebben een plaats in de beleidscyclus, maar ook in de begrotingscyclus, want er moeten vaak investeringsbesluiten worden genomen. In de beleidsnota wordt het sturen en verantwoorden beschreven, naast de
functie van een meerjarenprogramma daarin. De financiële afdeling is van plan om de financiële informatie te standaardiseren ten behoeve van betere vergelijkbaarheid.
Desgevraagd geeft mevrouw Koolenbrander aan dat de cyclus van de meerjarenprogramma’s
gelijk-op gaat met de Voorjaarsnota, omdat er dan investeringsbeslissingen worden genomen,
3 van 5
commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl
en besluiten over het verschuiven van investeringen. Dit is naar de mening van de Adviescommissie niet duidelijk genoeg.
De meerjarenprogramma’s van Vastgoed, Kapitaalgoederen en Onderwijshuisvesting hebben elk een eigen uitvoeringsprogramma. Onderwijshuisvesting heeft een andere cyclus vanwege de
samenhang met wettelijke eisen die aan aanvragen en beschikkingen worden gesteld. Dit loopt dus niet parallel met de Voorjaarsnota.
Het MPR kent veel verschillende doelstellingen, en is tegelijk ook een beleidsmonitor die een
overzicht laat zien van de stand van zaken per thema per gebied. Mevrouw Rijnders adviseert
om in het MPR aan te sluiten op voor de raad herkenbare onderwerpen, want wat er nu in staat is voor raadsleden niet herkenbaar genoeg.
De voorzitter concludeert dat de Adviescommissie voldoende is geïnformeerd over de plannen
voor dit jaar en volgend jaar. Het is duidelijk dat de grootste veranderingen in het MPR volgend jaar te verwachten zijn, onder andere omdat dan de Beleidsnota Vastgoed komt, waarin wordt toegelicht hoe sturen en verantwoorden daarin werkt. Aan het einde van dit jaar wordt de
financiële verordening aan de raad voorgelegd, met gevolgen voor de begroting 2025. Vanuit de Adviescommissie wordt de suggestie gedaan om dit te behandelen zoals de rijksoverheid doet
met de rechtmatigheidsverantwoording: ‘de regels zijn nog niet vastgesteld, maar we handelen alvast alsof ze er al wél zijn’, om tot enige versnelling te komen in de verbetering van de
informatievoorziening. De accountant adviseert om dan niet de discussie over het budgetrecht over te slaan.
De heer Piket (Breda) is benieuwd of de raad het college ruimte geeft om binnen een programma met budgetten te schuiven. In Breda is die ruimte er niet. Mevrouw Rijnders legt uit dat de
Utrechtse raad een geheime bijlage vaststelt waarin projecten zijn vermeld. Het streven is om dit naar een wat hoger niveau op te trekken, om meer snelheid te kunnen maken. Het budgetrecht zou op clusterniveau bezien kunnen worden, niet op programmaniveau. Er moeten dan vooraf afspraken worden gemaakt over eventuele verschuivingen. Het gaat dan vooral om
investeringen, vanwege het feit dat er regelmatig sprake is van onderbesteding. Het geld is er dan wel, maar dat blijft liggen omdat projecten vertraging oplopen. 6. Vooruitblik jaarplan 2024
Mevrouw Grundauer kondigt voor de volgende vergadering (18 april a.s.) een extra onderwerp aan bij de Ingekomen stukken, het rapport van het onderzoek Artikel 213a. Misschien kan er wat tijd gewonnen worden door enkele andere onderwerpen iets in te korten.
Schorsing
De ambtenaren verlaten de vergadering.
4 van 5
commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl
7. Voortgang accountantscontrole
Het controleteam is met zijn werk begonnen; het loopt vlot, meldt de heer Fritz, op sommige onderdelen zelfs vóór op schema. Er is goede vooruitgang geboekt op onderwerpen die
voorheen veel meer tijd kostten, bijvoorbeeld de materiële vaste activa en de grondexploitaties. Andere onderdelen vragen meer aandacht, bijvoorbeeld SISA, de verantwoording van de
gemeente aan de ministeries over specifieke uitkeringen. Dit gaat niet bij alle afdelingen goed. Volgens de heer Van Vugt is de ontoereikende centrale aansturing en monitoring daar de
oorzaak van. Op directieniveau is men daar wel van doordrongen, maar op de afdelingen moet
de accountant er steeds over in discussie. Het zou helpen als de Adviescommissie hier aandacht voor vraagt, en zonodig de druk wat opvoert. Overigens heeft de rijksoverheid het hier zelf ook niet gemakkelijk mee; de Tweede Kamer besluit steeds om de gemeenten extra taken te geven, en wil dan ook weten of het geld wel rechtmatig wordt besteed en of de doelstellingen worden
gerealiseerd. Dit leidt steeds opnieuw tot controles vanuit de ministeries en door de Algemene Rekenkamer.
De accountants verwachten dat de termijnen in de controle wel gehaald zullen worden, met
enige inspanning. Het grote aantal nagekomen boekingen (na balansdatum) zal nog wel impact hebben op verschillende balansposten, en uiteindelijk ook op het resultaat. De heer Van Vugt
meldt voor de goede orde dat de accountants voor het tweede achtereenvolgende jaar stevige discussies met de ambtelijke organisatie voert over de transparantie van juridische claims
(bezwaarprocedures, aanbestedingsclaims en zo meer). Daarover komt niet altijd op het goede moment de juiste informatie. De accountants bespreken dit ook met de concerndirectie. 8. Rondvraag en sluiting
Via het raadsportaal kunnen de raadsleden kennis nemen van de bevindingen uit de lopende raadstoetsen.
De commissie VBF organiseert op 18 april a.s. een technische sessie (lunchbijeenkomst) rondom
de aanbesteding accountant, bedoeld voor raadsleden die geen lid zijn van de Adviescommissie. Geïnteresseerden kunnen zich daarvoor aanmelden.
Er wordt verder geen gebruik gemaakt van de rondvraagmogelijkheid. De voorzitter sluit de vergadering.
5 van 5
commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl
JAARVERSLAG 2023
1
JAARVERSLAG 2023
LEDEN ▪
Paul Venhoeven (voorzitter)
▪
Sjoerd Keulen
▪
Nanda ‘t Lam
MEDEWERKERS ▪ ▪
Vince van Houten Johan Snoei
▪
Gert Jan de Vries
▪
Gerth Molenaar (secretaris)
CONTACTGEGEVENS rekenkamer@utrecht.nl utrecht.nl/bestuur-en-organisatie/rekenkamer Postbus 16200, 3500 CE Utrecht
UTRECHT, 18 maart 2024
2
INHOUDSOPGAVE MIJLPALEN 2023 IN ÉÉN OOGOPSLAG........................................................................................ 4 1
BESTUURLIJKE TERUGBLIK ............................................................................................. 4
2
AFGERONDE ONDERZOEKEN .......................................................................................... 7
2.1
Basiseducatie volwassenen (brief)....................................................................................... 7
2.2
Inwonerparticipatie .............................................................................................................. 8
2.3
Middenhuur ......................................................................................................................... 9
2.4
Bestemmingsreserves (brief) ............................................................................................. 10
2.5
Armoedebeleid .................................................................................................................. 10
2.6
Mentale gezondheid .......................................................................................................... 11
3
LOPENDE ONDERZOEKEN ............................................................................................. 14
3.1
Toegankelijkheid stemlokalen ............................................................................................ 14
3.2
Uitvoering / aanpak overlast .............................................................................................. 14
3.3
Openbaar groen ................................................................................................................ 14
3.4
Vervolgonderzoek informatieveiligheid .............................................................................. 15
4
FINANCIËN, CAPACITEIT EN ORGANISATIE .................................................................. 16
4.1
Begroting en realisatie ....................................................................................................... 16
4.2
Capaciteit en tijdbesteding ................................................................................................. 16
4.3
Overige activiteiten in 2023 ............................................................................................... 17
BIJLAGE 1 PUBLICATIES 2021-2023 ........................................................................................... 19 BIJLAGE 2 PERSONELE BEZETTING ......................................................................................... 20
3
MIJLPALEN 2023 IN ÉÉN OOGOPSLAG
tn
a
t an an an aan a d at a n n
nd m
a
t
an d
d
nd nta
nd
an d
t
n
t mm n
an an aan a
nd
an n a t
t an a a m
d
n
t d nd d t m
an nd
an n
n aa
n
n
d a nd
nta
an an aan a n at at
n
d m
an a n am
t d a at
d n ta taan
nan d n
4
nd mat
an d
1
BESTUURLIJKE TERUGBLIK
In dit Jaarverslag 2023 blikken we terug op het uitgevoerde en lopende onderzoek in 2023. Terugblikkend vielen ons rode lijnen op die wij graag met u delen. Groei van de stad vergt ook versterking van de gemeente De gemeente krijgt er steeds meer taken bij en de stad maakt ook nog een sterke groei door. Deze groei is al een uitdaging én opgave op zich. En dan zijn er ook grote maatschappelijke opgaven, zoals het woningtekort, de energietransitie en de toegenomen maatschappelijke ongelijkheid. Deze complexe vraagstukken leggen grote druk op het gemeentelijk bestuur en de organisatie. De groei van de stad en deze opgaven vergen een versterking (kwantitatief én kwalitatief) van de gemeentelijke organisatie en leggen ook meer druk op de raad bij het uitoefenen van de kaderstellende en controlerende taak. En het vraagt om prioritering omdat niet alle problemen tegelijk kunnen worden aangepakt. Nog te vaak ambities zonder geld of mensen In onze onderzoeksprogrammering neemt de uitvoering van beleid een belangrijke plaats in en onderzoeken we wat er van beleid in de praktijk terecht komt. Dat het thema uitvoering eerder zowel in het overdrachtsdocument van de ambtelijke organisatie als in het nieuwe coalitieakkoord met nadruk is genoemd, vinden wij hoopgevend en belangrijk. Over de uitvoering en navolgbaarheid van het coalitieakkoord hebben we in 2022 al een brief opgesteld.
Er worden veel ambities uitgesproken, maar zonder dat de benodigde middelen voor realisatie worden vrijgemaakt. Regelmatig bleek bij ons onderzoek ook dat de ambities groot zijn, maar onvoldoende zijn onderbouwd vanuit een probleemanalyse. De realisatie blijft achter en is vaak moeilijk vast te stellen. Dat kwam bijvoorbeeld al naar voren bij onze eerdere onderzoeken naar het economisch beleid en de verduurzaming van het gemeentelijk vastgoed. Ook bij de afgeronde onderzoeken in 2023, zoals die naar het armoedebeleid en mentale gezondheid, is het spanningsveld tussen ambitie, prioritering en realisatie zichtbaar. Samenwerking vaak moeizaam door verkokering ambtelijke organisatie De gemeente heeft de afgelopen jaren de coronacrisis het hoofd moeten bieden, onder meer met ondersteuning aan inwoners, ondernemers en maatschappelijke organisaties. En ook zijn er grote uitdagingen, zoals het grote tekort aan betaalbare huisvesting, een vluchtelingenvraagstuk als gevolg van de oorlog in Oekraïne, een sterk gegroeide inflatie en een energiecrisis, die voor veel huishoudens leiden tot financiële problemen. Het vraagstuk van kansenongelijkheid is bij al deze voorbeelden aan de orde en is onverminderd groot. Dat zijn brede en complexe opgaven, die vaak dwars door de gemeentelijke organisatie spelen.
Bij onze onderzoeken zien we dat bij dergelijke opgaven vaak sprake is van verkokerd denken binnen de organisatie. Er wordt tussen organisatieonderdelen alleen samengewerkt als daarvoor
5
geld is vrijgemaakt. De samenwerking is vaak niet van nature of intrinsiek gemotiveerd. Met als gevolg dat samenwerking ook weer stopt als het geld op is. In financieel zwaar weer moet je scherp kunnen sturen 2023 was ook een jaar waarin signalen van financieel minder rooskleurige tijden zich duidelijk begonnen af te tekenen. Wij menen dat in deze context de rekenkamerbrief over bestemmingsreserves nuttig is geweest en ook aandacht van de gemeenteraad heeft gekregen. De rekenkamer ziet dat de gemeente – aangespoord door de gemeenteraad – met veel goede bedoelingen en ambities aan de slag gaat. De verantwoording hierover en het inzicht in de resultaten kunnen nog sterk verbeteren. Alleen zo kan de raad ook controleren en kaders stellen. Wij zijn positief over het voornemen en de voorgestelde maatregelen die erop gericht zijn om het sturen en verantwoorden binnen de gemeente en richting de gemeenteraad te versterken. Dat t d t t n n t t n an d n ta’ m t d d y en uit vragen bij raadsleden over de wenselijkheid van uitvoeringstoetsen op voorgenomen beleid. Wij vinden het terecht dat de planning- en controlcyclus meer aandacht krijgt, maar dat zou gelet op de kaderstellende rol van de gemeenteraad het geval moeten zijn bij de ambitiebepaling in een beleidsnota of ander koersbepalend document. Volgens ons zou daarmee het inhoudelijke debat met de raad kunnen worden versterkt.
Bestuurlijke reacties regelmatig procesmatig van karakter Als kanttekening bij het voorgaande merken we op dat, bijvoorbeeld bij onze rapporten Het gaat niet goed (over mentale gezondheid) en Middenhuur: Meer grip op groei (over doel voor woningen in het middensegment), het college regelmatig in meer procesmatige zin reageert op onze aan n n n dat d n d t n dt ' t t d’, d naa n uitvoeringsprogramma of een nadere herijking, in plaats van meer inhoudelijk in een eerder stadium bij de beleidsnota. Wat meer aandacht voor de inhoud kan opleveren zagen wij bijvoorbeeld in het Uitvoeringsprogramma Basiseducatie Volwassenen 2023-2026, waarin duidelijke stappen zijn gezet om, mede in vervolg op eerdere aanbevelingen in ons rapport Leren om mee te kunnen doen (2020) en hierop volgende rekenkamerbrieven, doelen concreter te formuleren en meer aandacht te schenken aan monitoring en evaluatie. Zo krijgen college en raad de grip die zij verdienen en dat is juist in financieel zwaarder weer cruciaal om tijdig te kunnen bijsturen. Tot slot We bedanken iedereen met wie we in 2023 hebben samengewerkt. In het bijzonder zijn dat de gemeenteraad, het college van B&W, de ambtelijke organisatie en onze staf. We hebben veel burgers en maatschappelijke organisaties gesproken, dankzij hen kregen we meer inzicht in hoe beleid en uitvoering in de praktijk uitwerken.
6
2
AFGERONDE ONDERZOEKEN
In dit hoofdstuk gaan we beknopt in op de in 2023 afgeronde onderzoeken, gepubliceerde rapporten en rekenkamerbrieven. Tevens staan we beknopt stil bij de raadsbehandeling en besluitvorming, en het vervolg hierop in termen van opvolging en doorwerking.
2.1
BASISEDUCATIE VOLWASSENEN (BRIEF)
Op 20 januari 2023 publiceerden we de rekenkamerbrief Voortgang plan van aanpak basiseducatie volwassen (zie ook het Jaarverslag 2022 Rekenkamer Utrecht voor meer informatie over eerdere publicaties over het onderzoek naar de basiseducatie voor volwassenen). Met deze laatste brief sluit de rekenkamer het nagaan van de opvolging en doorwerking in relatie tot het rapport Leren om mee te kunnen doen (2020) af. Wij constateerden dat op dit terrein in de afgelopen jaren stappen zijn gezet, maar dat de daadwerkelijke resultaten en effecten op het bereiken van de verschillende doelgroepen nog niet zichtbaar zijn gemaakt. De inzet van de gemeente op basiseducatie blijft noodzakelijk met het oog op een inclusieve samenleving waarin iedereen mee kan doen. Uit onze analyse blijkt dat de verdere voortgang vooral nodig is voor: ▪ het monitoren van het inzicht in de aard en omvang van onderscheiden doelgroepen; ▪ het formuleren van concrete doelen waarin ook het beoogde maatschappelijk effect is opgenomen, zowel op stedelijk als op wijkniveau; ▪ het integraal werken binnen de gemeentelijke organisatie en benutten van de mogelijkheden van de Participatiewet; ▪ de rol van andere Utrechtse werkgevers (naast de gemeente zelf) bij het vergroten van basisvaardigheden van werknemers.
De raadsbrief en de rekenkamerbrief zijn besproken in de commissie Volksgezondheid, Onderwijs, Werk en Economie (VOWE) van 16 februari 2023 (verslag). Hiermee wilden fracties vooraf sturing geven aan het Uitvoeringsprogramma Basiseducatie Volwassenen 2023-2026, dat conform een toezegging in september 2023 is verschenen. In deze documenten valt te lezen hoe mede in vervolg op de commissiebehandeling met de aanbevelingen van het rekenkameronderzoek is omgegaan. Dat betreft bijvoorbeeld het benoemen van doelen en doelgroepen en aandacht voor monitoring en impactmeting. Dit is gedaan in de context van het huidige coalitieakkoord voor t ma’ a taan d, kansengelijkheid en gezondheid.
7
2.2
INWONERPARTICIPATIE De gemeente Utrecht wil inwonerparticipatie inclusiever maken, de betrokkenheid bij de stad vergroten en de kwaliteit van plannen verbeteren. Wij concluderen in ons rapport dat de gemeente zich op veel manieren inspant om inwoners te bereiken, maar dat de diversiteit onder deelnemers niet toeneemt. De betrokkenheid van Utrechters bij inwonerparticipatie is ook niet vergroot. Tijdens trajecten voelen deelnemers zich vaak onvoldoende betrokken en achteraf is voor hen niet duidelijk wat er met hun inbreng is gebeurd. Zowel inwoners als raadsleden zien in de meeste gevallen nauwelijks terug hoe plannen door de inbreng van deelnemers zijn verbeterd.
De rekenkamer doet zes aanbevelingen, waaronder: ▪ Maak voorafgaand aan inwoners, raadsleden en andere belanghebbenden duidelijk hoe het traject eruitziet, waar het inhoudelijk om gaat, welke beïnvloedingsruimte deelnemers hebben en op welke manier hun inbreng van invloed kan zijn op de uiteindelijke besluitvorming. ▪ Analyseer per project welke doelgroepen betrokken moeten worden en hanteer een doelgroepgerichte aanpak om meer verschillende Utrechters te bereiken. ▪ Koppel tussentijds en achteraf duidelijk aan inwoners en raadsleden terug wat er met de inbreng van belanghebbenden is gedaan. Leg daarbij ook beargumenteerd uit waarom de inbreng wel of niet tot wijzigingen in het eindproduct heeft geleid. Figuur 3
Tijdlijn publicatie onderzoek inwonerparticipatie en raadsbehandeling
Het raadsvoorstel met de conclusies en aanbevelingen is aangenomen door een ruime meerderheid van de gemeenteraad.
8
2.3
MIDDENHUUR De gemeente Utrecht voert sinds 2014 actief beleid om het aanbod van woningen in het middensegment te vergroten. In het coalitieakkoord Ruimte voor Iedereen (2018) werd de ambitie opgenomen dat in 2040 25% van de woningvoorraad tot het middensegment zou moeten behoren. In het coalitieakkoord Investeren in Utrecht: kiezen voor gelijke kansen, betaalbaar wonen en klimaat (2022) richt de ambitie zich op nieuw op te starten projecten: van de daarin te realiseren woningen moet 35% tot het m dd n m nt n a an a t dy’ heeft de rekenkamer onderzocht hoe en in hoeverre de gemeente erin slaagt door het toevoegen van huurwoningen in het middensegment aan deze ambities bij te dragen.
Het middenhuursegment is tussen 2019 en 2021 met ongeveer 1.800 middenhuurwoningen gegroeid, maar blijft als percentage in de totale woningvoorraad (die ook is toegenomen) vrijwel stabiel (11%). De rekenkamer concludeert in het rapport dan ook dat niet vastgesteld kan worden op welke manier het gemeentelijk beleid bijdraagt aan het bereiken van het doel van een vergroot midden(huur)segment en doet vier aanbevelingen: ▪ Zorg dat de gemeentelijke doelen voor middenhuur specifiek, meetbaar en navolgbaar worden geformuleerd. ▪ Zorg voor een meetbare en navolgbare uitwerking van deze doelen op wijkniveau en in concrete projecten. ▪ Hanteer een systematiek die ook zicht biedt op het aantal middenhuurwoningen dat daadwerkelijk is gerealiseerd en rapporteer daarover aan de gemeenteraad. ▪ Breng een duidelijke structuur aan in de manier waarop in woningbouwprojecten op doelrealisatie wordt gestuurd. Figuur 4
Tijdlijn publicatie onderzoek wonen/middenhuur en raadsbehandeling
9
Het raadsvoorstel met de conclusies en aanbevelingen is unaniem aangenomen door de gemeenteraad. Bij de raadsbehandeling zijn ook diverse moties (M86 t/m M90) ingediend, waarvan er enkele zijn ingetrokken en overgenomen door het college (M86 Meer middenhuur in Utrecht, M89 Middenhuur ook goed monitoren en M90 Meer grip op sturing). M87 Middenhuur hoort thuis in alle omgevingsvisies is verworpen. M88 Pas het pijlenschema van Woonvisie aan op ambities is aangenomen.
2.4
BESTEMMINGSRESERVES (BRIEF)
Bij de rekenkamer bestond al langer de wens om een inhoudelijk financieel onderwerp aan de orde t t n Dat an t t nan an ‘ t mm n ’ d n Door bestemmingsreserves in te stellen kan de gemeenteraad geld reserveren om beleidsdoelen te realiseren. In deze rekenkamerbrief (maart 2023) zetten wij uiteen in welke mate de gemeenteraad greep heeft op deze reserves en hoe sturing op bestemmingsreserves kan worden verbeterd. Wij constateren dat de toelichtingen op mutaties in de reserves moeilijk navolgbaar zijn en dat onzeker is of voorschriften en afspraken altijd worden nageleefd. Wij benoemen handvatten waarmee de raad actief kan sturen op bestemmingsreserves, bijvoorbeeld door te letten op de ontwikkeling van een reserve en op mutaties die regelmatig hoger of lager zijn dan begroot; en door de nut en noodzaak van een beleidsdoel met een reserve ter discussie te stellen. Deze brief is geagendeerd voor en toegelicht in de vergadering van de Adviescommissie Controle & Financiën d.d. 11 mei 2023. Vervolgens zijn in relatie tot dit onderwerp bij de raadsbehandeling van de begroting 2024 op 9 november 2023 ook twee moties (M385 Audit onderzoek reserves en M391 Zicht op reserves) ingediend. Met deze moties beogen de fracties meer inzicht in en grip op reserves te bewerkstelligen. Beide moties zijn met een krappe meerderheid verworpen.
2.5
ARMOEDEBELEID De gemeente Utrecht wil dat haar inwoners kunnen rondkomen en mee kunnen doen aan de samenleving, ongeacht de hoogte van het inkomen. Wij concluderen in het rapport dat het armoedebeleid van de gemeente Utrecht ruimhartig is, maar dat er sinds 2021 te weinig structureel geld is en reserves ingezet moeten worden om Utrechters te ondersteunen. De gemeente kan daarom niet alle Utrechters in financiële problemen ondersteunen. Het lukt de gemeente onvoldoende om de doelgroep van de armoedeaanpak te bereiken. Door de inflatie komen ook Utrechters buiten de doelgroep (de lage middeninkomens) vaker in de financiële problemen. Door de inflatie kan met een gelijkblijvend ondersteuningsbedrag minder worden bekostigd. Een verhoging van de uitgaven per inwoner is noodzakelijk om het effect voor de gebruikers tenminste op het huidige peil te kunnen behouden en waar mogelijk te verbeteren.
10
Wij doen vijf aanbevelingen, waaronder: ▪ n m t na ’ d m nt n an d a m d aan a n d n formuleer (financieel) houdbare beleidsopties voor de armoedeaanpak aan de hand van keuzes tussen het verdiepen van de aanpak voor de huidige doelgroep en / of het verbreden van de aanpak naar de nieuwe, bredere doelgroep. ▪ Vergroot het bereik van de armoederegelingen bij de beoogde doelgroep door de bekendheid te vergroten, aanvraagprocessen te versimpelen en het aanbod minder versnipperd te maken. ▪ Verbeter het subsidiekader en de -verantwoording voor armoedebestrijding en weeg daarmee beter af welke subsidies het meeste opbrengen. En stuur meer op de verbinding tussen samenwerkingspartners in het netwerk. Figuur 5
Tijdlijn publicatie onderzoek armoedebeleid en raadsbehandeling
Tijdens de raadsbehandeling is amendement A01 Samenhang in beslissingen rondom bestaanszekerheid ingediend en unaniem aangenomen. Het raadsvoorstel met de conclusies en aanbevelingen is eveneens unaniem aangenomen door de gemeenteraad. Eind januari 2024 verscheen de beleidsnota 'Financiële bestaanszekerheid'. Het college geeft daarin onder andere aan hoe het raadsbesluit wordt geïmplementeerd. In een rekenkamerbrief delen wij onze visie daarop.
11
2.6
MENTALE GEZONDHEID De gemeente Utrecht heeft het onderwerp mentale gezondheid als speerpunt opgenomen in het volksgezondheidsbeleid 2019-2023. De rekenkamer ziet dat het niet goed gaat; niet goed met de mentale gezondheid van Utrechters en niet goed met het Utrechtse gezondheidsbeleid op dit onderwerp. Van de Utrechtse jongvolwassenen ervaart 22% matige of ernstige psychische klachten. Dit zijn ongeveer 12.000 personen en dan gaat het nog alleen over jongvolwassenen. Wij concluderen in het rapport dat het speerpunt psychische gezondheid niet doeltreffend is en dat in opzet ook niet had kunnen zijn. De grote groep Utrechters met mentale problemen wordt hiermee niet bereikt noch geholpen. De gemeente vervult hiermee haar taak van preventie van psychische problemen niet, en de druk op de ggz wordt niet verminderd.
Wij doen vier aanbevelingen: ▪ Werk uit hoe de gemeente gaat sturen op het bereiken van de doelen door de partijen en netwerken, om daarmee meer Utrechters met mentale problemen te bereiken. ▪ Pak het onderwerp mentale gezondheid in de keten op. Zorg voor samenhang tussen de netwerken en aansluiting tussen de preventieve zorg en de eerstelijnszorg, voor betere onderlinge verwijzingen. Zo kunnen wachtlijsten in de geestelijke gezondheidszorg worden ontlast. ▪ Geef het nieuwe beleid voor mentale gezondheid een concreet doel en stem het doel en het budget ervoor beter op elkaar af. Subsidieer alleen de interventies die bij dat doel aansluiten en goed onderbouwd zijn om de doeltreffendheid en doelmatigheid te vergroten. ▪ Maak in het nieuwe beleid afspraken over evaluatie en monitoring zodat duidelijker wordt wat het beleid oplevert en indien nodig bijgestuurd kan worden. Figuur 6
Tijdlijn publicatie onderzoek mentale gezondheid en raadsbehandeling
12
Kort voor de raadsbehandeling ontving de raad de raadsbrief van 27 februari 2024 met actuelere informatie. In deze brief geeft het college ook aan dat tijdens het onderzoek verkeerde (financiële) cijfers aan de rekenkamer zijn aangeleverd. Het toegezegde plan van aanpak zal in procesmatige zin verwijzen naar het uitvoeringsprogramma dat in het najaar 2024 verschijnt in vervolg op de beleidsnota gezondheid. De ingediende motie M78 Aandacht voor klimaatstress werd verworpen. Het raadsvoorstel met de conclusies en aanbevelingen is unaniem aangenomen door de gemeenteraad.
13
3
LOPENDE ONDERZOEKEN
3.1
TOEGANKELIJKHEID STEMLOKALEN Met een onderzoek naar de toegankelijkheid van stemlokalen wil de rekenkamer de gemeenteraad inzicht geven in hoeverre stemlokalen in Utrecht voor mensen met een lichamelijke beperking toegankelijk zijn. Op 22 november 2023 (verkiezingen voor de Tweede Kamer) is bij een groot aantal stemlokalen getoetst in hoeverre aan de wettelijke criteria wordt voldaan. In maart 2019 heeft de rekenkamer bij verkiezingen destijds een vergelijkbaar onderzoek gedaan. Het rapport zal naar verwachting begin van het tweede kwartaal van 2024 aan de raad worden aangeboden.
3.2
UITVOERING / AANPAK OVERLAST Het doel van het onderzoek naar de aanpak van overlast in de openbare ruimte is om inzicht te geven in de manier waarop deze taak door de gemeentelijke uitvoeringsorganisatie Vergunningen, Toezicht en Handhaving (VTH) wordt georganiseerd en tot welke prestaties en uitkomsten dat leidt. Voorafgaand hieraan hebben we een verkenning gedaan naar de mate waarin en de manier waarop de Rekenkamer Utrecht in haar onderzoeken aandacht heeft voor uitvoering. Het rapport zal naar verwachting in het tweede kwartaal van 2024 aan de raad worden aangeboden.
3.3
OPENBAAR GROEN Het onderzoek naar het beleid voor openbaar groen heeft als doel om de Utrechtse gemeenteraad inzicht te geven in de doeltreffendheid en uitvoering van het beleid op openbaar groen. We kijken daarbij naar de gestelde ambities, de organisatorische, personele en budgettaire kaders en de doeltreffendheid van de uitvoering. Het rapport zal naar verwachting in het tweede kwartaal van 2024 aan de raad worden aangeboden.
14
3.4
VERVOLGONDERZOEK INFORMATIEVEILIGHEID Bij de presentatie en raadsbehandeling van het rapport Zo sterk als de zwakste schakel (april 2021) heeft de rekenkamer aangegeven vervolgonderzoek te zullen doen naar de stand van de informatieveiligheid en het beleid in het kader van de uitvoering van het plan van aanpak van het college in reactie op het raadsbesluit over het rekenkamerrapport. Een onderzoek in 2022 leek passend, maar gelet op
de stand van zaken qua implementatie hebben we destijds besloten het onderzoek uit te stellen. In oktober 2023 heeft het college de raad met een raadsbrief geïnformeerd over de stand van zaken van de uitvoering van het raadsbesluit. In het verlengde hiervan zijn we in het najaar gestart met de voorbereiding van een vervolgonderzoek in 2024. Het rapport over dit onderzoek zal naar verwachting in het derde kwartaal van 2024 aan de raad worden aangeboden.
15
4
FINANCIËN, CAPACITEIT EN ORGANISATIE
4.1
BEGROTING EN REALISATIE
In figuur 6 worden de begroting en realisatie over 2023 gepresenteerd. Figuur 6
Financieel overzicht 2023 54
Personeelskosten stafbureau
Honorering leden
4 4
Bureaukosten
5 15
Uitbesteed werk
1
598 5
55
Totaal
Begroting
Realisatie
De realisatie over 2023 laat een geringe nd d n an 9.000 zien ten opzichte van de t ta t n an 676.000. Het was onze bedoeling om in 2023 de beschikbare financiële ruimte binnen de formatie, evenals het budget voor externe inhuur, zo goed mogelijk te benutten. Dat hebben we gedaan door het werven van een onderzoeker met een tijdelijk dienstverband in 2022, dat doorliep in 2023. Door dit tijdelijk dienstverband zijn de gerealiseerde personeelskosten hoger dan begroot. Daarnaast werd het stafbureau tijdelijk versterkt door een gedetacheerde medewerker. Deze tijdelijke uitbreiding kon in 2024 niet worden voortgezet, waardoor de onderzoekscapaciteit in 2024 2 fte kleiner is dan in 2023. D tn 4 t n d t an 706.000, waarin de actuele indexcijfers zijn verwerkt. De index op de lonen is 4,25% en de index op het budget materiële kosten 6,25%. Het personele d t d aa t 5 nd dn d d n an d n am 49.000. Daa naa t n d a n aamd a t n n t t d 58.000).
4.2
CAPACITEIT EN TIJDBESTEDING
In het Jaarplan 2023 (p.16) is aangegeven hoe de beschikbare capaciteit van de rekenkamer is toebedeeld aan de volgende onderscheiden categorieën: ▪ Onderzoek: alle relevante activiteiten van voorbereiding, uitvoering tot en met rapportage, publicatie, behandeling en evaluatie; ▪ Verkenning, nazorg en opvolging: dit betreft de volgonderwerpen, maar ook activiteiten die verband houden met de doorwerking van afgerond onderzoek en kunnen leiden tot rekenkamerbrieven; ▪ Flexibel inzetbaar: vrije ruimte, in te zetten op basis van actualiteit; 16
▪
Stafwerkzaamheden: activiteiten ten behoeve van het functioneren van de rekenkamer in het algemeen, waaronder voor het bestuur en voor de bureau-aangelegenheden (piofah wat staat voor: personeel, informatievoorziening, organisatie, financiën, automatisering/administratie en huisvesting).
In figuur 7 is aan deze raming de realisatie voor 2023 op basis van tijdschrijven toegevoegd. Figuur 7
Toedeling inzet beschikbare capaciteit
66% 65%
Onderzoekswerkzaamheden
10% 9%
Verkenning, nazorg en opvolging
5%
Flexibel inzetbaar
0%
19%
Stafwerkzaamheden
26%
Raming
Realisatie
De beschikbare capaciteit is vooral besteed aan de uitvoering van onderzoek, zowel grote als kleinere projecten, en aan diverse activiteiten in de sfeer van navolging, leidend tot rekenkamerbrieven. In 2023 is ook tijd besteed aan verkenningen. Dit met het oog op de voorbereiding van het Jaarplan 2024, waarvoor ook de raadsfracties zijn geraadpleegd en in november een technische bijeenkomst is belegd. In 2023 is meer tijd dan geraamd besteed aan stafwerkzaamheden. Dit komt onder meer door meer interne rekenkameraangelegenheden en door activiteiten en werkzaamheden in de context van Raadsorganen.
4.3
OVERIGE ACTIVITEITEN IN 2023
Raadsorganen In organisatorische zin maakt de rekenkamer deel uit van Raadsorganen. In 2023 heeft Raadsorganen zich verder ontwikkeld en zijn de contacten tussen de verschillende onderdelen verstevigd. Dat is zowel in functioneel opzicht als voor de onderlinge samenwerking heel positief. Vermeldenswaard is het Ombudsloket, dat in de loop van 2023 is opgericht. Zowel bestuurlijk (voorzitters) als ambtelijk (secretarissen) vindt met enige regelmaat overleg plaats. Besproken wordt wat beide organisaties, gelet op hun taak, voor elkaar kunnen betekenen en van elkaar kunnen leren.
17
Bureau- en stafaangelegenheden Naast de uitvoering van de onderzoeken en de werkzaamheden voor het bestuur van de rekenkamer voert de staf nog andere werkzaamheden uit. Deze betreffen de (digitale) archivering, de verdere ontwikkeling van de website, het verkennen van andere vormen van publicatie, en (bij)scholing gericht op innovatieve methoden en werkwijzen in ons werkveld. In 2023 is aan het eind van het jaar sprake geweest van aangekondigd vertrek van enkele medewerkers van de staf (zie bijlage 2). Bij de rekenkamer is in de eerste maanden van 2023 sprake geweest van een hoger ziekteverzuim dan ons langjarig gemiddelde. Inmiddels is dat weer genormaliseerd. Nederlandse Vereniging van Rekenkamers en Rekenkamercommissies De Rekenkamer Utrecht is lid van de Nederlandse Vereniging van Rekenkamers en Rekenkamercommissies (NVRR), participeert periodiek in werkgroepen en bijeenkomsten, en draagt op verzoek bij aan bepaalde werkzaamheden, zoals de kascontrolecommissie. Naast deze activiteiten in NVRR-verband onderhouden de secretarissen van een aantal rekenkamers uit de regio (Amersfoort, Hilversum, Soest, Vallei & Veluwerand en Zeist) contact en hebben zij periodiek overleg. In 2022 heeft de NVRR een DoeMee-onderzoek uitgevoerd naar de ondersteuning van de volksvertegenwoordiging, waaraan Rekenkamer Utrecht ook heeft meegedaan.
Vanwege de samenstelling van de deelnemende gemeenten en het buiten beschouwing laten van Rotterdam (naast Utrecht de enige deelnemende G4-gemeente) heeft de rekenkamer besloten de opgeleverde uitkomsten om redenen van onvergelijkbaarheid niet verder te publiceren. Samenwerking in G4-verband Rekenkamer Utrecht werkt regelmatig samen met andere rekenkamers, in het bijzonder in G4verband met de rekenkamers van Amsterdam, Den Haag en Rotterdam. Naast bestuurlijk overleg vindt samenwerking plaats in het kader van gemeenschappelijk onderzoek en door onderling kennis en ervaringen uit te wisselen. Zo nemen enkele van onze medewerkers deel aan gezamenlijke intervisie voor projectleiders en onderzoekers van de G4-rekenkamers, de Randstedelijke Rekenkamer en de Rekenkamer Oost-Nederland. Onderzoekers van de G4rekenkamers komen daarnaast periodiek samen om de toepassing van innovatieve werkwijzen, methoden en technieken of andere onderwerpen (bijvoorbeeld van juridische aard) te bespreken.
18
BIJLAGE 1 PUBLICATIES 2021-2023/2024 Zie voor meer informatie, waaronder alle publicaties, onze website www.utrecht.nl/bestuur-en-organisatie/rekenkamer. Publicaties 2024 ▪ Brief Opvolging aanbevelingen Pleisters plakken (17 februari 2024) Publicaties 2023 ▪ Rapport Het gaat niet goed (7 november 2023) ▪ Rapport Pleisters plakken (17 oktober 2023) ▪ Brief Plan van aanpak rapport Horen, zien en samen door (7 september 2023) ▪ Brief Plan van aanpak rapport Middenhuur: meer grip op groei (15 juni 2023) ▪ Brief Sturing op bestemmingsreserves (16 maart 2023) ▪ Rapport Middenhuur: meer grip op groei (26 januari 2023) ▪ Brief Voortgang plan van aanpak basiseducatie volwassenen (20 januari 2023) Publicaties 2022 ▪ Rapport Horen, zien en samen door (20 december 2022) ▪ Brief Plan van aanpak Onbegonnen werk (15 december 2022) ▪ Brief Verantwoording Uitvoering Coalitieakkoord (19 oktober 2022) ▪ Brief Plan van Aanpak rapport De Balans Opmaken (6 september 2022) ▪ Brief DoeMee-onderzoek NVRR naar uitvoering Wob (1 juni 2022) ▪ Brief bij Plan van Aanpak rapport Grip op energietransitie (28 maart 2022) ▪ Rapport Onbegonnen werk (21 februari 2022) ▪ Rapport De balans opmaken (2 februari 2022) Publicaties 2021 ▪ Rapport Grip op energietransitie (2 december 2021) ▪ Brief Voortgang Plan van aanpak Leren om mee te kunnen doen (16 november 2021) ▪ Brief Vervolg Regeling risicovolle projecten (8
november 2021) ▪ Brief Plan van aanpak informatieveiligheid (2 september 2021) ▪ Brief Regeling risicovolle projecten (11 mei 2021) ▪ Rapport Zo sterk als de zwakste schakel (4 april 2021) ▪ Brief Meldingen openbare ruimte (4 maart 2021) ▪ Brief Plan van aanpak rapport Leren om mee te kunnen doen (4 maart 2021) ▪ Brief Energietransitie (1 februari 2021) ▪ G4 Rekenkamerbrieven Geheimhouding (25 januari 2021) ▪ Brief Vervolg rapport Regie op veiligheid en handhaving (19 januari 2021)
19
BIJLAGE 2 PERSONELE BEZETTING Overzicht personele bezetting en mutaties in 2023 Leden Rekenkamer Utrecht: ▪ Paul Venhoeven (voorzitter) ▪ Sjoerd Keulen (lid / vice-voorzitter) ▪ Nanda ’t Lam d) Staf Rekenkamer Utrecht (5,6 fte): ▪ Vince van Houten (onderzoeker) ▪ Naomi Meys (onderzoeker / projectleider, tot 1 februari 2024) ▪ Maike Rietema (onderzoeker, maart t/m juni 2023) ▪ Jelte Schat (onderzoeker, tot en met 31 december 2023) ▪ Johan Snoei (senior onderzoeker) ▪ Gert Jan de Vries (senior onderzoeker) ▪ Gerth Molenaar (secretaris / hoofd staf) Stagiair: ▪ Roel Sips (Master Contemporary Social Problems (Sociologie), Universiteit Utrecht, februari t/m juni 2023)
20
REKENKAMER UTRECHT draagt bij aan het verbeteren van het gemeentelijke bestuur en het versterken van de kaderstellende en controlerende rol van de gemeenteraad. Dat doen wij door onafhankelijk onderzoek te doen naar de doeltreffendheid, doelmatigheid en rechtmatigheid van het gevoerde beleid en bestuur. Voor de inwoners van de gemeente Utrecht maakt de rekenkamer zichtbaar hoe publiek geld wordt besteed en wat er terechtkomt van de voornemens van de gemeente.
21
Jaarplan Concernaudit 2024-25 April 2024 – Maart 2025
Manager Concernaudit 19 maart 2024
Inhoudsopgave Managementsamenvatting
Aanpak totstandkoming Jaarplan Speerpunten Concernaudit 2024-25 Audits
Rechtmatigheidsverantwoording Fraude Innovatie en Data
Optionele opdrachten Status onderhanden opdrachten 2023-24 Management van de Interne Audit functie
2
Managementsamenvatting (1/2) Context en introductie
Speerpunten in het jaarplan
Voor u ligt het jaarplan Concernaudit 2024-25. Het jaarplan wordt door de Directieraad en het College vastgesteld en ter informatie gedeeld met de Adviescommissie Control & Financiën. Middels het halfjaar- en jaarverslag rapporteren we over de voortgang van de realisatie van het jaarplan. Met onze onderzoeken en adviezen dragen we bij aan het realiseren van de ambities en doelstellingen uit het coalitieakkoord en het continu verbeteren van governance, risicomanagement en interne controle processen.
Het plan omvat onderwerpen uit verschillende domeinen:
Plan proces en risico inschatting Het jaarplan is tot stand gekomen op basis van een risico-gebaseerde, gestructureerde en systematische aanpak. Deze aanpak is op pagina 6 gevisualiseerd. De meest urgente risico’s die we in ons jaarplan 202425 adresseren zijn: Robuustheid OT/IT infrastructuur • Stadsbedrijven
Cyberweerbaarheid • Factor mens
•
•
Informatiebeheer Gegevensbescherming Robuustheid kritische processen Financiën, Juridische Zaken, IT
• • • •
fysiek sociaal dienstverlening en geeft uitgebreid aandacht aan de speerpunten van het programma "Versterking Bedrijfsvoering" ✓ standaardisering ✓ informatiebeveiliging ✓ capaciteitsmanagement ✓ sturen en verantwoorden.
De focus op bedrijfsvoering is enerzijds gebaseerd op recente incidenten betreffende de dienstverlening van Financiën en Juridische Zaken die tot negatieve media aandacht geleid hebben. Anderzijds is een robuuste bedrijfsvoering, die het uitvoeren van de primaire taken van de gemeente Utrecht op en efficiënte en effectieve manier ondersteunt, de basis voor een weerbare ambtelijke organisatie. Interne en externe factoren, zoals een relatief hoog ziekteverzuim, de krappe arbeidsmarkt, druk op de begroting van gemeentes en verdere digitalisering van de gemeentelijke dienstverlening versterken de druk op de huidige bedrijfsvoering. 3
Managementsamenvatting (2/2) Speerpunten in het jaarplan Aandachtsgebied: gebruik van loggegevens Tijdens het uitvoeren van de gemeentebrede frauderisicoanalyse in 2023 hebben we geconcludeerd dat loggegevens van bedrijfskritische applicaties niet periodiek geanalyseerd worden. Dit is een gemiste kans voor een op feiten gebaseerd capaciteitsmanagement en het tijdig opsporen van fraude. Daarom hebben we in overleg met de directieraad besloten loggegevens in 2024-25 te prioriteren. Dit doen we door het onderwerp in de scoping van alle audits, waar van toepassing, mee te nemen. Zichtbaarheid en betrokkenheid in de organisatie Naast het uitvoeren van het jaarplan zijn leden van Concernaudit ook vertegenwoordigd in expert panels, vakgroepen, spiegelsessies, stuurgroepen en agendagroepen. Hierin werken we samen met collega's uit verschillende domeinen aan procesverbeteringen en aan het oplossen van complexe organisatorische vraagstukken. Deze samenwerking draagt bij aan het verankeren van de bekendheid van Concernaudit en haar producten breed binnen de gemeente Utrecht.
Ons team Door het vullen van de vacature van een Senior Operational Auditor versterken we onze positie op gebied van de wettelijk verplichte beleidsonderzoeken en het toepassen van een multidisciplinaire audit aanpak. Met een formatie van 9,5 FTE hebben we een solide basis en de juiste competenties om verder aan een moderne en innovatieve auditfunctie te bouwen. Vakkennis die binnen Concernaudit ontbreekt, compenseren we door samenwerkingen met specialisten uit de organisatie, zoals Concern Control, Juridische Zaken en het Programma Management Bureau. In het kader van het continu verbeteren en verder professionaliseren van de interne auditfunctie, hebben we de volgende speerpunten op de agenda voor 2024-25: Strategie
Samenwerking en kennisdeling
Impact
Netwerk
Standaardisatie
Deze speerpunten zijn op pagina 6 verder uitgewerkt.
4
Aanpak totstandkoming Jaarplan Concernaudit 2024-25 Bijdragen aan realisatie strategische doelstellingen Waarde toevoegen
Prioriteren van onderwerpen Coalitieakkoord
Externe onderzoeken
Actualiteiten
Input van stakeholders
Wet- en regelgeving
Concernaudit Jaarplan
Interne audits
Auditplan Rekenkamer Benchmarking met G4
Risicoanalyse Kernwaarden Gemeente Utrecht
5
Speerpunten Concernaudit 2024-25 Strategie • We volgen consequent onze roadmap richting continue verbetering en verdere professionalisering van de Concernaudit functie. Hiervoor gebruiken we het ‘internal audit ambition model’ van het Instituut van Internal Auditors (IIA).
• We evalueren en actualiseren ons strategisch personeelsplan. Dit plan speelt in op veranderingen en behoeftes in de organisatie, ontwikkelingen van de Concernaudit functie en zorgt voor businesscontinuïteit. In 2024-25 versterken we onze competenties op gebied van interne audit raamwerken, standaarden, tools en technieken door het certificeren van twee collega’s.
Standaardisatie • We gebruiken standaard templates in het audit proces en verbeteren deze continu om efficiëntieslagen te maken. Hierdoor verkorten we de doorlooptijd van audits.
• We voeren regelmatig peer reviews door om kwaliteitsbewaking en kennisdeling te waarborgen. • We werken systematisch aan het verbeteren van onze schrijfvaardigheden. Dit doen we door het organiseren van workshops waar we met concrete voorbeelden uit afgeronde audits aan de slag gaan.
Netwerk • We continueren de constructieve samenwerking met de Utrechtse Rekenkamer. • We continueren en versterken de samenwerking en benchmarking met de G4 en andere interne auditafdelingen.
Kennisdeling en samenwerking • We benutten de kennis en expertise binnen de organisatie optimaal. Dit doen we door vakexperts uit verschillende disciplines als 'guest auditors' bij onze audits te betrekken. Het meest gevorderd is onze samenwerking met juristen. In 2024-25 verkennen we mogelijkheden voor samenwerking met het Projectmanagementbureau en Onderzoek & Advies.
Impact • We vullen de vacature van een Senior Operational Auditor in 2024 in. Hiermee versterken we onze competenties op gebied van wettelijk verplichte beleidsonderzoeken en integrated audits. • We passen consequent een integrated audit aanpak toe waar mogelijk. Dit betekent dat we een onderwerp multidisciplinair benaderen en verschillende audit methodes, zoals data analyse, interviews, survey en documentstudie hanteren. • We monitoren en analyseren van survey-resultaten om onze dienstverlening continu te verbeteren. • We spelen in op actualiteiten met de scoping van audits en innovatieprojecten om maximale waarde voor de organisatie te leveren. 6
Audits
Audits (1/6) – Wettelijke verplichtingen 1. 213a - Regeling Risicovolle Projecten (RRP) – Informatie op Orde
Wettelijk verplichte jaarlijkse audit
Scope: Het programma ‘Informatie op Orde’ heeft als doel het veilig, vindbaar en volledig opslaan en vernietigen van gemeentelijke informatie te bevorderen. In 2023 is het programma toegevoegd aan de Regeling Risicovolle Projecten, omdat uit verschillende interne en externe onderzoeken bleek dat het informatiebeheer van de gemeente niet op orde is. Het programma is opgesplitst in een aantal deelprojecten. Tijdens de audit beoordelen wij de uitvoering van het programmaplan (tijd, scope, budget) voor een aantal deelprojecten. Hierin nemen wij verantwoording richting senior management en de raad mee, inclusief tijdig gebruik van escalatielijnen binnen de ambtelijke organisatie. Tenslotte beoordelen wij, waar van toepassing, de opvolging van de bevindingen uit het Doxis rapport (2022).
Organisatieonderdeel: Organisatie IPM (Domstad IT) Strategische doelstelling: Betrouwbare Overheid Kernwaarde: Scherp, open en betrouwbaar
Risico: Gebrek aan adequate projectbeheersing verhoogt het risico op budgetoverschrijdingen (tijd, geld en capaciteit), omdat knelpunten niet tijdig worden geïdentificeerd. 2. 213a Wijken – ongelijk investeren in gelijke kansen
Wettelijk verplichte jaarlijkse audit
Scope: In het kader van ongelijk investeren in gelijke kansen heeft de raad extra middelen vrijgemaakt voor 6 buurten in Utrecht. We toetsen in een 213a onderzoek de doelmatigheid en doeltreffendheid van de aanpak hiervan binnen Wijken. Aandachtspunten zijn onder andere prioritering van initiatieven, budgetallocatie, voortgangsbewaking en realisatie van beoogde doelstellingen. Om overlap met het in 2024 geplande Rekenkamer onderzoek "Overvecht" te vorkomen, stemmen we de scope van deze audit nauw met de Rekenkamer af.
Organisatieonderdeel: Wijken
Strategische doelstelling: Levendige en gezonde stad, Ontwikkelen en wonen voor iedereen, Kansrijk opgroeien Kernwaarde: Open, wendbaar, betrouwbaar
Risico: Indien bovenstaande aandachtspunten niet in robuuste processen gewaarborgd zijn, worden mens en middelen niet optimaal ingezet om doelstellingen te bereiken.
8
Audits (2/6) – Wettelijke verplichtingen Wettelijk verplichte jaarlijkse audit
Organisatieonderdeel: Organisatie IPM (CIO-Office), VTH, W&I, MO, OOV
Scope: De Wet politiegegevens vraagt om een jaarlijkse interne audit op de naleving van deze wet door de gemeente Utrecht. Concernaudit heeft hiervoor een meerjarenplan opgesteld met verschillende thema’s per jaar. In 2024 ligt de focus enerzijds op het uitvoeren van een hercontrole van de interne auditbevindingen uit 2023. Anderzijds beoordelen wij – volgend uit ons meerjarenplan – processen rondom het opslaan en verwijderen van politiegegevens.
Strategische doelstelling: Veilige Stad, Betrouwbare Overheid
3. IT Wet Politiegegevens 2024 en hercontrole auditbevindingen 2023
Risico: Het niet naleven van wet- en regelgeving kan leiden tot privacyschending en financiële boetes opgelegd door de Autoriteit Persoonsgegevens.
Kernwaarde: Scherp, open, betrouwbaar
9
Audits (3/6) – Informatiebeveiliging 4. Stadsbedrijven OT/IT Scope: Investeringen in digitale weerbaarheid zijn binnen de gemeente Utrecht voornamelijk gericht op de ITomgeving (kantoorautomatisering). Gezien de aard van de dienstverlening van de gemeente, is digitale weerbaarheid ook een belangrijk aandachtspunt voor de Operationale Technologie (OT). OT is hardware en software voor het aansturen van objecten in de buitenruimte zoals bruggen en sluizen. Stadsbedrijven heeft in 2022 een ethische hacker ingehuurd om de digitale weerbaarheid van hun OT-systemen te testen in een nulmeting. Dit heeft geresulteerd in een rapport met een aantal bevindingen, aanbevelingen en een roadmap om deze te implementeren. Tijdens deze audit focussen wij op de implementatiestatus van de roadmap bij Stadsbedrijven.
Organisatieonderdeel: Stadsbedrijven
Strategische doelstelling: Veilige Stad, Betrouwbare Overheid
Kernwaarde: Scherp, open, betrouwbaar
Risico: Onvoldoende weerbare OT vergroot de kans op beveiligingsincidenten en storingen in de openbare ruimte.
5. Cyberweerbaarheid Scope: Voor een sterke informatiebeveiliging is de drie-eenheid ‘mens, techniek en proces’ van groot belang. Omdat het overgrote deel van cyberincidenten wordt veroorzaakt door mensen, stellen wij de factor ‘mens’ centraal in deze audit. De gemeente Utrecht investeert gericht in initiatieven ten behoeve van bewustwording over cyberweerbaarheid bij haar medewerkers. Een voorbeeld hiervan is een applicatie met e-learnings over dit onderwerp. Wij toetsen in hoeverre deze e-learnings en andere maatregelen passend zijn om bewustwording te verhogen en daadwerkelijk worden nageleefd door de medewerkers. De Utrechtse Rekenkamer kondigt in haar jaarplan 2024 het vervolgonderzoek ‘Informatieveiligheid’ aan. Wij hebben de scope van onze audit met de Rekenkamer afgestemd, om auditcapaciteiten optimaal te benutten.