Agendabundel
Tekst van het document
Bundel van de Adviescommissie Controle en Financiën van 1 april 2021
Agenda bijlagen Agenda advies-cie CF 1-4-2021.doc 1 2
3
Opening en mededelingen en vaststellen agenda Behandelvoorstel: Aangeven of u nog wijzigingen op de conceptagenda heeft en vaststellen agenda. Vaststellen verslag van vorige bijeenkomst Behandelvoorstel: Aangeven of u vragen, opmerkingen of correcties heeft bij het conceptverslag (reeds rondgestuurd). Wanneer u geen vragen of opmerkingen heeft, kunt u het verslag vaststellen en zal deze worden toegevoegd aan de volgende commissie M&S. Adviescommissie CF 04-03-2021.docx Ingekomen en verzonden stukken Ter kennisname: •Brief Deloitte inzake aanvullende werkzaamheden COVID. •IT rapportage Deloitte (geheim) --> wordt besproken op de zomersessie. •Memo gemeenteraad over Instellen cassatie NV REMU. •Raadsbrief Normenkader rechtmatigheid 2020. •Notitie digitale SV bij P&C cyclus (concept-notitie). Behandelvoorstel: •Toelichting Deloitte op aanvullende werkzaamheden. •Aanmeldingen voor digitale SV bij P&C cyclus (naast S&S). •Overige stukken ter kennisname waarbij leden van de adviescommissie kunnen aangeven of ze dit onderwerp nader willen bespreken. Memo Instellen cassatie NV REMU.pdf Raadsbrief Normenkader rechtmatigheid 2020.pdf Normenkader rechtmatigheid 2020.pdf Normenkader bijlage 1 overzicht wet-en regelgeving 2020.pdf PC cyclus - raadvragen 09.docx
4
5
VPB en horizontaal toezicht Behandelvoorstel: toelichting door de ambtelijke organisatie en gelegenheid tot het stellen van vragen. NB: dit onderwerp stond al enige tijd op de veeglijst Voorstel om de leesbaarheid van de (lopende) begroting te verbeteren Behandelvoorstel: Toelichting door ambtelijke organisatie en mogelijkheid tot het stellen van vragen hierover. Achtergrond: we streven als adviescie naar een betere leesbaarheid van de begroting, zie hiervoor de eerdere adviezen van de adviescie C&F. Dit is een vervolg van de bespreking op 4 maart. Voorbeelden begroting leesbaarder.pdf Voorbeelden begroting leesbaarder.pptx
6
Opzet technische briefing Jaarrekening 2020 en VJN 2021 Behandelvoorstel: De voorgestelde opzet voor 8 juni met elkaar bespreken. Sluit deze opzet aan bij de behoefte van de adviescie? Achtergrond: vorig jaar is de opzet van de TB gewijzigd en goed bevallen. Opzet is een meer inhoudelijke presentatie door de ambtelijke organisatie over de belangrijkste onderwerpen i.p.v. individuele vragen per programma. opzet technische bijeenkomst VJN 8-jun.pptx
7
Vooruitblik jaarplan 2021
Behandelvoorstel: Het Jaarplan wordt elke vergadering indien nodig geactualiseerd. Wordt ingestemd met deze onderwerpen? Do. 29 april 18.00-19.30Vergadering adviescommissie (90 minuten) Opening, verslag en ingekomen stukken (tijd: 5 minuten) Verordening risicovolle projecten (30 minuten) Afronden onderzoek WAAVA (incl. aandacht circulair op activeren/afschrijven (30 minuten) Voortgang accountantscontrole (15 minuten) Vooruitblik volgende vergadering (tijd: 5 minuten) Afsluiting (5 minuten) Do. 27 mei 18.00-19.30 Vergadering adviescommissie (90 minuten) Opening, verslag en ingekomen stukken (tijd: 10 minuten) Jaarstukken (beschikbaar 29 april) --> cie op 29 juni (concept) Accountantsrapport van bevindingen, incl. accountantsverklaring over de Jaarstukken Concept Reactie van het college op het accountantsrapport Update voortgang Leesbaarheid van de begroting (15 minuten) Advies aan commissie M&S en S&R n.a.v. de jaarstukken en het accountantsrapport.
Update bevindingen Raadstoets --> 8 juni presentatie Vooruitblik volgende vergadering (tijd: 5 minuten) Afsluiting (5 minuten) \*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\* \*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\* NB: 5 minuten wissel pauze, zodat we het laatste deel van de vergadering gebruiken om een advies richting de commissies te formuleren dan wel met elkaar in gesprek te gaan over voorliggende onderwerpen. Voor afsluiting een korte rondvraag richting ambtelijke organisatie door de voorzitter. Jaarplan adviescommissie C&F 2021 versie april 2021.docx 8 9
10
Voortgang controle accountant met adviescie C&F Behandelvoorstel: toelichting door de accountant. Wvttk Behandelvoorstel: Dit agendapunt creëert de vrije ruimte voor het behandelen van onderwerpen die niet zijn aangemeld. U kunt naar eigen inschatting onderwerpen inbrengen. Rondvraag en sluiting.
AGENDA Adviescommissie Controle en Financiën
1 april 2021 van 18.00-19.30 uur (digitaal)
Agendapunt 1 t/m 7 worden behandeld in aanwezigheid van de (medewerkers van) de afdeling Concernmanagement Financiën, Inkoop en Juridische Zaken/Concern Control, de voorzitter/secretaris van de Rekenkamer en de accountant.
Agendapunt 8 t/m 10 worden behandeld in aanwezigheid van de accountant. (2 min)
1. a. Opening en mededelingen. b. Vaststellen agenda.
Behandelvoorstel: Aangeven of u nog wijzigingen op de conceptagenda heeft en vaststellen agenda. (3 min)
2. Vaststellen verslag van vorige bijeenkomst
Behandelvoorstel: Aangeven of u vragen, opmerkingen of correcties heeft bij het
conceptverslag (reeds rondgestuurd). Wanneer u geen vragen of opmerkingen heeft, kunt u het verslag vaststellen en zal deze worden toegevoegd aan de volgende commissie M&S. (10 min)
3. Ingekomen en verzonden stukken.
Ter kennisname:
Brief Deloitte inzake aanvullende werkzaamheden COVID.
IT rapportage Deloitte (geheim) --> wordt besproken op de zomersessie. Memo gemeenteraad over Instellen cassatie NV REMU. Raadsbrief Normenkader rechtmatigheid 2020.
Notitie digitale SV bij P&C cyclus (concept-notitie).
Behandelvoorstel:
Toelichting Deloitte op aanvullende werkzaamheden.
Aanmeldingen voor digitale SV bij P&C cyclus (naast S&S).
Overige stukken ter kennisname waarbij leden van de adviescommissie kunnen aangeven of ze dit onderwerp nader willen bespreken.
1
Commissiegriffier financiën danielle.rijnders@utrecht.nl
(20 min)
4. VPB en horizontaal toezicht
Behandelvoorstel: toelichting door de ambtelijke organisatie en gelegenheid tot het stellen van vragen.
NB: dit onderwerp stond al enige tijd op de veeglijst. (20 min)
5.
Voorstel om de leesbaarheid van de (lopende) begroting te verbeteren
Behandelvoorstel: Toelichting door ambtelijke organisatie en mogelijkheid tot het stellen van vragen hierover.
Achtergrond: we streven als adviescie naar een betere leesbaarheid van de
begroting, zie hiervoor de eerdere adviezen van de adviescie C&F. Dit is een vervolg van de bespreking op 4 maart. (15 min)
6. Opzet technische briefing Jaarrekening 2020 en VJN 2021
Behandelvoorstel: De voorgestelde opzet voor 8 juni met elkaar bespreken. Sluit deze opzet aan bij de behoefte van de adviescie?
Achtergrond: vorig jaar is de opzet van de TB gewijzigd en goed bevallen. Opzet is een meer inhoudelijke presentatie door de ambtelijke organisatie over de belangrijkste onderwerpen i.p.v. individuele vragen per programma. (5 min)
7. Vooruitblik jaarplan 2021
Behandelvoorstel: Het Jaarplan wordt elke vergadering indien nodig geactualiseerd. Wordt ingestemd met deze onderwerpen?
Do. 29 april
Vergadering adviescommissie (90 minuten)
18.00-19.30
Opening, verslag en ingekomen stukken (tijd: 5 minuten)
Verordening risicovolle projecten (30 minuten) Afronden onderzoek WAAVA (incl. aandacht circulair op activeren/afschrijven (30 minuten)
Voortgang accountantscontrole (15 minuten)
Vooruitblik volgende vergadering (tijd: 5 minuten)
Afsluiting (5 minuten)
2
Commissiegriffier financiën danielle.rijnders@utrecht.nl
Do. 27 mei
Vergadering adviescommissie (90 minuten)
18.00-19.30
Opening, verslag en ingekomen stukken (tijd: 10 minuten)
Jaarstukken (beschikbaar 29 april) --> cie op 29 juni
(concept) Accountantsrapport van bevindingen, incl. accountantsverklaring
Concept Reactie van het college op het accountantsrapport
over de Jaarstukken
Update voortgang Leesbaarheid van de begroting (15 minuten)
Advies aan commissie M&S en S&R n.a.v. de jaarstukken en het
Update bevindingen Raadstoets --> 8 juni presentatie
Vooruitblik volgende vergadering (tijd: 5 minuten)
Afsluiting (5 minuten)
accountantsrapport.
****************************************************************************************
NB: 5 minuten wissel pauze, zodat we het laatste deel van de vergadering gebruiken om een advies richting de commissies te formuleren dan wel met elkaar in gesprek te gaan over voorliggende onderwerpen. Voor afsluiting een korte rondvraag richting ambtelijke organisatie door de voorzitter. (10 min)
8. Voortgang controle accountant met adviescie C&F
Behandelvoorstel: toelichting door de accountant.
(3 min)
9. Wvttk
Behandelvoorstel: Dit agendapunt creëert de vrije ruimte voor het behandelen van onderwerpen die niet zijn aangemeld. U kunt naar eigen inschatting onderwerpen inbrengen.
(2 min)
10. Rondvraag en sluiting.
3
Commissiegriffier financiën danielle.rijnders@utrecht.nl
2 Vaststellen verslag van vorige bijeenkomst 1 Adviescommissie CF 04-03-2021.docx
VERSLAG ADVIESCOMMISSIE CONTROLE EN FINANCIËN
28 januari 2021 van 18.00-19.30 uur, digitale vergadering via MS Teams Adviescommissie: Dimitri Gilissen (voorzitter), Janneke Admiraal, Has Bakker (waarnemend voorzitter tot en met agendapunt 5), Cees Bos, David Bosch, Henk van Deún, Floor de Koning, Julia van Ophem, Tessa Sturkenboom, Rick van der Zweth en Daniëlle Rijnders (commissiegriffier)
Overige deelnemers: Sebastiaan van den Bogaard (strategisch adviseur), Sandra Emsbroek (strategisch adviseur bedrijfsvoering), Jan van Veen/ Jacques Hazelzet (financien), Annemarie Koolenbrander (strategisch adviseur
bedrijfsvoering), Gerth Molenaar (secretaris Rekenkamer), Agnes Scholte (strategisch adviseur Bedrijfsvoering), Gloria
Sundermann (adviseur Financiën en Control), Edwin Westphal (concernmanager Financiën, Inkoop en Juridische zaken), Katie Zwetsloot (CFO), Niels Fritz en Rein-Aart van Vugt (Deloitte)
Niet aanwezig: Bert van Steeg en Ruurt Wiegant.
1a. Opening en mededelingen
De waarnemend voorzitter heet allen welkom en opent de vergadering. Enkele leden zullen de vergadering korte tijd verlaten omdat gelijktijdig het vragenuur voor de raad plaatsvindt. 1b. Vaststellen agenda
De agenda wordt vastgesteld zoals opgegeven, met dien verstande dat niet agendapunt 7
(aanpak voor de toekomstige opzet van de programmabegroting) maar agendapunt 6 (voorstel verbetering leesbaarheid lopende begroting) op 1 april a.s. opnieuw op de agenda zal komen. 2. Verslag vorige vergadering (28-01-2021)
Geen opmerkingen; het verslag wordt vastgesteld. 3. Ingekomen en verzonden stukken
Raadsbrief stand van zaken herijking gemeentefonds en ledenbrief VNG
Mevrouw Koolenbrander licht toe dat er twee delen worden onderscheiden, namelijk het klassieke domein (gemeentefonds zoals dat vóór 2015 bestond) en het sociale domein
(toevoeging in 2015 in het kader van de drie grote decentralisaties). Naar beide delen is de
afgelopen jaren onderzoek gedaan. Afgelopen najaar werd het onderzoek naar het klassieke
domein afgerond; het sociale domein was ongeveer een jaar geleden al klaar. Een advies van de Raad Openbaar Bestuur (ROB) wordt in april a.s. verwacht.
De VNG is van mening dat van herverdeling van het gemeentefonds geen sprake kan zijn zolang nog niet alle gemeentelijke uitgaven daaruit kunnen worden gedaan. De gemeente Utrecht deelt dat standpunt. De herverdeling zal onderwerp van gesprek zijn bij de Kabinetsformatie; daarom zal de herijking op zijn vroegst pas in 2023 kunnen worden opgepakt.
Pagina 1 van 6
commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl
Verzoek aan (db) presidium omtrent gewijzigde planning jaarstukken 2020
In overleg met Deloitte is de planning van de behandeling van jaarstukken aangepast. Voor de planning wordt verwezen naar de bijlage. Mevrouw Rijnders voegt hieraan toe dat het (db) presidium heeft ingestemd met de gewijzigde planning. Zij stelt voor om de volgende
vergadering van de Adviescommissie te verzetten van 29 april a.s. naar 27 mei a.s. Hiermee gaan allen akkoord. NB: later wordt besloten om beide data te laten staan.
Presidiumflits omtrent werkwijze Procedure raadsreacties maatregelenpakketten
Mevrouw Rijnders wijst erop dat dit een uitwerking is van hetgeen de commissie tijdens de bespreking van de programmabegroting heeft uitgesproken, namelijk dat we toch nog wat
invloed willen uitoefenen. De heer Van der Zweth vraagt of er een volgende keer in zo'n geval
een extra signaal kan worden gegeven, bijvoorbeeld aan de woordvoerdersgroep Financiën. NB:
dit verzoek is neergelegd bij SG.
4. Eerste technische begrotingswijziging 2021
De heer Van den Bogaard meldt dat er geen gebruik is gemaakt van de gelegenheid tot vragen stellen vooraf. Ook ter vergadering zijn er geen vragen, wél een compliment voor de prettige
leesbaarheid. Het voorstel kan met positief advies van de Adviescommissie aan de Commissie Mens & Samenleving worden gestuurd, ter behandeling als A-punt in de vergadering van 18 maart a.s.
5. Voorstel beter inzichtelijk maken van de investeringen in de P&C-cyclus
Zie de presentatie 'Autorisatie en monitoring investeringen,' bij vergaderstukken. Het schema op blz. 4 laat zien wanneer de raad over welk document beslist. Mevrouw Scholte licht dit toe aan de hand van het meerjarenprogramma Ruimte: pas bij de behandeling van de begroting wordt er een besluit genomen over het budget; vervolgens worden jaarlijks de investeringen geautoriseerd.
Klopt het dat de politieke discussie dan bij de behandeling van een meerjarenprogramma moet worden gevoerd? Voorbeeld: prioritering sportvelden bij behandeling van het
meerjarenprogramma Sport. Mevrouw Scholte bevestigt dit. Mevrouw De Koning merkt op dat
de nota Kapitaalgoederen voor de nodige hoofdbrekens heeft gezorgd, want er stond te weinig informatie per investering in. Daardoor was de nota niet goed te beoordelen; deze bood
bovendien te weinig aanknopingspunten voor een politieke discussie. Volgens mevrouw Scholte is het de bedoeling om dit te verbeteren.
De Adviescommissie is blij met de voorgenomen aanpak, want het is belangrijk voor het
budgetrecht van de raad. Bovendien kan de raad meer recht doen aan het vele werk dat de ambtelijke organisatie verzet. Mevrouw De Koning dringt erop aan om de
meerjarenprogramma's zo te formuleren dat ze echt uitnodigen tot politieke discussie.
Daarnaast vraagt zij zich af of het niet mogelijk is om investeringen vaker de B-status te geven, Pagina 2 van 6
commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl
want er wordt nu erg veel geautoriseerd via de A-status. Mevrouw Scholte vindt dit een goede
suggestie. De ambtelijke organisatie streeft ernaar om bij het meerjarenperspectief voortaan de afweging weer te geven, en duidelijker aan te geven waarover de raad wordt geacht een besluit
te nemen. Vanuit de Adviescommissie wordt aangegeven dat het werkbaarder wordt als er meer
dan een enkel woord aan een investering wordt gewijd, want men wil de context begrijpen. Voor het debat zou dit een verbetering zijn.
Mevrouw Rijnders herinnert de aanwezigen aan hetgeen werd besproken tijdens de
zomersessie; de Adviescommissie heeft het toen ook gehad over het raadsvoorstel van
bijvoorbeeld de MPR zelf. Er werd gepleit voor betere leesbaarheid daarvan, in het bijzonder
welke keuzemogelijkheden er zijn, welke afwegingen daarvoor gemaakt kunnen worden en hoe dat uitpakt voor de begroting.
De heer Van Vugt adviseert de leden om er bij investeringsvoorstellen goed op te letten welk type investering bij welk type meerjarendocument hoort.
De heer Bos memoreert dat hij al vaker heeft aangegeven dat hij graag een investeringsagenda voor meerdere jaren zou willen hebben, een overzicht van investeringen die op korte,
middellange en lange termijn nodig zijn dan wel gepland worden – een doorkijkje naar de
toekomst. Naar de mening van de heer Bos kan de raad de ontwikkelingen dan beter volgen.
Hierop legt de heer Van Vugt uit dat er vier meerjarenprogramma's zijn; aan de hand daarvan
kan de raad een politieke afweging maken. De voortgang in die vier programma's zal duidelijker en overzichtelijker worden gepresenteerd in de bestuursrapportages en in de jaarrekening,
zodat de raad de stand van zaken rond de investeringen gemakkelijker kan volgen. Desondanks zou de heer Bos toch graag een investeringsagenda vooraf willen ontvangen.
De heer Westphal meldt dat er een nieuwe applicatie wordt geïmplementeerd; daarin kunnen toekomstige investeringen beter beheerd worden, ook als de raad ze nog niet heeft
goedgekeurd. Na goedkeuring worden deze investeringen overgeheveld naar het kredietendeel. Op die manier kan de organisatie de investeringen beter monitoren over meerdere jaren. De
heer Westphal veronderstelt dat hieruit wel een rapport samengesteld kan worden, maar dat zal dan niet eerder dan in de loop van 2022 beschikbaar zijn. De heer Bos dringt erop aan om daarin dan ook inzichtelijk te maken welke investeringen er uitgesteld worden, en welke
consequenties dat heeft voor andere investeringen. Uitstel kan immers ook betekenen dat de kosten hoger worden.
Er wordt afgesproken dat dit onderwerp vóór de zomer opnieuw op de agenda wordt gezet en dat de organisatie dan terugkomt op de vraag van de heer Bos.
Hierna neemt de heer Gilissen zijn plaats als voorzitter van de vergadering in, met dank aan de heer Bakker voor de vervanging.
Pagina 3 van 6
commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl
6. Voorstel om de leesbaarheid van de (lopende) begroting te verbeteren
Zie het voorstel ter bespreking, bij vergaderstukken. De heer Westphal stelt voor om de verbeterpunten voorlopig in elke vergadering van de Adviescommissie te bespreken.
Het gaat bij verbeterde leesbaarheid niet alleen om de tekst, stelt de heer Bakker, maar ook om de financiële systematiek. Wat zijn de financiële gevolgen van bepaalde beslissingen? Daar wil
de heer Bakker betere grip op hebben. Hij vindt de tekst omvangrijk; deze bevat ook doublures. Het zou kernachtiger kunnen, wat hem betreft. Mevrouw De Koning vraagt om weergave van de
begroting in tabelvorm, zodat direct duidelijk wordt waarin de lopende begroting afwijkt van de vorige begroting. Ook vraagt zij om een trendanalyse over meerdere jaren. De heer Westphal neemt hier kennis van en zal de Adviescommissie in een volgende vergadering een voorstel voorleggen.
De heer Gilissen merkt op dat de raad niet alleen inzicht wil hebben in de opvolging van moties en amendementen, maar ook in de verwerking van aanbevelingen naar aanleiding van
raadstoetsen. In de rapportage kan zijns inziens nog een verbeterslag worden gemaakt. 7. Aanpak voor de toekomstige opzet van de programmabegroting
Zie het memo 'Begroten van de toekomst,' bij vergaderstukken. De heer Westphal licht toe dat
bij het vorige agendapunt de verbeteringen voor de eerstvolgende begroting werden besproken; de organisatie kijkt echter ook al naar de volgende begrotingsperiode. Het voorstel is om daar
in het tweede kwartaal met een paar leden van de Adviescommissie nader over van gedachten te wisselen. Mevrouw De Koning en de heren Bos en Gilissen bieden aan om mee te denken. 8. Vooruitblik jaarplan 2021
Bespreking van het jaarverslag en het jaarplan van de Rekenkamer is verschoven naar de
zomersessie; het rapport van Concernaudit staat op 10 juni a.s. op de agenda. Aan de agenda van 1 april a.s. wordt de aanpak voor de leesbaarheid van de volgende programmabegroting toegevoegd. De IT-rapportage van Deloitte zal als geheime bijlage bij de stukken worden gevoegd, maar deze zal pas tijdens de zomersessie worden besproken.
De heer Bakker vraagt om bespreking van de voortgang van bestedingen in de corona-
pakketten. De heer Van der Zweth steunt het verzoek. Hierop kondigt mevrouw Zwetsloot aan
dat daar aandacht aan zal worden besteed in de eerste bestuursrapportage. Bespreking kan wat haar betreft nog niet worden geagendeerd op 1 april a.s., maar in de daarop volgende vergadering.
Op de 'veeglijst' staan nog twee onderwerpen, namelijk Afronden onderzoek WAAVA en de Regeling risicovolle projecten. Desgevraagd geeft mevrouw Koolenbrander aan dat de
Pagina 4 van 6
commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl
organisatie goede vorderingen boekt met de regeling en dat het definitieve rapport van
Twynstra Gudde binnen is gekomen; zij heeft de vervolgprocedure echter nog niet afgestemd met de griffie. Bespreking vóór de zomer is haalbaar; waarschijnlijk wordt daar een aparte
afspraak voor gemaakt. De afronding van het onderzoek WAAVA kan in het tweede kwartaal op de agenda worden gezet, maar nog niet op 1 april a.s.
Omdat er eind mei en begin juni zeer veel te bespreken is, stelt mevrouw Rijnders voor om de
geplande vergadering van 29 april a.s. toch te laten doorgaan. Er is anders geen ruimte om het WAAVA-onderzoek te bespreken. Er wordt afgesproken dat de vergadering van 29 april a.s. bij nader inzien nog niet wordt geannuleerd.
Schorsing
De ambtenaren verlaten de vergadering. 9. Voortgang controle accountant
De heer Van Vugt maakt melding van goede en prettige samenwerking met de organisatie. Er is om de twee weken voortgangsoverleg gehouden. Op 5 maart a.s. houden accountant en
organisatie een 'voorbeschouwing' van de jaarrekening 2020. Er wordt dan bepaald of de
jaarrekening klaar is voor controle, inclusief onderliggend dossier. De heer Van Vugt vindt dat
de organisatie al goede vorderingen heeft gemaakt, maar ziet ook nog wel enige risico's. Hij zal de Adviescommissie op de hoogte houden van zijn bevindingen.
Er is ook overleg geweest over aanvullende werkzaamheden, zowel van de accountant als van de organisatie, in verband met de coronaregelingen. Daarnaast is het aantal SiSa-
verantwoordingseisen voor de gemeente Utrecht sterk toegenomen (van 13 naar 31), evenals
het aantal controle-eisen. Van de brief die Deloitte de gemeente op 3 maart jl. heeft gestuurd, ontvangt de Adviescommissie een kopie.
Op 1 maart jl. werd er een notitie van de Commissie BADO gepubliceerd (Bedrijfsvoering en Auditing Decentrale Overheden) met aandachtspunten voor de jaarrekening 2020. Vanzelfsprekend wordt daar rekening mee gehouden bij de jaarrekeningcontrole.
Rechtmatigheidsverantwoording
Omdat dit onderwerp niet is aangemerkt als controversieel, zal het Parlement de wet nog vóór
de verkiezingen behandelen. Wel heeft de VNG aangedrongen op uitstel van invoering. De heer Van Vugt blijft er rekening mee houden dat invoering in 2021 plaatsvindt.
Op het gebied van begrotingsrechtmatigheid gebeurt er het nodige bij de gemeente Utrecht, vindt de heer Van Vugt, mede dankzij het feit dat de Adviescommissie daar bij voortduring aandacht voor vraagt.
Pagina 5 van 6
commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl
10. Rondvraag en sluiting
Er wordt geen gebruik gemaakt van de rondvraagmogelijkheid. De voorzitter bedankt de leden voor hun aanwezigheid en inbreng, en sluit de vergadering.
Pagina 6 van 6
commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl
3 Ingekomen en verzonden stukken 1 Memo Instellen cassatie NV REMU.pdf
MEMO Datum Behandeld door Doorkiesnummer E-mailadres Kenmerk Onderwerp Beleidsveld
9 maart 2021 P.C. van Doorn 030 - 28 61180 pa.van.doorn@utrecht.nl 8613556 Instellen cassatie NV REMU Financiën
Geachte leden van de raad, In de brief van 5 januari 2021 van het college met kenmerk 8448953 heeft het college aangegeven u nader te informeren over het mogelijk instellen van cassatie tegen de uitspraak van de hoger beroepsrechter over de nabetalingsclaim van NV REMU op Eneco NV. In deze uitspraak is NV REMU in het ongelijk gesteld. Door de directie van NV REMU is besloten om cassatie in te stellen op basis van juridisch advies. In dat besluit speelt mee dat te eenvoudig voorbij wordt gegaan aan het gegeven dat Eneco NV destijds zich bewust tegen de splitsingswetgeving heeft verzet, wat de verkoopbaarheid van de onderneming belemmerde. Daardoor kon er geen beroep worden gedaan op de afgesproken nabetalingsregeling. Deze regeling houdt kortweg in dat indien Eneco voor 31 december 2010 zou worden verkocht, de NV REMU een deel van de toen verwachte winst zou ontvangen. Wij vertrouwen erop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd. Met vriendelijke groet, Anke Klein Kees Diepeveen
1 Raadsbrief Normenkader rechtmatigheid 2020.pdf
Burgemeester en wethouders Postadres Postbus 16200, 3500 CE Utrecht Telefoon 14 030 www.utrecht.nl
Aan de gemeenteraad
Behandeld door
Fred van Es
Datum
9 maart 2021
Doorkiesnummer
14 030
Kenmerk
8549671
fred.van.es@utrecht.nl
Onderwerp
Normenkader rechtmatigheid 2020
Bijlage(n)
2
Beleidsveld
Financiën
Geachte leden van de raad, Een onderdeel van de accountantscontrole op de jaarstukken 2020 is de controle op rechtmatigheid. De kadernota rechtmatigheid (oktober 2018) van de commissie BBV (Besluit begroting en verantwoording) schrijft voor dat wij het normenkader voor de rechtmatigheid door het college van burgemeester en wethouders jaarlijks actualiseren en vaststellen en ter informatie aanbieden aan uw raad raad. Dat normenkader en een overzicht van betreffende wet- en regelgeving kunt u vinden in de bijlage bij deze brief. Normenkader In het normenkader 2020 is een toelichting opgenomen van de criteria van rechtmatigheid die de accountant over dit jaar betrekt in de controle. Dit betreft de criteria met betrekking tot de begroting, de voorwaarden en misbruik en oneigenlijk gebruik. Bij dit normenkader 2020 is vervolgens de voor de accountantscontrole relevante regelgeving van hogere overheden en van de gemeente zelf opgenomen. De inventarisatie bestaat uit de externe wetgeving en de eigen regelgeving, waaronder verordeningen en raadsbesluiten, die van toepassing is en is geactualiseerd tot en met 31 december 2020. Rechtmatigheid en financieel beheer Bij rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole bestaat er een duidelijke relatie met het financiële beheer.
De accountant beoordeelt of de gemeente zich houdt aan het normenkader zoals vastgesteld door ons college en stelt vast dat baten, lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. Bij de externe wetgeving is alleen wet- en regelgeving van belang die bepalingen bevat over financiële beheershandelingen. Voor verordeningen geldt dat alle verordeningen voor zover die bepalingen bevatten over financiële beheershandelingen onderdeel uitmaken van het normenkader. Andere besluiten van uw raad, dus niet zijnde verordeningen, met een kaderstellend karakter en die bepalingen bevatten over financiële beheershandelingen zijn ook een onderdeel van het normenkader.
Datum Ons kenmerk
9 maart 2021 8549671
Met ingang van het jaar 2021 zullen wij voor het eerst een verantwoording over de rechtmatigheid opnemen in de jaarstukken 2021. De accountant geeft dan geen afzonderlijk oordeel meer over de rechtmatigheid. Het oordeel betreft dan alleen de getrouwheid van de jaarstukken inclusief de verantwoording door ons college over de rechtmatigheid. De wetswijziging (Wet versterking decentrale rekenkamers) die hierin voorziet is nog in behandeling in de Tweede Kamer. Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Utrecht,
de secretaris,
de burgemeester,
2/2
1 Normenkader rechtmatigheid 2020.pdf
Normenkader rechtmatigheid Controle jaarrekening 2020
Datum: Maart 2021 Status: Definitief
Inhoud 1
Normenkader
1.1
Bepaalt de reikwijdte van de controle
3
1.2
Verplicht document
3
2
Rechtmatigheid
2.1
Voldoen aan wet- en regelgeving
4
2.2
Toetsen op financiële rechtmatigheid
5
3
Operationalisatie
3.1
Spelregels begroting en wijzigingen (begrotingscriterium)
7
3.2
Relevante wet- en regelgeving (voorwaardencriterium)
10
3.3
Voorkoming misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O-criterium) 11
3.4
Evaluatie toepassing normenkader
11
3.4.1
Begrotingsoverschrijdingen
11
3.4.2
Niet naleven van wet- en regelgeving
13
Bijlage 1 Overzicht wet- en regelgeving
3
4
7
14
2
1 Normenkader 1.1 Bepaalt de reikwijdte van de controle Voor de controle van de jaarrekening van de gemeente Utrecht is door de raad een onafhankelijke accountant benoemd. De accountant controleert het getrouwe beeld van de jaarrekening én de rechtmatigheid. Rechtmatigheid is één van de kernbegrippen van goed overheidsbestuur. Burgers en bedrijven moeten er op kunnen vertrouwen dat overheden publieke gelden rechtmatig verwerven en besteden. De controle van de rechtmatigheid richt zich op het tot stand komen van de baten, lasten en balansmutaties in de jaarrekening in overeenstemming met de begroting en met de relevante wet- en regelgeving, waaronder gemeentelijke verordeningen.
1.2 Verplicht document In de kadernota rechtmatigheid (oktober 2018) van de commissie BBV (Besluit Begroting en Verantwoording) worden richtlijnen gegeven voor de controle op de rechtmatigheid.
Het opstellen van een normenkader is een verplicht document. Voor de controle op de rechtmatigheid is het belangrijk dat de geldende wet- en regelgeving duidelijk vastligt. Het college is primair verantwoordelijk voor de naleving van de wet- en regelgeving en moet dus permanent inzicht hebben in de van toepassing zijnde relevante wet- en regelgeving. Het normenkader moet actueel worden gehouden en worden aangepast op basis van nieuwe wet- en regelgeving. Het college stuurt het normenkader naar de raad ter informatie.
3
2 Rechtmatigheid 2.1 Voldoen aan wet- en regelgeving Rechtmatigheid is een juridische term, die aangeeft dat een (voorgenomen) handelwijze in overeenstemming is met de geldende regels en besluiten. Van een overheidsorganisatie mag verwacht worden dat zij conform wet- en regelgeving handelt. Dit is van toepassing op alles wat een gemeente qua taken op zich neemt. Dit betekent dat alle handelingen van een gemeente moeten voldoen aan weten regelgeving op het gebied van bijvoorbeeld arbeidsomstandigheden (arbo), aanbestedingen, omgevingswet, subsidievoorwaarden, raadsbesluiten enzovoort.
Het begrip rechtmatigheid in het kader van de controle op de rechtmatigheid is echter een minder omvattend begrip. Hierbij bestaat er een duidelijke relatie met het financiële beheer. Er moet immers worden verantwoord dat baten en lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. Het gaat om de financiële beheershandelingen.
Handelingen en beslissingen van niet-financiële aard dienen wel in algemene zin te worden betrokken bij de inschatting van het algemene risicobeleid en -beheer van de gemeente. Hierbij kan bijvoorbeeld worden gedacht aan claims inzake planschade of informatiebeveiligingsschade. De gedachte hierachter is dat niet-financiële handelingen wel kunnen leiden tot financiële risico’s, waarvoor het college bijvoorbeeld een voorziening moet vormen.
4
2.2 Toetsen op financiële rechtmatigheid Het toetsen op de financiële rechtmatigheid vindt plaats aan de hand van 3 criteria. Het begrip financiële rechtmatigheid is in 2005 concreet gemaakt met behulp van 9 criteria. In onderstaande tabel is dit als Cr it er ium
Om schr ij v ing
Get r ouw b eeld
Recht m at ig heid
1
Calculat ie
Vast gest elde bedragen zijn juist berekend
√
√
2
Valut ering
Het t ijdst ip van de bet aling en de verant woording is juist
√
√
3
Levering
Juist heid van ont vangen goederen/ dienst en
√
√
4
Adressering
Persoon of organisat ie waar een financiële st room naar t oe is gegaan is juist (recht hebbende)
√
√
5
Volledigheid
Alle opbrengst en die verant woord zouden moet en zijn, zijn ook verant woord
√
√
6
Aanvaardbaarheid
Past bij act ivit eit en en in relat ie t ot de kost en aanvaardbare t egenprest at ie
√
√
7
Begrot ing
Past binnen geaut oriseerde begrot ing
√
8
Voorwaarden
Nadere eisen
√
9
Misbruik & oneigenlijk gebruik
Volledigheid en juist door derden verst rekt e gegevens. (misbruik ) Niet voor doel/ st rekking regeling (oneigenlijk gebruik)
√
volgt zichtbaar gemaakt.
De getrouwheidsaspecten, zoals die zijn opgenomen in de controle door de externe accountant dekken grotendeels ook deze rechtmatigheidscriteria, met uitzondering van het begrotingscriterium, het voorwaardencriterium en het M&O-criterium. De drie criteria worden hierna verder toegelicht.
Begrotingscriterium Bij de rechtmatigheidscontrole vormt het begrotingscriterium een belangrijk toetsingscriterium. Als de gerealiseerde lasten zoals weergegeven in de jaarrekening hoger zijn dan de geraamde bedragen is – voor zover het de begrotingsoverschrijdingen betreft –mogelijk sprake van onrechtmatige financiële beheershandeling. De financiële beheershandeling die deze begrotingsoverschrijding veroorzaakt, kan namelijk in strijd zijn met het budgetrecht van de raad zoals geregeld in de Gemeentewet. Voor de afsluitende oordeelsvorming is van belang in hoeverre de begrotingsoverschrijding past binnen het door de raad geformuleerde beleid. Bij hogere lasten dan begroot zal bijvoorbeeld worden beoordeeld
5
of deze worden gecompenseerd door aan de lasten gerelateerde hogere baten. Het bepalen welke begrotingsoverschrijdingen al dan niet verwijtbaar zijn is voorbehouden aan de raad.
6
Voorwaardencriterium Het voorwaardencriterium heeft betrekking op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen en/of voorwaarden zijn afkomstig uit de wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur. Het voorwaardencriterium is onder andere aan de orde bij subsidieverstrekking (naleven eigen voorwaarden)
en
niet
toegestane
staatssteun,
inkopen
en
aanbestedingen
(Europese
aanbestedingsregels) en de uitvoering van wetten voor sociale uitkeringen en maatschappelijke ondersteuning. Het niet in acht nemen van deze voorwaarden kan leiden tot een onrechtmatigheid.
Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium De rechtmatigheidseis betreft ook de toetsing op juistheid en volledigheid van de gegevens, die door belanghebbenden zijn verstrekt om het voldoen aan voorwaarden aan te tonen. Dit ter voorkoming en bestrijding van misbruik en oneigenlijk gebruik van wet- en regelgeving (M&O-criterium).
Onder misbruik wordt verstaan: het opzettelijk niet, niet tijdig, onjuist of onvolledig verstrekken van gegevens met als doel ten onrechte overheidssubsidies of -uitkeringen te verkrijgen, dan met het doel om voor een te laag bedrag aan heffingen aan de overheid te betalen. Misbruik van overheidsgelden kan gelijk worden gesteld met het plegen van fraude, om zich onrechtmatig overheidsgelden toe te eigenen. Bij fraude passen beheersmaatregelen zoals fraudepreventie, handhaving, fraudeopsporing en sancties.
Onder oneigenlijk gebruik wordt verstaan: Het door het aangaan van rechtshandelingen, al dan niet gecombineerd met feitelijke handelingen, verkrijgen van overheidsbijdragen of het niet dan wel tot een te laag bedrag betalen van heffingen aan de overheid, in overeenstemming met de bewoordingen van de regelgeving maar in strijd met het doel en de strekking daarvan. De beheersmaatregelen die daarbij passen zijn: handhaving, voorlichting, analyse toepassen en actualisering wet- en regelgeving.
Nadere toelichting In de kadernota rechtmatigheid (oktober 2018) van de commissie BBV is een nadere toelichting gegeven van deze drie criteria en de manier waarop hier in de praktijk mee om kan worden gegaan, belangrijke aandachtspunten voor specifieke onderwerpen, alsmede hoe eventuele fouten te evalueren.
7
3 Operationalisatie De drie criteria voor de controle op en verantwoording over de rechtmatigheid is hierna verder uitgewerkt.
3.1 Spelregels begroting en wijzigingen (begrotingscriterium) Met de controle op de juiste toepassing van het begrotingscriterium wordt getoetst of het budgetrecht van de raad is gerespecteerd. De toe te passen normen voor het begrotingscriterium zijn op hoofdlijnen door de wetgever bepaald (artikel 189, 190 en 191 van de Gemeentewet) en worden door de raad zelf nader ingevuld en geconcretiseerd. Dit gebeurt door middel van de begroting en via de financiële verordening. Begrotingsafwijkingen en -overschrijdingen (beleidsmatig en/of financieel) behoeven autorisatie door de raad. Indien een wijziging niet meer in het jaar zelf is vastgesteld zijn bestedingen boven het begrotingsbedrag strikt genomen onrechtmatig.
Volgens artikel 28 van het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten dienen deze overschrijdingen (en onderschrijdingen) goed herkenbaar in de jaarrekening te worden opgenomen. Hiertoe dient inzicht te worden gegeven op het totaalniveau van de afwijkingen ten opzichte van de begroting (op het niveau van programma of programmaonderdeel en investeringen op het niveau van de door de raad vastgestelde investeringsbudgetten) – indien de afwijkingen op totaalniveau de door de raad vastgestelde verantwoordingsgrens overschrijdt - aangezien deze formeel wel onrechtmatig zijn.
Indien begrotingsafwijkingen en -overschrijdingen binnen het door de raad uitgezette beleid is gebleven is de algemene lijn dat deze niet van invloed zijn op de oordeelsvorming van de accountant. Een goede toelichting (in de jaarrekening) op het niveau waarop budgetten worden geautoriseerd (veelal op het niveau van programma of programmaonderdeel) volstaat dan. Het is aan de raad om te bepalen in hoeverre afwijkingen acceptabel zijn. Het college en de raad leggen in de financiële verordening vast op welke wijze wordt om gegaan met begrotingsoverschrijdingen.
Daarnaast zijn de mutaties in de bestemmingsreserves onderdeel van de (al dan niet herziene) begroting. In de jaarrekening moeten de toevoegingen en onttrekkingen aan elk van de bestemmingsreserves worden verwerkt overeenkomstig het bedrag dat via de begroting en wijzigingen door de raad is goedgekeurd voor de betreffende bestemmingsreserve. Verder kunnen er raadsbesluiten
8
zijn die inhouden dat specifiek benoemde saldi, bijvoorbeeld een overschot of tekort op de uitvoering van de WMO, ook nog in het lopende begrotingsjaar ten gunste of ten laste van een specifieke bestemmingsreserve mag worden gebracht. Mutaties in de reserves die niet door een voor 31 december van het verslagjaar genomen raadsbesluit zijn gedekt, zijn in strijd met de Gemeentewet en het BBV. Dit zijn daarom onrechtmatigheden met betrekking tot externe regelgeving en wegen derhalve mee bij de oordeelsvorming inzake zowel getrouwheid als rechtmatigheid in de controleverklaring.
9
In de Financiële verordening 2017 gemeente Utrecht (raadsbesluit van 8 december 2016) zijn de volgende artikelen opgenomen met betrekking tot de spelregels voor de autorisatie van de begroting, de begrotingswijzigingen en de investeringskredieten.
Artikel 2 Beleidscyclus Het college informeert de raad over de inrichting van de planning- en controlcyclus voor het nieuwe jaar. Daarvan zijn onderdeel de data voor het aanbieden van de P&C-producten door het college aan de raad en de data voor het vaststellen van P&C-producten door de raad. De cyclus bestaat in ieder geval uit de wettelijk verplichte begroting en jaarstukken en een of meer tussentijdse (bestuurs-) rapportages.
Artikel 3 Voorjaarsnota Het college biedt de raad de uitgangspunten aan voor het volgende begrotingsjaar en de drie daarop volgende jaren. Hierbij worden de bevindingen betrokken uit de actuele bestuursrapportage over de uitvoering van de lopende begroting en uit de jaarstukken van het afgelopen begrotingsjaar.
Artikel 4 Programma begroting 1.De raad stelt per programma, voor het betreffende begrotingsjaar, vast: de beoogde maatschappelijke effecten uitgedrukt in indicatoren en de wijze waarop ernaar gestreefd zal worden die effecten te bereiken; de baten en lasten per programma en toevoegingen en onttrekkingen aan reserves. 2.Tevens geeft de raad per programma voor de drie opvolgende jaren een globaal overzicht beoogde effecten en baten en lasten in de toekomst en de relevante beleidsmatige kaders waarbinnen het programma uitgevoerd dient te worden. 3.Het college stelt, naast de verplicht voorgeschreven indicatoren op grond van de BBV artikel 25 lid2A, per programma indicatoren voor met betrekking tot de beoogde maatschappelijke effecten en de wijze waarop ernaar gestreefd zal worden die effecten te bereiken. 4.In de programmabegroting wordt een overzicht opgenomen van economische activiteiten die in het algemeen belang als bedoeld in artikel 25h lid 5 Mededingingswet onder de integrale kostprijs worden aangeboden (Wet Markt en Overheid). 5.De raad autoriseert met het vaststellen van de begroting de baten en de lasten per programma en de investeringskredieten.
10
6.De raad is bevoegd gedurende het jaar de begroting aan te passen voor zover de begroting wijzigt op het niveau van de baten en lasten van een programma en de onttrekkingen of toevoegingen in de reserves. 7.De begroting kan door de raad worden gewijzigd als gevolg van een beleidsinhoudelijke aanpassing of een financieel technische aanpassing die geen invloed heeft op de uitvoering van de in de programmabegroting gemaakte afspraken. 8.Het college is bevoegd tot het onderverdelen van taakvelden naar activiteiten (producten) ten behoeve van nadere sturing door het college. 9.De raad wordt geïnformeerd over de nadere verdeling van de taakvelden bij de programmabegroting.
Artikel 5 Bestuursrapportage 1.De inrichting van de bestuursrapportage sluit aan bij de programma-indeling van de begroting. 2.Het college informeert de raad door middel van een bestuursrapportage over de majeure afwijkingen en bijsturingsvoorstellen op basis van de verwachte realisatie van de begroting. 3.De bestuursrapportage gaat in op afwijkingen van de uitvoering en de bijstelling van het beleid ten opzichte van de laatst vastgestelde begroting door de raad. Bij de behandeling van de bestuursrapportages in de raad doet het college voorstellen voor het wijzigen van de geautoriseerde budgetten en de investeringskredieten en het bijstellen van het beleid. 4.De bestuursrapportage wordt op twee momenten in het jaar aangeboden aan de raad. Het eerste moment is bij de aanlevering van de voorjaarsnota. Het tweede moment is bij de programmabegroting.
Uit de toelichting op de financiële verordening: Majeure afwijkingen kunnen gevoed worden door politiek-bestuurlijke overwegingen. Financieel gezien wordt voor majeure afwijkingen de volgende richtlijnen aangehouden:
financiële afwijkingen van meer dan 10% van de lasten/baten per programma en/of
een afwijking groter dan € 500.000 ten opzichte van de begrote lasten of baten per programma.
Een afwijking groter dan € 100.000 per prestatiedoelstelling.
Artikel 7 Meerjarenprogramma Stedelijke Ontwikkeling 1.Het college stelt jaarlijks een Meerjarenprogramma Stedelijke Ontwikkeling op. Hierin wordt een geactualiseerde stand gegeven van alle grondexploitatie projecten. In het Meerjarenprogramma Stedelijke Ontwikkeling wordt een inhoudelijke analyse gegeven op het terrein van woningbouw, commercieel vastgoed en stedelijke vernieuwing.
11
2.In het Meerjarenprogramma Stedelijke Ontwikkeling wordt een actualisatie van alle lopende grondexploitatiebegrotingen gegeven. De raad autoriseert de bijgestelde begroting voor de grondexploitatie.
Artikel 8 Financiële positie 1.Het college draagt er zorg voor, dat besluiten van de raad in de uiteenzetting van de financiële positie en de meerjarenramingen zijn opgenomen. 2.Het college stelt regels die waarborgen dat de uitvoering van de begroting rechtmatig, doelmatig en doeltreffend verloopt. 3.Het college draagt er zorg voor dat de lasten van de programma's zoals geautoriseerd in de (gewijzigde) begroting niet worden overschreden. 4.Het college stelt kaders in afzonderlijke nota’s ten behoeve van het financieel beleid op en legt deze ter vaststelling voor aan de raad. De kaders worden op de momenten aangeboden indien de actualiteit hiertoe aanleiding geeft.
Artikel 10 Kapitaalgoederen en investeringen 6. De raad autoriseert met het vaststellen van de financiële positie in de programmabegroting de investeringsruimte per programma. 7.Voor een investering waarvan het investeringskrediet niet met het vaststellen van de begroting is geautoriseerd, legt het college vooraf aan het aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel aan de raad voor.
Artikel 11 Reserves 3.Nieuwe reserves worden ingesteld bij expliciet raadsbesluit.
In paragraaf 3.5 is het begrotingscriterium verder uitgewerkt voor de verschillende soorten begrotingswijzigingen en de toepassing hiervan voor de oordeelsvorming over de rechtmatigheid van overschrijdingen van de begroting.
3.2 Relevante wet- en regelgeving (voorwaardencriterium) Inventariseren en opstellen van overzicht wet- en regelgeving
12
Bij de externe wetgeving is alleen wet- en regelgeving van belang die bepalingen bevat over financiële beheershandelingen (bijvoorbeeld de Aanbestedingswet 2012, Wet normering topinkomens, Wet markt en overheid en Europese richtlijnen inzake staatssteun). Voor verordeningen geldt dat alle verordeningen voor zover die bepalingen bevatten over financiële beheershandelingen onderdeel uitmaken van het normenkader. Andere besluiten van de raad, dus niet zijnde verordeningen, met een kaderstellend karakter en besluiten die bepalingen bevatten over financiële beheershandelingen zijn ook een verplicht onderdeel van het normenkader. Collegebesluiten vallen niet onder de rechtmatigheidscontrole, tenzij de controle hiervan verplicht is op basis van hogere regelgeving of raadsbesluiten c.q. verordeningen. Collegebesluiten zijn in te delen in kaderstellende besluiten en uitvoerende besluiten. Kaderstellende besluiten hebben een algemene werking voor alle nog te nemen uitvoerende besluiten. Uitvoerende besluiten worden genomen in het kader van het dagelijks bestuur en beheer van de gemeente. Kaderstellende collegebesluiten, betrekking hebbend op financiële beheershandelingen, kunnen verplicht zijn gesteld door hogere regelgeving of raadsbesluiten c.q. verordeningen.
Als het opstellen en nemen van een collegebesluit verplicht wordt gesteld, gaat het college alleen na of het voorgeschreven besluit daadwerkelijk door het college is genomen. Als wet- en regelgeving ook inhoudelijke eisen aan het collegebesluit stelt, wordt ook vastgesteld of aan deze eisen is voldaan. Voorbeelden hiervan zijn nadere regels of beleidsregels met financiële beheershandelingen. Deze maken dan ook deel uit van het normenkader. De na vaststelling van dit overzicht (met terugwerkende kracht) op te treden wijzigingen in wet- en regelgeving, die relevant zijn voor de controle van de jaarrekening 2020, worden geacht mede van toepassing te zijn. Met de eerstvolgende actualisatie van dit overzicht worden deze daarin meegenomen. In de bijlage is de inventarisatie van de externe en interne wet- en regelgeving (normenkader voorwaardencriterium) opgenomen.
Opstellen van het toetsingskader Om het normenkader te kunnen gebruiken voor de controle van de jaarrekening en het rechtmatigheidsbeheer moet het normenkader worden geoperationaliseerd. Dat betekent dat inzicht moet worden verkregen in de bepalingen uit de regelgeving welke relevant zijn voor het rechtmatigheidsbeheer en de interne beheersing hiervan door de verschillende organisatieonderdelen. In het kader van de controle van de jaarrekening gaat het daarbij om die bepalingen waar voor de
13
gemeente financiële consequenties uit kunnen voortkomen. Het operationaliseren van het normenkader is een (verplichte) taak van het college en wordt vastgelegd in het toetsingskader (interne controleplan).
In het overzicht wet- en regelgeving zijn per programma de belangrijke financiële stromen (processen) benoemd welke zijn onderkend in de jaarrekening van de gemeente Utrecht. Deze processen zijn (per organisatieonderdeel) uitgewerkt in interne controleplannen. In de interne controleplannen is vervolgens per wet/regeling/verordening vastgelegd welke artikelen relevant zijn voor de controle van de rechtmatigheid. Het uiteindelijk resultaat zal moeten zijn dat de gemeente aantoonbaar wet- en regelgeving naleeft.
3.3 Voorkoming misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O-criterium) In de kadernota rechtmatigheid (oktober 2018) doet de commissie BBV de aanbeveling tot het maken van een overkoepelend beleidsstuk M&O. Deze bevat naast de filosofie, algemene uitgangspunten en risicoanalyse ook maatregelen ter voorkoming en afdoening.
Misbruik is onrechtmatig, oneigenlijk gebruik niet. Wanneer sprake is van misbruik van overheidsgelden moeten deze gelden door de gemeente worden teruggevorderd. Als in de jaarrekening van de gemeente geen terugvordering is verantwoord is er geen sprake van een financiële rechtmatigheidsfout. Wanneer oneigenlijk gebruik van overheidsgelden is geconstateerd, is geen sprake van een rechtmatigheidsfout.
Op dit moment (december 2020) is een overkoepelende nota in concept opgesteld, waarin de belangrijke processen en aandachtsgebieden zijn benoemd. Het M&O beleid is in de praktijk in hoofdzaak ingebed in de organisatieonderdelen en in de gemeentelijke regelgeving. Dit impliceert dat de uitwerking hiervan in (een mix van) concrete beheersmaatregelen voor een belangrijk deel is geïntegreerd in de administratieve organisatie/interne controle van de organisatieonderdelen.
Wanneer het college concludeert dat het M&O-beleid (op onderdelen) niet actueel is en/of dat de er geen/onvoldoende M&O-beleid bestaat of het M&O-beleid feitelijk niet wordt nageleefd vermeld het college dit in de paragraaf Bedrijfsvoering.
14
3.4 Evaluatie toepassing normenkader 3.4.1
Begrotingsoverschrijdingen
Voor de evaluatie en interpretatie van het begrotingscriterium zijn spelregels van toepassing. De algemene lijn is dat begrotingsoverschrijdingen die binnen de beleidskaders van de raad passen niet meegewogen worden in het accountantsoordeel. Toch is het toetsen van begrotingsrechtmatigheid ingewikkelder dan het wellicht op het eerste gezicht lijkt. Er kunnen zeven verschillende begrotingsoverschrijdingen1 worden onderscheiden.
Bij de toetsing van begrotingsafwijkingen kunnen tenminste de volgende “soorten” begrotingsafwijkingen worden onderkend:
Onrechtmatig, maar telt niet mee voor het
Onrechtmatig, en telt mee voor het
oordeel
oordeel
Budgetoverschrijdingen betreffende activiteiten die niet passen
X
binnen het bestaande beleid en waarvoor men geen voorstel tot
begrotingsaanpassing heeft ingediend. Bijvoorbeeld de doelgroep c.q. de activiteiten zijn in de praktijk aantoonbaar ruimer geïnterpreteerd dan in regelgeving (subsidieregeling, verordening) was gedefinieerd.
Budgetoverschrijdingen die passen binnen het bestaande beleid,
X
maar waarbij de accountant ondubbelzinnig vaststelt dat die ten
onrechte niet tijdig zijn geautoriseerd. Bijvoorbeeld: de verwachte kostenoverschrijding op jaarbasis was via tussentijdse informatie al wel bekend, maar men heeft geen voorstel tot
begrotingsaanpassing ingediend en dit is in strijd met de budgetregels zoals afgesproken met de raad.
Budgetoverschrijdingen die geheel of grotendeels worden gecompenseerd door direct gerelateerde opbrengsten,
X
bijvoorbeeld via subsidies of kostendekkende omzet.
Budgetoverschrijdingen bij open einde (subsidie)regelingen. Vaak
blijkt vanwege dit open karakter in het kader van het opmaken van
X
de jaarrekening een (niet eerder geconstateerde) overschrijding. Budgetoverschrijdingen die worden gecompenseerd door extra
inkomsten die niet direct gerelateerd zijn. Over de aanwending
X
van deze extra inkomsten heeft de raad nog geen besluit genomen.
Budgetoverschrijdingen betreffende activiteiten welke achteraf als onrechtmatig moeten worden beschouwd omdat dit bijvoorbeeld
bij nader onderzoek van de subsidieverstrekker, belastingdienst of een toezichthouder blijkt (bijvoorbeeld een belastingnaheffing). 1
Kadernota rechtmatigheid 2018
15
Bij de toetsing van begrotingsafwijkingen kunnen tenminste de volgende “soorten” begrotingsafwijkingen worden onderkend:
Onrechtmatig, maar telt niet mee voor het
Onrechtmatig, en telt mee voor het
oordeel
oordeel
Het zal hier in de praktijk vaak gaan om interpretatieverschillen bij de uitleg van wet- en regelgeving die na het verantwoordingsjaar aan het licht komen. Er zijn dan geen rechtmatigheidsgevolgen
voor dat verantwoordingsjaar. Wel zal de gemeente ervoor moeten
zorgen dat de overschrijdingen getrouw in de jaarrekening worden weergegeven. Ook kunnen er gevolgen zijn voor het lopende jaar. - geconstateerd tijdens verantwoordingsjaar
X
- geconstateerd na verantwoordingsjaar
X
Budgetoverschrijdingen op activeerbare activiteiten (investeringen
X
of totaal geautoriseerd budget) waarvan de gevolgen voornamelijk zichtbaar worden via hogere afschrijvings- en financieringslasten in het jaar zelf of pas in de volgende jaren.jaar van investeren - afschrijvings- en financieringslasten in latere jaren
X
Begrotingsafwijkingen die in formele zin onrechtmatig zijn maar niet meetellen voor het oordeel over de rechtmatigheid van de accountant moeten worden opgenomen in het verslag van de accountant. De raad moet deze afwijkingen bij het vaststellen van de jaarrekening expliciet autoriseren. Voorwaarde is dat de overschrijdingen goed herkenbaar in de jaarrekening zijn opgenomen.
3.4.2
Niet naleven van wet- en regelgeving
In het navolgende schema2 is weergegeven wat het effect is van een afwijking van wet- en regelgeving en de consequenties voor het oordeel over de rechtmatigheid voor wat betreft de financiële beheershandelingen:
Afwijkingen van wet- en regelgeving worden
en hebben betrekking op:
Bepalingen in wet- en regelgeving worden niet
alleen vermeld in het verslag van bevindingen (VvB)
meegewogen in het accountantsoordeel en vermeld in het VvB
X
nageleefd (voorwaardencriterium), maar dit zal geen financiële consequenties hebben die in de
jaarrekening tot uitdrukking moeten komen.
2
Kadernota rechtmatigheid 2018
16
Afwijkingen van wet- en regelgeving worden
en hebben betrekking op:
alleen vermeld in het verslag van bevindingen (VvB)
Bepalingen in wet- en regelgeving worden niet
meegewogen in het accountantsoordeel en vermeld in het VvB X
nageleefd (voorwaardencriterium), en hieruit kunnen financiële consequenties voortvloeien die in de jaarrekening tot uitdrukking moeten komen.
Er zijn geen effectieve M&O maatregelen en mede als
X
gevolg daarvan zijn rechtmatigheidsafwijkingen en/of onzekerheden geconstateerd die ook consequenties hebben voor jaarrekeningposten. (M&O criterium) Er zijn geen effectieve M&O-maatregelen, maar
X
ondanks dat zijn er geen fouten en/of onzekerheden geconstateerd. (M&O criterium)
17
Bijlage 1 Overzicht wet- en regelgeving
1 Normenkader bijlage 1 overzicht wet-en regelgeving 2020.pdf
Bijlage 1 Overzicht wet- en regelgeving 2020 Programma 2020
Bedrijfsvoering en overhead
Proces
Bedrijfsvoering
Wetgeving extern
Interne regelgeving
Wet ter voorkoming van witwassen en financiering terrorisme (Uitvoeringsbesluit) Wet op het BTW Compensatiefonds Wet op de vennootschapsbelasting 1969 Wet op de omzetbelasting 1968 Wet op de economische delicten Wet modernisering Vpb-plicht overheidsondernemingen Wet markt en overheid Wet gemeenschappelijke regelingen Wet bevordering integriteitsbeoordelingen door het openbaar bestuur Verdrag Betreffende de Werking van de Europese Unie (VWEU); artikel 107, 108, 109. Mededingingswet Het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) Het Besluit Accountantscontrole Decentrale overheden (BADO) Grondwet Gemeentewet Financiële verhoudingswet De-minimisverordening (1407/2013), (360/2012), (DAEB). Burgerlijk wetboek Ambtenarenwet 2017 Algemene wet bestuursrecht Financiële verordening (2017) Mandaatregeling gemeente Utrecht Nota kapitaalgoederen Nota reserves en voorzieningen Nota risicomanagement en weerstandsvermogen Nota waarderen, activeren en afschrijven van vaste activa (vanaf 2017) Organisatieregeling gemeente Utrecht Verordening voor periodiek onderzoek door het college naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuur van de gemeente Utrecht
Inkopen en aanbesteden
Herziene aanbestedingswet en –besluit (juli 2016) EU aanbestedingsregels en richtlijnen Aanbestedingswet en –besluit 2012 (Drempelwaarden Europees Aanbesteden, Gids proportionaliteit) Aanbestedingsreglement Werken (ARW) Algemene voorwaarden gemeente Utrecht Nota inkoop
Personeel
Wet verbetering poortwachter Wet Normering Topinkomens Wet normalisering rechtspositie ambtenaren (Wnra) per 1-1-2020; Cao Gemeenten Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) Wet arbeid en zorg Sociale verzekeringswetten Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers Pensioenwetgeving Fiscale regelgeving Burgerlijk wetboek Arbeidstijdenwet Ambtenarenwet 2017 Algemene wet bestuursrecht Belastingdienst declaratie HB Handboek Utrechts Personeel Regeling rechtspositie burgemeester en wethouder 2019
Bewoners en bestuur
Burgerzaken
Wet rechten burgerlijke stand Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) Wet basisregistratie personen BRP Paspoortwet art 2/7 Legesbesluit Akten Burgerlijke Stand Gemeentewet art 156/229 Databankenwet Burgerlijk wetboek Besluit en (regeling elektronische) bekendmaking en beschikbaarstelling regelgeving decentrale overheden Algemene wet bestuursrecht Beheer- en privacyverordening basisregistratie personen en gemeentelijke bevolkingsadministratie Utrecht Verordening op de heffing en invordering van leges 2020 gemeente Utrecht
Raad
Financiële verordening griffie Verordening op de financiële bijdrage aan fracties gemeente Utrecht Verordening op de raadscommissies 2020 Verordening rechtspositie raads- en commissieleden gemeente Utrecht 2019 Verordening Rekenkamer Utrecht 2018 Verordening vergoeding aan leden van andere overlegorganen dan commissies
Stedelijke ontwikkeling
Erfpacht
Wet op de ruimtelijke ontwikkeling
Grondexploitatie
Wet voorkeursrecht gemeenten Wet ruimtelijke ordening (Wro) Verdrag Betreffende de Werking van de Europese Unie (VWEU); artikel 107, 108, 109. Onteigeningswet Het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) De-minimisverordening (1407/2013), (360/2012), (DAEB). Besluit ruimtelijke ordening (Bro)
Conversieregeling erfpacht 2017 gemeente Utrecht
Exploitatieverordening gemeente Utrecht 1997 Financieringsstatuut gemeente Utrecht Grondprijzenbrief Nota grondbeleid Omgevingsvergunning
Wet- en regelgeving 2020 gemeente Utrecht
Woningwet Wet milieubeheer Wet bevordering integriteitsbeoordelingen door het openbaar bestuur Wet algemene bepaling omgevingsrecht Invoeringsbesluit Wet algemene bepalingen omgevingsrecht Gemeentewet art 156/229
Programma 2020
Stedelijke ontwikkeling
Proces
Omgevingsvergunning
Wetgeving extern
Interne regelgeving
Bouwbesluit Bouwverordening Gemeente Utrecht (woningwet) Huisvestingsverordening Regio Utrecht 2019, gemeente Utrecht Verordening op de heffing en invordering van leges omgevingsvergunning gemeente Utrecht 2020
Reclame
Wet algemene bepalingen omgevingsrecht
Stedelijke vernieuwing
Woningwet Huisvestingswet 2014
Reclameverordening gemeente Utrecht 2017
Bouwverordening Gemeente Utrecht Monumentenverordening Utrecht 2010 Verordening op de Archeologische Monumentenzorg Bereikbaarheid
Parkeervergunning
Wet bevordering integriteitsbeoordelingen door het openbaar bestuur Regeling gehandicaptenparkeerkaart Gemeentewet art 156/225/228 Besluit administratieve bepalingen inzake het wegverkeer Algemene wet bestuursrecht Verordening op de heffing en invordering van Parkeerbelastingen 2020 gemeente Utrecht Verordening op het gebruik van parkeerplaatsen en de verlening van vergunningen voor het parkeren 2014
Straatparkeren
Wegenverkeerswet / wegenwet Gemeentewet art 156/225/228 Beleidsregels Parkeernormen Fiets en Auto 2019 (Bijlage I Nota Stallen en parkeren) Procedure invoeren betaald parkeren 2014 Verordening op de heffing en invordering van Parkeerbelastingen 2020 gemeente Utrecht
Wegenbeheer
Wegenwet Wegenverkeerswet (1994) Besluit buitengebruikstelling voertuigen (1990) Besluit administratieve bepalingen wegverkeer (1990)
Afvalstoffenheffing
Wet milieubeheer art 15.33
Algemene plaatselijke verordening Openbare ruimte en groen
Afvalstoffenverordening Utrecht 2010 Kwijtscheldingsregeling gemeentelijke belastingen en heffingen 2013 Verordening op de heffing en invordering van afvalstoffenheffing 2020 gemeente Utrecht Grafrechten
Wet op lijkbezorging Gemeentewet
Groenbeheer
Gemeentewet art 149
Havenbeheer
Gemeentewet art 156, 229
Marktgelden
Gemeentewet
Verordening op de heffing en invordering van rechten begraafplaatsen 2020 Nota lokale heffingen Verordening tot vaststelling van de bebouwde kom Houtopstanden 2018, gemeente Utrecht Verordening op de heffing en invordering van Brug-, schut- en havengelden 2020 gemeente Utrecht Nota lokale heffingen Verordening op de heffing en invordering van marktgelden 2020 gemeente Utrecht