AEF - Herijking huisvesting Bibliotheek Utrecht.pdf

Herijking huisvesting Bibliotheek Utrecht Bezuinigen of ontwikkelen?

1

Datum 19 april 2022

Opdrachtgever Bibliotheek Utrecht

Team AEF Peter van Zoest Bene Colenbrander Maarten van Poelgeest

Referentie UB11/aef - herijking huisvesting bibliotheek utrecht

bezoekadres postadres

Maliebaan 16 Postbus 85198

3581 CN Utrecht 3508 AD Utrecht

telefoon website

+31 30 236 30 30 www.aef.nl

2

/

Managementsamenvatting Openbare bibliotheken in heel Nederland hebben steeds meer een bredere maatschappelijke functie. Zoals beschreven in de Bibliotheekwet en het Bibliotheekconvenant 2020-2023 vervult de moderne bibliotheek naast de functie van boekenuitleen meerdere rollen: het stimuleren van lezen, een leven lang leren en participatie in de informatiesamenleving mogelijk maken. Bibliotheken vervullen daarmee meer dan vroeger een rol als lokale ontmoetingsplek en locatie voor cursussen en ondersteuning. De Bibliotheek Utrecht kiest ook voor deze koers. Daarnaast staat de Bibliotheek Utrecht voor de opgave het vestigingennetwerk te herijken om mee te kunnen groeien met de stad (een groei van 100.000 inwoners tot 2040) en vestigingen beter te spreiden over de stad.

Een financieel tekort dwingt tot het maken van keuzes De Bibliotheek wordt geconfronteerd met een fors financieel tekort voor 2023 van € 1,3 miljoen, oplopend tot € 1,5 miljoen in de jaren daarna. Dit tekort wordt onder meer veroorzaakt door sterke prijsstijgingen voor onderhoud en energie. Met dit tekort is het niet mogelijk om de maatschappelijke functie te verbreden en het vestigingennetwerk te herijken. Wanneer de bestaande subsidieafspraak niet herzien wordt, kan dit tekort niet worden weggewerkt zonder vestigingen te sluiten.

Twee scenario’s maken keuzes op hoofdlijnen inzichtelijk In dit onderzoek zijn twee scenario’s doorgerekend.  In het bezuinigingsscenario wordt het tekort voor twee derde gevonden door het sluiten van vestigingen. De impact hiervan is groot: sluiting van naar schatting drie tot vijf vestigingen en nauwelijks ruimte voor nieuwe programma’s.  In het ontwikkelscenario wordt maximaal ruimte gemaakt voor de doorontwikkeling van de Bibliotheek Utrecht door uit te gaan van een vast bedrag aan subsidie per inwoner. Hierdoor kan de bibliotheek samen met gemeente en maatschappelijke partners invulling geven aan haar brede maatschappelijke rol. Tegelijkertijd kan de bibliotheek het vestigingennetwerk vernieuwen door de vestigingen beter over de stad te verdelen, ook met het oog op de groei tot 2040. Naast nieuwe subsidieafspraken zijn bij aanvang incidentele subsidies nodig.

Ontwikkelscenario vraagt om meer inhoudelijke uitwerking In dit onderzoek is het ontwikkelscenario op hoofdlijnen doorgerekend. Hierbij zijn een aantal aannames gedaan ten aanzien van het vestigingennetwerk. Het scenario vraagt om een meer inhoudelijke uitwerking. Het zou goed zijn wanneer gemeente en maatschappelijke partners daar de komende tijd de dialoog over aan gaan.

Duidelijkheid over financiële randvoorwaarden is snel geboden, maar kan niet los gezien worden van de inhoud De bereidheid van de gemeente om de subsidieafspraken te herzien, is alles bepalend voor de ruimte die geboden wordt om met elkaar na te denken over invulling van een ontwikkelscenario. Hier is sprake van een kip-ei probleem. Zonder een scherper zicht op de meerwaarde van een ontwikkelscenario bestaat de kans dat de wil om de subsidieafspraken te herijken niet groot is. Echter, zonder het perspectief dat ruimte geboden wordt door de subsidieafspraken (deels) te herzien, zal er weinig animo zijn om met elkaar een proces te starten om een ontwikkelscenario inhoudelijk verder uit te werken.

3

/ Inhoud /

Managementsamenvatting

3

/1

Introductie

5

1.1

Landelijke context

5

1.2 1.3

Ontwikkelingen in Utrecht Vraag

6 6

1.4 1.5

Aanpak Leeswijzer

7 8

/2

Context

9

2.1

Elke wijk een eigen karakter en samenstelling

9

2.2 2.3

De stad groeit Vestigingen

9 11

2.4 2.5

Financiën Stand van zaken

15 15

/3

Twee scenario’s

18

3.1 3.2

Knoppen Uitgangspunten van de twee scenario’s

18 20

/4

Bezuinigingsscenario

23

4.1

Sluiting van vestigingen

23

4.2 4.3

Beperking maatschappelijk aanbod Gedwongen ontslagen in de interne organisatie

24 25

4.4

Conclusies

25

/5

Ontwikkelscenario

26

5.1 5.2

Uitgangspunten ontwikkelscenario Doorrekening ontwikkelscenario

26 28

/6

Reflectie en vervolg

31

/A

Bijlagen

32

A.1

Demografische gegevens

32

A.2 A.3

Kerngegevens vestigingen Vestigingennetwerk ontwikkelscenario

32 33

A.4 A.5

Ontwikkeling subsidie ontwikkelscenario Ontwikkelscenario per variant per jaar t/m 2030

34 35

4

/ 1 Introductie 1.1

Landelijke context Bibliotheken zetten steeds meer in op educatie: lezen, digitale inclusie en een leven lang leren Vergeleken met de jaren ’90 zijn leden-uitleenaantallen van openbare bibliotheken in heel Nederland flink gedaald. Om deze trend te keren hebben bibliotheken en overheden de laatste jaren via een landelijke samenwerking een bredere invulling van de bibliotheek voor de 21e eeuw ontwikkeld en geïmplementeerd. De in 2015 ingegane Bibliotheekwet geeft daar de nodige ruimte voor. In de Wet staat namelijk dat bibliotheken plekken zijn voor kennis en informatie, ontwikkeling en educatie, lezen en literatuur, ontmoeting en debat en kunst en cultuur. Dezelfde brede opvatting van bibliotheekfuncties is ook terug te zien in het Bibliotheekconvenant 2020-2023, het centrale beleidsdocument waarin drie landelijke opgaven geformuleerd zijn:  Geletterde samenleving  Participatie- en informatiesamenleving (digitale inclusie)  Leven lang ontwikkelen.1 Bibliotheken ontwikkelen eigen programmering om aan deze opgaven te werken In heel het land werken openbare bibliotheken aan deze uitdagingen. Een belangrijke manier om dat te doen is via het organiseren van programma’s of door het bieden van ondersteuning. Zo heeft de Bibliotheek Utrecht Informatiepunten Digitale Overheid (IDO’s). Programmering is vaak specifieker gericht.

Er zijn bijvoorbeeld veel landelijke initiatieven die lezen onder kinderen bevorderen. De Kinderboekenweek en de Nederlandse Kinderjury zijn hier voorbeelden van. Ook voor de andere opgaven bestaan landelijke initiatieven. Op het gebied van digitalisering en basisvaardigheden geven bibliotheken cursussen als Digisterker en Tel je geld. Daarmee proberen openbare bibliotheken nadrukkelijker een buurtfunctie te vervullen Deze programmering moet aangeboden worden op een plek waar buurtbewoners zich thuis en veilig voelen. Daarom moet een bibliotheekvestiging een openbare, inclusieve en veilige omgeving bieden waar mensen elkaar kunnen ontmoeten, hun horizon kunnen verbreden en nieuwe ideeën kunnen ontdekken. Dit model wordt community library genoemd, ofwel ‘bibliotheek van de wijk’. Dit type bibliotheek wordt mede vormgegeven door de gemeenschap, en naast de uitleenfunctie neemt de vestiging een rol op zich op het gebied van ontmoeting en ontwikkeling. In openbare bibliotheken kan men dus steeds meer dan alleen boeken lenen Bibliotheken in Nederland nemen kortom een grotere publieke functie op zich door te werken aan maatschappelijke opgaven. Vooral in de grote steden positioneren bibliotheken zich uitdrukkelijker als maatschappelijke partij waar burgers informatie inwinnen, leren en elkaar ontmoeten.

Daarmee spelen ze in op grootstedelijke problematiek als armoede, segregatie en kansenongelijkheid. Financiën en ruimte beperken mogelijkheden tot programmering voor de wettelijke opgaven Te midden van deze ontwikkelingen kampen Bibliotheken in heel het land met teruglopende budgetten en beschikbare vierkante meters om diensten aan de burger aan te bieden. Dit dwingt tot het maken van keuzes over het type programmering en de inrichting van vestigingen.

Het Bibliotheekconvenant is sinds 30 september 2020 van kracht en werd gesloten door het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW), het Interprovinciaal Overleg (IPO), de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG), de Koninklijke Bibliotheek (KB), de Vereniging van Openbare Bibliotheken (VOB) en de Stichting Samenwerkende POI’s Nederland (SPN). 1

5

1.2

Ontwikkelingen in Utrecht Ook in Utrecht bieden ontwikkelingen kans de maatschappelijke waarde te vergroten In de gemeente Utrecht spelen meerdere ontwikkelingen waar de bibliotheek op in wil en kan spelen. Naast de IDO’s kan de bibliotheek, net als bibliotheken elders in het land, meer maatschappelijke waarde creëren door een rol op zich te nemen op het gebied van een Leven Lang Leren, het tegengaan van laaggeletterdheid en leesbevordering. Daarbij speelt de positionering, inrichting en rol van de vestigingen in de stad een belangrijke rol. De Bibliotheek Utrecht richt zich vooral op laaggeletterdheid en het stimuleren van lezen Taal is een belangrijk element in de ontwikkeling van mensen. Voor de jeugd is het van belang om het plezier in lezen te krijgen en dit vast te houden tot latere leeftijd om je te blijven ontwikkelen. Voor volwassenen en ouderen geldt dat zij hierin soms een achterstand hebben, laaggeletterd zijn, en daardoor minder makkelijk meedoen in de samenleving. De Bibliotheek Utrecht speelt op deze problemen in, door onder meer het initiatief De Bibliotheek op School, door Lees en Schrijf!-kasten met makkelijke boeken te onderhouden en door informatiepunten te bemensen. Het is de ambitie van de Bibliotheek dit type programmering uit te breiden en per vestiging te richten op de behoeften van de wijk.

Parallel hieraan richt de Bibliotheek Utrecht zich daarnaast de komende jaren intensief op het ontwikkelen van digitale vaardigheden van alle Utrechters. Tegelijkertijd speelt een verwachte groei van de stad met 100.000 inwoners tot aan 2040 Deze ontwikkeling staat niet op zichzelf. Zo groeit de stad hard en de Bibliotheek wil meegroeien, zowel fysiek als met de ondersteuning bij de maatschappelijke uitdagingen. Dit kan een nieuwe benadering vragen van de dekkingsgraad in de stad: mogelijk zijn er extra vestigingen nodig of kan de bibliotheek met een beperkt aantal grote vestigingen meer inwoners bedienen. Financiële ontwikkelingen beperken de herijking van de huisvestingsstrategie De speelruimte van de Bibliotheek Utrecht wordt daarbij ernstig beperkt door financiële tekorten die recent aan het licht zijn gekomen, oplopend tot € 1,5 miljoen in 2026. Dit maakt dat de herijking van de huisvesting vraagt om een positief effect op de kwaliteit van dienstverlening, maar op termijn ook kostenbesparend zal moeten werken. De Bibliotheek Utrecht zal opnieuw moeten nadenken over de invulling van de huisvesting Dit vraagt om nieuw beleid rondom de vestigingen. Een groot deel van de ontwikkelingen en opgaven hebben namelijk ook effect op de inrichting en positionering van de 13 locaties.

Dit vraagt een herijking van het vestigingennetwerk, zowel qua locatie in de stad als de invulling van deze vestigingen in de verschillende wijken.

1.3

Vraag De financiële uitdaging dwingt de bibliotheek het huisvestingsplan snel te herzien Een groot deel van de kosten van Bibliotheek Utrecht zijn gerelateerd aan huisvesting. In afwezigheid van extra subsidie is het om deze reden niet mogelijk het significante tekort op de begroting te dichten zonder kritisch te kijken naar het vestigingennetwerk.

6

AEF is gevraagd verschillende opties in beeld te brengen en uit te diepen Om koers te bepalen tussen het terugdringen van financiële tekorten en verbreding van de maatschappelijke taak en een visie op de herijking van de huisvesting heeft de Bibliotheek Utrecht adviesbureau Andersson Elffers Felix (AEF) ingeschakeld. Uitwerking van de effecten leiden tot twee scenario’s De Bibliotheek Utrecht vroeg om het ontwikkelen van huisvestingsscenario’s met verschillende ‘knoppen’ om de (financiële) gevolgen van strategische keuzes te vertalen. Dat heeft geresulteerd in twee scenario’s. Zo kan de bibliotheek in samenspel met het nieuwe college van B&W weloverwogen blijven inspelen op ontwikkelingen en koers bepalen voor de langere termijn.

De Bibliotheek Utrecht heeft AEF gevraagd de mogelijke gevolgen van de Utrechtse maatschappelijke ontwikkelingen en de inhoudelijke en financiële ontwikkelingen van de bibliotheek in verschillende huisvestingsscenario’s te schetsen. Het doel van het rapport is om in kaart te brengen welke veranderingen en effecten de komende jaren te verwachten zijn met betrekking tot de vestigingen en hoe dit financieel vertaalt in diverse knoppen die samen scenario’s vormen.

1.4

Aanpak Het schetsen van de ontwikkelingen en de twee mogelijke scenario’s heeft plaatsgevonden van januari tot en met april 2022. De volgende activiteiten zijn in deze periode door AEF uitgevoerd:  Er is gestart met een bureaustudie Om een beeld te vormen van de huidige status van de Utrechtse bibliotheekvestigingen is een bureaustudie verricht. Aan de hand van verschillende documenten, zijn recente ontwikkelingen samengevat. Relevante documenten die zijn bekeken hebben zijn onder meer de Ruimtelijke Strategie Utrecht 2040, het Meerjaren Onderhouds Plan (MJOP) en marktscans per wijk.  Alle vestigingen zijn bezocht Daarnaast zijn alle 13 vestigingen bezocht. Daarbij is per vestiging stilgestaan bij de sterke en zwakke punten, de manier waarop de vestiging momenteel functioneert, en de potentie.  De ontwikkelingen en mogelijkheden zijn vertaald naar knoppen Met kennis van de lopende en toekomstige ontwikkelingen zijn knoppen tot stand gekomen. Deze knoppen vertegenwoordigen de keuzes waar de bibliotheek voor staat vanwege het financiële tekort. Die knoppen kennen verschillende standen (d.w.z. keuzes) die de diversiteit in bijbehorende acties weergeven.

 Aansluitend is gekomen tot twee uitgewerkte scenario’s Nadat de knoppen zijn besproken, rekenen we twee scenario’s door:  Bezuinigingsscenario Dit scenario schetst een manier om het financiële tekort op korte termijn weg te werken.  Ontwikkelscenario Op basis van de toekomstvisie van de Bibliotheek Utrecht schetst dit scenario een manier om het huidige vestigingennetwerk door te ontwikkelen.

7

1.5

Leeswijzer  Hoofdstuk 1 is bedoeld als introductie van het vraagstuk.  In Hoofdstuk 2 schetsen we de huidige situatie en kijken we naar ontwikkelingen.  Hoofdstuk 3 laat zien aan welke knoppen gedraaid kan en beschrijft vervolgens de uitgangspunten van twee scenario’s: bezuinigen en ontwikkelen.  In hoofdstuk 4 wordt het bezuinigingsscenario verder uitgewerkt.  In hoofdstuk 5 schetsen we het ontwikkelscenario.  In hoofdstuk 6 sluiten we af met conclusies en aanbevelingen.

8

/ 2 Context Dit hoofdstuk schetst de huidige situatie waarbinnen de Bibliotheek Utrecht opereert. We bespreken de Utrechtse wijken, de te verwachten groei van de stad, de kwaliteit van het huidige vestigingennetwerk en de financiën. Daaruit ontstaat het beeld dat de financiën niet toereikend zijn om het huidige vestigingennetwerk te onderhouden of om het vestigingennetwerk te herijken om het beter te laten aansluiten bij het Utrecht van de toekomst. Er worden nog geen keuzes verbonden aan deze constatering. Dat gebeurt in hoofdstuk 3, hoofdstuk 4 en hoofdstuk 5, waarin knoppen worden uitgewerkt en twee verschillende manieren om hiermee om te gaan worden uitgewerkt: bezuinigen op het huidige vestigingennetwerk of het ontwikkelen van het netwerk in samenspel met de gemeente.

2.1

Elke wijk een eigen karakter en samenstelling Vanwege eerdere marktscans die de Bibliotheek Utrecht heeft uitgevoerd beschikt ze over een helder beeld van de huidige doelgroep per wijk. Daarvan worden er drie onderscheiden: West, Centrum, en Oost. Gezamenlijk dekken deze rayons de gehele stad, inclusief de delen van de stad die naar verwachting zullen groeien. De Bibliotheek onderscheidt verschillende doelgroepen, die ongelijk verdeeld zijn over de stad. Het onderscheid wordt vooral gemaakt op leeftijd en niveau van geletterdheid. Wijken met een relatief hoog percentage huishoudens dat risico loopt op (digitale) laaggeletterdheid hebben meer behoefte aan een bibliotheek van de wijk.

Elke wijk heeft andere kenmerken en uitdagingen. Zo wonen er veel kinderen in Vleuten-De Meern en Leidsche Rijn. In Noordwest (31%), Overvecht (75%), Zuid (23%-49%) en Zuidwest (55%) wonen veel huishoudens met het risico op (digitale) laaggeletterdheid. Om een community library te zijn, moet de bibliotheek collectie en programmering beter laten aansluiten op de doelgroep die in de buurt van de vestiging woont en de uitdagingen die in de buurt bestaan. In bijlage A.1 staat een tabel waarin voor de huidige vestigingen de doelgroepen staan beschreven.

2.2

De stad groeit De Utrechtse buurten zijn vanwege bevolkingsgroei aan grote verandering onderhevig. Zo vindt er serieuze stedelijke transformatie plaats in Overvecht om het leefklimaat in de wijk te verbeteren, maar ook om meer inwoners te kunnen huisvesten. Tegen 2040 verwacht de stad als geheel gegroeid te zijn met ongeveer 100.000 mensen. In de Bevolkingsprognose van de gemeente uit 2020 staan deze cijfers uitgesplitst op gebiedsniveau:2

2

Bevolkingsprognose 2020, Onderzoek & Advies (gemeente Utrecht), p. 9.

9

Figuur 1: Aantal inwoners per wijk, 1 januari 2020 en 2040 (prognose)

Zoals de figuur laat zien, is er vooral in Zuidwest, Leidsche Rijn, Binnenstad en Oost een bevolkingsgroei te verwachten. De vestiging aan de Neude kan deze verdichting in de binnenstad waarschijnlijk wel aan, evenals Leidsche Rijn Centrum in haar omgeving – al bedient deze vestiging op termijn een erg groot gebied. Voor Oost geldt dat er nu geen specifieke locatie in de buurt is en de afstand tot Neude vrij groot is. In Zuidwest (Merwedekanaalzone) is het de vraag of de ‘nieuwe inwoners’ zich op Kanaleneiland, Oog in Al of Hoograven gaan richten. De bevolkingsgroei heeft grote gevolgen voor wonen, mobiliteit en voorzieningen als bibliotheken. Om de stad leefbaar te houden moet de stad een langetermijnvisie ten uitvoer brengen. Deze visie werd recent gepresenteerd in de Ruimtelijke Strategie Utrecht 2040. Daarin worden verschillende uitgangspunten geformuleerd. De stad formuleert onder meer de ambitie om een tien minutenstad te zijn waarin Utrechters de belangrijke dagelijkse functies dichtbij woon- en werkomgeving kunnen vinden. Daar wordt expliciet bij vermeld dat maatschappelijke voorzieningen als welzijnsvoorzieningen, culturele voorzieningen en dagbestedingsvoorzieningen mee moeten groeien met de stad. Samen met partners wil de stad bepalen waar nieuwe locaties geopend kunnen worden. Daarnaast wil Utrecht meerdere kernen ontwikkelen, waar mogelijk binnenstedelijk.

De stad wijst verschillende (nieuwe) knooppunten aan, elk met een beoogde eigen identiteit en programmering:  Centrum: Binnenstad, Stationsgebied, Beurskwartier, Merwedekanaalzone  Noord-Noordwest, Leidsche Rijn Centrum, Lage Weide, Cartesius en Werkspoorkwartier, Zuilen  Overvecht  Utrecht Oost: Utrecht Science Park, Rijnsweerd, Galgenwaard en Lunetten Koningsweg  A12-zone: Papendorp, Stadseiland-Zuid (Woonboulevard, Westraven en MWKZ-deelgebied 6)  Leidsche Rijn, Vleuten en De Meern In deze gebieden plant de stad tot 2040 60.000 extra woningen, waarvan er in 2030 40.000 gebouwd moeten zijn, voornamelijk in Leidsche Rijn, het Stationsgebied en de Merwedekanaalzone.

10

Figuur 2: Ontwikkeling van de stad met nieuwe Stadscentra ( RSU 2040, gemeente Utrecht)

2.3

Vestigingen Bibliotheekvestigingen moeten van de wijk zijn en aansluiten bij lokale behoeften De vorige twee secties wezen op de diversiteit van de Utrechtse wijken en de sterke groei die de stad als geheel, maar geconcentreerd in enkele kernen, verwacht door te maken. Het huidige vestigingennetwerk sluit in beperkte mate aan op beide ontwikkelingen. De vestigingen zijn vaak ingericht met een standaardconcept en niet ‘van’ de wijk. Programmering kan zich beter toespitsen op de behoeften in de wijk dan het nu doet. Daarnaast is de bibliotheek zwaar aanwezig op enkele plekken in de stad, en op overige plekken juist afwezig. Dat geldt met name voor de wijken die gaan groeien. Om die te kunnen bedienen, moet het vestigingennetwerk aangepast worden. De Bibliotheek Utrecht heeft in totaal 13 vestigingen binnen de gemeente Utrecht Op de Neude bevindt zich de hoofdvestiging van Bibliotheek Utrecht. Daarnaast zijn er twaalf buurtvestigingen die zich in de verschillende wijken van Utrecht bevinden. Onderstaand kaartje geeft de locaties van de verschillende vestigingen geografisch weer. Vijf vestigingen zijn relatief klein (< 1.000 m2) en zeven vestigingen fors (1.000 m2 – 2.000 m2). De bibliotheek aan de Neude is verreweg het grootst met 9.377 m2.

11

Figuur 3: Vestigingennetwerk Bibliotheek Utrecht, 2022 (bron: Bibliotheek Utrecht), hierbij zijn de cirkels gebaseerd op de 10 minuten-redenering uit de RSU 2040

Op de kaart is zichtbaar dat het merendeel van de stad bediend wordt Op dit moment kennen de vestigingen een spreiding waarin de inwoners van de verschillende wijken over het algemeen redelijk goed bediend worden. Wel is zichtbaar dat in Utrecht Oost en Oudwijk geen eigen vestiging in de wijk is gepositioneerd, waardoor inwoners zich op de hoofdvestiging op de Neude (zullen moeten) richten. De vestiging in Oog in Al is ook bedoeld voor de inwoners van Lombok, maar wordt volgens medewerkers van de bibliotheek door deze inwoners slecht gevonden. Enkele vestigingen zijn (te) dicht bij elkaar gelegen, al bedienen zij verschillende wijken In Figuur 3 is zichtbaar dat de vestigingen in Zuid en Zuidwest Utrecht (Lunetten, Hoograven en Kanaleneiland), vrij dicht op elkaar liggen. Zeker voor Lunetten en Hoograven geldt dat zij (voor het grootste deel van inwoners van beide wijken) allebei goed te bereiken zijn. Hetzelfde geldt voor de vestigingen in Tuinwijk, Neude en Overvecht. Ook hier geldt dat deze relatief dicht bij elkaar gelegen zijn. Jeugdbibliotheek Waterwin bevindt zich tussen twee grote vestigingen: Leidsche Rijn Centrum en Vleuterweide. Bovendien bedient de vestiging Waterwin vergelijkbare doelgroepen als deze twee grotere vestigingen (zie ook paragraaf 2.1.1).

Tot slot is de (fiets)verbinding tussen de vestiging en Oog in Al en de hoofdvestiging in het centrum, Neude, relatief goed en snel te overbruggen.

12

Op dit moment zijn enkele ontwikkelingen zichtbaar rondom locaties Voor het aflopende contract in Hoograven, wordt momenteel oriënterend gekeken naar een ander (goedkoper) alternatief. Ook omdat er grote onderhoudsinvesteringen noodzakelijk zijn in de nabije toekomst en de situering op de eerste verdieping de zichtbaarheid (en dus gebruik) van de bibliotheek vermindert. In Lunetten loopt rondom het verzamelgebouw De Musketon een jarenlang traject om te komen tot een nieuwe inrichting van het gebouw, waarin de bibliotheek naar de benedenverdieping zal gaan. Tot op heden heeft de bibliotheek uitgesproken hier opnieuw zitting in te nemen. De doorgang van deze herinrichting (en de financiële effecten) hangt in belangrijke mate af van de deelname van het gezondheidscentrum. Dit is op dit moment nog onzeker. De locatie in Vleuterweide is bezig met een verbouwing en een programma van eisen om weer een goede locatie te worden. Zij hebben o.a. een deel van de vierkante meters verhuurd aan de naastliggende school.

Om de kwaliteit van enkele vestigingen te verhogen zijn investeringen nodig Er zijn in de loop der jaren diverse ‘concepten’ gebruikt om de vestigingen in te richten, wat maakt dat sommige locaties meer verouderd ogen dan andere. Dat is geen urgent probleem, aangezien dit per vestiging kan en mag verschillen. Er zijn echter ook verschillen in kwaliteit van bijvoorbeeld het niveau van (ICT-)functionaliteiten. Toewerken richting het model van de community library zou in verschillende tijdsblokken een investering vragen, te beginnen met de vestigingen waar dat het hardst nodig is.

Om de vestigingen van de Bibliotheek Utrecht aantrekkelijker te maken en beter aan te laten sluiten bij de wijken, zouden er verschillende investeringen nodig zijn. Naast de investeringen in het interieur van een aantal vestigingen, zou het ook wenselijk zijn om de openingstijden te verhogen. Daarvoor is een voor de hand liggende optie het aanschaffen van het Open+-systeem, waarmee in Scandinavië veel gewerkt wordt. Dit systeem zorgt ervoor dat leden voor en na sluitingstijd met een pasje bij de bibliotheek naar binnen kunnen zonder dat daar een medewerker voor aanwezig hoeft te zijn. In Putten is al een bibliotheekvestiging met dit systeem, en in Rotterdam wil men hier ook mee gaan werken.

Kosten per vierkante meter, lid, uitleen en bezoeker verschillen sterk per vestiging Een vestiging kost meer dan alleen de huisvestingskosten. Om een benadering te krijgen van de totale kosten van een vestiging, is het van belang om ook te kijken naar personeelskosten per vestiging en overige kosten, zoals servicekosten en energiekosten. Onderstaande tabel geeft de totale kosten weer per vestiging. Daarbij zijn bezoekers- en uitleencijfers uit 2019 gebruikt, omdat recentere cijfers geen representatief beeld geven vanwege de coronacrisis. In bijlage A.2 zijn twee tabellen opgenomen waarin de informatie uitgebreider staat.

13

Tabel 1: Kosten per vestiging, verdeeld over m2, leden, uitleencijfers en bezoekerscijfers3

Vestiging

m²

% inw. lid

Totale kosten

Kosten per m²

Kosten per lid

Kosten per uitleen, 2019

Kosten per bezoeker, 2019

Overvecht Lunetten

1.501 1.101

15% 18%

€ 610.000 € 270.000

€ 406 € 245

€ 120 € 135

€ 3,90 € 3,60

€ 5,25 € 7,30

De Meern Vleuten-Dorp

478 177

25% 11%

€ 180.000 € 90.000

€ 377 € 508

€ 60 € 90

€ 2,00 € 1,90

€ 4,40 € 2,90

Hoograven Waterwin

1.242 211

16% 18%

€ 560.000 € 100.000

€ 451 € 474

€ 110 € 50

€ 3,20 € 1,90

€ 6,90 € 3,85

Kan. eiland LRC**

1.092 1.818

13% 22%

€ 500.000 € 1.110.000

€ 458 € 611

€ 165 € 160

€ 7,15 € 4,00

€ 6,75 € 8,95

Oog in Al Neude***

697 9.377

17% 27%

€ 280.000 € 3.770.000

€ 402 € 402

€ 55 € 165

€ 1,40 € 5,00

€ 2,85 € 8,50

Vleuterweide Tuinwijk*

1.525 480

34% 14%

€ 810.000 € 220.000

€ 531 € 458

€ 80 € 55

€ 2,40 € 1,35

€ 5,65 € 4,05

Zuilen*

1.105

17%

€ 300.000

€ 271

€ 75

€ 2,25

€ 4,30

TOT./GEM.

20.804

20%

€ 8.800.000

€ 423

€ 120

€ 3,50

€ 6,60

* Panden in eigendom: hierdoor zijn de huisvestingskosten lager ** Bij Leidsche Rijn Centrum is een deel van de investering opgenomen in de huurprijs: hierdoor zijn deze kosten in werkelijkheid hoger. Hierop is gecorrigeerd in de huisvestingskosten in de tabel. *** De centrale bibliotheek was in 2019 nog gevestigd aan de Oude Gracht. In 2020 verhuisde deze naar De Neude. Voor het gemak spreken we van “Neude”.

Leidsche Rijn Centrum is, na een kleine correctie op de huurprijs, de duurste per vierkante meter. Ook Vleuterweide zit ruim boven de 500 euro per m². De erg kleine vestiging in Vleuten-dorp scoort ook relatief hoog. Zuilen (eigendom van de bibliotheek) en Lunetten zijn juist goedkoop. Deze relatieve kosten veranderen wanneer we kijken naar de kosten per bibliotheeklid in de wijk. Kijkend naar deze kosten springen de Neude, Kaneleneiland en Leidsche Rijn Centrum eruit, gevolgd door Lunetten. Overvecht en Hoograven scoren rond het gemiddelde. De overige vestigingen zijn goedkoper. Deze trend is ongeveer hetzelfde voor de kosten per uitleen en kosten per bezoeker.

Een aantal zaken vallen op aan de cijfers per vestiging. De centrale vestiging aan de Neude kende een ongelukkige start vanwege de coronacrisis, waardoor deze vestiging zich nog niet ten volle heeft kunnen bewijzen. In Kanaleneiland zijn de kosten relatief hoog, zeker in relatie tot het aantal uitleningen. Dit kan niet los worden gezien van het lage percentage leden in de wijk. Dit heeft aandacht nodig vanwege de kansenongelijkheid in de wijk. Vanwege de lagere kosten presteren de vestigingen in eigen bezit, Zuilen en Tuinwijk, goed. De vestiging in Vleuterweide heeft een hoge prijs per vierkante meter maar tegelijkertijd het hoogste percentage leden in de wijk. Daardoor vallen de kosten per lid en uitleen mee.

Deze bedragen zijn exclusief afschrijvingskosten. Deze worden als aparte post bijgehouden. In 2022 bedroegen deze kosten € 382.000. 3

14

2.4

Financiën De inkomsten en uitgaven zijn vergelijkbaar met andere bibliotheken in grote steden Er is een blik geworpen op het jaarverslag van 2020, waarin ook de vergelijkende cijfers van 2019 zichtbaar zijn (zonder geldende coronamaatregelen). Aan de kant van de inkomsten bestaat het grootste deel (89%) uit de subsidies. Naast gebruikersinkomsten (8%) en opbrengsten voor dienstverlening (3%), zijn er nog wat kleine overige baten. In de uitgaven ligt de nadruk sterk op personeel (52%), huisvesting (26%) en collectie en media (8%). Dit sluit aan bij het beeld dat wij ook zien bij de andere G4-gemeenten. De laatste maanden komen echter financiële tegenvallers aan het licht Zoals al in de introductie opgemerkt, staat de bibliotheek voor financiële opgaven. Deze raken veelal aan huisvesting. Belangrijke oorzaken liggen op forse prijsstijgingen van onderhouds- en energiekosten en te ambitieuze financiële afspraken in 2013. Dit legt een grote druk op de exploitatie. Ook zijn er extra uitgaven nodig dan oorspronkelijk begroot aan ICT, innovatie en organisatieontwikkeling. Dit is nodig om de organisatie toekomstbestendig te maken.

Stijgende kosten van onderhoud en energie doen uitgaven stijgen Het meerjarenonderhoudsplan (MJOP) geeft aan dat er de komende jaren (forse) investeringen nodig zijn om de kwaliteit van huisvesting en dienstverlening te kunnen blijven bieden op de bestaande locaties. De beschikbare financiële voorzieningen zijn hiervoor niet altijd toereikend, waardoor extra middelen noodzakelijk zijn. Ook laten de stijgende prijzen voor gas en elektra laten de gebruikskosten op de vestigingen fors toenemen. Dit zou kunnen oplopen tot € 815.000 structurele meerkosten per jaar. Te ambitieuze financiële afspraken uit 2013 drukken op de begroting Bij de verzelfstandiging van de Bibliotheek Utrecht maakte men met de gemeente afspraken over een subsidiesuppletie. Dit hield in dat er in de beginjaren een extra bijdrage op de subsidie kwam in de veronderstelling dat de subsidie later gekort zou kunnen worden vanwege bezuinigingen en taakstellingen. Een aantal risico’s die destijds geïdentificeerd werden, zijn uitgekomen. Daarmee drukt de korting op de subsidie, oplopend tot € 400.000 in 2026, op de begroting. Gemiddeld bedraagt de korting tot 2032 ca. € 270.000 per jaar.

In 2022 is er een financieel tekort voorzien, dat bij onveranderde koers oploopt tot € 1,5 miljoen in 2026. Dit bedrag komt voort uit de extra kosten voor het MJOP, de subsidieafspraken uit 2013 en de extra kosten voor ICT, innovatie en organisatieontwikkeling.

2.5

Stand van zaken In de voorafgaande pagina’s zijn verschillende ontwikkelingen benoemd die de huidige situatie van de Bibliotheek Utrecht kenmerken. Dit zijn enerzijds interne ontwikkelingen (de status van het vestigingennetwerk en hun onderhoud; het oplopende financiële tekort) en anderzijds externe ontwikkelingen (de groei van de stad; maatschappelijke uitdagingen waarbij de bibliotheek geacht

15

wordt om te helpen). Hier zetten we deze ontwikkelingen op een rij, om deze in het volgende hoofdstuk te vertalen naar keuzes. Utrecht groeit de komende decennia; de bibliotheek zal hier op in moeten spelen Zoals de analyse in paragraaf 2.2 laat zien groeit Utrecht richting 2040 met 100.000 inwoners. Dit vraagt ook om een herijking van het vestigingennetwerk: zit de bibliotheek nog op de juiste plaatsen? De vestigingen moeten bijdragen aan beleidsinhoudelijke doelen van de stad Utrecht De in 2015 ingegane Bibliotheekwet geeft aan dat bibliotheken plekken zijn voor kennis en informatie, ontwikkeling en educatie, lezen en literatuur, ontmoeting en debat en kunst en cultuur. Dezelfde brede opvatting van bibliotheekfuncties is ook terug te zien in het Bibliotheekconvenant 2020-2023, het centrale beleidsdocument waarin drie landelijke opgaven geformuleerd zijn: Geletterde samenleving, Participatie- en informatiesamenleving en Leven lang ontwikkelen. De Bibliotheek Utrecht kán ook een belangrijke bijdrage leveren aan beleidsdoelen van de gemeente, maar om dit te optimaliseren zijn aanpassingen nodig in de huidige infrastructuur. De bibliotheek wil de inrichting meer laten aansluiten bij (de behoefte van) de wijk Het model van de community library is o.a.

gestoeld op het zoveel mogelijk laten aansluiten van de inrichting op de bezoekers van de wijk en de vestigingen meer als centraal punt van de wijk te laten fungeren. Het zou een soort ‘Huis van de Wijk’ kunnen zijn. Naast het onderhoud zijn hier de komende jaren investeringen voor nodig, omdat er momenteel veelal nog gewerkt wordt met (voorbewerkte en daarmee uniforme) inrichtingsconcepten. Met aanpassingen in de inrichting, mogelijk met hulp van buurtbewoners, krijgen de vestigingen een eigen uitstraling. Het is nodig kritisch te kijken naar het multifunctioneel gebruik van de huisvesting Gegeven bovengenoemde opgaven, wordt er een andere manier van werken gevraagd. Daar gaat de organisatie zelf mee aan de slag. Aanpalend speelt of de huisvesting van bibliotheek niet multifunctioneler gebruikt zou kunnen worden, in samenwerking en nauwe verbinding met maatschappelijke (educatieve) partners die programmering aanbieden. In andere steden, zoals Amsterdam, brengt dit een dynamiek van samenwerken en elkaar versterken op gang. Dit is in Utrecht ook al aan de gang in projecten, maar kan verder worden uitgebreid. In de uitwerking van het ontwikkelscenario gaan we hier verder op in.

De financiële last van het verleden en actuele prijsstijgingen drukken echter sterk op de huisvestingskosten en exploitatie Onder meer afspraken over een subsidiesuppletie (met betrekking tot verwachte inverdieneffecten van verzelfstandiging) en forse prijsstijgingen voor energie en onderhoud zorgen voor extra kosten. Dat tekort loopt op tot structureel € 1,5 miljoen in 2026. Met huidige financieringsstructuur kan niet of nauwelijks worden ingespeeld op bovenstaande ontwikkelingen. In onderstaande tabel zijn de benodigde investeringen en meerkosten weergegeven aan de hand van de geschetste ontwikkelingen, waarbij is aangegeven of dit structureel of incidenteel van aard is. De opgenomen bedragen zijn schattingen die in samenwerking met Bibliotheek Utrecht zijn gemaakt. Voor de investeringen in de ruimere openingstijden via Open+, wordt in april een offerte verwacht met een specifiekere inschatting van de benodigde investeringen.

16

Tabel 2: Ontwikkelingen en kosten

Ontwikkeling A. Stijging huisvestingskosten

Incidenteel -

Onderhoudskosten Energiekosten

Structureel per jaar € 625.000 - € 815.000 € 500.000 € 125.000 - € 315.000

B. Inrichting vestigingen € 200 per m2 * 10.000 m2 / 10 jaar

-

€ 200.000

C. Groei van de stad D. Ruimere openingstijden

Is uitgevraagd

Nader te bepalen Nader te bepalen

E. Bredere functie en IT F. Samenwerking partners

Geen direct onderdeel van huisvestingskosten Geen direct onderdeel van huisvestingskosten

Probleemstelling De situatie van de Bibliotheek Utrecht is kort te beschrijven in drie elementen: -

De huidige vestigingen sluiten niet geheel aan bij de behoeften van de wijk en zijn niet allemaal voldoende in staat om invulling te geven aan het model van community library;

-

Het huidige vestigingennetwerk is ongelijk verdeeld over de stad en sluit te weinig aan bij de te verwachte groei tot 2040;

-

Een financieel tekort van € 1,5 miljoen maakt het onmogelijk om te investeren in het aangaan van beide uitdagingen.

17

/ 3 Twee scenario’s De ontwikkelingen die aan het eind van het vorige hoofdstuk geschetst werden, impliceren harde keuzes voor de bibliotheek. Dit hoofdstuk zet de knoppen waaraan gedraaid kan worden op een rij om vervolgens twee scenario’s beschrijven: bezuinigen en ontwikkelen. De consequenties van deze twee scenario’s worden in hoofdstukken 4 en 5 beschreven.

3.1

Knoppen Kijkend naar de ontwikkelingen en bijbehorende financiële effecten is toegewerkt naar knoppen waarmee ingespeeld kan worden op de lopende ontwikkelingen. Er zijn keuzes te maken over de spreiding, inrichting en het aantal van vestigingen. Deze elementen hebben we op een rij gezet. Ze zijn te zien als ‘knoppen’ waaraan de Bibliotheek Utrecht kan draaien om tot een integrale huisvestingsstrategie te komen. De volgende knoppen zijn te onderscheiden:  1: Aanpak onderhoud MJOP Het Meerjaren Onderhoudsplan (MJOP) laat zien dat het nodig is de komende jaren kosten te maken voor het onderhoud in de vestigingen. Dit is een gegeven en hier kan maar op één manier mee omgegaan worden, ongeacht het scenario:  Noodzakelijk: in beide scenario’s is het MJOP een gegeven We constateren dat het onderhoud hoe dan ook uitgevoerd moet worden en dat er met het oog op goede bedrijfsvoering geen verschillende mogelijkheden wenselijk zijn. Boekhoudkundig kunnen de kosten met behulp van voorzieningen gespreid worden.  2: Herinrichten vestigingen In de vestigingen wordt veelal gewerkt met gestandaardiseerde concepten in de inrichting. De sterke wens is om de inrichting aan te laten sluiten bij de wijk als community library.

Het tempo waarmee de vestigingen veranderen kan verschillend zijn:  Niet investeren Blijven vasthouden aan de reguliere vervangstermijn van inrichting van 15 jaar per vestiging.  Gefaseerd investeren Tussentijds investeren om de vestigingen meer in verbinding te brengen met de wijk.  3: Openingstijden verruimen Er bestaat een maatschappelijke behoefte naar het verruimen van de openingstijden. Niet alleen om de huidige bezoekers meer tijd te geven om gebruik te maken van de bibliotheek, maar ook om eventueel andere programmering te bieden en daarmee een breder publiek te bereiken. Hier zijn twee mogelijkheden in te onderscheiden:  Niet verruimen of beperken De openingstijden hetzelfde houden als momenteel (vóór de coronamaatregelen) het geval is, of, indien nodig, zelfs nog iets beperken.  Verruimen, o.a. met Open+ Met Open+ kunnen leden met een toegangscode de bibliotheek betreden.

18

 4: Duurzaamheidsopgave i.r.t. de energiekosten Met de stijgende energiekosten én de doelstellingen uit het Klimaatakkoord is het de overweging waard te investeren in duurzaamheid, bijvoorbeeld in isolatie of zonnepanelen. Hier komen via andere wegen inkomsten voor. Daarom wordt hier niet verder op ingegaan:  Investeringen volgen uit landelijke middelen - buiten scope Hier komen vanuit het Rijk middelen voor en wordt daarom niet meegenomen in dit onderzoek. Financiering moet uit andere bronnen komen.  5: Inrichting vestigingennetwerk Gezien de groei van het aantal inwoners de komende jaren, in combinatie met de toenemende maatschappelijke rol van de bibliotheek, wordt gekeken naar het vestigingennetwerk. Dit heeft echter ook financiële consequenties, wat twee mogelijkheden schetst:  Krimpen: vestigingen sluiten of samenvoegen Het aantal buurtvestigingen krimpt, door sluiting of door het noodzakelijk laten samenvoegen van vestigingen.  Meegroeien met de stad: herijking van het vestigingennetwerk De ligging en grootte van de buurtvestigingen wordt opnieuw bekeken. Mogelijk openen er op andere plekken nieuwe vestigingen, sluiten er elders vestigingen of worden vestigingen op een andere manier samengevoegd. Het doel is het verder ontwikkelen en beter aansluiten bij (de behoefte van) de doelgroep in de betreffende wijk.

 6: Maatschappelijke rol en aanbod De veranderende rol van de bibliotheek heeft direct effect op het aanbod. Dit kan op twee verschillende manieren worden aangevlogen:  Beperkt Scherpe keuzes in het aanbod.  Ruimer: extra inzet op lezen, leren en digitale vaardigheden Vergroten van maatschappelijke rol en positie door ruimer aanbod. Er worden nieuwe programma’s ontwikkeld en hiervoor worden investeringen gedaan in o.a. personeel en materiaal.  7: Samenwerking met partners Bij het al dan niet vergroten van de maatschappelijke rol en aanbod zal vaak ook gekozen worden voor de samenwerking met partners. Expertise wordt niet allemaal in huis gehaald, maar wordt door samenwerking ingebracht, zoals dat nu ook al voor enkele projecten het geval is. Daar zijn ten opzichte van de huidige situatie twee uitersten zichtbaar:  Verminderen De samenwerking met (maatschappelijke) partners wordt verminderd. Dit hangt samen met het beperken van de huisvesting en de dienstverlening.  Vergroten Er wordt gekeken naar nieuwe projecten, waarin met partners wordt samengewerkt. Hier hoort onder andere ook het multifunctioneel gebruik van locaties bij: de bibliotheek deelt de ruimten met andere maatschappelijke partners, waar zij intensief mee samenwerken.

19

 8. Vergroten eigen inkomsten Naast de besparingen en investeringen aan de kant van de kosten, heeft de Bibliotheek Utrecht de wens om de eigen inkomsten te vergroten. Dit gaat in dit onderzoek niet zozeer om de groei van de lidmaatschapsgelden, maar juist om het delen van huisvestingskosten met anderen. We constateren dat dit de wens is. Dit zou kunnen op verschillende manieren:  I. Aanvullend aanbod (door partners) Door vestigingen anders in te richten binnen de openingstijden of beschikbaar te stellen aan partners buiten de openingstijden kunnen kosten van vestigingen gedeeld worden. Idealiter met een verruiming van het educatieve aanbod, zoals cursussen e.d..  II. Zaalhuur vergroten Door het vergroten van de zaalverhuur kunnen inkomsten gegenereerd worden. Vooralsnog bieden de buurtvestigingen hier nog zeer beperkt ruimte voor, maar de hoofdvestiging aan de Neude heeft groeipotentie.  III. Onderhuur vergroten Met permanente onderverhuur aan maatschappelijke partners kunnen kosten worden gedeeld, terwijl de vestigingen de stad meer maatschappelijke waarde bieden. Ook hier geldt dat er eerst ruimte gemaakt zal moeten worden op de vestigingen door kritisch te kijken naar de huidige inrichting.  IV. Inkomsten uit horeca Met het toevoegen van (lokale) horeca kunnen inkomsten vergroot worden en de buurtvestigingen meer het gevoel van een ‘huiskamer’ geven.

Hier hoort aan de kant van investeringen dan mogelijk ook het toevoegen van een keuken bij.  9: Verhouding eigendom/huur Momenteel bezit Bibliotheek Utrecht twee van de dertien vestigingen: Tuinwijk en Zuilen. Een aanpassing in de verhouding tussen eigendom en huur van vestigingen is denkbaar gezien de herijking van het vestigingsbeleid.  Eigendom afstoten De panden in Zuilen en Tuinwijk verkopen en gaan huren. Hiermee vervalt ook de taak van de bibliotheek om zelf verantwoordelijk te zijn voor het onderhoud op deze locaties, wat niet per se een kerntaak is van de bibliotheek.  Eigendom breed inzetten Anderzijds is het makkelijker om met eigen panden iets nieuws te proberen. Beide locaties worden opgenomen in de herijking en waar mogelijk op geïnvesteerd en verder ontwikkeld. Daaronder valt het verbreden van de rol van het pand, door het toevoegen van horeca of intreding van een maatschappelijke (educatieve) partner.

3.2

Uitgangspunten van de twee scenario’s Er zijn twee lijnen zichtbaar: noodzaak tot bezuinigen of ruimte voor ontwikkelen Gezien de financiële druk die de tekorten hebben op de begroting is het eigenlijk noodzakelijk om te bezuinigen. Dit is mogelijk door aan verschillende knoppen te draaien. Kiezen voor het verlagen van de kosten heeft grote consequenties voor het vestigingennetwerk omdat hier een groot deel van de kosten naartoe gaat. Het is belangrijk te beseffen dat het niet mogelijk is te bezuinigen zonder een aantal vestigingen te sluiten en dat hier op de korte termijn ook frictiekosten optreden voor het

20

afkopen van contracten van locaties en medewerkers, het leeghalen van vestigingen en de inhuur van externe (juridische) expertise met betrekking tot locaties (in huur of eigendom). Het sluiten van een groot aantal vestigingen zou een onwenselijke uitkomst zijn voor de stad Utrecht. Daarom is ook een mogelijk ontwikkelscenario in kaart gebracht. Hierin worden ook kosten bespaard, maar wordt er ook vanuit gegaan dat de Bibliotheek meegroeit met de stad. Door vestigingen te fuseren, uit te gaan van een vast bedrag aan subsidie per inwoner en in nieuwe vestigingen de samenwerking met partners op te zoeken, kan de bibliotheek zich verder ontwikkelen, efficiënter werken en meer maatschappelijke waarde leveren. Ook in het ontwikkelscenario moet het vestigingennetwerk herijkt worden, maar is sprake van een combinatie van sluiten van een deel van bestaande vestigingen en het openen van nieuwe vestigingen. Het gesprek over de precieze invulling van het ontwikkelscenario wil de Bibliotheek de komende tijd voeren met gemeente en maatschappelijke partners. Het ontwikkelscenario in dit rapport schetst de financiële randvoorwaarden van één scenario op hoofdlijnen.

Scenario 1: Bezuinigen Primair gericht op het terugdringen van de kosten met € 1,5 miljoen per jaar. Dit leidt tot: -

Sluiting van een aantal vestigingen, mogelijk ook in kwetsbare wijken;

-

Beperking van openingstijden van de vestigingen;

-

Beperking van de verandering van de inrichting van bibliotheken als community library;

-

Beperking van het maatschappelijk-educatieve aanbod in de vestigingen;

-

Gebruik van m² ten behoeve van commerciële verhuur ten koste van eigen programmering en het faciliteren van partners in de stad. Met name voor hoofdvestiging Neude.

Scenario 2: Ontwikkelen Gericht op het terugdringen van de kosten én ontwikkelen van de bibliotheek. Dit vraagt: -

Herschikking van het aantal vestigingen aan de hand van de groei van de stad. Dit leidt tot sluiting én opening van andere vestigingen, bijvoorbeeld door vestigingen te combineren;

-

Ontwikkelen van nieuwe bibliotheekconcepten: met behulp van Open+ het pand multifunctioneel gebruiken en de openingstijden verruimen;

-

Gerichte en gefaseerde investeringen in de inrichting om buurtvestigingen in aansluiting met de wijk klaar te maken voor de toekomst;

-

Het innemen van een stevigere positie in de maatschappelijke opgaven die voorliggen, in nauwe samenwerking met maatschappelijke (educatieve) partners. Onder andere ook door het multifunctioneel gebruiken van panden met samenwerkingspartners.

De consequenties van bovenstaande uitgangspunten voor de verschillende keuzes binnen het knoppenmodel zijn:

21

Tabel 3: Vertaling knoppen naar verschillende scenario’s

Knoppen 1: Aanpak onderhoud MJOP 2: Herinrichten vestigingen 3: Openingstijden verruimen 4: Duurzaamheidsopgave i.r.t. energiekosten 5: Inrichting vestigingennetwerk 6: Maatschappelijke rol en aanbod 7: Samenwerking met partners 8: Vergroten eigen inkomsten 9: Verhouding eigendom/huur

Scenario 1: Bezuinigen Scenario 2: Ontwikkelen Noodzakelijk, in beide scenario’s een gegeven Niet investeren Niet verruimen of beperken

Gefaseerd investeren Verruimen, o.a. met Open+

Investeringen volgen uit landelijke middelen, buiten scope Krimpen: vestigingen sluiten of samenvoegen

Meegroeien met de stad: herijking van vestigingen

Beperkt: wettelijke taak

Ruimer: extra inzet op lezen, leren en digitale vaardigheden

Verminderen Vergroten Vergroten waar mogelijk Eigendom afstoten

Eigendom breed inzetten

22

/ 4 Bezuinigingsscenario Het bezuinigingsscenario vraagt harde keuzes, met name als het gaat om de vestigingen In deze paragraaf werken we de scenario’s verder uit en maken we inschattingen voor de financiële vertaling. Daarbij maken we zo concreet mogelijk welke investeringen of noodzakelijke besparingen nodig zijn. We geven ook de te verwachte maatschappelijke en interne consequenties weer. Alles in dit scenario is erop gericht om het tekort van € 1,5 miljoen per jaar weg te werken. Het is geen gegeven dat alle bezuinigingen (rechtstreeks) uit de huisvesting hoeven komen; ook in de interne organisatie zal een deel van het bedrag vrijgespeeld kunnen worden. Daarom gaan we er in dit scenario vanuit dat de € 1,5 miljoen per jaar voor € 1 miljoen uit de huisvesting gehaald wordt. Het budget uit de subsidies en andere inkomsten blijven de komende jaren in dit scenario vrijwel gelijk. Om de bezuiniging te realiseren zijn verschillende (bezuinigings)elementen nodig, waaronder in elk geval het sluiten van vestigingen.

We kwantificeren enkel de elementen die direct betrekking hebben op de huisvesting:

4.1

-

Sluiting vestigingen

-

Beperking maatschappelijk aanbod

-

Gedwongen ontslagen als gevolg van sluiting van vestigingen

Sluiting van vestigingen Er is gekeken naar de kosten voor huisvesting, personeel en overige gerelateerde kosten per vestiging. Dit geeft het volgende beeld gerangschikt o.b.v. opzegtermijnen: Tabel 4: Contractduur en kosten vestigingen t.b.v. Bezuinigingsscenario (bedragen afgerond op € 10.000)

Vestiging

Eind contract

Opzegtermijn

Huisvesting

Personeel*

Overig**

Totaal

Overvecht Lunetten

Onb. tijd Onb. tijd

3 mnd. 3 mnd.

€ 280.000 € 140.000

€ 260.000 € 100.000

€ 70.000 € 30.000

€ 610.000 € 270.000

De Meern Vleuten-dorp

Onb. tijd dec 2022

3 mnd. 12 mnd.

€ 90.000 € 60.000

€ 70.000 € 20.000

€ 20.000 € 10.000

€ 180.000 € 90.000

Hoograven Waterwin

aug 2023 sep 2024

12 mnd. 12 mnd.

€ 300.000 € 40.000

€ 200.000 € 50.000

€ 60.000 € 10.000

€ 560.000 € 100.000

Kan. eiland LRC

sep 2025 feb 2029

6 mnd. 24 mnd.

€ 200.000 € 580.000

€ 250.000 € 440.000

€ 50.000 € 140.000

€ 500.000 € 1.160.000

Oog in Al Neude

mrt 2033 nov 2039

6 mnd. 24 mnd.

€ 120.000 € 1.680.000

€ 130.000 € 1.310.000

€ 30.000 € 780.000

€ 280.000 € 3.770.000

Vleuterweide Tuinwijk

jun 2048 Bezit

12 mnd. n.v.t.

€ 380.000 € 50.000

€ 340.000 € 150.000

€ 90.000 € 20.000

€ 810.000 € 220.000

Bezit

n.v.t.

€ 70.000

€ 190.000

€ 40.000

€ 300.000

€ 3.980.000

€ 3.510.000

€ 1.350.000

€ 8.840.000

Zuilen TOTAAL

* Personeel betreft personeel in dienstverlening en niet overig personeel voor bijvoorbeeld programmering ** Overige kosten betreffen onder meer schoonmaak-, energie- en beveiligingskosten

23

Verschillende criteria spelen een rol bij het sluiten van vestigingen Om op korte termijn € 1 miljoen te besparen op huisvesting is het eerste criterium dat vestigingen contractueel gezien op korte termijn kunnen sluiten. Volgens bovenstaande tabel vallen er acht vestigingen in die categorie: zes met een contract dat uiterlijk 2024 afloopt, en twee vestigingen in eigen bezit. Hier zou in 2022, 2023 en 2024 al actie op ondernomen kunnen worden. Andere vestigingen zouden in theorie ook gesloten kunnen worden, maar vanwege het afkopen van het contract zou dat tot extra frictiekosten leiden. De taak van de bibliotheek en de stad is om vast te stellen welke vestigingen gezamenlijk een structurele bezuiniging van € 1 miljoen opleveren met het minste negatieve maatschappelijke effect. Er zijn verschillende combinaties mogelijk. Zo kan er gekozen worden om meerdere goedkope vestigingen open te houden, of om duurdere vestigingen op te houden in wijken waar aanwezigheid gewenst is. Om een keuze te maken, kan gekeken worden naar de kwaliteit en prestaties (leden, uitleningen, bezoeken) van vestigingen die in paragraaf 2.3 worden genoemd.

Voor een besparing van € 1 miljoen moeten minstens twee, maar waarschijnlijker drie tot vijf, vestigingen sluiten Recentelijk heeft de Bibliotheek Utrecht een nieuwe centrale vestiging aan de Neude (ter vervanging van de vestiging aan de Oudegracht) en een nieuwe vestiging in Leidsche Rijn geopend. Ervan uitgaande dat deze vestigingen niet in aanmerking komen voor sluiting, maakt tabel 4 duidelijk dat er minstens twee, maar waarschijnlijk drie tot vijf, vestigingen moeten sluiten om tot de beoogde € 1 miljoen per jaar te komen. De doelstelling kan ook behaald worden door een groter aantal goedkopere vestigingen te sluiten.

Maatschappelijk heeft het sluiten van de genoemde vestigingen grote consequenties -

Inhoudelijk: het sluiten van de vestigingen in kwetsbare wijken leidt tot een onwenselijke situatie omdat zij dan geen bibliotheekvestiging meer hebben in de buurt. In deze wijken heeft de bibliotheek een grote maatschappelijke functie in het leren en ontwikkelen van de inwoners van de wijk. Zo hebben meerdere wijken aanzienlijke groepen inwoners die een risico lopen op (digitale) laaggeletterdheid (zie bijlage A.1). Bovendien bevinden sommige vestigingen zich dichtbij kernen die de stad Utrecht wil gaan ontwikkelen via de RSU 2040. De Bibliotheek Utrecht moet deze stedelijke ontwikkeling meenemen in de overweging.

-

Beleidsmatig: er kan onmogelijk worden voldaan aan de beleidsambities van de gemeente. Doordat er geen groei maar juist krimp in het aantal vestigingen plaatsvindt in dit scenario wordt niet voldaan aan de gewenste dekkingsgraad van de 10-minutenstad die Utrecht in 2040 wil zijn.

4.2

Beperking maatschappelijk aanbod De organisatie is er in dit bezuinigingsscenario op gericht om haar kerntaken zo goedkoop en efficiënt mogelijk uit te voeren. Naast het sluiten vestigingen, stagneert ook de bredere groei of loopt terug. Kosten blijven anders namelijk alsnog toenemen en die ruimte is er niet. Dat betekent dat de bibliotheek in dit scenario in beperkte mate bijdraagt aan de beleidsinhoudelijke doelen van de stad Utrecht. Dit betekent o.a. dat de openingsuren van de vestigingen die nog actief zijn, verkleind worden en dat een aantal projecten wordt stopgezet, tenzij dit kostenneutraal kan worden ingevuld.

24

Ook het beperken van het aanbod heeft consequenties voor de maatschappelijke waarde van de bibliotheek -

Maatschappelijke rol verkleint, zeker in de wijken zonder eigen vestiging: de ingezette koers van een bredere functie in het leren en ontwikkelen van inwoners wordt weer afgebouwd. Met name in de wijken waar een locatie sluit, wordt de rol van de bibliotheek en al haar functionaliteiten beperkt. Sluiting staat bovendien haaks op de ontwikkelingsplannen die de stad Utrecht heeft voor verschillende stadskernen, waar ze streeft naar het op peil houden of verhogen van het aantal voorzieningen.

-

Afname van bereik en inkomsten bibliotheek: met de sluitingen en het afnemende aanbod, neemt overall het gebruik van de bibliotheek af. Naar verwachting zal dan ook het aantal leden en bezoekers teruglopen.

4.3

Gedwongen ontslagen in de interne organisatie Met het sluiten van vestigingen is ook een deel van de medewerkers op de vestigingen niet meer nodig. Vacatures zullen niet worden ingevuld. Tabel 5 laat de financiële effecten van het personeel op de vestigingen al zien. Om dit in goede banen te leiden, zullen (frictie)kosten gemaakt worden. Dit bestaat in sommige gevallen uit omscholing of het laten aflopen van een contract van bepaalde tijd, maar in andere gevallen zal een breder sociaal plan voor de medewerkers in werking treden. Dit vraagt bij contracten voor onbepaalde tijd ook om het afkopen van het arbeidscontract, wat forse (frictie)kosten met zich mee kan brengen.

4.4

Conclusies Het afgelopen hoofdstuk deed verslag van de praktische consequenties van de stand van zaken die in hoofdstuk 2 beschreven werd. De verschillende ontwikkelingen – een groeiende stad, een financieel tekort, en de wens om een bredere maatschappelijke rol voor de bibliotheek – vragen eigenlijk om investeringen, maar datzelfde financiële tekort van € 1,5 miljoen maakt bezuinigingen noodzakelijk. Zoals het bezuinigingsscenario laat zien, zou dat betekenen dat de Bibliotheek Utrecht niet kan voldoen aan de maatschappelijke vraag, dat er gedwongen ontslagen zouden vallen en dat minstens twee, maar waarschijnlijker drie tot vijf, vestigingen zouden moeten sluiten. Een dergelijke bezuiniging zou een maatschappelijk negatief effect hebben. In het volgende hoofdstuk beschrijven we daarom een alternatief ontwikkelscenario. Dit doen we onder andere door de inhoudelijke toekomstvisie van de Bibliotheek Utrecht samen te vatten. Ook stoelt het ontwikkelscenario op een aantal aannames over prijsindexatie, subsidies en kosten van vestigingen. Daarom wordt het in een apart hoofdstuk besproken.

25

/ 5 Ontwikkelscenario In het hiervoor besproken bezuinigingsscenario sluit de Bibliotheek Utrecht een aantal vestigingen met als doel om de tekorten op de begroting weg te werken. Daarmee gaat er belangrijke maatschappelijke waarde voor de stad Utrecht verloren. De bibliotheek is op minder plaatsen in de stad aanwezig om de bewoner te bedienen en de bibliotheek is niet in staat om bij te dragen aan het aangaan van maatschappelijke uitdagingen geletterdheid, deelname aan de digitale informatiemaatschappij en een leven lang leren. Er is ook een ander scenario mogelijk: een ontwikkelscenario. In het ontwikkelscenario gaan we uit van een vast bedrag aan subsidie per inwoner, waardoor de Bibliotheek mee kan groeien met de stad. In dit scenario worden daarnaast ook kosten bespaard op o.a. de organisatie. Ook worden er vestigingen gesloten, maar ook nieuwe vestigingen geopend, waardoor de Bibliotheek zich beter kan spreiden over de stad en met de juiste faciliteiten invulling kan geven aan het model van de community libary. Op deze manier kan de bibliotheek zich verder ontwikkelen, efficiënter werken en meer maatschappelijke waarde leveren. Hier staat wel een herijking van subsidieafspraken met de gemeente Utrecht tegenover, waarbij er vanuit gegaan wordt dat de Bibliotheek Utrecht meegroeit met de stad zoals beschreven in de Ruimtelijke Strategie Utrecht 2040.

Daarnaast zijn eenmalige investeringen (incidentele subsidies) nodig voor o.a. het ontruimen en inrichten van panden en het verruimen van de openingstijden.

5.1

Uitgangspunten ontwikkelscenario De Bibliotheek Utrecht wil een functie vervullen die breder is dan het uitlenen van boeken Naast de kernfunctie van boekenuitleen draagt de bibliotheek via maatschappelijk-educatie programma’s en samenwerking met relevante partners ook bij aan ontmoeting, geletterdheid, digitaal meedoen en een leven lang leren. Daarbij is model van de community library, net als bijvoorbeeld bi de OBA, leidend: de bibliotheek wordt mede-vormgegeven door de wijk en het (programma-)aanbod van de bibliotheek sluit aan bij de behoeften en wensen van de wijk. Om dit te bereiken zet de Bibliotheek Utrecht de komende jaren in op vier programmalijnen: 1. Van uitleen als centrale functie naar gemengde functie van maatschappelijk-educatieve taken 2. Van kinderen naar de bibliotheek naar ook de bibliotheek op school 3. Van uitleen onder toezicht naar ook uitleen met zelfservice 4. Van professionele uitleenorganisatie naar organisatie die regie voert over vrijwilligers en partners Deze programmalijnen zijn te vertalen naar verschillende concrete voorbeelden Zo kunnen partners en wijkbewoners de sleutel van de vestiging krijgen voor bijvoorbeeld huiswerkbegeleiding, vergaderingen, en repetities.

Door investeringen in RFID-techniek (Open+) kan zelfservice buiten formele openingstijden mogelijk gemaakt worden zonder dat daarvoor personeel aanwezig hoeft te zijn op de vestiging. De Bibliotheek op School (DBoS) is een beproefde methode, die bijvoorbeeld in Rotterdam met succes is toegepast, waarmee de bibliotheek met scholen samenwerkt door een (aanvullende) boekencollectie te bieden en leesconsulenten ter beschikking te stellen. De bibliotheek is hier al op tien scholen mee gestart in het schooljaar 2021-2022 en is van plan dit concept de komende jaren uit te breiden.

26

Het huidige vestigingennetwerk sluit onvoldoende aan op de ontwikkeling van de stad Verschillende vestigingen hebben nu niet de juiste omvang en kwaliteit om omgevormd te kunnen worden tot community library. Op de lange termijn (2040, net als de RSU) wil de Bibliotheek Utrecht beide problemen aanpakken. Dit doet ze aan de hand van enkele uitgangspunten:  Een bibliotheek met eigen identiteit voor elk van de tien Utrechtse wijken  Elke vestiging heeft een omvang van minstens 1.200 m2 (kleiner dan de huidige modelvestigingen in Overvecht en Vleuterweide) en bedient 40.000 Utrechters (30.000 is de grootstedelijke norm)  Locatie wordt bepaald door het principe van de 10-minutenstad, ligging bij nieuwe knooppunten en het goed bedienen van gebieden met (taal)achterstanden Ook op andere vlakken ontwikkelt de bibliotheek in dit scenario door De rol als community library vereist meer dan een nieuw netwerk. Daarom stelt de Bibliotheek Utrecht – in tegenstelling tot het bezuinigingsscenario – voor om andere aanpassingen te doen aan de vestigingen. Zo wil het de openingstijden vergroten door middel van zelfservice, met partners meer programmering aanbieden op het gebied van onder andere geletterdheid, digitaal meedoen en een leven lang leren, en de samenwerking met scholen onder DBoS uitbreiden.

De uitgangspunten zijn vertaald in een eerste schets van een nieuw vestigingennetwerk Om beter zicht te krijgen op de financiële consequenties van het ontwikkelscenario zijn bovengenoemde uitgangspunten verwerkt in een eerste idee voor een nieuw vestigingennetwerk. De precieze beschrijving hiervan is te vinden in bijlage A.3. De kaart hieronder laat zien hoe het vestigingennetwerk van de Bibliotheek Utrecht er volgens het ontwikkelscenario in 2040 uit zou zien.