2022 05 12 Conceptverslag openbare vergadering Commissie Veiligheid, Bestuur en Financiën.doc

Griffie Gemeenteraad Utrecht Secretariaat raadscommissie Mens & Samenleving Postadres Postbus 16200 3500 CE Utrecht Telefoon 030 - 286 10 69 Fax 030 - 286 15 18 www.utrecht.nl/gemeenteraad

VERSLAG OPENBARE VERGADERING COMMISSIE VEILIGHEID, BESTUUR EN FINANCIËN D.D. 12 MEI 2022 Datum verslag Locatie Verslag door Vaststelling verslag

10

20

30

16 mei 2022 Stadhuis, de raadszaal Geertjan Benus (Notutekst) juni 2022

Aanwezigen: Middagvergadering De voorzitter, de heer H. Bakker, de wethouder mevrouw A. Klein, de wethouder mevrouw L. Voortman en voorts de leden: mevrouw M. Fattal (GroenLinks), mevrouw M. Hellevoort (GroenLinks) mevrouw B. van der Wilt (D66), de heer T. Compagnie (ChristenUnie), mevrouw B. Chirino (ChristenUnie), mevrouw M. Biemans (PvdA), mevrouw H. Assen (PvdA), mevrouw M. Ramaker (VVD), mevrouw T. Meerding (VVD), mevrouw J. Swinkels (CDA), mevrouw L. de Vries (Partij voor de Dieren), mevrouw S. Nolten (Bij1), de heer G. Dijkstra (EenUtrecht ), mevrouw A. Oudejans (Student & Starter), mevrouw Van den Brink (Student & Starter), de heer R. Maas (VOLT), de heer R. Wiegant (SP), de heer M. Sungur (DENK), en van de griffie de commissiegriffier de heer J. Schueler. Verslag openbare vergadering commissie Veiligheid, Bestuur en Financiën d.d. 12 mei 2022 Aanwezigen:..........................................................................................................................................................- 1 1. Opening en mededelingen ................................................................................................................................- 1 2. Vaststellen van de Agenda en agenderingen ...............................................................................................- 2 3.

Vaststellen van ingekomen agenderingen....................................................................................................- 2 3.1 Raadsbrief aanpak ongewenst gedrag en openbare orde problemen Kop van Lombok .............................- 2 3.2 Jeugdcriminaliteit ..........................................................................................................................................- 2 3.3 Raadsvoorstel zienswijze VRU voorlopige jaarstukken 2021 en ontwerpbegroting 2023 tevens geactualiseerde begroting 2022 ............................................................................................................................- 2 3.4 Raadsbrieven vergunningplicht autobranche bedrijventerrein Nieuw Overvecht .........................................- 2 3.5 Agenderingen ter plaatse op basis van de lijst Ingekomen raadsbrieven....................................................- 3 4. Verslagen 24 februari en 8 maart .................................................................................................................- 4 5. Verslag adviescommissie Controle en Financiën 17 februari 2022..............................................................- 4 6. Toezeggingen/moties ...................................................................................................................................- 4 7.

Raadsvoorstel Zienswijze Meerjarenbegroting 2023 – 2026 BgHU .............................................................- 5 8. Raadsbrief uitvoeringsproblemen bij WOB-taak en voorbereiding implementatie Woo .............................- 10 -

Middagvergadering 12 mei 2022

40

1. Opening en mededelingen De voorzitter, de heer Bakker, opent de vergadering van deze commissie om 14.00 uur en heet alle aanwezigen welkom. Hij stelt de heer Peters voor, plaatsvervangend voorzitter. In de loop van de vergadering gaat hij nader in op de orde van de vergadering. De voorzitter merkt in de loop van de vergadering op dat het de organisatie van de vergadering helpt als de fracties agenderingen die zij ter plekke willen voorstellen, Pagina 1 van 20

Griffie Gemeenteraad Utrecht Verslag van de openbare fysieke vergadering van de Commissie Veiligheid, Bestuur en Financiën d.d. 12 mei 2022

delen met de griffie voorafgaande aan de vergadering. Dat geldt wat hem betreft ook voor vragen, toezeggingen en eventuele moties. Mevrouw Swinkels (CDA) vraagt of het college in dit licht proactief wil handelen in het geval deadlines van toezeggingen zijn verstreken. De voorzitter neemt nota van dit in zijn ogen valide verzoek. 50

Mededelingen commissie en college Geen. 2. Vaststellen van de Agenda en agenderingen 2.1 Vaststellen van de Agenda van 12 mei 2022 De voorzitter constateert dat de commissie instemt met de agenda. Hij attendeert op de gemaakte afspraken met betrekking tot de planning van de vergadering. 60

3. Vaststellen van ingekomen agenderingen Het gaat om de commissie van 9 juni; de eerstvolgende vergadering van VBF. 3.1 Raadsbrief aanpak ongewenst gedrag en openbare orde problemen Kop van Lombok De voorzitter deelt mee dat deze brief geagendeerd is voor de behandeling in 75 minuten. Hij noemt de agenderende partijen en constateert dat de commissie met dit voorstel voor agendering akkoord kan gaan. Aldus vastgesteld.

70

3.2 Jeugdcriminaliteit Het gaat hierbij ook om de Raadsinformatiebijeenkomst van een uur. De commissiebehandeling is geagendeerd voor 45 minuten. Hij constateert dat de ChristenUnie en GroenLinks zich aansluiten bij de agenderende partijen. Aldus vastgesteld. 3.3 Raadsvoorstel zienswijze VRU voorlopige jaarstukken 2021 en ontwerpbegroting 2023 tevens geactualiseerde begroting 2022 Dit raadsvoorstel is geagendeerd voor een behandeling in 30 minuten. De voorzitter constateert dat de commissie hiermee akkoord gaat. Aldus vastgesteld.

80

90

3.4 Raadsbrieven vergunningplicht autobranche bedrijventerrein Nieuw Overvecht Dit agendapunt is geagendeerd voor 30 minuten door D66. DENK sluit zich aan bij de agendering. De heer Sungur (DENK) meende dat de PvdA mee zou agenderen. Daarover was vóór de verkiezingen een mailwisseling. Hij betreurt het dat de vergunningsplicht al is ingevoerd voordat de raad zich hierover heeft kunnen uitspreken. DENK sluit zich graag aan bij deze agendering. Het initiatief kwam van de PvdA om een Raadsinformatiebijeenkomst/technische briefing te organiseren. Mevrouw Biemans (PvdA) bevestigt zich aan te sluiten bij de agendering. Haar is niets bekend over de Raadsinformatiebijeenkomst. Zij zal hierover afstemmen in haar fractie. De voorzitter concludeert dat de bespreking plaats zal vinden in één uur. De vraag is dan of er nog behoefte is aan een Raadsinformatiebijeenkomst. Dat is hierbij nog niet vastgesteld. Pagina 2 van 20

Griffie Gemeenteraad Utrecht Verslag van de openbare fysieke vergadering van de Commissie Veiligheid, Bestuur en Financiën d.d. 12 mei 2022

De heer Sungur (DENK) deelt mee dat zijn fractie die behoefte wel heeft. Hij ontving vóór de verkiezingen van de heer Işik het initiatief per mail. Dat werd bekrachtigd door de heer Koning vanuit D66. Mevrouw Van der Wilt (D66) merkt op dat wanneer dit op de mail staat zij daarvan uitgaat. De voorzitter stelt voor een Raadsinformatiebijeenkomst vooraf te laten gaan aan de commissiebehandeling. Aldus vastgesteld. 100

110

120

130

140

3.5 Agenderingen ter plaatse op basis van de lijst Ingekomen raadsbrieven De voorzitter deelt mee dat via de Whatsapp of via de mail geen agenderingen zijn ontvangen. Hij vraagt of mensen ter plekke een agendering willen voorstellen. De heer Dijkstra (EenUtrecht) wil de Evaluatie cameratoezicht agenderen. Hierover is een raadsbrief verschenen in april. Hij had begrepen dat de VVD die agendering ook zou willen. Mevrouw Meerding (VVD) bevestigt dat ook haar fractie over cameratoezicht wil spreken. Zij zoekt naar de juiste vorm, want het beleidskader is nog in aantocht. De heer Dijkstra (EenUtrecht) deelt mee dat de VVD had voorgesteld een tweede bezoek (na het eerste in het inwerkprogramma) te plannen met direct daarna een agendering in de commissie. De voorzitter verneemt dat de heer Dijkstra (EenUtrecht) denkt aan 8 september op de agenda van de commissie. In het gesprek dat daarop volgt met de commissie licht hij toe dat zijn streven zal zijn het met het cameratoezicht het over een hele andere boeg te gaan gooien. Hij is uit op een politieke trendbreuk in dat kader. Mevrouw Swinkels (CDA) steunt het voorstel voor agendering van het cameratoezicht. Zij doet mee met de agendering in september. De voorzitter concludeert aldus voor wat betreft de datum en dan gaat het om een behandeling van één uur.

Over “de trendbreuk” vraagt hij de heer Dijkstra zijn verzoek tot agendering formeel nog in te zenden. Mevrouw Meerding (VVD) wil graag een duidelijk onderscheid maken tussen de brief over de evaluatie en het beleidskader dat in aantocht is. Zij wil voorkomen dat discussies dubbel gevoerd worden. Zij stelt zich ter beschikking de heer Dijkstra hierin te ondersteunen. Als het gaat om het werkbezoek bij de politie attendeert zij op de uitnodiging van de politie terug te komen voor een uitgebreidere informatie. Zij deelt mee dat dat moment nog gezocht wordt. De heer Sungur (DENK) vraagt of informatie te geven is over wanneer het beleidskader te verwachten is. Dan zou de evaluatie daarin mee te nemen zijn waarmee één grotere discussie zou kunnen ontstaan. Dan zou de uitkomst van de evaluatie te vertalen zijn naar het beleidskader. De voorzitter antwoordt dat hij die vraag niet kan beantwoorden. Hij verneemt dat dat beleidskader in Q4 2022 te verwachten is. Hij merkt op dat het werkbezoek te organiseren is door de raad zelf. Hij stelt voor dat de agenderende fracties over de datum nog overleg zullen voeren ten behoeve van een definitief tekstvoorstel. De heer Dijkstra (EenUtrecht) attendeert de commissie op een notitie als initiatief vanuit het presidium; het betreft een analyse over de lage opkomst bij de raadsverkiezingen. Zijn fractie zou die notitie graag willen verbreden.

Hij zou dit onderwerp graag willen agenderen in deze commissie. Hij heeft een voorstel voor de verbreding van de notitie.

Pagina 3 van 20

Griffie Gemeenteraad Utrecht Verslag van de openbare fysieke vergadering van de Commissie Veiligheid, Bestuur en Financiën d.d. 12 mei 2022

150

160

170

Mevrouw Swinkels (CDA) weet dat er een werkgroep bezig is met de voorbereiding van die notitie en met eventuele activiteiten die daaruit voortkomen. Zij steunt de oproep van de heer Dijkstra. Ook zij zou dit breder willen zien dan de rol van de raad. Zij bepleit de ruimte te geven aan de werkgroep om een en ander te gaan voorbereiden; die voorbereiding zou dan eerst daar plaatsvinden en daarna zou wat haar betreft dit onderwerp eventueel bespreekbaar te maken zijn in deze commissie. De voorzitter verneemt desgevraagd dat de heer Dijkstra hiermee kan instemmen. De heer Dijkstra (EenUtrecht) merkt op dat schriftelijke vragen te verwachten zijn over het openbaar maken van persoonsgegevens bij zienswijzen na toestemming van betrokkenen. Hij stelt voor dit te agenderen zodra het college geantwoord heeft op de schriftelijke vragen. De voorzitter stelt voor de beantwoording dan af te wachten. Daarna is dit onderwerp op de agenda te zetten. Hij denkt daarbij aan de commissievergadering van september. Mevrouw Chirino (ChristenUnie) heeft een toelichting op een agendering die op de behandelvoorraad staat: de raadsbrief mensenhandel. De technische bijeenkomst moet een Raadsinformatiebijeenkomst zijn; er wordt niet alleen met ambtenaren maar ook met onderzoekers gesproken. Twee woordvoerders ontbraken: mevrouw Assen en mevrouw De Vries. Deze agendering is daarom opnieuw naar de griffie.

De heer Sungur (DENK) merkt op dat gezien de discussie rondom een eventuele vestiging van Al Vitra hij dat onderwerp graag in de commissie willen agenderen om ook met andere partijen hierover in gesprek te gaan. De voorzitter neemt ervan kennis dat heer Dijkstra zich aansluit bij deze agendering. Mevrouw Swinkels (CDA) vraagt wat hij anders wil. De heer Sungur (DENK) licht toe dat het erop lijkt dat Al Vitra geen voet aan de grond in Utrecht mag krijgen. Wat hem betreft moet in Utrecht ruimte zijn voor iedereen binnen de kaders van wet- en regelgeving. Die discussie wil hij in de commissie voeren. De voorzitter stelt voor hiervoor 45 minuten uit te trekken. Hij vraagt de agendering te formaliseren. Punt van orde Na de afhandeling van punt 7 van deze agenda deelt de heer Sungur (DENK) mee dat zijn voorstel voor agendering steun krijgt van de fracties van de PVV, Stadsbelang, en mogelijk ook het CDA. Daarmee agenderen vijf partijen dit onderwerp. Hij stelt voor voor de bespreking 90 minuten uit te trekken. De voorzitter neemt dat voorstel van 90 minuten over. Hij stelt dat aldus vast.

180

Wethouder Klein deelt mee voorafgaande aan de bespreking van punt 7 van deze agenda dat de raad de uitkomsten van de evaluatie van de participatie in Q3 kan verwachten. Zij verwijst naar het diktum van de motie. Dat is ook het moment waarop de evaluatie naar de gemeenteraad wordt verstuurd. 4. Verslagen 24 februari en 8 maart Conform vastgesteld. 5. Verslag adviescommissie Controle en Financiën 17 februari 2022 De commissie neemt dit verslag ter kennisgeving aan.

190

6. Toezeggingen/moties Pagina 4 van 20

Griffie Gemeenteraad Utrecht Verslag van de openbare fysieke vergadering van de Commissie Veiligheid, Bestuur en Financiën d.d. 12 mei 2022

De voorzitter vraagt of er nog opmerkingen zijn over deze lijst. De heer Dijkstra (EenUtrecht) stelt motie 22M96 aan de orde: Geef Utrechters Meer Invloed. De voortgang ontbrak. Hij vraagt of het college die inbrengt in deze commissie via een raadsbrief en wanneer. Wethouder Klein gaat na of het mogelijk is aan het einde van de behandeling van de BgHU hierop terug te komen. De voorzitter volgt dit voorstel. 200

210

Mevrouw De Vries (Partij voor de Dieren) gaat in op een toezegging van het college in antwoord op schriftelijke vragen 237 die haar fractie vorig jaar stelde. Het college zou dit voorjaar met een verbod komen op het afsteken van consumentenvuurwerk; dat verbod heeft dan betrekking op de jaarwisseling van het komend jaar 2022/2023. Zij wil graag weten wanneer het voorstel komt. Zal het college zijn toezegging nakomen? Zo niet, wil zij graag weten waarom en waarom de raad daarover niet is ingelicht. Wethouder Klein zal nagaan of zij de informatie kan achterhalen in deze vergadering. Als dat niet lukt zal zij het op een andere manier terugkoppelen. Mevrouw De Vries (Partij voor de Dieren) gaat akkoord met schriftelijke terugkoppeling en vraagt die terugkoppeling dan binnen een week na deze vergadering te geven. De voorzitter schorst vergadering voor 3 minuten om raadsleden de gelegenheid te geven de zaal te verlaten, en hij heropent de vergadering. 7. Raadsvoorstel Zienswijze Meerjarenbegroting 2023 – 2026 BgHU

220

Wethouder: Klein, Beleidsterrein: Financiën De Belastingsamenwerking gemeenten en hoogheemraadschap Utrecht (BgHU) is een verbonden partij die namens de gemeente Utrecht, een negental overige gemeenten en het waterschap de lokale heffingen uitvoert. De raad wordt in de gelegenheid gesteld om een zienswijze in te dienen op de meerjarenbegroting 2023-2026 van de BgHU. In de nu voorliggende zienswijzebrief geeft de raad aan dat hij kan instemmen met de conceptmeerjarenbegroting waarin het weerstandsvermogen weer op peil is gebracht. Tevens roept de raad de BgHU op zich te blijven inspannen om de kosten en daarmee de deelnemersbijdrage te beperken.

De voorzitter opent de eerste termijn met te refereren aan de annotatie bij de agenda (zie hierboven). Hij deelt mee dat de bespreking in twee termijnen zal plaatsvinden.

230

240

Mevrouw De Vries (Partij voor de Dieren) brengt het antwoord van het college op vragen van haar partij voor het voetlicht dat de gemeente van haar partners verwacht dat zij zich sociaal en milieubewust opstellen. De BgHU bankiert bij de ING. Zij stelt daarover de volgende vragen: (1) is de wethouder het eens met haar fractie dat bankieren bij de ING niet de meest duurzame, sociale en milieubewuste keuze is? (2) deelt de wethouder de mening dat bankieren bij een zo duurzaam, sociaal en milieubewust mogelijke bank ook door de partners met wie de gemeente samenwerkt, past bij de ambities van de gemeente Utrecht? (3) Zo ja, kan de wethouder toezeggen aan de zienswijzebrief een dringende oproep toe te voegen aan de BgHU om over te stappen naar een duurzame bank; zo nee, waarom niet? De heer Sungur (DENK) vraagt wanneer een bank duurzaam is en aan welke bank de fractie van de Partij voor de Dieren dan denkt.

Pagina 5 van 20

Griffie Gemeenteraad Utrecht Verslag van de openbare fysieke vergadering van de Commissie Veiligheid, Bestuur en Financiën d.d. 12 mei 2022

Mevrouw de Vries (Partij voor de Dieren) noemde een aantal jaren geleden de Bank Nederlandse Gemeenten als een meer duurzame optie. In haar achterhoofd zitten de banken TRIODOS en ASN. Mogelijk kunnen die een grote klant als de gemeente Utrecht niet van dienst zijn.

250

260

270

280

Mevrouw Hellevoort (GroenLinks) dankt de BgHU voor het jaarverslag en voor de begroting. Zij vond die prettig te lezen. GroenLinks kan instemmen met de zienswijze. Haar fractie stelt de volgende vragen: (1) met betrekking tot de no cure no pay-bedrijven: het aantal bezwaren dat daarvan afkomstig is, blijft stijgen. Het lijkt een manier te worden geld te verdienen. De raad zegt op de kosten te moeten letten; wat is dan hiermee te doen? Zij legt de vraag voor of het bestuur van de stad hierop meer grip kan krijgen. Zit dit in de landelijke regelgeving? (2) met betrekking tot de WOZ, weet zij niet anders dan dat het bij sociale huurwoningen verplicht is huurders te informeren over de WOZ-waarde van hun woning. Zij krijgt meerdere signalen dat dat niet gebeurt. Zij legt de vraag voor of die signalen worden herkend en of na te gaan is of dat wel mogelijk is. Mevrouw Van der Wilt (D66) neemt het over van haar collega mevrouw Schilderman. De begroting ziet er in grote lijnen goed uit. Zij vraagt voor de volgende punten aandacht van de wethouder: (1) voor meerdere huishoudens zijn de lokale heffingen een grote uitgave. Zij vraagt of op dit moment voldoende proces is ingericht zo dat er voor deze groep snel duidelijkheid komt voordat daadwerkelijk betaald moet worden.

Is er een vaste termijn voor een besluit op de kwijtschelding? Zo ja, hoe vaak wordt die termijn gehaald en is in dat opzicht actiever te monitoren? (2) met betrekking tot de bedrijfsvoering zijn er in de afgelopen jaren voor meerdere aan de gemeente verbonden partijen problemen geweest met datalekken. Haar fractie vraagt zich af of dat voldoende ondervangen is bij de BgHU en of het misschien mogelijk is voor de toekomst hiervoor een doelstelling op te nemen. (3) de motie 360 over eerlijke afvalstoffenheffing is eind 2021 aangenomen. D66 verneemt graag van de wethouder hoe het in de uitvoering daarmee staat en of de gemeente en de BgHU op de planning zitten. Mevrouw Swinkels (CDA) dankt de BgHU voor de voorliggende stukken. Zij is benieuwd te vernemen hoe de BgHU de actieve informatieplicht voor gemeenschappelijke regelingen zal organiseren. Zij attendeert erop dat openbare stukken dan beschikbaar moeten zijn. Zij oppert dat de gemeente een suggestie of richting zal moeten meegeven als het gaat om de generieke opdracht de kosten te beperken. De proceskosten van de no cure no pay-bedrijven zijn nu al opgelopen tot 1,1 miljoen in 2021. Haar fractie ziet de beoordeling van het WOZ-proces graag van voldoende naar goed gewijzigd. Hoe is daarop te besparen? Met betrekking tot kwijtscheldingen is haar fractie benieuwd te vernemen hoe de screening in de toekomst zal gaan verlopen.

Met betrekking tot de toeslagenaffaire is opgenomen dat tijdig is geanticipeerd op 1 januari 2022 en zij vraagt of de wethouder iets kan zeggen over de uitvoering daarvan na de pandemie.

Pagina 6 van 20

Griffie Gemeenteraad Utrecht Verslag van de openbare fysieke vergadering van de Commissie Veiligheid, Bestuur en Financiën d.d. 12 mei 2022

290

300

Op pagina 13 is aangekondigd dat een speciaal team is gestart met onderzoek naar belanghebbenden die wederom in een schuldensituatie terecht zijn gekomen. Zij vraagt of de wethouder kan toezeggen wanneer de raad daarover meer zal horen. Mevrouw Van der Wilt (D66) vraagt mevrouw Swinkels naar de verbinding tussen het vraagstuk van de toeslagenaffaire en de kwijtschelding. Mevrouw Swinkels (CDA) licht toe dat er niet echt een link is. De toeslagenaffaire staat op zichzelf. Haar fractie is van mening dat nu echt gekeken moet worden hoe die desbetreffende kwijtscheldingen van de openstaande vorderingen zo snel mogelijk georganiseerd kunnen worden. Daarnaast sprak zij over de behandeling van de kwijtscheldingsverzoeken van vóór de pandemie, tijdens de pandemie en na de pandemie. Zij wil graag weten hoe die behandeling na de pandemie zal plaatsvinden. Daar zitten veel proceskosten bij en aan de andere kant snijdt de gemeente zichzelf in de vingers vanwege kwijtscheldingen. Ook dat raakt de begroting van de gemeente. Zij wil graag weten hoe een en ander zich tot elkaar verhoudt. De heer Sungur (DENK) ondersteunt oproep van de Partij voor de Dieren op zoek te gaan naar een bank die duurzaamheid hoog in het vaandel heeft staan. De heer Dijkstra (EenUtrecht) sluit zich na de schorsing en voor aanvang van de beantwoording aan bij de oproep op zoek te gaan naar een groene bank.

310

De voorzitter schorst de vergadering voor 5 minuten en heropent de vergadering.

320

330

De beantwoording Wethouder Klein licht toe dat zij het verzoek vanuit de raad voor een andere huisbankier kan meegeven bij de zienswijze. Dit is niet tussentijds te wijzigen; dat kan pas gewijzigd worden bij de eerstvolgende aanbesteding. Die eerstvolgende aanbesteding van de BgHU zal niet op de hele korte termijn zijn. Mevrouw De Vries (Partij voor de Dieren) vraagt wanneer de aanbesteding zal plaatsvinden. Wethouder Klein zal een jaar van tevoren daarvan melding maken. Zij heeft deze informatie niet paraat. Mevrouw De Vries (Partij voor de Dieren) verneemt desgevraagd van de wethouder dat zij dit verzoek tot een andere huisbankier zal doorgeven aan de BgHU. De voorzitter vraagt de wethouder aan te geven of zij dit separaat zal uitvoeren of in de zienswijze zal aanpassen. Wethouder Klein antwoordt dat de gemeenteraad zaken kan toevoegen aan de zienswijze op de meerjarenbegroting. Dat is mogelijk door een amendement voor te bereiden voor de raadsbehandeling. Zij adviseert na te gaan of daarvoor voldoende steun is. Zij vervolgt haar beantwoording. De fractie van GroenLinks en het CDA vroegen aandacht voor no cure no paybedrijven. Zij bevestigt dat het hier gaat om een verdienmodel. Het bureau verdient er interessant geld aan. De belastingbetalers brengen dat gezamenlijk op. Gewoon bezwaar maken bij de BgHU is vele malen goedkoper, ook voor diegene die het zelf doet.

Zaken zijn toegevoegd aan de aanslag: hoe gemakkelijker bezwaar te maken via de website van de BgHU. Het college heeft bij het bestuur van de BgHU gevraagd daaraan meer aandacht te schenken. Zij deelt de gevoelens die hierover leven bij de raad. Pagina 7 van 20

Griffie Gemeenteraad Utrecht Verslag van de openbare fysieke vergadering van de Commissie Veiligheid, Bestuur en Financiën d.d. 12 mei 2022

340

350

360

370

380

De fractie van GroenLinks sneed de vraag aan of huurders geïnformeerd worden over de WOZ-waarde van hun sociale huurwoning. De wethouder stelt voor in de maand oktober de raad hierover nader te informeren. De brief die zij voor ogen heeft, zal voortkomen uit dit debat. Zij zal dit uitzoeken. De fracties van D66 en CDA vroegen aandacht voor de kwijtschelding. Zij brengt daarmee in verband het volgende in herinnering. Er zijn mensen die nooit de eerste keer kwijtschelding hebben aangevraagd; dan volgt geen automatische kwijtschelding. Daarover is overleg met de minister van BZK; dat ook de groep die daarvoor in aanmerking komt niet eerst een aanvraag hoeft te doen en dat de kwijtschelding van zelf kan wanneer daarvoor wettelijk het nodige is veranderd; dat geldt dan voor heel Nederland. Ze kan zich voorstellen dat in de oktoberbrief zij daarover een update zal geven. Ze kan hierover geen voortgang melden vanwege de wisselingen in Den Haag. Zij zal dan ook ingaan op hoe in de afgelopen tijd het stadsbestuur vaart met de termijnen. Ook daaraan zal zij aandacht besteden in de oktoberbrief. Richting het CDA bevestigt de wethouder dat het Team nog niet zo lang aan de slag is. Over de stand van zaken daarin neemt ze zich voor informatie op te nemen in de oktoberbrief.

De mogelijkheid om de aanvraag en de afhandeling digitaal te doen in het kwijtscheldingproces, blijft in de toekomst bestaan. Ook daarover zal zij terugkomen in de oktoberbrief. De fractie van D66 ging in op het data-lek met de vraag of daarop specifiek iets gedaan moet worden. De wethouder is geneigd te zeggen dat daarvoor niet heel veel meer aandacht nodig is. Dit heeft in ieder geval de aandacht van de BgHU. Het staat de raad vrij wanneer de raad dit graag wil toevoegen in de zienswijze. Met betrekking tot de motie over de afvalstoffenheffing (motie 360) deelt de wethouder mee dat het college daarmee op schema loopt overeenkomstig de toezegging. De fractie van het CDA vroeg in haar ogen terecht aandacht voor de gemeenschappelijke regelingen en de toegenomen invloed van de gemeente op die regelingen; de wethouder zet uiteen dat er een langere periode is waarin de voorstellen naar de gemeenteraad zullen gaan. Het gaat daarbij ook om de samenstelling van de gemeenschappelijke regelingen, wat de regeling precies doet en hoe dat goed vorm te geven. Ook hierover zal de nodige informatie voor alle gemeenschappelijke regelingen naar de gemeenteraad toe komen. Daarvoor is nog geen specifieke datum bekend; de wetgeving is nog niet volledig afgerond. Ook voor de verbonden partijen geldt dat steeds een goede afweging gemaakt moet worden over waaraan het geld wordt uitgegeven.

Het college heeft gemeend dat de invulling daaraan vooralsnog op deze wijze voldoende is. Hiermee rondt de wethouder de beantwoording af. De voorzitter heeft begrepen dat het college geen aanpassing aanbrengt op de zienswijze. De wethouder heeft een brief toegezegd in oktober. Hij vraagt de wethouder te resumeren welke onderwerpen in die brief aan de orde zullen komen. Wethouder Klein antwoordt dat de brief bescheiden van omvang zal zijn. Zij zal in de oktoberbrief ingaan op de vraag over of huurders van sociale huurwoningen geïnformeerd worden over de WOZ-waarde van hun woning. Met betrekking tot de kwijtschelding zal zij ingaan op de termijnen, hoe de termijnen gehaald worden. Ook zal zij ingaan op het Team waar de fractie van het CDA naar vroeg: hoe zal de screening plaatsvinden? Gaat dat digitaal? Hoe krijgt dit vorm?

Pagina 8 van 20

Griffie Gemeenteraad Utrecht Verslag van de openbare fysieke vergadering van de Commissie Veiligheid, Bestuur en Financiën d.d. 12 mei 2022

390

De voorzitter vraagt de commissie of vragen niet beantwoord zijn. Mevrouw Swinkels (CDA) had gerefereerd aan de toeslagenaffaire. Zij las een zin over dat tijdig was geanticipeerd zo dat kwijtschelding plaats kon vinden met ingang van januari 2022. Kan de wethouder daarover ook iets zeggen? Wethouder Klein kan niet uit de losse pols daarop ingaan. Zij benadrukt het belang ervan dit voor betrokkenen op te lossen. Het is belangrijk dat zij zo snel mogelijk hun leven weer kunnen opbouwen. Zij moet dit nagaan. Mevrouw Van der Wilt (D66) checkt de beantwoording op een vraag over kwijtschelding; het gaat haar niet alleen om de daadwerkelijke termijn, maar ook of te monitoren is of de BgHU daaraan voldoet zodat de raad meer een gevoel krijgt bij hoe daarmee wordt omgegaan. Wethouder Klein zal dit ook meenemen in de brief van oktober.

400

Tweede termijn Mevrouw De Vries (Partij voor de Dieren) betreurt dat het college niet proactiever is, en zij verwijst naar de vragen die zij heeft gesteld. Zij kondigt een amendement aan. Zij verneemt graag of andere partijen daarbij willen aansluiten. Dit kan wat haar betreft door naar de raad met de A-status, ook als het gaat om het amendement. 410

Mevrouw Hellevoort (GroenLinks) vindt het fijn dat de wethouder nog even terugkomt op haar punt van de sociale huur. Zij vindt het ook fijn dat het college de gevoelens deelt over no cure no pay-bedrijven. Ook vindt zij het goed dat gewerkt wordt aan informatievoorziening. Zij vraagt of er nog meer mogelijkheden zijn dan het geven van informatie. Ook wat haar betreft kan dit voorstel met de A-status door naar de raad. Mevrouw Swinkels (CDA) vindt het prima de punten terug te zien in de toegezegde brief in oktober. Zij vraagt of de wethouder kan toezeggen dat zij de punten die zij zal opnemen in de oktoberbrief, terug zal koppelen naar de BgHU.

420

Mevrouw Biemans (PvdA) vraagt naar aanleiding van de beantwoording van de wethouder hoe het gaat met de automatisering van de kwijtschelding. Zij vraagt of de wethouder wil meenemen wat de gemeente zelf zou kunnen doen, zo lang er landelijk nog geen oplossing is.

430

Wethouder Klein benadrukt in het kader van of er nog andere mogelijkheden zijn om iets te doen aan no cure no pay bedrijven, dat wat die bedrijven doen volledig legaal is. Daarom zet het college vooral in op de bewustwording bij mensen dat zij veel beter zelf bezwaar kunnen maken bij de BgHU. Om die reden zet het college de communicatie op de door hem gekozen manier in. Zij bevestigt richting het CDA dat de BgHU zal vernemen wat in deze commissie is besproken. Er zijn ongeveer vier reguliere bijeenkomsten per jaar met de BgHU. In die bijeenkomsten zullen zij op de hoogte worden gesteld van het besprokene. Op de vraag van de PvdA antwoordt de wethouder dat zij in ieder geval zal handelen op de kwijtschelding: zodra er meer nieuws is en duidelijk is wat er wettelijk kan Pagina 9 van 20

Griffie Gemeenteraad Utrecht Verslag van de openbare fysieke vergadering van de Commissie Veiligheid, Bestuur en Financiën d.d. 12 mei 2022

veranderen en of en wanneer, gaat die informatie naar de raad. Tot die tijd is er wel een wettelijke basis nodig. Daarom wordt in VNG-verband flink op de deur geklopt van de overheid; ook de ombudsman heeft zich daarmee bezighouden. De gemeente kan dit niet tussentijds oplossen. 440

De voorzitter concludeert dat hiermee de bespreking van dit agendapunt is afgerond. Hij concludeert dat er behoefte is aan een amendement zonder een uitvoerige bespreking van dit raadsvoorstel. Het raadsvoorstel gaat met de B-status door naar de raad voor een bespreking van 10 minuten.

450

Toezegging De wethouder zegt toe om de raad in oktober per brief te informeren over de mogelijkheden om huurders van sociale huurwoningen te informeren over de WOZwaarde van hun woning en de raad te informeren over de procedures rondom kwijtscheldingen (termijnen, monitoring, screening, etc.). Hiermee rondt de voorzitter de bespreking af. Hij schorst de vergadering voor 5 minuten en heropent de vergadering. 8. Raadsbrief uitvoeringsproblemen bij WOB-taak en voorbereiding implementatie Woo

460

470

480

Wethouder: Voortman, Beleidsterrein: Juridische Zaken Afzender: Berdien van der Wilt (D66), Bert van Steeg (CDA), Dimitri Gilissen (VVD), Sophie Schers (GL), Irene Sinteur (PvdA) De agenderende fractie van D66, CDA, VVD, GL en PvdA willen de volgende zaken met het college bespreken: Is een verklaring te vinden of te duiden voor de stijging van het aantal en de complexiteit van Wob-verzoeken? Kunnen we verwachten dat na mei 2022 deze stijging zal doorzetten? Ziet het college juridische mogelijkheid om de termijn van 8 weken aan te passen naar gelang de ingewikkeldheid van het verzoek? Hoe er wordt gecommuniceerd naar indieners over het moment waarop aan het WOB-verzoek kan worden voldaan Daarnaast willen de agenderende fracties richting geven op de vraag hoe we als gemeente op een robuuste manier om moeten gaan met ons archief, digitale vaardigheden van het personeel, en de capaciteitsproblemen. Zodanig dat we geen boetes of problemen riskeren richting de invoering van de nieuwe Woo wet in mei 2022.

De fractie van de PvdA agendeert graag mee met de WOB agendering met de volgende aanvullende punten: Welke ondersteuning van indieners van WOB-verzoeken is mogelijk om tot kwalitatief betere verzoeken te komen? Welke afspraken zijn mogelijk over terugkoppeling aan verzoekers indien beantwoording meer tijd kost? Wat zijn de mogelijkheden voor het toetsen van de kwaliteit van de beantwoording van WOB-verzoeken?

De voorzitter leidt de bespreking van dit agendapunt in met te refereren aan de annotatie bij de agenda (zie hierboven). Hij brengt voor het voetlicht dat hierover recentelijk een technische bijeenkomst heeft plaatsgevonden. Het gaat om een bespreking in één termijn. Hij is benieuwd wat de partijen anders willen dan wat nu plaatsvindt. Hij vraagt de fracties die niet hebben geagendeerd kort het woord te voeren. Mevrouw Van der Wilt (D66) merkt op dat Utrecht ambitieus is als het gaat om een open en transparante organisatie. Dat blijkt ook uit de plannen rondom Open Utrecht. Dat past wat haar fractie betreft bij de stad. Tegelijkertijd leest zij in de brief dat de dagelijkse uitvoering tegen grenzen aanloopt onder meer vanwege personeelstekorPagina 10 van 20

Griffie Gemeenteraad Utrecht Verslag van de openbare fysieke vergadering van de Commissie Veiligheid, Bestuur en Financiën d.d. 12 mei 2022

490

500

510

520

530

ten en de groei van complexere WOB-verzoeken. De verwachting is dat met het ingaan van de Woo dat niet minder wordt; de Woo vraagt nóg meer van de gemeente in het kader van de actieve openbaarmaking. En er wordt gewerkt met een kortere beslistermijn. Haar fractie vindt dat de gemeente daarmee risico loopt, risico om ook op de langere termijn niet te voldoen aan de wettelijke verplichtingen, maar ook om de ambitie van een open organisatie niet goed te kunnen waarmaken. Juist in deze tijd is het belangrijk, er alles aan te doen open en transparant te handelen. In dit licht geeft haar fractie het volgende mee. Haar fractie steunt de voorstellen hoe om te gaan met de achterstanden. Landelijk is te zien dat ook andere gemeenten aan de noodbel trekken. Daarom ziet haar fractie de kans om gezamenlijk te zoeken naar meer structurele oplossingen als het gaat om het tekort aan juridisch personeel en in samenwerking met het Rijk te kijken naar de benodigde juridische ruimte om waar nodig in de tussentijd af te wijken van de wettelijke beslistermijn. Zij verneemt graag of de wethouder daartoe mogelijkheden ziet en zo ja welke. De heer Sungur (DENK) vraagt wat dit zal doen met de rechtsbescherming van mensen. Mevrouw Van der Wilt (D66) licht toe dat het haar bedoeling niet is om wetten en grenzen te overschrijden.

Zij heeft begrepen dat met de implementatie van de Woo de ruimte is gegeven aan gemeenten om in de aankomende 8 jaar het goed te implementeren en na te gaan welke ruimte er nodig is. Dat is vooral haar oproep aan het college. Zij vervolgt haar betoog. Daarnaast ziet zij met ingang van de Woo en de geschetste implementatiescenario’s voor het programma Open Utrecht een belangrijke noodzaak om op dit moment extra scherp te zijn op de prioriteiten en ambities. Die ambities zijn er drie in getal en ze zijn hoog, zoals ook geschetst in de technische sessie. Haar fractie deelt die ambities. Het lijkt haar fractie belangrijk eerst in te zetten op het werken aan een wendbare en toekomstbestendige organisatie die deze ambities aan kan. Zij spreekt dan over het belang van solide archiefbeheer, over alle gemeentelijke afdelingen heen, goede informatiehuishouding en voldoende kennis en vaardigheden bij het personeel als het gaat om transparantie. Om die reden pleit zij voor het implementeren van het programma Open Utrecht op het ambitieniveau 2 op basis van de beschikbare informatie, waarbij alsnog wordt voldaan aan de wettelijke taken en aan de informatiebehoefte in de stad.

Zij verneemt graag de reflectie van de wethouder hierop en of zij daarnaast de plannen die er zijn voor de benodigde aanpassingen in de organisatie, kan toelichten en op welke manier de wethouder de raad kan informeren. Mevrouw Swinkels (CDA) merkt op dat deze brief vragen oproept bij haar fractie. Deze brief dateert van december 2021, terwijl in 2020 al sprake was van bijna verdrievoudiging van het aantal WOB-verzoeken; wat heeft ertoe geleid dat de raad niet eerder is geïnformeerd? Verbeteringen worden aangekondigd zowel wanneer het gaat om informatiebeheer als om het inlopen van achterstanden. Wanneer worden de verbeteringen zichtbaar en ontstaat een verkleining van de achterstanden? Ook haar fractie maakt zich zorgen over de organisatorische uitdagingen die werden benoemd, ook zeker in combinatie met de specialistische software. Zij vraagt of dat betekent dat verder gegaan wordt met centraliseren.

Pagina 11 van 20

Griffie Gemeenteraad Utrecht Verslag van de openbare fysieke vergadering van de Commissie Veiligheid, Bestuur en Financiën d.d. 12 mei 2022

540

550

560

570

580

Zij maakt zich druk over de perverse prikkel; mensen realiseren zich dat zij compensatie kunnen krijgen wanneer de gemeente de termijn niet haalt. Hoe gaat de wethouder daarop acteren? Aangegeven wordt dat men zich voorbereidt op de implementatie van de wet Open Overheid. Had die implementatie niet al afgerond moeten zijn?; de wet is met ingang van 1 mei al in werking getreden. Mevrouw Ramaker (VVD) licht toe dat de openbaarmaking van overheidsinformatie door de gemeente van passief naar actief verschuift. De VVD vindt dat een stap in de goede richting. Zij vindt transparantie in de besluitvorming door de overheid van belang. Voor de gemeente betekent transparantie in de besluitvorming “leesbare stukken voorzien van onderbouwing”. De VVD denkt voor raadsvoorstellen dat een slag te maken valt in de toelichting door het college van B&W over waarom de raad een besluit moet nemen, wat de kaders zijn, en wat de financiële consequenties van het besluit zijn. De raad kan zo beter politieke afwegingen maken. De VVD kijkt daarom uit naar de ontwikkeling in de richting van actieve openbaarmaking. Tot haar spijt lost de Woo niet de problemen in de afhandeling van de WOB-verzoeken op. Zoals andere gemeenten en andere overheden, kent de gemeente Utrecht daarin grote achterstanden.

De oorzaak daarvan ligt onder meer in het stijgend aantal verzoeken en in meer complexe aanvragen waarvoor meer ambtelijke capaciteit nodig is. De gemeente moet wat haar betreft ook de hand in eigen boezem steken. Een van de redenen van de achterstand zit ook in de staat van het informatiebeheer. Het archiefstelsel van de gemeente is kwetsbaar, versnipperd, onvoldoende actueel en op onderdelen zelfs onrechtmatig. Achterstand zit hem in het niet tijdig opschonen van het dynamisch archief en tijdige vernietiging van stukken op grond van de Archiefwet en op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Het college stelt in zijn raadsbrief dat de hoeveelheid ongeordende documenten doorgroeit door het aantal WOB-verzoeken en dat het doorwerkt in het halen van beslistermijnen. Zij legt de vraag voor of het mogelijk andersom is; kosten WOBverzoeken niet meer tijd omdat de archivering niet op orde is en de documenten moeilijk te vinden zijn? Zij verneemt graag hoe de wethouder dat ziet. Mevrouw Fattal (GroenLinks) vindt de situatie zorgelijk als het gaat om de enorme achterstanden in de WOB-afhandeling. Zij vindt het mooi dat de stad hoge ambities heeft. Wanneer de gemeente de ambities niet kan waarmaken, zijn die ambities weinig waard. Zij bedankt de wethouder voor de grote inzet die ze toont om de achterstanden weg te werken en om de lijst van te nemen maatregelen.

Die maatregelen zijn wat haar betreft broodnodig. Zij refereert aan de inbreng die in deze commissie al is gegeven en schaart zich daarachter. Zij vraagt zich af of er ook preventie kan zitten in de aanpak van het college. Utrechters maken terecht gebruik van het recht om informatie in te zien. WOBverzoeken zijn te voorkomen wanneer de informatie al vrij beschikbaar is. Zij refereert aan het advies van de Rekenkamer in Amsterdam aan het college aldaar: te werken aan een cultuuromslag, waarbij openbaarheid als vanzelfsprekend wordt gezien binnen de organisatie. Dat zou betekenen dat het college op eigen initiatief informatie openbaar maakt. Zij vraagt in hoeverre Utrecht het al doet. Zij vraagt of de gemeente Utrecht nog iets kan leren van de Rekenkamer in Amsterdam. Pagina 12 van 20

Griffie Gemeenteraad Utrecht Verslag van de openbare fysieke vergadering van de Commissie Veiligheid, Bestuur en Financiën d.d. 12 mei 2022

590

600

610

620

630

Mevrouw Van der Wilt (D66) vraagt of GroenLinks het met haar eens is dat met de Woo het de expliciete taak is van de gemeente om de informatie actief openbaar te maken en dat dat mogelijk ook het risico in zich heeft dat inwoners nog meer reageren. Mevrouw Fattal (GroenLinks) antwoordt bevestigend. Zij vindt dat tevens het kip en ei-verhaal. Zij vindt het in ieder geval positief om meer informatie te delen. Als het gaat om het oplossen van de personeelstekorten legt zij de vraag voor hoe samengewerkt wordt met onderwijsinstellingen in Utrecht om vacatures zo snel mogelijk op te vullen. Mevrouw Biemans (PvdA) merkt op dat Informatierecht een belangrijk recht is in het functioneren van de democratie. Het is ook belangrijk voor het vertrouwen in de overheid. Het informatiebeheer is een kerntaak van de overheid en van deze gemeente. Zij stelt dat die kerntaak in Utrecht verwaarloosd is met als gevolg lange wachttijden bij WOB-verzoeken; die verzoeken worden nu Woo-verzoeken. En met als gevolg een archief dat nog steeds niet op orde lijkt. De ambities die de gemeente heeft, ook met Open Utrecht om een open en transparante gemeente te zijn, strookt nu niet meer met de realiteit. Daarover stelt de PvdA enkele vragen en maakt haar fractie enkele opmerkingen. Eerst vanuit het perspectief van de organisatie en dan vanuit het perspectief van de gebruikers.

Zij noemt drie punten vanuit de organisatie: (1) zij merkt dat de nadruk meer ligt op het wegwerken van de achterstanden inplaats van op het voorkomen van de wachttijden. Zij vraagt of er een duurzame oplossing komt voor het informatiebeheer. Hoe gaat deze wethouder in Utrecht haar archief op orde krijgen? (2) met betrekking tot de organisatiecultuur vraagt zij hoe de hele ambtelijke organisatie zover gekregen wordt dat er overal structureel archiefbeheer plaatsvindt en iedereen intrinsiek transparant wil zijn. Wanneer dat niet gebeurt, vindt zij het dweilen met de kraan open. (3) archiefbeheer is een kerntaak van de overheid. Zij merkt dat het onder ambtenaren niet sexy is; niemand heeft er heel veel zin in om het te doen. Hoe wil de wethouder dat aanpakken? Vanuit de gebruikerskant merkt zij het volgende op: Momenteel is een vicieuze cirkel gaande. De kwaliteit van de beantwoording van WOB-verzoeken en de snelheid van de antwoorden, laat volgens de gebruikers die haar fractie gesproken heeft, te wensen over. Dat leidt er toe dat er meer WOBverzoeken gedaan worden. Zij stelt in dat licht de volgende vragen: (1) Kan ervoor gezorgd worden dat aan de voorkant met de verzoeker wordt meegedacht over wat de indiener nu precies wil weten met het WOB-verzoek? Dan kan een meer gerichte uitvraag ontstaan, in plaats van de complexe grote verzoeken die alles opvragen.

Kan dat dan ook gedaan worden met een onafhankelijk ambtenaar, zo dat de gebruiker daarin vertrouwen heeft. (2) Zij vraagt naar de mogelijkheden om de kwaliteit van de beantwoording van WOB-verzoeken te toetsen. Zou de gemeente kunnen navragen bij de indiener wat zij van de kwaliteit vonden. (3) Hoe is beter te communiceren met de indieners als de beantwoording langer duurt, en is dan ook toe te lichten waarom dat het geval is? De heer Sungur (DENK) is benieuwd te vernemen of de PvdA ideeën heeft om bijvoorbeeld aan de voorkant de organisatie iets robuuster te maken. De wethouder Pagina 13 van 20

Griffie Gemeenteraad Utrecht Verslag van de openbare fysieke vergadering van de Commissie Veiligheid, Bestuur en Financiën d.d. 12 mei 2022

640

schrijft in haar brief dat zij aan de capaciteitskant wil zitten en dat zij met vaste medewerkers wil werken en minder met flexibele mensen. Hoe kan dat nog beter? Mevrouw Biemans (PvdA) merkt op dat de vraagstelling van haar fractie al daarop gericht is: heel veel zit aan de voorkant met een goed archiefbeheer zodat de informatie gemakkelijk is terug te vinden en dat door het helpen van gebruikers in het doen van de aanvragen de organisatie iets te ontlasten is zo dat direct de juiste antwoorden te geven zijn zonder de complexe vragen. De heer Sungur (DENK) heeft de idee dat de gemeente het contact wel zoekt maar dat niet iedereen bereid is mee te werken. Dit leest hij ook een beetje terug in de brief van de wethouder. Misschien is dit iets om te beantwoorden door de wethouder. Mevrouw Ramaker (VVD) vraagt wat mevrouw Biemans verstaat onder een onafhankelijk ambtenaar. Mevrouw Biemans (PvdA) licht toe dat er bij de indiener dan geen gevoel is dat er een belang ligt bij de behandelend ambtenaar om het WOB-verzoek op de een of andere manier af te handelen.

650

660

670

680

De heer Dijkstra (EenUtrecht) is benieuwd of de wethouder een beeld heeft van de belangrijkste achterliggende oorzaken van de stijging in het aantal WOB-verzoeken. Mevrouw Van der Wilt (D66) vraagt of het de heer Dijkstra bekend is dat hierover al een technische sessie is geweest waarin de redenen zijn genoemd. De heer Dijkstra (EenUtrecht) antwoordt ontkennend. Hij heeft die sessie gemist. De voorzitter licht toe dat het inderdaad niet de bedoeling is om technische vragen te stellen in de commissievergaderingen. Hij heeft begrip voor deze omissie bij de heer Dijkstra gezien de veelheid van gebeurtenissen in kort tijdsbestek. De heer Dijkstra (EenUtrecht) vond twee oplossingen in de brief opvallend. De VVD en GroenLinks spraken al over de preventieve kant. Hij vraagt wat de gemeente kan doen. Hij doet de suggestie proactief meer op de website te zetten dan tot nu toe. Hij had verwacht dat in de brief drie oplossingen zouden staan aan de preventieve kant: (1) extra capaciteit, (2) inzet, (3) software. Hij doet de suggestie gebruik te maken van de expertise en de kracht van de Utrechters zelf. Hij kan zich voorstellen dat daar mensen tussen zitten die goed kunnen meedenken over hoe dit probleem te tackelen. Hij vraagt in welke mate geprobeerd is contact met deze mensen te krijgen.

De heer Compagnie (ChristenUnie) maakt zich enige zorgen over de haalbaarheid op het gebied van personeel en prijzendruk, haalbaarheid personeel en tijdsdruk; er is meer vraag dan aanbod. Dat blijkt ook uit de brief en uit de technische sessie. Zijn fractie vraagt zich af of het college de raad kan informeren hoe de informatiehuishouding te verbeteren is. De termijn gaat van acht à zes weken; de WOB-verzoeken waren al lastig bij te houden. Hoe ziet het college dit, nu de termijn korter wordt? Zijn fractie vindt het belangrijk dat er rekening wordt gehouden met alle belangen bij informatieverzoeken. Hoewel dit in de wet is gewaarborgd, vraagt dit in het bijzonder aandacht voor de bescherming van persoonsgegevens. Zijn fractie hoopt dat de gemeente duidelijk en actief communiceert over de afhandeling van verzoeken vooral richting de indiener, ook als er wordt gekozen de informatie niet openbaar te maken.

Pagina 14 van 20

Griffie Gemeenteraad Utrecht Verslag van de openbare fysieke vergadering van de Commissie Veiligheid, Bestuur en Financiën d.d. 12 mei 2022

Op verzoek van de wethouder schorst de voorzitter de vergadering voor 5 minuten en heropent die.

690

700

710

720

De beantwoording Wethouder Voortman zet uiteen dat zij dit een belangrijk onderwerp vindt omdat dit over het vertrouwen gaat van burgers in de overheid. De openheid draagt bij aan het vertrouwen. Ook wanneer burgers het gevoel krijgen dat zaken verborgen worden gehouden, schaadt dat ook het vertrouwen in de overheid. Zij heeft hierover verscheidene raadsleden inbreng horen hebben. De wethouder beschouwt dit als een fundament voor de relatie tussen burger en overheid. De wet Open Overheid gaat niet alleen over het openbaar maken van informatie. Die gaat ook over goede informatiehuishouding. Het is niet mogelijk snel informatie te geven wanneer de informatiehuishouding niet goed op orde is. Mevrouw Biemans ging in op de preventie. De wethouder zet uiteen dat dat vooral ook in de informatiehuishouding zit. Verschillende fracties vroegen naar de oorzaken van de stijgende aantallen WOBverzoeken. De wethouder verwijst naar de briefing en licht dit aanvullend kort toe. Zij attendeert op het toegenomen aantal bouwplannen. Driekwart van de verzoeken hebben betrekking op de Omgevingsvergunning. Zij noemt meerdere redenen voor mensen om een verzoek in te dienen. De heer Sungur (DENK) doet de suggestie de verzoeken actief te delen, uitgaande van dit percentage van de verzoeken.

De wethouder noemt in dat licht een mogelijk in te stellen digitaal bouwarchief zo dat mensen het zelf kunnen opzoeken. Dat zou het college graag willen in het kader van Open Overheid; dat is niet van vandaag op morgen te realiseren. Zij vervolgt haar beantwoording met in te gaan op de meer complexe WOB-verzoeken. Extra tijd is nodig in het geval derden stukken hebben opgesteld en hen om toestemming gevraagd moet worden de informatie openbaar te maken. Er zijn steeds meer verzoeken naar alle documenten. De wethouder kan daar nader op ingaan, zeker als het gaat om hele omvangrijke verzoeken. Er zijn ook steeds meer plekken om documenten op te slaan. Vroeger was er enkel papier, nu ook mail, sms, Whatsapp, DigiPlaza, Zaaksysteem, Verkennersmap. Bovendien is er sprake van verloop van personeel en ziekte. Zij beschouwt dat als oorzaken van de toegenomen complexiteit en van de toename in het aantal verzoeken. De wethouder loopt de vragen van de fracties bij langs. Zij zal op die manier de verschillende onderwerpen aandacht geven. Het CDA vroeg waarom de raad pas nu wordt geïnformeerd; de achterstanden zijn er al een tijd. Dit is het moment waarop het echt ging knellen en ingrijpen nodig was. De wethouder heeft in haar brief geschreven hoe het college dat wil gaan doen. Het college heeft al een aantal keren een brief geschreven over de stand van zaken in Utrecht.

In die brieven is aandacht geschonken aan de informatiehuishouding en dat daaraan nog gewerkt moet worden. De wethouder bevestigt dat de cultuuromslag ontzettend belangrijk is; dat geldt zowel bij de implementatie van de wet Open Overheid, en als het gaat om het structureel maken van het informatiebeheer. Het is belangrijk dat mensen die bij de gemeente werken zich het belang van een open mindset realiseren en dat zij daarmee rekening houden in hun werkwijze: hoe het stuk te schrijven? Hoe ervoor te zorgen dat goed gearchiveerd wordt. Zij vergelijkt die discussie met die de wethouder

Pagina 15 van 20

Griffie Gemeenteraad Utrecht Verslag van de openbare fysieke vergadering van de Commissie Veiligheid, Bestuur en Financiën d.d. 12 mei 2022

730

740

750

760

770

gevoerd heeft met de raad over de gegevensbescherming. Hierbij is training nodig, en het scherp houden van mensen. Mevrouw Biemans (PvdA) merkt op dat de Archiefwet al langer bestaat. Dit is niet nieuw en hoeft niet nu pas plaats te vinden. Zij is benieuwd te vernemen wat de wethouder nu concreet wil doen om de cultuuromslag daadwerkelijk te verbeteren. Wethouder Voortman zet uiteen dat zij medewerkers voortdurend wil opleiden. In de tijd van het bestaan van de Archiefwet is heel veel veranderd. Die veranderingen vinden continu plaats. Het gaat hier ook niet om iets dat plotseling klaar zal zijn. Mevrouw Ramaker (VVD) vraagt in hoeverre de Archiefinspectie de gemeente helpt met het archiefbeheer. Wethouder Voortman heeft daarop het antwoord niet paraat. Mevrouw Ramaker (VVD) merkt op dat het een bevoegdheid is van de inspectie om het archief jaarlijks te inspecteren. Het gaat daarbij om documentalisten in optima forma. Zij doet de suggestie dat de medewerkers van inspectie samen met de ambtenaren de gemeente ondersteunen in het opzetten van het systeem. Wethouder Voortman dankt mevrouw Ramaker voor de suggestie. Zij kan zich voorstellen dat hieraan al langere tijd is gedacht. Zij vervolgt haar beantwoording. Mevrouw Biemans sprak over het belang ervan een duurzame oplossing te vinden.

Het college wil een integrale aanpak in het kader van het programma Open Overheid, en zich in dat kader juist toeleggen op de informatiehuishouding. De wethouder gaat uitgebreid in op de vraag hoe het college dit doet met de contacten. Zeker bij de omvangrijke verzoeken neemt het college na ontvangst van het verzoek contact op met de verzoeker om na te gaan wat er precies speelt en waaraan behoefte is. Soms is een telefoongesprek met een projectleider al voldoende om vragen te beantwoorden. Dat kan helpen om de omvang te beperken. Wanneer iemand alles wil ontvangen, heeft hij daar recht op; maar de wethouder is er geen voorstander van de verzoeker de hooiberg te geven, terwijl het gaat om een aantal specifieke spelden. Gevraagd is hoe gecommuniceerd wordt met indieners over het moment waarop voldaan kan worden aan het WOB-verzoek: (1) Bij ontvangst wordt de verzoeker geïnformeerd over de beslistermijn. De verzoekers kunnen dan tussentijds vragen stellen over de stand van zaken. Dan geeft het college een indicatie over wanneer het college het besluit zal nemen. (2) wanneer de zienswijze procedure start wordt de verzoeker op de hoogte gesteld, ook over het eindigen daarvan, in ieder geval vóór het einde van de beslistermijn. (3) Binnenkort zal de communicatie over de voortgang geregeld worden via de berichtenservice van Mijn Overheid.nl.

Dan is de verzoeker te informeren over de behandelstappen. Het zal met nieuwe software mogelijk zijn dit actiever en beter in te zetten. Mevrouw Biemans (PvdA) vraagt of het ook duidelijk is voor bewoners dat zij de persoon die contact opneemt met de verzoeker vooraf ook te contacteren is; zij vraagt of dat überhaupt mogelijk is en of dat goed gecommuniceerd wordt. Wethouder Voortman zet uiteen dat de contactpersoon in de wet is vastgelegd. Maar wat de wethouder weet, is die persoon actief te benaderen over hoe de gewenste informatie het beste op te vragen is. Zij vervolgt haar beantwoording met in te gaan op Samen met de Stad zaken te verbeteren; de inbreng van de heer Dijkstra. Een van de sporen binnen het programma Open Utrecht is dat het college daarover het gesprek aan wil met mensen. Eind 2022 wil het college dat organiseren. Het college buigt zich nog over de vorm. Ze denkt daarbij aan wetenschappers, mensen die veelvuldig gebruik maken van de WOB, Pagina 16 van 20

Griffie Gemeenteraad Utrecht Verslag van de openbare fysieke vergadering van de Commissie Veiligheid, Bestuur en Financiën d.d. 12 mei 2022

780

790

800

810

820

maar mogelijk ook met mensen die niet zoveel ervaring hiermee hebben; om met hen te bespreken hoe implementatie van de wet het beste in te richten op de behoefte. De vraag speelt daarbij een rol wat de stad verstaat onder openbaarheid, hoe maakt de gemeente gebruik van expertise in de stad. Dat is het college al van plan. Mevrouw Fattal vroeg nog naar onderwijsinstellingen om de personeelstekorten op te lossen. Het college doet dat al. Het college heeft al een jaar of zeven contacten met de HBO-scholen in Utrecht, Nijmegen en Amsterdam. Dan biedt de gemeente ook stage-werkplekken aan. De gemeente biedt een deel van de stagiaires aan naast het afstuderen, in deeltijd te werken. De gemeente biedt afgestudeerden vaste functies aan. Het grootste deel van het Woonteam bestaat inmiddels uit jonge enthousiaste medewerkers die een keer stage hebben gelopen. Daarop is ook personeelsbeleid. Het college ziet dat als een kweekvijver en het college doet extra dingen om hen goed te trainen in alle taken en vaardigheden. Uiteraard lokt de arbeidsmarkt hierin ook. Utrecht is niet de enige met tekorten aan personeel. Het is moeilijk om het personeel vast te houden. Het college signaleert dat probleem ook in G4-verband: dat goed ingewerkt personeel vertrekt en gaten in de formatie veroorzaakt. Mogelijk heeft de wethouder enkele van de vragen van mevrouw Van der Wilt al beantwoord.

Zij is het eens met haar dat juist gewerkt moet worden aan de basis, voor een goed archiefbeheer, goed getraind personeel. Zij vroeg ook naar de implementatie van het voorkeurscenario. De wethouder kan die vraag niet goed beantwoorden. Zij kan op dit moment geen voorkeurscenario noemen. Mevrouw Van der Wilt (D66) kan dat goed volgen. Zij vraagt of de wethouder het openbaar maken via het Digitaal Bouwarchief wil meenemen in de implementatiescenario’s om na te gaan waar dit het gemeentebestuur kan ontlasten. Wethouder Voortman antwoordt bevestigend met te verwijzen naar de desbetreffende inbreng van de heer Sungur. Nagegaan moet worden welke zaken tijd voorkomen zo dat die tijd in de stad te steken is. Zij doet de suggestie in de stand van zakenbrief over het Programma Open Overheid aan het eind van het jaar aan te geven welke keuzes het college zal maken die het beste daarin passen. Mevrouw Van der Wilt (D66) had nog een vraag gesteld over het actiefbeheer en de acties daaromtrent: of de wethouder in de rapportage zou kunnen laten weten wat daarin de plannen zijn. Zij vraagt of dat ook wordt opgenomen in de stand van zakenbrief. Wethouder Voortman antwoordt bevestigend. Zij vervolgt haar beantwoording. De wethouder bevestigt mevrouw Ramaker dat de achterstanden in de afhandeling van de WOB-verzoeken ook te maken hebben met het niet op orde zijn van de informatiehuishouding.

Het programma Wet Open Overheid gaat over (1) het inhalen van achterstanden, (2) het implementeren van de wet en (3) over de informatiehuishouding. Mevrouw Ramaker (VVD) las in de raadsbrief “de hoeveelheid ongeordende documenten groeit door het aantal WOB-verzoeken en werkt door in het inhalen van beslistermijnen”. Zij legt de vraag voor of het mogelijk juist andersom is. Kosten WOB-verzoeken wellicht juist meer tijd vanwege het niet op orde zijn van de archivering en omdat de documenten moeilijk te vinden zijn. Zij verneemt graag hoe de wethouder dit ziet. Wethouder Voortman antwoordt dat beide waar is. Er kunnen ook andere redenen zijn, zoals navraag moeten doen bij derden, het hebben van verschillende systemen.

Pagina 17 van 20

Griffie Gemeenteraad Utrecht Verslag van de openbare fysieke vergadering van de Commissie Veiligheid, Bestuur en Financiën d.d. 12 mei 2022

830

Zij vervolgt haar beantwoording met in te gaan op de inbreng van mevrouw Fattal over de Rekenkamer in Amsterdam. De wethouder heeft het belang van de gewenste cultuuromslag al bevestigd. Utrecht maakt al veel actief openbaar. Elk jaar maakt het college meer datasets openbaar. Over enige tijd moet het college 11 informatiecategorieën actief openbaar maken. Utrecht zit momenteel op zes categorieën. De ChristenUnie benadrukt het belang ervan te communiceren waarom informatie niet openbaar te maken is. Zij houdt zich aanbevolen wanneer de heer Compagnie beschikt over WOB-verzoeken waarin dat niet duidelijk is aangegeven. De wethouder beëindigt hiermee haar beantwoording. De voorzitter legt de vraag voor of de commissie antwoorden op gestelde vragen heeft gemist.

840

850

Mevrouw Swinkels (CDA) had gevraagd wanneer die verbeteringen zichtbaar worden; wanneer is de verkleining van de achterstanden te merken? Zij had gevraagd naar de combinatie van de organisatorische uitdaging en de specialistische software; zal dat betekenen dat nog meer gecentraliseerd gaat worden? Zij had ook gevraagd of mensen een compensatie kunnen krijgen wanneer de overheid de termijn niet haalt; of dat een perverse prikkel is en in hand gaat werken dat mensen meer WOB-verzoeken doen omdat ze weten dat de gemeente onder druk staat. Zij had ook gevraagd of de implementatie van de wet Open Overheid eigenlijk al afgerond had moeten zijn. Zij heeft zojuist begrepen van haar buurvrouw dat voor de invoering acht jaar staat. Zij gaat ervan uit dat zij eind 2022 in de brief van de wethouder de voortgang zal teruglezen. Mevrouw Van der Wilt (D66) miste het deel wat landelijk te doen is aan het personeelstekort in G4-verband en de mogelijkheid om krachten te bundelen waar dat mogelijk is.