Rapportage Periklesinstituut

Een dijk van een raad Evaluatie van de vergaderwijze van Urk

Een dijk van een raad Evaluatie van de vergaderwijze van Urk

Deze rapportage werd opgesteld door het Periklesinstituut in opdracht van de gemeenteraad van Urk Bij het uitvoeren van de evaluatie, het programmeren van de bijeenkomsten en het opstellen van de rapportage werd het Periklesinstituut begeleid door een werkgroep van de raad.

Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen, of enige andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. Voor het overnemen van gedeelten uit deze uitgave in bloemlezingen, readers en andere compilatiewerken (artikel 16 Auteurswet 1912) richt men zich tot de uitgever. © Periklesinstituut

Het goede behouden

5

Samenvatting

7

De Urker vergaderwijze

8

Doen wat moet, bewaren wat kan

9

Het onderzoek

10

Structuur, cultuur en vaardigheden

10

Ontrafelen

11

De enquête

11

De werkconferentie

15

Aanbevelingen

17

Technisch advies

30

Bijlage 1: Groslijst verbeterpunten

32

Bijlage 2: Enquête

34

Tevredenheid over rollen en organisatie

36

De rol van de raad

37

Agendabepaling

39

Informatiepositie

40

Bestuurlijke verhoudingen

42

Voorzitten

43

Participatie

44

De agendacommissie en agendavorming

45

Instrumenten

46

Bijlage 3: Resultaten werktafels

47

3.1 Raad en samenleving

47

3.2 Een steviger rol

48

3.3 Doelstelling per fasen besluitvormingsproces

49

3.4 Ondersteuning

50

Verantwoording

51

Het goede behouden De wens voor verandering heeft een paradoxaal trekje. Enerzijds komt de zucht een omslag te maken voort uit een gevoel van urgentie. De dingen móeten anders. Anderzijds is alle verandering, zo luidt het gezegde, moeilijk. De gemeenteraad van Urk lijkt zich dit innerlijk dilemma goed voor te kunnen stellen. Men voelt een behoefte te veranderen, maar waar naar toe? Het mag als evident worden beschouwd dat de huidige politiek niet wordt bedreven op de manier van één, twee decennia geleden. De samenleving is veranderlijk, het publieke discours is wispelturig en gezag van politiek en politici moet zich baseren op andere fundamenten dan organisch vertrouwen in bestuurlijke instituties. Daarnaast merken volksvertegenwoordigers zelf ook een behoefte politiek op een andere manier te gaan bedrijven. Meer debatten op hoofdlijnen, meer ‘aan de voorkant’, zoals dat heet. Met als resultaat een duidelijker politiek kader voor het college, in plaats van een reeds gemaakte politieke afweging in hun voordrachten voor beleid. Met inhoudelijk scherpere debatten die leiden tot inzichtelijke en invoelbare afwegingen, in plaats van het natuurlijk gezag van politieke ambtsdragers. In deze rapportage adviseert het Periklesinstituut ‘hoe’ de wens tot verandering vorm te geven. Niet over het ‘waarom’.

Ten eerste is dat niet aan ons, ten tweede formuleerde de raad zelf al de intrinsieke wens te veranderen tussen de regels in een uitgebreide verlanglijst van aanpassingen hoe politiek bedrijven te organiseren. De concrete aanbevelingen van het Periklesinstituut zijn echter wellicht meer bescheiden dan de lezer van deze inleiding misschien verwacht. Hoe intrinsiek de zucht te veranderen ook is, veranderen zelf is – zoals al gezegd – moeilijk. Te langzaam, en mensen verliezen hun geduld. Te snel, en de verandering verliest het zicht op het ‘in waarin’. Verandering kan niet zonder richting. In het onderzoek wat u met deze rapportage wordt gepresenteerd lijkt de ‘waarin’-vraag nog niet door de raad te zijn beantwoord. Dat is niet erg. Verandering vraagt immers altijd een duik in het onbekende. Het is precies wat verandering zo moeilijk maakt. In het geval van de aanpassingen voor het politiek bedrijven op Urk is dat onbekende niet de structurele aanpassingen die hier in aanbevelingen worden voorgesteld. Aanpassingen in de vergaderwijze, inrichten van een werkgroep, organiseren van de beleidsvormende agenda… het zijn overzichtelijke want instrumentele aanpassingen. De grotere uitdaging is organiseren hoe er te komen, en de effecten ervan positief te laten zijn.

Dat hoe er te komen bestaat voor een deel uit het eigen maken van de vaardigheden die nodig zijn om de nieuwe instrumenten te gebruiken. Her en der wordt in deze aanbevelingen een training geadviseerd, maar ook daarvan is het (directe) effect in zekere zin slechts bescheiden. Echte verandering ontstaat niet in een training of een bijeenkomst, maar wanneer de deelnemers als politieke ambtsdragers de vaardigheden gaan toepassen.

Evaluatie Vergaderwijze Urk

Pagina 5 van 52

Maar naast de vaardigheden van de individuen in en om het gemeentebestuur verandert ook de manier waarop mensen met elkaar omgaan. Ter illustratie: hoewel de politici op Urk weten wat ze willen en weten waar ze voor staan is de gezamenlijke verantwoordelijkheid voor argumentatieve interactie is minder goed ontwikkeld. Ook de cultuur ís goed. Men respecteert elkaar, ook wanneer standpunten uiteen liggen. De vergaderingen zijn respectvol en fatsoenlijk. De uitdaging is dat goede te behouden en juist de verandering daardoor te laten slagen. Minder zorgvuldig ingevoerd zou de verandering naar meer debat een vijand van de goede omgangsvormen kunnen worden. Het inhoudelijk met elkaar van mening verschillen, hier over het – bij gebrek aan een beter woord – debat aangaan én zo bijdragen aan een voor de inwoner inzichtelijke en invoelbare afweging moet worden versterkt. Dit vraagt echter meer dan alleen structuuraanpassingen. De wens een meer interactief debat te voeren kan alleen constructief zijn als de intentie voor een inhoudelijk debat er is, meer nog dan de debatvaardigheden die in boekjes staan genoemd. Het is vooral een mentaliteitsaanpassing. De behoefte op hoofdlijnen en meer kaderstellend het debat te organiseren, vraagt andere verwachtingen van de raad aan het college — en vice versa. Het fnuikende van déze veranderingen is dat ze meer tijd vragen.

Zoals je het gisten van brood niet kan afdwingen. Het Periklesinstituut presenteert daarom met vertrouwen bescheiden aanbevelingen voor het anders bedrijven van politiek. Het zal de personen die meer structuurverandering hadden gewild wellicht niet ver genoeg gaan en de gene die zich zorgen maken over de culturele gevolgen zorgen baren. De juiste koers is tussen wal en overkant in. • Dus is er één advies wat zich moeilijk in een aanbeveling laat vatten: heb geduld. Neem kleine stapjes. Houd elkaar vast. Evalueer. Bespreek zorgen. Wees eerlijk over wat je moeilijk vindt. Geef je niet over aan de verleiding om het bij voor- en nabesprekingen alleen over politieke inhoud te hebben, maar zorg dat de manier van politiek bedrijven – structuur én mores, verwachtingen en cultuur – ook een openhartig onderwerp van gesprek zijn. Want net als democratie is ook veranderen alleen iets dat je samen kunt.

Evaluatie Vergaderwijze Urk

Pagina 6 van 52

Samenvatting Er kan geen misverstand over bestaan dat de Urker politici zich van een prettige werkomgeving kunnen bedienen. De sfeer tijdens vergaderingen wordt breed als positief en constructief ervaren. In besluitvoorbereidende vergaderingen herkent men bij elkaar een open en onderzoekende houding. Toch zijn er ruimtes voor verbeteringen. In de besluitvorming kan de raad zich meer ontwikkelen in het voeren van het politieke debat. De huidige invulling van het commissiemodel biedt minder goed ruimte voor politieke oordeelvorming anders dan in fractiekamers. Een meer interactieve oordeelvorming zal politieke afwegingen inzichtelijker en scherper maken. De grootste verbeteringen zijn in de beleidsvorming. De raad ziet mogelijkheden om zelf meer grip op zijn agenda te krijgen. Op dit moment bepaalt het college de maat van de agenda, inhoudelijk en qua tempo. De aanbevelingen in deze rapportage zijn daarom geschoeid op het verbeteren van de strategische positie van de volksvertegenwoordiging. Dit kan tot gevolg hebben dat de raad meer betrokken raakt bij deze beleidsvorming en niet – kort door de bocht gezegd – pas bij beleid betrokken wordt wanneer het college een uitgewerkt voorstel naar de raad stuurt. Het biedt de volksvertegenwoordiger ook ruimere mogelijke ideeën en argumenten uit de samenleving te betrekken.

Feitelijk volgen de overige adviezen voort uit deze tweede verbetermogelijkheid. Het commentaar van de geënquêteerden op de informatievoorziening is eveneens een gevolg van deze minder goed belegde rol bij de beleidsvorming. Wanneer je verwacht eerder bij de ontstaansgeschiedenis van beleid bij te kunnen dragen, is het moeilijk pas bij een de nitief voorstel de gemaakte afwegingen te kunnen reconstrueren. Een betere grip van de raad op de beleidsvorming zal ook de tevredenheid over de informatievoorziening doen toenemen. Al op deze plaats moet worden opgemerkt dat de met deze rapportage uitgebrachte aanbevelingen vallen of staan met een ondersteuning van de raad die op orde is. Het aantal fte’s op de grif e móet worden uitgebreid. Hierdoor komt er meer ruimte voor informatiemanagement, externe communicatie, strategische advisering én krijgt de raad een krachtigere vertegenwoordiging van zijn rol op het gemeentehuis, zoals in de driehoeksoverleggen met gemeentesecretaris en burgemeester, bij de ambtelijke organisatie en overige partners van de gemeente.

Aanbevelingen 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Vergroot de ondersteuning en advisering van de raad Verscherp de fasering in de besluitvorming Versterk de oordeelvorming Geef beleidsvorming een plaats in de vergaderstructuur Stel een participatieve agenda op (volgende periode) Richt een bescheiden eigenstandige rekenkamer in

fi

fi

Evaluatie Vergaderwijze Urk

Pagina 7 van 52

De Urker vergaderwijze Zoals nagenoeg iedere gemeente bereidt ook de Urker gemeenteraad besluitvorming voor in een tweetal commissievergaderingen. Deze commissies zijn thematisch georganiseerd. De zogeheten Commissie I bevat onderwerpen zoals het fysieke en ruimtelijke domein, economie en veiligheid. In Commissie II worden onderwerpen zoals het sociaal domein, zorg en onderwijs voorbesproken. Naast raadsleden zijn ook door fracties voorgedragen burgercommissieleden lid van deze commissies en deelnemers aan het vergaderproces. De commissies zijn ingericht om de besluitvorming in de gemeenteraad voor te bereiden. In de regel worden ze gebruikt om door het college voorgedragen beleidsvoorstellen te verkennen en te onderzoeken. De intentie is om de raad te adviseren over een behandeling met bijdragen en politieke deliberatie of de voordracht als hamerstuk te beschouwen. Om tot een betere vergaderwijze te komen stelde de gemeenteraad in het voorjaar van 2023 een werkgroep in. De opdracht was tot een voorlopige analyse te komen welke verbetermogelijkheden de raadsleden en commissieleden zelf zien. Dit leidde tot een groslijst van verbetering, in deze rapportage opgenomen als bijlage 1. De werkgroep besloot met deze lijst van opgaven zich te laten ondersteunen in de verdere analyse.

Evaluatie Vergaderwijze Urk

Pagina 8 van 52

Doen wat moet, bewaren wat kan Een aantal van de op de groslijst opgenomen aandachtspunten kon worden voorzien van technisch advies. Deze zijn met de grif er van de gemeenteraad doorgesproken. De adviezen zijn in de aanbevelingen van deze rapportage opgenomen. De overige aandachtspunten vroegen om aanscherping, detaillering en, vooral, prioritering. In een eerste raadsbijeenkomst op 6 september is de groslijst met aanwezige commissie- en raadsleden besproken en gewogen. Ter voorbereiding had het Periklesinstituut middels zoeken naar samenhang en overlap de groslijst teruggebracht naar veertien hoofdonderwerpen. Een beoordeling van deze long list bracht prioriteit aan. Het leidde tot een selectie van drie hoofdthema’s waar in de verdere evaluatie van de vergaderwijze en het formuleren van de verbetering voornamelijk de aandacht naar uit zou moeten gaan. In deze bijeenkomst hebben de aanwezige raads- en commissieleden aangeven zelf een duidelijke prioriteit te zien in het versterken van de grif e. Daarnaast geeft men aan graag de kaderstellende rol van de raad te willen versterken. Deze twee punten krijgen een duidelijke voorrang. Op een derde plaats in deze verbeterpunten geven de aanwezigen aan de (termijn)agenda van de raad beter te willen inrichten, al is er een duidelijk minder aantal stemmen uitbracht op het punt van de termijnagenda dan op de eerste twee.

Pagina 9 van 52

fi

fi

Evaluatie Vergaderwijze Urk

Het onderzoek Middels een vragenlijst is bij de huidige raads- en commissieleden de beleving van de huidige vergaderwijze in beeld gebracht, en is geïnventariseerd hoe de raad in de toekomst wenst te vergaderen. Op een werkconferentie zijn de belangrijkste resultaten van deze enquête besproken en hebben de leden zelf aangegeven hoe ze de vergaderwijze willen verbeteren. Een vergadermodel moet vooral passen bij de manier waarop men politiek wenst te bedrijven. Daarnaast is de effectiviteit van een vergadermodel afhankelijk van de manier waarop het wordt toegepast. De beleving ervan bij de leden en hun, bij gebrek aan een betere term, vergadervaardigheden zijn ook factoren in de manier waarop de besluitvorming verloopt.

Structuur, cultuur en vaardigheden De enquête richte zich op drie elementen: cultuur, structuur en vaardigheden. Deze drie – cultuur, structuur en vaardigheden staan steeds met elkaar in verbinding. De werkcultuur binnen een gemeentebestuur maakt hoe mensen met elkaar omgaan, en welke verwachtingen ze van elkaar hebben. Ze wordt vormgegeven door hoe mensen elkaar zien, elkaars rollen en verantwoordelijkheden accepteren en de houding waarmee men elkaar benadert. Waar deze omgangsvormen betrekking hebben op het formele vergader- en informatieproces wordt deze cultuur beschreven en genormaliseerd in de structuur van de vergaderwijze en bijvoorbeeld het Reglement van Orde. De structuur beschrijft, faciliteert en normeert de cultuur. Ook ongeschreven regels – ‘zo doen we het hier nu eenmaal’ – dragen hier aan bij. Net als gewoontes die beschrijvend zijn voor de manier waarop raad en college met elkaar omgaan. Vaardigheden tot slot — communicatieve vaardigheden of het hanteren van de juiste raadsinstrumenten – zijn de manieren waarop de deelnemers de structuur gebruiken. Ze kunnen bepalend zijn voor de cultuur. Bijvoorbeeld het niet goed gebruiken van de ‘motie vreemd aan de orde van de dag’ of overdadig gebruik maken van het vragenrecht kan tot onderlinge frustraties leiden, het verzorgen van een goede argumentatieve onderbouwing

Structuur

Evaluatie Vergaderwijze Urk

Cultuur

Vaardigheden

Pagina 10 van 52

leidt juist tot onderling begrip, zonder dat de politieke meningsverschillen uit de weg worden gegaan, enzovoorts. Wanneer vaardigheden op structuur en cultuur zijn afgestemd, versterken ze elkaar. Bij de interpretatie van de resultaten van deze enquête is steeds gekeken naar welke elementen een bijdrage leveren aan de manier van werken — en met welke balans eventueel vergaderingen zijn te bewerkstelligen.

Ontrafelen Met een schriftelijke enquête is niet alleen de beleving van de huidige vergaderwijze in kaart gebracht, maar is ook een start gemaakt met de eerste ‘ontrafeling’ van vergaderstructuur en vergadercultuur. De enquête richtte zich daarom niet alleen over de geformaliseerde vergaderregels, maar ook op het gebruik ervan, en de verwachtingen die deelnemers (impliciet) van elkaar hebben. De precieze werking van deze twee elementen is soms niet goed te duiden zonder de vergaderdeelnemers (raadsleden, raadsvolgers, maar ook: collegeleden, de raadsvoorzitter en de grif er) te bevragen over hun beleving van de regels. De resultaten van de enquête werden door het Periklesinstituut vergeleken met de feitelijke vergaderafspraken. Zo werden de theorie van de vergaderstructuur en de praktijk van de vergadercultuur naast elkaar geplaatst. Daarnaast werden de deelnemers bevraagd over de organisatie van vergaderingen. Middels een test werd hun visie op de organisatie van de lokale democratie en de rol van de gemeenteraad daarin onderzocht. In deze samenvatting zijn alleen de elementen opgenomen die gezien de resultaten verdere uitwerking vroegen. De volledige resultaten zijn in het volledige enquêteverslag in bijlage 2 te vinden.

De enquête Voor de enquête is gebruik gemaakt van verschillende vraagtechnieken. Korte open vragen, meerkeuze-vragen en stellingen werden toegepast. Bij sommige vragensets kwamen meerdere thema’s aan bod, en bij anderen lag de focus juist op één thema. In totaal vulden 18 deelnemers de vragenlijst in. Van deze groep is het meerendeel raadslid. In totaal maakten 13 raadsleden de enquête af. Van de commissieleden voltooiden er 5 de enquête. Bij het analyseren van de antwoorden is steeds gekeken of er verschillen zijn in de antwoorden van de verschillende doelgroepen. Waar er daar verschillen optreden, en het uitleg of duiding behoeft, is er in deze rapportage melding van gemaakt.

fi

Evaluatie Vergaderwijze Urk

Commissielid 5

Raadslid 13

Pagina 11 van 52

Vergadersfeer In het begin van de enquête werd de deelnemers gevraagd te re ecteren op onderlinge werkrelaties. Deze re ecties werden in zogeheten woordwolken weergegeven. Dit zijn visuele representaties van de gegeven antwoorden, waarbij de omvang van een woord illustratief is voor het aantal keren dat het is genoemd. Hoe vaker een woord is gebruikt, hoe groter de letter waar in het woord wordt weergegeven Volgens deze woordwolken is de sfeer tijdens de vergaderingen goed. De enige, zij het bescheiden, kanttekening die hierbij gezet wordt, is dat de vergaderingen ‘langdradig’ of ‘saai’ kunnen zijn. De goede sfeer lijkt wel ten koste van het politieke meningsverschil te gaan. Zo worden de commissievergaderingen door een respondent als ‘politiekloos’ neergezet. Over de werkrelatie met het college is het oordeel goeddeels positief. Een aanmerking komt uit de opmerkingen dat de relatie tussen raad en college ‘(te) zeer goed’ is, en dat ‘leidend (meestal is het college leidend)’ is.

Woordwolk 1: Hoe zou je de sfeer tijdens vergaderingen omschrijven?

Woordwolk 4: Hoe zou je de werkrelatie tussen raad en college omschrijven?

Het vergadermodel ondersteunt kennelijk een cultuur waarin de sfeer goed is. Tegelijkertijd vindt een substantieel deel van de respondenten dat men teveel naar binnen gekeerd is. Ruimte voor verbetering ziet een substantieel aantal respondenten in de relatie tussen de raad en verbonden partijen en tussen de raad en de Urker samenleving. Deze relatie is volgens deze respondenten té afstandelijk. Een ander deel van de respondenten echter karakteriseert de relatie met de samenleving juist als ‘dichtbij’.

Bestuurlijke verhoudingen Door middel van stellingen werd meer speci ek ingegaan op de manier van besluitvorming. Aan bod kwamen de invulling van de rol van de raad, agendabepaling en informatiepositie en de onderlinge bestuurlijke verhoudingen. Deze stellingen konden door de deelnemers worden gescoord op +5 (heel erg mee eens) tot -5 (enorm mee oneens).

fl

Pagina 12 van 52

fi

fl

Evaluatie Vergaderwijze Urk

De antwoorden op deze stellingen geven niet alleen een gemiddelde van de in de raad geldende meningen. Ze presenteren ook een zogeheten afwijkingsgemiddelde. Dit cijfer geeft aan in hoeverre de gegeven antwoorden uiteen liggen. Zo zal een afwijkingsgemiddelde van de twee antwoorden +4 en -2 aanzienlijk hoger scoren dan het afwijkingsgemiddelde van de set antwoorden (+2, -1). Het afwijkingsgemiddelde is respectievelijk 3 en 1,5, hoewel het gemiddelde van beider sets hetzelfde is: +1. Op deze manier kan met het afwijkingsgemiddelde worden gemeten of en in hoeverre de deelnemers het met elkaar oneens zijn over een bepaalde stelling. In het eerste deel van de stellingen werd de deelnemers gevraagd te re ecteren op de positie van de raad in het beleids- en besluitvormingsproces. Ondanks dat de sfeer goed is, vindt men de kwaliteit van de vergaderingen voor verbetering vatbaar. Als belangrijkste oorzaak noemt men het gebrek aan interactie tussen de fracties. Men zou de vergadering graag onderling interactiever zien. Deze uitslagen passen bij de met de woordwolken gegeven indruk dat vergaderingen ‘saai’ of ‘politiekloos’ kunnen zijn.

Het grootste geschilpunt bestaat over de vraag of men vaker op hoofdlijnen moet blijven. Gemiddeld vindt men van wel, maar een belangrijk deel van de respondenten lijkt er andere verwachtingen bij te hebben, bijvoorbeeld door meer betrokken te raken bij de beleidsvorming in plaats van slechts bij de besluitvorming.

Pagina 13 van 52

fl

Evaluatie Vergaderwijze Urk

Ook zijn de respondenten gemiddeld genomen niet tevreden over de informatievoorziening, al is men niet eenduidig in de manier waarop deze moet verbeteren. Over de wijze waarop je als raadslid aan informatie dient te komen verschillen de opvattingen. Door de relatief hoge afwijkingsgemiddelden is er kennelijk een verschil over de organisator van politieke informatievoorziening. Deze zou in verhouding met het doel moeten worden gebracht. Eens is men het wel over het feit dat ieder raadslid er recht op heeft over dezelfde informatie te beschikken. De meeste kritiek geeft de raad bij de agendavorming. Botweg vindt men niet dat de raad aan de knoppen zit om de eigen agenda te bepalen. De ondervraagden lijken er echter in deze agendavorming geen directe rol voor de agendacommissie te zien. De meeste respondenten zien een taak voor de agendacommissie in het plannen van de eerstvolgende cyclus. Een kleinere meerderheid ziet daarnaast ook een rol voor een meerjarige planning en een check of het college zich aan de planning houdt, en het toetsen van de volledigheid van de stukken. Over het algemeen vindt men wel dat de uitwerking van de agenda aan het college is. Zelf werken met een langetermijnagenda vindt geen meerderheid. Eenduidigheid komt bij de invulling van de rol van de grif er. Deze moet de raad helpen op strategisch, tactisch en operationeel niveau.

Zo geeft men aan vaker gebruik te willen maken van de raadsinstrumenten, maar acht de eigen kennis met slechts ‘gemiddeld’ wellicht daartoe onvoldoende. Een grif e met een raadsadviseur die de raad kan ondersteunen in het toepassen van de instrumenten kan hier in verbetering aanbrengen. Over de rol van de grif er in relatie tot de stukken wordt genuanceerd gedacht waar het gaat om het bewaken van de kwaliteit, maar alle respondenten zien wel een rol waar het gaat om het bewaken van de tijdigheid.

fi

Pagina 14 van 52

fi

fi

Evaluatie Vergaderwijze Urk

De werkconferentie Tijdens de werkconferentie op 30 januari 2024 werden de belangrijkste resultaten met de raads- en commissieleden gedeeld. Allereerst werden de verschillen wat algemener geduid. Een van de besproken resultaten is dat de sfeer over het algemeen als goed wordt ervaren, maar men toch graag de tevredenheid zou willen vergroten. Daarnaast werd het gevoel van te weinig grip op de agenda besproken, evenals de behoefte aan een grotere kaderstellende rol. Deze uitkomsten werden naast de huidige situatie gelegd waar de invullen van beide in grote lijnen wordt bepaald door het opstellen van een coalitieakkoord aan het begin van de bestuursperiode, en het bespreken van de voorjaarsnota. Voor de werkconferentie koos het Periklesinstituut een viertal thema’s om met de aanwezigen verder uit te diepen en van context te voorzien. Deze thema’s zijn: • Hoe verhoudt de raad zich anno 2028 tot de samenleving? • Hoe kan de raad zijn rol met het gebruik van raadsinstrumenten verstevigen? • Wat moet iedere fase van het besluitvormingsproces opleveren? • Hoe kan de ondersteuning door de grif e de raad sterker maken?

fi

Evaluatie Vergaderwijze Urk

Pagina 15 van 52

Middels een viertal werkvormen bespraken de deelnemers in twee rondes deze thema’s. De resultaten legde ze zelf vast op ipover-vellen. Deze zijn opgenomen in bijlage 3 van deze rapportage. De resultaten zijn hier samengevat, en verwerkt in de aanbevelingen.

De raad en de samenleving De raad is het hoogste bestuursorgaan, maar ook de volksvertegenwoordiging. De raad wenst die rol in de structuur te versterken. Men stelt zich een raad voor die op zekere dossiers samen met de samenleving tot beleidsvorming komt. De raad heeft de tijd om zich goed te laten informeren door leden van de samenleving, en de ruimte om belangen goed af te wegen. Dat vraagt tijdigheid en planning.

Een steviger rol Een steviger rol vraagt goede informatievoorziening, meer strategische ondersteuning en verbetering van de kaderstellende rol. Met een beter ingerichte informatievoorziening en een ondersteuning op orde heeft de raad instrumenten om meer zelfstandig zijn eigen verantwoordelijkheid in te vullen. Toenemende interactie in het politieke debat zal meer helder laten zien welke afweging de raad maakt. Wanneer de raad eerder in het beleidsvormingsproces een richting aan gaat geven, is hij in staat de samenleving eerder te betrekken. Dit zal ook draagvlak en begrip over politieke besluiten doen toenemen.

Doelstelling per fasen besluitvormingsproces Elke fase in het besluitvormingsproces heeft zijn eigen doelstelling. In de regel worden er drie fasen onderscheiden: die van gezamenlijke verkenning van een voorstel (beeldvorming), een gezamenlijk gesprek over argumenten (oordeelvorming) en het maken van de gezamenlijk afweging (besluitvorming). De deelnemers hebben deze fasen ingekleurd — en ermee doelstellingen (of zelfs kwaliteitseisen) voor commissie- en raadsvergaderingen gesteld.

Ondersteuning De Urker raad wenst meer strategisch ondersteund te worden. Niet alleen administratief of organisatorisch, maar coachend bijvoorbeeld op (technische) inzet van raadsinstrumenten. Daarnaast kan de grif e ook de aanwezigheid en zichtbaarheid van de raad beheren, bijvoorbeeld met beheer van een raadswebsite. Dit vergroot de verantwoording over politieke besluiten.

fl

fi

Evaluatie Vergaderwijze Urk

Pagina 16 van 52

Aanbevelingen 1. Vergroot de ondersteuning en advisering van de raad De raad van Urk moet zich beter laten ondersteunen. Dit zal de strategische positie van de raad als volksvertegenwoordiging en als politiek opdrachtgever ten goede komen. De grif e moet hiervoor worden uitgebreid tot 3 à 4,5 fte. Aan de start van de volgende bestuursperiode moet de raad capaciteit vrijmaken voor een meer speci eke ondersteuning. Zelfs in vergelijking met andere raden van vergelijkbare omvang, heeft de gemeenteraad van Urk een kleine ondersteuning. De facto is er één fte beschikbaar. De kwetsbaarheid van deze ondersteuning is met het ziekteverlof van de grif er deze maanden al gebleken. De raad heeft in beginsel niet veel gemerkt van deze niet anders dan karig te noemen ondersteuning. Dat betekent niet dat er geen gevolgen zijn. Allereerst is de werkdruk hoog en zal er geregeld meer uren worden gemaakt dan contractueel is verplicht. Ten tweede zal de ambtelijke organisatie nu en dan moeten bijspringen. Dit zijn in feite ‘verborgen fte’s’ van de grif e. Hoewel bedoeld uit goede wil, is het onwenselijk. Niet alleen omdat ambtenaren worden belast met werkzaamheden die niet de hunne zijn, maar ook om de ondersteuning van de bestuursorganen raad enerzijds en college anderzijds gescheiden te houden.

Voor de goede orde: er is geen enkele aanleiding te veronderstellen dat de raad op een verkeerde wijze is bediend. Het is veeleer een situatie die moet worden voorkomen. Daarnaast geeft een zelfstandige grif e de raad veel meer mogelijkheden zijn door wet gegeven positie als volksvertegenwoordiging en vooral als politiek opdrachtgever te ontwikkelen. Een opgave van het volledige gewenste takenpakket van de grif e (en daarmee de precieze bezetting) viel buiten de scope van dit onderzoek. Gezien de in de enquête en op de werkconferentie door de raad geuite ambitie is er wel een marge te noemen. Voor de ondersteuning van de rol van de raad (als aanspreekpunt, in de driehoek, ondersteuning raadsvoorzitter) is al 1 fte nodig. Daarnaast zou de raad tenminste 1 tot 1,5 fte voor raadsadvies, als commissiegrif er, ondersteuning vergaderproces en gebruik van technologische voorzieningen zoals het RIS beschikbaar moeten hebben. Ook heeft de raad de wens geuit zijn strategische positie in het bestuur én in de samenleving te willen ontwikkelen. Zoals bijvoorbeeld in de samenwerking met andere gemeenteraden in de regio (of elders). Het versterken van de rol van de Urker raad in deze samenwerkingen, zoals in noordelijk Flevoland vraagt een inzet van 0,5 tot 1 fte grif e capaciteit.

fi

fi

fi

fi

Pagina 17 van 52

fi

fi

fi

fi

Evaluatie Vergaderwijze Urk

Gezien de huidige krapte op de ondersteuning is het nadrukkelijk nodig tijdig te beginnen met werven voor ondersteuning, met name voor een raadsadviseur. Ook de invoering van deze aanbevelingen vraagt grif ecapaciteit.

Acties • Vergroot het budget voor de personele bezetting van de grif e, bijvoorbeeld stapsgewijs

• Werf met enige spoed een voltijd raadsadviseur / plaatsvervangend grif er • Vraag de grif er (of zijn vervanger) een beleidsplan op te stellen voor uitbreiding van de grif e met nog 1 tot 1,5 fte

fi

Pagina 18 van 52

fi

fi

fi

fi

Evaluatie Vergaderwijze Urk

2. Verscherp de fasering in de besluitvorming, train in beeld- en oordeelvorming Om de kwaliteit van het besluitvormingsproces te verbeteren zal de raad zelf aandachtig moeten zijn voor de fasen van de besluitvorming. Dat vraagt óf een scheiding in de fasen in de huidige vergaderwijze óf een andere opzet van de vergaderkalender met separate vergaderingen per fase. In ieder geval dienen de vergaderdeelnemers (raad en college) zich te bekwamen in het gebruik van de fasen. Ook de voorzitters zullen moeten gaan sturen op het behalen van een goede uitkomst van iedere vergaderfase. Besluitvormingsprocessen kennen vaak hetzelfde patroon: beeldvorming, oordeelvorming en besluitvorming. De huidige vergaderstructuur van de gemeenteraad van Urk heeft deze fasen niet scherp verdeeld, bijvoorbeeld in verschillende typen vergaderingen. Op zich is dat niet problematisch. Wel doet de raad (en meer prominent zijn commissies) er goed aan de opbrengst van de fasen scherp te houden. Het begin van politieke deliberatie is de beeldvorming. In deze fase onderzoeken raads- en/of commissieleden waar de ‘politieke knoppen’ zitten om aan te draaien. Ze onderzoeken het beoogd maatschappelijk effect van een voorstel. In de oordeelvorming wisselen raads- en commissieleden argumenten uit, waarna de raad, in vergadering bijeen, bij de besluitvorming een afweging maakt.

De grote opdracht van de raad is tweeledig. Ten eerste moet het model de fasen strikter gaan hanteren en daarmee gescheiden gaan houden. Ten twee moet met vaardiger worden in het gebruik van de fasen. Deze aanbeveling gaat over het eerste punt, al is het slagen natuurlijk afhankelijk van het tweede1. Tijdens de werkconferentie hebben de deelnemers zelf aanscherpingen aangebracht in deze fasering. Deze concretiseringen van elke fase zijn opgenomen in bijlage 3.2. De uitdaging voor de raad is meer ‘bewust’ bezig te zijn met het gezamenlijk doorlopen van deze fasen. Deze rapportage biedt twee mogelijkheden – een kleinere en een grote – voor het vastleggen ervan.

Acties 1. Herinrichting van de vergadertermijnen 2. Splitsen van beeld- en oordeelvorming in twee, separate vergaderingen

1 Een meer concrete beschrijving van de fasen van een politiek besluitvormingsproces zie ook de publicatie Hoe werkt een vergadermodel? van het Periklesinstituut.

Evaluatie Vergaderwijze Urk

Pagina 19 van 52

Model 1: Herinrichting van vergadertermijnen In theorie kan de raad de huidige vergaderplanning behouden. Het vraagt een strikte(re) scheiding van de fasen en leidt to wat het ‘klassieke’ commissiemodel genoemd mag worden. Beeldvorming vindt in dit model plaats in de eerste termijn van commissievergadering, de oordeelvorming in de tweede termijn van de commissie en wordt in de raadsvergadering voortgezet. Het grote voordeel ervan is dat de vergaderdruk niet wezenlijk verandert. Wel komt er een grotere druk te staan op voorbereiding, vaardigheden en – bovenal – discipline. Commissievergadering

Beeldvorming

Oordeelvorming 1

Raadsvergadering

Oordeelvorming 2

Besluitvorming

In de enquête hebben de raads- en commissieleden aangegeven niet ontevreden te zijn over de voorbereidingen door het college. De voordrachten missen een bepaalde politieke context en beleidsgeschiedenis, maar over het algemeen lijkt de raad uit de voeten te kunnen met de juistheid en volledigheid van de door het college aangeboden informatie. De raad zal deze informatie wel op een andere manier moeten gaan gebruiken. Daarnaast vraagt het goede samenwerking in fracties, tussen commissieleden en raadsleden. De gezamenlijke commissievergadering is eerder een ‘toevallige’ samenkomst van individuele ‘verkenning’ van het voorstel. Commissieleden stellen vragen om het voorstel zelf te begrijpen, niet om een beeld te vormen van de gezamenlijke politieke afweging. Om als raad beter grip te krijgen op de politieke besluitvorming is vooral een mentaliteitsverandering bij fracties nodig. Het vraagt dat de commissieleden niet (alleen) vragen stellen over het voorstel maar ook zich een beeldvormen aan het politieke ervan? Wat is het beoogde maatschappelijk effect? Welke (wenselijke of onwenselijke) maatschappelijke consequenties zijn er aan het voorstel? Daarnaast vraagt gezamenlijk beeldvormen dat commissieleden zich goed verdiepen in de vragen die andere fracties stellen. Deze vragen geven inzicht in de aspecten die andere fracties of leden belangrijk achten.

Om de beeldvorming goed vorm te geven maakte de raad bij de werkconferentie zelf al een checklist voor een goede beeldvorming: hebben we alle informatie om een politieke afweging te kunnen maken? Is het voorstel in de juiste maatschappelijke context gezet? Is het voorstel van alle (politieke) invalshoeken bekeken? Ben ik in staat om (politieke en maatschappelijke) voors-en-tegens te formuleren? Enzovoorts. Wanneer na deze eerste termijn deze vragen met ‘ja’ zijn te beantwoorden kan in de tweede commissietermijn de oordeelvorming aanvangen. In deze eerste termijn zetten commissieleden hun voorlopige positie uiteen en onderbouwen deze.

Evaluatie Vergaderwijze Urk

Pagina 20 van 52

Zo is na de commissievergadering duidelijk aan welke ‘politieke knoppen’ de raad te draaien heeft en welke politieke afweging daar bij hoort. In de raadsvergadering gaat men daarover met elkaar het meest interactieve deel van het debat2 aan. Op deze oordeelvormende fase wordt met aanbeveling 3 meer ingegaan. Hoewel de voordelen van de vergaderdruk er zijn, vraagt deze oplossing de discipline aan fracties én collegeleden om de doelstellingen helder te houden. Het gevaar bestaat dat men ‘toch weer’ in de techniek van het vragen stellen aan het college duikt. Zeker in de tweede termijn van de commissievergadering. Het is een gezamenlijke opdracht deze goed voor ogen te houden. Het goed afronden van de ene fase is een voorwaarde voor het slagen van de volgende. Ook de voorzitters van de commissies en raad zouden deze fasering voor ogen moeten houden en de raad wijzen op het behalen van iedere fase. Een training voor de voorzitters zou hieraan kunnen bijdragen.

Model 2: Fasen splitsen Een tweede oplossing is voor elke fase van het besluitvormingsproces een separate vergadering in te richten. De scheiding tussen de fasen komt dan logisch over. De fase is immers afgelopen als de vergadering is beeïndigd. Commissievergadering 1

Commissievergadering 2

Raadsvergadering

Beeldvorming

Oordeelvorming

Besluitvorming

Alle voorwaarden met betrekking tot het gebruik van de vergaderen van optie 1 gelden ook voor deze fase. De commissie en raadsleden zullen zich ook bij deze fase moeten gaan bekwamen in het gebruik van de fasen. Het voordeel van deze mogelijkheid is dat de scheiding strikter en duidelijker is. Beeldvorming separaat organiseren geeft ook de mogelijkheid er langer stil bij te staan; commissieleden kunnen in een Beeldvormende commissievergadering in tweede termijn vervolgvragen stellen. Deze optie vergroot echter wel de vergaderdruk. Simpelweg alleen al omdat er een vergadering in het model bij komt. In theorie zou deze vergadering minder gevuld hoeven te zijn dan de invulling van de beeldvorming las beschreven in model een. Ervaring leert echter dat in de praktijk vergaderingen door de deelnemers als automatisme toch gevuld raken.

2 Feitelijk is het debat al in de commissie begonnen. Het gezamenlijk beeldvormen (op zoek naar het

politieke meningsverschil) en de eerste stap in de oordeelvorming (voorlopige positie onderbouwen) maakt onderdeel uit van debatteren. De argumentatieve interactie en het verweer van de eerste termijn van de raadsvergadering is slechts één stap in het debat.

Evaluatie Vergaderwijze Urk

Pagina 21 van 52

Een groter voordeel is te behalen in het scheiden van oordeelvorming. Het is in model 2 duidelijker waar de argumentatieve interactie plaats vindt. Het meest aantrekkelijke deel van ‘het debat’ (zie ook de voetnoot op de vorige pagina) vind plaats in de oordeelvormende commissievergadering. Daar staat één nadeel tegenover: de besluitvormende raadsvergadering kan er wat ‘leeg' door geraken. Wanneer in de Oordeelvormende commissievergadering standpunten zijn uitgewisseld, is de afweging de facto al gemaakt. Voor de raadsvergadering blijven stemmingen (met eventuele stemverklaringen) en wellicht debat over amendementen en bijkomende moties over. Mits goed uitgelegd aan pers, inwoners, andere belanghebbenden en geïnteresseerden is dit geen reden tot zorg. Al geldt ook hier dat er goede afspraken moeten worden gemaakt over de rol van burgercommissieleden, die in dit model de rol in het debat van raadsleden haast volledig overnemen. • Deze aanbeveling vraagt een keuze van de raad. Of het handhaven van de huidige vergaderkalender met een meer strikte scheiding in de besluitvormingsfasen, of een aanpassing van de vergaderkalender om separate beeld- en oriënterende vergaderingen mogelijk te maken. In het tweede geval zal in overleg met het college tot een nieuwe planning gekomen moeten worden gekomen, bijvoorbeeld ingaande na het zomerreces.

In beide gevallen kan het Periklesinstituut ondersteunen bij het eigen maken van de vaardigheden voor de toepassing van het gekozen model.

Acties • Kies voor één van de bovenstaande modellen • Bij model 1: vraag de grif er een nieuwe vergaderkalander op te stellen, met ingang na het zomerreces

Optioneel • Bekwaam raads- en commissieleden in het gebruik van de besluitvormingsfasen, bijvoorbeeld door middel van training

• Bied voorzitters een training aan in het begeleiden van de beeld- en oordeelvormende fasen

fi

Evaluatie Vergaderwijze Urk

Pagina 22 van 52

3. Versterk de oordeelvorming Om de politieke interactie te vergroten zullen de commissievergaderingen anders moeten worden gestructureerd. Met politieke vragen aan het college én aan andere fracties in de eerste termijn, en interactie tussen fracties in de tweede termijn, zonder bijdragen van het college. Gezien de prettige vergadersfeer zijn grotere structurele aanpassingen onnodig. Om deze veranderingen goed uit te voeren mag de raad gezamenlijke training in oordeelvorming overwegen, en ook begeleiding van de commissievoorzitters. De gemeenteraad van Urk kent twee vergadervormen: commissie en raad. In de commissievergaderingen worden onderwerpen verkend, in de raad behoort het politieke debat. Over het algemeen gaat dit goed, al wenst de raad meer interactie. Die interactie zal vooral moeten komen in besluitvoorbereidende vergaderingen, niet ‘pas’ in de besluitvorming wanneer de laatste fractieoverleggen al zijn geweest. De vraag is waar die interactie moet plaatsvinden. Voorafgaand aan een besluitvormende raadsvergadering is in de meeste – zo niet alle – gemeenten een fractieoverleg vooraf gegaan. Dit leidt meestal tot ( nale) standpuntbepaling. Deliberatie in raadsvergaderingen beperkt zich daarom meestal tot voorliggende amendementen of moties die met het raadsvoorstel worden besproken.

Politieke deliberatie is echter juist bedoeld om elkaar argumenten en inzichten te geven die voorafgaan aan de standpuntbepaling van individuele fracties. De raad heeft in de werkconferentie zelf aangegeven hier meer ruimte voor te zien in de commissievergaderingen. In de komende, resterende twee jaar van deze bestuursperiode kan men een begin maken met de ontwikkeling van de politieke deliberatie in deze commissies. Dit vraagt dat de raad verwachtingen opstelt voor deze vergaderingen, en randvoorwaarden stelt voor een goede uitvoering ervan. Als eerste vraagt dit een goede informatievoorziening vooraf. Technische vragen over een voordracht door het college (ofwel een ander voorstel) moeten voorafgaand aan de commissievergaderingen zijn gesteld en beantwoord. Commissieleden dienen zich te richten op interactie met andere leden, in plaats van op het college. De intentie van een commissiebehandeling moet zijn: wat wil je van andere fracties horen om tot een gezamenlijk oordeel te komen? Het zwaartepunt van deze interactie zal liggen in de tweede termijn van de commissievergadering of in een separate commissievergadering (zie aanbeveling 2). Het college zou daarom in deze tweede termijn in principe geen woordvoering moeten hebben. Het woord is dan aan de commissie.

Mochten raadsfracties of -leden besluiten dat op een voorstel een amendement moet worden ingediend, of dat het voorstel moet worden voorzien van een motie, kan het debat daarover prima plaats vinden in de aansluitende raadsvergaderingen. Het college krijgt dan de gelegenheid commentaar te geven op de uitvoerbaarheid van amendementen en moties.

fi

Evaluatie Vergaderwijze Urk

Pagina 23 van 52

In deze aanpak kan het zijn dat de raad aan het eind van een commissievergadering niet kan besluiten of een voorstel voldoende (politiek) is uitgediept. Het moet tot de mogelijkheden behoren dat een voorstel wordt aangehouden tot een volgende commissiebespreking, al moet een dergelijke behandeling natuurlijk een uitzondering zijn. Daarnaast doet de raad er goed aan zich vooraf meer te bekwamen in gezamenlijke deliberatie, bijvoorbeeld door middel van training. Ook de voorzitters zullen de commissieleden goed moeten begeleiden, het verdient de voorkeur hen daar middels training bij te ondersteunen. Het is verstandig op gezette tijden besluitvormingsprocessen te evalueren. Dit zijn nadrukkelijk evaluaties van de gehele besluitvorming, niet alleen van één separate vergadering. Deze aanbeveling leidt, wanneer overgenomen, tot een drietal aanpassingen in het reglement van orde voor de vergaderingen. 1.

De beeldvormende fase eindigt met de conclusie van de voorzitter of ermee inzichtelijk is geworden welke politieke verschillen er in de oordeelvorming worden besproken.

2. Leden van het college krijgen geen spreektijd in de oordeelvormende vergadering tenzij de voorzitter anders toestaat. Informatieve vragen kunnen echter kort worden beantwoord. 3. Amendementen en moties worden voorafgaand aan de behandeling in de raadsvergaderingen door het college voorzien van een zogeheten appreciatie, een oordeel over uitvoerbaarheid of een inzicht in de (bestuurlijke) consequenties.

Acties • Herhaal de afspraak dat technische vragen vooraf gesteld – en beantwoord – moeten worden, handhaaf hierop

• Zorg voor duidelijke annotatie bij de voorzitters met de instructie van het doel van de vergadering (zie ook aanbeveling 2)

• Pas het Reglement van Orde aan op de rol van het college • Overweeg een training in gezamenlijke argumentatieve interactie en goede gezamenlijke oordeelvorming (bestuurlijke debatvaardigheden)

Evaluatie Vergaderwijze Urk

Pagina 24 van 52

4. Geef beleidsvorming een plaats in de vergaderstructuur Stel een agenda op met onderwerpen waar de raad zijn kaderstellende rol gaat vormgeven. Deze onderwerpen starten met een vraag van het college waar de raad een richtinggevend antwoord opgeeft. Op verschillende punten geeft de raad aan in een vroeger stadium betrokken te willen worden. Het geeft de leden (of fracties) de mogelijkheid om inwoners en andere belanghebbenden te betrekken bij het maken van een afweging, in plaats van te reageren op standpunten en voorstellen. Het zorgt ook voor de mogelijkheid dat de raad zelf bijdraagt aan het formuleren van uitgangspunten voor beleid, in plaats de afwegingen over te laten aan uitgewerkte voordrachten van het college. Naast de controlerende en vertegenwoordigende rol heeft de gemeenteraad ook een kaderstellende taak. Dit houdt in dat de raad de maat geeft voor het beleid. De raad is daarmee in principe politiek opdrachtgever van het dagelijks bestuur van de gemeente, het college. Deze kaderstellende rol is in het Urker model in twee momenten vastgelegd: een coalitieakkoord na de verkiezingen, en de jaarlijkse kadernota. In de enquête heeft de raad zich uitgesproken de kaderstellende rol te versterken. Op de werkconferentie is deze wens herhaalt en verdiept. De raad wil meer aan de voorzijde van beleid besturen.

In de huidige vergaderstructuur is er geen natuurlijke ruimte voor het inpassen van die mogelijkheid. Die ruimte zal dus moeten worden gemaakt. Een mogelijke oplossing is om samen met het college onderwerpen te selecteren waar de raad zijn kaderstellende taak op kan gaan uitvoeren. Dit vraagt onderwerpen waar het college en raad samen van zeggen: hier moet de volksvertegenwoordiging richting geven. Waarna het college, als verantwoordelijke voor het dagelijks bestuur én het voorbereiden van besluiten die de raad neemt, de uitwerking voor zijn rekening neemt. De mogelijkheid een beleidsvormende agenda op te stellen kan onderdeel gaan uitmaken van het vergadermodel. Door het op te nemen in Reglement van Orde wordt het opstellen van de beleidsvorming bindend. Het is ons advies dit pas bij aanvang van de nieuwe bestuursperiode te doen. Zo kan dit jaar geëxperimenteerd worden met het opstellen en de uitvoering. De implementatie zal immers niet alleen aanpassingen vragen van de raad, maar ook bij het college en de ambtelijke organisatie is de impact merkbaar. De raad zal moeten groeien in die rol, de werkwijze ervoor zal ook nog moeten worden vormgeven. Het is de aanbeveling deze bestuursperiode bescheiden te zijn in de selectie van deze punten voor een kaderstellende agenda.

Kies de belangrijkste, en vraag de grif er voor deze onderwerpen in de vergaderagenda momenten te plannen waar de raad richtinggevende debatten voert. Deze debatten kunnen starten kunnen starten met een vraag van het college (‘Hoe denkt u over … ? Wat wilt u meegeven over … ?’) Of met een meer uitgewerkte startnotitie waar de raad aangeeft of de gemeente er de goede richting mee inslaat.

Pagina 25 van 52

fi

Evaluatie Vergaderwijze Urk

Ons advies is om na het aannemen van deze aanbeveling een werkgroep in stellen met een vertegenwoordig van de raad, een adviserend wethouder en toevoeging van de gemeentesecretaris (wellicht met wisselende ondersteuning van een beleidsadviseur) om de agenda voor deze bestuursperiode op te stellen. De eerst groslijst voor deze onderwerpen moet door de raadsvertegenwoordigers worden opgesteld.

Acties • Benoem een werkgroep met raadsleden, ondersteund door een lid van het college en bijgestaan door de gemeentesecretaris (en eventueel een beleidsmedewerker)

• Geef de raadsleden de opdracht met inbreng van de raad een groslijst op te stellen van onderwerpen waar de raad betrokken bij de beleidsvorming wil zijn

• Gebruik deze lijst om met de werkgroep tot een beleidsvormende agenda te komen • Vraag de grif er om voor medio september 2025 een raadsvoorstel op te stellen met het opnemen van de beleidsvormende agenda in het Reglement van Orde.

fi

Evaluatie Vergaderwijze Urk

Pagina 26 van 52

5. Stel een participatieve agenda op Hoewel de gemeenteraad als hoogste bestuursorgaan, en de leden ‘zonder last’ stemmen, functioneert een volksvertegenwoordiging niet in isolement. Juist het betrekken van de samenleving bij politieke besluiten (en de totstandkoming ervan) mag in een democratie als een taak van de volksvertegenwoordiging worden gezien. De raad spreekt de wens uit er meer vorm aan te geven. De nadruk ligt hier op vorm. De Urker samenleving kenmerkt zich als betrokken en – hoewel er leden zijn die afstandelijkheid ervaren – de raad heeft het gevoel er middenin te staan. Om de samenleving te betrekken zal de raad vooral middelen moeten ontwikkelen voor het betrekken. Dat vraagt drie dingen:

• een agenda; op welke onderwerpen willen we de samenleving gaan betrekken? • een strategie; op welk abstractieniveau willen we de samenleving betrekken? • een werkvorm; op welke wijze gaan we de samenleving betrekken?

De vorming van de agenda kan gelijk lopen met de vorming van de agenda voor de kaderstelling. Immers is het goed denkbaar dat juist bij deze onderwerpen de raad de ambitie heeft de samenleving al in een vroeg stadium te horen. Overlap tussen de kaderstellende en de participatieve agenda is goed denkbaar. Bij gesprekken hoort een afweging wat de insteek is van de participatie. Vraagt de raad aan de samenleving aan de voorkant uitgangspunten? Of wil men inwoners en anderen juist laten reageren op een voorliggend ontwerp of een voorstel? Zeker wanneer het om nanciële kaders gaat, is het verstandig bij de start van het participatieve programma duidelijke verwachtingen te stellen over de ruimte die het traject biedt. Als laatste vraagt een goed participatief traject een duidelijke keuze voor een werkvorm. Inmiddels is er in meerdere gemeenten ervaring opgedaan met ronde tafel-gesprekken (zoals in Roosendaal of de provincie Flevoland), hoorzittingen (zoals in Zwolle) en verschillende vormen van burgerfora (zoals in Rheden). Ook recente vakliteratuur biedt een overzicht van verschillende mogelijkheden, hun toepassing en voor- en nadelen. Ook VNG en de Vereniging van Grif er hebben vast en zeker kijk op reeds uitgevoerde mogelijkheden. De grif e, of een werkgroep van de raad, kan het op zich nemen een overzicht samen te stellen.

De ervaringen opgedaan in deze bestuursperiode kunnen worden gebruikt voor een meer intensieve inzet op participatieve trajecten in de volgende bestuursperiode.

fi

Pagina 27 van 52

fi

fi

Evaluatie Vergaderwijze Urk

Acties • Vraag de grif e om een literatuuroverzicht op te stellen van werkvormen van participatie bij andere gemeenten.

• Vraag de werkgroep beleidsvormer agenda mede een voorstel te doen over de

invulling participatieve agenda op de in de beleidsvormende agenda genoemde onderwerpen.

fi

Evaluatie Vergaderwijze Urk

Pagina 28 van 52

6. Richt een bescheiden eigenstandige rekenkamer De geënquêteerden spreken zich in meerderheid uit voor een eigenstandige rekenkamer. De opzet kan bescheiden blijven, met de ambitie om tenminste één keer per jaar een onderzoek te starten. De raad is voor de rekenkamer de belangrijkste bron voor mogelijke onderzoeksonderwerpen. Wij bevelen een Rekenkamer aan van drie leden. Deze leden moeten allen onafhankelijk zijn en beschikken over ervaring met het begeleiden van beleidsonderzoek. In de spreiding kan gezocht worden naar individuele leden met kennis van gemeentelijke nanciën en van speci eke beleidsterreinen (maatschappelijke zorg en ruimte, om de twee belangrijkste te noemen). Voor het contact en de afstemming met de gemeenteraad bevelen wij aan twee leden van de raad als adviserend lid toe te voegen aan de Rekenkamer. Wij bevelen tevens aan dat deze leden zich in een open inschrijving kunnen aanmelden, ieder een presentatie houden in de gemeenteraad waarom zij dat willen en dan een stemming houden. Dit zorgt voor transparantie over de motieven van de personen die plaats willen nemen in de Rekenkamer en transparantie over de wijze van kiezen. Het is ons nadrukkelijk advies aan de raad structureel grif ecapaciteit vrij te maken voor ondersteuning van de Rekenkamer.

Omdat de leden zich ook hebben uitgesproken dat de Rekenkamer de uitvoering van de aanbevelingen moet monitoren, becijferen wij deze inzet op een kwart (0,25) fte.

Acties • Geef de grif er de opdracht een concept-verordening voor de Rekenkamer op te stellen. De model-verordening van VNG biedt voldoende basis.

• Schrijf een vacature uit voor drie leden van de Rekenkamer, rekeninghoudend met de hierboven beschreven opzet in het pro el.

• Schrijf een vacature uit voor een adviserend lid vanuit de raad, laat kandidaten zich melden en presenteren en maak uit deze kandidaten via een stemming een keuze.

fi

Pagina 29 van 52

fi

fi

fi

fi

Evaluatie Vergaderwijze Urk

In het voorjaar van 2023 stelde een werkgroep van de raad een groslijst met verbeter- en aandachtspunten op. Deze punten zijn grotendeels opgenomen voor de totstandkoming van deze evaluatie, of golden als uitgangspunten ervan. Enkele punten zijn te adresseren met een technisch advies. Het is niet altijd duidelijk op welke stukken geheimhouding rust. Twee keer per jaar overzicht maken van geheime stukken met datum waarop geheimhouding is/wordt opgeheven?

De griffer kan een overzicht opstellen en beheren. Dit zal samenhangen met de beschikbare capaciteit van de grif e.

Vast agendapunt maken van stukken die ter kennisname naar de raad gaan. Hieronder vallen bijvoorbeeld: besluitenlijsten college, informatienota’s, lange termijnagenda, nieuwsbrieven, stand van zaken moties, toezeggingen en schriftelijke vragen, lijst met actiepunten.

De raad kan de grif er opdragen dit voor de agenda voor te bereiden.

Periodiek een overzicht maken van de begrotingswijzigingen.

De raad kan, bijvoorbeeld bij monde van de auditcommissie, het college hiertoe opdragen.

Voorafgaand aan de informatiebijeenkomsten dienen de presentaties in iBabs te staan. Raads- en commissieleden kunnen zich dan goed voorbereiden. Nu moet ter plekke worden gereageerd.

De raad kan, bijvoorbeeld bij monde van het presidium of de voorzitter, de ambtelijke organisatie hier (met klem) om verzoeken. Sanctie zou kunnen zijn dat zonder voldoende voorbereiding het onderwerp van de agenda gaat.

Indien er documenten aan iBabs worden toegevoegd automatisch een mail laten genereren dat er nieuwe documenten zijn of een melding doen via een appgroep.

De grif er kan deze mogelijkheid bespreken met de aanbieder van het RIS. Het is goed mogelijk dat hier nanciële consequenties aan zitten, de raad ontvangt zo nodig een voorstel.

Een appgroep “gemeenteraad” instellen.

De griffer kan dit opstellen en beheren. Dit zal samenhangen met de beschikbare capaciteit van de grif e.

fi

fi

fi

Evaluatie Vergaderwijze Urk

fi

fi

Technisch advies

Pagina 30 van 52

Informatiebijeenkomsten laten voorzitten door een onafhankelijke voorzitter

De Gemeentewet laat het niet toe bijeenkomsten van raadscommissies door anderen dan raadsleden te laten voorzitten

Indien het onwenselijk is om raadsvoorstellen inhoudelijk te wijzigen, moet er een andere manier gevonden worden om de commissie in een vroegtijdig stadium kaders te laten stellen. Het college kan ook actief om kaders vragen. Kaders stellen door voorstellen te amenderen is frustrerend en omslachtig.

De raad kan het college, als indiener van een voorstel, vragen om een zei het kleine aanpassing. Dit leidt in feite tot een nieuw voorstel waarvan de raad dan besluit het niet meer in een commissie te behandelen. Het ‘gewijzigde’ voorstel moet uiteraard wel duidelijk maken op welke punten het afwijkt van de eerder ingebrachte voordracht.

Evaluatie Vergaderwijze Urk

Pagina 31 van 52

Bijlage 1: Groslijst verbeterpunten

Opdrachtdefinitie evaluatie vergaderstructuur De gemeenteraad heeft een raadswerkgroep ingesteld die als opdracht heeft meegekregen: -

Evaluatie huidige vergaderstructuur en zo nodig met aanbevelingen komen voor optimalisering van het politieke proces van besluitvorming.

-

Adviseren hoe de griffie toekomstbestendig moet worden ingericht.

-

Aanbevelingen doen voor het inrichten van een rekenkamer.

Voor begeleiding van dit proces wordt externe ondersteuning ingehuurd. In de eerste vergadering van de raadswerkgroep zijn de volgende opmerkingen gemaakt: Werkwijze/vergaderstructuur -

-

-

-

Is de BOB-structuur voor Urk een optie? Daardoor ontstaat een betere scheiding van de drie onderscheiden fases in de vergaderstructuur: beeld- en meningsvorming, oordeelsvorming en besluitvorming. Hoe kan het debat binnen raad en commissie worden gestimuleerd? Agendacommissie stelt nu de agenda voor de commissies vast en het presidium de agenda voor de raad. Moet dat zo blijven? Is één orgaan beter? Evenwichtige verdeling/belasting en betrokkenheid binnen de gemeenteraad bewerkstelligen. Rekening houdend met deskundigheid raadsleden. Het raadswerk moet ook voor mensen met een baan goed te doen zijn. De vergadercyclus tegen het licht houden. Bestuurlijke drukte moet voorkomen worden. Vrije week in de cyclus wordt erg gewaardeerd. Valt piek tegen het einde van het jaar te voorkomen? Het doel van een informatieve bijeenkomst moet vooraf bekend zijn. Informatie die schriftelijk kan worden gedeeld schriftelijk afdoen. Informatiebijeenkomsten laten voorzitten door een onafhankelijke voorzitter. Vrije rondvraag voor acute zaken in de raad wordt gemist. Ruimte geven voor mededelingen? Het is niet altijd duidelijk op welke stukken geheimhouding rust. Twee keer per jaar overzicht maken van geheime stukken met datum waarop geheimhouding is/wordt opgeheven? Periodiek een overzicht maken van de begrotingswijzigingen. Vast agendapunt maken van stukken die ter kennisname naar de raad gaan.

Hieronder vallen bijvoorbeeld: besluitenlijsten college, informatienota’s, lange termijnagenda, nieuwsbrieven, stand van zaken moties, toezeggingen en schriftelijke vragen, lijst met actiepunten. Procedure voor het vragenuur in de raad en de rondvraag in de commissie is verschillend. Waarom? In de huidige vergaderstructuur heeft het stellen van kaders door de raad geen plaats. Indien fracties in de commissie kaders mee willen geven aan het college, zouden die kaders verwerkt moeten worden in het raadsvoorstel. Raadsvoorstellen worden tussen commissie en raad niet meer aangepast. Is het beter om in de commissie te werken met concept-raadsvoorstellen, die na de commissie eventueel nog kunnen worden aangepast? Indien het onwenselijk is om raadsvoorstellen inhoudelijk te wijzigen, moet er een andere manier gevonden worden om de commissie in een vroegtijdig stadium kaders te laten stellen. Het college kan ook actief om kaders vragen. Kaders stellen door voorstellen te amenderen is frustrerend en omslachtig. Voorafgaand aan de informatiebijeenkomsten dienen de presentaties in Ibabs te staan. Raads- en commissieleden kunnen zich dan goed voorbereiden. Nu moet ter plekke worden gereageerd.

Evaluatie Vergaderwijze Urk

Pagina 32 van 52

-

Indien er documenten aan Ibabs worden toegevoegd automatisch een mail laten genereren dat er nieuwe documenten zijn of een melding doen via een appgroep. Een appgroep “gemeenteraad” instellen.

Ambtelijke voorbereiding -

De kwaliteit van de stukken moet goed zijn. Fracties moeten onderling in debat gaan over de inhoud. Discussie moet niet gaan over onvolkomenheden in de stukken. Collegevoorstellen zijn uitgebreider dan raadsvoorstellen. Wethouders gaan er van uit dat de informatie die zij gelezen hebben ook bij de raadsleden bekend is. Dat is dus niet zo.

Verbonden partijen -

Nagaan hoe de betrokkenheid van de raad kan worden vergroot. Nagaan hoe de raad kan samenwerken door bijvoorbeeld raadsrapporteurs aan te wijzen op basis van deskundigheid/interesse.

Strategische sturingsdocumenten -

Lange termijnagenda Collegeuitvoeringsprogramma Beheersen piekmomenten in vergaderstructuur

Burgerparticipatie -

Eigen website van de gemeenteraad? Burgers moeten vroegtijdig worden geïnformeerd over zaken waar de gemeenteraad mee bezig is. Meer ruimte voor het gesprek met en inbreng uit de samenleving? Mogelijkheid van het invoeren van een motiemarkt onderzoeken. Meer informatie openbaar toegankelijk maken: moties, schriftelijke vragen, toezeggingen, besluitenlijsten, ingekomen stukken, raadsmemo’s, etc. Algemene informatiepagina over de taken van de gemeenteraad.

Rekenkamerfunctie -

Rekenkamer nieuwe stijl moet worden ingericht.

Uitbreiding griffie -

Formatie van de griffie moet op niveau worden gebracht.

Inhuur externe partij voor begeleiding van het proces -