J-2020 uitgebreide versie d.d. 24 juni 2021 Gemeenteraad.pdf

Toezicht op basis van 17 wettelijke toezichtscriteria Gebaseerd op de Archiefwet, archiefbesluit en archiefregeling. Deze toezichtcriteria zijn afgestemd met VNG en opgenomen in ‘Aanvullend beleidskader’. De toezichtscriteria zijn gekoppeld aan een deel van de KPI’s zoals opgenomen in het jaarverslag van gemeenten.

Het niet volledig en niet betrouwbaar zijn van overheidsarchieven, belemmert een goed bedrijfsvoering en verantwoording naar de burger en de samenleving.

In de voorfase zijn de Archiefverordening en Besluit Informatiebeheer Gemeente Urk 2018 geactualiseerd, vastgesteld door raad en college en gepubliceerd. De afschriften zijn verzonden aan HFA en GS. Het besluit Handboek Vervanging is door het college vastgesteld en overeenkomstig in het handboek opgenomen. De uitwerking in het Handboek DIV is nog niet afgerond. Het opzetten en uitbouwen van een kwaliteitssysteem conform artikel 16 van de Archiefregeling, is uitgewerkt en als bijlage aan het handboek toegevoegd. De inrichting en realisatie zijn van cruciaal belang en voorwaarde om digitale informatie te kunnen beheren, beheersen, toetsen en sturen. Actuele statusinformatie en bijgewerkte bestandsoverzichten zijn moeilijk vindbaar en voorhanden. De samenhang en relaties tussen analoge en digitale archiefbestandsdelen in fysieke bewaarplaats, of overige systemen en applicaties, is onvoldoende overzichtelijk vastgelegd, en/of toegankelijk gemaakt via digitale zoekingangen en/of zoekvelden. Inzicht in de informatiehuishouding vormt de basis om informatie op waarde te kunnen inschatten, aan de voorkant werkprocessen te (bij-)sturen, daaraan de benodigde acties en activiteiten te koppelen, en te voldoen aan wettelijke zorg- en beheertaken en verplichtingen t.a.v. archiefvorming en overbrenging gelden.

Het in kaart brengen van de informatiehuishouding en implementeren van het kwaliteitssysteem zijn vereisten om verdere doorontwikkeling in werking te stellen. Het synchroniseren en regisseren van informatie zijn voorwaardelijk in de aansluiting op lokale en landelijke voorzieningen, koppeling met vakapplicaties, verdere digitalisering en archivering. In een plan van aanpak zijn de noodzakelijke stappen uitgewerkt en acties benoemd. Het toezichtregime heeft de kleur oranje in 2020. De in het plan van aanpak opgenomen acties worden in overleg met HFA en de provincie uitgevoerd.

d.d. 7 juni 2021 Auditcommissie

98

INFORMATIEVOORZIENING EN AUTOMATISERING

3J

Inleiding In de omgeving van de gemeente Urk spelen talloze ontwikkelingen die enerzijds kansen bieden om zaken anders te organiseren (o.a. participatie, ketensamenwerking) en anderzijds een verplichting vormen (o.a. Omgevingswet, Wet open overheid, Wet Inburgering). Ook ontwikkelingen op het gebied van duurzaamheid, energievoorziening en technologische ontwikkelingen zoals o.a. internet of things, apps en big-data beïnvloeden de dienstverlening en werkwijze van de gemeente. De lat binnen de informatiesamenleving ligt hoog. Burgers en bedrijven stellen hoge eisen aan dienstverlening. Deze veranderende omgeving haakt in op de organisatie, processen, dienstverlening, houding en gedrag en op de informatievoorziening. De rollen binnen de gemeentelijke organisatie veranderen daarbij continue om de leefomgeving en haar inwoners optimaal te kunnen bedienen. Informatievoorziening draagt bij aan het behalen van de strategische doelen van de organisatie.

1. Algemeen In juni 2020 heeft u het nieuwe informatiebeleidsplan 2020-2024 vastgesteld. In dit plan is rekening gehouden met de suggesties en aanbevelingen die de rekenkamercommissie heeft laten optekenen in een rapport waarbij de ICT-functie binnen de gemeente Urk werd onderzocht. Het informatiebeleidsplan geeft richting aan de ontwikkeling van de informatievoorziening. Via vaarroutes (ontwikkelsporen) en thema’s is deze richting bepaald. Daarbij zijn er ook kaders meegegeven waarbinnen deze ontwikkeling moet plaatsvinden, ten aanzien van ICT-Infrastructuur, Informatiearchitectuur en de Governance. De vaarroutes en thema’s voor de komende jaren zijn als volgt: • Vaarroute Organisatieontwikkeling o Thema: Interne samenwerking versterken o Thema: Externe samenwerking versterken (landelijk en regionaal) o Thema: Plaats- en tijd onafhankelijk werken • Vaarroute Datagestuurd werken o Thema: Basis op orde / grip op de zaak (denk aan privacy, informatiebeveiliging en archief) o Thema: Data als sturingselement o Thema: Open data, delen • Vaarroute Dienstverlening, dichtbij o Thema: Digitaal, sociaal o Thema: Monitoring en integraal klantbeeld o Thema: Omgevingswet

2. Voortgang Uitvoeringsplan IBP Vaarroute A – Organisatieontwikkeling De gemeente Urk is een groeigemeente en de gemeentelijke organisatie groeit hierin mee. Ook onze omgeving verandert en onze inwoners hebben andere (hogere) verwachtingen over de dienstverlening vanuit de gemeente. Professionalisering van de organisatie van de informatievoorziening, het vergroten van de wendbaarheid van de organisatie en het vergroten van het ICT-bewustzijn is dan ook noodzakelijk. Daarnaast is het van belang om aan te haken op het landelijke samenwerkingsinitiatief Samen Organiseren. Doel van dit programma is om als gemeenten samen te werken aan één krachtige lokale overheid, vanuit de gedachte “één keer ontwikkelen, 355 keer toepassen”. De gemeente Urk sluit zich aan bij deze ontwikkeling, vanuit het principe “pas toe, of leg uit”.

d.d. 24 juni 2021

99

Thema

Beleidsuitvoering

A1. Interne A1.1 Optimalisatie organisatie samenwerking informatievoorziening versterken A1.2 Integraal sturen op ICT A1.3 Vernieuwing intranet A1.4 Professionalisering Planning & Control A2. Externe A2.1 Generieke Digitale Infrastructuur samenwerking (GDI) A3. Plaats- en A3.1 Uitvoeringsplan Plaats- en tijd tijd onafhankelijk werken onafhankelijk A3.2 Onderzoek werken samenwerkingsomgeving projectmatig werken A3.3 Vervanging telefooncentrale

A1.1

A1.2

A1.3

A1.4

A2.1

A3.1

A3.2 A3.3

4e kwartaal 2020

3e kwartaal 2020

Looptijd

Huidige fase (vorige fase)

% gerealiseerd

% gerealiseerd

2020-2021

Ontwerp

100%

2020-2021

Realisatie

75%

50%

2020-2021

Initiatief

100%

100%

2020-2021

Voorbereiding

100%

75%

2021-2024

To do

0%

0%

2020-2022

10%

90%

2021

Realisatie (voorbereiding) Voorbereiding

100%

90%

2020-2021

Realisatie

90%

60%

Procesverloop

Procesverloop

75%

Vorming team Informatie gereed. Het implementeren van de ICT-Governance in de organisatie wordt samen met de nieuwe teamleiders in 2021 opgepakt. In het 1 e kwartaal 2021 wordt de voorbereiding hiervoor opgestart. Project verloopt redelijk tot goed. Vanuit de Benchmark 2019 is meer inzicht in de ICT-kosten gekregen en zijn er aanpassingen doorgevoerd in het financieel pakket. Met de Benchmark 2020 vindt er een verfijning- en verbeterslag plaats. In de begroting 2021 is een afzonderlijke paragraaf opgenomen, die ook doorvertaald wordt naar de overige P&C documenten. Ook wordt gewerkt aan (bewustwording van) integrale adviezen, waar ICT component in mee wordt genomen. Al met al hebben we 1 kwartaal extra nodig om dit project goed af te ronden. Dit project maakt onderdeel uit van het Uitvoeringsplan plaats- en tijdonafhankelijk werken (zie A3.1), gezien de functie die een Social intranet heeft in de onderlinge samenwerking/communicatie. Afronding van het project is nu voorzien in het 3e kwartaal 2021. In december heeft het college besloten om tot aanschaf van de applicatie LIAS over te gaan. Met de leverancier Energy is een projectplan opgesteld dat tot eind april loopt. Het doel is om T-1 2021 met behulp van LIAS op te stellen.

Los van het project generieke digitale infrastructuur wat vanaf volgend jaar op de planning staat, worden wel andere stappen gezet in het verbeteren van de externe samenwerking. Genoemd kunnen worden de deelname aan de GT end user devices (vanuit VNG) en een onderzoek naar een open source applicatie voor meldingen openbare ruimte die vanuit VNG wordt geïnitieerd. Het uitvoeringsplan plaats- en tijdonafhankelijk werken is gereed en vastgesteld door het college. In het uitvoeringsplan is een roadmap met deelprojecten opgesteld voor 2021 en 2022. Dit betreft: o Vervanging vaste telefonie voor mobiele telefonie o Vervanging devices en mobiele telefoons o Vervanging intranet voor social intranet o Vervanging Office 2013 voor MS 365 (incl. Teams en Sharepoint) Bij de samenstelling van het uitvoeringsplan plaats- en tijdonafhankelijk werken is ook het onderzoek naar een samenwerkingsomgeving meegenomen. De uitkomst is in het uitvoeringsplan opgenomen. De vervanging van de telefooncentrale wordt in januari 2021 afgerond.

Vaarroute B – Datagestuurd werken Doordat de samenleving (en de organisatie) steeds meer digitaal wordt neemt de hoeveelheid beschikbare data exponentieel toe. Data wordt daarmee in toenemende mate een middel wat we kunnen gebruiken om ons werk te doen. Tegelijkertijd is het ook steeds meer een bron van verantwoording naar de samenleving met een open en vrij beschikbaar karakter. Voorbeelden zijn de Wet open overheid en de Wet hergebruik overheidsinformatie die worden ingevoerd. Data kan, mits goed vastgelegd en ontsloten, belangrijke informatie geven voor het nemen van besluiten op verschillende niveaus. Tot slot biedt het mogelijkheden om de kwaliteit van gemeentelijke dienstverlening te verbeteren en maatschappelijke opgaven effectiever aan te pakken. De gemeente Urk wil de komende jaren geleidelijk groeien naar een datavolwassen organisatie. Het begint ermee dat we de basis op orde moeten brengen. Om datagestuurd te werken moeten we de kwaliteit van de data kunnen vertrouwen. De komende jaren zal dit nog onze aandacht vergen. Gelijk opgaand hiermee willen we beginnen met concrete, merkbare toepassingen van data. Door kleine stappen te zetten en te experimenteren leren we ook waar de behoeften liggen en wat we nodig hebben

d.d. 24 juni 2021

100