Begroting 2022 d.d. 26 oktober 2021 COMMISSIE 1.pdf

Dat vraagt immers een basisniveau van voorzieningen en kennis, geschikte woningen, en vooral samenwerking tussen en met gemeenten, ketenpartners en zorgverzekeraars. Een flinke opgave voor gemeenten. In de regio is hard gewerkt aan het Regionaal Kader Zorglandschap Wmo 2020-2026, wat inmiddels vastgesteld is door de gemeenteraad. De regionale bestuurders hebben ook gesproken over het Uitvoeringsprogramma, wat op dit moment nog een niet statisch document is. Intern worden hieraan budgetten gekoppeld. De regionale overschotten die lokaal beschikbaar gesteld zijn, zijn beklemd in de reserve Sociaal Domein.

d.d. 26 oktober 2021 COMMISSIE 1

89

De VNG heeft met het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport afgesproken dat elke gemeente vanaf 1 januari 2022 zelf verantwoordelijk wordt voor beschermd wonen van inwoners én dat het budget wordt verdeeld over alle gemeenten. Er is regionaal afgesproken dat Almere vooralsnog de taken als centrumgemeente blijft uitvoeren. De huidige inzichten geven aan dat de regio Flevoland geconfronteerd wordt met een financiële korting van enkele miljoenen. Wel zal dit fasegewijs gebeuren, wat de risico’s (zoals eerder benoemd) enigszins wegnemen. In de regionale samenwerking betekent dit dat we een grote inspanning moeten verrichten om tot kostenefficiëntie te komen. Schuldhulpverlening: van inkoop naar subsidierelatie Al jaren heeft de gemeente Urk een financiële inkooprelatie met Hulp en Steun. Deze zal in 2022 omgevormd worden naar een subsidierelatie. Op deze manier wil de gemeente (nog) meer sturend actief zijn en diverse beleidsterreinen met elkaar verbinden. De impact van schulden is immers veel groter dan alleen het financiële component. Vanuit de nieuwe subsidierelatie willen we als gemeente meer aandacht schenken aan schuldpreventie en vroegsignalering. Continuering IJslands Preventiemodel #DURF! In 2018 is gemeente Urk begonnen met een pilot van het IJslands Preventiemodel. In dit model worden speerpunten bepaald op basis van wat jongeren zelf over hun leven vertellen.

Voor Urk zijn de belangrijkste speerpunten: • de betrokkenheid van ouders vergroten • professioneel en laagdrempelig vrijetijdsaanbod creëren • preventie en handhaving van regels De pilotfase van het IJslandse preventiemodel is half 2021 afgerond. Aan de hand van een breed gedragen raadsmotie wordt het model structureel ingebed binnen de beleidsterreinen. Urk gaat in de volgende versnelling om een gezond leefklimaat voor jongeren en hun ouders te maken. In samenwerking met partners gaat het lukken om jongeren gezond en veilig op te laten groeien. ‘It takes a village to raise a child’ is een bekend Afrikaans gezegde. Daarom werkt gemeente Urk samen met culture instellingen, (sport)verenigingen, onderwijsinstellingen en zorgpartijen. Partners maken gebruik van het ‘DURF!’ platform om hun aanbod in de etalage te zetten. Denk hierbij aan preventielessen, workshops, sportactiviteiten en culturele initiatieven. ►

Vinger aan de pols met financiën Sociaal Domein

Noodzakelijkheid van integraal en dynamisch budgetbeheer Er lijkt geen ander beleidsterrein te zijn dat zo in beweging is als het Sociaal Domein. Landelijke en regionale besluitvorming heeft direct financiële gevolgen. Maar ook de samenwerking met bijvoorbeeld de regio en/of buurgemeente kan in het gezamenlijk optrekken financiële gevolgen hebben. Tot slot moet rekening gehouden worden met (financiële) gevolgen van jurisprudentie. Veelal vraagt dit intern (in samenspel tussen portefeuillehouder, leidinggevende en ambtelijke dienst) het snel in kaart brengen van de (on)mogelijkheden. Een dergelijk integraal en dynamische budgetbeheer van het Sociaal Domein is daarom één van de uitgangspunten om binnen de begroting te kunnen (blijven) werken. Budgettaire consequenties worden veelal verwerkt in gemeentelijke Tussenrapportages. Het vertrouwen in een dergelijke werkwijze is meerdere malen door de gemeenteraad uitgesproken richting college, portefeuillehouder en ambtelijke dienst. Vele ontwikkelingen trekken wissel op ambtelijke capaciteit De vele nieuwe wettelijke en regionale taken, een nieuwe werkwijze van resultaatgerichte bekostiging, de doorontwikkeling van lokale zorgtaken en de complexiteit van de zorg vragen veel van de ambtelijke dienst. Duidelijk is dat de taken niet meer binnen de huidige capaciteit uitgevoerd kunnen worden.

Vandaar dat de discussie inmiddels is gestart om de formatie op orde te brengen.

d.d. 26 oktober 2021 COMMISSIE 1

90

Reservevorming door incidentele meevallers In de afgelopen jaren is het steeds gelukt om een overschot op het Sociaal Domein te realiseren. Dit werd echter grotendeels behaald door (grote) incidentele meevallers. Dit heeft geresulteerd in een goede reserve. Deze is overigens ook noodzakelijk gezien de vele ontwikkelingen en de toenemende complexe zorgvragen. Vanuit het eigen budgetrecht heeft de gemeenteraad diverse malen bedragen uit de reserve Sociaal Domein gehaald. Sociaal Domein in meerjarenperspectief In onderstaand overzicht ziet u een doorkijkje van het Sociaal Domein in meerjarenperspectief. Daarbij moet echter wel aangetekend worden dat de mogelijke extra rijksmiddelen Jeugdzorg vanaf 2023 hierin niet zijn verwerkt. Deze worden extracomptabel bijgehouden. Daarnaast zal in de 2e TR 2021 de begroting 2021 geactualiseerd worden. Met name in de regionale afspraken Jeugdzorg ziet u de mogelijke impact van het woonplaatsbeginsel. Of de huidige budgetten daarvoor toereikend zijn moet dus bezien worden.

Sociaal Domein in meerjarenperspectief (x € 1.000) 2015

2016

2017

2018

2019

2020

2021

Werkelijke kosten Sociaal domein nieuw Regionale afspraken Jeugdzorg

2022

2023

2024

2025

Beschikbare middelen

1.593

2.177

2.454

2.255

2.233

2.353

2.562

879

329

330

332

Jeugd GGZ Lokale afspraken Zorg in Natura

327

452

812

812

1.058

1.175

1.423

1.278

1.153

1.173

1.193

994

1.293

1.619

2.169

2.082

2.046

2.906

2.588

1.859

1.859

1.859

Lokale afspraken PGB's

1.074

150

89

56

30

31

100

100

100

100

100

-125

-90

-125

-125

-125

Inkomsten regio

Wmo -oud Woningaanpassing

266

104

159

198

134

323

202

202

202

202

202

Hulpmiddelen

245

228

235

201

219

243

306

380

306

306

306

Vervoersvoorziening

87

8

24

6

9

11

25

25

25

25

25

Eigen bijdrage cliënten

0

-82

-57

-50

-40

-42

-67

-17

-67

-67

-67

Huishoudelijke Hulp ZIN Huishoudelijke Hulp PGB

268

165

153

190

322

421

320

415

320

320

320

80

41

147

150

149

131

158

158

158

158

158

116

117

150

146

141

246

262

297

227

225

224

Arbeidsintegratie

2.259

2.232

2.087

2.101

1.866

1.878

2.112

2.080

2.049

2.022

1.974

Gebundelde uitkering

1.393

1.527

1.768

1.914

1.851

-222

64

94

94

95

95

Bijzondere bijstand Besluit Bijstand Zelfstandigen

106

131

156

117

102

87

225

228

221

223

224

249

-522

-61

77

112

101

192

184

186

187

189

Sociaal Domein Participatie Subsidies en bijdragen

In meerjarenperspectief is de extra uitkering Jeugdzorg vanaf 2023 niet verwerkt. In de 2e TR 2021 zal de begroting 2021 geactualiseerd worden.

d.d. 26 oktober 2021 COMMISSIE 1

91

2I

INTERBESTUURLIJK TOEZICHT FLEVOLAND

Interbestuurlijk toezicht (IBT) is een wettelijk taak van de provincie, waarbij zij toezicht houdt op de taakuitoefening door de gemeenten. Uw heeft als raad kennisgenomen van de vernieuwde bestuursovereenkomst Interbestuurlijk Toezicht (IBT) Flevoland en het bijbehorende afsprakenkader. In de vernieuwde bestuursovereenkomst zijn de uitgangspunten en de toezichtskaders vastgelegd voor de wijze waarop provincie Flevoland en haar zes gemeenten IBT vormgeven. De overeenkomst is ondertekend op 6 maart 2019, aangegaan voor een duur van vier jaar. En vervangt de vorige bestuursovereenkomst met ingang van 1 april 2019. De wijze waarop de provincie toezicht houdt, is vastgelegd in de Wet Revitalisering Generiek Toezicht, die op 1 oktober 2013 in werking is getreden. Deze wet vereenvoudigt het stelsel van interbestuurlijk toezicht. De verticale toezichtrol van de provincie ligt daarbij in het verlengde van de controlerende rol van de raad. Het uitgangspunt is dat het college van Burgemeester & Wethouders (B&W) informatie verstrekt aan de gemeenteraad. Het college van B&W zorgt ervoor dat deze informatie ook beschikbaar komt voor het college van Gedeputeerde Staten (GS). De bestuursovereenkomst IBT heeft betrekking op de gemeentelijke verplichtingen ten aanzien van financiën, omgevingsrecht, ruimtelijke ordening, archief, huisvesting vergunningenhouders, monumenten en archeologie.

Provincie en Flevolandse gemeenten spreken de intentie uit het interbestuurlijke toezicht te baseren op transparantie, begrip en vertrouwen. Het IBT is verder gebaseerd op de volgende uitgangspunten: • Gebaseerd op de uitgangspunten zoals genoemd in de Agenda Toekomst van het Toezicht zoals deze bij brief van 21 december 2018 aan de Tweede Kamer is voorgelegd. • Het IBT is een onderdeel van het bestuurlijk opereren van de gemeenten en provincie. IBT kan bijdragen aan het verhogen van de kwaliteit van het openbaar bestuur. • Samenwerking tussen provincie en gemeenten in toezicht is essentieel. Goed overleg en laagdrempelig contact tussen de provincie en de gemeente zijn voorwaarden voor het pragmatisch, effectief en efficiënt invullen van de toezichtsrelatie. • De provincie richt zich bij haar toezicht op hierboven aangegeven beleidsterreinen en het financieel toezicht. En beziet deze terreinen afzonderlijk en in samenhang. • De colleges van B&W bevorderen de informatiepositie van de raad met betrekking tot het provinciale toezicht en bevorderen de dialoog tussen college van B&W en de raad over het IBT. • De afspraken zoals opgenomen in het afsprakenkader zijn mede gebaseerd op een inschatting van de maatschappelijke, bestuurlijke en financiële risico’s. • Het IBT gaat uit van proportionaliteit.

Dat wil zeggen dat de provincie scherper toetst of de gemeentelijke taakuitvoering en interne gemeentelijke controle is gewaarborgd, naarmate het risico zoals bedoeld als groter wordt beschouwd. Gemeenten besteden aan de taakuitvoering en interne toezicht meer aandacht naarmate het risico op het betreffende terrein groter is. In het Afsprakenkader is per toezichtsdomein het toezichtregime aangeduid met behulp van een verkeerslichtkleur (groen, oranje, rood). Er is derhalve sprake van een drietal toezichtregimes. Het groene regime staat voor de lichtste vorm van toezicht en rood het zwaarste regime. In het Afsprakenkader is verder beschreven welk regime wanneer van toepassing is en hoe de provincie handelt bij betreffende regime. In het onderstaande overzicht is per toezichtsdomein geprobeerd op ordentelijke wijze inzicht op welke elementen de provincie het toezichtregime toekend. In de een-na-laatste kolom is het toezichtregime aangegeven waar de gemeente Urk zich bevindt of in 2020 naar toewerkt. toezichtsdomein wordt naar tevredenheid uitgevoerd toezichtsdomein wordt niet geheel naar tevredenheid uitgevoerd toezichtsdomein wordt niet naar tevredenheid uitgevoerd

d.d. 26 oktober 2021 COMMISSIE 1

92

Toezichtsdomein

Doel

Informatie-arrangement

Criteria voor afweging en beoordeling

Toezichtregime 2022

Welke activiteiten worden ondernomen om de kleur van het verwachte toezichtsregime te handhaven of te behalen?

Huisvesting Vergunninghouders.

Er wordt uitvoering gegeven aan de wettelijke taak om verblijfsgerechtigden tijdig te huisvesten. Het aantal wordt door het Rijk in de halfjaarlijkse taakstelling bepaald. Tijdig betekent binnen 12 weken nadat verblijfsgerechtigde aan een gemeente is verbonden.

• De realisatiecijfers uit het Taakstelling Volg Systeem (TVS) en van het Centraal Orgaan Opvang Asielzoekers (COA) • Gemeenteraad ontvangt bij het niet halen en/of achterstand in taakstelling een halfjaarlijks verslag van B&W over voortgang uitvoering, met inzicht in maatregelen.

Toetsen aan de hand van onder andere: • De wettelijke halfjaarlijkse taakstelling; • Realisatiecijfers uit het TVD van COA;

Groen

Op dit moment bevindt de gemeente Urk zich in het ‘groene toezicht’. De taakstelling voor de eerste helft van 2021 is behaald. Daarmee liggen we op koers om ook de komende taakstellingsperiode(n) aan de taakstelling te voldoen.

WABO

Bescherming van mens en natuur tegen schade en gevaar. Gemeenten zijn verantwoordelijk voor uitvoering van toezicht en handhaving (milieu, bouwen) en een deugdelijke kwaliteit van het nalevingstoezicht

De hoofddocumenten van de beleidscyclus: • Beleidsplan Vergunningsverlening, toezicht en handhaving • Jaarlijks uitvoeringsprogramma • Jaarlijks evaluatieverslag • Periode beleidsrapportage • VTH-kwaliteitsverordening

• Aan de hand van de criteria uit de Wet algemene bepalingen omgevingsrecht (Wabo), het Besluit Omgevingsrecht (Bor) en de Regeling omgevingsrecht (Mor) • Het hebben van de hoofddocumenten (uitvoerings- en handhavingsbeleid).

Groen

Op 26 maart 2019 is de beleidsnota ingetreden. Toezicht door de provincie wordt niet opgeschaald. In 2019 heeft de gemeente Urk weer adequaat (groen) gescoord. Het geldende toezichtregime is ‘groen’.

(Ruimtelijke ordening, bouwen, wonen en milieu)

d.d. 26 oktober 2021 COMMISSIE 1

93

Toezichtsdomein

Doel

Informatie-arrangement

Criteria voor afweging en beoordeling

Toezichtregime 2021

Welke activiteiten worden ondernomen om de kleur van het verwachte toezichtsregime te handhaven of te behalen?

Wet ruimtelijke ordening

De gemeenteraad stelt ten behoeve van een goede ruimtelijke ordening voor het gehele grondgebied van de gemeente een of meer structuurvisies en bestemmingsplannen vast (art. 2.1 en 3.1 Wet ruimtelijke ordening).

Toezichtsinformatie wordt in een jaarverslag door college van B&W aan de raad gestuurd en in een brief naar GS (provincie) (voor 15 juli).

Wettelijke plicht: • aanwezigheid bestemmingsplannen (art. 3.1 Wro) • actualisatieverplichting bestemmingsplannen (art. 3.1 Wro) • aanwezigheid structuurvisie(s) (art. 2.1Wro)

Groen

Gemeente Urk voldoet aan de wettelijke plicht en het geldende toezichtregime is derhalve ‘groen’.

Monumenten en archeologie

Rijksmonumenten (beschermd stads/dorpsgezicht): • toezicht op gemeentelijke ruimtelijke plannen. • op de vergunningverlening en handhaving.

Toezichtsinformatie die tweejaarlijks voor de provincie (Gedeputeerde Staten) beschikbaar wordt gesteld. De toezichtsinformatie is primair bedoeld om de gemeenteraad in staat te stellen zijn toezichthoudende rol te vervullen.

Wat zijn de risico’s die we willen voorkomen? (o.b.v. Monumentenwet en Wabo)

Oranje/Groen

In mei 2021 heeft de Raad de Adviecommissie Ruimtelijke Kwaliteit Urk benoem. De gecombineerde commissie bestaat uit deels oude en grotendeels nieuwe leden uit de vorige commissie's. De adviestaken bestaan uit wettelijke en bredere zaken vastgelegd in een verordening. Nu de commissie is geactualiseerd, is de volgende stap het actualiseren van het oude welstands en erfgoedbeleid.

Archeologie: • toezicht op gemeentelijke ruimtelijke plannen de vergunningverlening en handhaving.

d.d. 26 oktober 2021 COMMISSIE 1

Ongecontroleerd schade aanbrengen aan monumenten en onzorgvuldige omgang met archeologie. De indicatoren daarvoor zijn: • gebrek aan (kwaliteit van) toezicht en handhaving • onzorgvuldige vergunningverlening ontbreken van een gemeentelijke monumentencommissie (indien monumenten aanwezig in gemeente)

In 2020 is de Cultuurnota Urk vastgesteld, er komt nog meer aandacht voor de Cultuurhistorie van Urk, er zijn doelstellingen geformuleerd, krachten worden gebundeld in de vorm van een overlegplatform. Ook wordt er geld vrijgemaakt voor een ½ fte Monumentenzorg. In oktober wordt het project 'het rondje van Urk' een project waarbij de historische eilandcontour is versterkt, ook zijn educatieve elementen aangebracht.

94

Toezichtsdomein

Doel

Informatie-arrangement

Criteria voor afweging en beoordeling

Toezichtregime 2020

Financiën

Het bevorderen van financieel gezonde gemeenten om taken (zowel autonoom als medebewind) te kunnen uitvoeren zonder dat (onnodig) financiële problemen op de collectiviteit van gemeenten (Gemeentefonds) worden afgewenteld.

Toezichtsmodel IBT FT De provincie neemt samen met de gemeente, door middel van onderzoeksvragen en de indicatoren, het toezichtsmodel door.

1e lijn toezicht De gemeenteraad volgt via de toezichtsinformatie minimaal tweemaal per jaar de ontwikkeling van de indicatoren en beoordeelt zichzelf op het vlak van financieel toezicht.

Oranje

Actualisatie De gemeente actualiseert de toezicht informatie tweemaal per jaar bij de (meerjaren)begroting en jaarstukken (conform afgesproken manier). De gemeenteraad stelt de toezicht informatie als onderdeel van de (meerjaren)begroting en jaarstukken vast. B&W stuurt voor 15 juli en 15 november de bijgewerkte toezicht informatie naar GS (incl. eventueel besluit/opmerking gemeenteraad). Informatiebronnen • (Meerjaren)begroting • Begrotingswijzigingen • Jaarstukken • Raadstukken • Verorderingen 212, 213 en 213a • Overige beleidsinformatie

Welke activiteiten worden ondernomen om de kleur van het verwachte toezichtsregime te handhaven of te behalen?

• • •

• De indicatoren zijn (waar mogelijk) door de raad genormeerd en worden zowel expost als ex-ante gevolgd. En verder vergeleken met gemiddelde(n) en/of benchmarks. 2e lijn toezicht De provincie beoordeelt op haar beurt het uitgeoefende horizontale toezicht door de gemeenteraad. De provincie bepaalt jaarlijks welk toezichtsregime op de gemeente van toepassing is en geeft evt. aandachtspunten aan.

• • •

•

De begroting 2022 in meerjarenperspectief is structureel sluitend. De schuldpositie (incl. doorleningen) komt in de jaren 2022 en verder boven de signaleringswaarde van de BBV. De verklaring hiervoor is de verwerving van de gronden Zeeheldenwijk en Binnendijks bedrijventerrein. Op langere termijn is er sprake van een gunstige schuldpositie. Het incidentele weerstandsvermogen is ruim voldoende. In structureel opzicht ligt de kwetsbaarheid in de solvabiliteit en de al relatief hoge OZB. Gemeente Urk voldoet in 2020 aan de drie gestelde criteria. De schuldpositie (incl. doorleningen) komt in jaar 2020 onder signaleringswaarde van de BBV. Het incidentele weerstandsvermogen is zeer goed. De geprognosticeerde solvabiliteit voor begrotingsjaar bedraagt 24 %.

De indicatoren zijn onderverdeeld in 3 pijlers: 1.Structureel/reëel sluitende begroting 2.Weerstandsvermogen 3.Schuldpositie Daarnaast wordt gekeken bij de jaarrekening of er een goedkeuring van de accountant is afgegeven.

d.d. 26 oktober 2021 COMMISSIE 1

95

Toezichtsdomein

Doel

Informatie-arrangement

Criteria voor afweging en beoordeling

Toezichtregime 2021

Welke activiteiten worden ondernomen om de kleur van de verwachte toezichtsregime te handhaven of te behalen?

Archieftoezicht

Het doel van het toezicht op archief- en informatiebeheer is om bij gemeenten, waterschappen en gemeenschappelijke regelingen te komen tot een betrouwbare informatievoorziening.

Toezichtsinformatie die in een jaarverslag voor 15 juli aan de provincie (Gedeputeerde Staten) wordt aangeboden. Deze informatie is primair bedoeld om interne verantwoording af te leggen. Dient tegelijkertijd als IBTtoezichtsinformatie.

Oranje

Toegankelijke en betrouwbare informatievoorziening is essentieel voor goed bestuur. Het op orde zijn van de digitale en papieren informatiehuishouding en archivering is een voorwaarde om alle andere overheidstaken goed uit te kunnen voeren.

In het jaarverslag zijn in ieder geval drie onderdelen opgenomen. • Periodieke ingevulde Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s). • Aanvullende informatie zoals bijvoorbeeld thema/risico onderzoeken. • Het verklaren van eventuele onverwachte omstandigheden en hoe de gemeente daarmee is omgegaan. • Archiefverordeningen

Toezicht op basis van 17 wettelijke toezichtscriteria Gebaseerd op de Archiefwet, archiefbesluit en archiefregeling. Deze toezichtcriteria zijn afgestemd met VNG en opgenomen in ‘Aanvullend beleidskader’. De toezichtscriteria zijn gekoppeld aan een deel van de KPI’s zoals opgenomen in het jaarverslag van gemeenten.

De gemeente Urk werkt sinds 2018 zaakgericht. Een actueel overzicht van de informatiehuishouding, zoals voorgeschreven in de Archiefregeling ontbrak nog. De tweede helft van 2021 wordt dit overzicht opgebouwd en in gebruik genomen. Inzicht in de informatiehuishouding vormt de basis om informatie op waarde te kunnen inschatten, aan de voorkant werkprocessen te (bij-)sturen, daaraan de benodigde acties en activiteiten te koppelen, en te voldoen aan wettelijke zorg- en beheertaken en verplichtingen t.a.v. archiefvorming en overbrenging gelden.

Het niet volledig en niet betrouwbaar zijn van overheidsarchieven, belemmert een goed bedrijfsvoering en verantwoording naar de burger en de samenleving.

d.d. 26 oktober 2021 COMMISSIE 1

Het Handboek DIV, herdoopt tot Handboek IM, wordt gelijktijdig met het overzicht informatiehuishouding opgeleverd. Met deze twee bouwstenen kan het kwaliteitssysteem conform artikel 16 van de Archiefregeling opgezet worden in 2022. Het in kaart brengen van de informatiehuishouding en implementeren van het kwaliteitssysteem zijn vereisten om verdere doorontwikkeling in werking te stellen. Binnen het uitvoeringsplan Informatiebeleid zijn de noodzakelijke stappen uitgewerkt en acties benoemd. Het toezichtregime heeft de kleur oranje. De in het uitvoeringsplan opgenomen acties worden in overleg met HFA en de provincie uitgevoerd.

96

INFORMATIEVOORZIENING EN AUTOMATISERING

2J

Inleiding Gemeente Urk maakt deel uit van een sterk veranderende samenleving, waarin de steeds verdere digitalisering van de informatievoorziening één van de belangrijkste ontwikkelingen is. In onze informatiesamenleving draait het in steeds sterkere mate om data. Als gemeente zijn we schatbewaarder van een breed scala aan data, zowel van inwoners als van ondernemers en andere organisaties. In de komende jaren moet ook het behouden van de digitale informatie meer nadruk krijgen. Het onderwerp "Digitaal archiefbeheer" is landelijk (en internationaal) nog in ontwikkeling onder de noemer "e-depot".

1. Algemeen In de omgeving van de gemeente Urk spelen talloze ontwikkelingen die enerzijds kansen bieden om zaken anders te organiseren (o.a. participatie, ketensamenwerking) en anderzijds een verplichting vormen (o.a. Omgevingswet, Wet open overheid, Wet Inburgering). Ook ontwikkelingen op het gebied van duurzaamheid, energievoorziening en technologische ontwikkelingen zoals o.a. internet of things, apps en big-data beïnvloeden de dienstverlening en werkwijze van de gemeente. De lat binnen de informatiesamenleving ligt hoog. Burgers en bedrijven stellen hoge eisen aan dienstverlening. Deze veranderende omgeving haakt in op de organisatie, processen, dienstverlening, houding en gedrag en op de informatievoorziening. De rollen binnen de gemeentelijke organisatie veranderen daarbij continue om de leefomgeving en haar inwoners optimaal te kunnen bedienen. Informatievoorziening draagt bij aan het behalen van de strategische doelen van de organisatie. In juni 2020 heeft u het nieuwe informatiebeleidsplan 2020-2024 vastgesteld. In dit plan is rekening gehouden met de suggesties en aanbevelingen die de rekenkamercommissie heeft laten optekenen in een rapport waarbij de ICT-functie binnen de gemeente Urk werd onderzocht. Het informatiebeleidsplan geeft richting aan de ontwikkeling van de informatievoorziening. Via vaarroutes (ontwikkelsporen) en thema’s is deze richting bepaald.

Daarbij zijn er ook kaders meegegeven waarbinnen deze ontwikkeling moet plaatsvinden, ten aanzien van ICT-Infrastructuur, Informatiearchitectuur en de Governance..

2. I-Visie 2020-2024 Vaarroute A – Organisatieontwikkeling De gemeente Urk is een groeigemeente en de gemeentelijke organisatie groeit hierin mee. Ook onze omgeving verandert en onze inwoners hebben andere (hogere) verwachtingen over de dienstverlening vanuit de gemeente. Professionalisering van de organisatie van de informatievoorziening, het vergroten van de wendbaarheid van de organisatie en het vergroten van het ICT-bewustzijn is dan ook noodzakelijk. Daarnaast is het van belang om aan te haken op het landelijke samenwerkingsinitiatief Samen Organiseren. Doel van dit programma is om als gemeenten samen te werken aan één krachtige lokale overheid, vanuit de gedachte “één keer ontwikkelen, 355 keer toepassen”. De gemeente Urk sluit zich aan bij deze ontwikkeling, vanuit het principe “pas toe, of leg uit”. Thema A1 – Interne samenwerking versterken Een toekomstbestendige organisatie die in staat is om de verdergaande digitalisering effectief en efficiënt in te kunnen zetten voor maatschappelijke en wettelijke opgaven. Hiervoor moet er duidelijkheid komen over benodigde taken/rollen en de capaciteit en kwaliteit hiervan op peil gebracht moeten worden.

Daarnaast willen we de samenwerking tussen team ICT en de organisatie versterken, waarbij we elkaars taal leren spreken en ieder vanuit zijn eigen rol en verantwoordelijkheid invulling gaan geven aan de thema’s en projecten uit het informatiebeleidsplan. In 2021 is het programma “doorontwikkeling organisatie” gestart. Dit wordt de kapstok van waaruit de activiteiten/projecten gaan plaatsvinden. Thema A2 – Externe Samenwerking versterken Door de externe samenwerking te versterken willen we de kwetsbaarheid in de eigen organisatie verminderen en onze ICT budgetten zo efficiënt mogelijk inzetten. We zetten hierbij vooral in op

d.d. 26 oktober 2021 COMMISSIE 1

97

landelijke samenwerking, die vanuit de VNG in het programma Samen Organiseren wordt opgezet (waaronder ook de ontwikkeling van Common Ground). Samen Organiseren is het initiatief om samen te werken aan één krachtige lokale overheid in tijden van snelle digitalisering. Het moet eenvoudiger, sneller, beter, onder meer te realiseren door krachtenbundeling. De strategie t.a.v. de regionale samenwerking is om eerst de basis in onze eigen organisatie op een goed niveau te krijgen om vervolgens vanuit deze sterkere positie de samenwerking met buurgemeenten verder te verkennen. Eén van de pijlers van het “programma doorontwikkeling” is de externe samenwerking. Ook van hieruit wordt samenwerking in DUN verband gezocht. Voorbeeld hiervan is de samenwerking op het gebied van salarisadministratie. Het hoger gelegen doel is de zelfstandigheid van Urk behouden. De samenwerking moet aantoonbaar meerwaarde bieden op 1 van de 4 k’s (kosten, kwetsbaarheid, kwaliteit en klantwaarde). Thema A3 – Tijd- en plaats onafhankelijk werken Medewerkers moeten op veilige wijze altijd en overal relevante informatie kunnen inzien, bewerken en delen om optimale dienstverlening aan burgers te kunnen realiseren en om het werk zo efficiënt mogelijk te kunnen uitvoeren. Dat is waar het om draait in de toekomst van flexibel en mobiel werken.

In de visie op tijd- en plaats onafhankelijk werken is aangegeven dat de digitale werkomgeving optimaal faciliterend aan de medewerker moet zijn. Een gestandaardiseerde werkplek is voor iedereen beschikbaar, aangevuld met een gepersonaliseerde werkplek, die aansluit bij het eigen profiel, de behoefte en taak. Tot slot is het belangrijk dat medewerkers met elkaar in verbinding blijven. Medewerkers hebben middelen nodig om samen doelen te halen, snel beslissingen te nemen en goed te communiceren, op momenten dat zij elkaar nodig hebben om verder te komen. Eind 2020 is door het college een roadmap vastgesteld voor 2021 en 2022 met tal van maatregelen om plaats- en tijdonafhankelijk werken mogelijk te maken. Denk hierbij aan: overgang naar Microsoft 365, iedereen voorzien van passende devices, overgang van vast naar mobiel bellen en de overgang naar een social intranet (gericht op onderlinge verbinding en interactie). Vaarroute B – Datagestuurd werken Doordat de samenleving (en de organisatie) steeds meer digitaal wordt neemt de hoeveelheid beschikbare data exponentieel toe. Data wordt daarmee in toenemende mate een middel wat we kunnen gebruiken om ons werk te doen. Tegelijkertijd is het ook steeds meer een bron van verantwoording naar de samenleving met een open en vrij beschikbaar karakter.

Voorbeelden zijn de Wet open overheid en de Wet hergebruik overheidsinformatie die worden ingevoerd. Data kan, mits goed vastgelegd en ontsloten, belangrijke informatie geven voor het nemen van besluiten op verschillende niveaus. Tot slot biedt het mogelijkheden om de kwaliteit van gemeentelijke dienstverlening te verbeteren en maatschappelijke opgaven effectiever aan te pakken. De gemeente Urk wil de komende jaren geleidelijk groeien naar een datavolwassen organisatie. Het begint ermee dat we de basis op orde moeten brengen. Om datagestuurd te werken moeten we de kwaliteit van de data kunnen vertrouwen. De komende jaren zal dit nog onze aandacht vergen. Gelijk opgaand hiermee willen we beginnen met concrete, merkbare toepassingen van data. Door kleine stappen te zetten en te experimenteren leren we ook waar de behoeften liggen en wat we nodig hebben om daar invulling aan te geven. Daar hoort bij dat we moeten investeren in tijd en het opdoen van kennis. Het gaat daarbij niet alleen om interne databronnen, maar we kunnen ook gebruik maken van externe databronnen. Dat vraagt ook om overzicht en inzicht in de hoeveelheid data die beschikbaar is en de wijze waarop deze kan worden ontsloten. Thema B1 – Basis op orde/grip op de zaak De basis op orde brengen is een belangrijke randvoorwaarde voor datagestuurd werken.

We moeten zorgen voor juiste en actuele gegevens en onze data in goede, geordende en toegankelijke staat brengen. Ook dragen we zorg voor tijdige vernietiging of duurzaam toegankelijke bewaring, zodat overdracht naar het e-depot van het Flevolands Archief op een goede manier kan plaatsvinden. Daarnaast moeten we voldoen aan wetgeving rondom privacy en informatiebeveiliging. Zo zijn wij in staat om betrouwbare data binnen de informatiehuishouding te vinden en te delen, in alle levensfasen van die data. We zijn al goed op weg om de basis op orde te brengen en op alle onderdelen is gestart met de uitvoering van (verbeter)plannen. Verwachting is dat we eind 2022 op het gewenste niveau zitten.

d.d. 26 oktober 2021 COMMISSIE 1

98

Thema B2 – Data als sturingsinstrument De organisatie heeft behoefte aan betrouwbare sturingsinformatie om beter te weten hoe we ervoor staan en waar we op moeten (bij)sturen. Hiervoor is het van belang dat we helder krijgen waar we op willen sturen, zowel intern als extern. Indien ketenpartners hierbij betrokken zijn nemen we ook de sturing/regievoering op deze ketenpartners mee. Anderzijds kan ook data van ketenpartners betrokken worden voor eigen sturing. Daarnaast gaan we data inzetten als instrument voor op te stellen beleid of voor uitvoering van beheersprocessen. Denk bijvoorbeeld aan het doen van voorspellingen op het gebied van demografische ontwikkeling en wat dat voor onze leefomgeving betekent op basis van historische gegevens. Maar ook bijvoorbeeld data gestuurd beheer in de openbare ruimte. In 2021 wordt een plan opgesteld voor de komende jaren om datagestuurd werken te implementeren in de organisatie. Thema B3 – Open Data, delen Met de komst van de Wet open overheid (naar verwachting in 2022) ontstaat de verplichting om gegevens die maatschappelijk relevant zijn actief openbaar te maken. In de concept wetgeving zijn in totaal 11 categorieën benoemd. Voorbeelden zijn: wet- en regelgeving, raadstukken, bestuur stukken, beschikkingen en klachten.

Daarnaast verplicht de Wet hergebruik overheidsinformatie (naar verwachting in 2022) gemeenten om op verzoek overheidsinformatie als open data beschikbaar te stellen voor hergebruik. Dit hergebruik kan zijn voor maatschappelijke en commerciële doeleinden. Deze wetten gaan ook eisen stellen aan het op orde hebben van de digitale informatiehuishouding en aan de wijze van beschikbaar stellen en ontsluiting. We gaan onderzoeken wat de mogelijkheden en impact van deze nieuwe wetten zijn en op basis hiervan uitvoering geven aan de nieuwe wetgeving. Vaarroute C – Dienstverlening dichtbij De vraag van onze inwoners en het bedrijfsleven verandert en de digitalisering neemt toe. En daarmee ook de complexiteit en afhankelijkheid van informatie en ICT. Zowel op lokaal, regionaal als landelijk niveau zijn er veel ontwikkelingen die invloed hebben op onze ICT-infrastructuur, werkwijzen, samenwerking en dienstverlening. Ook wet- en regelgeving over informatieveiligheid, privacy en de Omgevingswet stellen hogere eisen. Onze gemeentelijke organisatie staat niet meer op zichzelf. We maken deel uit van een complex netwerk van samenwerkingsverbanden, ketenpartners, informatievoorzieningen en gegevensuitwisseling. Inwoners en bedrijven moeten hun zaken met de overheid veilig en makkelijk online kunnen doen.

Wetgeving vanuit de centrale overheid verplicht ons ook om hier invulling aan te geven via de Wet digitale Overheid en de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer. Dichtbij zijn helpt om het persoonlijk te maken. Natuurlijk kunnen inwoners en ondernemers op afspraak naar het gemeentehuis komen. Maar de gemeente maakt het ook dichterbij mogelijk. De gemeente is daar waar de doelgroep is. In de buurt, aan tafel, bij het project. De gemeente is daar waar het gesprek plaatsvindt, in verzorgingstehuizen, in de bibliotheek, in de sportkantine of op scholen. Waar nodig komt de gemeente thuis aan de keukentafel, iets wat ook online gebeurd. Online biedt de oplossing om zonder afstand met elkaar en met de gemeente in contact te komen. Thema C1 – Digitaal, sociaal Wij streven een zo groot mogelijke beschikbaarheid van onze online diensten na, zodat alle gemeentelijke producten en diensten die worden aangeboden ook online zijn te raadplegen en waar mogelijk aan te vragen. De dienstverlening is voor iedereen toegankelijk, inwoners met minder digitale vaardigheden worden persoonlijk ondersteund. De dienstverlening wordt gepersonaliseerd aangeboden via de Berichtenbox van Mijn Overheid. Middels social media is het mogelijk om met de gemeente te communiceren over o.a. de dienstverlening.

Daarnaast willen we de achterliggende dienstverleningsprocessen zoveel mogelijk digitaliseren en zo efficiënt mogelijk inrichten. Tot slot willen we er voor zorgen dat informatie op de locaties waar onze medewerkers werken (bijv. aan de keukentafel) beschikbaar is en directe registratie mogelijk is. Thema C2 – Monitoring en Integraal klantbeeld Om proactieve dienstverlening te kunnen bieden is het nodig om te weten wat er speelt bij de burger in relatie met de leefomgeving. Informatievoorziening speelt daarbij een belangrijke rol als het gaat om het bijeen brengen van alle relevante gegevens.

d.d. 26 oktober 2021 COMMISSIE 1

99

Momenteel handelt het Klant Contact Centrum ongeveer 65% van de klantcontacten af. De overige 35% wordt door de backoffice afgehandeld. Landelijk trend is dat een hoger percentage niet haalbaar is, vanwege de benodigde diepgaande kennis op vele inhoudelijke terreinen. We willen de klanttevredenheid ook gaan monitoren via klanttevredenheidsonderzoeken. Tot slot willen we de data uit onze applicaties “monitoren” (analyseren) om onze (digitale) dienstverlening te verbeteren. Een voorbeeld hiervan is de nieuwe applicatie voor “meldingen openbare ruimte”. Vanuit deze applicatie kunnen trends in beeld gebracht worden t.a.v. de gedane meldingen, waardoor we proactief aanpassingen kunnen doen in bijv. het beheer van een bepaalde wijk. Thema C3 – Omgevingswet Met de invoering van de Omgevingswet per 1 januari 2022 gaan we een nieuwe richting geven aan de (e-)dienstverlening, procesinrichting en informatievoorziening voor omgevingsvergunningen. De Omgevingswet vraagt een sneller en inzichtelijker proces voor vergunningsverlening van gemeenten. Het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO) fungeert hierin straks als een omgevingsloket waar inwoners en bedrijven straks eenvoudig de regels voor de leefomgeving in kunnen zien en een aanvraag kunnen indienen.

Via toepasbare regels en vragenbomen – een vertaling van juridische regels – kunnen zij vroegtijdig achterhalen of een vergunning of melding voor hun initiatief nodig is. Bovendien worden de lokale systemen van overheden rondom vergunningverlening op het DSO aangesloten. Overheden en betrokken partijen kunnen het DSO dan gebruiken om informatie en documenten uit te wisselen, de zogeheten “samenwerkingsruimte”.

3. Monitor ICT-projecten (uitvoeringsplan) Om invulling te geven aan de vaarroutes en thema’s wordt jaarlijks een uitvoeringsplan opgesteld. Hieronder zijn de projecten die in 2022 (gaan) spelen in beeld gebracht met daarbij de fase die eind 2022 zal zijn bereikt. In dit overzicht zijn ook de projecten opgenomen die overlopen vanuit 2021 (aangezien deze een meerjarige looptijd hebben). Vaarroute Thema

Beleidsuitvoering

A

Interne samenwerking versterken

Optimalisatie organisatie informatievoorziening

A

Externe samenwerking

Wet digitale overheid (Wdo)

A

Plaats- en tijd onafhankelijk werken Basis op orde

Uitvoeringsplan Plaats- en tijd onafhankelijk werken

B

Looptijd

Fase (jaar 2022)

2022

Afsluiting

2022-2024

Realisatie

2022

Afsluiting

Uitvoeringsplan AVG

2022-2023

Realisatie

B

Uitvoeringsplan “archief op orde”

2022-2023

Realisatie

B

Herzien informatiebeveiligingsbeleid en uitvoeringsplan

2022

Afsluiting

B

Basisregistratie ondergrond

2022

Afsluiting

B

Nieuwe archiefwet

2022-2023

Voorbereiding

Optimalisatie applicatielandschap Beheer Openbare Ruimte

2022-2023

Realisatie

Basis data-gestuurd werken invoeringsplan

2022-2024

Realisatie

Onderzoek samenhangende objectregistratie

2022

Afsluiting

Invoering Wet Open Overheid

2022-2024

Realisatie

Invoering Wet Hergebruik overheidsinformatie

2022-2024

Realisatie

2022

Afsluiting

B B

Data als sturingselement

B B

Open data, delen

B C

Digitaal, sociaal

Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer / webportaal

C

Zaakgericht werken

2022-2023

Realisatie

C

Rode loper beleid

2022

Afsluiting

C

Klantportaal Sociaal Domein

2022

Afsluiting

C

Monitoring en integraal klantbeeld Omgevingswet

Aansluiting digitaal stelsel omgevingswet

2022

Afsluiting

D

Overige projecten

Optimalisatie inrichting lokale ICT-infrastructuur

2022

Afsluiting

D

Vervanging audiovisuele middelen

2022

Afsluiting

D

Invoering wet Inburgering

2022

Afsluiting

C

d.d. 26 oktober 2021 COMMISSIE 1

100