Bijlage 1 - Plan van aanpak ontvlechting Werkmaatschappij 8KTD

6.1.1 Projectkosten Projectleiding (programmamanagement en extern voorzi<erschap) De inzet van de programmamanager en opera oneel projectleider in de coördina e en uitvoering 22

van de ontvlech ng. Daarnaast betreD dit de inzet van de externe voorzi.er van de stuurgroep. In hoofdstuk 3 zijn de taakomschrijving en verantwoordelijkheden van deze func onarissen beschreven. Externe ondersteuning voor bemensing projectorganisa'e (vervanging eigen personeel en specialisten) Op een verschillende terreinen wordt een extra beroep gedaan op medewerkers van de werkmaatschappij in de voorbereiding van de ontvlech ng. Ook is op een aantal terreinen expertma ge ondersteuning nodig bij zowel de inventarisa e als bij de overdracht en de invlech ng. De belangrijkste terreinen waarop dit soort specialis sche kennis noodzakelijk is, zijn personeel, ICT en financiën. Ook juridisch advies valt hier binnen. Per deelgebied kan gekozen worden of de exper se wordt ingehuurd (specialis sche kennis) of wordt geleverd door bovengemiddeld grote inzet van professionals van WM8KTD. In deze laatste situa e wordt extra personeel ingehuurd ter vervanging van de eigen (vrijgemaakte) medewerkers. Ook op de OR wordt een extra beroep gedaan, waardoor er mogelijkerwijs reguliere werkzaamheden blijven liggen. Medezeggenschap Het gaat hier om een (extra) budget voor de OR en het LO. Deze vergaderen vaker, huren soms adviseurs in en volgen trainingen. Plaatsingscommissie Het is mogelijk dat er bij het proces van verdeling van personeel een plaatsingscommissie wordt ingezet. Opbouw (o.a.

ondersteuning opbouwteams) voor de twee gemeenten De twee gemeenten dienen hun koers te bepalen en te vertalen naar een organisa&eontwerp. Deze stappen voeren de twee gemeenten zelfstandig uit conform planning en kaders. Hierbij bestaat de mogelijkheid om gebruik te maken van externe ondersteuning en zal er mogelijk sprake zijn van verhuiskosten. Deze kosten worden nog apart gepresenteerd en zijn niet in de begro&ng weergegeven.

6.1.2 Incidentele desintegra ekosten Aanpassingen en ontvlech'ng ICT Wat betreD ICT zullen de huidige ICT-systemen moeten worden beëindigd en overgezet naar eigen systemen van de beide gemeenten. De ontvlech ng van systemen, applica es en rapportages is complex en brengt kosten met zich mee. Denk hierbij aan de eventuele aRoop van contracten van WM8KTD, investeringen in hardware en de splitsing van data, veelal met inzet van vele verschillende leveranciers. Ook wanneer ICT jdelijk langer dan binnen het gekozen jdpad van de ontvlech ng gezamenlijk uitgevoerd blijD worden door de ICT-afdeling, moeten kosten gemaakt worden voor ICT aanpassingen. De systemen zullen verdergaand dan in de huidige situa e worden ‘geschot’. Het splitsen of scho.en van systemen of data betreD werkzaamheden voor de ontvlech ng en is daarmee een incidentele desintegra epost. Contracten en materieel Naast de ICT contracten zullen ook op andere terreinen lopende contracten of materieel wat in eigendom is bij 8KTD gesplitst moeten worden en zal er soms sprake zijn van een hernieuwde aanbestedingsplicht. We gaan uit van circa 10 extra aanbestedingen die per gemeente moeten worden doorlopen. In bijlage I wordt de projectbegro ng (dus het totaal van projectkosten én incidentele desintegra ekosten) weergegeven. 23

7 Besluitvorming In dit proces van ontvlech ng, overdracht en opbouw dient besluitvorming plaats te vinden door verschillende gremia. Welk besluitvormend orgaan waarover beslist en op welke wijze, is weergegeven in onderstaande matrix. Ontvlechting

Opbouw

Financiële afwikkeling

Going concern

Resultaat Plan van aanpak Uitvoeringsplan Projectbegroting Verantwoording projectbegroting Sociaal plan

PG V V V V

SG V B V B

V

I

DB/AB B/I I

B&W B I B I

Raden I B I

B

OR I I I

LO I I I

I

O

Arbeidsvoorwaarden

I

I

B

In

O

Koersbepaling Koersvertaling (inrichtingsplan per gemeente) Nieuwe begroting per gemeente Liquidatieplan

I I

I I

B B

B I

I A

I I

I

I

V

B

I

I

V

I

V

bij financiële consequenties buiten begroting Reguliere lijnen

B

V V

I B

7.1 Rol gemeenteraden De kaderstellende en controlerende rol van de gemeenteraad komt in deze ontvlech ng op een aantal momenten tot ui ng. In het plan van aanpak is dit op beschrijvende wijze weergegeven. Naast de besluitvormingsmatrix geeD figuur 5 hieronder een samenva.end beeld in rela e tot de planning van het gehele traject. Samenva.end: de rol van de gemeenteraden ligt hoofdzakelijk in de opbouw (waarin iedere gemeente zijn eigen tussenstappen kan vormgeven, mits aan dezelfde deadlines wordt voldaan) en bij eventuele financiële consequen es buiten de begro ngen. Daarnaast worden zij geïnformeerd over de voortgang in de verschillende sporen.

24

Plan van aanpak: ter informatie

Proces koersbepaling o.a.

Nieuwe begroting: ter

Ongoing: (ter) informatie

(16 en 23 november)

beeldvorming scenario’s:

besluitvorming (Q3)

-

Voortgang ontvlechting

Begrotingswijziging

november - februari

-

Voortgang opbouw eigen gemeente

projectbegroting: ter

Besluit koersbepaling: februari

-

Verantwoording projectbegroting

besluitvorming (december)

Koersvertaling: ter informatie (april)

plan van aanpak

inventarisatie

voorbereiden ontvlechting

uitvoeringsplan sociaal plan

w.o. proces verdeling personeel

overdragen

voorbereiden

invlechten

advies medezeg

koersvertaling (inrichtingsplannen)

genschap

koersbepaling

organisatieontwikkeling

financiële afspraken

afronding boekjaar going concern 2025

2024 september

oktober

november

december

januari

februari

maart

april

mei

juni

juli

augustus

september

oktober

november

december

Figuur 5. Rol gemeenteraden gedurende ontvlech&ng

25

Bijlage I - projectbegro ng In onderstaande tabel is de inscha\ng van de incidentele kosten voor 2023 en 2024 per post weergegeven. Deze begro ng (met de projectkosten en incidentele desintegra ekosten) vormt daarmee de projectbegro ng voor de ontvlech ng. Het vertrekpunt voor deze begro ng is het onderzoek van Lysias. De kosten blijven indica ef, omdat ze aMangen van de koersbepaling en de complexiteit van de ontvlech ng van specifieke taakgebieden, wat zal blijken uit de opbouw en inventarisa e van diverse bouwstenen.

Kosten Projectkosten Projectleiding Externe ondersteuning voor bemensing projectorganisa e (vervanging eigen personeel en specialisten) Medezeggenschap Plaatsingscommissie Subtotaal

Bedrag (x 1.000)

210 2.500 75 100 2.885

Incidentele desintegra ekosten Aanpassingen en ontvlech ng ICT Contracten/materieel Subtotaal

3.000 300 3.300

Onvoorziene incidentele kosten

200

Totaal incidentele kosten

€ 6.385

Toelich&ng begro&ng in vergelijking met rapportage Lysias In april 2023 heeD Lysias in opdracht van beide gemeenten een onaMankelijke verkenning uitgevoerd op basis van cijfers van WM8KTD. Wat betreD incidentele kosten kwam Lysias in totaal uit op € 8.671.988 aan financiële effecten. Het hierboven gepresenteerde totaal komt lager uit. Dit valt te verklaren uit: -

-

Het niet opnemen van de opbouwkosten. In deze projectbegroting zijn de opbouwkosten weggelaten (ontwerp, verhuiskosten, organisatieontwikkeling en een deel van de projectorganisatie specifiek t.b.v. de opbouw) ter hoogte van ongeveer € 1.130.000. Deze kosten worden apart voor de beide gemeenten gepresenteerd. Het anders opnemen van de bemensing projectorganisatie. Lysias heeft een inschatting met de voordeligste variant opgenomen (€ 1.500.000), in deze begroting is dat bedrag verhoogd. Er is € 2.500.000 opgenomen voor zowel de inzet van externe expertise in de projectorganisatie (denk aan ICT en HR-expertise), als ook de vervanging van personeel die door inzet in de projectorganisatie teveel taken moeten laten liggen.

26

-

-

Het niet opnemen van frictiekosten personeel (€1.110.000) bij de incidentele desintegratiekosten. Als er toch sprake is van frictiekosten personeel, doordat medewerkers geen plek vinden in de organisaties, vallen die kosten in 2025. Het niet opnemen van aanloopkosten als gevolg van productieverlies (€1.572.500). Dit is niet goed te kapitaliseren en kan ook voor beide gemeenten anders zijn. Het vraagt wel bewustwording dat er mogelijk in de nieuwe situatie na 2025 inhaalwerkzaamheden moeten plaatsvinden en dit kosten met zich mee brengt. Een aantal posten is naar boven afgerond, te weten projectbegeleiding, plaatsingscommissie en ICT ontvlechtingskosten, op basis van recente ervaringen van de programmamanager bij andere ontvlechtingen en er is een post onvoorzien opgevoerd.

27