19 - Bijlage 1 - Openbare Europese aanbesteding Accountants-dienstverlening

Openbare Europese aanbesteding

Accountantsdienstverlening ten behoeve van de gemeente Achtkarspelen, de gemeente Tytsjerksteradiel, de gemeenschappelijke regeling Werkmaatschappij 8KTD Kenmerk: Kenmerk aanbesteding Tenderned nummer:

Inhoud 1.

Opdrachtgever en Opdracht ................................................................................................4 1.1

Inleiding ........................................................................................................................4

1.2

Omschrijving van de organisatie ......................................................................................4

1.3

Omschrijving van de Opdracht.........................................................................................5

1.3.1

Organisatorische ontwikkelingen ..................................................................................6

1.4

Omvang van de Opdracht ...............................................................................................6

1.5

Samenvoeging van opdrachten en opdeling in percelen.....................................................6

1.6

Programma van Eisen .....................................................................................................6

1.7

Social return...................................................................................................................6

1.8

Planning van de aanbesteding .........................................................................................7

2.

Uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen............................................................................8 2.1

Uitsluitingsgronden .........................................................................................................8

2.2

Geschiktheidseisen .........................................................................................................8

2.3 Beroeps- en bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering ..................................................................9 2.4

Technische bekwaamheid en beroepsbekwaamheid ..........................................................9

2.4.1 2.5 3.

Ervaring .....................................................................................................................9 Beroepsbevoegdheid.....................................................................................................10

Gunningscriterium ............................................................................................................11 3.1

Gunningscriterium.........................................................................................................11

3.2

Subgunningscriteria ......................................................................................................11

3.3

Kwaliteit.......................................................................................................................11

3.3.1

Controlefilosofie ........................................................................................................11

3.3.2

Adviesfunctie ............................................................................................................12

3.3.3

Presentatie Controlefilosofie en adviesfunctie ..............................................................13

3.3.4

Algemene vormvereisten beantwoording.....................................................................13

3.4

Beoordeling kwaliteit.....................................................................................................13

3.5

Prijs .............................................................................................................................15

3.5.1 3.6 4.

Prijs .........................................................................................................................15 Beoordeling prijs...........................................................................................................15

Beoordeling van uw inschrijving ........................................................................................16 4.1

Beoordelingsproces.......................................................................................................16

4.2

Beoordeling Gunningscriteria .........................................................................................16

5.

Aanbestedingsprocedure ...................................................................................................18 5.1

De openbare Europese aanbesteding .............................................................................18

5.2

Digitaal aanbesteden via TenderNed ..............................................................................18

5.3

Communicatie ..............................................................................................................18

5.4

Vragen en tekstsuggesties.............................................................................................19

5.4.1

Individuele inlichtingen ..............................................................................................19 2

5.4.2

Antwoorden ..............................................................................................................19

5.4.3

Tweede vragenronde.................................................................................................19

5.5

Onduidelijkheden, onjuistheden, tegenstrijdigheden en bezwaren ....................................20

5.6

Klachten.......................................................................................................................20

5.7

Indienen inschrijving.....................................................................................................20

5.8

Openen kluis met ontvangen inschrijvingen ....................................................................20

5.9

Mededeling van de Gunningsbeslissing ...........................................................................21

5.10

Opschortende termijn en kort geding .............................................................................21

5.11

Bewijsstukken en verificatie gegevens ............................................................................22

5.12

Voorbehouden Aanbestedende dienst.............................................................................22

6.

Inschrijving......................................................................................................................24 6.1

Akkoordverklaring .........................................................................................................24

6.2

Formele vereisten .........................................................................................................24

6.3

Indienen bij inschrijving ................................................................................................24

6.4

Rechtsgeldige ondertekening .........................................................................................24

6.5

Inschrijven met het UEA................................................................................................25

6.6

Inschrijven als samenwerkingsverband of met gebruikmaking van een Derde ...................25

6.6.1

Inschrijving als samenwerkingsverband (combinatie)...................................................25

6.6.2

Inschrijving met gebruikmaking van een Derde ...........................................................25

6.7

Eén inschrijving ............................................................................................................26

6.7.1 6.8 7.

8.

Concernrelatie ..........................................................................................................26 Moedermaatschappij of holding .....................................................................................27

Overeenkomst..................................................................................................................28 7.1

Duur van de overeenkomst............................................................................................28

7.2

Inkoopvoorwaarden ......................................................................................................28

7.3

Elektronisch factureren..................................................................................................28 Begripsbepalingen ............................................................................................................29

Bijlagen ......................................................................................................................................30

3

1.

Opdrachtgever en Opdracht 1.1

Inleiding

Voor u ligt het Beschrijvend document behorende bij de Europese openbare aanbesteding Accountantscontrole. Deze aanbesteding heeft als doel om voor de gemeente Achtkarspelen, gemeente Tytsjerksteradiel, en de gemeenschappelijke regeling Werkmaatschappij 8KTD een overeenkomst te sluiten voor de accountantscontrole. De aankondiging van deze Opdracht is gepubliceerd op www.tenderned.nl en in het Publicatieblad van de Europese Unie. De procedure verloopt digitaal via TenderNed. Alle ondernemers die aan de gestelde eisen voldoen, worden van harte uitgenodigd om op basis van dit Beschrijvend document een inschrijving in te dienen. Dit kan zelfstandig, in een samenwerkingsverband of door een beroep te doen op Derden. In dit Beschrijvend document en bijbehorende Bijlagen leest u alle informatie die u nodig heeft om in te kunnen schrijven en de wijze waarop de economisch meest voordelige inschrijving wordt gekozen. 1.2

Omschrijving van de organisatie

Achtkarspelen De gemeente Achtkarspelen is een gemeente met ongeveer 28.000 inwoners, 11 dorpen en heeft een oppervlakte van ruim 10.000 ha. Voor meer informatie: www.achtkarspelen.nl De gemeenteraad bestaat uit 21 leden. De gemeente kent diverse procedurele raadscommissies, waaronder de controlecommissie. De gemeenteraad wordt ondersteund door een griffier. Het college van Burgemeester en Wethouders telt vijf leden. En

Tytsjerksteradiel De gemeente Tytsjerksteradiel is een gemeente met ongeveer 32.000 inwoners, 17 dorpen en heeft een oppervlakte van ruim 16.000 ha. Voor meer informatie: www.tytsjerksteradiel.nl De gemeenteraad bestaat uit 23 leden. De gemeente kent diverse procedurele raadscommissies, waaronder de accountantscommissie. De gemeenteraad wordt ondersteund door een griffier. Het college van Burgemeester en Wethouders telt vier leden. En

Werkmaatschappij 8KTD De beide gemeenten werken samen. In het kader van de samenwerking is een (samenwerkings-) organisatie ingericht: de Werkmaatschappij 8KTD. Deze is formeel in de vorm van een gemeenschappelijke regeling vastgelegd. Binnen de werkmaatschappij en beide dragende organisaties zijn gezamenlijk circa 600 medewerkers werkzaam. De werkmaatschappij voert taken namens en in opdracht van de gemeenten uit. Op 22 juni 2023 is door beide raden besloten zelfstandig verder te gaan. De werkmaatschappij zal uiteindelijk worden opgeheven. Gegevens over de financiële structuur van zowel Achtkarspelen als Tytsjerksteradiel en de Werkmaatschappij zijn terug te vinden in de verschillende documenten van de P&C cycli, die voor 4

deze aanbesteding op Tenderned zijn geplaatst. De jaarrekening 2022 en de begroting van 2023 zijn voor beide gemeenten en Werkmaatschappij hiervoor het meest geschikt om te raadplegen. 1.3

Omschrijving van de Opdracht

Hieronder leest u een omschrijving van de Opdracht. Conform artikel 213 Gemeentewet wijst de raad een accountant -als bedoeld in artikel 393, eerste lid, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek – aan. Dit betekent dat de uitvoering van de dienst is voorbehouden aan de beroepsgroep der Registeraccountants. De aard en omvang van de werkzaamheden bepaalt de accountant op basis van de Gedrag- en Beroepsregels (deugdelijke grondslag). De accountant wordt belast met de controle van de jaarrekening en het daarbij aan de raad verstrekken van een controleverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen. Tot de werkzaamheden van de accountant behoren naast de wettelijk vereiste controles ook de werkzaamheden die voortvloeien uit de natuurlijke adviesfunctie van de accountant. De totale opdracht betreft het uitvoeren van de volgende werkzaamheden: • De controle op de jaarrekening, inclusief de SISA-regelingen (Single Information, Single Audit) zoals benoemd in artikel 213 Gemeentewet. • De controle op de specifieke regelingen die niet onder het regime van SISA vallen. • Een interim-controle gericht op de beheersing van de gemeentelijke processen en systemen en de daarbij te onderkennen risico’s en deze te rapporteren in een management letter.

• Het geven van ondersteuning en adviezen aan de gemeenteraden, colleges en ambtelijke organisatie in het kader van de ‘natuurlijke adviesfunctie’. De auditcommissie kan gezamenlijk 2 extra onderzoeksvragen stellen. Verandering rechtmatigheidsverantwoording Tot en met 2022 geven externe accountants een rechtmatigheidsoordeel bij de jaarrekening af. Door een wetswijziging is vanaf 2023 het college van burgemeester en wethouders zelf verantwoordelijk voor het afgeven van de rechtmatigheidsverantwoording. De externe accountants geven vanaf dat moment alleen nog een controleverklaring af met een oordeel over de getrouwheid van de jaarrekening. Opdrachtnemer dient de getrouwheid van de jaarrekening vast te stellen inclusief de rechtmatigheidsverantwoording. Deze zal onderdeel zijn van de jaarrekening. In de controleverklaring wordt straks geen afzonderlijk oordeel meer gegeven over het aspect van de rechtmatigheid. Het college zal immers de rechtmatigheidsverantwoording opnemen in de jaarrekening. De accountant zal uitsluitend toetsen of de jaarrekening getrouw is, maar toetst daarbij dus ook of de rechtmatigheidsverantwoording dat is. Hierbij wordt beoordeeld of de rechtmatigheidsverantwoording: • Juist, toereikend en volledig is; • Geschikt is voor het doel waarvoor deze wordt verstrekt; • Bij volksvertegenwoordigers geen ander beeld oproept, dan overeenkomt met de feiten.

De taken en bijbehorende eisen zijn verder nader omschreven in het Programma van eisen (Bijlage 1).

5

1.3.1

Organisatorische ontwikkelingen

Hoelang het proces van ontvlechting zal duren is nog niet bekend. Aanbestedende dienst verwacht dat in de controlejaren 2024 en 2025 de entiteit van de werkmaatschappij nog zal bestaan en dus onderdeel uitmaakt van de opdracht. De werkmaatschappij zal geleidelijk afnemen en uiteindelijk worden opgeheven. Inschrijver dient hier rekening mee te houden. 1.4

Omvang van de Opdracht

De overeenkomst met de huidige accountant loopt na de controle van het boekjaar 2023 af. Opdrachtgever wenst per entiteit een overeenkomst af te sluiten, dit gaat om Achtkarspelen, Tytsjerksteradiel en de Werkmaatschappij. Voor de overeenkomst met de werkmaatschappij geldt dat de looptijd gelijk is aan de opheffing van de werkmaatschappij. Opdrachtgever wil per 1 juni 2024 de overeenkomsten sluiten met een accountant met een initiële duur van drie jaar. Na de initiële periode kan de overeenkomst tweemaal worden verlengd met een periode van twee jaar. De totale geschatte waarde van de gehele opdracht inclusief verlengingen bedraagt € 1.330.000. Aan deze gegevens kunnen geen rechten worden ontleend. U leest in Hoofdstuk 7 meer over de overeenkomst. 1.5

Samenvoeging van opdrachten en opdeling in percelen

Er is sprake van een clustering van opdrachten. De financiële structuur van de samenwerkende gemeenten met daarbij een werkmaatschappij is zodanig in elkaar verbonden dat het de voorkeur heeft om voor alle drie entiteiten dezelfde accountant te contracteren. Voor een aantal cruciale processen wordt vanuit de werkmaatschappij gewerkt voor of beide gemeenten óf de beide gemeenten en de werkmaatschappij. Voorbeelden hiervan zijn de financiële administratie (voor drie organisaties); personeels- en salarisadministratie (voor drie organisaties) en voorzieningen en verstrekkingen in het Sociaal Domein (voor beide gemeenten). 1.6

Programma van Eisen

In het Programma van Eisen (Bijlage 1) staan de eisen die wij stellen aan de uitvoering van de Opdracht. Voldoet u niet aan alle eisen in het Programma van Eisen? Dan is uw inschrijving ongeldig, en sluiten wij u uit van verdere deelname aan de aanbesteding. 1.7

Social return

Deze aanbesteding is door ons aangemerkt als Opdracht voor toepassing van Social Return. Het doel van Social Return is om de afstand tot de arbeidsmarkt voor de doelgroep te reduceren. Dit betekent dat de doelgroep, een kans krijgt zich te ontwikkelen tot volwaardig werknemer, t.b.v. een duurzame plaatsing op de arbeidsmarkt. Wij hebben de Social Return eis opgenomen in het Programma van Eisen en in de Social Return Paragraaf (Bijlage 6 – Social Return paragraaf Friesland) leest u welke overige voorwaarden aan de uitvoering van de Social Return worden gesteld. Globaal Plan van Aanpak Voor de invulling van de Social Return eis dient u op hoofdlijnen een voorstel voor de in te zetten doelgroep(en), de mogelijke inzet qua arbeid of functie, eventuele scholing en het aantal plaatsingen te doen en dit in een globaal Plan van Aanpak te verwoorden.

6

Dit globaal Plan van Aanpak wordt in de verificatie fase met u besproken en wordt onderdeel van de overeenkomst. Vormvereisten globaal Plan van Aanpak Het globaal Plan van Aanpak dient u in .pdf-formaat te uploaden in TenderNed en bestaat bij voorkeur uit 1 tot maximaal 2 A4 pagina’s (enkelzijdig en inclusief afbeeldingen, tabellen etc.). Gebruik hiervoor Invulformulier 2 - Globaal Plan van Aanpak SR. 1.8

Planning van de aanbesteding

Hieronder ziet u de planning van de procedure. In Hoofdstuk 5 worden de onderdelen kort toegelicht. Activiteit

Uiterste datum / tijdstip

Aankondiging van de Opdracht Uiterste moment voor het indienen vragen, tekstsuggesties voor contractvoorwaarden, en melden tegenstrijdigheden of bezwaren. Publiceren 1e Nota van inlichtingen Uiterste moment voor het indienen vragen, tekstsuggesties voor contractvoorwaarden, en melden tegenstrijdigheden of bezwaren ten aanzien van de 1e Nota van inlichtingen. Publiceren 2e Nota van inlichtingen Uiterste datum en tijdstip indienen inschrijving Presentaties Bekendmaking voornemen tot gunning Opschortende termijn Ondertekening Overeenkomst Verwachte ingangsdatum Overeenkomst

22 september 2023 9 oktober 2023 10.00 uur

16 oktober 2023 23 oktober 2023 10.00 uur

30 oktober 2023 13 november 2023 10.00 uur 27 28 29 november 2023 30 januari 2024 Tot en met 19 februari 2024 20 februari 2024 1 juni 2024

Bij eventuele afwijkingen tussen bovenstaande planning en de planning in TenderNed, is de planning in TenderNed leidend. Wij behouden ons het recht voor, indien omstandigheden naar ons oordeel daartoe aanleiding geven, de in de tabel genoemde data/tijden te wijzigen. In dat geval maken wij, indien vereist, de nieuwe datum (data)/tijd(en) tijdig via TenderNed kenbaar aan alle (potentiële) Inschrijvers.

7

2.

Uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen

In dit hoofdstuk leest u welke uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen wij hanteren om te bepalen of een Inschrijver geschikt is om de Opdracht uit te voeren. Via het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA - Invulformulier 1) geeft u aan of de uitsluitingsgronden wel of niet op u van toepassing zijn en of u voldoet aan de geschiktheidseisen. Meer informatie over het UEA vindt u op: https://www.pianoo.nl/nl/regelgeving/aanbestedingswet/uniform-europeesaanbestedingsdocument/interactieve-pdf-uniform U ondertekent het UEA en levert het in bij uw inschrijving via Tenderned. 2.1

Uitsluitingsgronden

In Deel III van het UEA leest u welke uitsluitingsgronden gelden voor deze aanbesteding. Uw inschrijving is ongeldig als één van de uitsluitingsgronden van toepassing is. Uw inschrijving wordt dan terzijde gelegd en wij sluiten u uit van verdere deelname aan de aanbesteding. Wij kunnen afzien van de toepassing van de uitsluitingsgronden conform artikel 2.86a, 2.87a en 2.88 Aanbestedingswet 2012. Schrijft u in als samenwerkingsverband (combinatie) of maakt u gebruik van een Derde? Dan worden de uitsluitingsgronden toegepast op iedere deelnemer aan de combinatie of iedere Derde waar een beroep op wordt gedaan om te voldoen aan de geschiktheidseisen. 2.2

Geschiktheidseisen

U leest hieronder welke geschiktheidseisen gelden voor deze aanbesteding. Uw inschrijving is ongeldig als u niet aan de geschiktheidseisen voldoet. Uw inschrijving wordt dan terzijde gelegd en wij sluiten u uit van verdere deelname aan de aanbesteding. Wilt u inschrijven, maar voldoet u niet aan de geschiktheidseisen? Dan kunt u overwegen om als samenwerkingsverband (combinatie) in te schrijven of gebruik te maken van een Derde om daarmee gezamenlijk aan de geschiktheidseisen te voldoen. Overzicht geschiktheidseisen §2.3

Financiële en economische draagkracht -

§2.4

Beroeps- en bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering

Technische bekwaamheid en beroepsbekwaamheid: -

Kerncompetenties en referenties

8

§2.5

Beroepsbevoegdheid -

Uittreksel KvK Registeraccountants

2.3 Beroeps- en bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering U heeft en houdt u op een naar verkeersnormen adequate en gebruikelijke wijze verzekerd tegen wettelijke aansprakelijkheid. De verzekering tegen wettelijke aansprakelijkheid biedt dekking voor ten minste €1.000.000,- per gebeurtenis of reeks van samenhangende gebeurtenissen.

Bewijsmiddelen U kunt dit aantonen door de volgende gegevens te overleggen: - een geldig polisblad van de toepasselijke beroeps- en bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering, of - indien het niet mogelijk is een geldig polisblad te overleggen, is het toegestaan een geldig verzekeringscertificaat te overleggen waaruit blijkt dat u verzekerd bent en waarin de bedragen waarvoor u verzekerd bent zichtbaar zijn. 2.4

Technische bekwaamheid en beroepsbekwaamheid

2.4.1

Ervaring

U beschikt over de volgende kerncompetenties: Kerncompetentie 1: Inschrijver heeft ervaring met het uitvoeren van interim- en jaarrekeningcontroles bij een gemeente conform de voor opdrachtgever geldende vereisten. Hierbij is specifieke kennis van en ervaring met de meest actuele voorschriften van het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten een harde voorwaarde.

Bewijsmiddelen U dient bij inschrijving tevens referentie te overleggen waaruit blijkt dat u over deze kerncompetenties beschikt. Daartoe gebruikt u Invulformulier 4 – Referentieverklaring. Een referentie per kerncompetentie Per kerncompetentie dient u één referentie te overleggen van een referentieopdracht die door u op vakkundige wijze is uitgevoerd en tijdig is opgeleverd. Het is toegestaan om met één referentie aan meerdere kerncompetenties te voldoen, mits hieruit helder en ondubbelzinnig de door ons gevraagde ervaring blijkt. De einddatum van een referentieopdracht is maximaal drie jaar geleden Referentieopdrachten die langer dan 3 jaar geleden (gerekend van de datum van indienen van de inschrijving) zijn beëindigd, tellen niet mee. Een referentieopdracht mag wel langer dan 3 jaar geleden gestart zijn. Wij mogen méér informatie vragen aan de referenten Dit gebeurt pas als u in aanmerking kunt komen voor het gegund krijgen van de Opdracht. Wij behouden ons het recht voor om de referenties te controleren zonder u hierover te informeren. U heeft de contactpersoon van de referent voor het moment van inschrijven op de hoogte gesteld dat wij hem of haar kunnen gaan benaderen.

9

2.5

Beroepsbevoegdheid

U bent – volgens de voorschriften van de lidstaat waarin uw onderneming gevestigd is – in het beroeps- of handelsregister ingeschreven. Het verrichten van de dienst is voorbehouden aan de beroepsgroep der Registeraccountants (als bedoeld in artikel 393, eerste lid, Boek 2, Burgerlijk Wetboek). De aard en omvang van de werkzaamheden bepaalt de accountant op basis van de Gedrag- en Beroepsregels (deugdelijke grondslag).

Bewijsmiddelen -

-

U kunt uw beroepsbevoegdheid bij inschrijving aantonen door een uittreksel van inschrijving in het register van de Kamer van Koophandel, dat op het tijdstip van inschrijving niet ouder is dan zes maanden, te overleggen. Door het ondertekenen van het uniform Europees aanbestedingsdocument verklaart u dat u voldoet aan de gestelde eis.

10

3.

Gunningscriterium

In dit hoofdstuk leest u welke gunningscriteria worden gehanteerd en de wijze waarop de inschrijvingen inhoudelijk worden beoordeeld.

3.1

Gunningscriterium

De Opdracht wordt gegund aan de economisch meest voordelige inschrijving op basis van de beste prijs-kwaliteitverhouding. Dit houdt in dat zowel de kwaliteit als de prijs beoordeeld worden. Dit wordt verder uitgewerkt in de volgende paragraaf over de subgunningscriteria. 3.2

Subgunningscriteria

Beste Prijs-kwaliteit verhouding Het gunningscriterium is uitgewerkt in subgunningscriteria. In onderstaande tabel zijn de subgunningscriteria weergegeven. Tevens is aangegeven hoeveel punten u maximaal kunt behalen per subgunningscriterium. Nr.

Subgunningscriterium

Te behalen punten

Kwaliteit G1

Controlefilosofie

35

G2

Adviesfunctie

35

G3

Presentatie Controlefilosofie en adviesfunctie

10

Subtotaal kwaliteit

80

Prijs G4

Prijs

20

Subtotaal prijs

20

Totaal

100

3.3

Kwaliteit

3.3.1

Controlefilosofie

De Inschrijver beschrijft de controlefilosofie; de aanpak van de genoemde werkzaamheden in het programma van eisen. Hierin wordt ook het effect benoemd van werkafspraken en financiële consequenties als een deel van de werkafspraken niet wordt nagekomen. Tevens wordt aangegeven hoe inschrijver de opdrachtgever vroegtijdig informeert over relevante wijzigingen in regelgeving en (landelijke) ontwikkelingen. De Inschrijver geeft ook aan op welke wijze zij de afspraken en eventueel noodzakelijke bijstelling met betrekking tot de planning en communicatie van een aantal producten als de managementletter organiseert. 11

In de beschrijving van de controlefilosofie dienen daarnaast in ieder geval de volgende punten aan de orde te komen: • De wijze van aanpak • Heldere communicatie met niet financieel deskundigen, hierbij wordt ingegaan hoe en op welke wijze er gecommuniceerd wordt met verschillende gremia (o.a. raad, college en ambtelijke organisatie) over de managementletter, de bevindingen en andere relevante producten. • Gevoel voor verhoudingen raad en college • Inhoudelijke kwaliteit • Eisen en wensen ten aanzien van de administratieve organisatie en interne controle die inschrijver van de gemeente verwacht • De tijdsplanning • Aanpassingsvermogen met oog op organisatorische ontwikkelingen • Controlemomenten • Vastlegging van werkzaamheden en bevindingen • Rapportagemomenten Hiernaast wenst de Aanbestedende dienst een (geanonimiseerde) managementletter en een accountantsverslag te ontvangen bij de inschrijving. Deze letter dient qua opzet en structuur vergelijkbaar te zijn met hetgeen wat Aanbestedende aangeboden zal worden. De stukken zullen worden beoordeeld op de wijze van presenteren van de informatie, maar worden verder niet openbaar gemaakt. Het rapport bevat minimaal de volgende elementen: • Bevindingen; • Onderbouwing; • Beleidsadvisering/toekomstvisie.

Vormvereisten beantwoording De uitwerking van de Controlefilosofie mag maximaal uit 5 A4 pagina’s bestaan (inclusief afbeeldingen, tabellen etc.). Indien u meer pagina’s indient, wordt de informatie na pagina 5 niet meer meegenomen in de beoordeling. 3.3.2

Adviesfunctie

Met dit subgunningscriterium zal de Aanbestedende dienst de kwaliteit van het adviespotentieel voor de natuurlijke adviesfunctie beoordelen. De inschrijver dient een beschrijving te geven hoe, op basis van de in dit document geformuleerde eisen en wensen, het adviespotentieel voor de natuurlijke adviesfunctie er uitziet. De beschrijving dient ten minste de volgende aspecten te bevatten: 1. In welke mate de inschrijver een kritische, actief meedenkende en ondersteunende rol vervult in het kader van de uitoefening van de natuurlijke adviesfunctie. 2. De wijze waarop invulling wordt gegeven aan de proactieve informerende rol indien ontwikkelingen zich voordoen die van materiële invloed kunnen zijn op de jaarrekening. 3. Het onderscheid van de adviesfunctie in: a. bestuurlijke adviesfunctie: u dient in uw inschrijving aan te geven hoe u invulling gaat geven aan de natuurlijke adviesfunctie richting de auditcommissie, de raad en het bestuur. U

12

kunt hierbij onder andere denken aan het adviseren van het college over de rechtmatigheidsverantwoording en de relatie tussen de raad en het college. b. Ambtelijke adviesfunctie: u dient in uw inschrijving aan te geven hoe u invulling wil gaan geven aan het adviseren van het ambtelijk apparaat over de doorontwikkeling van bijvoorbeeld de administratieve organisatie, (verbijzonderde) interne controle, doelmatigheid, automatisering en informatievoorziening, subsidiemogelijkheden, rechtmatigheidsverantwoording, fiscale zaken en risico’s. 4. Welke maatregelen de inschrijver zal nemen om ervoor zorg te dragen dat hij op de hoogte zal zijn van de gemeentelijke organisatie, de lokale, regionale en Randstedelijke situatie, de verhoudingen daarin en de maatschappelijke ontwikkelingen hierbinnen. 5. Op welke wijze onderscheidt uw accountantsorganisatie zich van andere organisaties ten aanzien van het adviespotentieel en wat is daarin de toegevoegde waarde voor de gemeente (onderbouw uw antwoord door middel van een praktijkcasus). 6. De intensiviteit van de advisering – mede blijkens opgegeven urenspecificatie – en de scheiding die inschrijver hanteert tussen de natuurlijke adviesfunctie en meerwerk. 7. De wijze waarop invulling wordt gegeven aan de communicatie inzake de natuurlijke adviesfunctie. 8.

De wijze waarop de accountantscontrole zal bijdragen aan de ontwikkeling van het instrumentarium voor planning en control, met name ook voor de beheersing van strategische en operationele risico's. Vormvereisten beantwoording De uitwerking mag maximaal uit 5 A4 pagina’s bestaan (inclusief afbeeldingen, tabellen etc.). Indien u meer pagina’s indient, wordt de informatie na pagina 5 niet meer meegenomen in de beoordeling. 3.3.3

Presentatie Controlefilosofie en adviesfunctie

De Inschrijver geeft een presentatie van zijn controlefilosofie en de natuurlijke adviesfunctie. Bij de beoordeling van de presentatie wordt in elk geval gelet op; taalgebruik en houding, begrijpelijkheid, creativiteit, empathie, deskundigheid en consistentie in controle filosofie en communicatie. Bij de presentatie dient ook de controleleider aanwezig te zijn. De presentatie van de controle filosofie en de natuurlijke adviesfunctie duurt maximaal 15 minuten. Hierna zijn er nog 15 minuten gereserveerd voor het stellen van vragen. De presentaties staan gepland voor 27, 28 en 29 november. Wanneer u een inschrijving doet, ontvangt u een uitnodiging voor een van deze data. 3.3.4

Algemene vormvereisten beantwoording

Voor alle antwoorden op de subgunningscriteria gelden de volgende algemene vormvereisten: U hanteert paginamarges van minimaal 2,5 cm met lettertype Verdana, minimale lettergrootte 9 punten. De uitwerkingen van de subgunningscriteria kwaliteit dienen als .pdf bestand geüpload te worden in TenderNed. 3.4

Beoordeling kwaliteit

Beoordelingscommissie De inhoudelijke beoordeling van uw inschrijving wordt gedaan door een beoordelingscommissie. In de beoordelingscommissie zitten minimaal 3 personen. Deze personen hebben de deskundigheid die nodig is om uw inschrijving inhoudelijk te beoordelen. 13

De beoordelaars weten bij het beoordelen nog niet welke prijs bij een inschrijving hoort. Op die manier zorgen we ervoor dat de beoordelaars uitsluitend de kwaliteit van uw inschrijving beoordelen. Beoordelingswijze Elk lid van de beoordelingscommissie bepaalt individueel de scores bij alle inschrijvingen. Dit gebeurt per subgunningscriterium aan de hand van de beoordelingsmaatstaf hieronder. Elk subgunningscriterium krijgt een score. Vervolgens bespreekt de beoordelingscommissie de inschrijvingen in een plenaire sessie. De beoordelaars kunnen daarbij hun scores onderling vergelijken, en grote verschillen beargumenteren. Indien nodig kan een commissielid op basis van deze sessie zijn scores nog aanpassen. Per subgunningscriterium worden de scores van de beoordelaars gemiddeld. Aan de hand van deze score wordt het aantal behaalde punten berekend dat voor dat subgunningscriterium geldt. Beoordelingsmaatstaf Wij hanteren onderstaande maatstaf voor de beoordeling van de uitwerkingen van de Inschrijvers op de subgunningscriteria.

Waardering Uitstekend

Aantal punten 100%

Zeer goed

75%

Goed

50%

Voldoende

25%

Onvoldoende

0%

Criteria U toont optimaal inzicht en aandacht voor het gevraagde. U bent zeer goed bekend met en u heeft inzicht in de klant-specifieke wensen en doelstellingen van de Opdrachtgever. Uw inschrijving is innovatief, toepasbaar en heeft grote toegevoegde waarde in verhouding tot de uitvraag. U toont zeer goed inzicht en aandacht voor het gevraagde. U bent zeer goed bekend met en u heeft inzicht in de klant-specifieke wensen en doelstellingen van de Opdrachtgever. Uw inschrijving is op onderdelen innovatief, is toepasbaar en heeft toegevoegde waarde in verhouding tot de uitvraag. U toont goed inzicht en aandacht voor het gevraagde. U bent bekend met en u heeft inzicht in de klant-specifieke wensen en doelstellingen van de Opdrachtgever. Uw inschrijving is toepasbaar en heeft toegevoegde waarde in verhouding tot de uitvraag. U toont voldoende inzicht en aandacht voor het gevraagde. U lijkt enige bekendheid met inzicht te hebben met de klant-specifieke wensen en doelstellingen van de Opdrachtgever. Uw inschrijving is op meerdere onderdelen toepasbaar en toont enige toegevoegde waarde. U toont geen of onvoldoende inzicht en aandacht voor het gevraagde. U toont geen of nauwelijks bekendheid met de klant-specifieke wensen en doelstellingen van de Opdrachtgever. Uw inschrijving is beperkt toepasbaar en toont geen toegevoegde waarde.

14

3.5

Prijs

3.5.1

Prijs

U kunt uw prijs opgeven door middel van het invullen van Invulformulier 3 – Prijzenblad. U wordt hierin gevraagd om prijzen op te geven voor de tarieven en het aantal in te zetten uren. Het prijzenblad dient ingevuld te worden overeenkomstig de instructies die op het prijzenblad staan vermeld. U dient het ingevulde Prijzenblad als .xls(x) bestand en als .pdf bestand te uploaden in TenderNed.

3.6

Beoordeling prijs

De score voor de prijs bestaat uit minimaal 0 punten en maximaal uit het aantal punten zoals aangegeven in de tabel in paragraaf 3.2. De score voor de prijs bestaat uit minimaal 0 punten en maximaal 20 punten. Voor deze aanbesteding geldt voor de Inschrijfprijs (cel A64) de volgende bandbreedte: Minimale inschrijfprijs : € 140.000 (excl. BTW) Maximale inschrijfprijs : € 190.000 (excl. BTW) Indien uw inschrijfprijs hoger is dan € 190.000 (excl. BTW) dan wordt uw inschrijving als ongeldig ter zijde gelegd. Bij een inschrijfprijs lager dan € 140.000 (excl. BTW) wordt uw inschrijving eveneens als ongeldig ter zijde gelegd. Uw score wordt bepaald a.d.h.v. de volgende formule: (1 - (aangeboden prijs- minimale prijs)/( Maximale prijs - Minimale prijs)) x 20 punten.

15

4.

Beoordeling van uw inschrijving

In dit hoofdstuk leest u op welke manier we uw inschrijving beoordelen. 4.1

Beoordelingsproces

Formele vereisten Na ontvangst van de inschrijvingen wordt door ons eerst getoetst of uw inschrijving voldoet aan de formele vereisten die wij hebben opgenomen in Hoofdstuk 6. Voldoet u niet aan deze eisen? Dan is uw inschrijving ongeldig en wordt deze terzijde gelegd, tenzij het ontbreken van bepaalde informatie door ons als een kennelijke omissie wordt aangemerkt en zich leent voor eenvoudige precisering of herstel (met in achtneming van de aanbestedingsrechtelijke beginselen, waaronder het gelijkheidsbeginsel). Uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen Wij controleren of er geen uitsluitingsgronden van toepassing zijn en of u aan de geschiktheidseisen voldoet. Indien een uitsluitingsgrond op u van toepassing is, dan wordt u uitgesloten van verdere deelname aan de aanbesteding. Wij kunnen afzien van de toepassing van de uitsluitingsgronden conform artikel 2.86a, 2.87a en 2.88 Aanbestedingswet 2012: - als de uitsluiting kennelijk onredelijk zou zijn; - als u voldoende maatregelen heeft genomen om uw betrouwbaarheid aan te tonen; - om dwingende redenen van algemeen belang; - indien naar ons oordeel uitsluiting niet proportioneel is met het oog op de tijd die is verstreken; - sinds de veroordeling en gelet op het voorwerp van de Opdracht. Voldoet u niet aan de geschiktheidseisen? Ook dan wordt u uitgesloten van verdere deelname aan de aanbesteding.

Programma van eisen Vervolgens toetsen wij of u voldoet aan het Programma van Eisen. Voldoet u niet aan deze eisen, dan leidt dat tot uitsluiting van verdere deelname aan de aanbesteding. Inhoudelijke beoordeling: gunningscriteria Voldoet uw inschrijving aan alle eisen en voorschriften? Dan beoordelen wij uw inschrijving inhoudelijk op de subgunningscriteria en kennen daar een score aan toe. 4.2

Beoordeling Gunningscriteria

Beoordeling beste prijs-kwaliteitverhouding De uiteindelijke totaalscore van uw inschrijving is de optelsom van alle scores op de subgunningscriteria voor kwaliteit en prijs. Deze totaalscore wordt afgerond op twee cijfers achter de komma. Bij gelijke scores gunnen wij aan de Inschrijver met de beste score voor kwaliteit. Hierbij kijken we naar het totaal van de scores voor kwaliteit afgerond op 2 cijfers achter de komma. Is de totale score voor kwaliteit ook gelijke tussen meerdere Inschrijvers met gelijke totaalscores? Dan gunnen wij aan de Inschrijver met de hoogste score op het subgunningscriterium waarvoor de hoogste weegfactor geldt. 16

U komt in aanmerking voor gunning van de Opdracht als: - u een geldige inschrijving heeft gedaan; - u de hoogste totaalscore heeft van alle Inschrijvers.

17

5.

Aanbestedingsprocedure

In dit hoofdstuk leest u alles over de aanbestedingsprocedure. We lichten de onderdelen van de planning in dit hoofdstuk toe. U leest hier ook hoe u vragen kunt stellen. 5.1

De openbare Europese aanbesteding

We hebben gekozen voor een openbare procedure. Iedere potentiële Inschrijver kan inschrijven, dit is objectief, transparant en niet-discriminerend. Daarbij bevordert het de concurrentie en is het proportioneel voor de omvang van de opdracht. De openbare procedure biedt de markt de grootst mogelijke toegang om haar diensten aan te bieden. In de gevraagde dienstverlening zitten geen elementen die nopen tot een voorselectie van marktpartijen op de mate van geschiktheid, zoals met een niet-openbare procedure. De aard van de opdracht brengt niet mee dat een bijzondere procedure gewenst is. 5.2

Digitaal aanbesteden via TenderNed

De aanbesteding wordt digitaal uitgevoerd via het elektronisch aanbestedingsplatform TenderNed (www.tenderned.nl). Dit betekent dat u alle informatie die u nodig heeft op TenderNed kunt vinden en alleen via TenderNed uw inschrijving kunt indienen. Let op: Nederlandse ondernemingen kunnen alleen inloggen op TenderNed via eHerkenning. Wij raden u aan om tijdig eHerkenning aan te vragen. Zonder eHerkenning kunt u niet deelnemen aan deze aanbesteding. Voor vragen over TenderNed wordt u verwezen naar de 'Handleiding TenderNed voor ondernemingen' en de TenderNed servicedesk op 0800-8363376 en servicedesk@tenderned.nl 5.3

Communicatie

Alle communicatie met betrekking tot de aanbestedingsprocedure vindt uitsluitend plaats via TenderNed. - U bent zelf verantwoordelijk voor het tijdig en frequent raadplegen van de documenten en berichten die via TenderNed aan u worden verstuurd en worden gepubliceerd. - U bent zelf verantwoordelijk voor het toelaten van e-mailnotificaties vanuit TenderNed door uw e-mailbeveiliging (firewall, spamfilters). Alle mondelinge en schriftelijke communicatie in het kader van deze aanbesteding vindt uitsluitend plaats in het Nederlands. Contactpersoon In het uitzonderlijke geval dat communicatie via TenderNed niet mogelijk is, kunt u contact opnemen met de genoemde contactpersoon in TenderNed. Na de inlichtingenbijeenkomst kunt u ook nog vragen stellen. Meer over het stellen van vragen leest u in paragraaf 5.5.

18

5.4

Vragen en tekstsuggesties

Heeft u vragen over de inhoud of de procedure van deze aanbesteding? Stel die dan via de online vragen-functionaliteit van TenderNed. U kunt op deze wijze ook vragen stellen of suggesties doen bij de contractvoorwaarden. Suggesties die wij overnemen ziet u terug in de overeenkomst. Vragen die u op een andere wijze stelt, beantwoorden wij niet. Geef bij de vragen nauwkeurig aan op welk deel (naam document, paragraaf/artikel en paginanummer) uw vraag betrekking heeft. Zorg dat uw vragen en suggesties anoniem zijn. Gebruik in uw vraagstelling daarom geen bedrijfsnamen, productnamen of andere namen die aan uw organisatie gerelateerd zijn. Dien al uw vragen en suggesties in voor de in de planning opgenomen datum en tijdstip Zo zorgt u ervoor dat u antwoord krijgt op uw vraag. Dient u uw vraag of suggestie te laat in? Dan beantwoorden we uw vraag alleen als wij vinden dat het belangrijke informatie is voor alle Inschrijvers. De inschrijftermijn verandert dan in principe niet, ook als wij de antwoorden minder dan 10 dagen voor de sluitingsdatum publiceren. 5.4.1

Individuele inlichtingen

Als u zwaarwegende redenen hebt om uw vraag (en het antwoord) niet ook aan alle andere Inschrijvers te laten zien, vink dan ‘Individueel behandelen’ aan. Geef in een duidelijke motivatie aan waarom u van mening bent dat openbaarmaking van deze informatie schade zou toebrengen aan de gerechtvaardigde economische belangen van uw onderneming. Indien wij van mening zijn dat de motivatie geen rechtvaardiging oplevert voor het individueel behandelen van uw vraag, dan krijgt u de mogelijkheid om de vraag in te trekken. Wij zullen in dat geval geen inlichtingen verstrekken naar aanleiding van de ingetrokken vraag, tenzij de vraag betrekking had op een fout in de aanbestedingsstukken waarover wij de overige Inschrijvers moeten informeren. Indien u de betreffende vraag niet intrekt, dan wordt deze door ons in behandeling genomen en (met het bijbehorende antwoord) geanonimiseerd gepubliceerd op TenderNed.

5.4.2

Antwoorden

Wij publiceren alle vragen en antwoorden in TenderNed. Alle Inschrijvers krijgen op die manier evenveel informatie. U ontvangt een notificatie van Tenderned op het moment dat wij de vragen en antwoorden publiceren. We publiceren de Nota van inlichtingen uiterlijk op de in de planning opgenomen datum. 5.4.3

Tweede vragenronde

De tweede vragenronde werkt hetzelfde als de eerste. U mag echter alleen vragen stellen die verband houden met vragen en antwoorden die tijdens de eerste Nota van inlichtingen zijn gesteld. Stel uw vragen voor de tweede ronde voor de in de planning opgenomen datum en tijdstip. Antwoorden op vragen in de tweede ronde publiceren we uiterlijk op de in de planning opgenomen datum. Wij gaan ervan uit dat hierna de aanbesteding duidelijk is voor alle Inschrijvers.

19

5.5

Onduidelijkheden, onjuistheden, tegenstrijdigheden en bezwaren

De Aanbestedingsstukken zijn met de grootst mogelijke zorgvuldigheid samengesteld. Desondanks kunnen er toch onduidelijkheden, onjuistheden of tegenstrijdigheden in voorkomen. Wij verwachten een proactieve houding van u. Dit betekent dat u zo spoedig mogelijk eventuele onduidelijkheden, onjuistheden, tegenstrijdigheden in onze Aanbestedingsstukken gemotiveerd meldt, en wel op een zodanig moment dat deze onduidelijkheden nog ongedaan kunnen worden gemaakt. Dit geldt ook indien u bezwaren hebt tegen (onderdelen van) de uitvoering of opzet van deze aanbestedingsprocedure of de daarbij behorende Aanbestedingsstukken. Zorg dat uw bezwaar deugdelijk is onderbouwd en de eventuele gevolgen voor u bevat. U kunt dit melden op de manier zoals beschreven in paragraaf 5.5 ‘Vragen en tekstsuggesties’. Als u de onduidelijkheden, onjuistheden, tegenstrijdigheden of bezwaren niet op tijd doorgeeft dan passen we het Beschrijvend document in beginsel niet meer aan. Na het verstrijken van de uiterste termijn waarbinnen de Inschrijvingen moeten zijn ingediend kunt u geen rechten meer ontlenen aan onduidelijkheden, onjuistheden of tegenstrijdigheden en bezwaren die u niet heeft gesignaleerd of die u wel heeft gesignaleerd, maar niet tijdig heeft gemeld.

De Nota van inlichtingen gaat altijd voor Spreken de Nota van inlichtingen en het Beschrijvend document elkaar tegen? Dan gaan we uit van wat in de Nota van inlichtingen staat. Zijn er meerdere Nota’s van inlichtingen en spreken die elkaar tegen? Dan geldt wat in de laatst gepubliceerde Nota van inlichtingen staat. 5.6

Klachten

Wanneer u het oneens bent met ons antwoord op uw bezwaar, dan wel ons antwoord uitblijft, kunt u ook een klacht indienen volgens de procedure omschreven in Bijlage 5 Klachtenregeling. Zekerheidshalve: een klacht kan door iedere belanghebbende direct worden ingediend, ongeacht of daaraan voorafgaand bezwaar is gemaakt of niet. 5.7

Indienen inschrijving

Dien uw inschrijving in voor de in de planning opgenomen datum en tijdstip. U kunt alleen inschrijven via TenderNed. Bent u te laat of schrijft u niet in via TenderNed. Dan wordt uw inschrijving ongeldig verklaard. Het risico van te late indiening van een inschrijving en/of indiening van een onvolledige inschrijving ligt bij u. Wij zijn niet verantwoordelijk of aansprakelijk voor de gevolgen die u ondervindt van een te laat, incorrect of onvolledig ingediende inschrijving. Meer over hoe u een inschrijving indient, leest u in Hoofdstuk 6. 5.8

Openen kluis met ontvangen inschrijvingen

De tijdig ingezonden inschrijvingen zullen na de uiterste termijn van inschrijving worden geopend. Van de opening wordt een proces-verbaal opgemaakt dat wordt gepubliceerd op TenderNed.

20

5.9

Mededeling van de Gunningsbeslissing

Nadat de beoordeling van de inschrijvingen is afgerond maken wij op de in de planning opgenomen datum de Gunningsbeslissing bekend. U ontvangt de mededeling van de Gunningsbeslissing via TenderNed. Deze mededeling bevat ofwel het voornemen aan u te gunnen, dan wel het afwijzen van uw inschrijving omdat die niet is aangemerkt als een van de economisch meest voordelige inschrijvingen. In de Gunningsbeslissing is opgenomen: - aan wie we de Opdracht voornemens zijn te gunnen; - de relevante redenen, zijnde de kenmerken en relatieve voordelen van de uitgekozen inschrijving, waarom wij de Opdracht aan deze inschrijver willen gaan gunnen; - de scores van de subgunningscriteria. - een omschrijving van de opschortende termijn. Dat is de termijn waarbinnen u een kort geding aanhangig kunt maken. Vertrouwelijke gegevens We maken bepaalde gegevens niet bekend, als het bekend maken van die gegevens: - in strijd zou zijn met enig wettelijk voorschrift; - in strijd zou zijn met het openbaar belang; - de rechtmatige commerciële belangen van ondernemers zou kunnen schaden, of - afbreuk zou kunnen doen aan de eerlijke mededinging tussen ondernemers. Gunningsbeslissing is geen aanvaarding van uw aanbod De mededeling van de voorgenomen gunning houdt geen aanvaarding in als bedoeld in artikel 217, eerste lid, van Boek 6 van het Burgerlijk Wetboek van een aanbod van een ondernemer.

U kunt aan dit voornemen geen rechten ontlenen en u heeft ook geen recht op een schadevergoeding in geval wij niet tot gunning overgaan. Pas indien er een besluit als bedoeld in artikel 33b lid 1 sub d Wet gemeenschappelijke regeling is genomen door of namens het Dagelijks Bestuur en de overeenkomst met u is ondertekend, heeft u het recht de Opdracht uit te voeren. 5.10

Opschortende termijn en kort geding

De dag na bekendmaking van de mededeling van de Gunningsbeslissing via TenderNed gaat de opschortende termijn in. In de planning in TenderNed is aangegeven hoelang deze termijn duurt. Indien u bezwaren heeft tegen die beslissing kunt u binnen deze termijn een kort geding aanhangig maken bij de bevoegde rechter van de Rechtbank Noord-Nederland, locatie Leeuwarden. De opschortende termijn is een contractuele vervaltermijn. Dat wil zeggen dat indien u niet binnen de genoemde termijn na bekendmaking van de mededeling van de Gunningsbeslissing een kort geding aanhangig heeft gemaakt, uw rechten zijn vervallen om tegen die Gunningsbeslissing in rechte op te komen. Wij zijn dan vrij een overeenkomst te sluiten. In het belang van een voorspoedige voortgang van de aanbestedingsprocedure, verzoeken wij u, indien u een kort geding aanhangig heeft gemaakt, ons zo spoedig mogelijk te informeren door het toezenden van de kopie dagvaarding naar de contactpersoon. Kort geding en dan? Als binnen bovengenoemde termijn een kort geding aanhangig is aangemaakt, wordt de uitspraak in kort geding in beginsel afgewacht en wordt (vooralsnog) niet overgegaan tot gunning. Die uitspraak vormt vervolgens de basis voor verdere besluitvorming omtrent de gunning.

21

Aan alle Inschrijvers wordt kenbaar gemaakt dat een kort geding aanhangig is. Als u een belang wilt doen gelden bij een uitspraak in een aanhangig gemaakt kort geding, kunt u dit doen door middel van tussenkomst of voeging in dat kort geding en u zult derhalve niet separaat een kort geding of een andere gerechtelijke procedure aanhangig maken. 5.11

Bewijsstukken en verificatie gegevens

In de mededeling Gunningsbeslissing verzoeken wij de Inschrijver aan wie wij voornemens zijn de Opdracht te gunnen de vereiste bewijsstukken met betrekking tot de uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen te overleggen. U dient via TenderNed de volgende bewijsmiddelen binnen 7 kalenderdagen na het eerste verzoek te overleggen: Elektronisch indienen bij verificatie UEA en geschiktheidseisen Uittreksel register Kamer van Koophandel Gedragsverklaring aanbesteden (GVA)

Verklaring belastingdienst dat u uw verplichte belastingen en sociale zekerheidspremies heeft betaald Overige bewijsstukken

Deze mag op het moment van de inschrijving niet ouder zijn dan zes maanden De GVA is twee jaar geldig en moet nog geldig zijn op het moment van inschrijven. Zie voor meer informatie: www.justis.nl/producten/gva/ Deze verklaring mag op het moment van inschrijven niet ouder zijn dan 6 maanden bewijs van inschrijving in het accountantsregister van de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA)

Let op: wij raden u aan de GVA en verklaring van de belastingdienst tijdig aan te vragen in verband met de lange doorlooptijden van Justis en de Belastingdienst. Gaat het om een samenwerkingsverband die de Opdracht gegund krijgt? Dan moet iedere deelnemer aan de combinatie deze bewijsstukken aanleveren of iedere Derde waarop een beroep wordt gedaan om te voldoen aan de gestelde Geschiktheidseisen. Kloppen gegevens niet of levert u die te laat in? Dan sluiten wij u uit, tenzij het ontbreken van bepaalde informatie door ons als een kennelijke omissie wordt aangemerkt, en het gebrek zich leent voor eenvoudige precisering of herstel (met in achtneming van de aanbestedingsrechtelijke beginselen, waaronder het gelijkheidsbeginsel). 5.12

Voorbehouden Aanbestedende dienst

Kosten Door u gemaakte kosten voor het opstellen en uitbrengen van uw inschrijving, met inbegrip van eventueel te verstrekken nadere inlichtingen, worden niet vergoed. Schade of kosten die (kunnen) ontstaan door het niet (aan u) gunnen van de Opdracht zijn voor uw eigen risico. Stopzetten 22

Wij behouden ons het recht voor om, tot het moment dat de overeenkomst door partijen is ondertekend, de aanbesteding geheel of voor een specifiek perceel, tijdelijk of definitief stop te zetten, of om de Opdracht niet te gunnen. Als we dit besluiten, krijgt u hierover bericht via TenderNed. Wij zullen in een dergelijke situatie in beginsel niet tot vergoeding van aanbestedingskosten overgaan. Dit kan anders zijn indien wij van oordeel zijn dat de omstandigheden van dien aard zijn dat een tegemoetkoming op zijn plaats is.

23

6.

Inschrijving

In dit hoofdstuk leest u de formele eisen waaraan uw inschrijving dient te voldoen en hoe u in kunt schrijven. 6.1

Akkoordverklaring

Door het indienen van uw inschrijving verklaart u zich akkoord met alles wat in dit Beschrijvend document, inclusief de Bijlagen, staat. 6.2

Formele vereisten

Elke inschrijving moet voldoen aan de volgende formele eisen: - u dient uw inschrijving digitaal in via TenderNed; - u schrijft tijdig in; - u zorgt dat alle communicatie rondom en over de inschrijving in het Nederlands is; - u gebruikt de Invulformulieren die u vindt in dit Beschrijvend document en de Bijlagen. U past de vaste tekst van die Invulformulieren niet aan; - u levert alle gevraagde informatie in; In paragraaf 6.3 vindt u alle verplichte aan te leveren Invulformulieren die de inschrijving minimaal moet bevatten; - u verbindt geen voorwaarden aan uw inschrijving; - u schrijft in zonder voorbehouden; - het UEA wordt rechtsgeldig ondertekend; dat wil zeggen door iemand die daar voldoende bevoegdheid voor heeft; - u garandeert dat uw inschrijving minimaal 90 dagen na sluitingsdatum voor het indienen van de inschrijving geldig blijft. Bij een kort geding verlengen we de gestanddoeningstermijn met 20 dagen nadat de voorzieningenrechter uitspraak heeft gedaan. Voldoet u niet aan de formele eisen? Dan is uw inschrijving ongeldig, en neemt u verder geen deel aan de aanbesteding, tenzij het ontbreken van bepaalde informatie door ons als een kennelijke omissie wordt aangemerkt en zich leent voor eenvoudig herstel (met in achtneming van de aanbestedingsrechtelijke beginselen, waaronder het gelijkheidsbeginsel). 6.3

Indienen bij inschrijving

In het overzicht Invulformulieren: invullen en indienen bij inschrijving in het Hoofdstuk Bijlagen ziet u welke Invulformulieren en overige stukken u bij uw inschrijving dient te uploaden in TenderNed. Alle stukken dienen volledig ingevuld en waar gevraagd rechtsgeldig ondertekend te worden. 6.4

Rechtsgeldige ondertekening

Zorg dat het UEA en de overige documenten die ondertekend moeten worden, rechtsgeldig worden ondertekend. Dat wil zeggen door iemand die daartoe voldoende bevoegdheid heeft. De bevoegdheid van de ondertekenaar blijkt uit een actueel uittreksel uit het register van de Kamer van Koophandel. Als iemand anders, dan de in het handelsregister als bevoegde vertegenwoordiger vermeld, de documenten ondertekent, geldt de verplichting om Deel IIB van het UEA volledig in te vullen. Daarbij geldt tevens de verplichting om een separate volmacht/machtiging aan uw inschrijving bij te voegen, die de rechtsgeldigheid van de ondertekenaar bevestigt.

24

Zijn twee of meer personen uitsluitend gezamenlijk vertegenwoordigingsbevoegd, dan moeten de betreffende documenten door hen allen zijn ondertekend. 6.5

Inschrijven met het UEA

Met een ondertekend UEA verklaart u dat de uitsluitingsgronden niet op u van toepassing zijn en verklaart u geschikt te zijn voor deze Opdracht. U vindt het UEA als invulformulier 1 bij dit Beschrijvend document. U ondertekent dit formulier en uploadt het in TenderNed. Schrijft u in als combinatie of doet u een beroep op Derden om aan de geschiktheidseisen te voldoen? Dan stuurt u meerdere UEA’s in, één voor elke betrokken organisatie. Hierover leest u meer in de volgende paragraaf. 6.6

Inschrijven als samenwerkingsverband of met gebruikmaking van een Derde

Indien u niet zelfstandig in de uitvoering van de opdracht kunt of wilt voorzien, is de mogelijkheid aanwezig om in te schrijven in samenwerking met andere ondernemingen. Inschrijven in samenwerking met andere ondernemingen kan op twee manieren: (i) als samenwerkingsverband (combinatie) waarbij alle deelnemers aan het samenwerkingsverband zowel afzonderlijk als gezamenlijk hoofdelijk aansprakelijk zijn voor de gestanddoening van de verplichtingen die voortvloeien uit de inschrijving, alsmede de eventuele uitvoering van de overeenkomst; (ii) als hoofd- onderaannemer constructie waarbij de hoofdaannemer optreedt als contractpartij en aansprakelijk is voor het nakomen van alle verplichtingen, inclusief de verplichtingen die in onderaanneming worden gegeven. U kunt op twee manieren met gebruikmaking van een Derde inschrijven: zonder dan wel met een beroep op de Derde om aan de geschiktheidseisen te voldoen. 6.6.1

Inschrijving als samenwerkingsverband (combinatie)

Als u inschrijft als samenwerkingsverband (combinatie) gelden de volgende regels: - iedere deelnemer aan het samenwerkingsverband levert een eigen ingevuld en rechtsgeldig ondertekend UEA in, waarbij onder andere moet worden vermeld wie de overige deelnemer(s) in het samenwerkingsverband is (zijn) en welke rol de betreffende deelnemer/ondernemer zelf binnen de combinatie heeft (zie deel II onderdeel A van het UEA); - In het UEA dient te worden aangegeven wie de leiding (penvoerder) van het samenwerkingsverband is en als verantwoordelijk gemachtigde jegens de opdrachtgever mag optreden; - alle tot het samenwerkingsverband behorende ondernemingen aanvaarden zowel afzonderlijk als gezamenlijk hoofdelijke aansprakelijkheid voor de gestanddoening van de verplichtingen voortvloeiend uit de inschrijving, alsmede voor de eventuele uitvoering van de overeenkomst; - na sluiting van de termijn voor het indien van de inschrijving mag u niet zonder onze toestemming de samenstelling van de combinatie wijzigen. 6.6.2

Inschrijving met gebruikmaking van een Derde

Als u inschrijft zonder dat u een beroep doet op een Derde om aan de geschiktheidseisen te voldoen, gelden de volgende regels: 25

-

alleen u dient het UEA in te vullen en rechtsgeldig te ondertekenen; u dient in het UEA de gegevens van uw onderaannemers in te vullen bij deel II onderdeel D

Krijgt u de Opdracht gegund? En wilt u na het sluiten van de Overeenkomst alsnog een ander betrekken bij het uitvoeren van de Opdracht? Vraag dan eerst onze toestemming. U blijft als Contractant te allen tijde verantwoordelijk voor het uitvoeren van de Opdracht zoals we dat hebben afgesproken. Als u inschrijft en een beroep doet op Derden om aan de geschiktheidseisen te voldoen, gelden de volgende regels: - iedere Derde waarop door u een beroep wordt gedaan levert een eigen ingevuld en rechtsgeldig ondertekend UEA in; - u geeft op uw eigen UEA aan dat u een beroep doet op een ander om aan de geschiktheidseisen te voldoen. Dit kunt u doen in Deel II onderdeel C en D van het UEA; - indien u een beroep doet op de technische bekwaamheid en beroepsbekwaamheid van een Derde geldt de voorwaarde dat u deze Derde, gedurende de gehele looptijd van de Overeenkomst moet inzetten bij de uitvoering van de Opdracht. 6.7

Eén inschrijving

U kunt slechts éénmaal, hetzij als zelfstandig Inschrijver, hetzij in combinatie met andere natuurlijke personen of rechtspersonen, een inschrijving indienen. Indien u zelfstandig inschrijft, is het niet toegestaan gelijktijdig ook als onderaannemer van een andere Inschrijver mee te dingen naar dezelfde Opdracht. Voldoet u hier niet aan? Dan zijn alle betrokken inschrijvingen ongeldig, en sluiten wij alle betrokkenen uit van verdere deelname aan de aanbesteding. 6.7.1

Concernrelatie

Als u en een andere Inschrijver tot dezelfde concern of groep behoren, dan mag u beiden deelnemen aan deze aanbestedingsprocedure onder de uitdrukkelijke voorwaarde dat u als concurrenten aan deze aanbesteding deelneemt en u kunt aantonen dat uw onderlinge verhouding uw beider inschrijfgedrag in het kader van deze aanbestedingsprocedure niet heeft beïnvloed en de eerlijke mededinging niet heeft belemmerd. Uw beider inschrijvingen worden alleen dan als van elkaar onderscheidend gekwalificeerd, als u ieder voor zich kunt aantonen dat voor uw inschrijving aan de navolgende cumulatieve eisen is voldaan: 1. U heeft uw inschrijving zelfstandig en onafhankelijk opgesteld ten opzichte van de aan u gelieerde ondernemingen; 2. U heeft daarbij de eerlijke mededinging volledig geëerbiedigd; 3. U heeft daarbij de vertrouwelijkheid in acht genomen. Aan elkaar gelieerde Inschrijvers dienen gedurende de gehele uitvoering van deze aanbesteding aan deze eisen te voldoen. U moet op eerste schriftelijke verzoek van ons nadere informatie en/of bewijsmateriaal kunnen overleggen op grond waarvan aannemelijk wordt dat u niet in strijd handelt of heeft gehandeld met bovenstaande voorwaarden en eisen. Handelt u in strijd met deze voorwaarden en eisen? Dan worden alle betrokken Inschrijvers uitgesloten van verdere deelname aan de aanbesteding.

26

6.8

Moedermaatschappij of holding