08 - Bijlage 2 - Rekenkamerrapport evenementenbeleid
Tekst van het document
Voorbeelden zijn tekeningen die nodig zijn om de brandveiligheid te beoordelen, terreintekeningen en een uitgebreider veiligheidsplan en/of beveiligingsplan. Cases: ervaring vanuit de praktijk Organisatoren geven aan dat ze bij grotere evenementen naast het ingevulde formulier ook aanvullende gegevens moeten aanleveren. Voorbeelden hiervan zijn een draaiboek en een locatieplattegrond. In het draaiboek staat onder meer de genomen veiligheidsmaatregelen en de gegevens van de contactpersoon voor de EHBO. Als de aanvraag voor het B- of C-evenement compleet is, leggen de vergunningverleners deze voor advies voor aan de politie en de veiligheidsregio. Indien nodig wordt ook advies aan gemeentelijke afdelingen gevraagd. Adviesfunctie politie en veiligheidsregio De politie en de Veiligheidsregio Fryslân (brandweer en GHOR) zijn de externe adviespartners van de gemeente Tytsjerksteradiel. De vergunningverleners bespreken met deze ketenpartners regelmatig de aankomende evenementen. De gemeente zit deze overleggen voor. De overleggen zijn gericht op afstemming en inventarisatie van knelpunten en risico’s. De gemeente vraagt bij Bof C-evenementen advies aan de adviespartners. Het bevoegd gezag in de gemeente, de burgemeester, kan gemotiveerd afwijken van een advies dat door de adviespartners is gegeven.
Adviezen van de adviespartners gaan bijvoorbeeld over de benodigde inzet van beveiligers en de veiligheidseisen aan en veiligheidsrisico’s rond evenementen. De adviespartners geven daarnaast niet alleen advies, maar delen ook informatie over evenementen met bijvoorbeeld de brandweer en de ambulancepost.
26.
Uit de gevoerde gesprekken blijkt dat de afstemming met ketenpartners soms als een knelpunt ervaren wordt. Het contact en de relatie zijn goed, maar de soms strikte advieslijn vanuit ketenpartners kan botsen met de politieke en maatschappelijke wens om evenementen door te laten gaan. Benodigde politiebezetting elders leidt er daarnaast toe dat politie niet altijd beschikbaar is voor alle evenementen. Vanuit de gemeente is er de wens om pragmatisch samen met organisatoren te kijken naar wat wel mogelijk is binnen de noodzakelijke kaders. Omdat adviezen van de ketenpartners niet bindend zijn komt het in de praktijk wel eens voor dat deze niet worden opgevolgd. De burgemeester besluit hier in zo’n geval toe onderbouwd met een gemotiveerde memo. Hierna worden alle beoordeelde documenten van toepassing verklaard op de vergunning. Nadat de burgemeester de vergunning tekent, verstrekt de gemeente de vergunning. De vergunning wordt gepubliceerd in het gemeenteblad. Voorafgaand aan een evenement kan de gemeente indien nodig een inspectie van het terrein doen: een zogeheten schouw. Bij gebreken of knelpunten informeert de gemeente de organisator. De organisator moet deze dan voorafgaand aan het evenement oplossen. Na een B- of C-evenement kan de gemeente als ze dit nodig vindt een evaluatie organiseren.
In de regel gebeurt dit bij nieuwe evenementen, evenementen die ten opzichte van een eerdere editie van opzet erg veranderd zijn en evenementen waarbij bijzonderheden speelden.23 In gesprekken werd aangegeven dat er zo bijvoorbeeld jaarlijks met organisatoren van een aantal tentfeesten wordt geëvalueerd naar aanleiding van geluidsoverlast bij eerdere edities. Cases: ervaring vanuit de praktijk In gesprekken met organisatoren wordt aangegeven dat de brandweer bij grotere evenementen komt kijken om te checken of het terrein goed is ingericht en de tenten goed staan opgesteld. De gesproken organisatoren geven aan dat hun evenement niet bezocht is door handhavers van de gemeente. Het gehele proces is weergegeven in onderstaand stroomschema. Stroomschema B- of C-evenement Aanmelden evenement voor evenementenkalender (voor 1 oktober).
Afstemming evenementenkalender intern en met adviespartners.
Binnenkomst aanvraag. Publicatie aanvraag.
Controle aanvraag. Eventueel aanvullend documentatieverzoek. Inhoudelijke beoordeling.
Indien nodig: advies/overleg binnen gemeente en met externe adviespartners.
Verstrekking vergunning. Publiceren vergunning.
Mogelijk: schouw op evenemententerrein voor aanvang.
Mogelijk: toezicht en handhaving tijdens evenement.
Indien nodig: evaluatie met organisatoren. 23 Gemeente Tytsjerksteradiel. (2023, 15 september). Evenementenbeleid 2023 – 2027 gemeente Tytsjerksteradiel. pp. 8-9.
27.
2.2.
Dienstverlening: perspectief van de gemeente
Kernbevinding: de ambtelijke organisatie zoekt een balans tussen een soepele dienstverlening enerzijds en een scherpte op de regels anderzijds. Door voorbeelden online te zetten en een duidelijke website probeert de gemeente het werk voor organisatoren te vergemakkelijken en het vergunningsproces inzichtelijk te maken. Tegelijkertijd is de organisatie er scherp op dat de regels en kaders in het proces geborgd blijven.
Stap voor stap De gemeente ondersteunt organisatoren van evenementen in het proces van de vergunningsaanvraag. In het evenementenbeleid staat uitgewerkt hoe het proces van een vergunningsaanvraag loopt en welke gegevens daarvoor gevraagd worden van organisatoren. Dit proces correspondeert met de informatie op de website van de gemeente. De pagina waarop organisatoren een evenementenvergunning aan kunnen vragen heeft een stappenplan die de organisatoren kunnen doorlopen. Stap 1 is een vergunningscheck. Organisatoren kunnen hiervoor de risicoscan downloaden en deze zelfstandig invullen. Op basis van de uitkomst kunnen ze zelf al een inschatting maken van de categorie waartoe hun evenement gerekend wordt. Als het evenement in de 0-categorie valt, kunnen organisatoren doorklikken naar een andere pagina om een melding te maken. Bij een A-, B- of C-evenement kunnen organisatoren deze bij stap 2 aanmelden voor de evenementenkalender. Voor B- en C-evenementen is dit verplicht. Bij stap 3 kunnen organisatoren de vergunning aanvragen. Vermeld staat welke bijlagen bijgevoegd moeten worden en wat de aanvraagtermijn is per evenementencategorie. Hierbij staat per soort bijlage een voorbeelddocument van de gemeente die organisatoren kunnen gebruiken. Zo is er een voorbeeld van een terreinindeling, een tentindeling en een draaiboek.
Deze voorbeelden kunnen worden gedownload en door organisatoren worden ingevuld op basis van hun eigen evenement.24 Gesprekspartners binnen de gemeente geven aan dat de organisatie zich proactief en dienstverlenend opstelt. Zo blijkt uit gesprekken dat er wordt meegedacht met organisatoren en dat kleine zaken via mail of telefonisch contact opgepakt en opgelost worden. Ambtenaren geven aan dat ze pragmatisch te werk gaan, binnen de gestelde kaders. De ambtelijke organisatie probeert zo een balans te vinden tussen het enerzijds scherp zijn op de regels en het anderzijds soepel zijn in de dienstverlening. Hierbij benadrukken zij het belang van goed contact met organisatoren, ook aan de voorkant van een vergunningsproces. Cases: ervaring vanuit de praktijk Uit mailwisselingen in verschillende vergunningstrajecten blijkt dat ambtenaren zich dienstverlenend opstellen. Bij ontbrekende documentatie of ontheffingsaanvragen mailen ambtenaren proactief met organisatoren. Hierbij dragen ze praktische oplossingen aan, zoals het gebruiken van gegevens van eerdere edities van een evenement. Ook bij vragen van organisatoren wordt er snel geschakeld tussen afdelingen.
24 Gemeente Tytsjerksteradiel. (z.d.). Evenementenvergunning aanvragen. Geraadpleegd van https://www.t-
diel.nl/evenementenvergunning-aanvragen.
28.
2.3.
Dienstverlening: perspectief van organisatoren
Kernbevinding: organisatoren zijn overwegend positief over het aanvraag-/meldingsproces van de gemeente. Organisatoren die ondersteuning ontvingen zijn allen positief over de dienstverlening en het contact met de gemeente. Wel is er een groep organisatoren die meer financiële hulp en hulp bij de promotie van hun evenement van de gemeente zou willen ontvangen. Ook was het niet voor alle organisatoren van grotere evenementen duidelijk welke documenten moesten worden aangeleverd.
Algemene waardering van aanvraagproces en dienstverlening Onder organisatoren van de gemeente Tytsjerksteradiel is met een vragenlijst hun ervaring met het aanvraag en vergunningsproces van evenementen uitgevraagd. In de vragenlijst is onderscheid gemaakt tussen organisatoren van kleine evenementen (0-evenementen) en grote evenementen (A-, B- en C-evenementen). 25 invullers organiseerden een 0-evenement en doorliepen de aanvullende vragen over het doen van een melding. Twaalf invullers organiseerden een A-, B- of C-evenement en kregen aanvullende vragen over dit type evenement. Veertien invullers wisten niet meer wat voor evenement zij organiseerden en kregen het algemene gedeelte van de vragenlijst. Meer dan de helft, namelijk dertig van de 51 invullers, heeft het meldings- of aanvraagproces als makkelijk ervaren. Achttien invullers gaven aan het proces niet moeilijk of makkelijk ervaren te hebben. Drie invullers ervoeren het als proces als moeilijk. U heeft in het afgelopen jaar een evenement georganiseerd in uw gemeente. U heeft daarbij verschillende stappen doorlopen, zoals een melding maken van uw evenement of het aanvragen van een vergunning. Hoe heeft u dit proces ervaren? Slider zevenpuntschaal (n = 51)
0
2
1
18
5
17
8
Heel moeilijk
|
|
Neutraal
|
|
Heel makkelijk
De risicoscan van de veiligheidsregio is een ondersteuningstool van de gemeente, op basis waarvan organisatoren zelf al een inschatting kunnen maken van de evenementencategorie waarin hun evenement valt. De organisatoren is gevraagd of ze van de risicoscan afwisten en of ze hier gebruik van hebben gemaakt. 24 invullers wisten van de risicoscan af en negen hebben er ook daadwerkelijk gebruik van gemaakt. 27 invullers gaven aan hier niet vanaf te weten. Om te bepalen of u een evenementenvergunning nodig hebt, kunt u gebruik maken van de Risicoscan van de Veiligheidsregio. Wist u dit? Enkele keuze (n = 51) Ja, en ik heb er gebruik van gemaakt
9
Ja, maar ik heb er geen gebruik van gemaakt
15
Nee
27
29.
Van de organisatoren die van de risicoscan gebruik hebben gemaakt waren vijf organisatoren het eens met de stelling dat de risicoscan makkelijk was om in te vullen. Twee organisatoren gaven aan geen mening te hebben of het niet te weten en twee organisatoren vulden bij deze vraag neutraal in. Eén van de organisatoren die de scan makkelijk in te vullen vond geeft wel aan dat er allerlei vaktermen in de risicoscan voorkwamen die hem niks zeiden. De Risicoscan was makkelijk in te vullen. Slider zevenpuntschaal (n = 9, alleen invullers die gebruik maakten van de risicoscan)
0
0
0
2
4
1
Helemaal oneens
|
|
Neutraal
|
|
0
2
Helemaal Weet ik niet / eens geen mening
De organisatoren is ook gevraagd of de uitslag van de risicoscan duidelijk was. Dit is voor de grootste groep het geval. Twee invullers gaven aan neutraal tegenover de stelling te staan. Zes invullers vonden de uitslag van de risicoscan duidelijk en één invuller gaf aan het niet te weten of geen mening te hebben. Een organisator die aangaf de uitslag duidelijk te vinden geeft als toelichting dat de uitkomst “tamelijk vaag” was maar dat deze voldoende was om het evenement te kunnen organiseren. De uitslag van de Risicoscan was duidelijk. Slider zevenpuntschaal (n = 9, alleen invullers die gebruik maakten van de risicoscan)
0
0
0
2
3
2
Helemaal oneens
|
|
Neutraal
|
|
1
1
Helemaal Weet ik niet / eens geen mening
De invullers werd ook in het algemeen gevraagd of de gemeente hun ondersteuning heeft geboden bij de organisatie van hun evenement. Van de 51 invullers gaf de meerderheid aan dat dit niet het geval was. Aan dertien organisatoren heeft de gemeente wel ondersteuning geboden. Zes van de dertien hebben hier ook gebruik van gemaakt. Heeft de gemeente u ondersteuning geboden bij de organisatie van uw evenement? Enkele keuze (n = 51)
30.
Ja, en ik heb er gebruik van gemaakt
6
Ja, maar ik heb er geen gebruik van gemaakt
7
Nee
38
De ondersteuning door de gemeente verschilde per organisator en per evenement. Een organisator geeft aan dat de gemeente heeft geholpen met dranghekken. Een andere organisator schrijft dat er met de gemeente is afgestemd over de positie van een tent zodat dit zowel werkzaam als veilig was. Een andere organisator heeft advies ontvangen en geeft aan dat de gemeente laagdrempelig bereikbaar was. Weer een organisator heeft contact gehad over extra voorstellingen en praktische zaken zoals verkeersregelaars. De organisator schrijft dat ze daar samen goed uit zijn gekomen. Een laatste organisator heeft van de gemeente een link doorgestuurd gekregen naar een verkeersregelaarsexamen. Alle zes organisatoren die ondersteuning van de gemeente ontvingen zijn positief over de geboden ondersteuning. In de toelichting wordt aangegeven dat een ambtenaar zeer vriendelijk was en enthousiast over het betreffende evenement. Ook wordt genoemd dat de ambtenaren goed bereikbaar waren en altijd in mogelijkheden dachten waarbij het betreffende evenement niet als calamiteit werd aangevlogen. Een laatste organisator geeft aan dat er met hem mee werd gedacht en suggesties werden gedaan over hoe het evenement te kunnen regelen. Wat vond u van de ondersteuning van de gemeente? Slider zevenpuntschaal (n = 6, alleen invullers die gebruik maakten van ondersteuning van de gemeente)
0
0
0
0
1
3
Heel slecht
|
|
Neutraal
|
|
2
0
Heel goed Weet ik niet / geen mening
Gevraagd op wat voor manier de gemeente de organisatoren meer ondersteund zou kunnen hebben bij de organisatie van het evenement komt er een gemengd beeld naar voren. Veertien organisatoren zouden meer financiële ondersteuning wensen. Tien invullers zouden meer ondersteuning willen in de promotie van hun evenement en zeven invullers meer hulp bij de vergunningen. De andere categorieën scoren lager. Als open antwoord geeft een invuller aan dat ze hulp zou willen ontvangen bij het gebruik van bewegwijzering. Een andere invuller noemt hulp bij de EHBO. Ook geeft een invuller aan dat het organiseren van evenementen leuk zou moeten zijn, maar dat het zijns inziens nu wordt ontmoedigd door alle regels en verantwoordelijkheden die er zijn. Op wat voor manier zou de gemeente u (meer) ondersteund kunnen hebben bij de organisatie van uw evenement? Meerkeuze (n = 51)
31.
Financiële ondersteuning
14
Promotie van het evenement
10
Hulp bij vergunningen
7
Ondersteuning bij de veiligheid van...
3
Logistieke ondersteuning
2
Beschikbaar stellen van locaties
2
Hulp bij milieuvriendelijke maatregelen
0
Anders
6
Geen van bovenstaande
17
Weet ik niet / geen mening
7
Naast de ondersteuningswensen is ook uitgevraagd op welke manier de organisatoren graag contact zouden hebben met de gemeente bij de organisatie van hun evenement. De organisatoren konden hierbij meerdere opties kiezen. 33 organisatoren gaven aan graag telefonisch contact te hebben, 25 organisatoren noemen contact via e-mail. Zestien invullers noemen het online formulier en tien zouden graag een afspraak op het gemeentehuis hebben. Eén invuller noemt als andere optie een chatfunctie. Op welke manier zou u graag contact willen hebben met de gemeente bij de organisatie van uw evenement. Meerkeuze (n = 51) Telefonisch
33
25
Online formulier
16
Afspraak op het gemeentehuis
10
Anders
2
Geen van bovenstaande
1
Weet ik niet / geen mening
4
Specifieke waardering meldings- en vergunningsproces In de vragenlijst is onderscheid gemaakt tussen organisatoren van kleine evenementen (0evenementen) en grote evenementen (A-, B- en C-evenementen). Aan beide groepen organisatoren zijn over ofwel het meldings- ofwel het vergunningsproces aanvullende vragen gesteld. Van de 25 organisatoren die een 0-evenement organiseerden gaven achttien aan dat het voor hun duidelijk was hoe ze een melding moesten maken van hun evenement. Voor vier organisatoren was het niet duidelijk. Twee organisatoren beantwoorden de vraag neutraal en één organisator wist het niet of had geen mening.
32.
Het was mij duidelijk hoe ik een melding moest maken van mijn evenement. Slider zevenpuntschaal (n = 25, alleen invullers die een 0-evenement hebben georganiseerd)
0
2
2
2
4
5
Helemaal oneens
|
|
Neutraal
|
|
9
1
Helemaal Weet ik niet / eens geen mening
Voor zeventien van de 25 organisatoren was het ook duidelijk aan welke voorwaarden hun evenement moest voldoen. Drie organisatoren geven aan dat de voorwaarden voor hun niet duidelijk waren. Het was duidelijk aan welke voorwaarden mijn evenement moest voldoen. Slider zevenpuntschaal (n = 25, alleen invullers die een 0-evenement hebben georganiseerd)
1
1
1
5
6
2
9
Helemaal oneens
|
|
Neutraal
|
|
Helemaal eens
De twaalf organisatoren die aangeven een A-, B- of C-evenement georganiseerd te hebben is gevraagd of het voor hun duidelijk was hoe ze een evenementenvergunning aan moesten vragen. Van de twaalf invullers geven tien invullers aan dat het duidelijk was. Voor twee organisatoren was het onduidelijk hoe ze een evenementenvergunning moesten aanvragen. Het was voor mij duidelijk hoe ik een evenementenvergunning aan moest vragen. Slider zevenpuntschaal (n = 12, alleen invullers die een A-, B- of C-evenement hebben georganiseerd)
33.
0
1
1
0
3
4
3
Helemaal oneens
|
|
Neutraal
|
|
Helemaal eens
Op de vraag of het duidelijk was welke documenten nodig waren voor het aanvragen van een vergunning komt een gemengd beeld naar voren. Voor vier invullers was dit niet duidelijk, één gaf aan neutraal tegenover de stelling te staan en voor zeven invullers was het wel duidelijk. Het was duidelijk welke documenten er nodig waren voor het aanvragen van een vergunning. Slider zevenpuntschaal (n = 12, alleen invullers die een A-, B- of C-evenement hebben georganiseerd)
0
3
1
1
1
3
3
Helemaal oneens
|
|
Neutraal
|
|
Helemaal eens
Van de twaalf invullers wisten acht invullers dat er op de website van de gemeente voorbeelden beschikbaar zijn van documenten. Vier van de acht invullers hebben hier ook gebruik van gemaakt. Deze vier invullers geven allen aan dat de voorbeelden hun hebben geholpen bij de aanvraag. Gevraagd aan de twaalf organisatoren van de grotere evenementen of ze meer ondersteuning kunnen gebruiken bij het indienen van documenten, is dit voor vijf invullers het geval. Drie invullers geven aan dat ze geen behoefte hebben aan meer ondersteuning. Ik zou meer ondersteuning van de gemeente kunnen gebruiken bij het indienen van de documenten. Slider zevenpuntschaal (n = 12, alleen invullers die een A-, B- of C-evenement hebben georganiseerd)
34.
1
1
1
4
5
0
0
Helemaal oneens
|
|
Neutraal
|
|
Helemaal eens
Drie organisatoren lichten hun extra ondersteuningswensen toe. Eén organisator schrijft dat hij wellicht niet zozeer meer hulp zou willen ontvangen bij het indienen van de documenten maar dat het momenteel in sommige gevallen erg onduidelijk is wanneer iets een evenement is en wanneer iets binnen de reguliere horecavergunning valt en er alleen een ontheffing nodig is. Een tweede organisator geeft aan dat een standaard tent-indeling-tekening zou helpen waarbij je als organisator eenvoudig de vluchtroutes en dergelijken kan invullen. Een derde organisator geeft aan dat er bij een volgend evenement andere variabelen mee kunnen spelen en dat het daarmee niet altijd precies te achterhalen is wat dat betekent ten aanzien van wel of geen vergunning. De organisator schrijft dat daarom een overleg vooraf met een ambtenaar heel verhelderend zou zijn. De twaalf organisatoren van A-, B- of C-evenementen is ook gevraagd of het hen van tevoren duidelijk was dat ze zich aan moesten melden voor de evenementenkalender. Dat was voor de helft van de organisatoren wel en voor de helft van de organisatoren niet duidelijk. Gevraagd om te reageren op de stelling dat het eenvoudig was om het evenement aan te melden geven zes invullers aan dat dit voor hen zo was en zes invullers dat ze het niet weten of geen mening hebben. Het was eenvoudig om mijn evenement aan te melden voor de evenementenkalender.
Slider zevenpuntschaal (n = 12, alleen invullers die een A-, B- of C-evenement hebben georganiseerd)
0
0
0
0
1
2
Helemaal oneens
|
|
Neutraal
|
|
3
6
Helemaal Weet ik niet / eens geen mening
35.
3. Problemen, oplossingen en lokale betrokkenheid In dit onderzoek is veel ruimte voor het perspectief van de organisatoren. In dit hoofdstuk staat daarom andermaal hun perspectief centraal. Enerzijds is er aandacht voor de mate waarin lokale gemeenschappen betrokken worden bij het plannen en organiseren van evenementen, anderzijds wordt er stil gestaan bij problemen waar organisatoren bij het organiseren van evenementen tegen aanlopen. Dit hoofdstuk put daarvoor zowel uit de geselecteerde cases als uit de antwoorden en opmerkingen die met de enquête onder organisatoren van evenementen in Tytsjerksteradiel zijn opgehaald. Daarmee geeft dit hoofdstuk antwoord op de volgende deelvragen: 7. Tegen welke problemen lopen organisatoren van evenementen in de praktijk aan? c) Wat zijn mogelijke oplossingen voor deze problemen? d) Welke rol speelt de gemeente daarin of kan de gemeente daarbij spelen? 8. In hoeverre worden lokale gemeenschappen betrokken bij het plannen en organiseren van evenementen? Zowel bij gemeentelijke evenementen als evenementen vanuit private initiatieven?
3.1.
Wat gaat er goed? Wat kan er beter?
Kernbevinding: Organisatoren zijn overwegend positief over het organiseren van evenementen in Tytsjerksteradiel. Organisatoren vinden de samenwerking met de gemeente plezierig en zijn blij met en trots op de evenementen die ze organiseren. Opmerkingen of verbeterpunten zijn er ook: het verschil tussen het moeten aanvragen van ontheffing en het moeten doen van een melding lijkt soms arbitrair. Daarnaast ervaren sommige organisatoren de vragenlijst als te uitvoerig en niet voldoende afgestemd, vooral bij kleinere evenementen. De extra gevraagde documenten vormen voor sommige organisatoren ook een obstakel. Alle organisatoren die de enquête hebben ingevuld is gevraagd of ze nog iets kwijt willen over het organiseren van evenementen in de gemeente Tytsjerksteradiel. De reacties op deze vraag zijn overwegend positief. Een organisator geeft aan dat zijn evenement geslaagd was en schrijft dat hij goed snapt dat de gemeente wil weten wat er allemaal gebeurt. Een andere organisator geeft aan hij alleen maar kleine evenementen heeft georganiseerd maar dat de samenwerking met de gemeente daarin altijd zeer plezierig is. Nog een invuller geeft aan dat doordat zijn evenement jaarlijks terugkeert de aanvraag voor hem een herhaling van zetten is.
Tot slot is er een organisator die schrijft dat hij met zijn organisatie in heel Nederland actief is maar als inwoner van Tytsjerksteradiel met veel plezier en een mate van trots aan zijn evenement heeft gewerkt. Opmerkingen, tips en verbeterpunten zijn er ook. Een organisator geeft aan dat het voor voetbalverenigingen soms onduidelijk is wanneer een evenementenvergunning aangevraagd moet worden en wanneer het aanvragen van een ontheffing van de sluitingstijd met toestemming voor muziek volstaat. Zo schrijft de organisator dat als ze op zaterdagmiddag of -avond live muziek ten gehore willen brengen in de sportkantine hier slechts een ontheffing nodig voor is. Ook als ze langer op het terras van de voetbalvereniging willen zitten kan dat met een ontheffing. Op het moment dat ze echter live muziek in de buitenlucht willen, schrijft de organisator, is het nodig om een complete evenementenvergunning aan te vragen. De organisator schrijft dat voor zo’n vergunning een veel te uitgebreide vragenlijst moet worden ingevuld waarvan het overgrote deel niet van toepassing is op
36.
99% van de vergunningaanvragen. Hij geeft als voorbeelden bijvoorbeeld vragen over het laten landen van een helikopter of het afsteken van vuurwerk. Cases: ervaring vanuit de praktijk Uit de ingevulde formulieren van vergunningsaanvragen blijkt dat organisatoren van A-, B- en Cevenementen onafhankelijk van de grote van hun evenement dezelfde vragenlijst moeten invullen. In de praktijk betekent dit dat ook bij kleinschalige evenementen (A-evenementen) de organisator een uitgebreide vragenlijst moeten invullen waarin ze vragen moeten beantwoorden over het mogelijk laten landen van een helikopter en het gebruik van brandgevaarlijke stoffen. Een andere invuller van de enquête noemt het formulier van de gemeente moeilijk om in te vullen, met name de gevraagde plattegronden met daarop de brandveiligheidsvoorzieningen. Ook geeft een organisator aan dat er voor het organiseren veel van hen verwacht, wordt terwijl er weinig risico is. De organisator schrijft dat ze een aantal zaken moesten invullen die niet op de verleende vergunning terug te vinden waren. Het leek daarmee volgens de invuller op een standaardformulier met alle voorwaarden, zodat de gemeente geen risico kon lopen. Tot slot is er een organisator die graag meer medewerking bij de organisatie zou willen ontvangen.
Omdat het evenement een publiek belang dient zou extra ambtelijke ondersteuning daarbij gepast zijn aldus de organisator. In een gesprek kwam verder naar voren dat gemeente-overstijgende evenementen organisatoren soms voor extra uitdagingen stellen. Beleid van verschillende gemeenten komt niet altijd overeen, en voor grotere evenementen kan er onduidelijkheid bestaan over welke vergunning in welke gemeente aangevraagd moet worden en aan welke eisen een evenement precies moet voldoen. In het najaar van 2024 is er over dit onderwerp in een bijeenkomst op het provinciehuis met verschillende burgemeesters van Friese gemeenten gesproken. Naar aanleiding van deze bijeenkomst wordt het initiatief genomen om meer afstemming tussen de gemeenten te zoeken.
3.2.
Betrokkenheid van de gemeenschap
Kernbevinding: lokale gemeenschappen zijn op twee manieren bij het plannen en organiseren van evenementen betrokken. Enerzijds zijn de vrijwilligers die de organisatie vaak op zich nemen veelal geworteld in de lokale gemeenschap, anderzijds ligt de focus van de evenementen vaak op het verbinden van en in verbinding staan met de lokale gemeenschap. In de gesprekken met de gemeente werd de waarde benadrukt die evenementen hebben voor het versterken van de lokale gemeenschap. Evenementen brengen inwoners samen en met elkaar in verbinding en hebben daarmee een belangrijke plek in de gemeente. Het is vanuit het perspectief van de gemeente daarom belangrijk om de regeldruk voor organisatoren laag te houden. Tegelijkertijd moet de veiligheid rond evenementen wel geborgd blijven. Cases: ervaring vanuit de praktijk Naast de vragenlijst die onder organisatoren van de gemeente Tytsjerksteradiel is uitgezet en de ambtelijke en bestuurlijk gesprekken, zijn er drie evenementen als cases geselecteerd. Van deze evenementen zijn twee organisatoren in een interview gesproken. In deze gesprekken werd aangegeven dat de evenementen door en voor lokale inwoners georganiseerd worden. Veel evenementen vinden plaats vanuit buurtverenigingen, sportclubs en sociaal culturele organisaties.
Deze verenigingen en organisaties en hun vrijwilligers zijn geworteld in de verschillende dorpskernen en de evenementen die ze organiseren richten zich ook op de lokale gemeenschap. Dit
37.
betekent niet dat inwoners en betrokkenen uit andere kernen of van buiten niet welkom zijn, maar de doelgroep en betrokkenheid ligt helemaal bij de kleinere evenementen vaak georganiseerd in de eigen dorps- en buurtkern.
38.
Bijlage 1. Onderzoeksverantwoording Onderzoek uitvoering Het onderzoek is gestart in oktober 2024 met een startbijeenkomst met raadsleden, collegeleden, betrokken ambtenaren en leden van de rekenkamer. In deze startbijeenkomst zijn de onderzoeksopzet en het informatieverzoek toegelicht. Na de ontvangst van de documentatie zijn de eerste weken van het onderzoek besteed aan het analyseren en bestuderen van deze documenten. De documentatie bestond onder andere uit het herziene evenementenbeleid en stukken die inzicht geven in het vergunnings- en aanvraagproces. De resultaten van de documentanalyse zijn vervolgens getoetst en verder verdiept in zowel een bestuurlijk als een ambtelijk gesprek. Een overzicht van de gevoerde interviews is opgenomen in bijlage 1. Onderdeel van het onderzoek was de selectie van drie specifieke evenementen die georganiseerd zijn onder het herziene evenementenbeleid. Er is gekozen voor een diverse casusselectie waarbij evenementen gekozen zijn op basis van de volgende eigenschappen: ● ● ● ● ● ●
Verschil in grootte evenement (hoeveelheid bezoekers) Spreiding in tijd Geografische spreiding (verschillende kernen) Resultaat aanvraag (verleend/afgebroken/geweigerd/buiten behandeling gesteld) Soort evenement (verschillende type evenementen) Eventuele sportevenementensubsidie (verleend of niet)
De organisatoren van twee evenementen zijn geïnterviewd. Tevens is ten aanzien van drie evenementen aanvullende documentatie opgevraagd en geanalyseerd. De oorspronkelijke selectie is in overleg tussen de onderzoekers en de rekenkamer aangepast, nadat het niet mogelijk bleek om op korte termijn contact te krijgen met een aantal organisatoren. Eén organisator gaf aan tevreden te zijn met het vergunningaanvraagproces en daarom af te zien van een interview. Twee andere organisatoren zagen om uiteenlopende redenen op het laatste moment af van een gesprek. De bevindingen uit de interviews en de documentatie van de evenementen zijn door de rapportage heen verwerkt in de kaders “Cases: ervaring vanuit de praktijk”. Daarnaast is er een enquête uitgezet onder organisatoren van evenementen in Tytsjerksteradiel die in het afgelopen jaar een evenement hebben georganiseerd. Van de 247 aangeschreven organisatoren die onder het herziene evenementenbeleid een evenement georganiseerd hebben, hebben 51 organisatoren de vragenlijst ingevuld. Dit betreft een respons ratio van 21%. Normaal gesproken ziet men bij een dergelijke doelgroep een respons ratio van tussen de 10% en 15%.25 De resultaten kunnen daarom als goede indicatie van de mening van organisatoren in de gemeente worden beschouwd. Alle onderzoeksresultaten zijn gebundeld in deze rapportage.
De conceptversie van de nota van bevindingen is op 14 april 2025 aan het college aangeboden voor het feitelijk wederhoor. Het feitelijk wederhoor is een feitelijke check op de volledigheid en de juistheid van de feiten en bevindingen in de rapportage. Na de verwerking van het feitelijk wederhoor heeft de rekenkamer de conclusies en aanbevelingen vastgesteld en het onderzoeksrapport afgerond. Hierna is de rapportage aangeboden aan de gemeenteraad van Tytsjerksteradiel. 25 VNG Realisatie. (2019, 10 januari). Ondernemingspeiling: richtlijnen voor afname van de modelvragenlijst
Ondernemerspeiling. p.6.
39.
Bijlage 2. Geraadpleegde bronnen Schriftelijke documentatie Voor de geraadpleegde schriftelijke documentatie wordt verwezen naar de voetnoten in de rapportage.
Gevoerde interviews Er zijn twee verdiepende interviews gevoerd, namelijk een ambtelijk en een bestuurlijk gesprek. Ook zijn er twee interviews gevoerd met organisatoren van evenementen in de gemeente Tytsjerksteradiel. Daarnaast is er op 16 oktober 2024 een startbijeenkomst geweest met raadsleden, collegeleden, betrokken ambtenaren en leden van de rekenkamer. In deze startbijeenkomst zijn de onderzoeksopzet en het informatieverzoek toegelicht. Met uitzondering van dit gesprek is van ieder gesprek een verslag gemaakt dat aan de gesprekspartners(s) is voorgelegd ter verificatie. Alle verslagen zijn geaccordeerd. Naam/functie
Datum gesprek
Startbijeenkomst
16 oktober 2024
Ambtenaren VTH
3 december 2024
Burgemeester Tytsjerksteradiel
4 december 2024
Organisator 1
19 februari 2025
Organisator 2
1 april 2025
40.
Bijlage 3. Normenkader Onderstaand is het normenkader opgenomen als leidraad voor de beantwoording van de onderzoeksvragen. Per vraag en deelvraag zijn normen en indicatoren geformuleerd. No.
Vraag
Normen en indicatoren
1
Hoe ziet het evenementenbeleid eruit, welke doelstellingen kent dit beleid en hoe wordt dit uitgevoerd?
Het evenementenbeleid is voorzien van geoperationaliseerde kwalitatieve en kwantitatieve doelstellingen en een omschrijving van de beoogde maatschappelijk effecten. Er zijn indicatoren geformuleerd voor het toetsen van het doelbereik. Er wordt periodiek verantwoording afgelegd aan raad en college over het gevoerde beleid en het doelbereik.
1a
Op welke wijze is het evenementenbeleid tot stand gekomen en wie waren daarbij betrokken?
Bij het opstellen van het beleid heeft participatie van organisatoren plaatsgevonden conform het gemeentelijk participatiebeleid.
1b
Wat is het draagvlak voor het huidige evenementenbeleid binnen de gemeentelijke organisatie, bij organisatoren en relevante partners?
Betrokkenen (gemeentebestuur, organisatie, organisatoren en partners) staan achter de doelen en de uitvoering van het evenementenbeleid.
1c
Wat zijn de succesfactoren en tûkelteammen in dit beleid?
Dit wordt bepaald aan de hand van de bevindingen t.a.v. de overige vragen.
1d
Wordt er onderscheid gemaakt tussen verschillende evenementen en hun oorsprong (festival, sport etc.) en zo ja, is dit doelmatig?
Er is formeel vastgelegd welk onderscheid gemaakt wordt tussen verschillende typen evenementen, met welk doel en hoe dit wordt toegepast in de relevante processen. Dit wordt in de praktijk ook nagevolgd.
1e
In hoeverre maakt subsidieverstrekking onderdeel uit van het beleid en hoe wordt dit in de praktijk vormgegeven?
Het subsidiebeleid sluit aan op de doelen van het evenementenbeleid en bevat duidelijke toetsingscriteria.
2
Wat zijn de belangrijkste regelgevingen en vergunningseisen voor het organiseren van evenementen in de gemeente?
Het vergunningenbeleid sluit aan op de doelen van het evenementenbeleid en bevat duidelijke toetsingscriteria. Het vergunningenbeleid vormt geen onnodig hoge drempel voor de organisatie van een evenement. Het vergunningenbeleid draagt in de ogen van betrokkenen in voldoende mate bij aan de doelen van het evenementenbeleid.
3
Hoe ziet het vergunningsaanvraagproces eruit?
Er is een formeel vastgelegd proces voor het aanvragen van vergunningen en dit wordt in de praktijk nagevolgd.
41.
4
Welke ondersteuning is er beschikbaar vanuit de gemeente bij het organiseren van evenementen? Is dit volgens de organisatoren voldoende? Zo nee, waar ligt het probleem?
Er zijn vaste processen of afspraken over de wijze waarop de gemeente ondersteuning biedt bij de organisatie van evenementen. De dienstverlening van de gemeente bij het organiseren van evenementen voldoet aan de doelstellingen en criteria van het gemeentelijk dienstverleningsbeleid.
5
Tegen welke problemen lopen organisatoren van evenementen in de praktijk aan?
De taken en verantwoordelijkheden zijn onderling afgestemd en waar nodig vastgelegd. Betrokkenen geven in de praktijk invulling aan hun taken en verantwoordelijkheden.
5a
Wat zijn mogelijke oplossingen voor deze problemen?
Dit wordt bepaald aan de hand van de bevindingen t.a.v. de overige vragen.
5b
Welke rol speelt de gemeente daarin of kan de gemeente daarbij spelen?
Dit wordt bepaald aan de hand van de bevindingen t.a.v. de overige vragen.
6
In hoeverre worden lokale gemeenschappen betrokken bij het plannen en organiseren van evenementen? Zowel bij gemeentelijke evenementen als evenementen vanuit private initiatieven?
De gemeente en organisatoren van evenementen betrekken lokale gemeenschappen bij de organisatie van evenementen. Dit voldoet aan het gemeentelijk participatiebeleid.
42.