08 - Bijlage 2 - Rekenkamerrapport evenementenbeleid
Tekst van het document
Juli 2025
Augustus 2025
Juli 2025
Colofon De rekenkamers van Achtkarspelen en Tytsjerksteradiel willen met hun werkzaamheden bijdragen aan de kwaliteit van het lokale bestuur in de gemeenten Achtkarspelen en Tytsjerksteradiel, aan de transparantie van het gemeentelijke handelen en de versterking van de publieke verantwoording daarover. De rekenkamers doen dat door de doeltreffendheid, de doelmatigheid en de rechtmatigheid van het door de gemeenten gevoerde of te voeren beleid en bestuur te onderzoeken en de gemeenteraden hierover te rapporteren en te adviseren. De rekenkamers hebben een onafhankelijke positie binnen de gemeenten. Zij bestaan uit externe leden, die geen binding hebben met het gemeentelijke apparaat en een ambtelijk secretaris. Sinds 1 januari 2015 vormen de beide rekenkamers een personele unie met dezelfde leden. Nadere informatie vindt u op de websites van de gemeenteraden van de beide gemeenten: ✓ raad-achtkarspelen.nl ✓ raad.t-diel.nl Samenstelling ✓ Hanneke Vervoort, voorzitter ✓ Denise de Boer, lid ✓ Wietse Jan Boorsma, lid ✓ Linze Schaap, lid ✓ Renny de Vries-Mulder, ambtelijk secretaris Achtkarspelen ✓ Hillie de Koe, ambtelijk secretaris Tytsjerksteradiel Contact ____________________________ Rekenkamer Achtkarspelen Postbus 2 9285 ZV Buitenpost raadsgriffie@achtkarspelen.nl 0511 - 54 86 98
Rekenkamer Tytsjerksteradiel Postbus 3 9250 AA Burgum griffie@t-diel.nl 0618 238 492
Onderzoekers: Robert Klaassen robert@necker.nl Soesja Schelling soesja@citisens.nl Hans Erik Brand hanserik@necker.nl
2
Geachte raadsleden, Namens de Rekenkamer van Tytsjerksteradiel bieden wij u het onderzoek aan naar het evenementenbeleid. Graag schetsen wij nog kort de aanleiding voor het onderzoek en nemen wij u in hoofdlijnen mee in de conclusies en aanbevelingen. Het onderzoek is uitgevoerd door onderzoeksbureau Necker onder begeleiding van de Rekenkamer. Voor alle details van het onderzoek verwijzen wij u door naar het volledige onderzoeksrapport. Inleiding Aanleiding voor dit onderzoek was de actualisatie van het beleid in augustus 2023 en de geplande tussentijdse evaluatie in het najaar van 2025. Door nu al inzicht te verkrijgen in hoe het beleid in de praktijk wordt ervaren door zowel organisatoren als de gemeente, kan tijdig worden vastgesteld of bijsturing nodig is.
Conclusies:
Conclusie 1: Het herziene evenementenbeleid van Tytsjerksteradiel schept duidelijkheid en sluit aan bij de bestaande praktijk Het evenementenbeleid van Tytsjerksteradiel is in augustus 2023 herzien. De ervaringen met het herziene evenementenbeleid zijn zowel bestuurlijk, ambtelijk als bij organisatoren positief. Het huidige beleid schept duidelijkheid over de vereisten voor verschillende typen evenementen en sluit aan bij de bestaande praktijk. Ook sluit het evenementenbeleid aan bij andere kaders als de APV en het subsidiebeleid, en is het beleid in overeenstemming met regionale kaders voor evenementen. Aan de doelstellingen van het evenementenbeleid, zoals het beter stroomlijnen van het aanvraagproces, overzicht creëren en het verbeteren van de samenwerking, wordt grotendeels voldaan. Aandachtspunten zijn er ook. De gemeente wil zelf nog verder werk maken van de locatieprofielen met randvoorwaarden en spelregels voor vaste locaties, en het streven naar duurzaam georganiseerde evenementen. Organisatoren geven ook aandachtspunten mee. Het is voor hen belangrijk dat duidelijk is wat er van hen gevraagd wordt bij een aanvraag en dat er niet te veel van organisatoren wordt gevraagd als een evenement weinig (veiligheids-)risico’s meebrengt. Een aantal organisatoren denkt dat de gemeente mogelijk meer ondersteuning kan bieden bij de financiering en promotie van evenementen.
Organisatoren van gemeente-overstijgende evenementen lopen daarnaast aan tegen afwijkende vergunningsprocessen van verschillende gemeenten in de regio. Conclusie 2: De gemeente moet steeds afwegen tussen het belang van een evenement en de naleving van regels, het systeem daarvoor is goed ingericht Evenementen zijn een belangrijke pijler onder de samenleving van Tytsjerksteradiel. De meeste evenementen in de gemeente worden georganiseerd door vrijwilligers en organisaties die geworteld zijn in de lokale gemeenschap. De gemeente hecht waarde aan deze evenementen en erkent het belang van evenementen voor de gemeenschap. Met het oog hierop heeft de gemeente een meedenkende houding bij vergunningaanvragen. Tegelijkertijd heeft de gemeente ook een ander belang, namelijk dat bij evenementen voldaan wordt aan de regels en dat de openbare orde en veiligheid beschermd worden. De ketenpartners politie en veiligheidsregio richten zich bij hun adviezen aan de gemeente over grotere evenementen dan ook met name op dit laatste aspect. Voor de gemeente is het bij grotere evenementen steeds afwegen hoe een evenement wel doorgang kan vinden, zonder dat de openbare orde en veiligheid en de naleving van de regels in het geding komen.
Het systeem waarbinnen die afweging gemaakt wordt is goed ingericht: per type evenement is er een procedure met vaste stappen die in de praktijk ook gevolgd worden, waarbij deze afweging zowel ambtelijk als bestuurlijk op tafel komt. De gemeente kan gemotiveerd afwijken van het advies van de veiligheidsregio en/of de politie. Omdat er zowel ambtelijk als bestuurlijk vaak goed contact met organisatoren is, vinden gemeente en organisatoren meestal oplossingen voor eventuele knelpunten.
3
Conclusie 3: Met name voor vrijwilligersorganisaties schept het evenementenbeleid regeldruk Het organiseren van een evenement vraagt van organisatoren vaak een grote tijdsinvestering en veel inzet. Met name bij grotere evenementen moeten organisatoren relatief meer gegevens aanleveren. Hoewel vergunningverleners meegaand en meedenkend zijn in houding en communicatie, ervaren sommige organisatoren dit als veel en ingewikkeld. De vragenlijst is voor A-evenementen op onderdelen te uitvoerig of bevat elementen die voor de relatief kleinere A-evenementen niet van toepassing zijn. Organisatoren van B- en C-evenementen worstelen daarnaast soms met de plattegronden en draaiboeken. In de gevoerde gesprekken en via de ingevulde enquête benadrukken organisatoren dat zij veelal vrijwilligers zijn die hun rol op zich nemen vanuit hun motivatie om zich voor de gemeenschap in te zetten. In hun ervaring staan de eisen en regels voor evenementen niet altijd in verhouding tot de (veiligheids-)risico’s die hun evenement met zich meebrengt.
Aanbevelingen
Aanbeveling 1: Geef het college mee het goede contact met organisatoren te onderhouden, maar ook helder te zijn over wat niet kan Momenteel zijn er goede contacten tussen de gemeente en organisatoren, zowel omtrent de vergunningaanvraag als bij het organiseren van het evenement zelf. Dat is niet vanzelfsprekend, maar vraagt blijvende investering in de relatie. Organisatoren waarderen de huidige proactieve en hulpvaardige houding van vergunningverleners en vinden het prettig om telefonisch of via de mail contact te hebben en snel met vergunningverleners te kunnen schakelen. Blijf in het contact met organisatoren investeren en help organisatoren waar mogelijk met maatwerk. Blijf ook met organisatoren van grotere evenementen evalueren nadat een evenement heeft plaatsgevonden om in samenspraak te bezien in hoeverre het proces en de samenwerking beter kunnen. Tegelijkertijd is het van belang dat de afweging tussen proactieve dienstverlening en het naleven van de regels in balans blijft. Wanneer iets volgens de regels niet kan en er geen maatwerkoplossing mogelijk is, is het van belang om daar zowel ambtelijk als bestuurlijk helder over te communiceren. Houd er verder ook oog voor dat vergunningverleners naast het behandelen van evenementenaanvragen ook andere taken hebben waar voldoende tijd voor moet zijn.
Aanbeveling 2: Vraag het college om werk te maken van bestaande voornemens om het beleid aan te scherpen en hierover na een jaar terug te koppelen aan de raad De gemeente heeft zelf twee concrete voornemens om het evenementenbeleid aan te scherpen: een nadere uitwerking van de locatieprofielen en het duurzaam organiseren van evenementen. Vraag het college om werk te maken van deze voornemens en om hierover terug te koppelen aan de raad. Voor de locatieprofielen is het van belang dat deze helder uitlegbaar blijven en duidelijkheid scheppen over wat er wel of niet mogelijk is op het gebied van bijvoorbeeld tijdsduur, geluid en omvang. Houd er daarbij oog voor dat locatieprofielen niet te veel een papieren werkelijkheid worden en dat de locatieprofielen aansluiten bij wat er in de praktijk nodig is om evenementen in goede banen te leiden. Ten aanzien van het duurzaam organiseren van evenementen wil de gemeente onder meer Enerzjike Meitinkers en de Vereniging Circulair Friesland betrekken. Betrek ook organisatoren van evenementen, zodat hun perspectief en ervaringen meegenomen worden. Mochten hieruit eventuele extra eisen voor organisatoren naar voren komen, is het van belang dat deze in verhouding staan tot de impact en aard van een evenement.
Met name bij kleinere evenementen of evenementen die grotendeels door vrijwilligers georganiseerd worden kunnen extra duurzaamheidseisen belastend zijn. Aanbeveling 3: Vraag het college om gevolg te geven aan de verbetermogelijkheden uit dit onderzoek en om hierover na een jaar terug te koppelen aan de raad
4
Evenementen moeten voldoen aan bepaalde regels. De gemeente pleegt veel inzet om het desondanks mogelijk te maken evenementen te blijven organiseren, onder meer met hulpmiddelen bij het aanvraagproces. Gegeven de huidige werking van het evenementenbeleid en de positieve ervaringen hierbij is er geen aanleiding om het evenementenbeleid te herzien. Wel zijn er blijkens dit onderzoek aanknopingspunten om de dienstverlening bij evenementenaanvragen aan te scherpen: Het aanvraagformulier is hetzelfde voor verschillende typen evenementen en bevat daarom soms vragen die voor kleinere evenementen minder relevant zijn. Specificeer het aanvraagformulier daarom waar mogelijk per type evenement. Voor grotere evenementen moeten organisatoren meer gegevens aanleveren. Soms is dit dubbelop, bijvoorbeeld omdat informatie die al met het aanvraagformulier is aangeleverd opnieuw opgevraagd wordt met het draaiboek of beveiligingsplan. Kijk kritisch naar de gevraagde documentatie en de manier waarop dit moet worden aangeleverd, versimpel of versoepel dit met toegankelijkheid als belangrijk aandachtspunt. Een aantal organisatoren zou graag (meer) financiële ondersteuning van de gemeente ontvangen.
Zonder toezeggingen te doen kan de gemeente overwegen om in de informatievoorziening over evenementen ook te wijzen op de mogelijkheden voor gemeentelijke subsidies, bijvoorbeeld via een button op de pagina over evenementen op de gemeentelijke website. Overweeg om informatievoorziening over welke evenementen plaatsvinden opnieuw in het huis-aan-huisblad te publiceren met het oog op inwoners die minder digitaal vaardig zijn. Een aantal organisatoren zou graag (meer) ondersteuning van de gemeente krijgen bij de promotie van hun evenement. Overweeg of je als gemeente de mogelijkheid om organisatoren te ondersteunen bij de promotie van evenementen in het eventueel aan te scherpen evenementenbeleid wilt opnemen.. Organisatoren van gemeente-overstijgende evenementen lopen aan tegen afwijkende vergunningsprocessen van verschillende gemeenten. Voor hen is vaak onduidelijk welke vergunning in welke gemeente moet worden aangevraagd en aan welke eisen deze moet voldoen. Maak daarom regionaal afspraken over de omgang met gemeente-overstijgende evenementen en werk waar mogelijk toe naar een eenduidig aanvraagproces bij deze evenementen. Vraag als raad het college om gevolg te geven aan deze aanknopingspunten en om de raad na een jaar te informeren over de voortgang. Op die manier kan de raad toetsen of de aanknopingspunten naar mening van de raad voldoende geadresseerd zijn.
Presentatie van het onderzoek Het onderzoek zal worden gepresenteerd en toegelicht tijdens het Iepen Poadium van 4 september 2025. De Rekenkamer en de onderzoekers van onderzoeksbureau Necker zullen hierbij aanwezig zijn. Dankwoord Wij bedanken alle inwoners, vrijwilligers, organisaties en professionals die op welke wijze dan ook hebben deelgenomen of meegewerkt aan dit onderzoek, alsook de ambtelijke organisatie voor haar bijdrage. Met vriendelijke groet, Namens de Rekenkamer van Tytsjerksteradiel, Hanneke Vervoort, voorzitter
5
9 juli 2025
REKENKAMER TYTSJERKSTERADIEL
Rapport
Rekenkameronderzoek evenementenbeleid
6
Inhoudsopgave Colofon
2
Aanbiedingsbrief Rekenkamer
3
Inhoudsopgave
7
Inleiding
8
Kernbevindingen
10
Conclusies en aanbevelingen
12
Nota van Bevindingen
15
1.
Het herziene evenementenbeleid
16
2.
Vergunningsproces: papier versus praktijk
24
3.
Problemen, oplossingen en lokale betrokkenheid
36
Bijlage 1. Onderzoeksverantwoording
39
Bijlage 2. Geraadpleegde bronnen
40
Bijlage 3. Normenkader
41
7
Inleiding Aanleiding Elk jaar worden er in Tytsjerksteradiel zo’n 400 evenementen georganiseerd. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de avondvierdaagse en de dorpsfeesten in verschillende kernen, maar ook aan sporttoernooien en tal van buurtbarbecues met versterkte muziek. Sommige evenementen worden georganiseerd door professionele organisaties, de meeste evenementen door inwoners en vrijwilligersorganisaties. Evenementen zijn niet altijd zonder risico of overlast, een goede organisatie en zorgvuldig vergunningsproces zijn daarom noodzakelijk. Het evenementenbeleid van Tytsjerksteradiel is in augustus 2023 geactualiseerd. In het najaar van 2025 staat een tussentijdse evaluatie gepland. De rekenkamer vindt het daarom relevant om in een ex-durante onderzoek nu al stil te staan bij de ervaring van zowel organisatoren als de gemeente met het vernieuwde beleid.
Doelstelling en vraagstelling Het doel van het onderzoek is inzicht verkrijgen in de haalbaarheid van de uitvoering van het nieuw vastgestelde evenementenbeleid Tytsjerksteradiel 2023-2027. Op basis van dit onderzoek kunnen de gemeenten het beleid eventueel aanpassen zodat de uitvoering voor organisatoren eenvoudiger wordt. De onderzoeksvraag die in dit onderzoek centraal staat is: Hoe wordt het in 2023 vastgestelde evenementenbeleid 2023-2027 van de gemeente Tytsjerksteradiel in de praktijk ervaren? Zijn er lessen te leren die voor tussentijdse aanpassing van de uitvoering van het evenementenbeleid kunnen zorgen? Om deze vraag te kunnen beantwoorden zijn de volgende deelvragen gehanteerd: 1. Hoe ziet het evenementenbeleid eruit, welke doelstellingen kent dit beleid en hoe wordt dit uitgevoerd? a. Op welke wijze is het evenementenbeleid tot stand gekomen en wie waren daarbij betrokken? b. Wat is het draagvlak voor het huidige evenementenbeleid binnen de gemeentelijke organisatie, bij organisatoren en relevante partners? c. Wat zijn de succesfactoren en tûkelteammen in dit beleid? d. Wordt er onderscheid gemaakt tussen verschillende evenementen en hun oorsprong (festival, sport etc.) en zo ja, is dit doelmatig? e. In hoeverre maakt subsidieverstrekking onderdeel uit van het beleid en hoe wordt dit in de praktijk vormgegeven? 2.
Wat zijn de belangrijkste regelgevingen en vergunningseisen voor het organiseren van evenementen in de gemeente? 3. Hoe ziet het vergunningsaanvraagproces eruit? 4. Welke ondersteuning is er beschikbaar vanuit de gemeente bij het organiseren van evenementen? Is dit volgens de organisatoren voldoende? Zo nee, waar ligt het probleem? 5. Tegen welke problemen lopen organisatoren van evenementen in de praktijk aan? a. Wat zijn mogelijke oplossingen voor deze problemen? b. Welke rol speelt de gemeente daarin of kan de gemeente daarbij spelen?
8.
6. In hoeverre worden lokale gemeenschappen betrokken bij het plannen en organiseren van evenementen? Zowel bij gemeentelijke evenementen als evenementen vanuit private initiatieven?
Leeswijzer Dit rapport bestaat uit twee delen: de bestuurlijke nota en de nota van bevindingen. De bestuurlijke nota bestaat uit bovenstaande inleiding, de beantwoording van de onderzoeksvragen en de conclusies en aanbevelingen. De nota van bevindingen bestaat uit drie hoofdstukken. In hoofdstuk 1 wordt een toelichting gegeven op het relevante beleid en regelgeving vanuit het herziene evenementenbeleid. In hoofdstuk 2 staat het meldings- en vergunningsaanvraagproces centraal, zowel de processen op papier als de ervaringen hiermee in de praktijk. Hoofdstuk 3 gaat tot slot in op de belangrijkste succes- en knelpunten en de mate waarin lokale gemeenschappen bij de organisatie van evenementen betrokken worden. In de bijlagen staat een nadere onderzoeksverantwoording, een overzicht van de geraadpleegde bronnen en het normenkader dat in dit onderzoek centraal staat.
9.
Kernbevindingen In dit hoofdstuk wordt antwoord gegeven op de onderzoeksvragen aan de hand van de kernbevindingen uit de nota van bevindingen.
Het herziene evenementenbeleid 1. Hoe ziet het evenementenbeleid eruit, welke doelstellingen kent dit beleid en hoe wordt dit uitgevoerd? a) Op welke wijze is het evenementenbeleid tot stand gekomen en wie waren daarbij betrokken? b) Wat is het draagvlak voor het huidige evenementenbeleid binnen de gemeentelijke organisatie, bij organisatoren en relevante partners? c) Wat zijn de succesfactoren en tûkelteammen in dit beleid? d) Wordt er onderscheid gemaakt tussen verschillende evenementen en hun oorsprong (festival, sport etc.) en zo ja, is dit doelmatig? e) In hoeverre maakt subsidieverstrekking onderdeel uit van het beleid en hoe wordt dit in de praktijk vormgegeven? 2. Wat zijn de belangrijkste regelgevingen en vergunningseisen voor het organiseren van evenementen in de gemeente? Het herziene evenementenbeleid sluit beter aan bij de regionale werkwijze en vormt een vertaling van de werkwijze uit de praktijk. Organisatoren die hebben meegedacht hebben dit als overwegend goed ervaren. Aandachtspunten blijven wel de specifieke locatieprofielen en de integratie van duurzaamheid in het evenementenbeleid. Het herziene evenementenbeleid volgt de veiligheidsregio in het onderscheid tussen type evenementen. Het vergunningsproces en de bijbehorende eisen zijn ingericht op basis van deze categorisering. Een risicoscan bepaalt in welke categorie een evenement valt.
Subsidieverstrekking is niet als kader opgenomen in het evenementenbeleid. De subsidieregeling Samenleving Tytsjerksteradiel 2025 voorziet wel in subsidiemogelijkheden op het gebied van cultuur, sport en samenlevingszaken. Evenementen vallen hier soms direct, soms indirect ook onder. Een aanzienlijke groep organisatoren geeft aan niet te weten of ze in aanmerking kwamen voor subsidie voor hun evenement. Het evenementenbeleid geeft nadere invulling aan de criteria uit de APV. Het waarborgen van de openbare orde en veiligheid vormt het belangrijkste uitgangspunt voor de vergunningseisen. Afhankelijk van de categorie van een evenement moeten organisatoren aanvullende documenten aanleveren in de vorm van draaiboeken, beveiligingsplannen en verkeersplannen.
Vergunningsproces: papier versus praktijk 3. Hoe ziet het vergunningsaanvraagproces eruit? 4. Welke ondersteuning is er beschikbaar vanuit de gemeente bij het organiseren van evenementen? Is dit volgens organisatoren voldoende? Zo nee, waar ligt het probleem? Het aanvraagproces verschilt per type evenement. Uit de verschillende cases blijkt dat het proces veelal soepel verloopt en de gemeente benaderbaar is. Bij grotere evenementen bestaat er soms een
10.
spanning tussen de politieke en maatschappelijke wens om evenementen doorgang te laten vinden en de stringentere adviezen van ketenpartners met betrekking tot noodzakelijke randvoorwaarden. De ambtelijke organisatie zoekt een balans tussen een soepele dienstverlening enerzijds en een scherpte op de regels anderzijds. Door voorbeelden online te zetten en een duidelijke website probeert de gemeente het werk voor organisatoren te vergemakkelijken en het vergunningsproces inzichtelijk te maken. Tegelijkertijd is de organisatie er scherp op dat de regels en kaders in het proces geborgd blijven. Organisatoren zijn overwegend positief over het aanvraag-/meldingsproces van de gemeente. Organisatoren die ondersteuning ontvingen zijn allen positief over de dienstverlening en het contact met de gemeente. Wel is er een groep organisatoren die meer financiële hulp en hulp bij de promotie van hun evenement van de gemeente zou willen ontvangen. Ook was het niet voor alle organisatoren van grotere evenementen duidelijk welke documenten moesten worden aangeleverd.
Problemen, oplossingen en lokale betrokkenheid 5. Tegen welke problemen lopen organisatoren van evenementen in de praktijk aan? a) Wat zijn mogelijke oplossingen voor deze problemen? b) Welke rol speelt de gemeente daarin of kan de gemeente daarbij spelen? 6. In hoeverre worden lokale gemeenschappen betrokken bij het plannen en organiseren van evenementen? Zowel bij gemeentelijke evenementen als evenementen vanuit private initiatieven? Organisatoren zijn overwegend positief over het organiseren van evenementen in Tytsjerksteradiel. Organisatoren vinden de samenwerking met de gemeente plezierig en zijn blij met en trots op de evenementen die ze organiseren. Opmerkingen of verbeterpunten zijn er ook: het verschil tussen het moeten aanvragen van ontheffing en het moeten doen van een melding lijkt soms arbitrair. Daarnaast ervaren sommige organisatoren de vragenlijst als te uitvoerig en niet voldoende afgestemd, vooral bij kleinere evenementen. De extra gevraagde documenten vormen voor sommige organisatoren ook een obstakel. Lokale gemeenschappen zijn op twee manieren bij het plannen en organiseren van evenementen betrokken. Enerzijds zijn de vrijwilligers die de organisatie vaak op zich nemen veelal geworteld in de lokale gemeenschap, anderzijds ligt de focus van de evenementen vaak op het verbinden van en in verbinding staan met de lokale gemeenschap.
11.
Conclusies en aanbevelingen De rekenkamer formuleert drie conclusies en drie aanbevelingen. Met de conclusies wordt antwoord gegeven op de centrale vraag van het onderzoek: Hoe wordt het in 2023 vastgestelde evenementenbeleid 2023-2027 van de gemeente Tytsjerksteradiel in de praktijk ervaren? Zijn er lessen te leren die voor tussentijdse aanpassing van de uitvoering van het evenementenbeleid kunnen zorgen?
Conclusies:
Conclusie 1: Het herziene evenementenbeleid van Tytsjerksteradiel schept duidelijkheid en sluit aan bij de bestaande praktijk Het evenementenbeleid van Tytsjerksteradiel is in augustus 2023 herzien. De ervaringen met het herziene evenementenbeleid zijn zowel bestuurlijk, ambtelijk als bij organisatoren positief. Het huidige beleid schept duidelijkheid over de vereisten voor verschillende typen evenementen en sluit aan bij de bestaande praktijk. Ook sluit het evenementenbeleid aan bij andere kaders als de APV en het subsidiebeleid, en is het beleid in overeenstemming met regionale kaders voor evenementen. Aan de doelstellingen van het evenementenbeleid, zoals het beter stroomlijnen van het aanvraagproces, overzicht creëren en het verbeteren van de samenwerking, wordt grotendeels voldaan. Aandachtspunten zijn er ook. De gemeente wil zelf nog verder werk maken van de locatieprofielen met randvoorwaarden en spelregels voor vaste locaties, en het streven naar duurzaam georganiseerde evenementen. Organisatoren geven ook aandachtspunten mee. Het is voor hen belangrijk dat duidelijk is wat er van hen gevraagd wordt bij een aanvraag en dat er niet te veel van organisatoren wordt gevraagd als een evenement weinig (veiligheids-)risico’s meebrengt. Een aantal organisatoren denkt dat de gemeente mogelijk meer ondersteuning kan bieden bij de financiering en promotie van evenementen.
Organisatoren van gemeente-overstijgende evenementen lopen daarnaast aan tegen afwijkende vergunningsprocessen van verschillende gemeenten in de regio. Conclusie 2: De gemeente moet steeds afwegen tussen het belang van een evenement en de naleving van regels, het systeem daarvoor is goed ingericht Evenementen zijn een belangrijke pijler onder de samenleving van Tytsjerksteradiel. De meeste evenementen in de gemeente worden georganiseerd door vrijwilligers en organisaties die geworteld zijn in de lokale gemeenschap. De gemeente hecht waarde aan deze evenementen en erkent het belang van evenementen voor de gemeenschap. Met het oog hierop heeft de gemeente een meedenkende houding bij vergunningaanvragen. Tegelijkertijd heeft de gemeente ook een ander belang, namelijk dat bij evenementen voldaan wordt aan de regels en dat de openbare orde en veiligheid beschermd worden. De ketenpartners politie en veiligheidsregio richten zich bij hun adviezen aan de gemeente over grotere evenementen dan ook met name op dit laatste aspect. Voor de gemeente is het bij grotere evenementen steeds afwegen hoe een evenement wel doorgang kan vinden, zonder dat de openbare orde en veiligheid en de naleving van de regels in het geding komen.
Het systeem waarbinnen die afweging gemaakt wordt is goed ingericht: per type evenement is er een procedure met vaste stappen die in de praktijk ook gevolgd worden, waarbij deze afweging zowel ambtelijk als bestuurlijk op tafel komt. De gemeente kan gemotiveerd afwijken van het advies van de veiligheidsregio en/of de politie. Omdat er zowel ambtelijk als bestuurlijk vaak goed contact met organisatoren is, vinden gemeente en organisatoren meestal oplossingen voor eventuele knelpunten. Conclusie 3: Met name voor vrijwilligersorganisaties schept het evenementenbeleid regeldruk
12.
Het organiseren van een evenement vraagt van organisatoren vaak een grote tijdsinvestering en veel inzet. Met name bij grotere evenementen moeten organisatoren relatief meer gegevens aanleveren. Hoewel vergunningverleners meegaand en meedenkend zijn in houding en communicatie, ervaren sommige organisatoren dit als veel en ingewikkeld. De vragenlijst is voor A-evenementen op onderdelen te uitvoerig of bevat elementen die voor de relatief kleinere A-evenementen niet van toepassing zijn. Organisatoren van B- en C-evenementen worstelen daarnaast soms met de plattegronden en draaiboeken. In de gevoerde gesprekken en via de ingevulde enquête benadrukken organisatoren dat zij veelal vrijwilligers zijn die hun rol op zich nemen vanuit hun motivatie om zich voor de gemeenschap in te zetten. In hun ervaring staan de eisen en regels voor evenementen niet altijd in verhouding tot de (veiligheids-)risico’s die hun evenement met zich meebrengt.
Aanbevelingen
Aanbeveling 1: Geef het college mee het goede contact met organisatoren te onderhouden, maar ook helder te zijn over wat niet kan Momenteel zijn er goede contacten tussen de gemeente en organisatoren, zowel omtrent de vergunningaanvraag als bij het organiseren van het evenement zelf. Dat is niet vanzelfsprekend, maar vraagt blijvende investering in de relatie. Organisatoren waarderen de huidige proactieve en hulpvaardige houding van vergunningverleners en vinden het prettig om telefonisch of via de mail contact te hebben en snel met vergunningverleners te kunnen schakelen. Blijf in het contact met organisatoren investeren en help organisatoren waar mogelijk met maatwerk. Blijf ook met organisatoren van grotere evenementen evalueren nadat een evenement heeft plaatsgevonden om in samenspraak te bezien in hoeverre het proces en de samenwerking beter kunnen. Tegelijkertijd is het van belang dat de afweging tussen proactieve dienstverlening en het naleven van de regels in balans blijft. Wanneer iets volgens de regels niet kan en er geen maatwerkoplossing mogelijk is, is het van belang om daar zowel ambtelijk als bestuurlijk helder over te communiceren. Houd er verder ook oog voor dat vergunningverleners naast het behandelen van evenementenaanvragen ook andere taken hebben waar voldoende tijd voor moet zijn.
Aanbeveling 2: Vraag het college om werk te maken van bestaande voornemens om het beleid aan te scherpen en hierover na een jaar terug te koppelen aan de raad De gemeente heeft zelf twee concrete voornemens om het evenementenbeleid aan te scherpen: een nadere uitwerking van de locatieprofielen en het duurzaam organiseren van evenementen. Vraag het college om werk te maken van deze voornemens en om hierover terug te koppelen aan de raad. Voor de locatieprofielen is het van belang dat deze helder uitlegbaar blijven en duidelijkheid scheppen over wat er wel of niet mogelijk is op het gebied van bijvoorbeeld tijdsduur, geluid en omvang. Houd er daarbij oog voor dat locatieprofielen niet te veel een papieren werkelijkheid worden en dat de locatieprofielen aansluiten bij wat er in de praktijk nodig is om evenementen in goede banen te leiden. Ten aanzien van het duurzaam organiseren van evenementen wil de gemeente onder meer Enerzjike Meitinkers en de Vereniging Circulair Friesland betrekken. Betrek ook organisatoren van evenementen, zodat hun perspectief en ervaringen meegenomen worden. Mochten hieruit eventuele extra eisen voor organisatoren naar voren komen, is het van belang dat deze in verhouding staan tot de impact en aard van een evenement.
Met name bij kleinere evenementen of evenementen die grotendeels door vrijwilligers georganiseerd worden kunnen extra duurzaamheidseisen belastend zijn. Aanbeveling 3: Vraag het college om gevolg te geven aan de verbetermogelijkheden uit dit onderzoek en om hierover na een jaar terug te koppelen aan de raad Evenementen moeten voldoen aan bepaalde regels. De gemeente pleegt veel inzet om het desondanks mogelijk te maken evenementen te blijven organiseren, onder meer met hulpmiddelen bij het aanvraagproces. Gegeven de huidige werking van het evenementenbeleid en de positieve ervaringen
13.
hierbij is er geen aanleiding om het evenementenbeleid te herzien. Wel zijn er blijkens dit onderzoek aanknopingspunten om de dienstverlening bij evenementenaanvragen aan te scherpen: Het aanvraagformulier is hetzelfde voor verschillende typen evenementen en bevat daarom soms vragen die voor kleinere evenementen minder relevant zijn. Specificeer het aanvraagformulier daarom waar mogelijk per type evenement. Voor grotere evenementen moeten organisatoren meer gegevens aanleveren. Soms is dit dubbelop, bijvoorbeeld omdat informatie die al met het aanvraagformulier is aangeleverd opnieuw opgevraagd wordt met het draaiboek of beveiligingsplan. Kijk kritisch naar de gevraagde documentatie en de manier waarop dit moet worden aangeleverd, versimpel of versoepel dit met toegankelijkheid als belangrijk aandachtspunt. Een aantal organisatoren zou graag (meer) financiële ondersteuning van de gemeente ontvangen. Zonder toezeggingen te doen kan de gemeente overwegen om in de informatievoorziening over evenementen ook te wijzen op de mogelijkheden voor gemeentelijke subsidies, bijvoorbeeld via een button op de pagina over evenementen op de gemeentelijke website. Overweeg om informatievoorziening over welke evenementen plaatsvinden opnieuw in het huis-aan-huisblad te publiceren met het oog op inwoners die minder digitaal vaardig zijn.
Een aantal organisatoren zou graag (meer) ondersteuning van de gemeente krijgen bij de promotie van hun evenement. Overweeg of je als gemeente de mogelijkheid om organisatoren te ondersteunen bij de promotie van evenementen in het eventueel aan te scherpen evenementenbeleid wilt opnemen.. Organisatoren van gemeente-overstijgende evenementen lopen aan tegen afwijkende vergunningsprocessen van verschillende gemeenten. Voor hen is vaak onduidelijk welke vergunning in welke gemeente moet worden aangevraagd en aan welke eisen deze moet voldoen. Maak daarom regionaal afspraken over de omgang met gemeente-overstijgende evenementen en werk waar mogelijk toe naar een eenduidig aanvraagproces bij deze evenementen. Vraag als raad het college om gevolg te geven aan deze aanknopingspunten en om de raad na een jaar te informeren over de voortgang. Op die manier kan de raad toetsen of de aanknopingspunten naar mening van de raad voldoende geadresseerd zijn.
14.
Nota van Bevindingen
15.
1. Het herziene evenementenbeleid In dit hoofdstuk staat het herziene evenementenbeleid van de gemeente Tytsjerksteradiel centraal. Er wordt stilgestaan bij de totstandkoming van het beleid, de doelstellingen en uitvoering, het draagvlak hiervoor, het onderscheid tussen evenementen, de mate waarin subsidieverstrekking onderdeel uitmaakt van het beleid en de regelgeving en vergunningseisen aan evenementen. Dit hoofdstuk beantwoordt zo de volgende deelvragen en subvragen: 3. Hoe ziet het evenementenbeleid eruit, welke doelstellingen kent dit beleid en hoe wordt dit uitgevoerd? f) Op welke wijze is het evenementenbeleid tot stand gekomen en wie waren daarbij betrokken? g) Wat is het draagvlak voor het huidige evenementenbeleid binnen de gemeentelijke organisatie, bij organisatoren en relevante partners? h) Wat zijn de succesfactoren en tûkelteammen in dit beleid? i) Wordt er onderscheid gemaakt tussen verschillende evenementen en hun oorsprong (festival, sport etc.) en zo ja, is dit doelmatig? j) In hoeverre maakt subsidieverstrekking onderdeel uit van het beleid en hoe wordt dit in de praktijk vormgegeven? 4. Wat zijn de belangrijkste regelgevingen en vergunningseisen voor het organiseren van evenementen in de gemeente?
1.1.
Totstandkoming, inhoud en doelstellingen
Kernbevinding: het herziene evenementenbeleid sluit beter aan bij de regionale werkwijze en vormt een vertaling van de werkwijze uit de praktijk. Organisatoren die hebben meegedacht hebben dit als overwegend goed ervaren. Aandachtspunten blijven wel de specifieke locatieprofielen en de integratie van duurzaamheid in het evenementenbeleid.
Totstandkoming evenementenbeleid Het huidige evenementenbeleid van de gemeente Tytsjerksteradiel is op 29 augustus 2023 vastgesteld door het college van B&W. Het huidige beleidskader vervangt een eerdere versie uit 2017. Het college informeerde de gemeenteraad over het besluit via een informerend raadsvoorstel op 31 augustus 2023. Het beleidsstuk heeft vanaf 6 juni 2023 vier weken ter inzage gelegen, zo ook voor de gemeenteraad. Dit is bekend gemaakt via sociale media en het huis-aan-huisblad Actief.1 Er is op het beleidsstuk één zienswijze ingediend door Dorpsbelang Gytsjerk. Deze zienswijze zag op de voorwaarden voor evenementen op de ijsbaan in Gytsjerk. De opmerkingen zijn meegenomen en verwerkt in het beleid. In de voor dit onderzoek gevoerde gesprekken is naar voren gekomen dat het verouderde evenementenbeleid de grootste aanleiding vormde om het beleid te herzien. De Omgevingswet, die per 1 januari 2024 van kracht is, gaf extra urgentie aan de vernieuwing van het beleid. Daarnaast was het uitgangspunt van de werkmaatschappij 8KTD: “samen, tenzij”. Beleid van de gemeenten Achtkarspelen en Tytsjerksteradiel moest daarom zoveel mogelijk gelijk getrokken worden. Bij de totstandkoming van het evenementenbeleid bevroeg de gemeente verschillende partijen.
Dit waren diverse afdelingen binnen de gemeente, de Veiligheidsregio Fryslân (brandweer en GHOR), de 1 Gemeente Tytsjerksteradiel. (2023, 2 september). Informerend Riedsútstel Herziening evenementenbeleid Tytsjerksteradiel
2023-2027.
16.
politie, Koninklijke horeca Nederland, organisatoren en dorpsbelangenorganisaties.2 In de gesprekken in het kader van dit rekenkameronderzoek gaven gesprekspartners aan dat uit de input die is opgehaald geen grote nieuwe punten naar voren kwamen. Wel was er een aantal opmerkingen ten aanzien van kleine zaken in de specifieke locatieprofielen. In een enquête is aan organisatoren van evenementen in Tytsjerksteradiel gevraagd of ze mee hebben gedacht bij het opstellen van het evenementenbeleid en of er iets met hun input gedaan is.3 Van de in totaal 51 invullers van de vragenlijst geven acht invullers aan meegedacht te hebben over het herziene evenementenbeleid. Van deze acht invullers heeft één dit als neutraal ervaren, en zeven als goed. Hoe heeft u dit ervaren? Slider zevenpuntschaal (n = 8, alleen invullers die meedachten over het evenementenbeleid)
0
0
0
1
2
1
4
Heel slecht
|
|
Neutraal
|
|
Heel goed
Op de vraag of hun input door de gemeente verwerkt is in het evenementenbeleid geven vier invullers aan dit niet te weten en vier invullers dat dit het geval is. Is uw input door de gemeente verwerkt in het evenementenbeleid? Enkele keuze (n = 8, alleen invullers die meedachten over het evenementenbeleid) Ja
4
Nee
0
Weet ik niet
4
Inhoud en doelstellingen Het evenementenbeleid telt zeven hoofdstukken. Het start met de doelstelling van het beleid en het wettelijk kader. Hierna volgt een definitie van evenementen, de in de gemeente gehanteerde categorieën voor evenementen en algemene informatie rond de evenementenvergunning. Vervolgens wordt het proces van aanvraag, vergunning en evaluatie behandeld. Daarna besteedt het beleid in drie hoofdstukken aandacht aan de voorschriften van een vergunning, aanvullende voorzieningen en uitzonderingen op het beleid. Het afsluitende hoofdstuk richt zich op de toezicht en handhaving bij evenementen. Het evenementenbeleid kent vier doelstellingen:
2 Gemeente Tytsjerksteradiel. (2023, 15 september). Evenementenbeleid 2023 – 2027 gemeente Tytsjerksteradiel. Voorwoord. 3 Zie voor een nadere toelichting van de enquête bijlage 1: onderzoeksverantwoording.
17.
●
● ● ●
Actualiseren van het beleid van Tytsjerksteradiel. Daarnaast koppelingen maken naar ander beleid dat van toepassing is, zoals de Algemene wet bestuursrecht, de Gemeentewet, de Alcoholwet en de Omgevingswet; Beter stroomlijnen van het aanvraag- en werkproces; Overzicht creëren voor alle partijen en de onderlinge samenwerking verbeteren; Beschermen van de openbare orde en veiligheid en voorkomen en beperken van hinder rondom evenementen.
Hieruit komen de volgende kaders en uitgangspunten voort: ● Er worden categorieën evenementen gehanteerd; ● De gemeente gaat werken met een evenementenkalender; ● Er worden locatieprofielen opgesteld; ● Geluidnormen sluiten aan bij het onderzoek naar het effect van geluid tijdens evenementen op de omgeving en de gezondheid van de bezoekers; ● De gemeente vindt het belangrijk dat evenementen duurzaam georganiseerd worden.4
Verschillen met oude beleid en openstaande acties Ten opzichte van het evenementenbeleid uit 2017 zijn er een aantal verschillen. Het grootste verschil is dat het herziene beleid werkt met locatieprofielen. In deze profielen worden randvoorwaarden en spelregels vastgelegd voor vaste locaties waar ieder jaar een aantal evenementen kunnen worden georganiseerd. De locatieprofielen vormen een bijlage bij het evenementenbeleid en zijn dynamisch van aard. Het college stelt ze vast en ze kunnen worden aangepast en vastgesteld door het college zonder dat daarbij het volledige evenementenbeleid opnieuw moet worden vastgesteld.5 In locatieprofielen staat het aantal toegestane evenementdagen per jaar opgenomen als ook informatie over de plaatsing van tent of podia, verkeer en parkeren, veiligheid, voorzieningen en overige bijzonderheden. Daarnaast is er een kaart opgenomen waarop de locatie staat aangegeven. Voor deze beleidswijziging werkte de gemeente ook al met locaties voor commerciële tentfeesten, deze waren echter opgenomen in het beleid zelf en konden daardoor niet zomaar worden gewijzigd. Andere wijzigingen in het evenementenbeleid zijn gewijzigde geluidnormen, een openbare evenementenkalender en een duidelijkere categorisering van evenementen.6 Verder vormt het herziene beleid volgens gesprekspartners een betere uitwerking op papier van de werkwijze in de praktijk.
Gesprekspartners geven aan dat in de praktijk de locatieprofielen en het onderwerp duurzaamheid nog breder moeten worden uitgewerkt. De gemeente wil daarom nog in gesprek met organisatoren over het organiseren van duurzame evenementen. Bij duurzaamheid moet worden gedacht aan zaken als (het beperken van) energie- en waterverbruik, het gebruik van hernieuwbare energie en lokale producten en het beperken van vervoersbewegingen. Vragen die in dit gesprek centraal moeten staan zijn onder andere welke kansen organisatoren zien voor de gemeente om te komen tot een evenementenbeleid waarin duurzaamheid een plek heeft en hoe dit vanuit de markt en vanuit de gemeente zou kunnen worden gefaciliteerd. Bij dit gesprek moeten ook de Enerzjike Meitinkers betrokken worden, een groep inwoners die de gemeente Tytsjerksteradiel adviseert op duurzame thema’s. Het gesprek moet worden ondersteund door de Vereniging Circulair Friesland, een Friese samenwerking met een circulaire transitieagenda bestaande uit ondernemers, overheden,
4 Gemeente Tytsjerksteradiel. (2023, 15 september). Evenementenbeleid 2023 – 2027 gemeente Tytsjerksteradiel. p.1
5 Gemeente Tytsjerksteradiel. (2023, 15 september). Evenementenbeleid 2023 – 2027 gemeente Tytsjerksteradiel. p.18. 6 Gemeente Tytsjerksteradiel. (2023, 2 september). Was | wordt lijst evenementenbeleid Tytsjerksteradiel.
18.
maatschappelijke organisaties en onderwijsinstellingen. De uitkomsten van dit gesprek wil de gemeente bij de geplande evaluatie van het beleid meenemen.7
1.2.
Onderscheid evenementen en oorsprong
Kernbevinding: het herziene evenementenbeleid volgt de veiligheidsregio in het onderscheid tussen type evenementen. Het vergunningsproces en de bijbehorende eisen zijn ingericht op basis van deze categorisering. Een risicoscan bepaalt in welke categorie een evenement valt. De Algemene Plaatselijke Verordening 2024 (hierna: APV) van Tytsjerksteradiel definieert een evenement als volgt: “elke voor publiek toegankelijke verrichting van vermaak.” Hierop zijn enkele uitzonderingen, voorbeelden hiervan zijn onder andere bioscoop- en theatervoorstellingen, markten, kansspelen en sportwedstrijden.8 Het beleid maakt onderscheid tussen vier verschillende soorten evenementen: 0-, A-, B- en C-evenementen. Hiermee sluit de gemeente aan bij de regionale werkwijze. De veiligheidsregio en de andere Friese gemeenten gebruiken deze classificatie namelijk ook. Zij maken onderscheid tussen evenementen op basis van de belasting van een evenement voor de omgeving en de verwachte drukte. Daarnaast wegen ook de mogelijke risico’s ten aanzien van openbare orde en veiligheid, mobiliteit en de belasting van de hulpverleningsdiensten mee. De gemeente hanteert een risicoscan van de veiligheidsregio om te beoordelen in welke categorie een evenement valt. In de risicoscan worden op basis van kwalitatieve en kwantitatieve eigenschappen van het evenement risicopunten toegekend.
Het totaal aan risicopunten bepaalt in welke categorie een evenement valt. Hoe meer risicopunten, hoe zwaardere eisen de gemeente stelt aan de organisator en hoe uitgebreider het vergunningsproces is. Kwantitatieve eigenschappen zijn: het soort evenement, de samenstelling van het publiek en de plaats en tijdstip. Kwalitatieve elementen van de risicoscan zijn: de kans op incidenten en de bereikbaarheid voor de hulpdiensten.9 Naast de risicoscan beoordelen vergunningverleners de aanvraag inhoudelijk op basis van hun deskundigheid en ervaring.10 De categorie waarin een evenement valt, bepaalt het vervolg van het vergunningsproces. Hoofdstuk 2 gaat uitgebreid in op het verloop van dit proces. Een typering van de vier categorieën staat in onderstaande tabel: Categorie
Criteria
0-evenementen Melding
Kleinschalige evenementen met maximaal 150 bezoekers. Geen tot weinig geluids- en verkeersoverlast. Geen toezicht van gemeente nodig.
A-evenementen Vergunning
Laagrisico evenementen. Aanwezigheid van risico’s is (zeer) onwaarschijnlijk.
B-evenementen Vergunning
Gemiddeld risico evenementen. Aanwezigheid van risico’s is aannemelijk.
C-evenementen Vergunning
Hoog risico evenementen. Aanwezigheid van risico’s is zeer waarschijnlijk.
7 Gemeente Tytsjerksteradiel. (2023, 15 september). Evenementenbeleid 2023 – 2027 gemeente Tytsjerksteradiel. p.25. 8 Gemeente Tytsjerksteradiel. (2024, 1 januari). Artikel 2:24, Algemene plaatselijke verordening gemeente Tytsjerksteradiel
2024. 9 Gemeente Tytsjerksteradiel. (z.d.). Risicoscan evenementen. 10 Gemeente Tytsjerksteradiel. (2023, 15 september). Evenementenbeleid 2023 – 2027 gemeente Tytsjerksteradiel. p.4.
19.
1.3.
Subsidieverstrekking
Kernbevinding: subsidieverstrekking is niet als kader opgenomen in het evenementenbeleid. De subsidieregeling Samenleving Tytsjerksteradiel 2025 voorziet wel in subsidiemogelijkheden op het gebied van cultuur, sport en samenlevingszaken. Evenementen vallen hier soms direct, soms indirect ook onder. Een aanzienlijke groep organisatoren geeft aan niet te weten of ze in aanmerking kwamen voor subsidie voor hun evenement. In het herziene evenementenbeleid van de gemeente Tytsjerksteradiel heeft de gemeente geen kader opgenomen voor subsidieverstrekking bij evenementen. In 2025 heeft het college van Tytsjerksteradiel de subsidieregeling Samenleving Tytsjerksteradiel 2025 vastgesteld. De gemeente verstrekt vanuit deze regeling subsidies voor activiteiten in de gemeente op het gebied van cultuur, sport en samenlevingszaken. Ook sportevenementen vallen onder deze noemer. In 2025 stelt de gemeente specifiek voor sportevenementen een subsidiebedrag van € 3000,- beschikbaar. 11 In 2024 was dit € 2000,-12 en is er door de gemeente subsidie verstrekt aan een wandeltocht, een nationaal kampioenschap BMX, een nationaal jeugdkampioenschap Fierljeppen en een driedaags paardensportevenement.13 Gesprekspartners geven aan dat in de praktijk ook subsidies voor cultuur en voor samenlevingszaken soms ten goede komen aan de organisatie van evenementen.
Deze subsidies zijn niet voor specifieke evenementen bedoeld, maar verenigingen en stichtingen komen mede op basis van de activiteiten die ze organiseren in aanmerking voor deze subsidies. Veel organisatoren van evenementen in de gemeente Tytsjerksteradiel ontvangen daarom ook subsidie van de gemeente. In Tytsjerksteradiel is ook een aparte subsidieregeling activiteiten jaarwisseling gemeente Tytsjerksteradiel. Deze subsidieregeling is bedoeld voor het stimuleren van activiteiten en initiatieven rondom de jaarwisseling die gericht zijn op het organiseren van feestelijke, aansprekende en verbindende activiteiten tijdens de jaarwisseling zonder het gebruik van vuurwerk. De regeling is bedoeld voor evenementen en heeft een subsidieplafond. De gemeente bepaalt jaarlijks de budgetverdeling en het subsidieplafond. Per dorp kent de gemeente vaste subsidiebedragen toe op basis van het aantal inwoners voor één jaarwisselingsactiviteit per dorp.14 Voor de jaarwisseling 20232024 was er een subsidiebedrag van € 20.000,- beschikbaar.15 Aan organisatoren is gevraagd of ze subsidie hebben ontvangen voor de organisatie van hun evenement. Van de 51 invullers van de vragenlijst geven vier invullers aan subsidie te hebben ontvangen voor de organisatie van hun evenement. Hoewel het wel had gekund, geeft één invuller aan dit niet te hebben ontvangen.
25 invullers geven aan dat ze geen subsidie hebben ontvangen en dat ze niet weten of ze subsidies aan hadden kunnen vragen en 21 invullers geven aan dat het voor hun evenement niet mogelijk was om subsidie te ontvangen. Voor sommige evenementen in uw gemeente zijn subsidies beschikbaar. Heeft u een subsidie ontvangen voor de organisatie van uw evenement? Enkele keuze (n = 51)
11 Gemeente Tytsjerksteradiel. (2025, 1 januari). Subsidieregeling Samenleving Tytsjerksteradiel 2025.
12 Gemeente Tytsjerksteradiel. (2024, 1 januari). Subsidieregeling Samenleving Tytsjerksteradiel 2024. 13 Gemeente Tytsjerksteradiel. (z.d.). Sportevenementensubsidie 2024 - TD.
14 Gemeente Tytsjerksteradiel. (2024, 18 oktober). Subsidieregeling activiteiten jaarwisseling gemeente Tytsjerksteradiel. 15 Gemeente Tytsjerksteradiel. (2023, 9 oktober). Besluit subsidieplafond Subsidieverordening Oudejaarsactiviteiten.
20.
Ja
4
Nee, maar dat had wel gekund
1
Nee, ik weet niet of ik een subsidie aan kon vragen
25
Nee, dat was voor mijn evenement niet mogelijk
21
1.4.
Regelgeving en vergunningseisen
Kernbevinding: het evenementenbeleid geeft nadere invulling aan de criteria uit de APV. Het waarborgen van de openbare orde en veiligheid vormt het belangrijkste uitgangspunt voor de vergunningseisen. Afhankelijk van de categorie van een evenement moeten organisatoren aanvullende documenten aanleveren in de vorm van draaiboeken, beveiligingsplannen en verkeersplannen.
Juridisch kader Het lokale juridische kader voor evenementen in de gemeente Tytsjerksteradiel is de APV.16 De gemeenteraad heeft deze vastgesteld op 14 december 2023. Afdeling 3 van de APV gaat in op evenementen. De burgemeester is op grond van de Gemeentewet verantwoordelijk voor de handhaving van de openbare orde. Ook is de burgemeester verantwoordelijk voor het toezicht op openbare samenkomsten. Op grond van de APV verleent de burgemeester evenementenvergunningen. Ook het college als geheel heeft bevoegdheden bij evenementen. Zo is het college onder meer verantwoordelijk voor het milieugedeelte en voor verkeersbesluiten. Wat betreft het milieu gaat dit met name om de geluidnormen die gesteld worden aan evenementen. Zo moet er bijvoorbeeld bij meerdaagse evenementen op dezelfde locatie standaard een aaneengesloten rustperiode van acht uur zitten tussen de eindtijd en begintijd van de muziek. Verkeersbesluiten zijn nodig als de functie van een weg wordt gewijzigd of een verbod wordt ingesteld. Zo is een verkeersbesluit bijvoorbeeld nodig als een parkeerterrein voor een evenement wordt afgesloten. In de APV staat verder dat het verboden is om zonder of in afwijking van een vergunning van de burgemeester een evenement te organiseren. Een uitzondering geldt voor kleine evenementen, de evenementen die in het evenementenbeleid als 0-evenementen gecategoriseerd worden.
In de APV is verder een artikel opgenomen over ordeverstoring. Er geldt een verplichting om bij evenementen alle aanwijzingen van de politie en brandweer in het belang van openbare orde of veiligheid terstond en stipt op te volgen. Op grond van de Algemene wet bestuursrecht heeft het college beleidsregels vastgesteld voor evenementen in het evenementenbeleid. Deze regels zijn uitgewerkt in de vergunningseisen. Het evenementenbeleid geeft nadere invulling aan de criteria uit de APV. Naast de regels uit het APV zijn er ook regels uit onder andere de Algemene wet bestuursrecht, de Gemeentewet, de Alcoholwet en de Omgevingswet op evenementen van toepassing.
16 Gemeente Tytsjerksteradiel. (2024, 1 januari). Artikel 2:24, Algemene plaatselijke verordening gemeente Tytsjerksteradiel
2024.
21.
Vergunningseisen Hoofdstuk 4 van het evenementenbeleid gaat in op de voorschriften die verbonden zijn aan een evenementenvergunning. Een belangrijk uitgangspunt van de gemeente vormt hierbij het waarborgen van de openbare orde en veiligheid. De burgemeester is hier vanuit zijn functie voor verantwoordelijk. De kaders en regels die aan vergunningen gesteld worden, dienen om de openbare orde en veiligheid te waarborgen. Een organisator van een evenement is zelf echter verantwoordelijk voor een veilig verloop van het evenement. Organisatoren moeten daarom onder meer rekening houden met crowd management, beveiliging, brandveiligheid, verkeersveiligheid, veiligheidsscenario’s, geneeskundige inzet, sanitaire voorzieningen, risico’s rond alcohol, drugs en lachgas en voedselveiligheid. Als algemeen voorschrift wordt door de gemeente ook aan elke vergunning gesteld: “de organisatie vrijwaart de gemeente voor alle aansprakelijkheidsstellingen door derden en voor alle schade welke mocht ontstaan als gevolg van het gebruik van de vergunning.” Cases: ervaring vanuit de praktijk Een organisator gaf aan dat de gemeente in aanloop naar evenementen informatie deelt over wat wel en niet mag als het gaat om het schenken van drank. Belangrijk is hierbij de handhaving op het schenkverbod aan minderjarigen.
De organisator werkte daarom met een bandjessysteem en instrueerde voorafgaand aan het evenement zijn personeel. De gemeente kan op diverse thema’s verschillende eisen en kaders stellen aan een evenement. Zo moet er wat betreft sanitaire voorzieningen bijvoorbeeld minimaal één gehandicaptentoilet zijn. Ook worden er verduidelijkingen gegeven, zo mag 75% van de herentoiletten een urinoir zijn en geldt één plaskruis als vier urinoirs. Een ander voorbeeld zijn de eisen die kunnen worden gesteld aan het aantal gecertificeerde beveiligers die bij een evenement aanwezig moeten zijn. De gemeente geeft daarbij als richtlijn mee dat er per 250 bezoekers één beveiliger moet zijn. Het exacte aantal hangt van verschillende factoren af en wordt uiteindelijk door de gemeente bepaald. Bij B- of C-evenementen dienen de organisatoren de verschillende onderdelen uit te werken in een draaiboek en indien nodig, in een veiligheidsplan, beveiligingsplan en/of verkeersplan.17 Ook moeten organisatoren duidelijk communiceren naar omwonenden en omliggende bedrijven.18 Daarnaast zijn randvoorwaarden aan evenementen vastgesteld in zogeheten locatieprofielen. Profielen van locaties waar enkele keren per jaar evenementen worden georganiseerd. In deze profielen staan randvoorwaarden en spelregels onder meer op het gebied van verkeer, parkeren en het maximum aantal evenementen per locatie.
Daarnaast staan er praktische zaken in zoals de op de locatie aanwezige voorzieningen en is er een kaart van de locatie toegevoegd.
17 Gemeente Tytsjerksteradiel. (2023, 15 september). Evenementenbeleid 2023 – 2027 gemeente Tytsjerksteradiel. pp. 13-18. 18 Gemeente Tytsjerksteradiel. (2023, 15 september). Evenementenbeleid 2023 – 2027 gemeente Tytsjerksteradiel. p.21.
22.
Figuur 1 – Voorbeeld kaart locatieprofiel
Tot slot zijn er voor verschillende type evenementen op verschillende dagen eindtijden en geluidnormen vastgelegd. De gemeente probeert in het bepalen hiervan een balans te zoeken tussen het beperken van overlast voor de omgeving en omwonenden aan de ene kant en een leuk feest met muziek voor de organisatoren en bezoekers aan de andere kant.19
19 Gemeente Tytsjerksteradiel. (2023, 15 september). Evenementenbeleid 2023 – 2027 gemeente Tytsjerksteradiel. pp. 20-21.
23.
2. Vergunningsproces: papier versus praktijk Het proces om een vergunning voor een evenement aan te vragen is voor elke categorie net weer anders. Dit hoofdstuk geeft inzicht in het vergunningsaanvraagproces van de gemeente Tytsjerksteradiel. Het beschrijft hoe het vergunningsproces afhankelijk van het type evenement verloopt en hoe de dienstverlening van de gemeente hierop is ingericht. De werking van het proces op papier wordt afgezet tegen de ervaringen van vergunningverleners en organisatoren in de praktijk. Het hoofdstuk beantwoordt daarmee de volgende deelvragen: 5. Hoe ziet het vergunningsaanvraagproces eruit? 6. Welke ondersteuning is er beschikbaar vanuit de gemeente bij het organiseren van evenementen? Is dit volgens organisatoren voldoende? Zo nee, waar ligt het probleem?
2.1.
Aanvraagproces
Kernbevinding: het aanvraagproces verschilt per type evenement. Uit de verschillende cases blijkt dat het proces veelal soepel verloopt en de gemeente benaderbaar is. Bij grotere evenementen bestaat er soms een spanning tussen de politieke en maatschappelijke wens om evenementen doorgang te laten vinden en de stringentere adviezen van ketenpartners met betrekking tot noodzakelijke randvoorwaarden. In hoofdstuk 3 van het evenementenbeleid staat hoe het aanvraagproces voor een vergunning voor verschillende soorten evenementen werkt.20 Een organisator van een evenement kan digitaal een vergunningsaanvraag doen via de website van de gemeente. Dit is alleen nodig voor een type A-, B- of C-evenement. Voor een 0-evenement dient alleen een melding gemaakt te worden. De organisator van het evenement kan voor zijn evenement een risicoscan invullen om te toetsen binnen welke categorie een evenement valt en of er een vergunning nodig is. Na deze check moet de organisator indien het een B- of C-evenement betreft, het evenement aanmelden voor de evenementenkalender. Aanmelden voor de evenementenkalender 2025 was mogelijk tot 1 oktober 2024. Jaarlijks sturen de vergunningverleners ongeveer een maand voor de deadline alle bij de gemeente bekende organisatoren een mail over het aanmelden voor de evenementenkalender van het volgende jaar.
Organisatoren kunnen hun evenement met een antwoord op deze mail eenvoudig aanmelden. Cases: ervaring vanuit de praktijk Uit gesprekken met organisatoren blijkt dat het formulier van de gemeente voor het doen van een melding of vergunning gebruiksvriendelijk en makkelijk in te vullen is. Het formulier is door de jaren heen nooit fundamenteel veranderd. Voor de meeste (kleinere) evenementen is buiten het formulier ook geen extra informatie nodig. Een klein nadeel bij meerdaagse evenementen is wel dat voor iedere dag apart de tijden moeten worden ingevuld. Afhankelijk van de categorie waarin een evenement valt geldt voor de melding of vergunning een verschillende aanvraagtermijn. Hoe hoger de categorie, hoe meer voorbereiding en behandeltijd de aanvraag namelijk kost. Categorie
Termijn melding of vergunningsaanvraag
20 Gemeente Tytsjerksteradiel. (2023, 15 september). Evenementenbeleid 2023 – 2027 gemeente Tytsjerksteradiel. pp. 7-12.
24.
0-evenementen Melding
Minimaal 3 weken voor het evenement
A-evenementen Vergunning
Minimaal 4 weken voor het evenement
B-evenementen Vergunning
Minimaal 12 weken voor het evenement, voor 1 oktober aanmelden voor evenementenkalender
C-evenementen Vergunning
Minimaal 16 weken voor het evenement, voor 1 oktober aanmelden voor evenementenkalender
Melding 0-evenementen Een melding voor een 0-evenement wordt na indiening gepubliceerd in het gemeenteblad. Een medewerker maakt daarna een zaak aan in het zaaksysteem. Vervolgens wijst deze de melding voor een inhoudelijke behandeling aan een vergunningverlener toe. Een organisator krijgt hierna schriftelijk toestemming. In deze brief kunnen opmerkingen of voorschriften voor het evenement staan.21 Dit proces is weergegeven in onderstaand stroomschema. Stroomschema 0-evenement Binnenkomst aanvraag. Publicatie aanvraag.
Controle aanvraag. Inhoudelijke beoordeling.
Verstrekking toestemming.
Aanvraag A-evenementen Een aanvraag voor een A-evenement wordt na indiening gepubliceerd in het gemeenteblad. In het evenementenbeleid staat vermeld dat evenementen tevens in het huis-aan-huisblad gepubliceerd worden. Dit was ten tijde van de vaststelling van het beleid het geval, maar gebeurt inmiddels niet meer. Inwoners krijgen na publicatie 14 dagen de tijd om een eventuele zienswijze in te dienen. Vervolgens maakt een medewerker een zaak aan in het zaaksysteem. Daarna wordt de melding voor een inhoudelijke behandeling aan een vergunningverlener toegewezen. De vergunningverlener controleert of het evenement inderdaad in de A-categorie thuishoort. Bij onduidelijkheden kan de vergunningverlener aanvullende documenten opvragen. Vervolgens behandelt de vergunningverlener de aanvraag inhoudelijk. Cases: ervaring vanuit de praktijk Uit gesprekken met organisatoren blijkt dat het contact met de vergunningverleners goed is. Het contact loopt vooral via de mail of telefonisch wanneer nodig. Na de inhoudelijke behandeling wordt besloten of de vergunning verleend wordt en onder welke voorschriften. De vergunning wordt opgesteld, door de burgemeester getekend en verzonden. Hierna wordt deze gepubliceerd in het gemeenteblad.22 Het gehele proces is weergegeven in onderstaand stroomschema. Stroomschema A-evenement Binnenkomst aanvraag. Publicatie aanvraag.
Controle aanvraag. Eventueel aanvullend
Verstrekking vergunning. Publiceren vergunning.
Mogelijk: toezicht en handhaving tijdens evenement.
21 Gemeente Tytsjerksteradiel. (2023, 15 september). Evenementenbeleid 2023 – 2027 gemeente Tytsjerksteradiel. p. 7. 22 Gemeente Tytsjerksteradiel. (2023, 15 september). Evenementenbeleid 2023 – 2027 gemeente Tytsjerksteradiel. pp. 7-8.
25.
documentatieverzoek. Inhoudelijke beoordeling.
Aanvraag B- of C-evenementen Aanvragen voor B- of C-evenementen zijn complexer om te beoordelen. Dit komt omdat ze voor meer overlast zorgen voor de omgeving en omdat er voor bezoekers meer risico’s zijn dan bij een Aevenement. Voor een B- en C-evenement geldt daarom dat evenementen voor het aankomende jaar voor 1 oktober bij de gemeente aangemeld moeten worden voor de evenementenkalender. Aanvragen voor een B- of C-evenement worden na indiening gepubliceerd in het gemeenteblad. Inwoners krijgen dan 14 dagen de tijd om een eventuele zienswijze in te dienen. Vervolgens maakt een medewerker een zaak aan in het zaaksysteem en wordt het evenement genoteerd op de evenementenkalender. Daarna wordt de melding voor een inhoudelijke behandeling aan een vergunningverlener toegewezen. De vergunningverlener controleert of het evenement inderdaad in de B- of C-categorie thuishoort. Daarnaast controleert deze de aanvraag op volledigheid. Bij een onvolledige aanvraag wordt de aanvrager om aanvullende documenten of aanpassingen gevraagd. Vervolgens behandelt de vergunningverlener de aanvraag inhoudelijk. Indien nodig organiseren de vergunningverleners een vooroverleg met de organisator. Per aanvraag kan het verschillen welk type documenten moeten worden aangeleverd.