08 - Bijlage 1 - Evenementenbeleid met bijbehorende bijlagen

Evenementenbeleid 2023 - 2027

Tytsjerksteradiel - 2023

Foarwurd Eveneminten binne der yn in protte soarten. Fan doarpsfeesten dy’t mear as ien dei duorje oant in feestje yn it doarpshûs of in buertbarbekjû. Fan muzykfestivals oant en mei sport relatearre eveneminten. Fan optochten oant braderyen. Oft it no giet om in grut of in lyts evenemint, alle eveneminten binne wichtich. Alle eveneminten sille mear of minder effekt hawwe op de omjouwing. Dêr spilet feiligens in grutte rol by. Dêrneist moat oerlêst foar de omwenjenden safolle mooglik beheind wurde. Sa binne der noch in hiel soad faktoaren en partijen dy’t meispylje en ôfwagings dy’t makke wurde moatte. Dêrby is it fan belang om in balâns te finen tusken in gesellige en libbene omjouwing, mar ek in feilige omjouwing sûnder te folle oerlêst. Eveneminten moatte ek planologysk mooglik wêze. Op 1 januari 2024 wurdt de Omgevingswet fan krêft. Alle gemeenten moatte ûnder de Omgevingswet in omjouwingsplan opstelle. Dêryn wurde de regels foar de fysike libbensomjouwing opnommen. De gemeente Tytsjerksteradiel nimt meidertiid de evenemintelokaasjes mei yn it omjouwingsplan. Wy slute by de fisy fan de Omgevingswet oan troch ek noch lokaasjeprofilen foar de evenemintelokaasjes fêst te stellen. Yn it evenemintebelied fan de gemeente Tytsjerksteradiel jouwe wy oan hoe’t wy stal jaan wolle oan eveneminten. Dêrneist hokker regels dêrfoar jilde en hoe’t in oanfraachproses derút sjocht.

It organisearjen fan in feilich evenemint is net samar klear. Dêrom binne de belutsen partijen op ferskate mominten meinommen by it opstellen fan dit evenemintebelied. Meiwurkers fan ferskillende ôfdielings fan de gemeente, Veiligheidsregio Fryslân, Politie Fryslân, Koninklijke Horeca Nederland, organisatoaren en doarpsbelangen binne befrege en rieplachte. Harren opmerkings binne meinommen by de aktualisaasje fan dit evenemintebelied. Dêrom geane wy der fanút dat dit bywurke evenemintebelied dúdlikheid jout oan eltsenien dy’t dêrby belutsen i s.

Voorwoord Evenementen zijn er in vele soorten en maten. Van meerdaagse dorpsfeesten tot een feestje in het dorpshuis of een buurtbarbecue. Van muziekfestivals tot sport gerelateerde evenementen. Van optochten tot braderieën. Of het nu gaat om een groot of een klein evenement, ieder evenement is belangrijk. Ieder evenement zal in kleine of grote mate effect hebben op de omgeving. Hierin speelt veiligheid een grote rol. Daarnaast moet overlast voor omwonenden zoveel mogelijk worden beperkt. Zo zijn er nog een heleboel factoren en partijen die meespelen en afwegingen die gemaakt moeten worden. Hierbij is het van belang een balans te vinden tussen een gezellige en levendige omgeving, maar ook een veilige omgeving zonder te veel overlast. Evenementen dienen ook planologisch mogelijk te zijn. Op 1 januari 2024 doet de Omgevingswet zijn intrede. Alle gemeenten moeten onder de Omgevingswet een omgevingsplan opstellen. Hierin worden regels voor de fysieke leefomgeving opgenomen. De gemeente Tytsjerksteradiel neemt te zijner tijd de evenementenlocaties mee in het omgevingsplan. Door voor de evenementenlocaties ook nog locatieprofielen vast te stellen, sluiten wij aan bij de visie van de Omgevingswet. In het evenementenbeleid van de gemeente Tytsjerksteradiel geven we aan hoe we evenementen gestalte willen geven. Daarnaast welke regels er gelden en hoe een aanvraagproces eruitziet.

Er komt veel kijken bij het organiseren van een veilig evenement. Om die reden zijn de betrokken partijen op verschillende momenten meegenomen tijdens het opstellen van dit evenementenbeleid. Medewerkers van diverse afdelingen binnen de gemeente, Veiligheidsregio Fryslân, politie, Koninklijke Horeca Nederland, organisatoren en dorpsbelangen zijn bevraagd en geraadpleegd. Hun input is meegenomen bij de actualisatie van dit evenementenbeleid. Daarom gaan wij ervan uit dat dit bijgewerkte evenementenbeleid voor iedereen die erbij betrokken is helderheid biedt.

Inhoudsopgave Hoofdstuk 1

Doelstellingen ........................................................................................................ 1

1.1 Waarom (nieuw) evenementenbeleid? ................................................................................... 1 1.2 Werkingsduur en evaluatie ................................................................................................... 1 1.3 Wettelijk kader .................................................................................................................... 1 1.4 Voor wie is dit evenementenbeleid bedoeld? .......................................................................... 2 Hoofdstuk 2

Een evenementenvergunning of het doen van een melding ....................................... 3

2.1 Definitie van een evenement en reikwijdte ............................................................................ 3 2.2 Waarom is in veel gevallen een evenementenvergunning nodig? ............................................ 3 2.3 Wie verleent een evenementenvergunning? ........................................................................... 3 2.4 Wat kost een evenementenvergunning? ................................................................................ 3 2.5 Categorieën evenementen .................................................................................................... 4 2.6 Andere vergunningen of ontheffingen ................................................................................... 4 2.6.1 Geluidontheffing ............................................................................................................ 5 2.6.2 Standplaatsvergunning .................................................................................................. 5 2.6.3 Verkeersbesluit .............................................................................................................. 5 2.6.4 Ontheffing Alcoholwet .................................................................................................... 5 2.6.5 Omgevingsvergunning ...................................................................................................

5 2.6.6 Melding brandveiligheid ................................................................................................. 6 2.6.7 Provincie ....................................................................................................................... 6 2.6.8 Evenementen op zon- en feestdagen .............................................................................. 6 Hoofdstuk 3

Het proces van aanvraag tot en met vergunning en evaluatie ................................... 7

3.1 Waar kan de vergunning aangevraagd worden? ..................................................................... 7 3.2 Wat zijn de aanvraagtermijnen? ............................................................................................ 7 3.3 Hoe ziet het vergunningsproces eruit? ................................................................................... 7 3.3.1 Voor 0-evenementen ..................................................................................................... 7 3.3.2 Voor A-evenementen ..................................................................................................... 7 3.3.3 Voor B- en C-evenementen ............................................................................................

8 3.4 Wie zijn de externe adviespartners van de gemeente? ..........................................................10 3.5 Gemeentelijke evenementenkalender ...................................................................................10 3.6 Schouw ..............................................................................................................................11 3.7 Rechtsbescherming .............................................................................................................11 3.7.1 Zienswijze ....................................................................................................................11 3.7.2 Bezwaar en beroep .......................................................................................................11 3.7.3 Klachten ......................................................................................................................12 3.8 Kan een vergunning geweigerd of ingetrokken worden? ........................................................12 3.9 Evaluatie van het evenement ...............................................................................................12 Hoofdstuk 4

Voorschriften van de vergunning ............................................................................13

4.1 Openbare orde en veiligheid ................................................................................................13 4.1.1 Crowd management .....................................................................................................13 4.1.2 Beveiliging ...................................................................................................................14 4.1.3 Brandveiligheid .............................................................................................................14 4.1.4 Verkeersveiligheid, parkeren en calamiteitenroutes .........................................................14 4.1.5 Veiligheidsscenario’s .....................................................................................................15 4.1.6 Geneeskundige inzet .....................................................................................................15 4.1.7 Sanitaire voorzieningen .................................................................................................16 4.1.8 Alcohol, drugs en lachgas ..............................................................................................16 4.1.9 Voedselveiligheid ..........................................................................................................17 4.1.10 Opschaling

.................................................................................................................18 4.2 Locatieprofielen ..................................................................................................................18 4.2.1 Algemene informatie over locatieprofielen ......................................................................18 4.2.2 Schaarse vergunningen .................................................................................................19 4.3 Eindtijden ...........................................................................................................................19 4.4 Geluidnormen .....................................................................................................................21 4.5 Communicatie .....................................................................................................................21 4.5.1 Informeren van omwonenden .......................................................................................21 4.5.2 Reclame maken voor een evenement.............................................................................22 4.6 Schade ...............................................................................................................................22 4.7 Aansprakelijkheid organisator

..............................................................................................22 Hoofdstuk 5 Aanvullende voorzieningen en informatie ....................................................................24 5.1 Stroom ...............................................................................................................................24 5.2 Gebruik water .....................................................................................................................24 5.3 Gebruik materialen ..............................................................................................................24 5.4 Toegankelijkheid van het evenement ...................................................................................24 5.5 Afval en duurzaamheid ........................................................................................................24 5.5.1 Europees en landelijk beleid ..........................................................................................25 5.5.2 Gemeentelijk beleid ......................................................................................................25 Hoofdstuk 6 Uitzonderingen en andere soorten evenementen .........................................................26 6.1 Besloten feesten

.................................................................................................................26 6.1.1 Particuliere feesten .......................................................................................................26 6.1.2 Bedrijfsfeesten .............................................................................................................26 6.2 Oud en nieuw .....................................................................................................................27 6.3 Dorpsfeesten ......................................................................................................................27 6.4 Kermis ................................................................................................................................27 6.5 Circus .................................................................................................................................27 6.6 Carbidschieten ....................................................................................................................28 6.7 Evenementen en plaatselijke horeca/terrassen ......................................................................28

6.8 Incidentele en collectieve festiviteiten ..................................................................................28 Hoofdstuk 7 Toezicht en handhaving bij evenementen ....................................................................29 7.1 Uitgangspunten ..................................................................................................................29 7.2 Toezicht .............................................................................................................................29 7.3 Handhaving ........................................................................................................................30 Bijlage I Begrippenlijst ..................................................................................................................31 Bijlage II Bronnenlijst ...................................................................................................................34 Bijlage III Risicoscan (scoreschema) ..............................................................................................35 Bijlage IV Locatieprofielen .............................................................................................................37 Bijlage V Geluid bij evenementen in de open lucht..........................................................................56 1.

Inleiding bijlage geluid ..........................................................................................................56 1.1 Wettelijk kader ................................................................................................................56 1.2 Afwijkingsbevoegdheid ....................................................................................................56 1.3 Bronnen en literatuur.......................................................................................................56 2. Geluidhinder .........................................................................................................................57 3. Gehoorschade bezoekers evenement .....................................................................................58 4.

Normenstelsel .......................................................................................................................59 4.1 Aantal geluidsdagen ........................................................................................................59 4.2 Tijden .............................................................................................................................59 4.3 Geluidnormen .................................................................................................................59 Toelichting evenementengeluid .................................................................................................62 Bijlagen bij geluid .....................................................................................................................65 Bijlage 1: Meet- en rekenprotocol...........................................................................................66 Bijlage 2: Overzicht van bronnen en literatuur ........................................................................72 Bijlage 3: Begrippenlijst .........................................................................................................73 Bijlage 4 Indicatie afstandsdemping vrije-veld situatie (HMRI 1999) .........................................74

Hoofdstuk 1 Doelstellingen Jaarlijks worden er in Tytsjerksteradiel ongeveer 350 evenementen georganiseerd. Deze evenementen zorgen voor levendigheid, saamhorigheid en maken de gemeente bruisender. Evenementen dragen bij aan een regio waar mensen graag willen wonen, werken en recreëren. Evenementen dragen ook bij aan de lokale economie. Kortom: evenementen hebben een absolute meerwaarde in de samenleving.

1.1 Waarom (nieuw) evenementenbeleid? Evenementenbeleid draagt bij aan een soepel verloop van de samenwerking tussen organisatoren, de gemeente en externe partners. Het evenementenbeleid van 2017 is ondertussen verouderd en daardoor niet altijd meer uitvoerbaar. Het doel van het evenementenbeleid is: • • • •

Actualiseren van het beleid van Tytsjerksteradiel. Daarnaast koppelingen maken naar ander beleid dat van toepassing is. Beter stroomlijnen van het aanvraag- en werkproces. Overzicht creëren voor alle partijen en de onderlinge samenwerking verbeteren. Beschermen van de openbare orde en veiligheid en voorkomen en beperken van hinder rondom evenementen.

Hieruit ontstaan op hoofdlijnen de volgende kaders en uitgangspunten: •

•

•

• •

Er worden categorieën evenementen (0-, A-, B- en C-evenementen) gehanteerd. Afhankelijk van de zwaarte van een evenement, wordt een aanvraag in de juiste categorie geplaatst. Er gelden verschillende aanvraagtermijnen en verschillende aanvraagdocumenten per categorie. De gemeente gaat werken met een evenementenkalender. Dit dynamische document geeft zicht op de B- en C-evenementen die plaatsvinden in het aankomende jaar. Zowel voor de gemeente zelf als voor organisatoren, hulpdiensten en inwoners. Er worden locatieprofielen opgesteld. Op deze locaties worden enkele keren per jaar evenementen georganiseerd. In de profielen worden randvoorwaarden en spelregels voor de locaties vastgelegd. Er is onderzoek gedaan naar het effect van geluid tijdens evenementen op de omgeving en op de gezondheid van bezoekers. Hierop laten we geluidnormen aansluiten. De gemeente vindt het belangrijk dat evenementen duurzaam georganiseerd worden. Hierbij geldt dat de organisator rekening houdt en bewuste keuzes maakt ten opzichte van de impact op het milieu en de samenleving. Deze dient zo min mogelijk te zijn.

1.2 Werkingsduur en evaluatie Dit evenementenbeleid heeft een werkingsduur van 4 jaar, tot juni 2027. Het beleid wordt in het najaar van 2025 geëvalueerd. Op die manier is het beleid twee volledige zomerseizoenen in werking geweest. Dan is duidelijk wat goed werkt en wat er mogelijk veranderd moet worden. Na evaluatie kan het beleid op die punten worden aangepast. Na de werkingsduur van 4 jaar kan het beleid bijgesteld worden (indien nodig na evaluatie) en voor een nieuwe periode worden vastgesteld. Locatieprofielen maken ook onderdeel uit van dit beleid, als dynamische documenten. Het aanpassen van de locatieprofielen staat benoemd in paragraaf 4.2.

1.3 Wettelijk kader De Algemene Plaatselijke Verordening van de gemeente Tytsjerksteradiel (hierna: APV) vormt de wettelijke basis voor evenementen. De gemeenteraad bepaalt de kaders voor evenementen in de APV. De burgemeester is vervolgens op grond van de Gemeentewet verantwoordelijk voor de handhaving van de openbare orde1. Tevens is de burgemeester verantwoordelijk voor het houden van toezicht op

1

Artikel 172 Gemeentewet.

1

openbare samenkomsten2. De burgemeester verleent evenementenvergunningen op grond van de APV. Het college van burgemeester en wethouders (hierna: college) heeft ook bepaalde bevoegdheden bij evenementen. Het college is bijvoorbeeld verantwoordelijk voor het gedeelte milieu (denk hierbij aan geluid bij evenementen) en verkeersbesluiten. Het college verleent de bijbehorende besluiten. De burgemeester en het college kunnen op grond van de Algemene wet bestuursrecht (hierna: Awb) beleidsregels voor evenementen vaststellen3. Dit wordt gedaan in dit evenementenbeleid. Dit evenementenbeleid geeft een nadere invulling aan de criteria uit de APV. Voordeel aan het vastleggen van beleid is dat het transparantie biedt voor alle partijen die betrokken zijn bij evenementen. Daarnaast zijn er nog veel regels die van toepassing kunnen zijn op evenementen. Regels uit onder andere de Awb, de Gemeentewet, de Alcoholwet en per 1 januari 2024 de Omgevingswet. Waar nodig wordt in het beleid verwezen naar deze regelgeving.

1.4 Voor wie is dit evenementenbeleid bedoeld? Dit evenementenbeleid is bedoeld voor alle partijen die er in welke vorm dan ook mee te maken krijgen. Binnen de gemeente zijn dit verschillende teams, zoals Vergunningen, Toezicht, Handhaving en Veiligheid, Ontwikkeling Advies en Ruimte en Beheer. Externe partijen zijn organisatoren van evenementen, ondernemers, inwoners en toeristen. De externe adviespartners zijn de Veiligheidsregio Fryslân (brandweer en GHOR) (hierna: de VRF) en de politie. Voor organisatoren is het belangrijk dat zij inzicht hebben in het aanvraagproces. Voor hen moet helder zijn aan welke regels een evenement moet voldoen en wat de gemeente van hen verwacht. Om de samenwerking intern en ook extern (met adviespartners) goed te laten verlopen, zijn de verwachtingen over en weer ook hier van belang. Voor inwoners speelt met name dat overlast beperkt wordt en veiligheid wordt gewaarborgd. Daarom is het van belang dat ook zij de informatie en regels rondom evenementen terug kunnen vinden.

2 3

Artikel 174 Gemeentewet. Artikel 4:81 Awb.

2

Hoofdstuk 2 Een evenementenvergunning of het doen van een melding Wat is eigenlijk de definitie van een evenement? Wanneer is er een vergunning nodig en wanneer is een melding voldoende? Met welke wetten en regels hebben we te maken? Dit hoofdstuk geeft hier een toelichting op.

2.1 Definitie van een evenement en reikwijdte Volgens de APV van de gemeente Tytsjerksteradiel is een evenement: elke voor publiek toegankelijke verrichting van vermaak. Evenementen zijn er in vele soorten en maten. Een meerdaags dorpsfeest of muziekfestival is een evenement. Een buurtbarbecue of braderie is ook een evenement. Een organisator is zelf verantwoordelijk voor het houden van een evenement en de bijbehorende risico’s. Het evenement moet voldoen aan de regels die de gemeente eraan stelt. Deze regels staan in de APV, die is vastgesteld door de gemeenteraad. Hierin staat verder beschreven wanneer een melding gedaan moet worden en wanneer een vergunning nodig is. Daarnaast worden er regels voor evenementen gesteld in dit evenementenbeleid. Er zijn een aantal evenementen waarvoor afwijkende of aanvullende voorschriften gelden. Bijvoorbeeld voor een kermis of circus. Bij reguliere festiviteiten op locaties die daarvoor bedoeld zijn, is geen evenementenvergunning nodig. Zo lang deze festiviteiten de normale bedrijfsvoering volgen. Denk hierbij aan reguliere festiviteiten binnen horecagelegenheden of sportkantines of sportwedstrijden in sporthallen. Dit soort activiteiten vallen vaak onder het Besluit algemene regels voor inrichtingen milieubeheer (Activiteitenbesluit) en de artikelen in de APV over incidentele festiviteiten.

Denk daarnaast ook aan besloten feesten (bedrijfsmatig of particulier). De uitzonderingen of afwijkingen worden beschreven in hoofdstuk 6.

2.2 Waarom is in veel gevallen een evenementenvergunning nodig? Veiligheid voor bezoekers van een evenement en de omgeving kan de gemeente waarborgen met een evenementenvergunning. De gemeente beoordeelt een evenement op bepaalde risico’s. Denk aan verstoring van de openbare orde en veiligheid en brandveiligheid. Afhankelijk van de zwaarte en de risico’s van het evenement, wordt deze ingedeeld in een categorie. Voor de meeste evenementen (A, B en C) is een evenementenvergunning nodig. Een weergave en uitleg van de categorieën is te vinden in paragraaf 2.5. Landelijke wet- en regelgeving wordt van toepassing verklaard op de evenementenvergunning. Daarnaast kunnen er aanvullende voorschriften in de evenementenvergunning staan. De gemeente beperkt hiermee de risico’s die bij een evenement komen kijken zoveel mogelijk. Vooraf wordt dit met de organisator afgestemd. De evenementenvergunning wordt vervolgens gebruikt door toezicht en handhaving om te controleren of de opgelegde voorwaarden nageleefd worden.

2.3 Wie verleent een evenementenvergunning? De evenementenvergunning wordt verleend (of geweigerd) door de burgemeester. De burgemeester is het bevoegd gezag. Voor het geluid bij evenementen (geluidontheffing) is het college het bevoegd gezag. Namens de burgemeester en het college is een ambtenaar aangewezen (mandaat) om de aanvraag te behandelen en het besluit te nemen.

2.4 Wat kost een evenementenvergunning? De aanvrager van de vergunning moet leges betalen voor een vergunning. Deze leges staan in de Verordening op de heffing en invordering van leges. De tarieven worden jaarlijks vastgesteld. Deze verordening is via de website van de gemeente te vinden: www.t-diel.nl/leges-en-tarieven. Voor een 0-evenement (melding) worden geen leges berekend.

3

2.5 Categorieën evenementen De gemeente Tytsjerksteradiel maakt onderscheid tussen vier categorieën: 0-, A-, B- en Cevenementen. De reden om met categorieën te werken is dat we hiermee als gemeente aansluiting zoeken bij de regionale werkwijze. De VRF en ook andere Friese gemeenten hanteren de categorieën evenementen. Daarnaast kunnen we verschillende aanvraagtermijnen en verschillende aanvraagdocumenten per categorie evenement hanteren. Categorie 0-evenementen

Melding

Criteria Kleinschalige evenementen met maximaal 150 bezoekers. Geen tot weinig geluids- en verkeersoverlast. Geen toezicht van gemeente nodig.

A-evenementen

Laagrisico evenementen. Aanwezigheid van risico’s is (zeer) onwaarschijnlijk.

B-evenementen

Gemiddeld risico evenementen. Aanwezigheid van risico’s is aannemelijk.

C-evenementen

Hoog risico evenementen. Aanwezigheid van risico’s is zeer waarschijnlijk.

Vergunning Vergunning Vergunning

Bij de indeling van een evenement in een categorie is de belasting voor de omgeving en de verwachte drukte van een evenement bepalend. Daarnaast ook de risico’s ten aanzien van openbare orde en veiligheid, mobiliteit en de belasting van de hulpverleningsdiensten. Organisatoren die een zwaardere categorie evenement organiseren, hebben ook een zwaardere plicht in de voorbereiding en een goed verloop van het evenement. Om te bepalen in welke categorie een evenement valt, doet de gemeente een beoordeling aan de hand van een risicoscan (scoreschema)4 en doen de vergunningverleners een inhoudelijke beoordeling. In de risicoscan worden punten toegekend aan verschillende kenmerken van het evenement. Onder andere aan het soort evenement, de hoeveelheid publiek, de samenstelling van het publiek, de plaats en het tijdstip van het evenement. Deze risicoscan is aan het beleid toegevoegd als bijlage. Na de risicoscan op papier volgt de beoordeling door de vergunningverleners. Dit op basis van hun deskundigheid en ervaring. Hierbij kijken de vergunningverleners bijvoorbeeld naar het verloop van eerdere edities van het evenement (verkeerssituaties, alcohol- en/of drugsgebruik e.d.). Deze subjectieve zaken wegen naast een objectieve risicoscan net zo goed mee. De bepaling van de categorie bepaalt vervolgens het vertrekpunt van het verdere vergunningsproces.

Er gelden per categorie andere aanvraagtermijnen. Ook moet de organisator per categorie verschillende aanvraagdocumenten aanleveren. Dit wordt in hoofdstuk 3 behandeld. Tijdens het vergunningsproces kan de categorie nog bijgesteld worden. Dit kan als blijkt dat de impact of risico’s van het evenement groter of kleiner zijn dan eerder ingeschat. Voor de categorie 0-evenement is geen evenementenvergunning nodig, maar is een melding voldoende. Het gaat hier om kleinschalige of besloten evenementen die zich in de openlucht afspelen. Met maximaal 150 bezoekers. Denk aan een buurtbarbecue of straatfeest. In de APV staan de verdere voorwaarden beschreven. Voor de categorie A-, B- en C-evenementen is zoals hierboven benoemd wel een evenementenvergunning nodig.

2.6 Andere vergunningen of ontheffingen Het kan zijn dat er naast een evenementenvergunning nog andere vergunningen of ontheffingen nodig zijn. De organisator moet dan ook deze aanvragen bij de gemeente doen.

4

We hanteren de risicoscan van de VRF.

4

2.6.1 Geluidontheffing Op grond van de APV is het verboden om in de buitenlucht geluidhinder met toestellen of geluidsapparaten te veroorzaken. Tijdens evenementen is er vaak sprake van geluid. Denk aan muziek of het omroepen via een omroepinstallatie. Het college kan een geluidontheffing verlenen. In de ontheffing kunnen voorschriften opgenomen worden.

2.6.2 Standplaatsvergunning Wanneer er een standplaats wordt ingenomen als onderdeel van het evenement, dan hoeft er geen aparte standplaatsvergunning aangevraagd te worden. Dan wordt dit opgenomen in de evenementenvergunning.

2.6.3 Verkeersbesluit Een verkeersbesluit is nodig als de functie van de weg gewijzigd wordt. Of als er een verbod wordt ingesteld. Bij een evenement kan het zijn dat een weg of parkeerterrein wordt afgesloten (een verbod). Er is dan een verkeersbesluit nodig. Dit wordt meegenomen in de evenementenvergunning. Bovendien vinden we als gemeente een verkeersbesluit een belangrijk communicatiemiddel. Dat er wegen worden afgesloten nemen we namelijk mee bij het publiceren van aanvragen en verleende evenementenvergunningen. Hierdoor weten omwonenden waar ze aan toe zijn.

2.6.4 Ontheffing Alcoholwet Als er tijdens het evenement alcohol wordt geschonken, moet er op grond van artikel 35 Alcoholwet een ontheffing aangevraagd worden. Er mogen alleen zwakalcoholhoudende dranken worden geschonken (<15% alcohol) onder leiding van de persoon die een verklaring sociale hygiëne heeft. De ontheffing kan voor maximaal 12 aaneengesloten dagen worden verleend. Er mag geen gebruik worden gemaakt van glaswerk voor het schenken van (alcoholische) dranken. Eventuele verdere voorschriften staan in de ontheffing. De aanvrager moet leges betalen voor de ontheffing (www.tdiel.nl/leges-en-tarieven).

2.6.5 Omgevingsvergunning Soms is voor tijdelijke bouwwerken die langere tijd blijven staan een omgevingsvergunning nodig. Ook kan een tijdelijke omgevingsvergunning nodig zijn om evenementen planologisch mogelijk te maken (afwijken van het bestemmingsplan). In deze gevallen moet de organisator hiervoor een aanvraag indienen. Per 1 januari 2024 treedt de Omgevingswet in werking. Met de Omgevingswet wil de overheid de regels voor ruimtelijke ontwikkeling makkelijker maken en samenvoegen. De Omgevingswet staat voor een goede balans tussen benutten en beschermen van de fysieke leefomgeving. Evenementen maken ook onderdeel uit van de fysieke leefomgeving. Voor evenementen blijven daarnaast ook gemeentelijke verordeningen van belang. Ook nadat de Omgevingswet in werking is getreden. Op 1 januari 2024 vormen de gezamenlijke bestemmingsplannen, beheersverordeningen en de 600 regels die van de Rijksoverheid meekomen (de Bruidsschat) het tijdelijke Omgevingsplan voor elke gemeente in Nederland. Onderwerpen die vooral betrekking hebben op de openbare orde mogen niet in dit tijdelijke Omgevingsplan opgenomen worden. Deze onderwerpen blijven onderdeel van de APV van de gemeente. Dit betekent dat er vooral bevoegdheden van de burgemeester in de APV blijven staan.

Dit blijft ook zo wanneer het definitieve Omgevingsplan geldt, dat uiterlijk op 31 december 2029 door de raad moet zijn vastgesteld.

5

2.6.6 Melding brandveiligheid Meestal gaat het bij een melding brandveiligheid (geregeld in het Besluit brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen (hierna: Bgbop)) om het gebruik van een tent bij een evenement. Hiervoor gelden bepaalde eisen. Wanneer een evenementenvergunning vereist is (voor een A-, B- of C-evenement), zijn deze eisen onderdeel van de vergunning. Een aparte melding is dan niet nodig.

2.6.7 Provincie (Wet natuurbescherming, evenementen op provinciale (vaar)wegen, vuurwerk, Luchtvaartwet en drones) Evenementen kunnen gevolgen hebben voor de natuur en (beschermde) planten en dieren. Dan komt de Wet natuurbescherming (hierna: Wnb)5 om de hoek kijken. Provincie Fryslân is hier het bevoegd gezag. Zij hebben beleidsregels opgesteld die gelden voor vergunningen voor grote, complexe evenementen. Hiervoor geldt een lange behandeltermijn van 6 maanden, die verlengd kan worden met 6 weken. Het merendeel van de evenementen in de provincie zal echter onder de kleinschaligere evenementen vallen. Ook voor deze evenementen is het mogelijk dat een vergunning op grond van de Wnb vereist is. De behandeltermijn daarvan is 13 weken, die verlengd kan worden met 6 weken. Bij alle evenementen, ook als er geen vergunning vereist is, geldt dat de natuur beschermd moet worden. De provincie heeft een brochure opgesteld om organisatoren hiermee op weg te helpen. Ook heeft de provincie wekelijks een evenementenspreekuur waar organisatoren zich kunnen melden met hun vragen.

De brochure ‘Hoe houd je rekening met de natuur? Evenementen en de Wet natuurbescherming voor organisatoren’ is op de website van de provincie te vinden: www.fryslan.frl/evenementen-en-de-wet-natuurbescherming. Ook zijn hier de genoemde beleidsregels en verdere informatie te vinden.

Wanneer een evenement (gedeeltelijk) op provinciale (vaar)wegen plaatsvindt, moet er ook een melding of aanvraag bij de provincie gedaan worden. Hiervoor verwijzen we naar de Omgevingsverordening6 van de provincie. Als er op een evenement vuurwerk ontstoken wordt, moet de organisator een melding of aanvraag doen bij de provincie. De provincie vraagt aan de burgemeester een verklaring van geen bezwaar af te geven. Wanneer de gemeente Tytsjerksteradiel extra voorwaarden stelt, worden deze aan de evenementenvergunning toegevoegd. Bij het gebruik van heteluchtballonnen of helikopters is de Luchtvaartwet7 van toepassing. Een melding of aanvraag kan bij de provincie gedaan worden. De Fryske Utfieringstsjinst Miljeu en Omjouwing (FUMO) beslist uiteindelijk op het verzoek.

2.6.8 Evenementen op zon- en feestdagen Als een evenement op zon- of feestdagen begint voor 13:00 uur, niet speciaal voor godsdienst of levensovertuiging is en daarbij geluid wordt gemaakt (200 meter verderop hoorbaar), is er een ontheffing van de Zondagswet nodig. De organisator dient deze aan te vragen.

5

De Omgevingswet gaat de Wet natuurbescherming per 2024 voor een deel vervangen. Lees hierover meer op www.rvo.nl/onderwerpen/wet-natuurbescherming/omgevingswet. 6 Met de inwerkingtreding van de Omgevingswet gaat de Omgevingsverordening in. 7 Ook de Luchtvaartwet wordt per 2024 op onderdelen opgenomen in de Omgevingswet.

6

Hoofdstuk 3 Het proces van aanvraag tot en met vergunning en evaluatie De categorie van het evenement (0, A, B of C) bepaalt het vergunningsproces. Wat zijn de aanvraagtermijnen? Wat moet de organisator aanleveren bij de gemeente? Wie zijn de (advies)partners van de gemeente? Hoe zit het met bezwaar? Deze informatie is terug te vinden in dit hoofdstuk.

3.1 Waar kan de vergunning aangevraagd worden? De organisator kan het meldings-/aanvraagformulier op de website van gemeente Tytsjerksteradiel gebruiken: www.t-diel.nl/evenement-organiseren.

3.2 Wat zijn de aanvraagtermijnen? Hoe hoger de categorie van het evenement, hoe meer voorbereiding en behandeltijd de aanvraag kost. De melding van een 0-evenement moet minimaal 3 weken voor het evenement bij de gemeente binnen zijn. De aanvraag van een A-evenement moet minimaal 4 weken voor het evenement binnen zijn. Voor B-evenementen geldt minimaal 12 weken en voor C-evenementen minimaal 16 weken.

3.3 Hoe ziet het vergunningsproces eruit? Nadat een aanvraag (A-, B- of C-evenement) binnenkomt, wordt deze ingedeeld in een bepaalde categorie. Dit gebeurt aan de hand van twee beoordelingen (risicoscan en beoordeling door de vergunningverleners), zoals uitgelegd in hoofdstuk 2.5.

3.3.1 Voor 0-evenementen Nadat een melding (0-evenement) is ingediend, wordt deze gepubliceerd in het gemeenteblad. Er wordt er een zaak aangemaakt in het zaaksysteem en het evenement wordt genoteerd op de evenementenkalender. Hierna wordt de melding toegewezen aan een vergunningverlener. Deze behandelt de melding inhoudelijk. De toestemming wordt verleend door het sturen van een brief aan de organisator. Daarin kunnen nog opmerkingen of voorschriften staan.

3.3.2 Voor A-evenementen Nadat een aanvraag voor een A-evenement is ingediend, wordt deze gepubliceerd in het gemeenteblad en het huis-aan-huisblad. De aanvraag ligt 14 dagen ter inzage op het gemeentehuis. Binnen deze termijn kan een zienswijze worden ingediend. Vervolgens wordt er een zaak aangemaakt in het zaaksysteem en het evenement wordt genoteerd op de evenementenkalender. Hierna wordt de aanvraag toegewezen aan een vergunningverlener. De vergunningverlener controleert of de indeling van het evenement in de A-categorie klopt. Mochten er onduidelijkheden zijn over de invulling van het evenement, dan kan de vergunningverlener aanvullende documenten opvragen. Bijvoorbeeld een routekaart bij een wandeltocht. Vervolgens beoordeelt de vergunningverlener de aanvraag inhoudelijk. Na de inhoudelijke beoordeling wordt gekeken of de vergunning verleend kan worden en onder welke voorschriften. De vergunning wordt opgesteld en (digitaal) verzonden. De verleende vergunning wordt gepubliceerd in het gemeenteblad en het huis-aan-huisblad.

7

Aanvraag komt binnen en wordt gepubliceerd.

Controle aanvraag. Eventueel verzoek aanvullende gegevens.

Verstrekking vergunning. Vergunning wordt gepubliceerd.

Tijdens evenement mogelijk toezicht en handhaving op voorschriften vergunning.

Inhoudelijke beoordeling aanvraag.

3.3.3 Voor B- en C-evenementen Nadat een aanvraag voor een B- of C-evenement is ingediend, wordt deze gepubliceerd in het gemeenteblad en het huis-aan-huisblad. De aanvraag ligt 14 dagen ter inzage op het gemeentehuis. Binnen deze termijn kan een zienswijze worden ingediend. Vervolgens wordt er een zaak aangemaakt in het zaaksysteem en het evenement wordt genoteerd op de evenementenkalender. Hierna wordt de aanvraag toegewezen aan een vergunningverlener. De vergunningverlener controleert of de indeling van het evenement in de B- of C-categorie klopt. Ook controleert de vergunningverlener de aanvraag op volledigheid. Bij een onvolledige aanvraag wordt de aanvrager om aanvullingen of aanpassingen gevraagd. Vervolgens beoordeelt de vergunningverlener de aanvraag inhoudelijk. De vergunningverleners organiseren een vooroverleg met de organisator wanneer zij dat nodig vinden of als de organisator hier belang bij heeft. B- en C-evenementen brengen meer risico’s voor de bezoekers met zich mee dan een A-evenement. Ook kunnen ze meer overlast met zich meebrengen voor de omgeving. Dat maakt ze complexer om te beoordelen. Daarom zijn de aanvraagtermijnen langer (12 weken bij B en 16 weken bij C). We vragen organisatoren van B- en C-evenementen voor 1 oktober bij de gemeente te melden welke evenementen zij het jaar erop willen organiseren.

Dit doen we om een gemeentelijke evenementenkalender op te kunnen stellen. Zie hierover paragraaf 3.5. Naast de langere aanvraagtermijnen moeten er bij B- en C-evenementen meer documenten aangeleverd worden. Dit is bij alle B- en C-evenementen een draaiboek. Hiervoor hanteert de gemeente een format. Met het format kan de organisator aan de hand van vaste punten het evenement omschrijven. Wanneer het volgens het Bgbop nodig is, moeten er ook tekeningen aangeleverd worden. Op die manier kan de brandveiligheid op een locatie beoordeeld worden. Dit is onder andere nodig als er een tijdelijk bouwwerk (zoals een feest- of circustent of tribune) geplaatst wordt of als een locatie in gebruik wordt genomen als verblijfsruimte met nachtverblijf aan meer dan 10 personen. De vergunningverlener vraagt dan om een detailtekening van het bouwwerk en een terreintekening. Op een terreintekening moet het gehele terrein inzichtelijk gemaakt worden. Waar staan bijvoorbeeld de tent, de toiletten en de snackwagens? Voor beide tekeningen heeft de gemeente een voorbeeldtekening gemaakt. Met deze voorbeelden helpen we de organisator op weg. Ook hebben we hierdoor als gemeente zelf invloed op de kwaliteit van de tekeningen. De vergunningverleners kunnen hierdoor de aanvraag beter en sneller beoordelen.

8

Het format draaiboek en voorbeelden van tekeningen zijn te vinden op de website www.t-diel.nl/evenement-organiseren.

Naast bovengenoemde documenten kunnen er eventueel meer stukken nodig zijn. Dit is ter beoordeling aan de vergunningverleners. Er zijn verschillende gradaties B-evenementen mogelijk. Zo kan een groter evenement met meer publiek een B-evenement zijn, maar een kleiner evenement met specifieke risico’s ook. Elk evenement is maatwerk. De vergunningverlener bepaalt daarom per aanvraag of er nog meer documenten nodig zijn. Zo kan er bijvoorbeeld een uitgebreider veiligheidsplan en/of beveiligingsplan nodig zijn wanneer er specifieke risico’s spelen en de specifieke inzet van beveiligers op die risico’s uitgewerkt moet worden. Er kan bijvoorbeeld een verkeersplan nodig zijn bij een evenement met een grote belasting voor de omgeving of wanneer de verkeerssituatie op een specifieke locatie hierom vraagt. Informatie over en voorbeelden van een veiligheidsplan en verkeersplan zijn bijvoorbeeld te vinden op www.evenementenhelpdesk.nl.

Nadat een aanvraag van een B- en C-evenement compleet is, wordt deze voor advies voorgelegd aan de politie en de VRF. De adviespartners geven niet alleen advies, maar delen (waar nodig) de informatie over een evenement ook met bijvoorbeeld de uitrukdienst, ambulancepost of ziekenhuis. Waar nodig vragen de vergunningverleners ook advies aan andere gemeentelijke afdelingen. Bijvoorbeeld wat betreft (brand)veiligheid of verkeer. Alle beoordeelde documenten (draaiboek, tekeningen en verdere documenten) worden van toepassing verklaard op de vergunning. De documenten maken dus deel uit van de vergunning.

9

Evenement voor 1 oktober aanmelden voor kalender via de mail.

Indien nodig advies/ overleg gemeentelijke afdelingen en/of externe adviespartners.

Evenementenkalender is intern afgestemd en vervolgens met adviespartners.

Verstrekking vergunning. Vergunning wordt gepubliceerd.

Vraag minimaal 12 weken (B) of 16 weken (C) voor evenement de vergunning aan.

Controle volledigheid. Eventueel verzoek aanvullende gegevens.

Aanvraag wordt gepubliceerd.

Inhoudelijke beoordeling aanvraag.

Als gemeente hiertoe besluit: schouw op evenemententerrein voor aanvang evenement.

Tijdens evenement mogelijk toezicht en handhaving op voorschriften vergunning.

Evaluatie indien nodig.

3.4 Wie zijn de externe adviespartners van de gemeente? De politie en de VRF (brandweer en GHOR) zijn de externe adviespartners van de gemeente. De vergunningverleners bespreken met deze partners regelmatig de aankomende evenementen. De gemeente is voorzitter van dit overleg. Het overleg is gericht op afstemming en inventarisatie van knelpunten en risico’s. Soms sluiten de adviespartners - als de gemeente dit nodig vindt - ook aan bij een (voor)overleg met de organisator. Bij B- en C-evenementen vraagt de gemeente advies aan de adviespartners. De gemeente (het bevoegd gezag; in dit geval de burgemeester) kan gemotiveerd afwijken van een verkregen maatwerkadvies van de adviespartners. Bij grote en complexe evenementen kan de gemeente een multidisciplinair veiligheidsadvies nodig vinden. Dit is een integraal advies vanuit de politie, brandweer, GHOR en de afdeling crisisbeheersing van de VRF. In die gevallen wordt op initiatief van de gemeente ook een multidisciplinair veiligheidsteam ingericht. Een dergelijk veiligheidsteam kan ook worden opgetuigd zonder dat er eerst een multidisciplinair veiligheidsadvies is geweest.

3.5 Gemeentelijke evenementenkalender De gemeente wil zicht hebben op de evenementen in het volgende jaar. Ook voor organisatoren, hulpdiensten en inwoners willen we dat er inzicht is in hoe het volgende evenementenjaar er (ongeveer) uit gaat zien. De gemeente verstuurt een e-mail aan de organisatoren van B- of C-evenementen om hen te vragen hun evenement aan te melden voor 1 oktober. Organisaties kunnen de data insturen als reactie op die e-mail. De evenementenkalender wordt als dynamisch document op de website van de gemeente geplaatst.

10

Verder geldt voor de gemeentelijke evenementenkalender: •

•

•

Door het dynamische karakter van de kalender kan deze tussentijds worden aangepast. Bij een aanmelding na 1 oktober wordt per geval getoetst of het evenement toch nog kan plaatsvinden op de gewenste datum en locatie. Dit hangt van meerdere factoren af. Past het bijvoorbeeld binnen de regels van dit evenementenbeleid? Past het wat betreft samenloop van evenementen in de gemeente en nabije omgeving? De aanmelding van een evenement op de kalender geeft niet direct garanties. De organisator moet de aanvraag vervolgens nog op tijd en volledig indienen. Hierna volgt het volledige vergunningstraject. De burgemeester heeft de bevoegdheid, als er aanleiding voor is, de vergunning niet te verlenen, in te trekken of te wijzigen. Bij een dubbele aanmelding voor (nagenoeg) dezelfde locatie en datum bekijkt de gemeente samen met de organisatoren of er een oplossing is. Lukt dit niet, dan besluit de burgemeester welk evenement voorrang heeft. In principe heeft een eerder gehouden evenement voorrang ten opzichte van een nieuw evenement. Hierin neemt de gemeente geen concurrentieoverwegingen van organisatoren mee. Om hierin te begeleiden is geen gemeentelijke taak.

Naast de gemeentelijke evenementenkalender bestaat er ook een regionale kalender van de VRF. Onze gemeentelijke kalender gebruiken we ook voor het vullen van de regionale kalender van de VRF. Daarmee vindt afstemming plaats over een samenloop van evenementen in de gehele regio, ook wat betreft de inzetbaarheid van de hulpdiensten.

3.6 Schouw Wanneer de gemeente het nodig vindt, komt er voor aanvang van een evenement een schouw. Dit houdt in dat de gemeente met de organisator het terrein en een eventuele tent, loods of tribune inspecteert. Om ter plekke (brand)veiligheidsrisico’s te constateren en te voorkomen. Daarnaast worden de vergunningsvoorschriften gecontroleerd. Schouwen gebeurt in de regel bij: • • • •

B- en C-evenementen waarbij een tijdelijk bouwwerk (bijvoorbeeld een tent) is geplaatst. B- en C-evenementen die nieuw zijn. B- of C-evenementen die erg veranderd zijn ten opzichte van vorige edities. B- of C-evenementen waarbij bijzonderheden speelden tijdens het aanvraagproces of tijdens een eerdere editie.

Het aantal controles op jaarbasis zoals vastgesteld in het geldende Uitvoeringsprogramma Toezicht en Handhaving is hierin leidend. Op A-evenementen wordt alleen geschouwd als daar specifieke aanleiding toe is. Dit is ter beoordeling aan de gemeente. De gemeente kan bij de schouw ook externe adviespartners uitnodigen. Bij gebreken of knelpunten wordt de organisator onmiddellijk geïnformeerd. De organisator moet dit vooraf aan het evenement oplossen. Werkt de organisator hier niet aan mee, dan kan de gemeente de middelen inzetten zoals vastgelegd in hoofdstuk 7.

3.7 Rechtsbescherming 3.7.1 Zienswijze Voorafgaand aan de verlening van een vergunning kan iedereen een zienswijze met betrekking tot de vergunning indienen bij de gemeente. Dit moet binnen 14 dagen na de datum van publiceren van de aanvraag. Een zienswijze kan zowel mondeling als schriftelijk. Het publiceren gebeurt in het gemeentelijke huis-aan-huis blad en op www.overheid.nl. De gemeente moet de zienswijze meenemen in haar beslissing op de aanvraag van de evenementenvergunning.

3.7.2 Bezwaar en beroep Binnen 6 weken na publicatie van het besluit kunnen aanvrager en belanghebbenden een bezwaarschrift indienen.

11

Wanneer we er als gemeente en bezwaarmaker onderling niet uit kunnen komen, wordt het bezwaar behandeld door een bezwarencommissie. Afhankelijk van de uitkomst wordt een besluit mogelijk heroverwogen. Dit besluit wordt dan ook weer vastgesteld en gepubliceerd. Tegen de beslissing van de bezwarencommissie is beroep bij de rechter mogelijk. Ook kan er een voorlopige voorziening gevraagd worden bij de rechtbank. Daarmee wordt een voorlopige beslissing van de rechter gevraagd. Er moet sprake zijn van een spoedeisend belang waardoor de uitkomst in de lopende procedure niet kan worden afgewacht.

3.7.3 Klachten Wanneer men een klacht heeft over een evenement kan deze ingediend worden bij de gemeente. Deze klacht komt dan terecht bij het team handhaving. Een gegronde klacht wordt vervolgens doorgegeven aan de vergunningverlener, die de klacht bij de evenementenvergunning in het dossier voegt. Bij een volgende aanvraag worden eventuele eerdere klachten meegenomen. Als er klachten bij andere afdelingen of bij de politie binnenkomen wordt de vergunningverlener geïnformeerd.

3.8 Kan een vergunning geweigerd of ingetrokken worden? Een weigering kan op grond van de APV van de gemeente Tytsjerksteradiel: • • • • • •

In het belang van het voorkomen of beperken van overlast. De openbare orde en veiligheid. De gezondheid of zedelijkheid. De bescherming van het woon- en leefmilieu. De verkeersveiligheid en veiligheid van personen en goederen. Het karakter van de locatie.

Ook als de organisator afwijkt van verstrekte gegevens of er in strijd wordt gehandeld met de voorschriften, kan de burgemeester een evenementenvergunning alsnog weigeren of intrekken.

3.9 Evaluatie van het evenement De gemeente organiseert een evaluatie met de organisator wanneer de gemeente dit nodig vindt. Om te bespreken hoe het aanvraagproces en het evenement zijn verlopen. Dit gebeurt in de regel bij: • • •

B- en C-evenementen die nieuw zijn. B- of C-evenementen die erg veranderd zijn ten opzichte van vorige edities. B- en C-evenementen waarbij bijzonderheden speelden.

De adviespartners kunnen op initiatief van de gemeente bij de evaluatie uitgenodigd worden. Tijdens de evaluatie worden verbeterpunten vastgelegd en met elkaar gedeeld. Dit verbetert de professionaliteit van zowel de gemeente, de organisatoren en de adviespartners. A-evenementen worden alleen geëvalueerd als daar specifieke aanleiding toe is. Dit is ter beoordeling aan de gemeente.

12

Hoofdstuk 4 Voorschriften van de vergunning Aan een evenementenvergunning zijn voorschriften verbonden. De voorschriften zijn gesteld op basis van de APV (openbare orde en veiligheid, volksgezondheid, milieubescherming). Daarnaast op basis van het evenementenbeleid, waarin we kaders en uitgangspunten opnemen. Deze punten komen in dit hoofdstuk aan bod.

4.1 Openbare orde en veiligheid Een belangrijk uitgangspunt van de gemeente is het waarborgen van de openbare orde en veiligheid bij evenementen. De burgemeester is bevoegd voor de handhaving van de openbare orde en veiligheid. Daarnaast ook voor het toezicht op locaties waar evenementen plaatsvinden. Deze bevoegdheden heeft de burgemeester op grond van de Gemeentewet. De organisator is zelf verantwoordelijk voor een veilig verloop van het evenement. Dit houdt in dat een organisator moet zorgen dat het terrein goed bereikbaar is voor bezoekers en ook voor hulpdiensten. Organisatoren moeten rekening houden met een heel aantal zaken. Bijvoorbeeld crowd management, beveiliging, brandveiligheid, verkeer, veiligheidsscenario’s en geneeskundige inzet. Bij een B- of Cevenement moet de organisator al dit soort onderdelen uitwerken in het draaiboek. Of - indien nodig in een veiligheidsplan, beveiligingsplan en/of verkeersplan (zie hiervoor paragraaf 3.3.3). De gemeente heeft formats of voorbeelden beschikbaar op www.tdiel.nl/evenement-organiseren, bijvoorbeeld van een draaiboek en tekeningen. Organisatoren kunnen hiervan gebruikmaken.

4.1.1 Crowd management Crowd management hoort bij de voorbereiding van een groot publieksevenement. Het richt zich erop grote groepen mensen in goede banen te leiden en de orde te kunnen handhaven. Denk hierbij aan doorstroming, vluchtwegen, afzettingen en bewegwijzering. De organisator moet dit toelichten in het draaiboek en dit kan aan de hand van het DIM-ICE model: Normal / Emergency

Design → inrichting terrein, aantal

Ingress →

Toegang(controle), toeloop, vervoer, routes

Circulation →

Locaties en routing tijdens het evenement

Egress → Uitloop,

muziek om x tijd uit, bar om x tijd dicht, routes, vervoer

mensen per m2, nooduitgangen Information →

informatieverschaffing op social media, bebording, programma, huisregels, plattegronden Management → wie doet wat,

bemensing (beveiligers), camera’s, verbindingen

13

4.1.2 Beveiliging De organisator moet ervoor zorgen dat op en rond het evenemententerrein de openbare orde en veiligheid bewaakt wordt. Om dit te kunnen doen is toezicht nodig. Dit kan bijvoorbeeld door de inzet van gastheren of -vrouwen of toezichthouders namens de organisatie. In andere gevallen is de inzet van gecertificeerde beveiligers (via een beveiligingsbedrijf) nodig. De organisator moet het onderdeel beveiliging uitwerken in het draaiboek. Of er gecertificeerde beveiligers nodig zijn, toezichthouders, of een mix daarvan is naar het oordeel van de gemeente. Dit kan per soort evenement verschillen. Hetzelfde geldt voor de hoeveelheid beveiligers. We hanteren als richtlijn 1 beveiliger op 250 bezoekers. Het exacte aantal hangt van verschillende factoren af, zoals het type evenement, het soort publiek en de locatie.

Voorbeeld 1: bij een dorpsfeest waar weinig bezoekers van elders komen en het publiek dus voornamelijk bestaat uit eigen inwoners van het dorp, kan de organisatie vrijwilligers inzetten als beveiliging. Het is verstandig om de vrijwilligers aan te laten sturen door een gecertificeerde beveiliger. Voorbeeld 2: bij een commercieel tentfeest, zoals een Oktoberfest of Hollandse avond met optredens van bekende artiesten, waar veel bezoekers worden verwacht en er een verhoogde kans op incidenten is, zet de organisatie gecertificeerde beveiligers in. De gemeente bepaalt het aantal in te zetten beveiligers en vraagt zo nodig advies op bij de politie.

4.1.3 Brandveiligheid De organisator is verantwoordelijk voor de brandveiligheid op een evenement. In het draaiboek moet duidelijk gemaakt worden hoe de organisator dit uitvoert. Er gelden landelijke regels om de brandveiligheid op plaatsen als evenemententerreinen te regelen. Ditzelfde geldt voor het plaatsen van tijdelijke objecten, zoals feesttenten of bakkramen. Al deze regels staan in het Besluit brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen (Bgbop). Deze landelijke regels worden van toepassing verklaard op de evenementenvergunning. Organisatoren moeten zich hieraan houden. Er kunnen daarnaast nog aanvullende voorschriften in de vergunning gelden. Bijvoorbeeld na intern advies van de medewerker brandveiligheid of extern advies van de VRF (brandweer).

4.1.4 Verkeersveiligheid, parkeren en calamiteitenroutes Met betrekking tot verkeer en parkeren kunnen er verschillende dingen spelen op en rond een evenemententerrein. Denk aan verkeers- en parkeerproblemen, de verkeersdoorstroom die wordt belemmerd of het afsluiten van wegen. De organisator is verplicht de bereikbaarheid voor bezoekers en voor hulpdiensten te waarborgen. Dit geldt ook voor het voorkomen van verkeersonveilige situaties en het creëren van voldoende parkeergelegenheid. Voor de bereikbaarheid van het terrein en ook van omliggende gebouwen is een calamiteitenroute van groot belang. Een calamiteitenroute en vrije doorgang naar en op het terrein zijn aan regels gebonden. Denk aan een minimumaantal meters vrije doorgang. Deze regels staan in het Bgbop en in het Bouwbesluit 2012 en zijn van toepassing op de evenementenvergunning. Hoe de organisator al deze zaken regelt, moet uitgewerkt worden in het draaiboek en eventuele tekeningen. Voor evenementen waarbij een behoorlijke toestroom van verkeer wordt verwacht, of op bepaalde locaties, zijn verkeersregelaars en/of parkeerwachten nodig. Verkeersregelaars kunnen ook nodig zijn als tijdens een evenement op straat wegen afgesloten worden.

14

In elk geval wanneer hierdoor het reguliere doorgaande verkeer wordt gehinderd. De verkeersregelaars bij evenementen moeten aan bepaalde regels voldoen. Zo moeten zij onder andere een online instructie volgen en worden zij aangesteld door de burgemeester. De verkeersregelaars mogen uitsluitend optreden wanneer ze gekleed zijn in een hesje welke voldoet aan de nieuwe wettelijke eisen. Informatie over het inzetten van verkeersregelaars is te vinden op de website van de gemeente. Ook de ‘Brochure verkeersregelaars bij evenementen’ is hier te vinden: www.t-diel.nl/verkeersregelaars

4.1.5 Veiligheidsscenario’s Hoe handelt de organisator bij een ordeverstoring, paniek in de menigte, een ongeval of extreme weersomstandigheden? Hoe handelt de organisator bij een ontruiming? Het is belangrijk dat de organisator dit soort scenario’s uitwerkt in het draaiboek. Met daarbij een vermelding van de onderlinge taakverdeling, hoe organisatieleden met elkaar communiceren en wie van de organisatie (eind)beslissingen neemt. Dit zijn zaken waar de organisator van tevoren goed over na moet denken. Ook is het van belang om vooraf de scenario’s duidelijk te communiceren met de andere organisatieleden, vrijwilligers of beveiligers. Op die manier weet iedereen wat de bedoeling is als er iets gebeurt.

4.1.6 Geneeskundige inzet In het draaiboek werkt de organisator uit op welke manier de geneeskundige inzet tijdens het evenement wordt geregeld. Denk hierbij aan bereikbaarheid en doorrijdbaarheid van en rondom de locatie, EHBO tijdens het evenement, de locatie en inrichting van de EHBO-post(en) en welke gezondheidskundige maatregelen er worden getroffen om risico’s te verkleinen. De GHOR bekijkt wat er bij een specifiek evenement kan misgaan op het gebied van publieke gezondheid en veiligheid. Hiervoor maakt de GHOR gebruik van verzwarende factoren, bijvoorbeeld alcohol- en/of middelengebruik, hygiëne - en sanitaire voorzieningen, bereikbaarheid en eventuele verstoring van de reguliere zorg. De gemeente en de GHOR kunnen in samenwerking bepalen op welke manier deze risico’s beperkt kunnen worden door de organisator. De GHOR geeft voor evenementen een standaard advies of een maatwerkadvies af. Dit blijkt uit de Handreiking voor Publieke Gezondheid en Veiligheid bij evenementen van de VRF. Het standaard advies is ook te vinden in deze handreiking.

Het standaard advies is voor veel evenementen voldoende. Het is van toepassing op evenementen zonder specifieke geneeskundige en gezondheidskundige risicofactoren. Als er wel specifieke geneeskundige - en gezondheidsrisico's zijn bij B- en C-evenementen8, dan vraagt de gemeente de GHOR om een maatwerkadvies. De GHOR doet dan een risicoanalyse. Vervolgens brengt de GHOR de benodigde experts samen om tot een juist advies te komen.

Om een voorbeeld te noemen: voor het aantal EHBO’ers op een evenement is de richtlijn één EHBO’er op 1.000 bezoekers, met een minimum van twee EHBO’ers. Dit aantal kan afwijken na een maatwerkadvies van de GHOR. Het aantal hangt namelijk af van het type evenement, het soort 8