Bijlage Jaarstukken 2023 Noaberkracht.pdf

29

6. Programma Organisatieontwikkeling Inleiding Veranderingen in de samenleving, en nieuwe wet- en regelgeving, dwingen af dat Noaberkracht zich als ambtelijke organisatie continue ontwikkelt. Op dit moment komt Noaberkracht op een punt dat investeringen noodzakelijk zijn voor behoud van kwaliteit en toekomstbestendigheid. Naast de ambities van beide gemeentebesturen voor de samenleving, is het dus ook noodzaak te investeren in de ambtelijke organisatie.

Trend 1 Democratische vernieuwing en Samenlevingsgericht werken In Nederland en dus ook Dinkelland en Tubbergen, willen inwoners hun stem niet slechts eens in de vier jaar laten horen door te stemmen op politici, die hen representeren in besluitvorming. Zij willen meedoen. We zien de groei van de participatieve democratie, naast de traditionele representatieve democratie. We zijn op zoek naar nieuwe manieren van besluitvorming en een passende machtsverdeling tussen overheid en inwoner. In een tijd waarin het vertrouwen in de overheid daalt. De relatie van wederzijds vertrouwen tussen overheid en inwoners, is cruciaal voor een goed functionerende rechtsstaat. We zullen werk moeten blijven maken van democratische vernieuwing, en investeren in een goed contact met onze inwoners. Daarom hanteren de besturen van Dinkelland en Tubbergen de bestuursstijl: Samenlevingsgericht werken.

Trend 2 Digitalisering Afgedwongen door nieuwe wetten als de Omgevingswet en Wet Open Overheid, zal Noaberkracht haar dienstverlening digitaal moeten gaan aanbieden. Inwoners krijgen het recht op digitale dienstverlening. Tegelijkertijd willen we als overheid dicht bij mensen staan, en de menselijke maat kunnen blijven hanteren. De vraag is hoe Noaberkracht haar dienstverlening zowel digitaal als vanuit warm contact met inwoners vorm kan geven.

Trend 3 Veranderende Arbeidsmarkt In 2020 heeft de VNG een personeelsmonitor uitgevoerd. Hierin staat dat de krapte op de arbeidsmarkt voor gemeenten de komende jaren een fors risico met zich meebrengt. Onderbezetting kan ernstige consequenties hebben voor cruciale werkprocessen en de uitvoering van politieke ambities, met gevolgen voor de stabiliteit en betrouwbaarheid van de overheid. Het is voor Noaberkracht van belang de juiste medewerkers te vinden en medewerkers aan ons te blijven binden als aantrekkelijke werkgever.

Trend 4 Van organisatie naar organiseren Al het werk lokaal organiseren vanuit een gemeentehuis, kan niet meer. Er wordt meer en meer gewerkt in netwerken, waarin inwoners, partners, ondernemers en ambtenaren samen werken aan maatschappelijke vraagstukken. Deze vraagstukken spelen op verschillende schalen, van dorpskern tot regio. Dichtbij inwoners en partners staan, vraagt van Noaberkracht zich te ontwikkelen naar een organisatie die zich op meerdere schalen, netwerkgericht weet te organiseren. Dit heeft impact op de inrichting van werkprocessen, de besturing en aansturing van het netwerk, en vraagt veel van de zelfstandigheid en flexibiliteit van de ambtenaar.

30

6.1 Actielijn 1 Communicatie & Samenlevingsgericht werken Communicatie & Samenlevingsgericht werken Als overheid voeren we wettelijke taken uit, maken we beleid en nemen we besluiten. We willen onze inwoners hier op een goede manier bij betrekken en over informeren. Hoe geven we op een goede manier het contact met de inwoner vorm? Hoe werken we samen aan beleidsvorming, informeren we over besluiten, en werken we samen in participatie processen? En, mocht het in de communicatie niet lekker lopen: hoe gaan we om met conflicten, agressie, klachten, bezwaar en beroep? Samenlevingsgericht werken, vraagt naast tijd van alle ambtenaren, ook vaardigheden. Bijvoorbeeld ten aanzien van communicatie, participatie, polarisatie, democratische vernieuwing en omgaan met conflicten. Daarin willen we investeren. Team Communicatie & Team Samenlevingsgericht werken, en team Mediation en conflictbemiddeling, groeien toe naar een coachende en adviserende rol naar alle ambtenaren.

Wat wilden we bereiken? In 2021 en 2022 is door gesprekken met alle ambtenaren opgehaald wat zij belangrijk vinden waar het gaat om Samenlevingsgericht werken. Binnen actielijn 1 geven we daarop een vervolg. We willen de volgende doelstellingen bereiken: Samenlevingsgericht werken kent een duidelijk kader Het is duidelijk wat Samenlevingsgericht werken betekent. Zowel voor medewerkers die in dienst zijn, als medewerker die in dienst (willen) komen. We maken een kernboodschap. Deze kernboodschap laden we consequent in de organisatie, als basisprincipe voor het handelen van alle ambtenaren. Dat geeft richting, biedt houvast, maar moet ook ruimte bieden voor eigen invulling. Samenlevingsgericht werken is intern goed georganiseerd Belangrijke kennis en vaardigheden voor ambtenaren om Samenlevingsgericht te werken zijn participatie, communicatie, democratische vernieuwing en omgaan met conflicten en polarisatie. In de teams bedrijfsvoering werken medewerkers met specialistische kennis op deze gebieden. Deze specialisten krijgen de opdracht hun kennis up to date te houden en continue te ontsluiten naar de afdelingen Openbare ruimte, Sociaal Domein, Fysieke Leefomgeving en Publieke Dienstverlening. Hoe Samenlevingsgericht te werken is niet op iedere afdeling en dus bij iedere ambtenaar hetzelfde. We ontwikkelen een werkwijze passend bij de context.

Zo generiek mogelijk, specifiek waar nodig. De specialisten Samenlevingsgericht werken vanuit bedrijfsvoering en de aandachtsfunctionarissen Samenlevingsgericht werken van de afdelingen trekken hierin samen op. De ambtelijke organisatie staat dichtbij inwoners Samenlevingsgericht werken vormt als bestuursstijl van de beide gemeentebesturen de basis voor het handelen van ambtenaren. Dat betekent iets voor elke ambtenaar. Samenlevingsgericht werken vormt dan ook dé basis voor houding en gedrag van de ambtenaar van de toekomst (actielijn 5). De gemeentebesturen hebben er voor gekozen in aanvulling op het werk van alle ambtenaren nóg meer dichtbij de samenleving te staan door per kern een buurtman of buurtvrouw aan te stellen. De buurtmannen en buurtvrouwen zijn ambtenaren die 8 uur per week deze rol uitvoeren. Zij zijn bekende gezichten van een kern en verbinden inwoners met de ambtelijke organisatie. Ze zijn geen inhoudelijk experts, maar kunnen vragen van inwoners toeleiden naar de juiste ambtenaren voor een antwoord. Doordat zij weten wat er speelt in de kernen, denken ze met inwoners mee en acteren ze tussen de verschillende belangen van inwoners en de geldende kaders en ambities van de gemeenten. Zij zijn een belangrijk onderdeel van de processen Mijn Dorp/ Mijn Dinkelland.

Er wordt blijvend geïnvesteerd in de rol van buurtman en buurtvrouw, zodat de rol goed en eenduidig kan worden ingevuld. Bestuur en ambtenaren werken samen voor de samenleving Samenlevingsgericht werken vraagt goed bestuurlijk ambtelijk samenspel. We werken aan een gedeeld beeld bij de betekenis van Samenlevingsgericht werken voor de houding van en samenspel tussen bestuurders en ambtenaren.

31

Wat hebben we gerealiseerd? Er

zijn

een

aantal

resultaten

concreet

bereikt.

Onderstaand

een

overzicht:

Samenlevingsgericht werken kent een duidelijk kader •

De kernboodschap Samenlevingsgericht werken is vastgesteld, inclusief een vertaling naar een medewerkersprofiel.

•

De kernboodschap is verankerd in bestaande communicatie middelen, zoals de Noaberkracht website en vacatureteksten. Samen met medewerkers is beoordeeld op welke wijze de kernboodschap zowel binnen als buiten de organisatie geïntroduceerd kan worden, aangevuld op de huidige communicatiestijl.

•

Op onderdelen is Direct Duidelijk geborgd in de organisatie (bijv. taalcoaches, training, aanpassingen zaaksysteem). Voor meer eenduidigheid in de organisatie en structurele borging is doorontwikkeling nodig. Dit vindt in 2024 o.a. plaats in coaching/begeleiding per team.

•

Het participatiebeleid is in beide gemeente vastgesteld.

Samenlevingsgericht werken is goed georganiseerd Er zijn in juni/juli zowel een coach als een adviseur samenlevingsgericht werken gestart. De vacature voor een tweede coach Samenlevingsgericht werken is ingevuld met externe capaciteit die ook kennis overdraagt aan het team. Dit budget is in 2023 ingezet voor o.a. de pilot bij openbare ruimte (opzetten van een instrumentenkoffer voor samenlevingsgericht werken). Het nieuwe team samenlevingsgericht werken is geformeerd. Het team werd begeleid door een coach om te komen tot een duidelijk kader en een duidelijke opdracht. De opdracht en de inzet van het team Samenlevingsgericht werken is aangescherpt en geeft focus op hun inzet in 2024 en verder. De ambtelijke organisatie staat dichtbij inwoners De werkwijze met buurtmannen en buurtvrouwen wordt voortgezet. De buurtmannen en vrouwen worden vanuit team Samenlevingsgericht werken begeleidt, gecoacht en ondersteund. Dit is structureel geborgd voor de toekomst. Specifieke inzet op afdeling Openbare Ruimte In 2023 is bij organisatieonderdeel Openbare Ruimte een routekaart en een herkenbare eenduidige aanpak (met instrumentenkoffer) voor samenlevingsgericht werken bij (civiele) projecten in de openbare ruimte gerealiseerd. Deze is in concept afgerond en wordt in het 1e kwartaal van 2024 opgeleverd. Ook is er gestart met team IBOR rondom het planmatig onderhoud.

Ook hier wordt een eenduidige aanpak ontwikkeld met bijhorende instrumenten om samenlevingsgericht goed te integreren en te borgen in het dagelijkse werk.

Wat heeft het gekost? Budget voor 2023 uit het college-/coalitieakkoord

€240.000

Ingezet: Extra formatie team Communicatie & Samenlevingsgericht werken (1 Fte)

€80.000

Extra formatie voor de functie coach Samenlevingsgericht werken, totaal 2 Fte

€145.000

Totaal

€225.000

32

Resterend: Structureel budget voor Mediation, conflictbemiddeling, klachtbehandeling, bezwaar en beroep tbv inhuur bij piekmomenten

€15.000

6.2 Actielijn 2 Betrouwbare, transparante en open overheid Betrouwbare, transparante en open overheid Afgedwongen door wet- en regelgeving komen er steeds meer en strengere eisen aan een betrouwbare, transparante en open overheid. Wat is ervoor nodig duurzaam te blijven voldoen aan de Gedragscode openbaar bestuur? Hoe implementeren we wetgeving, zoals de Wet open overheid?

Wat wilden we bereiken? Informatieveiligheid Met de toenemende digitalisering neemt het belang van informatiebeveiliging ook toe. Zaken als het koppelen en integreren van systemen, (keten)samenwerkingen en het toenemend gebruik van internet zorgen daarbij voor grotere complexiteit, afhankelijkheden en kwetsbaarheden. Ook zien we een toename van externe dreigingen zoals cyberaanvallen en ransomware. Informatiebeveiliging heeft als doel te voorkomen dat er ongewenste dingen gebeuren met de bedrijfsinformatie, en het beperken van de gevolgen mocht er toch iets misgaan. Oftewel: het waarborgen van de beschikbaarheid, exclusiviteit, integriteit en controleerbaarheid van alle vormen van informatie binnen onze organisatie. De komende jaren zijn diverse acties en maatregelen nodig en zal er blijvend moeten worden geïnvesteerd in informatieveiligheid. Dit betekent naast technische maatregelen zoals het uitvoeren van pentests, een extra inzet van personeel en een uitbreiding van budget voor audits en de ENSIA-verantwoording, externe assessments, bewustwordingscampagnes, crisisoefeningen enz. Al met al een structurele extra kostenpost van € 140.000.

Rechtmatigheidsverantwoording Door een wijziging in de gemeentewet zal directie van Noaberkracht vanaf boekjaar 2023 een rechtmatigheidsverantwoording afgeven in de jaarrekening 2023, die in het voorjaar 2024 aan het bestuur ter vaststelling zal worden aangeboden. Momenteel verstrekt de externe accountant een controleverklaring met een oordeel inzake de getrouwheid en rechtmatigheid bij de jaarrekening van de gemeente. De externe accountant zal vanaf boekjaar 2023 alleen nog een controleverklaring afgeven met een oordeel inzake de getrouwheid van de jaarrekening (inclusief de rechtmatigheidsverantwoording door de directie die in de jaarrekening 2023 wordt opgenomen). Voor de rechtmatigheidsverantwoording van de directie dient het bestuur de verantwoordingsgrens vast te stellen. Deze is bepaald op 3% (= wettelijk maximum). Door het uitvoeren van interne audits wordt de directie in de gelegenheid gesteld om een rechtmatigheidsverantwoording te kunnen afgeven. In de begroting 2022 van de beide gemeenten is destijds al extra geld beschikbaar gesteld voor het versterken van de auditfunctie. Integriteit Integriteit is een even belangrijk als toch beladen thema binnen iedere organisatie. Want, om met Ien Dales te spreken: “een beetje integer kan niet”. In deze ene korte zin zitten veel boodschappen verborgen.

Want wat is integriteit? En wat maakt dat je het wel of niet bent? En wat voor de een integer is, is dat voor de ander niet. Het begrip alleen al is moreel voor veel uitleg vatbaar, laat staan de kwesties in onze dagelijkse praktijk.

33

Ambtenaren moeten professioneel en integer handelen. Ze mogen niet frauderen, zich laten omkopen of vertrouwelijke informatie lekken. Daarom zijn sinds de invoering van de WNRA in de Ambtenarenwet een aantal verplichtingen opgenomen waaraan overheidswerkgevers moeten voldoen. Wet Open Overheid (Woo) Per 1 mei 2022 is de Woo van kracht. De Woo heeft als doel om overheden en semioverheden transparanter te maken, zodat het belang van openbaarheid van publieke informatie voor de democratische rechtsstaat, de burger, het bestuur en de economische ontwikkeling beter gediend kan worden. De Woo kenmerkt zich daarom door een drietal belangrijke pijlers, te weten: •

een actieve openbaarmakingsplicht voor elf (11) categorieën documenten;

•

een inspanningsverplichting tot openbaarmaking voor andere documenten dan de elf categorieën;

•

de passieve openbaarmaking (openbaarmaking op verzoek).

Naast het actief openbaar maken, bevat de Woo een duidelijke andere component; het op orde brengen van de informatiehuishouding en het duurzaam toegankelijk maken van digitale overheidsinformatie. Het tweede component sluit aan bij de Archiefwet 1995, waarin opgenomen is dat overheden verplicht zijn om de onder hen berustende bescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren. De Woo introduceert een meerjarenplan en bepaalt dat overheden met behulp van een meerjarenplan hun overheidsinformatiehuishouding op orde brengen. Daarnaast introduceert de Woo de verplichting om één of meer Woo-contactpersonen per organisatie aan te wijzen. Deze functionaris informeert burgers over de beschikbaarheid van informatie. Via de meicirculaire 2021 heeft het Rijk geld beschikbaar gesteld voor de implementatie van de Woo.

Wat hebben we gerealiseerd? Informatieveiligheid •

Door het vaststellen van een nieuw strategisch informatiebeveiligingsbeleid is een start gemaakt met een algehele periodieke herijking van het informatiebeveiligingsbeleid. Om de implementatie ervan gefaseerd ter hand te gaan nemen wordt nu een beveiligingsplan opgesteld. De prioritering van uitvoering is op basis van risico’s en het voldoen aan wettelijke verplichtingen.

•

Met een bewustwordingscampagne, die het gehele jaar doorloopt, worden informatiebeveiliging en privacy bij de medewerkers onder de aandacht gebracht. De campagne wordt uitgebreid met een module over artificial intelligence (AI) .

•

De ENSIA verantwoording is met goed gevolg afgerond. Er is een start gemaakt met de verantwoording van het nieuwe jaar.

•

Door het treffen van maatregelen is de fysieke beveiliging van burgerzaken in Tubbergen verbeterd. Inmiddels is een rondgang door alle panden uitgevoerd om de fysieke beveiliging te beoordelen en waar nodig te verbeteren. Hiermee wordt uitvoering gegeven aan het vastgestelde beleid voor fysieke beveiliging.

•

De formatie voor informatieveiligheid is uitgebreid met een privacy officer en een security officer

•

De uitgevoerde (verplichte) externe Wpg-audit heeft geleid tot een aantal bevindingen. Voor het herstel hiervan is een plan van aanpak opgesteld en inmiddels in uitvoering genomen.

Rechtmatigheidsverantwoording Hiervoor wordt verwezen naar de paragraaf Bedrijfsvoering rechtmatigheidsverantwoording die is opgenomen in de jaarrekening.

in

hoofdstuk

7

en

de

34

Integriteit Voor 2023 stonden de volgende onderwerpen op de agenda op het gebied van integriteit: 1. Opstellen van een gedagscode voor de medewerkers van Noaberkracht 2. Opstellen van een regeling “gebruik social media” 3. Aanscherpen werving en selectie van kwetsbare functies waarbij afstemming wordt gezocht met de aanbevelingen uit de weerbaarheidscan en ondermijning Het beleid voor het gebruik van Instant Messaging diensten (zoals whatsapp) is inmiddels gereed en door het bestuur vastgesteld. In 2023 is een start gemaakt met het opstellen van een gedragscode voor de medewerkers van Noaberkracht. Deze wordt naar verwachting in het 2e kwartaal 2024 door het bestuur vastgesteld. Daarnaast is in het eerste kwartaal van 2023 in de organisatie opnieuw aandacht besteed aan het melden van nevenfuncties. Wet Open Overheid (Woo) Hiervoor wordt verwezen naar de separate paragraaf Wet Open Overheid in hoofdstuk 7.

Wat heeft het gekost?

Budget voor 2023 uit het college-/coalitieakkoord

€140.000

Ingezet: Informatieveiligheid 1 fte

€110.000

Totaal

€110.000

Resterend: Werkbudget betrouwbare, transparante en open overheid

€30.000

6.3 Actielijn 3 De veilige gemeente De veilige gemeente Actielijn 3 (De Veilige Gemeente) heeft als doelstelling om de interne veiligheid te waarborgen. Thema's die aandacht behoeven zijn: •

Fysieke veiligheid

•

Integriteit

•

Bewustwording van signalen ondermijning

•

Inclusieve organisatie

35

Wat wilden we bereiken? Uiteraard willen we dat iedereen zich veilig voelt in onze gemeente; zowel de inwoners als ook de medewerkers van Noaberkracht. Naast de thema’s waar onze teams Veiligheid, Toezicht en Handhaving zich mee bezighouden, om hun aandeel te leveren aan een veilige gemeente, willen we ons ook als organisatie door blijven ontwikkelen om deze veiligheid intern zoveel mogelijk te kunnen garanderen. Daarnaast willen we een inclusieve gemeente zijn, waarbij we elkaars verschillen respecteren. Ook dit geldt zowel intern, als ook extern (denk bijvoorbeeld aan onze nieuwe inwoners). Als we het hebben over veiligheid dan hebben we het natuurlijk ook over integriteit; ook hier willen we bewust mee omgaan. Tot slot is ons doel dat alle medewerkers signalen van ondermijning gaan herkennen, zodat wij ook op die manier voor een veilig leefklimaat binnen onze gemeente kunnen zorgen.

Wat hebben we gerealiseerd? Veiligheid werkplekken De aanbevelingen van de risico analyse zijn opgevolgd: •

Waardedocumenten kunnen veilig worden opgeslagen

•

Procedures zijn aangescherpt en worden opgevolgd

•

Werkplekken zijn veilig ingericht

•

Er zijn alarmknoppen geplaatst en opvolging is gewaarborgd

•

Tevens zijn er mobiele alarmknoppen aangeschaft voor risicovolle gesprekken

Weerbaarheid Alle teams die in direct contact staan met de inwoners en bloot staan aan agressie (fysiek en verbaal) hebben de basistraining weerbaarheid gevolgd. Elk team neemt jaarlijks deel aan de opvolging van de basistraining. Aanpak ondermijning 4-wekelijks vindt er een integrale bijeenkomst over ondermijning plaats, met als doel: bewustwording en herkenning. De deelnemers aan dit overleg zijn afkomstig uit verschillende organisatieonderdelen van Noaberkracht. Verder nemen de gemeenten Dinkelland en Tubbergen 2-wekelijks deel aan het regionale ondermijningscentrum en organiseren we bijeenkomsten voor interne en externe doelgroepen om de bewustwording over ondermijnenende activiteiten te vergroten. Integriteit Er is een projectgroep integriteit in het leven geroepen die het eerste doel nagenoeg heeft opgeleverd: een gedragscode. Andere thema's die onder integriteit vallen worden in volgende fases opgeleverd . Inclusieve gemeente Dit onderwerp wordt in 2024 opgestart en uitgewerkt.

Wat heeft het gekost? Budget voor 2023 uit het college-/coalitieakkoord Waarbij de financiële dekking gehaald is uit: Scholing en opleiding: Opleidingsbudget Arbo coördinator: Actielijn 5, Ambtenaar van de toekomst

€0

36

Gevolgd zal moeten worden of de bestaande budgetten toereikend zijn, mocht er nog geïnvesteerd moeten worden in vraagstukken.

6.4 Actielijn 4 Digitale dienstverlening Digitale dienstverlening Afgedwongen door nieuwe wetten als de Omgevingswet en Wet Open Overheid, zal Noaberkracht haar dienstverlening digitaal moeten gaan aanbieden. Inwoners krijgen het recht op digitale dienstverlening. Tegelijkertijd willen we als overheid dicht bij mensen staan, en de menselijke maat kunnen blijven hanteren. De vraag voor de komende periode is te komen tot een visie, strategie en procesontwerp hoe Noaberkracht haar dienstverlening zowel digitaal als vanuit warm contact met inwoners vorm kan geven.

Wat wilden we bereiken? In 2023 is een concept Visie op Digitale Dienstverlening opgesteld met als belangrijkste uitgangspunt “Digitaal waar mogelijk, fysiek waar nodig”. In de visie is vastgelegd waaraan de (digitale) dienstverlening moet voldoen en in welke mate digitale dienstverlening of dienstverlening in warm contact wordt toegepast. De dienstverlening moet veilig, begrijpelijk en toegankelijk zijn. Daarbij moet ook de backoffice op orde zijn, zodat we zaken digitaal kunnen verwerken in onze vakapplicaties. Een goede integratie zorgt voor minder handwerk en efficiënte processen voor zowel medewerker als inwoner of ondernemer. De visie hangt nauw samen met de Visie op dienstverlening. Beide visies moeten nog formeel worden vastgesteld.

Wat hebben we gerealiseerd? De visie op digitale dienstverlening is in concept gereed. De visie is inmiddels uitgewerkt in een aantal veranderopgaven, waarin begin 2024 nog een prioritering moet worden aangebracht. Deze prioritering wordt opgenomen in de uitvoeringsagenda. Omdat de ontwikkelingen niet stil staan, is separaat hard gewerkt om aan alle digitale vereisten van o.a. de nieuwe Omgevingswet en de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (Wmebv) te voldoen. Ook voor enkele andere digitale processen en producten zijn in 2023 verbeteringen doorgevoerd.

Wat heeft het gekost? Budget voor 2023 uit het college-/coalitieakkoord

€ 50.000 incidenteel

Resterend: Vormen/implementatie van visie en strategie en tot stand brengen procesontwerp rond Digitale dienstverlening.

€ 50.000

37

6.5 Actielijn 5 Ambtenaar van de toekomst Ambtenaar van de toekomst De ambtenaar van de toekomst werkt Samenlevingsgericht, vanuit vakmanschap, kennis, talent en interesse. De ambtenaar van de toekomst houdt trends, ontwikkelingen en het eigen vakmanschap continue bij, en neemt verantwoordelijkheid voor het eigen functioneren. De ambtenaar van de toekomst werkt zelfstandig in netwerken én in de samenleving. Kern voor de ambtenaar van de toekomst is werken vanuit eigenaarschap, een “ja, mits” houding, integraliteit en Samenlevingsgericht. Daarbij heeft de ambtenaar goed gevoel voor het bestuurlijk-ambtelijk samenspel. Naast investeren in de houding en het vakmanschap van onze ambtenaren, staat wellicht nog meer centraal de vraag hoe we de juiste mensen werven, en duurzaam aan ons blijven binden als goed werkgever. Krapte op de arbeidsmarkt brengt voor gemeenten de komende jaren een fors risico met zich mee. Onderbezetting kan ernstige consequenties hebben voor cruciale werkprocessen, en het uitvoering geven aan politieke ambities, met gevolgen voor de stabiliteit en betrouwbaarheid van de overheid. De komende jaren werken we aan het ontwikkelen, vinden, binden en boeien van de ambtenaar van de toekomst, in een krappe arbeidsmarkt.

Wat wilden we bereiken? Binnen actielijn 5 willen we de volgende doelstellingen bereiken: Arbeidsmarkt benadering en communicatie Noaberkracht is vanuit een duidelijk imago onderscheidend zichtbaar op de arbeidsmarkt, waardoor we de juiste medewerkers aan ons weten te binden en blijven boeien. Leren en ontwikkelen Er is een goed georganiseerde infrastructuur voor leren en ontwikkelen, zodat onze medewerkers en startende ambtenaren ondersteund worden in het nemen van regie op hun vakmanschap. Enerzijds in het kader van binden en boeien van (startende) medewerkers, anderzijds om de intern aanwezige kennis en vaardigheden in lijn te houden met veranderende maatschappelijke opgaven. Gespreks- en beloningssystematiek Een passende gespreks- en beloningssystematiek draagt bij aan werktevredenheid, en daarmee het binden en boeien van medewerkers. Doel is medewerkers blijvend te motiveren en ondersteunen in een veranderende context, wat ook het nodige van hen vraagt. Vitaliteitsbeleid Door vitaliteitsbeleid de kracht en eigen regie van medewerkers versterken. Dit doen we door faciliteiten te creëren die medewerkers in verschillende fases en omstandigheden in hun leven ondersteunen. Denk daarbij aan zorgverlof in het kader van mantelzorgondersteuning, budgetcoaching en een vervroegd pensioen regeling.

HR analytics Door middel van cijfermatige analyses, kunnen tijdig trends en ontwikkelingen worden gesignaleerd. Waardoor op een meer pro-actieve en accurate wijze geïntervenieerd kan worden op HR beleidsniveau. Nu, en toekomstgericht.

Wat hebben we gerealiseerd? Arbeidsmarktbenadering en communicatie •

Er is een nieuwe website "werken bij Noaberkracht", die is verder door ontwikkeld.

•

Het medewerkersprofiel is vastgesteld.

38

•

Het onboarding programma is uitgewerkt in 2023 en is met ingang van 2024 operationeel met een goed onboardingprogramma Fijn dat je er bent en een app die nieuwe medewerkers al voordat ze in dienst zijn voorbereid op hun komst en gedurende de eerste weken digitaal begeleid om een goede ambassadeur van Noaberkracht en de beide gemeenten te worden.

Leren en ontwikkelen •

Er is gewerkt aan een proactieve leercultuur. Als onderdeel hiervan is vanaf september 2023 de Noaberkracht academie live. Dit is een digitale leeromgeving, gebaseerd op het personeelsinformatiesysteem dat we al hadden.

•

Er wordt geïnvesteerd in goed kwalitatief aanbod vanuit de academie, passend bij de strategische doelen van de gemeenten, en passend bij alle afdelingen. De basis is nu op orde. Alle scholing en training is onder een dak beschikbaar, ook het inwerkprogramma van nieuwe medewerkers en de activiteiten in het kader van vitaliteit

Vitaliteitsbeleid •

Op basis van de nota Eigen regie op fit wordt middels een uitvoeringsplan invulling gegeven aan vitaliteit.

•

In juni 2023 is de behoefte gepeild onder medewerkers van Noaberkacht inzake vitaliteit. Deze behoefte is de basis voor het uitvoeringsplan. Zo is er een activiteitenkalender gepresenteerd op het gebied van vitaliteit en er is fruit beschikbaar.

Strategische Personeelsplanning •

Er is een pilot voor Strategische personeelsplanning in ontwikkeling, welke getoetst gaat worden op gebruiksvriendelijkheid in samenwerking met managers en teams. Strategische personeelsplanning in de breedte is voorbereid en kan de komende jaren uitgevoerd worden.

Strategische capaciteit en kennis HR versterken •

De formatie van HR is uitgebreid, onder meer met expertise op het gebied van Arbo en strategische capaciteit

•

We borgen TMA als het model voor talentmanagement, alle HR adviseurs worden geschoold.

•

Ook zijn de HR adviseurs geschoold op het gebied van functiewaardering doormiddel van het behalen van een HR-21 licentie.

HR analytics •

De voorbereidingen rondom het dashboard voor HR analytics zijn in volle gang. Het doel is om in 2024 met de voornaamste KPI's op het gebied van personele zorg en kosten aan de slag te kunnen. Hierbij hoort ook een implementatieplan waardoor het gebruik van een HR-dashboard geborgen wordt.

Het goede gesprek •

In de tweede helft van het jaar is op basis van bestaand onderzoek en de werking bij andere organisaties het goede gesprek onder de loep genomen. Op basis van deze informatie is een voorstel aan het management gedaan. De implementatie vindt begin 2024 plaats. Doelstelling is dat medewerkers voldoende aandacht krijgen en tegelijkertijd zelf ook voldoende mogelijkheden hebben om hun wensen kenbaar te maken en vorm te geven.

39

Wat heeft het gekost? Budget voor 2023 uit het college-/coalitieakkoord

€ 160.000

Ingezet: Pro-actieve werving en aanwezigheid in relevante on- en offline netwerken middels een recruiter (structurele kosten)

€ 54.000

Moderne infrastructuur leren en ontwikkelen, waaronder Noaberkracht academie (werktitel) (bemensing, structurele kosten)

€ 34.000

Uitbreiden formatie binnen HR om strategische capaciteit te versterken (44 uur per week structureel)

€ 72.000

Totaal

€ 160.000

6.6 Actielijn 6 Sturingsfilosofie Sturingsfilosofie Werken in netwerken vraagt een wezenlijk andere besturingsvorm, aansturing van de organisatie en inrichting van werkprocessen. Om meer ruimte te bieden aan de zelfstandigheid van de ambtenaar van de toekomst, die werkt aan bestuurlijke opgaven in verbinding met de samenleving, van dorpskern tot regio, is de stap naar een nieuwe en samenhangende sturingsfilosofie wenselijk. Waarbij niet uit het oog verloren mag worden dat een veranderende context ook sturing behoeft vanuit het management. Vraag is hoe dit op een goede manier vorm te geven. Uit onderzoek is gebleken dat de invoering van zelforganiserende teams binnen Noaberkracht in hoge mate kan bijdragen aan het op een wendbare manier kunnen werken aan samenlevingsgerichte opgaven. Randvoorwaarden daarbij zijn heldere kaders, eigenaarschap binnen heldere rollen, kwalitatieve werkprocessen en een zo eenvoudig mogelijke organisatie inrichting vanuit integraal management.

Wat wilden we bereiken? Het effect van een wereld in verandering doet zich voelen. Het tempo van de ontwikkelingen ligt hoog en de voorspelbaarheid is laag. Organisaties zijn voortdurend op zoek naar aanpassingen aan de nieuwe realiteit. Het gevolg is dat organisaties in een permanente staat van transitie verkeren. Met de doorontwikkeling van onze organisatie willen we structureel vorm geveWn aan een meer wendbare en flexibele organisatie. Met een goed inzicht in effecten van opgave gericht werken en op resultaten van projectmatig en procesmatig werken kunnen we sneller inspelen op kansen en bedreigingen. We zijn beter voorbereid om afgewogen keuzes te maken, risico's te herkennen en om ambities van gemeenten nu en in de toekomst te verwezenlijken. Er wordt beter ingespeeld op de onvoorspelbare gebeurtenissen die er altijd zullen zijn. De ontwikkeling van zelforganiserende teams is daarbij essentieel en draagt ook bij aan een meer wendbare en flexibele organisatie die steeds beter is voorbereid op de actualiteit en wensen van de samenleving. Maar ook in het verwezenlijken van de omslag van de uitvoerende lokale overheid naar de faciliterende netwerkoverheid.

Wat hebben we gerealiseerd? Er zijn een aantal resultaten concreet bereikt. Onderstaand een overzicht:

40

•

In de groei van de organisatie en de noodzakelijke aandacht van leidinggevenden voor medewerkers is aanleiding gezien onderhoud te plegen aan de organisatie. Zo is het organisatieonderdeel Sociaal Domein per 1 april opgedeeld in een tweetal nieuwe organisatie onderdelen Sociaal en Samenleving. Alle taken gemoeid met vrij toegankelijk voorzieningen zijn ondergebracht in het onderdeel Samenleving en de niet vrij toegankelijke voorzieningen in het orderdeel Sociaal. Per 1 april is het onderdeel Sociaal onder leiding van een nieuwe leidinggevende van start gegaan. Per september is het nieuwe onderdeel Samenleving onder leiding van een nieuwe leidinggevende van start gaan. In dit onderdeel zijn ook de teams ondergebracht die ondersteuningstaken uitvoeren voor zowel Sociaal als Samenleving. Een aantal onderdelen uit het organisatieonderdeel Fysieke Leefomgeving, vastgoed en bedrijvigheid zijn samengevoegd met de vrij toegankelijke voorzieningen in het onderdeel Samenleving. Het team APV bijzondere wetten is van het organisatieonderdeel Publieke dienstverlening over gegaan per 1 april naar het organisatieonderdeel Fysieke Leefomgeving.

•

Met het oog op het versterken van het strategisch vermogen, zie actielijn 7, is het programmabureau (programmaregisseurs) en het team concern control ondergebracht in een nieuwe organisatie onderdeel Strategie Programma en Control. De ambitie om in 2023 een manager te werven voor dit organisatieonderdeel is niet geslaagd. De vacature is eind 2023 opnieuw opengesteld.

•

De business intelligence (BI) software van Qlik Sense is uitgebreid met modules/licenties ten behoeve van organisatie brede stuurinformatie formatie, personele budgetten en actiemanagement. Dit actiemanagement betreft de monitoring van aanbevelingen uit o.a. audits, risicofraude analyse, jaarverslagen van de commissie bezwaarschriften en de klachtencoördinator en de management letter van de accountant. In de begroting voor 2024 zijn middelen en capaciteit opgenomen om datagedreven werken en sturen verder te professionaliseren.

•

In april heeft in het kader van het management development programma de kernboodschap “Weet wat er speelt en doet wat nodig is” en het medewerkersprofiel op de agenda gestaan. In juni heeft een sessie met het management samen met de bedrijfsarts en werkcoach plaatsgevonden over het eigen regiemodel.

•

De overlegstructuur van het management is kritisch tegen het licht gehouden en aangepast. Er is een wekelijks en maandelijks overleg komen te vervallen. Hier is een wekelijks overleg in een andere samenstelling voor terug gekomen.

•

In september en oktober heeft het management, naar aanleiding van de besluitvorming rondom de samenwerking met Oldenzaal, de doorontwikkeling en toekomstbestendigheid van Noaberkracht strategisch verkend en hier een eerste richting aan gegeven voor de komende jaren. De doorontwikkeling zal worden vorm gegeven langs een viertal ambitielijnen welke de huidige zeven actielijnen vervangen. Eind december is deze koers door het bestuur bevestigd en van nadere richting voorzien. Er is een start gemaakt met het opstellen van een plan van aanpak per ambitielijn.

Wat heeft het gekost? Budget voor 2023 uit het college-/coalitieakkoord

€0

6.7 Actielijn 7 Strategie & innovatie Strategie & innovatie We maken steeds meer de omslag van de uitvoerende lokale overheid, naar de faciliterende netwerkoverheid die op meerdere schalen, van dorpskern tot regio, kan schakelen. Daarbij komen er nieuwe vragen op de beide gemeenten en Noaberkracht af: Welke positie nemen we in en welke strategie hanteren wij richting ons netwerk?

41

Overzien we in een continue proces wat er op ons af komt, en welke impact, kansen en risico’s dat met zich meebrengt? Hanteren wij bewust ons handelingsrepertoire t.a.v. markt- netwerken innovatie strategieën en onze mogelijkheden in het kader van inbesteden/ uitbesteden? Overzien we wat er qua wetgeving op ons afkomt, wat de impact daarvan is op ons werk van alledag, en het werken in programma’s, projecten en processen vanuit integraal management? (Hoe) maken wij optimaal gebruik van kansen om samenwerkingen aan te gaan binnen Twente, om als overheid sterk en toekomstbestendig te blijven? Om toekomstbestendig te blijven, zal Noaberkracht moeten investeren in het versterken van haar strategisch vermogen op meerdere niveaus in de organisatie.

Wat wilden we bereiken? Een duidelijk strategisch perspectief van het op een toekomstbestendige wijze invullen van taken en opgaven. Door de basis op orde te hebben en te beschikken over voldoende strategische capaciteit in relatie tot sturingsfilosofie, zie actielijn 6, zijn we beter in staat onze gemeentebesturen en de samenleving te bedienen en invulling te geven aan de groeiende behoefte van participatie, zie actielijn 1.

Wat hebben we gerealiseerd? Er zijn een aantal resultaten concreet bereikt. Onderstaand een overzicht: •

In het 2e kwartaal is de werving van een tweetal strategen en een leidinggevende voor het organisatieonderdeel Strategie Programma en Control gestart. Per september is één strateeg gestart. De werving van een tweede strateeg zal in afwachting van de eerste ervaringen van de start van dit organisatieonderdeel in 2024 worden gestart. De procedure om een leidinggevende te werven voor dit organisatieonderdeel is, als toegelicht onder actielijn 6 sturingsfilosofie, niet geslaagd en eind 2023 is de vacature opnieuw opengesteld.

•

Eerste verkennende gesprekken hebben plaatsgevonden om organisatie breed in company een training strategische beleidsadvisering aan te bieden aan beleidsadviseurs. Hiervoor zijn in de begroting van 2024 middelen en capaciteit gereserveerd.

•

Met de uitwerking van de uitkomsten van de verkenning van de samenwerking in Noord Oost Twente is nog niet gestart in afwachting van bestuurlijke besluitvorming. Wel is de doorontwikkeling van Noaberkracht in het najaar in gang gezet. Verwezen wordt hierbij naar actielijn 6 sturingsfilosofie.

Wat heeft het gekost? Budget voor 2023 uit het college-/coalitieakkoord

€ 270.000

Ingezet: Ontwikkelen en borgen toekomstige omvang integrale strategische (beleids)capaciteit

€ 270.000

Totaal

€270.000

42

7. Paragrafen Paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing Op 18 januari 2021 is door het bestuur de Kadernota Integraal Risicomanagement en Weerstandsvermogen 2021 vastgesteld. Risicomanagement omvat alles wat we doen om risico’s, kansen en onzekerheden in beeld te brengen en te beheersen. Risicomanagement moet onze organisatie in staat stellen doelstellingen optimaal te realiseren. Dit impliceert prioriteiten stellen en sommige risico’s bewust accepteren. Daartoe is het noodzakelijk gedetailleerd inzicht te hebben in alle risico’s die samenhangen met alle gemeentelijke activiteiten en processen. De uitdaging is om binnen de organisatie het risicomanagement niet alleen onbewust onderdeel van ons werkproces te laten zijn maar risico’s en kansen en de wijze waarop we daarmee om willen gaan juist ook expliciet en transparant te betrekken bij de realisatie van onze doelen als ook bij bestuurlijke besluitvorming Hierbij is een voortdurende balans tussen de systeemwereld en de leefwereld van groot belang. Hierin is de belangrijkste uitdaging binnen de organisatie dat we deze twee werelden samenbrengen in wat gemeenten doen, hoe zij dat doen en hoe ze hierin omgaan met de samenleving en de kracht van de samenleving en de inwoners benutten. Kortom: Nevenheid waar het kan, overheid waar het moet.

Integraal risicomanagement kan hierin bijdragen door het in balans brengen/houden van deze twee werelden en daardoor een verbetering te bewerkstelligen in geprofessionaliseerde sturing en een verbeterde borging en bestendiging van de organisatie te creëren. Met deze kadernota zetten we een belangrijke stap in het versterken van risicomanagement, met als doel het bewust en verantwoord omgaan met risico’s door een open en transparante manier van samenwerken. Integraal risicomanagement is de nieuwe manier van denken over risico’s, kansen en onzekerheden. Het doel van deze integrale aanpak is het vergroten van het risicobewustzijn van organisatie en bestuur, zodat een goede en verantwoorde balans ontstaat tussen risico’s nemen en risico’s beheersen. Het continu organiseren van aandacht voor en het gesprek over risico’s vormt de basis van deze aanpak. Door regelmatig het gesprek te voeren - zowel op ambtelijk als bestuurlijk niveau - over (strategische) risico’s, ontstaat een gezamenlijk beeld. Niet door te zenden, te vertellen en voor te lichten, maar door te delen, te bespreken en de dialoog aan te gaan. De risicodialoog is een open gesprek met als doel het gezamenlijk bepalen van een constructieve risico-aanpak. Het gesprek en de communicatie over risico’s is een essentieel onderdeel van integraal risicomanagement. Transparantie is hierbij het uitgangspunt.

Risico's kunnen financiële consequenties met zich meebrengen. De financiële gevolgen van de risico's worden periodiek tijdens de P&C-Cyclus inzichtelijk gemaakt in de paragraaf Weerstandsvermogen en Risicobeheersing. Naast financiële consequenties worden dan ook de impact van imagoschade en de impact op de realisatie van onze organisatiedoelstellingen gewogen. Het weerstandsvermogen kunnen we bepalen door onderstaande stappen te doorlopen: 1. Een inventarisatie van de risico’s (risicoprofiel); 2. Benodigde weerstandscapaciteit; 3. Beschikbare weerstandscapaciteit; 4. Relatie benodigde en beschikbare weerstandscapaciteit.

Risicoprofiel 1. Risicoprofiel Om de risico’s van Noaberkracht in kaart te brengen is een risicoprofiel opgesteld. De top 5 financiële risico's betreft:

Nr.

Omschrijving

Kans van optreden

Maximaal financieel gevolg

Invloed

43

1

Frauderisico - Integriteitsbeleid: Ontbreken van een integriteitsbeleid

50%

€ 250.000

18,6

2

Faillissement soft- en hardware leverancier: Als gevolg van een faillissement van een soft- en hardware leverancier bestaat de kans dat er onvoldoende en onvolledige ondersteuning van soft- en hardware kan ontstaan(afhankelijkheid), waardoor we nieuwe soft- en hardware moeten aanschaffen bij andere leverancier

50%

€ 100.000

7,64

3

Frauderisico - Processen: Onvoldoende sturing op processen en het beschrijven van processen

50%

€ 100.000

7,51

4

Aanbestedingen: Als gevolg van onvoldoende inzicht in diverse aanbestedingen binnen één partij, bestaat de kans dat interne aanbestedingsrichtlijnen niet worden nageleefd, waardoor de aanbestedingswet wordt overtreden

30%

€ 100.000

4.61

5

Besluitvorming: Als gevolg van onvoldoende vastlegging van bevoegdheden (bedragen en rollen in systemen) bestaat de kan dat besluitvorming niet volgens de geldende delegatie- en besluitregisters en/of onafhankelijk plaatsvindt

30%

€100.000

4,57

Weerstandscapaciteit 2. Benodigde weerstandscapaciteit Op basis van de ingevoerde risico’s is een risicosimulatie uitgevoerd. Hieruit volgt dat 90% zeker is dat alle risico’s kunnen worden afgedekt met een bedrag van € 510.000 (benodigde weerstandscapaciteit).

3. Beschikbare weerstandscapaciteit De beschikbare weerstandscapaciteit van Noaberkracht bestaat uit het geheel aan middelen dat de organisatie beschikbaar heeft om de risico's in financiële zin af te dekken.

Tabel 2: Beschikbare weerstandscapaciteit Weerstand

Capaciteit

Algemene reserve

€ 458.000

Totale weerstandscapaciteit

€ 458.000

44

4. Relatie benodigde en beschikbare weerstandscapaciteit Om te bepalen of het weerstandsvermogen toereikend is, dient de relatie te worden gelegd tussen de financieel gekwantificeerde risico's, de daarbij gewenste weerstandscapaciteit en de beschikbare weerstandscapaciteit. De relatie tussen beide componenten wordt in onderstaande figuur weergegeven. Risico's: Bedrijfsproces Financieel Imago / politiek Informatie / strategie Juridisch / Aansprakelijkheid Letsel / Veiligheid Materieel Milieu Personeel / Arbo Product

Weerstandscapaciteit : Algemene reserve

Weerstandsvermogen

De benodigde weerstandscapaciteit die uit de risicosimulatie voortvloeit kan worden afgezet tegen de beschikbare weerstandscapaciteit. De uitkomst van die berekening vormt het weerstandsvermogen. Beschikbare weerstandscapaciteit

€ 458.000

Ratio weerstandsvermogen =

= 0,90 Benodigde weerstandscapaciteit

€ 510.000

De normtabel is ontwikkeld in samenwerking met de Universiteit Twente. Het biedt een waardering van het berekende ratio.

Tabel weerstandsnorm Waarderingscijfer

Ratio

Betekenis

A

>2.0

uitstekend

B

1.4-2.0

ruim voldoende

C

1.0-1.4

voldoende

D

0.8-1.0

matig

45

E

0.6-0.8

onvoldoende

F

<0.6

ruim onvoldoende

Bij het bepalen van de stand van de algemene reserve is nog geen rekening gehouden met de voorgestelde resultaatbestemming uit deze jaarverantwoording 2023 waar wordt voorgesteld om een bedrag van € 151.000 te onttrekken aan de algemene reserve. De reden voor deze onttrekking is een gevolg van een dreigende negatieve stand van de reserve bedrijfsvoering die is toegelicht onder de resultaatbestemming en verder is gespecificeerd onder de toelichting op de balans in het blok jaarrekening. Rekening houdend met deze onttrekking van € 151.000 ontstaat een herziene stand van de algemene reserve van € 307.000. Deze herziene stand komt overeen met een ratio van 0,60 valt onder het waarderingscijfer E wat duidt op een onvoldoende weerstandsvermogen. Bij het programmajournaal 2024 komen wij met voorstellen om de ratio terug te brengen naar een voldoende weerstandsvermogen met een ratio van 1.0

Kengetallen Om de financiële positie van Noaberkracht in beeld te brengen, stelt Noaberkracht jaarlijks een balans en een overzicht van de exploitatie in baten en lasten op. Voor een goed oordeel over deze financiële positie zijn aanvullende kengetallen nodig. Deze kengetallen bieden u ondersteuning bij uw kaderstellende en controlerende rol. Een afzonderlijk kengetal zegt niet alles en moet altijd in relatie worden gezien met andere kengetallen. We onderscheiden 3 kengetallen: •

Netto schuldquote

•

Solvabiliteitsratio

•

Structurele exploitatieruimte

1. Netto schuldquote Dit kengetal zegt het meest over de financiële vermogenspositie van Noaberkracht. Hoe hoger de schuld, hoe meer kapitaallasten (rente en aflossing) er zijn. De netto schuldquote geeft een indicatie van de druk van de rentelasten en de aflossing op de exploitatie. (bedragen x € 1.000)

A

Vaste schulden

B

Netto vlottende schuld

Jaarrekening 2022

Begroting 2023

Jaarrekening 2023

0

0

0

4.419

6.844

5.345

46

C

Overlopende passiva

253

325

326

D

Financiële activa

0

0

0

E

Uitzettingen < 1 jaar

4.434

2.540

2.445

F

Liquide middelen

96

150

81

G

Overlopende activa

705

75

1.185

H

Totale baten

39.324

37.873

44.157

-1.4

11,6

4,4

Netto schuldquote (A+B+C-DE-F-G)/H x 100%

2. Solvabiliteitsratio De solvabiliteitsratio geeft inzicht in de mate waarin Noaberkracht in staat is aan haar financiële verplichtingen te voldoen. Hieronder wordt het eigen vermogen als percentage van het totale vermogen verstaan. Hoe hoger het aandeel, des te gezonder Noaberkracht is. (bedragen x € 1.000)

Jaarrekening 2022

Begroting 2023

Jaarrekening 2023

A

Eigen vermogen

3.764

2.364

2.971

B

Balanstotaal

8.549

7.125

8.999

Solvabiliteit (A/B) x 100%

44,0

33,2

33,0

3. Structurele exploitatieruimte De structurele exploitatieruimte geeft aan hoe groot de (structurele) vrije ruimte binnen de vastgestelde begroting is. Daarnaast geeft het ook aan of Noaberkracht in staat is om structurele tegenvallers op te vangen, dan wel of er nog ruimte is voor nieuw beleid.

47

Jaarrekening 2022

(bedragen x € 1.000)

Begroting 2023

Jaarrekening 2023

A

Totale structurele lasten

36.036

38.737

42.708

B

Totale structurele baten

37.259

38.547

42.714

C

Totale structurele toevoegingen aan de reserves

0

-1.156

-90

D

Totale structurele onttrekkingen aan de reserves

0

590

0

E

Totale Baten

39.324

38.925

44.157

3,4

4.0

-0,2

Structurele exploitatieruimte (B-A)+(D-C)/E x 100%

Totaal tabel kengetal en uitkomst Na een groot aantal jaren van positieve jaarrekening resultaten hebben we in 2023 te naken met een tekort. Dit blijkt ook uit het kengetal structurele exploitatieruimte. Hierbij moeten we echter wel opmerken dat het tekort over het jaar 2023 naar onze mening voor het onderdeel personeel en dan met name de duurdere inhuur een incidenteel karakter heeft. Dat neemt echter niet weg dat wij de uitkomst van de jaarverantwoording 2023 en ook het kengetal wel degelijk serieus nemen en zien als een signaal. In het komende programmajournaal 2024 en de begroting 2025 komen wij met voorstellen he hier verder mee om te gaan. Over de uitkomst van de overige twee kengetallen zijn we tevreden wat uiteraard niet wil zeggen dat we ook deze beide niet nauwlettend blijven volgen. Kengetal

JRK 2022

Beg. 2023

JRK 2023

Minst

Neutraal

Meest

risicovol

risicovol

Netto schuldquote

-1,4

11,6

4,4

<90

90 - 130

>130

Solvabiliteit

44,0

33,2

33,0

>50

20 - 50

<20

Structurele exploitatieruimte

3,1

4,0

0,2

>0

0

<0

48

Paragraaf Financiering Algemeen De wet Financiering Decentrale Overheden (fido) bevordert een solide financieringswijze bij openbare lichamen. Het doel hiervan is het vermijden van grote fluctuaties in de rentelasten. De wet kent een onderscheid tussen regels voor korte financiering (kasgeldlimiet) en regels voor lange financiering (renterisiconorm). Het onderscheid is gelegd bij één jaar.

Kasgeldlimiet en korte financiering De kasgeldlimiet heeft als doel de financiële gevolgen van schommelingen in de rente op korte leningen (< 1 jaar) te beheersen. De limiet voor gemeenschappelijke regelingen is bepaald op 8,2% van de totale begroting. Een kasgeldlimiet van € 2,9 miljoen betekent dat we in 2023 tot een bedrag van € 2,9 miljoen met kort geld (looptijd < 1 jaar) mochten financieren.

Kasgeldlimiet

(bedragen x €1 miljoen)

Begrotingstotaal 2022 (primitief)

35,0

Vastgesteld percentage

8,2%

Kasgeldlimiet

2,9

In 2023 zijn er in de loop van het jaar twee leningen via rekening courant met de gemeente Dinkelland en Tubbergen aangetrokken en ook weer terugbetaald. Daarmee zijn we in 2023 binnen de kasgeldlimiet gebleven.

Renterisiconorm en lange financiering De renterisiconorm is een instrument voor de beheersing van het risico van een rentewijziging. Jaarlijks mogen de renterisico’s uit hoofde van renteherziening en herfinanciering niet hoger zijn dan 20% van het begrotingstotaal. Er mag dus 1/5e deel van de totale begroting aan rentegevoeligheid onderhevig zijn. De renterisiconorm is op dit moment niet van toepassing, omdat er geen langlopende leningen zijn afgesloten. We hebben geen leningenportefeuille.

EMU saldo Het EMU saldo geeft weer wat het saldo aan inkomsten en uitgaven van de gehele sector overheid in een bepaalde periode is. In grote lijnen is dit het exploitatiesaldo voor bestemming plus de afschrijvingen min de investeringen over een bepaald jaar. Exploitatiesaldo voor bestemming

96

Mutatie (im)materiële vaste activa

(-)2.824

Mutatie voorzieningen

(+) 242

49

Mutatie voorraden (incl bouwgronden in exploitatie Eventuele boekwinst bij verkoop effecten en (im)materiële vaste activa EMU saldo 2023

(-) 0 0 (-)2.485

Algemene ontwikkelingen Rente: 1-maands euribor Het 1-maands euribor rentetarief is in 2023 is van een negatief percentage naar een positief percentage gestegen. Per 1 januari 2023 bedroeg het percentage 1,883%. Eind december was dit percentage 3,856%. Schatkistbankieren In december 2013 is de wet Schatkistbankieren in werking getreden. Deze wet verplicht alle decentrale overheden om hun overtollige (liquide) middelen aan te houden in de schatkist. ‘Overtollig’ verwijst naar alle middelen die decentrale overheden niet onmiddellijk nodig hebben voor de publieke taak. Hierdoor hoeft de Nederlandse staat minder geld te lenen op de financiële markten en zal de staatsschuld dalen. De rente die vergoed wordt, is gelijk aan de rente die de Nederlandse staat betaalt op leningen die ze op de markt aangaat en was eind december 2023 3,88%.

Paragraaf Onderhoud kapitaalgoederen Onderhoud gebouwen Noaberkracht had het overgrote deel van het jaar 2023 de gebouwen in bruikleen van de gemeenten Tubbergen en Dinkelland (twee gemeentehuizen, Pand Newtonstraat Tubbergen en de Werf Ootmarsum). Noaberkracht heeft, vanuit de bruikleenovereenkomst, over deze gebouwen de verantwoording op het klein en dagelijks onderhoud (gebruikersonderhoud). De beide gemeenten hebben als eigenaar van deze drie panden in 2021 een meerjaren onderhoudsplanning (MOP) vastgesteld, waarin zowel het onderhoud van de eigenaar als het onderhoud van de gebruiker in beeld is gebracht. Naast deze vier gebouwen wordt er ook gebruik gemaakt van huurpanden. Dit betreffen panden in Weerselo, Denekamp, Albergen en Geesteren. Deze panden worden gebruikt door de medewerkers van de groenvoorziening die werkzaam zijn in de buitendienst .

Paragraaf Bedrijfsvoering Inleiding Ook in 2023 ondersteunde Noaberkracht de gemeenten Tubbergen en Dinkelland in hun streven naar een vitale en zelfredzame samenleving. Noaberkracht heeft daarbij de focus aangebracht om de goede dingen ten behoeve van de samenleving te doen. Deze inspanningen zijn opgenomen in de begroting en de jaarverantwoording van Noaberkracht. Zowel de inzet die betrekking heeft op reguliere jaarlijks terugkerende taken (de basisbegroting) opgenomen in het programma bedrijfsvoering als ook de inzet op de ambities binnen Noaberkracht. Deze ambities zijn met ingang van het jaar 2023 vertaald naar 7 actielijnen Met deze nieuwe indeling wordt een goed beeld gegeven wat er binnen de bedrijfsvoeringsorganisatie Noaberkracht allemaal gebeurt waardoor de verplichte paragraaf bedrijfsvoering beperkt kan blijven tot een aantal (verplichte) indicatoren.

50

Ontwikkelingen Opgenomen onder de verschillende programma's (zowel ambitie als basis).

Beleidsindicatoren De beleidsindicatoren geven een beeld van de prestaties hoe de besteding van de beschikbare middelen gaat plaatsvinden. In meetbare eenheden zullen de beleidsindicatoren informatie verschaffen over de interne beleidsprestaties maar ook in vergelijking met andere overheden. Onderbouwde keuzes kunnen worden gemaakt om te kunnen bijsturen als de ontwikkelingen daartoe aanleiding geven.

Beleidsindicatoren 2023 peildatum:

2022

2023

Indicator

Waarde

Waarde

Omvang formatie

7,61

8,32

Aantal fte per 1.000 inwoners.

Omvang bezetting

8,99

9,78

Aantal medewerkers per 1.000 inwoners.

Omvang overhead

94,9%

97,1%

Totale overhead gedeeld door totale lasten.

Apparaatskosten

€ 736

€898

Kosten per inwoner.

Externe inhuur

11,37%

13,52%

Kosten externe inhuur gedeeld door de totale loonsom plus kosten externe inhuur.

Eenheid

Financieel

Toelichting op de rechtmatigheidsverantwoording Hier is geen nadere financiële toelichting opgenomen, aangezien de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen binnen de daarvoor door het bestuur gestelde grens van 3%. Hieronder is nog wel een toelichting opgenomen inzake het M&Obeleid.

51

M&O-beleid De Commissie BBV adviseert gemeenten en gemeenschappelijke regelingen om een overkoepelend beleidsstuk M&O te maken. Deze zou naast de filosofie, algemene uitgangspunten en risicoanalyse ook maatregelen ter voorkoming en afdoening moeten bevatten. Noaberkracht kent geen separaat M&Obeleid. Noaberkracht werkt voor beide gemeenten en kent zelfstandig geen regelingen waar inwoners een beroep op kunnen doen. Subsidieregelingen, aanvragen voor voorzieningen in het sociaal domein of aanvragen voor vergunningen lopen allemaal via de gemeenten. Wel kent Noaberkracht een eigen betalingsorganisatie en worden er goederen en diensten in gekocht. Toepassingsgebied M&O: 1. In het kader van Misbruik en Oneigenlijk Gebruik is integriteit van personeel van belang, hierin speelt het vervullen van nevenfuncties een grote rol. Hiervoor is een regeling Nevenfuncties vastgesteld door het bestuur. 2. Aanbesteden, inkopen en factuurverwerking. Noaberkracht is een aanbestedende dienst. Dat betekent dat Noaberkracht zich moet houden aan de Europese aanbestedingsrichtlijnen en aan de Gids Proportionaliteit. Inkopen groter dan € 30.000 moeten in principe meervoudig onderhands worden aanbesteed. Dit is vastgelegd in de Nota inkoop en aanbestedingsbeleid die door het bestuur is vastgesteld. Daarnaast heeft het bestuur een Budgethoudersregeling en een Mandaatregeling vastgesteld.

Daarin is geregeld welke ambtenaren welke bevoegdheden hebben namens het bestuur. Wij zullen het advies van de commissie BBV opvolgen om een overkoepelende nota M&O-beleid op te stellen.

Paragraaf Wet Open Overheid (WOO) Wet open overheid Inleiding De Wet open overheid (Woo) heeft als doel om overheden en semioverheden transparanter te maken, zodat het belang van openbaarheid van publieke informatie voor de democratische rechtsstaat, de burger, het bestuur en de economische ontwikkeling beter gediend kan worden. De Woo kenmerkt zich daarom door een drietal belangrijke pijlers, te weten: •

een actieve openbaarmakingsplicht voor 11 categorieën documenten (nog niet in werking getreden);

•

een inspanningsverplichting tot openbaarmaking voor andere documenten dan de 11 categorieën;

•

de passieve openbaarmaking (openbaarmaking op verzoek).

Naast het actief openbaar maken, bevat de Woo een duidelijke andere component; het op orde brengen van de informatiehuishouding en het duurzaam toegankelijk maken van digitale overheidsinformatie. De tweede component sluit aan bij de Archiefwet 1995, waarin opgenomen is dat overheden verplicht zijn om de onder hen berustende bescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren. De Woo introduceert de verplichting voor de Minister van Binnenlandse Zaken om een meerjarenplan op te stellen en bepaalt dat overheden met behulp van dit meerjarenplan hun overheidsinformatiehuishouding op orde brengen.

52

Actieve openbaarheid op termijn verplicht De verplichtingen uit de Woo om documenten behorende tot 11 informatiecategorieën binnen 14 dagen actief openbaar te maken (oorspronkelijk via PLOOI) zijn nog niet in werking getreden. De ontwikkeling van PLOOI is door het Rijk stopgezet. Inmiddels wordt gewerkt aan een landelijke Woo-index, een verwijsindex waarop overheden kunnen aansluiten met hun publicaties. Medio 2023 werd het mogelijk om hierop aan te sluiten, maar de Woo-index kan nog niet worden gebruikt om documenten te zoeken. Overheden moeten zelf zorgdragen voor een platform voor publicatie; de Woo-index verwijst daar slechts naar. De komende jaren zal de verplichting tot actieve openbaarmaking gefaseerd in werking treden. Realisatie in 2023 •

In 2023 hebben we 1 Woo-verzoek ontvangen voor Noaberkracht. Daarnaast hebben de gemeenten Dinkelland en Tubbergen samen 58 Woo-verzoeken ontvangen die door Noaberkracht worden afgehandeld.

•

Medio 2023 is een adviseur open en transparante overheid gestart, die zich bezighoudt met de verdere implementatie van de Woo.

•

Er is een nieuwe anonimiseringstool aangeschaft, die het mogelijk maakt om de te openbaren documenten te anonimiseren. Deze tool is gekoppeld met het Zaaksysteem, zodat de documenten rechtstreeks daaruit kunnen worden geanonimiseerd. De geanonimiseerde documenten worden direct opgeslagen in het Zaaksysteem.

•

Het werkproces voor het behandelen van Woo verzoeken is verbeterd en aangevuld met modelbrieven. Er is een handleiding opgesteld die medewerkers kunnen gebruiken bij de behandeling van verzoeken, zodat er zoveel mogelijk uniform gewerkt wordt. Door het bestuur is een Leidraad anonimiseren vastgesteld, zodat voor medewerkers en inwoners duidelijk is hoe we omgaan met de verschillende uitzonderingsgronden in de Woo.

Door de situatie rond de (aangekondigde) komst van een AZC in Albergen hebben we in 2023 15 Woo verzoeken ontvangen over dit onderwerp. Deze verzoeken zijn complex en gaan over grote aantallen documenten. Omdat dit een te groot beslag legde op de ambtelijke capaciteit is voor de afhandeling hiervan in 2023 het Woobureau ingeschakeld, een organisatie die de feitelijke behandeling van Woo verzoeken uitvoert voor diverse overheden. Voor wat betreft de actieve informatieplicht voor de 11 verplichte categorieën is in 2023 begonnen met de inrichting van de systemen zodat we kunnen aansluiten op de landelijke Woo-index. Dat is nog niet voor alle categorieën gerealiseerd in 2023; daartoe bestaat ook nog geen wettelijke verplichting. Voor deze categorieën wordt de definitie landelijk nog verder uitgewerkt. Deze ontwikkeling volgen we. Op dit moment is de status van het actief openbaarmaken voor de 11 categorieën als volgt: 1. Wet- en regelgeving: de door de bestuur vastgestelde beleidsregels, nadere regels en verordeningen worden bekendgemaakt op www.officielebekendmakingen.nl en zijn terug te vinden op www.overheid.nl. 2. Organisatiegegevens: deze staan op de nieuwe website: bestuur.noaberkracht.nl 3. Vergaderstukken en verslagen: de stukken voor de bestuursvergaderingen staan met ingang van 2023 op de nieuwe website 4.

Bestuursstukken; de stukken voor de bestuursvergaderingen staan met ingang van 2023 op de nieuwe website 5. Stukken adviescollege: nog geen actie op ondernomen in 2023 6. Convenanten: nog geen actie op ondernomen in 2023 7. Jaarplannen en jaarverslagen: deze staan met ingang van 2023 op de nieuwe website

53

8. Woo-verzoeken en de daarbij verstrekte informatie: het openbaar maken van gevraagde documenten bij Woo-verzoeken is in 2023 al deels gerealiseerd via de website bestuur.tubbergen.nl, namelijk voorzover het gaat om verzoeken met betrekking tot het AZC. 9. Onderzoeken: nog geen actie op ondernomen in 2023 10. Beschikkingen: nog geen actie op ondernomen in 2023 11. Klachten: nog geen actie op ondernomen in 2023; wel is het jaarverslag klachten 2022 inclusief toelichting is opgenomen op de gemeentelijke websites van Dinkelland en Tubbergen