RKT onderzoeksrapport 'Impact op subsidies'

Standaard onderdeel van het Beleidsnota-format is de specifieke subsidieparagraaf waarin wordt aangegeven of, hoe en wanneer het subsidie instrument wordt ingezet. Het betreft Kadernota’s onder de thema’s/programma’s inclusieve stad, duurzame stad, vitale stad en samen en dichtbij (zie ook de PGB 2022, pg. 180/181): Onder inclusieve stad vallen de Kadernota’s ‘Versterken sociaal en veerkrachtig Tilburg’ (met acht Beleidsnota’s), ‘Stimuleren van persoonlijke ontwikkeling’ (met vijf Beleidsnota’s), ‘Bieden van passende ondersteuning’ (met twee Beleidsnota’s) en ‘Ingrijpen bij crisis en onveiligheid’ (met drie Beleidsnota’s). Onder duurzame stad vallen de Kadernota’s ‘Fysieke basiskwaliteit’ (met 13 Beleidsnota’s), ‘Groen blauwe leefomgeving’ (met vijf Beleidsnota’s) en ‘Klimaat’ (met 15 Beleidsnota’s). Onder vitale stad vallen de Kadernota’s ‘Openbare orde en veiligheid’ (met één Beleidsnota), ‘Aantrekkelijke leefomgeving’ (met twee Beleidsnota’s), ‘Economie, cultuur en evenementen’ (met acht Beleidsnota’s) en ‘Ruimte voor wonen, werken en mobiliteit’ (met acht Beleidsnota’s). Onder samen en dichtbij vallen zes Beleidsnota’s. De raad stelt jaarlijks op twee momenten per jaar de Tussenrapportage (in het voorjaar) en de Najaarsbijstelling (in het najaar) vast, als onderdeel van de P&C documenten.

Daarmee wordt gedurende het jaar beoordeeld of de gemeentelijke doelen/maatschappelijke effecten uit de PGB bereikt zijn of verwacht wordt dat deze wel of niet gerealiseerd zullen worden. De wijze waarop subsidies, indien van toepassing, daaraan bijdragen wordt daarbij vermeld. De raad stelt jaarlijks de Jaarstukken vast, als onderdeel van de P&C documenten. In de Jaarstukken wordt verantwoord wat in het afgelopen jaar is gerealiseerd in relatie tot de bestuurlijke

- 81 -

doelstellingen. De Jaarstukken bevatten een paragraaf subsidie met benoemd de majeure financiele afwijkingen tussen wat er begroot is en wat er daadwerkelijk gerealiseerd is.

B. Uitvoerend proces Sociaal Binnen het sociaal domein zijn de processtappen van IgS en niet IgS (subsidies cultuur) grotendeels hetzelfde. De methodiek is echter anders, evenals de deadlines in het proces. Alle deadlines voor IgS zoals onderstaand benoemd gelden voor 2022 en 2023. Deze zullen voor 2024 en volgende jaren gaan wijzigen.

Impactgericht subsidiëren • Het college heeft Maatschappelijke Opgaven (vanaf nu: MO’s) vastgesteld die relateren aan gemeentelijke doelen/maatschappelijke effecten*. Dit zijn anno 2022 75: 1. Bestaanszekerheid, 2. Complexe casuïstiek, 3. Crisisinterventie Team, 4. Diversiteit, inclusie en toegankelijkheid, 5. Integrale jeugdaanpak, 6. Laaggeletterdheid, 7. LEA 2019-2022, 8. Maatschappelijke steunsystemen, 9. Mondiale bewustwording (meerjarig), 10. Preventie, participatie en herstel, 11. Regionaal expertisecentrum huiselijk geweld en kindermishandeling, 12. Sociaal werk en preventieve ondersteuning, 13. Vangnet en doorgeleiding, 14. Veilig thuis, 15. Voortijdig schoolverlaten (VSV), 16. Vrouwenopvang. • Er is door het college een afwegingskader met uitgangspunten en randvoorwaarden om een subsidie al dan niet impactgericht te verlenen vastgesteld. Voor aanvragen beneden €125.000 geldt hoe lager het bedrag hoe eenvoudiger de uitvraag, monitoring en vaststelling is met betrekking tot impactgerichte subsidiëring. • Afdeling SOC doet een verzoek tot subsidieaanvraag aan specifieke organisaties, instellingen en stichtingen in relatie tot een bepaalde MO. Dit verzoek volgt in Q2 voorafgaande aan het volgende subsidiejaar. De aanvrager wordt verzocht om aan te geven op welke wijze de organisatie of instelling welke impact wil maken en welk subsidiebedrag benodigd is.

Vanaf 2023 wijzigt dit. Er wordt met IgS gefaseerd overgegaan naar subsidieregelingen. In 2023 wordt met één subsidieregeling gestart. Deze regeling staat open voor iedere organisatie die een subsidie wenst aan te vragen. Voor de andere MO’s blijft gewerkt worden met begrotingssubsidies. Vanaf 2024 worden alle MO’s gefaseerd omgezet naar een subsidieregeling. Hiervoor wordt momenteel een overgangsplan opgesteld. • In oktober en november voorafgaande aan het volgende subsidiejaar bieden accounthouders en beleidsmedewerkers van de afdeling SOC tijdens gesprekken hulp aan organisaties, instellingen en stichtingen bij het doen van een aanvraag. Vanaf 2023 wijzigt dit; vanaf juli voorafgaande aan het subsidiejaar wordt deze ondersteuning geboden door accounthouders en beleidsmedewerkers van de afdeling SOC, waarna in september voorafgaande aan het subsidiejaar werksessies plaatsvinden met de organisaties, instellingen en stichtingen, met ondersteuning van accounthouders en beleidsmedewerkers van de afdeling SOC. • Tot 1 november voorafgaande aan het volgende subsidiejaar kunnen aanvragen digitaal worden ingediend door de aanvrager*.

Daarbij wordt door de aanvrager aangegeven welke doelstellingen de aanvrager beoogt, de te realiseren impact, de uitwerking van de verandertheorie (activiteiten, output, effecten), de uitwerking van het activiteitenplan, de uitwerking van het onderzoeksplan (wat te gaan meten: effecten/output, doelgroep, indicator(en) en streefwaarden, en hoe dit te gaan meten) en de begroting. Vanaf 2023 wijzigt dit; 2 oktober 2022 is de deadline voor aanvragen. • Bij de behandeling van de PGB in november stelt de raad het subsidiebudget voor het daaropvolgende jaar per veld vast. Deze vaststelling is bepalend voor het kunnen verlenen van subsidies door het college en de afdeling SOC. • Aanvragen worden geregistreerd en administratief getoetst op tijdigheid en volledigheid door de medewerker ondersteuning van de afdeling SOC. Dit gebeurt in de maand oktober voorafgaande aan het volgende subsidiejaar. • Er wordt door de afdeling SOC een toetsingskader gehanteerd waarbij aanvragen inhoudelijk en financieel worden beoordeeld. Beoordeling vindt plaats in oktober en november voorafgaande aan het volgende subsidiejaar. 75

Zie voor bijbehorende kadernota’s en beleidsnota’s: www.tilburg.nl/stad-bestuur/bestuur/overzicht-kadernotas-en-beleidsnotas/ - 82 -

-

•

•

•

• •

• •

De inhoudelijke beoordeling van aanvragen gebeurt door de accounthouder van de afdeling SOC. Daarbij wordt volgens het beoordelingskader de aanvraag gescoord 76. Bij de beoordeling wordt het vier-ogen principe gehanteerd; na de beoordeling door de accounthouder scoort ook een collega-accounthouder en/of senior beleidsmedewerker/strateeg de aanvraag volgens het beoordelingskader. Samen bepalen zij het definitieve inhoudelijke oordeel over de aanvraag. Financiële beoordeling van aanvragen (boven €25.000) gebeurt door de subsidieadviseur en subsidieadviseur van de afdeling PEC. Het gaat daarbij om: Is de begroting realistisch en voldoende onderbouwd en is het aangevraagde subsidiebedrag reëel? Vallen de opgebouwde buffers binnen de gestelde normen of zijn er onzekerheden omtrent de financiële situatie van de aanvrager? Wordt akkoord gegaan met de opgestelde subsidievoorwaarden? De afdeling SOC geeft het advies (samen met het advies van afdelingen PEC en eventueel JUR) aan het college. Aanvragen worden bij een positief advies verleend door het college. Normaliter ligt het mandaat voor subsidieverlening onder €25.000 bij het afdelingshoofd. En voor subsidies tussen €25.000 en €125.000 ligt het mandaat ook bij het afdelingshoofd indien de organisatie die het betreft met naam en subsidiebedrag in de PGB vermeld staat.

Voor subsidies boven €125.000 geldt dat deze aan het college worden voorgelegd. In geval van IgS is hiervan afgeweken; alle subsidies worden door het college verleend. Dit vanwege de eerdere pilot-fase en de wens van de afdeling SOC om het college daarin goed mee te nemen. Subsidies tot €7.500 kunnen direct worden afgewikkeld met een beschikking tot subsidievaststelling (brief). Boven €7.500 wordt subsidie verleend via een beschikking tot subsidieverlening (brief). Deze verlening volgt vanuit de afdeling SOC naar de subsidieontvanger vóór 31 december voorafgaande aan het volgende subsidiejaar. Voor subsidies boven €25.000 wordt er een subsidieformat met subsidievoorwaarden en het verantwoordingsformat IgS bijgevoegd. Hierin worden de gegevens van de instelling, de hoogte en soort subsidie en de subsidievoorwaarden (zowel inhoudelijk als financieel) opgenomen. Bevoorschotting (d.w.z. betaling van een verlening) richting de subsidieontvanger vindt alleen bij uitzondering plaats. Normaliter vindt in december de verlening plaats voor het volgende jaar, waarop men in januari start met de betaling van de eerste termijn. De verlening loopt via de afdeling SOC. Zij geven bij de afdeling PEC aan wie en wanneer er betaald moet worden waarop afdeling PEC dat verwerkt. De subsidieontvanger start met realisatie van de afgesproken impact aan het begin van het subsidiejaar.

Gedurende het subsidiejaar wordt er door afdeling SOC gemonitord of de afgesproken impact door de subsidieontvanger naar verwachting wordt bereikt. Dit gebeurt door het gesprek aan te gaan vanuit de accounthouders en beleidsmedewerkers met de subsidieontvanger. Afhankelijk van de hoogte van de subsidie wordt dit overleg meer of minder frequent gevoerd. Ook met subsidieontvangers die kleine subsidies ontvangen, worden gesprekken gevoerd. Boven een subsidiebedrag van €125.000 is minimaal één tussentijds overleg over het onderzoeksplan, afwijkingen, financiële voortgang en dergelijke, en is verslaglegging verplicht. Prestaties, resultaten en bijzonderheden worden in het portefeuillehoudersoverleg besproken. Tussentijdse verslaglegging wordt geregistreerd in Exellence door de beleidsmedewerker of medewerker ondersteuning van de afdeling SOC. Er wordt door de subsidieontvanger een aanvraag gedaan tot vaststelling van de subsidie (boven €7.500). Daarbij wordt een eindverantwoording meegestuurd naar de afdeling SOC. Dit gebeurt uiterlijk vóór 1 mei van het navolgende subsidiejaar (vóór 1 juli voor zorginstellingen). Verantwoordingseisen: - Tot €7.500 aantonen dat de activiteit heeft plaatsgevonden. - Tot €25.000 inhoudelijk verslag.

Uit dit verslag moet blijken dat de activiteiten waarvoor de subsidie is verleend zijn verricht en welke resultaten zijn bereikt en op welke wijze de activiteiten hebben bijgedragen aan de realisering van de door de gemeente vastgestelde beleidsdoelen.

76

Het toetsingskader is te vinden op pg. 31 van de ‘Handleiding impactgericht subsidiëren in Tilburg: Met elke stap naar een impactgericht subsidieaanvraag’, gericht op organisaties.

- 83 -

• •

•

• •

•

- Tot €125.000 inhoudelijk verslag (zijnde het subsidieformat IgS inclusief verantwoordingsformat dat zowel door de afdeling SOC als de subsidieontvanger te worden ingevuld) en een Jaarrekening. De Jaarrekening moet inzichtelijk maken of en zo ja welk vermogen is gevormd met de subsidie. Voorts dient informatie te worden verstrekt over de wijze waarop de subsidieaanvrager publiekelijk heeft gecommuniceerd over zijn werkzaamheden en de resultaten daarvan in relatie tot de verstrekte subsidie door tenminste een Jaarverslag op de website te publiceren. - Boven de €125.000 inhoudelijk verslag, een Jaarrekening en een controleverklaring van de accountant. De Jaarrekening dient voorzien te zijn van een controleverklaring van de accountant, waarbij in de verklaring ook een oordeel gegeven wordt over de gerapporteerde prestaties. Eindverantwoordingen worden geregistreerd en getoetst op tijdigheid en volledigheid door de accounthouder. Eindverantwoordingen worden door de afdeling SOC inhoudelijk en financieel beoordeeld tussen mei en november van het navolgende subsidiejaar.

Aan de hand van een inhoudelijke scan worden de volgende zaken getoetst door de beleidsmedewerker en medewerker ondersteuning: Welke prestatieafspraken zijn in de subsidievoorwaarden of verleningsbrief opgenomen? Welke prestaties heeft de organisatie geleverd? Welke prestaties heeft de organisatie niet of deels geleverd en waarom? Geeft het inhoudelijk verslag aanleiding om de prestatieafspraken bij te stellen en zo ja waarom? Welke nieuwe ontwikkelingen doen zich voor in het beleidsveld die het bijstellen van de subsidievoorwaarden noodzakelijk maken? Hoe meet de organisatie de kwaliteit van hun dienstverlening? Worden naar aanleiding van kwaliteitsmetingen door de organisatie actie ondernomen ter verbetering? Welke? Zijn de eventuele inhoudelijke aanwijzingen in de vorige vaststellingsbrief opgevolgd? Hoe heeft de organisatie publiekelijk verantwoording afgelegd? Heeft er een jaargesprek plaats gevonden? Wat kan er in de brief aan de instelling opgenomen worden aan inhoudelijke op- of aanmerkingen? Aan de hand van een financiële scan (quick scan) – bij bedragen boven €25.000 – beoordeelt de subsidieadviseur van de afdeling PEC de financiële situatie van een subsidieontvanger. De quick scan geeft inzicht in gemaakte kosten en opbrengsten. Dit gebeurt in de maanden mei en juni van het navolgende subsidiejaar.

De uitkomsten van de quick scan kunnen leiden tot aanvullende vragen aan de subsidieontvanger, bijvoorbeeld omdat er op bepaalde onderdelen onvoldoende toelichting wordt gegeven of er onduidelijkheden zijn. Bij de subsidies boven €125.000 wordt de rechtmatige besteding ook gecheckt aan de hand van de controleverklaring van de accountant. Het college stelt de subsidie vast door middel van mandatering van het afdelingshoofd van de afdeling SOC. De subsidie wordt uiterlijk op 31 december van het jaar waarin de aanvraag tot subsidievaststelling is ontvangen vastgesteld. De subsidieontvanger ontvangt een vaststellingsbrief met onderliggende stukken over onder andere de verantwoording en de toets van de afdeling SOC, vastgelegd in het systeem Exellence. Betaling van de subsidie gebeurt via de afdeling PEC, team financiële administratie. Het betreft een eventueel restant betaling van de subsidie (in relatie tot de bevoorschotting). In de vaststellingsbrief wordt aangegeven wanneer dit wordt betaald. Eventuele terugvordering van (een deel van) de subsidie gebeurt via de afdeling PEC, team financiele administratie (debiteuren). In de vaststellingsbrief wordt de hoogte van de terugvordering en uiterste betaaldatum aangegeven.

Niet impactgericht subsidiëren (subsidies cultuur) Voor subsidies cultuur worden de uitzonderingen op het proces, zoals onder ‘uitvoerend proces Sociaal’ omschreven, hier benoemd: • Er zijn voor de periode 2021-2024 de Basisvoorzieningen Cultuur bepaalt (geldend voor de meeste subsidies cultuur). Ook zijn er drie subsidieregelingen door de raad vastgesteld die gelden voor subsidies cultuur; Kunstenaarsinitiatieven 2021-2024, Makersfonds 2021-2024 en Professionele kunsten 2021-2024 BrabantStad. De raad heeft daarmee besloten over de vereisten, beoordelingscriteria en het proces. • In subsidieregelingen wordt de termijn benoemd waarop een aanvraag binnen dient te zijn en welke vereisten er zijn. Een aanvraag voor een subsidie dient in ieder geval te voldoen aan artikel 8 van de Asv. Er wordt bij het kunnen indienen van de aanvraag verwezen naar de, onder - 84 -

• •

•

• •

•

voorbehoud, vast te stellen subsidieplafonds. Subsidieplafonds worden met de vaststelling van de PGB in november definitief vastgesteld. Aanvragen worden geregistreerd en administratief getoetst op tijdigheid en volledigheid door de medewerker ondersteuning van de afdeling SOC. Dit gebeurt direct nadat de aanvraag is gedaan. De afdeling SOC beoordeelt de aanvraag. Voor de basisvoorzieningen cultuur geldt geen subsidieregeling. De termijn voor beoordeling van een subsidieaanvraag vallend onder een subsidieregeling wordt benoemd in de subsidieregeling. In principe geldt een termijn van 13 weken. De beoordelingscriteria (zowel inhoudelijk als financieel) worden ook benoemd in de subsidieregeling. De beoordeling verloopt als volgt: Er wordt eerst gebruik gemaakt van een checklist om te bepalen of het subsidie-instrument wel of niet ingezet moet worden. Daarbij is afdeling PEC en soms ook afdeling JUR betrokken. Indien het subsidie-instrument wel moet worden ingezet, wordt de aanvraag beoordeelt op basis van de Kadernota Cultuurplan (subsidies basisvoorzieningen cultuur) en op basis van de gestelde subsidiecriteria uit de subsidieregeling (overige subsidies). Eventueel bespreekt de afdeling SOC de aanvraag met de aanvrager. De afdeling SOC geeft het advies aan het afdelingshoofd (bij bedragen tot €125.000) dan wel aan het college (bij bedragen boven €125.000).

Richting college wordt het advies gegeven in november met een Collegenota voor het volgende jaar (bijvoorbeeld 2021, 2022). Deze nota wordt eerst met de betrokken wethouder voor besproken. Daarin zit een overzicht van (meerjarige) subsidieaanvragen boven €125.000, met een omschrijving per aanvraag, financiën per aanvraag en wie welke subsidie dient te krijgen met een onderbouwing. De subsidie wordt bij een positief advies na beoordeling in principe verleend binnen 13 weken nadat de aanvraag is ingediend. Indien deze deadline valt voor de vaststelling van de PGB, wordt een voorbehoud gemaakt dat verlening gebeurt nadat de PGB is vastgesteld. Een subsidie aanvraag tot €125.000 wordt bij een positief advies verleend door het afdelingshoofd van de afdeling SOC (die daartoe gemandateerd is). Bij bedragen boven €125.000 wordt bij een positief advies de subsidie verleend door het college. Dit gebeurt vóór 1 december voorafgaande aan het subsidiejaar. Aanvragen kunnen geweigerd worden als de aanvrager ook zonder subsidie over voldoende middelen beschikt om de kosten van de activiteiten te dekken. Weigering kan ook als subsidieverstrekking niet past in het op het betreffende terrein gevoerde beleid, of als de activiteiten in dat kader onvoldoende prioriteit hebben. Het subsidieformat met subsidievoorwaarden en het verantwoordingsformat wijkt af van het subsidieformat voor IgS.

Eindverantwoordingen bij jaarlijkse en eenmalige subsidies worden door de afdeling SOC inhoudelijk en door de subsidie-adviseur financieel (boven €25.000) beoordeeld tussen mei en november van het navolgende subsidiejaar. Hierbij wordt gebruik gemaakt van een inhoudelijk en financieel beoordelingskader. Bij een subsidie tot aan €125.000 wordt de subsidie vastgesteld door het afdelingshoofd van de afdeling SOC (die daartoe gemandateerd is). Boven €125.000 wordt de subsidie vastgesteld door het afdelingshoofd van de afdeling SOC, zolang er voldaan is aan de subsidievoorwaarden en het vastgestelde subsidiebedrag niet hoger is dan de beschikking. Indien dit anders blijkt, wordt de subsidie vastgesteld door het college.

B. Uitvoerend proces Economie & Arbeidsmarkt (subsidies evenementen) •

•

Vanuit de door het college vastgestelde Beleidsnotas zijn subsidiecriteria bepaald. Het betreft de voorwaarden waaraan aanvragen dienen te voldoen. Over deze criteria beslist een interne subsidiecommissie met vertegenwoordiging vanuit afdeling SOC (Cultuur), afdeling Sportbedrijf, afdeling ECA (Citymarketing) en Binnenstadmanagement Tilburg en met eventuele hulp van externe of interne expertise. Voor meerjarige subsidies gelden extra voorwaarden sinds 2019. De aanvraag voor een eenmalige subsidie kan tussen 1 augustus en 1 september voorafgaande aan het subsidiejaar digitaal worden ingediend door de aanvrager. De afdeling ECA verwijst bij het kunnen indienen van een aanvraag naar de, onder voorbehoud, vast te stellen subsidieplafonds. Subsidieplafonds worden met de vaststelling van de PGB in november definitief vastgesteld. De aanvraag dient te voldoen aan de Asv en de subsidiecriteria. De aanvraag bevat de doelstellingen en resultaten die met de subsidie worden nagestreefd en hoe de activiteiten aan die doelen bijdragen. En in het bijzonder ook in welke mate de activiteiten gericht zijn op de gemeente of haar - 85 -

•

•

•

•

•

•

• •

•

•

ingezetenen en op de door de gemeente vastgestelde doelen of beleidsterreinen; een beschrijving van de activiteiten waar subsidie voor aangevraagd wordt, een begroting en een dekkingsplan van de kosten van de activiteiten, waar de subsidie voor wordt aangevraagd. Aanvragen worden geregistreerd en administratief getoetst op tijdigheid en volledigheid door de medewerker ondersteuning van de afdeling ECA. Dit gebeurt in de maanden augustus en oktober voorafgaande aan het volgende subsidiejaar. De afdeling ECA beoordeelt de aanvraag. Er wordt gebruik gemaakt van een checklist om te bepalen of het subsidie-instrument wel of niet ingezet moet worden. Daarbij is de afdeling PEC (subsidieadvsieurs) en soms ook de afdeling JUR betrokken. Indien subsidie wel moet worden ingezet, wordt de aanvraag beoordeelt op basis van de gestelde subsidiecriteria. In geval van evenementensubsidies wordt samen met eerder genoemde subsidiecommissie het totaal aan aanvragen beoordeeld. Er wordt voor de beoordeling van de aanvraag naar zaken gekeken als welke doelgroepen worden bediend, zijn evenementen verspreid over het jaar, het aanbod in de verschillende wijken etc. Daarnaast zijn de subsidieadviseurs betrokken bij het beoordelen van de begroting. De afdeling ECA geeft het advies aan het afdelingshoofd (evenementensubsidies blijven namelijk onder €125.000).

Voor studentenevenementen geldt dat dit onder verantwoording van de betrokken wethouder valt. Het college besluit over alle aanvragen in één Collegenota. Bij de behandeling van de PGB in november stelt de raad het subsidiebudget voor het daaropvolgende jaar per veld vast. Deze vaststelling is bepalend voor het kunnen verlenen van subsidies door het college en de afdeling ECA. Bij een subsidie aanvraag (tot €125.000) wordt bij een positieve beoordeling de subsidie verleend aan de subsidieontvanger door het afdelingshoofd van de afdeling ECA. Voor studentenevenementen geldt dat dit onder verantwoording van de betrokken wethouder valt. Dit gebeurt vóór 1 december voorafgaande aan het subsidiejaar. Aanvragen kunnen geweigerd worden als de aanvrager ook zonder subsidie over voldoende middelen beschikt om de kosten van de activiteiten te dekken. Weigering kan ook als subsidieverstrekking niet past in het op het betreffende terrein gevoerde beleid, of als de activiteiten in dat kader onvoldoende prioriteit hebben. Subsidies tot €7.500 kunnen direct worden afgewikkeld met een beschikking tot subsidievaststelling (brief). Boven €7.500 wordt subsidie verleend via een beschikking tot subsidieverlening (brief). Voor subsidies boven €25.000 wordt er een subsidieformat met subsidievoorwaarden en het verantwoordingsformat bijgevoegd.

Hierin worden de gegevens van de instelling, de hoogte en soort subsidie en de subsidievoorwaarden (zowel inhoudelijk als financieel) opgenomen. Bevoorschotting van subsidies richting de subsidieontvanger (indien van toepassing) gebeurt uiterlijk één maand voordat het evenement plaatsvindt met een hoogte van 50% van het subsidiebedrag. De subsidieontvanger start met realisatie van de afgesproken output/outcome in het subsidiejaar. Gedurende het subsidiejaar wordt er door afdeling ECA gemonitord of de afgesproken prestaties door de subsidieontvanger naar verwachting worden bereikt. Bij evenementensubsidies gebeurt dit door met regelmaat het (informele) gesprek aan te gaan met de subsidieontvanger. Hier wordt geen verslaglegging van gedaan. Prestaties, resultaten en bijzonderheden worden wel in alle gevallen in het portefeuillehoudersoverleg besproken. Bij afwijkingen kan er bijgesteld worden. Er wordt door de subsidieontvanger een aanvraag gedaan tot vaststelling van de subsidie. Daarbij wordt een eindverantwoording meegestuurd naar de afdeling ECA. Dit gebeurt uiterlijk binnen 13 weken na het evenement. Afwijken van de verantwoordingstermijn mag als er sprake is van andere termijnen van ander subsidies van andere overheden. Verantwoordingseisen uit de AsV: - Tot €7.500 aantonen dat de activiteit heeft plaatsgevonden. - Tot €25.000 inhoudelijk verslag.

Uit dit verslag moet blijken dat de activiteiten waarvoor de subsidie is verleend zijn verricht en welke resultaten zijn bereikt en op welke wijze de activiteiten hebben bijgedragen aan de realisering van de door de gemeente vastgestelde beleidsdoelen. - Tot €125.000 inhoudelijk verslag en een Jaarrekening. De Jaarrekening moet inzichtelijk maken of en zo ja welk vermogen is gevormd met de subsidie. Voorts dient informatie te worden verstrekt over de wijze waarop de subsidieaanvrager publiekelijk heeft gecommuniceerd over zijn werkzaamheden en de resultaten daarvan in relatie tot de verstrekte subsidie door tenminste een jaarverslag op de website te publiceren. Eindverantwoordingen worden geregistreerd en getoetst op tijdigheid en volledigheid door de medewerker ondersteuning van de afdeling ECA.

- 86 -

•

• • • •

Eindverantwoordingen bij jaarlijkse subsidies worden door de afdeling ECA zo spoedig mogelijk beoordeelt na ontvangst van de eindverantwoording. Voor evenementensubsidies is de afdeling ECA scherp op de hoogte van het bedrag in relatie tot de verantwoording, evenals op eventueel verschillende budgetten van de gemeente waaruit de subsidieontvanger subsidie ontvangt (en waarbij afzonderlijke verantwoordingen worden gevraagd over deze budgetten). Subsidies boven de €25.000 worden financieel beoordeeld door de subsidieadviseurs van de afdeling PEC. De subsidie wordt vastgesteld door het afdelingshoofd van de afdeling ECA (tot €125.000). Dit gebeurt binnen enkele weken (gemiddeld drie weken) na aanvraag tot subsidievaststelling. De subsidieontvanger ontvangt een vaststellingsbrief. Betaling van de subsidie gebeurt via de afdeling PEC, team financiële administratie. Dit gebeurt op de 1e en 15e van elke maand. Terugvorderingen van (een deel van) de subsidie worden door de afdeling ECA aangemeld bij pecfadebiteur@tilburg.nl. In de vaststellingsbrief wordt uitgelegd hoe de terugbetaling moet worden gedaan en wordt er een termijn van zes weken gesteld. Debiteurenbeheer houdt de terugbetaling in de gaten. Omdat de vaststellingsbrieven door het hele jaar heen gemaakt worden kan dit dus elke maand zijn.

B. Uitvoerend proces Ruimte (stimuleringsregeling Klimaatbestendig Tilburg) •

•

• • •

• • •

• •

Het college stelt via Collegenota’s stimuleringsregelingen vast. Dit kan gezien worden als een vorm van subsidiering77, waarbij de realisatie van hetgeen wordt gestimuleerd voor rekening komt van de gemeente. De stimuleringsregelingen zijn onderdeel van het Meerjarenprogramma (vanaf nu: MJP), waarvan het budget is vastgesteld door de raad in de PGB. Het betreft een maximum jaarlijks bedrag dat kan worden besteed aan de stimulering van bepaalde zaken. Stimuleringsregelingen worden met enige regelmaat (bijvoorbeeld na twee jaar) geëvalueerd en indien nodig bijgesteld. Een aanvraag passende binnen een stimuleringsregeling kan gedurende het hele jaar digitaal worden ingediend door de aanvrager. De aanvraag bevat het gevraagde (bijvoorbeeld een verzoek van een inwoner tot aanleg van een groen dak, geveltuin, waterberging of infiltratievoorziening bij zijn of haar woning). Aanvragen worden geregistreerd door de afdeling RUI in een Excel bestand waarin wordt bijgehouden per stimuleringsregeling welke aanvraag het betreft en welk bedrag benodigd is. De afdeling RUI beoordeelt de aanvraag78. De afdeling RUI honoreert de aanvraag indien deze past binnen een stimuleringsregeling en het maximale bedrag van de stimuleringsregeling nog niet is bereikt. Indien het maximum bereikt is, wordt de aanvraag afgekeurd.

Omdat het budget voor de stimuleringsregeling eerder door de raad is vastgesteld bij de vaststelling van het MJP, wordt de aanvraag door de afdeling RUI beoordeeld (als project) en al dan niet toegekend. Op basis hiervan wordt een beschikking opgesteld. De honorering of afkeuring wordt door de afdeling RUI geregistreerd in het Excel bestand. Dit bestand is raadpleegbaar door de afdeling Ruimtelijke Uitvoering (vanaf nu: RUV). De aanvrager wordt middels een e-mail in kennis gesteld over de honorering of afkeuring door de afdeling RUI79. De afdeling RUV vraagt offertes bij derde partijen80 en maakt een keuze voor een derde partij. De afdeling RUV neemt contact op met de gekozen derde partij en maakt afspraken over de realisatie van het gevraagde en de bewijsvoering daarvan81. De derde partij start met realisatie van het gevraagde. Gedurende de uitvoering wordt er door afdeling RUI niet tussentijds gemonitord of het gevraagde gerealiseerd wordt. Wel wordt de stand van zaken en bijzonderheden ten aanzien van de

77 Definitie subsidie (AsV, 2017, pg. 1): “… de aanspraak op financiële middelen, door een bestuursorgaan verstrekt,

anders dan als betaling voor aan het bestuursorgaan geleverde goederen of diensten” 78 In geval van groene daken, geveltuinen, waterberging of infiltratievoorziening controleert de afdeling RUI of de locatie voldoet aan de door de gemeente Tilburg gestelde spelregels. De aanvrager wordt bij aanmelding in kennis gesteld dat deze check in februari/maart van ieder jaar plaatsvindt. 79 In geval van geventuinen wordt de brief over honorering of afkeuring verstuurd in maart van ieder jaar. 80 Een aannemer bijvoorbeeld. 81 In geval van geventuinen houdt bewijsvoering in foto’s van vóór en na realisatie. - 87 -

• • •

stimuleringsregelingen in het algemeen met de betrokken wethouder dan wel in het portefeuillehoudersoverleg besproken. De derde partij die het gevraagde uitvoert toont daarbij aan de afdeling RUV aan dat het gevraagde is gerealiseerd. Dit betreft de eindverantwoording. De afdeling RUV controleert of de eindverantwoording voldoet aan de eerder gestelde voorwaarden. Indien de eindverantwoording voldoet aan de eerder gestelde voorwaarden, volgt betaling aan de derde partij. De afdeling RUI geeft zelf de opdracht voor betaling.

- 88 -