Document · PDF

Bijlage 4 - Adviesrapport Deloitte op- en inrichting uitvoeringsorganisatie energietransitie 'one-stop-shop'

Raadsvergadering 2 februari 2026, gemeente TilburgBij agendapunt: Raadsvoorstel oprichting stichting Energiehuis Hart van Brabant16.979 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen · deel 2 van 3

Noot: (1) Alle kosten in de kostenraming zijn gebaseerd op kengetallen of ervaringscijfers, die met de gemeente op hoofdlijnen op plausibiliteit zijn doorgenomen Gemeente Tilburg | Advies inrichting uitvoeringsorganisatie

05 | Uitwerking voorkeursscenario | Kostenraming

Voor een additionele jaarlijkse investering (ten opzichte van de huidige situatie) van ca. € 420K kan naar verwachting de basisversie van de OSS uitgevoerd worden Huidige situatie vs. operationele OSS In het begin van de rapportage zijn wij ingegaan op de huidige kosten die de gemeente maakt voor het bieden van ondersteuning aan woningeigenaren bij het verduurzamen van hun woning. Hierbij zijn wij op een totaal van ca. € 1,7 mln. uitgekomen voor overhead- en uitbestedingskosten. Daarnaast is de toekomstige situatie van de OSS in kaart gebracht, waarvan de kostenschatting uiteengezet is op voorgaande pagina. De totale kosten voor jaar 1 van de OSS worden geschat op ca. € 2,1 mln, exclusief € 250K aan opstartkosten.

De voorgestelde basisversie van de OSS biedt op meerdere vlakken meerwaarde ten opzichte van de huidige situatie. Hiermee kan de gemeente beter regie voeren op de ondersteuning van inwoners en de uitvoering van verduurzamingsmaatregelen, wat bijdraagt aan het behalen van de klimaatdoelstellingen. Voor inwoners biedt de OSS integrale en onafhankelijke ondersteuning, evenals nieuwe diensten die momenteel niet of nauwelijks beschikbaar zijn, zoals subsidie- en financieel advies, specialistisch advies, hulp bij het invullen van formulieren en procesbegeleiding. Bovendien wordt de toegankelijkheid vergroot door een fysieke locatie en een mobiel loket.

2,4

In de figuur hiernaast worden beide scenario’s met elkaar vergeleken. Hieruit kan geconcludeerd worden dat de gemeente met een additionele jaarlijkse investering (ten opzichte van de huidige situatie) van ca. € 420K de basisversie van de OSS kan uitvoeren. Dat de OSS ook voor een efficiëntieslag bij de gemeente zal zorgen, doordat huidige taken/rollen met betrekking tot verduurzaming dan onder de OSS vallen, is hierin niet meegenomen.

0,2

1,7

De gemeente heeft als doel gesteld om in 2050 CO2 neutraal te zijn en in 2030 maximaal 10.600 TJ energieverbruik te hebben. Het versneld verduurzamen van woningen is noodzakelijk om beide doelen te realiseren en de OSS is randvoorwaardelijk voor die versnelling. Zoals verzocht door de gemeente, gaat de ‘kostenraming’ uit van een vergelijkbaar aantal deelnemers als de huidige aanpak van de gemeente. Er wordt echter een groeimodel voorzien, mede door uitvoering van de wijkuitvoeringsplannen en de uitrol van het warmtenet door het Tilburgs warmtebedrijf. Het doel is om met de OSS toe te werken naar het jaarlijks verduurzamen van 2.000 particuliere woningen en daarmee jaarlijks ca. 700 ton CO2 besparing te realiseren. Hierbij is van belang op te merken dat een bepaalde basisomvang vereist is voor het handhaven van een lopende organisatie, waarbij de OSS op ieder moment beschikbaar en bereikbaar is. Dit houdt in dat bij opschaling van de doelstelling van de OSS, opschaling van bijvoorbeeld het personeel niet in evenredige hoeveelheid hoeft te gebeuren. Daarnaast valt mogelijk een besparing te behalen door de momenteel hoge uitbestedingskosten gedeeltelijk te vervangen door personeel van de OSS. Naar verwachting wordt de organisatie dus kosten-efficiënter bij opschaling van de activiteiten. © 2025 Deloitte The Netherlands

0,4 1,0

1,2 0,5

Opstartkosten Overheadkosten

0,5

* Cijfers in mln. €

Huidig*

0,4

Primaire kosten

0,3

Onvoorzien

OSS*

Uitbestedingskosten Verschil*

Gemeente Tilburg | Advies inrichting uitvoeringsorganisatie

06 | Aanbevelingen en vervolgstappen

Gemeente Tilburg | Advies inrichting uitvoeringsorganisatie

06 | Aanbevelingen en vervolgstappen| Implementatie roadmap en groeimodel

Bij positieve besluitvorming kan tot oprichting van de stichting worden overgegaan, te beginnen met een basisversie met doorgroeimogelijkheid voor het aansluiten van o.a. regiogemeenten en het opschalen van diensten en doelgroepen

0. Besluitvorming •

•

Bestuurlijke besluitvorming omtrent voorgestelde op- en inrichting stichting Deloitte ondersteunt in aanleveren van input ten behoeve van bestuurlijke besluitvorming Basisversie OSS, met vergelijkbaar aantal gebruikers als huidige aanpak, is randvoorwaardelijk voor behalen CO2 reductiedoelen (Doelenboom 2050)

Go/no-go

4. Opschalen regio

2. Oprichten stichting •

• • •

• •

Bepalen opdrachtformulering, vaststellen strategische en financiële kaders en afbakening rol gemeente en uitvoeringsorganisatie Formele oprichting van de stichting, registratie en opstellen statuten Inrichten organisatie en governance, aanstellen van een bestuur(der) Aanstellen gemeentelijke relatiemanager

Werkend model voor Tilburg

• • • • •

Evaluatie na 1,5 – 2 jaar

1. Implementatieplan

3. Operationalisering basisversie

•

• •

•

Uitwerken van een gedetailleerd implementatieplan op operationeel, financieel, governance en juridisch/fiscaal vlak inclusief financiële en juridisch-fiscale risicoanalyse Energiecoöperaties: voorstel om een afgevaardigde vanuit energiecorporatie aan het implementatieteam toe te voegen gezien hun lokale kennis en expertise, hun ‘buurman-rol’ en draagvlak richting bewoners

• • • • •

Toenemende ondersteuningsbehoefte in Tilburg en in de regio Regiogemeenten: aanbieden diensten aan regio via Dienstverlening Verantwoordelijkheid Overheid (DVO) en/of moment voor eventuele deelname aan stichting Uitbreiden en opschalen van diensten Verbinden met en uitwerken concepten/ arrangementen met voorkeursleveranciers Opschalen organisatie, aanstellen relatiemanager regio, uitbreiden loketten Mogelijkheid aantrekken externe fondsen/funding Energiecoöperaties: funding OSS mogelijk en/of moment voor eventuele deelname aan stichting, dan wel uitvoeren diensten en activiteiten OSS is bewezen en opgeschaald qua aantal gebruikers, OSS levert zo een grote bijdrage aan het verduurzamen van 2.000 woningen per jaar en 700 ton CO2 reductie per jaar

Bewezen OSS voor de regio

5. Uitbreiden doelgroepen

Inrichting operationele teams en interne processen, werven personeel vaste schil Dienstenpakket gericht op uitvoering van de basistaken voor eigenaar-bewoners, op basis van beschikbare subsidies Samenwerking met marktpartijen voor uitbesteden diensten/flexibele schil Realiseren fysiek en mobiel loket Beleggen samenwerking met WUP-teams en Warmtebedrijf voor coördinatie en planning van energietransitie activiteiten Regiogemeenten: kunnen mogelijk direct (nog voor evaluatie en opschalen regio) aanhaken bij bepaalde onderdelen, bijvoorbeeld via de website en online diensten Energiecoöperaties: energiecoöperaties hebben de mogelijkheid deel te nemen in een ‘meedenk/adviserende-rol’ voor lokale expertise en gezien hun ‘buurman-rol’

•

Opschalen en uitbreiden van diensten en doelgroepen in Tilburg en regio (zoals VVE’s en/of commercieel vastgoed) Uitbreiding van de stichting door publieke en private partijen aan te sluiten om bredere impact te maken Mogelijkheid tot aantrekken van externe fondsen en private funding

Gemeente Tilburg | Advies inrichting uitvoeringsorganisatie

06 | Aanbevelingen en vervolgstappen| Aandachtspunten implementatieplan

Voor het succes van de OSS achten wij het essentieel om in het implementatieplan – naast de vier kernthema’s – aandacht te besteden aan de organisatie competenties, sturing op uitvoering en communicatiestrategie naar burgers Aandachtspunten implementatieplan

Organisatie en competenties

•

In de volgende fase dient een gedetailleerd implementatieplan uitgewerkt te worden op de vier kernthema’s operationeel, financieel, governance en juridisch/fiscaal vlak. Op p.21 en p.23 zijn al enkele aandachtspunten genoemd, namelijk het uitwerken van een uitgebreide business case, met aandacht voor beschikbare en toekomstige subsidies/geldstromen, een financiële en juridisch/fiscale risicoanalyse en het zorgvuldig borgen van AVG en het delen/verwerken en bescherming van gegevens Naast bovengenoemde onderdelen en aandachtspunten achten wij het voor het succes van de OSS essentieel om in de implementatiefase ook de volgende thema’s te behandelen: • Organisatie en competenties • Sturing op uitvoering maatregelen • Communicatiestrategie Voor de drie thema’s hebben wij een voorzet gedaan van aandachtspunten en oplossingsrichtingen

• •

Bepaal wat je competenties en kwaliteiten als stichting zijn en welke toegevoegde waarde je gaat leveren als OSS. Focus zou moeten liggen op: • Adviseren (inhoudelijke expertise, klantgericht) • Verbinden partijen (initiatieven uit netwerk betrekken, stakeholdermanagement, concepten uitwerken) • Zorgen voor inzicht en rapportages (aandacht voor AVG en delen van persoonsgegevens) • Zichtbaarheid, marketing en communicatie (fysiek en online) De basisversie dient compact ingericht te worden met de juiste expertise in huis voor een minimale overhead. Dit dient verder uitgewerkt te worden, ook in relatie tot het groeimodel Borgen van bestuurbaarheid van de stichting wanneer in een later stadium regiogemeenten en energiecoöperaties kunnen deelnemen aan de stichting, zonder dat de gemeente de regie verliest en met aandacht voor het feit dat de stichting overwegend publiek is

Sturing op uitvoering maatregelen

Communicatiestrategie richting burgers

•

• •

Voor het succes van de OSS en het behalen van de Doelenboom 2050, is het van belang dat, naast geven van advies, ook gestuurd wordt op het uitvoeren van verduurzamingsmaateregelen Het uitwerken van concepten en arrangementen en het verbinden met preferred suppliers, financiers en hypotheekverstrekkers kan daarbij helpen, zoals: • Arrangementen voor zonnepanelen, warmtepompen en isolatiemaatregelen (zonder het inkooprisico naar je toe te trekken als gemeente) • Arrangementen voor leningen en hypotheek (meefinancieren tegen gunstige rente) • Afspraken over prijs, proces en ontzorging van eigenaar-bewoners • Arrangementen op basis van wijkaanpak en type woningen Bepaal daarbij op welke tastbare resultaten je gaat sturen; het aantal gevoerde adviesgesprekken en/of daadwerkelijk uitgevoerde maatregelen/arrangementen. Koppelen dit aan CO2 impact Bemiddel als OSS tussen gemeente en Rijk/provincie/Europa ten behoeve van beschikbare subsidies en regelingen ten behoeve van de uitvoering

•

• • •

De OSS moet dé plek zijn waar burgers terecht kunnen met al hun vragen en voor hulp omtrent verduurzamingsmaatregelen Het is van belang dat de burgers de OSS – fysiek en online – weten te vinden en daadwerkelijk gebruik maken van de diensten. Een gerichte en effectieve communicatiestrategie is daarbij essentieel. De communicatie zou moeten toezien op de toegevoegde waarde voor de burger; het mobiele en fysieke loket, de volledige ontzorging en de voordelen (financieel en voor het klimaat) De OSS vormt de schakel tussen de gemeente en de burger, tegelijkertijd heeft de OSS als aparte entiteit een eigen gezicht richting de burgers ten behoeve van het vertrouwen van de burger Een duidelijke demarcatie tussen de gemeente en OSS is hierbij een belangrijk aandachtspunt, voor subsidies bijvoorbeeld is de gemeente het bevoegd gezag voor het beoordelen hiervan, dit kan zo blijven, communicatie en informatie erover kan via OSS lopen, zo lopen aanvraag niet door de OSS Tot slot kunnen de energiecoöperaties hier een rol spelen als koppeling tussen de burger en de OSS Gemeente Tilburg | Advies inrichting uitvoeringsorganisatie

07 | Bijlagen

Gemeente Tilburg | Advies inrichting uitvoeringsorganisatie

07 | Bijlage 1 Bevindingen analyse huidige context

Gemeente Tilburg | Advies inrichting uitvoeringsorganisatie

7.1 | Bevindingen analyse huidige context | Ontvangen documentatie

Om de huidige context in beeld te brengen is een analyse van de door de gemeente aangeleverde documentatie uitgevoerd, waarvan de bevindingen zijn meegenomen bij het opstellen van het afwegingskader Benodigde documentatie

Ontvangen?

Toelichting op de opdracht Rapport ‘Braining the Future’ Overzicht stakeholders Activiteiten per regio Organisatiestructuur gemeente Overzicht bestaande entiteiten (warmtebedrijf en POB REKS) Overzicht bestaande samenwerkingen regiogemeenten en marktpartijen (lijst verbonden partijen)

Ja Ja Ja Ja Ja Nee Ja

Kostenraming gemeente

Nee

Financieringsmodel/verdeelsleutel gemeenten Fiscaal-juridische structuur/governance gemeente Contracten met leveranciers Inkoopstrategie SPUK documenten Doelenboom 2050 Overzicht kosten FTE's

Nee Nee Ja Ja Ja Ja Ja

Nieuwe nota verbonden partijen

Nee

Resultaten online flitspeiling energietransitie onder inwoners Behoeften en verwachtingen ten aanzien van het energiehuis – Ipsos I&O i.o.v. Ministerie van VRO

Ja Ja

Toelichting

Is onderdeel van lijst verbonden partijen Niet aanwezig, aanvullende documenten ten behoeve van opstellen kostenraming ontvangen (zoals salarisschalen en loonkosten gemeente en inschatting afname diensten groeimodel) Niet aanwezig Mondeling toegelicht door Monique Hummels

Kan nog niet gedeeld worden, gemeente heeft verklaard geen reden te zien dat de inhoud van dit rapport niet aansluit op de nieuwe nota verbonden partijen

Gemeente Tilburg | Advies inrichting uitvoeringsorganisatie

7.1 | Bevindingen analyse huidige context | Overzicht stakeholders verkennende gesprekken

Om meer inzicht te krijgen in de wensen, eisen en aandachtspunten van de gemeente, zijn er diverse verkennende gesprekken gevoerd met verschillende stakeholders, dan wel uitvraagformulieren gedeeld Stakeholder

Functie

Organisatie

Gesproken op

Anouk Bedaux (kernteam)

Projectleider

Gemeente Tilburg

Wekelijks

Dennis Schellekens (kernteam)

Adviseur Planning & Control

Gemeente Tilburg

06-02-2025

Evelien van Dun (kernteam)

Contractmanager

10-02-205

Tijs van Gisbergen (kernteam)

Beleidsadviseur energietransitie

Gemeente Tilburg Gemeente Tilburg

Charlotte Raaimakers (kernteam)

Strategisch adviseur inkoop

Gemeente Tilburg

07-02-2025

Nanda Jagersma (kernteam)

Communicatie adviseur

Gemeente Tilburg

27-02-2025

Joep Pernot

Programmamanager

Warmtebedrijf

12-02-2025

Annedebora van Kooij

Wijkuitvoeringsplannen

Gemeente Tilburg

10-02-2025

Elise van der Bruggen

Wijkuitvoeringsplannen

Gemeente Tilburg

10-02-2025

Michiel Louweret

Opdrachtgever OSS

Gemeente Tilburg

24-02-025

Jasper Pijnenborg

Opdrachtgever OSS

Gemeente Tilburg

24-02-025

Magdaleen Sturm

Directeur POB REKS

Publiek Ontwikkelbedrijf

10-02-2025

Paul ten Have

ICT

Gemeente Tilburg

Via uitvraagformulier*

Ellen den Arend

Privacy

Gemeente Tilburg

Via uitvraagformulier*

Jesse Leemput

Dienstverlening

Gemeente Tilburg

Via uitvraagformulier*

Alfredo Verboom

Regiocoördinator regiogemeenten

Gemeente Tilburg

Via de mail voor delen uitvraagformulieren

10-02-205

Gemeente Tilburg | Advies inrichting uitvoeringsorganisatie

7.1 | Bevindingen analyse huidige context | Uitvraagformulieren regiogemeenten

Regiogemeenten benadrukken het belang van centrale coördinatie, samenwerking en maatwerk in de oprichting van de OSS, met aandacht voor financiële transparantie, inclusiviteit en lokale betrokkenheid Opgehaalde input uitvraagformulieren regiogemeenten Gemeente

Stakeholder

Loon op zand

Marjolein van der Zande Beleidsadviseur Duurzaamheid / energietransitie

Heusden

Fjolla Zabërgja Projectleider energiebesparing

Waalwijk

Tanja Roovers Projectleider Warmtetransitie

Visie op energietransitie en OSS • • • •

Kansen •

Sofie Wieme Beleidsmedewerker energie en duurzaamheid

•

Dongen

Liselotte Heesters Adviseur Duurzaamheid

•

Oisterwijk

Robert Drooghmans Projectleider Warmtetransitie Maurice van de Sande Beleidsadviseur Duurzaamheid

Hilvarenbeek

Kirsten Noij gemeente Hilvarenbeek

Samenwerking • Ontzorg en beheer website • Versterken bereikbaarheid, efficiëntie en professionalisatie door gezamenlijke regie • Geïntegreerde klantreis (‘service provider’) Kennisdeling • Actuele informatie • Doelgroepen in kaart brengen Financiële voordelen • Kostenbesparing door samenwerking • Collectieve inkoopacties en afstemming op lokaal aanbod • Afspraken / regelingen met installateurs

Risico’s • • • • •

Financiële risico’s wanneer partijen zich onttrekken (In het geval van partnerschappen) Te weinig aansluiting met de regio, uitbreiding noodzakelijk Concurrerende partijen: reeds lopende contracten met energieloketten, eigen initiatieven vanuit gemeenten, de LEC’s, energiecoöperaties Te grote verschillen tussen gemeenten en maar één uitvoerende en exploiterende partij Weinig vertrouwen in de samenwerking door onvoldoende (actieve) betrokkenheid

Aandachtspunten • •

Centraal georganiseerd punt voor inwoners voor informatie en vragen m.b.t. de energietransitie Maatwerk voor woningeigenaren Samenwerking tussen overheden en regionaal optrekken om positie te versterken en de juiste expertise te kunnen leveren Service provider (coördineren klantreis door samenwerkingen met installateurs, leveranciers etc.)

Financiering en risico’s moeten vooraf duidelijk zijn Gezamenlijk gedragen initiatief vanuit de gehele regio • Alle deelnemende gemeenten moeten inspraak hebben/invulling kunnen geven aan bepaalde aspecten • Alle gemeenten betrekken • Overal fysiek punt (evt. mobiele unit) Doelgroepen-aanpak Rol van lokale energiecoöperaties Bestuurlijke wensen vanuit alle gemeenten Gemeente Tilburg | Advies inrichting uitvoeringsorganisatie

7.1 | Bevindingen analyse huidige context | Analyse verbonden partijen

Voor het scenario ‘aansluiten bij bestaande entiteit’ zijn de verbonden partijen middels bureau-analyse1 door ons geanalyseerd op aansluiting huidig werkveld, diensten en doelgroepen bij de OSS; dit resulteert in 3 kansrijke partijen Analyse verbonden partijen Diamantgroep Omgevingsdienst Midden- en West-Brabant Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant GGD Hart voor Brabant RAV Brabant Midden--West-Noord Regio Hart van Brabant Stadsgewest ‘s-Hertogenbosch NV BNG Brabant Water NV Enexis Holding NV TWM Holding BV Bakertand BV Commandiet Tilburg Den Bogerd BV Den Bogerd Beheer BV De Werkplaats BV © 2025 Deloitte The Netherlands

Domein actief

Diensten

Doelgroep

--+ ----+ + -+ ------

------+ --------

--+ ----+ ------

Pieter Vreedeplein Beheer BV BAT Bedrijven NV Breedband Tilburg BV Gate2 BV NV Monumenten Beheer Brabant Publiek Ontwikkelbedrijf BV Warmtebedrijf Tilburg i.o. Coöperatie de Toegang Stichting Marketing Tilburg Stichting Midpoint Brabant Stichting Beheer RIEC Stichting Tilburgs Ondernemers Fonds Vereniging Mindlabs

Domein actief

Diensten

Doelgroep

---+ -++ ++ --+ + -+ -+

---+ --+ -+ --+ ++ --+ -+

----+ -+ ++ --+ -+ --

Noot: (1) De analyse richt zich alleen op de huidige situatie en houdt geen rekening met eventuele toekomstplannen Gemeente Tilburg | Advies inrichting uitvoeringsorganisatie

7.1 | Bevindingen analyse huidige context | Analyse verbonden partijen

Uit de bureau-analyse en op basis van de verkennende gesprekken met gemeente en stakeholders blijkt dat er momenteel geen entiteit is die voldoende aansluit op de randvoorwaarden en vereisten van de OSS Analyse mogelijkheid tot aansluiten bij bestaande entiteit Uit de bureau-analyse* van de verbonden partijen en op basis van de verkennende gesprekken met de gemeente en andere belangrijke stakeholders blijkt dat er momenteel geen entiteit is die qua domein, activiteiten en/of doelgroep voldoende aansluit op de randvoorwaarden en vereisten van de OSS. Het aanpassen van een bestaande entiteit vergt daarnaast veel tijd en aandacht. De belangrijkste bevindingen zijn in de tabel rechts weergegeven.

niet aannemelijk

aannemelijk

Bevindingen •

Voor nu geen mogelijkheid tot aansluiten OSS in verband met verschil in type dienstverlening en focus (grootschalig zon en wind)

•

Voor nu geen mogelijkheid tot aansluiten OSS gezien de oprichtingsfase van het warmtebedrijf en risico op focusvervaging en vertraging Verschil in diensten en processen: Warmtebedrijf levert één dienst en heeft één proces, OSS biedt meerdere diensten met verschillende processen Verschil in doelgroep: Warmtebedrijf focust de komende 3 tot 4 jaar eerst op nieuwbouw, OSS focust voor nu op bestaande bouw Toegevoegde waarde in het proces: OSS zorgt – in combinatie met WUP – voor het aardgasvrij-klaar maken van woningen als voorbereiding op warmtenetten

Publiek Ontwikkelbedrijf BV

*De analyse in dit rapport richt zich uitsluitend op de huidige activiteiten van de partijen en houdt geen rekening met mogelijke toekomstige activiteiten en/of plannen. Het is mogelijk de OSS in de toekomst alsnog onder te brengen bij een bestaande entiteit.

• Warmtebedrijf Tilburg i.o.

• •

• Stichting Midpoint Brabant (stichting MOED)

niet onaannemelijk

•

Voor nu geen mogelijkheid tot aansluiten OSS in verband met het verschil qua doelgroep (Stichting Midpoint focust op bedrijven en OSS op eigenaar-bewoners) Diensten op het gebied van verduurzaming komen deels overeen, zij het dat het gericht is op een ander type vastgoed

Gemeente Tilburg | Advies inrichting uitvoeringsorganisatie

07 | Bijlage 2 Beschrijving kernthema’s voor de vier scenario’s

Gemeente Tilburg | Advies inrichting uitvoeringsorganisatie

7.2 | Beschrijving kernthema’s voor de vier scenario’s| Eigen afdeling

De uitvoeringsorganisatie kan als eigen afdeling binnen de gemeente worden ondergebracht – risico’s, verantwoordelijkheden en voortgang van het programma zijn in dit geval volledig binnen de gemeente belegd Uitwerking kernthema’s voor eigen afdeling •

Operationeel

Capaciteit en flexibiliteit • Beschikbare kennis en ervaring vanuit het ambtelijk apparaat zijn leidend. Bij onvoldoende (beschikbare) kennis en ervaring moet hierin worden geïnvesteerd • Indien onvoldoende capaciteit beschikbaar is om naast bestaande werkzaamheden de uitvoeringsorganisatie te operationaliseren, kunnen capaciteitsproblemen ontstaan • De ambtelijke uitvoering is gebonden aan (intern) beleid en regelgeving, dit beperkt de handelingssnelheid en flexibiliteit van de uitvoerbaarheid Reporting / monitoring • Integratie van monitoring en rapportage met bestaande gemeentelijke systemen mogelijk Regie op uitvoering • Gemeente heeft volledige verantwoordelijkheid en regie over uitvoering waardoor directe bijsturing mogelijk is (bij voldoende capaciteit en deskundigheid)

•

Financieel

Inkomstenstromen (subsidies) • Financiering uit gemeentelijk budget, die door de gemeenteraad beschikbaar wordt gesteld (vastgesteld in jaarlijkse begroting) • Mogelijkheid tot verkrijgen nationale en Europese subsidies Externe financierbaarheid en financiële participatie derden (bijv. sponsorgelden) • Beperkte mogelijkheden in het aangaan van partnerschappen met private entiteiten en het aantrekken van externe/private financiering Risico • Gemeente is de enige en daarmee volledige risicodragende partij • Financiële sturing vindt plaats op programmaniveau vanuit de lange termijndoelen van het programma • Gemeente dient businesscase vast te stellen, die bij nieuwe initiatieven herzien moeten worden • Negatieve financiële resultaten kunnen effect hebben op bredere beleidsdoelen en een risico vormen voor de gemeentelijke begroting © 2025 Deloitte The Netherlands

•

Governance

Inrichting besluitvorming • Gemeente is zelf verantwoordelijk voor de besluitvorming. Directe afstemming met het gemeentelijk beleid en strategie biedt mogelijkheid tot bredere besluitvorming over prioritering/herallocatie van middelen Mate van sturing • Gemeenteraad stuurt op strategisch programma. De portefeuillehouder legt periodieke verantwoording af over de voortgang van het programma. Hierbij is een hoge mate van sturing op publieke waarden mogelijk • Door uitvoering binnen de eigen afdeling is integratie in gemeentelijke structuren met interne richtlijnen en regelgeving mogelijk Bestuurlijke betrokkenheid • Hoge mate van bestuurlijke betrokkenheid doordat volledige uitvoering van het programma binnen de gemeente ligt

•

Juridisch/fiscaal

Fiscale druk • De activiteiten zijn onderdeel van de gemeentelijke bedrijfsvoering, waarvoor de gebruikelijke gemeentelijke fiscale arrangementen gelden. Per activiteit van de OSS dient dit te worden beoordeeld Rechtsvormen • Geen aparte rechtsvorm nodig, functioneert onder gemeente Juridische aandachtspunten • Gemeente is gebonden aan publiekrechtelijke regelgeving, waaronder het aanbestedingsrecht en de algemene beginselen van behoorlijk bestuur. • Gemeente is aansprakelijk voor alle activiteiten van de uitvoeringsorganisatie Gemeente Tilburg | Advies inrichting uitvoeringsorganisatie

7.2 | Beschrijving kernthema’s voor de vier scenario’s| Aansluiten bij bestaande entiteit

De uitvoeringsorganisatie kan bij een bestaande entiteit worden ondergebracht – risico’s, verantwoordelijkheden en voortgang van het programma zijn voor gedeelde rekening van de deelnemers in de bestaande identiteit Uitwerking kernthema’s voor aansluiten bij (bestaande) entiteit •

Operationeel

Capaciteit en flexibiliteit • De uitvoerende organisatie kan worden gekozen op basis van de benodigde kennis en ervaring voor het programma en is verantwoordelijk voor de beschikbaarheid van voldoende capaciteit • Het aanpassen van een bestaande entiteit vergt veel tijd en aandacht • De externe entiteit kan flexibeler zijn als het gaat om het werven van personeel en het aanbesteden van diensten via derden (afhankelijk van het inkoopbeleid van de entiteit) • De zakelijke uitvoering (buiten de gemeente) bevordert de uitvoeringssnelheid Reporting / monitoring • De bestaande systemen van de entiteit kunnen worden gebruikt voor rapportage en monitoring • Bij de gemeente is een rol van contractmanager/relatiemanager nodig als schakel tussen partijen Regie op uitvoering • De gemeente kan vanuit haar rol als deelnemer toezicht houden op de kwaliteit en de resultaten van de uitvoering. De entiteit rapporteert en verantwoordt aan de deelnemers over (de kwaliteit van) de uitvoering

•

Financieel

Inkomstenstromen (subsidies) • Afhankelijk van de rechtsvorm en financiële structuur kunnen inkomstenstromen op verschillende manieren plaatsvinden. Subsidies doorleggen kan onder voorwaarden • De gemeenteraad stelt krediet beschikbaar als funding voor de OSS activiteiten binnen entiteit, de financiële sturing vindt plaats via bestuur en/of via AvA als de gemeente aandeelhouder wordt • Via inbesteding aan bestaande entiteit kan de gemeente eenvoudig middelen beschikbaar stellen Externe financierbaarheid en financiële participatie derden (bijv. sponsorgelden) • De eenvoud in het aangaan van partnerschappen met private entiteiten en mogelijkheid tot het aantrekken van private financiering zijn afhankelijk van de structuur van de bestaande entiteit Risico • De entiteit is financieel risicodragend • Afhankelijk van de rechtsvorm en de contractuele afspraken worden de risico’s gedeeld met de betrokken deelnemers © 2025 Deloitte The Netherlands

•

Governance

Inrichting besluitvorming • Besluitvorming wordt gedeeld met de bestaande entiteit met een eigen directie/bestuur, hierbij heeft de gemeente niet altijd volledige controle • De besluitvorming wordt ingericht aan de hand van de bestaande structuren en processen, het aanpassen van een bestaande entiteit vergt tijd, aandacht en geld Mate van sturing • Omdat de uitvoering volledig plaatsvindt onder verantwoordelijkheid en risico van de entiteit is sturing door de gemeente beperkt en op afstand, mogelijk via aandeelhoudersvergadering of deelname in het bestuur van de entiteit. Er zijn reeds een of meerdere partijen betrokken • Gemeenteraad stuurt op strategisch programma door periodieke verantwoording over de voortgang van het programma via de verantwoordelijke portefeuillehouder Bestuurlijke betrokkenheid • Om bestuurlijke betrokkenheid te borgen (maatschappelijk en financieel) is het wenselijk om de gemeente (en mogelijk later ook regiogemeenten) een adviserende en besluitvormende rol te geven in de entiteit, bijvoorbeeld door deelname in de AVA door wethouder/portefeuillehouder • De externe entiteit legt periodieke verantwoording af aan de aandeelhouders, omdat het een bestaande entiteit is, zijn er reeds een of meerdere aandeelhouders betrokken

•

Juridisch/fiscaal

Fiscale druk • Afhankelijk van de rechtsvorm van de entiteit Rechtsvormen • Betreft rechtsvorm van de bestaande entiteit of een nieuwe rechtspersoon als dochter bij de bestaande entiteit onderbrengen Juridische aandachtspunten • De aansprakelijkheid voor de betrokken partijen is afhankelijk van gekozen rechtsvorm • Bij sommige entiteiten, afhankelijk van de structuur, kan de gemeente de activiteiten voor de uitvoeringsorganisatie via inbesteding organiseren Gemeente Tilburg | Advies inrichting uitvoeringsorganisatie

7.2 | Beschrijving kernthema’s voor de vier scenario’s| Uitbesteden

De uitvoeringsorganisatie kan worden uitbesteed aan een marktpartij – risico’s, verantwoordelijkheden en voortgang van het programma zijn voor desbetreffende marktpartij Uitwerking kernthema’s voor uitbesteden •

Operationeel

Capaciteit en flexibiliteit • Gemeente selecteert marktpartij op basis van de juiste doelstellingen, kennis, kunde en capaciteit • Marktpartij vormt het commerciële gezicht naar de buitenwereld • Marktpartij is verantwoordelijk voor het afstemmen van de beschikbare capaciteit op de marktvraag en is hierbij flexibel in het werven van personeel en inkopen van overige middelen • Gemeente dient rekening te houden met capaciteit voor aanbesteding en contractmanagement Reporting / monitoring • Marktpartij gebruikt eigen systemen voor monitoring en rapportages Regie op uitvoering • Marktpartij is verantwoordelijk voor de uitvoering van de opdracht, de gemeente heeft hierbij beperkte regie middels de gemaakte prestatieafspraken en de contractvorming • Middels een stuurgroep of opdrachtgevers-/opdrachtnemersoverleg en rapportages kan de gemeente toezicht/regie houden op de kwaliteit en resultaten van de werkzaamheden

•

Financieel

Inkomstenstromen (subsidies) • Gemeente is gebonden aan wet- en regelgeving/staatssteun, wat de vrijheid bij het doorleggen van subsidies beperkt. De gemeente kan eisen dat marktpartij rapporteert over subsidie inzet • De gemeente betaalt opdrachtnemer een afgesproken vergoeding voor de geleverde diensten • Een commercieel motief bij een marktpartij kan knellen met de subsidievoorwaarden Externe financierbaarheid en financiële participatie derden (bijv. sponsorgelden) • Niet relevant; is aan de marktpartij Risico • De opdrachtnemer is financieel verantwoordelijk voor de uitvoering van de overeenkomst en het behalen van de prestatieafspraken en is daarbij risicodragend (afhankelijk van afspraken) • Marktpartij heeft de juiste kennis en kunde voor de risico inschatting • De marktpartij kan onafhankelijk bepalen hoe ze haar financiële middelen inzet en kan hierdoor focus op de lange termijnresultaten behouden • In geval van niet leveren is het voor gemeente complex om regie op de uitvoering terug te nemen © 2025 Deloitte The Netherlands

•

Governance

Inrichting besluitvorming • Gemeente vertaalt strategische doelstellingen naar de overeenkomst, de opdrachtnemer is verantwoordelijk voor de uitvoering van de overeenkomst en het behalen van de afgesproken resultaten en legt periodiek verantwoording af conform contractuele afspraken • Het besluitvormingsproces (welke besluiten door de stuurgroep en welke door de opdrachtnemer zelf worden genomen), de scope van de opdracht, tijdspad, taken, verantwoordelijkheden en prestatieafspraken/resultaten worden contractueel vastgelegd Mate van sturing • Sturing is beperkt tot de meegegeven kaders bij het uitvragen van de opdracht, er is dus minder invloed op het borgen van publieke waarden en minder flexibiliteit in het wijzigen van de opdracht • Gemeenteraad stuurt op strategisch programma door periodieke verantwoording over de voortgang van het programma via de verantwoordelijke portefeuillehouder Bestuurlijke betrokkenheid • In de contractuele afspraken wordt een samenwerkstructuur/overlegstructuur vastgelegd met een passende borging van de ambtelijke en bestuurlijke betrokkenheid (meestal een projectgroep en stuurgroep of opdrachtgevers-/opdrachtnemersoverleg)

•

Juridisch/fiscaal

Fiscale druk • Niet direct aan de orde voor de gemeente, maar van toepassing op de marktpartij, mogelijk wordt de extra fiscale druk wel doorberekend in de kosten aan de gemeente Rechtsvormen • n.v.t. Juridische aandachtspunten • Gemeente is vooraf verantwoordelijk voor contractvorming en de afspraken over aansprakelijkheid • Gemeente is aanbesteding plichtig, het voorbereiden en doorlopen van de procedure vraagt veel tijd en aandacht van de gemeente, evenals het contractmanagement gedurende de looptijd van de aanbestede opdracht Gemeente Tilburg | Advies inrichting uitvoeringsorganisatie

7.2 | Beschrijving kernthema’s voor de vier scenario’s| Oprichten nieuwe entiteit

De uitvoeringsorganisatie kan bij een nieuw op te richten entiteit worden ondergebracht – risico’s, verantwoordelijkheden en voortgang van het programma zijn voor op te richten entiteit, maar gestuurd door gemeente Uitwerking kernthema’s voor oprichten nieuwe entiteit •

Operationeel

Capaciteit en flexibiliteit • De nieuwe entiteit is volledig verantwoordelijk voor het leveren van voldoende capaciteit en het aantrekken van de benodigde kennis en kunde. De nieuwe entiteit kan hierbij, zowel in benodigde capaciteit als deskundigheid snel aansluiten op de (ontwikkeling van de) marktvraag • De externe entiteit is flexibeler dan de gemeente als het gaat om het werven van personeel, dan wel voor het aanbesteden van diensten via derden • De zakelijke uitvoering (extern van de gemeente) bevordert de uitvoeringssnelheid Reporting / monitoring • Monitoringssysteem passend bij het programma kan worden uitgekozen en ingericht • Waarborgen van transparantie door evaluaties en audits Regie op uitvoering • Bij de gemeente is een rol van contractmanager/relatiemanager nodig als schakel tussen partijen • De gemeente houdt toezicht op de kwaliteit en de resultaten van de uitvoering.

•

Financieel

Inkomstenstromen (subsidies) • Het aansluiten bij een bestaande entiteit biedt flexibiliteit in het aangaan van partnerschappen met private entiteiten en de mogelijkheid tot het aantrekken van private financiering • Inkomstenstromen kunnen variëren, afhankelijk van de rechtsvorm en financiële structuur • De gemeenteraad stelt krediet beschikbaar als funding voor de entiteit en financiële sturing vindt plaats via het (stichting)bestuur en/of via de AvA (indien toch gekozen wordt voor een BV) Externe financierbaarheid en financiële participatie derden (bijv. sponsorgelden) • Het oprichten van een externe entiteit biedt flexibiliteit in het aangaan van partnerschappen met private entiteiten en mogelijkheid tot het aantrekken van private financiering Risico • Entiteit is financieel risicodragend en is in principe onafhankelijk van de gemeentefinanciën. Het ligt evenwel niet voor de hand dat de gemeente een eigen externe entiteit failliet zal laten gaan om politiek-bestuurlijke en publicitaire redenen • Afhankelijk van de rechtsvorm: risicodeling tussen gemeente en entiteit © 2025 Deloitte The Netherlands

•

Governance

Inrichting besluitvorming • Een nieuwe entiteit is als zelfstandige entiteit met een eigen directie/bestuur volledig verantwoordelijk voor de uitvoering en besluitvorming. De gemeente geeft bij oprichting de strategische opdracht aan de OSS mee • Bij plannen buiten de strategische opdracht, kan besluitvorming complex zijn in afstemming tussen gemeente en nieuwe entiteit Mate van sturing • Omdat de uitvoering volledig plaatsvindt onder verantwoordelijkheid en risico van de entiteit is de dagelijkse aansturing door de gemeente beperkt en op afstand. Bestuurlijke betrokkenheid • Om bestuurlijke betrokkenheid op zowel financiële prestaties als publieke waarden te borgen is het wenselijk om de gemeente een adviserende en besluitvormende rol te geven in de entiteit

•

Juridisch/fiscaal

Fiscale druk • De oprichting van een entiteit en kapitaalverstrekking kan zonder aanbesteding en heeft in beginsel geen beperkingen vanuit staatssteun Rechtsvormen • Het college van B&W is bevoegd tot oprichting van een (externe) entiteit, zij moet hierbij kunnen betogen dat de oprichting noodzakelijk is in het kader van het openbaar belang. Er kan hierbij voor een passende rechtsvorm gekozen worden (Stichting, BV, GR, etc.) – de keuze van rechtsvorm beïnvloedt de autonomie en aansprakelijkheid van de entiteit. Voor de stichting en de BV wordt de gemeenteraad om wensen en bedenkingen verzocht conform de gemeentewet, maar dit geldt niet voor de GR. Juridische aandachtspunten • De aansprakelijkheid voor de betrokken partijen is afhankelijk van gekozen rechtsvorm Gemeente Tilburg | Advies inrichting uitvoeringsorganisatie

07 | Bijlage 3 Ingevuld afwegingskader

Gemeente Tilburg | Advies inrichting uitvoeringsorganisatie

7.3 | Ingevuld afwegingskader | Operationeel

Voor het kernthema ‘operationeel’ leidt het scenario ‘oprichten nieuwe entiteit’ tot meer focus en snelheid op de opgave, en zorgt het voor meer slagvaardigheid ten opzichte van een ‘eigen afdeling binnen de gemeente’ Operationeel Eigen afdeling binnen de gemeente Visie gemeente

Capaciteit en flexibiliteit

Invulling per entiteit

• •

De OSS moet beschikken over de juiste kennis en expertise Aanbod van diensten moet aangepast kunnen worden afhankelijk van de beschikbare subsidies, dit vraagt om flexibiliteit in het op- en afschalen (diensten en organisatie)

•

Een team moet hiervoor voor worden opgericht, bij onvoldoende (beschikbare) capaciteit moet hierin worden geïnvesteerd Deel van de ondersteunende diensten (ICT, P&O etc.) is reeds aanwezig OSS vraagt om een andere benadering dan de bestaande gemeentelijke diensten en dient in te kunnen spelen op veranderende behoeften Risico is vertraging in de uitvoering door gemeentelijk apparaat en processen (minder wendbaard, minder focus)

• •

Visie gemeente •

Reporting / monitoring

Invulling per entiteit

Visie gemeente

Slagvaardigheid en effectiviteit

Invulling per entiteit

•

• •

Bij de inrichting van de externe entiteit kan gestuurd worden op de beschikbaarheid van alle benodigde kennis, ook met focus op retail Een externe entiteit is wendbaar en heeft flexibiliteit in aanbestedingsprocedures (o.a. ten aanzien van Gids Proportionaliteit en onderhands uitbesteden), wat voor snelheid en vrijheid zorgt Uitvoering via een eigen entiteit zorgt voor snelheid met eigen zeggenschap/verantwoordelijkheden en meer focus bij inzet van capaciteit

AVG en het delen/verwerken en bescherming van persoonsgegevens moet zorgvuldig ingeregeld worden Gemeente heeft hiervoor al ondersteunende afdelingen Afdeling Dienstverlening is niet ingericht op de OSS, met als risico’s te weinig capaciteit, extra werkdruk en gebrek aan focus. Het kost veel tijd en geld om dit opnieuw in te richten/aan te passen

•

Moet nog volledig worden ingericht bij externe entiteit, kan naar eigen wens worden vormgegeven met efficiënte inzet van mensen en middelen Het opzetten en inrichten van afdeling/systemen kost tijd en geld met als risico dat het tijdens de opstartfase minder goed kan werken

• •

Zichtbaarheid en het goed positioneren van de OSS richting bewoners is belangrijk De OSS moet onafhankelijk zijn (qua dienstverlening) en vrij blijven van een commercieel motief

•

Uitvoering door de eigen organisatie zorgt in het algemeen voor zorgvuldigheid in de uitvoering van projecten, maar ook vertraging Belangstelling in afnemen van diensten en subsidies (lage conversie) en vertrouwen van bewoners in de overheid1 is een aandachtspunt wat de gemeentelijke (regie)rol kwetsbaar maakt

Algemene aandachtspunten implementatiefase • •

Oprichten nieuwe entiteit

• • •

De gemeente houdt toezicht op de kwaliteit en de resultaten van de uitvoering en de dagelijkse aansturing en uitvoering ligt bij de entiteit Een externe entiteit kan slagvaardig inspelen op ontwikkelingen in de markt en maatschappij via het dienstenpakket dat zij aanbiedt Een externe entiteit heeft een zelfstandig en zakelijk karakter richting bewoners

AVG en het delen/verwerken en bescherming van moet zorgvuldig ingeregeld worden tijdens het implementatieproces Qua proces wordt aansluiting gezien bij de Wijkuitvoeringsplannen en het aardgasvrij-klaar maken van de woningen

Gemeente Tilburg | Advies inrichting uitvoeringsorganisatie

7.3 | Ingevuld afwegingskader | Financieel

Voor het kernthema ‘financieel’ biedt het ‘oprichten nieuwe entiteit’ meer flexibiliteit in het aantrekken tot funding van derden, echter vraagt dit wel om hogere investeringen dan bij ‘eigen afdeling binnen de gemeente’ Financieel Eigen afdeling binnen de gemeente Visie gemeente

Inkomstenstromen (bijv. subsidies)

Invulling per entiteit

Visie gemeente

Externe financierbaarheid (bijv. sponsorgelden)

Oprichten nieuwe entiteit

• •

Het bestaansrecht van de OSS is een aandachtspunt gezien structurele inkomsten ontbreken en de aflopende subsidies richting de toekomst een onzekerheid zijn Subsidies moeten kunnen worden doorgelegd naar de OSS

•

Directe toegang tot gemeentelijke middelen (subsidies en klimaatfonds) en specifieke subsidies exclusief voor gemeenten Gemeente kan leningen verstrekken Het uitsplitsen van de facturen voor de werkzaamheden die aan de OSS zijn toe te wijzen, vergt veel tijd en administratie in het geval van opschaling en samenwerking met regiogemeenten

•

+ +

Het doorleggen van subsidies naar een externe entiteit is een aandachtspunt in verband met staatssteun, dit is in te regelen via subsidievoorwaarden (zie ook het afwegingskader juridisch/fiscaal) Inkomsten ontvangen door dienstverlening aan burgers is makkelijker dan via eigen afdeling binnen de gemeente De gemeente kan een subsidiestroom in één keer aan een entiteit toewijzen, de entiteit kan deze zelf intern uitsplitsen over de activiteiten

•

De mogelijkheid tot fondsenwerving is belangrijker dan de leencapaciteit aangezien giften uit fondsen niet terugbetaald hoeven te worden

•

Flexibiliteit in het financieel samenwerken met derde partijen en de mogelijkheid tot het aantrekken van private funding, bijvoorbeeld via een fonds of financiering voor activiteiten (door energiecoöperaties) Het ontvangen van private funding beperkt de mogelijkheden tot inbesteding

Invulling per entiteit

Externe financiering via BNG is voor een eigen afdeling binnen de gemeente mogelijk Het aantrekken van private funding is beperkt mogelijk

Visie gemeente

• • •

De verhouding kosten versus inkomsten is een aandachtspunt, waarbij maatschappelijke opbrengsten moeten worden meegenomen Financiële wendbaarheid is een belangrijk criterium, het politieke klimaat is een risico voor de lange termijn besluitvorming voor de financiering van de OSS De veelheid aan mogelijke risico’s en variatie daarin maakt het moeilijk om voor dit thema op voorhand een afweging tussen de verschillende scenario’s te maken

+ Mogelijkheid om ondersteunende taken bij bestaande afdelingen (ICT, P&O

Risico’s Invulling per entiteit

etc.) te beleggen, wat kostenbesparing met zich meebrengt Bij onvoldoende capaciteit of diensten binnen de bestaande afdelingen moet hier ook in worden geïnvesteerd De gemeente is risicodragend

•

+ De externe entiteit is risicodragend - Oprichten van een nieuwe externe entiteit vraagt hoge investeringen -

(hoge opstartkosten, overhead etc.) Er bestaat een risico is dat de gemeente veel geld investeert met beperkt zicht op resultaat

Algemene aandachtspunten implementatiefase • •

SPUKS kunnen niet ingezet worden voor overhead kosten, wel voor producten/diensten en inhuur Een risicoanalyse dient uitgewerkt te worden in de implementatiefase

Gemeente Tilburg | Advies inrichting uitvoeringsorganisatie

7.3 | Ingevuld afwegingskader | Governance

Voor het kernthema ‘governance’ zorgt ‘oprichten nieuwe entiteit’ voor slagvaardigheid en efficiëntie door een duidelijke demarcatie; de gemeente stuurt strategisch-financieel, de entiteit is tactisch-operationeel verantwoordelijk Governance Eigen afdeling binnen de gemeente Visie gemeente

Inrichting besluitvorming

Mate van sturing

•

De gemeente wenst een uitvoeringsorganisatie op te richten die flexibel, wendbaar en slagvaardig is qua focus, deskundigheid en efficiëntie

•

Invulling per entiteit

•

Het inrichten van besluitvorming voor een nieuw takenpakket vergt veel tijd (juiste zeggenschapstructuur et cetera uit te werken) Besluitvorming loopt via gebruikelijke lijnen; in de praktijk is het besluitvormingsproces van een gemeente trager dan bij kleinere organisaties met een duidelijke focus door de veelheid aan belangen

Visie gemeente

•

De OSS moet dichtbij de gemeente blijven staan ten behoeve van sturing van de gemeente

•

Sturing wordt complexer wanneer regiogemeenten worden betrokken. Hoewel de afname van diensten via een dienstverleningsovereenkomst zou kunnen, zullen in de praktijk overleggremia worden ingericht. Dit kan afbreuk doen aan de focus Bij een OSS binnen de eigen afdeling heeft de gemeente grip van strategie tot en met de uitvoering

Invulling per entiteit

Visie gemeente

Bestuurlijke betrokkenheid

Oprichten nieuwe entiteit

Invulling per entiteit

• •

• • •

De externe entiteit heeft een eigen bestuur/directie en uitvoeringsteam en is slagvaardiger en efficiënter in de uitvoering Er is een duidelijke demarcatie tussen de gemeente en de externe entiteit Besluitvorming kan mogelijk langer duren door afstemming met de gemeente wanneer de OSS plannen buiten het oprichtingskader ontwikkelt De gemeente stuurt op afstand waardoor er een duidelijke scheiding tussen strategisch-financiële sturing door de gemeente en tactischoperationele sturing binnen de nieuwe entiteit is Sturing wordt, alleen al vanwege het toenemende aantal betrokkenen, complexer wanneer regiogemeenten toetreden en betrokken zijn De rol van een gemeentelijke relatiemanager voor de OSS is onmisbaar voor efficiënte communicatie tijdens de inrichting, om de doelstellingen in het vizier te houden en om tijdig te kunnen bijsturen indien nodig

•

Bestuurlijke betrokkenheid zit hem in ambassadeurschap vanuit het bestuur: de OSS moet gedragen worden vanuit de gemeente met enthousiasme vanuit het bestuur

•

De OSS is belegd bij een portefeuillehouder en het college van B&W en legt verantwoording af aan de raad Risico op vertraging doordat strategisch, tactisch en operationeel niveau bij de gemeente door elkaar lopen

• •

Politiek bestuurlijke bereidheid voor sturing op afstand is aandachtspunt De gemeente heeft een adviserende en besluitvormde rol op strategisch en financieel niveau, de externe entiteit is tactisch en operationeel verantwoordelijk Entiteiten staan hoger op het vizier bij bestuurders dan eigen afdelingen en worden vaak als paradepaardje naar de markt toe uitgedragen

Algemene aandachtspunten implementatiefase • •

Het aanhaken van de regiogemeenten in deze fase maakt het proces onnodig complex en remt de implementatiesnelheid af, focus nu op een werkend model Het is mogelijk om later regiogemeenten te betrekken, bijvoorbeeld via een dienstverleningsovereenkomst of via deelnemen in (het bestuur of kapitaal van) de entiteit

Gemeente Tilburg | Advies inrichting uitvoeringsorganisatie

7.3 | Ingevuld afwegingskader | Juridisch/fiscaal

Voor het kernthema ‘juridisch/fiscaal’ geldt voor beiden scenario’s dat dit zorgvuldig ingeregeld moeten worden in de implementatiefase, om onnodig fiscale druk te voorkomen in de operationalisering Juridisch/fiscaal Eigen afdeling binnen de gemeente Visie gemeente

Fiscale druk

Oprichten nieuwe entiteit

•

De gemeente wenst een uitvoeringsorganisatie op te richten die fiscaal en juridisch zo optimaal mogelijk functioneert

•

Bij de operationalisering zal het fiscaal regime per activiteit van de OSS beoordeeld moeten worden

Invulling per entiteit

• •

+ Visie gemeente

Rechtsvormen

•

De gemeente wenst een uitvoeringsorganisatie op te richten die flexibel en wendbaar is

• •

Aparte rechtsvorm/keuze rechtsvorm is hier niet de orde De positionering van de OSS (niveau waarop je het belegt en budgetteert) heeft invloed op de complexiteit van de oprichting

Invulling per entiteit

• •

+ Visie gemeente

Juridische aandachtspunten

De keuze voor de rechtsvorm heeft invloed op de wendbaarheid van de OSS, zo zijn een BV en een Stichting vanwege hun slanke bestuursstructuur wendbaarder dan een GR De gemeente heeft mogelijk meer ervaring met bepaalde rechtsvormen (bijvoorbeeld een GR) Samenwerkingen met regiogemeenten door middel van DVO’s zijn eenvoudiger

• •

De OSS dient te voldoen aan publiekrechtelijke regels zoals inbesteding, aanbestedingsregels, staatssteun en AVG, daarnaast moet de OSS transparant en beheersbaar zijn De voorgenomen OSS is een parallel traject met de Europese richtlijnen van de OSS, aansluiten hierop is een aandachtspunt

•

De processen op het gebied van compliance et cetera zijn reeds ingericht bij de gemeente, de OSS kan hier op aansluiten

Invulling per entiteit

• • •

Algemene aandachtspunten implementatiefase • •

Er zijn geen fiscale belemmeringen aan de voorkant voor een keuze in rechtsvorm Voorkomen van onnodige fiscale druk is een aandachtspunt in de operationalisering Een nieuwe externe entiteit is fiscaal zuiver in te richten

De juridische aansprakelijkheid van de externe entiteit richting de gemeente toe hangt af van de gekozen rechtsvorm Bij een externe entiteit draagt de entiteit de volledige aansprakelijkheid voor de OSS en de verantwoordelijkheid om de activiteiten in lijn met wet- en regelgeving in te richten en uit te voeren De juridische risico’s en de aansprakelijkheid van de externe entiteit worden contractueel vastgesteld tijdens de implementatiefase

Het voorkomen van onnodige fiscale druk is een aandachtspunt in de operationalisering Een risicoanalyse dient uitgewerkt te worden in de implementatiefase

Gemeente Tilburg | Advies inrichting uitvoeringsorganisatie

07 | Bijlage 4 Kostenraming en verwachte resultaten

Gemeente Tilburg | Advies inrichting uitvoeringsorganisatie

7.4 | Kostenraming | Opstartkosten

De opstartkosten worden geschat op ca. € 250K* Opstartkosten Opstartkosten

Bedrag

Website aanschaf

€

10.000

Afschrijving 1 €

10.000

Aanschaf (incl. ontw erp/bouw ) Mobiel loket

€

100.000

1 €

100.000

Oprichting en vergunningen

€

25.000

1 €

25.000

Wervingskosten directeur

€

30.000

1 €

30.000

Fit-out energieloket Oprichten financiële administratie

€ €

75.000 10.000

1 € 1 €

75.000 10.000

Bronnen: interne ervaringscijfers; externe ervaringscijfers (gemeenten); Ligo, 2025; JLL, 2025; Planeka, 2023

•

De opstartkosten worden geschat op ca. € 250K. Onder de opstartkosten worden de eenmalige investeringen verstaan die gedaan dienen te worden bij het opzetten van de nieuwe organisatie en het oprichten van de nieuwe entiteit. Voor de kostenraming zijn wij uitgegaan van een eenmalige betaling vooraf. Een alternatief dat gekozen kan worden is afschrijving van deze opstartkosten over de eerste jaren van de OSS.

•

Voor het mobiel loket is uitgegaan van € 100K aan kosten voor de aanschaf en het ontwerp van het loket. De kosten zijn gebaseerd op ervaringscijfers die wij telefonisch ontvangen hebben van andere gemeenten. Hiervoor is een simplistisch ontwerp als uitgangspunt genomen, waarbij gedacht kan worden aan een trailer-achtig ontwerp. De bovenkant bandbreedte die wij voor het mobiel loket ontvangen hebben is ca. € 200K.

•

De kosten voor de fit-out van het energieloket worden geschat op ca. € 75K. Hiervoor is uitgegaan van de inrichting van een klein kantoor. In de gesprekken met de gemeente kwam de wens naar voren voor het inrichten van een showroom met verduurzamingsapparatuur. Hiervoor zijn geen additionele kosten opgenomen. De hiervoor benodigde apparatuur zou mogelijk beschikbaar kunnen worden gesteld in de vorm van bruikleen door samenwerkingspartners of betrokken marktpartijen.

Gemeente Tilburg | Advies inrichting uitvoeringsorganisatie

7.4 | Kostenraming | Overheadkosten

De overheadkosten worden geschat op ca. € 363K* Overheadkosten Personeel | Bedrijfsvoering

Tarief

Directie

€

132.830

0,60 €

79.698

Officemanager

€

68.614

0,89 €

61.066

Administrateur/controller

€

96.127

0,50 €

48.064

Fiscaal- en juridisch adviseur (op advies basis)

€

285

192 €

54.720

Externe accountant

€

35.000,00

1,00 €

35.000

Bronnen: ontvangen documentatie gemeente; interne ervaringscijfers

•

De overheadkosten worden geschat op een totaal van ca. € 363K. Deze kosten zijn verdeeld in personeel in dienst voor de bedrijfsvoering (ca. € 279K) en vaste kosten (ca. € 84K).

•

Het personeel in dienst voor de bedrijfsvoering omvat alle functies die nodig zijn om de OSS te laten functioneren, maar niet direct betrekking hebben op de primaire activiteiten. De loonkosten voor directie, officemanager en administrateur/controller zijn geschat aan de hand van de salarisschalen verstrekt door de gemeente. De FTE-inzet is ingeschat op basis van het ontvangen overzicht met de verwachte omvang van de OSS basisorganisatie en is tevens afgestemd met de gemeente. Voor de overige functies is uitgegaan van externe inhuur, waarbij gewerkt wordt met een uurtarief of een jaartarief. De kosten voor externe inhuur zijn gebaseerd op interne ervaringscijfers.

•

Vaste kosten Huisvestingskosten (excl. huur)

€

6.531 per FTE

€

9.708

Huur Energieloket

€

30.000 per jaar

€

30.000

Kosten Mobiel loket

€

10.000 per jaar

€

10.000

Kantoorkosten

€

959 per FTE

€

5.831

ICT-kosten

€

1.936 per medewerker

€

19.360

Boekhoudprogramma

€

2.000 per jaar

€

2.000

Website (jaarlijks)

€

4.000 per jaar

€

4.000

HR-management

€

518 per FTE

€

3.149

• •

Bronnen: Colliers, 2022; Colliers, 2024; Funda in Business, 2025; interne ervaringscijfers

•

De vaste kosten bevatten de kosten voor alle ondersteunende middelen die nodig zijn voor de bedrijfsvoering. De huurkosten van het energieloket zijn gebaseerd op marktreferenties, waarbij is uitgegaan van een retail-locatie van 100 m² VVO in het centrum van Tilburg. Vooralsnog is ervan uitgegaan dat deze locatie zowel dient als kantoor en bezoeklocatie voor de bewoners. De kosten voor de ‘fit-out’ van dit loket zijn opgenomen in de opstartkosten. Overige exploitatiekosten voor deze locatie zijn opgenomen onder huisvestingskosten op basis van kengetallen. Het mobiel loket en de website komen hier wederom terug. Ditmaal hebben deze echter betrekking op de onderhoudskosten.

Gemeente Tilburg | Advies inrichting uitvoeringsorganisatie

7.4 | Kostenraming | Primaire kosten

De primaire kosten worden geschat op ca. € 506K* Primaire kosten Personeel | Algemeen

Tarief

Helpdesk medew erker

€

86.930

1,20 €

104.316

OSS-coördinator

€

96.127

0,89 €

85.553

Relatiemanager externe partijen

€

96.127

0,50 €

48.064

Relatiemanager regiogemeenten

€

96.127

0,00 €

Marketing en communicatiemedew erker

€

86.930

0,50 €

43.465

Adviseurs

€

109.709

1,50 €

164.564

Bronnen: ontvangen documentatie gemeente

•

De primaire kosten worden geschat op een totaal van ca. € 506K. Deze kosten zijn toe te rekenen aan de primaire dienstverlening van de OSS, waaronder de kosten voor algemeen personeel (ca. € 446K) en de variabele kosten (ca. € 60K) vallen.

•

De kosten voor personeel zijn ingeschat op basis van de door de gemeente verstrekte salarisschalen en bijbehorende loonkosten. De FTE-inzet is ingeschat op basis van het ontvangen overzicht met de verwachte omvang van de OSS basisorganisatie en is tevens afgestemd met de gemeente. De verwachting is dat de werkomvang in de basisvariant beperkt is. Echter is het van belang dat de OSS altijd bereikbaar is voor bewoners, waardoor rekening gehouden dient te worden met ziekte en vakanties van de medewerkers die als aanspreekpunt dienen. Om deze reden is uitgegaan van meer dan 1 FTE voor de helpdesk medewerkers en adviseurs. Voor de OSS-coördinator geldt dat met name in de beginfase een verhoogde inzet wordt verwacht, aangezien deze functionaris het aanspreekpunt is voor de gemeente en verantwoordelijk is voor het initiëren en op gang brengen van de activiteiten. De relatiemanager gemeenten staat op 0 FTE, omdat de taken van deze functionaris in de basisvariant ondergebracht worden bij de relatiemanager externe partijen. Bij opschaling en het aansluiten van de regiogemeenten wordt deze functie naar verwachting opgesplitst.

•

Algem ene variabele kosten Marketingbudget Autokosten/transportkosten Bronnen: CBS, 2025; VZR, 2024; Young Capital, 2025; Gartner, 2024

€

8% totale kosten

€

55.787

3.124 per adviseur

€

4.686

• •

•

De algemene variabele kosten bestaan uit het marketingbudget en autokosten/transportkosten. Gezien het marketingbudget dient voor primaire taken als het organiseren van informatieavonden en bewustwordingscampagnes, wordt deze tevens meegenomen als primaire kostenpost. De autoen transportkosten hebben betrekking op de bezoeken op locatie. Het bedrag is gebaseerd op een kilometervergoeding, waarbij uitgegaan wordt van een afstand van 25 km per werkdag.

Gemeente Tilburg | Advies inrichting uitvoeringsorganisatie

7.4 | Kostenraming | Uitbestedingskosten

De uitbestedingskosten worden geschat op ca. € 1,0 mln* Uitbestedingskosten

Bronnen: ontvangen documentatie gemeente

•

De uitbestedingskosten worden geschat op een totaal van ca. € 1,0 mln. Het gaat hierbij om de activiteiten die naar verwachting uitbesteed zullen worden aan externe partijen. Dit gedeelte van de kosten wordt ook wel gezien als de ‘flexibele schil’.

•

De kosten zijn ingeschat op basis van lopende contracten tussen de gemeente en externe partijen, evenals op basis van inschattingen van de gemeente zelf. Van de uitbestedingskosten, komt ca. € 0,9 mln. voort uit deze bestaande contracten, wat inhoudt dat deze kosten momenteel al gemaakt worden. Aanvullend heeft de gemeente inschattingen van uitbestedingskosten voor subsidie- en financieel advies en specialistisch advies verstrekt, die ook zijn opgenomen.

•

Hoewel ook contracten zijn verstrekt voor de witgoedregeling, warmtescans en energieadviezen, heeft de gemeente aangegeven dat deze geen deel uitmaken van de basisversie van de OSS. Het deel van de energieadviezen wordt namelijk al ingevuld door medewerkers van de vaste schil. Daarom zijn deze kosten buiten beschouwing gelaten.

Gemeente Tilburg | Advies inrichting uitvoeringsorganisatie

7.5 | Kostenraming | Verwachte resultaten

Met de OSS kunnen jaarlijks ongeveer 5.000 inwoners* worden geholpen met hun verduurzamingsvraag Verwachte resultaten Dienst

Verwachte resultaten

Inhoudelijk advies

500 huisbezoeken & adviezen

Hulp VvE’s verduurzaming

250 appartementen (circa 30 ondersteunende VvE’s)

Energiecoaches en energiefixers

2.650 huisbezoeken & gesprekken

Duurzaamheidsmakelaars

700 huisbezoeken & herhaalcontacten

Isolatieactie Tilburg VerduurzaamT

250 deelnemers aan inkoopacties

Subsidie- en financieel advies

100 adviezen

Specialistisch advies (juridisch, bouwkundig, monument)

100 adviezen

Formulierenhulp

150 geholpen inwoners

Offertehulp

200 geholpen inwoners

Procesbegeleiding

100 geholpen inwoners

Totaal

5.000 afgenomen diensten/geholpen inwoners

Met de in de kostenraming opgenomen diensten kunnen jaarlijks circa 5.000 inwoners worden ondersteund met hulp, advies en/of begeleiding bij de verduurzaming van hun woning. De tabel hiernaast geeft een indicatieve verdeling per dienst, gebaseerd op ervaringen met reeds aangeboden diensten en inschattingen voor nieuwe diensten.

← Vorig deel Volgend deel →

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://api.notubiz.nl/document/16150258/1