Document · PDF

Bijlage 4 - Adviesrapport Deloitte op- en inrichting uitvoeringsorganisatie energietransitie 'one-stop-shop'

Raadsvergadering 2 februari 2026, gemeente TilburgBij agendapunt: Raadsvoorstel oprichting stichting Energiehuis Hart van Brabant16.979 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen · deel 1 van 3

Advisering op- en inrichting uitvoeringsorganisatie energietransitie “One Stop Shop” Gemeente Tilburg 23 mei 2025

Disclaimer

Belangrijke opmerking Dit rapport is vervaardigd binnen de beperkingen zoals beschreven in de opdrachtbevestiging en op basis van de aanbiedingsbrief op de hierna volgende pagina. Wij accepteren geen aansprakelijkheid ten opzichte van derden die dit rapport inzien. Het kan zijn dat dit document in elektronisch formaat of als kopie aan u ter beschikking is gesteld. Dientengevolge is het mogelijk dat meerdere versies van dit document bestaan. De getekende versie van het rapport is definitief en bepalend. Wet open overheid (Woo) Wij merken op dat indien gemeente Tilburg op grond van de Wet open overheid (Woo) voornemens is uit eigen beweging het rapport te openbaren en/of indien gemeente Tilburg een verzoek tot publicatie van het rapport ontvangt, dan zal gemeente Tilburg Deloitte hierover terstond informeren, voor zover wettelijk toegestaan. Voorts zal gemeente Tilburg Deloitte als belanghebbende aanmerken in het kader van de openbaarmaking en zal gemeente Tilburg Deloitte in de gelegenheid stellen haar zienswijze inzake de openbaarmaking aan gemeente Tilburg kenbaar te maken. Gemeente Tilburg zal die zienswijze bij haar besluitvorming betrekken. Wij accepteren geen aansprakelijkheid ten opzichte van derden die dit rapport inzien.

Zoals overeengekomen in de opdrachtbevestiging is dit rapport uitsluitend opgesteld ten behoeve van gemeente Tilburg in het kader van het oprichten van de voorgenomen OSS. Tenzij anders overeengekomen in de opdrachtbevestiging mag u, zonder voorafgaande schriftelijk toestemming van Deloitte, dit rapport niet voor andere doeleinden gebruiken, (geheel of ten dele) publiceren, aan derden ter beschikking stellen of aan refereren. Wij accepteren geen aansprakelijkheid ten opzichte van derden die dit rapport inzien. © 2025 Deloitte The Netherlands

Gemeente Tilburg | Advies inrichting uitvoeringsorganisatie

Deloitte Consultative Services B.V. Real Estate Gustav Mahlerlaan 2970 P.O. Box 58110 1040 HC Amsterdam Phone: +31 88 288 2888 www.deloitte.nl

Gemeente Tilburg Stadhuisplein 130 5038 TC Tilburg Nederland t.a.v. Anouk Bedaux Uitsluitend per e-mail verzonden anouk.bedaux@tilburg.nl Betreft Rapport ‘Advisering op- en inrichting uitvoeringsorganisatie energietransitie “One Stop Shop”’ Datum 23 mei 2025 Ons kenmerk 311572771

Geachte mevrouw Bedaux, beste Anouk, Met genoegen presenteren wij, Deloitte Consultative Services B.V., Real Estate (“Deloitte”, “wij”) de gemeente Tilburg (hierna: "Cliënt", "u“, “gemeente”) ons rapport waarin de bevindingen van het onderzoek ‘Advisering op- en inrichting uitvoeringsorganisatie energietransitie “One Stop Shop”’ (hierna: “Rapport”) uiteen zijn gezet. Wij hebben de werkzaamheden uitgevoerd conform hetgeen vastgelegd in onze opdrachtbevestiging van 10 december 2024, met referentienummer 311572771 (hierna: “Opdrachtbevestiging") en de opdrachtverlening van de gemeente van 6 januari 2025, met referentienummer 348662. •

Bij het opstellen van ons rapport hebben wij, conform de reikwijdte van onze werkzaamheden zoals overeengekomen in de Opdrachtbevestiging (“Scope”), onder andere gebruik gemaakt van informatie die wij hebben verkregen via (gesprekken met) medewerkers van de gemeente en andere stakeholders (zie bijlage 7.1), door u gedeelde documenten en uit openbare bronnen. Bij de informatievergaring heeft Deloitte vertrouwd op de juistheid en volledigheid van alle informatie die ons door of namens u ter beschikking is gesteld en de informatie die openbaar verkrijgbaar is. Deloitte accepteert geen verantwoordelijkheid met betrekking tot de juistheid en volledigheid van de aangeleverde en uit openbare bronnen verkregen informatie.

•

Wij hebben eenmalig aanpassingen, op basis van de reactie die wij van de gemeente hebben ontvangen op het conceptrapport van 18 april 2025, verwerkt.

•

Dit rapport houdt rekening met ontvangen informatie en gebeurtenissen tot de datum van de rapportage, 12 mei 2025.

Indien u vragen heeft over de inhoud van dit document, kunt u contact opnemen met Renée van der Zwan op telefoonnummer +31 6 2271 4417. Wij danken u voor de prettige samenwerking en het in ons gestelde vertrouwen voor de uitvoering van deze opdracht. Met vriendelijke groet,

Deloitte Consultative Services B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Rotterdam onder nummer 33259541.

Ingrid Wegkamp Gevolmachtigde, partner Deloitte Consultative Services B.V.

Management samenvatting

Voor snelheid, bestuurbaarheid en wendbaarheid adviseren wij om de One Stop Shop (“OSS”) zelfstandig op te starten als stichting, met een compacte en flexibele structuur, eigen zeggenschap en groeimodel voor aansluiting van partijen. Vraagstelling De gemeente is voornemens een uitvoeringsorganisatie OSS op te richten om huidige activiteiten te versterken en meer regie te pakken op ondersteuning en uitvoering van verduurzamingsmaatregelen voor bewoners. De gemeente heeft Deloitte gevraagd hen te adviseren inzake de op- en inrichting van een uitvoeringsorganisatie. Dit advies is input ten behoeve van bestuurlijke besluitvorming hieromtrent. De vier scenario’s uit het rapport ‘Braining the Future’ – ‘eigen afdeling binnen de gemeente’, ‘aansluiten bij (bestaande) entiteit’, ‘uitbesteden aan marktpartij’ en ‘oprichten nieuwe entiteit’ – zijn hiervoor de basis. Aanpak Onze aanpak omvat vier activiteiten: 1) Analyseren van documenten en gesprekken met de gemeente om wensen en eisen te verzamelen; 2) Opstellen van de onderzoeksmethodiek en identificeren van kernthema’s voor het afwegingskader; 3) Toepassen van het afwegingskader met het kernteam om tot een gewogen voorkeursscenario te komen; en 4) Uitwerken en adviseren over dit voorkeursscenario op operationeel, financieel, governance en juridisch/fiscaal vlak.

Advies: Stichting, compact beginnen, groei faseren Het ‘oprichten nieuwe entiteit’ is het voorkeursscenario voor de OSS. Dit blijkt uit afweging van de vier scenario’s op de thema’s en de prioritering hiervan, uitgevoerd met het kernteam van de gemeente. Rekening houdend met de huidige Tilburgse context, adviseren wij de OSS op te starten als een externe uitvoeringsorganisatie met eigen zeggenschap, juridisch op afstand van de gemeente, in de vorm van een stichting. De OSS behoeft een gefocuste organisatie die wendbaar is en flexibel kan aansluiten op marktontwikkelingen. Samenwerking tussen de OSS en de afdeling Wijkuitvoeringsplannen van de gemeente en het Warmtebedrijf dient belegd te worden voor het verduurzamen en aardgasvrij-klaar maken van woningen. Hierbij denken wij aan een compacte basisversie voor de OSS, met een vaste kern en flexibele schil van inhuur, zoals rechts afgebeeld. De stichting heeft een flexibele structuur en indien nodig geschikt voor opschaling en uitbreiding qua diensten en doelgroepen. Ten behoeve van de snelheid adviseren wij de gemeente de opgave eerst zelfstandig aan te pakken, de gemeente kan zelf bepalen wanneer partijen aanhaken. Regiogemeenten en energiecoöperaties kunnen zo instappen in een lopend en bewezen model. Voor een additionele jaarlijkse investering (ten opzichte van de huidige situatie) van ca.

Stuurgroep overleg Periodiek overleg

Gemeente

Stichting Bestuur

Raad van Advies

Bestuurder

Energiecoöperaties Regiogemeenten Marktpartijen

Vaste kern OSS coördinator

Helpdesk

Adviseurs

Relatiemanager externe partijen

Marketing en communicatie

Officemanager

Administrateur/controller Flexibele schil Specialistische adviseurs/experts

Marktpartijen

Gemeente Tilburg | Advies inrichting uitvoeringsorganisatie

Inhoudsopgave

Management samenvatting 1.

Inleiding

Belangrijkste bevindingen huidige context

Onderzoeksmethodiek

Toepassing afwegingskader

Uitwerking voorkeursscenario

Aanbevelingen en vervolgstappen

Bijlagen 1.

Bevindingen analyse huidige context

Beschrijving kernthema’s voor de vier scenario’s

Ingevuld afwegingskader

Kostenraming en verwachte resultaten

Gemeente Tilburg | Advies inrichting uitvoeringsorganisatie

01 | Inleiding

Gemeente Tilburg | Advies inrichting uitvoeringsorganisatie

01 | Inleiding | Situatie en context

De gemeente wenst een uitvoeringsorganisatie One Stop Shop op te richten, in lijn met het rapport ‘Braining the future’, om huidige activiteiten te versterken en meer regie te pakken op ondersteuning en uitvoering van verduurzaming Situatie en Context De gemeente Tilburg ondersteunt particuliere woningeigenaren momenteel middels diverse initiatieven bij het verduurzamen van hun woningen. De gemeente wil meer regie pakken op ondersteuning en uitvoering van verduurzamingsmaatregelen voor bewoners, er is daarom in het collegebesluit van april 2024 besloten om een uitvoeringsorganisatie, de One Stop Shop (“OSS”), op te richten. De gemeente beoogt zo de lange termijn impact en continuïteit van verduurzaming te borgen en bij te dragen aan de nationale en tevens gemeentelijke doelstelling dat alle gebouwen in 2050 aardgasvrij en CO2-neutraal moeten zijn. Echter, de huidige projectmatige aanpak belemmert volgens de gemeente effectieve monitoring en inzicht in de resultaten van genomen maatregelen, wat strategische beslissingen bemoeilijkt. De gemeente is daarom voornemens de huidige activiteiten te versterken en tot een integrale aanpak te komen. De vraag hoe deze OSS het beste uitgewerkt en ingericht dient te worden is echter nog onduidelijk.

Om deze ambitie te realiseren, heeft de gemeente het rapport ‘Braining the Future’ laten opstellen, waar een inventarisatie van de haalbaarheid van vier mogelijke scenario’s (het opzetten van een nieuwe entiteit, aansluiten bij een bestaande entiteit, creëren van een eigen afdeling binnen de gemeente, en uitbesteden aan een marktpartij) voor de uitvoeringsorganisatie is gemaakt. Hieruit blijkt geen duidelijk voorkeursscenario. De oprichting van de OSS is complex en vereist een passende juridische en organisatorische structuur die voldoet aan nationale, lokale en Europese regelgeving, waaronder de ‘Energy Performance of Buildings Directive’ (EPBD IV). Daarnaast vormt de financiering een uitdaging, aangezien de huidige initiatieven vooral uit incidentele middelen worden gefinancierd. Het ontwikkelen van maatschappelijke betrokkenheid en effectieve samenwerkingen met partners is cruciaal om de doelstellingen te behalen.

Activiteit (doelgroep eigenaar-bewoners) basisversie Bewustwording

Informeren

Oriënteren Adviseren

Offreren

Beschrijving van de OSS De gemeente ziet de OSS als centraal punt voor alle bewoners en bedrijven in Tilburg en de regio waar iedereen terecht kan voor informatie over mogelijkheden en regelingen voor het verduurzamen van gebouwen. De gemeente wenst in kaart te brengen hoe de OSS stapsgewijs gerealiseerd kan worden door groei van diensten, regiogemeenten en partners. De ondersteunende, retail-georiënteerde dienstverlening die vanuit de OSS wordt aangeboden is in eerste instantie vooral gericht op eigenaar-bewoners en huurders. Daarnaast kan de OSS in de toekomst ook ondersteunende diensten verlenen aan andere doelgroepen, waaronder VvE’s, particuliere verhuurders, mkb en maatschappelijk vastgoed. De gemeente heeft een basisversie van de OSS geformuleerd, waar in dit rapport vanuit wordt gegaan. Het figuur rechts toont de beoogde taken en activiteiten die de basisversie van de OSS moet gaan uitvoeren. Verdere diensten en activiteiten worden voor nu buiten beschouwing gelaten.

Uitvoeren Inspireren Algemeen Overig

Type

Bewustwordingscampagnes Warmtescans Kleine maatregelen Website Helpdesk Brochures Informatiebijeenkomsten Energiecoaches Verstrekken van informatie op maat Energieadvies Subsidie- en financieel advies Specialistisch advies (juridisch, bouwkundig, monument etc.) Collectieve inkoopacties Offertebegeleiding Formulierenhulp voor subsidie en/of financiering Uitvoerbegeleiding Garanties en verzekeringen Follow-up benadering Procesbegeleiding Fysiek loket Mobiel loket Bezoek op locatie Witgoedregeling : Basistaak/activiteit

: Optioneel

: n.v.t. voor nu

Gemeente Tilburg | Advies inrichting uitvoeringsorganisatie

01 | Inleiding | Vier mogelijke scenario’s

De vier mogelijke scenario’s die worden genoemd in het rapport ‘Braining the future’ – waar niet één duidelijk voorkeursscenario uit naar voren komt – vormen de basis voor de analyse Toelichting vier scenario’s In het rapport ‘Braining the future’ wordt de visie op de gewenste invulling van de uitvoeringsorganisatie voor de OSS toegelicht. Zoals gezegd, is hier geen duidelijke voorkeursscenario uit naar voren gekomen. De vier mogelijke scenario’s vormen de basis voor de analyse: • • • •

Het uitvoeren binnen de gemeentelijke organisatie (bijvoorbeeld als aparte afdeling) Het aansluiten bij een bestaande entiteit Het uitbesteden aan een marktpartij Het opzetten van een nieuwe entiteit (zoals een stichting of bv)

1. Eigen afdeling binnen de gemeente

2. Aansluiten bij (bestaande) entiteit

De OSS wordt opgezet als een specifieke afdeling binnen de gemeentelijke structuur, waarbij de gemeente volledig verantwoordelijk is voor de uitvoering en besluitvorming. Kennis, kunde en capaciteit van het ambtelijk apparaat zijn leidend.

De uitvoering van de OSS wordt ondergebracht bij een bestaande externe entiteit die wordt geselecteerd op basis van doelstellingen, beschikbare kennis, ervaring en capaciteit. Dit is een zelfstandige entiteit met een eigen directie/bestuur en (eventueel) bestaande aandeelhouders. De gemeente neemt deel als aandeelhouder.

3. Uitbesteden aan marktpartij

4. Oprichten nieuwe entiteit

De uitvoering van de OSS wordt via opdrachtgeverschap uitgevoerd waarbij opdrachtnemer verantwoordelijk is voor de uitvoering van de opdracht en het beschikbaar stellen van kennis en capaciteit, onder regie van de gemeente. De opdrachtnemer kan zowel één marktpartij zijn die de gehele uitvoering op zich neemt, of bestaan uit meerdere marktpartijen die voor verschillende onderdelen van de uitvraag verantwoordelijk zijn.

Voor de uitvoering van de OSS wordt een nieuwe, externe entiteit (bijvoorbeeld een stichting, coöperatie, BV of GR) opgericht, deze vormt een zelfstandige entiteit met een eigen directie/bestuur en de gemeente mogelijk als aandeelhouder.

Gemeente Tilburg | Advies inrichting uitvoeringsorganisatie

01 | Inleiding | Aanpak en leeswijzer

Onze aanpak omvat een analyse van de huidige context, waarna een afwegingskader als framework wordt ingezet om tot een voorkeursscenario te komen, dat vervolgens verder wordt uitgewerkt Vraagstelling en aanpak De gemeente heeft Deloitte gevraagd haar te adviseren over een uitgewerkt voorkeursscenario voor de op- en inrichting van een uitvoeringsorganisatie op basis waarvan de gemeente een bestuurlijk besluit kan nemen. Deloitte stelt voor om de volgende aanpak te hanteren, bestaande uit vier hoofdactiviteiten:

Analyse van de huidige context; bestaande uit een analyse van de ontvangen documenten, de verkennende gesprekken met de gemeente en de input van overige relevante stakeholders.

Leeswijzer 02 | Belangrijkste bevindingen huidige context • •

03 | Onderzoeksmethodiek

Opstellen van de onderzoeksmethodiek ten behoeve van het toepassen van het afwegingskader; de kernthema’s (operationeel, financieel, governance en juridisch/fiscaal) welke leidend zijn bij het beoordelen van de vier scenario’s uit het rapport ‘Braining the future’ worden toegelicht en voor de verschillende scenario’s geanalyseerd op hoofdlijnen en vormen het afwegingskader.

•

Toepassen van het afwegingskader; de bevindingen uit activiteiten 1 en 2 dienen als basis om het afwegingskader samen met het kernteam 1 in te vullen en te beoordelen om zo tot een breed gedragen en gewogen voorkeursscenario te komen.

• •

Uitwerking en adviseren over een voorkeursscenario; inclusief uitwerking en advisering op operationeel, financieel (inclusief kostenraming²), governance en juridisch/fiscaal vlak, visualisatie van het organisatiemodel, met het oog op opschaling en mogelijke samenwerkingen met partners.

Het uitgewerkte voorkeursscenario en de visualisatie dienen als input voor de bestuurlijke besluitvorming binnen de gemeente. Op basis hiervan kan in een eventuele volgende fase een implementatieplan voor de uitvoeringsorganisatie worden opgesteld.

Analyse van de bestaande documentatie Analyse van verkennende gesprekken stakeholders

Toelichting analyse kernthema’s voor de vier scenario’s die het afwegingskader vormen

04 | Toepassing afwegingskader Prioritering van de kernthema’s Ingevuld afwegingskader voor twee voorkeursscenario’s inclusief scores

05 | Uitwerking voorkeursscenario • • •

Advisering en uitwerking voorkeursscenario Voorgestelde organisatiestructuur Uitwerking kostenraming

06 | Aanbevelingen en vervolgstappen •

Uitwerking implementatieroadmap en groeimodel Aandachtspunten implementatieplan

• Noot: (1) Zie bijlage 7.1 voor een overzicht van het kernteam van de gemeente Noot: (2) Alle kosten in de kostenraming zijn gebaseerd op kengetallen of ervaringscijfers, die met de gemeente op hoofdlijnen op plausibiliteit zijn doorgenomen © 2025 Deloitte The Netherlands

Gemeente Tilburg | Advies inrichting uitvoeringsorganisatie

02 | Belangrijkste bevindingen huidige context

Gemeente Tilburg | Advies inrichting uitvoeringsorganisatie

02 | Bevindingen huidige context | Situatie en context

Voor besluitvorming dient de financiële impact van de OSS ingeschat te worden. Daarvoor zijn de huidige kosten voor de diverse verduurzamingsinitiatieven door Deloitte geschat op ca. € 1,7 mln (2025) Huidige financiële situatie De gemeente Tilburg ondersteunt woningeigenaren momenteel bij de verduurzaming van hun woning via diverse initiatieven. In de uitwerking van het voorkeursscenario wordt ook gekeken naar de ‘kostenraming’ van dit scenario. Echter, om een schatting te kunnen maken van de financiële impact van het oprichten en uitvoeren van de OSS, is het van belang om ook de kosten die momenteel door de gemeente worden gemaakt mee te wegen.

Overhead | ca. € 501K

Deze kosten zijn gedefinieerd als overheadkosten en kosten die voortvloeien uit bestaande contracten. •

•

Overheadkosten: Aangezien het niet mogelijk is om voor de duurzaamheidsactiviteiten separaat de overheadkosten te bepalen, is een aanname gedaan op basis van een kengetal voor overheadkosten en de bestaande contractkosten. Het gehanteerde uitgangspunt is 42% van de directe kosten, gebaseerd op door Berenschot geformuleerde bandbreedte voor overheadkosten binnen gemeenten (Binnenlands Bestuur, 2017) 1. De bovenkant van deze bandbreedte is aangehouden, vanwege de relatief hoge complexiteit en een hoog aantal betrokken functies bij deze activiteiten. Daarnaast liggen de overheadkosten van de gemeente Tilburg ongeveer 59% boven het gemiddelde van Nederlandse gemeenten (VNG, 2025)². Uitbestedingskosten: Op basis van de ontvangen contracten is een inschatting gemaakt van de jaarlijkse uitbestedingskosten. Uitsluitend de diensten waarvan de gemeente heeft aangegeven deze te willen voortzetten binnen de OSS zijn meegenomen. Tevens zijn de uitbestedingskosten die wel in de OSS zijn opgenomen, maar waarvoor nog geen contracten zijn afgesloten in de huidige situatie, meegenomen.

Uitbesteding | ca. € 1,2 mln

Totaal | ca. € 1,7 mln

Gebaseerd op bovenstaande informatie worden de totale kosten in de huidige situatie geschat op ongeveer € 1,7 mln.

Noot: (1) Binnenlands Bestuur ‘Overheadkosten gemeenten gemiddeld 32 procent’ (2017) Noot: (2) VNG. Dashboard Gemeentefinanciën (2025) ©. 2025 Deloitte The Netherlands

Gemeente Tilburg | Advies inrichting uitvoeringsorganisatie

02 | Bevindingen huidige context | Analyse ontvangen documentatie

De belangrijkste bevindingen uit de ontvangen documentatie zijn samengevat en worden meegenomen bij het invullen van het afwegingskader Toelichting analyse •

•

Om meer inzicht te krijgen in de huidige context en de uitgangspunten van de gemeente over de voorgenomen uitvoeringsorganisatie zijn diverse documenten, aangeleverd door de gemeente, geanalyseerd.1 De belangrijkste bevindingen, die zijn meegenomen in het rapport en in het afwegingskader, zijn samengevat aan de rechterkant.

Belangrijkste bevindingen uit de ontvangen documentatie •

Een organisatie in publieke handen draagt bij aan het vermijden van commerciële belangen en het waarborgen van onafhankelijkheid.² Echter een volledige in-house oplossing is niet gewenst omdat benodigde marktkennis ontbreekt en in verband de gewenste opschaling naar de regio, daarnaast is het vanwege bestendigheid gewenst dat organisatie een eigen entiteit krijgt

•

De organisatie moet diverse geldstromen kunnen ontvangen en beheren, zowel als ontvanger als verstrekker van subsidies, met een duidelijke verdeelsleutel voor samenwerking met regiogemeenten

•

De uitvoeringsorganisatie moet in staat zijn om op te schalen en uit te breiden in taken en doelgroepen (waaronder mogelijkheid tot doorgroei naar bedrijven) en in haar samenwerking met regiogemeenten, met inzicht in financiële consequenties

•

De OSS moet fysiek en online toegankelijk zijn, inclusief mobiele units waar nodig. Het moet hierbij integrale/holistische ondersteuning bieden - technisch, financieel en praktisch - met maatwerk om specifieke doelgroepen effectief te bedienen, waaronder kwetsbare huishoudens

•

Er moeten veilige procedures zijn voor gegevensverwerking en -uitwisseling tussen de OSS, gemeenten en de afdeling Wijkuitvoeringsplannen (“WUP”), conform (U)AVG-regelgeving, ten behoeve van het ophalen, opslaan en verwerken van informatie over de effecten van de maatregelen die worden ingevoerd

•

De OSS moet samenwerken met bestaande lokale partijen en energiecoöperaties om toegang te krijgen tot lokale kennis en expertise en om gezamenlijke aanbestedingen te stimuleren. Daarnaast kan de effectiviteit van de organisatie verbeterd worden door het inschakelen van externe partijen voor specifieke expertise

Noot: (1) Zie Bijlage 1 (Bevindingen analyse huidige context) voor een overzicht van de ontvangen en geanalyseerde documentatie Noot: (2) Behoeften en verwachtingen ten aanzien van het energiehuis – Ipsos I&O i.o.v. Ministerie van VRO © 2025 Deloitte The Netherlands

Gemeente Tilburg | Advies inrichting uitvoeringsorganisatie

02 | Bevindingen huidige context | Analyse verkennende gesprekken stakeholders

Gebaseerd op verkennende gesprekken met diverse stakeholders zijn de gemeentelijke eisen, wensen en aandachtspunten voor de OSS gedestilleerd en samengevat ten behoeve van het afwegingskader Toelichting analyse1 •

•

Om meer inzicht te krijgen in de wensen, eisen en aandachtspunten van de gemeente en andere relevante stakeholders, zijn er diverse verkennende gesprekken gevoerd over de op te richten uitvoeringsorganisatie, de verschillende scenario’s en de vier kernthema’s. In de gesprekken hebben de volgende stakeholders aangegeven wat hun visie is op de OSS en wat de mogelijke raakvlakken met de OSS zijn: I. betrokkenen van het kernteam van de gemeente (afkomstig van verschillende afdelingen); II. betrokkenen van de afdeling Wijkuitvoeringsplannen; III. het Warmtebedrijf (i.o.) (in het kader van het duurzame landschap binnen regio Tilburg); IV. het Publiek Ontwikkelbedrijf REKS (in het kader van het duurzame landschap binnen regio Tilburg). Er zijn uitvraagformulieren gedeeld met de afdelingen privacy, dienstverlening en ICT van de gemeente en met de regiogemeenten, om zo belemmeringen in de operationalisering te voorkomen. De uitkomsten zijn meegenomen in de analyse.

Vanuit de gesprekken zijn de wensen, eisen en aandachtspunten van de gemeente samengevat en geclusterd naar de vier thema’s.

Belangrijkste bevindingen uit de verkennende gesprekken • • • • • •

• • • • • • •

• • • • • •

• • • • •

Operationeel Flexibiliteit in het op- en afschalen van diensten en qua organisatie (vaste kern vs. flexibele schil) moet mogelijk zijn De OSS moet beschikken over de juiste kennis en expertise De OSS vraagt om een andere (retail-georiënteerde) benadering dan gemeentelijke diensten; belangstelling bewoners is essentieel Zichtbaarheid en positionering naar bewoners is belangrijk; OSS moet onafhankelijk (qua diensten) en vrij van commercieel motief zijn Qua proces wordt aansluiting gezien bij de wijkuitvoeringsplannen (WUP) voor het aardgasvrij-klaar maken van de woningen

Financieel Bestaanrecht OSS is een aandachtspunt, aflopen subsidies richting de toekomst is een onzekerheid, structurele inkomsten ontbreken De verhouding kosten versus inkomsten is een aandachtspunt, waarbij maatschappelijke opbrengsten moeten worden meegenomen Financiële wendbaarheid is een belangrijk criterium Het uitgangspunt van de gemeente is niet financieel rendement, maar het behalen van de klimaatdoelen (conform Doelenboom 2050) Subsidies moeten doorgelegd kunnen worden naar de OSS, de vraag is of het nodig/wenselijk is om externe financiering aan te trekken Politiek klimaat is een risico voor lange termijn financiële besluitvorming OSS

Governance De OSS moet dichtbij de gemeente blijven staan, ten behoeve van sturing van de gemeente De gemeente wenst een uitvoeringsorganisatie op te richten die flexibel, wendbaar en slagvaardig is, met een duidelijke focus Op basis van de analyse op hoofdlijnen en de verkennende gesprekken kan gesteld worden dat er voor nu geen entiteit is die qua doelgroep, scope en/of activiteiten voldoende aansluit op de randvoorwaarden en vereisten van de voorgenomen OSS Het aanhaken van de regiogemeenten in deze fase maakt het proces complexer en remt de implementatiesnelheid af Positionering ten opzichte van de gemeentelijke dienstverlening en dienstverleningskanalen en inzet hiervan is een aandachtspunt

Juridisch/fiscaal De gemeente wenst een uitvoeringsorganisatie op te richten die fiscaal en juridisch zo optimaal mogelijk functioneert De OSS moet voldoen aan publiekrechtelijke regels zoals inbesteding, aanbestedingsrecht en staatssteun en Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), daarnaast moet de OSS transparant en beheersbaar zijn De gemeente wenst met de OSS aan te sluiten op de Europese richtlijnen van de OSS AVG dient aantoonbaar te worden nageleefd, het delen/verwerken en bescherming van persoonsgegevens is een aandachtspunt

Gemeente Tilburg | Advies inrichting uitvoeringsorganisatie

03 | Onderzoeksmethodiek

Gemeente Tilburg | Advies inrichting uitvoeringsorganisatie

03 | Onderzoeksmethodiek | Afwegingskader

De potentiële OSS wordt op vier kernthema’s onderzocht: operationeel, financieel, governance en juridisch/fiscaal – de thema’s worden voor ieder scenario op hoofdlijnen geanalyseerd en vormen het afwegingskader Kernthema’s analyseraamwerk •

Operationeel

Onder operationeel verstaan wij het profiel, de capaciteit en flexibiliteit en deskundigheid van de uitvoeringsorganisatie. Heeft de organisatie een ambtelijk of zakelijk karakter? Ook monitoring en reporting zijn onderdeel van dit thema. Daarnaast gaat dit thema ook over de uitvoering van de organisatie: op welke manier worden projecten doorlopen en hoe wordt de uitvoering ingericht?

•

Governance

Onder governance verstaan wij de manier waarop de (bestuurlijke) besluitvorming wordt ingericht. Wie zijn in de organisatie de besluitvormende organen? In algemene zin zorgt een transparante governance voor effectieve sturing. In het kader van deze opdracht heeft de keuze in inrichting van de governance invloed op de bestuurlijke betrokkenheid (controle vs. vertrouwen, op afstand of in huis) en de mate van sturing op rendement en publieke waarden.

•

Financieel

Onder financieel verstaan wij de wijze waarop de financiële stromen zijn georganiseerd binnen een uitvoeringsorganisatie. Wat betekent het scenario van de uitvoeringsorganisatie voor de inkomstenstromen, kunnen subsidies worden doorgelegd naar de uitvoeringsorganisatie? Is het mogelijk om externe financiering aan te trekken? Wat zijn de financiële risico’s? Dit heeft onder andere impact op de manier waarop met eventueel financieel rendement wordt omgegaan en bij welke partijen dit terecht komt.

•

Juridisch/fiscaal

Toepassing afwegingskader De vier kernthema’s worden voor ieder scenario op hoofdlijnen geanalyseerd en vormen het afwegingskader.¹ Het afwegingskader wordt ingevuld op basis van de wensen, eisen en aandachtspunten van de gemeente en input uit de verkennende gesprekken. In het afwegingskader wordt dit samengevat als visie van de gemeente en de invulling/impact per entiteit op de verschillende sub-thema’s. Per sub-thema wordt er door het kernteam een score voor de scenario’s toegekend. Op basis van het totaal van de toegekende scores per thema, in combinatie met de prioritering van de vier kernthema’s, kan het kernteam tot een voorkeursscenario komen.

Onder juridisch/fiscaal verstaan wij de manier waarop een uitvoeringsorganisatie juridisch/fiscaal optimaal in te richten is. Wat betekent het scenario van de uitvoeringsorganisatie voor de fiscale druk op de organisatie, zijn er bepaalde fiscale voorof nadelen aan de verschillende scenario’s verbonden? Welke rechtsvorm is van toepassing bij de vier verschillende scenario’s en welke juridische aandachtspunten komen hierbij kijken?

Gemeente Tilburg | Advies inrichting uitvoeringsorganisatie

04 | Toepassing afwegingskader

Gemeente Tilburg | Advies inrichting uitvoeringsorganisatie

04 | Toepassing afwegingskader | Tussentijdse beoordeling

Op basis van de bevindingen uit de analyse huidige context is samen met het kernteam besloten dat de twee scenario’s ‘eigen afdeling binnen de gemeente’ en ‘oprichten nieuwe entiteit’ nader geanalyseerd worden Tussentijdse beoordeling scenario’s Op basis van bevindingen uit de analyse van de huidige context is samen met het kernteam besloten een tussentijdse beoordeling van de vier scenario’s te maken, waarna twee scenario’s zijn overgebleven voor de verdere analyse.¹

1. Eigen afdeling binnen de gemeente

2. Aansluiten bij (bestaande) entiteit

Mogelijk voorkeursscenario. Deze wordt verder behandeld in het afwegingskader.

Uit de bureau-analyse* van de verbonden partijen (o.a. Midpoint en Warmtebedrijf i.o.)2 en op basis van de verkennende gesprekken blijkt dat er momenteel geen entiteit is die qua doelgroep, scope en/of activiteiten voldoende aansluit op de randvoorwaarden en vereisten van de OSS. Het aanpassen van een bestaande entiteit vergt veel tijd en aandacht, o.a. in verband met betrokkenheid en besluitvorming bij alle bestaande partijen.

De onderbouwing en uitkomst van de tussentijdse beoordeling van de vier scenario’s is op deze pagina beschreven. De twee nader te analyseren scenario’s zijn:

Scenario 1 | Eigen afdeling binnen de gemeente

*De analyse in dit rapport richt zich uitsluitend op de huidige activiteiten van de partijen en houdt geen rekening met mogelijke toekomstige activiteiten en/of plannen. Het is mogelijk de OSS in de toekomst alsnog onder te brengen bij een bestaande entiteit.

Scenario 4 | Oprichten nieuwe entiteit

3. Uitbesteden aan marktpartij

4. Oprichten nieuwe entiteit

Uit het rapport ‘Braining the future’ volgt al dat het volledige pakket van basistaken van de OSS niet één-op-één aansluit bij een potentiële marktpartij. Een quickscan toont hetzelfde, de gemeente erkent dit.

Mogelijk voorkeursscenario. Deze wordt verder behandeld in het afwegingskader.

Een mogelijke scenario is om de diverse marktpartijen samen te brengen en de verschillende taken in delen uit te besteden, dit vraagt echter om complex risico- en contractmanagement, waarbij de gemeente een regierol zou moeten vervullen, die niet in lijn is met het dienstenpakket. Daarnaast leidt dit tot een lage mate van flexibiliteit en wendbaarheid. Noot: (1) Zie Bijlage 3 (ingevuld afwegingskader) voor het volledige ingevulde afwegingskader per kernthema voor de twee voorkeursscenario’s; (2) Zie Bijlage 1 voor de bureau-analyse verbonden partijen. Gemeente Tilburg | Advies inrichting uitvoeringsorganisatie © 2025 Deloitte The Netherlands

04 | Toepassing afwegingskader | Prioritering kernthema’s

De prioritering van de kernthema’s in het afwegingskader is door het kernteam vastgesteld en onderbouwd: ‘operationeel’ is prioritair, ‘financieel’ en ‘governance’ zijn secundair en ‘juridisch/fiscaal’ is randvoorwaardelijk Prioritering van de kernthema’s met onderbouwing • • •

Prioritair

•

• •

Secundair •

Operationeel

De gehele organisatie valt of staat bij een effectieve operatie in de OSS Inwonersperspectief en positionering richting de bewoners staat hierin voorop De Doelenboom 2050 vormt de basis voor (het meten van het succes van) de operationalisering Het rapporteren en monitoren van gegevens is essentieel bij de operationele uitvoering van de basistaken

Financieel

Effectiviteit vergroten om kosten voor de gemeente te minimaliseren en/of te besparen Kosten en baten ten opzichte van de klimaatdoelen zijn een belangrijke financiële beslisfactor Maatschappelijke meerwaarde moet duidelijk zijn om het bestaansrecht van de OSS te kunnen verantwoorden

Juridisch/fiscaal

Randvoorwaardelijk

• • •

De operationele inrichting van de OSS weegt het zwaarst bij de beoordeling van de verschillende scenario’s. De belangrijkste onderwerpen binnen deze thema’s zijn samen met het kernteam vastgesteld.

Governance

Focus ligt hierbij op het vormgeven van de relatie tussen de gemeente en de OSS Moet aansluiten bij de te realiseren doelen Flexibiliteit en wendbaarheid zijn belangrijk (aansluiting bij andere dienstverleningen moet mogelijk zijn)

De onderwerpen uit dit thema blijken inrichtingsvraagstukken te zijn die onafhankelijk zijn van het scenario. Ze zijn daarmee randvoorwaardelijk. Denk hierbij aan fiscaliteit en privacy (o.a. AVG): deze onderwerpen moeten hoe dan ook in orde zijn en de entiteit moet voldoen aan het gemeentelijk AVG beleid.

De financiën en governance zijn evenredig secundair aan de operationalisering bij de inrichting van de OSS. De belangrijkste onderwerpen binnen deze thema’s zijn samen met het kernteam vastgesteld.

De juridische en fiscale aspecten zijn niet bepalend voor de keuze van de voorkeursscenario, maar gelden als randvoorwaardelijk – in ieder scenario dienen deze thema’s goed te zijn ingericht.

Gemeente Tilburg | Advies inrichting uitvoeringsorganisatie

04 | Toepassing afwegingskader | Samenvatting

Om tot een voorkeursscenario te komen zijn de belangrijkste kernthema’s met voor- en nadelen en aandachtspunten uit het afwegingskader samengevat, inclusief de som van beoordelingen die door het kernteam per thema is gegeven Samenvatting en totale score per kernthema

Score 1-10, waarbij 1 laagst en 10 hoogst

Eigen afdeling binnen de gemeente • Operationeel

Prioritair

• •

Financieel Secundair

• • • • •

Governance Secundair

juridisch/ fiscaal

Randvoorwaardelijk

• •

• • •

Oprichten nieuwe entiteit

Het gebruik van bestaande gemeentelijke structuren biedt toegang tot ondersteunende diensten, hoewel aanzienlijke investeringen in nieuwe expertise en capaciteit om aan de OSS-behoeften te voldoen vereist zijn Integratie binnen de gemeente kan leiden tot vertragingen, focusvervaging en verminderde wendbaarheid. Dit beperkt de slagvaardigheid en effectiviteit Verminderd vertrouwen in de overheid1 en lage conversie in afname diensten/ subsidies, maken de gemeentelijke rol en positie van de OSS kwetsbaar

Score: 3

Directe toegang tot gemeentelijke subsidies en klimaatfondsen is een voordeel De administratieve lasten bij opschaling kunnen hoog zijn De gemeente kan bestaande ondersteunende structuren benutten, aandachtspunt is de beschikbaarheid van voldoende capaciteit voor de aanvullende taken van de OSS Gemeente is risicodragend en aantrekken private funding is beperkt mogelijk

Score: 6

Besluitvorming loopt via gebruikelijke lijnen, bij nieuwe taken kan interne vertraging ontstaan vanwege complexe zeggenschapsstructuren (met name bij betrokkenheid van regiogemeenten is dit een aandachtspunt) Uitvoering vindt plaats in huis; de gemeente heeft grip van strategie tot en met uitvoering Strategische, tactische en operationele niveaus lopen door elkaar met risico op vertraging en focusvervaging (m.n. bij betrokkenheid van regiogemeenten)

Score: 5

Bij de operationalisering zal het fiscaal regime per activiteit van de OSS beoordeeld moeten worden Geen aparte rechtsvorm vereist, maar de interne positionering en budgettering van de OSS kan de inrichting bemoeilijken Mogelijkheid tot aanhaken op bestaande gemeentelijke compliance structuren

Score: 4

• •

• • • • • • •

• • • •

De entiteit kan gericht en efficiënt ingericht en opgeschaald worden qua benodigde capaciteit en expertise (o.a. retail) ten behoeve van de effectiviteit Een externe entiteit is zelfstandig en onafhankelijk, wat het vertrouwen en de zichtbaarheid bij bewoners versterkt1 Een nieuwe entiteit kan over het algemeen snel inspelen op marktontwikkelingen en is wendbaar en slagvaardig in de uitvoering door eigen zeggenschap, flexibiliteit en gerichte focus

Score: 8

Efficiëntie m.b.t. gemeentelijke subsidies omdat deze intern kunnen worden verdeeld; (verbod op) staatssteun is hierbij een aandachtspunt Meer financiële flexibiliteit voor fondsenwerving en aantrekken private funding Entiteit is risicodragend Oprichten van entiteit vraagt veel investeringen met beperkte zicht op resultaat, financiële risicoanalyse in de implementatiefase is noodzakelijk

Score: 7

Duidelijke demarcatie tussen gemeente en entiteit doordat entiteit beschikt over eigen bestuur en directie, voor efficiënte en slagvaardige besluitvorming Gemeente stuurt op strategisch-financiële kaders vanuit een adviserende rol in het bestuur en eventueel in de AvA (bij een BV/NV), entiteit neemt tactische en operationele beslissingen. Hierbij is de rol van een relatiemanager voor gemeenten onmisbaar, vooral bij betrekken van de regio Nieuwe entiteit wordt vaak als paradepaardje naar de markt uitgedragen, door hogere zichtbaarheid en focus bij bestuurders efficiëntere besluitvorming

Score: 8

Geen fiscale belemmeringen aan de voorkant bij de keuze van een rechtsvorm, flexibiliteit en wendbaarheid hangt af van de gekozen rechtsvorm De entiteit draagt zelf volledige aansprakelijkheid voor naleving van wet- en regelgeving (risico’s en aansprakelijkheden zijn vooraf bepaald) Is fiscaal zuiverder in te richten, samenwerking met regio is eenvoudiger

Score: 8

Gemeente Tilburg | Advies inrichting uitvoeringsorganisatie

04 | Toepassing afwegingskader | Conclusie

Op basis van de prioritering van de vier kernthema’s en het ingevulde afwegingskader voor de twee overgebleven scenario’s, blijkt dat ‘oprichten nieuwe entiteit’ het voorkeursscenario is voor de inrichting van de OSS Advisering voorkeursscenario, aandachtspunten en risico’s Het kernteam heeft de vier kernthema’s geprioriteerd en de twee overgebleven voorkeursscenario’s met behulp van het afwegingskader tegen elkaar afgezet. Het scenario ’oprichten van een nieuwe externe entiteit’ blijkt als voorkeursscenario voor de op- en inrichting van de OSS. • • •

Dit voorkeursscenario biedt de mogelijkheid om een gefocuste en slagvaardige uitvoeringsorganisatie met eigen zeggenschap op te richten, die snel en flexibel kan aansluiten op ontwikkelingen in de markt en maatschappij Binnen dit scenario zijn verschillende juridische vormen mogelijk. De keuze voor de juridische vorm heeft invloed op de wendbaarheid van de OSS De juridische vorm van de nieuwe externe entiteit en de beschrijving van de stappen die moeten worden gezet om tot oprichting over te gaan, maken onderdeel uit van de uitwerking van het voorkeursscenario en het implementatieplan op hoofdlijnen

Aandachtspunten • •

• •

De financiële duurzaamheid van de OSS is in ieder scenario een aandachtspunt. Een financiële risicoanalyse dient te worden uitgevoerd in de implementatiefase Het oprichten van een externe entiteit vergt meer investering aan de voorkant en brengt hogere overheadkosten met zich mee dan wanneer de OSS intern bij de gemeente wordt ondergebracht. Dit komt onder andere doordat bij een nieuwe entiteit nieuwe afdelingen/systemen opgezet en ingericht moeten worden terwijl ondersteunende taken bij de gemeente reeds belegd kunnen worden en bepaalde kosten intern niet worden doorbelast binnen de gemeente Het voorkomen van onnodige fiscale druk is een aandachtspunt in de operationalisering; een juridisch-fiscale risicoanalyse dient te worden uitgevoerd in de implementatiefase AVG en het delen/verwerken en bescherming van gegevens moeten zorgvuldig ingeregeld worden tijdens de implementatiefase.

Risico’s •

•

Bij oprichting van een eigen afdeling binnen de gemeente vormen een gebrek aan flexibiliteit in opschaling en de onwenselijkheid van de gemeente als direct uitvoerder mogelijke belemmeringen. Dit blijkt ook uit de verwachtingen over de effectiviteit van de OSS in het realiseren van CO2 besparing, gezien ervaringen omtrent lage conversie in afname diensten/subsidies. De financiële uitdagingen wegen daarnaast niet op tegen het operationele risico van verminderde focus. Het vroegtijdig aanhaken van partners in de opstartfase remt mogelijk de snelheid van besluitvorming en implementatie. Wij adviseren de gemeente daarom het voortouw te nemen om een werkend model (basisversie) te realiseren, wat tevens betekent dat de bijbehorende investeringen in deze fase door de gemeente gedragen worden. In een latere fase is het mogelijk de regiogemeenten en andere partners te betrekken, op deze manier kunnen partijen instappen in een werkende organisatie.

Gemeente Tilburg | Advies inrichting uitvoeringsorganisatie

05 | Uitwerking voorkeursscenario

Gemeente Tilburg | Advies inrichting uitvoeringsorganisatie

05 | Uitwerking voorkeursscenario | Ons advies

Voor een gefocuste, daadkrachtige en flexibele uitvoeringsorganisatie adviseren wij de OSS op te richten als een stichting, die samenwerkt met WUP-teams en het Warmtebedrijf voor het aardgasvrij-klaar maken van woningen Afwegingskader rechtsvorm Binnen het voorkeursscenario ‘oprichten van een nieuwe externe entiteit’ zijn verschillende rechtsvormen mogelijk, de keuze van de rechtsvorm heeft invloed op de wendbaarheid van de OSS, de regierol van de gemeente, de mogelijkheden tot het aantrekken van private financiering en (mate van) aansprakelijkheid van de gemeente. In onze analyse zijn een BV, coöperatieve vereniging, Gemeenschappelijke Regeling (GR) en stichting als kansrijke opties overwogen. Om tot de keuze van een passende rechtsvorm te komen is er een afwegingskader opgesteld bestaande uit de verschillende criteria waarop de vier mogelijke rechtsvormen worden afgewogen. Zo is een GR als samenwerkingsverband een beproefd model waar de gemeente ervaring mee heeft (onder andere via Regio Hart van Brabant). Ten opzichte van privaatrechtelijke rechtspersonen heeft de GR echter een veel uitgebreider wettelijk kader voor de bestuursstructuur, dat de wendbaarheid beperkt. Bovendien is het niet mogelijk om externe funding op te halen.

Dat laatste is ook een risico voor een coöperatieve verenging, waar besluitvorming bovendien mogelijk complex is, afhankelijk van het aantal leden en de wens van de gemeente om een regierol te houden. Tevens zijn een coöperatieve vereniging en een GR alleen te starten samen met anderen. Ook een BV lijkt niet geschikt om hier het publieke belang van de OSS te dienen, aangezien een BV over het algemeen een winstoogmerk heeft in tegenstelling tot de OSS. Een stichting daarentegen heeft een flexibele bestuursstructuur, is wendbaar en is niet gericht op winstmaximalisatie.

Coöperatieve vereniging

Stichting

Wendbaarheid OSS

Regiegrol gemeente

(Mate van) aansprakelijkheid

Mogelijkheden tot aantrekken private financiering

Winstoogmerk

n.v.t.

Ons advies Gelet op de prioritering van de kernthema’s, het ingevulde afwegingskader en de huidige Tilburgse context adviseren wij de OSS te starten als een externe uitvoeringsorganisatie, juridisch op afstand van de gemeente. Dit kan in deze situatie het beste worden vormgegeven door een stichting op te richten. De OSS behoeft een gefocuste uitvoeringsorganisatie met eigen zeggenschap, die flexibel kan aansluiten op ontwikkelingen in de markt en maatschappij. Hierbij denken wij aan samenwerking tussen de OSS en de WUP-teams en het Warmtebedrijf voor het aardgasvrij-klaar maken. Als spoedig na oprichting blijkt dat de OSS de vraag aankan, kan de stichting – in afstemming met de regiogemeenten – ook diensten voor hen – uitvoeren. Teneinde de governance overzichtelijk te houden adviseren wij de gemeente de opgave zelfstandig te starten. © 2025 Deloitte The Netherlands

Gemeente Tilburg | Advies inrichting uitvoeringsorganisatie

05 | Uitwerking voorkeursscenario | Ons advies

In relatie tot het advies om de OSS als stichting te starten zijn een aantal aandachtspunten geformuleerd met betrekking tot financiële duurzaamheid, evaluatie en betrokkenheid van partners en flexibiliteit van de OSS Ons advies over de op te richten entiteit In relatie tot het door ons gegeven advies om tot oprichting van een stichting over te gaan voor de OSS hebben wij een aantal aandachtpunten geformuleerd. De aandachtspunten zijn gerelateerd aan de financiële duurzaamheid en risico’s van de OSS, evaluatie en betrokkenheid van partners en de mate van flexibiliteit in relatie tot het later aanhaken van partners.

Coöperatie

De financiële duurzaamheid van de OSS vormt in ieder scenario een aandachtspunt. Het oprichten van een externe entiteit vergt aan de voorkant een grote investering. Daarnaast zijn de overheadkosten naar verwachting hoger dan wanneer de OSS intern bij de gemeente wordt ondergebracht. Echter, het operationele risico op verminderde focus, het gebrek aan flexibiliteit in op- en afschaling en de onwenselijkheid van de gemeente als direct uitvoerder¹ wegen hier niet tegenop.

Evaluatie en betrokkenheid andere partijen

OSS

Eigen afdeling binnen gemeente

Financiële duurzaamheid en risico’s

Oprichten nieuwe entiteit

Stichting

Wij raden aan de doelmatigheid en doeltreffendheid van de OSS na een periode van 1,5 – 2 jaar te evalueren. Deze periode geeft voldoende kans op succes – rekening houdend met besluitvorming en de opstartfase – en voldoende mogelijkheid om het risico op financiële ondoelmatigheid te mitigeren. De evaluatie zou in ieder geval moeten toezien op de huidige en toekomstige structurele en incidentele inkomstenstromen, de aangeboden diensten en samenwerkingen met partners en marktpartijen, als ook het betrekken van andere partijen, waaronder regiogemeenten en energiecoöperaties, om te onderzoeken in hoeverre hun betrokkenheid kan volstaan via dienstverlening of dat het delen van risico’s en zeggenschap juist tot versterking van de OSS kan leiden.

Flexibiliteit van de stichting Een stichting biedt de mogelijkheid voor publieke én private partijen om later aan te sluiten en heeft een flexibele wettelijke bestuursstructuur, die al naar gelang de behoefte van de organisatie aangepast kan worden. Omdat de stichting niet op het maken van winst is gericht, is de stichting over het algemeen eenvoudig subsidiabel en zolang er sprake is van overwegende overheidsfinanciering kunnen taken via (quasi-) inbesteding worden overgedragen. In hoofdstuk 6 ‘Aanbevelingen en vervolgstappen’ is in het implementatieplan omschreven welke stappen op hoofdlijnen moeten worden gezet om tot oprichting (en later ook opschaling) over te gaan. Noot: (1) Behoeften en verwachtingen ten aanzien van het energiehuis – Ipsos I&O i.o.v. Ministerie van VRO © 2025 Deloitte The Netherlands

Gemeente Tilburg | Advies inrichting uitvoeringsorganisatie

05 | Uitwerking voorkeursscenario | Oprichten stichting

Wij adviseren de OSS als compacte, flexibele organisatie in te richten, met aandacht voor bestuurbaarheid, regierol van de gemeente en wendbaarheid, met mogelijkheid tot opschaling – additionele jaarlijkse kosten bedragen circa € 420K Op- en inrichting stichting op basis van de vier kernthema’s • •

•

• •

• • •

• •

Operationeel Wij adviseren de stichting in te richten met een compacte, flexibele organisatie (met retailgeoriënteerde ervaring) die eenvoudig kan opschalen (en afschalen indien nodig), met een vaste kern van medewerkers en een flexibele schil. De flexibele schil vormt een pool van experts en specialistische adviseurs uit de markt, die op afroep worden ingehuurd op basis van beschikbare subsidies. Taken kunnen via (quasi-)inbesteding worden overgedragen De OSS wordt in beginsel opgericht als een basisversie, die zich uitsluitend richt op de door de gemeente geformuleerde basistaken (zie p.7). Wij achten dit voor aanvang van de OSS een minimale basis voor het adviseren, informeren en enthousiasmeren van bewoners. Als onderdeel van het groeimodel en voor het behalen van resultaat achten we het noodzakelijk om ook te focussen op daadwerkelijke uitvoering van de adviezen/maatregelen (o.a. via uitvoerbegeleiding). Zorg in de basisversie voor een efficiënte samenwerking met de WUP-teams en het Warmtebedrijf, gericht op coördinatie en afstemming van energiebesparende activiteiten en wijkaanpak In de implementatiefase dient bepaald te worden op welke prestatie-indicatoren gestuurd wordt om het succes en bijdragen van de OSS aan de Doelenboom 2050 te meten

Financieel De kostenraming¹ op p.27 toont een inschatting van de additionele kosten (t.o.v. de huidige situatie) voor het eerste jaar van de OSS, namelijk ca. € 420K. Dit is exclusief geschatte kosten die de gemeente al maakt voor bestaande dienstverlening/uitbestedingen en eenmalige opstartkosten Ten behoeve van de oprichting dient de gemeente de incidentele en structurele inkomsten inzichtelijk te maken. Deze inkomsten zijn afhankelijk van keuzes van de gemeente, zoals het rekenen van bewonersbijdragen en toekomstige subsidieovereenkomsten. Hierdoor zijn de opbrengsten nog niet exact vast te stellen en buiten beschouwing gelaten in de financiële analyse. In het groeimodel is het mogelijk externe funding aan te trekken, zoals funding van lokale energiecoöperaties. Hierbij dient ermee rekening te worden gehouden dat, zolang er sprake is van overwegende overheidsfinanciering, taken via (quasi-) inbesteding kunnen worden overgedragen In het implementatieplan dient een risicoanalyse te worden uitgevoerd gezien de financiële duurzaamheid richting de toekomst een aandachtspunt is

•

Governance

• Advies ten aanzien van de governance is om te focussen op drie kernpijlers: I. Bestuurbaarheid: Ten behoeve van de snelheid en wendbaarheid van de basisversie, en om complexe sturing in deze fase te voorkomen, adviseren we een slanke bestuursstructuur in te richten, met een éénkoppig bestuur (een vertegenwoordiger vanuit de gemeente) bij aanvang II. Regie: Om de kwaliteit en naleving van de strategische-financiële kaders te borgen en doelstellingen en voortgang te bewaken, adviseren we een periodiek stuurgroep overleg in te richten tussen de gemeente en de stichting. Borg daarnaast bestuurlijke betrokkenheid en efficiënte communicatie door een gemeentelijke relatiemanager aan te stellen als schakel tussen partijen III. Wendbaarheid: We adviseren de stichting zo in te richten dat deze bestuurbaar en wendbaar blijft – met het oog op het aansluiten publieke en private partijen (onder andere regiogemeenten en energiecoöperaties) – zonder dat de gemeente de regie verliest, door op voorhand statutair op te nemen hoe partijen in een later stadium aan kunnen haken. In de basisversie adviseren we de energiecoöperaties een plek te geven als adviesorgaan, bij opschaling is eventuele deelname aan stichting mogelijk, mits er sprake blijft van overwegend publiek belang

• •

•

Juridisch/fiscaal Hoewel een stichting flexibele wettelijke structuren heeft is het belangrijk dat alle activiteiten voldoen aan publiekrechtelijke regels (zoals inbesteding en AVG). Aan de voorkant dienen afspraken over aansprakelijkheid en juridische risico’s te worden gemaakt, de stichting is zelf verantwoordelijk voor compliance en naleving van de regelgeving Het voorkomen van onnodige fiscale druk is een aandachtspunt in de operationalisering; een juridisch-fiscale risicoanalyse dient te worden uitgevoerd op de kostenraming in de implementatiefase

Noot: (1) Alle kosten in de kostenraming betreffen grove schattingen, die met de gemeente op hoofdlijnen op plausibiliteit zijn doorgenomen Gemeente Tilburg | Advies inrichting uitvoeringsorganisatie

05 | Uitwerking voorkeursscenario | Organisatieschema

De voorgestelde compacte en flexibele structuur biedt een demarcatie tussen de gemeente en de OSS, ten behoeve van snelheid en focus, en bevordert samenwerking en kennisdeling met de regio, energiecoöperaties en marktpartijen Voorgestelde organisatiestructuur •

Stuurgroep o Periodiek overleg tussen gemeente en de directie van de stichting o Borgen van kwaliteit en naleving van strategische-financiële kaders en doelstellingen en bewaken voortgang van het project volgens de afgesproken tijdslijnen

Stuurgroep overleg Periodiek overleg

Gemeente

Stichting Bestuur

Raad van Advies

Bestuurder

Energiecoöperaties Regiogemeenten Marktpartijen

o Onderhouden communicatie tussen gemeente en stichting en andere stakeholders •

Bestuur o Verantwoordelijk voor dagelijks bestuur en beheer van de stichting, bij aanvang bestaande uit één vertegenwoordiger vanuit de gemeente met mogelijkheid tot uitbreiding (ten behoeve van de snelheid en wendbaarheid van de basisversie, en om complexe sturing in deze fase te voorkomen)

•

Vaste kern o Compacte, vaste schil van medewerkers, verantwoordelijk voor de operationele en tactische uitvoering binnen afgesproken kaders, ten behoeve van behalen doelstellingen. Voor de basisvariant is gekeken welke competenties minimaal benodigd zijn voor het kunnen leveren van de diensten conform het basispakket, en daar waar mogelijk te combineren zijn qua taken en verantwoordelijkheden, tegelijkertijd vragen bepaalde rollen wel degelijk om een ander profiel, hier dient rekening mee te worden gehouden

•

Flexibele schil o Samenwerking met marktpartijen ten behoeve van inzet flexibele schil van adviseurs, experts en vakspecialisten die op afroep worden ingehuurd voor diverse activiteiten en diensten

•

Vaste kern OSS coördinator

Helpdesk

Adviseurs

Relatiemanager externe partijen

Marketing en communicatie

Officemanager

Administrateur/controller Flexibele schil Specialistische adviseurs/experts

Marktpartijen

Raad van Advies o Adviesorgaan voor leveren diepgaande kennis en ervaring over specifieke vraagstukken en koppeling met de bewoners in Tilburg (en de regio)

Gemeente Tilburg | Advies inrichting uitvoeringsorganisatie

05 | Uitwerking voorkeursscenario | Rollen en verantwoordelijkheden

Ten behoeve van het succes van de basisversie van de OSS dienen bepaalde competenties en kwaliteiten aanwezig te zijn, met de focus op klantgerichtheid, inhoudelijke expertise, het verbinden van partijen, monitoring en zichtbaarheid Voorgestelde rollen en verantwoordelijkheden •

Bestuurder: verantwoordelijk voor dagelijks bestuur en beheer, moet daarnaast ook rapporteren en sturen op risico’s

•

OSS coördinator: is strategische coördinator voor de operationele processen van de OSS en is samen met directie de primaire contactpersoon voor de gemeente Tilburg. Daarnaast samen met de officemanager verantwoordelijk voor monitoring

•

Helpdesk: vormt het eerste aanspreekpunt voor bewoners en is daarnaast verantwoordelijk voor formulierenhulp en procesbegeleiding

•

Adviseurs: verzorgt technisch advies omtrent offertehulp en verduurzamingsmogelijkheden en activiteiten. Betreft al het inhoudelijk energieadvies (wat niet onder specialistisch advies valt, dit maakt onderdeel uit van uitbestedingscontracten)

•

Relatiemanager externe partijen: het aanspreekpunt en verantwoordelijk voor het netwerk van externe relaties en partijen van de uitbestedingscontracten, daarnaast verantwoordelijk voor de aanbestedingen. In een later stadium is de relatiemanager externe partijen ook verantwoordelijk voor het verbinden van voorkeursleveranciers. In de basisversie vormt de relatiemanager externe partijen ook het aanspreekpunt voor de regiogemeenten, bij opschaling betreft dit een aparte functie gezien de werkdruk. Aan de kant van de gemeente dient ook een relatiemanager aangesteld te worden als contactpersoon voor de OSS

•

Marketing en communicatie: verantwoordelijk voor de online en fysieke marketing van de OSS en communicatiestrategie richting bewoners, werkt waar nodig samen met de gemeente

•

Officemanager: persoon op de werkvloer verantwoordelijk voor operationele bedrijfsvoering en gedeeltelijk voor monitoring

•

Administrateur/controller: verantwoordelijk voor uitbestedingscontracten, SPUKS/subsidies, afstemming met gemeente daaromtrent, als ook voor inrichten van de AO/IC in de opstartfase

Stuurgroep overleg Periodiek overleg

Gemeente

Stichting Bestuur

Raad van Advies

Bestuurder

Energiecoöperaties Regiogemeenten Marktpartijen

Vaste kern OSS coördinator

Helpdesk

Adviseurs

Relatiemanager externe partijen

Marketing en communicatie

Officemanager

Administrateur/controller Flexibele schil Specialistische adviseurs/experts

Marktpartijen

Gemeente Tilburg | Advies inrichting uitvoeringsorganisatie

05 | Uitwerking voorkeursscenario | Kostenraming

De jaarlijkse kosten voor de basisvariant van de OSS worden geschat op ca. € 2,1 mln., exclusief eenmalige opstartkosten van ca. € 250K De kosten van de OSS Het voorkeursscenario ‘entiteit oprichten’ is uitgewerkt in een ‘kostenraming’¹. De kosten voor het eerste exploitatiejaar worden door Deloitte geschat op ca. € 2,1 mln. Deze kosten kunnen worden onderverdeeld in vier componenten, namelijk opstartkosten, overheadkosten, vaste personeelskosten en uitbestedingskosten.

Flexibele schil

1. Opstartkosten (ca. € 250K): Onder opstartkosten worden de eenmalige investeringskosten verstaan die nodig zijn voor het opstarten van de OSS, waaronder de inrichting van het kantoor, aanschaf- en ontwerp van het mobiel loket en wervings- en oprichtingskosten. In de kostenraming is uitgegaan van een eenmalige betaling vooraf, in plaats van het aanhouden van een afschrijvingsperiode.

Vaste kern

2. Overheadkosten (ca. € 363K): Binnen overheadkosten vallen alle kosten die niet direct aan de primaire diensten kunnen worden toegerekend (ook wel de indirecte kosten). Hieronder vallen onder andere huisvestingskosten, salarissen van ondersteunend personeel en kantoorkosten. 3. Primaire kosten (ca. € 506K): Hieronder vallen de salariskosten en transportkosten van het personeel dat in dienst is voor de primaire bedrijfstaken. Dit houdt in dat de functies direct toe te rekenen zijn aan de activiteiten van de OSS. Aanvullend rekenen wij hier het marketingbudget onder, gezien in dit geval de marketing direct gerelateerd is aan de diensten (in plaats van ondersteunend aan het bedrijf). 4. Uitbestedingskosten (ca. € 1,0 mln.): Alle activiteiten en diensten die worden uitbesteed aan externe partijen of externe adviseurs die op afroep worden ingehuurd zijn weergegeven onder uitbestedingskosten. Dit is de zogenoemde flexibele schil. Een groot gedeelte van deze kosten zijn gebaseerd op bestaande contracten van de gemeente met externe partijen en worden in de huidige situatie dus al gemaakt, er is hier echter wel sprake van bepaalde efficiëntie, gezien bepaalde rollen al worden ingevuld door medewerkers uit de vaste schil van de OSS. Voor een gedetailleerde uiteenzetting per onderdeel wordt verwezen naar bijlage 4.

Volgend deel →

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://api.notubiz.nl/document/16150258/1