Ter info - OUDE/huidige Verordening die alle werkzaamheden van de gemeenteraad regelt - Reglement van orde

Verordening voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad van gemeente Texel 2018

Vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 21-02-2018 Zaaknummer 1324437

1/61

Inhoudsopgave Hoofdstuk 1 Algemene Bepalingen ................................................................................. 5 Hoofdstuk 2 De Planningscommissie van de raad ................................................................ 7 Hoofdstuk 3 De vergaderingen van de raadscommissie .......................................................... 9 Hoofdstuk 4 De vergaderingen van de gemeenteraad .......................................................... 13 Hoofdstuk 5 De Vertrouwenscommissie van de gemeenteraad ................................................ 19 Hoofdstuk 6 De Regionale raadscommissie ....................................................................... 23 Hoofdstuk 7 Het Fractievoorzittersoverleg ....................................................................... 29 Hoofdstuk 8 De Werkgevercommissie van de griffie ............................................................ 31 Hoofdstuk 9 De Raadsinformatieavond ........................................................................... 33 Hoofdstuk 10 Werkgroepen van de gemeenteraad ............................................................... 35 Hoofdstuk 11 Ondersteuning van de gemeenteraad .............................................................. 37 Hoofdstuk 12 Regels voor het recht van Onderzoek van de raad ...............................................

41 Hoofdstuk 13 Regels inzake de gemeenschappelijke rekenkamercommissie De Waddeneilanden ......... 43 Hoofdstuk 14 Rechtspositie raads- en commissieleden ........................................................ 49 Hoofdstuk 15 Gedragscode voor raadsleden en commissieleden ............................................... 51 Hoofdstuk 16 Slotbepalingen ........................................................................................ 55 Bijlage 1 Referendumverordening Texel 2010 .................................................................. 57 Bijlage 2 Verordening Burgerinitiatief 2009 ..................................................................... 60

3/61

Verordening voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad van de gemeente Texel De raad van de gemeente Texel; Gelezen het voorstel van de griffier Gehoord de werkgroep ‘praten over vergaderen’, het Fractievoorzittersoverleg en de raadscommissie; Gelet op o.a. artikel 16, 33, 61 en 82 Gemeentewet;

Besluit vast te stellen de

Verordening voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad van de gemeente Texel 2015 In deze verordening is alles geregeld wat te maken heeft met (het werk van) raadsleden en commissieleden op Texel, zoals haar vergaderingen, haar rechten (zoals het recht van onderzoek en het recht op bijstand), haar voorzieningen, integriteit en andere zaken die het werk van de gemeenteraad van Texel raken. Voor zover niet al wettelijk geregeld, uiteraard. In bijlage 1 en 2 zijn, ter informatie, verordeningen opgenomen die voor de (besluitvorming van de) raad van belang zijn, maar vooral externe werking hebben: de Referendumverordening en de Verordening Burgerinitiatief.

4/61

Hoofdstuk 1

Algemene Bepalingen

1.1

Doel van deze verordening

1.

In deze verordening zijn alle Texelse regels opgenomen waar de raads- en commissieleden mee te maken hebben bij de uitvoering van haar werkzaamheden. Deze verordening zal in elk geval na elke verkiezingen met de (nieuwe) gemeenteraad en haar commissieleden besproken worden, maar er kan ook op andere momenten over de hele of gedeelten van deze verordening worden gesproken, als daar behoefte aan is of als de actualiteit dat noodzakelijk of wenselijk maakt.

2.

1.2

Begripsomschrijvingen

Abonnees

Waar staat ‘abonnees’ wordt het digitale bestand bedoeld waarin alle mailadressen opgenomen zijn van personen die hebben aangegeven op de hoogte te willen blijven van vergaderingen van de raad en haar commissies, de agenda’s evenals van de verslagen. In datzelfde bestand zijn de mailadressen van raadsleden, commissieleden, collegeleden, leden van het Managementteam en lokale media standaard opgenomen

Amendement

Een amendement is een voorstel tot wijziging van een officieel document, zoals een voorstel voor een verordening of een raadsbesluit. Een sub-amendement is een voorstel tot wijziging van een amendement. Op basis van het (sub-)amendement kunnen raadsleden veranderingen voorstellen c.q. aanbrengen in een voorstel en/of de besluitvorming.

Beeldvormende avond

Bij Beeldvorming gaat het om het verkrijgen van een goed inzicht in de situatie. Het gaat dan om het afbakenen van het vraagstuk, inzicht krijgen in de inhoudelijke problematiek en oplossingsrichtingen, maar ook om het verkrijgen van een goed beeld van wat anderen vinden of bedoelen. Beeldvorming gaat vooraf aan het vormen van een opinie en dus vooraf aan behandeling in een raadscommissie.

College

Het college van burgemeester en wethouders

Commissie

Commissie ingesteld op grond van de artikelen 82, 83 of 84 van de Gemeentewet

Commissielid

Lid van een commissie, bedoeld in artikel 1, onderdeel e, van het Rechtspositiebesluit raads- en commissieleden

Digitaal vergadersysteem

Digitaal systeem (iBabs of een ander vergelijkbaar systeem) voor gebruik tijdens en ondersteuning van de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad, evenals de bekendmaking/publicatie van agenda’s en andere (vergader)stukken.

Fractie

Een fractie is een deel van de gemeenteraad dat tot een en dezelfde politieke partij behoort.

Gemeentesecretaris

de gemeentesecretaris of diens plaatsvervanger

Griffier

de griffier van de raad of diens plaatsvervanger

Initiatiefvoorstel

Het recht van initiatief houdt in dat een raadslid of fractie zelf een voorstel voor een verordening of een ander voorstel ter behandeling in de raad kan indienen. Het onderwerp van de verordening of het voorstel is vrij te bepalen.

Interpellatie

De interpellatie (zie ook artikel 155 Gemeentewet), vaak gehouden in de vorm van een debat, is een controle-instrument van de gemeenteraad en dient tot het krijgen van informatie van (een lid van) het college over een politiek, actueel en gevoelig onderwerp. Voor het houden van een interpellatiedebat is verlof van de raad nodig, dat wil zeggen dat een meerderheid van de raad er mee in moet stemmen om er een debat aan te wijden.

Managementteam

De managers van de ambtelijke teams van de gemeentelijke organisatie, onder voorzitterschap van de gemeentesecretaris

Motie

Een motie is een korte gemotiveerde verklaring over een onderwerp waardoor een mening, wens of verzoek wordt uitgesproken.

Planning en Control

Elke gemeente heeft een 'Planning & Control cyclus'. Via deze Planning & Control cyclus stelt de raad het beleid en de besteding van het geld voor de komende jaren vast en legt het college verantwoording af over de uitvoering van het beleid. De Planning & Control cyclus bestaat jaarlijks in elk geval uit de volgende onderdelen: Programmabegroting en Jaarrekening/Jaarverslag.

5/61

Raadsinformatieavond (RIA)

Avond die door de Planningscommissie wordt aangewezen met ruimte voor informatieverstrekking door het college of door externen (bijvoorbeeld inwoners, organisaties of een Verbonden Partij).

Raadsinformatiebrief (RIB)

Dit is het informatie-instrument van het college aan de raad. Een RIB kan alleen informatie bevatten; geen beslispunten of vragen. Het kan bijvoorbeeld voortgangsinformatie bevatten over lopende dossiers of informatie over de uitvoering van een aangenomen motie of initiatiefvoorstel. RIB’s worden op de agenda van de eerstvolgende raadscommissie gezet als ter kennisname-stuk.

Verslag

Een verslag, besluitenlijst en/of Korte Weergave van een vergadering.

Voorstel van orde

Tijdens een vergadering kunnen deelnemers een voorstel over het verloop van de vergadering doen. Ze kunnen vragen om een schorsing, de volgorde van de agenda wijzigen, enz.

Wensen- en bedenkingenprocedure

Deze procedure heeft als doel de raad in de gelegenheid te stellen wensen en bedenkingen te uiten alvorens het college gebruik maakt van haar bevoegdheid een bepaald besluit te nemen. De door de raad benoemde wensen en bedenkingen tegen dat besluit weegt het college mee bij haar definitieve besluitvorming.

6/61

Hoofdstuk 2

De Planningscommissie van de raad

De raad heeft een Planningscommissie, die zich over alles buigt dat met de agenda van de raad (in de breedste zin van het woord) te maken heeft. Dat gaat over vergaderdata (het vergaderschema) van de raad en de raadscommissies, maar ook over de samenstelling van de inhoudelijke agenda’s van de raadscommissies. Het is geen politieke commissie; er worden geen inhoudelijke of richtinggevende besluiten genomen en concept-voorstellen worden alleen beoordeeld op bespreekrijpheid en compleetheid.

2.1 1.

2.

Taken De Planningscommissie heeft de volgende taken: a. beoordeelt of de aangeboden concept-raadsvoorstellen voldoende bespreekrijp zijn voor een openbare beraadslaging in de raadscommissie en stelt de voorlopige agenda van de raadscommissies vast en verdeelt de concept-raadsvoorstellen, op voorstel van de griffier over de beschikbare raadscommissieavonden. Daarbij geldt zoveel mogelijk het volgende: ordening van agenda’s o.b.v. de volgende thema’s: Grondgebied (zoals bestemmingsplannen), Sociaal Domein en ‘overig'; b. bespreekt verzoeken en/of de eigen behoefte (van de raad) om over een bepaald onderwerp of thema een beeldvormende avond te organiseren; c. bepaalt de inhoud en planning van de Raadsinformatieavonden (RIA’s), mede o.b.v. binnengekomen verzoeken, op voorstel van de griffier, waarbij geldt dat deze in principe plaatsvinden op de tweede woensdag van een vergadermaand, tussen vergaderingen van de raadcommissie en de gemeenteraad in; d. behandelt ook andere verzoeken of aanvragen, zoals een excursie of verzoeken voor het geven van een presentatie aan de raadscommissie; e. bespreekt de behandelingsprocedures van politiek gevoelige onderwerpen. Hiertoe hoort ook de raadsbehandeling van de Planning en Control cyclus evenals de wijze van bespreken van de Lange Termijn Planning van het college; f.

kan incidenteel (bijvoorbeeld bij de behandeling van een bestemmingsplan) besluiten dat afgeweken wordt van de 5-minutenregel voor insprekers; g. periodiek evaluatief overleg met de voorzitters van de raadscommissies; h. kan besluiten dat bepaalde adviezen of bijlagen op papier moeten worden verstrekt aan de raads- en commissieleden (dat geldt in elk geval voor Bestemmingsplannen, de Programmabegroting en de Jaarrekening). i. stelt jaarlijks de vergaderplanning van de raadscommissies en raad vast. Verzoeken aan de Planningscommissie (voor een RIA, agendering van een voorstel, enz.) worden gedaan via de griffier.

2.2

Samenstelling

1.

Elke fractie vaardigt een raadslid af als lid van de Planningscommissie en een van deze leden wordt door de Planningscommissie aangewezen als voorzitter (met stemrecht). Elk lid kan zich laten vervangen door een raadslid van de eigen fractie. Voor besluiten van de Planningscommissie geldt: elk lid heeft 1 stem. De burgemeester, de gemeentesecretaris en de griffier zijn in elk geval bij de vergaderingen aanwezig; anderen kunnen door de voorzitter van de Planningscommissie ook worden uitgenodigd deel te nemen. De griffier ondersteunt de Planningscommissie, verzamelt verzoeken aan de Planningscommissie, bereidt de vergadering voor, zorgt dat de besluiten worden uitgevoerd c.q. worden uitgezet in de ambtelijke organisatie en draagt zorg voor een verslag van elke vergadering.

2. 3.

4.

2.3 Vangnetregeling In gevallen waarin dit hoofdstuk niet voorziet of bij twijfel over de toepassing van deze regels, beslist de Planningscommissie, op voorstel van de voorzitter.

7/61

8/61

Hoofdstuk 3

De vergaderingen van de raadscommissie

De gemeenteraad kan commissies instellen voor ondersteuning en advisering. In deze commissies mogen raadsleden en nietraadsleden zitten. De raadscommissie bereidt de besluiten van de gemeenteraad voor. De commissie adviseert de gemeenteraad hierover. Tijdens vergaderingen van de raadscommissie worden insprekers gehoord, krijgen fracties het woord en worden (politieke) vragen gesteld aan het college of de burgemeester; dit, ter voorbereiding op latere besluitvorming. Ook is de raadscommissie de plaats waar brieven die zijn gericht aan de gemeenteraad aan de orde (kunnen) komen.

3.1 1.

2.

Vergaderschema De raadscommissie vergadert in principe elke eerste dinsdag en woensdag van een maand, m.u.v. het zomer- en winterreces. De aanvangstijd is 19.30 en de eindtijd is 23.00 of anders, indien de Planningscommissie daartoe besluit. In juni en oktober vergadert de raadscommissie extra in het kader van de Planning- en Control cyclus; op deze momenten wordt de Programmabegroting besproken. Eveneens in juni vergadert de raadscommissie extra over de Jaarrekening. Ook hiervoor geldt dat de Planningscommissie anders kan besluiten.

3.2

Taken

1.

De raadscommissie brengt advies uit aan de raad over onderwerpen waar zij een besluit over moet nemen. Ook kan de commissie benut worden voor overleg met het college of de burgemeester over in ieder geval de door hen verstrekte inlichtingen en het gevoerde bestuur. De agenda van de raadscommissie wordt voorbereid door de Planningscommissie en kan uit o.a. de volgende categorieën van agendapunten bestaan: a. Informatie vanuit het college over samenwerkingen en vanuit de burgemeester over Openbare Orde en Veiligheid b. Publieksrondvraag c. Concept-raadsvoorstellen, afkomstig van het college d. Initiatiefvoorstellen en moties, afkomstig van een of meerdere raadsleden of fracties. e. Voorlopige collegebesluiten, waarbij de raad wensen en bedenkingen kan formuleren. f. Raadsinformatiebrieven (RIB’s), ter kennisname g. Brieven aan de gemeenteraad (inclusief e-mails), met daarbij een afhandeladvies van de griffier h. ‘Schot voor de boeg’-stukken, afkomstig van een of meerdere fracties, waarbij een thema wordt besproken en voorbereid waarover de indieners graag van gedachten willen wisselen met de andere commissieleden. i. Rondvraag, waarin de commissieleden actuele (spoed-)vragen kunnen stellen aan het college.

2.

3.3 1. 2. 3. 4.

5. 6.

Samenstelling; benoeming commissievoorzitters Elke fractie mag in elke vergadering van de raadscommissie een aantal commissieleden afvaardigen dat gelijk is aan het aantal zetels dat zij in de raad heeft. De commissieleden worden door de raad op voordracht van de fracties benoemd. Voordrachten komen als hamerstuk op de agenda van de raadsvergadering. Zowel raadsleden als niet-raadsleden kunnen lid zijn. De artikelen 10, 11, 12, 13 en 15 van de Gemeentewet zijn van overeenkomstige toepassing op commissieleden die geen raadslid zijn. Elke fractie heeft nooit meer dan 4 benoemde commissieleden tegelijkertijd. Jaarlijks in de raadsvergadering van maart kunnen fracties nieuwe commissieleden voordragen. Indien het een jaar betreft waarin gemeenteraadsverkiezingen hebben plaatsgevonden geldt als aanvullende eis dat de te benoemen commissieleden op de kandidatenlijst van de betreffende fractie moeten hebben gestaan. De raad benoemt de commissievoorzitters uit haar midden, op voordracht van de fracties. Voordrachten komen als hamerstuk op de agenda van de raadsvergadering. De zittingsperiode van een commissielid en -voorzitter eindigt in ieder geval met het einde van de zittingsperiode van de raad. Of als niet meer wordt voldaan aan 1 of meer van de vereisten die voor beide functies gelden.

De raad kan voorts een commissielid of commissievoorzitter ontslaan op voorstel van de fractie die het lid voor benoeming heeft voorgedragen. 9/61

7.

De griffier is aanwezig in vergaderingen en kan op uitnodiging van de commissievoorzitter aan beraadslagingen in vergaderingen deelnemen.

3.4 1.

Oproep en voorlopige agenda De door de Planningscommissie vastgestelde concept-agenda’s van de raadscommissie(s) worden uiterlijk op de 10e dag voor een vergadering via het Digitaal Vergadersysteem gepubliceerd. Als er verzoeken komen voor agendering van nagekomen voorstellen door het college of een of meerdere raadsleden of fracties, dan worden deze door de griffie op de concept-agenda van de raadscommissie geplaatst. Of het agendapunt daadwerkelijk besproken wordt is ter beoordeling aan de raadscommissie zelf, bij het agendapunt ‘vaststelling agenda’. Als over de inhoud van 1 of meerdere stukken op grond van artikel 86, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet geheimhouding is opgelegd, blijven deze stukken in afwijking van het eerste lid onder berusting van de griffier en verleent deze de commissieleden op verzoek inzage. Commissievergaderingen worden ten openbare kennis gebracht door aankondiging in de Texelse Courant en de website van de gemeente Texel (www.texel.nl).

2.

3.

4.

3.5 1.

2. 3.

3.6 1.

2.

3.7 1.

2. 3.

4. 5.

10/61

Verslag De griffier draagt zorg voor een verslag van vergaderingen. Het volgende wordt in elk geval vastgelegd: a. De aanwezigen; b. een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest; c. een zakelijke samenvatting van het gesprokene onder vermelding van het vervolgtraject per agendapunt; d. een opsomming van vragen die zijn gesteld en nog beantwoord moeten worden en toezeggingen die zijn gedaan. De raadscommissie stelt het verslag in een volgende vergadering van de raadscommissie vast; deze wordt daarna ondertekend door de griffier en in het digitale vergadersysteem opgenomen. Voor zover de aard en de inhoud van de besluitvorming zich daartegen niet verzet, wordt het verslag tevens zo spoedig mogelijk openbaar gemaakt (in elk geval aan abonnees) door de griffier. Advies; geen stemmingen In een vergadering van een raadscommissie vinden geen stemmingen plaats, met uitzondering van stemmingen over geheimhouding, over de kwalificatie van voorstellen en het vervolgtraject van agendapunten (o.a. hamerstuk, bespreekstuk of terug naar het college) en met betrekking tot de orde. In geval van stemming geldt dat elk commissielid dat deelneemt aan de betreffende vergadering 1 stem heeft. Wijze van debatteren Beraadslaging over onderwerpen of voorstellen geschiedt onder leiding van de voorzitter, waarbij geen expliciete termijnen gelden om de discussie ruimte te kunnen geven.

De commissieleden dragen een eigen verantwoordelijkheid voor de inbreng in het debat, zowel kwalitatief als kwantitatief. Per agendapunt geldt dat er per fractie in principe 1 woordvoerder is; de voorzitter kan bepalen dat er meer sprekers per fractie mogen zijn. Woordvoerders mogen (politieke) vragen stellen aan het college of een portefeuillehouder. Technische vragen over geagendeerde voorstellen worden zoveel mogelijk schriftelijk, voorafgaand aan de vergadering, via de griffier aan het college of de burgemeester gesteld. Een raadscommissie kan op enig moment, op voorstel van de voorzitter, besluiten dat anderen mogen deelnemen aan de beraadslaging. Als een commissielid wil interrumperen, dan trekt hij de aandacht van de voorzitter (zonder de microfoon te gebruiken); de voorzitter beslist of de interruptie wordt toegestaan.

3.8 1. 2. 3. 4. 5.

6.

3.9 1. 2.

3. 4.

Spreekrecht burgers Burgers kunnen in een vergadering het woord voeren (spreekrecht) over onderwerpen die geagendeerd zijn, waarbij zij bij aanvang van dat punt het woord krijgen van de voorzitter. Burgers kunnen ook het woord voeren over onderwerpen die niet op de agenda staan; daar is het agendapunt ‘Publieksrondvraag’ voor, dat op elke agenda van een raadscommissie opgenomen staat. Degene die van het spreekrecht gebruik wil maken, meldt dit vóór aanvang van de vergadering aan de griffier. De commissievoorzitter geeft het woord op volgorde van aanmelding. De commissievoorzitter kan van de volgorde afwijken, als dit in het belang is van de orde van de vergadering. Elke spreker voert maximaal 5 minuten het woord, nadat de commissievoorzitter hem dit heeft verleend. De commissievoorzitter kan de deelnemers aan de vergadering toestaan aan insprekers korte, verhelderende vragen te stellen. Er vindt geen discussie plaats tussen een inspreker en deelnemers van de vergadering. De commissievoorzitter of een commissielid doet een voorstel voor de behandeling c.q. het vervolg van de inbreng van de burger; de raadscommissie beslist daarover. Handhaving orde en schorsing De commissievoorzitter zorgt voor de handhaving van de orde in de vergadering.

Hij kan de raadscommissie voorstellen aan een commissielid dat door zijn gedragingen de geregelde gang van zaken belemmert, het verdere verblijf in de vergadering te ontzeggen. Over het voorstel wordt niet beraadslaagd. Na aanneming daarvan verlaat het commissielid de vergadering onmiddellijk. Zo nodig doet de commissievoorzitter hem verwijderen. Bij herhaling van zijn gedrag kan het commissielid bovendien voor ten hoogste 2 maanden de toegang tot de vergadering worden ontzegd. Hij kan ter handhaving van de orde de vergadering voor een door hem te bepalen tijd schorsen en, als na de heropening de orde opnieuw wordt verstoord, de vergadering sluiten. Hij roept sprekers tot de orde als deze zich in beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen uitlaten, afwijken van het in behandeling zijnde onderwerp, andere sprekers herhaaldelijk interrumperen (zonder toestemming van de voorzitter), dan wel anderszins de orde verstoren. Sprekers die hieraan geen gevolg geven, kunnen door hem het woord ontnomen worden over het aanhangige onderwerp.

3.10 Voorstellen van orde Commissieleden kunnen tijdens een vergadering mondeling een voorstel van orde betreffende de vergadering doen. De raadscommissie beslist hier direct over. 3.11 Toepassing verordening op besloten vergaderingen Op besloten vergaderingen is deze verordening van overeenkomstige toepassing voor zover dat niet strijdig is met het besloten karakter van de vergadering. 3.12 1. 2.

3.

Verslag besloten vergadering Conceptverslagen van besloten vergaderingen worden niet verspreid, maar uitsluitend voor de commissieleden ter inzage gelegd bij de griffier. Deze verslagen worden zo spoedig mogelijk in een besloten vergadering ter vaststelling aangeboden. Tijdens deze vergadering neemt de raadscommissie een besluit over het al dan niet openbaar maken van het verslag. De vastgestelde verslagen van een besloten commissievergadering worden door de commissievoorzitter en de griffier ondertekend.

3.13 Opheffing geheimhouding Als de raad op grond van artikel 25, derde en vierde lid, van de Gemeentewet voornemens is de geheimhouding op te heffen, wordt, als de raadscommissie die geheimhouding heeft opgelegd daarom verzoekt, daarover in een besloten vergadering met de raadscommissie overleg gevoerd.

11/61

3.14 1. 2. 3. 4.

Toehoorders en pers Toehoorders en vertegenwoordigers van de pers wonen openbare vergaderingen uitsluitend bij op de voor hen bestemde plaatsen. Het blijkgeven van tekenen van goed- of afkeuring of het op andere wijze verstoren van de orde is hen verboden. De commissievoorzitter is bevoegd, wanneer de orde in de vergadering op enigerlei wijze door toehoorders wordt verstoord, deze en zo nodig andere toehoorders te doen vertrekken. Hij is bevoegd toehoorders die bij herhaling de orde in de vergadering verstoren voor ten hoogste 2 maanden de toegang tot de vergadering te ontzeggen.

3.15 Geluid- en beeldregistraties Openbare vergaderingen van de raadscommissie worden LIVE uitgezonden en gearchiveerd op een wijze dat elke vergadering altijd teruggekeken kan worden. 3.16 Vangnetregeling In gevallen waar dit hoofdstuk niet in voorziet of bij twijfel over de toepassing van de regels, beslist de raadscommissie op voorstel van de voorzitter.

12/61

Hoofdstuk 4

De vergaderingen van de gemeenteraad

Aan het hoofd van de gemeente staat de gemeenteraad. De raad neemt beslissingen over allerlei belangrijke zaken in de gemeente. Of het nu gaat om toeristenbelasting of de bouw van een sporthal, het begint met een besluit van de gemeenteraad. Kaders stellen, een belangrijke rol van de gemeenteraad, betekent dat de raad de grote lijnen van het beleid van de gemeente bepaalt en via de begroting aangeeft wat het mag kosten. De raad kan het college richtlijnen meegeven, voordat het college ergens mee aan de slag gaat. De raad heeft ook een belangrijke controlerende taak. Het college voert het beleid uit, maar de raad houdt de vinger aan de pols. Besluitvorming van de gemeenteraad vindt plaats in openbare raadsvergaderingen.

4.1 1. 2.

4.2 1.

2.

3.

4. 5.

Vergaderschema De gemeenteraad vergadert in principe elke 3e woensdag van de maand, m.u.v. het zomer- en winterreces. De aanvangstijd is 19.30 of anders, indien de Planningscommissie daartoe besluit. De gemeenteraad vergadert extra in juli en november in het kader van de Planning en Control cyclus, of anders, indien de Planningscommissie daartoe besluit. Oproep en voorlopige agenda De concept-agenda van de raadsvergadering volgt direct uit de vergaderingen van de raadscommissie. Agendapunten die daarna worden aangeboden voor besluitvorming worden aan de Planningscommissie voorgelegd, eventueel via e-mail, via de griffier, met het verzoek aan de leden zich gemotiveerd uit te bespreken voor of tegen agendering. De agenda en stukken worden uiterlijk 5 dagen voor een raadsvergadering gepubliceerd via het digitale vergadersysteem, evenals via e-mail bekend gemaakt aan de abonnees, met uitzondering van de in artikel 25, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet bedoelde stukken. Een voorstel van het college aan de raad dat vermeld staat op de voorlopige agenda van de raadsvergadering, kan niet worden ingetrokken zonder toestemming van de raad. Als de raad van oordeel is dat het voorstel voor advies terug aan het college dient te worden gezonden, bepaalt de raad binnen welke termijn het voorstel opnieuw geagendeerd wordt.

De agenda wordt bij aanvang van een raadsvergadering door de raad definitief vastgesteld. Raadsvergaderingen worden ten openbare kennis gebracht door aankondiging in de Texelse Courant en de website van de gemeente Texel (www.texel.nl).

4.3 Presentielijst De griffier draagt zorg voor het bijhouden van presentielijsten van raadsvergaderingen. Bij binnenkomst in de vergaderzaal tekenen raadsleden de presentielijst. 4.4 1.

2. 3.

Spreken tijdens de vergadering Beraadslaging over onderwerpen of voorstellen geschiedt onder leiding van de voorzitter, waarbij geen expliciete termijnen gelden. Dit, om de discussie ruimte te kunnen geven. De raadsleden dragen een eigen verantwoordelijkheid voor de inbreng in het debat, zowel kwalitatief als kwantitatief. Als een raadslid wil interrumperen, dan trekt hij zonder zijn/haar microfoon te gebruiken, de aandacht van de voorzitter; de voorzitter beslist of de interruptie wordt toegestaan. Onverminderd artikel 21 van de Gemeentewet kan de raad op enig moment besluiten dat anderen mogen deelnemen aan de beraadslaging.

4.5 Voorstellen van orde Raadsleden kunnen tijdens een raadsvergadering mondeling een voorstel van orde betreffende de vergadering doen. De raad beslist hier direct over. 4.6 Stemverklaring Na het sluiten van de beraadslaging en voordat de raad tot stemming overgaat, kunnen raadsleden hun voorgenomen stemgedrag toelichten.

13/61

4.7 1. 2.

4.8 1. 2.

3. 4.

5.

6.

4.9 1.

2.

3.

4.10 1. 2.

3. 4.

4.11 1.

14/61

Beslissing De voorzitter sluit de beraadslaging als hij vaststelt dat een onderwerp of voorstel voldoende is toegelicht, tenzij de raad anders beslist. Voordat de stemming over het voorstel in zijn geheel plaatsvindt, formuleert de voorzitter het voorstel voor de te nemen beslissing. Stemming; procedure hoofdelijke stemming De voorzitter vraagt de raadsleden of zij stemming verlangen. Is dit niet het geval dan stelt de voorzitter vast dat het voorstel zonder stemming is aangenomen. Als een voorstel zonder stemming wordt aangenomen kunnen de in de raadsvergadering aanwezige raadsleden aantekening in het verslag vragen, dat zij geacht willen worden te hebben tegengestemd of overeenkomstig artikel 28 van de Gemeentewet niet aan de stemming te hebben deelgenomen. Een raadslid kan om een stemming of hoofdelijke stemming vragen, wat de voorzitter zal toestaan. Bij hoofdelijke stemming roept de griffier de raadsleden bij naam op hun stem uit te brengen. De stemming begint bij het daarvoor bij loting aangewezen raadslid. Vervolgens geschiedt de oproeping op volgorde van ondertekening van de presentielijst. Tenzij een raadslid overeenkomstig artikel 28 van de Gemeentewet niet aan de stemming deelneemt, stemmen de raadsleden door 'voor' of 'tegen' uit te spreken, zonder enige toevoeging.

Een raadslid dat zich bij het uitbrengen van zijn stem vergist, kan deze vergissing herstellen totdat het volgende raadslid heeft gestemd. Bemerkt het raadslid zijn vergissing pas later, dan kan deze nadat de voorzitter de uitslag van de stemming bekend heeft gemaakt aantekening vragen van zijn vergissing. Dit brengt geen verandering in de uitslag van de stemming. De voorzitter deelt de uitslag na afloop van de stemming mee. Deze doet daarbij tevens mededeling van het genomen besluit. Volgorde stemming over amendementen en moties Als een amendement op een aanhangig voorstel is ingediend, wordt eerst over dat amendement gestemd en vervolgens over het voorstel zoals het dan luidt in zijn geheel. Als een subamendement is ingediend, wordt eerst over het subamendement gestemd en vervolgens over het amendement waarop dat betrekking heeft. Als meerdere amendementen of subamendementen op een aanhangig voorstel zijn ingediend, wordt, onverminderd het eerste en tweede lid, eerst over het meest verstrekkende amendement of subamendement gestemd. Als aangaande een aanhangig voorstel een motie is ingediend, wordt eerst over het (al dan niet geamendeerde) voorstel gestemd en vervolgens over de motie.

Stemming over personen Bij stemming over personen voor voordrachten of het opstellen van voordrachten of aanbevelingen, benoemt de voorzitter 3 raadsleden tot stembureau; de griffier ondersteunt hen. Aanwezige raadsleden zijn verplicht een door het stembureau verstrekt stembriefje in te leveren, tenzij zij overeenkomstig artikel 28 van de Gemeentewet niet aan de stemming deel behoren te nemen. Er hebben zoveel stemmingen plaats als er personen zijn te benoemen, voor te dragen of aan te bevelen. De raad kan beslissen dat bepaalde stemmingen worden samengevat op 1 briefje. In geval van twijfel over de inhoud van een stembriefje beslist de raad op voorstel van het stembureau. Verslag De griffier draagt zorg voor het verslag van raadsvergaderingen. Het volgende wordt in elk geval vastgelegd: a. de aanwezigen; b. een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest met daarbij de besluitvorming; c. een opsomming van vragen die zijn gesteld en nog beantwoord moeten worden en toezeggingen die zijn gedaan.

2.

3.

4.12 1.

2. 3. 4. 5.

4.13 1. 2. 3.

4.

4.14 1.

2.

3.

4. 5.

4.15 1. 2.

De raad stelt het verslag in een volgende vergadering van de gemeenteraad vast; deze wordt daarna ondertekend door de voorzitter van de raad en de griffier en in het digitale vergadersysteem opgenomen. Voor zover de aard en de inhoud van de besluitvorming zich daartegen niet verzet, wordt het verslag zo spoedig mogelijk na de raadsvergadering openbaar gemaakt (in elk geval aan abonnees) door de griffier. Amendementen en subamendementen, motie en initiatiefvoorstellen Raadsleden dienen amendementen en subamendementen en moties vóór het sluiten van de beraadslaging van het voorstel waarop deze betrekking hebben in bij de griffier, die deze z.s.m. ter kennis brengt aan zowel raadsleden, commissieleden, collegeleden en abonnees. Intrekking of aanpassing door de indiener van een amendement, subamendement of motie is mogelijk totdat de besluitvorming daarover door de raad is afgerond. De behandeling van een motie vindt gelijktijdig plaats met de beraadslaging over het onderwerp of voorstel waarop het betrekking heeft; de stemming volgt na besluitvorming over het onderwerp. De behandeling van een motie over een niet op de agenda opgenomen onderwerp vindt plaats nadat alle op de agenda opgenomen onderwerpen zijn behandeld. Raadsleden kondigen initiatiefvoorstellen aan voor of tijdens de raadscommissie.

De indieners bepalen zelf of zij overgaan tot agendering tijdens een raadvergadering. Interpellatie Raadsleden dienen verzoeken tot het houden van een interpellatie schriftelijk in bij de voorzitter, via de griffier. Het verzoek bevat in ieder geval de te stellen vragen. De voorzitter brengt de inhoud van het verzoek zo spoedig mogelijk ter kennis van de overige raadsleden en de wethouders. Als het verzoek ten minste 48 uur voor aanvang van een raadsvergadering is ingediend of in naar het oordeel van de voorzitter spoedeisende gevallen, wordt over het verzoek tijdens de eerstvolgende raadsvergadering gestemd. In andere gevallen tijdens de daaropvolgende raadsvergadering. De interpellant voert niet vaker dan tweemaal het woord. De overige raadsleden, de burgemeester en de wethouders niet vaker dan eenmaal, tenzij de raad hen hiertoe verlof geeft. Schriftelijke vragen en Rondvraag Raadsleden dienen schriftelijke vragen aan het college of de burgemeester in bij de griffier. De griffier brengt de vragen zo spoedig mogelijk ter kennis van de raads- en commissieleden, het college en het Managementteam. Schriftelijke beantwoording door/namens het college vindt zo spoedig mogelijk plaats, in ieder geval binnen 21 dagen nadat de vragen zijn ingediend. Deze termijn kan ook korter of langer zijn, afhankelijk van de vraag (urgentie, tijd benodigd om te antwoorden).

Het college meldt de vragende raadsleden via de griffier actief en gemotiveerd afwijkingen van de 21-dagen termijn. Vragen die betrekking hebben op een onderwerp dat geagendeerd staat voor een raadscommissie of raadsvergadering worden uiterlijk tijdens deze vergadering beantwoord, tenzij het college de raad gemotiveerd in kennis stelt dat dit onmogelijk is, waarbij tevens aangegeven wordt binnen welke termijn beantwoording wèl zal plaatsvinden. Raadsleden kunnen zich met korte, technische vragen ook rechtsreeks richten tot de Gemeentesecretaris en/of de managers binnen de gemeentelijke organisatie. Elke vergadering van de gemeenteraad kent het agendapunt ‘Rondvraag’; op dat moment kunnen raadsleden mondelinge vragen (die naar hun aard spoed en actueel zijn) stellen aan het college of de burgemeester. Inlichtingen Raadsleden dienen verzoeken tot inlichtingen als bedoeld in de artikelen 169, derde lid, en 180, derde lid, van de Gemeentewet schriftelijk in bij de griffier. De griffier brengt de inhoud van het verzoek zo spoedig mogelijk ter kennis van de overige raadsleden en het college of de burgemeester. 15/61

3.

De verlangde inlichtingen worden zo spoedig mogelijk aan de raad verschaft, in ieder geval binnen 21 dagen nadat het verzoek is ingediend.

4.16 1.

Onderzoek geloofsbrieven en beëdiging raadsleden Na een raadsverkiezing roept de voorzitter de toegelaten raadsleden op om in de eerste raadsvergadering in nieuwe samenstelling, bedoeld in artikel 18 van de Gemeentewet, de voorgeschreven eed of verklaring en belofte af te leggen. In deze vergadering stelt de raad, op voorstel van de voorzitter, een commissie in (de Commissie Geloofsbrieven) bestaande uit 2 raadsleden. Deze onderzoekt de geloofsbrieven en de daarop betrekking hebbende stukken van de nieuw benoemde raadsleden en brengt vervolgens advies uit aan de raad over de toelating van de nieuw benoemde raadsleden tot de raad. Indien van toepassing, wordt van een minderheidsstandpunt melding gemaakt in dit advies. Het onderzoek van het proces-verbaal van het centraal stembureau gebeurt in de laatste raadsvergadering in oude samenstelling na de raadsverkiezingen. In geval van een tussentijdse vacaturevervulling roept de voorzitter in afwijking van het voorgaande een nieuw benoemd raadslid op voor de raadsvergadering waarin over diens toelating wordt beslist om de voorgeschreven eed of verklaring en belofte af te leggen.

2.

3. 4.

4.17 Benoeming wethouders Bij de benoeming van 1 of meer wethouders stelt de raad, op voorstel van de voorzitter, een commissie in bestaande uit 3 raadsleden. De commissie onderzoekt of benoeming van de kandidaat voldoet aan de vereisten van de artikelen 36a, 36b, 41b, eerste, derde en vierde lid, en 41c, eerste lid, van de Gemeentewet en brengt vervolgens advies uit aan de raad over de benoeming tot wethouder. 4.18 1. 2.

3. 4.

5.

Fracties Raadsleden die op dezelfde kandidatenlijst hebben gestaan worden bij de aanvang van de zitting als 1 fractie beschouwd. Als boven de kandidatenlijst een aanduiding (naam van de partij) was geplaatst, voert de fractie in de raad deze aanduiding als naam. Als daar geen aanduiding was geplaatst, deelt de fractie in de eerste raadsvergadering aan de voorzitter mee welke naam deze fractie in de raad zal voeren. De namen van de fractievoorzitter en diens plaatsvervanger worden zo spoedig mogelijk doorgegeven aan de voorzitter. Als 1 of meer raadsleden van 1 of meer fracties als zelfstandige fractie gaan optreden of als 1 of meer raadsleden van een fractie zich aansluiten bij een andere fractie, wordt hiervan zo spoedig mogelijk schriftelijk mededeling gedaan aan de voorzitter. Een nieuwe naam van een fractie voldoet aan de eisen uit artikel G 3 van de Kieswet en wordt gebruikt met ingang van de eerstvolgende raadsvergadering na naamswijziging.

4.19 Toepassing regels op besloten vergaderingen Op besloten raadsvergaderingen zijn de regels van dit hoofdstuk van overeenkomstige toepassing voor zover dat niet strijdig is met het besloten karakter van de vergadering. 4.20 1. 2.

3.

16/61

Verslag besloten vergadering Verslagen van besloten raadsvergaderingen worden niet verspreid, maar uitsluitend voor de raadsleden ter inzage gelegd bij de griffier. Deze verslagen worden zo spoedig mogelijk in een besloten raadsvergadering ter vaststelling aangeboden. Tijdens deze vergadering neemt de raad een besluit over het al dan niet openbaar maken van het vastgestelde verslag. De vastgestelde verslagen worden door de voorzitter en de griffier ondertekend.

4.21 Opheffing geheimhouding Als de raad op grond van de artikelen 25, derde en vierde lid, 55, tweede en derde lid, of 86, tweede en derde lid, van de Gemeentewet voornemens is de geheimhouding op te heffen, wordt, als het orgaan dat geheimhouding heeft opgelegd daarom verzoekt, daarover in een besloten raadsvergadering met het desbetreffende orgaan overleg gevoerd. 4.22 1. 2.

Toehoorders en pers Toehoorders en vertegenwoordigers van de pers wonen openbare raadsvergaderingen uitsluitend bij op de voor hen bestemde plaatsen. Het blijkgeven van tekenen van goed- of afkeuring of het op andere wijze verstoren van de orde is hen verboden.

4.23 Geluid- en beeldregistraties Openbare vergaderingen van de gemeenteraad worden LIVE uitgezonden en gearchiveerd op een wijze dat elke vergadering te allen tijde teruggekeken kan worden. 4.24 Vangnetregeling In gevallen waarvoor in de regels in dit hoofdstuk niet voorziet of bij twijfel over de toepassing van de regels, beslist de gemeenteraad op voorstel van de voorzitter.

17/61

18/61

Hoofdstuk 5

De Vertrouwenscommissie van de gemeenteraad

De gemeenteraad heeft een Vertrouwenscommissie die de aanbeveling tot (her-)benoeming van de burgemeester voorbereidt en die de periodieke Evaluatiegesprekken met de burgemeester houdt; dat schrijft de Gemeentewet ook voor.

5.1 Taken De Vertrouwenscommissie heeft tot taak: a. de aanbeveling tot benoeming of herbenoeming van de burgemeester voor te bereiden of b. een Evaluatiegesprek te houden met de burgemeester. 5.2 1. 2. 3. 5.3 1. 2. 3. 4.

Samenstelling Vertrouwenscommissie De Vertrouwenscommissie bestaat uit alle Fractievoorzitters. Als de gemeenteraad niet heeft bepaald wie voorzitter en plaatsvervangend voorzitter van de Vertrouwenscommissie is, kiest de Vertrouwenscommissie deze uit haar midden. De Vertrouwenscommissie kent geen plaatsvervangende leden. Ambtelijke ondersteuning De griffier is secretaris van de Vertrouwenscommissie. De gemeentesecretaris kan bij vervulling van de in artikel 5.1 onder a genoemde taken als plaatsvervangend secretaris aan de Vertrouwenscommissie worden toegevoegd. De (plaatsvervangend) secretaris geeft ambtelijke ondersteuning aan de Vertrouwenscommissie. De (plaatsvervangend) secretaris is geen lid van, en heeft geen stemrecht in, de Vertrouwenscommissie.

5.4

Adviseur

1.

De gemeenteraad kan een of meer wethouders aan de Vertrouwenscommissie toevoegen als adviseur aan de Vertrouwenscommissie. De adviseur wordt uitgenodigd voor de vergaderingen van de Vertrouwenscommissie. Een adviseur is geen lid van, en heeft geen stemrecht in, de Vertrouwenscommissie.

2. 3. 5.5 1. 2.

3.

4.

5.

6. 7.

Geheimhouding De vergaderingen van de Vertrouwenscommissie zijn besloten. Alle stukken van de Vertrouwenscommissie zijn geheim. Dit wordt op de stukken vermeld. De (fungerend) voorzitter van de Vertrouwenscommissie wijst bij de benoemingsprocedure in elke vergadering op de geheimhoudingsplicht, die rechtstreeks voortvloeit uit artikel 61c van de Gemeentewet. De Vertrouwenscommissie legt bij de herbenoemingsprocedure en bij Evaluatiegesprekken in elke vergadering en elk gesprek, met toepassing van artikel 86 van de Gemeentewet, geheimhouding op over de inhoud van de stukken en het behandelde tijdens de vergadering of het gesprek. De (fungerend) voorzitter van de Vertrouwenscommissie ziet erop toe dat hieraan wordt voldaan. De geheimhoudingsplicht brengt onder meer mee dat aan raadsleden, die geen zitting (meer) hebben in de Vertrouwenscommissie, en aan anderen, behoudens het bepaalde in de artikelen 5.9, vierde lid, 5.10, tweede lid, en 5.11 van deze verordening, geen inzage in, of informatie over de inhoud van de stukken of het behandelde ter vergadering of in het gesprek wordt verstrekt.

De Vertrouwenscommissie treft, met inachtneming van de artikelen 5.7, 5.8, tweede lid, en 5.14 van deze verordening, een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van bescheiden, het voeren van correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken. De Vertrouwenscommissie en de gemeenteraad kunnen de geheimhouding waartoe de Gemeentewet, respectievelijk zullen de geheimhouding waartoe het derde lid van deze verordening verplicht, niet opheffen. De geheimhoudingsplicht blijft na ontbinding van de Vertrouwenscommissie van kracht. Het in dit artikel bepaalde is van overeenkomstige toepassing op de (plaatsvervangend) secretaris en, indien van toepassing, de adviseur. 19/61

5.6 1. 2.

3. 4.

5.7 1. 2.

3.

5.8 1.

2.

5.9 1. 2. 3. 4.

5.

20/61

Vergaderingen De Vertrouwenscommissie vergadert zo dikwijls als de voorzitter of ten minste 3 leden dit noodzakelijk achten. De voorzitter bepaalt dag, uur en plaats van de vergadering. De voorzitter doet van elke vergadering ten minste 24 uur tevoren aankondiging aan de leden van de Vertrouwenscommissie, als een adviseur aan de Vertrouwenscommissie is toegevoegd, de adviseur en, als het gesprek met hem plaatsvindt, de burgemeester. De Vertrouwenscommissie vergadert niet als niet ten minste de helft plus 1 van het aantal leden aanwezig is. De Vertrouwenscommissie besluit bij de voorbereiding van een aanbeveling bij meerderheid van uitgebrachte stemmen, waarbij elk lid 1 stem heeft. Bij het staken van de stemmen over de uit te brengen bevindingen, wordt het nemen van een beslissing uitgesteld tot de volgende vergadering. Is uitstel van de beslissing niet mogelijk of staken de stemmen ook in die volgende vergadering, dan worden geen bevindingen van de Vertrouwenscommissie, maar de verschillende meningen in het verslag opgenomen. De Vertrouwenscommissie streeft naar unanimiteit. Het gevoelen van de minderheid wordt desgewenst in het verslag tot uitdrukking gebracht. Contactpersoon bij de benoemings- en herbenoemingsprocedure De voorzitter van de Vertrouwenscommissie treedt op als contactpersoon.

Alle stukken bestemd voor de Vertrouwenscommissie worden onder vermelding van ‘persoonlijk en vertrouwelijk’ op de envelop en boven de ingesloten stukken gericht aan de voorzitter en gezonden aan het privéadres van de secretaris en daar bewaard tot het moment van archivering. Alle stukken die van de Vertrouwenscommissie uitgaan worden onder vermelding van ‘persoonlijk en vertrouwelijk’ op de envelop en boven de ingesloten stukken door de voorzitter en de secretaris ondertekend en vanaf het privéadres van de secretaris verzonden. Bijzondere bepalingen over de benoemingsprocedure De Gemeentewet bepaalt in artikel 61, lid 4 dat de Vertrouwenscommissie zich slechts door tussenkomst van de commissaris van de Koning de door haar nodig geachte informatie over de kandidaten verschaft. Elk overleg met derden, schriftelijk of mondeling, is uitgesloten. De secretaris nodigt, op verzoek van de Vertrouwenscommissie, de kandidaten uit voor een gesprek met de Vertrouwenscommissie. De Vertrouwenscommissie treft voorzieningen met betrekking tot de wijze waarop de privacy van de sollicitanten wordt beschermd, bijvoorbeeld door de plaats en het tijdstip van de gesprekken zodanig te kiezen dat de vertrouwelijkheid van de gesprekken is gewaarborgd. Bijzondere bepalingen over Evaluatiegesprekken Een Vertrouwenscommissie houdt minimaal eens in de 2 jaar een Evaluatiegesprek met de burgemeester.

Als de fractievoorzitters dan wel de burgemeester de wens daartoe kenbaar maken, houdt een Vertrouwenscommissie tussentijds een Evaluatiegesprek met de burgemeester. In het eerste jaar na benoeming van een nieuwe burgemeester vindt tevens een 100-dagengesprek plaats. De Vertrouwenscommissie maakt vooraf kenbaar aan de burgemeester bij wie zij informatie zal inwinnen over het functioneren van de burgemeester. De Vertrouwenscommissie en de burgemeester stellen in onderling overleg de agenda voor het Evaluatiegesprek vast. De Vertrouwenscommissie en de burgemeester krijgen voorafgaand aan het gesprek de gelegenheid, voor zover van toepassing, het verslag van het vorige Evaluatiegesprek in te zien. Het gesprek is wederkerig. Zowel het functioneren van de burgemeester als het functioneren van de gemeenteraad zijn onderwerp van gesprek. De Vertrouwenscommissie toetst het functioneren van de burgemeester in elk geval aan de profielschets, de wettelijke taken van de burgemeester evenals de andere aan de burgemeester toebedeelde taken. Tevens wordt getoetst aan het verslag van en de afspraken uit het vorige Evaluatiegesprek.

6. 7.

5.10 1.

2.

3.

5.11 1.

2. 3.

5.12 1.

2.

3.

3 van de Evaluatiegesprekken worden gevoerd in ieder geval 4 weken voorafgaand aan het klankbordgesprek dat de commissaris van de Koning met de burgemeester heeft. In het laatste Evaluatiegesprek voor de start van de herbenoemingsprocedure geeft de Vertrouwenscommissie de burgemeester desgewenst een indicatie of herbenoeming op dat moment naar verwachting al dan niet op obstakels zal stuiten. Bijzondere bepalingen over de herbenoemingsprocedure De Vertrouwenscommissie formuleert de informatiebronnen op basis waarvan zij zich een oordeel vormt over het functioneren van de burgemeester. Deze informatiebronnen maakt zij vooraf kenbaar aan de burgemeester, de gemeenteraad en de commissaris van de Koning. Alvorens haar verslag van bevindingen aan de gemeenteraad en commissaris van de Koning te zenden, bespreekt de Vertrouwenscommissie dit met de burgemeester. Van het gesprek wordt een verslag opgemaakt dat niet openbaar wordt gemaakt. Als ter zake van het functioneren van de burgemeester in het in de vorige zin bedoelde overleg afspraken worden gemaakt tussen de Vertrouwenscommissie en de burgemeester, worden deze in het verslag aan de gemeenteraad vermeld. De Vertrouwenscommissie zendt het verslag ook aan de burgemeester.

Verslag De Vertrouwenscommissie brengt over haar werkzaamheden ter zake van de voorbereiding van de aanbeveling tot benoeming of herbenoeming verslag uit aan de gemeenteraad en de commissaris van de Koning door middel van een verslag van bevindingen. Dit schriftelijke en vertrouwelijke verslag bevat ten minste: a. een weergave van de wijze waarop de Vertrouwenscommissie haar werkzaamheden heeft verricht; b. een gemotiveerde weergave van de bevindingen van de Vertrouwenscommissie; bij benoemingen wordt in het verslag van bevindingen ook de volgorde van plaatsing van de kandidaten op de aanbeveling gemotiveerd; c. aangegeven wordt of er sprake is van unanimiteit binnen de Vertrouwenscommissie. d. En heeft in ieder geval de volgende bijlagen: e. Bij benoemingen: de conceptaanbeveling van 2 personen. f. Bij herbenoemingen: het verslag van het gesprek met de burgemeester over het conceptverslag van bevindingen en de conceptaanbeveling. Van het Evaluatiegesprek wordt een verslag opgemaakt, dat niet openbaar wordt gemaakt. Het verslag wordt voor raadsleden onder geheimhouding ter inzage gelegd bij de griffier. Een afschrift van het verslag van het Evaluatiegesprek wordt toegezonden aan de burgemeester en de commissaris van de Koning.

Archivering De voorzitter en de secretaris van de Vertrouwenscommissie dragen er bij de benoemings- en herbenoemingsprocedure zorg voor dat op het tijdstip dat de Vertrouwenscommissie een taak heeft volbracht (herbenoeming, evaluatiegesprek of benoeming) alle archiefbescheiden onverwijld in een verzegelde envelop en gerubriceerd als ‘geheim’ worden overgebracht naar de op grond van artikel 31 van de Archiefwet door de gemeenteraad aangewezen archiefbewaarplaats. De voorzitter en de secretaris van de Vertrouwenscommissie dragen er bij de benoemings- en herbenoemingsprocedure zorg voor dat van de in het eerste lid bedoelde overbrenging een verklaring van overbrenging als bedoeld in artikel 9 van het Archiefbesluit 1995 wordt opgemaakt. In deze verklaring wordt melding gemaakt van de met toepassing van artikel 15, lid 1 sub a en c, van de Archiefwet 1995 gestelde beperkingen aan de openbaarheid, geldende voor een periode van 75 jaar. De voorzitter en de secretaris van de Vertrouwenscommissie dragen er bij de benoemings- en herbenoemingsprocedure zorg voor dat alle overige bescheiden en alle kopieën van de in dit artikel bedoelde bescheiden onmiddellijk worden vernietigd.

21/61

4.

De griffier draagt bij Evaluatiegesprekken zorg voor een afdoende vertrouwelijke archivering van de stukken, waaronder het afschrift van het vastgestelde verslag. Na het aftreden van de burgemeester worden alle betreffende stukken door de griffier vernietigd.

5.13 Vangnetregeling In gevallen waarvoor in deze verordening niet voorziet of bij twijfel over de toepassing van de regels, beslissen de leden van de Vertrouwenscommissie op voorstel van de voorzitter.

22/61

Hoofdstuk 6

De Regionale raadscommissie

De Regionale Raadscommissie i.o. is een regionaal adviesorgaan voor de lokale raden, die immer beslissingsbevoegd blijven. In verband daarmee is een Verordening, regelende de instelling, de bevoegdheden, de samenstelling en de werkwijze van de Regionale Raadscommissie i.o., in de vorm van een commissie als bedoeld in artikel 84 van de Gemeentewet, opgesteld. De regionale adviescommissie houdt zich bezig met de 4 thema’s van de ‘Kop Werkt!’ en de gemeenschappelijke regelingen die de 4 gemeenten raken. Het informeren, debatteren (in commissieverband) en adviseren over deze onderwerpen vindt daarmee plaats op regionaal niveau; de besluitvorming vindt nog steeds door de individuele gemeenteraden plaats.

6.1 1. 2.

3. 6.2 1. 2. 3. 4. 6.3 1.

2. 3. 4.

5. 6. 7.

6.4 1. 2. 3.

Instellen commissie De raden stellen de volgende commissie in: Regionale Raadscommissie i.o. De raden geven de Regionale Raadscommissie i.o. als opdracht te adviseren over de 4 thema’s van de `Kop Werkt` te weten: a. Haven(s)ontwikkeling in de Kop; b. Arbeidsmarkt en onderwijs; c. Destinatiemarketing; d. Regionale Ambitiekaart, inclusief investeringsfonds; Te adviseren over de gemeenschappelijke regelingen die de 4 gemeenten aangaan. Taken De Regionale Raadscommissie i.o. fungeert als klankbord- en adviescommissie. De Regionale Raadscommissie i.o. bepaalt of de voorstellen voldoende informatie bevatten om besluitvorming door de raden mogelijk te maken. Met uitzondering van het bedoelde in artikel 6.17 worden er geen besluiten genomen door de Regionale Raadscommissie i.o. De Regionale Raadscommissie i.o. kan ook zelf voorstellen doen. Samenstelling De Regionale Raadscommissie i.o. bestaat uit: a. De voorzitter. b. De leden: 1 afgevaardigde per fractie uit de gemeenteraden van Den Helder, Hollands Kroon, Schagen en Texel. De zittingsperiode van de leden van de Regionale Raadscommissie i.o. is gelijk aan die van de leden van de gemeenteraden. De raden wijzen voor de vergadering van de Regionale Raadscommissie i.o. per fractie 1 afgevaardigde aan.

De raden wijzen in de eerste vergadering van de zittingsperiode van de nieuwe raden opnieuw de leden aan van de Regionale Raadscommissie i.o. Aftredende leden kunnen opnieuw als lid worden aangewezen. Aftredende leden blijven als zodanig fungeren tot aan het moment dat hun opvolger door de fractie is aangewezen. Het lidmaatschap van de Regionale Raadscommissie i.o. eindigt wanneer de betrokkene geen deel meer uitmaakt van de betreffende raad. Als door splitsing of samenvoeging tijdens een periode de verdeling in fracties in een raad wijzigt, wordt door de betreffende raad het aantal leden van de Regionale Raadscommissie i.o. daarmee in overeenstemming gebracht. Voorzitter De burgemeester van de gemeente waar de vergadering van de Regionale Raadscommissie i.o. plaats vindt is voorzitter van de desbetreffende gemeente. Bij afwezigheid van voorzitter wordt één van de andere burgemeesters aangewezen als voorzitter. De voorzitter leidt de vergadering en is belast met de handhaving van de orde.

23/61

6.5 1. 2. 3. 4.

6.6 1.

2.

3.

6.7 1. 2. 3. 4.

5.

6.8 1. 2.

3. 4. 5.

6.9 1.

2.

24/61

Coördinerend griffier De griffiers wijzen een coördinerend griffier uit hun midden aan. De coördinerend griffier kan bij diens afwezigheid worden vervangen door één van de andere griffiers. De griffiers zijn aanwezig bij de vergadering van de Regionale Raadscommissie i.o. Zij zijn geen lid van de Regionale Raadscommissie i.o. De coördinerend griffier of zijn/haar plaatsvervanger is belast met het verlenen van bijstand aan de Regionale Raadscommissie i.o., het ondersteunen van de voorzitter en het verzorgen van een verslag van de vergaderingen. Wanneer de leden van de Regionale Raadscommissie i.o. technische vragen hebben over de toegezonden vergaderstukken dan richten zij zich hiervoor tot de coördinerend griffier van de Regionale Raadscommissie i.o. Aanwezigheid wethouders en anderen De voorzitter van de Regionale Raadscommissie i.o. is bevoegd wethouders, vertegenwoordigers van gemeenschappelijke regelingen of andere personen uit te nodigen de vergaderingen van de Regionale Raadscommissie i.o. bij te wonen, teneinde aan de beraadslagingen deel te nemen en inlichtingen of adviezen te verstrekken. De in lid 1 genoemde functionarissen worden door de voorzitter in de gelegenheid gesteld ook over niet op de agenda voorkomende onderwerpen aan de Regionale Raadscommissie i.o. mededelingen te doen.

De voorzitter geeft daarbij ook gelegenheid aan leden van de colleges ter invulling van de actieve informatieplicht die zij hebben jegens de Regionale Raadscommissie i.o. De in lid 1 genoemde functionarissen kunnen zich laten vergezellen van ambtenaren van de gemeenten of externe deskundigen. Vergaderingen De Regionale Raadscommissie i.o. stelt een vergaderschema vast en vergadert overigens zo dikwijls als de voorzitter of de leden dat nodig oordelen. De Regionale Raadscommissie i.o. vergadert roulerend, volgens een vastgesteld schema, in één van de gemeentehuizen. De Regionale Raadscommissie i.o. of haar voorzitter kan besluiten een andere locatie te kiezen. Bij binnenkomst in de vergaderzaal tekent ieder lid onmiddellijk de presentielijst. Aan het einde van elke vergadering wordt die lijst door de voorzitter en de coördinerend griffier door ondertekening vastgesteld. De Regionale Raadscommissie i.o. kan niet beraadslagen wanneer niet ten minste een derde van de zitting hebbende leden aanwezig is. Agendacommissie Er is een agendacommissie die bestaat uit de leden van de regionale raadswerkgroep ‘Slim Samenwerken bij de Kop’: 2 raadsleden per gemeenten en de griffiers. De agendacommissie heeft tot taak het voorlopig vaststellen van de agenda van de Regionale Raadscommissie i.o.

voordat een oproep als bedoeld in artikel 6.14 wordt verzonden, waarbij tevens wordt aangegeven welke onderwerpen informerend, meningsvormend en adviserend zijn. De voorzitter van de agendacommissie kan voorstellen een gemeentesecretaris uit te nodigen voor een vergadering van de agendacommissie. De leden van de agendacommissie hebben elk 1 stem in de agendacommissie. Afhankelijk van het onderwerp en ter beoordeling van de agendacommissie, wordt de Regionale Raadscommissie i.o. digitaal geregistreerd en zowel in beeld als geluid uitgezonden via internet. Oproep De voorzitter zendt ten minste 8 dagen voor een vergadering de leden van de Regionale Raadscommissie i.o. een oproep per e-mail onder vermelding van dag, tijdstip en plaats van de vergadering. De leden van de raden worden in kennis gesteld van de voorlopige agenda.

3.

In spoedeisende gevallen kan de voorzitter van de Regionale Raadscommissie i.o. voorstellen terstond een voorstel te bespreken. De Regionale Raadscommissie i.o. beslist over het in behandeling nemen van die voorstellen bij het vaststellen van de definitieve agenda van de vergadering.

6.10 1.

Agenderingsrecht Vergaderstukken bestemd voor een vergadering van de Regionale Raadscommissie i.o. worden zo spoedig mogelijk ter kennis van de Regionale Raadscommissie i.o. gebracht en onafhankelijk van oproep/voorlopige agenda verzonden. Elk lid van de Regionale Raadscommissie i.o. kan voorstellen doen tot behandeling van zaken die niet op de voorlopige agenda zijn vermeld en dient die voorstellen minstens 2 dagen voor de vergadering schriftelijk / per e-mail bij de voorzitter of de coördinerend griffier in te dienen; in spoedeisende gevallen geldt een termijn van 24 uur. De Regionale Raadscommissie i.o. beslist over het in behandeling nemen van die voorstellen bij het vaststellen van de definitieve agenda van de vergadering.

2.

6.11 Uitgaande stukken Alle officiële stukken die van de Regionale Raadscommissie i.o. uitgaan, worden getekend door de voorzitter en de coördinerend griffier. 6.12 1.

2. 3.

6.13 1. 2. 3. 4. 5. 6.

6.14 1.

2.

3.

Ter inzage leggen van stukken Stukken, die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op de agenda dienen, worden gelijktijdig met het verzenden van de schriftelijke oproep voor een ieder in de stadhuizen ter inzage gelegd. Als na het verzenden van de schriftelijke oproep stukken ter inzage worden gelegd, wordt hiervan mededeling gedaan aan de leden en zo mogelijk in een openbare kennisgeving. Onverminderd het bepaalde in het eerste lid kunnen stukken ook op elektronische wijze aan een ieder ter beschikking worden gesteld. Als voor stukken op grond van artikel 86, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet geheimhouding is opgelegd, blijven deze stukken in afwijking van het eerste lid, onder berusting van de coördinerend griffier en verleent de coördinerend griffier een lid inzage. Openbare kennisgeving De vergadering wordt tegelijkertijd met de schriftelijke oproep openbaar gemaakt op de door voor afkondigingen in de gemeente gebruikelijke wijze en door plaatsing op de gemeentelijke website. De openbare kennisgeving vermeldt: de datum, aanvangstijd en plaats van de vergadering; de wijze waarop en de plaats waar een ieder de agenda en de daarbij behorende stukken kan inzien; de openbare kennisgeving vermeldt: de mogelijkheid tot het uitoefenen van het spreekrecht.

Daarnaast worden de bij de voorlopige agenda behorende stukken, indien digitaal beschikbaar, op de website van de gemeente geplaatst. Insprekers / spreekrecht burgers Na de opening van de vergadering inventariseert de voorzitter of aanwezige burgers het woord wensen te voeren over onderwerpen betreffende regionale samenwerking in de Noordkop. Zij krijgen dan de gelegenheid dit te doen tijdens de (publieke) rondvraag in de vergadering. Gezamenlijk kunnen zij gedurende de vergadering maximaal 30 minuten het woord voeren. Degene, die van het spreekrecht gebruik wil maken, meldt dit minimaal 48 uur voorafgaand aan de vergadering aan de coördinerend griffier van de Regionale Raadscommissie i.o. Hij/zij vermeldt daarbij zijn naam, adres en telefoonnummer en het onderwerp, waarover hij/zij het woord wil voeren. Als verschillende burgers over hetzelfde onderwerp willen spreken, geeft de voorzitter het woord op volgorde van aanmelding. De voorzitter kan van de volgorde afwijken, als dit in het belang is van de orde van de vergadering.