NIEUW - Gemeente Texel Accountantsverslag 2023 - concept voor raad - 19-6-2024
Tekst van het document
Accountantsverslag 2023 Gemeente Texel
2 Belangrijkste boodschappen Aan de gemeenteraad van gemeente Texel Emmalaan 15 1791 AT Den Burg
Jaarrekening 19 juni 2024 Geachte leden van de raad,
Informatiewaarde jaarverslag
Financiële positie
Bevindingen controle
Interne beheersing
Speerpunten van de gemeenteraad
Bijlagen
Hierbij ontvangt u ons accountantsverslag met betrekking tot onze controle van de jaarrekening van uw gemeente voor het boekjaar dat eindigt op 31 december 2023. We hebben onze werkzaamheden uitgevoerd in overeenstemming met ons controleplan 2023. Onze bevindingen en aanbevelingen zijn open en constructief besproken met de ambtelijke organisatie en met de Auditcommissie. In deze rapportage hebben wij onze bevindingen en observaties opgenomen die zijn voortgekomen uit onze werkzaamheden tijdens de tussentijdse controle en de jaarrekeningcontrole. Het accountantsverslag begint met een samenvatting van onze belangrijkste boodschappen. Daarna gaan wij in op de reikwijdte van onze controle, de diepgang waarmee wij gecontroleerd hebben en tot welke oordeel wij gekomen zijn. Vervolgens geven wij onze visie op de informatiewaarde en leesbaarheid van de paragrafen en de programmaverantwoording. Nadat wij onze analyse hebben gegeven van de financiële positie van uw gemeente, gaan wij in meer detail in op de belangrijkste bevindingen uit onze controlewerkzaamheden. Dit doen wij langs de drie domeinen fysiek, sociaal en bedrijfsvoering.
Vervolgens geven wij ons beeld van de interne beheersing van uw organisatie en gaan we dieper in op de speerpunten die u ons heeft meegegeven tijdens de controle. We sluiten het accountantsverslag af met bijlagen waarin we bevindingen hebben opgenomen over een aantal wettelijk verplichte onderwerpen, zoals Sisa, WNT en onze onafhankelijkheid. In de bijlage hebben we ook enkele actuele ontwikkelingen gegeven die voor u van belang kunnen zijn. Dit accountantsverslag is opgezet als interactief document waar u eenvoudig doorheen kunt navigeren door op de menuopties aan de linkerzijde of de onderstreepte woorden te klikken. Wij vragen u terughoudend te zijn met het printen van het accountantsverslag. Wij willen graag van deze gelegenheid gebruik maken om u en uw medewerkers te bedanken voor de prettige samenwerking die we ervaren hebben tijdens onze werkzaamheden. Mocht u nog vragen hebben, aarzelt u dan niet om contact met ons op te nemen. Met vriendelijke groet, ETL Assurance & Overheidsaccountants B.V.
mr. drs. J.C. Olij RA
3 Belangrijkste boodschappen
Samenvatting van onze belangrijkste boodschappen Jaarrekening
Informatiewaarde jaarverslag
Financiële positie
Bevindingen controle
Interne beheersing
Speerpunten van de gemeenteraad
Bijlagen
Voornemens een goedkeurende controleverklaring te verstrekken Wij zijn voornemens om een goedkeurende controleverklaring af te geven bij de jaarrekening van uw gemeente. Derhalve is ons oordeel dat de jaarrekening, inclusief de rechtmatigheidsverantwoording, een getrouw beeld geeft van de werkelijkheid, rekening houdend met de goedkeuringstolerantie. Omdat de goedkeuringstolerantie afhankelijk is van de werkelijke lasten en werkelijke dotaties aan de reserves, hebben wij de tolerantie die wij eerder hebben opgenomen in ons controleplan geactualiseerd op basis van de definitieve jaarrekening. De tolerantie voor fouten die wij bij de controle hebben gehanteerd bedraagt € 824.000. Niet alle controleverschillen zijn gecorrigeerd Ons goedkeurend oordeel betekent niet dat er helemaal geen fouten of onzekerheden geconstateerd zijn. Wel houdt het in dat deze fouten en onzekerheden onder de goedkeuringstolerantie blijven die uw raad heeft vastgesteld. Er zijn fouten rondom de prestatielevering bij de verwerking van facturen € 330.000. En de onzekerheden met betrekking tot de prestatielevering van de zorg bedragen € 807.045. Onrechtmatigheden blijven binnen de verantwoordingsgrens Het college is van mening dat de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen binnen de daarvoor door uw raad gestelde verantwoordingsgrens.
Wij hebben geoordeeld dat de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de werkelijkheid.
Informatiewaarde van de programmaverantwoording is niet verbeterd De leesbaarheid van de programmaverantwoording is ten opzichte van andere gemeenten van uw omvang voldoende tot goed. Naar onze mening zijn er echter diverse verbeteringen mogelijk om de raad beter in positie te brengen om haar controlerende taak goed te kunnen uitvoeren. Dit is volgens ons vooral verankerd in de informatiewaarde van de programmaverantwoording.
Ons samenvattend beeld van de paragrafen Voor de paragrafen geldt dat de leesbaarheid en informatiewaarde erg verschilt per paragraaf. Naar onze mening ontbreekt het over de hele breedte nog aan een toereikende koppeling tussen de uitgangspunten van het beleid en de realisatie gedurende het jaar. Met andere woorden: wat stond er in de betreffende paragraaf in de begroting en wat is er uiteindelijk in de praktijk van terecht gekomen. De paragrafen bevatten over het algemeen wel voldoende informatie over het onderwerp van de paragraaf.
4 Belangrijkste boodschappen
Samenvatting van onze belangrijkste boodschappen Jaarrekening
Informatiewaarde jaarverslag
Weerstandsvermogen is toereikend, maar best subjectief Uit de jaarstukken blijkt dat het weerstandsvermogen meer dan toereikend is om de geïdentificeerde risico’s te dekken en om te voldoen aan de eisen die door de gemeenteraad zijn gesteld. De werkelijke weerstandscapaciteit is bijna 2,4 keer zo groot is als de weerstandscapaciteit die benodigd is om de risico’s op te vangen. Wel hebben we wat kanttekeningen geplaatst bij de berekening van de benodigde weerstandscapaciteit.
Financiële positie
Bevindingen controle
Jaarafsluiting is over het algemeen goed verlopen Over het algemeen zijn wij tevreden met de wijze waarop het afsluitproces en de jaarrekeningcontrole zijn verlopen. Bij de start van de controle waren de door ons gevraagde documenten voor het grootste deel beschikbaar; de VIC en rechtmatigheid moest nog worden afgerond. Bij de start van de controle waren de jaarstukken wel samengesteld, maar niet alle onderdelen in programmarekening en paragrafen waren al voor controle beschikbaar.
Interne beheersing
Speerpunten van de gemeenteraad
Bijlagen
Interne beheersing is voldoende Naar onze mening is de interne beheersing binnen uw gemeente als geheel voldoende om tot een getrouwe jaarrekening en rechtmatigheidsverantwoording te komen. Onze mening wordt ondersteund door de bevindingen die voortkomen uit de werkzaamheden van de VIC. Deze positieve boodschap wil echter niet zeggen dat er geen verbeteringen mogelijk, en op enkele onderdelen noodzakelijk, zijn. Voor een uitgebreidere rapportage hierover verwijzen we naar de managementletter.
Verdere ontwikkeling van de VIC Actualiseer het VIC-plan en de stroomlijn de VIC-rapportage nu de VIC zich door de rechtmatigheid en de toegenomen controles door horizontaal toezicht zich verder ontwikkeld. Betrek in deze ontwikkeling ook: • Maak de komende jaren soft controls ook onderdeel van de VIC. • Maak opzet, bestaan en werking van de IT-beheersorganisatie onderdeel van de VIC • Betrek grote, risicovolle projecten in de VIC en beoordeel hoe bijdragen aan en prestaties van verbonden partijen beoordeeld kunnen worden. Geen indicaties voor fraude Tijdens onze controle hebben wij nadrukkelijk aandacht besteed aan het onderwerp fraude. Uit onze werkzaamheden zijn geen indicatie voortgekomen voor fraude. Speerpunten van de gemeenteraad We hebben op verzoek van de auditcommissie de rapportage “Grip op grondexploitaties en grote projecten” beoordeeld. Naar onze mening is het zeker een instrument dat toegevoegde waarde heeft bij het informeren over en betrekken van het bestuur bij de ontwikkeling van grote projecten. Wel is het verstandig om aan enkele aspecten aandacht te schenken: • Zorg voor een snellere oplevering van de rapportage. • Verleg het accent in de rapportage van financieel naar integraal projectbeheer (behandel doelstellingen, resultaten en planning ook gedegen).
• Geef per aspect dat behandeld wordt waar mogelijk concrete feiten en gegevens of vergelijk nadrukkelijk met de planning of begroting.
5 Belangrijkste boodschappen
Samenvatting van onze belangrijkste boodschappen Jaarrekening
Informatiewaarde jaarverslag
Financiële positie
Bevindingen controle
Interne beheersing
Speerpunten van de gemeenteraad
Bijlagen
Schattingen door het college zijn evenwichtig Bij het opstellen van de jaarrekening maakt het college belangrijke schattingen. We hebben de schattingen die het college heeft gemaakt bij het opstellen van de jaarrekening 2023 beoordeeld en allemaal als evenwichtig aangemerkt. Verdere specifieke bevindingen • Vastlegging en onderbouwing van de prestatielevering is met ingang van 2024 geborgd omdat in het nieuwe financiële pakket daarbij functionaliteiten bestaan. We hebben concerncontrol gevraagd om voor 2023 specifiek te letten op de prestatielevering bij inkopen. • In het sociaal domein is er bij de kleine zorgleveranciers aandacht nodig voor prestatielevering, bijv. door de kleine zorgverleners weer te bezoeken (een werkwijze die ooit ontwikkeld was, maar niet meer wordt toegepast). • Zorg voor bestuurlijke afspraken bij het organiseren van de projecten voor de Regio Deal De Waddeneilanden, waarbij in elk geval planning, prioritering en verdeling van de projecten, maar ook van de gelden nadere invulling krijgt. • Zorg voor heldere uitgangspunten bij de woningbouwprojecten en voor concrete afspreken over verdeling van gelden, zodanig dat bij de afrekening van de beide subsidiestromen na 10 jaar de afspraken nog steeds helder zijn.
Belangrijkste boodschappen
6
De reikwijdte van onze controle Jaarrekening Reikwijdte van de controle Toleranties en oordeel
De gemeenteraad heeft ons verzocht om de jaarrekening 2023 van uw gemeente te controleren. De jaarstukken bestaan uit meerdere onderdelen, welke wij niet allemaal met dezelfde diepgang controleren. In het auditplan hebben wij afspraken met u gemaakt over de reikwijdte van de controle.
Wij bevestigen dat de definitieve reikwijdte van de controle gelijk is aan die in het auditplan. Onderstaand hebben wij een samenvatting opgenomen op welke wijze wij de verschillende onderdelen van de jaarstukken in onze controle hebben betrokken.
Samenvatting bevindingen Rechtmatigheidsverantwoording Jaarstukken Gemeente Texel
Informatiewaarde jaarverslag
Financiële positie
Jaarverslag
Jaarrekening
Bevindingen controle Interne beheersing Speerpunten van de gemeenteraad
Bijlagen
Programmaverantwoording
Paragrafen
Van deze onderdelen van het jaarverslag stellen wij vast dat deze niet strijdig zijn met de jaarrekening
Balans, overzicht van baten en lasten en toelichting
Rechtmatigheidsverantwoording
WNT-bijlage
SiSa-bijlage
Bijlage taakvelden
Onze controleverklaring bij de jaarrekening heeft betrekking op deze onderdelen.
Belangrijkste boodschappen
7
De definitieve toleranties en onze oordeel Jaarrekening Reikwijdte van de controle Toleranties en oordeel Samenvatting bevindingen
U bepaalt binnen de wettelijke kaders welke goedkeuringstoleranties wij hanteren. Op grond van het BADO bedraagt deze tolerantie maximaal 1% van de totale lasten inclusief toevoegingen aan reserves voor fouten en 3% voor onzekerheden. U heeft ons gevraagd om deze maximale tolerantie te gebruiken bij onze werkzaamheden. De relatie tussen de goedkeuringstolerantie, eventueel geconstateerde afwijkingen en ons oordeel zijn daarmee als volgt:
Rechtmatigheidsverantwoording
Informatiewaarde jaarverslag
Financiële positie
Bevindingen controle
Omdat de goedkeuringstolerantie afhankelijk is van de werkelijke lasten en werkelijke dotaties aan de reserves, hebben wij de tolerantie die wij eerder hebben opgenomen in ons controleplan geactualiseerd op basis van de definitieve jaarrekening. Dit hebben wij samengevat in onderstaande tabel.
Tolerantie
Interne beheersing Speerpunten van de gemeenteraad
Bijlagen
Bedrag
Tolerantiegrens voor fouten
€ 824.000
Tolerantiegrens voor onzekerheden
€ 2.472.000
Rapporteringstolerantie De rapporteringstolerantie is de grens waarboven wij gevonden afwijkingen in dit accountantsverslag aan u rapporteren. U heeft voor dit controlejaar de rapporteringstolerantie bepaald op € 25.000. Ons oordeel bij uw jaarrekening Wij zijn voornemens om een goedkeurende controleverklaring af te geven bij de jaarrekening van uw gemeente. Derhalve is ons oordeel dat de jaarrekening, inclusief de rechtmatigheidsverantwoording, een getrouw beeld geeft van de werkelijkheid, rekening houdend met de hiervoor genoemde goedkeuringstolerantie. Bevindingen blijven binnen de tolerantie Ons goedkeurend oordeel betekent niet dat er helemaal geen fouten of onzekerheden geconstateerd zijn. Wel houdt het in dat deze fouten en onzekerheden onder de goedkeuringstolerantie blijven die uw raad heeft vastgesteld. Zie de volgende pagina voor een specificatie en toelichting op deze fouten en onzekerheden.
Belangrijkste boodschappen
8
Fouten en onzekerheden in de jaarrekening nader uitgelicht Jaarrekening Reikwijdte van de controle Toleranties en oordeel Samenvatting bevindingen Rechtmatigheidsverantwoording
Informatiewaarde jaarverslag
Financiële positie
Bevindingen controle Interne beheersing Speerpunten van de gemeenteraad
Bijlagen
Op de vorige pagina hebben wij u gemeld wat het totaal is van de fouten en onzekerheden die wij hebben geconstateerd, die het college niet heeft gecorrigeerd of niet heeft kunnen corrigeren. Hieronder geven we een korte toelichting op deze punten. Fouten Al enkele jaren vragen we aandacht voor het documenteren of goed onderbouwen van de geleverde prestaties bij inkopen en aanbestedingen. Dit jaar hebben we daaraan, in samenwerking met de VIC, expliciet aandacht besteed door daarvoor een specifieke uitvraag te doen. Het snel en concreet onderbouwen van de geleverde prestaties bleek nog lang niet alle gevallen even gemakkelijk. VICmedewerkers moesten voor een aantal facturen expliciet documentatie bij de budgethouders of projectleiders najagen. Voor enkele facturen is dat uiteindelijk niet gelukt. In totaal is ca 1,7% van de inkopen niet goed onderbouwd; in euro’s € 441.367. Deze wegen we mee in ons oordeel bij de rekening. De nu opgedane ervaring is ook een signaal voor het onderbouwen van de prestatie in het nieuwe financiële pakket met ingang van 2024. Niet iedereen in de organisatie blijkt al overtuigd van de noodzaak om de prestatie vast te leggen. We adviseren om op korte termijn hiervoor aandacht te vragen, nadere instructies te ontwikkelen en ook in 2024 de VIC hierop specifiek te laten toezien.
Onzekerheden Uw gemeente koopt zorg in het kader van de Wmo en Jeugdwet in bij een groot aantal zorgverleners. De zorgverleners die een totale productie leveren van meer dan € 75.000, dienen een verantwoording in te dienen voorzien van een accountantsverklaring waaruit blijkt dat de zorg daadwerkelijk geleverd is. Maar voor de kleinere zorgleveranciers moet het college zelf vaststellen of de zorg geleverd is. In eerdere jaren heeft Texel daarvoor een aanpak ontwikkeld, die na de corona-tijd feitelijk niet meer opgepakt is. En, zoals ook de concerncontroller in haar VICverslag weergaf, wordt daartoe op dit moment ook geen actie ondernomen. Daarom hebben we de kleine zorgleveringen voor wat betreft de vraag of er feitelijk prestaties geleverd zijn voor de betaalde zorggelden, in onze oordeelsvorming aangemerkt als onzeker. De omzetten in 2023 bij instellingen onder de 75.000 waren: - voor de Jeugdzorg € 660.937 - voor de WMO € 146.108
Belangrijkste boodschappen
9
Het college heeft voor het eerst de rechtmatigheidsverantwoording afgegeven Jaarrekening Reikwijdte van de controle Toleranties en oordeel Samenvatting bevindingen Rechtmatigheidsverantwoording
Informatiewaarde jaarverslag
Financiële positie
Bevindingen controle Interne beheersing Speerpunten van de gemeenteraad
Bijlagen
Achtergrond Dit jaar heeft het college voor het eerst een eigen oordeel gegeven bij de rechtmatigheid van de jaarrekening. Deze rechtmatigheidsverantwoording is onderdeel van de jaarrekening. Daarom valt deze verantwoording binnen de reikwijdte van de controle van de jaarrekening. Daarmee zijn voor de raad waarborgen ingebouwd dat het college niet zomaar de verantwoording kan opstellen en afgeven. Bij rechtmatigheid in dit kader bestaat er een duidelijke relatie met het financiële beheer. Baten, lasten en balansmutaties moeten rechtmatig tot stand zijn gekomen. De rechtmatigheidsverantwoording door het college gaat dus primair om de financiële beheershandelingen. Rechtmatigheidscriteria In de rechtmatigheidsverantwoording legt het college verantwoording af over de volgende drie rechtmatigheidscriteria: • Begrotingsrechtmatigheid: handelt het college binnen de door u beschikbaar gestelde budgetten en kredieten. • Misbruik en oneigenlijk gebruik: zijn in (de uitvoering van) het beleid voldoende waarborgen opgenomen om misbruik of oneigenlijk gebruik van wet- en regelgeving te voorkomen of tegen te gaan? • Voorwaardencriterium: zijn de baten, lasten en balansmutaties in overeenstemming met wet- en regelgeving tot stand gekomen?
Alle andere criteria worden afgedekt door het oordeel van de accountant over het getrouwe beeld van de jaarrekening. Deze hoeven niet vermeld te worden in de rechtmatigheidsverantwoording.
Verantwoordingsgrens In de rechtmatigheidsverantwoording rapporteert het college over geconstateerde afwijkingen. Onder afwijkingen wordt verstaan fouten en onduidelijkheden over de rechtmatigheid van een financiële beheershandeling. U heeft ervoor gekozen om de verantwoordingsgrens vast te stellen op de maximale grens van 3% van de werkelijke lasten, inclusief werkelijke toevoegingen aan de reserves. Dit is gelijk aan (afgerond) € 2,47 miljoen. Het oordeel van het college Het college is van mening dat de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen binnen de daarvoor door uw raad gestelde verantwoordingsgrens. Ons oordeel over de rechtmatigheidsverantwoording Wij hebben de werkzaamheden die door en namens het college zijn uitgevoerd om tot de rechtmatigheidsverantwoording te komen in detail beoordeeld. Op basis van deze werkzaamheden zijn wij niet tot een andere conclusie gekomen dan het college, Daarom hebben wij geoordeeld dat de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de werkelijkheid.
10 Belangrijkste boodschappen
Ons beeld van de leesbaarheid en informatiewaarde van de programmaverantwoording
Jaarrekening
In dit deel van ons accountantsverslag geven wij ons beeld van de leesbaarheid en informatiewaarde van de programmaverantwoording. Ons oordeel is gebaseerd op de inzichtelijkheid, concreetheid en kwaliteit van de analyses vanuit het perspectief van de raadsleden.
Informatiewaarde jaarverslag Programmaverantwoording Paragrafen
Daarnaast beoordelen wij of de programmaverantwoording in overeenstemming is met de jaarrekening en voldoet aan alle eisen die het BBV aan de programmaverantwoording stelt. Hieronder is een samenvatting opgenomen in tabelvorm. Vervolgens hebben wij in meer detail onze beeld uitgewerkt. Aspect verantwoording
Financiële positie
Bevindingen controle Interne beheersing Speerpunten van de gemeenteraad
Bijlagen
2023
2022
Leesbaarheid
Informatiewaarde
Overeenstemming met jaarrekening
In overeenstemming met het BBV
Legenda
Betekenis
Voldoet niet of beperkt aan de norm
Voldoet aan de norm, maar verdere verbetering is mogelijk om de raad beter in positie te brengen
Voldoet aan de norm en brengt de raad goed in positie
De leesbaarheid van de programmaverantwoording is ten opzichte van andere gemeenten van uw omvang voldoende tot goed. Naar onze mening zijn er echter verbeteringen mogelijk om de raad beter in positie te brengen om haar controlerende taak goed te kunnen uitvoeren. Dit is volgens ons vooral verankerd in de informatiewaarde van de programmaverantwoording. De programmaverantwoording biedt een veelheid aan overzichten en tabellen, met gedetailleerde informatie, om de raad te informeren over de voortgang en resultaten per programma. We vragen ons of af de lezer met de vele overzichten en de gepresenteerde details door de bomen het bos nog ziet. Korte uitleg, verbindende woorden opnemen of accent leggen op het belangrijkste element is daarom belangrijk. En onderdeel A van elk programma, de terugblik, speelt hierbij een belangrijke rol: daar wordt aan de lezer weergegeven wat de kernontwikkelingen van het programma zijn. Verder wordt niet bij alle opgenomen prestatie, moties etc. het resultaat vermeld. We dringen erop aan in alle gevallen het bereikte resultaat op te nemen. In een aantal gevallen wordt expliciet, maar kort vermeld dat de beoogde prestatie niet behaald is. Dat vergt natuurlijk toelichting: de raad moet kunnen beoordelen waarom het resultaat (nog) niet behaald is, c.q. niet (meer) nagestreefd wordt.
11 Belangrijkste boodschappen
Jaarrekening
Informatiewaarde jaarverslag Programmaverantwoording Paragrafen
Financiële positie
Bevindingen controle Interne beheersing Speerpunten van de gemeenteraad
Bijlagen
Ons beeld van de leesbaarheid en informatiewaarde van de paragrafen In onze visie vormen de paragrafen een belangrijk onderdeel voor de raad om haar controlerende taak goed te kunnen uitvoeren. In deze paragrafen moet het college verantwoording afleggen over een aantal belangrijke beleidsmatige onderwerpen die dwars door de programma’s heen snijden. Daarom geven wij ook ten aanzien van de paragrafen ons beeld van de leesbaarheid en informatiewaarde. Tevens beoordelen we of de paragrafen in overeenstemming zijn met de jaarrekening en voldoen aan alle eisen die het BBV aan de paragrafen stelt. Dit hebben wij per paragraaf gedaan. Ons samenvattend beeld van de paragrafen Voor de paragrafen geldt dat de leesbaarheid en informatiewaarde erg verschilt per paragraaf. Naar onze mening ontbreekt het over de hele breedte nog wel aan een toereikende koppeling tussen de uitgangspunten van het beleid en de realisatie gedurende het jaar. Met andere woorden: wat stond er in de betreffende paragraaf in de begroting en wat is er uiteindelijk in de praktijk van terecht gekomen. De paragrafen bevatten over het algemeen wel voldoende informatie over het onderwerp van de paragraaf.
Samenvattend komen wij tot de volgende aanbevelingen om de leesbaarheid en informatiewaarde van de paragrafen te verbeteren:: • Leg de inhoud van de paragrafen niet alleen langs de meetlat van het BBV, maar ook van de financiële verordening; • Versterk de koppeling tussen de paragrafen in de begroting en de paragrafen in de jaarrekening; • Voorzie kwantitatieve analyses van verklarende kwantitatieve analyses; • Maak meer gebruik van grafieken en infographics.
Hieronder is een samenvatting opgenomen in tabelvorm. Op de volgende pagina’s hebben wij in meer detail ons beeld uitgewerkt.
Aspect verantwoording
2023
2022
Verbonden partijen
Weerstandsvermogen en risicobeheersing
Onderhoud kapitaalgoederen
Bedrijfsvoering
Grondbeleid
Financiering
Lokale heffingen
Openbaarheid
nvt
Legenda
Betekenis
Voldoet niet of beperkt aan de norm
Voldoet aan de norm, maar verdere verbetering is mogelijk om de raad beter in positie te brengen
Voldoet aan de norm en brengt de raad goed in positie
12 Belangrijkste boodschappen
Jaarrekening
Informatiewaarde jaarverslag Programmaverantwoording Paragrafen
Financiële positie
Bevindingen controle Interne beheersing Speerpunten van de gemeenteraad
Bijlagen
Ons beeld van de leesbaarheid en informatiewaarde van de paragrafen Verbonden partijen Deze paragraaf voldoet aan bijna alle eisen van het BBV en de financiële verordening. Het belangrijkste aspect dat ontbreekt bij een groot aantal verbonden partijen is de verwachte omvang van het eigen vermogen, het vreemd vermogen en het resultaat van de verbonden partij over het begrotingsjaar. Bij het opstellen van de jaarrekening was deze informatie echter nog niet altijd beschikbaar. Weerstandsvermogen en risicobeheersing De paragraaf Weerstandsvermogen is naar onze mening goed uitgewerkt. Er wordt inzicht gegeven in de wijze waarop de risico's in de paragraaf tot stand zijn gekomen, hoe deze worden gewogen en wat de mogelijke financiële impact is. De belangrijkste risico's zijn daarnaast in detail toegelicht, waardoor de gemeenteraad een goed beeld heeft van deze risico’s. Naar onze mening is de paragraaf helder en begrijpelijk geschreven. Hierbij zijn beperkt vaktermen gebruikt. Waar ze toch gebruikt moeten worden, zijn ze helder uitgelegd. Hierdoor is deze technische paragraaf ook goed leesbaar voor raadsleden die minder vaak te maken hebben met risicomanagement. De uitwerking van de risico’s in gevolgen, getroffen maatregelen en de stand van zaken is gedetailleerd. Dit geeft extra informatiewaarde aan deze paragraaf.
In de paragraaf worden de verplichte kengetallen vanuit het BBV opgenomen. Voor toelichting en informatie wordt in de paragraaf verwezen naar de website findo.nl. Op deze website zijn echter alleen cijfers zichtbaar en geen analyse van deze cijfers. Tevens vraagt het specifieke kennis en vaardigheden om de juiste cijfers te ontsluiten op het platform, die mogelijk niet alle raadsleden bezitten.
Tevens voldoet naar onze mening de paragraaf op dit punt niet volledig aan de verplichting van het BBV om een beoordeling op te nemen van de onderlinge verhouding tussen de kengetallen in relatie tot de financiële positie.
Onderhoud kapitaalgoederen In de paragraaf Onderhoud Kapitaalgoederen zijn de beleidsmatige kaders van de verschillende soorten kapitaalgoederen concreet weergegeven. En de feitelijke ontwikkelingen in het onderhoud in 2023 zijn op praktische wijze beschreven. Maar het BBV vraagt ook om de uit het beleidskader voorvloeiende financiële aspecten weer te geven en de vertaling van die financiële consequenties in de jaarrekening helder te maken. En de vertaling ontbreekt geheel. Wij adviseren u deze paragraaf op deze punten aan te vullen en in overeenstemming te brengen met het BBV. De toegevoegde waarde van de paragraaf kan worden verbeterd door hierin ook een meerjarenperspectief mee te nemen gezien het structurele karakter van de onderhoudskosten.
13 Belangrijkste boodschappen
Jaarrekening
Informatiewaarde jaarverslag Programmaverantwoording Paragrafen
Financiële positie
Bevindingen controle Interne beheersing Speerpunten van de gemeenteraad
Bijlagen
Ons beeld van de leesbaarheid en informatiewaarde van de paragrafen Bedrijfsvoering De paragraaf Bedrijfsvoering dient ten minste inzicht te geven in de stand van zaken en het gevoerde beleid ten aanzien van de bedrijfsvoering. Het BBV definieert echter niet wat onder bedrijfsvoering moet worden verstaan.
Het college heeft een brede invulling gegeven aan de term bedrijfsvoering en geeft de raad niet alleen in praktische inkijk in de beheersmatige aspecten rondom de organisatie, ook specifieke zaken als kwaliteit, opvang ontheemden en onderzoeken art 213a krijgen een plek. We vinden dat de raad hiermee goed geïnformeerd wordt. Grondbeleid De paragraaf Grondbeleid geeft naar onze mening een heldere weergave van de wijze waarom de gemeente het grondbeleid uitvoert, met de verplicht elementen die het BBV vraagt. Wel zouden de risico’s die verbonden zijn aan grondexploitaties nader kunnen worden uitgewerkt. De vermelding dat “in grondexploitaties altijd onzekerheden zitten, zowel kansen als risico’s”, is naar onze mening te mager. Zeker ook omdat Texel met het beheer van grotere projecten ervaringen heeft opgedaan en mede daarom in de periodieke rapportage over grote projecten risico’s expliciet worden geduid. Die ervaringen kunnen in deze paragraaf samengevat worden weergegeven. Financiering De paragraaf Financiering is naar onze mening volledig en in heldere taal beschreven. Het geeft inzicht in alle facetten waar het BBV om vraagt.
De informatiewaarde zou verder verbeterd kunnen worden door de financieringspositie van de gemeente in meerjarenperspectief te bezien, waarbij deels wordt teruggekeken, bijvoorbeeld drie jaar, en deels vooruitgekeken. Op deze wijze kan een trendanalyse worden ontwikkeld, waardoor een nog betere voorspelling gemaakt kan worden van de financieringsbehoefte op de langere termijn. Lokale heffingen De paragraaf Lokale heffingen geeft uitgebreid inzicht in een aantal aspecten die op grond van de BBV toelichting behoeven. Zo wordt er inzicht gegeven in de mate van kostendekkendheid per heffing voor alle rechten en bestemmingsheffingen die de gemeente in rekening brengt. In de toelichting op de kostendekkendheid kan nog weergegeven worden of de kostendekkendheid tussen verschillende onderdelen wordt bereikt door gebruik te maken van kruissubsidiëring, alsmede in welke mate er kruislings wordt gesubsidieerd. De mate van kruissubsidiëring tussen onderdelen of hoofdstukken kan worden aangetoond door middel van een berekening per hoofdstuk. Dit is vooral van belang voor heffingen en rechten met een dekking van meer dan 100%. De paragraaf wordt afgesloten met een tabel waarin de lokale belastingdruk wordt weergegeven. We adviseren om hier zoveel mogelijk het ‘ranglijst’-nummer te vermelden en kort toe te lichten wat de positie op de ranglijst betekend.
14 Belangrijkste boodschappen
Jaarrekening
Informatiewaarde jaarverslag Programmaverantwoording Paragrafen
Financiële positie
Bevindingen controle Interne beheersing Speerpunten van de gemeenteraad
Bijlagen
Ons beeld van de leesbaarheid en informatiewaarde van de paragrafen Openbaarheid De paragraaf over de toepassing van de Wet open overheid (Woo) is dit jaar nieuw. Dat er een aparte paragraaf ‘Openbaarheid’ in de jaarstukken moet worden opgenomen, is al geregeld in de Woo; en de commissie BBV geeft weer dat dit ook in de eerstvolgende wijziging van de BBV zal worden verwerkt. Wij verwachten dat deze wijziging dit najaar definitief wordt. De inhoud en informatiewaarde van de paragraaf in de jaarstukken 2023 is ons inziens nog beperkt. Dit is overigens bij veel gemeenten het geval, omdat historie en referentie ontbreekt. Wij hebben het college geadviseerd om voor komend jaar kennis te nemen van het nieuwe artikel 16a dat in de voorgenomen wijziging van het BBV is opgenomen. Hierin zijn in meer detail de eisen opgenomen waaraan de paragraaf betreffende openbaarheid moet voldoen.
15 Belangrijkste boodschappen
Jaarrekening
Informatiewaarde jaarverslag
Financiële positie Kengetallen BBV Weerstandsvermogen
Bevindingen controle Interne beheersing Speerpunten van de gemeenteraad
Bijlagen
Onze analyse van uw weerstandsvermogen In de paragraaf Weerstandsvermogen is door het college een analyse gemaakt van het weerstandsvermogen van uw gemeente per 31 december 2023. Eerder in dit rapport hebben wij een aangegeven hoe wij aankijken tegen de leesbaarheid en informatiewaarde van de paragraaf Weerstandvermogen. In deze paragraaf gaan we dieper in op de analyse die door het college gemaakt is. Uit de analyse blijkt dat het weerstandsvermogen meer dan toereikend is om de geïdentificeerde risico’s te dekken en om te voldoen aan de eisen die door de gemeenteraad zijn gesteld. Het weerstandsvermogen is de verhouding tussen de financiële risico’s die de gemeente loopt en de buffers die gemeente vrij beschikbaar heeft om deze risico’s op te vangen (de weerstandscapaciteit). Het college heeft het weerstandsvermogen berekend op € 23,2 mln. en het totaal aan geschatte risico’s op € 9,4 mln. Dit houdt in dat de werkelijke weerstands-capaciteit bijna 2,5 keer zo groot is als de weerstandscapaciteit die benodigd is om de risico’s op te vangen.
Objectiviteit van de benodigde weerstandscapaciteit Een belangrijk nadeel van de benodigde weerstandscapaciteit is dat deze subjectief is. Het is volledig afhankelijk van de kwaliteit van het risicomanagement en de mogelijkheid om de maximale omvang en kans van voordoen van de risico’s te bepalen. In de praktijk is dit vaak weerbarstiger dan uit de paragraaf Weerstandsvermogen blijkt. Overigens zien wij dat de maximale omvang en weging van risico’s wel weer geobjectiveerd zijn door het gebruik van een statistische methode (de zgn. Monte Carlo-methode).
Zoals wij in onze managementletter al hadden opgenomen, is het risicomanagement bij uw gemeente in ontwikkeling. De nota risicomanagement en weerstandsvermogen wordt periodiek herzien en in is in 2023 nog geactualiseerd. En begin dit jaar is door de controller een goede opzet gemaakt voor de frauderisicoanalyse gemeente Texel. Wij zien dat de gemeente hiermee goede stappen heeft gezet om dit te realiseren, maar dit proces is nog niet afgerond. Hierdoor kan niet zomaar gesteld worden dat de risico’s die genoemd zijn in de paragraaf juist en volledig zijn.
Uw weerstandsvermogen nader geanalyseerd De financiële omvang van de gepresenteerde risico’s is in 2023 afgenomen van € 10,3 miljoen naar € 9,4 miljoen. Dit is vooral te danken aan het feit dat de risico op een nieuwe Covid-pandemie inmiddels uit de lijst met grootste risico’s is weggevallen en de kans op risico’s in de grondexploitaties (naast de al getroffen voorzieningen) laag worden ingeschat.
Belangrijkste boodschappen
Jaarrekening
Informatiewaarde jaarverslag
Financiële positie
Bevindingen controle
Interne beheersing Speerpunten van de gemeenteraad
Bijlagen
Onze belangrijkste bevindingen bij de controle Collegiale toetsing bij uitkeringen Zoals bij de interne controle al weergegeven bleek uit de VIC dat de collegiale toetsing bij de uitkeringen Participatiewet nog geen invulling krijgt. Alhoewel een van de redenen bekend is (in de VICrapportage wordt een tijdelijke onderbezetting genoemd), blijkt uit de VIC dat het ontbreken van de toetsing ook feitelijk leidt tot (detail)aanbevelingen rondom de dossiers. De business controller die begin dit jaar is aangesteld kan met de uitkomsten van de VIC aan de slag om te zorgen dat er gewerkt wordt volgens gemaakte afspraken en bewerkstelligen dat de processen beter verlopen. Prestatie-levering Het toetsen of bij inkopen van goederen en diensten ook feitelijk de gewenste prestatie wordt geleverd, krijgt al een aantal jaren expliciet aandacht. De commissie Bado heeft met een specifieke notitie ‘Vastlegging en onderbouwing prestatielevering bij inkopen door decentrale overheidsorganisaties’ handreikingen gegeven hoe hieraan invulling te geven. De gemeente geeft hieraan onder meer invulling door in het nieuwe financiële pakket het vastleggen van de prestatielevering expliciet op te nemen; een goede ontwikkeling voor in 2024. Om ook in het verslagjaar de focus te houden op de prestatielevering zal concerncontrol in haar VIC hiervoor nog een specifieke toets uitvoeren.
In het sociaal domein had Texel al eerder focus op de prestatielevering. Bij grotere zorgverleners wordt dat door een controleverklaring van de huisaccountant afgedekt. Bij de kleinere zorgverleners was een praktische werkwijze ontwikkeld met behulp
van een bezoek aan de zorgverlener aanvullende zekerheid te verkrijgen dat zorg ook feitelijk geleverd is. Deze werkwijze is de laatste jaren in het slop geraakt. We dringen erop aan om een vorm van controle op de prestatielevering bij de kleinere zorg verleners opnieuw op te zetten en feitelijk invulling te geven.
Nieuw financieel systeem Het financiële pakket van de gemeente, Decade, wordt met ingang van 2024 niet meer door de leverancier ondersteund. Daarom is er in 2022 een de keuze gemaakt voor een nieuw financieel systeem: Key2Financiën van Centric, met de intentie om dit nieuwe pakket ten minste 10 jaar te gebruiken. Minstens zo belangrijk was het specifieke pakket van wensen en eisen dat aan het nieuwe systeem werd gesteld: adequate informatievoorziening voor management en bestuur, rapportage-modellen voor de P&Cdocumenten, verminderen aparte applicaties, projectadministratie, en het expliciet vastleggen prestatielevering. Het verslagjaar is gebruikt om het nieuwe pakket specifiek in te richten voor de gemeente Texel om te borgen dat de gestelde eisen worden bereikt, de voordelen van een nieuw pakket worden benut en de overgang beheerst en gecontroleerd verloopt. Wij zullen deze overgang, met name de volledige en integere overdracht van gegevens in de financiële database, beoordelen.
Belangrijkste boodschappen
Jaarrekening
Informatiewaarde jaarverslag
Financiële positie
Bevindingen controle
Interne beheersing Speerpunten van de gemeenteraad
Bijlagen
Onze belangrijkste bevindingen bij de controle Horizontaal toezicht belastingdienst en fiscaal self assessment Eind 2023 is een nieuw convenant gesloten met de belastingdienst in het kader van horizontaal toezicht. Daarmee is een vervolg gegeven aan een eerder convenant met de fiscus uit 2009, maar wel tegen actuele, aangescherpte voorwaarden. Kern van deze voorwaarden is dat de gemeente een ‘volledig selfassesment’ uitvoert, waarmee een organisatie laat zien dat ze voldoet aan de criteria van de belastingdienst en daarna aantoonbaar op dit kwaliteitsniveau blijft opereren. Elementen die de belastingdienst schaart onder self-assesment, en die de gemeente gerealiseerd heeft, zijn onder meer een fiscaal statuut en een risicoanalyse, die samen met administratieve beheersmaatregelen en feitelijke interne controlewerkzaamheden een stelsel van maatregelen vormen (ook wel aangeduid als Tax Control Framework). Daarnaast is er gewerkt aan een fiscaal beleidsplan, met een plan van aanpak om te borgen dat de gemeente ook in de toekomst onder het horizontaal toezicht kan blijven vallen. Onderdeel van deze aanpak is het opnemen en uitvoeren van expliciete fiscale interne controlewerkzaamheden in het VIC-plan van de gemeente.
Regio Deal De Waddeneilanden In 2020 en 2021 is door het Samenwerkingsverband De Waddeneilanden een integraal programma opgezet om de leefbaarheid op de Waddeneilanden te behouden en te werken aan een duurzaam en vitaal toekomstperspectief voor de Waddeneilanden. In februari 2022 is het integrale uitvoeringsprogramma in de raad vastgesteld. Dit programma is ingediend en gehonoreerd in de 4e tranche van de Regio Deals die het rijk met decentrale overheden, in dit geval
de Waddeneilanden en de provincies Noord-Holland en Friesland heeft gesloten. De Regio Deals zijn 1 november jl. ondertekend. Het totale programma omvat projecten waarvoor in totaal ca € 31 mln. uitgaven worden geraamd en die volgens de afspraken in de Regio Deal uitgevoerd worden in de periode 2024 - 2027. in het kader van regiodeals een eigen bijdrage verwacht: de rijksoverheid betaalt 50%, de provincie 25% en de gemeenten 25%. Texel heeft de middelen die volgens de afspraak door Texel moeten worden ingebracht opgenomen in de perspectiefnota 2025; waardoor met ingang van 2025 deze middelen ook feitelijk gereserveerd zijn voor inbreng in de regiodeal.
Voor de uitvoering van het programma verleent een programmabureau dat is ondergebracht bij GR De Wadden ondersteuning. Maar de bestuurlijke verantwoordelijkheid ligt, zo begrijpen wij, bij de contractspartijen samen. Voor de planning, de prioritering, keuzes in en uitwerking van projecten moeten nog feitelijke afspraken worden gemaakt en bekrachtigt. Deze afspraken zijn van expliciet van belang omdat de projecten die zijn ingebracht in de Regio Deal in een beperkte tijd moeten worden uitgevoerd. En de aard en omvang van deze projecten zijn voor de eilanden best majeure projecten: goede kaders afspreken en nadrukkelijke bewaking ervan is een must.
Belangrijkste boodschappen
Jaarrekening
Informatiewaarde jaarverslag
Financiële positie
Bevindingen controle
Interne beheersing Speerpunten van de gemeenteraad
Bijlagen
Onze belangrijkste bevindingen bij de controle Woningbouwsubsidies De rijksoverheid stimuleert momenteel via subsidieprogramma’s op concrete wijze de woningbouwplannen van gemeenten; het ministerie van Volkshuisvesting kende op grond daarvan in 2022 enkele concrete bijdragen toe: • voor de realisatie van in totaal 222 (betaalbare) woningen in het project Flexwoningen Marsweg kent het rijk ca € 1,2 mln. toe aan de gemeente Texel (uit de vierde tranche van de regeling Woningbouwimpuls). • voor het versnellen van de woningbouw op de Waddeneilanden (ter realisatie van ten minste 200 woningen op de eilanden) heeft de minister van VRO een bedrag van € 5 mln. toegezegd; deze rijksbijdrage is bedoeld voor de bekostiging van de zgn. onrendabele top van de woningen. Omdat de looptijd van de projecten die gesubsidieerd worden lang is, in beide gevallen 10 jaar, adviseren we u om bij start van deze projecten nadrukkelijk stil te staan bij de opzet ervan, de inhoudelijke beheersing van de projecten en de administratieve borging ervan. Het (tijdig) halen van de woningbouw-doelstelling en de samenstelling van het woningbouwprogramma (opbouw, fasering) zijn nadrukkelijke voorwaarden bij de subsidieverlening.
En bij de subsidieverlening in waddenverband speelt verder mee dat de gemeente Terschelling administratief beheerder is van de rijksbijdrage en tussen de eilanden afspraken gemaakt moeten worden over de uitvoering en realisatie van het woningbouwprogramma en de inhoudelijke en administratieve verantwoording van de uitvoering. Verstandig om nu stil te staan bij de uitgangspunten die daarvoor gekozen worden, want het beheer
en de bewaking van de projecten moeten voor de komende 10 jaar solide zijn. Ook om te borgen dat de rijksubsidies over 10 jaar, na realisatie van de doelen, ook feitelijk vastgesteld worden.
Belangrijkste boodschappen
19
Ons beeld van het afsluitproces en de totstandkoming van de jaarrekening Jaarrekening
Informatiewaarde jaarverslag
Financiële positie
Bevindingen controle Interne beheersing
Afsluitproces VIC Risicomanagement en fraude Opvolging aanbevelingen
Speerpunten van de gemeenteraad
Bijlagen
In dit onderdeel van ons accountantsverslag geven wij ons beeld van (de kwaliteit van) het afsluitproces en de totstandkoming van de jaarrekening.
Over het algemeen zijn wij tevreden met de wijze waarop het afsluitproces en de jaarrekeningcontrole zijn verlopen. Bij de start van de controle waren de door ons gevraagde documenten voor het grootste deel beschikbaar, waardoor we een goede start hebben kunnen maken met onze controlewerkzaamheden. Wij hebben echter ook een aantal aandachtspunten die ervoor kunnen zorgen dat de jaarrekeningcontrole volgend jaar efficiënter kan plaatsvinden: Kwaliteit jaarstukken bij start controle kan beter Bij de start van de controle waren de door ons gevraagde documenten voor het grootste deel beschikbaar; de VIC en rechtmatigheid moest nog worden afgerond. Bij de start van de controle waren de jaarstukken wel samengesteld, maar niet alle onderdelen in programmarekening en paragrafen waren al voor controle beschikbaar.
Daarom hebben wij het college aangeraden om bij de controle van volgend jaar: • Bij de start van de jaarrekeningcontrole de concept jaarstukken gereed en zichtbaar gecontroleerd te hebben aan de hand van de checklist jaarverslaggeving; • De teksten in de jaarstukken, in het bijzonder in de programmaverantwoording en de paragrafen, kritisch te beoordelen en door een derde medewerker te laten tegenlezen, voordat de jaarstukken aan ons worden verstrekt.
Belangrijkste boodschappen
20
Ons beeld van en onze samenwerking met de VIC Jaarrekening
Informatiewaarde jaarverslag
Financiële positie
Bevindingen controle Interne beheersing
Afsluitproces VIC Risicomanagement en fraude Opvolging aanbevelingen
Speerpunten van de gemeenteraad
Bijlagen
Wij zijn erg blij met de samenwerking met de VIC. Ons beeld van de (verbijzonderde) interne controle is dat de adviseurs VIC hun werkzaamheden zeer nauwgezet, kritisch en zorgvuldig uitvoeren. Hierdoor kunnen wij op een goede wijze gebruik maken van hun werkzaamheden. De controller heeft inmiddels een volledig onafhankelijke positie, de VIC-medewerkers zijn nog gepositioneerd bij Financiën. Naar de mening van het college zijn er voldoende waarborgen aanwezig om de onafhankelijkheid van de VIC te waarborgen. Helaas vernamen we bij de afsluiting van dit rapport dat feitelijk het gehele team dat de VIC uitvoerde andere functies heeft gezocht. Dat betekent dat er voor het nieuwe boekjaar een uitdaging is om opnieuw een VIC team op te zetten en kennis en kunde op niveau te krijgen. VIC plan 2023 Het plan voor de VIC is al jaren eenzelfde kort, helder A3-overzicht. De opzet de laatste jaren niet veranderd, wel zijn er een aantal financiële processen opgenomen in het plan. De feitelijke werkzaamheden hebben in 2023 wel ontwikkelingen doorgemaakt. Nadere controles die nodig waren voor het convenant met de belastingdienst als ook het aspect rechtmatigheid hebben hun invloed gehad op de werkzaamheden. En wel hebben begrepen dat voor komend jaar de controles die de gemeente Leeuwarden op de belastingen doen meer in lijn worden gebracht met de eisen en wensen van Texel.
Het is verstandig, gegeven al deze ontwikkelingen, het VIC-plan komend jaar tegen het licht te houden. Past vorm en inhoud nog bij de eisen en werkzaamheden die momenteel van de VIC gevraagd worden? Doorontwikkeling VIC Daarnaast hebben we in de managementletter al stilgestaan bij de verdere ontwikkeling die de VIC. Elementen daarbij zijn: • De werkzaamheden van de VIC zijn nog volledig gegevensgericht op basis van het toetsen van hard controls in het proces. Voor de komende jaren raden wij u echter aan om ook de soft controls onderdeel te maken van het VIC-plan. • IT-risico’s en IT-werkzaamheden worden nog niet meegenomen in het VIC-plan. De opzet, bestaan en werking van de ITbeheersorganisatie is echter een cruciaal onderdeel om een uitspraak te doen over de rechtmatigheid van de baten, lasten en balansmutaties. • Betrek grote, risicovolle en/of politiek gevoelige projecten in het VICplan (regiodeal, woningbouw) en de interne beheersing op en de bijdragen aan de verbonden partijen. Deze elementen kunnen natuurlijk niet allemaal direct aan de VICwerkzaamheden worden toegevoegd. Maar met de genoemde risicoanalyse is een betere en evenwichtige keuze mogelijk. En de aandacht voor de verschillende processen en onderwerpen kan roulerend beperkter en intensiever worden ingezet; waardoor meer onderwerpen binnen de scope kunnen vallen.
Belangrijkste boodschappen
21
Ons beeld van en onze samenwerking met de VIC Jaarrekening
Informatiewaarde jaarverslag
Financiële positie
Bevindingen controle Interne beheersing
Afsluitproces VIC Risicomanagement en fraude Opvolging aanbevelingen
Speerpunten van de gemeenteraad
Bijlagen
VIC rapportage 2023 Bij onze controlewerkzaamheden hebben wij gebruik gemaakt van de VIC-rapportage over 2023. Wij zijn blij met de kritische en gedetailleerde bevindingen die uit de VIC komen en in dit rapport zijn opgenomen. Het rapport is voorzien van een heldere samenvatting en van concrete adviezen die goed toepasbaar zijn in de praktijk. En er wordt aandacht besteed aan de opvolging van bevindingen en adviezen van de VIC en de accountant uit eerdere jaren.
controller geeft in de VIC-rapportage een samenvatting van de bevindingen.
De opbouw en structuur van het rapport verdient inmiddels wel aandacht. Door het toenemend aantal invalshoeken (dit jaar de rechtmatigheid), de toegenomen controles (ook door horizontaal toezicht) en meer bevindingen is het raadzaam stil te staan bij de opbouw van de rapportage. Wat deze moet een praktisch handvat zijn voor het management voor oordeelsvorming en verdere ontwikkeling van de organisatie. Verder is het verstandig om te kijken naar de conclusievorming naar aanleiding van de gedane bevindingen; zowel de rapportage daarover als voor de verdere werkzaamheden van de VIC, de externe accountant of de rechtmatigheidsverantwoording. Wij nemen dit mee in onze samenwerking bij de controle van de jaarrekening 2024.
Maar tegelijk is ze kritisch op een aantal punten:
De belangrijkste bevindingen van de VIC zijn geïntegreerd in dit accountantsverslag en meegewogen in ons oordeel ten aanzien van de getrouwheid en rechtmatigheid van de jaarrekening.
• Sociaal domein Het uitvoeren en zichtbaar vastleggen van de collegiale toets blijft een aandachtspunt. De nieuwe business-controller houdt vinger aan de pols. De toets op de levering van zorg door kleinere zorgleveranciers is ook In 2023 niet opgepakt.
VIC bevindingen Zoals elk jaar vragen we u aandacht voor de bevindingen uit de VICcontroles, omdat deze uit de eerste hand komen, snel beschikbaar zijn, veelal concreet geformuleerd en er vaak directe actie mogelijk is. De
In de conclusie geeft de concerncontroller weer dat er in het afgelopen jaar binnen de organisatie meer aandacht is voor de rechtmatigheid van de uitgaven en inkomsten. De nieuwe wijze van werken, het meer betrekken van medewerkers bij de verbijzonderde interne controle, wordt binnen de organisatie positief ontvangen.
• Inkoop en aanbesteden De organisatie mist een inkoopadviseur die vragen kan beantwoorden, kan adviseren en trajecten kan begeleiden. En de nota inkoop- en aanbesteden moet op onderdelen worden aangepast. • Actualiseren processen, verordeningen en handboeken Oude verordeningen en handboeken moeten worden geactualiseerd en een aantal processen (fiscaliseren parkeren, archiveren archiefstukken) moeten worden aangepast om zorg te dragen dat ze goed blijven lopen.
Belangrijkste boodschappen
22
Ons beeld van uw risicomanagementproces, inclusief frauderisico’s Jaarrekening
Informatiewaarde jaarverslag
Financiële positie
Bevindingen controle Interne beheersing
Afsluitproces VIC Risicomanagement en fraude Opvolging aanbevelingen
Speerpunten van de gemeenteraad
Bijlagen
Risicomanagement is in ontwikkeling In de Nota risicomanagement en weerstandsvermogen 2023 geeft Texel het belang van investeren in risicomanagement aan: het vergroten van het risicobewustzijn van de organisatie en het bestuur, zodat een juiste balans wordt gevonden tussen risico’s nemen en risico’s beheersen. En dat zou betekenen het continu organiseren van aandacht voor risico’s. Toch is de aandacht voor risico’s in de praktijk beperkt tot de jaarlijkse inventarisatie bij de begroting en de jaarrekening (gevolgd door de confrontatie met het beschikbare weerstandsvermogen); mede omdat deze door BBV-verslaggevingsregels wordt afgedwongen. Er is door concerncontrol enkele jaren terug wel een implementatieplan opgesteld voor de ontwikkeling van risicomanagement als beheersinstrument. We adviseren u om het risicomanagementbeleid nieuw leven in te blazen en het proces van ‘risico’s managen’ te onderkennen als een kernproces in de bedrijfsvoering. Het invoeren van risicomanagement is bij veel organisatie een lastig proces dat nadrukkelijke bewaking en sturing verdient. De valkuilen hierbij zijn in het implementatieplan ook nadrukkelijk onderkent. Bewaking door een onafhankelijke medewerker, zoals de concerncontroller, is zeker raadzaam.
Verantwoordelijkheid voor fraude ligt bij u en het college De primaire verantwoordelijkheid voor de preventie en detectie van fraude ligt zowel bij u als het college van burgemeester en wethouders. Het is onze verantwoordelijkheid als accountants om door planning en uitvoering van de controle een redelijke mate van zekerheid te verkrijgen over de vraag of de financiële overzichten als geheel vrij zijn van een afwijking van materieel belang die het gevolg is van fraude (of van fouten). Frauderisico’s deels opgenomen in werkzaamheden VIC Reeds meerdere jaren is fraude binnen de publieke sector een belangrijk onderwerp van gesprek. De maatschappelijke aandacht voor dit onderwerp heeft ervoor gezorgd dat meer en meer wordt verwacht dat het college en de directie zelfstandig een interne frauderisicoanalyse opstelt. Een aanzet voor een dergelijke analyse is dit voorjaar door de concerncontroller opgezet. Het helpt de organisatie om frauderisicofactoren te identificeren en te beheersen. Hierdoor kan fraude zoveel mogelijk worden tegen gegaan. Met een frauderisicoanalyse worden frauderisico’s benoemd, inclusief de getroffen beheersmaatregelen. In de werkplannen van de VIC is een deel van deze risico’s met bijpassende beheersmaatregelen ook al geinventariseerd.
Een volgende stap is om de frauderisico’s ook te integreren in de dagelijkse bedrijfsvoering van de organisatie, mede als onderdeel van het uit te voeren M&O beleid, zodat ze gaan ‘leven’ in de organisatie.
Belangrijkste boodschappen
23
Ons beeld van uw risicomanagementproces, inclusief frauderisico’s Jaarrekening
Informatiewaarde jaarverslag
Financiële positie
Bevindingen controle Interne beheersing
Afsluitproces VIC Risicomanagement en fraude Opvolging aanbevelingen
Speerpunten van de gemeenteraad
Bijlagen
Frauderisico’s in onze controle Tijdens onze controle hebben wij nadrukkelijk aandacht besteed aan het onderwerp fraude. Naast het betrekken van de interne frauderisicoanalyse hebben wij op basis van onze beroepsregels de volgende aanvullende werkzaamheden uitgevoerd in het kader van fraude: • Het uitvoeren van een eigen risicoanalyse per proces waarin de drie kenmerken van fraude: rationalisatie, druk en gelegenheid worden afgezet tegen de kans en de impact; • Frauderisico’s besproken met de Auditcommissie, het college en de gemeentesecretaris; • Beoordelen of nevenfuncties van het college en de directie aanleiding geven tot een verhoogd risico; • Beoordelen of er signalen zijn voor een verhoogd risico op fraude vanuit notulen, persberichten en andere (openbare) publicaties; • Integrale analyse van de financiële administratie op ongebruikelijke boekingen, zoals onverwachte verschuivingen tussen budgetten en/of kredieten; • Controle van het gunningsproces van inkoop- en aanbestedingstransacties; • Controle van de prestatielevering in het inkoopproces; • Nadere werkzaamheden van een proces/transactie in het kader van onvoorspelbaarheid.
Fraude in de controleverklaring Wij zijn verplicht om in onze controleverklaring een aparte sectie op te nemen over fraude. Hierin staat welke werkzaamheden wij hebben uitgevoerd om frauderisico’s te onderkennen die kunnen leiden tot een afwijking van materieel belang en om deze risico’s te mitigeren. In de verklaring nemen we ook op wat de belangrijkste waarnemingen en uitkomsten zijn van deze werkzaamheden.
Uit bovenstaande werkzaamheden zijn geen bijzonderheden voortgekomen.
Geen belangrijke signalen voor integriteitschendingen Op basis van de informatie verkregen van de vertrouwenspersoon van uw gemeente hebben wij gesignaleerd dat er geen Belangrijke signalen zijn ontvangen met betrekking tot Integriteitschendingen van eigen medewerkers.
Er is geen overkoepelend M&O beleid Binnen de gemeente is geen overkoepelend M&O-beleid vastgesteld, waardoor geen algemene uitgangspunten, kaders, beheersmaatregelen en risicogebieden op dit gebied inzichtelijk zijn. Het beschikken over een overkoepelend M&O-beleid is aan te bevelen omdat de visie en kaders van de gemeenteraad ten aanzien van misbruik en oneigenlijk gebruik hiermee expliciet naar voren komen. En het kan helpen bij de onderbouwing van een van de drie elementen van rechtmatigheid. Noodzakelijk is het echter niet. Relevant is dat de in verordeningen en nadere besluiten die daaruit voortkomen voldoende preventieve en repressieve maatregelen zijn opgenomen, alsmede dat de toetsing op deze maatregelen is opgenomen in de interne beheersingsorganisatie. Wij hebben geconstateerd dat dit het geval is.
Belangrijkste boodschappen
24
Ons beeld van uw risicomanagementproces, inclusief frauderisico’s Jaarrekening Aanbeveling
Voortgang
1
Geef invulling aan de zelfstandige controlfunctie door de ontwikkeling van een concerncontrolplan
Het control plan is gereed en vastgesteld door het college.
2
Betrek de financiële kernprocessen (factuurcontrole, betalingen, budgetbeheer) meer in de VIC
De processen zijn inmiddels volwaardig meegenomen in de VIC-werkzaamheden.
Financiële positie
3
Borg dat de collegiale toets bij de behandeling van dossiers sociaal domein en uitkeringen integraal toegepast wordt
De collegiale toets is ingericht en ingevoerd bij zowel WMOjeugd als bij de Participatiewet. De toets goed documenteren volgens de afspraken is nog een aandachtspunt.
Bevindingen controle
4
Bewaak de ontwikkelingen bij de uitvoering van de WOZ
De goedkeuring om te mogen beschikken in 2023 is ontvangen. Het oordeel van de Waarderingskamer is ook dit jaar drie sterren.
5
beoordeel of en hoe expliciete documentatie van ‘prestatie akkoord’ nodig is
De prestatieverklaringen zijn niet opgenomen bij de factuur en/of financieel pakket. Bij het nieuwe pakket is het vastleggen van prestatie-akkoord een aspect dat in het proces wordt geborgd.
6
Beperk de diepgang van financiële verschillen in de programmarekening en leg accent op de inhoudelijke analyse
Deze aanbeveling is gedeeltelijk opgevolgd bij de programmarekening 2023 en zal in de komende jaren verder worden uitgewerkt..
7
Saldeer de voorziening voor grondexploitaties met de betreffende grondexploitatie
Deze aanbeveling wordt niet gevolgd. Met beroep op uitzonderingsbepalingen in het BBV presenteert het college de voorziening apart op de passivazijde van de balans. Het argument is dat de informatievoorziening aan de raad daarmee helderder is.
Informatiewaarde jaarverslag
Interne beheersing
Afsluitproces VIC Risicomanagement en fraude Opvolging aanbevelingen
Speerpunten van de gemeenteraad
Bijlagen
Belangrijkste boodschappen
25
Ons beeld van uw risicomanagementproces, inclusief frauderisico’s Jaarrekening Aanbeveling
Informatiewaarde jaarverslag
Financiële positie
Bevindingen controle Interne beheersing
Afsluitproces VIC Risicomanagement en fraude Opvolging aanbevelingen
Speerpunten van de gemeenteraad
Bijlagen
Voortgang
8
Treed in overleg met het rijk om de gelden voor verkeersveiligheidsmaatregelen rechtmatig te kunnen inzetten
Aanbeveling is opgevolgd. Conform de afspraken zijn de subsidies ingezet en verantwoord via Sisa.
9
Zet stappen in de ontwikkeling naar de rechtmatigheidsverklaring en denk als raad na over het normenkader
Het normenkader is vastgesteld door de raad. De bedrijfsparagraaf is ook aangepast evenals de financiële verordening en de controleverordening. En de eerste rechtmatigheidsverklaring zit inmiddels in de jaarrekening.
26 Belangrijkste boodschappen
De speerpunten die u als raad aan ons hebt meegegeven hebben wij voor u uitgewerkt Jaarrekening
Informatiewaarde jaarverslag
Financiële positie
Bevindingen controle
Bij de uitvoering van de controle heeft de Auditcommissie de mogelijkheid gekregen om ons speerpunten mee te geven. Dit zijn aspecten van de organisatie, bedrijfsvoering of jaarrekening die in het verlengde van onze reguliere controle liggen, maar waarover wij met meer aandacht en diepgang zullen rapporteren in ons accountantsverslag. Voor 2023 heeft de auditcommissie in haar overleg op 26 september gesproken over specifieke onderwerpen voor de accountantscontrole. In een eerste inventarisatie heeft de auditcommissie een 12-tal potentiële onderwerpen besproken. Hieruit is als speerpunt gekozen de Rapportage grote projecten en Grondexploitaties. Waarbij de commissie graag specifiek onze mening wil horen over de structuur, de beheersing en de wijze en momenten van rapportage. Tijdens onze controle hebben wij specifieke aandacht besteed aan deze speerpunten. Onze bevindingen hebben we hierna uitgewerkt.
Interne beheersing
Speerpunten van de gemeenteraad
Bijlagen
Rapportage “Grip op grondexploitaties en grote projecten” De rapportage Grote projecten en grondexploitaties voorziet in de behoefte van de raad om apart en specifiek geïnformeerd te worden over de voortgang, beheersing en risico’s van de grote projecten die Texel heeft lopen. De rapportage, die elk half jaar wordt opgesteld, is helder, strak en toegankelijk in opzet. Er is bewust gekozen voor een rapportage apart van de begroting en rekening, waardoor het accent op de projecten ligt en niet op het algemene beheer. Dit is in lijn met het advies van de commissie BBV, die ook adviseert om voor grondexploitaties een aparte, specifieke actualisatie voor de raad op te stellen.
Dat de rapportage twee keer per jaar wordt opgesteld lijkt ons een verstandige keuze, wel vinden we dat een doorlooptijd van ca 5 maanden (in mei de stand per 1-1, in november de stand per 1-7) te lang voor een specifieke rapportage: de opstel- en doorlooptijd mag korter om sneller inzicht te hebben in voortgang en ontwikkelingen. Het is in essentie geen beleidsdocument, maar een rapportage over feitelijkheden: dat moet sneller kunnen. Ook om in geval van stagnerende ontwikkelingen sneller te kunnen ingrijpen. In de laatste rapportage Grote projecten waren 8 grondexploitaties en 11 grote projecten opgenomen, waarvoor in een 25-tal pagina’s aandacht voor gevraagd werd. Naar ons idee een in aantal en omvang goed behapbare omvang. Een omvang die trouwens niet statisch mag zijn. Als een project, gelet op de risico’s in de planning, de samenwerking, de interne beheersing of financiën, kwalificeert als ‘groot project’, is opnemen in de rapportage verstandig. Daarvoor hoeven geen strikte grenzen te zijn: als er risico’s of urgentie onderkent worden is transparantie en informeren een must.