2024-09-26 IC17 - Bijlage bij de brief aan de raad Vastgestelde jaarverantwoording 2023 Zeeuws Archief

Zeeuws Archief Jaa rvera ntwoording

2023

Middelburg, I juli 2024

lnhoud Jaarverslag 2023.....

3

lnleiding..

4

Programma Beheer.....

6

Programma lnformatie en Kennis... Programma Publieksbereik

..25

Overzicht algemene dekkíngsmiddelen

..44

Overzicht overhead

..45

Overzicht vennootschapsbelasting

..45

Overzicht onvoorzien

..45

Paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing .

46

Paragraaf onderhoud kapitaalgoederen

49

Pa ragraaf Verbonden pa rtijen Pa ragraaf financiering

52

Pa ragraaf bedrijfsvoering.......

54

Jaa rrekenin g 2023

56

Jaarverantwoording 2023

2

Jaarverslag2O23

Jaarverantwoording 2023

3

lnleiding ln het afgelopen jaar heeft het Zeeuws Archief veel gedaan aan digitalisering, toegankelijk maken, het op orde krijgen van nieuw verworven collecties en aan nieuwe en reeds lopende eDepotaansluitingen. Uiteraard zijn de reguliere taken door de medewerkers met volle energie opgepakt en heeft het Zeeuws Archief als vanouds veel werk verzet in de studiezalen, op de restauratieafdeling en is met educatie, communicatie en beheer en onderhoud van de websites veel publiek bereikt. Een nieuwe website over de slavenreízen van de MCC, gelanceerd kort voor l- juli 2023, heeft een grote rol gespeeld in het publieksbereik rondom de herdenking van de afschaffing van de slavernij. Tevens stond 2023 in het teken van de gesprekken met overheden in het kader van het voornemen van het Rijk om uit de gemeenschappelijke regeling te treden. Het bestuur van het Zeeuws Archief heeft ervoor gekozen om de gemeenschappelijke regeling zo mogelijk uit te breiden met een aantal nieuwe overheden, om de basis van het Zeeuws Archief te versterken. ln het jaar 2O24zal duídelijk worden of de volksvertegenwoordigers van de diverse overheden die lijn onderschrijven. Op dit moment is de focus nog gericht op het uittreden van de staatssecretaris per 1, januari 2025, maar dat is afhankelijk van het feit of de Tweede Kamer de Archiefwet2O2I nog dit jaar behandelt.

De dienstverleningsovereenkomst met de gemeente Schouwen-Duiveland is in 2023 voor het eerst tussentijds geëvalueerd. Doel was om zicht te krijgen op de uitvoering van de afspraken zoals overeengekomen in de DVO, met aandacht voor de manier waarop de uitvoering verloopt en hoe de partners dit ervaren. De bevindingen van de evaluatie zijn positief en in 2028 vindt opnieuw een evaluatie plaats. De periodieke evaluatie met de provincie Zeeland is in 2023 voorbereid. Deze wordt in 2024 uitgevoerd. Een paar zeer belangwekkende feiten van het Zeeuws Archief zijn dat het archief van de Koninklijke

Maatschappij de Schelde de status van UNESCO Nederlands erfgoed heeft gekregen. De open dag die in november aan de KMS werd gewijd, heeft veel belangstelling getrokken. Het is waardevol dat het Zeeuws Archief dit soort iconische archieven extra in de aandacht zet. Dat versterkt het besef landelijk dat het Zeeuwse erfgoed van grote waarde is. Het Zeeuws Archief heeft tevens enkele grote archieven integraal laten digitaliseren. Dit vergroot de mogelijkheden om veel onderzoek thuis te doen. ln veel gevallen komen onderzoekers daarna altijd nog naar het archief om nadere hulp te krijgen, meer context te benutten en dwarsverbanden met andere archieven te onderzoeken. Bijalle archiefdiensten is dit een herkenbaar patroon, dat steeds meer belangrijke collecties en archieven digitaal worden aangeboden, waardoor de vraag naar ondersteuning verlegd word naar een dieper niveau. Waar er geen regulier budget is voor structurele digitalisering van collecties, zal het Zeeuws Archief digitalisering prioriteit geven bij de aanwending van reserves. Een investeringsagenda zal de prioritering en de besteding met elkaar verbinden. He Zeeuws Archief prijst zich gelukkig met de hulp van veel vrijwilligers, die allerlei soorten werk

doen. Ook voor hen verschuift steeds meer de taak naar digitale werkzaamheden. De vrijwilligers worden hierbij zo goed mogelijk begeleid. De uitvoering van het beleidsplan is voortvarend opgepakt. Er zijn nieuwe e-Depot aansluitingen tot stand gekomen, inspectie en advies op de niet-overgedragen archieven van de overheden is uitgevoerd, het team acquisitie beraadt zich op een nieuw acquisitie-profiel, de zeer grote beeldcollectie van het Zeeuws Archief is specifiek belegd bij een medewerker die sturing geeft aan nieuwe technieken van bewaren, beheren en beschikbaar maken, de thema's water en slavernij en slavenhandel hebben veel aandacht gekregen. De herdenking van de watersnoodramp 1953 was

Jaa rvera ntwoord ing,2023

4

aanleiding voor de NTR om de serie Het Water Komt te maken. Daar heeft het Zeeuws Archief een rol in gespeeld, En eveneens was de herdenking van 150 jaar afschaffing slavernij op 1 juli (1863 formeel, maar 1873 daadwerkelijk voor de slaafgemaakten) een moment waarop het Zeeuws Archief veel in het nieuws is geweest; in theaterstukken, televisie-uitzendingen, radio en andere media.

Wat de bedrijfsvoering van het Zeeuws Archief betreft zijn grote stappen gezet in de verduurzaming van het gebouw en het omlaag brengen van de energielasten. Dat is hard nodig, gezien de hoge kosten. Ook in 2024 zijn de nodige aanpassing gepland. ln het bestuur van het Zeeuws Archief is het afgelopen jaar door het afscheid van burgemeester drs R. van der Zwaag van Veere een wijziging opgetreden.Zijn plaats is ingenomen door zijn opvolger, burgemeester drs. F. Schouwenaar. Verder is de samenstelling van het bestuur niet gewijzigd. Het algemeen bestuur bestaat daarmee uit de heren drs, A.J. Koppejan (Rijk en voorzitter), drs. F.W. Weisglas (Rijk), mevrouw mr. M. Vermue-Vermue (Rijk), mevrouw drs. F. Schouwenaar (Veere), de heer mr. E. Smit (Middelburg) en de heer mr. ing. R. Schonis (Middelburg). Het dagelijks bestuur bestaat uit de heren Koppejan, Smit en mevrouw Schouwenaar als opvolger van de heerVan der Zwaag.

Jaa rvera ntwoording 2O23

5

Programma Beheer Wat was het doel? Onder het programma Beheer vallen alle werkzaamheden rond het fysieke en digitale beheer van de archieven en collecties, de conservering en restauratie van de archieven en collecties, de werkzaamheden in het kader van het e-Depot en het beheer van de stadhuiscollecties van de gemeenten Middelburg en Veere. Ook in 2023 was het doelom alle stukken zo te behouden en beheren, dat alle informatie vind- en raadpleegbaar is.

Wat hebben we ervoor gedaan? Inrichting depot en klimaatbeheersing De depots van het Zeeuws Archief bevinden zich in Middelburg, Vlissingen, Zierikzee en Terneuzen. Dit jaar zijn als gebruikelijk voor ieder depot van het Zeeuws Archief kiemgetalmetingen uitgevoerd en is actie ondernomen indien dit nodig was. Tevens zijn alle depots elk kwartaal schoongemaakt, heeft er regelmatig een visuele controle plaatsgevonden en worden alle depots gemonitord op ongedierte. Nieuw binnengekomen archieven werden bemonsterd, waarbíj nergens schimmelgroei is gevonden Wel is er handmatig het nodige schimmelresidu verwijderd. Bij het bewaren van archieven in depots gelden richtlijnen voor temperatuur, relatieve luchtvochtigheid en inlaat van verse buitenlucht. De klimaatinstallatíes in de depots die dit regelen, kosten veel energie. Het Zeeuws Archief heeft in 2023in Middelburg een pilot uitgevoerd om het energieverbruik in de depots te reduceren. Hiervoor zijn de ventilatoren vanaf mei buiten kantooruren uitgeschakeld. Dit heeft in samenwerking met een conserveringsadviseur bij het Nationaal Archief en het installatiebedrijf plaatsgevonden en het is in een gecontroleerde proefomgeving getest. Naarmate bleek dat deze test geen nadelige invloed had op de archieven is de test

uitgebreid en uiteindelijk definitief geïmplementeerd. De totale reductie van energie is aanzienlijk. Na 8 maanden monitoring is de prognose dat dit ongeveer 75.000 KWh per jaar bespaart. ln 2023 is gestart met het actualiseren van het collectiehulpverleningsplan (chv-plan). Alle informatie voor het opzetten van het chv-plan is verzameld. Daarnaast is een risicoanalyse uitgevoerd door een extern bedrijf. Aan het einde van het jaar hebben de medewerkers van restauratie en behoud en van facilitaire zaken en het afdelingshoofd op locatie een chv-cursus gevolgd waarbij ook input is geleverd voor het definitief opstellen van het chv-plan in 2024. Restauratie en behoud Om de diverse werkzaamheden uit te kunnen voeren is een aantal uítzendkrachten ingehuurd samen met de restaurator, de twee behoudsmedewerkers en twee medewerkers eerstelijnsconservering is gewerkt aa n o nderstaa nde za ken. De populariteit van het scannen op verzoek blijft ook bij restauratie en behoud te bemerken. Via de Archiefbank komen steeds meer digitaliseringsverzoeken binnen. Hiervoor is het nodige conserveringswerk gedaan om de aangevraagde stukken gereed te maken voor digitalisering. ln totaalzijn hiervoor 150 stukken gerestaureerd of geconserveerd.

ln 2023 is er in totaal 526 m1 verpakt voor de diverse GR- en DVO-partners. Bij het verpakken hoort ook het zeer bewerkelijke verwijderen van schimmelresidu en het herinrichten van kasten. Voor de provincie Zeeland is gestart met de verpakking van het deelvan 1-815-1910 en 1911-j.939 van het archief Provinciaal Bestuur. Voor Waterschap Scheldestromen is verder gegaan met de verpakking Jaarverantwoording 2023

6

van de archieven van de polders Walcheren en voor de gemeente Middelburg met het verpakken van het archief van gemeentewerken. Voor de gemeente Veere is verder gewerkt aan het verpakken van het archief van de stad Veere en de gemeente Koudekerke. Voor de gemeente Schouwen-Duiveland is het archief van de gemeente Oosterland verpakt. Voor de gemeente Terneuzen is het archief van de Graanhandel G.B. Termont-Mouton lJzendijke verpakt. Voor de gemeente Vlissingen is het archief van Hoechst verpakt, is het herverpakken van de (glas)negatieven van de Schelde afgerond en zijn alle negatieven in de koude berging geplaatst. Naast het verpakken zijn75 kadasterkaarten en acht prenten geconserveerd. Ook heeft materiële verzorging plaatsgevonden voor het zakelijke dienstverleningsproject PEZM.

Verder werd een groot deel van de tijd besteed aan eerstelijnsconservering van de digitaliseringsprojecten rechterlijke archieven Zeeland en Zeeuws Vlaanderen en de retroacta van de burgerlijke stand. ln2023 zijn eerstelijnsconserveringswerkzaamheden gedaan voor archieven die in2024 worden gedigitaliseerd. Het gaat om het archief van het kabinet der koningin van Zeeland, 1940-1969, de Arrondissementsrechtbank Goes en Provinciaal bestuur l-" en 3'afdeling, I94O-I949. Daarnaast heeft de restaurator het uitbesteden van de eerstelijns conserveringswerkzaamheden van het digitaliseringsproject Weeskamers Axel, Veere, Vlissingen en Zierikzee begeleid. Ook werd in 2023 gewerkt aan Metamorfozeprojecten. Voor het Metamorfozeproject Zeeuwse Families is de verpakking afgerond. Daarnaast is gestart met de eerstelijnsconservering van de Zeeuwse am bachtsheerlijkheden. Voor de digitalisering in het kadervan het Programma lndisch Erfgoed Digitaal is de eerstelijnsconservering en verpa kking verzorgd.

Metamorfozeprojecten Met behulp van financiering van het landelijke programma Metamorfoze is in 2021'-2023 het digitaliseringsproject Zeeuwse Families uitgevoerd. Dit project omvat negen spraakmakende Zeeuwse regentenfamilies, waaronder de families Clijver en Mauritz uit Vlissingen, de familie Schorer, Matthias-Pous-Tak van Poortvliet en Van Doorn. De digitale bestanden komen in de eerste

helft van 2024 online beschikbaar. ln 2023 is het Zeeuws Archief ook begonnen met het Metamorfozeproject Zeeuwse Ambachtsheerlijkheden 1350-2003. Het doelvan dit project is het conserveren en digitaliseren van 25 archieven van ambachtsheerlijkheden in Zeeland. Dit project loopt tot eind 2025. ln het laatste kwartaal2023 heeft hetZeeuwsArchief een nieuwe aanvraag ingediend bijbureau Metamorfoze voor het conserveren en digitaliseren van de archieven van de Deltadienst en aanverwante archieven zoals de Dienst Dijkherstel Zeeland. De voorlopige honorering is toegekend door bureau Metamorfoze. Dit is nog onderwerp van gesprek. ln het eerste kwartaal van2024 wordt de planning en begroting opgesteld en ter goedkeuring verzonden. Progromma lndisch Erfgoed Digitaal Daarnaast heeft het Zeeuws Archief in het laatste kwartaal van2022 een aanvraag ingediend bij het Programma lndisch Erfgoed Digitaal. Het programma wordt vanuit het ministerie van VWS gefinancierd in het kadervan het project'Collectieve erkenning lndische gemeenschap in Nederland. Een extra impuls'. Het programma richt zich op het digitaliseren en beschikbaar stellen van lndische collecties zodat mensen online kunnen zoeken naar de lndische geschiedenis van hun voorouders. Het programma is een samenwerking van bureau Metamorfoze, het Netwerk Oorlogsbronnen (NOB) en het lndisch Herinneringscentrum (lHC).

Het project is in 2023 uitgevoerd. Voordat de scans

Jaarverantwoording 2023

7

gepubliceerd kunnen worden, is gekeken in hoeverre deze geanonimiseerd moeten worden. De oplevering zal in 2O24 plaatsvinden. o n d e rste u n i n g M eto m orfoze p roje ct Stre e ka rch i ef G oe re e - ove rft a kke e

Het Streekarchief Goeree-Overflakkee is in 2023 begonnen aan het Metamorfozeproject heerlijkheidsarchieven Goeree-Overflakkee (1259-1984). Het Zeeuws Archief heeft hierin een adviserende rol. Het project loopt tot eind2024.

Stadhuiscollecties en relatiebeheer Re lotie be heer Schouwe n-Duive I a nd

Het Zeeuws Archief, locatie Zierikzee, was in 2023 regelmatig te zien en te horen in de media. Zo kwamen de gebroeders Anker vanuit Leeuwarden naar Zierikzee voor het televisieprogramma Verborgen Verleden, bezocht Frédérique Spigt het Gravensteen voor het programma Waor Zee Land Kust en was er aandacht voor de belegering van Schouwen-Duiveland door de Spanjaarden in 1575 in Spanje of Oranje. Het jaar 2023 stond ook in het teken van de 70-jarige herdenking van de Watersnoodramp in 1953.

Het Zeeuws Archief heeft bijgedragen aan verschillende activiteiten zoals het radioprogramma

Diikstra Evenblijter plekke en de zesdelige podcastserie Boven Water. Daarnaast is in de halvan het gemeentehuis een expositie ingericht met kleurenfoto's die kort na de Ramp zijn gemaakt. Dit jaar zijn er lezingen en cursussen gegeven, hebben schoolklassen een rondleiding door het depot gehad, hebben de Rederijkers Zierikzee achtmaal een optreden gegeven waarbij een archiefbron de leidraad was, zijn er artikelen verschenen in verschillende media en is in het Stadhuismuseum in het

archiefkabinet een expositie ingericht over het werk en leven van Job Baster. Re latie be heer Vl issi n ge n

Diverse malen is er overleg geweest over Frontstad vlissingen, een initiatief van een groep Vlissingers rondom de verbeelding van de oorlogsgeschiedenis van Vlissingen. De bijdrage van het Zeeuws Archief bestond uit het aanleveren van verhalen. Er is overleg geweest met het straatnamencomité gemeente Vlissingen. Het Zeeuws Archief heeft een cursus voor de ZVU verzorgd, Vlissingen op de Koort Tevens zijn er lezingen voor de Vereniging Vrienden van het muZeeum en het archief gegeven. Ook aan het symposium over het Slavernijverleden Vlissíngen is medewerking gegeven en zijn inhoudelijke bijdragen aangeleverd ten behoeve van toespraken door de burgemeester bij diverse gelegenheden. Medewerking werd er verleend aan verschillende in 2023 verschenen boeken. Stadhuiscollecties Veere en Middelburg Het beheer en gebruik van de verzamelingen van de gemeenten Middelburg en Veere heeft in 2023 in algemene zin geresulteerd in: o Het uitoefenen van toezicht op het beheer van de verzamelingen van de gemeenten Middelburg en Veere; o Registratie van de objecten en het doen van onderzoek in en naar de collectie; r Het verzorgen van rondleidingen, lezingen en exposities; o Het adviseren betreffende conservering, aankoop en bruikleen van voorwerpen uit de

o r

collectie; Het fungeren als in- en extern contactpersoon ten aanzien van de collecties; Het onderhouden van contact met de Verenigíng van Musea in Zeeland, de Stichting cultureel Erfgoed Zeeland en walcherse musea en erfgoedinstellingen.

Jaarverantwoording 2023

8

Er is regelmatig overleg gevoerd met de wethouders cultuur en beleidsmedewerkers cultuur van gemeenten Middelburg en Veere. ln dit overleg zijn de rapporten van bureau Raadsaam over het beheer van de gemeentelijke collecties besproken. Nu de huidige stand van zaken van het beheer en behoud van de collectie helder is geworden , zijn er aanbevelingen gedaan voor de inhaalslag hiervan en is een actieplan collectiebeleid gemaakt. De aanbevelingen hebben de prioriteit laag, gemiddeld of hoog gekregen. Stapsgewijze opvolging van het rapport wordt in nauw overleg met de betrokken overheden uitgevoerd.

Toezicht op het beheer Toezicht wordt uitgeoefend op het beheer van objecten die zijn opgesteld in de locaties o Stadhuis aan de Markt in Veere r 'De Schotse Huizen' in Veere r Grote en de Kleine kerk in Veere o Oudheidkamer en dorpskerk in Oostkapelle o Gemeentehuis in Domburg r Museum 'Het Polderhuis' in Westkapelle

o Streekmuseum in lJzendijke o Verenigingsgebouw in Koudekerke o VerenigingsgebouwinVrouwenpolder r Museum Brandspuithuis in Serooskerke o Stadhuis aan de Markt in Middelburg r Zeeuws Archief in Middelburg r Zeeuws Museum in Middelburg r Vleeshal in Middelburg r Stadskantoor/gemeentehuis in Middelburg r Stadhuismuseum in Arnemuiden o Kerktoren in Arnemuiden o Dorpshuis in Nieuw- en Sint Joosland r Gemeenteloods, Waldammeweg Middelburg o Gemeenteloods, Kleverskerkseweg, Middelburg r COVRA in Vlissingen-Oost r Mijnenmagazijn in Veere o Restauratieatelier Rijken in Koudekerke lncidenteel werd overleg gevoerd met de beheerders van deze locaties over bewaarcondities. Objecten die in 2023 niet geêxposeerd werden, berusten in depots in de oude stadhuizen van Veere en Middelburg, de COVRA in Vlissingen-Oost, het depot van het Zeeuws Archief, het mijnenmagazijn in Veere en de opslag van restauratieatelier Rijken in Koudekerke. Registratie, documentatie en plaatsing ln2023 zijn in het beheersysteem MAIS-Flexis nieuwe taxatiebedragen, veranderende standplaatsen, nieuwe kennis over herkomst van objecten en restauratieverslagen ingevoerd. Het beheersysteem van de collectie Veere bevatte op 31 december 2023 7285 records. Het beheersysteem van de collectie Middelburg bevatte op 31 december 2O231335 records. Specifiek onderzoek is gedaan naar schilderijen van de voormalige gemeente Domburg.

Publieksbereik ln 2023 is medewerking gegeven aan de NTR-documentaires Jan Jonszoon, Piraat von de Wereld en Het verhaol Van Oronje. Hiervoor zijn opnamen gemaakt van munten en penningen uit de stadhuiscollecties. De Veerse mummiekat was onderwerp van een door Omroep Zeeland uítgezonden programma Waar Zee Land Kust. Jaarverantwoording 2O23

9

Collectiebeheer ln 2023 is de langdurige bruikleen van objecten die eigendom zijn van de Stichting Buitenplaats Westhove, het lnstituut Collectie Nederland, het Koninklijk Zeeuws Genootschap der Wetenschappen, de Confrérie van Sint Sebastiaan te Middelburg, het Rijksmuseum Amsterdam en enkele pa rticulieren en instellingen voortgezet. Langdurige uitlening van objecten aan de gemeente Middelburg en Veere, de Stichting Delta Cultureel te Veere, de Oudheidkamer Oostkapelle, de Stichting Polderhuis te Westkapelle, het historisch museum te Arnemuiden, de Grote kerk Veere, het Zeeuws Archief, Stichting streekmuseum uzendijke en stichting 'het oude brandspuithuis' zijn voortgezet. Aan de Catharinakerk in Zoutelande is de Rollof Honourvan de 52nd Lowland Brigade in langdurige bruikleen gegeven. Twee muurschilderingen van R. Kimpe zijn verhuisd van het depot aan de Kleverskerkseweg naar een opslag in Oostburg. Onderzocht wordt of deze muurschilderingen kunnen worden afgestoten. Hiervoor is door bureau RaadSaam een rapport geschreven. Restaurator Ronald Lutz heeft een schilderij van H. van Trigt (De vierschaar in het stadhuis van Veere) en een schilderij van J. Eversen (Stilleven met droogbloemen en schelpen) gerestaureerd. Dit laatste schilderij heeft een permanente plaats gekregen in het gemeentehuis van Domburg.

Met stoffeerderij de Vos uit Vlissingen is overleg gevoerd over de restauratíe van een historisch stoel in het stadskantoor in Middelburg. Deze stoel is in bruikleen van het lnstituut Collectie Nederland. Restauratieatelier De Valk heeft een passende berging gemaakt voor munten en penningen van de gemeente Veere. De maquette van de stad Veere anno 1813 is hersteld en heeft een plaats gekregen ín het Museum Veere.

ln oktober 2023 is de collectie tijdelijk uit het Stadhuis Veere verhuisd wegens onderhoud aan het pand. ln overleg met Museum Veere en de gemeente Veere zijn de objecten veilig elders ondergebracht. ln januari 2024 zijn alle objecten teruggeplaatst. Het Zeeuws Archief werkt mee aan de voorbereiding van de tentoonstelling van Museum Veere over de geschiedenis van de stad. Kennis van objecten van de Veerse collectie is daarbij van groot belang. lnformatiebe heer Binnen het kader van een langlopend project Schotten in Zeeland is contact onderhouden met de werkgroep'Trading Places'van het National Museum of Scotland in Edinburgh, de universiteiten van Edinburgh en Dundee en het National Records of Scotland. Voor de universiteit van Dundee is een digitale lezing gegeven over Veerse museale objecten en Zeeuws-Schotse archieven. lnformatie werd onder andere gegeven over de goudschat van Serooskerke, strooipenningen, stadsrechten van Domburg en Westkapelle, de schilder Dirck van Deelen, Middelburgs zilver, de historische ontwikkeling van de stad Veere, kerken in de gemeente Veere en buitenplaatsen in de gemeente Veere. e-Depot Nadat in de tweede helft van2022 begonnen is met de inrichting van de eigen Preservica-omgeving voor het Zeeuws e-Depot, zijn hierin in het eerste kwartaalvan 2023 van de gemeenten Terneuzen en Tholen omvangrijke digital born archieven opgenomen.

Andere belangrijke mijlpalen waren de aansluitingen op het Zeeuws e-Depot van waterschap Scheldestromen per l juli en van de gemeente Vlissingen per 1- december. Dat brengt het totaal aantal aansluitingen op 8 van de l-5 Zeeuwse overheden. Met hen wordt in aansluittrajecten samengewerkt aan de duurzame toegankelijkheid van hun digitale informatie.

J a

arvera ntwoo rd ing 2O23

10

Digitoal atelier Na wat omwegen koos het Zeeuws Archief voor OPEX voor de opname van informatie in Preservica. OPEX vormt een schil rond het te ingesten pakket van bestanden en metadata en zorgt ervoor dat de informatie in de gewenste mappenstructuur en correct gemetadateerd in Preservica wordt geplaatst. Bij de verdere inrichting van Preservica en van alle mapping en opname van archieven in het eDepot, geldt MDTO nu als uitgangspunt. Ditondersteunt het beheeren de realisatievan een toega n kelijke zoekfu nctie. De Records Management Tool (RMTool) van VHIC is een digitale gereedschapskist die het Zeeuws

Archief gebruikt en waarin verschillende functies voor databewerking zijn gecombineerd: structuur aanbrengen, bestandsformaten controleren, beveiligde documenten detecteren, enz. Bijgedragen is aan de ontwikkeling van OPEX functionaliteit voor de RM-tool. De aanschaf van Bitstop is in 2023 voorbereid voor 2024. Deze tool ondersteunt de omzetting naar sidecar/XML-metadatabestanden/OPEX. De tool is aangesloten op een Preservica-APl voor ingest,

inclusief controles en logging van het proces en heeft als doel het verder stroomlijnen van het ingestproces. De aonsluittrojecten

Het tienstappenplan voor de aanpak van aansluittrajecten is geactualiseerd op basis van de ervaringen uit de eerste aansluittrajecten. Vooral het tweede 'tactische' deel met de projectinrichting voor overbrengingen, is opnieuw ingericht. Samen met de aangesloten zorgdragers is gewerkt aan de voorbereiding en uitvoering van uitplaatsing en overbrenging van digitaal archief. Niet alle aansluittrajecten in 2023 zijn zo voortvarend verlopen als gewenst. Belangrijkste oorzaak is het ontbreken van beschikbare menskracht en kennis voor het op orde brengen van de archieven bij de zorgdragers. Een andere factor is de mate waarin de informatiesystemen van de overheden toegerust zijn op de eisen die aan digitale duurzaamheid gesteld worden. Gemeente Middelburg Aan medewerkers van de gemeente Middelburg is een training gegeven over de raadpleging van de uitgeplaatste zaakdossiers uit Alfresco/Green Valley, een bestand dat in de loop van acht jaar is gevormd en dat bestaat uit ruim twee miljoen bestanden met een omvangvan 650 GB. Dit archief is vooralsnog ondergebracht in de Preservica-omgeving van het Nationaal Archief en zal op termijn

worden opgenomen in de eigen Preservica-omgeving. De sessíe leverde veel nieuwe inzichten op over de werkwijze en zoekstrategieën en zalvoortaan worden herhaald wanneer nieuwe bestanden van een zorgdrager worden opgenomen en de fase van de raadpleging aanbreekt. Gemeente Terneuzen

ln het eerste kwartaal is onder tiidsdruk van het verdwijnen van de bronapplicatie, een groot bestand in het Zeeuws e-Depot uitgeplaatst. Het ging om een bestand dat in de loop van elf jaar is gevormd en dat bestaat uit zaakdossiers in Alfresco/Green Valley: ruim drie miljoen bestanden,608 GB. Net als eerder het Alfresco-archief van Middelburg is de export hiervan gerealiseerd met ondersteuning van Xillio. Aan de medewerkers van de gemeente is een training gegeven in de lijn met die voor M iddelburg, zoals hierboven beschreven.

Gemeente Tholen ln het eerste kwartaal is onder tijdsdruk van het verdwijnen van de bronapplicatie een groot bestand in het Zeeuws e-Depot uitgeplaatst. Het ging om een bestand dat in de loop van zestien jaar is gevormd en dat bestaat uit dossiers in het document managementsysteem Corsa: 22.493 dossiers,

J a a

rvera ntwoord ing 2O23

'l-1

ruim twee miljoen bestanden, 149 GB. Aan de medewerkers van de gemeente zijn traíningen gegeven in de lijn met die voor Middelburg, zoals hierboven beschreven. p Sche ldestromen Wate Het Waterschap is gestart met de quickscan om te komen tot een overzicht van de aanwezige

digitale archieven. Dit loopt samen op met de inventarisatie van de applicaties waaraan het waterschap werkt. Er is gestart met een prioritering in het concept Aansluitplan. Gemee nte Schouwe n-Duíveland De gemeente heeft in2023 gewerkt aan de actualisatie van de quickscan. Dit loopt samen op met het realiseren van een centraal overzicht van applicaties in de gemeentelijke organisatie.

Daarnaast is met de gemeente Schouwen-Duiveland intensief samengewerkt in twee langer lopende trajecten voor de realisatie van een ontbrekende exportfunctionaliteit in Zaaksysteem.nl van Xxllnc, dat ook in gebruik is bij de Provincie Zeeland, Tholen en Terneuzen. De leverancier heeft eind 2023 aangegeven dat het doorontwikkelen van de TopX exporttool in zaaksysteem.nl hoge prioríteit krijgt. Dit is goed nieuws voor de aansluittrajecten van bovengenoemde zorgdragers. Het andere traject waarbij het Zeeuws Archief betrokken is, is gericht op de realisatie van een exportfunctie in NotuBiz Raadsinformatiesysteem, dat behalve bijSchouwen-Duiveland in gebruik is bíj Veere, Middelburg, Terneuzen en Waterschap Scheldestromen. Deze ontwikkeling is lastig en duurt te lang. Gemeen Vlissineen ln Vlissingen is nog voor de ondertekening van de DVO in december, gestart met de uitvoering van de q uicksca n.

Provin Zeeland De Provincie Zeeland heeft 2023 verder benut voor de voorbereiding van de overbrenging van de bestanden die in Corsa zijn gevormd. Er is een eigen exportfunctie ontwikkeld die aansluit op de eisen van het e-Depot. Alle series zijn in kaart gebracht, met de per serie uit te voeren werkzaamheden voor het op orde brengen. Daarnaast is in het derde kwartaal gestart met het veiligstellen van de dossiers die vallen onder het Besluit Risico's Zware Ongevallen (BRZO). Voorbeelden van bedrijven met een hoog risico voor het milieu in onze provincie zijn DOW-Chemical en Zeeland Refinery. De bij de omgevingsdienst RUD Zeeland afgeronde dossiers zijn geëxporteerd en ondergebracht bij de provincie in afwachting van voorbereiding op opname in het e-Depot.

Met íngang van 2019 is de behandeling van nieuwe en lopende BRZO-dossiers belegd bij de DCMR Milieudienst Rijnmond te Rotterdam. Het Zeeuws Archief is ook betrokken bij het overleg van de Provincie met DCMR over de opname van de aldaar afgeronde dossiers in het Zeeuws e-Depot. Verder is geadviseerd over de opname van het archief van de Four Freedoms Awards van het Roosevelt lnstitute en hetveiligstellen van een aantaldigital born bestanden op harde schijven. Deelnemende gemeenten GR de Bevelanden Met de deelnemers van GR de Bevelanden zijn afspraken gemaakt over de aanpak richting aansluiting op het Zeeuws e-Depot. Mogelijk leidt dit tot nieuwe dienstverleningsovereenkomsten in 2024. RUD Zeeland

Het Zeeuws Archief neemt deel in de werkgroep die een aanpak ontwikkelt voor digitale duurzaamheid van de dossiers van vergunningverlening, toezicht en handhaving van de deelnemers laarverantwoording 2023

1.2

North Sea Port Met North Sea Port is afgesproken een schouw uit te voeren ter voorbereiding op mogelijke aansluiting op het Zeeuws e-Depot. De toegankelíjkheid van digitol born archieven

Het op orde brengen voor duurzame toegankelijkheid van digital born archieven vraagt om nieuwe methoden en technieken. ln het verslagjaar is langs twee sporen onderzocht hoe dit kan worden a a nge pa kt. Voor overheden blijkt dat het op orde brengen van uitgeplaatst digitaal archief dat niet op orde is, een (te) zware opgave is. Dit wordt veroorzaakt door een combinatie van het niet in control zijn op de gebruikte applicaties, het ontbreken van de kennisvan de inhoud en een tekort aan formatie. Het Zeeuws Archief is in 2023 een onderzoek gestart naar de inzet van data science als mogelijke oplossing. Gewerkt is aan de bouw van een algoritme voor bestandsherkenning voor het identificeren van de inhoud van digitale archieven. De archieven van Middelburg, Tholen en Terneuzen zijn gebruikt voor het trainen van het algoritme, nader onderzoek is wenselijk.

Voor particuliere archieven is de bewerking van de archieven van de Vrijwilligers Adviescommissie Schouwen-Duiveland en SER-Zeeland aangepakt. Hierbij is gekeken naar de aanpak van digital born particulier archieven, door collega-archiefdiensten in Nederland. Samenwerking Veel inzet is gepleegd om de samenwerking met leverancier Preservica goed op gang te krijgen. Niet altijd was er direct kennis en ervaring aanwezig voor de issues in de applicatie en de wensen voor het beheer van omvangrijk digital born overheidsarchief. Uiteindelijk heeft ook de Dutch Summit te Haarlem in november gezorgd voor wederzijds begrip en een verbetering van de communicatie door Preservica, gericht op de Nederlandse markt. De ontwikkelingen worden nauwgezet gevolgd. Nieuw voor 2023 is de deelname aan de Dutch User Group Preservica (DUG), de gebruikersgroep van inmiddels zestien Nederlandse archiefinstellingen die Preservica gebruiken voor hun e-Depot. Het Zeeuws Archief is vertegenwoordigd in het bestuur van de DUG. Doel van de DUG is het delen van kennis en ervaring om te zorgen dat we niet te ver uit elkaar lopen qua werkwijzen en daaruit voorkomende wensen en eisen. Standaardisatie wordt steeds belangrijker als basis voor haalbaarheid. Ook wordt samengewerkt aan het formuleren van de gewenste ontwikkelingen en gedeeld opdrachtgeverschap.

Door de krachten te bundelen wordt getracht mee richting te geven aan de ontwikkelíng Preservica binnen de grote internationale gebruikersgroep. De eerste stappen zijn door het Zeeuws Archief hiervoor gezet door deelname aan de internationale bijeenkomst die in

april in Oxford plaatsvond. Gevolg door een landelijke bijeenkomst, eind oktober in Haarlem, waar van Preservica de CEO, accountmanager en ontwikkelaars bijeenkwamen met de leden van de DUG. Dit heeft wederzijds veel inzicht gegeven in de Nederlandse situatie en de hieruit voortkomende wensen en eisen. De samenwerking met de andere RHC's en het Nationaal Archief blijft belangrijk voor de ontwikkeling

van e-Depotfunctionaliteit en -inrichting: kennisdeling, gezamenlijk opdrachtgeverschap jegens leveranciers, ontwikkeling van werkwijzen en standaarden en afstemmen van de dienstverlening. o Architectuurcommissie (AC). Ook in 2023 is deelgenomen aan de bijeenkomsten van de Architectuurcommissie van NA en RHC's. De AC staat voor onderhoud en ontwikkeling van architectuur als MARA, toepassing van standaarden als MDTO en kennisdeling. Ontwikkelingen als Common Ground en Beworen bii de bron worden gevolgd. o Norm voorkeursformaten. Het Zeeuws Archief participeerde ook in 2023in deze landelijke werkgroep waarin de 'Handreiking voorkeursformaten'wordt onderhouden. Dit is het overzicht Jaarverantwoording 2023

13

van de bestandsformaten die kunnen worden opgenomen in het e-Depot. ln 2023 heeft een algehele herziening plaatsgevonden. Begin 2024is de nieuwe versie als Norm

Voorkeursformaten gepubliceerd, waarbij belangrijke onderdelen nu gelden als norm voor alle overheidslagen. a

Klankbordgroep Metagegevens voor Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie (MDTO). Het MDTO is doorontwikkeld tot de Nederlandse norm voor het vastleggen en uitwisselen van overheidsinformatie. Het Zeeuws Archief is lid van de klankbordgroep en daardoor direct betrokken bij de ontwikkelingen zodat er snel een vertaling kan worden gemaakt naar de werkwijze en advisering aan onze partners voor toepassing en inrichting van hun a rchiefuorm ingsprocessen.

Wat heeft dit gekost? 2e wijziging

Realisatie

Begroting 2023

Realisatie

Programma beheer Totale lasten Totale baten

2023 820.294 -61_.r14

-63.300

2022 783.528 -60.877

Saldo

759.180

8L7.705

722.615

881".005

Specificatie programma beheer 2e wijziging

Realisatie

Salarislasten programma beheer

2023

Begroting 2023

Realisatie 2022

611.103

6L0.886

588.280

Materiële lasten programma beheer - inrichting depot en klimaatbeheersing

57.522

57.449

51.191

- conserveren en restaureren

51.533

56.457

44.326

7S

500

0

L00.061

155.713

99.731

209.Lgt

270.1,19

1,95.248

- stadhuiscollectie Middelburg

-L7.461

-19.355

- stadhuiscollectie Veere

-43.653

-43.945

-L7.393 -43.484

- stadhuiscollecties - e-Depot

Baten programma beheer

- e-Depot

Bijzondere baten Saldo

Jaarverantwoording 2023

0

0

0

-6L.1L4

-63.300

-60.877

0

U

759.180

8t7.70s

722.65I

L4

Programma lnformatie en Kennis Wat was het doel? Het verwerven en toegankelijk maken van archieven en collecties, met als doel deze beschikbaar te stellen, het relatiebeheer met de ketenpartners in Zeeland en het toezicht op het beheer van de nietovergebrachte archiefbescheiden bij de bij het Zeeuws Archíef aangesloten overheidsorganisaties.

Wat hebben we ervoor gedaan? Inspectie, advies, dcquisitie en relotiebeheer Het huidige inspectiebeleid is in 2023 geanalyseerd en besloten is om aan de hand van een in2024 nieuw vast te stellen inspectiebeleidsplan de lijnen uit te zetten voor de komende jaren. Het team inspectie en advies heeft een aantal keren overleg gehad met de collega's uit NoordBrabant en Limburg om ervaringen uit te wisselen en gebruik te maken van elkaars expertise. Belangrijk voor de kennisontwikkeling zijn onder meer de webinars 'Grip op informatie' die de VNG period iek orga niseert. Er is in 2023 een begin gemaakt met het opstellen van handreikingen over verschillende thema's zodat de overheden nog betervan advies voorzien kunnen worden. Ook is begonnen aan een model handboek vervanging. Daarnaast is geadviseerd over een model voor de archiefparagraaf voor de vernieuwing van alle gemeenschappelijke regelingen in Zeeland. De hotspotmonitor neemt inmiddels een vaste plaats in op de agenda's van de verschillende overlegvormen met de overheden. De hotspotmonitor is gericht op het identificeren van gebeurtenissen en kwesties in de samenleving die een grote impact hebben gehad en die niet onder

de reguliere blijvende bewaring vallen. De betreffende overheden en het Zeeuws Archief bekijken samen welke gebeurtenissen aan de criteria voldoen om op de lijst te komen. lnmiddels zijn er al uiteenlopende onderwerpen als hotspot aangewezen. Dat betekent dat in principe alle informatie van de betreffende overheidsorganisatie over dat onderwerp blijvend wordt bewaard. Voor wat betreft de omgevingswet worden de ontwikkelingen nauw gevolgd door het team inspectie en advies. lnsoectie en Advies: Verslae van

uitsevoerde toezicht oer overheid

Gemeente Kopelle o Het strategisch informatieoverleg en enkele tactische informatie-overleggen hebben plaatsgevonden. r Wat betreft de vernietiging van gemeentelijke informatie is akkoord gegeven voor de

o o o o

hiervoor in aanmerking komende dossiers. Er is een aspectinspectie uitgevoerd op het gebied van ínformatiebeheer binnen het sociaal domein waarbij specifiek gekozen is voor de Jeugdwet. Er heeft overleg plaats plaatsgevonden over het handboek routinematige vervanging en de eerder uitgevoerde audit vervanging. Het digitaliseren van de bouwdossiers is in afwachting van het op orde brengen van de metadata. De gemeente Kapelle participeert in de gemeenschappelijke regeling de Bevelanden. Dit maakt het toezicht complex.

Gemeente Middelburg

Jaa rvera ntwoording 2O23

15

.

Het strategisch informatieoverleg en enkele tactische informatie-overleggen hebben plaatsgevonden.

o Wat betreft de vernietiging van gemeentelijke informatie is akkoord gegeven voor de hiervoor in aanmerking komende dossiers

o Het Zeeuws Archief heeft het verbeterplan ontvangen naar aanleiding van het kpi-rapport. Dit is in 2023 besproken met de gemeente.

o Er isin2022 een audit routinematige vervanging uitgevoerd waarvan de rapportage in 2023 is opgeleverd.

r

Er is een aspectinspectie uitgevoerd naar het functioneren en het gebruik van de applicatie

Djuma.

o Er is een aspectinspectie uitgevoerd op het gebied van informatiebeheer binnen het sociaal domein waarbij specifiek gekozen is voor de Jeugdwet. Ge mee nte Sch ouwe n-D uive I o nd

o Het strategisch informatieoverleg en enkele tactische informatie-overleggen hebben plaatsgevonden.

o Wat betreft de vernietiging van gemeentelijke informatie is akkoord gegeven voor de hiervoor in aanmerking komende dossiers.

r

Er is een aspectinspectie uitgevoerd op het gebied van informatiebeheer binnen het sociaal domein waarbij specifiek gekozen is voor de Jeugdwet.

o Er is geadviseerd bij de ontwikkeling van het kwaliteitssysteem informatiebeheer. r Voor het managementteam is naar aanleiding van de aspectinspectie zaaksysteem en kwa liteitssysteem lnformatiebeheer een presentatie georga n iseerd.

Gemeente Terneuzen o Het strategisch informatieoverleg en enkele tactische informatie-overleggen hebben plaatsgevonden.

o Wat betreft de vernietiging van gemeentelijke informatie is akkoord gegeven voor de hiervoor in aanmerking komende dossiers.

o Er is een aspectinspectie uitgevoerd op het gebied van informatiebeheer binnen het sociaal r

domein waarbij specifiek gekozen is voor de Jeugdwet. Er is geadviseerd over de datamigratie van Squit XO naar RX. Mission.

Gemeente Veere

r

Enkele tactische informatie-overleggen hebben plaatsgevonden. Op verzoek van de

gemeente Veere heeft het SIO vanwege de pensionering van het verantwoordelijk afdelingshoofd in 2023 niet plaatsgevonden.

o Wat betreft de vernietiging van gemeentelijke informatie is akkoord gegeven voor de hiervoor in aanmerking komende dossiers.

o Er is een aspectinspectie uitgevoerd op het gebied van informatiebeheer binnen het sociaal domein waarbij specifiek gekozen is voor de Jeugdwet. Gemeente Vlissingen o Het strategisch informatieoverleg en enkele tactische informatie-overleggen hebben plaatsgevonden.

o Wat betreft de vernietiging van gemeentelijke informatie is akkoord gegeven voor de hiervoor in aanmerking komende dossiers.

o Er is geadviseerd bij het handboek digitale vervanging archiefbescheiden. o Er is een aspectinspectie uitgevoerd op het gebied van informatiebeheer binnen het sociaal domein waarbijspecifiek gekozen is voor de Jeugdwet. Jaarverantwoord ing 2O23

16

Provincie Zeelond o Het strategisch informatieoverleg en enkele tactische informatie-overleggen hebben plaatsgevonden. r Wat betreft de vernietiging van provinciale informatie zijn de lijsten met de hiervoor in

o r r r

aanmerking komende dossiers getoetst. Geadviseerd is over het duurzaam beheer van de informatie inzake de uitvoering van de provinciale BRZO-taken in de periode 2014-sept.2019. Er is deelgenomen aan de overleggen van de Kring Provinciearchivarissen. Er is een aspectinspectie uitgevoerd naar Zaaksysteem.nl

BlJL2 is de uitvoeringsorganisatie voor de gezamenlijke provincies voor onder meer de Faunawet en grondwaterschade. De provincies hebben onder de Archiefwet een

overeenkomst met BlJ12 gesloten, voor de informatiehuishouding rond de wettelijke taken die BlJ12 uitvoert. De provinciearchivaris van Utrecht voert het archieftoezicht namens alle provinciearchivarissen uit. ln 2023 zijn twee formele toezicht-overleggen gevoerd met BlJ12, zgn. tactische informatie-overleggen, door de archivaris en de adviseur digitale informatie (ADl) van Het Utrechts Archief. De informatiemanager heeft alle BlJ12-websites geïnventariseerd en HUA heeft per website geadviseerd wat de voorzieningen voor archivering moesten zijn. Websites die bewaard moesten worden zijn opgenomen in Archiefweb. BlJ12 heeft in de loop van het jaar een recordmanager geworven om de informatiehuishouding bij BlJ12 op orde te krijgen. De recordmanager heeft alle verzamelde rapporten, instrumenten en correspondentie van de afgelopen zes jaar van HUA gekregen. De recordmanager is ook aangesloten bij het Vakberaad DUTO van lPO, het overleg van informatiespecialisten. Verder is in samenwerking met de provinciearchivaris van ZuidHolland een advies opgeleverd over de aanwijzing van een archiefbewaarplaats voor de blijvend te bewaren informatiebestanden van BlJl-2. Die aanwijzingwas nietvoorzien in de archiefbeheerovereenkomsten die BlJ12 met de provincies in 2018 heeft gesloten. Verder zijn overleggen gevoerd, adviezen gegeven en selectierapporten beoordeeld.

W ote rsch o p Sch e I d e st r om e n

o Het strategisch informatieoverleg en enkele tactische informatie-overleggen hebben plaatsgevonden.

o Er isin2O22 een aspectinspectie van het Documentenatelier uitgevoerd. De rapportage daarvan is in 2023 opgeleverd.

o Van een tiental archieven van voormalige waterschappen in Zeeuws-Vlaanderen is de o

formele overbrengin g in 2023 afgerond. Er is een voorstel gedaan voor een KP|-onderzoekin 2024.

RUD Zeelond

o Het Zeeuws Archief is betrokken bij de werkgroep Procesafspraken Archief, een ambtelijke

o

werkgroep ingesteld door het Algemeen Bestuur om voorstellen te doen tot verbetering van het informatiebeheervan RUD Zeeland. De werkgroep heeft in2023 enkele keren vergaderd Er is een voorstelingediend om het informatiebeheervan de RUD en de documenten van de Zeeuwse overheden onder te brengen in het Zeeuws e-Depot. ln november 2022kwam bij de gemeente Terneuzen als PIOFACH-leverancier van RUD Zeeland de datamigratie van Squit XO naar Rx.Mission in een beslissende fase. Half december is door de werkgroep Procesafspraken Archief afgesproken dat het migratieplan getoetst wordt door het Zeeuws Archief en de gemeentearchivarissen van Goes en Tholen. Deze toetsing heeft in 2O23 plaatsgevonden.

Jaarverantwoord ing 2023

17

Vei I ig he idsreg io Zee la nd (VRZ)

c ln 2023 heeft een strategisch informatieoverleg plaatsgevonden. o Er hebben verschillende overleggen plaatsgevonden over het handboek vervanging.

Orionis

o Na de verkennende gesprekken in 2021 heeft in2022 het eerste Strategisch informatieoverleg plaatsgevonden. ln 2023 zou verder onderzocht worden hoe het Zeeuws Archief het toezicht op de niet overgebrachte archieven van Orionis kan vormgeven en hoe verdere ondersteuning kan worden geboden. Op verzoek van Orionis vindt dit in het tweede kwartaal van 2024 plaats. Sluis

I

De gemeente Sluis heeft opdracht gegeven voor het uitvoeren van een Kpl-onderzoek. Dit

onderzoek is in 2023 afgerond. North Seo Port o Met North Sea Port hebben enkele overleggen plaatsgevonden over het informatiebeheer. Acouisitie & elatiebeheer ln 2023 verwierf het Zeeuws Archief meer dan 160 schenkingen en in bewaring gegeven archieven van diverse particuliere organisaties en personen. Dit is een toename ten opzichte van 2022, toen er 136 aanwinsten waren. Het Zeeuws Archief hanteert strengere criteria voor de acquisitie van nieuw materiaa l. Dit herziene acquisitiebeleidspla n wordt in 2024 vastgesteld. De diversiteit van de aanwinsten was groot. Enkele hoogtepunten: r Wooncatalogi van meubelbedrijf Morres Wonen Hulst (1957-2003). Dít archief biedt een unieke blik op de inrichting van huizen in Zeeland en België. r Het archief van de Onderlinge Paardenverzekering Maatschappij Walcheren. Dit archief is een waardevolle bron voor onderzoek naar de Zeeuwse landbouwgeschiedenis. o Het archief van oud-Tweede Kamerlid Arend Jan te Veldhuis. Deze aanwinst belicht de Nederlandse politiek in de tweede helft van de 20e eeuw. o 17 kaarten uiï1792 van de Prins Willempolder in Zeeuws-Vlaanderen. Deze stukken zijn, na jaren op een zolder van een particulier te hebben gelegen, nu voor iedereen beschikbaar. r Een l"8e-eeuws memorieboek met genealogische gegevens en een verslag van een reis naar lndië. Op het gebied van beeld en geluid verwierf het Zeeuws Archief:

o 950 cartoons van Cor de Jonge uit de periode 1989-2020. De Jonge werd bekend met zijn

r o

wekelijkse spotprent in de pZC en de strip Koen en Harm. Ruim 900 afbeeldingen uit de collectie van Dutch J. den Hollander, die nu te bekijken zijn in de beeldbank van het Zeeuws Archief. Enkele videofilmcollecties met in totaal meer dan 250 videofilms, met onderwerpen als sneeuwpret op Walcheren en de loodsdienst in Vlissingen, met daarin impressies van alle aspecten van het vaarverkeer en de loodsdienst op de westerschelde.

De toename van digítaal materiaal was in 2023 beperkt, maar er zijn in de komende jaren meer

schenkingen van digitaal materiaal te verwachten. Overbrengi ng overheidsa rch ieven ln maart werden tien Zeeuws-Vlaamse waterschapsarchieven overgedragen aan het Zeeuws Archief in Terneuzen. Een medewerker van het Zeeuws Archief participeert in de Aanwijscommissie van de rechtbank Zeeland/West-Brabant. Deze commissie kwam in 2023 één keer bijeen. Het Zeeuws Archief neemt ook deel aan het landelijke relatiebeheerdersoverleg. Dit overleg, met Jaarverantwoording 2023

18

vertegenwoordígers van het Nationaal Archief en alle Regionale Historische Centra, kwam twee keer bijeen in 2023. P ri mai

r toegan kel ij k mo ken

Arch i eve n Rij kscol I e cti e /P rov i n ci e

ln 2023 is gewerkt aan het toegankelijk maken van de digital born archieven van de Sociaal Economische Raad Zeeland (SER) en de VVV Zeeland. Van het eerste archief is een toegang gemaakt ín Mais Flexis met hieraan gekoppeld (digitale reproducties van) de archiefbescheiden. Het archief van de VVV Zeeland is afgesloten en gemigreerd naar de beveiligde omgeving van het Zeeuws Archief. Daarnaast is nader onderzoek verricht ten behoeve van de (voor)bewerking en inventarisatie.ln 2024 zal het VVV-archief verder beschreven worden. Verder zijn de archieven van Arend Jan te Veldhuis, Familie Geill, de schrijversvereniging Pennevreugd en de politieke partij Delta Anders geïnventariseerd. Ook de inventarisatie van de collectie De Kerf is afgerond. De collectie moet nog gedigitaliseerd worden en gekoppeld aan de inventaris. De collectie omvat één lade met grootformaat mappen met naar schatting 500-700 afbeeldingen/creaties. Daarnaast is het archief van Terra Maris toegankelijk gemaakt. Archieve n ge mee nte M i ddel b u rg ln 2023 is het archief van de Korfbalvereniging TOP geÏnventariseerd

Archieven Woterschop ln 2023 is gewerkt aan het toegankelijk maken van de vergunningen en ontheffingen van de polderen waterschapsarchieven van na 1959 door middelvan digitalisering en het bewerken van de bestaande indices in Access ten behoeve van de import in Mais Flexis. Archieve n ge me e nte Vee re De toegangen op de archieven van de voormalige Veerse plattelandsgemeenten die tot 1 juli 1966 een zelfstandige gemeente vormden, zijn gereedgekomen. Er is groen licht gegeven voor de voorgestelde vernietiging van archiefstukken uit deze archieven. Medio 2023 ziin deze stukken

daadwerkelijk ter vernietiging afgevoerd. De inventaris van het archief van de Stichting Badplaatsbelangen Domburg is nagenoeg afgerond en wordt begin2024 verwacht. Archieve n g e mee nte Ka pe I le ln 2023 is aan de gemeente Kapelle advies gegeven over het digitaliseren en metadateren van de

overte brengen bouwdossiers. Dit wordt in2024 voortgezet. Archieve n g e me e nte Schouwe n-D uive I a nd ln 2023 is door een vrijwilliger verder gewerkt aan de inventaris van het archief van de Stad en de Gemeente Zierikzee. Daarnaast is gewerkt aan de archieven van de gemeente Zierikzee over de

periode 1940-1996, de Vereniging van burgemeesters, wethouders en secretarissen op SchouwenDuiveland en Sint Philipsland over 1889-1981, de gemeente Westerschouwen (1961-1996) en de ambachtsheerlijkheid Botland. Dit maakt deel uitvan het archief van de gemeente SchouwenDuiveland en werd aangepakt in het kader van het Metamorfozeproject Archieven van de Zeeuwse Ambachtsheerlijkheden 1350-2003. Er is in 2023 ook gewerkt aan het toegankelijk maken van de digital born archieven van de Vrijwilligers Advies Commissie Schouwen-Duiveland (VAC). Van dit archief is een toegang gemaakt in Mais-Flexis met hieraan gekoppeld reproducties van de archiefbescheiden. Verder zijn er diverse achterstanden in de werkvoorraad van geacquireerd archiefmateríaal door een externe partij bewerkt. Dít project wordt in 2024 voortgezet.

Jaarverantwoord ing 2023

19

Arch ieve n gemee nte Te rne uze n

ln 2023 is de bewerking van (onderdelen van) archieven van de voormalige gemeenten Koewacht, Axel, Sas van Gent en Terneuzen afgerond. De bijbehorende toegangen worden in2024 gepubliceerd. Er is ook gewerkt aan het archief van de stad Axel L289-18L5, een belangrijk archief van de voorname frontierstad ín Staats-Vlaanderen waarvan de beschrijvingen veelal summier of incorrect zijn. Hierin is ook het archief van de stedelijke weeskamer aanwezig, dat moet worden

geïnventa riseerd. De voorbewerking en beschrijving van het archief van de Stuurgroep gemeentelijke herindeling M idden-Zeeuws-Vlaa nderen (periode 2001-2003) is afgerond.

Archieven gemeente Vlissinqen ln 2023 is het Zeeuws Archief gestart met het toegankelijk maken van de archieven van de Openbare Bibliotheek Vlissingen (1900-1995) en het Stedelijk Museum Vlissingen (1980-1995) . tn 2024 worden deze werkzaa mheden voortgezet.

Bibliotheekcatalogus ln 2023 is er veel gedaan aan het beheer van de boekencollecties. Uit aanschaf en schenkingen zijn in totaal 390 titels toegevoegd, waarvan 90 títels in Zierikzee. Daarnaast zijn grote delen van de achterstanden in beheer in zowel Middelburg als Zierikzee weggewerkt. Na der toega n kelij k mo ken P

roject Brieve n Su ri n a me

Net als in2022, is in 2023 gewerkt aan het project Brieven Suriname, waarmee de brieven uit Suriname aan de Staten van Zeeland door vrijwilligers zijn getranscribeerd. Alle door de vrijwilligers gemaakte transcripties zijn online toegankelijk gemaakt en gekoppeld aan de scans. Na de voltooiing van dit project zijn vrijwilligers begonnen met het transcriberen van brieven in het archief van Middelburgsche Commercie Compagnie. Transkribus Sinds 202L werkt het Zeeuws Archíef met het programma Transkribus om transcripties van gescande

handschriften te maken. Door dit te combineren met de inzet van vrijwilligers worden steeds meer bronnen via deze nieuwe methode ontsloten. ln2023 zijn op deze manier stukken uit de archieven van de MCC, de Hervormde Gemeente van Biggekerke en de stad en gemeente Westkapelle nader toegankelijk gemaakt. lndicering DTB De indicering en online publicatie van de DTB (Doop-, Trouw- en Begraaf-) registers van Walcheren door vrijwilligers is in 2023 voortgezet. ln 2023 is ook gewerkt aan het nader toegankelijk maken en online plaatsen van enkele regísters van de voormalige gemeenten op Zuid-Beveland. Bouwve rg u n n i ng project Te rne uze n Tot slot is gewerkt aan het nader toegankelijk maken door middel van de nacontrole van al eerder bij digitaliseringsprojecten gemaakte indices op de bouwvergunningen van de voormalige gemeente Axel.

Werkgroep Linked Open Doto

ln2023 is een werkgroep ingesteld om de mogelijkheden van de inzetvan linked data en kunstmatige intelligentie te verkennen. Naast het bieden van extra mogelijkheden voor de beschikbaarstelling van archieven en collecties, wordt gekeken of de inzet van Al kan helpen bij het versnellen van het toegankelijk maken van analoge en digital born bronnen.

Jaarverantwoord ing 2O73

20

Om de organisatie kennis te laten maken met Linked Data is een presentatie gegeven door data scientist Sjors de Valk, die aan de hand van de Zeeuwse Tol heeft laten zien welke mogelijkheden er zoal zijn.

Digitalisering Het Zeeuws Archief heeft in 2023 ruím 250 meter - 6.159 ínventarisnummers - aan archief gedigitaliseerd en hierdoor een totaal aantal van ruim 1.034.000 scans online gezet. Dit is exclusief scannen on demand voor de archiefbank. Bij de keuze voor deze archieven waren de hoge raadpleegfrequentie, de materiële staat van de originelen en de maatschappelijke relevantie het uitgangspunt. De in 2023 uitgevoerde projecten zijn hieronder nader beschreven. Rechterlijke, Weeskamer en Notoriële orchieven Zeeuwse Eilonden (1456-1-81L (1852)) De digitalisering is in 2022 gestart en was in 2023 afgerond. Vanaf de tweede helft van 2023 ziin de 499,705 scans van deze archieven zichtbaar via de website. Rechterlijke, Weeskamer en Notoriële orchieven Zeeuws- Vloanderen (1447-1-796) De omvang van dit archief is in totaal ruim 1"73 meter en telt 2.l2l gescande inventarisnummers. De 810.279 scans zijn vanaf oktober 2O23 zichtbaar via de website. Weeskamers van Axel, Veere, Vlissingen en Zierikzee (1463-1-81L) De weeskamerarchieven bieden de historici een buitengewoon interessant kijkje in de particuliere

boedels van zeer verschillende groepen. Daarom worden deze archieven vaak geraadpleegd. Vanwege de fysiek slechte staat van veel stukken is besloten om ook de conservering uit te besteden De omvang van de archieven is in totaal ruim 62 meter en telt 3.674 gescande inventarisnummers. ln juli 2023 is gestart met het conserveren van deze archieven, eind september is de digitalisering gestart. Eind 2023 is de digitalisering afgerond. Gemeenteverslagen Arnemuiden (L857-1935) Vanwege het45O-jarig bestaan van de stad Arnemuiden in 2024is besloten de Gemeenteverslagen van Arnemuiden te digitaliseren en online te zetten. Deze bron biedt veel informatie over de Arnemuidse gemeenschap in deze periode. Deze bron beslaat een meter en telt 75 inventarisnummers. De 1.398 scans zijn per oktober online zichtbaar via de websíte. Retroo cta ( 1 5 27 - 1- I 1-0 ) De doop-, trouw-, en begraafregisters van Middelburg, Oost-souburg en Vlissingen worden veel

geraadpleegd. Deze bronnen beslaan ruim zeven meteren tellen 177 gescande inventarisnummers. De digitalisering is gestart en afgerond in oktober en de 15.376 scans zijn per november 2023 zichtbaar via de website. Rekesten von de Arrondissementsrechtbonk Goes (L839-1"877 ) De omvang van deze bron beslaat in totaal vierenhalve meter en telt L12 inventarisnummers. ln

november 2023 is gestart met de digitalisering en de 16.613 scans zijn per eind december zichtbaar via de website. Beeld en geluid De ambitíe om beeld- en audiovisueel (AV-) materiaal meer en beter beschikbaar te stellen, heeft geleid tot de aanwijzing van een senior specialist beeld en geluid die belast is met het voorbereiden

van beleid en de aansturing van het digitaliseren, toegankelijk maken en publiceren van dit materiaal. ln 2023 heeft dit geleid tot een beleidsplan specifiek voor beeld- en AV-materiaal met daarin aandacht voor het uniformeren van het collectiebeheer na toetreding van de gemeenten Schouwen-Duiveland en Vlissingen, digitalisering en ontsluiting.

Jaarvera ntwoordine 2023

2I

Het digitaliseren van foto's, dia's, prenten en tekeningen wordt al jaren intern uítgevoerd onder andere met inzet van vrijwilligers. ln het verslagja ar zijn ook complete albums gedigitaliseerd, die online integraal kunnen worden gepubliceerd. Voor het eerst is ook digitalisering van grote hoeveelheden foto's, negatieven en díapositieven aanbesteed bij een digitaliseringsbedrijf. Tot en met 2025 worden de beeldarchieven van de Schouwen-Duivelandse persfotografe Marijke Folkertsma en kunstmestfabriek Yara Sluiskil B.V. gedigitaliseerd. Hierbíj wordt ervaring opgedaan met het laten digitaliseren van grote hoeveelheden. Diverse beeldcollecties zijn gedigitaliseerd, toegankelijk gemaakt en via de website gepubliceerd: o Aanvulling historisch-topografische atlas Middelburg (tot 1999) o Afdeling Voorlichting gemeente Middelburg (1950-1995) o Collectie Lieven Braber, bioloog (1964-1969) e Beeld en Geluid Zeeuws Archief (tot 2022) r Beeldarchief Johan de Vries (1955-1970) o Fotoarchief Gemeente Terneuzen (1900-2002) e Tekeningen Kees Dentz (1"980-1990)

o Archief J.A. Hubregtse, amateurarcheoloog (1909-1940) r Videofilms Co Smit (1991-2017),

De online beeldbank van het Zeeuws Archief telde aan het eind van dit verslagjaar 296.227

afbeeldingen. Behalve de genoemde toevoegingen zijn er in het kader van 'Metadata op orde' verdubbelingen en onvolledig beschreven beeldmateriaal verwijderd. Een primeur was de publicatie van twee geluidsfragmenten uit het archief van de Koninklijke Maatschappij De Wilhelminapolder. Het eerste gedigitaliseerde deel van het archÍef van voormalig persfotograaf Marijke Folkertsma uit Zieríkzee is samen met de digitale foto's die zij heeft gemaakt (1989-2008) door Sioux Technologie uit Eindhoven gematcht met de Zierikzeese Nieuwsbode en de Provinciale Zeeuwse Courant van die jaren. Deze kranten zijn digitaal beschikbaar in de (online) Krantenbank Zeeland van de Zeeuwse Bibliotheek. Uit een totaal van 120.000 foto's zijn de in de krant gepublÍceerde foto's opgespoord met daarbij de link naar de krantenpagina's waarop de betreffende foto's zijn geplaatst. Hiermee is op automatische wijze een eerste selectie gemaakt. Met de opgepikte links van de krantenpagina's is meer informatie over de voorstelling op het fotomateriaal te achterhalen. Functioneel beheer MAIS-Flexís en MAtS-(M)DWS Het collectiebeheersysteem MAIS-Flexis en MAIS-(M)DWS van De Ree archiefsystemen BV is het centrale systeem voor beheer en beschikbaarstelling van alle analoge en gedigitaliseerde archieven en collecties.

ln2023 werd de conversie uitgevoerd van diverse databestanden en de import in het collectiebeheersysteem, zoals persoonsgegevens, beeldcollecties en bouwvergunningen. Alle gebruikers zijn in 2023 een getraind over de voor hen relevante onderdelen van de applicatie. Naar aanleiding van deze training zijn alle rechten, rollen en autorisaties voor de verschillende gebruikersgroepen nog eens onder de loep genomen en zo nodig aangepast. Gedurende het jaar is door de functioneel applicatiebeheerders aanvullend extra ondersteuning gegeven bij het gebruik van de Behoudsmodule (schaderegistraties) en de vernieuwde module Scanverwerking. Om het raadplegen van de tekeningen van gedigitaliseerde bouwdossiers via de website van het Zeeuws Archief mogelijk te maken is hiervoor in overleg met leverancier De Ree nieuwe

functionaliteit ingericht. Voor de gedigitaliseerde bouwdossiers van de gemeente Veere (1966-2010) is het per e-mail aanvragen van scans van bouwtekeningen door het publiek digitaal gerealiseerd, rekening houdend met de geldende auteursrechten en AVG-bepalingen. Deze dienstverlening is begin 2023 geïmplementeerd. Bevoegde ambtenaren van de betrokken gemeente kunnen de gedigitaliseerde dossiers wel zonder beperkingen inzien via een speciale raadpleegomgeving. Jaa rvera ntwoord ing 2023

22

Andere nieuw ingerichte functionaliteit betreft een nieuwe uitvoerdefinitie waardoor het mogelijk is niet alleen een volledige scantoegang uit te voeren, maar ook een enkel gescand inventarisnummer. Deze werkwijze verbetert de performance, vergt minder rekenkracht en is om die reden ook duurzamer. Daarnaast is de inrichting van de harvest voor het Netwerk Oorlogsbronnen (NOB) aangepast, zodat deze kan worden uitgebreid met beeldmateriaal uit 1939-1945. Verder zijn aanpassingen gedaan om transcripties afkomstig uit Transkribus via MAIS-(M)DWS te kunnen publiceren. Dit laatste sluit aan bij de implementatie van een nieuwe zoekfunctie op Archieven.nl. Via deze zoekingang'Zoeken in bestanden' is het mogelijk om naast het doorzoeken van beschrijvingen (metadata) ook te zoeken naar woorden die voorkomen in de inhoud van archiefstukken zelf (transcripties en Alto-xml-bestanden van scans).