2022-06-23 Bijlage 1 jaarverslag-aan-z-2021
Tekst van het document
Schatkistbankieren Begin april 2016 is aan-z begonnen met schatkistbankieren op basis van de Regeling schatkistbankieren decentrale overheden. Decentrale overheden en gemeenschappelijke regelingen (onder Nederlands recht) zijn verplicht om hun overtollige middelen in 's Rijks schatkist aan te houden. Om het dagelijkse kasbeheer te vereenvoudigen is er een drempelbedrag, afhankelijk van het begrotingstotaal, dat buiten de schatkist mag worden gehouden.
De tabel op de volgende pagina geeft de berekening weer op basis van alle bankrekeningen die aan-z beheert. In 2021 heeft er een overschrijding van het drempelbedrag plaatsgevonden. Oorzaak was de ontvangen subsidie op de Belgische bankrekening in het eerste kwartaal en overboeking in het tweede kwartaal.
Tot en met juni 2021: het drempelbedrag is gelijk aan 0,75% van het begrotingstotaal indien het begrotingstotaal lager is dan € 500 miljoen. Indien het begrotingstotaal hoger is dan € 500 miljoen is de drempel gelijk aan € 3,75 miljoen plus 0,2% van het begrotingstotaal dat de € 500 miljoen te boven gaat. De drempel is nooit lager dan € 250.000.
68
De liquide middelen zijn tegen nominale waarde opgenomen. Er is in 2020 een kredietfaciliteit van 400.000 euro afgesloten bij de BNG. Hier is geen gebruik van gemaakt in 2021.
69
De overlopende activa zijn tegen nominale waarde opgenomen. Onder overlopende activa vallen onder meer de nog te ontvangen bedragen. Passiva
Reserves zijn vermogensbestanddelen die als eigen vermogen zijn aan te merken en die bedrijfseconomisch vrij te besteden zijn. Aan reserves kunnen zij een bepaalde bestemming geven, de bestemmingsreserves. De algemene reserve heeft vooral een algemene bufferfunctie. Bestemmingsreserves worden ingezet naar rato van de gemaakte kosten ook als dat (qua fasering in de tijd) afwijkt van de begroting. In 2021 is een zeer beperkte algemene reserve in stand gebleven. Verder is de bestemmingsreserve voor een groot deel ingezet, een klein deel resulteert voor de afwikkeling van de laatste items in 2022: -Transitie bedrijfsvoering: bestemd voor de afwikkeling van het project transitie bedrijfsvoering en dan het laatste open staande item rondom digitalisering ad € 8.113. Het gerealiseerde resultaat betreft het saldo van de rekening van baten en lasten en is in 2021 nihil. Overzicht reserves, exclusief rekeningresultaat
De mutatie op de bestemmingsreserve betreft: Een onttrekking van € 19.736 in verband met de aanwending van de bestemmingsreserves transitie bedrijfsvoering
70
Voorzieningen Het verloop van de voorzieningen in 2021 wordt in het hierna opgenomen overzicht weergegeven:
De mutatie op de voorziening betreft: De storting in de voorziening betreft de overmatige uren verlof (hoger dan 50 uur per medewerker). Deze uren zijn conform intern beleid voorzien.
De vlottende passiva waarderen wij tegen nominale waarde. Bij het opmaken van de jaarrekening zijn de kortlopende schulden grotendeels afgewikkeld.
De stijging in de nog te betalen bedragen ten opzichte van vorig jaar betreft met name de terugbetaling overschot budgetsubsidie 2021 (€287.030), het voorschot ziekte uren Wmo (€193.000) en de eindafrekening rondom de huishoudelijke hulp zo-net 2021 (€175.000). De overige vooruit ontvangen bedragen bestaan m.n. uit een bedrag van € 36.568 vooruit ontvangen projectsubsidie zoals onderstaand vermeld, en diverse tussenrekeningen zoals noodfonds gelden voor derden en beheer saldo Route 55.
71
Niet uit de balans blijkende verplichtingen Onder de niet uit de balans blijkende verplichtingen worden belangrijke financiële verplichtingen vermeld waaraan de organisatie voor toekomstige jaren is verbonden. aan-z heeft diverse meerjarige contracten ten aanzien van de bedrijfsvoering (waaronder ICT en verzekeringen). Tevens zijn er verplichtingen aan haar medewerkers rondom verlof en intern loopbaanbudget.
72
2 | Overzicht baten en lasten, inclusief analyse rekeningresultaat
In de hierna opgenomen analyse gaan wij in op de belangrijkste verschillen ten opzichte van de ramingen. Programma welzijn en preventie
Afwijkingen ten opzichte van de begroting
73
Programma maatschappelijke ondersteuning
Afwijkingen ten opzichte van de begroting
Overzicht overhead
Algemene dekkingsmiddelen
74
Afwijkingen ten opzichte van de begroting
75
Overzicht baten en lasten per kostensoort
76
Toelichting belangrijkste afwijkingen baten en lasten t.o.v. begroting na wijziging
77
WNT-verantwoording 2021 De Wet Normering Topinkomens (WNT) is van toepassing op aan-z. Het voor aan-z toepasselijke bezoldigingsmaximum is in 2021 € 209.000 (algemeen bezoldigingsmaximum 2021 WNT’s). Het huidig management neemt de directiefunctie van André van der Windt waar. Dit betekent dat de kosten van deze structuur vanaf 31-12-2021 niet meer gebaseerd zijn op drie maar op twee functionarissen. Onderstaand geeft de jaarkosten weer van de drie functionarissen die in 2021 voor een deel van het jaar als leidinggevende topfunctionarissen hebben gefunctioneerd. 1a. Leidinggevende topfunctionarissen met dienstbetrekking en leidinggevende topfunctionarissen zonder dienstbetrekking vanaf de 13e maand van de functievervulling alsmede degenen die op grond van hun voormalige functie nog 4 jaar als topfunctionaris worden aangemerkt.
In de bovenstaande tabel zijn de vergelijkende cijfers met 2020 opgenomen.
78
1b. Leidinggevende topfunctionarissen met dienstbetrekking en leidinggevende topfunctionarissen zonder dienstbetrekking vanaf de 13e maand van de functievervulling alsmede degenen die op grond van hun voormalige functie nog 4 jaar als topfunctionaris worden aangemerkt.
In de bovenstaande tabel zijn geen vergelijkende cijfers met 2020 opgenomen omdat desbetreffende medewerker nog niet aan de WNT onderhevig was.
79
1c. Leidinggevende topfunctionarissen met dienstbetrekking en leidinggevende topfunctionarissen zonder dienstbetrekking vanaf de 13e maand van de functievervulling alsmede degenen die op grond van hun voormalige functie nog 4 jaar als topfunctionaris worden aangemerkt.
In de bovenstaande tabel zijn geen vergelijkende cijfers met 2020 opgenomen omdat desbetreffende medewerker nog niet aan de WNT onderhevig was.
80
Uitkeringen wegens beëindiging dienstverband aan topfunctionarissen Uitkeringen wegens beëindiging dienstverband aan topfunctionarissen met of zonder dienstbetrekking inclusief degenen die op grond van hun voormalige functie nog 4 jaar als topfunctionaris worden aangemerkt.
Leden van het Algemeen Bestuur Het bestuur van aan-z is samengesteld uit politieke mandatarissen van de participerende gemeenten. Het Algemeen Bestuur bestond in 2021 uit de volgende personen: Dhr. Ben van Assche | Voorzitter Algemeen Bestuur (tevens voorzitter Dagelijks Bestuur) Mw. Hilde Baetslé | Algemeen lid namens de gemeente Assenede, (tevens lid Dagelijks Bestuur) Dhr. Paul Balcaen | Algemeen lid namens de gemeente Terneuzen Dhr. Jean-Paul Casteleijn | Algemeen lid namens de gemeente Terneuzen Mw. Marijke Hemelsoet - de Jaeger | Algemeen lid namens de gemeente Terneuzen Dhr. Tom Lacres | Algemeen lid namens de gemeente Sint-Laureins Mw. Inge de Gussem | Algemeen lid namens de gemeente Kaprijke Mw. Christine Bax | Algemeen lid namens de gemeente Wachtebeke De leden van het bestuur hebben zowel in 2020 als in 2021 geen vergoeding ontvangen die op grond van de WNT gepubliceerd dient te worden.
81
3 | Taakvelden
Op grond van artikel 66 BBV is het in de jaarrekening verplicht om een overzicht op te nemen van baten en lasten per taakveld. Hieronder is dit overzicht weergegeven.
Verdelingsprincipe Het overzicht met taakvelden is als volgt tot stand gekomen: elke grootboekrekening is gekoppeld aan één van de voorgeschreven taakvelden zoals bij ministeriële regeling zijn vastgelegd (artikel 66 BBV). Leidraad voor de koppeling aan taakvelden is het Iv3-informatievoorschrift van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. 0 Bestuur en Ondersteuning De mutatie bestemmingsreserve betreft een onttrekking van €19.736 ter dekking van de projectkosten transitie bedrijfsvoering voor het jaar 2021. 4 Onderwijs De baten en lasten betreffen Iedereen telt mee (ITM), jeugdpreventie algemeen en detachering scholen. 6 Sociaal Domein Dit taakveld omvat de baten en lasten van alle overige dienstverlening waaronder maatschappelijk werk, huishoudelijke hulp, eerstelijnsloket Wmo en Jeugd, preventie en welzijnsactiviteiten.
82
4 | Verantwoording begrotingsrechtmatigheid Op grond van artikel 189, lid 3 Gemeentewet zijn alle begrotingsoverschrijdingen op de lasten (en daarmee overeenstemmende balansmutaties) onrechtmatig. Bij de afweging van de relevantie van deze onrechtmatige lasten is het criterium ‘passen binnen het door het algemeen bestuur uitgezette beleid’ van belang. Daarnaast is het ook van belang of de overschrijdingen niet in een eerder stadium geconstateerd konden worden. In het controleprotocol is dit nader uitgewerkt en zijn overschrijdingen > 3% mee te nemen in de verantwoording inzake de begrotingsrechtmatigheid. Uit het overzicht van baten en lasten blijkt dat er voor onderstaand programma een overschrijding is groter dan 3%.
Deze overschrijding wordt m.n. veroorzaakt door een tekort bij de huishoudelijke hulp (€ 175.000), veroorzaakt door een eenmalige nabetaling van periodieken aan de huishoudelijke hulpen van zo-net, die eveneens gedekt wordt met een te ontvangen subsidie zo-net van de Gemeente Terneuzen. Afstemming rond deze meerkosten heeft reeds plaatsgevonden en is in beider jaarrekening verwerkt. Overige meerkosten worden met name veroorzaakt door hogere kosten van maaltijden waar opbrengsten tegenover staan. De stijging in geleverde maaltijden (mede als gevolg van het coronavirus) heeft ook geresulteerd in een grotere investering in maaltijdkoffers (stijging van €4.000 ten opzichte van de investeringsbegroting 2021).
83
5 | Incidentele baten en lasten
84
85
6 | Overzicht onvoorzien Volgens het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten bevat de toelichting op de programmarekening een overzicht van de aanwending van het bedrag voor onvoorzien. Onvoorzien is dit jaar niet aangewend.
86
7 | Gebeurtenissen na balansdatum Per 11 februari 2022 zijn de statuten van aan-z, na ondertekening van alle opdrachtgevers, aangepast. De wijziging van de statuten heeft tot gevolg dat er geen raadsleden van de gemeente Terneuzen meer deelnemen in het Algemeen Bestuur (AB). Het AB zal worden vertegenwoordigd door twee wethouders namens de gemeente Terneuzen en vier schepenen namens de Vlaamse gemeenten. De stemverhouding tussen Terneuzen en de Vlaamse gemeeenten is eveneens veranderd. De stemverhouding van Gemeente Terneuzen en de Vlaamse gemeenten verandert van 50% voor Gemeente Terneuzen en 50% voor de Vlaamse gemeente tesamen naar: Gemeente Terneuzen: 90% Gemeente Assenede: 2,5% Gemeente Kaprijke: 2,5% Gemeente Sint-Laureins: 2,5% Gemeente Wachtebeke: 2,5% In een overzicht van de gemeenschappelijke dienstverlening (onderdeel van de statuten) heeft het AB vastgesteld dat voor besluitvorming over de diensten die in Vlaanderen plaatsvinden eenparigheid van stemmen van alle ABleden is vereist. Met de aanpassing van de statuten kan aan-z haar werk als uitvoeringsorganisatie op een goede wijze voortzetten.
87
8 | Controleverklaring 2021
Deloitte Accountants B.V. Park Veldzigt 25 4336 DR Middelburg Postbus 7056 4330 GB Middelburg Nederland Tel: 088 288 2888 Fax: 088 288 9895 www.deloitte.nl
CONTROLEVERKLARING VAN DE ONAFHANKELIJKE ACCOUNTANT Aan Aan-Z
Verklaring over de in de jaarstukken opgenomen jaarrekening 2021 Ons oordeel Wij hebben de jaarrekening 2021 van Aan-Z te Axel gecontroleerd. Naar ons oordeel: x
Geeft de in de jaarstukken opgenomen jaarrekening een getrouw beeld van de grootte en de samenstelling van zowel de baten en lasten over 2021 als van de activa en passiva van Aan-Z op 31 december 2021 in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV).
x
Zijn de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties over 2021 in alle van materieel belang zijnde aspecten rechtmatig tot stand gekomen in overeenstemming met de begroting en met de in de relevante wet- en regelgeving opgenomen bepalingen, waaronder verordeningen van de gemeenschappelijke regeling, zoals opgenomen in het controleprotocol.
De jaarrekening bestaat uit: x
Het overzicht van baten en lasten over 2021.
x
De balans per 31 december 2021.
x
De toelichting met een overzicht van de gehanteerde grondslagen voor financiële verslaggeving en andere toelichtingen.
x
De bijlage met het overzicht van de gerealiseerde baten en lasten per taakveld.
De basis voor ons oordeel Wij hebben onze controle uitgevoerd volgens het Nederlands recht, waaronder ook de Nederlandse controlestandaarden, het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado), het controleprotocol dat is vastgesteld door het algemeen bestuur op 22 maart 2021 en het Controleprotocol WNT 2021 vallen. Onze verantwoordelijkheden op grond hiervan zijn beschreven in de sectie ‘Onze verantwoordelijkheden voor de controle van de jaarrekening’. Wij zijn onafhankelijk van Aan-Z zoals vereist in de Wet toezicht accountantsorganisaties (Wta), de Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten (ViO) en andere voor de opdracht relevante onafhankelijkheidsregels in Nederland. Verder hebben wij voldaan aan de Verordening gedrags- en beroepsregels accountants (VGBA).
Deloitte Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Rotterdam onder nummer 24362853. Deloitte Accountants B.V. is a Netherlands affiliate of Deloitte NSE LLP, a member firm of Deloitte Touche Tohmatsu Limited.
2204077012/IB/1
Naleving anticumulatiebepaling WNT niet gecontroleerd In overeenstemming met het Controleprotocol WNT 2021 hebben wij de anticumulatiebepaling, bedoeld in artikel 1.6a WNT en artikel 5, lid 1, sub n en o Uitvoeringsregeling WNT, niet gecontroleerd. Dit betekent dat wij niet hebben gecontroleerd of er wel of niet sprake is van een normoverschrijding door een leidinggevende topfunctionaris vanwege eventuele dienstbetrekkingen als leidinggevende topfunctionaris bij andere WNT-plichtige instellingen, alsmede of de in dit kader vereiste toelichting juist en volledig is. Materialiteit Op basis van onze professionele oordeelsvorming hebben wij de materialiteit voor de jaarrekening als geheel bepaald op € 80.000, waarbij de bij onze controle toegepaste goedkeuringstolerantie voor fouten 1% en voor onzekerheden 3% van de totale lasten inclusief toevoegingen aan reserves bedraagt, zoals voorgeschreven in artikel 2 lid 1 Bado en het controleprotocol vastgesteld met bestuursbesluit d.d. 22 maart 2021. Daarbij zijn voor de controle van de in de jaarrekening opgenomen WNT-informatie de materialiteitsvoorschriften gehanteerd zoals vastgelegd in het Controleprotocol WNT 2021. Wij houden ook rekening met afwijkingen en/of mogelijke afwijkingen die naar onze mening voor de gebruikers van de jaarrekening om kwalitatieve redenen relevant zijn, zoals ook bedoeld in artikel 3 Bado.
Wij zijn met het algemeen bestuur overeengekomen dat wij aan het algemeen bestuur tijdens onze controle geconstateerde afwijkingen boven de € 80.000 rapporteren alsmede kleinere afwijkingen die naar onze mening om kwalitatieve, WNT-redenen relevant zijn.
Verklaring over de in de jaarstukken opgenomen andere informatie Naast de jaarrekening en onze controleverklaring daarbij, omvatten de jaarstukken andere informatie, die bestaat uit: x
Het jaarverslag, waaronder de programmaverantwoording en de paragrafen.
Op grond van onderstaande werkzaamheden zijn wij van mening dat de andere informatie: x
Met de jaarrekening verenigbaar is en geen materiële afwijkingen bevat.
x
Alle informatie bevat die op grond van het BBV is vereist.
Wij hebben de andere informatie gelezen en hebben op basis van onze kennis en ons begrip, verkregen vanuit de jaarrekeningcontrole of anderszins, overwogen of de andere informatie materiële afwijkingen bevat. Met onze werkzaamheden hebben wij voldaan aan de vereisten in de Nederlandse Standaard 720. Deze werkzaamheden hebben niet dezelfde diepgang als onze controlewerkzaamheden bij de jaarrekening. Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor het opstellen van de andere informatie, waaronder het jaarverslag in overeenstemming met het BBV.
2204077012/IB/2
Beschrijving van verantwoordelijkheden met betrekking tot de jaarrekening Verantwoordelijkheden van het dagelijks bestuur en het algemeen bestuur voor de jaarrekening Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor het opmaken en getrouw weergeven van de jaarrekening in overeenstemming met het BBV. Het dagelijks bestuur is ook verantwoordelijk voor het rechtmatig tot stand komen van de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties, in overeenstemming met de begroting en met de in de relevante wet- en regelgeving opgenomen bepalingen, waaronder verordeningen van de gemeenschappelijke regeling, zoals opgenomen in het normenkader. In dit kader is het dagelijks bestuur tevens verantwoordelijk voor een zodanige interne beheersing die het dagelijks bestuur noodzakelijk acht om het opmaken van de jaarrekening en de naleving van die relevante wet- en regelgeving mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fouten of fraude. Bij het opmaken van de jaarrekening moet het dagelijks bestuur afwegen of de financiële positie voldoende is om de gemeenschappelijke regeling in staat te stellen de risico’s vanuit de reguliere bedrijfsvoering financieel op te vangen. Het dagelijks bestuur moet gebeurtenissen en omstandigheden waardoor gerede twijfel zou kunnen bestaan of de risico’s kunnen worden opgevangen, toelichten in de jaarrekening.
Het algemeen bestuur is verantwoordelijk voor het uitoefenen van toezicht op het proces van financiële verslaggeving van de gemeenschappelijke regeling. Onze verantwoordelijkheden voor de controle van de jaarrekening Onze verantwoordelijkheid is het zodanig plannen en uitvoeren van een controleopdracht dat wij daarmee voldoende en geschikte controle-informatie verkrijgen voor het door ons af te geven oordeel. Onze controle is uitgevoerd met een hoge mate maar geen absolute mate van zekerheid waardoor het mogelijk is dat wij tijdens onze controle niet alle materiële fouten en fraude ontdekken. Afwijkingen kunnen ontstaan als gevolg van fouten of fraude en zijn materieel indien redelijkerwijs kan worden verwacht dat deze, afzonderlijk of gezamenlijk, van invloed kunnen zijn op de economische beslissingen die gebruikers op basis van deze jaarrekening nemen. De materialiteit beïnvloedt de aard, timing en omvang van onze controlewerkzaamheden en de evaluatie van het effect van onderkende afwijkingen op ons oordeel. Wij hebben deze accountantscontrole professioneel kritisch uitgevoerd en hebben waar relevant professionele oordeelsvorming toegepast in overeenstemming met de Nederlandse controlestandaarden, het Bado, o, het controleprotocol dat is vastgesteld g door het algemeen bestuur op 22 maart 2021, het e voorschriften en de onafhankelijkheidseisen.
Onze controle bestond Controleprotocol WNT 2021, ethische onder andere uit: x
Het identificeren en inschatten van de risico’s dat de jaarrekening afwijkingen van materieel belang bevat als gevolg van fouten of fraude dan wel het niet rechtmatig tot stand komen van baten en lasten alsmede de balansmutaties, het in reactie op deze risico’s bepalen en uitvoeren van controlewerkzaamheden en het verkrijgen van controle-informatie die voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel. Bij fraude is het risico dat een afwijking van materieel belang niet ontdekt wordt groter dan bij fouten. Bij fraude kan sprake zijn van samenspanning, valsheid in geschrifte, het opzettelijk nalaten transacties vast te leggen, het opzettelijk verkeerd voorstellen van zaken of het doorbreken van de interne beheersing.
2204077012/IB/3
x
Het verkrijgen van inzicht in de interne beheersing die relevant is voor de controle met als doel controlewerkzaamheden te selecteren die passend zijn in de omstandigheden. Deze werkzaamheden hebben niet als doel om een oordeel uit te spreken over de effectiviteit van de interne beheersing van de gemeenschappelijke regeling.
x
Het evalueren van de geschiktheid van de gebruikte grondslagen voor financiële verslaggeving, de gebruikte financiële rechtmatigheidscriteria en het evalueren van de redelijkheid van schattingen door het dagelijks bestuur en de toelichtingen die daarover in de jaarrekening staan.
x
Het vaststellen dat de door het dagelijks bestuur gehanteerde afweging dat de gemeenschappelijke regeling in staat is de risico’s vanuit de reguliere bedrijfsvoering financieel op te vangen aanvaardbaar is. Tevens het op basis van de verkregen controle-informatie vaststellen of er gebeurtenissen en omstandigheden zijn waardoor gerede twijfel zou kunnen bestaan of de gemeenschappelijke regeling haar financiële risico’s kan opvangen. Als wij concluderen dat er een onzekerheid van materieel belang bestaat, zijn wij verplicht om aandacht in onze controleverklaring te vestigen op de relevante gerelateerde toelichtingen in de jaarrekening. Als de toelichtingen inadequaat zijn, moeten wij onze verklaring aanpassen. Onze conclusies zijn gebaseerd op de controle-informatie die verkregen is tot de datum van onze controleverklaring. Toekomstige gebeurtenissen of omstandigheden kunnen er echter toe leiden dat de gemeenschappelijke regeling de financiële risico’s niet kan opvangen.
x
Het evalueren van de presentatie, structuur en inhoud van de jaarrekening en de daarin opgenomen toelichtingen.
x
Het evalueren of de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de onderliggende transacties en gebeurtenissen en of de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties in alle van materieel belang zijnde aspecten rechtmatig tot stand zijn gekomen.
Wij communiceren met het algemeen bestuur onder andere over de geplande reikwijdte en timing van de controle en over de significante bevindingen die uit onze controle naar voren zijn gekomen, waaronder eventuele significante tekortkomingen in de interne beheersing. Middelburg, 12 april 2022 Deloitte Accountants B.V. Was getekend: drs. G.J. Straatman RA
2204077012/IB/4