2021-09-21 a. Verzoek continuering Overleg Zeeuwse Overheden (OZO) - Ontwerpbesluit

Aanbevelingen en suggesties: • Een grotere betrokkenheid van de volksvertegenwoordigers begint ermee dat de bestuurders van de vijftien overheden hun eigen volksvertegenwoordigers consequent en periodiek informeren in eigen huis inzake OZO-kwesties.

• Draag vanuit OZO-verband ook zorg voor een sterkere informatiepositie onder volksvertegenwoordigers, onder andere door nieuwe laagdrempelige communicatievormen zoals digitale presentaties (via bijvoorbeeld Zoom).

• De netwerkbijeenkomst die in 2019 is georganiseerd voor alle volksvertegenwoordigers is een waardevolle manier van communicatie. Hierbij moet het gaan om een combinatie van inhoud en informeel contact. Het advies is: organiseer een jaarlijkse toogdag naar analogie van de ‘toogdagen’ zoals bekend van de VNG. Het is een ontmoetingsplek voor alle volksvertegenwoordigers, er worden workshops gehouden over alle thema-overleggen en bovendien een sociaal event dat bijdraagt aan contact. Organiseer in de eerste helft van 2021 vanwege de coronabeperkingen een digitale bijeenkomst, omdat anders het risico ontstaat dat volksvertegenwoordigers en het OZO uit elkaar groeien.

• Organiseer een extra overlegvorm om volksvertegenwoordigers interactief te betrekken bij het OZO. Dit kan de vorm hebben van een Zeeuwsbreed beraad waarin per overheid twee volksvertegenwoordigers gedelegeerd zijn die met een zekere regelmaat bijeenkomt. Een andere mogelijkheid is te kiezen voor meerdere deeloverleggen of klankbordgroepen, bijvoorbeeld ingedeeld per thema of enkele thema’s. Geadviseerd wordt om de Kring van Griffiers in Zeeland te vragen om hiervoor een voorstel te doen.

30/46

22 Evaluatie Overleg Zeeuwse Overheden en Regiobureau Zeeland

3.6 Bedrijfsvoering van het Regiobureau 3.6.1 Algemeen Focus van het Regiobureau Het Regiobureau is net als het OZO recentelijk gestart. Zoals in het organisatieplan beschreven is, draagt het Regiobureau bij om “acties ten gunste van de regio integraal aan te pakken en zo met elkaar te verbinden dat ze opgesteld meer impact dan een aparte aanpak”. Het Regiobureau speelt in deze aanpak een ambtelijk faciliterende rol en is er voor alle Zeeuwse overheden. De focus van het Regiobureau ligt niet op de inhoud, maar juist op elementen als faciliteren van strategievorming, procesondersteuning, agendavorming, coördinatie en signalering.16

Samenstelling Het Regiobureau is een compact team dat bestaat uit drie strategisch adviseurs en een office-manager. Deels is de programmamedewerker voor de lobby werkzaam voor en vanuit het Regiobureau. De inhoudelijke aansturing van het Regiobureau geschiedt via de Bestuurlijke Kerngroep. De operationele aansturing vindt plaats door een vanuit de Kring van secretarissen vooruitgeschoven en door de Bestuurlijke Kerngroep aangewezen secretaris/ directeur van een gemeente.

Bekostiging De begroting omvat grotendeels de detacheringsvergoedingen van de medewerkers. Deze begroting wordt niet geïndexeerd.

3.6.2 Bevindingen en aanbevelingen Bevindingen: • Detacheringsconstructie sluit goed aan bij de huidige samenwerkingsgedachte De opzet van het Regiobureau via detachering sluit goed aan bij de (formele) samenwerkingsgedachte. Het is op dit moment nog niet nodig dit verder te formaliseren.

• Kwetsbaarheid in de organisatie Het Regiobureau is net gestart en formeel tijdelijk van aard. De manier waarop het Regiobureau is georganiseerd oogt vrij kwetsbaar. De formatie is als ‘dun ijs’. Als één van de strategen uitvalt, of de officemanager, dan zijn de werkzaamheden van die persoon nauwelijks op te vangen vanuit het bureau zelf. Deze kwetsbaarheid is vooral ontstaan doordat de organisatie van de thema-overleggen feitelijk is belegd binnen het Regiobureau en hiermee in de formatieopbouw onvoldoende rekening is gehouden.

16

Uit: Organisatieplan Regiobureau Zeeland, januari 2019

31/46

23

Aanbevelingen en suggesties: • Voor het oplossen van de kwetsbaarheid onder de drie strategen kan gedacht worden om het Zeeuwse strategennetwerk (van strategsisch adviseurs van overheden) meer te positioneren naast het Regiobureau. Als dit netwerk nauw betrokken wordt bij de werkzaamheden van het Regiobureau, dan kan dit netwerk benut worden bij de aanpak van de thema-overleggen, bijvoorbeeld door een ‘buddy-systeem’. Bovendien is eventuele vervanging vanuit hun midden een snelle en reële oplossing. Het advies is om over circa twee jaar de capaciteit van het Regiobureau te evalueren.

• Het is aan te raden om de detacheringsconstructie vooralsnog ongewijzigd te laten. Dit biedt flexibiliteit onder de bemensing en kansen voor een interessante loopbaanstap van 4 à 5 jaar voor Zeeuwse ambtenaren. Daarbij dient een goede rechtspositie voor de betrokken ambtenaren gewaarborgd te worden.

• Voor het versterken van de huidige positie van het Regiobureau wordt geadviseerd om vanuit de strategisch adviseurs iemand aan te wijzen die verantwoordelijk is voor de dagelijkse operationele aansturing en coördinatie. Tevens vervult deze functionaris de rol van secretaris van de kerngroep en is verantwoordelijk voor de advisering aan dit gremium.

• De adoptiesecretaris is verantwoordelijk voor het functioneren van het bureau en bewaakt de continuïteit, de kwaliteit, de mobiliteit alsook een adequate rechtspositie voor de (gedetacheerde) medewerkers. Voorgesteld wordt dat de Kring van secretarissen advies wordt gevraagd dit uit te werken in een set van onderlinge afspraken.

• De oplossing voor de kwetsbaarheid in de ondersteuning ligt binnen handbereik, doordat het VZG-secretariaat bij het Regiobureau gehuisvest zal worden en er een bredere ondersteuning ontstaat om de werkzaamheden voor de thema-overleggen en het secretariaat onderling te verdelen.

• Tot slot wordt de suggestie gedaan de begroting van het Regiobureau mee te laten groeien met het jaarlijks prijspeil. Zo wordt voorkomen dat budgetten en dekking van de structurele kosten uiteindelijke achter blijven op de realiteit.

32/46

24 Evaluatie Overleg Zeeuwse Overheden en Regiobureau Zeeland

3.7 Economic Board 3.7.1 Algemeen Economic Board: Triple Helix-samenwerking Het OZO richt zich op de thema’s en opgaven uit het Interbestuurlijke Programma (IBP)17. Deze onderwerpen beperken zich veelal niet tot de reikwijdte van de overheden. Om de vraagstukken succesvol op te pakken, is samenwerking met private partners onontbeerlijk. De Economic Board Zeeland vormt hiervoor een belangrijke schakel. Het OZO heeft als taak om met de Economic board af te stemmen.17

…”Wij hebben het momentum mee. Het is nu uitermate belangrijk dat wij ons gezamenlijk inzetten om die kansen te verzilveren. Het is het cruciaal dat ondernemers, overheden en kennisinstellingen optreden als één-Zeeland”… Eric de Ruijsscher, voorzitter VNO-NCW Zeeland, tijdens nieuwsjaarbijeenkomst 2021

Triple Helix De Economic Board Zeeland (EBZld) is een zogeheten Triple Helix-samenwerking met vertegenwoordigers van overheid, ondernemers, zorg en het onderwijs/onderzoek. “Kennis wordt gebundeld, netwerken verbonden en bestuurskracht versterkt.” De EBZld heeft als gezamenlijke ambitie “om economische groei door innovatie en samenwerking aan te jagen”.18 De EBZld werkt aan een eigen strategische agenda.

3.7.2 Bevindingen en aanbevelingen Bevindingen:

• Afstemming tussen het OZO en de Economic Board Zeeland verloopt naar tevredenheid Uit de evaluatie komt naar voren, dat afstemming met de Economic Board Zeeland naar tevredenheid verloopt. Dit gaat in de praktijk vloeiend, ook omdat diverse bestuurders zowel in het OZO als de Economic Board Zeeland deelnemen. Aan de andere kant opereren beide samenwerkingen zelfstandig met ieder een eigen strategische agenda. Een deel van de afstemming betreft de strategische agenda van de EBZld en de strategische agenda zoals wordt opgesteld binnen het OZO. Zoals een geïnterviewde zei: “In de Economic Board zijn onderwijsinstellingen en ondernemers in de lead, en de overheid doet mee. Bij het OZO is het puur de overheid.” Wat verder opvalt is dat tot op heden de samenwerking zich vooral beperkt tot de themagroep Economische versnelling en Toerisme.

17

Uit: Publiekrechtelijke Samenwerkingsconvenant Overleg Zeeuwse Overheden, maart 2019

18

Zie https://www.zeeland.nl/economie/economic-board-zeeland

33/46

25

Aanbeveling: • De Economic Board Zeeland kan goed benut worden als leverancier van kennis uit bedrijfsleven, zorg en onderwijs. De EBZld kan in OZO-verband vaker een rol krijgen door het platform waar mogelijk bij meerdere themagroepen in te zetten en te bevragen, waardoor opgavegericht en op Triple Helix-wijze samengewerkt kan worden. Tegelijkertijd kan en wil het EBZld niet dienen als een algemene vertegenwoordiger voor de diverse sectoren. Daarom dienen ook de vertegenwoordigers van bedrijfsleven, onderwijs en maatschappelijke partners nauw betrokken te worden bij relevante opgaven. Het OZO dient zich daarom niet alleen te beperken tot afstemmen met de EBZld zoals in de taken van OZO is vastgelegd. Zij zijn in brede zin een belangrijke partner in het opgavegericht werken. Bij elk thema-overleg dient steeds de vraag gesteld te worden of het bedrijfsleven of relevante maatschappelijke organisaties voldoende zijn betrokken.

34/46

26 Evaluatie Overleg Zeeuwse Overheden en Regiobureau Zeeland

35/46

27

B I J L A G E I: Resultaten enquête onder volksvertegenwoordigers Tussenevaluatie OZO – november/december 2020 Als onderdeel van de tussenevaluatie van het OZO zijn de volksvertegenwoordigers van de vijftien deelnemende OZO-overheden uitgenodigd om een digitale vragenlijst in te vullen. Het gaat om alle leden van gemeenteraden, Provinciale Staten en de Algemene Vergadering van het waterschap. Deze enquête dient als aanvulling op het kwalitatieve onderzoek dat via interviews plaatsvond. De reacties op deze schriftelijke vragenlijst geven een actueel beeld van hoe volksvertegenwoordigers tegenover het samenwerking via het OZO staan.

Aanpak Er is gekozen voor een beknopte vragenlijst waarin de hoofdthema’s van de tussenevaluatie aan bod komen, waaronder: het doel van het OZO, de samenwerkingsthema’s van het OZO en de resultaten tot nu toe. Verder richt de enquête zich op de informatievoorziening en betrokkenheid van de volksvertegenwoordigers. De geformuleerde vragen zijn vooraf getoetst door ze te bespreken met een selectie van volksvertegenwoordigers (groepsinterview). In november 2020 is de digitale vragenlijst via de griffiers digitaal uitgezet en daarna is er eenmaal een herinnering gestuurd.

Respons Van alle volksvertegenwoordigers (350) hebben 57 respondenten een vragenlijsten ingevuld. Diverse factoren kunnen van invloed zijn op het relatieve lage reactiepercentage (16,3%). Dit kan voortkomen uit lage betrokkenheid tot het onderwerp, maar het gebeurt ook dat dit soort vragenlijsten maar eenmaal per fractie worden beantwoord. In totaal zijn er 134 fracties.

Analyse Hieronder zijn de resultaten weergegeven van de gesloten vragen waarbij de open opmerkingen (indien relevant) per vraag zijn samengevat. De reacties zijn als een totale, homogene groep geanalyseerd. De reacties van volksvertegenwoordigers zijn in de analyse op gelijke wijze gewogen. Dit gegeven en het relatief lage responspercentage, betekent dat rekening moet worden gehouden met een ruime bandbreedte als het gaat om inschatting van representativiteit. De resultaten zijn niet geschikt voor het analyseren van kleine percentageverschillen tussen antwoorden. Om die reden kan de beantwoording in de enquête alleen dienen voor conclusies op hoofdlijnen.

Vraag 1 Binnen het OZO zijn er zeven samenwerkingsthema’s. Welke van deze thema’s vindt u belangrijk voor Zeeuws brede samenwerking?

Reacties: Wonen en Voorzieningen, incl. onderwijs Mobiliteit, inclusief openbare werken Klimaat, Energie en Milieu Economische versnelling en Toerisme Sociaal Domein Bestuur en Financiën Arbeidsmarkt en Participatie

59.65% 59.65% 57.89% 54.39% 47.37% 36.84% 35.09%

36/46

28 Evaluatie Overleg Zeeuwse Overheden en Regiobureau Zeeland

Vraag 2 Voldoet de manier waarop deze thema’s worden aangepakt aan uw verwachting? Ja Nee

36.84% 64.91%

Samenvatting opmerkingen: In de reacties geven de respondenten diverse redenen voor het al dan niet voldoen aan de verwachtingen. Enkele reacties (2) bevestigen de tevredenheid over het OZO. Uit de reacties bij een negatief antwoord, komt vooral (13) naar voren dat respondenten vinden dat zij te weinig zien of horen van het OZO en dat zij weinig informatie hebben over resultaten. In het verlengde hiervan blijkt uit meerdere reacties (5) dat volksvertegenwoordigers zich te weinig betrokken voelen. Ook geeft een aantal (9) bij hun antwoord aan, dat vinden dat de OZO-samenwerking nog onvoldoende vorm heeft gekregen of te beperkt is. Er mag meer, breder en intensiever opgetrokken worden vinden zij. Anderen (3) geven aan dat het OZO juist niet meer taken moet oppakken. Een respondent vindt het te vroeg om hier al uitspraken over te doen omdat de uitvoering nog niet lang bezig is.

Vraag 3 Het OZO richt zich op de versterking en het stroomlijnen van samenwerking in Zeeland. Welk van de volgende onderdelen van samenwerking vindt u het belangrijkst? (max. 2 aankruisen).

Reacties: Organiseren van een gezamenlijke lobby naar o.a. Den Haag Komen tot een gemeenschappelijke strategische agenda Beleidsontwikkeling Zeeuwsbreed afstemmen Kennis delen tussen overheden Bestuurlijk overleg efficiënt organiseren Visies ontwikkelen namens de 15 overheden Anders, namelijk... (geef nadere toelichting)

59.65% 45.61% 31.58% 22.81% 21.05% 17.54% 8.77%

Anders, namelijk… In de toelichting bij ‘anders’ werden 3 extra suggesties genoemd: het strategisch bundelen van kennis/beleid/ uitvoering, een podium vormen waar volksvertegenwoordigers elkaar ontmoeten en het kiezen voor inhoudelijke thema’s die niet alle partijen aangaan (zoals grensstreek, havens, landbouw, verstedelijking, toerisme).

Vraag 4 De afgelopen tijd heeft het OZO verschillende zaken opgepakt. Voorbeelden zijn: de Zeeuwsbrede communicatie rondom de Marinierskazerne, de lobby voor het gemeentefonds, onderzoek naar de kosten sociaal domein en de lobby voor bekostiging voortgezet onderwijs/horeca. Voldoet de manier waarop deze zaken zijn aangepakt? Ja Nee

64.91% 35.09%

Samenvatting opmerkingen: Volgens 10 respondenten voldoet de aanpak niet omdat er geen of weinig resultaten zijn geboekt. Een respondent vraagt zich af of het OZO nodig is voor de genoemde lobby-activiteiten. Verder geven 8 volksvertegenwoordigers aan dat er te weinig bekend is over de wijze waarop het is aangepakt. Meer duidelijkheid en transparantie over de rol van het OZO is volgens hen gewenst. Door 3 respondenten wordt benadrukt dat de resultaten voortkomen uit het beter en gezamenlijk optrekken en lobby uitvoeren.

37/46

29

Vraag 5 Het OZO heeft verschillende communicatiemiddelen waarmee ze de doelgroep wil bereiken. Bent u bekend met en/of maakt u als volksvertegenwoordiger gebruik van de volgende communicatiemiddelen van het OZO? Graag aankruisen waar u bekend mee bent (meerdere opties mogelijk). Ik lees de OZO Nieuwsbrief Ik heb de netwerkbijeenkomst bijgewoond Ik heb de lobbyflyer gelezen Ik volg de LinkedIn pagina van OZO Ik raadpleeg de website van het OZO www.samenzeeland.nl

92.98% 50.88% 31.58% 7.02% 8.77%

Samenvatting opmerkingen: Twee respondenten geven aan dat ze niet bekend zijn met de communicatiemiddelen. Een volksvertegenwoordiger geeft aan de nieuwsbrief globaal te screenen en een ander meldt dat het OZO op LinkedIn niet te vinden is. Er wordt verder door een respondent gepleit voor directer contact met het OZO via één raadslid per gemeente. Ook geeft een respondent aan zich meer in het OZO te gaan verdiepen.

Vraag 6 Het OZO/Regiobureau Zeeland communiceert over de activiteiten en behaalde resultaten van het OZO. Bent u het eens met de stelling: ‘Ik word goed geïnformeerd over het Overleg Zeeuwse Overheden’. Onvoldoende Voldoende Goed

33.33% 52.63% 14.04%

Samenvatting opmerkingen: Uit de opmerkingen die bij deze vraag gegeven zijn, komt naar voren dat door de volksvertegenwoordigers naast meer informatie (3) er ook meer betrokkenheid (5) gewenst wordt. Verder vinden 2 respondenten dat informatie via het OZO geen meerwaarde heeft.

Vraag 7 Kan het OZO de communicatie naar u als volksvertegenwoordiger verbeteren? Nee, ik ben al goed geïnformeerd Ja, namelijk door...

43.86% 56.14%

Samenvatting opmerkingen: Uit de opmerkingen valt op te maken dat verbeteringen met name gewenst zijn via uitgebreidere of duidelijke informatie (8) en meer directe betrokkenheid van volksvertegenwoordigers (6). Verder worden suggesties gedaan voor (netwerk)bijeenkomsten (4) of meer toelichting in de vergaderingen van de gemeenteraad (3). Door 4 respondenten wordt voorgesteld om (meer) via social media te communiceren.

Vraag 8 Zou u op een andere manier bij het OZO betrokken willen worden? Nee, dat vind ik niet nodig. Ja, namelijk door...

63.16% 36.84%

38/46

30 Evaluatie Overleg Zeeuwse Overheden en Regiobureau Zeeland

Samenvatting opmerkingen: Voor een andere betrokkenheid worden vooral in het algemeen aangegeven dat respondenten (11) directer of meer betrokken willen worden via bijvoorbeeld bestaande of aanvullende overleggen. Ook geven (4) respondenten concretere suggesties voor vaste aanspreekpunten of een (klank)bordgroep van volksvertegenwoordigers.

Vraag 9 Wat wilt u verder nog kwijt over het OZO?

Samenvatting opmerkingen: Bij deze open vraag vragen 6 respondenten om informatie of meer uitleg over OZO. In 4 reacties wordt aangegeven dat er te weinig resultaat is geboekt tot nu toe door het OZO. Volgens 3 respondenten mag het OZO stoppen en ook wordt door 4 volksvertegenwoordigers het nut van het OZO betwijfeld. In een viertal reacties wordt aangegeven dat het OZO kan zorgen voor samenwerking en geen eilandjes. Ook vindt een respondent dat het OZO een mooi opstapje is naar grotere gemeenten in Zeeland. Door 2 respondenten wordt aangegeven dat het OZO geen extra bestuurslaag moet worden. Tot slot wordt in 2 reacties benadrukt dat het OZO moet bijdragen aan de lobby en aan één geluid naar Den Haag.

39/46

31

B I J L A G E II: Proces gezamenlijke aanpak lobby Gemeentefonds Het Gemeentefonds, dat voor de Zeeuws gemeenten samen ca. 1 mld per jaar omvat, dreigt de komende jaren flink te worden gekort. Dat vormt voor het voorzieningenniveau in geheel Zeeland een bedreiging. Hierna volgt het proces om te komen tot een gezamenlijke aanpak en één geluid naar Den Haag dat via het thema-overleg Bestuur & Financiën is gelopen.

De ambtelijke voorbereidingsgroep • In de ambtelijke voorbereiding, onder leiding van een adoptiesecretaris, is het Gemeentefonds een prioritair

• •

en belangrijk onderwerp. Een deelnemer van het ambtelijk vooroverleg houdt het aandachtsgebied Financiën in de gaten en is de link naar het ‘Overleg hoofden financiën’. In het ambtelijk vooroverleg wordt besproken op welke wijze het onderwerp gemeentefinanciën op de agenda moet, hoeveel tijd we daarvoor inruimen en wie het aanspreekpunt wordt en daarmee de verdere voorbereiding voor haar/zijn rekening neemt. Deze zorgt er ook voor dat het hoe en waarom van het onderwerp en de geadviseerde vervolgstappen op papier komen en levert deze informatie aan via het vastgestelde format.

Het Regiobureau • Het Regiobureau stelt de uiteindelijke agenda op en plant de vergaderingen, nodigt uit, verdeelt de stukken

•

en verzamelt de aanmeldingen. Via het Regiobureau vindt afstemming plaats met de andere ambtenaren die de inhoudelijke voorbereiding doen, is er waar nodig contact met de ambtelijk en bestuurlijk voorzitter om de voortgang te bewaken. Het Regiobureau zorgt er ook voor dat relevante nieuwsitems in de OZO-nieuwsbrief komen.

Het thema-overleg Bestuur en Financiën • In het thema-overleg Bestuur en Financiën participeren alle portefeuillehouders financiën. Daar wordt rele-

• •

vante informatie geagendeerd, wordt kort teruggekoppeld uit enkele relevante netwerken, het gezamenlijk belang vastgesteld en wordt de gezamenlijke strategie besproken. Tevens wordt in het thema-overleg bepaald welke bestuurder(s) hierin de kar trekt/trekken voor allen. Rond het Gemeentefonds bepalen de portefeuillehouders samen de ontstane situatie, verkennen acties en bepalen of ze het advies opvolgen.

Welk effect heeft de goed voorbereide samenwerking? • Namens de Zeeuwse overheden wordt een goed getimede en onderbouwde Zeeuwse brief naar de Ministers

• • • •

en de Kamer gestuurd die gaat over de bezuinigingen in het Gemeentefonds. Een Zeeuwse resolutie wordt unaniem aangenomen in de Algemene Ledenvergadering van de VNG. Via een extern onderzoek worden eventuele kostenverhogende factoren in beeld gebracht. Daarmee kan Zeeland haar positie versterken. In het overleg met de Directeur-Generaal van BZK wordt een stevige discussie gevoerd over de bezuinigingen. Wordt er goed samen opgetrokken met de ontwikkelingen in het sociaal domein.

40/46

32 Evaluatie Overleg Zeeuwse Overheden en Regiobureau Zeeland

Wat levert het op? • De kabinetsplannen zijn uitgesteld en bijgesteld, waardoor een ongunstig effect voor Zeeland wordt beperkt

• •

of voorkomen. In het sociaal domein wordt door de ambtenaren samengewerkt om de onderlinge verschillen in kosten in kaart te brengen. Er wordt met een gezamenlijk ingeschakeld extern bureau nagegaan waar de Zeeuwse gemeenten tegen hogere kosten aanlopen dan andere gebieden en mogelijk vinden we via die weg mogelijk besparingsopties.

41/46

33

B I J L A G E III: Lijst geïnterviewde personen Leden van de begeleidingscommissie: Naam

Functie

Organisatie

De heer E. de Ruijsscher

Directeur / Voorzitter Economic Board Zeeland

H4A / Economic Board Zeeland

De heer R. Smit

Voorzitter Raad van Bestuur

ZorgSaam

De heer L.J. Verhulst

Burgemeester

Gemeente Ede

Verder zijn voor de evaluatie de volgende personen geïnterviewd: Naam

Functie

Organisatie

De heer J. de Bat

Gedeputeerde

Provincie Zeeland

Mevrouw K.J. Beekman

Programmamedewerker

Regiobureau/Provincie Zeeland

De heer A.J. van den Berge

Gemeentesecretaris / Directeur

Gemeente Kapelle/ Regiobureau Zeeland

De heer J. Bosch

Strategisch adviseur

Regiobureau Zeeland

Mevrouw J. Bosschaart-Van Heukelom

Strategisch adviseur

Regiobureau Zeeland

De heer D. van den Bout

Raadslid

Gemeente Vlissingen

De heer A. van den Brink

Gemeentesecretaris

Gemeente Middelburg

De heer J. Buijze

Strategisch adviseur

Gemeente Goes

De heer P. Claeijs

Griffier gemeente Sluis

Gemeente Sluis

Mevrouw E. Evers

Strategisch adviseur

Gemeente Kapelle

De heer J. Fraanje

Gemeentesecretaris

Gemeente Tholen

De heer P. Goossen

Secretaris Economic Board

Provincie Zeeland

De heer E.H. Heringa

Strategisch adviseur

Provincie Zeeland

De heer J. Herselman

Wethouder

Gemeente Kapelle

De heer J.C. Hessing

Lid Algemene Vergadering

Waterschap Scheldestromen

Mevrouw F.J. van Houwelingen

Statengriffier

Provincie Zeeland

42/46

34 Evaluatie Overleg Zeeuwse Overheden en Regiobureau Zeeland

Naam

Functie

Organisatie

De heer J.C.G.M. de Jonge

Wethouder

Gemeente Vlissingen

De heer S.M.P. Jongepier

Strategisch adviseur

Gemeente Middelburg

Mevrouw M. Koster

Officemanager

Regiobureau Zeeland

Mevrouw D. de Leeuw

Strategisch adviseur

Gemeente Schouwen-Duiveland

De heer R. Lievense

Raadslid

Gemeente Schouwen-Duiveland

De heer J.A.H. Lonink

Burgemeester

Gemeente Terneuzen

De heer A.J. van der Maas

Gedeputeerde

Provincie Zeeland

De heer F.L.A.R. Marquinie

Gemeentesecretaris

Gemeente Reimerswaal

Mevrouw G.L. Meeuwisse

Burgemeester

Gemeente Noord-Beveland

De heer J.F. Mulder

Burgemeester

Gemeente Hulst

Mevrouw M. Mulder

Burgemeester

Gemeente Goes

De heer J.M.M. Polman

CdK/Voorzitter OZO

Provincie Zeeland

De heer A.J.G. Poppelaars

Dijkgraaf

Waterschap Scheldestromen

De heer J. Princen

Gemeentesecretaris

Gemeente Terneuzen

De heer S. Riedstra

Directeur/Uitvoeringsregisseur compensatiepakket WidZ

ABDTOPConsult

Mevrouw E. Roest-De Jong

Strategisch adviseur

Gemeente Vlissingen

De heer A.W. Smit

Provinciesecretaris

Provincie Zeeland

Mevrouw G.J. van de Velde

Burgemeester

Gemeente Tholen

De heer J.H. Verburg

Statenlid

Provincie Zeeland

Mevrouw F. Vermeulen

Griffier

Gemeente Vlissingen

Mevrouw M.M.D. Vermue

Burgemeester

Gemeente Sluis

De heer A.P. Witkam

Wethouder

Gemeente Borsele

Mevrouw M.C. Witteveen

Strategisch adviseur

Waterschap Scheldestromen

De heer R.J. van der Zwaag

Burgemeester

Gemeente Veere

43/46

35

44/46

Zeeuwse Samenwerking naar Vlieghoogte. Voortgangsbericht 25 mei 2021 De aanbevelingen per hoofdstuk 1

Behoud van de hoofdstructuur

2

Strategie en sturing

3

Rollen en verantwoordelijkheden

4

Lobby

5

Betrokkenheid

De evaluatie In februari 2021 presenteerde Geert van Maanen zijn evaluatierapport naar aanleiding van zijn onderzoek naar de Zeeuwse samenwerking via het Overleg Zeeuwse Overheden. In het rapport doet hij een aantal aanbevelingen om het OZO verder op vlieghoogte te brengen. Links hiervan ziet u de hoofdstukken waarop de aanbevelingen betrekking hebben. Per hoofdstuk vindt u hieronder een update van de ontwikkelingen. De evaluatie omvat een schat aan aanbevelingen. We kunnen niet alles in één keer oppakken. In deze follow-up laten we zien hoe we een start maken.

volksvertegenwoordigers

6

Bedrijfsvoering Regiobureau

7

Economic Board

1. Behoud van de hoofdstructuur Aanbevolen wordt de hoofdstructuur van het OZO te behouden. Hiervoor is besluitvorming nodig van de colleges en DB van het waterschap. Om ervoor te zorgen dat colleges tijdig over een voorstel beschikbaar hebben, wordt vanuit de Kring van secretarissen gewerkt aan een voorstel over de continuering van het OZO en de financiële constructie van het Regiobureau. Dit wordt tijdens de plenaire OZOvergadering op 1 juni aan u toegelicht.

2. Strategie en sturing Aanbevolen wordt: een gemeenschappelijke duiding van strategie vorm te geven en te werken aan een overzicht van onderwerpen waar Zeeuwse overheden strategisch op

…”Samenwerking is leren en ontmoeten, en soms samen een leeuwengeluid laten horen vanuit Zeeland”… Citaat uit de evaluatie

willen samenwerken. Elk van de themaoverleggen werkt al aan een document waarbij de gezamenlijke opgaven in beeld wordt gebracht. Hierbij wordt ook aandacht besteed aan het formuleren van de strategie. Per themaoverleg is hiervoor verantwoordelijk: de bestuurlijk voorzitter, de adoptiesecretaris, een groep ambtelijke beleidsexperts en strategen vanuit de Zeeuwse overheden en het Regiobureau.

3. Rollen en verantwoordelijkheden Aanbevolen wordt: een vergadering te vormen van voorzitters en kerngroep, de rollen goed te beleggen van de: ambtelijke leiding van de adoptiesecretaris, de zowel procesmatige als inhoudelijke rol van de strategen van het Regiobureau, de ambtelijke ondersteuning van de deelnemers (halen en brengen). Daarnaast wordt aanbevolen ambtelijke uitwisseling over de grens te organiseren met eventuele inzet van Rijkstrainees en detachering. In juni 2021 vindt de eerste ontmoeting plaats tussen de bestuurlijk voorzitters van de themaoverleggen, de adop[tiesecretarissen en de bestuurlijke kerngroep. Deze richt zich op het realiseren van een strategische samenwerkingsagenda waar elk van de themaoverleggen input voor zal leveren. De rol van alle betrokkenen bij de doorontwikkeling van de themaoverleggen zal hier ook worden besproken. Wanneer de themaoverleggen goed in de verf staan, is de ambitie om structurele uitwisseling of inzet van ambtelijke kennis en capaciteiten over de grens te organiseren. Op thematische basis gebeurt dit al bij specifieke themabijeenkomsten.

45/46

PAGINA 2

NIEUWSBRIEF VOOR

Verder wordt aanbevolen gebruik te maken van een lerende aanpak waarbij het MEDEWERKERS aanbieden van ondersteuning d.m.v. coaching, begeleiding en leerprocessen een

belangrijk item vormen. En er wordt aanbevolen om een virtuele Zeeuwse academie op te zetten. Opgavegericht werken vergt een andere manier van kijken. Begin 2021 heeft het Regiobureau samen met de VNG een leergang regionale samenwerking aangeboden voor de Zeeuwse ambtenaren. Dit is een voorbeeld van de wijze waarop we in de toekomst (eventueel gebruik makend van mogelijkheden via de koepels) meerdere manieren van coaching of opleiding aan ambtenaren, maar wellicht ook volksvertegenwoordigers, willen aanbieden. Deze ambitie zal samen met de VZG worden gerealiseerd via het opzetten van een Zeeuwse academie. Uiteraard ligt er ook een belangrijke rol voor de Kring van secretarissen om continu oog te houden voor

…”Richt je bij samenwerken niet op het bouwen van een boot, maar op het verlangen naar de zee. Dus veel meer het wenkend perspectief schetsen”…

opleidingsbehoefte bij ambtenaren die een rol willen spelen in de regionale samenwerking.

4. Lobby Aanbevolen wordt de lobby goed te positioneren en gebruik te maken van een open afschalingsmodel bij de lobby. Het ontwikkelen van een gezamenlijke lobby kost tijd. Lobby doen we samen; het vindt plaats op meer dan één plek of bij één persoon. Daarom is september een startbijeenkomst gepland voor de Zeeuwse strategen

Citaat uit de evaluatie

waarbij lobby als onderwerp op de agenda staat. Hierbij gaat het onder andere om het in kaart brengen van de lobbynetwerken en het beantwoorden van de vraag hoe we die netwerken over en weer goed kunnen benutten. De programmamedewerker heeft inmiddels bewezen een belangrijke schakel hierin te zijn. Dat zijn de eerste stappen in een langer proces om een gezamenlijke lobby te verstevigen.

7.Economic Board

5. Betrokkenheid volksvertegenwoordigers

Aanbevolen wordt: in te zetten op opgavegericht en op Triple-Helixwijze samen te werken. En telkens de vraag te stellen of het bedrijfsleven of relevante

maatschappelijke

organisaties voldoende betrokken zijn. Voor elk themaoverleg worden de speerpunten beschreven. Daar staat ook de vraag centraal of het bedrijfsleven

en

maatschappelijk

relevante organisaties betrokken zijn

Aanbevolen wordt: consequent en periodiek in eigen huis te informeren door bestuurders, nieuwe laagdrempelige communicatievormen te ontwikkelen, een jaarlijkse toogdag te organiseren, op korte termijn een digitale bijeenkomst te beleggen, het interactief betrekken via een extra overlegvorm. Dit is een oproep aan alle bestuurders om in eigen huis periodiek te informeren. Via de themaoverleggen zal bij specifieke thema’s hier aandacht aan besteed worden door raadsvoorstellen voor te bereiden. Ook het attenderen op de nieuwsbrieven is nodig. Webinars zetten we in als aanvullend communicatiemiddel bij specifieke thema’s zoals wonen of asielopvang.

In

september

volksvertegenwoordigers.

organiseren

we

weer

worden mee te denken over de

6. Bedrijfsvoering Regiobureau

thema.

Zo

voor

Verder wordt ook dit jaar een netwerkbijeenkomst

extra overlegvormen willen we nog nader in beeld brengen.

per

webinar

gehouden die waarschijnlijk in september / oktober plaatsvindt. De behoefte aan

en op welke wijze zij gevraagd doorontwikkeling

een

wordt de Economic Board betrokken

Aanbevolen wordt het Zeeuws strategennetwerk goed te positioneren, over ca. 2 jaar

actief betrokken bij de speerpunten

de capaciteit van het Regiobureau te evalueren, de detacheringsconstructie i.c. m.

van het themaoverleg Economische

goede rechtspositie te behouden, de dagelijkse operationele aansturing vanuit het

Versnelling

de

Regiobureau te beleggen, een set onderlinge afspraken voor het functioneren van

Cultural Board bij het thema Cultuur.

het Regiobureau te ontwerpen en de begroting te indexeren met een jaarlijks

Dit geldt ook voor onderwijs bij het

prijspeil.

themaoverleg

overstijgende

en

Toerisme

wonen

en

en

Het Zeeuws strategennetwerk wordt actief betrokken bij themavraagstukken

als

lobby,

subsidiestromen

en

interbestuurlijk

voorzieningen en Rijkswaterstaat bij

samenwerken (ook over de grens). Bij elk themaoverleg is een strateeg lid van de

het themaoverleg Klimaat, Energie,

ambtelijke voorbereidingsgroep.

Milieu.

uitgangspunten wordt door de rechtspositioneel directeur van het Regiobureau en

Voor de samenwerkingsvorm en financiële

de Kring van secretarissen een collegevoorstel voorbereid zodat staten en AV eventuele financiële consequenties tijdig in hun begrotingen 2022 kunnen verwerken.

46/46