Document · PDF

2021-05-20 a. jaarstukken 2020 en begroting 2022 Sabewa - Ontwerpbesluit

gemeenteraad 3 juni 2021, gemeente TerneuzenBij agendapunt: Zienswijze Jaarstukken 2020 en Programmabegroting 2022 (en meerjarenraming 2023 - 2025) van Sabewa Zeeland24.645 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen · deel 1 van 3

Gemeenteraad Ontwerpbesluit

Zitting van 3 juni 2021 Middelen - Financiën zaaknummer: 342216

2021_Raad_00087 - Jaarstukken 2020 en Programmabegroting 2022 (en meerjarenraming 2023 - 2025) van Sabewa Zeeland Portefeuillehouder Frank Hulle,van Programma en/of paragraaf Paragraaf Lokale heffingen Besluit Besluitpunt 1 De gemeenteraad besluit het Jaarverslag en de Jaarrekening 2020 van Sabewa Zeeland voor kennisgeving aan te nemen. Besluitpunt 2 De gemeenteraad besluit om geen zienswijze op de Programmabegroting 2022 en meerjarenraming 2023-2025 van Sabewa Zeeland aan het Algemeen Bestuur voor te leggen. Besluitpunt 3 De gemeenteraad besluit de financiële gevolgen van de Programmabegroting 2022 en meerjarenraming 2023-2025 van Sabewa Zeeland te verwerken in de Kaderbrief 2022-2025.

Wat is de aanleiding? Op 8 april 2021 stemde het Dagelijks Bestuur van Sabewa Zeeland in met het Jaarverslag en Jaarrekening 2020. Ook stemde het Dagelijks Bestuur in met de Programmabegroting 2022 en meerjarenraming 2023-2025. Het Dagelijks Bestuur van Sabewa Zeeland legt aan de deelnemende gemeenten en het Waterschap de begroting 2022 voor met het verzoek om uiterlijk 3 juni 2021 een zienswijze kenbaar te maken. Hierdoor worden de opmerkingen van de deelnemers meegenomen in de besluitvorming van het Algemeen Bestuur op 11 juni 2021. Naast besluitvorming over de begroting 2022, behandelt het Algemeen Bestuur van Sabewa Zeeland in haar vergadering op 11 juni 2021 ook de jaarstukken 2020. In de bijlagen treft u de stukken aan inclusief de begeleidende brieven van het Dagelijks Bestuur. De Begeleidingscommissie van Sabewa Zeeland heeft een advies uitgebracht over de jaarstukken 2020 en de begroting 2022. Dit advies is ook bijgevoegd.

1/120

Wat willen we bereiken? Wij willen bereiken dat de gemeenteraad haar zienswijze over de begroting 2022 kenbaar maakt aan het Algemeen Bestuur van Sabewa Zeeland. Hierdoor kunnen opmerkingen van de raad meegenomen worden in de besluitvorming van het Algemeen Bestuur op 11 juni 2021.

Argumenten 1.1 Jaarrekening 2020 is door accountant gecontroleerd en goedgekeurd. Deloitte Accountants B.V. verstrekte een goedkeurende controleverklaring op de jaarrekening 2020 van Sabewa Zeeland. De jaarrekening geeft een getrouw beeld van de grootte en de samenstelling van zowel de baten en lasten over 2020 van Sabewa Zeeland. Dit geldt ook voor de activa en passiva op 31 december 2020. De jaarrekening is in overeenstemming met de regelgeving uit het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) opgesteld. 1.2 Uit de jaarrekening 2020 volgt een negatief rekeningresultaat. Sabewa Zeeland eindigt het boekjaar 2020 met een negatief resultaat van € 122.590. Op hoofdlijnen kan het nadelig saldo verklaard worden door de hogere kosten in het programma Waarderen. Het negatief rekeningresultaat wordt verdeeld onder de deelnemers. De verdeling vindt plaats op basis van vastgestelde verdeelsleutels per programma. Het aandeel in het negatieve resultaat voor de gemeente Terneuzen bedraagt € 56.325. Het negatieve resultaat verwerkten wij in onze jaarrekening 2020. 2.1 Hogere bijdrage is onderbouwd en noodzakelijk. Sabewa Zeeland vraagt in de begroting 2022 een hogere bijdrage van haar deelnemers. In totaal gaat het om een bedrag van € 370.095. De hogere bijdrage wordt met name veroorzaakt door structurele kostenontwikkelingen uit de jaarrekening 2020.

Het gaat onder andere om hogere proceskosten en automatiseringskosten. Door steeds meer inzet van nocure no pay bureaus bij het indienen van bezwaarschriften ziet Sabewa Zeeland de laatste jaren een stijging in de proceskosten. De hogere automatiseringskosten zijn nodig door veranderingen in de wet- en regelgeving en om het primaire proces goed te laten lopen. De doorwerking van de kostenontwikkelingen in de begroting 2022 zijn hiermee realistisch en noodzakelijk. 2.2 Extra stap in optimalisatie van de kwaliteit. In de begroting 2022 zijn incidentele kosten opgenomen die ervoor zorgen dat Sabewa Zeeland kan doorgroeien naar een vier sterren beoordeling van de Waarderingskamer. Onder andere is er éénmalig extra inzet van personeel noodzakelijk om met name de hoeveelheid werk te verrichten. Het project gebruiksoppervlakte is hier onlosmakelijk aan verbonden. Een vier sterren kwaliteitsoordeel betekent dat de kwaliteit van de taxaties verder is gestegen. Dit zal in de uitvoering minder aanpassingen geven bij bezwaartrajecten, waardoor de proceskosten mogelijk zouden kunnen dalen. Een kwaliteitsoordeel van vier sterren is nodig om een eventuele samenwerking Zeeuws breed te bereiken. De andere Zeeuwse gemeenten hebben namelijk al een vier sterren beoordeling. 2.3 Kansen die leiden tot besparingen in 2022. 2/120

Na een evaluatie van de huidige werkplekken, kantoorruimte en facilitaire service die daarbij hoort, ziet Sabewa Zeeland mogelijkheden tot verandering en besparing. Door werkplekken flexibel in te zetten, zijn minder kantoorwerkplekken en kantoorruimte nodig. Dit kan leiden tot lagere huur- en servicekosten van circa € 140.000 per jaar. Voor deze besparing moet de dienstverleningsovereenkomst met het Waterschap worden aangepast. Het Waterschap heeft hiertoe een inspanningsverplichting toegezegd. Deze besparing is niet opgenomen in de begroting 2022. 3.1 De bijdrage aan Sabewa Zeeland nemen wij op in de Kaderbrief. Uit de Programmabegroting 2022 en meerjarenraming 2023-2025 volgt de bijdrage van de gemeente Terneuzen aan Sabewa Zeeland. In 2022 bedraagt onze bijdrage € 905.474. In de jaren 2023 tot en met 2025 is de bijdrage € 886.281. Wij verwerken deze bijdrage in de Kaderbrief 2022-2025. Kanttekeningen 2.1 De VZG-norm wordt overschreden. De VZG-norm is een richtlijn die jaarlijks vastgesteld wordt door de Vereniging Zeeuwse Gemeenten (VZG) voor het samenstellen van de begrotingen van de gemeenschappelijke regelingen waaraan de Zeeuwse gemeenten deelnemen. De VZG-richtlijn voor de begrotingen 2022 van de gemeenschappelijke regelingen is een inflatiecorrectie van 0,9%. De bezuinigingsrichtlijn stelde de VZG vast op 0%.

Voor een toelichting op de berekening van de VZG-norm verwijzen wij u naar het bijgevoegde advies van de Begeleidingscommissie. De begroting 2022 van Sabewa Zeeland laat een overschrijding van de VZG-norm zien. Dit betekent een hogere deelnemersbijdrage. Deze hogere bijdrage is echter onderbouwd en draagt bij aan de gewenste kwalitatieve verbetering waarmee een vier sterren beoordeling van de Waarderingskamer bereikt kan worden. Daarnaast vermeldt Sabewa Zeeland in de begroting 2022 kansen die kunnen leiden tot besparingen in 2022. Wij stellen daarom voor om geen zienswijze in te dienen op de begroting 2022, maar wel aan het Algemeen Bestuur te melden dat wij ervan uitgaan dat Sabewa Zeeland er alles aan doet om de besparing op huur- en servicekosten te realiseren.

Wat mag het kosten? Jaarrekening 2020 Het aandeel van de gemeente Terneuzen in het negatieve rekeningresultaat van 2020 bedraagt € 56.325. Wij verwerkten dit in onze jaarrekening 2020. Programmabegroting 2022 en meerjarenraming 2023-2025 Op basis van de concept begroting 2022 wordt onze bijdrage hoger dan nu geraamd is. Per jaarschijf ramen wij de volgende bedragen bij: 2022

€ 51.560

2023

€ 32.367

2024

€ 32.367

2025

€ 32.367

3/120

Wij verwerken de hogere bijdrage in de Kaderbrief 2022-2025. Hierbij betrekken wij de stelpost Verbonden partijen (VZG-richtlijn vanaf 2022) uit de Kaderbrief 2021-2024. De bijdrage aan Sabewa Zeeland boeken wij in de financiële administratie op taak 22010 (Verbonden partij: Sabewa) en kostensoort 42482 (Bijdragen aan gemeenschappelijke regelingen).

Wat gaan we ervoor doen? Wij informeren het Algemeen Bestuur van Sabewa Zeeland dat wij geen zienswijze indienen op de Programmabegroting 2022. Daarbij uitgaande dat er alles aangedaan wordt om de besparing op huur- en servicekosten te realiseren. Een concept brief treft u aan in de bijlagen.

Bijlagen 1. Bijlage 1 - Begeleidende brief Jaarstukken 2020 2. Bijlage 2 - Jaarrekening Sabewa Zeeland 2020 3. Bijlage 3 - Begeleidende brief programmabegroting 2022 en meerjarenraming 20232025 4. Bijlage 4 - Programmabegroting 2022 en meerjarenraming 2023-2025 5. Bijlage 5 - Advies BC jaarstukken 2020 en begroting 2022 Sabewa Zeeland 6. Bijlage 6 - Brief aan Algemeen Bestuur Sabewa Zeeland t.a.v. begroting 2022 7. Bijlage 7 - Accountantsverslag 2020 Sabewa Zeeland 24 maart 2021

4/120

Aan de raden van de gemeenten Borsele, Goes, Hulst, Kapelle, Reimerswaal, Sluis, Terneuzen en Tholen Aan de Algemene Vergadering van waterschap Scheldestromen

Bijlage:

Jaarverslag en jaarrekening 2020

Onderwerp:

Jaarstukken 2020 Sabewa Zeeland Terneuzen, 8 april 2021

Geachte heer, mevrouw, Bijgevoegd vindt u het jaarverslag en de jaarrekening 2020 van Sabewa Zeeland. De jaarstukken en controleverklaring worden u overeenkomstig de beschreven procedure in de Wet GR en de Gemeenschappelijke Regeling Sabewa Zeeland ter informatie toegezonden. In artikel 67a van de Wet GR is bepaald dat de voorlopige jaarrekening door het dagelijks bestuur voor 15 april van ieder jaar wordt toegezonden aan het algemeen bestuur van het waterschap en de raden van de deelnemende gemeenten. Toelichting op de jaarstukken Sabewa Zeeland sluit het jaar af met een nadelig rekeningresultaat van € 122.590,--. Dit resultaat wordt verklaard door hogere kosten. Het negatief rekeningresultaat is als volgt opgebouwd:

Programma Waarderen

- € 200.682

Programma Heffen

€ 9.728

Programma Innen

€ 37.810

Algemene dekkingsmiddelen

- € 3.880

Overhead

€ 34.434

Negatief rekeningresultaat

De stijging van de proceskostenvergoedingen voor de afhandeling van WOZ-bezwaarschriften. Oorzaak is een stijging van het aantal ingediende bezwaarschriften door no-cure-no-pay bureaus. De kosten voor controle toeristenbelasting en hondenbelasting zijn lager. Hogere opbrengst invorderingskosten en hogere opbrengst diensten voor derden (kwijtschelding). Lagere personeelskosten, hogere kosten softwareleverancier Pink Roccade, hogere kosten drukwerk

- € 122.590

Ingevolge voornoemde procedure onderzoekt het Algemeen Bestuur de jaarrekening en stelt deze vast. Aan het algemeen bestuur zal worden voorgesteld om het negatief resultaat volgens de verdeelsleutel te verdelen over de deelnemers. Vaststelling van de jaarstukken vindt plaats in de vergadering van het Algemeen Bestuur op 11 juni 2021. Daarna zendt het dagelijks bestuur de jaarstukken binnen twee weken, in ieder geval vóór 15 juli 2021, aan Gedeputeerde Staten. Van de vaststelling van het jaarverslag en de jaarrekening doet het dagelijks bestuur vervolgens mededeling aan de algemene vergadering van het waterschap en de raden van de gemeenten.

Met vriendelijke groet, namens het dagelijks bestuur van Sabewa Zeeland,

mw. drs. T.L.C. van de Wijnckel, Directeur

5/120

Jaarstukken 2020

Datum

6/120

: 24-03-2021

7/120

Inhoudsopgave 1.

Inleiding ........................................................................................................................................... 4

1.1 Financieel resultaat.......................................................................................................................... 5 1.2 Totstandkoming rekeningresultaat .................................................................................................. 5 1.3 Leeswijzer ........................................................................................................................................ 6 1.4 Kerngegevens.................................................................................................................................. 7 1.5 Bestuur ............................................................................................................................................ 9 1.6

Beleidsindicatoren bestuur en organisatie ................................................................................... 10

Jaarverslag ............................................................................................................................................ 11 2.

Programmaverantwoording ........................................................................................................... 12

2.1 Programma Waarderen ................................................................................................................. 12 2.2 Programma Heffen ........................................................................................................................ 14 2.3 Programma Innen .......................................................................................................................... 16 2.4 Overzicht algemene dekkingsmiddelen en overhead.................................................................... 19 2.5 Overzicht onvoorzien en vennootschapsbelasting ......................................................................... 23 3. Paragrafen ........................................................................................................................................ 24 3.1 Algemeen....................................................................................................................................... 24 3.2 Paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing ................................................................... 24 3.3 Paragraaf financiering ................................................................................................................... 26 3.4 Paragraaf bedrijfsvoering ..............................................................................................................

26 Jaarrekening .......................................................................................................................................... 29 4.

Overzicht van baten en lasten in de jaarrekening ......................................................................... 30

4.1 Overzicht van baten en lasten ....................................................................................................... 30 5.

Toelichting overzicht baten en lasten in de jaarrekening .............................................................. 31

5.1 Verschillenanalyse ......................................................................................................................... 31 5.2 Overzicht onvoorzien ..................................................................................................................... 33 5.3 Overzicht van incidentele baten en lasten ..................................................................................... 33 5.4 Overzicht structurele toevoegingen en onttrekkingen aan de reserves ........................................ 34 5.5 Begrotingsrechtmatigheid .............................................................................................................. 34 5.6 WNT............................................................................................................................................... 35 5.7 Overzicht taakvelden ..................................................................................................................... 37 6.

Balans ............................................................................................................................................ 38

6.1 Balans ............................................................................................................................................ 38 6.2 Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling...................................................................... 39 6.3 Toelichting op de balans................................................................................................................ 41 7.

Controleverklaring van de onafhankelijke accountant ................................................................... 46

Besluit ............................................................................................................................................ 50

8/120

1. Inleiding Hierbij presenteren wij de jaarstukken 2020 van Sabewa Zeeland. In deze stukken leggen wij verantwoording af over het uitgevoerde beleid met de bereikte resultaten en de financiële resultaten. Dat 2020 een bijzonder jaar was, kunnen we niet om heen. Net als iedereen had ook Sabewa Zeeland te maken met de effecten van de pandemie. Toch is getracht hier zo goed mogelijk mee om te gaan, flexibiliteit te creëren en de service voor onze burgers zo goed mogelijk uit te voeren. Met trots kan worden gezegd dat Sabewa Zeeland zich afgelopen jaar heeft laten gelden als flexibele organisatie waarbij de processen goed en tijdig zijn uitgevoerd en waar nodig zijn aangepast. De speerpunten van een tijdige en juiste aanslagoplegging volgens wettelijke voorschriften, gevolgd door een tijdig inningsproces zijn goed verlopen. Ook wordt verder gebouwd aan het concept om een goede samenwerkingspartner voor de huidige deelnemers te zijn. Op dit gebied zijn intensieve gesprekken gevoerd om de verwachtingen van weerskanten goed op elkaar af te stemmen. De ontwikkeling van het personeel en de organisatie heeft ook in 2020 de aandacht gehad. De kerncompetenties van de medewerkers liggen hieraan ten grondslag, waaraan de speerpunten als elkaar aanspreken en verantwoordelijk nemen nog worden toegevoegd. Hiermee wordt in 2021 een vervolgstap gemaakt.

Met de service naar onze burgers is wederom een flinke stap vooruit gemaakt. De snelle en duidelijke beantwoording van vragen, uit zich in veel minder klachten en ontevredenheid van burgers. Ook deze lijn willen verder zetten en waar nodig nog verder verbeteren. De uitbraak van COVID-19 heeft impact gehad op ons allemaal. De wereldwijde pandemie leidt tot ongekende omstandigheden. De impact raakt veel beleidsterreinen van Sabewa Zeeland. Toch zijn we er in geslaagd de reguliere werkzaamheden te continueren, waarbij veel processen op afstand worden uitgevoerd. Er zijn de nodige interne maatregelen en besluiten genomen om dit goed uit te kunnen voeren. Zo is de impact op de bedrijfsvoering van Sabewa Zeeland slechts gering gebleven. Voor onze deelnemers raakt dit veel meer, waarbij we voor de aanpak in goed overleg zoeken naar mogelijkheden om dit zo goed mogelijk op te lossen en te ondersteunen. Het boekjaar 2020 eindigt met een negatief saldo van € 123.000,-. Het jaarresultaat wordt in deze jaarstukken nader toegelicht.

9/120

1.1

Financieel resultaat

Voor u liggen de jaarstukken 2020 van de Gemeenschappelijke Regeling Belastingsamenwerking Sabewa Zeeland. De jaarstukken zijn opgesteld conform het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV). Met de jaarrekening 2020 legt het dagelijks bestuur verantwoording af over het gevoerde beleid in 2020 en de bijbehorende financiën. De verantwoording over het beleid vindt plaats in het jaarverslag. In de jaarrekening worden de financiën nader toegelicht. Sabewa Zeeland sluit het jaar af met een nadelig rekeningresultaat van afgerond € 123.000,- Het rekening- resultaat is als volgt opgebouwd:    

Hogere kosten Lagere opbrengsten Saldo van baten en lasten Onttrekking reserve Gerealiseerd resultaat

1.2

€ 203.849,€ 63.914,€ 267.763,-€ 145.000,€ 122.590,- nadelig

Totstandkoming rekeningresultaat

Voor de begroting 2020 is er gedurende het jaar één begrotingswijziging vastgesteld. Gedurende 2020 is in september gerapporteerd aan het Algemeen Bestuur middels een bestuursrapportage waarin de voortgang van de werkzaamheden en de prognose van het resultaat werden weergegeven. Het werkelijk gerealiseerd resultaat na bestemming is € 123.000,- negatiever dan begroot. Hieronder volgt een overzicht van de realisatie per programma met de saldo’s van de begroting na wijziging en de afwijking daarop. (bedragen * € 1,000,-)

Begroting 2020 baten

lasten

saldo

lasten

Begroting 2020 na wijz. baten saldo

Rekening 2020 baten

lasten

saldo

Programma waarderen

€

2.199 €

- €

-2.199 €

2.199 €

- €

-2.199 €

2.400 €

- €

-2.400

Programma heffen

€

1.229 €

- €

-1.229 €

1.229 €

- €

-1.229 €

1.219 €

- €

-1.219

Programma innen

€

1.060 €

€

-360 €

1.060 €

700 €

-360 €

1.073 €

Algemene dekkingsmiddelen

€

4.888 €

4.823 €

€

4.878 €

4.813 €

Overhead

€

1.025 €

- €

-1.025 €

1.025 €

- €

-1.025 €

991

Vennootschapsbelasting

€

- €

Onvoorzien

€

- €

-10 €

- €

€

Saldo baten en lasten

€

5.588 €

€

5.578 €

5.514 €

-268

Programma heffen

€

- €

Algemene dekkingsmiddelen

€

- €

Gerealiseerd resultaat

€

- €

Geraamd resultaat

€

5.588 €

700

€

-322

€

4.763 €

4.664

€

- €

-991

€

5.782 €

- €

751

Mutaties reserves per programma

€

- €

€

5.578 €

€

- €

€

5.782 €

- €

145

€

145

€

145

5.659 €

-123

Op hoofdlijnen kan het nadelige saldo verklaard worden door de hogere kosten bij het programma Waarderen. Voor een nadere toelichting wordt verwezen naar hoofdstuk 2 (programmaverantwoording) en hoofdstuk 5.1 (Verschillen analyse).

10/120

1.3

Leeswijzer

De jaarstukken 2020 bestaan uit 2 onderdelen:

Jaarverslag Programmaverantwoording In totaal zijn er 3 programma’s. In de verantwoording over deze programma’s beschrijven wij de hoofdlijnen van de realisatie van het beleid in 2020. Daarnaast is per programma het financiële resultaat opgenomen. Paragrafen Naast de 3 programma’s heeft Sabewa Zeeland 3 van toepassing zijnde paragrafen. Deze paragrafen betreffen onderwerpen die meerdere of alle programma’s aangaan. Jaarrekening Overzicht van baten en lasten in de jaarrekening en de toelichting Dit bestaat uit het overzicht van baten en lasten per programma en een analyse van de verschillen tussen begroot en gerealiseerd. Daarnaast worden de incidentele baten en lasten vermeld en wordt ingegaan op de begrotingsrechtmatigheid. Balans en de toelichting De balans geeft het overzicht van de bezittingen, schulden en het eigen vermogen met de toelichting daarop.

11/120

1.4

Kerngegevens

Deelnemers aan de gemeenschappelijke regeling Sabewa Zeeland zijn: Gemeente Borsele, Goes, Hulst, Kapelle, Reimerswaal, Sluis, Terneuzen, Tholen en het Waterschap Scheldestromen. Eenheden per organisatie Onderstaande tabel geeft de gegevens weer zoals bij de begroting is gehanteerd voor de verdeling van de lasten per programma. De rekening is volgens deze begrotingsmethodiek ook uitgangspunt. Structuurgegevens tbv begroting 2020 Organisaties Aantal Inwoners Objecten Woningen Niet woningen Niet woningen > 5 mln Agrarisch (Bouw-) terrein Sluimerende objecten onbekend Totaal Aanslagregels OZB eig.woning OZB niet eig.woning OZB gebr nieuwe woning Afvalstoffenheffing Afvalstoffen dif.tar. Korting afval scheiden Reinigingsrechten Rioolheffing eigenaar Rioolheffing gebruiker Hondenbelasting Toeristenbelasting Forensenbelasting Revclamebelasting Havengeld/Liggeld Precario Biz Precario compensatie gebruikers (zj, vh, io) Bedrijven (vrl) Bedrijven (def) Eigenaren Retributies Totaal

Borsele 22.801

Goes 37.654

Kapelle 12.804

Tholen 25.794

R'waal 22.670

Hulst 27.523

Sluis 23.391

10.275 1.636 26 464

19.125 2.518 26 144

5.700 610 8 134

11.794 1.403 8 377

9.295 1.306 6 386

13.555 1.501 5 373

18.825 2.602 6 527

28.835 2.815 48 473

128

456

161

328

365

12.529

22.269

6.504

13.674

11.075

15.595

22.288

32.536

10.662 1.615 1.631 10.279

19.479 2.179 2.066 18.600 18.600

5.790 615 604 5.528 5.528 0

12.170 1.332 1.386 11.738

9.515 1.422 1.441 9.397

13.632 1.757 1.501 13.703

18.833 2.980 2.708 15.103

19.125 3.178 2.787 27.122

11.157 11.040 2.115

10.153 9.772

17.581 2.164 783 2.993 175

30.811 4.379 53 277

218 10.186 10.428 2.081

19.743 20.480

159

77 216 354

158

Terneuzen Wasterschap 54.579

Totaal

136.470

198 5.990 898 31 108

289

20 27

14.257 2.526 212

524 1.027 168 10.667 357.073 14.430 15.000 353.497 57.927

101.952

25.092

51.227

42.271

47.786

64.347

87.900

740.000

Het totaal aantal inwoners van de provincie Zeeland per 1 januari 2020 was 383.519.

12/120

1.218.502

Eenheden per organisatie: Organisatie Gemeente Borsele Gemeente Goes Gemeente Hulst Gemeente Kapelle Gemeente Reimerswaal Gemeente Sluis Gemeente Terneuzen Gemeente Tholen Waterschap

Exploitatielasten Personeelslasten

Objecten 12.529 22.269 15.595 6.504 11.075 22.288 32.536 13.674 0

Aanslagregels 57.927 101.952 47.786 25.092 42.271 64.347 87.900 51.227 740.000

Aanslagbiljetten 57.927 101.952 47.786 25.092 42.271 64.347 87.900 51.227 740.000

€ 2.650.119,€ 3.131.478,-

Aantal formatie-eenheden toegestaan in 2020 is 47.66 fte Aantal formatie-eenheden per 31-12-2020 is 43.05 fte De kosten worden als volgt over de deelnemers verdeeld: Programma Waarderen - op basis van het aantal objecten Programma Heffen - op basis van het aantal aanslagregels Programma Innen - op basis van het aantal aanslagregels* *Voor de opbrengst invorderingskosten geldt de volgende verdeling, nl. 19,27% gemeenten en 80,73% waterschap.

13/120

1.5

Bestuur

Aan het hoofd van Sabewa Zeeland staat een algemeen bestuur, bestaande uit zoveel leden als er deelnemers zijn, waaronder de voorzitter. Het dagelijks bestuur van het waterschap en elk van de colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten wijst uit zijn midden één lid aan en voor elk aangewezen lid een plaatsvervanger die dat lid bij verhindering vervangt. Algemeen bestuur: Gemeente Borsele: Gemeente Goes: Gemeente Hulst: Gemeente Kapelle: Gemeente Reimerswaal: Gemeente Sluis: Gemeente Terneuzen: Gemeente Tholen: Waterschap Scheldestromen:

dhr. A.P. Witkam dhr. C. Pille dhr. A.A.V. Totté dhr. J.H. Herselman dhr. D.A. Verburg dhr. J. Werkman dhr. drs. F. O. van Hulle dhr. drs. P.W.J. Hoek dhr. ing. D.K.E. Steijaert

Dagelijks Bestuur: Het dagelijks bestuur bestaat uit drie leden, waaronder een voorzitter. De samenstelling van het dagelijks bestuur is als volgt: a. één lid namens het waterschap; b. twee leden namens de gemeenten. De voorzitter en de overige leden van het dagelijks bestuur worden door en uit het midden van het algemeen bestuur gekozen. Leden: Gemeente Kapelle: Gemeente Hulst: Waterschap Scheldestromen:

dhr. J.H. Herselman (voorzitter) dhr. A.A.V. Totté dhr. ing. D.K.E. Steijaert

Adresgegevens : Sabewa Zeeland Bezoekadres : Kennedylaan 1 Postbus 1155 4538 AE Terneuzen Telefoon E-mail Website

: 088-9995800 : info@sabewazeeland.nl : www.sabewazeeland.nl

14/120

1.6

Beleidsindicatoren bestuur en organisatie

Vanaf 2018 dienen de effecten van het beleid toegelicht te worden door middel van een vaste set van beleidsindicatoren op te nemen in de begroting en de jaarrekening. De meeste van deze indicatoren zijn te vinden op www.waarstaatjegemeente.nl, onder dashboard „besluit Begroting en Verantwoording“. Een aantal van deze indicatoren dient echter uit de eigen gegevens of de eigen begroting of jaarrekening berekend te worden. Aangezien Sabewa Zeeland geen programma bestuur en organisatie heeft, zijn deze in dit hoofdstuk opgenomen. Nr

Naam indicatir

Eenheid

B2020

W2020

1 Formatie

Fte per 1.000 inwoners

12,5%

12,4%

2 Bezetting

Fte per 1.000 inwoners

12,5%

11,2%

3 Apparaatskosten

kosten per inwoner

€ 11,62

€ 10,75

4 Externe inhuur

Kosten als % van totale loonsom

0,00%

7,07%

Totale kosten inhuur externen 5 Overhead

Kosten als % van totale lasten

221.356 18,30%

17,13%

1. Formatie Definitie: het gaat hier om de toegestane formatie in fte van het ambtelijk apparaat van de organisatie voor het begrotingsjaar op peildatum 1 januari. 2. Bezetting Definitie: het werkelijk aantal fte dat werkzaam is, dus niet de toegestane formatie omvang. Maar wel inclusief boventallige medewerkers. 3. Apparaatskosten Definitie: apparaatskosten (ofwel organisatiekosten) zijn de noodzakelijke financiële middelen voor het inzetten van het personeel (salarissen), organisatie-, huisvestings-, materieel-, automatiseringskosten en dergelijke voor de uitvoering van de organisatorische taken. Apparaatskosten zijn dus alle personele en materiële kosten die verbonden zijn aan het functioneren van de organisatie, exclusief griffie en bestuur. 4. Externe inhuur Definitie: het uitvoeren van werkzaamheden in opdracht van een bij de organisatie in dienst zijnde opdrachtgever, door een private organisatie met winstoogmerk, door middel van het tegen betaling inzetten van personele capaciteit en deskundigheid, zonder dat daar een arbeidsovereenkomst of aanstelling tussen de organisatie en de daarbij ingezette personen aan ten grondslag ligt. 5. Overhead Definitie: alle kosten die samenhangen met de sturing en ondersteuning van de medewerker in het primaire proces.

15/120

Jaarverslag

16/120

2. Programmaverantwoording 2.1 Programma Waarderen Doelstelling Uitvoering van de Wet waardering onroerende zaken. Bestaand beleid Wet waardering onroerende zaken en Waarderingsinstructie. Wat willen we bereiken Uitvoering van de reguliere processen binnen de Wet WOZ binnen de normen en criteria van de Waarderingskamer. De interne beheersing van deze processen willen we op de beoordeling “uitstekend” van de Waarderingskamer behalen en houden. In 2022 moet het waarderingsmodel voor woningen voldoen aan de gebruiksoppervlakte van de BAG voor alle deelnemende gemeenten. Wat hebben we ervoor gedaan Binnen de wettelijk vastgestelde termijn van 8 weken is de Woz-beschikking (aanslagbiljet) afgegeven voor 95% van alle Woz-objecten en zijn, conform planning, de overige belastingaanslagen (op basis WOZ-waarde) opgelegd. Gedurende 2020 is wederom aandacht geweest voor de kwaliteit van de taxaties op primaire en secundaire objectkenmerken. Door COVID-19 zijn inpandige opnames moeilijker geworden en is er minder inpandig opgenomen. Toch hebben de taxaties d.m.v. andere middelen (foto’s, video’s, livestream) en goede afstemming en communicatie met de burger plaatsgevonden. Hiermee hebben we goed kunnen voldoen aan de richtlijnen van de Waarderingskamer om zo de kwaliteitsverbetering zichtbaar te maken. Het plan van aanpak dat voor de gemeente Sluis is gemaakt is grotendeels uitgevoerd.

Dit plan dient als basis voor de komende jaren voor de kwaliteitsverbetering van de andere gemeenten. Hiervoor wordt medio januari 2021 een vervolg plan van aanpak gemaakt. We zien in 2020 weer flinke stappen in de verbetering van de kwaliteit, en ook zeker op de beheersbaarheid.

17/120

Wat heeft het gekost Lasten en baten

Lasten Baten

Begroting Begroting 2020 Jaarrekening Afwijking 2020 na wijz. 2020 € 2.199.078 € 2.199.078 € 2.399.760 € 200.682 € - € - € - € -

Saldo van baten en lasten

€

-2.199.078

€

-2.199.078

€

Toevoeging aan reserves Onttrekking aan reserves

€ €

Gerealiseerd resultaat

€

-2.199.078

€

-2.199.078

€

-200.682

- € - €

€

-200.682

-2.399.760

Toelichting: De proceskostenvergoedingen voor de afhandeling van WOZ-bezwaarschriften zijn aanzienlijk gestegen ten opzichte van voorgaande jaren. De stijging wordt veroorzaakt door een stijging van het aantal ingediende bezwaarschriften door no-cure-no-pay bureaus; hetgeen overeenkomstig de landelijke trend is. Ook zien we een verschuiving in tijd. In 2020 zijn nog bezwaren en beroepen afgehandeld van 2019. Het aantal bezwaren van voorgaand jaar dat in 2019 is afgehandeld, is slechts gering, waardoor procentueel meer bezwaren zijn afgehandeld in 2020 en meer proceskosten in het tijdvak 2020 vallen. Specificatie taakvelden 2020 Omschrijving

Lasten

Baten

Saldo

0.61 OZB Woningen

€ 2.093.754

€ -2.093.754

0.62 OZB niet woningen

€

Totaal

€ 2.399.760

306.006

Prestaties(indicatoren) Het binnen de wettelijke termijn (28-02-2020) afgeven van een WOZ-beschikking Bezwaar en beroepsafschriften afwikkelen binnen de gestelde wettelijke termijn (31-12-2020)

€

-306.006

€ -2.399.760

Norm

Realisatie

95%

100%

97%

Binnen de wettelijk vastgestelde termijn van 8 weken is de Woz-beschikking (aanslagbiljet) afgegeven voor 95 % van alle Woz-objecten. De afhandeling van de Woz-bezwaren is voor 97 % binnen de gestelde norm voldaan. Voor het restant van 3 % zijn verdagingsbrieven gestuurd en vindt de afhandeling in januari en februari 2021 plaats, binnen de wettelijke (verdagings)termijn.

18/120

2.2 Programma Heffen Doelstelling Op basis van de door de deelnemers vastgestelde belastingverordeningen uitvoering geven aan de belastingheffing. Bestaand beleid Binnen de wettelijke mogelijkheden zoals de Gemeente- en Waterschapswet, Algemene wet inzake rijksbelastingen en diverse beleidsregels zorgdragen voor een tijdige verzending van de aanslagen. Over de data van verzenden van de belastingaanslagen worden jaarlijks nadere afspraken gemaakt. Wat willen we bereiken Tijdige aanslagoplegging gecombineerd met de Woz-beschikking. Het percentage te verzenden aanslagen in de eerste ronde dient minimaal 95% van de daarvoor in aanmerking komende heffingen te zijn. Streven naar uniformiteit zonder de beleidsvrijheid van de deelnemers aan te tasten. In basis versturen we enkel juiste en tijdige aanslagen. Indien er correcties noodzakelijk zijn, voeren wij deze meteen uit zodat er meteen duidelijkheid is voor de burger over de impact. De burgers worden op een persoonlijke en duidelijke manier benaderd. Wat hebben we ervoor gedaan Het procesmatig inrichten van de belastingadministratie, controle van de bestanden, waaronder periodiek verwerken van kadastrale mutaties, bouwvergunningen, waterverbruiken en bevolkingsmutaties. Correcties voeren we maandelijks door.

De verwerking hiervan zien we als een verbeterpunt en willen we in 2021 sneller uitvoeren, zodat de burger binnen een maand uitsluitsel heeft over de correctie op de aanslag. In 2020 lag de verwerkingstermijn soms op 3 maanden. Het behandelen van bezwaar- en beroepschriften hebben we binnen de gestelde termijn uitgevoerd. Wat heeft het gekost Lasten en baten

Lasten Baten

Begroting Begroting 2020 Jaarrekening Afwijking 2020 na wijz. 2020 € 1.228.748 € 1.228.748 € 1.219.020 € -9.728 € - € - € - € -

Saldo van baten en lasten

€

Toevoeging aan reserves Onttrekking aan reserves

€ €

Gerealiseerd resultaat

€

-1.228.748

€

- € - € -1.228.748

€

-1.228.748

€

- € - € -1.228.748

€

9.728

- € - €

€

9.728

-1.219.020

Toelichting: De kosten voor controle met betrekking tot de toeristenbelasting en hondenbelasting zijn lager uitgevallen.

19/120

Specificatie taakvelden 2020 Omschrijving

Lasten

Baten

Saldo

0.61 OZB Woningen

€

103.919

€

- €

-103.919

0.62 OZB niet woningen

€

27.787

€

- €

-27.787

0.64 Belastingen overig

€

761.169

€

- €

-761.169

2.3 Recreatieve Havens

€

366

€

- €

-366

2.4 Economische Havens

€

133

€

- €

-133

3.3 Bedrijfsloket en bedrijfsregelingen

€

160

€

- €

-160

3.4 Economische promotie

€

32.771

€

- €

-32.771

7.2 Riolering

€

163.289

€

- €

-163.289

7.3 Afval

€

129.427

€

- €

-129.427

Totaal

€ 1.219.020 €

Prestaties(indicatoren) Aanslagen juist, volledig en tijdig opleggen Verzoek, bezwaar en beroepsafschriften afwikkelen binnen de gestelde wettelijke termijn

- € -1.219.020

Norm 100%

Realisatie 99 %

100%

98 %

Het aantal ontvangen heffen bezwaren bedraagt 839 stuks. Hiervan is 86 % afgehandeld binnen de wettelijke termijn. Voor de nog niet afgehandelde bezwaren zijn verdagingsbrieven verzonden. Deze worden afgehandeld in de maanden januari en februari 2021 binnen de wettelijke verdagingstermijn.

20/120

2.3 Programma Innen Doelstelling Zorgdragen voor tijdige inning en invordering van belastingschulden. Bestaand beleid Uitvoering bepalingen Gemeente- en Waterschapswet, de Invorderingswet 1990, de Leidraad Invordering 2016 Belastingsamenwerking Sabewa Zeeland en de Leidraad kwijtschelding gemeentelijke- en waterschapsbelastingen. Het streven is om meer te digitaliseren en gegevens en informatie meer elektronisch en minder op papier te ontvangen en te verstrekken. Wat willen we bereiken - Een doorlooptijd van het debiteurenbeheer van maximaal één kalenderjaar. - Goede informatie en communicatie met de burger over het invorderingsproces. - De aanvraag voor de kwijtschelding is goed toegankelijk en duidelijk voor de burger. De afdoening van de verzoeken en beroepen gebeurt binnen de gestelde termijn (uit de leidraad) en waar kan eerder. Wat hebben we ervoor gedaan Door COVID-19 heeft het invorderingsproces in 2020 t/m augustus grotendeels stil gelegen. De periode t/m augustus is benut om oude debiteurenposten te analyseren en invorderingsmaatregelen voor te bereiden. Hierdoor hebben we 2020 kunnen benutten om oude debiteurenstanden in te vorderen of oninbaar te verklaren. Vanaf september 2020 is het reguliere invorderingsproces op gang gekomen, waarbij we als eind resultaat zien dat er een lichte stijging aan debiteuren is t.o.v. voorgaand jaar.

De impact van COVID-19 is nog slechts gering. We zijn burgers en ondernemers waar mogelijk tegemoet gekomen in een betalingsregeling of uitstel van betaling, waarbij we altijd samen met de burger kijken naar de persoonlijke situatie en maatwerk toepassen. We hopen op deze manier een goede service te leveren naar de Zeeuwse burgers en tevens de belastingen tijdig te innen voor onze deelnemers. De verzoeken voor kwijtschelding zijn in 2020 ruim binnen de gestelde termijn afgehandeld. Het Inlichtingenbureau levert nu ook tweemaandelijks bestanden terug, waardoor de algemene toetsing vlotter verloopt en de definitieve afhandeling van het verzoek ook sneller gaat. We hebben geprobeerd de communicatie naar de burger nog duidelijker te maken. De aanvragen kwijtschelding 2020 lagen in lijn met de aanvragen in 2019.

21/120

In onderstaande tabel is het overzicht opgenomen van de aantallen kwijtscheldingsverzoeken (peildatum 31-12-2020). Kw ijtschelding achteraf

Kw ijtschelding Vooraf

Ingediend*

Beroepen

Afgerond

Ingediend

Afgerond

Borsele

122

117

96%

100%

Goes

483

487

98%

80%

Hulst

236

208

98%

86%

Kapelle

97%

71%

Middelburg

862

800

95%

85%

Reimersw aal

155

145

98%

57%

Terneuzen

714

544

96%

94%

Tholen

207

211

96%

88%

Veere

100

98%

88%

1.120

1.067

95%

89%

276

258

96%

100%

Vlissingen Schouw en-Duiveland Noord-Beveland

99%

100%

Sluis

187

213

94%

73%

Overig

142

110

96%

67%

Totaal

4.704

4.404

97%

224

84%

*Er zijn in totaal 5.167 verzoeken ingediend. 763 verzoeken betreffen herzieningen of zijn terug ingetrokken. Deze worden niet meegenomen in de totaaltelling. Wat heeft het gekost Lasten en baten

Lasten Baten

Begroting Begroting 2020 Jaarrekening 2020 na wijz. 2020 € 1.059.822 € 1.059.822 € 1.073.322 € 700.000 € 700.000 € 751.310

€ €

13.500 51.310

Saldo van baten en lasten

€

37.810

Toevoeging aan reserves Onttrekking aan reserves

€ €

Gerealiseerd resultaat

€

37.810

€

-359.822

- € - €

€

-359.822

€

-322.012

Afwijking

Toelichting: De opbrengst invorderingskosten is € 29.229,- hoger dan begroot en de opbrengst diensten voor derden (kwijtschelding) is € 22.080,- hoger dan begroot .

22/120

Specificatie taakvelden 2020 Omschrijving

Lasten

Baten

Saldo

0.61 OZB Woningen

€

96.195

€

12.049

€

-84.146

0.62 OZB niet woningen

€

25.723

€

3.222

€

-22.500

0.64 Belastingen overig

€

675.213

€

680.635

€

5.422

2.3 Recreatieve Havens

€

338

€

- €

-338

2.4 Economische Havens

€

124

€

- €

-124

3.3 Bedrijfsloket en bedrijfsregelingen

€

148

€

- €

-148

3.4 Economische promotie

€

4.620

€

- €

-4.620

7.2 Riolering

€

151.152

€

29.665

€

-121.487

7.3 Afval

€

119.810

€

25.739

€

-94.071

Totaal

€ 1.073.322 €

751.310

€

-322.012

Prestaties(indicatoren) Kwijtscheldingsverzoeken afhandelen binnen de gestelde termijn (leidraad) Bezwaar en beroepsschriften afhandelen binnen de gestelde termijn % openstaande posten dienstjaar t.o.v. opgelegde aanslagen dienstjaar

Norm

Realisatie

100%

100 %

95%

100%

Max 3%

5,23%

De afhandeling van de kwijtscheldingsverzoeken ligt ruim binnen de afdoeningstermijn. Doordat o.a. bij de hulporganisaties door COVID-19 de aanvragen later zijn ingediend, zien we nog een aantal openstaande verzoeken. Daar zitten tevens nog verzoeken in die door burgers zijn ingediend. Deze verzoeken vallen allen nog binnen de afdoeningstermijn en worden zodra mogelijk afgehandeld. Het aantal beroepsschriften zien we fors dalen t.o.v. voorgaande jaren. Dit wordt wellicht beïnvloed door gerichte opvraging van gegevens, korte doorlooptijd van afdoening van de verzoeken en duidelijke communicatie naar de burgers. Het percentage openstaande posten in 2020 te opzichte van de opgelegde aanslagen ligt hoger dan 3%. Dit wordt veroorzaakt doordat vanwege COVID-19 het invorderingstraject aanzienlijk later is gestart dan gebruikelijk uit coulance naar de burgers. Er is hierbij maatwerk toegepast, waarbij de meeste betalingsregelingen eindigen binnen het belastingjaar (eind februari 2021 lopen de meeste regelingen af en zijn de betalingen ontvangen).

23/120

2.4 Overzicht algemene dekkingsmiddelen en overhead Doelstelling Onder de programma’s zijn alleen de inkomsten en uitgaven opgenomen die daarmee een direct verband hebben. Aangezien Sabewa Zeeland, als uitvoeringsorganisatie voor de WOZ en het heffen en invorderen van belastingen een afwijkende programma indeling heeft, is er voor gekozen de deelnemersbijdragen, evenals voorgaande jaren, op dit onderdeel te begroten en te verantwoorden. Daarnaast worden hier eventuele andere algemene kosten en opbrengsten begroot die niet bij de programma’s zijn opgenomen. Op dit programma worden de bijdragen van de deelnemers geraamd en eventuele andere algemene kosten en opbrengsten die niet op de programma’s zijn begroot. Bestaand beleid Uitvoering geven aan de VZG-richtlijn voor de begroting 2020 en meerjarenraming 2021-2023. Voor 2020 bestaat de richtlijn uit een inflatiecorrectie van 2,5% en geen bezuiniging. Wat willen we bereiken Het binnen de kaders van het gestelde kwaliteitsniveau voldoen aan de gestelde eisen ten aanzien van de kostenontwikkeling. Wat hebben we bereikt Door middel van de bestuursrapportage is het dagelijks- en algemeen bestuur geïnformeerd omtrent verwachte kosten overschrijdingen en hogere opbrengsten. Wat heeft het gekost Lasten en baten

Lasten Baten

Begroting Begroting 2020 Jaarrekening 2020 na wijz. 2020 € 65.000 € 65.000 € 98.828 € 4.887.749 € 4.877.749 € 4.762.525

Afwijking € €

33.828 -115.224

Saldo van baten en lasten

€

4.822.749 €

4.812.749 €

4.663.697

€

-149.052

Toevoeging aan reserves Onttrekking aan reserves

€

- €

145.172

€ €

145.172

Gerealiseerd resultaat

€

4.822.749 €

4.812.749 €

4.808.869

€

-3.880

Lasten De lasten betreft hoofdzakelijk de niet verrekenbare BTW voor rekening van het waterschap Scheldestromen (via de begrote deelnemersbijdrage is reeds € 65.000,- verwerkt). Baten De baten betreffen de bijdragen van deelnemers in de exploitatiekosten, inclusief een extra opbrengst van het Waterschap voor de niet verrekenbare btw. Reserves De mutatie reserves betreft de onttrekking ten behoeve van het positief saldo van de jaarrekening 2019.

24/120

In onderstaande tabel zijn de begrote verantwoorde bijdragen opgenomen.

Het algemeen bestuur heeft in zijn vergadering van 14 juni 2019 besloten om € 9.613,- (afgerond € 10.000,-) als taakstelling op te nemen voor de begroting 2020. Dit heeft geleid tot de volgende wijziging:

Bijdrage deelnemers gemeente Borsele gemeente Goes gemeente Hulst gemeente Kapelle gemeente Reimerswaal gemeente Sluis gemeente Terneuzen gemeente Tholen Totaal gemeenten waterschap Scheldestromen Totaal

Begroting 2020 € 369.056 € 656.631 € 400.745 € 182.211 € 297.060 € 592.898 € 796.337 € 373.572 € 3.668.510 € 1.219.238 € 4.887.748

wijziging € 767 € 1.363 € 785 € 373 € 588 € 1.148 € 1.517 € 753 € 7.295 € 2.705 € 10.000

25/120

Begroting 2020 na wijz. € 368.289 € 655.268 € 399.960 € 181.838 € 296.472 € 591.750 € 794.820 € 372.819 € 3.661.215 € 1.216.533 4.877.748

Specificatie taakvelden 2020 Omschrijving

Lasten

Baten

Saldo

0.4 Overhead

€

0.61 OZB Woningen

€

€ 2.053.183

0.62 OZB niet woningen

€

322.346

€

322.346

0.64 Belastingen overig

€

98.828

€

842.656

€

743.828

0.8 Overige baten en lasten

€

9.744

€

9.744

0.9 Vennootschapsbelasting

€

1.0 Mutaties reserves

€

0.11 Saldo van de rekening van baten en lasten

€

2.3 Recreatieve havens

€

685

€

685

2.4 Economische havens

€

249

€

249

3.3 Bedrijfsloket en bedrijfsregelingen

€

299

€

299

3.4 Economische promotie

€

36.631

€

36.631

7.2 Riolering

€

278.871

€

278.871

7.3 Afval

€

219.023

€

219.023

Totaal

€

98.828

26/120

998.837

€ 4.762.525

€

998.837

€ 4.663.697

Overzicht Overhead Middels een voorgeschreven programmaplan worden, in een apart overzicht, de kosten van overhead weergegeven. In de programma’s zelf zijn de kosten opgenomen die direct betrekking hebben op het primaire proces. De definitie voor Overhead van Vensters voor bedrijfsvoering is gehanteerd als uitgangspunt. Deze luidt: alle kosten die samenhangen met de sturing en ondersteuning van medewerkers in het primaire proces. Overhead bestaat in ieder geval uit: 1. Leidinggevende primair proces. 2. Financiën, toezicht en controle eigen organisatie. 3. P&O / HRM 4. Inkoop. 5. In- en externe communicatie. 6. Juridische zaken m.u.v. behandeling bezwaar- en beroepsschriften en juristen die primaire taken verrichten (bijv. vergunningverlening) 7. Bestuurszaken en bestuursondersteuning. 8. Informatievoorziening en automatisering (exclusief hetgeen functioneel is ten behoeve van het primaire proces). 9. Facilitaire zaken en huisvesting. 10. DIV 10. Managementondersteuning primair proces. Bovenstaande indeling kan teruggebracht worden tot de volgende uitgangspunten als men naar de gehele organisatie kijkt.  Directe kosten zoveel mogelijk direct toerekenen aan de betreffende taakvelden.  Ondersteunende taken zijn niet direct dienstbaar aan de externe klant of het externe product en behoren derhalve tot de overhead.

Wanneer deze ondersteunende taken worden uitbesteed, behoren de uitbestedingskosten bedrijfsvoering tot de overhead (bijv. salarisadministratie).  Sturende taken vervult door hiërarchisch leidinggevenden behoren tot de overhead. De bijbehorende loonkosten behoren ondeelbaar tot de overhead.  De positionering van een functie binnen de organisatie heeft geen invloed op de beoordeling of er sprake is van overhead. Wat heeft het gekost Lasten en baten Begroting 2020

Jaarrekening 2020

Afwijking

Omschrijving Overhead personeelslasten Huisvesting P en O ICT Communicatie Financien Facilitaire zaken Totaal

€ 417.949 € 107.414 € 113.719 € 149.040 € 10.000 € 81.666 € 145.312 € 1.025.100

€ € € € € € € €

27/120

407.901 108.398 123.893 152.326 58.049 140.100 990.667

-10.048 984 10.174 3.286 -10.000 -23.617 -5.212 -34.433

2.5 Overzicht onvoorzien en vennootschapsbelasting Onvoorzien

Lasten Baten

Begroting Begroting 2020 Jaarrekening Afwijking 2020 na wijz 2020 € 10.000 € - € - € € € - € -

Saldo van baten en lasten

€

Toevoeging aan reserves Onttrekking aan reserves

€ €

Gerealiseerd resultaat

€

- €

- € - €

€

- €

-10.000

De begroting van de post onvoorzien is opgenomen onder de programma’s Waarderen, Heffen en Innen voor een totale bedrag van € 10.000,- begroot. Vennootschapsbelasting Begroting 2020 Lasten Baten

€ €

Begroting 2020 Jaarrekening na wijz. 2020 - € - € - € - € -

Afwijking

Saldo van baten en lasten

€

- €

€

Toevoeging aan reserves Onttrekking aan reserves

€ €

- € - €

€ €

Gerealiseerd resultaat

€

- €

€

€ €

De taken die Sabewa Zeeland verricht zijn vrijgesteld van Vpb.

28/120

3. Paragrafen 3.1

Algemeen

Op grond van het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) is het ook voor de gemeenschappelijke regeling Sabewa Zeeland verplicht, voor zover van toepassing, de paragrafen op te stellen. De paragrafen lokale heffingen, onderhoud kapitaalgoederen, verbonden partijen en grondbeleid zijn niet van toepassing voor deze gemeenschappelijke regeling.

3.2

Paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing

Het weerstandsvermogen bestaat uit de relatie tussen: a. De weerstandscapaciteit, zijnde de middelen en de mogelijkheden waarover de gemeenschappelijke regeling beschikt of kan beschikken om niet begrote kosten te dekken; b. Alle risico’s waarvoor geen maatregelen zijn getroffen en die van materiële betekenis kunnen zijn in relatie tot de financiële positie. Weerstandscapaciteit In de weerstandscapaciteit worden alleen die middelen opgenomen die in een begrotingsjaar en de daarop volgende begrotingsjaren vrij aanwendbaar zijn zonder dat dit effect heeft op de gewenste kernactiviteit van de organisatie. Sabewa Zeeland heeft geen vrij aanwendbare middelen en derhalve geen weerstandscapaciteit. De algemene reserve, gevormd uit het batig slot van de jaarrekening 2015, is bestemd voor incidentele kosten Ingevolge wetgeving (BTW) en regelgeving (Vereniging Zeeuwse Gemeenten) is dit slechts beperkt toegestaan. Risico’s De voor het weerstandsvermogen relevante risico’s zijn die risico’s waarvoor geen maatregelen (bijvoorbeeld verzekering of voorziening) zijn getroffen en die van materiële betekenis zijn in relatie met de financiële positie. Een risico van materiële betekenis en welke Sabewa Zeeland zelf slechts beperkt kan beïnvloeden, zijn de proceskosten voor de no-cure-no-pay-bureaus met betrekking tot de bezwaarschriften.

Coronavirus Alle processen en werkzaamheden zijn in 2020 dusdanig ingericht of aangepast dat de medewerkers op afstand kunnen werken. Alleen de werkzaamheden van de Front-office dienen op kantoor plaats te vinden en ook daarvoor wordt gezocht naar oplossingen voor werken op afstand. Voor Sabewa Zeeland zien we geen belemmering in de continuïteit van de werkprocessen door COVID-19. Door de onvoorziene omstandigheden kunnen extra kosten gemaakt worden. Bij Sabewa Zeeland zien we in 2020 alleen een kleine stijging m.b.t. de digitalisering. Voor de toekomst houden we rekening met kosten van juridische procedures, inzet van extra personeel of deskundigenadvies n.a.v. COVID-19. Voor de deelnemers (gemeenten en waterschap) is de impact van COVID-19 groter. Dit zien we in werkprocessen die we aanpassen. Ondernemers en burgers vragen uitstel van betaling op belastingaanslagen. Dit betreft maatwerk, echter komen hierdoor de liquide middelen pas later binnen. Tevens zijn collectieve maatregelen genomen die impact hebben op de opbrengsten van de deelnemers. De aanslagoplegging tussen maart en juni is opgeschort, voor de toeristenbelasting is geen voorlopige aanslag verstuurd, er zijn aanpassingen geweest in de precario- en reclamebelasting om ondernemers tegemoet te komen, en de forensenbelasting is in een later tijdvak opgelegd.

De grootste financiële impact van COVID-19 ligt bij onze deelnemers. Risicomanagement Maatregelen worden getroffen om de risico’s zo beperkt mogelijk te houden. Eén van die maatregelen is te komen tot het verbeteren van de processen. Zo worden alle processen in beeld gebracht en beschreven, en vinden er controles plaats die worden vastgelegd. In 2020 is een intern frauderisicoanalyse in concept opgesteld. In 2021 wordt dit verder besproken, uitgewerkt en vervolgens vastgesteld.

29/120

Kengetallen Op 15 mei 2015 is er een wijziging in het Besluit begroting en verantwoording (BBV) doorgevoerd. Het betreft de invoering van een verplichte basisset van vijf financiële kengetallen. Het gaat om de kengetallen voor netto schuldquote en netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen, solvabiliteitsratio, structurele exploitatieruimte, belastingcapaciteit en grondexploitatie. De kengetallen van de belastingcapaciteit en grondexploitatie zijn niet van toepassing voor Sabewa Zeeland. De kengetallen moeten inzicht geven in de financiële positie van Sabewa Zeeland en de mogelijkheid bieden tot vergelijking met anderen. Kengetallen rekening 2020 Jaarrekening Kengetal 2019 Netto Schuldquote -3,91% Netto schuldquote gecorigeerd voor alle verstrekte leningen -3,91% Solvabiliteitsratio 1,33% Structurele exploitatieruimte 3,64%

Begroting Jaarrekening 2020 2020 -2% 0,86% -2% 0,86% 3% -0,59% 0% -2,22%

Kengetal: Netto schuldquote De netto schuldquote geeft inzicht in het niveau van de schuldenlast van de Sabewa Zeeland ten opzichte van de eigen middelen. Geeft een indicatie van de druk van de rentelasten en aflossingen op de exploitatie. Ten opzichte van 2019 is de netto schuldquote toegenomen; dit wordt met name veroorzaakt doordat het saldo aan vooruit ontvangen deelnemersbijdragen per 31 december 2019 hoger was dan per 31 december 2020. Kengetal: Netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen Om inzicht te verkrijgen in hoeverre sprake is van doorlenen wordt de netto schuldquote zowel in- als exclusief doorgeleende gelden weergegeven. Op deze wijze wordt duidelijk in beeld gebracht wat het aandeel van de verstrekte leningen is en wat het betekend voor de schuldenlast. De wijze waarop de netto schuldquote gecorrigeerd voor de doorgeleende gelden wordt berekend is gelijk aan de netto schuldquote, met dien verstande dat bij de financiële activa ook alle verstrekte leningen worden opgenomen. Overeenkomstig de netto schuldquote is ook de netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen ten opzichte van 2019 toegenomen. Kengetal: Solvabiliteitsratio De solvabiliteitsratio geeft inzicht in de mate waarin de medeoverheid in staat is aan zijn financiële verplichtingen te voldoen.

Onder de solvabiliteitsratio wordt verstaan het eigen vermogen als percentage van het totale balanstotaal. Bij dit kengetal moet wel de kanttekening gemaakt worden dat gemeenschappelijke regelingen beperkt zijn in het vormen van (permanente) reserves. De solvabiliteitsratio is lager ten opzichte van 2019 door de afname van het eigen vermogen. Kengetal: Structurele exploitatie ruimte Dit kengetal is van belang om te kunnen beoordelen welke structurele ruimte men heeft om de eigen lasten te dragen, of welke structurele stijging van de baten of structurele daling van de lasten daarvoor nodig is. Voor de beoordeling van het structurele en reële evenwicht van de begroting wordt het onderscheid gemaakt tussen structurele en incidentele lasten en baten. De structurele exploitatie ruimte wordt bepaald door het saldo van de structurele baten en lasten en het saldo van de structurele onttrekkingen en toevoegingen aan reserves gedeeld door de totale baten en uitgedrukt in een percentage. Door het negatief jaarresultaat over 2020 is de structurele exploitatie ruimte lager dan in 2019 toen jaarresultaat positief was.

30/120

3.3

Paragraaf financiering

Rekening-courant Sabewa Zeeland heeft een rekening-courantovereenkomst bij de Bank Nederlandse Gemeenten (BNG) tot maximaal de toegestane kasgeldlimiet, zijnde 8,2% van het begrotingstotaal (kasgeldlimiet 2020 € 399.975,-) De kasgeldlimiet is in 2020 niet overschreden . 2020 1e kwartaal 2e kwartaal gemiddeld kwartaalsaldo € - € rekening courant Kasgeldlimiet € 399.975 € 399.975

3.4

3e kwartaal

4e kwartaal

€

399.975

€

399.975

Paragraaf bedrijfsvoering

Bedrijfsvoering De bedrijfsvoering wordt gekenmerkt door een efficiënte inrichting van de organisatie. De organisatie is gericht op uitvoering van de programma’s Waarderen, Heffen en Innen. Het uit te voeren beleid wordt door de deelnemende organisaties opgesteld. De efficiënte inrichting komt onder andere tot uitdrukking in het organogram van de organisatie. Kenmerkend is de platte organisatie van de gemeenschappelijke regeling. Naast de directeur zijn er teamleiders en geen andere leidinggevenden. De programma’s Waarderen, Heffen en Innen worden op een zo doelmatig mogelijke wijze uitgevoerd waarbij zoveel mogelijk gebruik wordt gemaakt van digitale informatievoorziening. Het adequaat besturen en managen van een organisatie vraagt om een goede planning en control. Hieronder wordt verstaan het gehele besturings- en managementinstrumentarium waarmee binnen een organisatie zowel de planningsfunctie als de controlefunctie optimaal kan worden uitgevoerd. Om dit te kunnen bereiken zijn dienstverleningsovereenkomsten afgesloten. Formatie De toegestane vaste formatie bedraagt 47,66 fte. De werkelijke bezetting bedroeg per 31 december 2020 43,05 fte. De werkelijke bezetting is als volgt verdeeld: Directeur 1 fte, Ondersteuning 0,77 fte, Teams Specialisten 18,92 fte en Team Gegevensbeheer 22,36 fte.

Arbeidsomstandigheden Voor de arbeidsomstandigheden is aansluiting gezocht bij de door de gemeente Terneuzen ingehuurde arbodienst. Ziekteverzuim Het ziekteverzuimpercentage voor 2020 bedraagt 1,93% (2017 5,93%, 2018 4,86%, 2019 3,73%). Dit is een forse daling in vergelijking met voorgaande jaren. Er is door het management meer aandacht voor goede ziekteverzuimbegeleiding, waarbij ook proactief wordt gehandeld om verzuim te voorkomen. Wellicht heeft het thuiswerken vanwege Covid-19 en daardoor flexibiliteit van inzet ook een invloed op de hoogte van het ziekteverzuim, maar daar liggen geen feiten aan ten grondslag. Afname diensten De personeels- en salarisadministratie wordt uitgevoerd door de gemeente Terneuzen. De dienstverlening op het gebied van huisvesting, (kantoor)automatisering, financiële administratie en facilitaire zaken wordt geleverd door het waterschap. Hiervoor zijn dienstverleningsovereenkomsten afgesloten.

31/120

Informatisering/automatisering Diensten op het gebied van de informatisering en automatisering worden via een dienstverleningsovereenkomst afgenomen van het waterschap. Planning en Control Het Treasurystatuut en de Financiële verordening en Controleverordening op grond van resp. artikel 212 en 213 van de Gemeentewet zijn in 2012 en 2020 door het bestuur vastgesteld. Tevens is in 2019 een nieuwe DVO vastgesteld, waarbij onder andere afspraken vastgelegd zijn over de frequentie en de vorm van tussentijdse rapportages. Huisvesting De gemeenschappelijke regeling is gehuisvest in het waterschapskantoor te Terneuzen. Bedrijfshulpverlening Aangesloten is bij de in het kantoor Terneuzen van het waterschap aanwezige bhv-dienst. Communicatie Van belang is dat onze deelnemers weten wat ze van ons kunnen verwachten op het gebied van communicatie. Kortom: de interne en externe communicatie. Beide aspecten zijn vervat in een helder communicatieplan. Een essentieel onderdeel van dit plan vormt de jaarplanner waarin uiteengezet is wanneer Sabewa Zeeland communiceert, aan welke doelgroep en welke middelen hiervoor worden ingezet. De jaarplanner is verzonden aan de deelnemers en wordt periodiek geëvalueerd.

32/120

Afhandeling klachten Klachten 2020:

De klachten worden doorgaans binnen twee werkdagen afgehandeld. Indien het complexere vraagstukken zijn, kan de doorlooptijd iets langer zijn. De burger wordt hiervan op de hoogte gehouden. Veelal is er persoonlijk contact (telefonisch) en worden de klachten naar behoren afgerond. Er zijn 3 klachten via de Zeeuwse Ombudsman behandeld, welke eerst bij Sabewa Zeeland zijn behandeld.

De lange doorlooptijd van het verwerken van correcties en het niet juist/tijdig verwerken van wijzigingen in de woon- of leefsituatie zijn de voornaamste redenen van de klachten. Deze processen worden in 2021 verbeterd om de lange wachttijd voor de burger te verminderen. Daarnaast worden de basisprocessen goed aan elkaar gekoppeld om de juiste basisgegevens tijdig en juist door te krijgen. Door de corona crisis zijn sommige processen opgeschort, hier zijn enkele klachten over binnengekomen. Deze klachten gaan voornamelijk over termijnen en de verlenging daarvan. In de beginweken van corona is er enkel contact met burgers via de e-mail geweest. Door de snelle beantwoording in het begin, verliep dit goed. Na enkele weken kwamen er toch enkele klachten en veelal vragen voor persoonlijk contact. De front-office is vanaf dat moment ook weer telefonisch bereikbaar geweest. Aantal klachten ten opzichte van voorgaande jaren:

Ten opzichte van voorgaande jaren is een sterk dalende lijn van de klachten te zien. Het pro-actief informeren van de burger, het via de front office verstrekken van goede en tijdige en het goed verlopen van de processen, is dus terug te zien in het aantal klachten. Over het algemeen geven de burgers, maar ook deelnemers en hulporganisaties, aan dat Sabewa Zeeland goed bereikbaar is; dat er vriendelijkheid is en dat er tijdige beantwoording van vragen is.

33/120

Jaarrekening

34/120

Overzicht van baten en lasten in de jaarrekening

4.1 Overzicht van baten en lasten In onderstaande tabel is het totaaloverzicht van lasten en baten opgenomen ingedeeld naar de programma’s uit de programmabegroting. Een toelichting op de verschillen is te vinden in de financiële analyses in het jaarverslag en de jaarrekening. Begroting 2020 baten

lasten

(bedragen * € 1,000,-)

saldo

lasten

Begroting 2020 na wijz. baten saldo

Rekening 2020 baten

lasten

saldo

Programma waarderen

€

2.199

€

- €

-2.199

€

2.199

€

- €

-2.199 €

2.400

€

- €

-2.400

Programma heffen

€

1.229

€

- €

-1.229

€

1.229

€

- €

-1.229 €

1.219

€

- €

-1.219

Programma innen

€

1.060

€

700

€

-360

€

1.060

€

700

€

-360 €

1.073

€

751

€

-322

Algemene dekkingsmiddelen

€

4.888

€

4.823

€

4.878

€

4.813 €

€

4.763

€

4.664

Overhead

€

1.025

991

€

Vennootschapsbelasting

€

Onvoorzien

€

Saldo baten en lasten

€

- €

-1.025

€

- €

-1.025 €

- €

-991

- €

€

- €

€

- €

-10

€

- €

€

5.588

€

0 €

€

-268

€

- €

5.588

5.578

€

5.578

5.782

€

5.514

Mutaties reserves per programma Programma heffen

Volgend deel →

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://api.notubiz.nl/document/10110256/1