Bijlage - Súdwest-Fryslân en Empatec Brede verkenning samenwerking 2022-2026

Versterking van de opdracht gevende rol vanuit de vier gemeenten Een tekortkoming in meerdere gemeenschappelijke regelingen is dat het bij de deelnemende gemeenten niet duidelijk is wat zij kunnen verwachten van de GR. Deels komt dat doordat de GR te veel op afstand van de gemeenten is gekomen en deels ook doordat de GR zelf een steeds grotere zelfstandigheid heeft gekregen. Empatec is hierop geen uitzondering. Het is belangrijk om samen met Empatec te komen tot een heldere opdrachtgever/opdrachtnemer rol. De vier gemeenten moeten zo een volwaardige sparringpartner worden van bestuur en directie van Empatec.

Verkenning samenwerking Empatec 2022-2026

21

Brede verkenning in relatie tot governance en structuur Wijziging/vernieuwing van de GR Fryslân-West De wijziging van de Wet gemeenschappelijke regelingen biedt de mogelijkheid om een groot aantal wijzigingen door te voeren die betrekking hebben op een sterkere positie van de gemeenten ten opzichte van de GR. Doel is om de grip van de gemeenten op de GR te versterken. In de eerste fase is al een aantal zogenoemde ‘cosmetische’ wijzigingen doorgevoerd, waaronder de versterking van het Algemeen Bestuur van de GR. Daardoor is de positie van de gemeenten in het algemeen verbeterd. De leden van het Algemeen Bestuur behartigen primair de belangen van de deelnemende gemeenten. Voor de tweede fase geldt dat er met de overige gemeenten nog afspraken gemaakt moeten worden over wijzigingen op het gebied van de governance, de versterking van de positie van de gemeenteraad, de passieve en actieve informatieplicht van de GR, het al of niet instellen van een adviescommissie, regels over uittreding, afspraken over de evaluatie van de GR en bv. regels over vormen van participatie. Wijziging GR en statuten NV De wijziging van de GR en statuten NV dragen bij aan transparantie, meer controlemogelijkheden en versteviging van sturing van de GR en NV. Dit is in lijn met de wensen van raad, college, andere GR leden en ook wijzigingen in de Wet gemeenschappelijke regelingen.

De wetswijziging per 1 juli 2022 en de wijziging van de GR en de NV-statuten geven de gemeenteraden en de colleges meer invloed op wat er in de GR gebeurt. Bovendien geeft het de gemeenteraden een eigen verantwoordelijkheid om zienswijzen in te dienen, voorafgaande aan wijzigingen van de GR. Relatie met medebestuurders Een goede onderlinge verstandhouding is cruciaal voor een gedragen gezamenlijke toekomst. Het (herstel van) vertrouwen in elkaar en de gezamenlijke toekomstvisie, samen met Empatec, is een opdracht voor het (nieuwe) college en de gemeenteraad. De afgelopen jaren heeft deze relatie onder druk gestaan. Op hoofdlijnen hebben alle partijen dezelfde intenties voor haar inwoners en Empatec. De juridische, financiële en organisatorische complexiteit van een dergelijk samenwerkingsconstruct is geworteld in een ver verleden. De betrokken partijen zijn bereid een noodzakelijke en volgende stap te zetten.

Brede verkenning in relatie tot financiën en control Grip op Empatec Ten behoeve van het verbeteren van de financiële transparantie is er een eenduidige toekomstbestendige kostenverdeling tussen GR en NV gemaakt. De kostenverdeling biedt duidelijkheid aan betrokken partijen en geeft aan welke kosten voor rekening van de GR en NV zijn. Er komt een vernieuwde planning- en controlcyclus van de GR en NV. Dat is een systematische manier om de financiële koers van de GR en NV in de gaten te houden. Deze cyclus geeft ook richting aan het financiële proces, het budget, de doelen, de werkwijze en de planning gedurende het jaar. De daarbij behorende documenten (begroting, meerjarenbegroting, (kwartaal)rapportage, jaarrekening) beschrijven op hoofdlijnen de verantwoordelijkheden en planning. Dit blijven echter financiële stukken. Over de wenselijkheid van beleidsmatige stukken worden nog verdere stappen gezet.

Verkenning samenwerking Empatec 2022-2026

22

Deconsolidatie GR en de NV incl jaarlijkse DVO’s Onder deconsolidatie wordt verstaan: het uit elkaar halen van één balans van de activa, passiva, baten en lasten van verschillende onderdelen van een of meerdere organisaties. Een deconsolidatie maakt de kosten en opbrengsten en onderlinge relaties transparant. Vervolgens worden afspraken, voor bv. de doorbelasting en bekostiging van huisvesting, ambtelijk personeel, Wsw-ers, Nieuw Beschut werkers en overige diensten, vastgelegd in DVO’s tussen gemeenten en het Werkleerbedrijf. Súdwest-Fryslân behoudt grip op Empatec door jaarlijks de dienstverlening en resultaten te evalueren.

Risico’s en kanttekeningen

In de Businesscase en in het implementatieplan daarvan zullen risico’s worden benoemd. Overall gezien zijn in ieder geval de volgende risico’s te onderkennen. Empatec is nu een min of meer zelfstandig bedrijf dat ‘los’ van de gemeenten opereert. De Businesscase voorziet erin dat het Werkleerbedrijf een verlengstuk wordt van de vier gemeenten, maar wel binnen de kaders van een gemeenschappelijke regeling. Het gaat hier om een cultuuromslag: Empatec is ván de gemeenten en vóór de gemeenten, zodat weniet blijven hangen in ‘wij/zij’ discussies. De gewijzigde opzet vraagt wat van de houding van de gemeenten: zij zullen de rollen van opdrachtgever en regisseur beter op moeten pakken. Immers, de gemeenten bepalen de uitvoering van het Werkleerbedrijf. In de tweede plaats betekent dat Empatec het meest efficiënt functioneert als de opdrachtgevende en regisserende gemeenten vrijwel op dezelfde wijze werken. De nieuwe opzet voorziet in een basispakket en een pluspakket. Het basispakket is voorgeschreven, maar fricties kunnen ontstaan als een gemeente hieraan bij de uitvoering een andere uitleg geeft. Uiteraard staat het een gemeente vrij om op een eigen manier het pluspakket samen te stellen. Andere gemeenten zijn daar niet aan gehouden. In de derde plaats zal de daling van het aantal Wsw’ers er op termijn voor kunnen zorgen dat SWbedrijven te klein worden om levensvatbaar te zijn.

In 2021 namen de gemeenten Súdwest-Fryslân, De Fryske Marren, Waadhoeke en Harlingen daarom het besluit om Empatec door te ontwikkelen tot een Werkleerbedrijf. Het Werkleerbedrijf is een doorontwikkeling van het huidige Empatec waarbij het anticipeert op de ontwikkelingen vanuit de participatiewet. In de Businesscase wordt de transitie naar het Werkleerbedrijf uitgewerkt. Deze gaat ervan uit dat de aandeelhoudende gemeenten andere activiteiten bij Empatec gaan onderbrengen. Hierbij gaat het om activiteiten zoals werken met loonkostensubsidie en re-integratie. Het is echter de vraag of dit voldoende zal zijn om de gehele infrastructuur overeind te houden. De financiering blijft grotendeels gelijk ondanks de daling van het aantal SW-medewerkers. De kostprijs van de SW-medewerker gaat dus omhoog. Dit brengt met zich mee dat er een risico is dat dit niet kan worden opgevangen door andere activiteiten. Naast een hogere kostprijs kan een daling van inkomsten bij Empatec ervoor zorgen dat er spanning ontstaat op de overheadkosten. In de vierde plaats zal de organisatie van Empatec zich zelf ook aan moeten passen aan nieuwe doelgroepen, c.q. andersoortig werk. De komende jaren zal het aantal SW-ers namelijk fors gaan afnemen. Voor iedere acht SW-ers die uittreden komt er maar één werkplek voor nieuw Beschut Werk (nBW) voor terug.

Als gevolg van het feit dat veel SW-ers, met name die met de oudste rechten, over het algemeen de hoogste kwaliteit en productie konden leveren met hun beperking, is dit voor de groep nBW die hiervoor in de plaats komen een stuk minder. Door hun beperking zal er voor hun wellicht ook heel ander werk op termijn gezocht moeten worden.

Verkenning samenwerking Empatec 2022-2026

23

Omdat het vertrek van SW-medewerkers gedeeltelijk opgevuld kan worden met de doelgroep Perspectiefrijk die een vrij korte afstand tot de arbeidsmarkt hebben, en die werkervaring en ritme kunnen opdoen binnen het Werkleerbedrijf, kan op de korte termijn de huidige dienstverlening en de productieafdelingen op peil blijven. Voor de langere termijn zal andersoortig werk voor met name de doelgroep Nbw gezocht moeten worden. Tot slot is een punt van aandacht het vraagstuk rondom het verduurzamen van de (bedrijfs)panden. Dit is momenteel niet uitgewerkt in de Businesscase.

Samenvatting Met name onze eigen rol als gemeente staat centraal. Immers, we willen het beste voor de inwoners van Súdwest-Fryslân zonder onze verantwoordelijkheid met betrekking tot het grote geheel (het samenwerkingsverband met de drie andere gemeenten) uit het oog te verliezen. Dit vraagt scherpte op wat we zelf willen uitvoeren, waar we regie over willen voeren en waar we eventueel in de toekomst van af willen. Het vraagt ook om een wijziging in de statuten en reglementen van de rechtsvormen en een betere manier van sturing en controle (onder andere door met jaarlijkse dienstverleningsopdrachten te werken). Tenslotte wordt de rol van invloed, sturing, regie en uitvoering op een overzichtelijke manier uit elkaar getrokken. Hoewel er vertrouwen is in de toekomst van het Werkleerbedrijf is het ook verstandig om de ogen niet te sluiten voor mogelijke risico’s en daar regelmatig samen met de andere gemeenten en Empatec aandacht aan te geven.

Verkenning samenwerking Empatec 2022-2026

24

8. Planning en vervolg Met deze brede verkenning is de basis gelegd voor de vernieuwde positie van Súdwest-Fryslân binnen de Gemeenschappelijke Regeling Fryslân-West. Daarna kan de gemeenteraad de Businesscase behandelen en er een besluit over nemen. Vanaf dat moment zit Súdwest-Fryslân dan weer op hetzelfde ‘niveau’ als de overige gemeenten. Er is een basis gelegd voor de implementatie van de Businesscase, maar ook voor de aanpassingen van de eigen gemeentelijke organisatie. In hoofdstuk 7 is daar al op ingegaan. Met de andere drie gemeenten werken we verder aan de tweede fase van de wijziging van de GR en aan de implementatie van de Businesscase. De wijziging van de GR tweede fase is in hoofdstuk 7 al kort besproken.

Implementatieplan van de Businesscase In het implementatieplan word(t)(en) - de hoofdlijnen van de Businesscase nader uitgewerkt - de formatie en het functiegebouw van Empatec op hoofdlijnen opgesteld - aangegeven wat de kaders van de Businesscase in detail betekenen voor de vakbedrijven van het Werkleerbedrijf. - afspraken opgenomen over de overlegstructuur en de samenwerkingscultuur tussen de gemeenten en Empatec. - de planning & control cyclus beschreven. Tot slot zal het plan een risicoparagraaf bevatten en een communicatieplan. Empatec stelt het implementatieplan op, in gezamenlijkheid met de GR en gemeenten.

Besluitvormingsproces Voordat tot besluitvorming over het implementatieplan wordt overgegaan, wordt advies gevraagd aan de overlegpartners, zoals de cliëntenraad WWB en de adviesraad WMO. De verwachte besluitvorming is in de herfst van 2023.

Informatieverstrekking vanuit de GR en de NV De planning en control cyclus van de GR en NV is een systematische manier om de financiële koers van de GR en NV in de gaten te houden. Deze cyclus geeft ook richting aan het financiële proces, het budget, de doelen, de werkwijze en de planning gedurende het jaar. In het implementatieplan van de Businesscase wordt daarop verder ingegaan en welke documenten daarbij horen. Voor nu is het volgende afgesproken: - De begroting en meerjarenraming. Voor 30 april van elk jaar stuurt het DB de conceptbegroting van de GR naar de gemeenten voor een eventuele zienswijze. Deze moet binnen 12 weken (dus uiterlijk eind juli) bij de GR worden ingediend. Het AB moet de begroting vaststellen, inclusief een reactie op de zienswijzen. De begroting moet vóór 15 september naar de provincie worden gestuurd. - Kwartaalrapportages. Per kwartaal maakt de GR een memo met een overzicht van de kosten en opbrengsten tot en met dat kwartaal inclusief een toelichting. Tevens wordt per kwartaal een geactualiseerde prognose van de verwachte kosten en opbrengsten van de GR met een toelichting opgesteld. Deze rapportage wordt als actieve info naar de gemeenteraden gestuurd. - Jaarrekening.

De jaarrekening van de GR omvat op hoofdlijnen een beknopte beschrijving van de ontwikkeling van de belangrijkste kengetallen (doelgroepen en financieel), inclusief de verslagen van het DB en het AB. Voor 30 april van elk jaar stuurt het DB de concept

Verkenning samenwerking Empatec 2022-2026

25

-

jaarrekening naar de gemeenten. Het AB moet de jaarrekening vaststellen en deze vóór 15 juli naar de provincie sturen. De vergaderingen van het AB zijn openbaar en kunnen dus door iedereen worden bekeken.

Verkenning samenwerking Empatec 2022-2026

26

9. Geraadpleegde documenten 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Businesscase + bijlagenbundel Besluit college 7 december 2021 Geamendeerd keuzedocument Koersnota en beleidsplan ‘Veerkracht in het sociaal domein’ Organisatie van de Participatiewet: scenario’s voor Fryslân-West (Iroko) Besluit gemeenteraad over de raadsenquête 3 februari 2022 + amendement PvdA/FNP/PoeiszZijlstra 7. Ongevraagd advies cliëntenraad d.d. 31 januari 2022 8. Aanwijzingsbesluit uitvoering Wsw 9. Brede verkenning scenario’s uitvoering Participatiewet gemeente SWF - Versie 29 maart 2019 10. Jaarverslag 2021 Empatec 11. Evaluatie sociaal domein 2019 / OR advies 2020 12. Advies PlasBossinade n.a.v. raadsenquête 13. KokxDeVoogd over de GR Fryslân-West en de NV Empatec aangaande Toezicht/Inzicht en Financiën 14. Súdwest-Fryslân en Empatec; Verkenning samenwerking 2022-2026 (besproken tijdens informatieavond raad op 12 oktober 2022) 15. Artikel “Gedeeld opdrachtgeverschap in intergemeentelijke samenwerkingsverbanden”, in: Bestuurswetenschappen, 2022, nr. 4. (https://tijdschriften.boombestuurskunde.nl/tijdschrift/bw/2022/4/Bw_01657194_2022_076_004_002) 16. Rapport “Regionale samenwerking en gemeenteraden. Een samenvattend onderzoek naar de legitimiteit, effectiviteit en doelmatigheid van regionale samenwerkingsverbanden”, Stichting Decentraalbestuur.nl, september 2022. (https://www.tweedekamer.nl/downloads/document?id=2023D01827) 17.

Diverse andere college- en raadsvoorstellen en correspondenties

Verkenning samenwerking Empatec 2022-2026

27