Bijlage - Onderzoeksrapport Arbeidskrapte in Súdwest-Fryslân

6.3 Beleid, praktijk en normenkader De gemeente beschikt ten tijde van dit onderzoek niet over een geautomatiseerde administratie, waaruit blijkt hoe lang bepaalde vacatures nu precies open staan en waarin een onderscheid tussen externe en interne vervulling kan worden gemaakt. Dit heeft tot gevolg, dat de gemeente dus ook geen inzicht heeft in de omvang van het probleem. Respondenten geven aan dat de gemeente nog niet over een integraal arbeidsmarktbeleid beschikt (Interview, 14 februari 2024). In het organisatieplan wordt wel vermeld, dat de gemeente de ambitie heeft om in 2026 de beste werkgever te zijn. “We zijn daarmee in staat om onszelf te positioneren als aantrekkelijke werkgever voor potentiële nieuwe medewerkers” (Organisatieplan 2023-2026, p. 14). In de ketenplannen voor 2024 en 2025 wordt het organisatieplan verder vertaald naar voorgenomen activiteiten. De meeste ketens geven aan, minimaal eens per jaar een strategische personeelsplanning te willen vormgeven. Aangegeven wordt, dat de ketens hier na de zomer van 2024 mee aan de slag gaan (Interview, 3 juni 2024). In diverse rapportages wordt de krapte op de arbeidsmarkt opgevoerd als knelpunt. Soms wordt daarbij aangegeven dat deze krapte leidt tot vertraging, zoals bij het opstellen van de Woon-zorgvisie. In de meeste gevallen wordt de krapte op de arbeidsmarkt echter als oorzaak voor een hogere inhuur opgevoerd.

Aangezien inhuur over het algemeen duurder is dan het aanstellen van personeel in loondienst, leidt dit in 2023 binnen de ketens tot overschrijding

Arbeidskrapte in Súdwest-Fryslân

81

Rekenkamer Súdwest-Fryslân

van de begrote personele lasten (managementrapportages ketens, 2023). Ook respondenten geven aan dat de organisatie veel last heeft van de krapte op de arbeidsmarkt, zeker in relatie tot de extra taken die de gemeente moet uitvoeren. Respondenten geven aan, dat de krapte op de arbeidsmarkt tot gevolg heeft dat taken minder snel worden uitgevoerd (Interview, 14 februari 2024). Dit pessimistische beeld wordt niet geheel bevestigd in dit onderzoek. De benchmark zoals weergegeven in het sociaal jaarverslag 2022 laat in dit verband zien, dat de gemeente relatief iets hoger bezet is dan gemeenten van vergelijkbare omvang. Dit beeld wordt voor 2023 vanuit het A+O Fonds bevestigd: per 1.000 inwoners telt SWF in 2023 10,5 fte., waar een vergelijkbare gemeente in dat jaar 8,8 fte. per 1.000 inwoners in de bezetting heeft staan. Aan de andere kant wordt dit beeld genuanceerd door de benchmark die de gemeente zelf laat uitvoeren in 2022. Uit deze laatste benchmark komt naar voren, dat de bezetting relatief hoog is, maar dat de gemeente relatief veel taken zelf uitvoert. Vacatures worden in 2023 gemiddeld binnen 101 dagen vervuld, hetgeen zich goed verhoudt tot de gemiddelde tijd van 100 dagen die bij een naburige gemeente is waargenomen. De gemeente heeft het A+O Fonds doorgegeven, dat in 2023 5% van de vacatures wordt aangemerkt als moeilijk vervulbaar.

Gemeenten van vergelijkbare omvang merken voor dat jaar 17% van de vacatures aan als moeilijk vervulbaar. Op 14 februari wordt door het directieteam het toetsingskader voor externe inhuur vastgesteld. Dit kader beoogt externe inhuur zover als mogelijk terug te dringen en hiertoe worden enkele concrete afspraken opgevoerd. Zo wordt payrolling als contractvorm afgeschaft en worden de ontwikkelingen op het gebied van inhuur gemonitord (Toetsingskader externe inhuur, 2024). Deze afspraken behoeven evenwel een nadere concretisering. “We spannen ons actief in om externe inhuur te verminderen”, is bijvoorbeeld een afspraak die op verschillende manieren uitgewerkt kan worden. De uitgangspunten laten eveneens ruimte voor verschillende interpretaties. Zo geldt als uitgangspunt, dat eerst intern de mogelijkheden moeten worden verkend om het werk met eigen medewerkers uit te voeren. Niet geheel duidelijk wordt, waar een dergelijke verkenning uit moet bestaan. De aanvullende regels zijn echter wel zeer concreet. Zo wordt gesteld dat uurtarieven boven de € 150 en contracten met een waarde boven de € 100.000 altijd vooraf moeten worden voorgelegd aan de ketendirecteur. Opmerkelijk is overigens, dat sommige respondenten aangeven payrolling juist als mogelijkheid te zien om te anticiperen op krapte op de arbeidsmarkt (Interview, 14 februari 2024).

Aan de andere kant wordt wel het streven onderschreven om zoveel mogelijk te opteren voor vast personeel (Interview, 3 juni 2024). De gemeente heeft een aantal acties ondernomen om te anticiperen op de krapte op de arbeidsmarkt. Gesteld wordt door respondenten dat soms ingezet wordt op teveel activiteiten en speerpunten en dat een scherpere prioritering raadzaam zou zijn. Geen budgetoverschrijdingen zijn aangetroffen bij de acties die men in het kader van krapte op de arbeidsmarkt onderneemt. Zo wordt in toenemende mate gebruik gemaakt van de Fryske Flekspool, waarin de gemeente samenwerkt met andere overheidsorganisaties. Medewerkers binnen deze Flekspool kunnen ook ingezet worden bij de andere participanten (Interview, 14 februari 2024). Men ervaart de samenwerking in de Flekspool als effectief en de gemeente onderzoekt mogelijkheden om meer in regionaal of provinciaal verband samen te werken. Daarnaast worden het eerste halfjaar van 2024 25 stagiaires ingezet en de gemeente heeft ook wel eens 35 stagiaires tegelijk ingezet. Hier is echter nog geen evaluatie van beschikbaar

Arbeidskrapte in Súdwest-Fryslân

82

Rekenkamer Súdwest-Fryslân

(Schriftelijke reactie, 12 juni 2024). Tevens werkt men met trainees. De eerste acht trainees beginnen in september 2016 en hebben nu inmiddels allemaal een vast dienstverband. De tweede groep van zes trainees start in januari 2019 en hiervan hebben er vier een vast dienstverband gekregen (Schriftelijke reactie, 12 juni 2024). Voor 2022 en 2023 worden opleidingsbudgetten beschikbaar gesteld. Per medewerker ligt dit budget in 2022 hoger dan bij gemeenten met vergelijkbare omvang (€ 1.315 versus € 1.119). De daadwerkelijke besteding ligt in 2022 in lijn met de benchmark (€ 1.064 versus € 1.062) (Sociaal Jaarverslag, 2022). Ook in 2023 worden de opleidingsbudgetten niet geheel besteed. Intern worden via het Leerhuis diverse opleidingen, trainingen en workshops aangeboden. Aangegeven wordt, dat de procedure en de financiële kaders soms als te stringent worden ervaren (Interview, 14 mei 2024). Daarnaast wordt aangegeven, dat medewerkers niet altijd tijd hebben om een opleiding te kunnen volgen (Interview, 3 juni 2024). Het cultuuronderzoek wijst uit, dat de huidige beloningsstructuur als te weinig gedifferentieerd en te laag wordt ervaren (Cultuuronderzoek). De gemeente start daarop in 2023 een functiewaarderingstraject, dat in 2024 wordt afgerond. Arbeidsmarkttoelagen kunnen verstrekt worden, hoewel daar niet veel gebruik van wordt gemaakt.

Ook is men huiverig om andere mogelijkheden voor beloningsdifferentiatie in te zetten (Interview, 3 juni 2024, ambtelijk wederhoor, 23 juli 2024). In 2022 wordt gestart met een project Strategische Personeels Planning (SPP). Dit project wordt organisatiebreed uitgerold in drie workshops. Tijdens deze workshops wordt de huidige bezetting geanalyseerd en afgezet tegen de gewenste bezetting (Plan van Aanpak SSP, 8 december 2021). Tijdens dit traject benoemt men de krapte op de arbeidsmarkt en moeilijk vervulbare vacatures als knelpunten. Men constateert een actieve benadering van detacheerders met goede arbeidsvoorwaarden en men ervaart concurrentie van andere gemeenten. Men ziet ook mogelijkheden om intern de doorstroom te bevorderen. Aan de andere kant constateert men dat bij medewerkers met een hoog ontwikkelpotentieel het risico aanwezig is dat medewerkers uitstromen. De speerpunten uit het SPP traject worden omgezet naar maatregelen en oplossingen die door de ketens in actieplannen worden opgenomen. Deze actieplannen dienen in 2023 en 2024 uitgevoerd te worden, zodat in 2025 het SPP proces opnieuw doorlopen kan worden (Plan van Aanpak SSP, 8 december 2021). De actieplannen bevatten concrete acties.

Sommige acties richten zich op ontwikkelings- en opleidingsmogelijkheden en het aantrekken van potentials, het behouden van kennis, het verbeteren van doorstroom en instroom, het doorvoeren van functiedifferentiatie, het verkrijgen van inzicht in uren per taak en het zoeken van samenwerking met andere gemeenten, opleiders, uitzendbureaus, etc. (Workshop Sheets van diverse ketens en onderdelen, 2022). In het jaarplan 2023 en de managementrapportage van de keten Omgeving, wordt inzicht in het huidige en benodigde personeelsbestand als speerpunt opgevoerd en eind 2023 wordt deze indicator op groen gezet (Maandrapportage Omgeving, december 2023). In het jaarplan en de managementrapportage van de keten Openbare Ruimte worden geen speerpunten opgevoerd die specifiek betrekking hebben op strategisch personeelsbeleid (Managementrapportage Openbare Ruimte, december 2023). In de managementrapportage van Bedrijfsvoeren, Klantcontacten en Strategie & Programma’s uit december 2023 wordt niet expliciet melding gemaakt van het project SPP. In de maandrapportage van de keten Sociaal Domein uit december 2023 wordt eveneens niet ingegaan op het project SPP.

Arbeidskrapte in Súdwest-Fryslân

83

Rekenkamer Súdwest-Fryslân

Respondenten geven aan, dat mogelijkerwijs de aandacht voor SPP in 2023 wat is afgenomen. Wel wordt in dit verband opgemerkt, dat de teamplannen 2024 specifiek aandacht besteden aan het project SPP (Interview, 14 mei 2024). Desgevraagd wordt gesteld, dat voor zover de respondent het kan overzien, er nog geen verdere concrete keten-actieplannen zijn voor 2023 en 2024 en dat de totstandkoming hiervan per keten in een proces zit (Schriftelijke respons, 17 mei 2024). Andere respondenten stellen in dit verband, dat de aandacht voor SPP ook kan zijn afgenomen doordat een nieuwe directie is aangetreden. Mogelijke actieplannen en follow up zijn niet bekend (Interview, 3 juni 2024). Op de vraag welke uitvoering nu aan de actieplannen is gegeven die in het kader van SPP zijn vormgegeven, wordt het volgende antwoord gegeven: “In 2023 zijn er drie nieuwe directeuren (april) en ook drie nieuwe HR Business Partners (mei) aangesteld. Zij hebben 2023 gebruikt om de organisatie en elkaar te leren kennen, waarbij overzicht, sturing en verbinding centraal stonden. Daarnaast zijn er voor de HR Business partners enkele keuzes gemaakt in gemeente brede projecten zoals het leiderschapstraject, aanbesteding arbodienst (verzuim) en span of control. Het vervolg op strategische personeelsplanning is hierbij doorgeschoven naar 2024” (Schriftelijke reactie, 12 juni 2024).

De meeste ketenplannen voor 2024 en 2025 nemen de ambitie op om jaarlijks een strategische personeelsplanning vorm te geven. Ook staan in deze ketenplannen overige ambities op personeelsgebied verwoord. Desgevraagd wordt gesteld, dat de ketens na de zomer van 2024 verdere invulling geven aan strategische personeelsplanning (Interview, 3 juni 2024). Hier wordt in het ambtelijk wederhoor het volgende op aangevuld: “Vanuit de routekaart organisatieontwikkeling is het onderwerp SPP geborgd. Dit zal in de tweede helft van 2024 leiden tot een eerste notitie / verkenning” (Ambtelijk wederhoor, 9 juli 2024). In 2023 wordt gewerkt aan de ontwikkeling van een werkenbij-website om SWF als werkgever beter vindbaar te maken. Deze site wordt in het tweede kwartaal van 2023 gelanceerd. Daarnaast participeert de gemeente in 2023 in een aantal projecten om leerlingen kennis te laten maken met de gemeente en wordt deelgenomen aan de Week van de Uitwisseling van Werken. Ook is budget beschikbaar gesteld voor het voeren van campagnes voor moeilijk vervulbare vacatures (Bestuursrapportages 2023, Sociaal Jaarverslag 2022). Deze campagnes blijken effectief om moeilijk vervulbare vacatures in te vullen (Interview, 14 mei 2024). Voor 2024 heeft men incidenteel budget gevonden om de campagnes te continueren (Interview, 3 juni 2024).

Aangegeven wordt, dat eigenlijk structureel budget hiervoor beschikbaar moet zijn (Interview, 3 juni 2024). Daarnaast is vanaf november 2022 een professioneel recruiter op tijdelijke basis aangesteld die zich richt op het schrijven van vacatureteksten, de begeleiding van de communicatie van vacatures, etc. (Sociaal Jaarverslag, 2022). Deze recruiter blijft echter niet lang aan. Op het taakveld arbeidsmarktcommunicatie en recruitment was in 2023 gedurende het tweede halfjaar weinig tot geen capaciteit beschikbaar. Het opzetten van campagnes om SWF als werkgever in de markt te zetten is daarom niet verder tot ontwikkeling gekomen, zo vermeldt de managementrapportage Bedrijfsvoeren in december 2023. Aangegeven wordt, dat men nu mogelijkheden beziet om de recruiter een vaste formatieplaats toe te kennen (Interview, 3 juni 2024). Inmiddels is helder dat binnen het team HR formatieve ruimte is om een vacature voor de functie van adviseur arbeidsmarkt en recruitment vacant te stellen” (Ambtelijk wederhoor, 9 juli 2024). Tevens wordt in 2023 een onboardingsprogramma vormgegeven om nieuwe collega’s sneller te laten landen en beter te verbinden met de organisatie (Managementrapportage Bedrijfsvoeren, 2023, Schriftelijke reactie, 12 juni 2024).

Arbeidskrapte in Súdwest-Fryslân

84

Rekenkamer Súdwest-Fryslân

De vraag in hoeverre deze acties effectief zijn, is lastig te beantwoorden. Effectiviteit veronderstelt immers een causaal verband tussen de actie en het uiteindelijke effect. Dit effect zou vertaald kunnen worden naar de snelheid waarmee vacatures worden ingevuld, de percentages instroom, doorstroom en uitstroom en wellicht het aandeel moeilijk vervulbare vacatures. Het probleem is echter, dat men niet weet, of deze effecten ook zonder de ingezette acties zouden zijn gegenereerd. Bovendien kan men de acties niet goed van elkaar isoleren om het individuele effect van een actie te traceren: de acties interveniëren immers met elkaar. Daarnaast zal het gerealiseerde effect afgezet moeten worden tegen een norm om een indruk te krijgen van effectiviteit. Die norm laat zich echter niet zonder meer ontlenen vanuit een andere gemeente of een gemiddelde. Als SWF achterblijft op een andere gemeente, kan het immers zo zijn dat SWF effectief opereert, maar die andere gemeente nog effectiever opereert. Anderzijds kan de constatering dat SWF gelijke tred houdt met een andere gemeente niet zonder meer tot de conclusie leiden, dat beide gemeenten even succesvol zijn. Wellicht hadden beide gemeenten nog succesvoller kunnen opereren.

Aangezien de gemeente geen administratie voert waaruit de tijdsduur dat een vacature openstaat getraceerd kan worden, is het voor de gemeentelijke organisatie lastig om te bezien in hoeverre de genomen maatregelen tot daadwerkelijk effect leiden. Hoewel het voornemen bestaat om voor de jaren 2024 en 2025 jaarlijks per keten een strategische personeelsplanning op te stellen, wordt aangegeven, dat de ketens hier na de zomer van 2024 mee aan de slag gaan. Een en ander heeft tot gevolg, dat op dit moment weinig kwantitatief inzicht bestaat in het huidige knelpunt en ook weinig kwantitatief inzicht bestaat in mogelijke toekomstige knelpunten. De gemeente geeft zelf een relatief zeer laag percentage moeilijk vervulbare vacatures door aan het A+O fonds (5% ten opzichte van een gemiddelde van 17%), maar de vraag is in hoeverre dit percentage juist is. Sommige indicatoren kunnen echter toch een indruk geven van de effectiviteit. Ondanks het feit dat de instroom lager ligt ten opzichte van vergelijkbare gemeenten, zijn er meer instromers dan uitdiensttreders. Zo traden in 2022 101 medewerkers in dienst en hebben 76 medewerkers de organisatie verlaten (Sociaal Jaarverslag). Dit patroon doet zich ook in 2020 en 2021 voor. Ten opzichte van 2022 stijgt de formatie van 900 fte. naar 960 fte. in 2023. De bezetting is met 10,5 fte.

per 1.000 inwoners in 2023 hoger dan het gemiddelde van 8,8 fte. per 1.000 inwoners, maar hierbij zij gesteld dat de gemeente relatief veel taken zelf uitvoert. In het aantal personen uitgedrukt stijgt de formatie van 1010 in 2022 naar 1080 in 2023. Het doorstroompercentage ligt bij SWF hoog, hetgeen als positief effect valt aan te merken. Het cultuuronderzoek laat zien, dat medewerkers bevlogen en betrokken zijn en dat men trots is op de samenwerking. Ook op andere onderdelen liggen de scores van het cultuuronderzoek goed in lijn met de benchmark (Cultuuronderzoek). Zo zijn de omgangsvormen correct, ervaart men steun en vertrouwen van het management, voelt men zich veilig en ervaart men inclusiviteit (Cultuuronderzoek). Tevens kan bezien worden in hoeverre voorstellen om te anticiperen op de krapte op de arbeidsmarkt door de gemeente worden opgepakt. Het Centraal Planbureau adviseert om de lonen een extra impuls te geven, mogelijkheden voor beloningsdifferentiatie goed te benutten en om de arbeidsproductiviteit te verhogen, terwijl de VNG inzet op regionale samenwerking en flexibilisering van interne en externe medewerkers. Het A+O fonds adviseert om het medewerkers makkelijker te maken om andere werkzaamheden op te pakken en om over te stappen binnen en tussen gemeenten. Ook het A+O fonds adviseert flexibele inzet in de vorm van zzp’ers.

Daarnaast zouden gemeenten campagne kunnen voeren om het imago te verbeteren en acties moeten inzetten om jongeren langer vast te

Arbeidskrapte in Súdwest-Fryslân

85

Rekenkamer Súdwest-Fryslân

houden. Het werk zou eenvoudiger ingericht moeten worden, terwijl digitalisering verder kan bijdragen aan de verhoging van de arbeidsproductiviteit. Landelijk constateert het A+O fonds, dat gemeenten inzetten op het terugdringen van de werkdruk om daarmee het ziekteverzuim te laten dalen. Gemeenten voeren weinig beleid om jongeren te behouden en om te investeren in opleidingen die niet gericht zijn op vakinhoudelijke ontwikkeling, zo constateert het A+O fonds. Vanuit eerder onderzoek wordt geadviseerd om zowel exit- als intake gesprekken te voeren en om te voorzien in een goed onboardingsprogramma. Ook zou de sollicitatieprocedure gedifferentieerd kunnen worden waarbij de procedure beter wordt afgestemd om de doelgroep. SWF pakt in de praktijk sommige van deze voorstellen op en andere in mindere mate. Zo wordt nog niet een actief beleid gevoerd op beloningsdifferentiatie. De beloningen zelf zijn eveneens bescheiden: gemiddeld genomen ligt het bruto maandsalaris in 2023 iets onder het gemiddelde. Opvallend is, dat SWF in 2023 relatief veel personen in dienst heeft die werkzaam zijn binnen een salarisschaal van 1 tot en met 3, terwijl de gemeente juist relatief weinig personen tussen schaal 10 tot en met 12 in dienst heeft. Ook is men terughoudend met het inzetten van extern personeel.

De flexibele bezetting is relatief aan de lage kant en dit geldt tevens voor de uitgaven aan externe inhuur. Samenwerking in regionaal verband vindt plaats in de vorm van de Fryske Flekspool. Andere mogelijkheden worden onderzocht, maar zijn nog niet concreet tot uitvoering gebracht. De arbeidsmarktcampagne blijkt effectief en de gemeente continueert deze campagne in 2024. De campagne bestaat uit een aantal activiteiten die in samenhang met elkaar worden uitgevoerd. Te denken is dan aan het lanceren en in de lucht houden van een website, het participeren in projecten gericht op leerlingen, het deelnemen aan de Week van de Uitwisseling, het gericht voeren van campagnes op moeilijk vervulbare vacatures, etc. Het probleem hierbij is wel, dat het hier eigenlijk om een structurele activiteit gaat die incidenteel gebudgetteerd is. De gemeente slaagt erin om jongere werknemers relatief lang te binden: hoewel het aandeel jongere instromers vergelijkbaar is, is het aandeel jongere uitstromers is in 2023 namelijk laag. De doorstroom is hoog, hetgeen ook een verklaring kan zijn voor het feit dat jongere werknemers relatief lang bij de gemeente blijven. De gemeente beschikt over een relatief groot opleidingsbudget en over een relatief groot aanbod aan opleidingen, ook op het gebied van persoonlijke ontwikkeling.

Ook wordt veel gebruik gemaakt van stagiaires en lijkt het traineeprogramma effectief om jongeren aan te trekken en te behouden voor de gemeentelijke organisatie. Pogingen om het werk eenvoudiger in te richten en om tot een hogere graad van automatisering of digitalisering over te gaan, worden niet expliciet in verband gebracht met het terugdringen van de werkdruk of met krapte op de arbeidsmarkt. Aangegeven wordt, dat op dit moment niet specifiek naar mogelijkheden worden gezocht om de werkdruk te verminderen (Schriftelijke reactie, 12 juni 2024). Aan de andere kant ligt het ziekteverzuim zeer laag: in 2023 behoort SWF met 4,7% bijna tot de best practice gemeenten in termen van ziekteverzuim (4,3%). De gemeente kent een onboardingsprogramma, maar voert geen traceerbare intake- of exitgesprekken. Desgevraagd wordt in dit verband de volgende reactie gegeven: “Er is een formulier ontwikkeld op basis van het Huis van Inzetbaarheid om een exitgesprek te voeren.

Arbeidskrapte in Súdwest-Fryslân

86

Rekenkamer Súdwest-Fryslân

Dit is nog niet breed binnen de organisatie geadopteerd” (Schriftelijke reactie, 14 juni 2024). Wel worden in het kader van inzetbaarheid inzetbaarheidsgesprekken gevoerd. Ook vindt nog geen differentiatie in sollicitatieprocedures plaats. Zo wordt bijvoorbeeld geen gebruik gemaakt van Open Hiring, hetgeen overigens correct wordt toegelicht en uitgelegd door de gemeente. Afgezet tegen het normenkader, ontstaat dan het volgende beeld:

Operationele norm

Nadere uitwerking

SWF

Betrokkenen hebben eenzelfde perceptie van de doelstelling en de rangschikking van verschillende doelstellingen.

De gemeente beschikt ten tijde van dit onderzoek niet over een geautomatiseerde administratie waaruit blijkt hoe lang bepaalde vacatures precies open staan.

De gemeente heeft een beeld van aanwezige bezetting, huidige taken, toekomstige bezetting en toekomstige taken.

In de meeste ketenplannen wordt gesteld dat minimaal eens per jaar een strategische personeelsplanning moet worden vormgegeven. Hier wordt na de zomer van 2024 een start mee gemaakt.

De gemeente hanteert valide veronderstellingen met betrekking tot de interne en de externe arbeidsmarkt.

In diverse rapportages wordt de krapte op de arbeidsmarkt opgevoerd als verklaring voor vertraging of voor meer inhuur.

Arbeidsmarktbeleid Heldere en consistente doelstellingen

Valide veronderstellingen

Respondenten geven aan dat de gemeente nog niet over een integraal arbeidsmarktbeleid beschikt. Wel wordt in het organisatieplan van 2022 vermeldt, dat de gemeente zichzelf wil positioneren als aantrekkelijke werkgever voor potentiële nieuwe medewerkers.

De benchmark uit het sociaal jaarverslag laat zien, dat de bezetting per 1.000 inwoners hoger ligt dan bij gemeenten met een vergelijkbare omvang. Dit kan samenhangen met het feit dat de gemeente relatief veel taken zelf uitvoert. De gemeente beschikt niet over een administratie waaruit de tijdsduur dat een vacature opstaat getraceerd kan worden.

Concrete instructies en controlemogelijkheden

Het beleid is vertaald naar werkinstructies en procedures en hierop kan gecontroleerd worden.

Arbeidskrapte in Súdwest-Fryslân

Om externe inhuur terug te dringen wordt in 2024 door het directieteam het toetsingskader externe inhuur vastgesteld. Hierin staan ook enkele afspraken en uitgangspunten weergegeven. Deze laten echter nog ruimte voor verschillende interpretaties. De

87

Rekenkamer Súdwest-Fryslân

aanvullende regels zijn echter wel zeer concreet. Implementatie maatregelen Tijd en capaciteit

Er is voldoende tijd en capaciteit beschikbaar om de maatregel door te voeren.

Aangegeven wordt, dat soms ingezet wordt op teveel activiteiten en dat een scherpere prioritering raadzaam is.

Financiële kaders

De maatregelen blijven binnen de budgettaire kaders.

Geen budgetoverschrijdingen zijn aan het licht gekomen. Wel worden soms structurele activiteiten, zoals de campagne, gefinancierd vanuit incidenteel budget.

Discretionaire ruimte

Budgethouders dienen voldoende ruimte te hebben om zelf beslissingen te nemen met betrekking tot hun bezetting.

Men ervaart de huidige beloningsstructuur als te weinig gedifferentieerd en te laag (Cultuuronderzoek). Weinig gebruik wordt gemaakt van de mogelijkheden tot beloningsdifferentiatie.

Met zo min mogelijk middelen zo veel mogelijk maatregelen doorvoeren.

De gemeente heeft een aantal acties ondernomen.

Afhankelijke variabelen Doelmatigheid

Zo wordt regionaal gebruik gemaakt van de Flekspool. Daarnaast worden stagiaires en trainees ingezet. De gemeente stelt jaarlijks opleidingsbudgetten ter beschikking. Deze worden in de jaren 2022 en 2023 niet geheel besteed. De kaders worden soms als te stringent ervaren. Ook hebben medewerkers niet altijd tijd om opleidingen te volgen. Intern worden via het Leerhuis diverse opleidingen, trainingen en workshops aangeboden. Naar aanleiding van het cultuuronderzoek wordt in 2024 het functiewaarderingstraject afgerond. Van de mogelijkheid tot arbeidsmarkttoelagen maakt men niet veel gebruik. Men maakt weinig gebruik van andere mogelijkheden voor beloningsdifferentiatie. In 2022 wordt organisatiebreed het project SPP uitgerold, waarbij de gemeente de huidige bezetting afzet tegen de wenselijke bezetting en eventuele oplossingen vertaalt

Arbeidskrapte in Súdwest-Fryslân

88

Rekenkamer Súdwest-Fryslân

naar actieplannen die in 2023 en 2024 moeten worden uitgevoerd. De actieplannen van de ketens bevatten zeer concrete acties om de gewenste bezetting te realiseren. In de managementrapportages over 2023 wordt echter enkel door de keten Omgeving melding gemaakt van acties die direct gerelateerd kunnen worden aan het actieplan. Aangegeven wordt, dat de aandacht voor het SPP project in 2023 wat is afgenomen en dat het vervolg is doorgeschoven naar 2024. Het voornemen uit de ketenplannen om jaarlijks een strategische personeelsplanning vorm te geven, wordt na de zomer van 2024 door de ketens opgepakt. In 2022 is een start gemaakt met de vormgeving van een eigen ‘werkenbij’ website voor de gemeente (Sociaal Jaarverslag, 2022). Deze site wordt in 2023 gelanceerd. In 2023 participeert de gemeente in een aantal projecten om leerlingen en medewerkers bij andere organisaties kennis te laten maken met het werken in de gemeentelijke organisatie. Budget is vrijgemaakt om op moeilijk vervulbare vacatures wervingscampagnes te voeren. Deze campagnes blijken effectief. Vanaf november 2022 is een professioneel recruiter op tijdelijke basis aangesteld die zich richt op het schrijven van vacatureteksten, de begeleiding van de communicatie van vacatures, etc. Vanaf medio 2023 is echter geen capaciteit meer beschikbaar.

Het opzetten van campagnes om SWF als werkgever in de markt te zetten is daarom niet verder tot ontwikkeling gekomen. In 2023 wordt een onboardingsprogramma vormgegeven om nieuwe collega’s sneller te laten landen en beter te verbinden met de organisatie. Doeltreffendheid

De bezetting is op peil opdat alle huidige en toekomstige taken van de gemeente adequaat vervuld kunnen worden.

Arbeidskrapte in Súdwest-Fryslân

Vanaf 2020 is het aantal indiensttreders hoger dan het aantal uitdiensttreders. De bezetting is met 10,5 fte. per 1.000 inwoners hoger dan het gemiddelde van 8,8 fte. Het werkklimaat wordt als positief ervaren (Cultuuronderzoek).

89

Rekenkamer Súdwest-Fryslân

Relatief zijn er veel werknemers in een salarisschaal van 1 tot en met 3 en weinig personen tussen schaal 10 tot en met 12. De gemeente slaagt erin om jongere werknemers relatief lang te binden. De doorstroom is hoog. Het ziekteverzuim ligt zeer laag. Met 4,7% in 2023 behoort SWF bijna tot de best practice gemeenten.

Arbeidskrapte in Súdwest-Fryslân

90

Rekenkamer Súdwest-Fryslân

Hoofdstuk 7 Conclusies en aanbevelingen 7.1 Conclusies Op basis van dit onderzoek, kunnen de volgende conclusies worden geformuleerd.

Er is geen eenduidig beeld omtrent het percentage moeilijk vervulbare vacatures. De gemeente geeft zelf aan, dat het percentage moeilijk vervulbare vacatures in 2023 5% bedraagt (A+O Fonds). Dit is relatief laag. Gemeenten van vergelijkbare omvang noteren voor dat jaar een percentage van 17%. Ook in de jaren 2021 en 2022 noteert de gemeente zeer lage percentages. Het lage percentage wordt niet bevestigd in dit onderzoek. De gemiddelde tijd waarbinnen een vacature in 2023 wordt vervuld (gecorrigeerd voor vacatures die niet worden vervuld) is 101 dagen. Daarmee ligt de gemeente goed in lijn met een naburige gemeente (100 dagen). Functies die relatief snel worden vervuld, zijn zeer verschillend van aard. Dit geldt tevens voor functies die relatief minder snel worden vervuld. Soms wordt een vacature binnen de gemiddelde tijd vervuld, terwijl een soortgelijke functie pas na een langere termijn vervuld kan worden. Respondenten geven zelf aan, dat met name vacatures op het gebied van Inkoop, Ruimtelijke Ontwikkeling en Juridische Zaken moeilijk te vervullen zijn. Ten tijde van dit onderzoek beschikt de gemeente niet over een geautomatiseerde administratie waaruit kan worden opgemaakt hoe lang individuele vacatures open staan. Hoewel de gemeente aangeeft, dat gewerkt wordt aan een dergelijke administratie, was deze in de eerste helft van 2024 nog niet operationeel.

Voor het jaar 2023 kan de gemeente een sheet opleveren op basis waarvan de rekenkamer zelf per vacature het aantal dagen kan berekenen dat de vacature openstaat. In de sheet die de gemeente oplevert kan geen onderscheid gemaakt worden tussen interne en externe invulling. Voor 2022 kan de gemeente een dergelijk overzicht niet leveren. Een en ander heeft tot gevolg, dat op dit moment weinig kwantitatief inzicht bestaat in het huidige knelpunt en ook weinig kwantitatief inzicht bestaat in mogelijke toekomstige knelpunten.

Er is een relatief hoge bezetting, doordat de gemeente meer dan gemiddeld taken zelf uitvoert. Te zien is, dat SWF met 10,5 fte. per 1.000 inwoners een relatief hoge bezetting kent als deze bezetting vergeleken wordt met gemeenten met een vergelijkbare omvang (8,8 fte. per 1.000 inwoners). Dit beeld wordt genuanceerd in de benchmark die de gemeente in 2021 laat uitvoeren. Deze benchmark concludeert het volgende: ”Uw kosten van het primaire proces zijn 8% hoger per inwoner dan gemiddeld (+€ 7,9 miljoen). We zien dat gemeente SúdwestFryslân meer taken zelf uitvoert dan gemiddeld, hierdoor heeft de gemeente meer formatie dan gemiddeld in de referentiegroep. Een groot gedeelte van de hogere kosten is te verklaren aan de hand van de werklast die de gemeente te verzetten heeft” (Benchmark, 2022, p. 15). De overheadskosten zijn 4% lager per inwoner dan gemiddeld, maar aangezien de formatie in

Arbeidskrapte in Súdwest-Fryslân

91

Rekenkamer Súdwest-Fryslân

het primair proces hoger is dan gemiddeld, zijn de overheadskosten daadwerkelijk 6% lager dan gemiddeld (Benchmark, 2022, p. 15).

Er is een relatief laag in- en uitstroom percentage en een hoog doorstroom percentage. Het instroompercentage ligt relatief laag: 17% tegen een gemiddelde van 18,8% in 2023 bij gemeenten met een vergelijkbare omvang. Het uitstroompercentage ligt eveneens lager dan bij gemeenten met een vergelijkbare omvang. Het doorstroompercentage is in 2023 echter beduidend hoger dan bij gemeenten met een vergelijkbare omvang: 15% tegenover 6,6%. Het aandeel instromers jonger dan 35 jaar is vergelijkbaar met gemeenten van vergelijkbare omvang, maar het aandeel jongere uitstromers (van 25 tot 35 jaar) is met 11,8% lager dan de 16,8% die vergelijkbare gemeenten in 2023 schrijven. Het instroompercentage ligt in 2023 hoger dan het uitstroompercentage, hetgeen ook bij andere gemeenten is waar te nemen. De vaste bezetting ligt met 80% in 2023 iets hoger dan gemeenten met een vergelijkbare omvang (76%), maar dit verschil is niet significant. Logischerwijs geeft de gemeente minder uit aan externe inhuur dan vergelijkbare gemeenten. Het gemiddeld bruto maandsalaris ligt iets onder het gemiddelde en de gemeente kent relatief veel personen die zich bevinden in een lagere salarisschaal. Hoewel de gemeente meer begroot, liggen de daadwerkelijke opleidingskosten in 2022 goed bij het gemiddelde. Het ziekteverzuim is laag.

In 2023 noteert de gemeente een ziekteverzuim van 4,7%, waar gemiddeld 6,2% wordt aangegeven. Het laagst genoteerde ziekteverzuim (de best practice) bedraagt voor 2023 4,3%. De indruk ontstaat, dat SWF sterk inzet op doorstroom. Het aangegeven lage percentage moeilijk vervulbare vacatures verhoudt zich minder tot datgene wat wordt aangegeven in de begroting, de bestuursrapportages en de jaarstukken en ook minder tot datgene wat de respondenten aangeven.

Het beeld dat krapte op de arbeidsmarkt leidt tot vertraging en tot meer inhuur wordt niet bevestigd door de gemeente zelf. In diverse rapportages wordt de krapte op de arbeidsmarkt opgevoerd als knelpunt. Soms wordt daarbij aangegeven dat deze krapte leidt tot vertraging, zoals bij het opstellen van de Woon-zorgvisie. In de meeste gevallen wordt de krapte op de arbeidsmarkt echter als oorzaak voor een hogere inhuur opgevoerd. Aangezien inhuur over het algemeen duurder is dan het aanstellen van personeel in loondienst, leidt dit in 2023 binnen de ketens tot overschrijding van de begrote personele lasten (managementrapportages ketens, 2023). Ook respondenten geven aan dat de organisatie veel last heeft van de krapte op de arbeidsmarkt, zeker in relatie tot de extra taken die de gemeente moet uitvoeren. Respondenten geven aan, dat de krapte op de arbeidsmarkt tot gevolg heeft dat taken minder snel worden uitgevoerd (Interview, 14 februari 2024). Dit pessimistische beeld wordt niet geheel bevestigd in dit onderzoek. Vacatures worden in 2023 gemiddeld binnen 101 dagen vervuld, hetgeen zich goed verhoudt tot de gemiddelde tijd van 100 dagen die bij een naburige gemeente is waargenomen. De gemeente heeft het A+O Fonds doorgegeven, dat in 2023 5% van de vacatures wordt aangemerkt als moeilijk vervulbaar: een zeer laag percentage.

Gemeenten van vergelijkbare omvang merken voor dat jaar 17% van de vacatures aan als moeilijk vervulbaar. Dit lage percentage kan moeilijk een argument vormen voor vertragingen van de werkzaamheden.

Arbeidskrapte in Súdwest-Fryslân

92

Rekenkamer Súdwest-Fryslân

De gemeente onderneemt diverse acties om te anticiperen op de arbeidsmarktkrapte. De gemeente heeft een aantal acties ondernomen om te anticiperen op de krapte op de arbeidsmarkt. In toenemende mate wordt gebruik gemaakt van de Fryske Flekspool, waarin de gemeente samenwerkt met andere overheidsorganisaties. Daarnaast wordt gewerkt met stagiaires en trainees. Het merendeel van de trainees heeft inmiddels een vast dienstverband bij de gemeente gekregen. De gemeente kent een relatief hoog opleidingsbudget. De daadwerkelijke besteding van dit budget is vergelijkbaar met andere gemeenten. De gemeente is in 2023 gestart met een functiewaarderingstraject dat in 2024 naar verwachting wordt afgerond. De gemeente is terughoudend met het toekennen van arbeidsmarkttoelagen of andere vormen van beloningsdifferentiatie. Hoewel het traject strategische personeelsplanning ambitieus van start gaat, is de aandacht hiervoor afgenomen. Het traject sluit in 2022 af met de vormgeving van actieplannen die concrete acties bevatten op het gebied van strategische personeelsplanning. De meeste jaarplannen en managementrapportages 2023 gaan echter niet in op strategisch personeelsbeleid. Desgevraagd wordt gesteld er nog geen verdere concrete ketenactieplannen zijn voor 2023 en 2024 en dat de totstandkoming hiervan per keten in een proces zit.

Andere respondenten stellen in dit verband, dat de aandacht voor SPP ook kan zijn afgenomen doordat een nieuwe directie is aangetreden. De meeste ketenplannen voor 2024 en 2025 nemen de ambitie op om jaarlijks een strategische personeelsplanning vorm te geven. Ook staan in deze ketenplannen overige ambities op personeelsgebied verwoord. Desgevraagd wordt gesteld, dat de ketens na de zomer van 2024 verdere invulling geven aan strategische personeelsplanning. Op dit moment beschikt de gemeente niet over een inschatting van de gewenste toekomstige bezetting op basis van getraceerde ontwikkelingen. In 2023 is gewerkt aan de ontwikkeling en lancering van een werkenbij-website om SWF als werkgever beter vindbaar te maken. Daarnaast participeert de gemeente in 2023 in een aantal projecten om leerlingen kennis te laten maken met de gemeente en wordt deelgenomen aan de Week van de Uitwisseling van Werken. Ook is budget beschikbaar gesteld voor het voeren van campagnes voor moeilijk vervulbare vacatures. Deze campagnes blijken effectief om moeilijk vervulbare vacatures in te vullen (Interview, 14 mei 2024). Het betreft hier incidenteel budget. Op basis van eerdere ervaringen is in 2024 formatieve ruimte gevonden om de vacature voor de functie van adviseur arbeidsmarkt en recruitment vacant te stellen.

Tevens is in 2023 een onboardingsprogramma vormgegeven om nieuwe collega’s sneller te laten landen en beter te verbinden met de organisatie (Managementrapportage Bedrijfsvoeren, 2023, Schriftelijke reactie, 12 juni 2024). Pogingen om het werk eenvoudiger in te richten en om tot een hogere graad van automatisering of digitalisering over te gaan, worden niet expliciet in verband gebracht met het terugdringen van de werkdruk of met krapte op de arbeidsmarkt. Aangegeven wordt, dat op dit moment niet specifiek naar mogelijkheden worden gezocht om de werkdruk te verminderen (Schriftelijke reactie, 12 juni 2024). Aan de andere kant ligt het ziekteverzuim zeer laag: in 2023 behoort SWF met 4,7% bijna tot de best practice gemeenten in termen van ziekteverzuim (4,3%).

Arbeidskrapte in Súdwest-Fryslân

93

Rekenkamer Súdwest-Fryslân

Hoewel open hiring een geschikte werkwijze kan zijn voor het invullen van bepaalde functies binnen de gemeente, is de doorstroom van deze functies binnen de gemeente beperkt en kan de gemeente voor deze functies goed aan geschikte kandidaten komen.

Effectiviteit van het beleid is moeilijk vast te stellen, maar de acties lijken effectief. Hoewel het traceren van beleidseffectiviteit niet eenvoudig is, kunnen sommige indicatoren toch een indruk geven van de effectiviteit. Ondanks het feit dat de instroom lager ligt ten opzichte van vergelijkbare gemeenten, zijn er meer instromers dan uitdiensttreders. Zo traden in 2022 101 medewerkers in dienst en hebben 76 medewerkers de organisatie verlaten. Dit patroon doet zich ook in 2020 en 2021 voor. Ten opzichte van 2022 stijgt de formatie van 900 fte. naar 960 fte. in 2023. De bezetting is met 10,5 fte. per 1.000 inwoners in 2023 hoger dan het gemiddelde van 8,8 fte. per 1.000 inwoners, maar hierbij zij gesteld dat de gemeente relatief veel taken zelf uitvoert. In het aantal personen uitgedrukt stijgt de formatie van 1010 in 2022 naar 1080 in 2023. Het doorstroompercentage ligt bij SWF hoog, hetgeen als positief effect valt aan te merken. Het cultuuronderzoek laat zien, dat medewerkers bevlogen en betrokken zijn en dat men trots is op de samenwerking. Ook op andere onderdelen liggen de scores van het cultuuronderzoek goed in lijn met de benchmark (Cultuuronderzoek). Zo zijn de omgangsvormen correct, ervaart men steun en vertrouwen van het management, voelt men zich veilig en ervaart men inclusiviteit (Cultuuronderzoek).

De arbeidsmarktcampagne blijkt effectief en de gemeente continueert deze campagne in 2024. De campagne bestaat uit een aantal activiteiten die in samenhang met elkaar worden uitgevoerd. Te denken is dan aan het lanceren en in de lucht houden van een website, het participeren in projecten gericht op leerlingen, het deelnemen aan de Week van de Uitwisseling, het gericht voeren van campagnes op moeilijk vervulbare vacatures, etc. Het probleem hierbij is wel, dat het hier eigenlijk om een structurele activiteit gaat die incidenteel gebudgetteerd is. De gemeente slaagt erin om jongere werknemers relatief lang te binden: hoewel het aandeel jongere instromers vergelijkbaar is, is het aandeel jongere uitstromers is in 2023 namelijk laag. De doorstroom is hoog, hetgeen ook een verklaring kan zijn voor het feit dat jongere werknemers relatief lang bij de gemeente blijven. De gemeente beschikt over een relatief groot opleidingsbudget en over een relatief groot aanbod aan opleidingen, ook op het gebied van persoonlijke ontwikkeling. Ook wordt veel gebruik gemaakt van stagiaires en lijkt het traineeprogramma effectief om jongeren aan te trekken en te behouden voor de gemeentelijke organisatie.

Er is nog meer mogelijk. Landelijk worden door onder meer de VNG, het A+O Fonds en het Centraal Planbureau aanbevelingen gedaan om te anticiperen op de krapte op de arbeidsmarkt. SWF pakt in de praktijk sommige van deze voorstellen op en andere in mindere mate. Zo wordt nog niet een actief beleid gevoerd op beloningsdifferentiatie. De beloningen zelf zijn eveneens bescheiden: gemiddeld genomen ligt het bruto maandsalaris in 2023 iets onder het gemiddelde. Opvallend is, dat SWF in 2023 relatief veel personen in dienst heeft die werkzaam zijn binnen een salarisschaal van 1 tot en met 3, terwijl de gemeente juist relatief weinig personen tussen schaal 10 tot en met 12 in dienst heeft.

Arbeidskrapte in Súdwest-Fryslân

94

Rekenkamer Súdwest-Fryslân

Ook is men terughoudend met het inzetten van extern personeel. De flexibele bezetting is relatief aan de lage kant en dit geldt tevens voor de uitgaven aan externe inhuur. De gemeente kent een onboardingsprogramma, maar voert geen traceerbare intake- of exitgesprekken. Wel worden in het kader van inzetbaarheid inzetbaarheidsgesprekken gevoerd. Ook vindt nog geen differentiatie in sollicitatieprocedures plaats. Zo wordt bijvoorbeeld geen gebruik gemaakt van open hiring, hetgeen overigens correct wordt toegelicht en uitgelegd door de gemeente.

7.2 Aanbevelingen Uit de bovenstaande conclusies volgen dan de volgende aanbevelingen, gericht aan het college: Het verdient aanbeveling om periodiek een organisatiebreed kwantitatief inzicht te verstrekken in de tijdsduur dat vacatures openstaan om op die manier knelpunten in vacaturevervulling beter inzichtelijk te maken. Dit inzicht zou de gemeente de mogelijkheid kunnen bieden nog doelgerichter actie te ondernemen. Op basis van dit inzicht kan bijvoorbeeld duidelijk worden, dat bepaalde functies moeilijker zijn te vervullen dan andere functies en hier zouden dan gerichte maatregelen op ingezet kunnen worden. Op dit moment beschikt de gemeente niet over een organisatiebrede inschatting van de gewenste toekomstige bezetting op basis van getraceerde ontwikkelingen. Aanbevolen wordt, de aandacht voor strategische personeelsplanning te revitaliseren. Zo kan worden toegezien op de vormgeving van strategische personeelsplanning op ketenniveau in de tweede helft van 2024. Op basis van deze personeelsplanningen kan dan tevens een organisatiebrede strategische personeelsplanning worden vormgegeven. Een organisatiebreed beeld van strategische personeelsplanning biedt de mogelijkheid om tussen afdelingen te schuiven, mochten ontwikkelingen daartoe aanleiding geven.

Het blijft in dit verband raadzaam, om ontwikkelingen die van invloed zijn op het takenpakket van de gemeente, periodiek te traceren en te vertalen naar een gewenste toekomstige bezetting. Acties die in het kader van strategische personeelsplanning zijn voorgenomen, dienen periodiek gemonitord en verantwoord te worden. Hoewel het traject strategische personeelsplanning in 2022 afsluit met de vormgeving van actieplannen, gaan de meeste jaarplannen en managementrapportages 2023 niet in op strategisch personeelsbeleid. In navolging van het advies van het Centraal Planbureau kan overwogen worden de mogelijkheden voor beloningsdifferentiatie beter te benutten. Op dit moment wordt daar zeer terughoudend mee omgegaan. Aan de andere kant kan beloningsdifferentiatie ook tot ongewenste effecten leiden. Het aanbieden van een hogere vergoeding aan nieuwe medewerkers kan weliswaar effectief zijn bij het werven van nieuwe medewerkers, maar tevens een gevoel van onrechtvaardigheid oproepen bij de zittende medewerkers die dezelfde functie vervullen. Het aanbieden van een universele functiedifferentiatie voor zowel nieuwe als zittende medewerkers die moeilijk vervulbare functies vervullen, is niet eenvoudig. De inschaling van een functie is immers gekoppeld aan het loongebouw van de gemeente en het wijzigen van één functie kan direct gevolgen hebben voor andere functies.

Wel is denkbaar, dat de gemeente inzet op het verruimen van secundaire arbeidsvoorwaarden om zich nog beter te positioneren als aantrekkelijke werkgever.

Arbeidskrapte in Súdwest-Fryslân

95

Rekenkamer Súdwest-Fryslân

Het verdient aanbeveling om exitgesprekken te voeren, opdat getraceerd kan worden waarom medewerkers de organisatie verlaten. De gesprekken kunnen waardevolle inzichten opleveren die mogelijkerwijs omgezet kunnen worden naar gerichte acties. De gemeente onderneemt al heel veel acties om te anticiperen op krapte op de arbeidsmarkt. Het kan overwogen worden, om al deze acties systematisch te inventariseren en te presenteren, opdat een nadere prioritering kan worden gemaakt.

Arbeidskrapte in Súdwest-Fryslân

96

Rekenkamer Súdwest-Fryslân

Bestuurlijke reactie

Arbeidskrapte in Súdwest-Fryslân

97

Rekenkamer Súdwest-Fryslân

Arbeidskrapte in Súdwest-Fryslân

98

Rekenkamer Súdwest-Fryslân

Nawoord Rekenkamer De rekenkamer heeft met genoegen kennis genomen van de bestuurlijke reactie op het onderzoeksrapport over krapte op de arbeidsmarkt. Ook is de rekenkamer verheugd over het feit, dat de aanbevelingen van de rekenkamer deels al in gang zijn gezet en deels worden opgepakt door het college. Voor wat betreft de aandacht voor strategische personeelsplanning, constateert de rekenkamer dat deze aandacht de afgelopen jaren verslapt is. Het traject strategische personeelsplanning sluit in 2022 af met de vormgeving van actieplannen, die concrete acties bevatten op het gebied van strategische personeelsplanning. De meeste jaarplannen en managementrapportages 2023 gaan echter niet in op strategisch personeelsbeleid. Tijdens het onderzoek wordt gesteld dat er nog geen verdere concrete keten-actieplannen zijn voor 2023 en 2024. De reactie van het college dat deze aanbeveling al in 2023 deel uitmaakt van de speerpunten van de organisatie, wordt dan ook niet onderschreven in dit onderzoek. Daarnaast had het college concreter kunnen aangeven waar het herijkt proces strategische personeelsplanning precies uit bestaat en wat de planning van dit proces is. Deze aanbeveling richt zich echter niet alleen op de planning van activiteiten die in het kader van strategische personeelsplanning worden ondernomen en over de rapportages daarover.

De aanbeveling strekt zich ook uit tot een gemeentebreed beeld van de toekomstige gewenste bezetting. Op dit moment beschikt de gemeente niet over een organisatiebrede inschatting van de gewenste toekomstige bezetting op basis van getraceerde ontwikkelingen. Het blijft in dit verband raadzaam, om ontwikkelingen die van invloed zijn op het takenpakket van de gemeente, periodiek te traceren en te vertalen naar een gewenste toekomstige bezetting. De rekenkamer had graag gezien dat het college ook op deze aanbeveling en ambitie was ingegaan. Daarnaast is de rekenkamer benieuwd naar de manier waarop het college de acties waarmee de gemeente anticipeert op arbeidsmarktkrapte, beoogt te inventariseren en te presenteren. Gesteld wordt dat hierover interne afstemming plaatsvindt, maar dit geeft nog geen concrete uitwerking van de aanbeveling om alle acties die de gemeente in het kader van arbeidskrapte onderneemt te inventariseren en uiteindelijk te prioriteren, opdat een consistent beleid ontstaat.

Arbeidskrapte in Súdwest-Fryslân

99

Rekenkamer Súdwest-Fryslân

Lijst van geraadpleegde documenten Gemeente Súdwest-Fryslân, Programmabegroting 2024. Gemeente Súdwest-Fryslân, Jaarstukken 2022. Gemeente Súdwest-Fryslân, Draaiboek SPP, 2022. Gemeente Súdwest-Fryslân, Kick off Strategische Personeelsplanning DT+, 8 december 2021. Gemeente Súdwest-Fryslân, Opbrengsten workshops SPP, overall conclusies, 2022. Rekenkamer Súdwest-Fryslân, Inhuur van derden, 2021. Gemeente Súdwest-Fryslân, beantwoording technische vragen bij programmabegroting 2022, 26 oktober 2021. Gemeente Súdwest-Fryslân, Bestuursrapportage, juli-september 2023. Gemeente Súdwest-Fryslân, Bestuursrapportage, november-december 2022. Gemeente Súdwest-Fryslân, Bestuursrapportage, januari-maart 2023. Gemeente Súdwest-Fryslân, Bestuursrapportage, april-juni 2023. Gemeente Súdwest-Fryslân, Motie SWF maak werk van Open Hiring, 2 februari 2023. Gemeente Súdwest-Fryslân, Presentatie cultuuronderzoek, juni 2022. Gemeente Súdwest-Fryslân, Strategische Personeelsplanning, Plan van Aanpak, september 2021. Gemeente Súdwest-Fryslân, Strategische jaarkalender HR, DT d.d. 13 september 2021. Gemeente Súdwest-Fryslân, Leren en Ontwikkelen, 2022. Gemeente Súdwest-Fryslân, Maandrapportage Omgeving, december 2023. Gemeente Súdwest-Fryslân, Managementrapportage, Openbare Ruimte, december 2023. Gemeente Súdwest-Fryslân, Maandrapportage Sociaal Domein, november/december 2023.

Gemeente Súdwest-Fryslân, Voorstel managementrapportages december 2023, DT, 14 februari 2024. Gemeente Súdwest-Fryslân, Managementrapportage, Bedrijfsvoeren, Klantcontacten en Strategie & Programma’s, december 2023. Gemeente Súdwest-Fryslân, Presentatie Leerhuis, 2023. Gemeente Súdwest-Fryslân, Ketenplan 2024-2025, Bedrijfsvoeren. Gemeente Súdwest-Fryslân, Ketenplan 2024-2025, Dienstverlenen / Klantcontacten Gemeente Súdwest-Fryslân, Ketenplan 2024-2025, Omgeving. Gemeente Súdwest-Fryslân, Ketenplan 2024-2025, Openbare Ruimte. Gemeente Súdwest-Fryslân, Ketenplan 2024-2025, Sociaal Domein. Gemeente Súdwest-Fryslân, Organisatieplan 2023-2026.

Arbeidskrapte in Súdwest-Fryslân

100