Bijlage II - Accountantsverslag 2021 gemeente Súdwest Fryslân
Tekst van het document
Accountantsverslag 2021 Gemeente Súdwest-Fryslân 27 mei 2022
Deloitte Accountants B.V. Sophialaan 24-268911 AE Leeuwarden Postbus 826 8901 BP Leeuwarden Nederland Tel: 088 288 2888 Fax: 088 288 9877 www.deloitte.nl
Aan de gemeenteraad van de gemeente Súdwest-Fryslân Postbus 10.000 8600 HA SNEEK Datum 27 mei 2022 Ons kenmerk 2205CD8D6D/JO Behandeld door K. Bakker RA Manager 06 8333 0130 kbakker@deloitte.nl drs. H. Kuperus RA Director 06 5204 8549 dkuperus@deloitte.nl
Geachte leden van de raad, Graag bieden wij u hierbij ons accountantsverslag aan met betrekking tot de controle van de jaarrekening 2021 van de gemeente Súdwest-Fryslân. Deze rapportage beschrijft op hoofdlijnen onze controleaanpak en de belangrijkste aangelegenheden die wij tijdens onze controle in overweging hebben genomen. Wij zijn van mening dat de reikwijdte van onze werkzaamheden en de resultaten daarvan een deugdelijke basis vormen voor ons oordeel over de jaarrekening 2021 van de gemeente Súdwest-Fryslân. Bij de jaarrekening 2021 van de gemeente Súdwest-Fryslân hebben wij een goedkeurende controleverklaring verstrekt De jaarrekening 2021 is opgesteld onder verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Súdwest-Fryslân. Bij deze jaarrekening hebben wij op 27 mei 2022 een goedkeurende controleverklaring voor het getrouwe beeld en de rechtmatigheid verstrekt. Onze controle is uitgevoerd in overeenstemming met onze opdrachtbevestiging van 25 oktober 2021 en met ons auditplan, dat op 4 november 2021 is besproken in uw auditcommissie. Wij bespreken onze bevindingen met de organisatie De inhoud van dit accountantsverslag is door ons afgestemd met uw portefeuillehouder financiën, met de directie, en met de betrokken medewerkers van financiën en concerncontrol. Hoogachtend, Deloitte Accountants B.V.
drs. H. Kuperus RA
Op alle opdrachten verricht door Deloitte, behoudens M&A Diensten, zijn de Algemene Voorwaarden Dienstverlening Deloitte Nederland, januari 2020 gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 24362837 van toepassing. Deloitte Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Rotterdam onder nummer 24362853. Deloitte Accountants B.V. is a Netherlands affiliate of Deloitte NSE LLP, a member firm of Deloitte Touche Tohmatsu Limited.
Accountantsverslag jaarrekening 2021 Gemeente Súdwest-Fryslân
Inhoudsopgave
Bestuurlijke samenvatting
4
•
Belangrijkste bevindingen, conclusies en aanbevelingen
5
•
Onze belangrijkste conclusies als basis voor de controleverklaring
12
Bevindingen jaarrekening
14
•
Financiële positie van uw gemeente
15
•
Belangrijkste bevindingen uit onze controle
20
Interne beheersing
30
•
31
Belangrijkste bevindingen inzake de interne beheersing
Overige aangelegenheden
33
•
34
Overige aangelegenheden
Bijlagen
35
•
Bijlage A1 - Niet-gecorrigeerde controleverschillen
36
•
Bijlage A2 - Onzekerheden in de controle
37
•
Bijlage A3 - Tekortkomingen in de toelichtingen
38
•
Bijlage B1 - Bevindingen controle SiSa-bijlage 2021
39
•
Bijlage B2 - Bevindingen controle SiSa-bijlage Tozo 2021
42
•
Bijlage C - Onafhankelijkheidsbevestiging
43
Bestuurlijke samenvatting
Bevindingen jaarrekening
Interne beheersing
Overige aangelegenheden
Bijlagen
Blz. 3
Bestuurlijke samenvatting
Accountantsverslag jaarrekening 2021 Gemeente Súdwest-Fryslân
Bestuurlijke samenvatting Belangrijkste bevindingen, conclusies en aanbevelingen
Getrouwheid en rechtmatigheid
•
Wij hebben een goedkeurende controleverklaring verstrekt voor het getrouwe beeld en de rechtmatigheid.
•
De gehanteerde materialiteit voor fouten en onzekerheden bedraagt € 3,1 miljoen respectievelijk € 9,3 miljoen.
Welke zaken gaan goed en welke verbeteringen zien wij?
Wij zien dat uw gemeente aan de volgende zaken de juiste aandacht heeft gegeven of verbeteringen heeft gerealiseerd op deze onderdelen:
Belangrijke aandachtspunten
Bestuurlijke samenvatting
•
Wij hebben medio 2021 met de ambtelijke organisatie het opstel- en controleproces van de jaarrekening 2020 geëvalueerd. Het proces verliep op de meeste onderdelen naar tevredenheid. Waar nodig zijn bij zowel uw als onze organisatie aanscherpingen doorgevoerd. Dit heeft geleid tot goede werk- en planningsafspraken voor de jaarrekeningcontrole 2021. Het proces is als gevolg hiervan verder geoptimaliseerd. De jaarrekeningcontrole is, ondanks de nodige uitdagingen, binnen de afgesproken planning afgerond. Wij hebben de samenwerking met uw organisatie dan ook als prettig en professioneel ervaren. Medio 2022 evalueren wij wederom het proces om te bepalen op welke terreinen/aspecten verdere verbeteringen mogelijk zijn.
•
De verantwoording over en interne controle van de SiSa-bijlage is van een goed niveau. Ondanks een sterke toename van het aantal regelingen in de afgelopen twee jaar is het controleproces soepel verlopen. Dit oordeel geldt ook voor de verantwoording en interne controle van het sociaal domein en Europees aanbesteden. Het proces, de uitvoering en de (interne) controle zijn van een gedegen niveau en de oplevering heeft conform de gemaakte afspraken plaats gevonden.
•
Uw gemeente heeft een aantal complexen binnen uw grondexploitatie afgesloten en daarmee is uw grondpositie overzichtelijker geworden. Een aantal van deze complexen is volledig (operationeel en financieel) afgerond. Daarnaast is een aantal complexen opgenomen in een zogenaamd restplan. Dit zijn complexen waarbij sprake is van beperkte resterende activiteiten in relatie tot de grondexploitatie als geheel. De keuze om de resterende activiteiten op te nemen in een restplan zorgt ervoor dat deze complexen niet onevenredig lang in exploitatie blijven en vermindert eveneens de administratieve lasten.
Wij onderkennen de volgende aandachtspunten: •
De Europese aanbestedingsfouten zijn toegenomen ten opzichte van vorig jaar. Deze toename heeft zowel betrekking op de toename van het aantal inkopen die ten onrechte niet Europees zijn aanbesteed als op de omvang de onrechtmatige inkopen. Wij constateren dat ten opzichte van eerdere jaren geen verbetering heeft plaatsgevonden in het proces inzake de naleving van de Europese aanbestedingsrichtlijnen. Gezien de historie van de aanbestedingsfouten en de aandacht die in onze rapportages is gegeven aan dit onderwerp hadden wij een verbetering verwacht in boekjaar 2021. De toename van het aantal onrechtmatige inkopen en de toename van de omvang van de aanbestedingsfout toont feitelijk aan dat de situatie is verslechterd. Uw directe aandacht is vereist.
•
Wij signaleren dat er stappen kunnen worden gezet om de financiële verwerking (de vertaalslag naar de jaarrekening) van de ontwikkelingen en mutaties in de grondexploitatie te verbeteren. Tijdens de controle hebben wij vastgesteld dat de huidige werkwijze heeft geleid tot diverse gecorrigeerde afwijkingen, welke in onze optiek voorkomen hadden kunnen worden. Wij adviseren om de onderlinge samenwerking tussen het cluster grondzaken en het team financiën te versterken. Verder is het van belang dat, indien er sprake is van nieuwe en/of specifieke 2205CD8D6D/JO ontwikkelingen binnen de grondexploitatie, er tijdig contact met ons wordt opgenomen. Dit voorkomt discussie en aanpassingen tijdens het controleproces.
Bevindingen jaarrekening
Interne beheersing
Overige aangelegenheden
Bijlagen
Blz. 5 2205CD8D6D/JO
Accountantsverslag jaarrekening 2021 Gemeente Súdwest-Fryslân
Bestuurlijke samenvatting Belangrijkste bevindingen, conclusies en aanbevelingen
Belangrijke aandachtspunten (vervolg)
•
Interne beheersing • (significante bevindingen)
Kwaliteit verslaggeving
Sociaal domein
Het proces inzake de actualisatie van de nog te maken kosten voor de grondexploitatie dient te worden aangescherpt. Wij verwijzen voor een gedetailleerde toelichting naar het onderdeel ‘grondexploitatie’ in deze bestuurlijke samenvatting. Op basis van de interim-controle 2021 hebben wij tekortkomingen geïdentificeerd in de interne beheersingsmaatregelen voor de financiële verslaggeving. Onze belangrijkste bevindingen zijn besproken in de auditcommissie van 1 december 2021. Naar aanleiding van de jaarrekeningcontrole zijn geen nieuwe significante bevindingen geconstateerd.
•
Wel zijn wij van mening, zoals eerder vermeld, dat het proces en de bewustwording binnen uw organisatie ten aanzien van het voldoen aan de Europese aanbestedingsrichtlijnen van onvoldoende niveau is. In de management letter hebben wij gerapporteerd over de tekortkomingen inzake het aanbestedingsproces. Op basis van de jaarrekeningcontrole constateren wij dat, als gevolg van de tekortkomingen, we het risico dienen op te schalen naar een significante leemte in het proces van aanbesteden.
•
Tijdens de controle hebben wij het door het management toegepaste proces met betrekking tot belangrijke verslaggevingsvraagstukken geëvalueerd. Wij zijn van mening dat de verslaggevingsvraagstukken en de toegepaste inschattingen redelijk zijn en consistent worden toegepast.
•
Wij constateren dat de kwaliteit en transparantie van de toelichting met betrekking tot uw grondbeleid verder kan toenemen door in de toelichtingen van de jaarstukken verloopoverzichten en inzichten in de resultaten op complexniveau op te nemen. Hiermee heeft u als gemeenteraad beter inzicht in de ontwikkelingen, resultaten en potentiële risico’s op complexniveau.
•
De controle met betrekking tot het sociaal domein is goed verlopen. De verantwoorde bestedingen vanuit de productieverantwoordingen van de zorgaanbieders waren eenvoudig aan te sluiten op de financiële administratie.
•
Wij onderkennen in de geleverde zorg in natura voor de Jeugdwet en WMO onzekerheden van respectievelijk € 0,70 miljoen en € 0,74 miljoen. Dit komt door het – vooralsnog – ontbreken van (goedgekeurde) verantwoordingsinformatie door zorginstellingen en ontvangen verantwoordingsinformatie met een afwijkende verklaring (oordeelonthouding).
•
Wij onderkennen in de geleverde zorg in natura voor de Jeugdwet en WMO geen rechtmatigheidsfouten.
•
Op basis van de door ons uitgevoerde controle kunnen wij de Persoonsgebonden Budgetten (PGB’s) voor zowel WMO als Jeugdwet als rechtmatig aanmerken.
2205CD8D6D/JO
Bestuurlijke samenvatting
Bevindingen jaarrekening
Interne beheersing
Overige aangelegenheden
Bijlagen
Blz. 6 2205CD8D6D/JO
Accountantsverslag jaarrekening 2021 Gemeente Súdwest-Fryslân
Bestuurlijke samenvatting Belangrijkste bevindingen, conclusies en aanbevelingen
Grondexploitatie
Voor de grondexploitatie hebben wij het proces, de dossiervorming en de onderbouwingen beoordeeld waarop het management de geactualiseerde schattingen heeft gebaseerd. Wij hebben onder andere de realisatie en de geactualiseerde schattingen ultimo 2021 versus de schattingen in de jaarrekening 2020 geanalyseerd (‘backtesting’). Wij hebben ten aanzien van de (tussentijdse) winstneming in de grondexploitatie een bevinding geconstateerd, welke het gevolg is van de geactualiseerde schatting van de nog te maken kosten (hierna NTM kosten). Hieronder volgt een nadere toelichting. Nog te maken kosten Uw organisatie heeft tijdens de actualisatie in 2021 vastgesteld dat voor meerdere complexen de nog te maken kosten raming te hoog was verantwoord in voorgaande jaren. De geraamde nog te maken kosten voor een aantal complexen hadden betrekking op werkzaamheden welke reeds waren uitgevoerd of niet meer noodzakelijk waren. Dit was echter niet in een eerder stadium bekend bij de planeconomen en daarom niet verwerkt in de grondexploitatie. Dit heeft geleid tot een vrijval (voordelig resultaat) van € 2,54 miljoen in de jaarrekening 2021. Op basis van de verslaggevingsregels had deze bate in eerdere boekjaren verantwoord moeten worden als resultaat binnen grondexploitatie.
De bate is echter niet van materiële omvang, en daarom is in accountantsjargon sprake van een ‘overige fout’ in de jaarrekening. Wij hebben vastgesteld dat de deze ‘overige fout’ juist is verwerkt in de jaarrekening 2021 en dat hiervoor een adequate toelichting is opgenomen. Hiermee is voldaan aan de verslaggevingsvereisten. Wij zijn van mening dat de waardering van de overige schattingselementen in de grondexploitatie op basis van onze werkzaamheden juist is en consistent is met voorgaand jaar.
Naleving van de Europese Wij constateren een toename in de omvang van de onrechtmatige inkopen als gevolg van het niet naleven van de Europese aanbestedingsregels. aanbestedingsregels Uit de controle 2021 is een rechtmatigheidsfout gebleken van in totaal circa € 2,98 miljoen bij 32 individuele crediteuren (2020: circa € 1,5 miljoen). Van deze fout heeft circa € 1,05 miljoen (12 crediteuren) betrekking op doorlopende fouten uit het verleden. Daarnaast zijn er voor 20 crediteuren nieuwe fouten geconstateerd met een omvang van circa € 1,12. Door concern control is een kwalitatief goede spendanalyse verricht, waarin alle bovenstaande fouten aan het licht zijn gekomen. Wij hebben in aanvulling hierop zelfstandige controlewerkzaamheden verricht op de Europese aanbestedingsregels en komen tot dezelfde conclusie. Begrotingsrechtmatigheid Wij verwijzen voor een inhoudelijke analyse van de overschrijding(en) naar de analyse van de begrotingsrechtmatigheid, zoals opgenomen in de ‘analyse per hoofdtaakveld’ in hoofdstuk 3.5 van de jaarrekening. Hiermee legt het college verantwoording af over de rechtmatigheid van de lasten over 2021. De geconstateerde lastenoverschrijdingen die formeel als onrechtmatig zijn aangemerkt, wegen mede op basis van de analyse van het college niet mee in ons rechtmatigheidsoordeel.
Dit heeft dan ook niet geleid tot een andere strekking van ons rechtmatigheidsoordeel. Frauderisicoanalyse
Wij hebben kennis genomen van de geactualiseerde frauderisicoanalyse van uw gemeente. Met deze analyse heeft de gemeente (net als voorgaande jaren) aangetoond zich bewust te zijn van mogelijke frauderisico’s en we constateren dat zij daar risicogericht maatregelen voor treft. Wij hebben verder vastgesteld dat u opvolging geeft aan integriteitsmeldingen en hierover rapporteert. Tijdens onze controle over 2021 zijn door ons geen fraudegevallen bij uw gemeente geconstateerd. 2205CD8D6D/JO
Bestuurlijke samenvatting
Bevindingen jaarrekening
Interne beheersing
Overige aangelegenheden
Bijlagen
Blz. 7 2205CD8D6D/JO
Accountantsverslag jaarrekening 2021 Gemeente Súdwest-Fryslân
Bestuurlijke samenvatting Onze belangrijkste conclusies als basis voor de controleverklaring
Onze opdracht is ongewijzigd uitgevoerd Met de opdrachtbevestiging heeft u ons opdracht gegeven tot het controleren van de jaarrekening 2021. Naast de opdrachtbevestiging zijn bepalend (geweest) voor onze controle: •
Het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado).
•
Het normenkader 2021, dat op 23 december 2021 is vastgesteld door de gemeenteraad.
De reikwijdte van onze controle staat omschreven in de opdrachtbevestiging. Er is gedurende het verloop van de controle op geen enkele wijze sprake geweest van een beperking of wijziging in de reikwijdte van onze controle. Wij achten de reikwijdte van onze controle voor 2021 voldoende voor de doelstelling van onze controle. Bij de jaarrekening 2021 van de gemeente Súdwest Fryslân hebben wij een goedkeurende controleverklaring verstrekt Wij hebben de controle van de jaarrekening 2021 van de gemeente Súdwest Fryslân uitgevoerd en hebben een goedkeurende controleverklaring verstrekt voor zowel getrouwheid als rechtmatigheid. Wij hebben niet-gecorrigeerde controleverschillen geïdentificeerd met betrekking tot het vermogen en het resultaat
Wij hebben geen controleverschillen geïdentificeerd met betrekking tot de begrotingsrechtmatigheid
Er zijn geen belangrijke wijzigingen in de verslaggevingsregels
De in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties over 2021, zijn in alle van materieel belang zijnde aspecten rechtmatig tot stand gekomen, in overeenstemming met de begroting en met de in de relevante wet- en regelgeving opgenomen bepalingen, zoals opgenomen in het normenkader 2021.
Significante verslaggevingsgrondslagen en de toepassing hiervan zijn belangrijk voor de presentatie van de financiële positie en de resultaten van uw gemeente. Daarnaast vereisen zij van het management het toepassen van oordeelsvorming ten aanzien van moeilijke, subjectieve en complexe posities, vaak vanwege de noodzaak om inschattingen te moeten maken over het effect van zaken die inherent onzeker zijn.
Op basis van onze controlewerkzaamheden en de toelichting in de jaarrekening hebben wij geen overschrijdingen geconstateerd die wij moeten meewegen in ons oordeel. Geen feitelijke niet-gecorrigeerde controleverschillen geïdentificeerd met betrekking tot SiSa Wij hebben geen controleverschillen (fouten en/of onzekerheden) in de verantwoorde informatie in de SiSa-bijlage 2021 geconstateerd. Geen feitelijke niet-gecorrigeerde controleverschillen geïdentificeerd met betrekking tot de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) Wij hebben tijdens onze controle geen nietgecorrigeerde feitelijke afwijkingen geïdentificeerd groter dan onze rapporteringsdrempel, die van invloed zijn op de WNT.
De belangrijkste verslaggevingsgrondslagen van de gemeente zijn uiteengezet in de toelichting op de jaarrekening 2021, onder ‘Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling’. Wij hebben het door het college en het ambtelijk management toegepaste proces met betrekking tot belangrijke verslaggevingspraktijken geëvalueerd, en hebben gegevensgerichte controlewerkzaamheden uitgevoerd. Wij zijn van mening dat de verslaggevings-vraagstukken en de toegepaste inschattingen goed onderbouwd en redelijk zijn, en consistent zijn gebruikt.
Wij hebben tijdens onze controle niet-gecorrigeerde feitelijke afwijkingen geïdentificeerd groter dan onze minimumdrempel, die van invloed zijn op het vermogen en/of het resultaat van de gemeente. Wij hebben deze niet-gecorrigeerde controleverschillen opgenomen in Bijlage A1 - Niet-gecorrigeerde controleverschillen.
Bestuurlijke samenvatting
Bevindingen jaarrekening
2205CD8D6D/JO
Interne beheersing
Overige aangelegenheden
Bijlagen
Blz. 8 2205CD8D6D/JO
Accountantsverslag jaarrekening 2021 Gemeente Súdwest-Fryslân
Bestuurlijke samenvatting Onze belangrijkste conclusies als basis voor de controleverklaring
Wij zijn onafhankelijk van de gemeente Súdwest Fryslân Ons zijn geen relaties bekend tussen Deloitte Accountants B.V. en haar zuster- en/of dochterondernemingen of de member firms van Deloitte Touche Tohmatsu Limited en hun respectievelijke zusteren/of dochterondernemingen en de gemeente, die naar ons professionele oordeel mogelijk van invloed kunnen zijn op onze onafhankelijkheid.
De programmaverantwoording vormt samen met de verplicht voorgeschreven paragrafen (over onder andere weerstandsvermogen en risicobeheersing, bedrijfsvoering en verbonden partijen) het jaarverslag.
Onze volledige onafhankelijkheidsbevestiging is te vinden in Bijlage C - Onafhankelijkheidsbevestiging.
Op basis van de Nederlandse wetgeving en de Nadere Voorschriften Controle- en Overige Standaarden (NVCOS) 720 is de accountant verplicht bepaalde werkzaamheden uit te voeren met betrekking tot het jaarverslag en de andere informatie die in de jaarstukken is opgenomen. Als onderdeel van dit vereiste hebben wij de volgende werkzaamheden uitgevoerd:
De grondslagen van de jaarrekening zijn aanvaardbaar
•
De belangrijkste verslaggevingsgrondslagen van uw gemeente zijn uiteengezet in de waarderingsgrondslagen in de jaarrekening 2021.
Wij hebben vastgesteld dat het jaarverslag de vereiste informatie bevat op basis van artikel 24 lid 2, artikel 25 en artikel 26 BBV.
•
Wij hebben, voor zover wij kunnen beoordelen, vastgesteld dat de verklaringen van het college van burgemeester en wethouders in het jaarverslag, en de andere informatie zoals opgenomen in de jaarstukken, verenigbaar zijn met de beweringen en verklaringen die in de jaarrekening zijn opgenomen.
•
Wij hebben vastgesteld dat de verklaringen in het jaarverslag overeenstemmen met de resultaten van de door ons uitgevoerde controlewerkzaamheden.
De grondslagen zijn toegepast met inachtneming van de voorschriften zoals opgenomen in het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten. De grondslagen zijn aanvaardbaar. Het jaarverslag is verenigbaar met de jaarrekening. De jaarstukken 2021 van uw gemeente bestaan uit: •
Het jaarverslag 2021 (programmaverantwoording en verplichte paragrafen).
•
De jaarrekening 2021 (balans met toelichting, overzicht van baten en lasten met toelichting en de SiSa-bijlage).
2205CD8D6D/JO
Bestuurlijke samenvatting
Bevindingen jaarrekening
Interne beheersing
Overige aangelegenheden
Bijlagen
Blz. 9 2205CD8D6D/JO
Bevindingen jaarrekening
Accountantsverslag jaarrekening 2021 Gemeente Súdwest-Fryslân
Financiële positie van uw gemeente Samenvatting ontwikkelingen in vermogen en resultaat van uw gemeente
De vermogenspositie van uw gemeente is verbeterd Het BBV, de verslaggevingsregels voor gemeenten, maakt een duidelijk onderscheid tussen resultaatbepaling en resultaatbestemming. Alle baten en lasten dienen via het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening te lopen. Er mogen geen baten of lasten rechtstreeks in het eigen vermogen worden gemuteerd. De mutaties in het eigen vermogen vinden plaats door middel van de resultaatbestemming. Het gerealiseerd totaalsaldo van baten en lasten over het boekjaar 2021 bedraagt € 14,3 miljoen voordelig. Per saldo is tussentijds € 2,6 miljoen aan de reserves toegevoegd, zodat het uiteindelijk gerealiseerde resultaat over 2021 circa € 11,7 miljoen voordelig bedraagt. Dit resultaat is afzonderlijk vermeld onder het eigen vermogen in de balans.
Eigen vermogen (x € 1 miljoen)
2021
2020
2019
Eigen vermogen per 1 januari
47.991
47.777
61.052
Tussentijdse resultaatbestemming
-/- 2.599
4.495
-/- 4.164
Gerealiseerd resultaat
11.721
4.709
-9.111
Gerealiseerd totaalsaldo baten en lasten
14.321
214
-13.275
Eigen vermogen per 31 december
62.312
47.991
47.777
In het overzicht hiernaast hebben wij de ontwikkeling van het eigen vermogen opgenomen. De omvang van het eigen vermogen bedraagt ultimo 2021 circa 21,8% van het balanstotaal (ultimo 2020: 16,6% van het balanstotaal) en is verbeterd ten opzichte van 2020. Saldo baten en lasten Het feitelijke saldo van baten en lasten in een jaar is weergegeven als het gerealiseerde totaalsaldo van baten en lasten. Daarnaast kent de gemeente het gerealiseerde resultaat. Dit is het gerealiseerde totaalsaldo van baten en lasten plus of min de tussentijdse resultaatbestemming. Deze tussentijdse resultaatbestemming bestaat uit de onttrekkingen aan en stortingen in reserves gedurende het boekjaar. Deze mutaties in reserves vinden plaats op basis van door de gemeenteraad genomen besluiten. Het gerealiseerde resultaat is dus mede het gevolg van de eerdere politieke besluitvorming.
Exploitatieresultaat (x € 1 miljoen)
Wat het voorgaande concreet betekent voor uw gemeente hebben wij in het overzicht hiernaast weergegeven.
Bij: onttrekkingen aan reserves
Bestuurlijke samenvatting
Bevindingen jaarrekening
Interne beheersing
Totale baten
312.271
Totale lasten
-/- 297.950
Gerealiseerd totaalsaldo baten en lasten
14.321
Af: stortingen in reserves
-/- 16.990 14.391
Saldo mutaties reserves
-/- 2.599
Gerealiseerd resultaat
11.721
Overige aangelegenheden
Bijlagen
Blz. 11 2205CD8D6D/JO
Accountantsverslag jaarrekening 2021 Gemeente Súdwest-Fryslân
De financiële positie van uw gemeente Samenvatting ontwikkelingen in vermogen en resultaat van uw gemeente Kengetallen voor gemeente Súdwest Fryslân (begroot en werkelijk over de periode 2019-2021)
Solvabiliteit
25%
6% 5% 4% 3% 2% 1% 0%
20% 15% 10% 5% 0% 2019
2020
Begroot
2021
15
2019
Werkelijk
Gerealiseerd totaalsaldo baten en lasten (x € 1 miljoen)
Grondexploitatiequote
2020
Begroot
2021
Werkelijk -
Netto schuldquote
Structurele exploitatieruimte
100%
6%
80%
4%
60%
2%
40% 20%
0%
0%
-2% 2019 Begroot
Bestuurlijke samenvatting
2020
2021
Werkelijk
Bevindingen jaarrekening
(15) 2019 Begroot
Interne beheersing
2020
2021
Werkelijk
2019 Begroot
Overige aangelegenheden
2020
Begroot na wijziging
Bijlagen
2021 Werkelijk
Blz. 12 2205CD8D6D/JO
Accountantsverslag jaarrekening 2021 Gemeente Súdwest-Fryslân
De financiële positie van uw gemeente Samenvatting ontwikkelingen in vermogen en resultaat van uw gemeente Saldo baten en lasten | Begroting vs realisatie (x € 1 miljoen)
Voorspellende waarde van uw begroting De jaarrekening 2021 sluit met een positief gerealiseerd resultaat van circa € 11,7 miljoen. De begroting is voor uw gemeente een belangrijk sturingsinstrument. Het is een kaderstellend document waarmee de gemeenteraad financiële en beleidsmatige kaders vaststelt waarbinnen het college haar beleid en doelen kan realiseren. Wij constateren in zowel boekjaar 2020 als ook in boekjaar 2021 een aanzienlijk verschil tussen het begrote saldo van baten en lasten en het gerealiseerde saldo van baten en lasten. Tevens zijn ook aanzienlijke verschillen zichtbaar tussen de gerealiseerde en begrote baten en lasten op programmaniveau. Dit duidt erop dat er ruimte is om de voorspellende waarde van uw begroting verder te verhogen. Wij merken op dat de mutaties in de grondexploitatie en de verwachte resultaten vanuit de grondexploitatie geen onderdeel zijn van het begrotingsproces en ook niet worden verwerkt in de begroting. Dit zorgt voor diverse grotere verschillen tussen de realisatie en de begroting. Verder zien wij verschillen bij een aantal baten- en/of lastenposten welke in onze optiek als begrotingswijziging doorgevoerd hadden kunnen worden gedurende het boekjaar.
Wij hebben voorbeelden hiervan besproken met uw organisatie In dit licht adviseren wij u dit nader te onderzoeken en eventueel maatregelen te nemen om de voorspellende waarde van de begroting van zowel de investeringen als de baten en lasten en de uitvoeringskracht ervan dichter bij elkaar te brengen.
20 10
(10) (20) Begroting Realisatie Begroting Realisatie 2020 2020 2021 2021
Baten | Begroting vs realisatie (excl. mutaties reserves) (x € 1 miljoen) 300 200 100 Begroting Realisatie Begroting Realisatie 2020 2020 2021 2021
Lasten | Begroting vs realisatie (excl. mutaties reserves) (x € 1 miljoen)
300 250 200 150 100
50 Begroting Realisatie Begroting Realisatie 2020 2020 2021 2021
Bestuurlijke samenvatting
Bevindingen jaarrekening
Interne beheersing
Overige aangelegenheden
Bijlagen
Blz. 13 2205CD8D6D/JO
Belangrijkste bevindingen uit onze controle Voorraad onderhanden werk (grondexploitatie)
Het controleproces van de waardering van de voorraad onderhanden werk De risico’s voor de grondexploitaties zijn in essentie terug te brengen tot 5 P’s:
Bestuurlijke samenvatting
Bevindingen jaarrekening
•
•
•
Programmering: in de afgelopen jaren hebben economische ontwikkelingen geleid tot belangrijke wijzigingen in vooral de woningbehoefte. Is er een kritische analyse gemaakt van de ‘mix’ van woningen (huur, koop, vrije kavels, appartementen, etc.) in de projecten, in relatie tot de huidige marktvraag in de gemeente? Prijs: de verkoopprijzen van woningen, en dus van grond, hebben langere tijd onder druk gestaan. Deze situatie is omgeslagen in een grote vraag naar woningen en grond, waardoor de grondprijs zich in een hoog tempo in positieve zin ontwikkelt. Is afgewogen welke prijzen kunnen worden gehandhaafd en welke grondprijzen bovenwaarts moeten worden bijgesteld als gevolg van de grotere vraag en de positieve marktontwikkelingen? Plankosten: door de toenemende vraag naar woningen en dus naar bouwcapaciteit is sprake van een toenemende stijging van de bouwkosten. Is afgewogen welke prijzen kunnen worden gehandhaafd en welke prijzen bovenwaarts moeten worden bijgesteld als gevolg van de grotere vraag en de hierbij horende prijsontwikkelingen? Parameters: zijn de parameters voor kosten en opbrengstenstijgingen opportuun, beredeneerd vanuit de huidige situatie en de best mogelijke inschatting van de toekomstige ontwikkeling van de grondprijzen en de plankosten?
De 5 P’s vormen de basis voor de actualisatie van de grondexploitaties zoals opgenomen in uw paragraaf ‘Grondbeleid’.
Interne beheersing
Overige aangelegenheden
10,00 8,00 6,00 4,00 2,00 2019
2020
2021
Ontwikkeling boekwaarde
Overzicht nog te realiseren baten en lasten per project (x € 1 miljoen) 10
5 -
Overig
De gemeente Súdwest Fryslân schat ultimo 2021 in dat de totale omvang van de niet terug te verdienen kosten op de gehele grondexploitatie circa € 4,9 miljoen bedraagt (2020: € 7,1 miljoen). Hiervoor is een voorziening getroffen. Deze voorziening is voor een bedrag van € 3,9 miljoen in mindering gebracht op de bouwgronden in exploitatie. Het resterende deel van deze verliesvoorzienig is aan de passivazijde van de balans gepresenteerd. Dit is in overeenstemming met het Besluit Begroting en Verantwoording.
•
Totale boekwaarde bouwgronden in exploitatie (x € 1 miljoen)
Watersta d
De balanspost met de belangrijkste schattingen in de jaarrekening betreft de voorraad onderhanden werk, waaronder de bouwgronden in exploitatie (grondexploitatie). Deze balanspost is door het saldo ultimo 2021 ad € 5,7 miljoen (exclusief voorziening) relevant voor de accountantscontrole, maar ook door de schattingen die een rol spelen bij het ramen van de nog te realiseren baten ad € 21,6 miljoen en lasten ad € 19,5 miljoen in de jaren 2022 e.v. De nog te realiseren baten en lasten vormen samen met de boekwaarde de basis voor de waardering in de jaarrekening, oftewel het verwachte resultaat bij afsluiting van de projecten. Indien het college verwacht dat het project verlieslatend is leidt dit tot een voorziening, bij een verwachte winst leidt dit tot (tussentijdse) winstneming. Voor de waardering van grondexploitatie dient de gemeente per individueel project te bepalen of de gemeente de boekwaarde plus de in de toekomst nog te realiseren kosten en opbrengsten, naar beste schatting, terugverdient. Ultimo 2021 zijn 21 individuele projecten opgenomen in de bouwgronden in exploitatie.
Planning: is de tijdsplanning van de projecten afgestemd op de (on)mogelijkheden in de markt. Immers, de marktbehoefte bepaalt welke projecten op welk moment te realiseren zijn.
Harinxm aland
•
De voorraad onderhanden werk
Hemmen 3
Accountantsverslag jaarrekening 2021 Gemeente Súdwest-Fryslân
Nog te realiseren baten Nog te realiseren lasten
Uit deze figuren blijkt dat de boekwaarde van de bouwgronden in exploitatie in 2021 is afgenomen. De belangrijkste oorzaak hiervan zijn de aanzienlijke gerealiseerde verkopen in 2021 voor zowel de woningbouw als bedrijventerreinen. Met name voor bedrijventerreinen heeft in 2021 een inhaalslag plaats gevonden ten opzichte van voorgaande periodes, waarin de realisatie achterliep op de ramingen.
Bijlagen
Blz. 14 2205CD8D6D/JO
Accountantsverslag jaarrekening 2021 Gemeente Súdwest-Fryslân
Belangrijkste bevindingen uit onze controle Voorraad onderhanden werk (grondexploitatie)
Bij onze beoordeling van de door de gemeente gehanteerde veronderstellingen voor het actualiseren van de grondexploitaties, met name de uitgangspunten voor planning (fasering), programmering en prijsbeleid, maar ook de parameters voor kosten- en opbrengstenstijging en de gehanteerde rekenrente (rente-omslagmethode), hebben wij het volgende in overweging genomen:
Tussentijdse winstneming In juli 2019 heeft de commissie BBV de notitie ‘Grondbeleid in begroting en jaarstukken’ gepubliceerd. Hierin is opgenomen dat gemeente voor tussentijdse winstneming de ‘Percentage Of Completion methode’ (POC-methode) moeten toepassen. Hierbij geldt dat gemeenten, indien aan een aantal voorwaarden is voldaan, tussentijds winst moeten nemen.
Op grond van de voorgenoemde risicoanalyse hebben wij op basis van onze professionele oordeelsvorming een aantal individuele grondexploitaties geselecteerd voor nadere controle. Voor deze projecten hebben wij de aannemelijkheid van de gehanteerde uitgangspunten gecontroleerd. Daarnaast hebben wij op gemeenteniveau de algemene uitgangspunten binnen de grondexploitatie gecontroleerd. Verder hebben wij de programmering en planning van de grondexploitatie van zowel de woningbouw als bedrijventerreinen op gemeenteniveau gecontroleerd. Hierbij hebben wij gebruik gemaakt van de beschikbaar gestelde behoefteonderzoeken.
•
Of de afzonderlijke veronderstellingen redelijk lijken, onderling afhankelijk en intern consistent zijn, en of de veronderstellingen redelijk lijken wanneer ze collectief of in samenhang met andere veronderstellingen worden beschouwd.
•
Of de veronderstellingen in de markt de waarneembare veronderstellingen op passende wijze weerspiegelen, met andere woorden: is er consistentie met de algemene economische omgeving en de economische omstandigheden in/bij de gemeente?
Op grond van de POC-methode heeft uw gemeente in het boekjaar 2021 voor € 3,1 miljoen aan tussentijdse winst genomen op de grondexploitatie (2020: € 1,2 miljoen).
De uitgangspunten die in de grondexploitaties en dus in de jaarrekening 2021 zijn verwerkt, zijn door ons getoetst en als aannemelijk aangemerkt
Belangrijkste bevindingen inzake waardering grondexploitaties
Wij hebben op grond van de door ons verrichte werkzaamheden inzake de waardering van de grondexploitaties vastgesteld dat uw gemeente:
•
Of de veronderstellingen aansluiten op de (vastgestelde) plannen (besluiten) van de raad.
•
Of de veronderstellingen consistent zijn met de ervaringscijfers van de gemeente (met andere woorden: is historische informatie representatief voor toekomstige situaties?).
Als onderdeel van de controle van de waardering van de bouwgronden in exploitatie voeren wij een risicoanalyse uit ter bepaling van het risicoprofiel van de individuele grondexploitaties en de hierdoor bestaande kans op een materiële fout in de waardering ervan. Hierbij betrekken wij de huidige boekwaarde, het geprognosticeerde resultaat, en de aard en omvang van de nog te realiseren baten en lasten (liggen hier bijvoorbeeld al contracten of overeenkomsten aan ten grondslag waardoor de risico’s afnemen of is hier nog geen sprake van).
De grondexploitaties zijn door het college voor de jaarrekening 2021 opnieuw doorgerekend (geactualiseerd), en waar nodig zijn de verwachtingen bijgesteld, waarmee tevens is beoordeeld of het onderhanden werk in de jaarrekening op een juiste wijze is gewaardeerd, en of er mogelijk een (aanvullende) verliesvoorziening noodzakelijk is.
Bestuurlijke samenvatting
Bevindingen jaarrekening
Voor het toepassen van de POC-methode is het van belang dat uw gemeente het resultaat betrouwbaar kan schatten. Ook moet er sprake zijn van verkochte grond en gerealiseerde kosten.
Naast de hiervoor genoemde elementen spelen bij de risicoclassificatie van de individuele projecten ook de aard van het project, de programmering en de doorlooptijd een belangrijke rol.
Interne beheersing
Overige aangelegenheden
•
Beschikt over actuele ramingen van de nog te realiseren baten en lasten
•
Beschikt over een deugdelijke onderbouwing van de gehanteerde uitgangspunten in de grondexploitaties
•
Een niet onaannemelijk niveau heeft bepaald van de nog te maken plan- en civiele kosten.
De uitgangspunten die in de grondexploitaties en in de jaarrekening 2021 zijn verwerkt, zijn door ons getoetst en als aannemelijk aangemerkt.
Wel merken wij op dat vanuit het actualisatieproces van nog te maken kosten in het huidige boekjaar een constatering is gebleken met betrekking tot de tijdigheid en diepgang van de actualisaties in voorgaande jaren. Wij verwijzen voor een nadere toelichting naar de volgende pagina.
Bijlagen
Blz. 15 2205CD8D6D/JO
Accountantsverslag jaarrekening 2021 Gemeente Súdwest-Fryslân
Belangrijkste bevindingen uit onze controle Voorraad onderhanden werk (grondexploitatie)
Nog te maken kosten De afdeling grondzaken (planeconomen) maakt per complex in de grondexploitatie keuzes als het gaat om de mate van detail waarin de raming van de nog te maken kosten van de resterende activiteiten binnen het complex worden geactualiseerd. Deze keuzes zijn onder andere gebaseerd op de beschikbare capaciteit van de planeconomen, het moment waarop de meest recente (detail)actualisatie heeft plaats gevonden en de recente ontwikkelingen per complex. Desondanks heeft dit proces geleid tot een afwijking in de jaarrekening zoals hierna verder is toegelicht. Wij adviseren u daarom om het actualisatieproces inzake de nog te maken kosten te evalueren om gelijksoortige bevindingen in de toekomst te voorkomen. Uw organisatie heeft tijdens de actualisatie in 2021 vastgesteld dat voor meerdere complexen de nog te maken kosten raming te hoog was verantwoord in voorgaande jaren. De geraamde nog te maken kosten bij een aantal complexen hadden betrekking op werkzaamheden welke reeds waren uitgevoerd of niet meer noodzakelijk waren. Dit was echter niet in een eerder stadium bekend bij de planeconomen en overeenkomstig niet verwerkt in de grondexploitatie. Dit heeft geleid tot een vrijval (voordelig resultaat) van € 2,54 miljoen in de jaarrekening 2021.
Bij deze complexen was er geen sprake van nieuwe feiten of omstandigheden welke aanleiding gaven tot de wijziging in voornoemde raming. Op basis van voorgaande en de omvang van de vrijval concluderen wij dat in het verleden de betreffende complexen niet tijdig en juist zijn geactualiseerd.
Bestuurlijke samenvatting
Bevindingen jaarrekening
Op basis van de verslaggevingsregels had deze bate in eerdere boekjaren verantwoord moeten worden als resultaat binnen grondexploitatie. De bate is echter niet van materiële omvang, en daarom is in accountantsjargon sprake van een ‘overige fout’ in de jaarrekening. Dergelijke fouten worden gecorrigeerd in de eerste opvolgende jaarrekening welke wordt opgesteld vanaf het moment dat deze ‘overige fout’ is geconstateerd. Eveneens dient deze fout adequaat te worden toegelicht in de betreffende jaarrekening. Wij hebben vastgesteld dat de deze ‘overige fout’ juist is verwerkt in de jaarrekening 2021 en dat een adequate toelichting is opgenomen. Hiermee is voldaan aan de verslaggevingsvereisten. Om het resterende risico ten aanzien van een ‘te hoge raming van nog te maken kosten’ te ondervangen heeft uw organisatie in een samenspraak met ons aanvullende werkzaamheden uitgevoerd op de raming van de NTM kosten van een aantal overige complexen. Dit heeft geleidt tot een aanvullende vrijval van de geraamde kosten van € 332.000. Op basis hiervan constateren wij dat hiervoor geen materieel restrisico aanwezig ten aanzien van nog te maken kosten is in de jaarrekening 2021.
Interne beheersing
Overige aangelegenheden
Bijlagen
Blz. 16 2205CD8D6D/JO
Belangrijkste bevindingen uit onze controle Begrotingsrechtmatigheid
Het systeem van budgetbeheer en -bewaking moet waarborgen dat de lasten binnen de begroting blijven en het college belangrijke wijzigingen of dreigende overschrijdingen tijdig meldt aan de gemeenteraad, zodat zij hierover tijdig (binnen het begrotingsjaar) een besluit kan nemen. Een systeem met onvoldoende waarborgen voor tijdige melding aan de gemeenteraad van budgetoverschrijdingen heeft het risico in zich dat het college inbreuk maakt op het budgetrecht van de gemeenteraad. Het begrotingscriterium is verder verfijnd en uitgewerkt in de Kadernota rechtmatigheid 2018 van de Commissie BBV. Het overschrijden van de begroting is altijd onrechtmatig, maar hoeft de accountant niet in alle gevallen mee te wegen in zijn rechtmatigheidsoordeel. De kostenoverschrijdingen moeten dan wel goed herkenbaar in de jaarrekening zijn opgenomen en zijn in te delen in de categorieën als genoemd in de Kadernota rechtmatigheid 2018 van de commissie BBV.
Bestuurlijke samenvatting
Bevindingen jaarrekening
Lastenoverschrijdingen (x € 1 miljoen) 12 8 4 -
Programma 3
Naast de controle op de rechtmatige totstandkoming van de baten, lasten en balansmutaties in de jaarrekening 2021, hebben wij een controle uitgevoerd op de begrotingsrechtmatigheid. De toe te passen normen voor het begrotingscriterium zijn gebaseerd op de artikelen 189, 190 en 191 van de Gemeentewet en moet de gemeenteraad zelf nader invullen en concretiseren. Dit gebeurt met het vaststellen van de begroting en via de financiële verordening ex artikel 212 van de Gemeentewet.
Voor de begrotingsrechtmatigheid kijken wij naar de lastenoverschrijdingen per programma. In de figuur hieronder hebben wij de programma’s met een lastenoverschrijding opgenomen.
Programma 2
Begrotingsoverschrijdingen zijn adequaat toegelicht in de jaarrekening
Programma 1
Accountantsverslag jaarrekening 2021 Gemeente Súdwest-Fryslân
Wij verwijzen voor een inhoudelijke analyse van en toelichting op deze overschrijdingen naar de analyse begrotingsrechtmatigheid zoals opgenomen onder ‘analyse per hoofdtaakveld’ in hoofdstuk 3.5 van de jaarrekening. Hiermee legt het college aan de gemeenteraad verantwoording af over de begrotingsrechtmatigheid van de lasten over 2021. Zoals blijkt uit het voorgaande overzicht is bij programma 2 sprake van een begrotingsoverschrijding op de lasten. Deze geconstateerde kostenoverschrijding wegen wij niet mee in ons rechtmatigheidsoordeel. Op de volgende pagina is een inhoudelijke analyse opgenomen waarin onze afwegingen en conclusies zijn opgenomen.
Interne beheersing
Overige aangelegenheden
Kredietoverschrijdingen Kredietoverschrijdingen vereisen conform de Kadernota Rechtmatigheid van de commissie BBV – vergelijkbaar met kostenoverschrijdingen in het overzicht van baten en lasten – autorisatie van de gemeenteraad. Indien een overschrijding niet door de raad is geautoriseerd, is deze strikt genomen onrechtmatig. Afspraken hierover tussen de gemeenteraad en het college kunnen zij nader vastleggen in de financiële verordening ex art. 212 Gemeentewet. In de afspraken tussen de gemeenteraad en het college is vastgelegd dat het college kredietoverschrijdingen gedurende het jaar dient te melden aan de raad. Dit gebeurt ook daadwerkelijk. Echter, bij dergelijke meldingen vraagt het college niet direct een verhoging van het krediet aan bij de raad. Wij begrijpen dat de gemeente deze werkwijze (wel melden, niet muteren in het krediet) al langere tijd toepast, maar stellen vast dat deze werkwijze niet formeel is bekrachtigd in een verordening of raadsbesluit. Wij adviseren u om ófwel de gehanteerde werkwijze alsnog formeel te bekrachtigen met een raadsbesluit, ófwel op het moment van een melding direct een verhoging van het krediet te laten autoriseren door de raad.
Verder willen wij u wijzen op onderstaande adviezen van de commissie BBV ten behoeve van de actualisatie van de financiële verordening voor boekjaar 2022. Dit advies is overgenomen uit het addendum bij de kadernota rechtmatigheid 2018 (gepubliceerd in 2021) De commissie BBV adviseert om afspraken tussen college en raad over verschuivingen van uitgaven tussen jaarschijven in een investeringsbudget vast te leggen in de financiële verordening ex artikel 212 Gemeentewet. De commissie BBV adviseert om kaders op te nemen in de financiële verordening, ex artikel 212 Gemeentewet, indien specifieke budgetten bij onder uitputting op jaareinde in bestemmingsreserves worden opgenomen.
Bijlagen
Blz. 17 2205CD8D6D/JO
Accountantsverslag jaarrekening 2021 Gemeente Súdwest-Fryslân
Belangrijkste bevindingen uit onze controle Begrotingsrechtmatigheid
Begrotingsoverschrijdingen Omschrijving
Toelichting
Conclusie
De hogere lasten zijn voor een omvang van € 10,2 miljoen gerelateerd aan mutaties in de grondexploitaties. Deze lasten worden volledig gecompenseerd door direct gerelateerde baten met betrekking tot de grondexploitatie.
De overschrijding telt niet mee voor ons oordeel omdat deze wordt gecompenseerd door direct gerelateerde opbrengsten
Voorziening egalisatie afvalstoffenheffing Betreft een verplichte dotatie aan deze voorziening, welke wordt bepaald op € 0,4 miljoen basis van de nacalculatie van de werkelijke kosten en opbrengsten (heffing) gerelateerd aan afval.
De overschrijding telt niet mee voor ons oordeel omdat deze wordt gecompenseerd door direct gerelateerde opbrengsten
Programma 2 Ruimte Totaal € 8,2 miljoen Grondexploitatie € 7,9 miljoen
Bestuurlijke samenvatting
Bevindingen jaarrekening
Interne beheersing
Overige aangelegenheden
Bijlagen
Blz. 18 2205CD8D6D/JO
Accountantsverslag jaarrekening 2021 Gemeente Súdwest-Fryslân
Belangrijkste bevindingen uit onze controle Fraude, integriteit, en naleving wet- en regelgeving
De beoordeling door het college van burgemeester en wethouders van het risico van materiële fouten in de jaarrekening als gevolg van fraude of van het overtreden van wet- en regelgeving Bij onze controle vragen wij u jaarlijks inzicht te geven in de eigen inschatting van het risico dat de jaarrekening een materiële afwijking kan bevatten door fraude of het overtreden van wet- en regelgeving (corporate compliance), inclusief de aard, omvang en frequentie van de inschattingen, het proces dat u daarbij hanteert, en de communicatie daarover met het personeel en met de gemeenteraad. Tijdens deze gesprekken heeft uw organisatie aangegeven zich bewust te zijn van frauderisico’s, waaronder het belang van corporate compliance en de analyse van corruptievraagstukken. Wij hebben kennis genomen van uw geactualiseerde frauderisicoanalyse in 2022. Met deze analyse heeft de gemeente (net als voorgaande jaren) aangetoond zich bewust te zijn van mogelijke frauderisico’s en we constateren dat zij daar risicogericht maatregelen voor treft. Geen wijzigingen in onze initiële inschatting van het frauderisico en geen aanwijzingen voor fraude
Bij fraude . is het risico dat een afwijking van materieel belang niet ontdekt wordt groter dan bij fouten, doordat sprake kan zijn van samenspanning, valsheid in geschrifte, het opzettelijk nalaten transacties vast te leggen of verkeerd voorstellen van zaken, of het doorbreken van de interne beheersing. Onze controle is uitgevoerd met een hoge, maar geen absolute mate van zekerheid, waardoor het mogelijk is dat wij tijdens onze controle niet alle fouten en fraudes hebben ontdekt.
Wij hebben de accountantscontrole professioneelkritisch uitgevoerd en professionele oordeelsvorming toegepast, in overeenstemming met de Nederlandse controlestandaarden, ethische voorschriften en de onafhankelijkheidseisen. Fraude en integriteit Jaarlijks verkrijgen wij inzicht in de integriteitsmeldingen, die wij vervolgens bespreken met uw organisatie. Wij hebben op basis van onze controle en de besprekingen geen fraudegevallen geconstateerd.
Onze conclusie is voorts dat uw gemeente op een adequate wijze opvolging geeft aan geïdentificeerde integriteitskwesties, en hierover tijdig met ons in contact treedt.
De primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en detecteren van fraude berust bij het college, inclusief het invoeren en onderhouden van interne beheersingsmaatregelen voor de betrouwbaarheid van de financiële verslaggeving, de werking en efficiency van de bedrijfsvoering, en de naleving van de van toepassing zijnde wet- en regelgeving. Als accountant verkrijgen wij een redelijke, maar geen absolute, zekerheid dat de jaarrekening als geheel geen afwijkingen van materieel belang bevat, als gevolg van fraude of fouten.
Bestuurlijke samenvatting
Bevindingen jaarrekening
Interne beheersing
Overige aangelegenheden
Bijlagen
Blz. 19 2205CD8D6D/JO
Accountantsverslag jaarrekening 2021 Gemeente Súdwest-Fryslân
Belangrijkste bevindingen uit onze controle Overige bevindingen
Naleving van de Europese aanbestedingsregels De naleving van de aanbestedingsvoorschriften door de gemeente Súdwest-Fryslân is al enige jaren een belangrijk punt van aandacht vanwege de historie van rechtmatigheidsfouten. Op basis van de afname van de aanbestedingsfouten in boekjaar 2020 en tussentijdse informatie vanuit uw organisatie hebben wij in het auditplan 2021 de risicoclassificatie ‘hoog’ opgenomen ten aanzien van de naleving van de Europese aanbestedingsrichtlijnen. Op basis van de nieuwste inzichten in de omvang van de verwachte aanbestedingsfout gedurende het najaar hebben wij de risicoclassificatie verhoogd naar de hoogste categorie, namelijk significant. Op basis van de definitieve aanbestedingsfout over 2021 en het aantal geconstateerde onrechtmatige crediteuren is deze verhoogde classificatie terecht gebleken. Deze heeft ertoe geleid dat wij onze werkzaamheden aanzienlijk hebben moeten uitbreiden. Ook heeft dit geleid tot een flinke administratieve last voor uw organisatie, met name voor concerncontrol. Dit is in onze ogen geen gewenste uitgangspositie voor de komende jaren. Wij constateren een toename in de omvang van de onrechtmatigheden als gevolg van het niet naleven van de Europese aanbestedingsregels. Uit de controle 2021 is een rechtmatigheidsfout gebleken van in totaal circa € 2,98 miljoen bij 32 individuele crediteuren (2020: circa € 1,5 miljoen).
Van deze fout heeft circa € 1,05 miljoen (12 crediteuren) betrekking op doorlopende fouten uit het verleden. Daarnaast zijn er voor 17 crediteuren nieuwe fouten geconstateerd met een omvang van circa € 1,93 miljoen.
Eveneens constateren wij dat uw gemeente niet voldoende maatregelen heeft getroffen om nieuwe onrechtmatigheden te voorkomen. De toename van het aantal onrechtmatige inkopen en de toename van de omvang van de aanbestedingsfout toont feitelijk aan dat de situatie is verslechterd. De geconstateerde fouten zijn divers van aard. Ze hebben betrekking op het aanschaffen van materialen, het inhuren van personeel en op transacties die voorvloeien uit contracten van de gemeente. Bij deze fouten zijn diverse gemeenteteams en medewerkers betrokken. Het niet gedisciplineerd volgen van de gemeentelijke procedures lijkt een belangrijke oorzaak van deze onrechtmatigheden. Daarnaast constateren wij dat de omvang van deze fouten bij uw gemeente hoog zijn in vergelijking met de veel andere gemeenten. Wij adviseren u daarom om daadkrachtig te handelen en hiermee de oorzaken, die hieraan ten grondslag liggen, weg te nemen.
Hieronder hebben wij een aantal maatregelen opgenomen die u organisatie dient te treffen om de rechtmatigheidsfouten richting de toekomst te verminderen. Om de implementatie van deze maatregelen effectief te kunnen monitoren is het van belang dat hieraan door de organisatie deadlines worden gekoppeld. U kunt als gemeenteraad dan periodiek terugkoppeling vragen over de voortgang van de implementatie van deze maatregelen en de gerealiseerde resultaten. Indien nodig kunt u vervolgens ook tijdig maatregelen treffen als de voortgang achterblijft.
Bevindingen jaarrekening
a.
Een plan van aanpak opstellen voor het opzetten van een effectieve interne beheersing om Europese aanbestedingsfouten te verminderen.
b.
Een plan van aanpak opstellen per geconstateerde rechtmatigheidsfout. Hier dient uit te blijken op welke wijze deze fouten richting de toekomst worden opgelost, en wanneer deze fouten zich niet meer zullen voordoen.
Concerncontrol voert in het kader van de controle op de naleving van de Europese aanbestedingsregels jaarlijks een uitgebreide ‘spendanalyse’ uit. Uit deze analyse zijn alle bovenstaande fouten aan het licht zijn gekomen. Wij hebben in aanvulling hierop zelfstandig controlewerkzaamheden verricht op de Europese aanbestedingsregels, en komen tot dezelfde conclusie. Subsidieverstrekkingen Wij hebben formele rechtmatigheidsafwijkingen geconstateerd bij termijnbepalingen. U bent op de hoogte van deze afwijkingen en heeft waar nodig passende acties ondernomen. De afwijkingen hebben geen directe financiële gevolgen, maar nemen wij op basis van de Kadernota Rechtmatigheid van de commissie BBV verplicht op in het accountantsverslag. Voorzieningen Uw gemeente heeft voorzieningen gevormd voor verliezen, risico’s of verplichtingen die hun oorsprong vinden in het huidige boekjaar of eerdere boekjaren, maar waarvan de (verwachte) uitgaven in de toekomst liggen. Binnen de voorzieningen maakt, u conform het BBV, onderscheid naar voorzieningen voor ‘verplichtingen, verliezen en risico’s’ en ‘voor middelen van derden waarvan de bestemming gebonden is’.
Op basis hiervan concluderen wij dat er onvoldoende aandacht wordt besteed aan het oplossen van geconstateerde onrechtmatigheden in het verleden.
Bestuurlijke samenvatting
Maatregelen
Interne beheersing
Overige aangelegenheden
Bijlagen
Blz. 20 2205CD8D6D/JO
Accountantsverslag jaarrekening 2021 Gemeente Súdwest-Fryslân
Belangrijkste bevindingen uit onze controle Overige bevindingen
Voorzieningen (vervolg) Voorziening ‘verplichtingen, verliezen en risico’s Vooral de voorziening voor verplichtingen, verliezen en risico’s is naar zijn aard gebaseerd op veronderstellingen en schattingen van het management en het college. Zij schatten op basis van hun kennis van de gemeente en haar omgeving in wat het effect van de te voorziene risico’s, verplichtingen en kosten zal zijn in de komende jaren en wat de omvang van de voorziening moet zijn. Wij hebben het schattingsproces beoordeeld en hebben gegevensgerichte controlewerkzaamheden uitgevoerd. Hierbij zijn geen bevindingen geconstateerd. Voorziening middelen derden Als de gemeente op grond van wet- en regelgeving of contractuele afspraken verplicht is ontvangen middelen aan een bepaald doel te besteden, dan is sprake van zogenaamde ‘beklemde middelen’. Op grond van het BBV vormt de gemeente in dat geval een voorziening middelen derden (met uitzondering van de van de Europese en Nederlandse overheidslichamen ontvangen voorschotbedragen voor uitkeringen met een specifiek bestedingsdoel, die de gemeente verantwoord onder de overlopende passiva). Wij constateren dat het saldo van de voorziening met beklemde middelen voor de riolering de afgelopen jaren is toegenomen tot circa € 16 miljoen (2020: € 15,3 miljoen, 2019: € 14,1 miljoen).
Bestuurlijke samenvatting
Bevindingen jaarrekening
In uw begroting wordt jaarlijks een kostendekkend tarief voor de rioolheffingen bepaald op basis van de begrote lasten voor de riolering. Wij constateren echter dat afgelopen jaren de gerealiseerde baten structureel hoger zijn dan de gerealiseerde lasten, wat leidt tot een structurele dotatie aan deze voorziening (toename van het saldo). Indien deze systematiek blijvend wordt gehanteerd is onze verwachting dat het saldo van deze voorziening blijft oplopen. Hiermee wordt in onze optiek voorbij gegaan aan het kostendekkende uitgangspunt van de hiervoor geheven rioolheffingen. Wij adviseren om dit nader te onderzoeken. Verder willen wij u wijzen op de nieuwe notitie lokale heffingen van de commissie BBV. Hierin staat een aanbeveling voor de wijze waarop onttrekkingen uit deze voorziening plaats mogen vinden voor vervangingsinvesteringen. Dit is relevant voor de verwerkingswijze in de jaarrekening van 2022 e.v. SiSa
De procedure die uw gemeente moet naleven bij de aanlevering van de bestanden aan het CBS is ten opzichte van vorig jaar niet wezenlijk gewijzigd. Uw gemeente dient in een vast, voorgeschreven stramien diverse documenten aan het CBS aan te leveren.
De (verplichte) tabel met fouten en onzekerheden wat betreft de specifieke uitkeringen is opgenomen in bijlage B2 van dit accountantsverslag. Tijdens de controle hebben wij geen (ongecorrigeerde) financiële fouten of onzekerheden geconstateerd Wet normering topinkomens (WNT) geconstateerd De Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) is met ingang van 2013 van toepassing. Doelstelling van de wet is te verhinderen dat instellingen in de publieke en semipublieke sectoren rechtens in staat zijn bovenmatige bezoldigingen toe te kennen. Voor gemeentes geldt dat de gemeentesecretaris en de griffier als topfunctionaris worden aangemerkt. De algemene bezoldiging voor een topfunctionaris mag voor 2021 niet meer bedragen dan € 209.000 per jaar. Wij hebben geen fouten geconstateerd met betrekking tot naleving van de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) en de publicatieverplichtingen van de WNT. Situatie in Oekraïne
Ondanks het feit dat de Rusland/Oekraïne crisis voor de gemeente Súdwest Fryslân geen gevolgen heeft wat Wij hebben de SiSa-bijlage gecontroleerd op basis van de betreft de continuïteit en de gemeente ook geen Nota verwachtingen accountantscontrole SiSa 2021. activiteiten heeft in/met Rusland en Oekraïne, heeft de Hierbij evalueren wij de getrouwheid en de crisis (naar verwachting) in 2022 wel belangrijke rechtmatigheid van de in de SiSa-bijlage verantwoorde maatschappelijke en financiële gevolgen. gegevens (indicatoren). Vanwege de voorgenoemde gevolgen heeft u gemeente Wij willen benadrukken dat u als gemeente zelf in haar jaarstukken een toelichting opgenomen om de verantwoordelijk bent voor de volledigheid van de te gebruikers te informeren over de mogelijke gevolgen van verantwoorden indicatoren zoals opgenomen in de SiSa- deze situatie. bijlage. Indien een ‘0’ is ingevuld, zijn wij bij uw organisatie nagegaan of deze ‘0’ terecht is ingevuld. U hebt dit aan ons bevestigd.
Interne beheersing
Overige aangelegenheden
Bijlagen
Blz. 21 2205CD8D6D/JO
Accountantsverslag jaarrekening 2021 Gemeente Súdwest-Fryslân
Belangrijkste bevindingen uit onze controle Overige bevindingen
Sociaal domein
Verantwoordingen van zorgaanbieders
Kwaliteit en transparantie van de jaarstukken
Algemeen
Net als voorgaande jaren dienen de zorgaanbieders met een omzet van € 125.000 of meer de gemeente te voorzien van deugdelijke verantwoordingsinformatie. Een aantal zorgaanbieders heeft (nog) niet aan deze verplichting voldaan, dan wel een oordeelonthouding verkregen bij hun verantwoording. Dit leidt tot een onzekerheid in de WMO verantwoording van € 0,74 miljoen en in verantwoorde kosten voor jeugdzorg van € 0,70.
Bij de jaarrekeningcontrole hebben wij vastgesteld dat uw jaarstukken 2021 voldoen aan de vereisten uit het BBV. Wij hebben bij onze werkzaamheden de jaarstukken integraal doorgenomen en hebben daarbij – naast de verenigbaarheid van jaarverslag en jaarrekening – vanuit het belang en begrip van de gebruikers van de jaarstukken vooral gelet op de toegankelijkheid en begrijpelijkheid van de daarin opgenomen toelichtingen en analyses.
Pgb's
Met de afdeling financiën hebben wij in dit kader medio 2021 een evaluatie gehad waarin over en weer ideeën en suggesties zijn uitgewisseld om de jaarstukken een verdere kwaliteitsimpuls te geven, zonder dat dit direct leidt tot een toename van de kwantitatieve omvang van de jaarstukken. Dit heeft op onderdelen geleidt tot een kwaliteitsverbetering.
Voor de jaarrekeningcontrole 2021 hebben wij – met inachtneming van de Audit Alert Sociaal Domein van de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA) – de door uw gemeente getroffen maatregelen om te komen tot een getrouwe en rechtmatige besteding van de zorg in natura (Wmo en Jeugd) geëvalueerd. Deze maatregelen betreffen: Extern: de gemeente ontvangt verantwoordingen van zorgaanbieders op basis van het landelijk controleprotocol, en verricht hierop internecontrolewerkzaamheden. Intern: de gemeente verricht aanvullende controlewerkzaamheden op de juistheid en rechtmatigheid van het recht op zorg en de gemeentelijke cliëntenregistratie. Intern: de gemeente verricht controlewerkzaamheden op de prestatielevering zoals opgenomen in de controleaanpak i-sociaaldomein. Intern: de gemeente verricht gegevensgerichte controlewerkzaamheden op de juistheid van de geldstromen en de facturatie.
In voorgaande jaren heeft de accountant van het SVB een afkeurend oordeel gegeven over de PGBverantwoording. In die jaren dienden wij de PGB-last bij de gemeenten dan ook volledig als onzeker te beschouwen. Begin 2018 is echter verduidelijking gekomen over de wijze waarop gemeenten op een praktische wijze werkzaamheden kunnen verrichten om zo de onzekerheden rondom de Pgb's (zelf) terug te dringen. De werkzaamheden, die de gemeente kan uitvoeren, zijn opgenomen in een handreiking. Er resteert geen onzekerheid ten aanzien van de PGB bestedingen
Net als voorgaand jaar komen hieruit bijzonderheden naar voren. Enerzijds betreffen dat onzekerheden die ontstaan omdat (nog) niet alle zorgaanbieders de verantwoordingsinformatie hebben aangeleverd of de verantwoordingsinformatie hebben aangeleverd met een oordeelhouding.
Bestuurlijke samenvatting
Bevindingen jaarrekening
Interne beheersing
Overige aangelegenheden
Bijlagen
Blz. 22 2205CD8D6D/JO
Interne beheersing
Accountantsverslag jaarrekening 2021 Gemeente Súdwest-Fryslân
Interne beheersing Belangrijkste bevindingen inzake de interne beheersing vanuit de controle van het boekjaar 2021