Bijlage I - Beheerplan wegen

Wûns Arum; Bolsward; Makkum

6.7.2 Onderhoud Naast bovenstaande investeringen vinden er nog vele andere onderhoudswerkzaamheden plaats. Het gaat hier onder meer om:  Vervangen dek- en slijtlagen;  Herstel schade door boomwortelopdruk;  Acute reparaties o.b.v. meldingen.

7. 7.1

Communicatie en participatie Informeren en betrekken

Een goede communicatie richting bewoners over onderhoud van wegen is essentieel. Bij een eventuele herinrichting van de straat wordt altijd vooraf met bewoners gecommuniceerd. Veelal kunnen bewoners ook meedenken bij deze plannen. Daarnaast communiceren we ook veel via social media. Zie Bijlage 3 voor de communicatierichtlijnen. Sinds de coronacrisis kunnen we geen bewonersavonden meer organiseren. Daarom maken we nu gebruik van WhatsApp-groepen om met bewoners en ondernemers te communiceren. In een bewonersbrief worden zij uitgenodigd om deel te nemen aan een WhatsApp-groep die specifiek voor deze werkzaamheden wordt aangemaakt. Deze manier van werken is in 2020 als proef gestart en is in 2021 opgenomen in de werkbestekken. De aannemer maakt de groep aan en is beheerder. In de appgroep worden dagelijks de planning en uit te voeren werkzaamheden gedeeld. Als aanwonenden vragen hebben kunnen zij deze direct stellen. Dit gaat dan bijvoorbeeld over toegankelijkheid en bereikbaarheid, of de thuiszorg die graag bij een cliënt wil komen. De vragen worden dan direct beantwoord. Extra opbrengst van de appgroepen is dat bewoners zich betrokken voelen bij het werk. Ze delen ook de positieve ervaringen in de app, waar de wegwerkers dan weer blij van worden. Voor de gemeente betekent dit dat er minder meldingen binnenkomen via rûnom of KCC.

7.2

Participatie

Steeds meer dorps- en stadsbelangen werken met de gemeente samen om initiatieven te ontwikkelen. Het gaat dan om aanvragen voor bijvoorbeeld extra parkeerplaatsen, een bankje, verkeersmaatregelen of herinrichting. Een andere mogelijkheid is om een deel van het beheer van wegen of meubilair over te nemen via de Right to challenge met een beheersvergoeding. Op dit moment zijn geen initiatieven bekend.

Bijlage 1 Afwegingskader vergroenen leefomgeving Als afwegingskader voor het opruimen voor verharding en het vergroenen van de leefomgeving is door het college het onderstaande afwegingskader vastgesteld In de openbare ruimte zijn er voldoende stukken verharding die geen functie hebben, niet gebruikt worden en dus eigenlijk overbodig zijn. Deze verhardingen zijn relatief eenvoudig te vergroenen en daarmee bieden ze kansen voor het realiseren van ene klimaatadaptievere omgeving, het behoud of versterken van de biodiversiteit en het vergoten van de sociale cohesie in de buurten. Hiermee dragen we een steentje bij aan de mondiale sustainable development goals 11, 13 en 15. Omvorming van grijs naar groen is niet altijd mogelijk. Hieronder volgt een afwegingskader voor de medewerkers van de keten openbare ruimte dat dient als handvat wanneer bestrating vervangen kan worden door groen.

Voorbeelden In de afgelopen jaren zijn er al diverse verhardingen succesvol omgevormd naar groenvoorzieningen. Bijvoorbeeld bij het groene kade project in Sneek. Dit jaar zijn in de Bomenbuurt, onder andere in de Esdoornlaan en iepenlaan, verschillende trottoirs omgevormd naar groenstroken. In Bolsward is aan de Koningin Wilhelminalaan (bij Julianapark) een trottoir omgevormd naar groen om meer ruimte te geven aan nieuwe bomen. Aan de overzijde ligt een veilig trottoir. In andere dorpen en steden zijn ook voorbeelden te vinden zoals aan de Engwierderlaan in Makkum en in Piaam. Veel van deze projecten zijn integraal opgepakt (werk met werk maken). De problemen met wortelopdruk zijn opgelost, het water kan beter worden opgevangen en de leefomgeving is hier verfraaid.

Pagina 23 van 30

O21.002122

Bijlage 2 Organisatiewaardenmatrix

Pagina 24 van 30

O21.002122

Bijlage 3: Communicatierichtlijnen

Oktober

Werken in de openbare ruimte Komen er werkzaamheden aan? Dan is het belangrijk om op tijd te communiceren. In dit document vind je een beslisboom. Als je deze doorloopt, zie je wat je naar wie moet communiceren. Natuurlijk blijft het maatwerk. We geven zo concreet mogelijk aan waar je op moet letten. Heb je team Communicatie nodig? Schakel ze dan op tijd in, zodat ze je goed kunnen ondersteunen.

HOELANG DUURT HET WERK? Hoe meer mensen er last van hebben, hoe meer je moet communiceren. Voor de beslisboom maken we onderscheid tussen:  Kleine werkzaamheden van één of enkele dagen: o Er zit een gat in de weg, dus we moeten de weg opnieuw bestraten. We moeten de weg voor de helft afzetten. o We gaan nieuwe bomen planten. We zijn in één dag klaar en hoeven de weg niet af te zetten, maar het groen verandert het beeld van de straat.  Middelgrote werkzaamheden middelgrote werkzaamheden van enkele weken: o We gaan een weg in het buitengebied opnieuw asfalteren en bermverharding aanbrengen. Het verkeer kan een paar weken lang minder goed doorrijden en vooral boeren zullen daar last van hebben. o We gaan brugonderhoud doen. Een week lang kan het verkeer er over één rijbaan langs, maar drie dagen moeten we de brug stremmen. De brug zit op de route naar een basisschool.

• Grote werkzaamheden grote werkzaamheden van meerdere maanden Denk aan de herinrichting van de Looxmagracht of het centrum van Bolsward, of de nieuwe riolering in Noorderhoek: de buurt gaat helemaal over de kop en er is maandenlang geen verkeer mogelijk.

VERANDERT DE INRICHTING? Het maakt veel uit of de inrichting verandert. Herstellen we een asset of vervangen we het? Dan verandert de inrichting niet. Gaat de straat of omgeving er anders uitzien? Dan verandert de inrichting wel. Denk aan: een ander soort boom, een nieuwe brug of verkeersdrempel, of een totale nieuwe inrichting van een straat.

HEBBEN MENSEN ER LAST VAN? Kunnen mensen niet zoals anders van A naar B? Of moeten meerdere mensen hun auto verderop parkeren? Dan hebben ze overlast van de werkzaamheden.

BESLISBOOM Op de volgende pagina zie je de beslisboom. Linksboven in de beslisboom zie je hoe je kunt communiceren. Deze communicatievormen leggen we uit op de pagina’s na de beslisboom. Let op:

•

Tel de communicatiestappen op: als je middelgrote of grote werkzaamheden hebt, moet je ook naar de kleine (en middelgrote) werkzaamheden kijken. • Leveren de werkzaamheden problemen op voor hulp- of vervoersdiensten, of voor scholen/instanties in de buurt. Zie pagina 4. • Lees ook de slotopmerkingen op pagina 5.

2 5

2021

2 6

UITLEG COMMUNICATIESTAPPEN 1. Vooraankondigingsborden plaatsen • Bij kleine werkzaamheden: één dag van tevoren. Gaat het om spoedwerkzaamheden? Dan geldt dit natuurlijk niet. • Bij middelgrote werkzaamheden: paar dagen van tevoren • Bij grote werkzaamheden: twee weken van tevoren

2. Brief naar omwonenden en/of ondernemers sturen Stel een conceptbrief op. In deze brief schrijf je zo kort en eenvoudig mogelijk mogelijk op: • wat de werkzaamheden inhouden; • wanneer ze plaatsvinden; • of inwoners of ondernemers er last van hebben en zo ja, wat voor last. Denk aan geluidsoverlast, omleidingen, zwaar verkeer, dat je je auto ergens anders moet parkeren of dat een onderneming onbereikbaar is. • waar de inwoners terecht kunnen met vragen. Bedenk wie de brief moet ondertekenen en stuur je concept naar team Communicatie. Bepaal welke adressen een brief moeten krijgen. Zijn dit alleen de direct omwonenden of moet je de paar straten er omheen ook informeren? Of zelfs een hele buurt, omdat het om een belangrijke toegangsweg gaat? Kijk hier kritisch naar en vraag bij een collega van gegevensbeheer de adressen op. Gaat het om meer dan honderd adressen? Vraag een secretaresse dan om je mailing alvast aan te melden bij de Repro. Als je samen met team Communicatie een brief hebt opgesteld, moet degene namens wie je de brief verstuurt deze brief nog checken. Daarna kun je de brief met het adressenbestand naar een secretaresse sturen. Zij maakt de tekst klaar voor verzending. Je brief wordt standaard verstuurd met 48- tot 72-uurs post, tenzij je aangeeft dat het sneller moet.

Gaat het om kleine werkzaamheden? Zorg dan dat de mensen de brief een paar dagen van tevoren krijgen. Bij middelgrote en grote werkzaamheden doe je dit minimaal twee weken van tevoren. Mail het KCC in het kort de inhoud van de brief, zodat ze weten bij wie ze moeten zijn als er vragen komen.

3. Plaatselijk belang inlichten Plaatselijk belang kun je inlichten via de dorps-, wijk- of stadscoördinator. Breng hem of haar op de hoogte, zodat hij/zij zelf het contact kan leggen.

4. Ondernemersvereniging inlichten Zijn je werkzaamheden in een van de centra of in een industriegebied? Heeft dit gevolgen voor het parkeren of de bevoorrading? Zijn bepaalde ondernemers niet of minder goed bereikbaar? Of zijn ze ondanks de werkzaamheden juist wél bereikbaar? Dan moet je de ondernemersverengingen ook informeren. Dit kan (moet) via de accountmanagers.

5. Inspraak- of informatieavond organiseren Willen we de omgeving flink veranderen? Dan is het goed om inwoners (en ondernemers) te vragen wat zij ervan vinden en of zij nog wensen hebben. Dit kan via een inspraakavond. Organiseer deze avond minstens een halfjaar voor de werkzaamheden. Verandert de omgeving bijna niet? Dan kan een alleen informerende avond (dus zonder inspraak) ook genoeg zijn. Stem dit af met de dorps-, stads- of wijkcoördinator en met de accountmanager Ondernemen.

Pagina 27 van 30

O21.002122

6. Nieuwsbericht naar dorps-, wijk- of stadskrant sturen We kunnen berichten laten plaatsen in de lokale wijk- of dorpskrant. Dit kan alleen als je ruim van tevoren weet wat er gaat gebeuren. De meeste dorps-, wijk- of stadskranten verschijnen namelijk maar 4-6 keer per jaar. Daarnaast hebben veel dorpen, wijken en steden hun eigen digitale kanalen. Deze kunnen we ook gebruiken.

7. Persbericht met aankondiging versturen Bij grote of bijzondere werkzaamheden kan het goed zijn om van tevoren een persbericht naar buiten te brengen. Geef bij team Communicatie aan wat de werkzaamheden precies inhouden, wanneer deze plaatsvinden en wat voor bijzonderheden er zijn. Team Communicatie bepaalt dan of een persbericht nodig is en of daar bijvoorbeeld een quote van de wethouder in moet. Let op: je weet nooit of een krant het bericht ook echt plaatst.

8. Aannemer brief laten versturen Een aannemer is vaak gewend om van tevoren een brief naar de inwoners te sturen. Het is handig dat je deze brief van tevoren leest. Ook al versturen we de brief zelf niet, we kunnen er wel in worden genoemd. Ligt de inhoud gevoelig? Stuur de brief dan ook nog even naar een collega van team Communicatie. Zorg dat de aannemer de brief twee weken voordat de werkzaamheden beginnen bij de bewoners laat bezorgen.

8. Nieuwsbrief omwonenden/ondernemers versturen Als de omwonenden en ondernemers maandenlang last hebben van de werkzaamheden, is het fijn om in een nieuwsbrief te laten zien wat we al hebben gedaan en waar ze de komende tijd rekening mee moeten houden. Team Communicatie heeft voorbeelden van nieuwsbrieven en kan je helpen bij het maken van jouw nieuwsbrief. Lever van tevoren alvast alle belangrijke informatie aan, het liefst met foto’s erbij.

10. Vorderingen op sociale media laten zien Als we na maandenlange werkzaamheden een mijlpaal hebben bereikt, mogen we dit best op onze social media laten zien. Stuur een foto en een korte uitleg naar een collega van team Communicatie, dan kan hij of zij hier een kort bericht van maken.

9.

Facebook

Op Facebook plaatsen we actuele informatie die interessant is voor alle of groepen inwoners. Het gaat niet alleen om het aangeven van overlast en omleidingen, maar ook om starthandelingen door wethouders, of gewoon om te laten zien waar we mee bezig zijn. In oktober 2021 hebben we 8.398 volgers.

10. Instagram Op Instagram laten we foto’s van de gemeente zien. Ben je met de werkzaamheden bezig en levert dit mooie beelden op? App of mail deze dan door naar een collega van team Communicatie. Whatsapp We willen Whatsapp apart noemen. We gebruiken het op dit moment niet als officieel informatiekanaal, maar sommige aannemers doen dit wel. Veel mensen hebben Whatsapp en daarom kiest een aannemer er soms voor om via Whatsapp aan buurtbewoners te laten weten hoever ze zijn met het werk. Dit is handig, omdat dit ons vaak weer meldingen scheelt.

11. Persbericht eindresultaat versturen Is het werk na maanden klaar? En mag het eindresultaat er zijn? Laat dit dan op tijd weten aan team Communicatie. Geef kort in het kort aan hoelang het werk heeft geduurd, wat het resultaat is en

2 8

wat de verdere bijzonderheden zijn, dan maakt een collega van team Communicatie er een persbericht van. Hij of zij kan ook met je meedenken of het goed is dat een wethouder een openingshandeling doet. In zo’n geval sturen we vaak eerst een persuitnodiging en na de openingshandeling pas een persbericht.

HULPDIENSTEN, VERVOERSDIENSTEN EN INSTELLINGEN Aan het begin gaven we al aan: ga altijd na of je werkzaamheden problemen kunnen opleveren voor hulpdiensten, bussen en mensen die naar scholen, zorgcentra of andere instellingen willen gaan.  Hulpdiensten en vervoersdiensten Moeten de hulpdiensten en bussen door de werkzaamheden omrijden? Dan is het belangrijk dat zij dit weten. Geef stremmingen door aan de gegevensbeheerder Wegen.  Onderwijsinstellingen Geven de werkzaamheden overlast voor een school in de buurt? Is het een veelgebruikte route voor scholieren of ouders met basisschoolkinderen? Licht dan ook de onderwijsinstelling in.  Zorginstellingen Hebben de werkzaamheden invloed op de bereikbaarheid van zorginstellingen? Licht deze dan in. Hou ook rekening met een doelgroep die minder goed ter been is.

WIE DOET WAT? Projectleider/opdrachtgever De projectleider of opdrachtgever is verantwoordelijk voor de hele uitvoering en daar hoort een goede communicatie bij.

Team Communicatie Team Communicatie geeft advies en ondersteunt je bij het maken van bijvoorbeeld brieven en persberichten.

Dorps-, wijk- en stadscoördinatoren en accountmanagers Ondernemen De dorps-, wijk- en stadscoördinatoren hebben contact met de plaatselijke belangen, en de accountmanagers hebben contact met de ondernemers. Zij kunnen je dus ook ondersteunen.

Gegevensbeheerder thema Wegen Stremmingen geef je door aan de gegevensbeheerder wegen.

TOT SLOT De beslisboom is handig, maar nooit 100% compleet. Misschien heb je met bijzondere omstandigheden te maken. Dan is het misschien nodig dat je ook bij kleine werkzaamheden extra communiceert. Zo maakt het uit of er in het verleden veel discussie met inwoners is geweest over de inrichting. Een paar bomen weghalen en opnieuw planten valt onder ‘kleine werkzaamheden’, maar kan heel gevoelig liggen.

2 9

Verder hebben we het nu alleen gehad over de communicatie richting de inwoners, ondernemers of instanties. Maar, naar je collega’s toe kun je natuurlijk ook communiceren! Bij middelgrote of grote werkzaamheden is het leuk en nuttig om een bericht op intranet te zetten. Collega’s vinden het vaak fijn om te lezen waar andere collega’s mee bezig zijn. Wees niet te bescheiden :-).

3 0