Rapportage audit Herenweg-Gageldijk 1.3 16-09-2021 (vertrouwelijkheid opgeheven).pdf

handleiding richt zich op majeure en MT projecten. Elementen uit de handleiding kunnen behulpzaam zijn voor afdelingsprojecten, maar blijven facultatief.

7. De projectorganisatie is op het gebied van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden helder omschreven rekening houdend met organisatiebesluit, mandaatregeling en budgethoudersregeling.

8. Er wordt conform deze beschrijvingen gehandeld. 9. Bij het project is een duidelijke opdrachtgever die bestuurlijke verantwoordelijkheid voor het projectresultaat draagt.

Het project vervanging riolering en wegen Herenweg-Gageldijk is gestart als een reguliere vervanging, hetgeen als een afdelingsproject kan worden aangemerkt. In feite volgt uit de bevindingen bij de punten 1 t/m 6 al dat de projectorganisatie onvoldoende omschreven is en de kaders waarmee rekening gehouden zou moeten worden niet meer actueel en onduidelijk zijn en/of niet altijd nageleefd worden. Volgens artikel 3.6 uit de budgethoudersregeling 2011 wordt het budgethouderschap bij projecten op dezelfde wijze vormgegeven als dat van reguliere budgetten. Dat betekent dat alleen programmamanagers/teammanagers die projectleider zijn budgethouder kunnen zijn. Bij projecten waarbij een medewerker projectleider is, loopt de budgetverantwoordelijkheid via de programmamanager/teammanager. Volgens de budgetregeling 2011 en 2019 is voor het aangaan van een verplichting hoger dan € 200.000 tevens de autorisatie van de programmamanager nodig. Voor het aangaan van een verplichting hoger dan € 2.000.000 (2011) respectievelijk € 1.000.000 (2019) is tevens de autorisatie van de concernbudgethouder nodig. De oorspronkelijke opdracht van € 4,5 miljoen is getekend door de programmamanager conform budgethoudersregeling. Naar aanleiding van de herziene inschrijfstaat van € 6,0 miljoen is per mail door de toenmalige projectleider aan de aannemer bevestigd dat de werkzaamheden konden starten.

Dit is niet conform budgethoudersregeling en dit is niet in een formele opdrachtbevestiging vastgelegd. Aangezien onvoldoende omschreven of bekend is hoe te handelen, kan ook niet aan deze beschrijvingen worden getoetst. Het college stelt in het constitutioneel beraad de portefeuilleverdeling vast. Daarbij wordt voor bestuurlijk relevante projecten expliciet afgesproken wie portefeuillehouder is. Projecten die bestuurlijk niet relevant zijn en waarvoor niet expliciet een portefeuillehouder is aangewezen maken altijd onderdeel uit van een van de portefeuilles. In die zin is het bestuurlijk opdrachtgeverschap altijd geformaliseerd. Tijdens de voorbereiding en uitvoering van het project is, het bestuurlijk opdrachtgeverschap meerdere keren overgedragen aan een andere portefeuillehouder:  Balemans (april 2016 – 28 april 2018). In de begroting 2016 (vastgesteld door de raad in 2015) is het oorspronkelijke krediet voor vervanging van de riolering en wegen Herenweg-Gageldijk opgenomen. De voorbereiding van de aanbesteding in is deze periode gestart. In deze periode is een DO raming (december 2017) van € 4,0 miljoen opgeleverd door bureau BOOT.  Van Liempdt (28 april 2018 – 13 december 2018). In het PHO op 11 juni 2018 is de stand van zaken integrale vervanging riolering Herenweg-Gageldijk met de portefeuillehouder besproken.

Het bestek (8 juni 2018) is in deze periode gereed gekomen, de aanbesteding en gunning in augustus 2018 voor € 4,5 miljoen hebben in deze periode

Definitief concept Rapportage audit Herenweg-Gageldijk, versie 1.3

Pagina 19 van 34

Endelhovenlaan 1, 3601 GR Maarssen Postbus 1212, 3600 BE Maarssen T 140346 F 0346 25 40 10 www.stichtsevecht.nl

 

  10. Het project kent een duidelijke opdrachtgever die de ambtelijke verantwoordelijkheid voor het projectresultaat draagt.

plaatsgevonden. In deze periode is gestart met de aanpassing van het ontwerp (in de periode september 2018 tot april 2019). Van Dordt (13 december 2018 – 2 april 2019). In deze periode is gewerkt aan de aanpassing van het ontwerp (in de periode september 2018 tot april 2019). Van Dijk (2 april 2019 – 31 maart 2020). In deze periode is een herziene inschrijfstaat d.d. 19 april 2019 voor € 6,0 miljoen ontvangen. Op 22 april 2019 is de aannemer in opdracht van de gemeente gestart met de werkzaamheden. De raad is d.d. 9 mei 2019 in RIB 25 geïnformeerd over de overschrijding Herenweg-Gageldijk. Op 28 januari 2020 heeft de raad een extra krediet van € 5,5 miljoen vastgesteld. Klomps (31 maart 2020 – 9 juli 2020). Van Liempdt (vanaf 9 juli 2020).

Wie ambtelijk opdrachtgever is voor het project Herenweg-Gageldijk, is niet aantoonbaar geformaliseerd in een projectplan (zie bevindingen punten 1 en 3). Het is onduidelijk wie ambtelijk opdrachtgever was, rollen en verantwoordelijkheden van programmamanager en teammanager zijn onduidelijk. De afdelingsmanager, later programmaverantwoordelijke, heeft aangegeven geen rol in het project te hebben anders dan het aftekenen van aanbestedingen. De aansturing van het project zou gaan via de teammanager. Elk team had een team- en afdelingsplanning en zoals hij het verwoordde kwam hierin “volgend jaar Gageldijk”. De huidige teammanager geeft aan: “In feite zou ik als teammanager de uitvoering binnen mijn team moeten regelen van hetgeen er in het programma is bepaald. Knelpunten daarin – zoals in de bemensing bijvoorbeeld - meld ik en probeer ik op te lossen. Zie ook collegebesluit. De programmanager wordt/ werd op de inhoudelijke eindverantwoordelijkheid aangesproken (eerste adviseur bestuur etc.), terwijl ook van teammanager wordt verwacht dat die inhoudelijk bijstuurt. Dan zit je dus in elkaars vaarwater en worden rollen en verantwoordelijkheden diffuus. Uiteraard hebben de programmamanager en ik daar wel gesprekken met elkaar over”.

11. In een plan van aanpak (of afdelingsplan) is de benodigde capaciteit opgenomen.

In de handleiding projectmatig werken, die in deze audit is gehanteerd als norm op het project aan te toetsen, zijn de volgende ambtelijke rollen genoemd:  Ambtelijk opdrachtgever: formeel is de gemeentesecretaris eindverantwoordelijke voor de ambtelijke organisatie  Gedelegeerd ambtelijk opdrachtgever: formeel is niet vastgelegd wie de gedelegeerd ambtelijk opdrachtgever is, de programmamanager of teammanager. Uit de gesprekken blijkt dat het voor beide ook niet helder was, maar dat ze er wel gesprekken over hadden. Uit agenda PHO juni 2018 blijkt dat beide ook bij PHO met wethouder zijn uitgenodigd.  Ambtelijk opdrachtnemer: de projectleider  Projectgroepleden Geen plan van aanpak (afdelingsplan) met benodigde capaciteit kunnen achterhalen. De huidige teammanager geeft aan dat er geen afdelingsplan was en alleen een teamoplegger gezien te hebben. In de teamoplegger staat dat uitvoering gegeven zal worden aan het gemeentelijk rioleringsplan 2016 (GRP). Echter in dit GRP zou alleen budget geregeld zijn voor rioleringswerken, met andere woorden “wel

Definitief concept Rapportage audit Herenweg-Gageldijk, versie 1.3

Pagina 20 van 34

Endelhovenlaan 1, 3601 GR Maarssen Postbus 1212, 3600 BE Maarssen T 140346 F 0346 25 40 10 www.stichtsevecht.nl

12. De capaciteit en kennis van de project- (en beheer) organisatie is in overeenstemming met de omvang en complexiteit van het project.

een zak met geld gekregen voor het werk zelf maar niet voor ambtelijke bemensing”. Uit de gesprekken en documenten blijkt dat er altijd bezetting was op de rol opdrachtgever (programmamanager / teammanager) en projectleider. Voor opstellen van DO en beoordeling van inschrijvingen is gebruik gemaakt van externe bureaus. De projectleider liet zich intern ook adviseren op financieel gebied. Of kennis op technisch-inhoudelijk vlak in overeenstemming is met de omvang en complexiteit van het project is geen onderdeel van dit onderzoek (zie 1.4 afbakening). Team bezetting Uit documenten blijkt dat de bezetting binnen het team onvoldoende was. In het GRP 2017-2021 is het volgende opgenomen: “Uit de evaluatie van het GRP 2012-2016 is gebleken dat in de afgelopen planperiode (2012-2016) de doelstellingen niet zijn gerealiseerd. De gemeente kampt met een structurele onderbezetting op het taakveld rioleringszorg (de gemeentelijke watertaken), verloop van kennis en ervaring en een achterstand in uit te voeren werkzaamheden.” Op 18 december 2018 is aan het college voorgesteld in te stemmen met het omvormen van 1 Fte inhuurformatie naar vaste formatie ten laste van het GRP om rioleringsprojecten van de grond te kunnen trekken.

In het voorstel staat: “Vanwege een structurele onderbezetting op het taakveld rioleringszorg (de gemeentelijke watertaken), het verloop van kennis en ervaring en hieruit volgend een achterstand in de uit te voeren werkzaamheden kunnen de doelstellingen uit het GRP niet worden gerealiseerd. Bij de vaststelling van het GRP is uitgegaan van een benodigde capaciteit van 8,7 Fte (inclusief inzet investeringsprojecten). Op dit moment hebben wij ca 5 Fte beschikbaar aan vaste formatie (inclusief vacatureruimte) en 1 Fte inhuur. Vanwege de kwetsbaarheid in de formatie en de behoefte aan continuïteit leggen wij u dit voorstel voor.” Wisselingen op projectbezetting Naast de bestuurlijke wisselingen (zie 9) is er ambtelijk ook wisseling in bemensing geweest. De voorbereiding van het project ‘herinrichting Herenweg-Gageldijk’ is gedaan door, destijds het team Bestek en Beheer, verantwoordelijk voor beheer en onderhoud van wegen en riolering. Team Bestek en Beheer maakte deel uit van de afdeling Wijken en Kernen. Het team ging begin 2016 op in team Buiten. En sinds eind 2016 valt team Buiten onder programma Fysiek. Gedurende de onderzoeksperiode is de bezetting van het project op zowel de teammanager en de projectleider meerdere keren gewisseld.

4.4 Conclusie De gemeente Stichtse Vecht kent geen beleid of generieke werkwijze voor projectmanagement Er was een Handleiding projectmatig werken Stichtse Vecht (versie 6 d.d. 27 november 2013) beschikbaar. De handleiding heeft niet de formele status van een vastgestelde werkwijze en is niet algemeen bekend binnen de organisatie. De handleiding geeft wel handvatten voor hoe de projectsturing vorm gegeven kan worden en gaat in op soort project, rollen en taken, fasering project en beslissers, startnotitie en plan van aanpak, rapportage, projectmap (dossier) en risicobeheersing. Definitief concept Rapportage audit Herenweg-Gageldijk, versie 1.3

Pagina 21 van 34

Endelhovenlaan 1, 3601 GR Maarssen Postbus 1212, 3600 BE Maarssen T 140346 F 0346 25 40 10 www.stichtsevecht.nl

De rolverdeling en verantwoordelijkheden van de gedelegeerd ambtelijk opdrachtgever (programmamanager en/of teammanager) voor het project Herenweg-Gageldijk zijn onduidelijk én er hebben meerdere wisselingen plaatsgevonden in het bestuurlijk opdrachtgeverschap en op de ambtelijke rollen In de periode waarin van initiatieffase, voorbereiding, aanbesteding en gunning van de opdracht is het bestuurlijk opdrachtgeverschap meerdere keren gewisseld. Ook tijdens de uitvoering van het project waarin het ontwerp is aangepast is het bestuurlijk opdrachtgeverschap meerdere keren gewisseld. Wie ambtelijk opdrachtgever is voor het project Herenweg-Gageldijk, is niet aantoonbaar geformaliseerd in een projectplan (zie bevindingen punten 1 en 3). Formeel is de gemeentesecretaris eindverantwoordelijke voor de organisatie (ambtelijk opdrachtgever). Het gedelegeerd opdrachtgeverschap lag bij de programmamanager / teammanager. De rolverdeling en verantwoordelijkheden van programmamanager en teammanager zijn onduidelijk. Op ambtelijke rollen hebben ook meerdere wisselingen plaatsgevonden. Hoewel wisselingen op zichzelf geen negatief effect hoeven te hebben op het project, gaat wel impliciete projectkennis verloren en is de kwaliteit en zorgvuldigheid van overdracht belangrijk. Een goede dossiervorming en heldere projectrapportages zijn hiervoor een belangrijke randvoorwaarde.

Gezien de lange looptijd is het logisch dat op verschillende posities personele wisselingen hebben plaatsgevonden. Het overdragen van de specifieke kennis van het project heeft echter onvoldoende aandacht gekregen, verstrekt door onvoldoende projectadministratie. Het ontbreken van duidelijk opdrachtgeverschap geldt niet alleen voor het project ‘herinrichting Herenweg-Gageldijk’ of team Buiten. Al in eerdere onderzoeken is geconstateerd dat bij projecten duidelijk opdrachtgeverschap mist. Er was altijd bezetting op de ambtelijke rollen bij het project Herenweg-Gageldijk, maar wel onvoldoende bezetting binnen het team Er was altijd bezetting was op de rol opdrachtgever (programmamanager / teammanager) en projectleider. Voor opstellen van DO en beoordeling van inschrijvingen is gebruik gemaakt van externe bureaus. De projectleider liet zich intern ook adviseren op financieel gebied. Of kennis op technischinhoudelijk vlak in overeenstemming is met de omvang en complexiteit van het project is geen onderdeel van dit onderzoek (zie 1.4 afbakening). Uit documenten blijkt wel dat de bezetting binnen het team onvoldoende was.

5 Projectbeheersing Onder projectbeheersing wordt verstaan: het inrichten en uitvoeren van alle processen en procedures die zorgen voor een beheersbare werkwijze en aanpak om de projectdoelstelling te realiseren. Wanneer de projectbeheersing optimaal werkt, is het project onder controle op het gebied van de beheersaspecten en zijn alle processen en procedures traceerbaar en transparant.

5.1 Tijd 13. Er is een duidelijke fasering aangebracht met beslispunten tussen de verschillende projectfasen.

14. In het project is deze fasering en planning toegepast om te sturen op tijd.

Uit het dossier blijkt wel dat er verschillende fasen zijn (zie 3.2 tijdlijn): - Initiatief: variantenstudie 2013 - Definitief ontwerp: opgesteld door bureau BOOT dec 2017 - Aanbesteding: 2018 - Uitvoering: start werk april 2019 De fasering blijkt niet uit formele fasedocumenten. Er is geen plan van aanpak opgesteld met een vooraf vastgestelde fasering en verschillende fasen zijn niet formeel afgesloten met een fasedocument. Het project is, , in tijd meerdere malen verschoven (zie 3.2 tijdlijn). In april 2014 gaat men er bijvoorbeeld nog vanuit het rioleringsstelsel op het traject Herenweg-Gageldijk in de zomer van 2014 te vervangen. In de programmabegroting 2016 is een investeringskrediet vastgesteld

Definitief concept Rapportage audit Herenweg-Gageldijk, versie 1.3

Pagina 22 van 34

Endelhovenlaan 1, 3601 GR Maarssen Postbus 1212, 3600 BE Maarssen T 140346 F 0346 25 40 10 www.stichtsevecht.nl

voor vervanging wegen en riolering. Uit het investeringsplan in deze begroting blijkt niet expliciet in welk jaar het werk naar verwachting opgeleverd zal worden (start kapitaallasten is niet expliciet in de tabel opgenomen).

5.2 Geld 15. Het project heeft een realistische begroting, waarin kosten en baten voor wat betreft de voorbereidingskosten, investeringen, liquiditeit en exploitatie na realisatie helder zijn weergegeven.

De begrotingen zijn gezien de dynamiek en complexiteit verschillende keren aangepast. In de begroting 2016 zijn voor Herenweg-Gageldijk kredieten door de raad vastgesteld voor de vervanging wegen van € 493.750 en voor vervanging riolering van € 700.000. Deze kredieten komen overeen met de longlist uit de nota beheer kapitaalgoederen (opgesteld door extern bureau Antea). Dit betreft geen specifieke DO of bestekraming, maar een raming op grond van algemene parameters (m2 prijzen e.d.). In 2017 is het krediet voor vervanging riolering met € 1.822.500 verhoogd op grond van het vastgesteld GRP 2017-2021. Deze verhoging is opgenomen in de onderliggende berekeningen maar blijkt niet expliciet uit het raadsvoorstel. In de financiële administratie is dit wel verwerkt. In de jaarrekening 2019 is voor het eerst een staat restantkredieten opgenomen. Uit deze jaarrekening blijkt voor wegen Herenweg-Gageldijk een krediet van € 493.750 en voor riolering € 2.522.500. Eind 2017 is een DO-raming opgeleverd door extern bureau BOOT voor herinrichting Herenweg-Gageldijk en reconstructie riolering. De scope van het project is aangepast van alleen vervanging van de wegen en riolering naar een reconstructie. In deze DO raming zijn naast riolering en verhardingen ook opbreekwerkzaamheden, grondwerk, funderingen en groenvoorzieningen opgenomen. De DOraming sluit op € 4,0 miljoen.

Dit betreft alleen een raming van de aanneemsom. Hierin zijn geen overige kosten als voorbereiding, toezicht, administratie, onderzoekskosten e.d. meegenomen. Bij punt 4 hiervoor is al aangegeven dat de scope van het project wezenlijk is gewijzigd (ook na voorbereiding en tijdens de uitvoering). Eind 2019 is ten behoeve van het raadsvoorstel ‘Aanvullend kredietvoorstel Herenweg-Gageldijk’ d.d. 21 januari 2020 een nieuwe raming opgesteld van het benodigde krediet van € 9,4 miljoen. In deze raming zijn de volgende onderdelen onderscheiden: - Voorbereiding - Realisatie: begeleiding en onderzoeken - Realisatie: Bestek - Realisatie: afwijkingen, risico’s - Onvoorzien - Nazorg - Totaal € 9.376.500 Door een dubbeltelling van een van de posten sluit de totale raming op € 9.421.750. Dit sluit aan op het raadsvoorstel waarin is vermeld dat de totale kosten zijn geraamd op € 9,4 miljoen. Onder het bedrag voor het bestek lag een herziene inschrijfstaat van de aannemer van € 6,0 miljoen. In de notitie review rioolplan Herenweg-Gageldijk d.d. 13 december 2019 concludeert extern bureau Sweco dat de kwaliteit van de plannen niet is te beoordelen door gebrek aan uitgangspunten, berekeningen en onduidelijkheid omtrent het gerealiseerde. In de

Definitief concept Rapportage audit Herenweg-Gageldijk, versie 1.3

Pagina 23 van 34

Endelhovenlaan 1, 3601 GR Maarssen Postbus 1212, 3600 BE Maarssen T 140346 F 0346 25 40 10 www.stichtsevecht.nl

raming is rekening gehouden met afwijkingen, risico’s en een post onvoorzien. In bijlage 2 is een nader overzicht opgenomen van de in het dossier aangetroffen onderliggende ramingen.

16. De begroting vindt zijn basis in een heldere businesscase en is intern (of extern) getoetst. 17. De wijze van financiering is helder ingepast in de gemeentebegroting.

Het is bij civiele projecten gebruikelijk dat in de initiatieffase de kosten worden geraamd op grond van algemene parameters (m2 prijzen e.d.) en dat in vervolg fasen als VO, DO, bestek steeds gedetailleerder wordt geraamd. Opvallend is dat er geen standaard opzet voor een raming van een civiel werk is gehanteerd. Uit het dossier blijkt bijvoorbeeld dat bij de ambtelijke vergelijking van de DO-raming (alleen raming van de aanneemsom) ten opzicht van kredieten geen rekening is gehouden met overige kosten (VAT, onderzoeken e.d.). Alleen in de onderliggende raming ten behoeve van het raadsvoorstel is rekening gehouden met de aanneemsom en overige kosten (VAT, onderzoeken e.d.). Nee, er is geen heldere businesscase aangetroffen. Zie ook de bevindingen bij 3. (startnotitie/plan van aanpak) en 4. (scope project) hiervoor.

De financiële kaders voor investeringskredieten zijn vastgelegd in de: - Financiële verordening gemeente Stichtse Vecht; en - Nota waardering en afschrijving vaste activa. In de periode 2016-2020 zijn deze kaders tussentijds aangepast. In bijlage 1 zijn de relevante spelregels uit deze kaderstellende documenten weergegeven. De belangrijkste kaders zijn: - Autorisatie kredieten: De raad autoriseert met het vaststellen van de Begroting de investeringskredieten voor het betreffende begrotingsjaar. Voor investeringen in de loop van het begrotingsjaar die niet in de begroting zijn opgenomen, legt het college voorafgaand aan het aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel en een voorstel voor het autoriseren van een investering aan de raad voor. - Informatieplicht: In artikel 5 over de procedure van de raad in gelegenheid stellen wensen en bedenkingen ter kennis van het college te brengen over voordat het college een besluit neemt zijn (wijzigingen van) investeringskredieten niet vermeld. Er geldt dus geen procedure van wensen en bedenkingen. - Tussentijdse rapportage: in de tussentijdse rapportages informeert het college de raad over afwijkingen op de oorspronkelijke investeringskredieten. - Procedures: het is niet toegestaan om tussen afzonderlijke investeringskredieten te schuiven.

Kredieten in de gemeentebegroting In de jaarlijkse begroting (2016 t/m 2020) is een investeringsplan opgenomen. In dit investeringsplan zijn nieuwe kredieten opgenomen. (Verwachte) restantkredieten uit voorgaande boekjaren zijn niet in het investeringsplan in de begroting gepresenteerd. In de jaarrekeningen 2016 t/m 2018 is geen overzicht restantkredieten opgenomen. In de toelichting op de balans zijn alleen de werkelijke investeringen in het boekjaar gepresenteerd. Deze zijn in de toelichting op de balans niet

Definitief concept Rapportage audit Herenweg-Gageldijk, versie 1.3

Pagina 24 van 34

Endelhovenlaan 1, 3601 GR Maarssen Postbus 1212, 3600 BE Maarssen T 140346 F 0346 25 40 10 www.stichtsevecht.nl

vergeleken met de beschikbare (restant)kredieten voor het betreffende boekjaar. Vanaf de jaarrekening 2019 is een Overzicht investeringen opgenomen met daarin het oorspronkelijk krediet, de uitgaven t/m vorig boekjaar, de uitgaven in het betreffende boekjaar en het restantkrediet aan het einde van het boekjaar. Onderscheid is gemaakt in twee tabellen tussen 1) investeringen die per einde boekjaar zijn afgesloten en 2) investeringen met een vervolg in het volgende boekjaar. -

-

In de begroting 2016 zijn voor Herenweg-Gageldijk kredieten door de raad vastgesteld voor de vervanging wegen van € 493.750 en voor vervanging riolering van € 700.000. In 2017 is het krediet voor vervanging riolering met € 1.822.500 verhoogd op grond van het vastgesteld GRP 2017-2021. Deze verhoging blijkt niet expliciet uit het raadsvoorstel. In de financiële administratie is dit wel verwerkt. Uit de jaarrekening 2019 blijkt voor Herenweg-Gageldijk een totaalkrediet voor wegen van € 493.750 en voor riolering van € 2.522.500.

Krediet betreffende begrotingsjaar versus totaalkrediet De raad autoriseert met het vaststellen van de Begroting de investeringskredieten voor het betreffende begrotingsjaar. In de investeringsplannen in de begrotingen zijn de uitgaven op project/discipline niveau (m.u.v. de algemene vervangingskredieten) in één begrotingsjaar opgenomen. Er is geen expliciet inzicht in het ‘totaal krediet’ en de planning van de uitgaven naar begrotingsjaren. Algemene vervangingskredieten civiel Vanaf de begroting 2017 zijn in het investeringsplan algemene vervangingskredieten voor civiele werken opgenomen zoals ‘KPG water en riolering’, ‘KPG openbaar groen’, ‘KPG wegen’ etc. Deze kredieten zijn niet expliciet aan projecten toegerekend. Deze algemene vervangingskredieten zijn in de begroting opgenomen naar aanleiding van de door de raad vastgestelde Nota beheer kapitaalgoederen 2016. In de (raadsvoorstellen) Nota beheer kapitaalgoederen 2016 en Begroting 2017 zijn geen procedures afgesproken ten aanzien van het labelen aan specifieke projecten van de algemene vervangingskredieten die sinds begroting 2017 in het investeringsplan zijn opgenomen. -

In de jaarrekening 2019 blijkt dat het algemeen vervangingskrediet ‘KPG water en riolering 2018’ van € 805.007 specifiek is gelabeld voor Herenweg-Gageldijk. De labelling aan het project Herenweg-Gageldijk is niet expliciet vastgelegd in een raadsbesluit, collegebesluit, directiebesluit of beslisdocument de gedelegeerd ambtelijk opdrachtgever.

Afzonderlijke disciplines integraal plannen en uitvoeren In de kanttekeningen van het raadsvoorstel ‘Nota beheer kapitaalgoederen’ d.d. 10 mei 2016 (raad 28 juni 2016) is opgemerkt dat de onderhoudswerkzaamheden van de afzonderlijke disciplines vanuit het integraal beheerplan op elkaar zijn afgestemd, dat de financiële voordelen van integraal plannen zijn verdisconteerd in de benodigde budgetten en dat deze voordelen alleen gehaald worden als deze werkzaamheden uiteindelijk integraal worden uitgevoerd. -

In de investeringsplannen in de begroting zijn de benodigde kredieten voor de afzonderlijke disciplines afzonderlijk

Definitief concept Rapportage audit Herenweg-Gageldijk, versie 1.3

Pagina 25 van 34

Endelhovenlaan 1, 3601 GR Maarssen Postbus 1212, 3600 BE Maarssen T 140346 F 0346 25 40 10 www.stichtsevecht.nl

-

weergegeven (wegen Herenweg-Gageldijk én riolering Herenweg-Gageldijk). In het raadsvoorstel ‘Aanvullend kredietvoorstel HerenwegGageldijk’ is in de paragraaf financiën vermeld dat de totale kosten voor het project Herenweg-Gageldijk zijn geraamd op € 9,4 miljoen. Uitgaande van het benodigde aanvullend krediet van € 5,5 miljoen was er een beschikbaar krediet voor het totale project van € 3,9 miljoen. Dit betrof: o Wegen H-G € 493.750 o Riolering H-G € 2.522.500 o KPG water en riolering (H-G) € 805.007 o KPG openbaar groen 2018 *) € 100.000 Totaal € 3.921.257 In de beslispunten is het aanvullend krediet van € 5,5 miljoen beschikbaar gesteld voor de vervanging van de riolering. *) in de begroting/jaarrekening is dit onderdeel van het algemeen vervangingskrediet KPG openbaar groen 2018 van € 804.892. Het specifiek voor Herenweg-Gageldijk ingezette deel is niet als specifiek deelkrediet voor het project Herenweg-Gageldijk gepresenteerd.

In de begroting en jaarrekening worden kredieten voor afzonderlijke disciplines gepresenteerd. De planning en uitvoering van projecten wordt integraal aangepakt. Dit in combinatie met ‘algemene’ vervangingskredieten, waarvoor geen procedures zijn afgesproken ten aanzien van het labelen aan specifieke projecten, maakt het volgen van integrale projecten in de begroting en jaarrekening moeilijk. Uit de gesprekken en het dossieronderzoek blijkt dat de kaders op dit onderdeel verschillend worden geïnterpreteerd: - Kredieten voor afzonderlijke disciplines (per project): de vier deelkredieten zoals hiervoor gespecificeerd (waarbij riolering H-G is verhoogd naar € 8.022.500). - Integrale kredieten voor projecten: totaal krediet € 9,4 miljoen. 18. De financiële bandbreedtes van het project zijn helder en er zijn duidelijke afspraken over de werkwijze bij eventuele overschrijdingen.

Bij onderdeel 17 zijn al enkele onduidelijkheden vermeld ten aanzien van de autorisatie van kredieten: - Krediet begrotingsjaar versus totaal krediet - Krediet per discipline versus totaal krediet integraal project - Labelling algemene vervangingskredieten aan specifieke projecten De kaders worden verschillend geïnterpreteerd. Hierdoor is het niet altijd helder wanneer er sprake is van ‘overschrijdingen’ van kredieten en over of en wanneer ‘overschrijdingen’ aan de raad moeten worden gerapporteerd.

Definitief concept Rapportage audit Herenweg-Gageldijk, versie 1.3

Pagina 26 van 34

Endelhovenlaan 1, 3601 GR Maarssen Postbus 1212, 3600 BE Maarssen T 140346 F 0346 25 40 10 www.stichtsevecht.nl

19. De regels met betrekking tot financiering zijn toegepast.

Er is in de jaren 2016 t/m 2019 sprake geweest van begrotingsrechtmatigheid op de investeringskredieten voor project Heren-Gageldijk. In bijlage 2 is voor project Herenweg-Gageldijk een overzicht opgenomen van: - de (besteding) investeringskredieten in de boekjaren 2016 t/m 2020 - de (relevante) beschikbare onderliggende ramingen Uit deze bijlage blijken de volgende momenten waarop wel bekend werd dat de ‘totale kosten van het project’ hoger zouden worden, maar waarop gezien de verschillende interpretaties van de kaders niet ondubbelzinnig vaststond of sprake was van een overschrijding op het ‘ totaal krediet’, die aan de raad gemeld moest worden. Voor begrotingsrechtmatigheid werd getoetst aan het ‘krediet voor het begrotingsjaar’. DO-raming (december 2017) - Eind 2017 was een krediet beschikbaar van: o Wegen H-G € 493.750 besteed € 80.162 o Riolering H-G € 2.522.500 besteed € 65.306 Totaal € 3.016.250 besteed € 145.458 - In december 2017 is een DO-raming opgeleverd door een extern bureau van € 4,0 miljoen. De werkelijke besteding t/m 31 december 2017 was lager dan de voor het begrotingsjaar 2017 vastgestelde krediet. Uit de DO raming bleek dat de totale kosten van het project hoger zouden uitvallen.

Rekening houdend met algemene vervangingskredieten 2016 en 2018 zou er voldoende krediet (€ 4,1 miljoen) beschikbaar komen in het boekjaar 2018 om de totale projectenkosten volgens de DO-raming te kunnen dekken. In de jaarrekening 2017 en het accountantsverslag is geen kredietoverschrijding gerapporteerd op het project HerenwegGageldijk. Er was in 2017 geen sprake van een begrotingsonrechtmatigheid. Aanneemsom en gunning (jul-aug 2018) - Eind 2018 was een krediet beschikbaar van: o Wegen H-G € 493.750 besteed € 102.355 o Riolering H-G € 2.522.500 besteed € 505.277 Totaal € 3.016.250 besteed € 607.632 - In augustus 2018 is de opdracht gegund aan de aannemer voor € 4,5 miljoen. De werkelijke besteding t/m 31 december 2018 was lager dan de voor het begrotingsjaar 2018 vastgestelde krediet. Uit de aanneemsom bleek dat de totale kosten van het project hoger zouden uitvallen. Rekening houdend met algemene vervangingskredieten 2016, 2018 en 2019 zou er voldoende krediet (€ 5,4 miljoen) beschikbaar komen in het boekjaar 2019 om de totale projectenkosten volgens de aanneemsom te kunnen dekken. In de jaarrekening 2018 en het accountantsverslag is geen kredietoverschrijding gerapporteerd op het project Herenweg-

Definitief concept Rapportage audit Herenweg-Gageldijk, versie 1.3

Pagina 27 van 34

Endelhovenlaan 1, 3601 GR Maarssen Postbus 1212, 3600 BE Maarssen T 140346 F 0346 25 40 10 www.stichtsevecht.nl

Gageldijk. Er was in 2018 geen sprake van een begrotingsonrechtmatigheid. Herziene inschrijfstaat (apr 2019) - Eind 2019 was een krediet beschikbaar van: o Wegen H-G € 493.750 besteed € 486.522 o Riolering H-G € 2.522.500 besteed € 3.222.846 o KPG WR H-G € 805.007 besteed € 770.986 Totaal € 3.821.257 besteed € 4.480.354 - In april 2019 is een herziene inschrijfstaat ontvangen van de aannemer voor € 6,0 miljoen. - De raad is in RIB 25 d.d. 9 mei 2019 door het college geïnformeerd over een overschrijding op het project Herenweg-Gageldijk. - In januari 2020 heeft de raad een aanvullend krediet van € 5,5 miljoen beschikbaar gesteld. De werkelijke besteding t/m 31 december 2019 was hoger dan de voor het begrotingsjaar 2019 vastgestelde krediet. Overigens bleek dit pas na de accountantscontrole omdat naar aanleiding van de accountantscontrole een factuur van € 701.268 die in boekjaar 2020 was geboekt alsnog in de jaarrekening 2019 verantwoord moest worden. In de concept jaarrekening 2019 was nog sprake van een restant krediet riolering H-G van € 922. Op het moment van het raadsbesluit in januari 2020 was de overschrijding op het jaarkrediet 2019 nog niet bekend én de raad was in de RIB d.d. 9 mei 2019 al geïnformeerd over de overschrijding.

Er was in 2019 geen sprake van een begrotingsonrechtmatigheid die meeweegt in het oordeel van de accountant, omdat de raad tijdig is geïnformeerd (criterium 1 begrotingsafwijking welke past binnen het beleid, tijdig gemeld in een bestuursrapportage).

5.3 Kwaliteit 20. Zijn de uitgangspunten van het project geverifieerd en gevalideerd. 21. In alle fases is getoetst of het ontwerp nog voldoet aan de uitgangspunten en projectdoelstellingen.

Nee, dit is gebleken uit de review die in 2020 plaatsgevonden heeft. Hieruit is gebleken dat het ontwerp niet voldeed.

Nee, uitgangspunten van het project zijn niet geverifieerd en gevalideerd.

5.4 Organisatie en informatie 22. De projectdocumenten worden op eenduidige wijze geadministreerd.

Termijnstaten worden in één online omgeving gezet maar zaken buiten het bestek om niet. Zodoende ontbreekt een duidelijk overzicht van de uitvoering en gevolgen van besluiten of acties uit deze periode. Het project Herenweg-Gageldijk heeft geen projectadministratie en projectdocumenten zijn niet op eenduidige wijze geadministreerd. In het generieke zaaksysteem zijn verschillende formele stukken terug te vinden maar hier moet je lang naar zoeken. Daarnaast zijn stukken niet allemaal in het zaaksysteem geregistreerd maar ook in teammappen, persoonlijke mappen op de algemene schijf, in de persoonlijke mailbox bewaard of niet bewaard.

Definitief concept Rapportage audit Herenweg-Gageldijk, versie 1.3

Pagina 28 van 34

Endelhovenlaan 1, 3601 GR Maarssen Postbus 1212, 3600 BE Maarssen T 140346 F 0346 25 40 10 www.stichtsevecht.nl

23. De gedelegeerd ambtelijk opdrachtgever en projectleider bespreken regelmatig de voortgang van het project. 24. Er vindt tussentijdse rapportage aan opdrachtgever plaats op de beheersfactoren tijd, geld, kwaliteit, organisatie en risico’s waardoor afwijkingen op tijd gesignaleerd worden en bijsturingsmaatregelen genomen worden. 25. Er wordt op een open wijze gecommuniceerd en verantwoording afgelegd

Niet aantoonbaar vastgelegd. Er zijn geen verslagen in het dossier van ambtelijk overleg over de voortgang.

Niet aantoonbaar vastgelegd. Er zijn geen formele fasedocumenten en voortgangsrapportages. Uit agenda’s van portefeuillehoudersoverleggen blijkt dat de voortgang van het project is geagendeerd, maar niet aan de hand van formele fasedocumenten en voortgangsrapportages. In het dossier is wel een voortgangsrapportage uit 2020 aangetroffen waarin de aspecten tijd, geld, scope, risicomanagement, organisatie, kwaliteit en documentatie aan bod komen.

De raad is op grond van de geldende kaders in 2019 tijdig geïnformeerd over de overschrijding op het krediet. Ambtelijk zijn de dilemma’s in dit project niet altijd scherp op het juiste niveau op tafel gelegd en besproken. De wijze van communiceren en verantwoorden is in 2019 en 2020 wel al verbeterd. De RIB in 2019 is tijdig verstuurd naar de raad en vanaf 2020 is wel een voortgangsrapportage gehanteerd.

5.5 Risico’s en risicomanagement 26. De risico’s zijn geïnventariseerd en voorzien van een inschatting op kans, impact en nabijheid in de tijd. 27. Voor de risico’s zijn passende tegenmaatregelen opgesteld 28. De risico-inventarisatie is periodiek geactualiseerd en risico- management is in alle fases uitgevoerd.

Nee, er is geen zichtbaar vastgelegd risicodossier.

Nee, er zijn op diverse momenten risico’s of zorgen aangegeven waarop niet zichtbaar geacteerd is.

Nee. Bij vraag 24 is aangegeven dat in 2020 voor het eerst een formele voortgangsrapportage is gehanteerd. Hierin zijn de risico’s benoemd. In het raadsvoorstel van 21 januari 2020 is in het aanvullend krediet ook rekening gehouden met een bedrag voor deze risico’s.

5.6 Conclusie Er is in de jaren 2016 t/m 2019 sprake geweest van begrotingsrechtmatigheid op de investeringskredieten voor project Heren-Gageldijk De werkelijk uitgaven in de jaren 2016 tot en met 2018 waren lager dan het voor het begrotingsjaar door de raad beschikbaar gestelde krediet. In de jaarrekening 2019 zijn de werkelijke uitgaven op de riolering Herenweg-Gageldijk € 0,7 miljoen hoger dan het krediet. Dit bleek pas na een correctie van € 0,7 miljoen (factuur eerst verantwoord in boekjaar 2020) die is geconstateerd tijdens de eindejaarscontrole door de accountantscontrole. In mei 2019 is de raad tijdig in een RIB geïnformeerd over een overschrijding op het krediet Herenweg-Gageldijk. Hierdoor weegt deze overschrijding niet mee in het accountantsoordeel op rechtmatigheid bij de jaarrekening 2019. Definitief concept Rapportage audit Herenweg-Gageldijk, versie 1.3

Pagina 29 van 34

Endelhovenlaan 1, 3601 GR Maarssen Postbus 1212, 3600 BE Maarssen T 140346 F 0346 25 40 10 www.stichtsevecht.nl

De financiële kaders voor (begrotingsrechtmatigheid van) investeringskredieten zijn niet helder en voor meerdere uitleg vatbaar De raad autoriseert met het vaststellen van de Begroting de investeringskredieten voor het betreffende begrotingsjaar. In de investeringsplannen in de begrotingen zijn de uitgaven op project/discipline niveau (m.u.v. de algemene vervangingskredieten) in één begrotingsjaar opgenomen. Er is geen expliciet inzicht in het ‘totaal krediet’ en de planning van de uitgaven naar begrotingsjaren. Vanaf de begroting 2017 zijn in het investeringsplan algemene vervangingskredieten voor civiele werken opgenomen zoals ‘KPG water en riolering’, ‘KPG openbaar groen’, ‘KPG wegen’ etc. Deze kredieten zijn niet expliciet aan projecten toegerekend. Deze algemene vervangingskredieten zijn in de begroting opgenomen naar aanleiding van de door de raad vastgestelde Nota beheer kapitaalgoederen 2016. In de (raadsvoorstellen) Nota beheer kapitaalgoederen 2016 en Begroting 2017 zijn geen procedures afgesproken ten aanzien van het labelen aan specifieke projecten van de algemene vervangingskredieten die sinds begroting 2017 in het investeringsplan zijn opgenomen. In de begroting en jaarrekening worden kredieten voor afzonderlijke disciplines (wegen, riolering, groen, etc.) gepresenteerd. De planning en uitvoering van projecten wordt integraal aangepakt.

Dit in combinatie met ‘algemene’ vervangingskredieten, waarvoor geen procedures zijn afgesproken ten aanzien van het labelen aan specifieke projecten, maakt het volgen van integrale projecten in de begroting en jaarrekening moeilijk. Uit de gesprekken en het dossieronderzoek blijkt dat de kaders op dit onderdeel verschillend worden geïnterpreteerd: -

Kredieten voor afzonderlijke disciplines (per project). Integrale kredieten voor projecten.

Dit heeft niet geleid tot begrotingsonrechtmatigheid, zie hiervoor. De projectbeheersing bij het project Herenweg-Gageldijk was onvoldoende op orde onder meer door het ontbreken van processen en procedures voor projectmatig werken Processen en procedures voor projectmatig werken, die zorgen voor een beheersbare werkwijze en aanpak om de projectdoelstelling te realiseren waren niet ingericht en zijn nog steeds niet optimaal ingericht aangezien de gemeente Stichtse Vecht geen organisatiebreed toegepaste norm voor projectmatig werken kent. Er wordt binnen Gemeente Stichtse Vecht niet (aantoonbaar) gewerkt aan de hand van een handboek projectmanagement (of aan de hand van een projectmanagement methode zoals PRINCE2, Projectmatig Werken of andere methode). Projecten worden op verschillende wijzen opgepakt en uitgevoerd en het is dus veelal aan de individuele projectleider en/ of betrokkenen hoe zaken ingeregeld worden. Conclusies ten aanzien van de aspecten tijd, geld, kwaliteit, organisatie/informatie en risicomanagement: o Het project is in fasen uitgevoerd, maar de fasering blijkt niet uit formele fasedocumenten. De scope van het project is door de tijd gewijzigd en tussentijds ook niet geverifieerd of gevalideerd. Uitgangspunten, die de basis zijn voor de projectopdracht, blijken niet geverifieerd te zijn; o De financiële kaders werden verschillend geïnterpreteerd.

Hierdoor is het niet altijd helder wanneer er sprake is van ‘overschrijdingen’ van kredieten en over of en wanneer ‘overschrijdingen’ aan de raad moeten worden gerapporteerd. Dit heeft niet geleid tot begrotingsonrechtmatigheid, zie begrotingsrechtmatigheid hiervoor; o Rondom het ontwerp zijn zaken mis gegaan. Het ontwerp dat bij de aanbesteding is gebruikt is niet inhoudelijk geëvalueerd/ getoetst door een tweede externe deskundige. Er wordt vertrouwd op rapporten van externen. Of de fouten in het ontwerp onvoorzien zijn geweest en Definitief concept Rapportage audit Herenweg-Gageldijk, versie 1.3

Pagina 30 van 34

Endelhovenlaan 1, 3601 GR Maarssen Postbus 1212, 3600 BE Maarssen T 140346 F 0346 25 40 10 www.stichtsevecht.nl

o

o

de gemeente de te verwachten zorgvuldigheid heeft betracht in de voorbereiding, een fout ontwerp als risico had kunnen voorzien of het ontwerp had moeten laten toetsen, is geen onderdeel geweest van dit onderzoek aangezien dit de technisch inhoudelijke kant raakt (zie 1.4 afbakening); De projectadministratie bij project Herenweg-Gageldijk is onvoldoende. Registeren en archiveren is een organisatie breed aandachtspunt bij gemeente Stichtse Vecht. In het dossier is wel een voortgangsrapportage uit 2020 aangetroffen waarin de aspecten tijd, geld, scope, risicomanagement, organisatie, kwaliteit en documentatie aan bod komen. Er is geen sprake van een zichtbare vastlegging van het risicomanagement voor het project Herenweg-Gageldijk.

6 Aanbestedingsproces opdracht herinrichting Herenweg-Gageldijk 6.1 Aanbestedingsproces 29. Er is een realistisch bestek opgesteld.

30. Bij het opstellen van het bestek is rekening gehouden met risico’s/ geanticipeerd op (niet-)wezenlijke wijzigingen. 31. De aanbesteding is conform Europese aanbestedingsregels en inkoopbeleid gemeente Stichtse Vecht verlopen.

De kwaliteit/ inhoud van het bestek valt buiten scope van het onderzoek omdat hiervoor materiekennis vanuit het fysieke domein noodzakelijk is. Achteraf kan vastgesteld worden dat er geen realistisch bestek is opgesteld doordat initiële uitgangspunten niet overeen bleken te komen met de feitelijke situatie in het veld en dit bleek ook uit de review in 2020. Nee, geen risisocanalyse aangetroffen met gekwantificeerde risico’s en er is geen herzieningsclausule opgenomen in de aanbestedingsdocumenten. We kunnen niet aantonen dat aan alle eisen die de aanbestedingswet stelt is voldaan. Dit is onvoldoende gedocumenteerd. Het ontwerp van het project is tijdens de voorbereiding en uitvoering van het werk aangepast. In de onderzoeksperiode is de oorspronkelijke opdracht in 2018 verstrekt voor € 4,5 miljoen. In 2019 is akkoord gegeven op een herziene inschrijfstaat van € 6,0 miljoen. Aanbesteding Oorspronkelijke opdracht. De DO-raming van € 4,0 miljoen (vooraf) en de aanneemsom van € 4,5 miljoen (achteraf) zijn lager dan de EU-aanbestedingsgrens voor werken. Meerdere inschrijvers noemen risico’s in de inschrijving. In het dossier is geen beoordeling opgenomen van de inschatting van de technischeen financiële impact van deze risico’s.

Daarmee kunnen we niet aantonen of we het juiste bestek in de markt hebben gezet en of bij de nadere de financiële doorberekening de Europese drempels zouden zijn overschreden. Herziene inschrijfstaat Na het sluiten van de overeenkomst met de combinatie Bevanos- Van der Steen is gebleken dat het riool in het voorontwerp te hoog was gedimensioneerd. Hierop is de uitvoeringsmethodiek

Definitief concept Rapportage audit Herenweg-Gageldijk, versie 1.3

Pagina 31 van 34

Endelhovenlaan 1, 3601 GR Maarssen Postbus 1212, 3600 BE Maarssen T 140346 F 0346 25 40 10 www.stichtsevecht.nl

gewijzigd. Op 18 april 2019 is akkoord gegeven op de herziene inschrijfstaat voor € 6,0 miljoen. De herziene aanneemsom is hoger dan de Europese aanbestedingsdrempel. Bij wijziging van de opdracht(waarde) moet worden beoordeeld of sprake is van een wezenlijke wijziging, waarbij de opdracht opnieuw moet worden aanbesteed. In het dossier is niet aantoonbaar vastgelegd dat deze beoordeling is uitgevoerd. In het dossier is geen ingevuld stroomschema opgenomen met een toets op of er sprake is van een wezenlijke wijziging. De gemeente Stichtse Vecht heeft achteraf externe juridische specialisten van CMS verzocht te adviseren over de mogelijke juridische toelaatbaarheid. De conclusie van in het memo van CMS d.d. 13 september 2019 luidt: …”dat de opdracht kan worden gerechtvaardigd op basis van twee uitzonderingsgronden: de uitzondering voor aanvullende werken van artikel 2.163d Aw 2012 en de uitzondering voor onvoorziene omstandigheden van artikel 2.163e Aw 2012.” Voor deze uitzonderingsgrond is van belang of de gemeente de opdracht zorgvuldig heeft voorbereid. CMS geeft in haar memo aan dat de gemeente geen uitsluitsel heeft gegeven over de wijze waarop het ‘voorontwerp rioleringsplan’ tot stand is gekomen en dat CMS er vanuit is gegaan dat de gemeente de normale, van haar te verwachten zorgvuldigheid heeft betracht in de voorbereiding van de aanbesteding’.

Dit raakt onder meer de technisch inhoudelijke kant van het project welke geen onderdeel uitmaakt van dit onderzoek (zie 1.4 afbakening). In dit geval is de opdracht niet opnieuw aanbesteed). De mogelijkheid bestaat dat een diepgaander beoordeling van de technisch inhoudelijke kant van het project tot een andere conclusie kan leiden over de juridische toelaatbaarheid van de wijziging van de opdracht. Een dergelijke wijziging moet wel worden aangekondigd via TenderNed. Deze aankondiging is niet verricht. In het raadsvoorstel ‘aanvullend kredietvoorstel Herenweg-Gageldijk’ d.d. 21 januari 2020 is naast de herziene opdrachtwaarde van € 6,0 miljoen nog rekeningen gehouden met risico’s en afwijkingen bestek. Zie ook onderdeel 5.2 geld (vraag 15).

Definitief concept Rapportage audit Herenweg-Gageldijk, versie 1.3

Pagina 32 van 34

Endelhovenlaan 1, 3601 GR Maarssen Postbus 1212, 3600 BE Maarssen T 140346 F 0346 25 40 10 www.stichtsevecht.nl

6.2 Conclusie We kunnen niet aantonen dat aan alle eisen die de aanbestedingswet stelt is voldaan. Dit is onvoldoende gedocumenteerd. Het ontwerp van het project is tijdens de voorbereiding en uitvoering van het werk aangepast. In de onderzoeksperiode is de oorspronkelijke opdracht in 2018 verstrekt voor € 4,5 miljoen. In 2019 is akkoord gegeven op een herziene inschrijfstaat van € 6,0 miljoen. Oorspronkelijke opdracht De DO-raming van € 4,0 miljoen en de opdrachtwaarde van € 4,5 miljoen (en hoogste inschrijver € 4,9 miljoen) zijn lager dan de EU-aanbestedingsgrens voor aanbesteding van werken (in 2018/2019 van € 5.548.000). Meerdere inschrijvers noemen risico’s in de inschrijving. In het dossier is geen beoordeling opgenomen van de inschatting van de technische- en financiële impact van deze risico’s. Daarmee kunnen we niet aantonen of we het juiste bestek in de markt hebben gezet en of bij de nadere financiële doorberekening de Europese drempels zouden zijn overschreden. Herziene inschrijfstaat De opdrachtwaarde van de herziene inschrijfstaat van € 6,0 miljoen is hoger dan de EUaanbestedingsgrens voor aanbesteding van werken (in 2018/2019 van € 5.548.000). Bij wijziging van de opdracht(waarde) moet worden beoordeeld of sprake is van een wezenlijke wijziging, waarbij de opdracht opnieuw moet worden aanbesteed.

In het dossier is niet aantoonbaar vastgelegd dat deze beoordeling is uitgevoerd:  In het dossier is geen ingevuld stroomschema opgenomen met een toets op of er sprake is van een wezenlijke wijziging.  Uit het dossier blijkt dat pas achteraf (na het geven van akkoord op de herziene inschrijfstaat) extern juridisch advies is gevraagd over de mogelijke juridische toelaatbaarheid. Uit dit advies blijkt dat de opdracht mogelijk kan worden gerechtvaardigd op basis van twee uitzonderingsgronden. Voor deze uitzonderingsgrond is van belang of de gemeente de opdracht zorgvuldig heeft voorbereid. Dit raakt onder meer de technisch inhoudelijke kant van het project welke geen onderdeel uitmaakt van dit onderzoek. In dit geval is de opdracht niet opnieuw aanbesteed. De mogelijkheid bestaat dat een diepgaander beoordeling van de technisch inhoudelijke kant van het project tot een andere conclusie kan leiden over de juridische toelaatbaarheid van de wijziging van de opdracht. Een ‘noodzakelijke aanvulling’ of ‘wijziging door onvoorziene omstandigheden’ is niet aangekondigd op TenderNed. Een dergelijke wijziging moet wel worden aangekondigd via TenderNed. Deze aankondiging is niet verricht.

Definitief concept Rapportage audit Herenweg-Gageldijk, versie 1.3

Pagina 33 van 34

Endelhovenlaan 1, 3601 GR Maarssen Postbus 1212, 3600 BE Maarssen T 140346 F 0346 25 40 10 www.stichtsevecht.nl

Bijlagen Bijlage 1: Kaderstelling civiele projecten gemeente Stichtse Vecht 2016-2020 Bijlage 2: Overzicht (besteding) investeringskredieten en onderliggende ramingen project Herenweg-Gageldijk

Definitief concept Rapportage audit Herenweg-Gageldijk, versie 1.3

Pagina 34 van 34