Rapportage audit Herenweg-Gageldijk 1.3 16-09-2021 (vertrouwelijkheid opgeheven).pdf
Tekst van het document
Endelhovenlaan 1, 3601 GR Maarssen Postbus 1212, 3600 BE Maarssen T 140346 F 0346 25 40 10 www.stichtsevecht.nl
Datum 6 september 2021 Auteur(s) Sandra van den Wildenberg, adviseur AO/IC Versie 1.3
Rapportage audit project herinrichting Herenweg-Gageldijk
Endelhovenlaan 1, 3601 GR Maarssen Postbus 1212, 3600 BE Maarssen T 140346 F 0346 25 40 10 www.stichtsevecht.nl
Inhoud 1
2
Inleiding ............................................................................................................................................ 3 1.1
Aanleiding ................................................................................................................................ 3
1.2
Probleemstelling en onderzoeksvragen .................................................................................. 3
1.3
Methodiek ................................................................................................................................ 4
1.4
Afbakening ............................................................................................................................... 4
Samenvatting conclusies en aanbevelingen voor het vervolg ......................................................... 5 2.1 Conclusies project ‘herinrichting Herenweg-Gageldijk’ ................................................................. 5 2.1.1. Begrotingsrechtmatigheid ...................................................................................................... 5 2.1.2. Kaderstelling investeringskredieten ....................................................................................... 5 2.1.3 Projectstrategie, -sturing en -beheersing ................................................................................ 6 2.1.4 Aanbestedingsproces .............................................................................................................. 7 2.2 Aanbevelingen voor het vervolg .................................................................................................... 7
3
Projectcontext ................................................................................................................................... 9 3.1 Historie riolering en wegen Herenweg-Gageldijk .......................................................................... 9 3.2 Tijdlijn van het project .................................................................................................................... 9
4
Projectstrategie en sturing.............................................................................................................. 15 4.1
Projectstrategie ...................................................................................................................... 15
4.2
Conclusie ............................................................................................................................... 17
4.3
Projectsturing ......................................................................................................................... 17
4.4
Conclusie ............................................................................................................................... 21
5 Projectbeheersing ............................................................................................................................... 22 5.1 Tijd ............................................................................................................................................... 22 5.2 Geld.............................................................................................................................................. 23 5.3 Kwaliteit ........................................................................................................................................ 28 5.4 Organisatie en informatie ............................................................................................................. 28 5.5 Risico’s en risicomanagement ..................................................................................................... 29 5.6 Conclusie ..................................................................................................................................... 29 6
Aanbestedingsproces opdracht herinrichting Herenweg-Gageldijk ............................................... 31 6.1 Aanbestedingsproces .................................................................................................................. 31 6.2 Conclusie ..................................................................................................................................... 33
Bijlagen .................................................................................................................................................. 34 Bijlage 1: Kaderstelling civiele projecten gemeente Stichtse Vecht 2016-2020 ................................ 34 Bijlage 2: Overzicht (besteding) investeringskredieten en onderliggende ramingen project Herenweg-Gageldijk .......................................................................................................................... 34
Definitief concept Rapportage audit Herenweg-Gageldijk, versie 1.3
Pagina 2 van 34
Endelhovenlaan 1, 3601 GR Maarssen Postbus 1212, 3600 BE Maarssen T 140346 F 0346 25 40 10 www.stichtsevecht.nl
1 Inleiding 1.1 Aanleiding Het project ‘herinrichting Herenweg-Gageldijk’ kent een historie van ruim 7 jaar. Rond 2013 zijn voorbereidende werkzaamheden gestart voor het vervangen van het gemengde rioolstelsel en de herinrichting Herenweg-Gageldijk in Maarsseveen. Het werk ‘herinrichting Herenweg-Gageldijk’ is begin september 2018 via een nationaal niet-openbare procedure aanbesteed en voor € 4.484.000,excl. BTW gegund aan de combinatie van aannemers Van der Steen-Bevanos. De werkzaamheden zouden starten vanaf 1 september 2018 en oplevering zou plaats vinden voor of uiterlijk op 20 december 2019. Voorafgaand aan de werkzaamheden bleek echter dat het initiële uitgangspunt niet overeenkwam met de feitelijke situatie in het veld. De aanpassing betekende dat het riool een ander verloop kent en dieper komt te liggen. Dit heeft geresulteerd in een herziene inschrijfstaat van € 6.019.988,68 excl. BTW. Tot en met 2019 is € 3,7 miljoen excl. BTW aan de combinatie betaald maar het werk is nog niet gereed. In de raadsvergadering van 28 januari 2020 is een aanvullend investeringsbudget van € 5,5 miljoen beschikbaar gesteld en ingestemd met het scenario om verder te gaan en de combinatie Van der Steen-Bevanos het werk af te laten maken.
Hiermee loopt de gemeente het risico dat concurrerende aannemers schadeclaims kunnen indienen en de rechtmatigheidsverklaring van de accountant voor 2020 onzeker is. In de besloten raadscommissie Bestuur en Financiën op 14 januari 2020 heeft wethouder Van Dijk na vragen van verschillende partijen toegezegd om uit te zoeken wat er fout is gegaan bij het project herinrichting Herenweg-Gageldijk en welke lessen we voor de toekomst hieruit kunnen trekken. Het onderzoek is in opdracht van het college, op basis van een intakegesprek d.d. 17 februari 2020 met de gemeentesecretaris als ambtelijk opdrachtgever, intern uitgevoerd door team Audit. Deze opdrachtgever heeft 19 maart 2020 aangegeven akkoord te zijn met de richting van de eerste versie van het concept onderzoeksplan. Dit rapport stelt de directie in staat het college en de raad te informeren over de bevindingen die op basis van het dossieronderzoek en gesprekken naar voren zijn gekomen.
1.2 Probleemstelling en onderzoeksvragen Op basis van de specifieke aanleiding is de volgende probleemstelling gedefinieerd: “Hoe is het project ‘herinrichting Herenweg-Gageldijk’ verlopen van initiatieffase tot op het moment waarop door de raad op 28 januari 2020 besloten is de combinatie het werk af te laten maken en welke leerpunten kan de organisatie hieruit trekken?” De hierboven beschreven probleemstelling is nader geconcretiseerd in onderstaande onderzoeksvragen: 1. 2.
3. 4.
Hoe is de projectsturing verlopen? Hoe is de projectbeheersing verlopen? a. In tijd, geld en kwaliteit b. In organisatie en informatie c. Gelet op de beheersing van projectrisico’s Hoe is het aanbestedingsproces verlopen? Welke leerpunten zijn uit het verloop van dit project te trekken?
Definitief concept Rapportage audit Herenweg-Gageldijk, versie 1.3
Pagina 3 van 34
Endelhovenlaan 1, 3601 GR Maarssen Postbus 1212, 3600 BE Maarssen T 140346 F 0346 25 40 10 www.stichtsevecht.nl
1.3 Methodiek Om tot een onderzoeksvoorstel te komen en tijdens de uitvoering van het onderzoek zijn gesprekken gevoerd met de ambtelijk betrokkenen. Naast de informatie uit gesprekken is informatie verkregen uit dossieronderzoek en onderzoek naar uitgaven van dit project in de financiële administratie. Informatie uit eerdere onderzoeken en bevindingen uit de verbijzonderde interne controles, die niet alleen op het project Herenweg-Gageldijk betrekking hebben maar op de gehele organisatie, zijn betrokken in deze audit. Uit de gesprekken en de beoordeelde documenten: zijn de voor civiele werken relevante interne kaders in beeld gebracht (bijlage 1: normenkader) is een tijdlijn van het project in beeld gebracht (paragraaf 3.2) is getoetst of de projectsturing, de projectbeheersing en het aanbestedingsproces voor het project Herenweg-Gageldijk in overeenstemming is met geldende externe kaders (o.a. EU aanbestedingsregels) en de relevante interne kaders (zie hoofdstukken 4, 5 en 6). De bevindingen uit de audit zijn afgestemd op feitelijke (on)juistheden met de ambtelijk betrokkenen en besproken in de directieraad in september 2020. De directie heeft besloten de bevindingen te betrekken bij de werkgroep grote projecten in het kader van de doorontwikkeling van de organisatie. Vanwege ziekte van de projectleider heeft dit project een periode stilgelegen.
In een oriënterende bijeenkomst in het college van B&W op 29 juni 2021 is aan het college een presentatie gegeven over het fysiek domein en de opdracht grote projecten en zijn de bevindingen van de audit project herinrichting Herenweg-Gageldijk gedeeld met het college. In juli 2021 zijn deze bevindingen afgestemd op feitelijke (on)juistheden met de wethouders Van Liempdt, Van Dijk en Klomps. De gesprekken met de wethouders zijn gevoerd door de adviseur AO/IC en de concerncontroller. Op 1 juni 2021 is de heer Van der Graaf gestart als concerncontroller. Uit oogpunt van kwaliteitsbewaking heeft de nieuwe concerncontroller nog een tweede lezing uitgevoerd op de rapportage en op relevante bevindingen een review op het auditdossier uitgevoerd.
1.4 Afbakening Het onderzoeksvoorstel had betrekking op de inhoudelijke procesgang, toetsing van bijbehorende wet- en regelgeving over inkoop en aanbesteding en toepassing van contractmanagement. Dit is aangevuld met de “organisatorische context” en een quick scan op governance en financiële sturing. De technisch inhoudelijke kant van het project (“wat is specifiek nodig aan activiteiten in deze casus”) maakt geen onderdeel uit van dit onderzoek. Buiten scope is hierdoor bijvoorbeeld de beoordeling van de kwaliteit/ inhoud van het bestek; hiervoor is materie kennis vanuit het fysieke domein noodzakelijk.
Definitief concept Rapportage audit Herenweg-Gageldijk, versie 1.3
Pagina 4 van 34
Endelhovenlaan 1, 3601 GR Maarssen Postbus 1212, 3600 BE Maarssen T 140346 F 0346 25 40 10 www.stichtsevecht.nl
2 Samenvatting conclusies en aanbevelingen voor het vervolg 2.1 Conclusies project ‘herinrichting Herenweg-Gageldijk’ In deze audit is voor het project ‘herinrichting Herenweg-Gageldijk’ onderzoek gedaan naar: de projectstrategie en sturing (hoofdstuk 4) de projectbeheersing (hoofdstuk 5) het aanbestedingsproces (hoofdstuk 6). De bevindingen en conclusies op deze aandachtsgebieden zijn in de genoemde hoofdstukken opgenomen. De conclusies uit de audit project ‘herinrichting Herenweg-Gageldijk’ zijn in dit onderdeel samengevat en hebben betrekking op: Begrotingsrechtmatigheid (paragraaf 2.1.1) Kaderstelling investeringskredieten (paragraaf 2.1.2) Projectstrategie, -sturing en –beheersing (paragraaf 2.1.3) Aanbestedingsproces (paragraaf 2.1.4)
2.1.1. Begrotingsrechtmatigheid Er is in de jaren 2016 t/m 2019 sprake geweest van begrotingsrechtmatigheid op de investeringskredieten voor project Heren-Gageldijk De werkelijk uitgaven in de jaren 2016 tot en met 2018 waren lager dan het voor het begrotingsjaar door de raad beschikbaar gestelde krediet. In de jaarrekening 2019 zijn de werkelijke uitgaven op de riolering Herenweg-Gageldijk € 0,7 miljoen hoger dan het krediet. Dit bleek pas na een correctie van € 0,7 miljoen (factuur eerst verantwoord in boekjaar 2020) die is geconstateerd tijdens de eindejaarscontrole door de accountantscontrole. In mei 2019 is de raad tijdig in een RIB geïnformeerd over een overschrijding op het krediet Herenweg-Gageldijk. Hierdoor weegt deze overschrijding niet mee in het accountantsoordeel op rechtmatigheid bij de jaarrekening 2019.
2.1.2. Kaderstelling investeringskredieten De financiële kaders voor (begrotingsrechtmatigheid van) investeringskredieten zijn niet helder en voor meerdere uitleg vatbaar De raad autoriseert met het vaststellen van de Begroting de investeringskredieten voor het betreffende begrotingsjaar. In de investeringsplannen in de begrotingen zijn de uitgaven op project/discipline niveau (m.u.v. de algemene vervangingskredieten) in één begrotingsjaar opgenomen. Er is geen expliciet inzicht in het ‘totaal krediet’ en de planning van de uitgaven naar begrotingsjaren. Vanaf de begroting 2017 zijn in het investeringsplan algemene vervangingskredieten voor civiele werken opgenomen zoals ‘KPG water en riolering’, ‘KPG openbaar groen’, ‘KPG wegen’ etc. Deze kredieten zijn niet expliciet aan projecten toegerekend. Deze algemene vervangingskredieten zijn in de begroting opgenomen naar aanleiding van de door de raad vastgestelde Nota beheer kapitaalgoederen 2016. In de (raadsvoorstellen) Nota beheer kapitaalgoederen 2016 en Begroting 2017 zijn geen procedures afgesproken ten aanzien van het labelen aan specifieke projecten van de algemene vervangingskredieten die sinds begroting 2017 in het investeringsplan zijn opgenomen. In de begroting en jaarrekening worden kredieten voor afzonderlijke disciplines (wegen, riolering, groen, etc.) gepresenteerd.
De planning en uitvoering van projecten wordt integraal aangepakt. Dit in combinatie met ‘algemene’ vervangingskredieten, waarvoor geen procedures zijn afgesproken ten aanzien van het labelen aan specifieke projecten, maakt het volgen van integrale projecten in de begroting en jaarrekening moeilijk.
Definitief concept Rapportage audit Herenweg-Gageldijk, versie 1.3
Pagina 5 van 34
Endelhovenlaan 1, 3601 GR Maarssen Postbus 1212, 3600 BE Maarssen T 140346 F 0346 25 40 10 www.stichtsevecht.nl
Uit de gesprekken en het dossieronderzoek blijkt dat de kaders op dit onderdeel verschillend worden geïnterpreteerd: - Kredieten voor afzonderlijke disciplines (per project). - Integrale kredieten voor projecten. Dit heeft niet geleid tot begrotingsonrechtmatigheid, zie 2.2.1 begrotingsrechtmatigheid hiervoor.
2.1.3 Projectstrategie, -sturing en -beheersing De projectstrategie bij project Herenweg-Gageldijk was onvoldoende De initiële projectopdracht en scope zijn in 2013 niet expliciet beschreven en het projectresultaat is niet SMART geformuleerd. Het project is oorspronkelijk gebaseerd op de aanpak van relatief eenvoudig civiel werk dat in de lijn opgepakt kon worden. Gaandeweg het project is de scope van het project wezenlijk gewijzigd door: 1) herinrichting van de weg in plaats van alleen een vervanging, 2) ook groenvoorziening werd onderdeel van het project, 3) discussie over aanpassing van de oorspronkelijke aansluiting op riolering gemeente Utrecht en 4) civieltechnische complexiteit van het project. Uit het projectdossier blijkt niet aantoonbaar dat het project na de wezenlijke wijziging van de scope is opgeschaald naar een ‘majeur project’. Gezien de complexiteit van het project had dit wel moeten gebeuren. In onderdeel 1.4 is aangegeven dat de technisch inhoudelijk kant van het onderzoek (“wat is specifiek nodig aan activiteiten in deze casus”) geen onderdeel uitmaakt van dit onderzoek. Buiten scope is hierdoor bijvoorbeeld de beoordeling van de kwaliteit/ inhoud van het bestek; hiervoor is materie kennis vanuit het fysieke domein noodzakelijk.
De projectsturing van het project herinrichting Herenweg-Gageldijk was onvoldoende op orde De gemeente Stichtse Vecht kent geen beleid of generieke werkwijze voor projectmanagement. De rolverdeling en verantwoordelijkheden van de gedelegeerd ambtelijk opdrachtgever (programmamanager en/of teammanager) voor het project Herenweg-Gageldijk zijn onduidelijk én er hebben meerdere wisselingen plaatsgevonden in het bestuurlijk opdrachtgeverschap en op de ambtelijke rollen. Er was altijd bezetting op de ambtelijke rollen bij het project Herenweg-Gageldijk, maar wel onvoldoende bezetting binnen het team. De projectbeheersing bij het project Herenweg-Gageldijk was onvoldoende op orde onder meer door het ontbreken van processen en procedures voor projectmatig werken. Conclusies ten aanzien van de aspecten tijd, geld, kwaliteit, organisatie/informatie en risicomanagement: Het project is in fasen uitgevoerd, maar de fasering blijkt niet uit formele fasedocumenten. De scope van het project is door de tijd gewijzigd en tussentijds ook niet geverifieerd of gevalideerd. Uitgangspunten, die de basis zijn voor de projectopdracht, blijken niet geverifieerd te zijn; De financiële kaders werden ambtelijk verschillend geïnterpreteerd.
Hierdoor was niet voor alle betrokkenen helder wanneer er sprake is van 'overschrijdingen' van kredieten en over of en wanneer 'overschrijdingen' aan de raad moeten worden gerapporteerd. Dit heeft niet geleid tot begrotingsonrechtmatigheid, zie 2.2.1 begrotingsrechtmatigheid hiervoor. Zie voor de conclusies over de kaderstelling 2.2.2 kaderstelling investeringskredieten; Rondom het ontwerp zijn zaken mis gegaan. Het ontwerp dat bij de aanbesteding is gebruikt is niet inhoudelijk geëvalueerd / getoetst door een tweede externe deskundige. Er wordt vertrouwd op rapporten van externen. Of de fouten in het ontwerp onvoorzien zijn geweest en de gemeente de te verwachten zorgvuldigheid heeft betracht in de voorbereiding, een fout ontwerp als risico had kunnen voorzien of het ontwerp had moeten laten toetsen, is geen onderdeel geweest van dit onderzoek aangezien dit de technisch inhoudelijke kant raakt (zie 1.4 afbakening); De projectadministratie bij project Herenweg-Gageldijk is onvoldoende. In het dossier is wel een voortgangsrapportage uit 2020 aangetroffen waarin de aspecten tijd, geld, scope, risicomanagement, organisatie, kwaliteit en documentatie aan bod komen; Er is geen sprake van een zichtbare vastlegging van het risicomanagement voor het project Herenweg-Gageldijk. Definitief concept Rapportage audit Herenweg-Gageldijk, versie 1.3
Pagina 6 van 34
Endelhovenlaan 1, 3601 GR Maarssen Postbus 1212, 3600 BE Maarssen T 140346 F 0346 25 40 10 www.stichtsevecht.nl
2.1.4 Aanbestedingsproces We kunnen niet aantonen dat aan alle eisen die de aanbestedingswet stelt is voldaan. Dit is onvoldoende gedocumenteerd. Het ontwerp van het project is tijdens de voorbereiding en uitvoering van het werk aangepast. In de onderzoeksperiode is de oorspronkelijke opdracht in 2018 verstrekt voor € 4,5 miljoen. In 2019 is akkoord gegeven op een herziene inschrijfstaat van € 6,0 miljoen. Oorspronkelijke opdracht De DO-raming van € 4,0 miljoen en de opdrachtwaarde van € 4,5 miljoen (en hoogste inschrijver € 4,9 miljoen) zijn lager dan de EU-aanbestedingsgrens voor aanbesteding van werken (in 2018/2019 van € 5.548.000). Meerdere inschrijvers noemen risico’s in de inschrijving. In het dossier is geen beoordeling opgenomen van de inschatting van de technische- en financiële impact van deze risico’s. Daarmee kunnen we niet aantonen of we het juiste bestek in de markt hebben gezet en of bij de nadere financiële doorberekening de Europese drempels zouden zijn overschreden. De kwaliteit van uitvraag/ontwerp/ bestek raakt onder meer de technisch inhoudelijke kant van het project welke geen onderdeel uitmaakt van dit onderzoek. Herziene inschrijfstaat De opdrachtwaarde van de herziene inschrijfstaat van € 6,0 miljoen is hoger dan de EUaanbestedingsgrens voor aanbesteding van werken (in 2018/2019 van € 5.548.000).
Bij wijziging van de opdracht(waarde) moet worden beoordeeld of sprake is van een wezenlijke wijziging, waarbij de opdracht opnieuw moet worden aanbesteed. In het dossier is niet aantoonbaar vastgelegd dat deze beoordeling is uitgevoerd: In het dossier is geen ingevuld stroomschema opgenomen met een toets op of er sprake is van een wezenlijke wijziging. Uit het dossier blijkt dat pas achteraf (na het geven van akkoord op de herziene inschrijfstaat) extern juridisch advies is gevraagd over de mogelijke juridische toelaatbaarheid. Uit dit advies blijkt dat de opdracht mogelijk kan worden gerechtvaardigd op basis van twee uitzonderingsgronden. Voor deze uitzonderingsgrond is van belang of de gemeente de opdracht zorgvuldig heeft voorbereid. Dit raakt onder meer de technisch inhoudelijke kant van het project welke geen onderdeel uitmaakt van dit onderzoek. In dit geval is de opdracht niet opnieuw aanbesteed. De mogelijkheid bestaat dat een diepgaander beoordeling van de technisch inhoudelijke kant van het project tot een andere conclusie kan leiden over de juridische toelaatbaarheid van de wijziging van de opdracht. Een ‘noodzakelijke aanvulling’ of ‘wijziging door onvoorziene omstandigheden’ is niet aangekondigd op TenderNed. Een dergelijke wijziging moet worden aangekondigd via TenderNed. Deze aankondiging is niet verricht.
2.2 Aanbevelingen voor het vervolg
Heroverweeg de huidige kaderstelling voor (begrotingsrechtmatigheid van) investeringskredieten ten aanzien van: o Autoriseren van kredieten door de raad op ‘totaal krediet’ of ‘krediet voor betreffende begrotingsjaar’. Maak in de investeringsplannen duidelijk onderscheid tussen ‘totale kosten’ en ‘planning uitgaven per begrotingsjaar’. o De wenselijkheid van het gebruik van ‘algemene vervangingskredieten’ en spelregels over het labellen van (delen van) algemene vervangingskredieten aan specifieke projecten. o Het niveau waarop investeringskredieten worden geautoriseerd: op totaal project (integraal) of op disciplines (wegen, riolering, groen etc.) per project. o Werken met investeringen waarvoor het krediet bij vaststelling van de begroting direct door de raad worden geautoriseerd (A) en investeringen die via een separaat
Definitief concept Rapportage audit Herenweg-Gageldijk, versie 1.3
Pagina 7 van 34
Endelhovenlaan 1, 3601 GR Maarssen Postbus 1212, 3600 BE Maarssen T 140346 F 0346 25 40 10 www.stichtsevecht.nl
raadsvoorstel worden geautoriseerd door de raad (B). In het investeringsplan in de begroting kan dat onderscheid door A- en B- kredieten expliciet worden weergegeven. In de herziene Nota Waardering en afschrijving vaste activa 2021 is opgenomen dat bij autorisatie van investeringskredieten onderscheid wordt gemaakt tussen: Investeringen waarover de raad nog verder geïnformeerd wil worden en waarvoor een separaat voorstel ter besluitvorming aan de raad dient te worden voorgelegd voordat tot uitvoering kan worden overgegaan. Investeringen waarover geen verdere besluitvorming nodig is aangezien er een meerjarenplanning aan ten grondslag ligt en vervangingsinvesteringen. Leg duidelijk vast hoe sturing en verantwoording georganiseerd zijn, zorg voor duidelijk opdrachtgeverschap bij projecten en pas dit toe (taken, verantwoordelijkheden, bevoegdheden). Gezien de huidige budgethoudersregeling zou logisch ambtelijk opdrachtgever bij project ‘herinrichting Herenweg-Gageldijk’ de concernbudgethouder zijn, bestuurlijk opdrachtgever de portefeuillehouder en de ambtelijk opdrachtnemer projectleider of teammanager waarbij uitvoering gedelegeerd wordt aan projectleider. Voer dit ook in voor lopende projecten/ programma’s. Project en programma specifiek heb je verschillende opdrachtgevers. Dit zou ook in het mandaat- en organisatiebesluit opgenomen kunnen worden.
Actualiseer het mandaat- en organisatiebesluit en pas zo nodig de budgethoudersregeling aan. En professionaliseer ambtelijk (en bestuurlijk) opdrachtgeverschap; Professionaliseer projectmatig werken binnen SV afgestemd op de schaal, omvang en specifieke situatie van de organisatie. Zorg voor een eenduidige, organisatiebrede projectmatige aanpak waarbij aandacht is voor risicomanagement en faseringen in projecten. En zorg dat bij de éénduidige projectmethodiek leereffecten worden geborgd. Faciliteer de organisatie en onderzoek welke systemen de organisatie kunnen bedienen in het voeren van een project- en contractadministratie afgestemd op de schaal, omvang en specifieke situatie van de organisatie. Kijk hoe systemen processen optimaal kunnen ondersteunen en zorg voor een ordeningsstructuur. Zorg dat duidelijke afspraken gemaakt worden over het registeren/ archiveren van documenten en naleving hiervan. Voer contractmanagement op een consistente wijze in zodat contracten en prestaties adequaat worden beheerd en de totale uitgaven zoals afgesproken gemonitord worden Stimuleer positieve cultuurverandering door voor verbinding te zorgen en de organisatie en verantwoordelijken te faciliteren bij de uitvoering van deze aanbevelingen zodat dat de aanbevelingen in gezamenlijkheid kunnen worden opgepakt. Maak mensen bewust van het belang.
Laat een extern bureau, met bewezen trackrecord bij andere gemeenten, meekijken hoe je bovenstaande aanbevelingen kunt oppakken. Deze kunnen samen met de organisatie (in lijn met het advies van de werkgroep Bedrijfsvoering) worden geïmplementeerd. Betrek de bevindingen uit deze audit bij de doorontwikkeling van de organisatie. Geef deze rapportage mee aan de werkgroepen Bedrijfsvoering en Grote Projecten. Documenteer de interne (of externe) beoordeling van de ‘(financiële) rechtmatigheid’ van aanbestedingen voorafgaand aan de opdrachtverstrekking in projectdossiers. Ga na of de wijziging van de opdracht ‘achteraf’ alsnog moet worden aangekondigd op TenderNed.
Definitief concept Rapportage audit Herenweg-Gageldijk, versie 1.3
Pagina 8 van 34
Endelhovenlaan 1, 3601 GR Maarssen Postbus 1212, 3600 BE Maarssen T 140346 F 0346 25 40 10 www.stichtsevecht.nl
3 Projectcontext 3.1 Historie riolering en wegen Herenweg-Gageldijk De riolering is in 1961 in de Herenweg en 1966 in de Gageldijk aangelegd. Het betreft een vrijvervalriolering welke via pompputten en persleidingen loost op de riolering van de gemeente Utrecht. In 1970 zijn nieuwe persleidingen aangelegd vanaf de twee gemalen op de Gageldijk naar de Floridadreef in Utrecht. Deze persleidingen lozen daar in het vrijvervalsysteem van de gemeente Utrecht. Hierover zijn in 1976 bestuurlijke afspraken gemaakt, welke zijn vastgelegd in een door beide burgemeesters getekende overeenkomst. Hierin staat dat de gemeente Utrecht een vergoeding ontvangt van gemeente Maarssen voor het gebruik van de Utrechtse riolering. Onderdeel van het huidige project ‘herinrichting Herenweg-Gageldijk’ is naast het vervangen en het wijzigen van het rioolsysteem ook de verbreding van het fietspad Gageldijk en de herinrichting van de weg en het kruispunt Maarsseveensepoort. Bij het opstellen van het concept onderzoeksvoorstel is de oorspronkelijke scope onduidelijk en mogelijke scopewijzigingen zijn niet verder uitgezocht. Dit vraagt dus verdere verdieping.
3.2 Tijdlijn van het project Het project ‘herinrichting Herenweg-Gageldijk’ kent een historie van ruim 7 jaar. Onderstaande tijdlijn geeft een beeld van de ontwikkeling. 2006
2013
Tijdens een inspectie wordt geconstateerd dat de riolering in slechte staat verkeert. Het kan zijn dat al eerder besloten was om de Gageldijk en Herenweg aan te pakken maar de laatst waarneembaar uitgevoerde inspectie is in 2006 uitgevoerd. De rioolinspecties zijn door verschillende bedrijven gedaan en met die gegevens is door Antea een planning ‘gedraaid’ die gebruikt is voor de integrale planning. Het voorgenomen vervangingsproject, Herenweg-Gageldijk is in 2013 in voorbereiding genomen (volgens programmarekening 2013 Stichtse Vecht maatregel uitgevoerd in 2013 vanuit verbreed GRP).
Definitief concept Rapportage audit Herenweg-Gageldijk, versie 1.3
Pagina 9 van 34
Endelhovenlaan 1, 3601 GR Maarssen Postbus 1212, 3600 BE Maarssen T 140346 F 0346 25 40 10 www.stichtsevecht.nl
Om inzicht te krijgen in de kosten en de voor- en nadelen van de verschillende mogelijkheden laat de gemeente door Civitas de volgende vervangingsvarianten onderzoeken: 1. 2.
3. 4.
Sep. 2013
Dec. 2013 jan. 2014
Feb. maart 2014
Apr. 2014
Vrijval – vervangen van bestaande leidingen Vrijval – vervangen bestaande leidingen met extra tussengemalen zodat de leiding niet zo diep komt te liggen en mogelijk de bestaande bomen gehandhaafd kunnen blijven. Vrijval in de hoofdrijbaan van de weg (dus niet langer onder fietspad Gageldijk) zodat de bomen behouden kunnen blijven Aanleg van persleidingen en aanbrengen minigemalen
Alleen concept rapport gevonden. Vervanging riolering Gageldijk en Herenweg door Civitas d.d. concept juli 2013 hierin ontbreken conclusies? Er wordt archeologisch onderzoek inzake vervanging riolering Gageldijk/ Herenweg uitgevoerd door Greenhouse Advies. In het definitieve rapport geeft Greenhouse aan dat de exacte diepte van de kabels en leidingen in het plangebied niet bekend is maar dat verwacht mag worden dat dit binnen genoemde diepten zal zijn. Voor aanleg van de nieuwe riolering dient de bodemkwaliteit bekend te zijn. Welke maatregelen ten gevolge van de verontreinigen nodig zijn tijdens de aanleg van de riolering bepalen mede de keuze van het nieuwe rioolsysteem. Het historisch onderzoek moet leiden tot een slim boorplan. Er wordt historisch bodemonderzoek gedaan door PJ Milieu B.V. Over het vooronderzoek inclusief het opstellen van een boorplan is het volgende gerapporteerd: ”Op dit moment is een volledig CROW-onderzoek nog niet mogelijk en zinvol. De aanlegdiepte hangt sterk samen met de systeemkeuze (de varianten conform rapport Civitas juli 2013). Het boorplan dient een eerste risicobeoordeling mogelijk te maken, waarna een rioleringssysteem kan worden gekozen. Op basis van het definitieve ontwerp kan dit onderzoek dan worden aangevuld tot een volledig CROW-onderzoek.” Er wordt verkennend milieu hygiënisch bodemonderzoek gedaan door PJ Milieu B.V.
met een eerste risico-inschatting voor wat betreft milieu hygiënische risico’s. Het betreft geen volledig onderzoek conform de CROW 307. Op basis van dit onderzoek kan het rioolontwerp verder worden uitgewerkt, waarna een volledig onderzoek conform de CROW 307 wordt uitgevoerd. Aanbevelingen uit het rapport zijn: Gezien de bijmengingen is formeel een ‘asbest in grondonderzoek’ noodzakelijk. Echter door de aanwezigheid van kabels en leidingen is het graven van gaten of sleuven niet mogelijk. Na het uitwerken van een voorkeursvariant dient een boorplan te worden opgesteld om een volledig onderzoek conform de CROW te verkrijgen. Ten aanzien van het boorplan gelden de volgende aanbevelingen: - het grondwater hoeft niet nader te worden onderzocht (voor zover geen (zintuiglijke) verontreiniging met mobiele stoffen wordt aangetroffen); - de zintuiglijk schone lagen hoeven niet te worden geanalyseerd. Na de variantkeuze kan het invloedsgebied van eventuele bronbemaling worden vastgesteld, waarna de eventuele beïnvloeding van verontreinigingen berekend kan worden. Mogelijk is hiervoor nog aanvullend grondwateronderzoek noodzakelijk. Geadviseerd wordt voor de werkzaamheden een raamsaneringsplan op te stellen ten aanzien van de bekende verontreinigingsgevallen, waarin ook rekening wordt gehouden met het aantreffen van onverwachte verontreinigingsgevallen.
Het onderzoek is onder Kwalibo (een onderdeel van het Besluit bodemkwaliteit) uitgevoerd. Het betreft echter geen partijkeuring. Bij afvoer van grond of verhardingsmaterialen van de locatie kan er sprake zijn van verwerkingskosten. Door derden kan, ongeacht de resultaten van dit bodemonderzoek, een keuring van de af te voeren partij worden verlangd.” Er wordt onderzoek gedaan naar lozingen van hemelwater en vuilwater op het rioolstelsel Herenweg-Gageldijk door ODRU. In de offerte aanvraag is te lezen dat de Gemeente Stichtse Vecht er nog van uit gaat het rioleringsstelsel op het traject Herenweg-Gageldijk in de zomer van 2014 te vervangen.
Definitief concept Rapportage audit Herenweg-Gageldijk, versie 1.3
Pagina 10 van 34
Endelhovenlaan 1, 3601 GR Maarssen Postbus 1212, 3600 BE Maarssen T 140346 F 0346 25 40 10 www.stichtsevecht.nl
Apr. 2014
Jun. 2015
Jun. 2015
Jun. 2015 Jul 2015 2016 22 april 2016 31 mei 2016
Dec 2015 28 juni 2016
In 2014 heeft de gemeente Stichtse Vecht door Antea een Integraal Beheerplan d.d. 10 april 2014 laten opstellen waarin naast de disciplines uit het Beleidsplan Beheer Openbare Ruimte tevens de disciplines riolering, water, openbare verlichting en verkeersregelinstallaties zijn opgenomen. Aan de hand van inspecties, klachten en samenloop met andere werkzaamheden is bekeken welke werkzaamheden uitgevoerd moeten worden. In de, in het integrale beheerplan opgenomen longlist 2014-2017, is € 2.500.00 voor riolering en € 152.624 voor wegen Herenweg voor groot onderhoud opgenomen. Er worden proefsleuven gegraven en asbestonderzoek gedaan door Civitas om inzicht in de ligging van de aanwezige kabels en leidingen te krijgen in verband met vervanging van de riolering en de aanleg van een persleiding. Er wordt milieu hygiënisch bodemonderzoek gedaan bij C-Fordt door PJ Milieu BV i.v.m. voorgenomen aanleg van een persriool. Geconcludeerd wordt dat maximaal licht verhoogde gehalten zijn aangetoond. Ter plaatse van de pomp put dienen de werkzaamheden in de basisklasse te worden uitgevoerd, aangezien sprake is van klasse industriegrond. Het aansluiten van de riolering op de bestaande rioolput kan zonder aanvullende veiligheidsmaatregelen worden uitgevoerd. De onderzoeksresultaten geven geen aanleiding om aanvullend of nader bodemonderzoek te adviseren.
Bij afvoer van grond of verhardingsmaterialen van de locatie kan een aanvullend onderzoek verlangd worden. Er wordt een dubbelpomps rioolgemaal geplaatst en persleiding aangebracht bij C-Fordt door Kanters. In 2015 heeft Antea voor de gemeente een Nota Beheer Kapitaalgoederen opgesteld waarin voor onderhoud Herenweg en Gageldijk 2016 riool € 700.000 en wegen € 493.750 is opgenomen. Er wordt opdracht gegeven aan Royal HaskoningDHV voor riooladvies en voorontwerp Gageldijk en Herenweg door Royal HaskoningDHV. Het college stelt een krediet van € 1.193.750 excl. BTW beschikbaar voor het vervangen van het riool en aanpassen wegen van de Herenweg/ Gageldijk te Maarssen. Voor riolering is € 700.000 begroot en voor wegen € 493.750. Het krediet voor zowel riolering als wegen is opgenomen in het investeringsplan 2016 in de begroting 2016 en al door de raad geautoriseerd. De raad neemt 28 juni 2016 kennis van de ‘Nota beheer kapitaalgoederen’ en stemt in met behandeling als onderlegger bij de Voorjaarsnota. Voorjaarsnota 2016 Het dagelijks onderhoud van de openbare ruimte wordt uitgevoerd op basis van het Integraal Beheer Openbare Ruimte (IBOR) en het verbeterd gemeentelijke rioleringsplan (vGRP). De middelen voor het dagelijks onderhoud zijn in de begroting opgenomen. De Nota Kapitaalgoederen geeft inzicht in de kosten voor groot onderhoud.
Het onderhoud is gebaseerd op de vastgestelde kwaliteitseisen. Om aan deze kwaliteitseisen te kunnen blijven voldoen is groot onderhoud nodig. Want een groot deel van de objecten in de openbare ruimte is aan het einde van de levensduur. Ze moeten vervangen worden. Tijdig groot onderhoud vermindert dagelijks onderhoud en beperkt de risico’s op schade en letsel. Vervanging en groot onderhoud Voor vervanging en groot onderhoud zijn vele jaren lang in de begroting van Stichtse Vecht en haar rechtsvoorgangers geen middelen opgenomen. Dit kan niet zo blijven. Om groot onderhoud te kunnen uitvoeren nemen we vanaf 2018 geld in de begroting op. De structurele middelen zijn vastgesteld op basis van inventarisaties. In december 2015 was een concept voorstel voorbereid voor Kredietaanvraag vervangen riolering Herenweg en Gageldijk te Maarssen en vervangen riolering Tienhoven. De nota kapitaalgoederen is met de voorjaarsnota aan de raad aangeboden inclusief de implicaties. Voor de producten ‘integraal beheer en openbare ruimte’ en ‘duurzaamheid en milieu’ is er structureel op het vlak van groot onderhoud en de vervangingsinvesteringen een tekort. De benodigde kapitaallasten vanuit de vervangingsinvesteringen zijn in beeld
Definitief concept Rapportage audit Herenweg-Gageldijk, versie 1.3
Pagina 11 van 34
Endelhovenlaan 1, 3601 GR Maarssen Postbus 1212, 3600 BE Maarssen T 140346 F 0346 25 40 10 www.stichtsevecht.nl
Aug. 2016
13 januari 2017
6 februari 2017
Mrt. – mei 2017
16 mei 2017 Aug 2017
2017
gebracht. De ‘algemene vervangingskredieten’ en structureel hogere lasten zijn in de begroting 2017 verwerkt. De gemeente heeft Antea het basisrioleringsplan (BRP) 2016 laten opstellen. Hierin staat opgenomen dat de gemeente Stichtse Vecht voornemens is de vrijvervalriolering in Herenweg-Gageldijk te vervangen, vanwege de slechte technische staat. Ten tijde van dit schrijven, 2016, werkt de gemeente aan de voorbereidingen van het project. Met de gemeente Utrecht heeft een discussie plaatsgevonden over de huidige aansluiting van het riool Herenweg-Gageldijk op de riolering van de gemeente Utrecht. De discussie ging over mogelijke wijziging van de afvoerstructuur en het rioolwater van HerenwegGageldijk niet meer naar de gemeente Utrecht af te voeren. Samen met Waternet onderzoekt de gemeente naar alternatieven. Vooralsnog ligt afvoer naar de kern Maarssen het meest voor de hand. Hierbij wordt ook afstemming gezocht met het voornemen van Waternet om de RWZI Maarssen-dorp op termijn te sluiten en het rioolwater uit Maarssendorp af te voeren naar de RWZI Leidsche Rijn in de gemeente Utrecht. Advies RoyalhaskoningDHV voor afvoer richting de kern Maarssen-dorp met aanleg van een nieuwe persleiding in de Maarsseveensevaart. De kosten op lange termijn zijn hierbij financieel het meest gunstig. De geplande rioolvervanging biedt de mogelijkheid om de afvoerrichting anders in te richten.
Voorontwerp rioolvervanging Herenweg en Gageldijk van RoyalhaskoningDHV. Dit is fase II van de opdracht. In fase I is een riooladvies opgesteld. Dit rioolontwerp dient als input voor verdere uitwerking in bestek en tekeningen (definitief ontwerp). Het rioleringsplan omvat een schetsontwerp en een beknopte rapportage (incl. hydraulische berekening). De belangrijkste gegevens zijn afkomstig uit het concept BRP Deelrapport 06 Herenweg-Gageldijk (Antea, augustus 2016) en het adviesrapport van Civitas (juli 2013). Via een meervoudig onderhandse procedure wordt de opdracht om het opstellen van het VO, DO en bestek gegund aan BOOT. Er waren 2 inschrijvers Aveco de Bondt (inschrijfprijs € 109.000,-) en BOOT (inschrijfprijs € 44.366,-). Een derde partij IV-infra heeft geen inschrijving ingediend. Aveco de Bondt snapt niet dat BOOT het hiervoor kan maken en geeft aan dat alleen het uurtarief onvoldoende verklaring is. Het extern inkoopadviesbureau Tender People, dat de aanbesteding begeleidt, geeft aan dat “het überhaupt goed is om bij de inschrijving van BOOT te controleren of zij alles wel doen voor de inschrijfprijs”. (Tender 56868 Negometrix) Op 16 mei 2017 heeft de raad het Gemeentelijk rioleringsplan (GRP) 2017-2021 vastgesteld. Hiermee heeft de gemeente zich een taak opgelegd om in de planperiode een groot aantal rioleringsprojecten uit te voeren.
Tijdens de voorbereiding door BOOT stellen zij d.d. 17 augustus 2017 voor: “Op basis van de gegevens en de analyse van de documenten, lijkt het erop dat de gemeente nu een verkeerde keuze maakt. Nu naar PvE overgaan zonder tussenanalyse is gegarandeerd stagnatie in je project en dubbele kosten. Het PVE zal niet goedgekeurd worden, blijkt uit de memo ter beoordeling van de stukken. Men stelt een verkennend booronderzoek voor in de memo. Een booronderzoek op een lengtetracé van 2,6 km (ca 65 archeologische boringen, waarvan een deel mogelijk in asfalt) kost aanzienlijk veel geld. Voorgesteld wordt om een tussenstap te maken. Ik adviseer het opstellen van een archeologische notitie met daarin de VO tekening, het advies en de beoordeling van de ODRU en de eerder uitgevoerde bureaustudie. Op voorhand kan niet worden uitgesloten dat enig aanvullend onderzoek gedaan zal moeten worden. Alleen de mate en omvang (en dus kosten) van het verplichte werk dat lijkt te ontstaan kan beperkt blijven als je deze notitie goed opstelt. Het opstellen van deze notitie bereken ik op €900,- ex btw. Dit is meerwerk en valt niet binnen de vaste aanneemsom. “ Z/17/113687 Aan de hand van diverse boringen deden bodemdeskundigen van BOOT onderzoek naar de kwaliteit van de grond onder de Herenweg en de Gageldijk.
Binnen het projectgebied zijn door BOOT in 2017 een verkennend en nader bodemonderzoek uitgevoerd. In rapport (kenmerk: P17-0296-027, d.d. 26 juli 2017) staat “De aangetoonde sterke verontreinigingen in de bodem vormen in milieu hygiënische zin een belemmering voor de voorgenomen werkzaamheden.” Daarnaast is in dezelfde periode een asfaltonderzoek en een indicatief funderingsonderzoek uitgevoerd (kenmerk:
Definitief concept Rapportage audit Herenweg-Gageldijk, versie 1.3
Pagina 12 van 34
Endelhovenlaan 1, 3601 GR Maarssen Postbus 1212, 3600 BE Maarssen T 140346 F 0346 25 40 10 www.stichtsevecht.nl
P17-0296-029, d.d. 24 juli 2017). Op basis van de onderzoeksresultaten uit het verkennend en nader bodemonderzoek is in oktober aanvullend een verkennend- en nader bodemonderzoek en een verkennend asbestonderzoek uitgevoerd (kenmerk: P170296-042; d.d. 24 oktober 2017). -
Nov 2017
28 nov. 2017
15 dec. 2017
Jan. – jun. 2018
Geadviseerd wordt om een raamsaneringsplan op te stellen voor de civiele werkzaamheden voor de Gageldijk en de Herenweg, waarin in het rapport verontreinigingen en de eerder aangetoonde verontreinigingen zijn opgenomen. - Gezien de lengte van het tracé en de heterogene bodemopbouw blijft er een risico op het aantreffen van onbekende verontreinigingen in te ontgraven bodemlagen, zowel chemisch voor asbest. Geadviseerd wordt om in het raamsaneringsplan op te nemen hoe hier mee om te gaan. - Beide verontreinigingen zijn nog niet volledig in kaart gebracht. Echter, het feit dat de verontreinigde grond visueel herkenbaar is gezien het risico op onbekende verontreinigingen dat blijft bestaan binnen het tracé, is het ons inziens efficiënter om de verontreinigingen nu niet volledig in kaart te brengen, maar een werkwijze voor sanering op te stellen die beschrijft hoe met de verontreinigde grond moet worden omgegaan. Deze werkwijze moet ruimte laten voor een visuele beoordeling door de milieukundig begeleider ter plaatse. Aanvullende proefsleuven gegraven door BOOT. De aannemer heeft niet alles kunnen vinden. Op de KLIC stond ook nog een waterleiding, deze hebben ze niet gevonden. Het grondwater stond op ca. 1 meter onder maaiveld wat het zoeken nogal bemoeilijkte. Ze hebben nog tot 1,40m-mv doorgegraven maar niets aangetroffen. Alle gevonden kabels staan op tekening (Z/17/106983).
Voorafgaand aan het project zijn voor de uitvoering geen concrete kaders en richtlijnen geformuleerd voor wat betreft duurzaamheid. De projectleider heeft gedurende het traject een aantal duurzame, circulaire en klimaat adaptieve elementen ingebracht. Hierbij vindt telkens afstemming plaats met specialistische gemeentelijke afdelingen zoals groenvoorziening en wegen. De nadruk ligt daarbij op uitvoerbaarheid en beheer. Tot nu toe passen de beoogde maatregelen binnen de beschikbare budgetten. Om duurzame, circulaire en klimaat adaptieve mogelijkheden in kaart te brengen, is een brainstorm gehouden met interne stakeholders en het inmiddels geselecteerde ingenieursbureau. De tijdens deze brainstorm genoemde opties zijn onderzocht op haalbaarheid en uitvoerbaarheid. Dit leidde tot een aantal kansrijke maatregelen. Er is een kostenraming opgesteld door extern bureau BOOT met als doel het bepalen van de investeringskosten. In de rapportage van BOOT d.d. 15 december 2017 is de totale raming van de investeringskosten € 4.030.132,00 en totale directe kosten € 2.982.139,64. In de kostenraming is (nog) geen budget opgenomen voor maatregelen in het kader van duurzaamheid. De gemeente Stichtse Vecht heeft ingenieursbureau BOOT opdracht gegeven meerdere ontwerpen voor deze herinrichting te maken (nieuwsbrief jan. 2018).
Besluit keuze eindontwerp waarbij de doorgaande weg vanaf de Gageldijk richting de Maarsseveense Poort loopt (nieuwsbrief mei 2018). Als voorbereiding op de voorgenomen werkzaamheden is in opdracht van de Gemeente Stichtse Vecht door BOOT organiserend ingenieursbureau een raamsaneringsplan opgesteld. In het kader van de reconstructie van de riolering en herinrichting van de Gageldijk en Herenweg te Maarssen worden een deel van de graafwerkzaamheden uitgevoerd in verontreinigde bodem.
Maart 2018
Het bestek d.d. 8 juni 2018 voor herinrichting Herenweg-Gageldijk is opgesteld door ingenieursbureau BOOT. Movares heeft in opdracht van de gemeente een rapport opgesteld ‘Verkeerskundig advies kruispunt Herenweg – Gageldijk’. De verkeersafwikkeling op het kruispunt Herenweg wordt namelijk niet als optimaal ervaren. De gemeente heeft voor de aanpassing hiervoor al een tweetal varianten opgesteld en wil deze varianten laten beoordelen op de verkeerstechnische uitgangspunten en op de verkeersafwikkeling. De gemeente heeft aangegeven dat belanghebbenden zich zorgen maken over de verkeersafwikkeling na realisatie van de geplande werkzaamheden.
Definitief concept Rapportage audit Herenweg-Gageldijk, versie 1.3
Pagina 13 van 34
Endelhovenlaan 1, 3601 GR Maarssen Postbus 1212, 3600 BE Maarssen T 140346 F 0346 25 40 10 www.stichtsevecht.nl
12 juli 2018 Okt. 20174 sept. 2018
Jan- Feb. 2018
Sep. 2018 – april 2019
18/ 19 april 2019
Verkennend asbestonderzoek door BOOT. In oktober 2017 is gestart met de voorbereiding voor de aanbesteding. In mei is gestart met de aanbesteding herinrichting Herenweg-Gageldijk. In september is het contract met de combinatie Bevanos B.V. – D. van der Steen ondertekend voor € 4,5 miljoen (Z/18/145008). In het offertetraject is door de combinatie aangegeven in de risicoanalyse dat het riool mogelijk lager kan liggen. Zij zullen hiernaar vooronderzoek doen. Verzoek aan projectleider om aanvullende informatie van Regionale Uitvoeringsdienst (RUD) d.d. 18 feb 2018 m.b.t. vergunningaanvraag 19 jan 2018 (Z/18/131753) Ten behoeve van een reconstructie van de riolering en herinrichting van de Gageldijk en Herenweg te Maarssen, alsmede het aanleggen van een persriool langs de Maarsseveensevaart en het aantreffen van bodemverontreiniging is een melding voor een beschikking ernst, spoed en Raamsaneringsplan ingediend. Er is sprake van 6 gevallen van ernstige bodemverontreinigingen en 1 geval van niet-ernstige bodemverontreiniging. (Z/18/131753) Aanpassing ontwerp Herenweg-Gageldijk. Tussen september 2018 en april 2019 heeft de gemeente in samenwerking met de aannemer en ingenieursbureau BOOT het ontwerp aangepast. 7 mei 2019 Het college besluit RIB Aanpassing ontwerp Herenweg – Gageldijk. Akkoord op herziene inschrijfstaat van € 6,0 miljoen.
De inschrijfstaat is beoordeeld door externe partij (Sweco). In een mail van 15 april 2019 geeft Sweco aan “In deze opsomming is dus nog geen rekening gehouden met het dieper aanleggen van het nieuwe riool, meer grondwerk en bijbehorende posten. Ook moet er met de Opdrachtnemer nog een overeenstemming worden gevonden over de maanden dat hij niet heeft kunnen doorgaan met de uitvoering van het werk. Met dien verstande dat beide partijen paragraaf 14 , lid 3 a, en 3 b . voor ogen moeten houden.” Mail van de projectleider aan de directeur van Bevanos d.d. 18 apr 2019: “Zoals gisteren besproken, heb ik intern overleg gehad. Bij deze de bevestiging dat jullie volgende week kunnen starten met de werkzaamheden.”. Herziene inschrijfstaat definitief versie d.d. 19 april 2019.
9 mei 2019 Jul 2019 Jul 2019 Sep 2019
Nov 2019 Nov 2019
Dec 2019
De huidige teammanager geeft aan dat in het proces tot en met de aanbesteding de toenmalige teamleiders, financieel adviseur, programmamanager en portefeuillehouder zijn geïnformeerd over de (financiële) voortgang. Uit het dossier blijkt niet expliciet (uit agenda’s van overleggen en/of e-mails) welke documenten, op welke momenten met wie zijn gedeeld. Wethouder Van Dijk heeft op 2 april 2019 de portefeuille overgenomen. Uit het dossier blijkt dat hij op 26 april 2019 in een e-mail is geïnformeerd over de start van de werkzaamheden, de herziene inschrijfstaat en dat de financiële consequenties nog verder worden uitgewerkt. RIB # 25 Overschrijding Herenweg- Gageldijk Aanvullende analyses conform PFAS-pakket door BOOT Continuering inzet milieukundige begeleiding Extra krediet Herenweg – Gageldijk. B&W besluit 24 sep. 2019: 1. Een aanvullend krediet van € 2,3 miljoen beschikbaar te stellen voor de rioleringswerkzaamheden Herenweg - Gageldijk in Maarsseveen. 2. De extra kapitaallasten jaarlijks te onttrekken uit de egalisatievoorziening riolering. (Z/19/164675) Is niet doorgegaan naar de Raad. Kostenraming o.b.v. daadwerkelijke werkzaamheden en risico-sessies door projectleider. Review ontwerp. Door Sweco wordt getoetst of de gebruikte input voor het opstellen van het rioolplan DHV de juiste zijn en of deze de juiste kwaliteit hebben. Vergelijken rioolplan met VO, DO en Bestek.
Op 3 december 2019 is in een besloten vergadering van de commissie Bestuur en Financiën gesproken over het project Herenweg-Gageldijk en besloten om vertrouwelijk
Definitief concept Rapportage audit Herenweg-Gageldijk, versie 1.3
Pagina 14 van 34
Endelhovenlaan 1, 3601 GR Maarssen Postbus 1212, 3600 BE Maarssen T 140346 F 0346 25 40 10 www.stichtsevecht.nl
28 jan 2020
raadsvoorstel over 3 scenario’s op te stellen wat in besloten commissie Bestuur & Financiën kan worden geagendeerd. Extra krediet Herenweg - Gageldijk In de raadsvergadering van 28 januari 2020 is een aanvullend investeringsbudget van € 5,5 miljoen beschikbaar gesteld. De extra kapitaallasten jaarlijks te onttrekken uit de egalisatievoorziening riolering. In een besloten Commissievergadering is de raad op 14 januari 2020 geïnformeerd over verschillende scenario’s met daarin scenario 3 als keuzevariant van het college. Na de besloten commissievergadering is het raadsvoorstel van 21 januari 2020 (Z/19/172604) afgerond voor besluitvorming in de raad van 28 januari 2020.
4 Projectstrategie en sturing Onder projectstrategie wordt verstaan: de wijze waarop projectdoelstellingen worden bereikt. In een strategie wordt beschreven hoe het projectdoel zal worden bereikt, wat de benodigde middelen zijn, welke kansen benut kunnen worden en op welke manier ingespeeld zal worden op eventuele bedreigingen en risico’s. Onder sturing wordt verstaan: de wijze waarop de richting van het project wordt bepaald, op welke manier en welke aspecten dit ingevuld wordt en de invloed die dit heeft op de mensen die bij het project betrokken zijn.
4.1 Projectstrategie 1. Er is sprake van een heldere projectopdracht.
Niet aangetoond. Het project Herenweg-Gageldijk is oorspronkelijk gestart als een regulier civiel project voor de vervanging van de riolering en de wegen. Gedurende de voorbereiding en uitvoering van het project is de scope van het project wezenlijk gewijzigd (zie 4).
2. De aanleiding en de urgentie voor het project zijn goed benoemd.
3. Het project is voorafgegaan door een startnotitie en/ of plan van aanpak met doelstellingen.
4. De scope is helder gedefinieerd (inschatting tijd, budget, kwaliteitsnorm en risico’s).
Uit het projectdossier blijkt niet aantoonbaar dat het project na de wezenlijke wijziging van de scope is opgeschaald naar een ‘majeur project’, conform de handleiding projectmatig werken Stichtse Vecht 2013. Niet aangetoond. Als aanleiding wordt in stukken verwezen naar het feit dat tijdens een inspectie wordt geconstateerd dat de riolering in slechte staat verkeert. Bij navraag blijkt dat de laatst waarneembaar uitgevoerde inspectie in 2006 is gedaan. De verschillende betrokkenen kunnen de aanleiding en urgentie verder niet benoemen. Niet aangetoond. Het project is niet voorafgegaan door een startnotitie en is niet verder uitgewerkt in een Plan van aanpak waarin het projectresultaat SMART (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden) is geformuleerd. In het dossier is wel een variantenstudie ‘Rapport Vervanging riolering Gageldijk en Herenweg door Civitas’ d.d. concept Juli 2013 opgenomen. De scope is niet helder gedefinieerd. De definitieve werkzaamheden betreffen het vervangen van het bestaande rioolstelsel door een (gedeeltelijk) gescheiden stelsel, het herinrichten van het kruispunt MaarsseveensePoort - Herenweg en het aanpassen van het wegprofiel. Tussen september 2018 en april 2019 heeft de gemeente
Definitief concept Rapportage audit Herenweg-Gageldijk, versie 1.3
Pagina 15 van 34
Endelhovenlaan 1, 3601 GR Maarssen Postbus 1212, 3600 BE Maarssen T 140346 F 0346 25 40 10 www.stichtsevecht.nl
in samenwerking met de aannemer en ingenieursbureau BOOT het ontwerp aangepast. Deze aanpassing betekent dat het riool dieper komt te liggen. Dit heeft consequenties voor de huisaansluitingen en straatkolken, de locaties en capaciteit van de gemalen en de grondwerkzaamheden.
Definitief concept Rapportage audit Herenweg-Gageldijk, versie 1.3
Pagina 16 van 34
Endelhovenlaan 1, 3601 GR Maarssen Postbus 1212, 3600 BE Maarssen T 140346 F 0346 25 40 10 www.stichtsevecht.nl
4.2 Conclusie De projectstrategie bij project Herenweg-Gageldijk was onvoldoende De initiële projectopdracht en scope zijn in 2013 niet expliciet beschreven en het projectresultaat is niet SMART geformuleerd. Het project is oorspronkelijk gebaseerd op de aanpak van relatief eenvoudig civiel werk dat in de lijn opgepakt kon worden. Gaandeweg het project is de scope van het project wezenlijk gewijzigd door: 1) herinrichting van de weg in plaats van alleen een vervanging, 2) ook groenvoorziening werd onderdeel van het project, 3) discussie over aanpassing van de oorspronkelijke aansluiting op riolering gemeente Utrecht en 4) civieltechnische complexiteit van het project. Uit het projectdossier blijkt niet aantoonbaar dat het project na de wezenlijke wijziging van de scope is opgeschaald naar een ‘majeur project’. In onderdeel 1.4 is aangegeven dat de technisch inhoudelijk kant van het onderzoek (“wat is specifiek nodig aan activiteiten in deze casus”) geen onderdeel uitmaakt van dit onderzoek. Buiten scope is hierdoor bijvoorbeeld de beoordeling van de kwaliteit/ inhoud van het bestek; hiervoor is materie kennis vanuit het fysieke domein noodzakelijk.
4.3 Projectsturing 5. De gemeente heeft vastgelegd hoe sturing en verantwoording georganiseerd zijn in organisatiebesluit, mandaatregeling en budgethoudersregeling. 6. De gemeente heeft beleid en een werkwijze voor projectmanagement vastgelegd.
De documenten waarin de gemeente heeft vastgelegd hoe sturing en verantwoording georganiseerd zijn, te weten het organisatiebesluit, de mandaatregeling en de budgethoudersregeling zijn niet meer actueel en onduidelijk (zie Eindrapportage AO/IC 2019, Rapport ‘Doorontwikkeling ambtelijke organisatie Van goed naar beter’ 25 mei 2020). De programmamanager Fysiek geeft aan dat door programmamanagers ook gevraagd is om het aanpassen van het organisatiebesluit. Nee, de gemeente kent geen beleid of generieke werkwijze voor projectmanagement. Twee personen noemden dat er voor projectbeheersing organisatorisch wel een vorm afgesproken zou zijn. Na de herindeling van de gemeenten is gekozen voor het format van gemeente Maarssen. De Handleiding projectmatig werken Stichtse Vecht 27 november 2013 zou ook op intranet gestaan hebben, maar na de herziening van intranet verdwenen zijn. De handleiding is bij de meeste medewerkers niet bekend. Binnen Stichtse Vecht is zodoende geen eenduidige aanpak of standaard manier en worden projecten door iedere projectleider anders opgepakt. Sturing is afhankelijk van of iemand zich verantwoordelijk voelt. Men kan niet terug vallen op projectstructuur en een generieke projectmethodiek want die zijn er niet. Dit is een organisatieprobleem zoals ook al in eerder onderzoek is geconstateerd.
De gemeente Stichtse Vecht kent namelijk geen organisatiebreed toegepaste norm voor projectmatig werken. Dit is een van de conclusies uit het onderzoek naar programmatisch en projectmatig werken uitgevoerd eind 2012- begin 2013. Eind 2017 is opnieuw onderzoek uitgevoerd en op 22 februari 2018 is een directievoorstel Advies Projectenplein ingebracht met onderstaande bevindingen en adviezen: Bevindingen: - Er vindt weinig tot geen universele projectadministratie plaats;
Definitief concept Rapportage audit Herenweg-Gageldijk, versie 1.3
Pagina 17 van 34
Endelhovenlaan 1, 3601 GR Maarssen Postbus 1212, 3600 BE Maarssen T 140346 F 0346 25 40 10 www.stichtsevecht.nl
-
-
-
Projectleiders verrichten solofuncties wat risico’s met zich meebrengt bij verlaten van onze organisatie; Monitoring van voortgang van de projecten vindt voornamelijk mondeling plaats in teamoverleggen. Er wordt weinig om voortgangrapportages gevraagd; Duidelijk opdrachtgeverschap/ opdrachtgeverschap mist bij projecten; Projecten worden uitgevoerd door medewerkers die geen projectleider zijn; projectleiders zijn niet getraind in projectleiderschap; Haalbaarheid, resultaat en doelen van projecten worden voorafgaand aan het project vaak niet gesteld of getoetst; Integraliteit tussen afdelingen mist waardoor afdelingen worden verast met ‘plotselinge nieuwe projecten; Projecten worden niet formeel afgesloten of overgedragen.
Geadviseerd wordt om het projectmatig werken binnen SV te professionaliseren en te standaardiseren waar mogelijk naar één uniforme manier van werken waarin: - De organisatie een duidelijke visie uitdraagt betreffende projectmatig werken; - Alle projectleiders dezelfde taal spreken en over dezelfde basis van competenties/kennis beschikken; - Huidige tools/systemen zo in te richten dat de administratie aan één project gekoppeld kan worden; - Uniforme standaarden en rapportages duidelijk zijn en gedragen worden door alle betrokkenen. De steller van het voorstel geeft aan dat de directie toentertijd heeft aangegeven met de aanbevelingen verder te gaan en dat in 2019 een medewerker er mee aan de gang is gegaan, maar gezien het werkpakket van desbetreffende medewerker dit stil is komen te liggen. Handleiding projectmatig werken Stichtse Vecht (versie 6 d.d. 27 november 2013) De Handleiding projectmatig werken Stichtse Vecht (versie 6 d.d. 27 november 2013) is in het kader van deze audit beschikbaar gesteld. Uit gesprekken blijkt dat deze handleiding niet algemeen bekend is. De handleiding is ook niet opgenomen op het intranet Samen@work. De handleiding heeft niet de formele status van een vastgestelde werkwijze.
De handleiding geeft wel kaders voor hoe de projectsturing vorm gegeven kan worden en gaat in op: Soort project Rollen en taken Fasering project en beslissers Startnotitie en Plan van aanpak Rapportage Projectmap (dossier) Risicobeheersing Zie bijlage 1 Normenkader. In deze audit hebben wij de projectsturing getoetst aan de elementen zoals genoemd in de handleiding. De handleiding maakt onderscheid tussen majeure projecten, MTprojecten en afdelingsprojecten. Civiele projecten zijn niet als een afzonderlijke categorie projecten benoemd in de handleiding. De Definitief concept Rapportage audit Herenweg-Gageldijk, versie 1.3
Pagina 18 van 34
Endelhovenlaan 1, 3601 GR Maarssen Postbus 1212, 3600 BE Maarssen T 140346 F 0346 25 40 10 www.stichtsevecht.nl