Bijlage 4 GR BghU, jaarstukken incl. controleverklaring 2024 def-versie 31-03-2025.pdf
Tekst van het document
Jaarstukken 2024
Flynth Audit B.V. geheel document digitaal gewaarmerkt voor identificatiedoeleinden S.H.
31-3-2025
Inhoudsopgave Voorwoord ............................................................................................................................................ 3 1.
Jaarverslag ................................................................................................................................ 4 1.1.
Programmaverantwoording ..................................................................................................... 4
1.1.1.
Kernproces Databeheer.................................................................................................... 4
1.1.2.
Kernproces Waardebepaling ............................................................................................. 9
1.1.3.
Kernproces Klantcontact ................................................................................................ 12
1.1.4.
Kernproces Innen .......................................................................................................... 15
1.1.5.
Overhead....................................................................................................................... 19
1.2.
1.
Paragrafen ............................................................................................................................ 22
1.2.1.
Lokale heffingen ............................................................................................................ 22
1.2.2.
Weerstandsvermogen & risicomanagement .................................................................... 22
1.2.3.
Kapitaalgoederen........................................................................................................... 24
1.2.4.
Financiering .................................................................................................................. 25
1.2.5.
Bedrijfsvoering .............................................................................................................. 27
1.2.6.
Verbonden Partijen ........................................................................................................ 34
1.2.7.
Grondbeleid .................................................................................................................. 35
1.2.8.
Wet Open Overheid ........................................................................................................ 36
Jaarrekening ............................................................................................................................ 37 2.1 Staat van Baten en Lasten 2024 ................................................................................................... 37 2.2 Balans ultimo 2024 ..................................................................................................................... 39 2.3 Waarderingsgrondslagen ............................................................................................................ 40 2.4 Toelichting op de staat van baten en lasten ................................................................................. 42 2.5 Toelichting op de balans ............................................................................................................. 45 2.6 Detailtoelichting Wet Normering topinkomens ............................................................................. 53 2.7 Realisatie per taakveld ................................................................................................................ 56 2.8 Rechtmatigheidsverantwoording ................................................................................................. 57
3. Controleverklaring accountant ..................................................................................................... 58
Jaarstukken 2024
2
Voorwoord Met deze jaarstukken kijken we terug op de jaarrekening, het jaarverslag en overige relevante gegevens van BghU over 2024. Dienstverlening BghU heeft voor haar tien deelnemers ook in 2024 weer de opgedragen belastingtaken zelfstandig uitgevoerd. Begin van het jaar hebben we voor 356.000 van de ruim 366.000 objecten (woningen en nietwoningen) in ons gebied de WOZ-beschikking gestuurd. In de periode daarna zijn de meeste resterende beschikkingen verstuurd, met ook een restant van 2022 en 2023. Het wegwerken hiervan en van de ontvangen WOZ-bezwaren gebeurt aan de hand van een verbetertraject dat in 2023 is ingezet. In 2024 zijn 649.000 aanslagen opgelegd (in 2023 605.000) met bijbehorende invordering. Daarop stonden 2.710.000 aanslagregels waarvan 106.000 over oudere belastingjaren. Ter vergelijking voor 2023 waren dat 2.531.000 aanslagregels waarvan 23.400 over oudere belastingjaren. Het gaat om enorme grote productieaantallen, die we zo efficiënt mogelijk verwerken en tegelijkertijd om persoonlijk contact met de inwoners te houden. Er is ruim 690 miljoen (in 2023 € 558 miljoen) aan belastingopbrengsten afgedragen, waarvan 135 miljoen voorgaande belastingjaren betreft. Deze opbrengsten kunnen de deelnemers vervolgens weer inzetten voor onze hoogwaardige infrastructuur in de regio.
Wat betreft de invorderingsacties hebben we in kalenderjaar 2024 bijna 179.000 betalingsherinneringen, aanmaningen, dwangbevelen en hernieuwde bevelen uitgevoerd. In kalenderjaar 2023 bedroeg dit aantal ruim 149.000. In 2024 zijn bijna 12.900 kwijtscheldingsverzoeken binnengekomen. (in 2023 bedroeg dit 12.000) De planperiode voor het verbetertraject loopt nog. Tijdens het lopende verbetertraject vindt regelmatig afstemming plaats met de Waarderingskamer over de voortgang. Op basis van regulier gehouden onderzoek is aangegeven te mogen beschikken voor 2025. Wij verwachten dat per 2026 de dienstverlening weer op peil en geborgd is en we blijven de dienstverlening tussentijds verbeteren. Zo is in 2024 een persoonlijke QR-code op het aanslagbiljet ingezet om zaken makkelijker te regelen. Zoals over de betalingswijze, bezwaar maken of een afspraak maken met een taxateur. In de bedrijfsvoering is in 2024 gewerkt aan het verbeteren van de processen, de stuurinformatie en de interne controle borging. Tot slot is in 2024 vanuit een aanbesteding een nieuwe kantooromgeving ingevoerd, voor zowel de werkplekken op kantoor als voor de thuiswerkplekken. De ingezette acties en verbeterpunten dragen bij aan onze strategische doelen, namelijk het bieden van goede en betrouwbare dienstverlening en efficiënt objectenbeheer. Daar zetten we ons dagelijks met zo’n 135 collega’s graag voor in.
Financiën De begroting 2024 is in 2023 vastgesteld. Nadien heeft een begrotingswijziging plaatsgevonden maar dit heeft niet geleid tot een aanpassing van de deelnemersbijdrage op het basispakket. Het pluspakket parkeren Utrecht is geëvalueerd en hier heeft een bijstelling op plaatsgevonden. Het totale resultaat over 2024 is uitgekomen op € 28.755.
Jaarstukken 2024
3
1. Jaarverslag In het jaarverslag licht BghU haar prestaties over het afgelopen jaar toe. Dat gaat aan de hand van de BBVsystematiek. Dat betekent dat de toelichting op de resultaten de indeling van de begroting 2024 volgt. De BghU betreft één programma welke is onderverdeeld in vier kernprocessen, te weten Databeheer, Waardebepaling, Innen en Klantcontact. Daarnaast is het programma ondersteunende processen onderdeel van de begroting. Een totaaloverzicht van de baten en de lasten van de programma’s is opgenomen in paragraaf 1.1.4.
1.1. Programmaverantwoording De programmaverantwoording bestaat uit de 2 kernprocessen en de ondersteunende processen. Aan de hand van de drieslag: wat wilden we bereiken in 2024, wat deden we daarvoor en wat waren daarvan de kosten, lichten we in dit deel van het jaarverslag onze resultaten over 2024 toe.
1.1.1. Kernproces Databeheer In het kernproces Databeheer, zijn de volgende activiteiten ondergebracht: • In- en uitgaande datastromen vanuit de landelijke voorzieningen BAG, BRK, BRP, HR en LV-WOZ; • Het verwerken van: o De gegevenslevering vanuit gemeenten voor alle leges, grafrechten, precario etc.; o De gegevenslevering van derde partijen zoals waterleidingbedrijven; o Overige in- en externe datastromen zoals koop-huurinlichtingenformulieren, constateringen door buitendienstmedewerkers, mutatiesignalering, meldingen van inwoners en ondernemers, bezwaar en ontheffingen, etc.; o Opleggen van de naheffingsaanslagen parkeerbelastingen gemeente Utrecht; o Automatische verminderingsrun voor alle verhuizingen en verminderingen van de grondslagen van alle gemeenten en waterschap; o Alle verzoeken om advies vanuit de taxateurs en juristen voor de herwaardering en bezwaarafhandeling; • Op aanslag brengen van alle gemeentelijke en waterschapsbelastingen; • De BAG-werkzaamheden voor de gemeente Lopik; • Het inmeten van WABO-meetverzoeken voor de BAG-afdelingen van de deelnemende gemeenten; • De uitgaande datastroom van de WOZ-gegevens en waarden richting de LV-WOZ; Het beheer van deze data maakt dat we uiteindelijk de (gecombineerde) aanslagen van de deelnemers kunnen opleggen.
Wat hebben we bereikt? Doelstellingen Kwaliteitsnormen Databeheer
Onderwerp
Doelstellingen 2024
Beheer objecten (BAG, BRK)
• 99% van alle WOZ-objecten zijn in het belastingsysteem beschikbaar. Van deze objecten zijn alle gegevens actueel en met de juiste status aanwezig. Alle gegevens die via landelijke voorzieningen of door andere stromen ontvangen worden zijn dagelijks/maandelijks verwerkt. Er zijn geen achterstanden meer over oudere jaren en binnen het huidige belastingjaar aanwezig. • Alle WOZ-objecten kennen een eigenaar. De mutaties die maandelijks binnenkomen via de landelijke voorziening worden na
Beheer Eigenaren (BRK)
Realisatie 2024
Realisatie 2023
Realisatie 2022
95%
90%
95%
99%
95%
99%
Jaarstukken 2024
4
Beheer Gebruikers BRP
•
Beheer Gebruikers (leegstand)
•
Beheer Gebruikers (HR)
•
Beheer Gebruik/ Verbruik
•
binnenkomst per omgaande verwerkt. Maandelijks worden er koopinlichting-formulieren verzonden om de toestand van het object ten tijde van de verkoop vast te leggen en het verkoopcijfer als basis te gebruiken voor een juiste WOZ-waarde vaststelling 95% van alle WOZ- en heffingsobjecten kent een actuele gebruiker. De BRP wordt dagelijks verwerkt en kent geen achterstanden. Het HR is bijgewerkt en nietwoningen zijn zoveel mogelijk voorzien van een actuele gebruiker. Alle objecten die op leegstand staan zijn zowel administratief als ter plaatse gecontroleerd en staan terecht op leegstand. Maandelijks worden naar aanleiding van gebruikersmutaties nietwoningen huurinlichtingen verstuurd om de objectkenmerken actueel te houden en de huurcijfers als basis voor de waardering te gebruiken. Maandelijks worden alle aangeleverde waterverbruikmutaties gekoppeld, gecontroleerd en verwerkt. Er zijn geen achterstanden in de verwerking. De aangeleverde gegevens worden voor meer doeleinden gebruikt dan alleen de grondslagen en kunnen bijvoorbeeld ook gebruikt worden bij de controle van leegstaande woningen/bedrijven of afbakening van objecten.
2x per jaar
95%
95%
50%, koppeling nog niet gerealiseerd
50%, koppeling nog niet gerealiseerd
2x per jaar
85%
Jaarstukken 2024
95%
2x per jaar
85%
85%
5
Kwaliteitsnormen Databeheer
Procesacti viteit
Kwaliteitskenmerk
Doelstellingen 2024
Realisatie 2024
Bestandsbeheer
Bestanden dienen juist, actueel en volledig te zijn
- 99% van alle, in de belastingapplicatie aanwezige gegevens, zijn volledig en correct.
- 95%
- De gegevens voldoen zodanig dat er een goedgekeurde accountantsverklaring is afgegeven. - 98% van alle eigenaren en gebruikers hebben op 28 februari 2024 een WOZ-beschikking en aanslag ontvangen.
- 99%
- De overige 2% die betrekking hebben op het belastingjaar 2024 zijn eind maart verzonden.
- op 1-4-24: 96%
- Maandelijks worden er aanvullende gebruikersaanslagen verzonden die betrekking hebben op nieuwe gebruikers die zich in de loop van het jaar in het verzorgingsgebied vestigen.
- 99%
Aanslagoplegging
Aanslagen dienen juist, volledig en tijdig te worden opgesteld
- 94%
Wat hebben we daarvoor gedaan? Het kernproces Databeheer is verantwoordelijk voor alle basisgegevens die noodzakelijk zijn om als eindproduct, het opleggen van de gemeentelijke en waterschapsbelasting, te realiseren. Zowel op het gebied van de gecombineerde aanslag als de overige belastingsoorten zoals leges en naheffingsaanslagen parkeerbelastingen. Dit gebeurt op basis van diverse in- en externe gegevensstromen. Een belangrijke interne gegevensstroom is de WOZ-waarde. Deze wordt onder meer voor de WOZ-beschikking en als grondslag voor de OZB-aanslagen gebruikt. Belangrijk externe gegevensbronnen zijn de landelijke voorziening vanuit het Kadaster (BRK), de Kamer van Koophandel (HR) en persoonsgegevens (BRP). Daarnaast de LV-WOZ brongegevens van de niet-deelnemende gemeenten specifiek voor de waterschapsbelasting van belang. Maar ook heel veel kleinere maar niet minder belangrijke datastromen zoals de vergunningen vanuit de Omgevingswet, eigen waarnemingen en bezwaren. Al deze gegevens leiden uiteindelijk tot een belastingaanslag. Daarmee is databeheer het fundament van het product dat BghU oplevert. Het afgelopen jaar, is naast de reguliere werkzaamheden ook gewerkt aan het wegwerken van achterstanden en verbeterpunten vanuit de Waarderingskamer. Door de achterstanden zijn de gestelde normen soms niet gehaald, namelijk: -
-
-
Alle BAG- en BRK-gegevens te verwerken hoewel het percentage wel is verbeterd. Op grond van het verbeterplan van de Waarderingskamer zal de BAG-WOZ koppeling nog wel verbeterd dienen te worden. Dit is met name voor de volledigheid van de bestanden van belang; Beheer gebruikers leegstand woningen. Op dit moment staan er zo’n 9.000 woningen leeg. Dit is op het totale bestand niet heel verontrustend maar in het kader van de woningnood nog steeds een aantal dat nader onderzocht dient te worden. In 2024 is de controle op deze leegstand door andere prioriteiten niet regelmatig in het proces meegenomen. Wel wordt op basis van de gegevens van Vitens met betrekking tot de waterverbruiken of door controles van de buitendienst regelmatig gebruikers gevonden of de aanslag opgelegd aan de eigenaar in het kader van het volgtijdig gebruik; Beheer leegstand niet-woningen. Sinds juli 2024 beschikt BghU niet meer over actuele gegevens vanuit de Kamer van Koophandel (Handelsregister). Door gewijzigde dienstverlening en het feit dat landelijk afgesproken is dat er een rechtstreekse koppeling gerealiseerd kan worden met deze
Jaarstukken 2024
6
-
-
database, is er besloten dat er vanaf dat moment geen bestanden meer door de KvK ter beschikking worden gesteld. Om deze koppeling te implementeren zijn er opschoonacties noodzakelijk geweest in de belastingadministratie. Door de achterstanden waren deze acties en de uitval hierop forser dan verwacht. In december is alle data opgewerkt en voor februari/maart 2025 (na de grote aanslagoplegging) ingepland. De verwachting is dat BghU vanaf 1 april beschikt over een directe koppeling met het Handelsregister. Tot dat moment blijven we reactief handelen. Bedrijven die waren gestopt, melden zichzelf doordat ze vermindering van de aanslag willen ontvangen of de aanslag is retour gekomen omdat ze niet meer gevestigd waren op dit adres. Mede op basis hiervan vinden er controles plaats in de bestanden van de Kamer van Koophandel, buitendienstmedewerker of via internet; Beheer gebruikers niet-woningen: het proces om maandelijks de huurinlichtingen formulieren te versturen is eind 2024 ingericht in de belastingadministratie. In 2024 is er daarom wederom voor gekozen om twee keer op een strategisch moment in de waardevaststelling deze actie uit te voeren. Hierdoor er om deze reden geen achterstand ontstaan in de herwaardering; Beheer waterverbruik: het maandelijkse percentage gekoppelde watermeters is gelijk gebleven aan 2023 maar nog steeds niet volledig en dus 100%.
Dit heeft geen problemen opgeleverd voor de aanslagoplegging alleen heeft dit er in een aantal gevallen toe geleid dat de aanslag later is opgelegd en verstuurd.
Aangaande de doelstellingen kwaliteitsnormen zoals vastgesteld in het uitvoeringsprotocol 2024 wordt toegelicht: Het bestandbeheer kan nog niet aan alle doelstellingen voldoen. Net als in 2023 is het door diverse oorzaken en achterstanden niet gelukt om alle percentages te verhogen naar het afgesproken niveau; Dit heeft er ook toe geleid dat een gedeelte van de beschikkingen en aanslagen niet conform planning al in februari 2024 opgelegd kon worden. Dat leidde er onder andere toe dat door deze foutieve of onvolledige basisgegevens de WOZ-waarde niet wordt vastgesteld waardoor deze niet voorhanden was om te beschikken en als grondslag te gebruiken voor de aanslagen OZB. Ook de wettelijke 98% eind maart is daardoor niet gehaald. Op 1 januari 2024 was nog bijna 5% van de beschikkingen om die reden niet verzonden. Wel is de keuze gemaakt om vanaf 1 april alle gebruikersbelastingen van eigenaren op aanslag te brengen. Dit betekent dus dat eigenaren van woningen of niet-woningen wel hun gebruikersbelastingen hebben ontvangen maar nog niet de WOZ-waarde gerelateerde belastingen zoals de OZB; Software In 2024 konden eindelijk de laatste aanslagen die eigenlijk voor de conversie van oktober 2022 hadden moeten worden opgelegd, verzonden worden. Dit was grotendeels handmatig werk waarbij veel ondersteuning is verleend door tijdelijke medewerkers.
Dat betekent ook dat de belastingjaren 2021 en 2022 wettelijk op 31 december 2024, vanuit volledigheid, met succes konden worden afgesloten. Sindsdien kan op een normale manier met het belastingsysteem gewerkt worden. Procesverbeteringen Vanwege het wegwerken van achterstanden hebben meerdere activiteiten een langere doorlooptijd gekend. Tevens is een aantal procesonderdelen verbeterd. Zo is de aansluiting op het handelsregister, de invoering van DIFTAR (gedifferentieerd tarief) afvalstoffenheffing, de voorbereiding voor de aanpassing van de Waterschapswet (2026) opgepakt en zijn de eerste procesverbeteringen op de bestaande belastingprocessen doorgevoerd. Capaciteit In 2024 zijn alle vacatures die begin van het jaar nog open stonden en door tijdelijke krachten werden ingevuld, weer door vaste medewerkers opgevuld. Deze nieuwe medewerkers waren allen eind 2024 volledig opgeleid. De bemensing wordt als ontoereikend ervaren vanuit de groei van het aantal objecten en wijzigingen vanuit wet- en regelgeving. Parallel aan het wegwerken van de achterstanden wordt een nadere analyse uitgevoerd op de benodigde capaciteit.
Jaarstukken 2024
7
Wat heeft het gekost? Onderstaand overzicht laat de kosten zien voor het proces Databeheer. De personele lasten zijn toegerekend op basis van feitelijke uitgaven, de overige kosten op basis van een directe koppeling van de geleverde diensten in het kader van dit onderdeel.
Staat van Baten en Lasten 2024 Bedra gen i n euro's
Databeheer
Rente en afschrijving Personele lasten (incl. inhuur)
€0 € 2.791.754
Lasten personeel in dienst
€ 2.026.177
Inhuurlasten
€ 765.577
Materiële lasten
€ 533.892
ICT-Transitie naar SAAS eenmalig
€0
ICT-contractkosten jaarlijkse volume
€ 201.099
Bedrijfsvoeringskosten
€ 332.793
Proceskostenvergoeding WOZ
Onvoorzien Totale lasten Dwangbevelen Overig Totale baten
€0
€0 € 3.325.647 €0 € 2.080 € 2.080
Jaarstukken 2024
8
1.1.2. Kernproces Waardebepaling Het kernproces Waardebepaling richt zich op de waardering van objecten en de uitvoering van de Wet WOZ. Uiteindelijk resulteert dit in een waarde die de basis vormt voor de WOZ-beschikking. Waardebepaling handelt ook de WOZ-bezwaren die binnenkomen naar aanleiding van de WOZ-beschikkingen af. Het proces van de bezwaarafhandeling wordt daarbij sterk beïnvloed door de instroom van WOZ-bezwaren van de zogenaamde No Cure No Pay Bureaus (NCNP-bureaus). De Waarderingskamer ziet toe op de kwaliteit van het WOZ-proces. Doelstellingen Waardebepaling • Beoordeling Waarderingskamer van "moet verbeterd worden” naar minimaal “voldoende”; • Goede waardebepaling van de objecten uitgaande van correcte en accurate objectkenmerken in de WOZ-applicatie; • Alle ingediende WOZ-bezwaarschriften woningen dienen 31 december van het belastingjaar 100% afgehandeld te zijn; • De afhandeling van de gemachtigde (NCNP) WOZ-bezwaren dienen voor 1augustus afgehandeld te zijn; • We streven naar een reductie van de aantallen WOZ-bezwaren, door meer aan de voorkant van het bezwaarproces de regie te nemen en meer bezwaren op informele wijze af te handelen; • We streven naar een reductie van de inhuur, door bij te zijn op al onze kernprocessen en nergens achterstanden te laten ontstaan;
Wat hebben we bereikt? Kwaliteitsnormen Waardebepaling
Procesactiviteit Waardebepaling (WOZ) Het op grond van de Op 28 februari zijn meer dan 98% van Waarderingskamer alle objecten voorzien van een actuele tijdig mogen waarde en kunnen beschikt worden. Het beschikken aantal geblokkeerde objecten is tot een minimum gereduceerd. Procesactiviteit Afwikkeling WOZ-bezwaren *) Afhandeling van de 90% van alle bezwaren zijn voor 1 WOZ-bezwaren binnen oktober gereed, de overige 10%, die in bepaalde termijnen de loop van het jaar zijn binnengekomen, voor 31 december.
Doelstelling 2024
Realisatie 2024
98%
96,1%
90%
32%
10%
63%
*) Door technische problemen zijn de meeste bezwaren pas in het laatste kwartaal 2024 afgehandeld. Op 31 december 2024 was 95% van de bezwaren op uitspraak verstuurd.
Wat hebben we daarvoor gedaan? Voortgang Plan van Aanpak Waarderingskamer In 2024 is, naast de reguliere werkzaamheden, veel inzet gepleegd op de achterstanden van de nog te beschikken objecten 2022 en gedeeltelijk 2023 en 2024 en de oude bezwaarschriften woningen WOZ t/m 2021. Doelstelling is om de achterstanden beschikkingen te hebben bijgewerkt voor 1 juli 2025 en woning bezwaren oude jaren (voor 2025 binnengekomen) te hebben bijgewerkt voor 1 juli 2025. De bezwaren nietwoningen kosten qua afhandeling meer tijd, mede gelet op de complexiteit van grote objecten met de daarbij behorende jurisprudentie alsmede de lastige invulling van capaciteit van inhuur.
Jaarstukken 2024
9
De organisatie staat in ieder geval tot en met 2025 voor een grote opgave in zowel de achterstanden weg te werken als ook de kwaliteit te borgen. Ook voor 2025 zullen meerdere optimalisatie controles worden ingepland met de Waarderingskamer om toe te werken naar een nieuw breed onderzoek naar de kwaliteit. Voormeldingen en Koopinlichtingen-formulieren (KIF) Eind 2024 is gestart met het verzenden van voormeldingen en koopinlichtingen-formulieren (KIF’s) aan een geselecteerde groep belanghebbenden van WOZ-objecten. Gepland was om hiermee eerder in 2024 te starten. De reden waarom hiermee pas eind van het jaar is gestart, was omdat de software hiervoor nog niet eerder klaar was en dat een landelijke pilot voor een versimpelde wijze om objectkenmerken te verzamelen was vertraagd. BghU wilde de eerste resultaten van deze pilot eerst afwachten. Door middel van deze gerichte informatieformulieren kunnen de gegevens die voor de waardebepaling worden gebruikt inzichtelijk en controleerbaar worden gemaakt voor belanghebbenden. De controle van objectkenmerken door belanghebbenden zelf resulteren uiteindelijke in betrouwbaardere en correctere taxaties. Ook kan hierdoor een bezwaarafname worden bewerkstelligd. De taxateur kan zelf aangeven welke objecten hiervoor in aanmerking moeten komen.
Voor het gericht sturen van deze formulieren kan de bezwarenanalyse over 2024 wellicht duidelijkheid verschaffen in welke gebieden de bezwaren tegen de objectkenmerken een groot aandeel hebben. In 2024 zijn 2.000 KIF’s van woningen verzonden, waarvan 35% ingevuld retour is gekomen. Met de voormelding is nog in een kleine oplage getest. Vanaf Q2 2025 zullen zowel de voormeldingen als de KIF’s maandelijks worden verstuurd zodat BghU voldoet aan de eis van de Waarderingskamer om jaarlijks 20% van het WOZ-bestand te controleren op de juistheid van de objectkenmerken. Capaciteit Het beheersgebied van BghU groeit nog steeds jaarlijks door nieuwbouw van woningen en niet-woningen of transformaties van gebouwen. Door de objectengroei, meer bezwaren door de NCNP-bureaus en meer beroepen was de personele capaciteit in het procesteam ook in 2024 kwetsbaar. Naast de kwantitatieve toename van aantallen objecten en bezwaren, is ook de kwaliteit van het kennisniveau in brede zin een aandachtspunt. Het is in de huidige tijd lastig om ervaren vakspecialisten aan te trekken. Hierdoor gaat voor de zittende medewerkers veel tijd zitten in het inwerken en begeleiden van nieuwe onervaren collega’s. In 2024 is 3fte-vacatureruimte opengesteld voor extra taxateurscapaciteit. Deze zijn per 1-12025 allemaal ingevuld, waardoor de personele capaciteit binnen de toegestane formatie weer op orde is.
Ook is het proces van functiewaardering in 2024 afgerond waardoor het salarisniveau voor de functie taxateur beter aansluit op het landelijke beloningsniveau voor dit soort functies. Procesverbeteringen In 2024 is doorgegaan met procesverbeteringen en zijn optimalisatieslagen gemaakt, zoals het geautomatiseerd versturen van uitspraken op bezwaar. Door veel inzet van de medewerkers zijn de targets voor 1 oktober 70% waardering van objecten en op 1 december 90% waardering gereed voor de tariefaanlevering deelnemers en controle Waarderingskamer in 2024 voor de meeste gemeenten op tijd gerealiseerd. Met ingang van 2024 is een QR-code toegevoegd op de belastingaanslag. Hiermee kunnen inwoners om op een zo laagdrempelig mogelijke manier digitaal een bezwaar indienen. Deze QR-code is in 2024 ook gebruikt voor de nieuwe afsprakenmodule voor telefonisch klantcontact met de taxateur alsmede voor het maken van een afspraak op locatie. Door dit informele bezwarentraject beter te organiseren en de geautomatiseerde ondersteuning, heeft dit in 2024 geleid tot minder bezwaren dan in 2023. Aantal 2023
%
Gerealiseerd Aantal 2024
Gerealiseerd %
Digitaal
10.545
41,5%
4.992
34,7%
NCNP (gemachtigden) Schriftelijk (per post) Totaal
12.909
50,8%
8.386
58,3%
1.945
7,7%
1.012
7,0%
25.399
14.390
Jaarstukken 2024
10
Bezwaarafhandeling 2024 geeft het volgende beeld van bezwaren: bezwaren 2024 ingediend door:
woningen
niet woningen
Belanghebbenden
5.363
405
Objectniveau woningen 7294
objectniveau nietwoningen 861
NCNP
8.050
336
9.528
Overig
134
102
1.716
Ambtshalve
448
101
1.796
142
Informeel
1.446
74
1454
110
Ondanks de oproep aan de inwoner om zelf bezwaar in te dienen of hiervoor eerst een afspraak in te plannen met een taxateur, waren de ingediende bezwaren door de NCNP-bureaus in 2024 toch nog aan de hoge kant. Ook de nieuwe wetgeving voor reductie van de proceskostenvergoeding aan de NCNP-bureaus en uitbetaling van eventuele proceskostenvergoeding aan de belanghebbenden zelf, heeft nog niet geholpen de aantallen NCNP bezwaren te verlagen. Op 31-12-2024 was 95% van de bezwaren afgehandeld. Voor het restant is een verdagingsbrief gestuurd, en wordt gestreefd deze binnen de termijn van 6 weken af te handelen.
Wat heeft het gekost? Onderstaand overzicht laat de kosten zien voor het proces Waardebepaling. De personele lasten zijn toegerekend op basis van feitelijke uitgaven, de overige kosten op basis van een directe koppeling van de geleverde diensten in het kader van dit onderdeel.
Staat van Baten en Lasten 2024 Bedra gen i n euro's
Waardebepaling
Rente en afschrijving Personele lasten (incl. inhuur)
€0 € 3.508.960
Lasten personeel in dienst
€ 2.485.098
Inhuurlasten
€ 1.023.862
Materiële lasten
€ 1.463.986
ICT-Transitie naar SAAS eenmalig
€0
ICT-contractkosten jaarlijkse volume
€ 208.579
Bedrijfsvoeringskosten
€ 47.281
Proceskostenvergoeding WOZ
Onvoorzien Totale lasten Dwangbevelen Overig Totale baten
€ 1.208.126
€0 € 4.972.946 €0 €0 €0
Jaarstukken 2024
11
1.1.3. Kernproces Klantcontact Binnen het kernproces Klantcontact worden werkzaamheden verricht die betrekking hebben op direct contact met de inwoner en de ondernemer. Denk hierbij aan het beantwoorden van vragen die via de telefoon worden gesteld. Daarnaast zijn onze inwoners ook welkom op kantoor aan het loket op de 2e verdieping. De binnengekomen post en de digitale contactformulieren worden verwerkt. Tevens worden de binnengekomen bezwaarschriften afgehandeld binnen de diverse clusters.
Wat hebben we bereikt? Doelstellingen Klantcontact Verbeteren (telefonische) bereikbaarheid. Het verder optimaliseren van de verschillende kanalen. Een onderdeel hiervan is onze telefonie-oplossing. De communicatie naar onze inwoners en ondernemers is begrijpelijk, zowel op de website als in onze brieven.
Procesoptimalisatie en kwaliteitsverbetering. Door procesoptimalisatie kunnen wij efficiënter werken. De basis hierbij is wat levert het op voor onze klant. Het zogenaamde lean principe. In kleine stapjes verbeteren en waarde toevoegen voor de klant (inwoner). Verdere ontwikkeling medewerkers. Extern winnen is intern beginnen. Wij willen dat iedere medewerker van BghU ook ambassadeur is. Het Talenten traject dat BghU breed is doorlopen, is onderdeel van ons handelen.
Communicatie over de afdelingen heen verbeteren. BghU breed meer van elkaars handelen op de hoogte zijn.
Meten is weten Op basis van cijfers, sturen op achterstanden, werkvoorraden. Meer datagedreven werken.
Kwaliteitsnormen Klantcontact Telefonische dienstverlening Doelstelling 2024
Gerealiseerd 2024
Gerealiseerd 2023
Gerealiseerd 2022
Procesactiviteit: Communicatie (telefonisch) Kwaliteitskenmerk: Op een vriendelijke en professionele wijze klant te woord staan Binnen 60 seconden de telefoon opnemen
44%
38%
47%
Maximaal 1x doorverbinden
99%
99%
99%
Terugbelafspraak binnen twee werkdagen
78%
65%
97%
We hebben zo'n 15% minder telefoon aangeboden gekregen in 2024. Van het aanbod hebben we meer telefoontjes opgenomen dan in 2023. We hebben het aantal gemiste telefoontjes met ruim de helft kunnen terugbrengen. Het servicelevel steeg met 6%, waardoor er ruim 6.250 telefoontjes meer binnen de 60 seconden werden opgenomen.
Jaarstukken 2024
12
Ten opzichte van 2023 hebben we in 2024 zo'n 10% meer invorderingsdocumenten verstuurd (15.352 herinneringen, aanmaningen en dwangbevelen meer). Ten opzichte van 2023 hebben we in 2024 zo'n 7% meer aanslagen verstuurd (43.816 aanslagen meer). We hebben in 2024 meer verstuurd, terwijl het aanbod aan telefonie daalde. Dus ondanks dat we meer contact hebben gezocht met de inwoner, heeft dit minder telefoontjes opgeleverd. Dit heeft oorzaken: • De afsprakenmodule voorkwam herhaalverkeer. • De inhaalslag met betrekking tot het versturen van aanslagen oudere jaren, zorgde voor minder herhaalverkeer (waar blijft mijn aanslag). • Meer medewerkers beschikbaar voor telefonie. • De inzet van een extern, gespecialiseerd callcenter. • Een nieuw KCC-applicatie met een beter ingericht telefoonmenu met verwachtingen ten aanzien van de wachttijd (wachtteksten i.p.v. constante stilte).
Afwikkeling bezwaren Doelstelling 2024
Gerealiseerd 2024
Gerealiseerd 2023
Gerealiseerd 2022
Procesactiviteit: Verzoek, bezwaar en beroepsschriften Kwaliteitskenmerk: Afwikkelen binnen wettelijke gestelde termijnen Heffingsbezwaren binnen < 6 weken 49%
26%
63%
Parkeren binnen < 6 weken
41%
23%
54%
Het aantal in 2024 opgelegde belastingaanslagen is aanzienlijk gestegen. Doorgaans gaat een klein percentage van alle opgelegde belastingaanslagen in bezwaar. In dit licht is het logisch dat het aantal bezwaarschriften is gestegen. Echter, een stijging van het aantal bezwaarschriften heeft gevolgen voor de werklast. Door inhuur op de afhandeling op algemene bezwaren en op parkeerbezwaren sturen we bij om dichter bij de doelstelling te blijven. De instroom van het aantal bezwaarschriften gericht tegen de naheffingen parkeerbelasting blijft hoog. De uitbreiding van het gebied betaald parkeren in Utrecht veroorzaakt een stijging, maar een aanzienlijk deel van de bezwaarschriften handelt over de door de gemeente Utrecht uitgegeven vergunningen die door de vergunninghouder niet tijdig wordt verlengd. Om de instroom te verminderen vindt afstemming plaats met gemeente Utrecht.
Wat hebben we daarvoor gedaan? Door aanpassingen in onze communicatie, door het inzetten van een flexibele schil (extern callcenter) en het structureel reguleren van terugbelverzoeken ten aanzien van WOZ-gerelateerde vragen (afsprakenmodule met behulp van een QR-code) hebben we meer grip gekregen op het klantcontact, waarbij vooral herhaalverkeer rondom terugbelafspraken zijn voorkomen. Hoewel het aanbod daalde ten opzichte van 2023, was het aanbod in 2024 nog altijd ongeveer 40% hoger dan in dezelfde periode in 2022. Om onze dienstverlening verder te verbeteren is door middel van een aanbesteding in 2024 een nieuwe KCC- applicatie gezocht. Vanaf medio juli wordt gewerkt met KPN Genesys. Door slimme toepassingen komt de klant op basis van het onderwerp van de vraag sneller bij de juiste medewerker uit. In het geval dat de klant moet wachten op een beschikbare medewerker, krijgt de klant informatie over de wachtrij (positie) en mogelijkheden voor zelfservice en wordt de klant een klanttevredenheidsonderzoek aangeboden. De nieuwe KCC-applicatie biedt mogelijkheden voor nog meer klantvriendelijke oplossingen, die BghU in de toekomst wil verkennen en gebruiken. Op dit moment is de basis ingericht. Voor het zo goed mogelijk communiceren met onze inwoners en ondernemers zijn richtlijnen opgesteld en weergeven in ons communicatieplan.
Om onze dienstverlening continue te verbeteren, leren we ook van de feedback van onze inwoner. We verbeteren onze brieven en voeren verbeteringen door in de website. We hebben een begin gemaakt om onze brieven op B1-niveau op te stellen, zodat deze duidelijk zijn voor de inwoner en ondernemer. Jaarstukken 2024
13
Wat heeft het gekost? Onderstaand overzicht laat de kosten zien voor het proces Klantcontact. De personele lasten zijn toegerekend op basis van feitelijke uitgaven, de overige kosten op basis van een directe koppeling van de geleverde diensten in het kader van dit onderdeel.
Staat van Baten en Lasten 2024 Bedra gen i n euro's
Klantcontact
Rente en afschrijving Personele lasten (incl. inhuur)
€0 € 2.384.180
Lasten personeel in dienst
€ 1.256.812
Inhuurlasten
€ 1.127.368
Materiële lasten
€ 10.928
ICT-Transitie naar SAAS eenmalig ICT-contractkosten jaarlijkse volume
€0 € 10.928
Bedrijfsvoeringskosten
€0
Proceskostenvergoeding WOZ
€0
Onvoorzien Totale lasten Dwangbevelen Overig Totale baten
€0 € 2.395.108 €0 €0 €0
Jaarstukken 2024
14
1.1.4. Kernproces Innen Het betreft het innen van de belastinggelden door middel van betalingsregelingen, het afhandelen van kwijtscheldingsverzoeken, het aanmanen van klanten, met allerlei vormen van beslag, schuldsaneringen en faillissementen en met het voorbereiden van de dossiers voor de deurwaarders. Tevens houdt men zich bezig met het verwerken van betalingen. Zowel de binnendienst als de deurwaarders zetten bij de tenuitvoerlegging (de laatste handeling om tot inning van de belastinggelden te komen) sterk in op contact met de belanghebbenden. Vroegtijdig in contact te komen met de belanghebbende geeft ons inzicht in de schuldenpositie. Hierdoor kunnen we beter inspelen op de situatie. Sociaal invorderen en persoonlijk contact met de klant zal moeten leiden tot een verbetering van de schuldenpositie van de belanghebbenden. Tevens is er contact met de sociaal raadslieden van de diverse gemeenten. Er worden voorlichtingsbijeenkomsten georganiseerd.
Wat hebben we bereikt? Doelstellingen Innen Verbeteren (telefonische) bereikbaarheid. Het verder optimaliseren van de verschillende kanalen. Een onderdeel hiervan is onze telefonie-oplossing. De communicatie naar onze inwoners en ondernemers is begrijpelijk, zowel op de website als in onze brieven. Procesoptimalisatie en kwaliteitsverbetering. Door procesoptimalisatie kunnen wij efficiënter werken. De basis hierbij is wat levert het op voor onze klant. Het zogenaamde lean principe. In kleine stapjes verbeteren en waarde toevoegen voor de klant (inwoner)
Verdere ontwikkeling medewerkers. Extern winnen is intern beginnen. Wij willen dat iedere medewerker van BghU ook ambassadeur is. Het Talenten traject dat BghU breed is doorlopen, is onderdeel van ons handelen.
Communicatie over de afdelingen heen verbeteren. BghU breed meer van elkaars handelen op de hoogte zijn.
Meten is weten Op basis van cijfers, sturen op achterstanden, werkvoorraden. Meer datagedreven werken. Kwaliteitsnormen betalingsverwerking Doelstelling 2024 Procesactiviteit: Betalingsverwerking Kwaliteitskenmerk: Tijdige verwerking binnen gekomen betalingen 95% van de binnengekomen betalingen zijn binnen 7 dagen verwerkt, de overige 5% binnen 1 maand. Kwaliteitsnormen invorderingsmaatregelen Doelstelling 2023
Gerealiseerd 2024
Gerealiseerd 2024
98% 99%
Gerealiseerd 2023
Gerealiseerd 2022
Procesactiviteit: Invorderingsmaatregelen Nastreven van de volledige betaling van de belastingaanslagen < 3% van de vorderingen ouder dan 1 jaar
0,7%
3%
3%
< 1% van de vorderingen ouder dan 18 maanden
0,6%
1,1%
1,2%
< 0,01 ouder dan 3 jaar
0,26%
%
0,17%
Jaarstukken 2024
15
We zien positieve resultaten op dit onderdeel. Het invorderproces heeft enkele inhaalslagen kunnen maken: regelmaat in het proces, op orde brengen van de personele capaciteit (deels door inhuur), extra inzet op de sociale (dwang)invordering en een intensivering van het proces rondom de wielklem, waardoor de lastig te vorderen bedragen makkelijker vorderbaar worden. Het percentage ouder dan 3 jaar laat een stijging zien. Dit betreft met name de naheffingsaanslagen parkeren en dan ook nog specifiek de buitenlandse kentekens. De aanbesteding voor de dwanginvordering is eind 2024 afgerond. Gedurende de aanbestedingsperiode zijn er geen hernieuwde bevelen betekend in het buitengebied. Volgend jaar zal het invorderproces weer extra slagen kunnen maken. Ook dan zal BghU zich blijven inzetten om de invordering zo sociaal mogelijk in te steken. Kwaliteitsnormen Kwijtschelding Doelstelling
Realisatie 2024
Realisatie 2023
Realisatie 2022
38%
30%
31%
Procesactiviteit: Aanvragen kwijtschelding Kwaliteitskenmerk: Correcte en tijdige uitspraken Afwikkelen binnen 8 weken
In 2024 is het proces Kwijtschelding herijkt. Dit heeft geleid tot procesoptimalisatie die hand in hand gaat met verbeteringen in onze belastingapplicatie Gouw. Voor de klant betekent dit onder andere dat op het moment dat we een verzoek tot informatie doen voor het aanleveren van stukken en de klant heeft deze nog niet aangeleverd dat we automatisch een reminder eruit doen om hem hieraan te herinneren. Op het moment dat wij de klant verzoeken om informatie, kunnen we het verzoek tot kwijtschelding niet afhandelen. Dit wordt nu meegerekend in de afhandeltijd, waardoor de termijn van 8 weken al snel wordt overschreden. Dit betekent dat we de kwaliteitsnormen aanpassen aan reële doelen. Dit heeft bijvoorbeeld ook te maken met de tijd dat de dossiers bij het Inlichtingen Bureau liggen. Door een grote regelmaat in de toetsing bij het Inlichtingen Bureau, wisselt BghU iedere twee weken informatie uit met het Inlichtingen Bureau. Door een strenge controle op de adviezen van het Inlichtingen Bureau, waarbij de adviezen worden afgezet tegen de adviezen en kwijtscheldingsverzoeken van voorgaande jaren, is BghU niet in alle gevallen afhankelijk van de informatievoorziening vanuit de aanvragen, waardoor het BghU beter lukt om kwijtscheldingsverzoeken beter en sneller op uitspraak te brengen.
Klanten worden minder belast met administratieve moeilijkheden en krijgen sneller een uitspraak op hun verzoek om kwijtschelding.
Wat hebben we daarvoor gedaan? Een continu proces van procesoptimalisatie waarbij gestart is met het proces Kwijtschelding. Daarnaast meten van de kwaliteit van onze processen. In 2024 is een intern controleplan opgesteld waarin ook wordt aangegeven hoe wij onze kwaliteit toetsen. Voor het proces Kwijtschelding heeft dit tot nieuwe KPI's geleid en wordt er maandelijks een interne controle uitgevoerd. Proceskostenvergoeding Het grootste deel betaalde proceskostenvergoeding betreffen ingediende bezwaar- en beroepschriften door de NCNP-bureaus. Het afgelopen boekjaar betrof dat 50% van de ingediende WOZ-bezwaren. Dit kost niet alleen meer tijd in de bezwaarafhandeling (elk ingediend bezwaar is een hoorzitting) maar ook de administratieve belasting is enorm. Eveneens kost elke waardevermindering de organisatie proceskostenvergoeding in bezwaar en beroepsfase. De proceskostenvergoeding 2024 bedraagt € 1.208.126,--.
Jaarstukken 2024
16
Totale materiele lasten BghU Begroting
Realisatie
Aandeel proceskosten % begroot
% realisatie
Boekjaar 2017
€
5.626.000
€
5.448.608
5,8%
6,8%
Boekjaar 2018
€
5.592.000
€
5.756.712
6,5%
6,4%
Boekjaar 2019
€
5.681.000
€
5.921.396
7,5%
11,0%
Boekjaar 2020
€
6.181.000
€
6.054.058
11,3%
13,6%
Boekjaar 2021
€
5.759.000
€
5.205.659
13,9%
21,1%
Boekjaar 2022
€
8.224.000
€
7.138.302
13,4%
14,1%
Boekjaar 2023
€
7.927.000*
€
7.389.925
17,1%
18,4%
Boekjaar 2024
€
6.963.607
€
7.882.500
17,3%
15,3%
*= incl. € 525.000 onttrekking aan reserves
Jaarstukken 2024
17
Wat heeft het gekost? Onderstaand overzicht laat de kosten zien voor het proces Innen. De personele lasten zijn toegerekend op basis van feitelijke uitgaven, de overige kosten op basis van een directe koppeling van de geleverde diensten in het kader van dit onderdeel.
Staat van Baten en Lasten 2024 Bedra gen i n euro's
Innen
Rente en afschrijving Personele lasten (incl. inhuur)
€0 € 1.808.779
Lasten personeel in dienst
€ 1.568.535
Inhuurlasten
€ 240.244
Materiële lasten
€ 218.624
ICT-Transitie naar SAAS eenmalig
€0
ICT-contractkosten jaarlijkse volume
€ 18.087
Bedrijfsvoeringskosten
€ 200.536
Proceskostenvergoeding WOZ
€0
Onvoorzien Totale lasten
€0 € 2.027.403
Dwangbevelen Overig Totale baten
€ 2.067.400 €0 € 2.067.400
Jaarstukken 2024
18
1.1.5. Overhead De ondersteunende processen hebben als doelstelling het adviseren, ondersteunen en ontzorgen van de deelnemers rond het belastingproces. Hierdoor zijn de deelnemers in staat om rechtsgeldige belastingverordeningen en -tarieven vast te stellen en zijn zij “verzekerd” van de geraamde belastingopbrengsten. Daarnaast vallen hier de ondersteunende activiteiten onder ten behoeve van het primaire proces. De directie, de staf en alle overige ondersteunende activiteiten ten behoeve van het primaire proces zijn binnen dit onderdeel ondergebracht. Hieronder vallen de taken met betrekking tot de interne bedrijfsvoering, de interne controlewerkzaamheden, de financiële administratie, de informatie- en communicatietechnologie, communicatie, juridische zaken, inkoop en de HR-werkzaamheden.
Wat hebben we bereikt? Binnen het programma overhead is de realisatie van de doelstellingen, als volgt: • Kantoorautomatisering en -inrichting passend bij hybride werkvorm (deels thuis, deels kantoor, videobel mogelijkheden, flexibele kantoorindeling voor diverse werkvormen en -groepen). • Klachtenbehandeling, klachten naar tevredenheid af te handelen. • Optimale communicatie-uitingen, conform geldende overheidsuitgangspunten. • Regievoering, ambtelijke efficiënte en eenduidige afstemming met onze deelnemers. • Voortgang rapporteren belastingopbrengsten. • Juridische ondersteuning bieden intern en aan de deelnemers. • Gevraagd of ongevraagd adviseren over de informatievoorziening met als doel deze gebruiksvriendelijk, efficiënt, effectief en veilig beschikbaar te stellen voor BghU en de belastingplichtigen. • Informatieveiligheid: toereikende capaciteit bepalen m.b.t. de vakkundige inzet van de Privacy Officer (PO), Functionaris Gegevensbescherming (FG) en CISO om zelfstandig aan de geldende, nieuwe eisen te voldoen. • Financiële en kwaliteitsondersteuning voor de interne beheersing met KPI's voor de processturing en verbeteringen doorvoeren. Verder goede afstemming met de accountant over de rolverdeling t.b.v. aantonen rechtmatigheid en over de mate van interim-controles met steekproeven.
Wat hebben we daarvoor gedaan? In 2024 zijn de volgende activiteiten ontwikkeld. • Kantoorautomatisering: op basis van Programma van Eisen leveranciersselectie en implementatie. Deze aanbesteding is succesvol doorlopen, het huidige contract is in tijd enigszins verlengd om een soepele overgang naar de nieuwe ondersteuning te implementeren, zonder de reguliere bedrijfsvoering en dienstverlening te benadelen. De kantoorinrichting is nog niet optimaal en in afstemming met Utrecht op basis van aanbod en planning voor het Stadskantoor. • Klachtenbehandeling: verbeterpunten voorgaande jaar destilleren en toepassen, actualisatie Klachtenregeling op basis van wetgeving. • Communicatie: Met de komst van de Communicatieadviseur is aan de hand van een communicatie jaarplan en communicatie matrix de basis gelegd voor onze externe en interne communicatie dat bijdraagt aan de verbetering van duidelijke en begrijpelijke communicatie met onze inwoners en ondernemers. (zoals QR-code op het aanslagbiljet, promotiefilm BghU, communicatierichtlijnen en schrijfwijzer, website verbeteringen w.o. geïntegreerde kwijtscheldingscheck) • Regievoering: additionele vragen buiten het Uitvoeringsprotocol om centraal coördineren en mogelijke aanvullende afspraken over maken. Het aantal additionele vragen is sterk toegenomen en vraagt om een andere benadering van de afstemming.
In samenwerking wordt gewerkt aan wederzijdse rolduiding en afstemming. Het Uitvoeringsprotocol wordt nog geëvalueerd, met name de KPI’s • Conform het Uitvoeringsprotocol worden drie voortgangsrapportages per jaar aangeboden op afgesproken data, over de belastingopbrengsten per deelnemer. • Juridische ondersteuning: behandelen beroepsprocedures, redigeren verordeningen, interne en externe advisering, kennisoverdrachten ondersteunen primaire processen. Mede als gevolg van het
Jaarstukken 2024
19
•
•
•
toenemende aantal beroepsprocedures is meer behoefte aan juridische administratieve ondersteuning en wordt dit bijgehouden en geëvalueerd om te bepalen of de huidige formatie toereikend is. Tussentijds is met inhuur aangevuld. Informatievoorziening: indeling naar domeinen voor betere dienstverlening. De domeinen bevatten o.a. de werkgebieden Informatiemanagement, Functioneel beheer, Artificial Intelligence, robotisering, GIS, business intelligence/data-analytics en servicedesk. Informatieveiligheid: geactualiseerd Informatiebeveiligingsbeleid en Privacybeleid ingezet, inclusief de omzetting van actiepunten vanuit de BIO naar NIS2 vereisten. Op basis van evaluatie de formatie geformaliseerd voor de inzet van de functies van PO, FG en CISO en bijbehorende vacature(s) uitgezet. Financiële en kwaliteitsondersteuning: financiële voortgangsrapportage/ management informatie. Borging rechtmatigheid, ontwikkeling VIC.
Wet hersteloperatie toeslagen (kinderopvangtoeslag-Affaire) In 2020 stelde de Wet Hersteloperatie Toeslagen dat iedere gedupeerde van de toeslagenaffaire met een nog niet (volledig) betaalde belastingaanslag lokale heffingen – opgelegd vóór 1 januari 2021 - in aanmerking zou komen voor kwijtschelding van die belastingaanslag(en). Het merendeel van de gedupeerden is in 2021-2022 naar voren gekomen. Alle gedupeerden die na het inlezen van de bestanden van de Belastingdienst de belastingaanslag(en) lokale heffingen van voor 1 januari 2021 nog niet (volledig) hebben betaald, zullen volgens de Wet Hersteloperatie Toeslagen in aanmerking komen voor kwijtschelding. Dit proces loopt toch steeds. Enerzijds hebben personen tot en met 31–12-2024 het recht gehad om zich alsnog als gedupeerden van de toeslagenaffaire aan te melden. Anderzijds stuurt de belastingdienst nog steeds nieuwe lijsten met gedupeerden omdat zij achterstanden hebben in de verwerking. De verwachting is dat dit in 2027 pas volledig is afgehandeld. Daarnaast heeft de Herstelwet een herstelregeling van gedupeerde ouders en een herstelregeling voor eventuele ex–partners van gedupeerde ouders in het leven geroepen. In de afgelopen jaren zijn er geen openstaande belastingbedragen en invorderingskosten kwijtgescholden, omdat er geen programmatuur beschikbaar was om dit geautomatiseerd te kunnen doen.
Dit is in 2024 gedeeltelijk ingericht. Eind 2024 is er inzicht verkregen in de aantallen dossiers en zijn we gestart met het met het handmatig beoordelen van de dossiers en het versturen van brieven aan personen die in aanmerking komen voor kwijtschelding.
Jaarstukken 2024
20
Wat heeft het gekost? Onderstaand overzicht laat de kosten zien voor het procesteam Overhead. De personele lasten zijn toegerekend op basis van feitelijke uitgaven, de overige kosten op basis van een directe koppeling van de geleverde diensten in het kader van dit onderdeel.
Staat van Baten en Lasten 2024 Bedra gen i n euro's
Overhead
Rente en afschrijving Personele lasten (incl. inhuur)
€0 € 3.945.185
Lasten personeel in dienst
€ 3.052.824
Inhuurlasten
€ 892.361
Materiële lasten
€ 5.655.069
ICT-Transitie naar SAAS eenmalig
€ 244.000
ICT-contractkosten jaarlijkse volume
€ 1.790.193
Bedrijfsvoeringskosten
€ 3.620.876
Proceskostenvergoeding WOZ
€0
Onvoorzien Totale lasten
€0 € 9.600.254
Dwangbevelen Overig Totale baten
€0 € 643.550 € 643.550
Jaarstukken 2024
21
1.2. Paragrafen In dit deel van het jaarverslag is aandacht voor de (verplichte) paragrafen vanuit het BBV. Deze paragrafen volgen de indeling van de begroting, waarbij de paragrafen ‘weerstandsvermogen’ en ‘risicobeheer’ in deze jaarrekening zijn samengevoegd in de paragraaf ‘weerstandsvermogen en risicomanagement’.
1.2.1. Lokale heffingen De uitvoering van het belastingproces (waarderen, heffen en innen) van iedere deelnemer valt onder de verantwoordelijkheid van BghU. De deelnemers zijn verantwoordelijk voor het bepalen van de te heffen belastingen, het vaststellen van verordeningen, tarieven en de kwijtscheldingsnormen. Kortom, het aangaan van de belastingsamenwerking heeft geen gevolgen voor de beleidsvrijheid van de deelnemers. Iedere deelnemer overhandigt jaarlijks een begroting waarin zij vermeld welke belastingen (inclusief tarieven) er moeten/mogen worden geheven in de desbetreffende regio. BghU heeft in 2024 inkomsten genoten ter compensatie van de kosten die verband houden met invorderingsmaatregelen. Invorderingsmaatregelen moeten worden genomen op het moment dat een belastingplichtige geen gehoor geeft aan de (door middel van een aanslag) opgelegde betalingsverplichting. Onder kosten die verband houden met invorderingsmaatregelen verstaan wij onder andere de kosten die gepaard gaan met het verzenden van aanmaningen, dwangbevelen en andere invorderingsactiviteiten. De totale realisatie van de inkomsten wegens vervolgingskosten in 2024 bedraagt € 2,067 miljoen. Deze stijging is ontstaan door: • Meer aanslagen oudere belastingjaren die zijn opgelegd dan in kalenderjaar 2023.
• De invorderingsprocessen hebben voor 2024 continu door kunnen lopen terwijl dit in kalenderjaar 2023 pas na de zomervakantie opgestart kon worden i.v.m. implementatieproblemen van de belastingapplicatie • De volumegroei in het nieuwe belastingjaar (nieuwbouwwoningen maar vooral uitbreiding van het aantal naheffingsaanslagen Parkeren). • Stijging van de tarieven in de zgn. Kostenwet voor de aanmaningen, dwangbevelen en hernieuwde bevelen.
1.2.2. Weerstandsvermogen & risicomanagement BghU kent een nota Weerstandsvermogen en Risicomanagement waarin de aanpak en het beheersen van risico’s binnen BghU is vormgegeven. Jaarlijks maakt BghU in het kader daarvan bij het opstellen van de begroting een risico-inschatting. Onderstaand is de financiële vertaling van die risico-inschatting voor de begroting 2024 weergegeven. Het risicoprofiel borduurt voort op eerder geconstateerde en geïnventariseerde risico’s. Het benodigde weerstandsvermogen op basis van deze inschatting bedraagt € 437.500.
Jaarstukken 2024
22
Berekening weerst andsvermo gen in relat ie t o t de BghU vo o r begro t ing 2024 Risico t ypering
Net t o risico
1.
Reparatie foutief kohier i.v.m. verkeerde gegevens
€
2
Verduistering incasso/misbruik financiële middelen
€
3.
Maximale boete bij datalekken
€
4.
Onvoorziene kosten door extra benodigde capaciteit bezw aarinstroom in relatie tot kritieke deadlines
€
5
Terugloop invorderings-opbrengsten door uitgestelde faillissementen
€
6
Uitval systemen
€
Net t o -risico (t o elicht ing)
Kans
50% meerw erk door slechte kw aliteit van 10% uitbestede diensten. Sommige medew erkers, met name deurw aarders, komen nog in aanraking 50.000 25% met contant geld. Risico ongew ijzigd voor 2024. BghU heeft een goed ingebed plan hoe om te gaan met een datalek, daarnaast 200.000 20% w ordt steeds meer kennis en ervaring opgebouw d. Afhankelijk van mate w aarin instroom 400.000 NCNP zich stabiliseert en afhankelijk van 40% optimalisatieslagen afhandelingsproces Mede afhankelijk van snelheid afbouw 300.000 steunmaatregelen, herstel economie en 50% andere variabelen Risico op langdurige hersteltijd en/of 250.000 10% verlies van data Beno digd weerst andsvermo gen 500.000
Rest risico 2024 €
50.000
€
12.500
€
40.000
€
160.000
€
150.000
€
25.000
€
437.500
Daaraan koppelt BghU een beschikbaar weerstandsvermogen, ook wel de weerstandscapaciteit genoemd. Deze weerstandscapaciteit wordt in 2024 gevormd door de vrij beschikbare algemene reserve. De vrije algemene reserve bedraagt bij totstandkoming van de begroting 2024 € 480.870. De bestemmingsreserves behoren niet tot de weerstandscapaciteit: deze middelen zijn, zonder verdere besluitvorming, niet direct beschikbaar om risico’s in de bedrijfsvoering af te dekken. Daarnaast staan er (meerjarige) afspraken tegenover. Er hebben zich in 2024 geen noemenswaardige incidenten voorgedaan uit de benoemde risicoposten. Datalekken Er zijn twee meldingen bij Autoriteit Persoonsgegevens gedaan. Daarbij was geen verdere actie benodigd. Weerstandsratio’s De weerstandsratio is te berekenen door de beschikbare weerstandscapaciteit te delen door het benodigde weerstandsvermogen op basis van de risico-inschatting. Hieronder is het verloop van de ratio vanaf 2020 weergeven: Jaar
Beschikbare weerst andscapacit eit
Beno digd weerst andsvermo gen
Weerst andsrat io
2020
€
537.659
€
450.000
1,19
2021
€
206.000
€
500.000
0,41
2022
€
480.870
€
457.500
1,05
2023
€
480.870
€
420.000
1,14
2024
€
480.870
€
437.500
1,10
De ratio bedraagt voor BghU eind 2024 1,10. Met een ratio van 1,10 komen we volgens de onderstaande tabel uit op een weerstandscijfer C hetgeen als een ‘voldoende’ afdekking van de risico's wordt gezien. Beschikbare weerstandscapaciteit Benodigde weerstandsvermogen
€ 480.870 € 437.500
Jaarstukken 2024
Ratio 1,10
23
Waarderingscijfer A B C D E F
Weerstandsratio’s klassen Ratio >2.0 1.4-2.0 1.0-1.4 0.8-1.0 0.6-0.8 <0.6
Betekenis Uitstekend Ruim voldoende Voldoende Matig Onvoldoende Ruim onvoldoende
Ratio’s jaarrekening
Financiele kengetallen Realisatie 2023
Prognose 2024
Realisatie 2024
Netto schuldquote
-19,53%
-11,95%
-4,26%
Solvabiliteitsratio
21,93%
39,56%
9,86%
Grondexploitatie Structurele exploitatieruimte Belastingcapaciteit
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
5,69%
0,00%
-7,25%
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
De netto schuldquote geeft inzicht in het niveau van de schuldenlast ten opzichte van de eigen middelen. Het geeft dus een indicatie van de mate waarin de rentelasten en de aflossingen op de exploitatie drukken. BghU heeft geen netto schuldpositie en een positief eigen vermogen per ultimo 2024 dus de netto schuldquote is negatief. De solvabiliteitsratio geeft inzicht in de mate waarin BghU in staat is aan haar financiële verplichtingen te voldoen. De solvabiliteitsratio wordt berekend door het eigen vermogen (reserves) af te zetten tegen het balanstotaal per 31 december 2024. Door het positieve eigen vermogen, bedraagt de solvabiliteit 9,86%. De structurele exploitatieruimteratio kan worden benut om te beoordelen welke structurele ruimte BghU heeft om de eigen lasten te dragen.
1.2.3. Kapitaalgoederen BghU heeft per 2023 geen kapitaalgoederen.
Jaarstukken 2024
24
1.2.4. Financiering BghU valt onder de regels van het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV). Dit besluit is ook van toepassing op de financiering van BghU. Hierna volgt de informatie die de regelgeving in verband met financiering voorschrijft. Schatkistbankieren Het naleven van de BBV betekent onder andere dat een organisatie bij het aantrekken van vreemd (kort en lang) vermogen gebonden is aan de financieringsvoorschriften zoals die zijn vastgesteld in de ”Wet Financiering decentrale overheden”. BghU is dan ook verplicht om gebruik te maken van het schatkistbankieren. Schatkistbankieren houdt in dat instellingen hun liquide middelen aanhouden bij het ministerie van Financiën. Door gebruik te maken van schatkistbankieren verlaat publiek geld de schatkist pas op het moment dat de middelen benodigd zijn voor de uitvoering van een publieke taak. Men hanteert hierbij wel een drempelbedrag. Het drempelbedrag is een gemiddelde per kwartaal. Het drempelbedrag is een minimumbedrag (afhankelijk van de omvang van de decentrale overheid) dat een organisatie gemiddeld buiten de schatkist mag houden. De drempel is gelijk aan 2% van het begrotingstotaal indien het begrotingstotaal lager is dan € 500 miljoen met een onderdrempel van € 1 miljoen. BghU confirmeert zich daarom aan de onderdrempel van € 1 miljoen.
Door de ING-bank wordt de bankrekening van BghU dagelijks gecorrigeerd. Kasgeldlimiet De kasgeldlimiet geeft de grens aan tot welk bedrag lagere overheden hun activiteiten met kort geld mogen financieren. Gemeenschappelijke regelingen mogen 8,2% van het begrotingstotaal financieren met kort geld. BghU heeft per 31 december 2024 geen gebruik gemaakt van de juridische mogelijkheid om een “kortgeldconstructie” af te sluiten. Vanaf 1 januari 2022 is een rekening courant krediet van € 3.000.000 beschikbaar om fluctuaties in de kasstroom van de bedrijfsvoeringsrekening op te vangen. Dat betekent ook dat BghU voldoet aan de regelgeving rondom de kasgeldlimiet. Bedragen x € 1.000 Berekening kasgeldlimiet
2024
Begro t ingst o t aal
18.110
Kasgeldlimiet (8,2%)
1.485
Kasgeldlimiet 2024 Kasgeldlimiet
2024 Q1
2024 Q2
2024 Q3
2024 Q4
1.485
1.485
1.485
1.485
Gemiddelde liquiditeitspositie
-26.629
-20.610
-13.132
-4.153
Onderschrijding kasgeldlimiet/ruimte onder
28.114
22.095
14.617
5.638
Liquiditeitspositie Wij zijn met de deelnemende partijen overeengekomen dat iedere deelnemer bij aanvang van ieder kwartaal vijfentwintig procent van de jaarlijkse bijdrage aan ons voldoet. Tot op heden zijn daardoor geen financieringsproblemen voorgekomen. In de afgeronde aanbesteding voor de bankzaken is een kredietlimiet van € 3.000.000 opgenomen om eventuele tijdelijke liquiditeitstekorten te kunnen opvangen. Hierdoor kunnen cruciale bedrijfsvoeringsfuncties (betalen salarissen en leveranciers) te allen tijde doorgaan.
Jaarstukken 2024
25
Renterisiconorm De Wet fido definieert vaste schuld als opgenomen geldleningen waarbij de rente voor één jaar of langer vast staat. Met de renterisiconorm biedt de Wet fido een richtsnoer om renteaanpassingen van financieringen en beleggingen goed in de tijd te spreiden. Op grond van deze norm mag het totaal aan renteherzieningen en aflossingen per jaar niet meer zijn dan 20% van het begrotingstotaal. Uit onderstaande tabel blijkt dat wij daar ruimschoots aan voldoen . Bedragen x € 1.000
Renterisiconorm 2024 1) Berekeni ng renteri s i conorm:
2024
2025
2026
2027
€ 18.110
€ 19.332
€ 19.784
€ 20.231
20%
20%
20%
20%
€ 3.622
€ 3.866
€ 3.957
€ 4.046
Renteherzi eni ngen
€0
€0
€0
€0
Afl os s i ngen
€0
€0
€0
€0
Totaa l renteri s i co
€0
€0
€0
€0
€ 3.622
€ 3.866
€ 3.957
€ 4.046
€0
€0
€0
€0
-
-
-
-
€ 3.622
€ 3.866
€ 3.957
€ 4.046
Begrotings totaa l a a n l a s ten Percentage cf. Wet fi do (Ufdo) RRN 2024 2) Bepa l i ng renteri s i co:
3) Spi egel i ng renteri s i co a a n RRN: Renteri s i conorm Werkel i jk renteri s i co Overs chri jdi ng OF Rui mte onder
Jaarstukken 2024
26
1.2.5. Bedrijfsvoering In de paragraaf bedrijfsvoering benoemt BghU de belangrijkste ontwikkelingen in het kader van haar bedrijfsvoering. De ontwikkelingen die BghU hier weergeeft, vloeien grotendeels voort uit eerder gemelde voornemens uit de Kadernota 2024-2027.
Rechtmatigheidsverantwoording Met ingang van 2023 verantwoordt de directie door middel van de rechtmatigheidsverantwoording over de rechtmatigheid van de baten, lasten en balansmutaties van de jaarrekening. Dit betekent dat via een verbijzonderde interne controle is vastgesteld of de drie hiervoor geldende rechtmatigheidscriteria zijn nageleefd: • Voorwaardencriterium: de naleving van wet- en regelgeving zoals opgenomen in het normenkader dat op 11 december 2024 door het bestuur is vastgesteld; • Begrotingscriterium: het handelen binnen de budgettaire kaders die het bestuur stelt in de begroting en begrotingswijzigingen; • Misbruik & Oneigenlijk gebruik criterium: het in voldoende voeren van een beleid om misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsmiddelen te voorkomen. Als norm voor het rechtmatig handelen is in de Verordening beleids- en verantwoordingsfunctie BghU 2023 besloten een verantwoordingsgrens van 3% van de totale lasten (inclusief toevoegingen aan reserves). Op basis van de jaarrekening 2024 betekent dit een verantwoordingsgrens van € 683.441. Uit de intern uitgevoerde controles blijkt dat deze grens overschreden wordt. Dit wordt veroorzaakt door de begrotingsrechtmatigheid.