Bijlage 4 BghU - Jaarstukken 2022.pdf
Tekst van het document
Jaarstukken 2022
Flynth Audit B.V. geheel document digitaal gewaarmerkt voor identificatiedoeleinden S.H.
SH
Inhoudsopgave Voorwoord .................................................................................................................................................. 3 1 Jaarverslag................................................................................................................................................ 4 1.1 Programmaverantwoording .............................................................................................................. 4 1.1.1 Kernproces databeheer & waardebepaling ............................................................................... 4 1.1.2 Kernproces Dienstverlening en invordering ............................................................................. 11 1.1.3 Ondersteunende processen ..................................................................................................... 17 1.2 Paragrafen ....................................................................................................................................... 24 1.2.1 Lokale heffingen ....................................................................................................................... 24 1.2.2 Weerstandsvermogen en risicomanagement ..........................................................................
25 1.2.3 Kapitaalgoederen ..................................................................................................................... 29 1.2.4 Financiering .............................................................................................................................. 30 1.2.5 Bedrijfsvoering.......................................................................................................................... 32 1.2.6 Paragraaf verbonden partijen .................................................................................................. 39 1.2.7 Grondbeleid .............................................................................................................................. 40 1.2.8 Wet Open Overheid.................................................................................................................. 41 2 Jaarrekening ........................................................................................................................................... 42 2.1 Staat van baten en lasten 2022 ....................................................................................................... 42 2.2 Balans ultimo 2022 ..........................................................................................................................
44 2.3 Waarderingsgrondslagen ................................................................................................................ 45 2.4 Toelichting op de staat van baten en lasten ................................................................................... 46 2.4.1 Toelichting op staat van baten en lasten per kostencategorie ................................................ 46 2.5 Toelichting op de balans .................................................................................................................. 48 2.5.1 Toelichting activa...................................................................................................................... 48 2.5.2 Toelichting passiva ................................................................................................................... 50 2.5.3 Niet uit de balans blijkende verplichtingen .............................................................................. 53 2.5.4 Begrotingsrechtmatigheid ........................................................................................................ 53 2.6 Detailtoelichting Wet Normering topinkomens .............................................................................. 54 2.7 Realisatie per taakveld .................................................................................................................... 57 3.
Controleverklaring accountant .............................................................................................................. 58
Jaarstukken 2022
2
Voorwoord Bij deze bieden wij u de jaarstukken 2022 aan. Bedrijfsvoering Het jaar 2022 stond in het teken van consolideren, verdergaande efficiency mogelijkheden op de middellange termijn en kennisontwikkeling. Naast de reguliere taakuitvoering waren de activiteiten gericht op de transitie van het ICT-landschap en het optimaliseren van werkprocessen. Vanwege aanhoudende coronamaatregelen is de dienstverlening zo goed als mogelijk aangepast aan onze deelnemers en inwoners. Wat betreft de reguliere bedrijfsvoering is al vrij snel een overschrijding van proceskostenvergoeding gerapporteerd, inclusief de dekking ervan. Wat betreft de ICT-aanbestedingen is tussentijds gerapporteerd over de meevallende implementatiekosten en de geleidelijkheid van implementatie, passend bij het absorptievermogen van de medewerkers. In juiste onderlinge samenhang zal een aantal aanbestedingen en inkopen het opvolgende jaar gepland worden. Tot slot is conform planning het talent-, team- en leiderschapsontwikkeling ingezet. Eind 2022 was de organisatie druk bezig om de conversie en de inrichting van het belastingsysteem en van de waarderingsapplicatie af te ronden. Dit gaat gepaard met (aanstaande) aanpassingen in de werkprocessen en in het genereren van stuurinformatie.
Financiën Door het vertrek van de Businesscontroller aan het begin van het 4e kwartaal van 2022 is het helaas niet gelukt om nog een signaal af te geven over het resultaat dat aanzienlijk hoger ligt dan in de 2e bestuursrapportage werd verwacht. In het vierde kwartaal ontstaat er een veel scherper beeld op de uiteindelijke bestedingen van budgetten. Het resultaat 2022 is met € 1.405.949 ogenschijnlijk erg hoog. De voornaamste oorzaak ligt bij diverse projecten waarvoor door het bestuur in de begroting 2022 extra budget was toegekend. Deze projecten zijn in volle gang maar nog niet afgerond. De budgetten voor deze projecten zijn nog niet ten volle besteed met als gevolg dat dit direct zichtbaar is in het resultaat (bijna 50%), omdat deze incidentele uitgave als kostenposten in de Begroting 2022 waren opgenomen. Daarnaast zijn nog niet alle aanbestedingen van ICT afgerond waardoor er een onderbesteding is op dit budget van € 239.949. Verder is de post Onvoorzien van € 100.000 niet aangewend. Verdere duiding van het resultaat is te vinden onder hoofdstuk ‘Toelichting op de staat baten en lasten’. Over 2021 heeft de accountant een verklaring met een beperking afgegeven omdat we niet voldeden aan de aanbestedingsregelgeving. In 2022 hebben we hier lering uit getrokken en deze wet- en regelgeving waar nodig toegepast.
Tenslotte Al met al hebben alle werkzaamheden veel inzet van eenieder gevraagd. Er is veel extra werk verzet en hard gewerkt aan goede bestanden en aan dienstverlening aan de inwoners en deelnemers. Veel dank gaat uit naar onze medewerkers en leveranciers om de organisatieontwikkeling te realiseren naast de reguliere dienstverlening. Deze vernieuwde basis biedt ons de mogelijkheid om de planvorming van 2023 en verder te gaan realiseren. Daar kijken we naar uit!
Jaarstukken 2022
3
1 Jaarverslag In het jaarverslag licht BghU haar prestaties over het afgelopen jaar toe. Dat gaat aan de hand van de BBVsystematiek. Dat betekent dat de toelichting op de resultaten de indeling van de begroting 2022 volgt. Die begroting maakte een onderscheid in 3 kernprocessen, te weten databeheer, dienstverlening en vorderen op maat. De kernprocessen dienstverlening en vorderen op maat zijn in deze jaarrekening samengevoegd tot het kernproces dienstverlening en invordering. Daarnaast is het programma ondersteunende processenonderdeel van de begroting. Een totaaloverzicht van de baten en de lasten van de programma’s is opgenomen in paragraaf 2.1.
1.1 Programmaverantwoording De programmaverantwoording bestaat uit de 2 kernprocessen en de ondersteunende processen. Aan de hand van de drieslag: wat wilden we bereiken in 2022, wat deden we daarvoor en wat waren daarvan de kosten, lichten we in dit deel van het jaarverslag onze resultaten over 2022 toe.
1.1.1 Kernproces databeheer & waardebepaling Het procesonderdeel databeheer en waardebepaling heeft betrekking op het uitvoeren van de Wet waardering onroerende zaken (Wet WOZ) ten behoeve van deelnemende gemeenten en (indirect) voor Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden. Dit procesonderdeel bevat zowel de activiteiten inzake het verzamelen, registreren, bewerken en optimaliseren van de basisgegevens ten behoeve van de uitvoering van de Wet waardering onroerende zaken als het bepalen van de WOZ-waarden. De begroting van BghU bevatte zowel doelstellingen als kwaliteitsnormen voor de dienstverlening.
Wat wilden we bereiken? Doelstellingen Kwaliteitsnormen Databeheer 2022 Doelstellingen 2022
Realisatie 2022
Realisatie 2021
Realisatie 2020
95%
95%
95%
99%
99%
99%
95% WOZ-objecten kennen een actuele gebruiker gekoppeld vanuit de BRP (natuurlijke personen) of NHR (nietnatuurlijke personen). De overige 5% is terecht op leegstand gezet omdat het object feitelijk leeg staat.
95% kent actuele gebruikers
95% kent actuele gebruikers
95% kent actuele gebruikers
Maandelijks worden op basis van iedere nieuwe gebruikers in niet-woningen huurinlichtingformulieren gestuurd;
85%
95%
85%
Maandelijks worden op basis van in het bestand leegstaande woningen alle woningen die langer dan 6 maanden leeg staan eigenaren aangeschreven om leegstand te verifiëren.
95%
95%
85%
Beheer objecten (BAG, BRK) 99% van alle WOZ-objecten zijn in Gouw Belastingen met een juiste status, juiste gegevens actueel beschikbaar. Alle aangeleverde mutaties zijn dagelijks/maandelijks verwerkt. Er zijn geen achterstanden meer over oudere jaren. Beheer Eigenaren (BRK) Alle WOZ-objecten kennen een eigenaar. De dagelijkse/maandelijks aangeleverde mutatiebestanden zijn verwerkt. Er zijn achterstanden meer over oudere jaren. Beheer Gebruikers (NHR, BRP)
Jaarstukken 2022
4
Beheer Gebruik/Verbruik Maandelijks worden via de gegevens van de waterbank de gegevens ingelezen, gecontroleerd en als grondslag opgevoerd voor verordeningen waarvan dit voor toepassing is en de waterschapsbelastingen
95%
95%
95%
Beheer overige maatstaven rondom gebruik en verbruik worden binnen een maand verwerkt
90%
95%
89%
Wat deden we daarvoor bij proces databeheer? Beheer objecten (BAG, BRK) De doelstelling om alle BAG- en BRK-mutaties binnen 3 werkdagen te realiseren is binnen het proces niet realiseerbaar. Iedere maandelijkse verwerking levert een aantal mutaties op die uitgezocht moet worden in het veld of door contact te zoeken met de eigenaar van het object. Dit levert geen problemen op omdat alle meldingen definitief pas op 1 januari van het komende jaar in beeld zijn, zodat op deze peildatum op basis van deze gegevens de juiste beschikking genomen kan worden. Daarnaast worden er geregeld BAGmutaties later aangeleverd. Dit kan diverse oorzaken hebben, bijvoorbeeld omdat gereedmeldingen van bouwprojecten met (grote) vertraging aangeleverd worden. De genoemde doelstelling wordt op 1 januari wel voor 99% gerealiseerd. Om dit percentage in de komende jaren te verhogen heeft BghU twee buitendienstmedewerkers in dienst genomen die deze uitvallen en late aanleveringen gaan controleren. In overleg met de deelnemers worden de constateringen met hen gedeeld. Beheer Eigenaren (BRK) Bijna alle WOZ- en belastingobjecten zijn voorzien van een eigenaar. Uitzonderingen kunnen zijn objecten waarvan niet direct duidelijk is wie de belastingplichtige is, omdat er bijvoorbeeld beperkte rechten op het object zijn gevestigd of dat er sprake is van een nog niet verdeelde erfenis.
In de loop van 2023 gaat het Kadaster over naar een andere vorm van data-uitwisseling. Hierdoor wordt het mogelijk om de voorheen maandelijkse mutaties, dagelijks te verwerken en wordt het koppelen van gegevens aan de WOZ- en belastinggegevens eenvoudiger, sneller en kwalitatief nog beter. De verwachting is dat de bestanden hierdoor sneller bijgewerkt kunnen worden. Beheer Gebruikers (NHR, BRP) Actuele gebruiker gekoppeld Binnen dit proces is het uitvoeringstechnisch niet realiseerbaar om voor alle niet-woningen binnen 4 dagen de juiste gebruiker in het bestand te registreren. Hiervoor is BghU te veel afhankelijk van de gegevens van de Kamer van Koophandel en de basisregistratie HR. De gegevens in deze basisregistratie zijn niet altijd actueel of volledig, omdat de Kamer van Koophandel zelf ook grotendeels afhankelijk is van het tijdig melden van wijzigingen door de ingeschreven ondernemers. Om die reden doet BghU naast het ontvangen van de gegevens door de Kamer van Koophandel ook zelf (veld)onderzoek. De Basisregistratie Personen is daarentegen betrouwbaar, zodat geconstateerd kan worden dat dit voor 99% sluitend is. Afwijkingen kunnen met name zitten in woningen waar bijvoorbeeld studenten of expats wonen en waar men zich niet tijdig, te laat of zich helemaal niet in- of uitschrijft. Het is niet haalbaar om alle retourpost binnen 5 werkdagen af te handelen.
Dit heeft met een aantal oorzaken te maken waar BghU niet altijd invloed op heeft. Retourpost gaat vaak om post die via PostNL terugkomt omdat inwoners wel ingeschreven staan op het desbetreffende adres, maar er feitelijk niet wonen, of dat bedrijven wel volgens de KvK op het desbetreffende adres staan ingeschreven, maar al verhuisd of gestopt zijn. Dit vergt een onderzoek door BghU zelf omdat niet meer vertrouwd kan worden op de gegevens van de basisregistraties. Hiervoor heeft BghU buitendienstmedewerkers die dit door veldof digitaal onderzoek vaststellen. Na onderzoek worden deze conclusies verwerkt in de belastinggegevens en terug gemeld aan de betreffende basisregistraties met het verzoek de constateringen over te nemen. BghU heeft echter geen invloed op de snelheid waarmee deze meldingen worden onderzocht en worden hersteld in de bestanden.
Jaarstukken 2022
5
Koop-en huurinlichtingformulieren Door de overgang naar een nieuw belasting- en waarderingssysteem zijn achterstanden ontstaan in het opvragen van huur- en koopinlichtingenformulieren. De komende maanden zal hierop extra capaciteit worden ingezet om de werkvoorraden op korte termijn weer op het oude niveau te krijgen. De verwachting is dat de nieuwe software en de verbeterde digitale formulieren het proces zowel voor de inwoner/ondernemer eenvoudiger gaat maken en ook de verwerking binnen BghU sneller zal gaan. Leegstand In 2022 heeft BghU een project afgerond waarin eigenaren van alle leegstaande objecten aangeschreven of gebeld zijn met de vraag of het pand werkelijk leeg stond of al in gebruik is of op korte termijn in gebruik wordt genomen. Door de beperkingen in de AVG was dit voor woningen een stuk lastiger dan bij nietwoningen. Woningen zijn daarom ook gedeeltelijk in het veld bezocht of is de keuze gemaakt om de eigenaar als gebruiker te belasten als uit veldonderzoek bleek dat de woning in gebruik was maar de gebruiker niet te achterhalen was via onderzoek. Hierdoor is het percentage leegstand naar een verwacht niveau van rond de 5% teruggebracht. Het proces is zodanig aangepast dat iedere maand eigenaren van objecten die langer dan zes maanden leeg staan in eerste instantie worden aangeschreven en eventueel in het veld worden bezocht.
Beheer Gebruik/Verbruik Verwerking waterbank Het is niet haalbaar om 100% van alle m3’s of vervuilingseenheden op 1 oktober van het desbetreffende jaar geregistreerd te hebben. Dit komt doordat de gegevens die hiervoor ten grondslag liggen (gegevens van het waterverbruik bij Vitens) periodiek worden aangeleverd op basis van maandelijkse afrekeningen met klanten van Vitens. Dit loopt het hele jaar door en stopt niet op 1 oktober. Ook het aantal vervuilingseenheden kan na oktober dus nog wijzigen door grootte van het bedrijf of het aantal bewoners. Afhankelijk van de verwachte grootte van nieuwe bedrijven en het aantal bewoners kan daarnaast ook gewerkt worden met voorlopige en definitieve aanslagen. Tijdige verwerking overige maatstaven Het is uitvoeringstechnisch niet mogelijk om 100% van alle overige maatstaven binnen een maand verwerkt te hebben. Sommige gegevens worden pas in oktober, november of december aangeleverd door de belastingplichtigen door middel van de aangiften die door BghU verzonden worden. Project Waarderingskamer Op dit moment is de beoordeling van BghU door de Waarderingskamer een ‘Voldoende’. Om deze beoordeling te verhogen naar een ‘Goed’ is een ontwikkelplan opgesteld en is budget beschikbaar gesteld. De basis van het herstelplan is het rapport ‘interne beheersing van de Waarderingskamer 2021’.
Het afgelopen jaar is er voortgang gerealiseerd in dit verbeterproject en hebben we nog een aantal stappen te zetten. Doordat dit project samenliep met de vervanging van alle kernapplicaties was het niet altijd mogelijk en ook niet zinvol om verbeteringen door te voeren zowel inhoudelijk als in de werkprocessen. Met de toezichthouder is afgesproken om ook 2023 en 2024 te gebruiken voor het realiseren van deze verbeteringen. De overgang naar het nieuw belasting- en waarderingspakket heeft een goed inzicht gegeven in de bestanden waardoor er gericht gezocht kan worden. Wel moeten alle processen en werkinstructies opnieuw beschreven worden. En zal de interne beheersing van deze processen opnieuw in kaart worden gebracht. Aanslagoplegging en beschikkingen Het proces databeheer zorgt voor het versturen van alle aanslagen gemeentelijke belastingen met daarop de beschikking. Een van de uitgangspunten binnen de afspraken met de deelnemers is dat alle voor het subject relevante aanslagen en de WOZ-beschikking op het gecombineerde aanslagbiljet komen te staan. Dit is een uitgangspunt waarmee het voor de belastingplichtige mogelijk is om een goed overzicht te krijgen van alle lokale heffingen binnen het verzorgingsgebied waarvoor deze wordt aangeslagen. Ook is het efficiënter voor de rest van het proces en effectiever omdat een aantal opvolgende processen zoals betalen,
Jaarstukken 2022
6
het aanvragen van kwijtschelding of het maken van bezwaar ineens in behandeling kunnen worden genomen. Deze werkwijze kan een nadeel hebben als het gaat om tijdig opleggen van de aanslag. Indien om wat voor reden een van de aanslagregels nog niet opgelegd kan worden, wordt op dit moment het gehele biljet niet verzonden. Dit leidt tot vragen vanuit inwoner of ondernemer omdat deze zijn aanslag in januari of februari verwacht. De redenen dat een aanslag later opgelegd kan worden, kunnen heel divers zijn en zijn vanuit het standpunt van de belastingplichtige niet altijd in hun voordeel. Het kan zijn dat bij een belastingplichtige die over meerdere gemeenten een aanslag ontvangt bij een van diens objecten de WOZwaarde nog niet bekend is. In dergelijke gevallen wordt het gehele biljet nog niet verstuurd. Een nadeel bij het later opleggen van een aanslag kan voor de belastingplichtige zijn dat het aantal betaaltermijnen minder wordt of de belastingplichtige blijft nog een tijdje in onzekerheid over de WOZ-waarde van een ander object die al wel beschikt kan worden. Dit kan leiden tot extra telefoonverkeer omdat belastingplichtigen vragen hebben over de WOZ-waarde of de aanslag op zich.
Ook vanuit BghU kan deze werkwijze leiden tot vragen omdat daardoor niet altijd het percentage voor op te leggen aanslagen of landelijke eisen over het percentage verzonden beschikkingen gehaald kan worden. Naast externe factoren heeft BghU hier zelf een grote mate van invloed op. Deze zijn ook deels meegenomen in het genoemde ontwikkelplan. Kwaliteitsnormen waardebepaling 2022 Zoals voorgenomen voor het uitvoeringsprotocol 2022.
Doelstelling 2022
Realisatie 2022
Realisatie 2021
Procesactiviteit: Waardebepaling (WOZ) Kwaliteitskenmerk: Het op grond van de Waarderingskamer tijdig mogen beschikken Voldoende
Voldoende
Voldoende
N.v.t.
Gerealiseerd
Procesactiviteit: Bestandsbeheer Kwaliteitskenmerk: Bestanden dienen juist, actueel en volledig te zijn Goedkeurende accountantsverklaring Procesactiviteit: Aanslagoplegging Kwaliteitskenmerk: Aanslagen dienen juist, volledig en tijdig te worden opgesteld 95% van alle WOZ-objecten dienen eind februari beschikt en de gecombineerde aanslag opgelegd te zijn; de overige 5% eind maart.
99% Gerealiseerd
Gerealiseerd
Alle overige heffingen binnen 1 maand na aanlevering vanuit de gemeenten Procesactiviteit: Afwikkeling WOZ-bezwaren Kwaliteitskenmerk: Afhandeling van de WOZ-bezwaren binnen bepaalde termijnen Afhandelen van de WOZ-bezwaren binnen 12 weken.
27%
33%
Wat deden we daarvoor bij het proces Waarderen? Het jaar 2022 heeft in het teken gestaan van de inrichting van het nieuwe waarderingsmodel waardoor het voor 1 oktober niet mogelijk is gebleken om 70% van de herwaardering gereed te hebben. De gehele conversie en modelinrichting is zoveel mogelijk door eigen medewerkers uitgevoerd. In 2023 zal nog een gedeelte modelinrichting worden uitgevoerd voor de niet-woningen. Ook zullen de woningmodellen worden verfijnd. De eis dat op 1 december minstens 90% van alle WOZ-objecten gefiatteerd moeten zijn, is wel gerealiseerd. De Waarderingskamer heeft dit als eis opgenomen om de eindcontroles uit te kunnen voeren. Daarnaast moeten onze deelnemers op basis van de gefiatteerde waarden de tarieven gaan vaststellen. De procesteams streven ernaar om meer dan 95% van de WOZ-waarden gefiatteerd te hebben voor het
Jaarstukken 2022
7
opleggen van het grote kohier in februari. Ook is dit mede van belang voor het halen van het oordeel "goed” van de Waarderingskamer. In het voorjaar is de nieuwe Waarderingsapplicatie geïmplementeerd en zijn er 2 conversies geweest voor de oude belastingapplicatie en de nieuwe applicatie in het najaar. Hierdoor zijn vertragingen opgetreden voor de herwaardering en de bezwarenafhandeling. Per deelgemeente was het in november een week niet mogelijk werkzaamheden uit te voeren en voor Utrecht was dit drie weken. De uiteindelijke conversie is in de eerste week van januari 2023 succesvol afgerond. De applicaties zijn als gestandaardiseerde processen ingericht. Op basis van de bijbehorende werkwijze zal de interne beheersing van het WOZ proces opnieuw beoordeeld worden en mogelijke efficiëntie verbeteringen worden doorgevoerd. Koop-en huurinlichtingformulieren Door de overgang naar een nieuw belasting- en waarderingssysteem zijn achterstanden ontstaan in het opvragen van koop- en huurinlichtingenformulieren. De formulieren moeten ook vanuit de taxateurs verstuurd worden voor onderbouwing van de huurcijfers en transacties en afstemming van de modelwaarden. Ook is dit van belang voor de controle op de interne beheersingsprotocollen van de Waarderingskamer. De achterstanden worden in 2023 opgepakt.
Vernieuwd taxatieverslag woningen en verantwoordingsdocument voor meer transparantie Het nieuwe taxatieverslag laat op zich wachten. Op dit moment is nog onduidelijk wanneer het nieuwe taxatieverslag verplicht zal worden gesteld door de Waarderingskamer. Onze belastingapplicatie, waaruit het taxatieverslag verstuurd zal worden, is op dit moment nog niet ingericht met het vernieuwde taxatieverslag. Op dit moment is het standaard taxatieverslag wel aangepast met de secundaire kenmerken onderhoud en voorzieningen. De waarderingsapplicatie is op dit moment nog niet voorbereid op het verantwoordingsdocument, waardoor dit vertraging oploopt. Veldcontroles De nieuwe waarderingsapplicatie biedt de mogelijkheid om veldcontroles real-time uit te voeren. In 2022 hebben deze controles door de taxateurs niet plaatsgevonden vanwege de implementatie van de nieuwe applicatie en de modelinrichting. In het voorjaar 2023 zal dit van start gaan. Dit komt de basis van onze waardering ten goede, want de kenmerken zijn dan up-to-date. Op locatie bij de deelnemers Na het versturen van het februari-kohier 2022 zijn de taxateurs weer ingezet om op locatie bij onze deelnemers vragen te beantwoorden van burgers en bedrijven. Dit jaar hoefden wij geen rekening te houden met de corona maatregelen. Capaciteit Waardebepaling Het beheersgebied van BghU groeit jaarlijks met ca.
5000 objecten door nieuwbouw van woningen en nietwoningen of transformaties van gebouwen. Daarnaast zijn er nog de nodige kenmerk-wijzigingen door verbouwingen, zowel met verplichte wabo's of vrijgestelde verbouwingen. Alle kennis en kunde is op dit moment belegd binnen het proces Waarderen maar door openstaande vacatures, jaarlijkse (deel)objectengroei, meer bezwaren door NcNp-bureaus en meer beroepen NcNp, is er een grote mate van kwetsbaarheid. Door de vacatures is er amper capaciteit om medewerkers goed in te werken en zich te laten ontwikkelen. De permanente educatie voor de 12 NRVT- taxateurs vergt al zeer veel tijd, daardoor wordt er op het bezwarenproces veel ingehuurd. 12 Taxateurs staan ingeschreven in het NRVT-register. Zoals elk jaar volgen deze taxateurs de verplichte permanente educatie. Twee taxateurs volgen een opleiding voor SVM-taxateur. In augustus heeft een ervaren taxateur onze organisatie verlaten en het blijkt (landelijk) dat het op dit moment erg lastig is om dit type specialistische vacatures in te kunnen vullen. Ook 2 woningtaxateurs hebben onze organisatie verlaten voor een carrière-switch. Voor wat betreft het bezwarenproces is het team medio 2022 uitgebreid met 1,1 fte.
Jaarstukken 2022
8
WOZ bezwaren Ondanks dat in 2022 minder WOZ bezwaren zijn binnengekomen is het aandeel NcNp nog steeds hoger dan door belanghebbenden zelf ingediend. In 2022 was het percentage afgehandelde bezwaren lager dan in 2021. De belangrijkste oorzaak is de eerste conversie geweest van de waarderingsapplicatie in het voorjaar 2022. Daarbij werd de oude waarderingsapplicatie omgezet naar de nieuwe waarderingsapplicatie. Hierbij konden de bezwaren in deze periode niet in het systeem worden afgehandeld. Dit vereist in de dagelijkse praktijk een grotere inzet aan de administratieve voorkant van het proces. BghU moet bij NcNp-bezwaren meer controleren op machtigingen en uittreksels van de Kamer van Koophandel. Daarnaast is meer inzet nodig voor bijvoorbeeld hoorzittingen. Elke gemiste formaliteit is een risico voor een proceskostenvergoeding. In 2022 zijn er zo'n 970 stuks extra grieven ingediend tegen een onderdeel uit de verordeningen. Deze aantallen dienden extra behandeld te worden gelet op formele aspecten. De nieuwe belasting- en waarderingsapplicatie zal ons meer inzichten verschaffen op welke grieven en in welke gebieden de bezwaren worden ingediend zodat we hier een betere analyse kunnen uitvoeren in de komende jaren. De afgelopen jaren zijn twee onderzoeksrapporten opgesteld naar de werkwijze van de NcNp-bedrijven. Wetgeving zal de komende jaren uitblijven.
We hopen door op locatie bij onze deelnemers aanwezig te zijn, actief de burgers en ondernemers te kunnen spreken en uitleg te geven over de totstandkoming van de waarden en waar nodig een bezwaar direct op te kunnen pakken. BghU streeft naar een steeds verdere verbetering van de primaire en secundaire objectkenmerken, we hopen te starten met voormeldingen vanaf het najaar 2023 en we blijven zoeken naar manieren om de instroom van bezwaren van NcNp-bedrijven verder in te perken. Aantallen objecten in bezwaar
Totaal ontvangen Belanghebbende zelf
Gebied
woning
Gemachtigde
niet-woning
woning
nietwoning
Totaal
UTRECHT CENTRUM
489
572
UTRECHT LEIDSCHE RIJN
470
664
UTRECHT NOORD
303
298
UTRECHT OOST
118
273
UTRECHT WEST
167
252
UTRECHT ZUID
234
300
Totaal
1781
169
2471
506
4927
Lopik
139
13
189
6
347
Bunnik
103
9
153
9
274
De Bilt
239
15
306
31
591
Houten
242
36
352
32
662
Nieuwegein
1107
59
542
121
1829
Stichtse Vecht
283
22
404
24
733
Utrechtse Heuvelrug
208
19
312
33
572
Zeist
314
20
623
126
1083
Eindtotaal
4416
362
5352
888
11018
Jaarstukken 2022
9
Bezwaren
Realisatie 2022 bezwaren
objecten
Realisatie 2021
Ambtshalve objecten
bezwaren
objecten
Ambtshalve objecten
Woningen Belanghebbende zelf
3889
3789
627
3.682
4.433
1.277
NcNp
3750
4532
116
4.989
5.974
3
Adviesbureau's
8
340
8
11
42
Overig
69
356
627
41
61
7.716
9.017
751
8.723
10.510
1.280
Totaal woningen
Niet-woningen Belanghebbende zelf
295
308
54
316
442
77
NcNp
291
572
12
453
910
11
Adviesbureau's
69
202
10
134
295
2
Overig
27
92
54
30
62
Totaal niet-woningen
682
1174
76
933
1.709
90
Totaal
8.398
10.191
827
9.656
12.219
1.370
Wat heeft het gekost? Onderstaand overzicht laat de kosten zien voor het procesteam Databeheer en Waardebepaling. De personele lasten zijn toegerekend op basis van feitelijke uitgaven, de overige kosten op basis van een directe koppeling van de geleverde diensten in het kader van dit onderdeel.
Jaarstukken 2022
10
1.1.2 Kernproces Dienstverlening en invordering Het procesonderdeel dienstverlening en invordering draagt zorg voor een juiste, tijdige en volledige afhandeling van de klantvragen/klantreacties. Dit gaat bijvoorbeeld over de vragen die telefonisch gesteld worden, via de website of schriftelijk per post. Daarnaast draagt dit procesteam zorg voor het tijdig innen van de openstaande saldi en worden bezwaren afgehandeld. In de begroting 2021 was vorderen op maat nog als zelfstandig procesonderdeel opgenomen. Vanwege het kop-staartproces van onze dienstverlening, waar de laatste fase van de invordering integraal bij hoort, is deze in de verantwoording (net als in eerdere bestuursrapportages) als onderdeel van het kernproces dienstverlening en invordering weergegeven.
Wat wilden we bereiken? Doelstellingen 2022
Realisatie 2022
Kwaliteit dienstverlening Verdere ontwikkeling van de medewerkers dienstverlening door gerichte training (benaderen klanten, opstellen schriftelijke communicatie, etc.).
Een drietal medewerkers zit in de afrondende fase van een gecertificeerde vakopleiding m.b.t.de invordering. Tevens is een aantal medewerkers reeds begonnen met deelname aan de methode van de Strengthsfinder (Gallup). Op basis van persoonlijke ontwikkeling is al een coachingstraject aangeboden. Uiteraard is de doorontwikkeling van de medewerkers een voortdurend proces. Eén van de coördinatoren volgt een training m.b.t het archief. Wat we verder in 2022 hebben gedaan om de kwaliteit van de dienstverlening te verbeteren, leest u onder het kopje “Wat deden we daarvoor”.
Het verder versterken van de kwaliteit van de dienstverlening.
Vooruitlopend op een klanttevredenheidsonderzoek is in 2022 gestart met het inhuren van een communicatieadviseur voor het optimaal benutten van onze kanalen. Met de opgedane kennis worden teksten aangepast op onze website en worden mogelijkheden verkend om het aantal bezoekers bij “BghU op locatie” te verhogen en om meer WOZ-bezwaren direct via BghU af te handelen. Dit alles om inwoners zo goed mogelijk te ondersteunen. Wat we verder in 2022 hebben gedaan om de kwaliteit van de dienstverlening te verbeteren, leest u onder het kopje “Wat deden we daarvoor”.
Verbeteren van onze huidige kwaliteitscontroles.
-Doorlopend programma. -Gestart is met het bouwen van nieuwe tools waarmee we kwalitatief betere sturingsinformatie kunnen genereren. -Tevens hebben we met inzet van data-analyses op detailniveau ingezoomd op onze data en met de conclusies verbeteringen doorgevoerd. Zo pakken de deurwaarders gezamenlijk invorderingsacties op en streven we naar een zo hoog mogelijk thuistrefpercentage om het persoonlijk contact tot stand te brengen.
Versterken zelfredzaamheid belastingplichtige Het aanscherpen van onze schriftelijke communicatie met als doelstelling dat de schriftelijke communicatie voor iedere belastingplichtige eenduidig geïnterpreteerd kan worden en daarmee duidelijk is.
Voortdurend proces, onder het kopje ‘Wat deden we daarvoor’ vindt u een verdere toelichting. We hebben de afgelopen periode brieven aangeleverd aan onze nieuwe leverancier en daarvoor zijn de nodige (ook inhoudelijke) aanpassingen geweest in het voordeel van de belanghebbende. Om de verbeteringen door te voeren, hebben we gebruik gemaakt van de expertise van bureau Taal.
Jaarstukken 2022
11
Interne samenwerking Leren van onze “fouten” door veelvuldige communicatie in en tussen de procesteams.
Op het gebied van de interne samenwerking zijn er stappen gezet door input vanuit de burgers en bedrijven in te zetten voor verbetering. Onderlinge uitwisseling met Databeheer gaat een structureel karakter krijgen.
Dwanginvordering Door eerder en gerichte stappen te zetten in het invorderingsproces is het streven om het aantal vorderingen te incasseren via de deurwaarder te verlagen.
Doorlopend proces, in de toelichting onder ‘Wat deden we daarvoor’ vindt u een meer gedetailleerde beschrijving.
Kwaliteitsnormen 2022 Dienstverlening BghU Zoals voorgenomen voor het uitvoeringsprotocol 2022. Telefonische dienstverlening Doelstelling 2022
Realisatie 2022
Realisatie 2021
Realisatie 2020
Procesactiviteit: Communicatie (telefonisch) Kwaliteitskenmerk: Op een vriendelijke en professionele wijze de klant te woord staan. Binnen 60 seconden de telefoon opnemen
47%
58%
62%
Maximaal 1x doorverbinden
99%
99%
99%
Terugbelafspraak binnen twee werkdagen
97%
98%
98%
In het jaar 2022 lag het maandelijkse aanbod iets lager in vergelijking met voorgaande jaren. Dit vanwege een stevige inzet om werkvoorraden weg te werken voor de migratie naar een nieuw systeem. Een groter aantal burgers had sneller uitsluitsel over het gedane verzoek, wat herhaalverkeer heeft voorkomen. Wel zagen we een stijging in de gemiddelde wachttijden. Deels vanwege een overgang naar een nieuwe telefoonleverancier en de implementatie daarvan en deels vanwege een structureel hoog ziekteverzuim, waarbij de roosters voor de bemensing aan de telefoon lastig rond te krijgen was. Na de pandemie piek hebben de medewerkers de draad weer opgepakt door in ieder geval twee dagen per week op kantoor te komen i.p.v. alleen thuiswerken. Daarmee verbeterde de onderlinge samenhang, was er meer ruggenspraak met collega’s en daardoor ook een kwaliteitsimpuls omdat verbeteringen makkelijker tot stand werden gebracht. Dit kwam de dienstverlening ten goede.
Afwikkelingen bezwaren Doelstelling 2022
Realisatie 2022
Realisatie 2021
Realisatie 2020
Procesactiviteit: Verzoek, bezwaar en beroepsschriften Kwaliteitskenmerk: Afwikkelen binnen wettelijke gestelde termijnen Heffingsbezwaren binnen < 6 weken
63%
77%
88%
Parkeren binnen < 6 weken
23%
22%
22%
Het aantal bezwaarschriften 2022 is ten opzichte van 2021 licht gedaald maar dat heeft mede te maken met de freeze waardoor er nog aanslagen op te leggen zijn. In 2022 is 63% van de binnengekomen bezwaren binnen zes weken afgehandeld, wat een minder goede score is dan die in voorgaande jaren. Dit is te verklaren doordat er meer aanslagen zijn opgelegd, een hoger
Jaarstukken 2022
12
ziekteverzuim waardoor er meer medewerkers mee moesten draaien in het rooster aan de telefoon en dus minder capaciteit beschikbaar voor de afhandeling. Ontwikkelingen rondom de bezwaarschriften Met Utrecht (de parkeerbezwaren) is afgesproken dat BghU in een eerder stadium op de hoogte wordt gesteld van besluitvorming als het gaat om intensivering scannen en uitbreiding parkeergebied, zodat BghU conform het Uitvoeringsprotocol kan anticiperen op de uitvoeringsconsequenties. De eerdere conclusies die zijn getrokken uit de analyse van de bezwaargrieven hebben al zaken in beweging gezet bij VTH/Utrecht met als doelstelling om te voorkomen dat er onnodig naheffingen worden opgelegd. De eerste effecten zijn zichtbaar wat betreft instroom specifieke grieven. Daarmee worden ook onnodige invorderingsmaatregelen voorkomen. Innen en Invordering Doelstelling 2022
Realisatie 2022
Realisatie 2021
Realisatie 2020
Procesactiviteit: Invorderingsmaatregelen Kwaliteitskenmerk: Nastreven van de volledige betaling van de belastingaanslagen < 3% van de vorderingen ouder dan 1 jaar
-
3%
3%
< 1% van de vorderingen ouder dan 18 maanden
-
0,62%
0,52%
< 0,01 ouder dan 3 jaar
-
0,15%
0,12%
Helaas is het op het moment van het schrijven van dit verslag door de implementatie van de nieuwe applicatie nog niet mogelijk deze percentages te berekenen. Eind juni 2023 zullen we hierop terugkomen. Er is geen aanleiding om aan te nemen dat we in 2022 deze doelstellingen niet hebben gehaald. De doelstelling voor het inningsproces is dat 97% van alle in een kalenderjaar opgelegde aanslagen geïnd zijn. Die doelstelling is in 2022 daarmee bereikt. Binnen de invordering hebben we gekeken naar de effectiviteit van de dwanginvorderingsmaatregelen en hoe we die kunnen verhogen. De insteek is om bij besluitvorming breder te kijken naar het volledige traject en de mogelijk consequenties voor belanghebbende mee te nemen bij dat besluit. Bijvoorbeeld als we al bij het afwijzende besluit op een kwijtscheldingsverzoek zien dat iemand een kleine financiële buffer overhoudt na het betalen van diens BghU-aanslag, proberen we op dat moment al in contact te komen om verdere problemen te voorkomen. Die lijn met als sleutel “persoonlijk contact” zullen we in 2023 doortrekken. Duidelijk is wel dat op dit moment een vergelijk tussen 2021 en 2022 niet goed te maken is aangezien we in september 2022 de laatste producties hebben gedraaid wat betreft herinneringen, aanmaningen, dwangbevelen en hernieuwde bevelen.
Daarna is dit proces tijdelijk stil komen te liggen door de freeze, de softwareovergang. Uiteraard zijn er na de freeze wel acties vanuit de binnendienst en deurwaardersbezoeken geweest met de lopende zaken, maar de grote producties zullen medio februari 2023 weer gedraaid gaan worden en daarmee wordt de invordering ter hand genomen.
Jaarstukken 2022
13
Kwijtschelding Doelstelling
Realisatie 2022
Realisatie 2021
Realisatie 2020
31%
61%
63%
Procesactiviteit: Aanvragen kwijtschelding Kwaliteitskenmerk: Correcte en tijdige uitspraken Afwikkelen binnen 8 weken
Het aantal kwijtscheldingsverzoeken in 2022 is gedaald ten opzichte van 2021, mogelijk doordat er weer meer mensen aan het werk zijn gegaan (lagere werkeloosheid) en dus minder kwijtschelding aanvragen. Daarnaast zijn in 2022 minder mensen in de invordering terecht gekomen, o.a. door de freeze, de overgang van Centric naar GouwIT, hetgeen van invloed is op het aantal ingediende kwijtscheldingsverzoeken. Door de werkdruk (veel openstaande kwijtscheldingsverzoeken handmatig in het nieuwe systeem te zetten en in beginsel geen verzoeken kunnen oppakken) en een hoog ziekteverzuim hebben we door een gedeeltelijke extra uitbesteding van de afhandeling van kwijtscheldingsverzoeken toch nog een versnelling van de afhandeling getracht te bewerkstelligen, echter het blijft ruim achter wat betreft de eigen doelstelling, afwikkelen van een verzoek binnen 8 weken.
Wat deden we daarvoor? De klant bedienen Naast het continue verbeteren van de brieven, o.a. naar aanleiding van signalen van burgers/bedrijven, hebben we ook de chatbot en live chat gebruikt. Voor het verbeteren van de brieven hebben we ook in 2022 weer expertise ingehuurd om de kwaliteit te borgen en in te spelen op de behoefte van de belanghebbenden. Werken vanuit data In 2022 zijn diverse stappen gemaakt met data-analyses. Op basis hiervan wordt o.a.na de verzending van de aanslagen op gemeentelijke locaties waar in de omgeving veel kwijtschelding verzocht wordt, ondersteuning geboden voor vragenbeantwoording en bij het invullen van een kwijtscheldingsformulier. Op basis van postcodegebied wordt de omvang van bezwaren geanalyseerd om vervolgens, rekening houdend met informatieveiligheid, in contact te komen met hen. Verder hebben de deurwaarders een aantal acties ondernomen door op basis van de data gezamenlijk een postcodegebied te bezoeken, om naast het innen van de gelden ook meer in contact te komen met de belanghebbenden. We hebben periodiek overleg met de externe partij die we inzetten i.v.m. deurwaarderswerkzaamheden buiten het beheersgebied (ook buitenland) en het afhandelen van kwijtscheldingsverzoeken. Communicatie & archief Communicatie BghU heeft veel communicatie zowel intern als extern.
Die communicatie gaat een steeds grotere rol spelen daarom is er meer behoefte aan expertise op dat vlak. Te denken valt o.a. aan communicatie richting bestuur en deelnemers, redigeren van brieven/mailingen/aanslagen (b1 niveau), beheer en doorontwikkeling website en intranet, social media monitoren, het opzetten van een kennisbank en aan arbeidsmarktcommunicatie. Op basis van intern onderzoek zijn de volgende speerpunten benoemd, te weten: • De instroom van WOZ-bezwaren via een No-cure-No-pay bureau (NcNp) terugdringen, met heldere communicatie vanuit BghU. Dit i.v.m. de oplopende proceskostenvergoedingen maar ook vanuit oogpunt belanghebbenden. • Het ophogen van de bezoekersaantallen bij BghU op locatie. BghU gaat ieder jaar op locatie na de aanslagoplegging. Dit om de belanghebbenden in de gelegenheid te stellen om zich te laten helpen bij het invullen van een kwijtscheldingsformulier maar ook om vragen te beantwoorden die betrekking hebben op de WOZ-waarde van de woning. Gebleken is dat als een belanghebbende rechtstreeks in bezwaar komt bij BghU, het bezwaar in 34% van de gevallen gegrond wordt verklaard in tegenstelling tot 20% via een NcNp-bureau. Dit positieve resultaat
Jaarstukken 2022
14
wordt o.a. beïnvloed door het directe contact met de taxateur over het dossier van de belanghebbende. Het loont dus voor een belanghebbende om rechtsreeks in contact te komen met BghU. Om de bezoekersaantallen omhoog te krijgen, geeft de ingehuurde communicatieadviseur ons inzicht en advies over hoe dat te bewerkstelligen. Die adviezen zetten we om in informatie voor op de website, aanslagbiljet en de lokale kranten. Archief De coördinator die momenteel zowel belast is met de communicatie- als met de archieftaak is in 2022 gestart met een training recordmanagement/informatiebeheer. Dit om meer inzicht te krijgen in de archieftaken van BghU, de regelgeving en de benodigde praktische kennis. In 2022 is bij de inrichting van het belastingsysteem van GouwIT voorgesorteerd op zaakgericht werken. Hierdoor wordt de basis gelegd voor een betere grip op het informatiebeheer. Deze stappen zullen in 2023 vervolg krijgen. Om de reguliere taken die toenemen uit te laten voeren is structurele inzet van een communicatieadviseur wenselijk. Afgelopen jaar is voor specifieke opdrachten een communicatieadviseur ingehuurd en is inzet van structurele formatie hiertoe onderzocht. De thans beschikbare gelden blijken ontoereikend te zijn. Proceskostenvergoeding De laatste jaren laten een verschuiving zien van meer ingediende bezwaren door de NcNp-bureaus.
Dit kost niet alleen meer tijd in de bezwaarafhandeling (elk ingediend bezwaar is een hoorzitting) maar ook de administratieve belasting is enorm. Eveneens kost elke waardevermindering de organisatie proceskostenvergoeding. De proceskostenvergoeding 2022 bedraagt ruim € 950.000. Totale materiele lasten BghU Begroting
Realisatie
Aandeel proceskosten % begroot
% realisatie
boekjaar 2014
€
5.701.000
€
5.304.543
3,6%
4,4%
boekjaar 2015
€
5.282.000
€
6.105.231
5,0%
3,9%
boekjaar 2016
€
5.218.000
€
5.273.000
3,9%
6,3%
boekjaar 2017
€
5.626.000
€
5.448.608
5,8%
6,8%
boekjaar 2018
€
5.592.000
€
5.756.712
6,5%
6,4%
boekjaar 2019
€
5.681.000
€
5.921.396
7,5%
11,0%
boekjaar 2020
€
6.181.000
€
6.054.058
11,3%
13,6%
Boekjaar 2021
€
5.759.000
€
5.205.659
13,9%
21,1%
Boekjaar 2022
€
8.224.000
€
7.085.018
13,4%
13,4%
Jaarstukken 2022
15
Wat heeft het gekost? Onderstaand overzicht laat de kosten zien voor het procesteam Dienstverlening en Invordering. De personele lasten zijn toegerekend op basis van feitelijke uitgaven, de overige kosten op basis van een directe koppeling van de geleverde diensten in het kader van dit onderdeel.
Jaarstukken 2022
16
1.1.3 Ondersteunende processen De ondersteunende processen hebben als doelstelling het adviseren, ondersteunen en ontzorgen van de deelnemers rond het belastingproces. Hierdoor zijn de deelnemers in staat om rechtsgeldige belastingverordeningen en tarieven vast te stellen en zijn zij “verzekerd” van de geraamde belastingopbrengsten. Daarnaast vallen hier de ondersteunende activiteiten onder ten behoeve van het primaire proces. De directie, de staf en alle overige ondersteunende activiteiten ten behoeve van het primaire proces zijn binnen dit onderdeel ondergebracht. Hieronder vallen de taken met betrekking tot de interne bedrijfsvoering, de interne controlewerkzaamheden, de financiële administratie, de informatie en communicatietechnologie, communicatie en de HRM-werkzaamheden.
Wat wilden we bereiken? Voor de ondersteunende processen staat het maximaal ondersteunen van de primaire processen centraal. Dat betekent dat we op hoofdlijnen ook in 2022 de volgende taken hebben: 1. We monitoren de uitvoering van het Uitvoeringsprotocol en rapporteren daarover via onder meer de voortgangsrapportages; 2. We werken met nieuwe software vanuit het inkoop- en aanbestedingstraject 2021 e.v. 3. We zorgen voor een actuele, klantvriendelijke website (bijdrage aan zo veel mogelijk selfservice) 4. We maken en houden het archief op orde, in samenspraak met de afdeling Dienstverlening. 5. We zorgen dat BghU voldoet aan nieuwe en gewijzigde wet- en regelgeving 6. We gaan aan de slag met de beeldbepaling continuïteit huisvesting lange termijn 7. We blijven aantoonbaar in control aan de hand van het interne control framework.
Wat deden we daarvoor? De volgende activiteiten ontwikkelden we binnen de huidige formatie en bezetting en beschikbare adviesbudgetten. Deze activiteiten vroegen geen uitbreidingen van formatie of materiële budgetten: 1. Jaarlijkse evaluatie met de deelnemers. Dit wordt verzorgd door de regiefunctionaris. 2. N.a.v. de aanbesteding software volgt kennisontwikkeling gebruik diverse software en koppelvlakken, inwerken in kennisplatform en netwerkverbanden en aangetoonde vakbekwaamheid, het generen van stuurinformatie, etc. 3. Met externe expertise website beoordelen op hoger bereik selfservice en blijvend voldoen aan wet- en regelgeving met vervolgens plan van aanpak voor uitvoering verbeteren website. 4. Uitvoering geven aan verbeterpunten HUA en kennis ontwikkelen (2021, 2022) a. Elektronische Publicaties (GR-aanmelding in register, gebruik KOOP) b. Bijhouden wet- en regelgeving en jurisprudentie voor het volgen van opleidingen en interne educatie (afdelingen), c. Klachtenverordening actueel en jaarlijkse rapportage, d. Het beleggen en vastleggen van maatregelen in het ISMS (kwantitatief en kwalitatief) voor de CISO, FG, PO en overige verantwoordelijken voldoen, e. Bijdrage aan uitvoeringsgevolgen bij wijzigingen beleid gemeente- en waterschapsheffingen. 5. Onderzoek evaluatie huisvesting i.s.m. gemeente Utrecht 6.
Deelnemers informatie: inzet business intelligence tool en kennis paraat 7. Na de eerste rechtmatigheidsverklaring van het bestuur in 2021 werken we in 2022 verder aan het interne beheersingsraamwerk. Daarin betrekken we ook de rapporten van externe auditors (Waarderingskamer, Ensia) en de vanzelfsprekend de accountant. 8. In 2021 evalueren we de kostenverdeelsystematiek. Eventuele wijzigingen die daaruit volgen worden van kracht in 2022. Mocht de evaluatie tot wijzigingen leiden, is 2022 het eerste jaar waarin deze wijzigingen van kracht worden.
9. BghU onderzoekt de mogelijkheden om de planning en controlstukken op een andere manier aan haar deelnemers
te
presenteren.
Dit
zou
voor
het
eerst
zichtbaar
moeten
zijn
in
2022.
1. Jaarlijkse evaluatie met de deelnemers Jaarlijks wordt samen met de regiefunctionarissen het geldende uitvoeringsprotocol geëvalueerd. Het uitvoeringsprotocol 2022 wordt geëvalueerd in de eerste regievergadering 2023 en daarna met eventuele wijzigingen vastgelegd.
Jaarstukken 2022
17
De communicatie en informatieverstrekking via de regielijn verloopt goed. Er is een nadrukkelijke, zo niet noodzakelijke, steeds groter wordende behoefte aan advies en begeleiding vanuit BghU voor ieders besluitvormingsproces ervaren. Ook wordt opgemerkt dat in tegenstelling tot andere jaren veel tijd is opgegaan aan informatieverstrekking in verband met de gevolgen van in de gemeente Utrecht en waterschap HDSR aangenomen moties in verband met de tussentijdse vermindering van belastingaanslagen bij wijziging van een huishouden in de loop van een jaar van meer naar minder personen, de aanpassing van de Gemeenschappelijke Regeling en het vertalen van de nieuwe wetgeving op het gebied van het verlenen van kwijtschelding naar eensluidende regelgeving op deelnemersniveau. 1. Kennisontwikkeling naar aanleiding nieuwe software Voor de implementatie van de nieuwe software zijn vele kennissessies gehouden en key-users aangesteld. De controle op werking conform het programma van eisen vindt momenteel nog plaats. 2. Verbetering website Met een externe communicatieadviseur zijn de diverse teksten van de website aangepast, eenduidiger gemaakt en daar waar nodig anders geformuleerd ten behoeve van meer logica voor de belanghebbenden. Tevens hebben we het digitaal loket meer aangesloten op de look & feel van de website waardoor de belanghebbenden. 3. Verbeterpunten HUA 4a.
Elektronische Publicaties (GR-aanmelding in register, gebruik KOOP) In 2022 heeft BghU voldaan aan alle gestelde voorwaarden wat betreft overheidspublicaties m.b.t. de GR en KOOP. 4b. Bijhouden wet- en regelgeving en jurisprudentie voor het volgen van opleidingen en interne educatie (afdelingen): In het kader van de leges is een cursus gevolgd door een aantal medewerkers over de gevolgen van de Omgevingswet voor de legesheffing. Alleen in januari 2022 is een keer een interne cursus gegeven over hoe om te gaan met de wijze waarop al dan niet ontheffing c.q. vermindering wordt verleend voor de afvalstoffen- en zuiveringsheffing. 4c. Klachtenafhandeling Jaarlijks rapporteert de klachtencoördinator over de ontvangen klachten van het voorbije jaar. Deze klachtenrapportage wordt aangeboden in de eerste bestuursvergadering van het nieuwe jaar. Het aantal klachten in 2022 is zo goed als gelijk aan het aantal ten opzichte van het vorige jaar. Voor nadere informatie wordt verwezen naar genoemde klachtenrapportage. 4d. Vastleggen van maatregelen in het ISMS Naar aanleiding van het gehouden BIO-onderzoek worden de hieruit voortgekomen maatregelen belegd, vastgesteld en verwerkt in het ISMS (Information Security Management System).
4e Bijdrage aan uitvoeringsgevolgen bij wijzigingen beleid gemeente- en waterschapsheffingen Er is bijgedragen aan het begeleiden en voorbereiden van beleidswijzigingen, en aan de uitvoeringsgevolgen van het wetsvoorstel aanpassing belastingstelsel waterschappen. De beleidswijzigingen die zijn doorgevoerd betreffen het verwerken van een aantal moties van gemeente Utrecht en HDSR op het punt van eerlijker heffen als wijzigingen plaats vinden in de samenstelling van het huishouden (van een meerpersoonshuishouden naar een eenpersoonshuishouden bij de afvalstoffen- en zuiveringsheffing en in voorkomende gevallen bij de rioolheffing). Deze wijzigingen zijn onder begeleiding van BghU bij alle deelnemers doorgevoerd en heeft daardoor weer voor eenduidigheid in uitvoerig gezorgd. Verder geldt dat op basis van ons advies door elke deelnemer de kwijtscheldingsregeling op dezelfde wijze is aangepast aan de mogelijkheid om de vermogensnorm voor de kwijtschelding van lokale belastingen te verhogen. Hierdoor is de dienstverlening tevens eensluidend voor alle inwoners. 5. Huisvesting BghU heeft met gemeente Utrecht de huisvesting en dienstverlening geëvalueerd en is over het algemeen tevreden. Er is een aantal punten aangekaart die in 2023 de nodige aandacht vereisen. Het betreft met
Jaarstukken 2022
18
name sinds corona een gewenste herinrichting van de ruimtes die aansluit op het nieuwe werken waartoe gemeente Utrecht het stadskantoor opnieuw inricht. BghU maakt dankbaar gebruik van de door Utrecht aangeboden projectbegeleiding en -inrichting alsware BghU een eigen bedrijfsonderdeel is. Verder is een onderwerp van gesprek de kwetsbare informatiebeveiliging door algemene toegang tot onze etages voor alle medewerkers van Utrecht en overige huurders. 6. Deelnemers informatie: inzet business intelligence tool en kennis paraat De bron van de benodigde informatie voor de deelnemers ligt in de kernapplicaties van BghU en het bronhouderschap WOZ. De implementatie van de kernapplicaties is zo goed als afgerond en BghU is samen met de leveranciers de informatievoorziening voor de deelnemers aan het organiseren. Medio februari 2023 wordt de informatie-uitwisseling weer gestart en deze zal in de loop van 2023 doorontwikkeld worden, waarbij gezocht wordt naar een duurzame en applicatieonafhankelijke oplossing, rekening houdend met de Common ground-principes. Doel is de databehoefte met een business intelligence tool te ontsluiten en aan de deelnemers beschikbaar te stellen. Hierbij zal de verkenning van self-service een belangrijke rol spelen. 7.
Rechtmatigheidsverklaring Na de eerste rechtmatigheidsverklaring van het bestuur in 2021 hebben we in 2022 gewerkt de rapporten van externe auditors (Waarderingskamer, Ensia) en de aandachtspunten vanuit het accountantsverslag 2021 met betrekking tot de aanbestedingsprocedures. De verplichting van een rechtmatigheidsverklaring is uitgesteld waardoor over dit boekjaar deze verklaring nog door de accountant wordt verstrekt. 8 Kostenverdeelsystematiek (bijdrage verordening) De kostenverdeelsystematiek is in 2021herijkt. Deze evaluatie is gehouden in 2017 en in 2021. Besloten is geen grote veranderingen te willen, maar wel een transparante en verantwoorde verdeelsystematiek. Begin 2022 is de historische totstandkoming van de kostenverdeling uiteengezet en kennis van genomen. Tevens is besloten om de begroting vanaf 2023 op te stellen op basis van 5 (uitvoering wet WOZ, heffen innen, klantcontact en overhead) in plaats van de huidige 3 programma’s (databeheer, dienstverlening en overhead) en daarbij uit te gaan van een kostenverdeling op basis van de verdeelsleutels. Besloten is de kostenverdeelsystematiek niet meer standaard eens in de vier jaar te herijken maar alleen bij wijziging van het belastingstelsel en in geval van toetreding. 9.
Presentatie van Planning en Controlstukken Door wisselingen van Business Controller is het in 2022 niet gelukt aandacht te besteden aan de wijze van presenteren van de Planning en Controlestukken.
Transitie ICT-landschap In 2022 heeft de transitie plaatsgevonden van de vier kernapplicaties Belastingen (GouwIT), Waarderingsapplicatie (4Value), BAG-applicatie (Processfive), ESB (EnableU). Alle vier de applicaties zijn in 2022 succesvol geïmplementeerd en in productie genomen. De totale kosten van de aanschaf en onderhoud hebben, ten opzichte van de gemaakte kosten in 2022, een positief resultaat opgeleverd op basis van de geschatte aanschafkosten maar ook in de onderhoudskosten die voor het eerst in 2023 tot uiting zal komen in de rekening. Voor 2022 heeft dit een positief resultaat opgeleverd van bijna € 240.000. In 2022 is tevens gestart met de aanbesteding van het ICT-beheer inclusief werkplek hardware. In de bestuursvergadering van 1 april 2021l is onder anderen het transitievoorstel voor het ICT-beheer vastgesteld. Daarin is in detail opgenomen welke bedragen noodzakelijk zijn voor de overgang naar een nieuwe ICT-beheerder (hosting-partij). In het voorstel is opgenomen dat de op het moment van schrijven inzichtelijke lasten van 2022 en 2023 worden uitgewerkt in de begroting 2022. Middels een begrotingswijziging worden een gedeelte van de lasten overgeboekt naar 2023 omdat de doorloop en implementatie van deze werkzaamheden nog minimaal tot 31 december 2023 zullen voortduren.
Marktonderzoek over deze twee percelen geeft aan dat de geschatte kosten op dit moment binnen de begrote bedragen vallen. Niet valt uit te sluiten met de huidige inflatie en sterke kostenstijging van hardware en computerchips. 2022 liet hier dan ook een piek zien in verband met de tijdelijke overlap van
Jaarstukken 2022
19
systemen vanuit een continuïteitsprincipe. Verwachting is dat dit in mindere mate ook in 2023 zal gaan plaatsvinden.
Overige projecten Aanbesteding inhuur derden In 2022 is met succes een aanbesteding afgerond om rechtmatig personeel van derden in te huren. In deze aanbesteding zijn twee percelen uitgezet. Ten eerste inhuur van specialistische medewerkers (ICT, CISO, taxateurs, etc.) en medewerkers op niveau tot schaal 6 (uitzendkrachten). Voor het eerste perceel is gekozen voor een constructie waarin een broker de specialisten zoekt, contracteert, inzet bij BghU en de facturatie aan beide zijden op zich neemt. De opdracht is na aanbesteding gegund aan OneStop Sourcing. Het tweede perceel is ingevuld door Enginear. De aanbesteding is binnen de verwachte kosten afgehandeld. Aanbesteding scannen, print-en drukwerk In 2022 is gestart met de aanbesteding print- en drukwerk en scannen voor het printen van alle uitgaande fysieke stukken (aanslagen, uitspraken, herinneringen etc.) en het scannen van alle binnenkomende fysieke poststukken. Deze is eind 2022 in de markt gezet. Planning is dat in april de (nieuwe) leverancier bekend zal zijn en dat in juli 2023 de implementatie van de bestaande of nieuwe leverancier zal worden afgerond. Aanbesteding telefooncentrale Door het plotselinge stoppen van de dienstverlening van de leverancier van de telefooncentra zag BghU zich genoodzaakt om op basis van een korte marktverkenning een keus gemaakt moest worden voor een tijdelijke leverancier.
Dit was met name noodzakelijk om de dienstverlening van BghU niet in gevaar te brengen. Omdat er geen aanbesteding heeft plaatsgevonden is ervoor gekozen in overleg met de leverancier voor een kortlopend contract. In 2023 zal alsnog een aanbesteding gaan plaatsvinden om de rechtmatigheid te waarborgen. Algemeen projectenbudget Van de begrote € 300.000 projectenbudget 2022 is € 100.000 als extra budget aangewend voor het project Waarderingskamer Goed, boven op de door het bestuur BghU vastgestelde extra budget van
Jaarstukken 2022
20
€ 240.000. Van de resterende EUR 200.000 projectgelden is o.m. Oraclemigratie (€ 64.000), incidentele volledigheidscontrole Toeristenbelasting (€ 25.000), inrichting historieportaal plus documenten (€ 25.000) en tussentijdse aanpassing controle telefooncentrale (zie hiervoor) bekostigd naast nog een aantal kleinere projecten (tijdsregistratie en nazorg implementatie nieuwe huisbankier)
Wat heeft het gekost? Onderstaand overzicht laat de kosten zien voor de ondersteunende processen. De personele lasten zijn toegerekend op basis van feitelijke uitgaven, de overige kosten op basis van een directe koppeling van de geleverde diensten in het kader van dit onderdeel.
Nieuwe en gewijzigde wet- en regelgeving Rechtmatigheidsverantwoording De Eerste Kamer nam op 27 september jl. de Wet versterking Decentrale Rekenkamers aan. Daarmee gaat de wet waarschijnlijk op 1 januari 2023 van kracht. (Voor waterschappen geldt een latere ingangsdatum). Voor gemeenten betekent dit dat over het verslagjaar 2023 (in 2024) voor het eerst een rechtmatigheidsverantwoording wordt afgeven, waar voorheen deze taak bij de accountant lag. Dit heeft effect op de gemeentelijke verordeningen die gebaseerd zijn op art. 212 en 213 Gemeentewet. Naast de wetswijzing zal er nog onderliggende regelgeving moeten worden aangepast. Voor BghU betekent dit ook de financiële verordeningen en beleidsdocumenten te vergelijken met de beschikbare modelverordeningen voor mogelijke bestuurlijke besluitvorming. Gemeenschappelijke regeling (tweede wijziging) De tweede wijziging van de gemeenschappelijke regeling BghU 2020 is als zodanig besloten. De wijzigingen zijn met name naar aanleiding van de Wet open overheid, welke per 1 mei 2022 in werking trad, en de wijziging van de Wet gemeenschappelijke regelingen. Tevens is de tekst aangepast aan de huidige lichtere samenwerkingsvorm: de bedrijfsvoeringsorganisatie. De eerste wijziging betrof overigens uitbreiding van de bevoegdheid van het bestuur om deelname aan de werkgeversvereniging mogelijk te maken.
Leidraad invordering Vanwege wijzigingen in de Rijksleidraad is de Leidraad Invordering van BghU ook aangepast. Dit betreffen de jaarlijkse en landelijke wijzigingen.
Jaarstukken 2022
21
Jaarstukken 2022
22
Invorderingsrente Eerder was reeds besloten de in rekening te brengen invorderingsrente getrapt weer terug te brengen naar 4%. Dit percentage zal op 1 januari 2024 bereikt zijn. De staffel van het Rijk wordt hierin gevolgd, te weten 1% vanaf 1 januari 2022; 2% vanaf 1 juli 2022; 3% vanaf 1 januari 2023; en 4% vanaf 1 januari 2024. Verruimde vermogensnorm kwijtschelding van lokale belastingen Vanwege nadere regels over de vermogensnorm kwijtschelding zijn de deelnemers geadviseerd en is bij alle deelnemers als zodanig besloten en tevens verwerkt in hun kwijtscheldingsregeling. Het betreft een ophoging tot de maximale verruiming van de vermogensnorm met € 2.000, - voor de belastingschuldige en met als ingangsjaar 2023. Met deze eenduidige besluitvorming bij alle deelnemers blijft de dienstverlening naar burgers helder en uitlegbaar en zijn nadelige financiële en uitvoeringsconsequenties voorkomen. Wet hersteloperatie toeslagen (KinderOpvangToeslag-Affaire)