Bijlage 3 RHCVV_begroting 2025-2028 college.pdf

25

Beleidslijn 4: Beleven en Ontmoeten Archieven vormen een belangrijk bron van kennis voor inwoners. Zij kunnen aan de hand van beschikbare historische bronnen kennisnemen van het handelen van de lokale overheid, eigen familie of van gebeurtenissen in de leefomgeving. Zo worden ze in staat gesteld om context te geven aan hun eigen leven en de plek waar ze wonen. Dit is een belangrijk gegeven voor participatie in de samenleving. Mensen voelen zich verbonden met het verleden van de eigen plek, die van familie of maatschappelijke groepering. Naast de verbondenheid met je persoonlijke verleden, kan erfgoed je ook verbinden met het bredere historische en culturele erfgoed van je omgeving. Het draagt bij aan een gevoel van identiteit, gemeenschapsband en maatschappelijke betrokkenheid. Archieven vertellen ons wie we zijn en waar we wonen. Ze maken duidelijk waarom we dingen doen zoals we ze doen. Waarom het hier is zoals het is. Archieven zelf vertellen natuurlijk helemaal niets. Niet als je er niets van weet, niet als je je er niet in verdiept, niet als je niet de geschiedenis en context kent. Het RHCVV, en onze bezoekers en vrijwilligers die onderzoek komen doen, zijn het die het verhaal vertellen uit die archieven. Wij geven ze betekenis, wij houden ze tegen het licht, onderzoeken ze, koesteren ze en brengen ze in verband met andere verhalen, landelijk en uit onze streek.

Doel Onderzoek is niet voor iedereen eenvoudig en er is een toenemende behoefte aan informatie over geschiedenis die ook op een ‘meer consumeerbare’ manier aangeboden wordt. Ook de drempel om een archief te bezoeken en onderzoek te doen is vaak hoog. Een goede manier om archieven toegankelijker en bekend te maken bij een breed publiek is door middel van educatie en presentaties gericht op geschiedenis, archieven en onderzoek. Bij het RHCVV vertellen we daarom de verhalen uit de archieven. Beleven en ontmoeten Door de positionering in het Cultuurhuis biedt het RHCVV samen met de bibliotheek en de muziekschool een basis voor een gastvrije en inspirerende ontmoetingsplek. We streven ernaar de binding tussen bewoners van de regio te versterken door als ontmoetingsplek te fungeren. Het RHCVV richt zich daartoe op een breed en divers publiek en doet dit door geschiedenis, voor jong en oud, op een toegankelijke manier te brengen. Door naast lezingen ook laagdrempelige activiteiten zoals een GeschiedenisCafé en workshops te organiseren, wordt er een gevarieerd aanbod van activiteiten ontwikkeld. Een eventuele financiële bijdrage wordt zo laag mogelijk gehouden. Net als afgelopen jaren sluiten we aan bij landelijke en regionale initiatieven zoals Open Monumentendag en Maand van de Geschiedenis.

Activiteiten worden zo mogelijk in nauwe samenwerking met onze huidige en nieuwe partners ontwikkeld. Hiervoor heeft het RHCVV met hen een kerngroep opgezet. Voor een optimale zichtbaarheid en het bereiken van nieuwe doelgroepen in alle kernen van de gemeenten, worden kleine reizende exposities in o.a. bibliotheken gerealiseerd. Ieder jaar besteedt het RHCVV aandacht aan een aantal vaste onderwerpen, waaronder het herdenken en vieren van het einde van de Tweede Wereldoorlog. Daarnaast wordt ieder jaar een onderwerp gekozen waarover een fysieke en digitale presentatie wordt samengesteld, met bijbehorend educatie- en activiteitenprogramma voor jong en oud. Hierbij staan de eigen archieven en collecties en het doen van onderzoek centraal. Erfgoed in balans In de periode 2020-2024 is de erfgoedtaak meer in balans gebracht met de andere kerntaken van het RHCVV. In 2024 wordt het huidige beleid geëvalueerd en de resultaten worden verwerkt in de meerjarenbegroting 2026-2029. Voor de huidige meerjarenbegroting blijft het uitgangspunt dat binnen de huidige doelstellingen voor erfgoed er voldoende middelen voorzien zijn. Uitgangspunt is dat er voor activiteiten die niet binnen de begroting passen, aanvullende fondsen worden gezocht zowel bij de gemeenten als provincie als particuliere fondsen.

2025 – 80 jaar vrijheid Wij vinden het belangrijk de verhalen over de Tweede Wereldoorlog te blijven vertellen. Herdenken kan namelijk niet zonder herinneren. Daarvoor is het nodig dat informatie over gebeurtenissen niet alleen veilig wordt gesteld, maar ook dat de verhalen op een toegankelijke manier worden verteld van generatie op generatie.

26

Steeds minder mensen kunnen uit eigen ervaring over de oorlog vertellen. Als zij er niet meer zijn, kunnen krantenartikelen, foto’s en films de verhalen uit de oorlogsjaren als blijvende herinnering dienstdoen. Het is dan ook belangrijk dat de getuigenverklaringen worden vastgelegd en goed worden bewaard. Iedere afzonderlijke bron vertelt namelijk een deel van het verhaal over de gevolgen van de bezetting en wat mensen meemaakten. Samen vormen zij het verhaal van de Tweede Wereldoorlog. In 2020 heeft het RHCVV een aantal verhalen vastgelegd met filmregistratie, hier zal in het kader van 80 jaar bevrijding een vervolg aan gegeven worden. Het RHCVV zal in een tentoonstelling voornamelijk aandacht besteden aan de periode na de Tweede Wereldoorlog. De dorpen in het werkgebied van het RHCVV werden op of rond 5 mei 1945 bevrijd door de geallieerde soldaten. Hoewel het land in feestelijke stemming verkeerde, waren het ook chaotische dagen waarbij ook doden vielen. Nederland was vanaf dat moment weliswaar bevrijd, toch bleef de oorlog lange tijd aanwezig in het dagelijks leven. Direct na de oorlog werd de jacht geopend op onder andere mensen die met de Duitsers hadden samengewerkt en vrouwen die een relatie met een Duitser hadden gehad.

Na de oorlog werd er een noodparlement ingesteld en ook in de gemeente werden tijdelijke gemeenteraden ingesteld, voordat er in mei 1946 landelijke en in juli 1946 gemeentelijke verkiezingen konden worden gehouden. In de tussentijd werden mensen die mogelijk met de vijand hadden geheuld onderzocht, waarbij sancties werden opgelegd. Tot 1952 bleven sommige voedselproducten op de bon, waaronder koffie. De oorlog liet voor de langere termijn zichtbare littekens na in het landschap, maar ook onzichtbare littekens in het leven van mensen, zowel de eerste generatie als volgende generaties. Aan de hand van archiefstukken, foto’s en objecten zal het RHCVV met een kleine expositie het verhaal van na de bevrijding vertellen. 2026 – 2027 - Feest In 2026 bestaat het RHCVV 30 jaar en medio 2026 zal de uitbreiding van de archiefbewaarplaats in gebruik genomen worden. In 1996 werden de eerste handtekeningen gezet onder de samenwerking tussen de deelnemende gemeenten. In 2009 opende de locatie in Breukelen. Reden genoeg voor een feestje. Een jaar lang viert het RHCVV daarom feest. In een tentoonstelling en publicatie zet het RHCVV de topstukken uit de eigen archieven en collecties in de spotlight. Daarnaast wordt een presentatie en programma ontwikkeld over het vieren van feest, toen én nu.

Aan de hand van uiteenlopende feesten onderzoeken we met onze bezoekers hoe het feestvieren door de tijd heen is veranderd en wat ons dat over het verleden en heden leert. Van kerst en carnaval tot 100-jaar koninkrijkfeesten en Koninginnedag. Daarnaast zal er samen met lokale fotoclubs en fotografen vastgelegd worden hoe er op dit moment feestgevierd wordt en daar een tijdsdocument van maken voor onze archieven. Onze bezoekers en inwoners spelen hierbij ook een belangrijke rol. In feestelijke bijeenkomsten horen we graag van hen hoe zij vroeger feestvierden, en hoe zij dat nu doen. Juist deze persoonlijke verhalen vormen over 30, 50, 100 jaar een belangrijke bron voor onderzoekers. En heeft iemand iets te vieren? Dan kan dat ook bij ons. Of het nou gaat om de verjaardag van een jarige moeder van 70 of een kinderfeestje met workshop. Wat gaan we in 2025 in ieder geval doen: • Diverse laagdrempelige en toegankelijke activiteiten voor een breed publiek, jong en oud; • Jaarprogramma bij de expositie in het RHCVV en aanverwante kleine reizende exposities; • Stimuleren hergebruik bronnen door derden om nieuwe producten en diensten met onze collecties te creëren voor educatie, onderzoek en cultuurbeleving door netwerkbijeenkomsten erfgoedpartners.

27

28

II – Financiële begroting 2025-2028

29

Uitgangspunten financiële begroting 2025-2028 In voorgaand hoofdstukken is op de beleidslijnen een kwalitatieve doorkijk geschetst van verwachte en beoogde ontwikkelingen en trends voor de aanstaande planperiode. In dit hoofdstuk worden de financiële uitgangspunten benoemd voor de begroting 2025 en de meerjarenraming 2026–2028 en worden de financiële effecten die samenhangen met de taakuitvoering inzichtelijk gemaakt. Bij het opstellen van de begroting zijn de volgende bestuurlijk vastgestelde financiële uitgangspunten gehanteerd: • Reële begroting: geen overdaad, maar kosten ook niet maskeren. • De begroting gaat uit van de voldoende middelen voor het uitvoeren van de wettelijke en bovenwettelijke taken zoals vastgelegd in de Archiefwet 1995 en in GR overeenkomst Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen. • RHCVV volgt de (financiële en personele) kaders van de centrumgemeente: waaronder HRM, financiën, informatievoorziening. De volgende specifieke punten zijn voor 2025 opgenomen: • De indexcijfers in de begroting 2025 voor de jaren 2024 tot en met 2028 zijn ontleend aan de Miljoenennota 2024, 11 Accres gemeentefonds en provinciefonds. De indexen voor de begroting 2024 komen uit een opgave uit maart 2023 van Stichtse Vecht. • In de meerjarenbegroting zijn de uitkomsten verwerkt van de bestuurlijke toekomstverkenning ‘Robuust RHCVV’, die begin 2023 is afgerond.

De uitkomsten zijn voor het eerst verwerkt in de door de drie gemeenten vastgestelde meerjarenbegroting 2025-2027. De toekomstverkenning heeft voor de langere termijn duidelijk gemaakt, welke middelen nodig zijn voor een vitaal RHCVV, dat voldoende geëquipeerd is voor de wettelijke en vitale taakuitvoering voor de drie deelnemende gemeenten en haar inwoners.

Grondslagen Toelichting algemeen Het RHCVV stelt een eigen begroting en jaarrekening op. De jaarrekening wordt in het voorjaar vastgesteld door het bestuur en vervolgens door iedere deelnemende gemeente afzonderlijk vastgesteld in college of raad. In de GR overeenkomst is opgenomen dat er consensus dient te zijn over de begroting. Deelnemende gemeenten hebben de gelegenheid een zienswijze in te dienen. In raadsvergadering van de centrumgemeente wordt de definitieve begroting vastgesteld. De begroting 2025-2028 is opgesteld in overeenstemming met de geldende wet en regelgeving en conform de “Uitgangspunten begroting RHCVV”, zoals vastgesteld in de begroting 2018 en de toekomstverkenning 2023. Termijnen Vaststelling van de begroting en jaarrekening vindt plaats binnen de wettelijke termijnen. Geen begrotingswijziging gedurende het begrotingsjaar Als er gedurende het jaar afwijkingen ontstaan bij de uitvoering van het bestaand beleid, vindt de verantwoording daarover plaats bij de jaarrekening en niet gedurende het jaar. Indexatie in de begroting Loon- en prijsstijgingen (CAO/inflatie en CPI-index) worden gehanteerd bij het opstellen van de begroting. Bij de opstelling van de begroting wordt rekening gehouden met de CPB-index “CEP loonvoet sector. Reservepositie Uitgangspunt is om 5% van de exploitatielasten van de begroting als algemene reserve aan te houden.

De reserve kan worden aangevuld met overschotten. De reserve is een buffer om afwijkingen voor de uitvoering van bestaand beleid op te vangen.

30

Investeringen Nieuw beleid, waarvoor nieuwe investeringen nodig zijn met kosten hoger dan € 10.000,- worden onderbouwd met een apart plan. Dit plan wordt verwerkt in de begroting, ná goedkeuring door het algemeen bestuur. Investeringen met economisch nut Investeringen met een meerjarig economisch nut boven de € 5.000,- worden altijd geactiveerd. Investeringen onder dat bedrag mogen worden geactiveerd, op voorwaarde dat dit op consequente wijze gebeurt. Methodiek omslagbijdrage Voor de berekening van de omslagbijdrage geldt de methode: (a) per gemeente de kosten per meter plank, (b) restauratiekosten en (c) het restant wordt verdeeld op basis van het laatst bij het CBS bekende inwoneraantal. Vanaf 2026 komt er indien nodig een variabele bij voor de opslagkosten van het e-depot per gemeente. Overheadkosten Bij uitbreiding van de formatie worden ook de overheadkosten doorgevoerd in de begroting. Dit betreft reiskosten, opleidingskosten en eventueel kantoorkosten. Uurtarief werkzaamheden RHCVV voor deelnemende gemeenten Het uurtarief dat berekend wordt bij eventuele werkzaamheden voor deelnemende gemeenten is kostendekkend. Voor overige partijen komt er een opslag boven op het kostendekkende uurtarief. Salariskosten conform gegevens HRM-bronsysteem Uiterlijk vóór 1 september en 15 januari ontvangt het RHCVV van de centrumgemeente de HRstuurinformatie (o.a.

loonsom, formatie, bezetting) uit het bronsysteem voor de personeels- en salarisadministratie voor (a) de sturing op de loonsomontwikkeling en (b) om te betrekken bij het opstellen van de jaarstukken. HR-beleid centrumgemeente Daar de medewerkers van het RHCVV formeel in dienst zijn bij Stichtse Vecht is het HR-beleid en – instrumentarium van de centrumgemeente onverkort van toepassing op het RHCVV.

31

Begroting 2025 en meerjarenbegroting 2026-2028 in cijfers LASTEN: Salariskosten Opleidingskosten Vergoeding vrijwilligers Reiskosten Indirecte personeelslasten

Huisvestingskosten (huur en energie) Overige huisvestingskosten Kantoorkosten Diensten HR en administratie Rente en bankkosten Onvoorzien uitgaven Kapitaallasten

Erfgoedactiviteiten Voorlichting Archiefwinkel

Digitale archivering & -dienstverlening / kantoor ICT Boeken / kaarten / prenten Lidmaatschappen Restauratie en conservering Materiële verzorging Achterstanden wegwerken

Mutatie bestemmingsreserve uittreding Weesp Toevoeging algemene reserve met 2% opslag Vrijval algemene reserve boven 5% drempel Toevoeging bestemmingsreserve Robuust Projectkosten Robuust Vrijval bestemmingsreserve Robuust

Rekening 2023 945.935 11.346 3.201 28.216

Begroting Begroting 2024 2025 1.230.100 1.634.600 12.300 16.300 3.100 3.300 22.800 30.200

Begroting Begroting Begroting 2026 2027 2028 1.786.300 1.870.300 1.947.000 17.900 18.700 19.500 3.400 3.600 3.700 33.300 34.800 36.200

11.490 1.000.188

9.300 1.277.600

12.400 1.696.800

13.700 1.854.600

14.400 1.941.800

14.900 2.021.300

359.189 66.954 28.773 28.674 -30.230

305.200 36.400 27.700 28.700 500 0 9.400 407.900

462.100 63.300 35.200 29.500 500 0 11.000 601.600

479.300 65.600 38.700 30.600 500 0 16.300 631.000

500.600 68.600 40.400 32.100 500 0 14.200 656.400

521.800 71.400 42.000 33.400 500 0 11.000 680.100

10.500 7.000

10.900 7.300 3.000 21.200

11.300 7.600 3.100 22.000

11.800 8.000 3.200 23.000

12.300 8.300 3.300 23.900

133.400 2.000 2.300 13.000 11.500 209.200 371.400

140.400 2.100 2.400 13.400 12.000 213.400 383.700

147.000 2.200 2.500 14.000 12.500 217.000 395.200

0 53.044 52.245 -52.245 32.000 -32.000 53.044

0 55.062 0 0 27.100 -27.100 55.062

0 57.270 0 0 0 0 57.270

6.422 459.782 8.378 5.992 3.604 17.974

17.500

98.228 1.227 1.844 7.088 10.667

99.200 1.300 2.100 8.000 9.600

119.053

120.200

119.400 1.400 2.200 12.000 11.100 205.500 351.600

-152.624 25.724 6.535 -6.535 40.162 -40.162 -126.900

-130.099 33.622 13.878 -13.878 65.776 -65.776 -96.477

-165.150 45.671 25.302 -25.302 28.396 -28.396 -119.479

Totaal lasten

1.470.097

1.726.723 2.551.721

2.932.044 3.059.962 3.177.770

BATEN: Bijdrage gemeenten Bijdrage 2% opslag Suppletie verlies door gemeenten

Rekening 2023 1.286.214 25.724 141.392 1.453.330

Begroting Begroting 2024 2025 1.681.101 2.283.550 33.622 45.671 0 0 1.714.723 2.329.221

Begroting Begroting Begroting 2026 2027 2028 2.652.200 2.753.100 2.863.500 53.044 55.062 57.270

Specifieke inkomsten De Ronde Venen achterstanden Specifieke inkomsten De Bilt achterstanden Specifieke inkomsten Stichtse Vecht achterstanden Opbrengst archiefwinkel Overige baten incl. leges Verhuur archiefruimte

Totaal baten Saldo

0 0 0 0 1.629 13.722 1.416 16.767 1.470.097 0

0 0 0 0 0 12.000 0 12.000

101.700 55.100 48.700 205.500 4.000 13.000 0 17.000

1.726.723 2.551.721 0

0

2.705.244

2.808.162

2.920.770

102.600 56.000 50.600 209.200 4.100 13.500 0 17.600

103.500 57.000 52.900 213.400 4.300 14.100 20.000 38.400

104.300 57.900 54.800 217.000 4.500 14.700 20.800 40.000

2.932.044 3.059.962 3.177.770 0

0

0

32

Toelichting begrote Lasten en Baten 2025 Hieronder volgt een toelichting op de posten die een toename laten zien ten opzichte van het vorige begrotingsjaar, waarbij wordt ingegaan op de achterliggende factoren en effecten op de taaktuitvoering en bedrijfsvoering. Salariskosten De salariskosten zijn in 2025 begroot op € 1.634.600. De salarissen stijgen in vergelijking met de in de begroting 2024 opgenomen cijfers voor 2025 met € 129.600 door de hoge loonindexeringen over de jaren 2023 en 2024. De salariskosten stijgen in 2025 ten opzichte van de begroting voor het jaar 2024 door uitbreiding van de formatie (€ 242.000), indexering (€ 31.000) en door HR21 herwaardering (€ 143.000). In de raming voor 2025 was in de meerjarenbegroting 2024-2027 € 1.505.00 opgenomen, dit is een verschil van 129.600 euro met de begroting 2025. Dit komt overeen met de HR21 herwaardering (voor indexering) die hierboven benoemd wordt. In de tekst van de meerjarenbegroting 2024 was beschreven dat dit vanaf 2024 was opgenomen, dit bedrag was echter niet in de totaalsom Salariskosten verwerkt. Dat is in voorliggende begroting 2025 gecorrigeerd. HR21 herijking HR21 is het functiewaarderingssysteem voor gemeenten en andere organisaties in de gemeentelijke sector.

In de businesscase Zelfstandig en Versterkt uit 2018 is vastgelegd dat uiterlijk 2022 opnieuw een scan wordt gedaan en functies waar nodig worden her gewaardeerd. In de eerste helft van 2024 wordt de herwaardering afgerond. Vooruitlopend op de afronding is in lijn met de eerste bevindingen is in de begroting 2024 voor een aantal functies een schaalverhoging toegepast, deze wordt aangevuld op basis van de voorlopige uitkomsten van de herwaardering. Formatie In de toekomstverkenning Robuust is in kaart gebracht wat nodig is om de wettelijke taken op voldoende niveau uit te kunnen voeren. In hoofdstuk II is de uitbreiding inhoudelijk toegelicht. Onderstaande tabel maakt duidelijk hoe de formatie verdeeld is over verschillende taakvelden. Het RHCVV is een kleine organisatie, waarbij medewerkers verschillende taken combineren en werkzaamheden voor taakvelden zijn nauw met elkaar verweven. De directeur-archivaris en ondersteuning/bedrijfsvoering zijn zowel toe te rekenen aan de verschillende taakvelden als de bedrijfsvoering.

De formatie* ontwikkelt zich conform de toekomstverkenning Robuust en is als volgt:

Taakveld

Stvz 2023

Toena me 2024

Toena me 2025

Toena me 2026

Stvz 2026

FTE

FTE

FTE

FTE

FTE

Toezicht en advies

2,25

0

1,22

0

3.47

Collectiebeheer (fysiek archief en e-depot)

3,95

0

0,77

1

5,72

Beschikbaarstellen / Dienstverlening

3,51

0

0,78

0

4,29

Erfgoed

1

0

0

0

1

Directeur / gemeentearchivaris

1

bedrijfsvoering

0.8

Toename in betreffende jaar Totaal fte in betreffende jaar

12,51

1 1,22

0

0

1,22

2,77

1

13,73

16,5

17,5

2,02

17,5

*FTE afgerond op 2 decimalen

33

De toename van de formatie per taakveld in 2025 conform de toekomstverkenning en financiële doorrekening Robuust zijn als volgt: Toezicht en Advies 1 fte : Adviseur Digitale Informatie (complexiteit en hoeveelheid (wettelijke) adviesvragen gemeenten) 0,22 fte : beleidsuren ADI t.b.v. eigen informatiebeheer (tot nu toe niet voorzien). Collectiebeheer 0,33 fte : uren Applicatiebeheer (scanning on demand/digitalisering en achterstanden project) 0,44 fte : uren analoge archiefmedewerker (om aanvoer archieven en tussentijdse aanvullingen gemeenten bij te houden, geen nieuwe achterstanden laten ontstaan) Dienstverlening 0,67 fte : uitbreiden uren dienstverlening (voor toename digitale dienstverlening en scanning on demand) 0,11 fte : uitbreiding uren coördinator dienstverlening (t.b.v. ontwikkeling digitale dienstverlening)

Opleidingskosten Medewerkers zijn het belangrijkste kapitaal van onze organisatie, maar zeker ten tijde van een krappe arbeidsmarkt is het belangrijk om hen te koesteren. Dit wordt onder andere gedaan door te blijven investeren in de (persoonlijk) ontwikkeling van medewerkers. Individuele opleidingen en gedeelde trajecten als kwaliteit toezichtsproducten, bestuurlijke stukken en het implementeren van de nieuwe Archiefwet zijn speerpunten. Het opleidingsbeleid wordt voor meerdere jaren verder uitgewerkt, om op deze manier kwaliteiten en ervaring in de organisatie optimaal in te zetten en doorlopend te ontwikkelen. Voor studiekosten wordt conform Stichtse Vecht 1% van de salariskosten aangehouden. Reiskosten Reiskosten worden conform de uitgangspunten van de centrumgemeente gerelateerd aan het aantal fte en de gemiddelde reiskosten over het afgelopen boekjaar. Indirecte personeelslasten De indirecte personeelslasten worden conform de uitgangspunten van de centrumgemeente gerelateerd aan het aantal fte en de gemiddelde kosten over het afgelopen boekjaar. Huisvestingskosten De huurprijs wordt door de verhuurder jaarlijks geïndexeerd op basis van de consumentenprijsindex (CPI) (art. 7.1 en 7.2). Voor de begroting 2025 zijn de huisvestingskosten verhoogd met de jaarlijkse indexering en huurverhoging voor de uitbreiding van de archiefbewaarplaats ( €107.400).

In 2025 zal deze uitbreiding nog niet in gebruik zijn. Om de kosten voor de voorbereiding en begeleiding van deze realisatie, communicatie met gebruikers en het tijdelijk huren van depotruimte op het moment, dat beide bouwdelen met elkaar verbonden worden, te dekken is in de begroting 2025 de verhoging gehandhaafd. De servicekosten zijn in afgelopen jaren toegenomen door hogere energieprijzen en hogere kosten voor onderhoudscontracten. Deze verhoging is inzichtelijk geworden in de afrekening 2020-2023 en verwerkt in de begroting 2025. Overige huisvestingskosten De overige huisvestingskosten zijn inzichtelijk geworden door de afrekening servicekosten en concept demarcatie en in lijn gebracht met de kosten, zoals deze zijn gerealiseerd in voorgaande jaren. Kantoorkosten De kantoorkosten worden gerelateerd aan het aantal fte en de gemiddelde kosten over de afgelopen jaren. Diensten HR en administratie Voor personele zaken en de salarisadministratie is met de afdeling Mens en Organisatie van Stichtse Vecht in 2023 een nieuwe dienstverleningsovereenkomst (DVO) afgesloten. Deze wordt in 2025 gecontinueerd. De boekhouding is tot en met 2022 verzorgd door het team Financiën van Stichtse Vecht.

De financiële administratie is - in goed overleg met de centrumgemeente - met ingang van 2023 gevoerd door Non Profit Support (NPS), een dienstverlener van administratieve ondersteuning voor non-profit-instellingen. In 2023

34

is de financiële administratie en administratieve organisatie opnieuw ingericht. De in rekening gebrachte kosten zijn gebaseerd op het aantal mutaties. Archiefwinkel Het RHCVV beschikt over een bescheiden archiefwinkel waar diverse archiefmaterialen, waaronder archiefdozen en zuurvrije mappen, te koop zijn. Daarnaast biedt de winkel eigen publicaties en van derden, zoals historische kringen, aan. Met ingang van 2023 worden baten en lasten apart bijgehouden. Dit is de begroting nu ook opgenomen. Digitale archivering, digitale Dienstverlening en kantoor ICT De (licentie-) kosten voor zowel collectiesysteemsoftware, e-depotsoftware als bedrijfsvoeringssoftware en informatiebeveiligingssoftware blijven naar verwachting de komende jaren toenemen. De kosten voor kantoor ICT zijn gerelateerd aan het aantal fte en nemen daardoor toe. Boeken / Kaarten / Prenten Het RHCVV koopt binnen een bescheiden budget publicaties aan voor de bibliotheek, gerelateerd aan de regio en het vakgebied. Daarnaast verzamelt het RHCVV lokale kranten, wat steeds vaker gepaard gaat met kosten voor abonnementen en verzending. Het begrote bedrag voor 2024 is dienovereenkomstig aangepast om deze kosten te dekken.

Achterstanden wegwerken In 2022 is een inventarisatie afgerond waarin in kaart is gebracht, wat de materiële staat is van de archieven en collecties die het RHCVV beheert en in welke mate ze doorzoekbaar zijn via het collectiebeheersysteem. Uit het onderzoek blijkt dat een deel van de sinds 2009 overgebrachte archieven van de gemeenten niet in de wettelijk vereiste goede geordende en toegankelijke staat verkeert. Deze werkvoorraden liggen er sinds de oprichting van de GR in 2009. Destijds zijn er geen dan wel onvoldoende afspraken gemaakt over de materiële staat en de mee te leveren metadata. Op basis van de uitgebreide inventarisatie zijn in september 2022 berekeningen gemaakt om deze achterstanden in 10 jaar weg te werken. Daar uitstel en vertraging het risico met zich brengen, dat de benodigde know-how voor het uitvoeren van de werkzaamheden is verdwenen, is in de meerjarenbegroting vanaf 2025 budget opgenomen om te starten met het wegwerken van de achterstanden. Mutatie bestemmingsreserve uittreding Weesp De vergoeding voor het uittreden van Weesp is opgenomen in een bestemmingsreserve. De vergoeding valt, te beginnen in 2022, in vier jaar vrij ten gunste van het resultaat. Toevoeging algemene reserve met 2% opslag Volgens de GR-overeenkomst artikel 10 dragen de gemeenten 2% meer af dan het werkelijk aandeel in de jaarlijkse kosten.

Hiermee wordt bereikt –zoals afgesproken met de Belastingdienst- dat de vrijstelling van artikel 11, lid 1, onderdeel u van de Wet op de omzetbelasting 1968 niet van toepassing is. De opslag wordt ieder jaar toegevoegd aan de algemene reserve. Vrijval algemene reserve boven 5% drempel en toevoeging bestemmingsreserve Robuust Om de incidentiele kosten op te vangen wordt de komende jaren, zolang nodig is, het overschot boven de 5% drempel bij de Algemene reserve toegevoegd aan de Bestemmingsreserve Robuust. Projectkosten en vrijval bestemmingsreserve Robuust In 2022 is door de drie gemeenten opdracht gegeven om te onderzoeken hoe het RHCVV een robuuste toekomst kan worden gegeven. Vanaf 2024 wordt deze reserve ingezet voor uitvoering van de adviezen uit de toekomstverkenning, waaronder: Professionalisering bedrijfsvoering. Kosten voor vernieuwen naam RHCVV en naar aanleiding daarvan aanpassen van uitingen. Educatieproject voor basis en middelbaaronderwijs over werking en functie archief (deze wordt verbonden met het project over ‘Archieven en Democratie’). Verhuur archiefruimte Na het gereedkomen van de uitbreiding kan vanaf 2027 weer archiefruimte worden verhuurd.

35

Bijdragen gemeenten 2025 -2028 Begrote bijdrage gemeenten 2025 Met Amsterdam is voor de uittreding van Weesp een afkoopsom overeengekomen van € 600.176. De bijdrage voor de uittredingskosten valt via de bestemmingsreserve in de jaren 2022 tot en met 2025 vrij ten gunste van het resultaat. Vanaf 2026 komt de financiering volledig voor rekening van de drie gemeenten. De volgende sleutels voor verdeling van de kosten tussen de deelnemende gemeenten zijn gehanteerd: 1) Het aantal strekkende meters gemeentelijk archief zoals die op 1-1-2025 in de archiefbewaarplaats opgenomen zijn. (Extra meters die in een jaar worden overgebracht, worden voor dat jaar naar rato separaat in rekening gebracht en in de begrotingen verwerkt.); 2) De van oorsprong binnen de gemeenten gehanteerde bedragen voor de restauratie en conservering; 3) Het laatst bij het CBS bekende aantal inwoners van de deelnemende gemeenten. Verdeelsleutel 1: aantal meter archief in beheer Het geïndexeerde tarief per meter archief bedraagt voor 2025 € 72,50. In onderstaande tabel zijn de archieven per gemeente opgenomen die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats en waarover per 1-1-2025 dienstverlening wordt uitgevoerd. Zover hier nog geen rekening mee gehouden was in de begroting van 2024, is de toename van aantal opgenomen in de tabel.

Eventuele extra overbrengingen waarover in 2024 beheer en dienstverlening worden uitgevoerd, maar nog niet in de begroting 2025 zijn opgenomen, worden separaat gefactureerd en vervolgens verwerkt in de begrotingen van opvolgende jaren. Op het moment van opstellen van de begroting beheert het RHCVV geen grote hoeveelheden digitaal archief. Zodra dit wel zo is, wordt hiervoor een verdeelsleutel gemaakt en apart in rekening gebracht. Gemeente

Begrote aantal meters in 2023

De Ronde Venen De Bilt Stichtse Vecht

Toename

Aantal meters in begroting 2024

Vergoeding in €

862 803 1.253

0 0 26

862 803 1.279

62.493 58.216 92.754

2.918

26

2.944

213.463

Verdeelsleutel 2: Restauratiekosten De verdeelsleutel voor restauratiekosten in 2025 is gebaseerd op het aantal inwoners. Gemeente De Ronde Venen De Bilt Stichtse Vecht

€ 2.110 2.066 3.107 7.283

Het op basis van inwoners te verdelen restant is als volgt bepaald: € Totaal te dekken exploitatiekosten Sleutel 1: tarief per meter archief Sleutel 2 restauratiekosten

2.283.550 -213.463 -7.283

Sleutel 3: te verdelen op basis van inwoners

2.062.804

Verdeelsleutel 3: Restant bijdrage o.b.v. aantal inwoners Gemeente De Ronde Venen De Bilt Stichtse Vecht Totaal

Inwoners 45.572 43.884 65.771

€ 605.604 583.172 874.028

155.227

2.062.804

36

De totale bijdrage per gemeente met de 2% opslag exclusief eventuele projectkosten luidt dan voor 2025 als volgt: Gemeente

Bijdrage € 670.207 643.454 969.889

De Ronde Venen De Bilt Stichtse Vecht Totaal

2.283.550

2% Opslag €

Totale bijdrage

13.404 12.869 19.398

€ 683.611 656.323 989.286

45.671

2.329.221

Raming bijdrage gemeenten 2025-2028 De geraamde bijdragen van de gemeenten, inclusief de verplichte opslag en de specifieke bijdragen voor het wegwerken van de achterstanden, voor het tijdvak 2025-2028 luiden als volgt:

Begroting 2025 € Bijdrage De Ronde Venen De Bilt Stichtse Vecht 2% Opslag De Ronde Venen De Bilt Stichtse Vecht

Totaal Specifieke bijdragen voor achterstanden De Ronde Venen De Bilt Stichtse Vecht

Totaal bijdragen De Ronde Venen De Bilt Stichtse Vecht

Begroting 2026 €

Begroting 2027 €

Begroting 2028 €

670.207 643.454 969.889

778.429 747.598 1.126.173

808.042 776.020 1.169.038

840.444 807.136 1.215.919

2.283.550

2.652.200

2.753.100

2.863.500

13.404 12.869 19.398

15.569 14.952 22.523

16.161 15.520 23.381

16.809 16.143 24.318

45.671

53.044

55.062

57.270

2.329.221

2.705.244

2.808.162

2.920.770

101.700 55.100 48.700

102.600 56.000 50.600

103.500 57.000 52.900

104.300 57.900 54.800

205.500

209.200

213.400

217.000

785.311 711.423 1.037.986

896.598 818.550 1.199.296

927.703 848.540 1.245.319

961.553 881.179 1.295.038

2.534.721

2.914.444

3.021.562

3.137.770

37

Toelichting begrote balansen Begrote balansen Rekening

Begroting

31-12-2023

30-12-2024

31-12-2025

31-12-2026

31-12-2027

30-12-2028

€

€

€

€

€

€

77.052

104.102

87.832

71.562

57.339

46.345

165.150

82.575

27.525

0

0

0

460.985

400.000

400.000

400.000

400.000

400.000

357.501

108.380

31.825

96.664

150.721

218.985

1.060.688

695.057

547.182

568.226

608.060

665.330

Algemene reserve

86.336

119.958

146.602

152.998

208.060

265.330

Resultaat boekjaar

0

0

0

0

0

0

Bestemmingsreserve uittreding Weesp

295.249

165.150

0

0

0

0

Bestemmingsreserve Robuust

40.949

9.949

580

15.228

0

0

Eigen vermogen

422.534

295.057

147.182

168.226

208.060

265.330

Activa Materiële vaste activa Financiële vaste activa (vordering op Amsterdam) Uitzettingen met een rentetypische looptijd < 1 jaar Liquide middelen

Passiva

Netto vlottende schulden < 1 jaar

638.154

400.000

400.000

400.000

400.000

400.000

1.060.688

695.057

547.182

568.226

608.060

665.330

Materiële vaste activa Het verloop van de materiële vaste activa is als volgt begroot: 2023

2024

2025

2026

2027

2028

€

€

€

€

€

€

Boekwaarde per 1 januari

45.042

77.052

104.102

87.832

71.562

57.339

Investeringen:

38.432

Tafels studiezaal

4.500

Vloerbedekking

10.000

Verlichting tentoonstellingsruimte

4.000

Koeling studiezaal

11.550

Laptops

8.000

Afschrijvingen

-6.422

-11.000

-16.270

-16.270

-14.223

-10.994

Boekwaarde per 31 december

77.052

104.102

87.832

71.562

57.339

46.345

Financiële vaste activa Onder de financiële vaste activa is het deel van de afkoopsom voor de uittreding van Weesp, dat nog niet van Amsterdam is ontvangen, opgenomen. Over deze vordering wordt geen rente berekend. De afkoopsom zal in zes jaar worden afgelost.

Vordering per 1 januari Afkoopsom Weesp Opgenomen onder vlottende activa Vordering per 31 december

2023 € 295.249 -130.099 165.150

2024 € 165.150 0 -82.575 82.575

2025 € 82.575 0 -55.050 27.525

2026 € 27.525 0 -27.525 0

2027 €

2028 0 0 0 0

0 0 0 0

Uitzettingen met een rentetypische looptijd < 1 jaar De uitzettingen met een rentetypische looptijd < 1 jaar bestaan vooral uit debiteurenvorderingen op de gemeenten.

38

Algemene Reserve De algemene reserve is een buffer om afwijkingen voor de uitvoering van bestaand beleid op te vangen. Zodat, als er gedurende het jaar incidentele afwijkingen ontstaan bij de uitvoering van het bestaand beleid, dit opgevangen kan worden binnen het RHCVV. In 2009 heeft de Belastingdienst het verzoek om artikel 11, lid 1 onderdeel b, 5e, Wet OB 1968 buiten toepassing te laten ten aanzien van de verhuur van het pand RHCVV aan de Schepersweg 6e, zodat de verhuur is belast met BTW, goedgekeurd, mits de deelnemers 2% meer bijdragen dan het werkelijk aandeel in de kosten. De zo gevormde reserve kan in de toekomst worden aangewend in gevallen waarbij de jaarlijkse bijdragen van de deelnemers tekortschiet. In de vastgestelde begrotingsregels is opgenomen, dat de algemene reserve minimaal 5% van de begrote lasten van de exploitatielasten zal bedragen. Het overschot boven de 5% drempel wordt conform de begroting 2023 toegevoegd aan de bestemmingsreserve Robuust. Het begrote verloop van de algemene reserve luidt als volgt: 2023

2024

2025

2026

2027

2028

€

€

€

€

€

€

Stand per 1 januari

66.420

86.336

119.958

146.602

152.998

208.060

2% bijdrage

25.724

33.622

45.671

53.044

55.062

57.270

0

0

0

0

0

resultaat vorig jaar

727

Resultaat voorstel

0

Suppletie verlies door gemeenten

0

Toevoeging aan bestemmingsreserve Robuust via het resultaat Stand per 31 december

-6.535

0

-19.027

-46.648

0

0

86.336

119.958

146.602

152.998

208.060

265.330

Bestemmingsreserve uittreding Weesp De bestemmingsreserve uittreding Weesp is gevormd uit de vergoeding voor de uittreding. De vrijval wordt over de jaren 2022 – 2025 verdeeld. De reserve geeft het volgende verloop te zien. 2023

2024

2025

2026

2027

€

€

€

€

€

0

447.873

295.249

165.150

0

0 0

Stand per 1 januari

2028 €

Vergoeding uittreding Weesp Vrijval boekjaar

600.176

0

0

0

0

-152.303

-152.624

-130.099

-165.150

0

0

Stand per 31 december

447.873

295.249

165.150

0

0

0

Bestemmingsreserve Robuust In 2022 is door de drie gemeenten opdracht gegeven om te onderzoeken hoe het RHCVV een robuuste toekomst kan worden gegeven. Verwacht wordt dat hiervoor extra kosten naar voren zullen komen. Om deze kosten op te vangen wordt conform de begroting 2023 de komende jaren het overschot boven de 5% drempel bij de Algemene reserve toegevoegd aan de Bestemmingsreserve Robuust. Het begrote verloop luidt als volgt: 2023

2024

2025

2026

2027

2028

€

€

€

€

€

€

Stand per 1 januari

74576

40.949

9.949

6.855

27.100

0

Toevoeging

6.535

0

25.302

52.245

0

0

Besteding Robuust

-40162

-31.000

-28.396

-32.000

-27.100

0

Stand per 31 december

40.949

9.949

6.855

27.100

0

0

39

40

III – Paragrafen

41

Weerstandsvermogen De financiële positie van het RHCVV wordt bepaald door het weerstandsvermogen. Het weerstandsvermogen geeft aan in hoeverre het RHCVV eventuele calamiteiten financieel kan opvangen. De algemene reserve kan worden ingezet om eventuele schommelingen in het resultaat op te vangen. Volgend op de uitgangspunten voor de RHCVV-begroting, die begin 2018 zijn geformuleerd in overleg met de deelnemende gemeenten, is vanaf 2019 het uitgangspunt om 5% van de begrote lasten van het komende jaar als reserve aan te houden.

Risicoparagraaf Het RHCVV ziet de volgende strategische, operationele, financiële, compliance en duurzaamheid risico’s: a. Door oplevering uitbreiding archiefbewaarplaats verwacht medio 2026 i.p.v 2025 kunnen er geen gemeentelijke archieven worden overgebracht. In de Archiefwet 1995 staat dat de permanent te bewaren archieven na de wettelijke overbrengingstermijn van 20 jaar moeten worden overgebracht naar een archiefbewaarplaats. In de nieuwe Archiefwet die gepland staat voor 2025 wordt deze termijn teruggebracht naar 10 jaar. Tijdig voorzien in voldoende ruimte in de archiefbewaarplaats is daarom noodzakelijk. Het RHCVV is de door de colleges van B&W van de deelnemende gemeenten wettelijk aangewezen archiefbewaarplaats voor de blijvende bewaring van archiefbescheiden, als bedoeld in art. 31 van de Archiefwet 1995. De voorziening dient te voldoen aan de eisen uit de Archiefwet 1995. De huidige archiefbewaarplaats heeft capaciteit voor de gemeentelijke archieven eind 2023 bereikt. In de depots bevinden 4,5 km aan strekkende meter archief. Vanaf 2024 ontstaat er een tekort aan ruimte voor de nog over te brengen gemeentelijke archieven. Op basis van inventarisaties is behoefte aan aanvullend circa 2.000 strekkende meter. Op verzoek van het bestuur is de verhuurder, zijnde de gemeente Stichtse Vecht, in december 2023 gestart met voorbereidingen voor de uitbreiding.

In december 2023 heeft de gemeenteraad van Stichtse Vecht de reservering voor de voorbereiding beschikbaar gesteld. De projectleider is gestart in januari 2024 met de voorbereidingen. De conceptplanning en projectraming voor de realisatie van de uitbreiding opgesteld door de verhuurder, geeft een bouwtijd aan van 2,5 jaar. Dit betekent dat op dit moment wettelijke overbrengingen van papieren archieven moeten worden uitgesteld tot het moment dat de uitbreiding van de archiefbewaarplaats gereed is, medio 2026 volgens planning. b.

Achterstanden in toegankelijkheid van in 2009 overgenomen archieven. In 2022 is een inventarisatie afgerond waarin in kaart is gebracht wat de materiële staat is van de archieven en collecties die het RHCVV beheert, en in welke mate ze doorzoekbaar zijn via het collectiebeheersysteem. Uit het onderzoek blijkt dat een deel van de sinds 2009 overgebrachte archieven van de gemeenten niet in de wettelijk vereiste goede geordende en toegankelijke staat zijn. Deze werkvoorraden liggen er sinds de oprichting van de GR in 2009. Destijds zijn er geen dan wel onvoldoende afspraken gemaakt over de materiële staat en de mee te leveren metadata. In de meerjarenbegroting is vanaf 2025 budget opgenomen om te starten met het wegwerken van de achterstanden. Uitstel en vertraging brengen het risico met zich, dat de benodigde know-how voor het uitvoeren van de werkzaamheden is verdwenen. Op basis van de uitgebreide inventarisatie zijn in september 2022 berekeningen gemaakt om deze achterstanden in 10 jaar weg te werken. De projectkosten zijn vanaf 2025 opgenomen in de meerjarenbegroting. In de begroting 2025 zijn de kosten per gemeente opgenomen: Totale projectkosten (prijspeil september 2022)

Begroting 2025

€

€

Stichtse Vecht

402.000

48.700

De Ronde Venen

839.000

101.700

De Bilt

455.000

55.100

1.696.000

205.500

42

c.

Onzekerheid over ontwikkeling inflatie De gehanteerde indexen voor 2025-2028 zijn vermeld bij de uitgangspunten voor de begroting. De werkelijke inflatiecijfers kunnen afwijken van die in de begroting, waardoor de in deze begroting opgenomen bedragen anders kunnen uitkomen.

d.

Geen demarcatie bij de servicekosten Bij de totstandkoming van de begroting 2025-2028 is de overeenstemming inzake de demarcatie van groot en klein onderhoud tussen verhuurder en huurder(s) nog niet gereed. De juiste meerjaren raming voor de post huisvesting diversen kan daardoor anders uitkomen.

e.

De klimaatinstallaties van het depot zijn aan het einde van hun levensduur Oudere installaties brengen meer kosten voor klein en groot onderhoud mee. Eventuele problemen in de installaties kunnen operationele risico’s met zich brengen. Tijdige vervanging van de klimaatinstallaties is de verantwoordelijkheid van de verhuurder. Vervanging van de klimaatinstallaties wordt gelijk met de uitbreidingswerkzaamheden uitgevoerd.

f.

HR-21- waardering gaat leiden tot hogere loonkosten In de bestuursvergadering van 5 april 2018 is besloten, dat in 2022 opnieuw een HR-21-waardering gerealiseerd moet zijn. Deze herwaardering heeft vertraging opgelopen en wordt naar verwachting afgerond in Q2 2024. De financiële effecten, op basis van de eerste bevindingen, zijn verwerkt in de begroting 2025.

g.

Het RHCVV heeft geen reconstructie verzekering afgesloten Het RHCVV heeft sinds 2009 in lijn met het beleid van centrumgemeente gemeente Stichtse Vecht, geen reconstructie verzekering afgesloten voor de in de depots aanwezige archieven en collecties. Het bestuur heeft dit besluit op 12 mei 2021 formeel bekrachtigd. De risico’s ten aanzien van een eventuele calamiteit zijn beperkt als gevolg van de strenge eisen waaraan archiefbewaarplaatsen moeten voldoen. Deze eisen zijn neergelegd in de Archiefregeling. Het RHCVV beschikt over een archiefbewaarplaats die in 2009 door GS is goedgekeurd. In de depots zijn watermelders geplaatst en het gebouw is voorzien van brand- en inbraaksignalering. Het RHCVV beschikt over een (concept) collectiehulpverleningsplan waarin ook een overzicht is opgenomen van alle archieven en collecties met een categorieaanduiding. De categorie bepaalt in de rangorde 1 tot en met 4 de volgorde waarin archieven en collecties moeten worden veiliggesteld ingeval zich een calamiteit voordoet waarbij het noodzakelijk is archieven en collecties te evacueren. Een calamiteit van geringe omvang kan in eerste aanleg door de medewerkers van het RHCVV zelf worden bestreden met behulp van een aangeschafte calamiteitenkit.

h.

Naar verwachting zal in 2025 de gewijzigde Archiefwet in werking treden De archiefwet bevat een aantal ingrijpende wijzigingen, waaronder het verkorten van de overbrengingstermijn en er wordt overgestapt naar het informatiestelsel in plaats van het documentstelsel en de overbrengingstermijn wordt verkort van twintig naar tien jaar. De verkorting van de overbrengingstermijn is bedoeld om overheidsinformatie eerder beschikbaar te hebben vanuit het idee van een meer transparante overheid. Daarnaast hangt de verkorting samen met het digitale karakter van informatie. Op dit moment is nog niet in te schatten welke gevolgen wijziging van documentstelsel naar informatiestelsel zal hebben op de taakuitvoering (beschikbaarstelling) van het RHCVV. Het RHCVV volgt de ontwikkelingen nauwlettend en informeert en adviseert de aangesloten organisaties hierover.

Kapitaalgoederen Het RHCVV huurt het pand waarin het is gevestigd van de centrumgemeente Stichtse Vecht. Groot onderhoud aan gebouw en gebouw specifieke installaties worden door de verhuurder uitgevoerd. Het kleine onderhoud op de installaties en de binnenkant van het gebouw vallen ten laste van het RHCVV. Het RHCVV beschikt over een eigen (ICT-)inrichting, installaties en materiele vaste activa in het gehuurde gebouw.

43

Financiering De begroting van het RHCVV wordt grotendeels gefinancierd door de deelnemende gemeenten. De begroting bestaat voor ca. 99% uit de omslagbijdrage, inclusief de 2% opslag en wegwerken achterstanden. De overige opbrengsten bestaan uit ‘taken in opdracht’, de leges, boekenverkoop en de verhuur van de depots voor tijdelijke opslag van papieren archief. De facturatie voor ‘taken in opdracht’ verschilt per gemeente, afhankelijk van de aanvullende taken die bij het RHCVV belegd zijn. De deelnemende gemeenten ontvangen jaarlijks een nota die is gebaseerd op de begroting. De mogelijkheden voor het RHCVV om extra inkomsten te genereren zijn beperkt. Met de invoering van de Wet Hergebruik Overheidsinformatie (WHO) mogen archiefdiensten, bij het voldoen aan een verzoek om hergebruik, niet méér kosten in rekening brengen dan de marginale verstrekkings-kosten. Dit zijn de kosten die een archiefdienst maakt voor het vermenigvuldigen, verstrekken en verspreiden van informatie naar aanleiding van een verzoek om hergebruik. Archieven mogen kosten die zij in het algemeen maken voor het digitaliseren van archiefbescheiden dus niet terugverdienen door middel van de tarieven.

Bedrijfsvoering Beleidsplan 2025-2028 De meerjarenbegroting 2025-2028 is net als het jaar daarvoor gebaseerd op de resultaten van de toekomstverkenning (maart 2023) voor de komende 15 jaar. Het geeft een beeld van hoe het RHCVV voor de lange termijn voldoende uitgerust is om als vitale archiefdienst de wettelijke taken voor de deelnemende gemeenten kan uitvoeren. De resultaten en uitkomsten van de toekomstverkenning vormen het uitgangspunt voor de beleidsvisie en beleidsplannen voor 2025-2028. Formatie en HRM De medewerkers van het RHC VV zijn formeel in dienst bij de gemeente Stichtse Vecht. De kosten worden geheel doorbelast aan het RHCVV. Voor personele zaken en de salarisadministratie is er met afdeling Mens en Organisatie van Stichtse Vecht een dienstverleningsovereenkomst afgesloten. Deze wordt in 2025 gecontinueerd. Informatiebeheer Het RHCVV valt onder de Archiefverordening en het Besluit Informatiebeheer van de centrumgemeente Stichtse Vecht. Financieel beheer De financiële administratie wordt -in goed overleg met de centrumgemeente- met ingang van 2023 gevoerd door Non Profit Support, een dienstverlener van administratieve ondersteuning voor non-profit-instellingen. Automatisering De kantoorautomatisering is uitbesteed aan IT Synergy en vastgelegd in een SLA.

Het archiefmanagementsysteem, opslag van gedigitaliseerde bestanden (foto’s, kranten en genealogische bronnen) en de hosting voor de website zijn uitbesteed aan het bedrijf De Ree Archiefsystemen. Het RHCVV heeft een applicatiebeheerder binnen de formatie die de dagelijkse bewerkingen uitvoert in het archiefmanagementsysteem, het technisch Applicatiebeheer is uitbesteed aan De Ree Archiefsystemen. Informatiebeveiliging Voor informatieveiligheid is budget opgenomen in de post Digitale archivering, digitale dienstverlening en Kantoor ICT. Huisvesting Het pand waarin het RHCVV is gevestigd, wordt gehuurd van de centrumgemeente Stichtse Vecht. Het RHCVV heeft de beschikking over een concept/ongetekende huurovereenkomst gedateerd 1 december 2008. In het concept staat dat de huur is aangegaan voor 20 jaar ingaande 15 november 2008 (art 4.1). Na afloop van de deze periode wordt, tenzij zes maanden tevoren is opgezegd, de overeenkomst stilzwijgend verlengd. De huurprijs wordt jaarlijks geïndexeerd op basis van de consumentenprijsindex (CPI) (art. 7.1 en 7.2).

44

Afgezien van geringe en dagelijkse reparaties komt het onderhoud ten laste van de verhuurder (art 2.5). Het water- en energieverbruik komen ten laste van de huurder. Jaarlijks wordt op basis van het verbruik worden afgerekend (art. 7.5). Groot onderhoud is gepland in 2025 voor een bedrag van € 103.044 en in 2032 voor een bedrag van € 279.363. Details over de onderhoudsplanning zijn niet bekend bij RHCVV. Het groot onderhoud valt onder de verantwoordelijkheid van de verhuurder terwijl het klein onderhoud van de klimaatinstallaties, lift, deuren, brandblussers en de schoonmaak voor rekening van de huurder komen. In 2020 is gestart met het in kaart brengen van de demarcatie van de onderhoudskosten. In 2024 worden de afspraken hierover gefinaliseerd. Activiteiten erfgoed Bij het vaststellen van de beleidsvisie 2020-2024 is vastgesteld dat voor extra activiteiten en wensen van gemeenten, bijvoorbeeld een tentoonstelling volgens het cafetariamodel, kosten worden doorberekend. Voor activiteiten bij het RHCVV die niet volgens het cafetariamodel te berekenen zijn (het minimale niveau) wordt jaarlijks een geïndexeerd budget van € 10.000,- begroot. In de periode tot en met 2024 wordt onderzocht of dit bedrag realistisch is.

Milieubeleid Het RHCVV heeft als overheidsinstantie de taak en verantwoordelijkheid om actief bij te dragen aan een duurzame samenleving waarin rekening wordt gehouden met toekomstige generaties. Het milieubeleid is een integraal onderdeel van het algemene bedrijfsbeleid. Het RHCVV stelt zich achter het doel van de centrumgemeente om door verduurzaming van de gemeentelijke organisatie klimaatneutraal in 2030 te opereren. -

-

Het RHCVV zal deze bijdrage onder andere leveren door het voeren van een actief milieubeleid binnen de mogelijkheden die het als huurder en gemeenschappelijke regeling heeft. Vanaf 2020 zijn door het RHCVV als huurder stappen genomen om waar mogelijk verbeteringen aan te brengen in het gebruik en onderhoud van de gebruikte ruimtes in het gebouw, waaronder ledverlichting, aanbrengen zonwerende folie en er wordt gescheiden ingezameld. Met het opstellen van een milieuplan, met een looptijd van 5 jaar, en de daaruit voortvloeiende actiepunten, zal concrete invulling worden gegeven aan het milieubeleid.

45

Colofon Breukelen, 3 april 2024 Schepersweg 6e 3621 JK Breukelen www.rhcvechtenvenen.nl info@rhcvechtenvenen.nl Tekst: mw. drs. R.W. Ubink, directeur-archivaris RHCVV Foto’s: Collectie Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen

46