Bijlage 3 RHCVV_begroting 2025-2028 college.pdf

…….

Begroting 2025-2028 Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen Vastgesteld in de bestuursvergadering van 3 april 2024

2

Voorwoord Archieven zijn onuitputtelijke bronnen met informatie en kennis over verleden, heden en toekomst, beschikbaar en bruikbaar voor wie dan ook, waar dan ook en wanneer dan ook. We zijn soms geneigd te vergeten hoe bijzonder het is dat burgers die bronnen, zonder andere drempels dan openingstijden of moeten wachten op een digitaliseringsverzoek, mogen inzien. Informatie is immers macht. Het recht van burgers om overheidsarchieven in te zien en de informatie daaruit te gebruiken en hergebruiken is een pijler onder het democratisch bestel. Voor u ligt de meerjarenbegroting 2025-2028 van het Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen (RHCVV), een gemeenschappelijke regeling tussen gemeente De Bilt, De Ronde Venen en Stichtse Vecht. Het algemeen bestuur van het RHCVV heeft deze stukken tijdens de bestuursvergadering van 3 april besproken en in afwachting van de goedkeuring door de colleges en de raden van de deelnemende gemeenten ‘voorlopig’ vastgesteld. In deze begroting schetsen wij ons meerjarenprogramma en begroting. De begroting geeft inzicht in de baten en lasten die samenhangen met het uitvoeren van het meerjarenprogramma in 2025 en geven een indicatie van de lasten en baten voor de periode 2025 - 2028. De begroting bestaat uit twee delen. In het eerste deel worden de context en beleidsdoelen voor het RHCVV in de periode 2025-2028 geschetst.

Vervolgens wordt per beleidslijn toegelicht wat de doelen en activiteiten zijn in 2025. Het tweede deel bevat de financiële begroting voor 2025 met de gehanteerde uitgangspunten, meerjarenraming 2026-2028, balans en paragrafen. In 2023 is de toekomstverkenning afgerond om goed zicht te krijgen op hoe een vitaal RHCVV eruit ziet in de periode 2025-2030. De resultaten zijn gedeeld met de colleges en raden in de zomer van 2023 en verwerkt in de meerjarenbegroting vanaf het begrotingsjaar 2025. Wij zijn ervan overtuigd dat het RHCVV met de beschreven activiteiten een goede uitvoering kan geven aan de wettelijke taken en bovenwettelijke taken, die de deelnemende gemeenten aan het RHCVV heeft gegeven.

Breukelen, 3 april 2024 Namens het RHC Vecht en Venen De directeur - archivaris, drs. Roosmarijn Ubink

3

4

Inhoudsopgave

Inleiding .................................................................................................................. 7 I - Programmabegroting 2025-2028 ...................................................................... 11 Context RHCVV en landelijke ontwikkelingen ......................................................... 12 Inleiding Programmabegroting 2025 –2028 ........................................................... 14 Beleidsvisie 2025-2030 ....................................................................................... 14 Speerpunten 2025-2030 ..................................................................................... 14 Hoofdlijnen programmabegroting 2025-2030 ......................................................... 15 Beleidslijn 1: Toezicht en Advies .......................................................................... 17 Beleidslijn 2: Verwerven en Beheren ..................................................................... 20 Beleidslijn 3: Beschikbaarstellen & Dienstverlening ................................................. 23 Beleidslijn 4: Beleven en Ontmoeten..................................................................... 26 II – Financiële begroting 2025-2028 .....................................................................

29 Uitgangspunten financiële begroting 2025-2028 ..................................................... 30 Grondslagen ...................................................................................................... 30 Begroting 2025 en meerjarenbegroting 2026-2028 in cijfers .................................... 32 Toelichting begrote Lasten en Baten 2025 ............................................................. 33 Bijdragen gemeenten 2025 -2028 ........................................................................ 36 Toelichting begrote balansen ............................................................................... 38 III – Paragrafen..................................................................................................... 40 Weerstandsvermogen ......................................................................................... 42 Risicoparagraaf .................................................................................................. 42 Kapitaalgoederen ............................................................................................... 43 Financiering ....................................................................................................... 44 Bedrijfsvoering ................................................................................................... 44

5

6

Inleiding Over het RHCVV Het Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen (RHCVV) is een gemeenschappelijke regeling van de gemeenten De Bilt, De Ronde Venen en Stichtse Vecht. De gemeente Stichtse Vecht is centrumgemeente. Het RHC Vecht en Venen houdt toezicht op de huidige informatiehuishouding en archiefvorming van de deelnemende gemeenten; beheert de archieven van de deelnemende gemeenten en stelt in navolging van de Archiefwet en de Wet Hergebruik Overheidsinformatie de archieven en collectiedata ter beschikking aan burgers voor hergebruik, waarbij rekening wordt gehouden met openbaarheidsbeperkingen. De collectie van het RHCVV vormt het (cultuurhistorische) geheugen van de drie aangesloten gemeenten, voor de ambtenaren en de inwoners. Het RHCVV beheert in 2025 ruim vier kilometer papieren archief en heeft een e-depot voor digitale archieven. De oudste stukken dateren uit 1349, de jongste (digitale) stukken uit 2024. De collectie bestaat grotendeels uit de overheidsarchieven van de aangesloten gemeenten en hun rechtsvoorgangers. Daarnaast beheert het RHCVV particuliere archieven van personen, kerken, bedrijven en verenigingen die banden hebben met de streek. Geschiedenis Het RHC Vecht en Venen is de opvolger van het Streekarchivariaat Vecht en Venen.

Het streekarchivariaat Vecht en Venen was een samenwerkingsverband van de gemeenten Abcoude, Breukelen, Loenen, Maarssen, Maartensdijk en De Ronde Venen dat in 1997 is ingesteld. Met de toetreding van de gemeente De Bilt op 1 januari 2002 bestond de samenwerking uit de (voormalige) gemeenten Abcoude, Breukelen, De Bilt, Maartensdijk, Loenen, Maarssen en De Ronde Venen. In 2009 werd het streekarchief RHC Vecht en Venen opgericht. Vanuit de diverse archieflocaties van de deelnemende gemeenten, werd ongeveer 3 km historische archieven van overheid in particulieren overgebracht naar de nieuw gebouwde archiefbewaarplaats in Breukelen. Bij de gemeentelijke herindeling op 1 januari 2011 werden de gemeenten Breukelen, Loenen en Maarssen samengevoegd tot de nieuwe gemeente Stichtse Vecht en de gemeenten Abcoude en De Ronde Venen tot de nieuwe gemeente De Ronde Venen. In 2014 sloot het gemeentearchief Weesp aan bij het RHC Vecht en Venen. Van 2014 tot en met 2022 heeft het RHC Vecht en Venen daardoor naast de studiezaal en depots in Breukelen ook een studiezaal en depots in Weesp beheerd. In maart 2022 fuseerde Weesp bestuurlijk met Amsterdam en trad daardoor eind 2022 uit bij de gemeenschappelijke regeling. Per 1 januari 2023 worden de Weesper archieven beheerd door het Stadsarchief Amsterdam.

Taken conform archiefwet en GR overeenkomst 2014 De Archiefwet regelt dat overheidsorganisaties hun informatie (de wet spreekt over ‘archiefbescheiden’) goed beheren en een deel hiervan permanent bewaren en beschikbaar stellen, zodat huidige én toekomstige generaties deze bronnen kunnen raadplegen. De drie gemeenten hebben bij het RHCVV de taken belegd die volgen uit de Archiefwet 1995 en taken die horen bij de functie van regionaal historisch kenniscentrum. De opdracht aan het RHCVV, zoals vastgelegd in de gemeenschappelijke regeling 2014 is: • Het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archieven van de drie gemeenten (en gemeenschappelijke regelingen); • Het toezicht op de nog niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archieven van deze drie gemeenten en de gemeenschappelijke regelingen waar de gemeenten taken aan hebben gemandateerd; • Het stimuleren van de lokale en regionale geschiedbeoefening; • Het aanleggen, beheren en bewaren van een zo compleet mogelijke collectie bronnenmateriaal op het gebied van de lokale en regionale geschiedenis.

7

Missie en Visie RHCVV Archieven vormen een actieve graadmeter van de democratie (en zijn geen passieve ondersteuning ervan). De mate van raadpleegbaarheid van archief is recht evenredig met het democratische gehalte van de samenleving die het archief in kwestie bewaart. Archieven zijn niet louter bewaarinstellingen, maar hebben een belangrijke maatschappelijke rol te vervullen. Naast het uitvoeren van toezicht op de informatiehuishouding, zorgt de gemeentearchivaris er als directeur voor dat het RHCVV er als archiefdienst voor iedereen is die voor recht en bewijs, onderwijs, onderzoek of cultuurbeleving gebruik wil maken van de archieven, collecties en diensten. Het RHCVV is een deskundige partner van de aangesloten overheden bij het borgen van de duurzame toegankelijkheid en betrouwbaarheid van hun (digitale) archieven. Door voortdurend te werken aan het verbreden, opdoen en verspreiden van kennis, blijven we de betrouwbare partner die de gemeenten nodig hebben. Overheidsinformatie vormt het geheugen van overheidsorganisaties. Archieven zijn nodig voor democratische controle. De collectie van het RHCVV vormt daarnaast het (cultuurhistorische) geheugen van de drie aangesloten gemeenten en daardoor een spiegel van de samenleving. Voor de inwoners fungeert het RHCVV ook als hét expertisecentrum voor de geschiedenis en archieven van de regio.

We luisteren naar onze gebruikers, begrijpen wat ze nodig hebben en staan open voor hun wensen en behoeften. We richten ons op een breed publiek door een laagdrempelige dienstverlening van goede kwaliteit. Wij geloven in de kracht van samen. Mensen verbinden, geschiedenis en mensen met elkaar verbinden maakt de samenleving sterker.

Kernwaarden RHCVV Betrouwbaar: Door voortdurend te werken aan het verbreden, opdoen en verspreiden van kennis, blijven we de betrouwbare partner die de gemeenten nodig hebben. Innovatief: We hebben de moed om nieuwe uitdagingen aan te gaan, we zijn niet roekeloos. We leren van wat we doen en zetten steeds weer in op verbetering. Toegankelijk: We luisteren naar onze gebruikers, begrijpen wat ze nodig hebben en staan open voor hun wensen en behoeften. We richten ons op een breed publiek door een laagdrempelige dienstverlening van goede kwaliteit. Verbindend: Wij geloven in de kracht van samen. Mensen verbinden, geschiedenis en mensen met elkaar verbinden maakt de samenleving sterker.

Bestuur

Het bestuur bestaat uit de portefeuillehouders van de drie deelnemende gemeenten. In 2024 zijn dat: • • •

dhr. A.J.H.T.H. Reinders (voorzitter en burgemeester Stichtse Vecht) dhr. M. Divendal (burgemeester gemeente De Ronde Venen) dhr. mr. S.C.C.M. Potters (burgemeester gemeente De Bilt).

Adviserend lid van het algemeen bestuur is mw. drs. R.W. Ubink (directeur van Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen). Op uitnodiging van het bestuur is mw. drs. I.E.C.M. Broos (interbestuurlijk toezichthouder provincie Utrecht) als adviseur aanwezig bij de bestuursvergaderingen.

Organisatie Het RHCVV bestaat uit: • Directeur – archivaris • Afdeling bedrijfsvoering • Inhoudelijke afdelingen: Toezicht en Advies, Collecties, Dienstverlening, Erfgoed en Educatie

8

Locatie Het RHCVV beheert een archiefbewaarplaats en studiezaal in Breukelen, Schepersweg 6e. Netwerkpartners Het RHCVV opereert binnen een netwerk van archiefinstellingen en koepelorganisaties op landelijk, provinciaal en regionaal niveau. Op landelijk niveau is het RHCVV lid van de Branchevereniging voor Archiefinstellingen en de Koninklijke Nederlandse Vereniging van Archivarissen (KVAN/BRAIN). Het RHCVV neemt deel aan de landelijke kennisplatforms van het Nationaal Archief en is aangesloten op het landelijke Kennisnetwerk Informatie & Archieven (KIA). Ook is het RHCVV aangesloten bij het Netwerk Digitaal Erfgoed (NDE) en organiseert geregeld samen met hen netwerk activiteiten. De Landelijke Expertisegroep Preservation Watch is hier een onderdeel van. Op provinciaal niveau neemt het RHCVV actief deel aan de Kring van Utrechtse Archivarissen, waarvan de directeur voorzitter is, en het Utrechts Inspecteursoverleg, Op regionaal niveau is het RHCVV een samenwerking aangegaan met Archief Eemland, Streekarchief Gooi en Vechtstreek, Regionaal Historisch Centrum Rhijnstreek en Lopikerwaard, Regionaal Archief Rivierenland, Het Utrechts Archief en Regionaal Archief Zuid Utrecht, bijvoorbeeld in de Kerngroep Duurzame Toegankelijkheid en Common Ground. Het RHCVV is onderdeel van een sterk en actief landelijk archief netwerk.

Het RHCVV werkt voor het e-depot nauw samen met het Regionaal Archief Rivierenland (RAR), Regionaal Archief Zuid Utrecht (RAZU), het Waterlands Archief (WA) en het Regionaal Historisch Centrum Rijnstreek en Lopikerwaard (RHCRL) en het Utrechts Archief. Samen wordt onderzocht wat er nodig is om een e-depot op basis van Common Ground te realiseren. De kern van de groep, RAZU, RAR en RHCVV, werkt aan verschillende onderwerpen en beleidstukken die nodig zijn om duurzame toegankelijkheid van digitale archiefstukken binnen de visie Common Ground te borgen. De groep publiceert via verschillende kanalen over de resultaten, waaronder de eigen websites, Archievenblad, vakblad voor de archiefsector en LinkedIn. Voor erfgoedactiviteiten is het RHCVV een actief lid van het regionaal erfgoednetwerk met regionale musea, erfgoedinstellingen, bibliotheken en historische verenigingen. Sinds 2019 heeft het RHCVV daarnaast een eigen kerngroep opgezet waarin alle erfgoedpartners, historische kringen en onderzoekers uit de regio vertegenwoordigd zijn. Op reguliere basis komt de kerngroep samen om kennis uit te wisselen en samenwerking te bevorderen.

9

10

IProgramma begroting 2025-2028

11

Context RHCVV en landelijke ontwikkelingen Toekomstverkenning RHCVV afgerond Het uitreden van Weesp per 31 december 2022 was voor de drie overblijvende gemeenten aanleiding om in 2022 een toekomstverkenning te starten om te onderzoeken hoe voortzetting van het RHCVV als GR met drie deelnemende gemeenten er voor de lange termijn uit zou zien. Hiervoor werd een onderzoeksopdracht uitgezet bij een extern adviesbureau. De uitkomsten hiervan zijn verwoord in het rapport “Toekomstscenario’s voor een robuust Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen”. De financiële implicaties van de adviezen zijn verwerkt in het rapport “Financiële doorrekening Robuust RHCVV”. De resultaten van de verkenningen zijn ambtelijk en bestuurlijk uitvoerig vanuit kwalitatieve en financiële oogpunten geanalyseerd en vanuit verschillende invalshoeken gewogen en getoetst. Geconcludeerd is, dat het advies uit het rapport Robuust RHCVV wordt bevestigd: zet de huidige GR met de drie gemeenten voort in intensieve netwerksamenwerking met één of meerdere archiefdiensten en ga door met de ingezette professionalisering (Businesscase 2018).

Door autonome ontwikkelingen en noodzakelijke uitbreiding van de archiefbewaarplaats, ontwikkelingen op gebied van digitalisering van Toezicht en Advies en beheer en beschikbaarstellen van digitale informatie en het wegwerken van de achterstanden in toegankelijkheid en materiele verzorging aan de collecties, ontstaan er vanaf 2025 specifieke speerpunten die beschreven zijn in het rapport Toekomstscenario’s. In de toekomstverkenning is onderzocht of het RHCVV kan worden uitgebreid met een andere gemeente of archiefdienst of dat fusie mogelijk is en voordelen oplevert. Dit blijken op de korte en middellange termijn geen haalbare scenario’s, omdat er geen zicht is op mogelijke samenwerkingspartners. Er zijn daartoe bestuurlijk en ambtelijke gesprekken gevoerd met potentiële samenwerkingspartners in de regio. Bovendien bleek dat er geen structurele kostenbesparingen of voordelen van schaalvergroting waren. Het RHCVV werkt op dit moment intensief met meerdere archiefdiensten in de regio inhoudelijk en collegiaal informeel samen, waarbij met name de samenwerking met RAZU omtrent het e-depot, Common Ground en archiveren bij de bron kennis en efficiëntie voordeel biedt. Zowel de directie van het RHCVV als die van RAZU hebben in 2022 nogmaals aangegeven de bestaande samenwerking voort te willen zetten en uit te breiden.

Modernisering Archiefwet Naar verwachting zal in 2025 de gewijzigde Archiefwet in werking treden. De huidige Archiefwet 1995 is verouderd en minder goed toe te passen op digitale informatie. Door de digitalisering van de informatiehuishouding van de overheid belandt informatie in sneltreinvaart op verschillende systemen, die bovendien snel verouderen. Het gevaar is dat informatie hierdoor in de toekomst niet of moeilijker te raadplegen is. Het kabinet moderniseert daarom de Archiefwet zodat ook digitale informatie beter bewaard en toegankelijk blijft.1 De archiefwet bevat een aantal ingrijpende wijzigingen. Het kabinet wil dat overheden de te bewaren overheidsinformatie na 10 jaar overbrengen naar de archiefdienst. Nu is dat nog 20 jaar. De verkorting van de overbrengingstermijn is bedoeld om overheidsinformatie eerder beschikbaar te hebben vanuit het idee van een meer transparante overheid. Onder de huidige Archiefwet krijgen mensen documenten die niet openbaar zijn, niet te lezen. Onder de nieuwe Archiefwet krijgen mensen een document van de overheid dat niet openbaar is, soms wel gedeeltelijk te lezen. Delen die niet openbaar zijn, zijn dan door de archiefdienst onleesbaar gemaakt. De verkorting hangt ook samen met het digitale karakter van informatie. Archiefdiensten hebben experts en systemen (e-depots) om digitale bestanden eeuwig leesbaar en bruikbaar te houden.

De archiefdienst is ook gewend om informatie in welke vorm dan ook zo toegankelijk mogelijk te maken voor onderzoekers en inwoners. Door de informatie na 10 jaar naar een archiefdienst over te brengen, is deze dus ook beter toegankelijk voor gebruikers. Zowel online als via de computers in de studiezaal.

1 Meer actuele en inhoudelijke informatie over de nieuwe archiefwet: https://kia.pleio.nl/cms/view/dcaa7ed7-

db9a-4c43-ac6f-548806e51907/kennisindex-archiefwet

12

Wet Open Overheid De Wet Open Overheid (WOO) heeft als doel overheden en semi-overheden transparanter te maken en moet ervoor zorgen dat overheidsinformatie beter vindbaar, uitwisselbaar en eenvoudig te ontsluiten is. De voorwaarde voor actieve openbaarmaking is daarom goede archivering. De bepaling uit de Archiefwet, dat gemeenten hun informatie in een goede, geordende en toegankelijke staat moeten bewaren, wordt herhaald in de WOO. Daarom verplicht de WOO gemeenten om de informatiehuishouding op orde te brengen. Archivering en de Omgevingswet Bouwtekeningen, milieuvergunningen en bestemmingsplannen: het zijn belangrijke archiefstukken die veel en tot in lengte van jaren worden geraadpleegd. De wetgeving die ruimtelijke processen reguleert staat op het punt ingrijpend te veranderen. De Omgevingswet, die op 1 januari 2024 is ingegaan, verandert ook de manier waarop omgevingsinformatie ontstaat en beheerd wordt. Er ontstaan complexe vraagstukken over de inrichting van het informatiebeheer in omgevingsprocessen, om ervoor te zorgen dat ook de digitale omgevingsinformatie duurzaam betrouwbaar en toegankelijk blijft. Het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO) ondersteunt de uitvoering van de Omgevingswet. Doel is één digitaal loket te organiseren waar alle informatie te vinden is en iedereen dus snel kan zien wat is toegestaan in de fysieke leefomgeving.

Het DSO zal alle nu bestaande loketten gaan vervangen. Het is een complex project. De invoering van de Omgevingswet eist van gemeenten, provincies, waterschappen, veiligheidsregio’s, GGD’s en archiefdiensten dat zij onderling afspraken maken over het inrichten van het informatiebeheer, omdat omgevingsvergunningen langs meerdere overheden gaan en daarbij onderdeel worden van meerdere systemen en ketenprocessen. De gemeenten zullen een Dossier Afspraken en Procedures (DAP) moeten tekenen met hun verbonden partijen. Onderdeel van het DSO is een Landelijke Voorziening Bekend maken en Beschikbaar stellen (LVBB). Elke decentrale overheid sluit hierop aan en publiceert hun omgevingswetbesluiten via die landelijke voorziening. Elke overheidsorganisatie moet daarnaast ook een eigen voorziening organiseren. Gemeenten blijven verantwoordelijk voor de archivering van informatie die zij maken of ontvangen onder de Omgevingswet. Ook de informatie die aangeleverd wordt aan het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO) archiveert de gemeente zelf. Common Ground Common Ground is niet meer weg te denken uit de gemeentelijke informatiearchitectuur. Het belang om de digitale informatiehuishouding componentgericht in te richten en om hierop met digitale archivering aan te sluiten wordt steeds groter. Dit roept uiteraard veel vragen op met betrekking tot archivering.

De huidige staat en doelstelling van Common Ground biedt namelijk geen gedetailleerde blauwdruk maar een ontwikkelrichting op hoofdlijnen. Het is daarmee vooral een conceptueel model met als essentie het splitsen van proces en gegevens, standaardiseren van informatiemodellen en uitwisseling via REST-API’s. De vertaling van de principes van Common Ground naar de realiteit moet per project en per softwareoplossing opnieuw worden gemaakt, dat geldt ook voor het e-depot. Het RHCVV beschikt over een goed werkend e-depot en zorgt de komende jaren voor opname van digitale archieven van de aangesloten gemeenten. Parallel sorteert het RHCVV voor op toekomstige ontwikkelingen binnen Common Ground en een inpassing daarvan op het e-depot. De principes van Common Ground en de ontwikkeling om informatie langer in de gemeentelijke systemen, bij de bron, te beheren zijn van grote invloed op vraagstukken omtrent authenticiteit, betrouwbaarheid en verantwoording, kernwaarden die door de overheid en het archiefbestel vastgelegd zijn. Het RHCVV bereid zich hierop voor en speelt een actieve rol in de landelijke en regionale samenwerkingen en ontwikkelingen op dit gebied.

13

Inleiding Programmabegroting 2025 –2028 Beleidsvisie 2025-2030 De voorliggende begroting is de eerste begroting binnen de beleidsperiode 2025-2030. De beleidsvisie is op het moment van het opstellen van de begroting 2025 nog niet formeel vastgesteld. De beleidsvisie 2025-2030 zal de uitgangspunten en kaders volgen zoals vastgesteld zijn in de toekomstverkenning ‘Robuust RHCVV’ dat in 2023 is uitgevoerd en waarvan de resultaten verwerkt zijn vanaf de meerjarenprogramma begroting 2024-2027. De vraag ‘in hoeverre is het RHCVV robuust en klaar voor de toekomst?’ kan niet los worden gezien van het al ingezette verbetertraject waarin sinds 2018 wordt geïnvesteerd. Blijven investeren in de ontwikkeling van het RHCVV is een voorwaarde om de vitaliteit te bevorderen, de wettelijke taken voldoende uit te voeren en een aantrekkelijke samenwerkingspartner te zijn. De toekomstverkenning was een vervolg op de businesscase die het RHCVV in 2018 heeft laten uitvoeren (Zelfstandig en Versterkt). De aanbevelingen in deze businesscase vormen de basis voor het verbetertraject dat sinds 2018 bij het RHCVV loopt. De analyse van de huidige situatie van het RHCVV maakt zichtbaar dat dit verbetertraject resultaat heeft. Het RHCVV heeft in 2020 bijvoorbeeld een e-depot gerealiseerd.

Daarnaast is er in korte tijd een flink aantal nieuwe beleidskaders ontwikkeld (acquisitieprofiel, tarieven dienstverlening, uitlening archiefstukken, rolduidelijkheid privacy, coronabeleid). Het RHCVV heeft meerdere onderzoeken gedaan naar de eigen prestatie (gebruikersonderzoek ambtelijke en bestuurlijke gebruikers, kwaliteitsmonitor dienstverlening publiek) en de financiële situatie (huurprijs gebouw, verzekeringen, licentiekosten e-depot). De formatie is in 2018-2022 uitgebreid met name om de nieuwe digitale taken op het gebied van toezicht en beheer uit te kunnen voeren.

Speerpunten 2025-2030 Op basis van het uitgevoerde onderzoek en financiële doorrekening heeft het bestuur geconcludeerd, dat het RHCVV met de investeringen die opgenomen zijn in de meerjarenbegroting, voldoende vitaal en robuust is. Speerpunt is het verder ontwikkelen van het toezicht, digitaal informatiebeheer en de digitale dienstverlening. Het bestuur wil ook de zichtbaarheid en taakuitvoering van het RHCVV vergroten in de ambtelijke organisaties van de deelnemende gemeenten (ter bevordering en ondersteuning van goed bestuur en goede bedrijfsvoering binnen ambtelijke organisaties). Tenslotte hecht het bestuur belang aan het vergroten van de regionale zichtbaarheid en het stimuleren van archiefbezoek en -gebruik zowel op locatie als online. De bestaande samenwerking met het RAZU en andere archiefdiensten worden voortgezet en waar mogelijk geïntensiveerd. Uit onderzoek is gebleken dat er op dit moment geen zicht is op een nieuwe deelnemer of geschikte fusiepartner. Uitgangssituaties bij (gemeentelijke) archiefdiensten en Gemeenschappelijke Regelingen kunnen echter veranderen. Het bestuur blijft daarom scherp op ontwikkelingen bij mogelijke partijen, die in de toekomst interessant kunnen zijn als deelnemer of om bij aan te sluiten.

14

Hoofdlijnen programmabegroting 2025-2030 Nieuwe uitdagingen leiden tot hernieuwde invulling van taken en werkzaamheden. De digitale uitdaging kennen we al enige tijd. Informatie kan eenvoudig worden gecreëerd en gedeeld, maar verdwijnt snel of is in de wirwar van systemen niet altijd vindbaar. Een nieuwe uitdaging is de aangekondigde verkorting van de overbrengingstermijn in de nieuwe Archiefwet. Gecombineerd met de groeiende hoeveelheid ‘digital born’ informatie, leidt dat tot een enorme stijging van digitale openbare informatie. Tegelijkertijd blijkt het daadwerkelijk overbrengen door gemeenten naar het e-depot en het duurzaam toegankelijk beschikbaar stellen aan ambtenaren en onderzoekers geen eenvoudige zaak. Een derde uitdaging brengt de WOO, met de verplichting aan overheden om overheidsinformatie te publiceren. Die moeten daarvoor publicatieomgevingen inrichten die bij archiefdiensten al voorhanden zijn. Burgers die een vraag hebben en gewoon een antwoord willen, blijven daardoor bovendien gedwongen op meerdere plekken te zoeken en krijgen te maken met verschillende raadpleegsystemen. Het RHCVV zet zich in deze periode in om deze uitdagingen samen met de gemeenten op te pakken. Deze begroting beschrijft de programmabegroting 2025 in detail en geeft een doorkijk naar de periode 2026-2028.

Het inhoudelijke gedeelte in hoofdstuk I wordt gevolgd door de financiële begroting in hoofdstuk II waarin de gehanteerde uitgangspunten, meerjarenraming, balans en paragrafen worden toegelicht. In de periode 2025-2030 worden de adviezen uit de toekomstverkenning uitgevoerd en het verbetertraject afgerond. In de begroting 2025 worden dezelfde vier beleidslijnen uit de beleidsvisie 2020-2024 gevolgd, te weten: Beleidslijn 1: Toezicht en Advies Beleidslijn 2: Verwerven en Beheren Beleidslijn 3: Beschikbaar stellen en Dienstverlening Beleidslijn 4: Beleven en Ontmoeten Binnen de vier beleidslijnen zijn doelen en acties geformuleerd, waaraan het RHCVV zich de komende beleidsperiode committeert ten behoeve van het verstevigen van de beleidslijnen en te komen tot een vitaal RHCVV en voortzetting van de taakuitvoering op een voldoende niveau.

15

Toezicht De gemeentearchivaris van het RHCVV houdt, conform de Archiefwet 1995 art. 32 lid 2, toezicht op de wijze waarop de deelnemende gemeenten en gemeenschappelijke regelingen hun informatie beheren. Om na te gaan of de wet door de gemeenten ook daadwerkelijk worden uitgevoerd is de gemeentearchivaris belast met het toezicht op de naleving van hetgeen in de Archiefwet is geregeld voor de informatiehuishouding en archiefbeheer bij de gemeente. Dit betreft het toezicht op de nog niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte informatie in systemen en nog niet overgebrachte papieren archieven. De gemeentearchivaris brengt jaarlijks verslag uit aan het college en de raad in hoeverre de gemeente voldoet aan de wet. Het college van B&W (als wettelijke zorgdrager verantwoordelijk voor informatiehuishouding en archivering) informeert jaarlijks aan de gemeenteraad over de stand van zaken van het informatie- en archiefbeheer. De Raad verantwoordt zich vervolgens aan het Interbestuurlijk Toezicht van de provincie Utrecht.1

Het toezicht omvat de volgende type rollen en taken: •

•

•

Toezicht/Inspectie: Het toezicht toetst met name de rechtmatigheid c.q. naleving van archiefweten regelgeving door de gemeente. Formele periodieke audits van de informatiehuishouding van de gemeente door de gemeentearchivaris (die zich kan laten vervangen door een archiefinspecteur). Dit kan zijn in de vorm van een integrale audit van het informatiebeheer bij een gemeente, thematische aspectinspecties, of inspecties naar aanleiding van een calamiteit of melding. Van een inspectie wordt altijd verslag gedaan aan het college van B&W. Formeel advies: voor sommige zaken is goedkeuring of instemming van de gemeentearchivaris nodig, het ‘formeel advies’. Dit betreft in ieder geval de jaarlijkse vernietigingslijst. Benodigde goedkeuring/instemming van de archivaris is per gemeente vastgelegd in de Archiefverordening en de Beheerregeling Informatiebeheer (heeft betrekking op o.a. vervanging, verbouwing archiefruimte, migratie van data tussen systemen). Adviezen worden uitgebracht aan het college van B&W. Informeel advies en voorlichting: vooral gericht op de verbetering van het informatiebeheer bij gemeenten, zonder dat er een formele rapportage richting college gaat.

Als toezichthouder en beheerder van de archiefbewaarplaats geldt de archivaris als deskundige voor onderwerpen als informatiebeheer, openbaarheid, privacy en de maatschappelijke, historische of juridische waarde van informatie. De archivaris wordt hierbij vaak vervangen door de Adviseur Digitale Informatie en Adviseur Digitale Archieven om rolzuiverheid te behouden. Advisering is van belang voor gemeenten, omdat niet alle elementen voor zorgvuldig archief- en informatiebeheer als duidelijk voorschrift zijn opgenomen in de wettelijke regelingen, maar wel onontbeerlijk zijn voor een goede inrichting van de informatievoorziening.

De gemeentearchivaris voert deze taken en rollen niet alleen uit, verschillende werkzaamheden worden uitgevoerd door de archiefinspecteur, de adviseur digitale informatie en adviseur digitale archieven.

16

Beleidslijn 1: Toezicht en Advies Toegankelijke en betrouwbare overheidsinformatie en -archieven zijn essentieel voor goed bestuur, goede bedrijfsvoering en transparantie naar de burger. Alleen als de digitale en papieren informatiehuishouding en archivering op orde is kunnen overheidsorganisaties hun taken goed (blijven) uitvoeren en verantwoording afleggen aan de raad en de burgers. Doel De gemeentearchivaris houdt, conform de Archiefwet 1995 art. 32 lid 2, toezicht op de wijze waarop de deelnemende gemeenten en gemeenschappelijke regelingen hun informatie beheren. De gemeentearchivaris adviseert over praktische voorwaarden en implicaties van (archief)wettelijke bepalingen en de adequate inrichting van de informatievoorziening en informatiebeheer. Toezicht en Advies verandert onder invloed complexiteit informatiehuishouding Digitalisering van de werkprocessen bij gemeenten heeft zeer grote impact op het digitaal informatiebeheer bij de gemeenten zelf en op de toezichttaak van de archivaris. De complexiteit van de gemeentelijke informatiehuishouding is de afgelopen jaren sterk toegenomen, onder meer door digitalisering van (keten)processen en de toename aan samenwerkingsverbanden waarin overheidsorganisaties participeren (en digitaal archief vormen).

Daarnaast is het nog niet overgebrachte archief bij gemeenten nog deels op papier en is er een toenemende fragmentatie van informatie over verschillende applicaties. Steeds vaker bevindt informatie zich buiten een centraal DMS. Voor de toezichtfunctie vanuit het RHCVV betekent dit dat het accent is verschoven van toezien op de documentaire weerslag van gemeentelijke processen naar toezicht op een scala aan informatiesystemen (raadinformatie, zaaksystemen, vakapplicaties,) en verschijningsvormen (databases, e-mail, sociale media, website, gelaagde objecten als CAD-tekeningen, videotulen). De archiefinspectie en -advisering zal zich daardoor ook intensiever moeten gaan verhouden tot een grotere verscheidenheid aan functionarissen die verantwoordelijk zijn voor het informatiebeheer bij de gemeenten. Kennis en expertise voor complexe informatievraagstukken Gemeenten worden verder geconfronteerd met een breed scala aan complexe informatievraagstukken door de implementatie van wet- en regelgeving (WOO, WEP, Omgevingswet, AVG, nieuwe Archiefwet; BIO checklist, etc). Onderdeel van de WOO is bijvoorbeeld het op orde brengen van het informatiebeheer, verbeteren van de toegankelijkheid. De WOO strekt zich bovendien uit tot e-mail, app-verkeer (Signal, WhatsApp) en chats via bijvoorbeeld Teams. Het duurzaam beheren en toegankelijk maken van dit type informatiebronnen is nieuw en complex.

Dit vraagt zowel bij gemeenten als bij het RHCVV om nieuwe kennis en vaardigheden. Het RHCVV fungeert voor de gemeenten als advies en expertisecentrum en is het centraal aanspreekpunt voor onze drie gemeenten voor deze complexe informatievraagstukken. Het RHCVV ondersteunt de gemeenten daarnaast bij de ontwikkelingen voor het actief publiceren van informatie in het kader van de Wet Open Overheidsinformatie (WOO). Op dit moment wordt onderzocht hoe het e-depot hierin een rol kan spelen. Daarnaast adviseert en begeleidt het RHCVV gemeenten bij de voorbereiding van overbrengen van digitale informatie, dit kan extra kosten bij en na overbrengen voorkomen. Wet Open Overheid (WOO) en actieve openbaarheid Een belangrijk verandering in de informatiehuishouding en het applicatielandschap van de gemeente als gevolg van de WOO is de verplichting om informatie actief openbaar te maken. Applicaties worden daarvoor aangepast om automatisch relevante informatie openbaar te maken zonder dat daar een specifiek verzoek voor nodig is. Dit vraagt om aanpassingen in de backend-systemen van applicaties, zodat cruciale informatie gemakkelijk kan worden geïdentificeerd en vrijgegeven. Dit kan leiden tot de ontwikkeling van nieuwe functionaliteiten binnen bestaande applicaties of zelfs de creatie van geheel nieuwe applicaties die gericht zijn op het proactief delen van informatie.

Het RHCVV is een ervaren partner op dit gebied door de jarenlange ervaring en expertise in het ter beschikkingstellen van overheidsinformatie waarbij veel oog is voor de complexiteit van openbaarheid, beperkingen en privacy. Het RHCVV is als adviseur betrokken door bijvoorbeeld het adviseren over het inrichten van systemen, processen en selecteren van geschikte opslagsystemen, het opstellen van archiveringsrichtlijnen en het ondersteunen bij de implementatie van archiveringsprocessen binnen deze applicaties. Daarnaast kan de gemeente gebruik maken van de applicaties van het RHCVV voor de actieve openbaarmaking waarmee direct de archivering van deze informatie geborgd is.

17

Antoinet Nijssen, de levenslijn van informatie (afkomstig uit Whitepaper KVAN 2024) Bovenstaand figuur illustreert de levenslijn van informatie, waarbij de reis van die informatie in de tijd is uitgezet. Op T1 wordt een dossier gemaakt door een ambtenaar. Een stukje uit dit, en mogelijk andere dossiers, wordt aangevraagd via een WOO-verzoek. Op een later tijdstip wordt het dossier formeel conform archiefwet overgedragen. In beide gevallen wordt de informatie beschikbaar gesteld aan burgers én ambtenaren. Grip op digitale informatie Het beheren en preserveren van digitale overheidsinformatie blijven dé uitdagingen voor de nabije toekomst. Het is daarvoor belangrijk om als gemeente inzicht te hebben in de hoeveelheid, locatie en soort digitale informatie binnen een gemeente. Dit is enerzijds belangrijk voor een strategische sturing bij en grip op de interne informatiehuishouding van de gemeente. Anderzijds is dit belangrijke informatie om een beeld te krijgen van het aantal te verwachten MB’s bij digitale overbrenging en daarmee de groei van het e-depot en werkzaamheden die gerelateerd zijn aan de overbrengingen voor zowel gemeente als RHCVV.

De focus ligt ook in 2025 op het adviseren en helpen van de aangesloten gemeenten bij het duurzaam beheren van digitale informatie en het stimuleren van het zo spoedig mogelijk uitfaseren van de hybride (combinatie van papieren en digitale) informatiehuishouding om zo te voldoen aan de wettelijke eisen uit de Archiefwet en bij te dragen aan een goede uitvoering van de Wet Open Overheid (WOO) en invoering van de nieuwe Omgevingswet. Daarbij zal “archivering by design”, dus het aan de voorkant betrokken zijn, bijvoorbeeld bij aanbestedingstrajecten, een grote rol spelen.

▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ • •

Wat gaan we in 2025 in ieder geval doen: Jaarlijks zijn er een aantal terugkerende taken en werkzaamheden, o.a.: Jaarlijks toezichtverslag per gemeente aan de colleges van burgemeester en wethouders; (Integrale) inspectie van twee gemeenten met betrekking tot hun informatiehuishouding; Opstellen van wettelijke adviezen voor migraties en vervangingsplannen; Begeleiden van de wettelijke overbrenging van papieren en digitale overheidsarchieven; Beoordelen jaarlijkse vernietigingsvoorstellen van te vernietigen informatie bij de gemeenten; Deelname gemeentearchivaris aan het Strategisch Informatie Overleg (SIO) van de gemeenten; Deelname inspecteur en adviseur digitale informatie aan het Tactisch Informatie Overleg (TIO); Ondersteuning/advisering/ontwikkelen van kennisproducten deelnemende gemeenten; Kennisdeling over veranderingen in de informatievoorziening, zoals Common Ground en Bewaren bij de Bron, WOO, omgevingswet en archivering, e-mailarchivering. Door middel van presentaties, filmpjes, en organisatie van een kennismiddag en een E-Café bij iedere gemeente.

18

•

Wat is beheer en behoud van archieven? Dit betreft het beheren van archiefbescheiden in een archiefbewaarplaats, inclusief het ontsluiten van informatie. Het ontsluiten is het toegankelijk maken en toegankelijk houden van de informatie. Hieronder worden de elementen toegelicht die onderdeel uitmaken van deze wettelijke taakomschrijving: Beheer: De toegankelijke staat van archiefstukken in de Archiefwet verwijst zowel naar intellectuele toegang als naar materiële toegang. Archieven dienen voorzien te zijn van een bruikbare inhoudsopgave, een inventaris, om te kunnen vinden wat je als gebruiker zoekt. Ze moeten ook letterlijk toegankelijk zijn. Een gebruiker moet een archiefstuk zelf kunnen raadplegen en mag de toegang hiertoe niet ontzegd worden, mits het archiefstuk in kwestie openbaar is en de materiële staat zich niet verzet tegen hanteren. Daarnaast omvat het alle activiteiten gericht op verwerven en verder toegankelijk maken van archieven. Bijvoorbeeld het regelen van openbaarheid en openbaarheidsbeperkingen; beschermen van privacy en auteursrechtelijk beschermde werken (foto’s, ansichtkaarten, affiches, krantenartikelen); het publiceren van inventarissen en nadere toegangen; het digitaliseren van archieven en deze online plaatsen; het beschikbaar stellen van open data.

Behoud: alle fysieke en materiële activiteiten die ervoor zorgen dat de archieven over ‘tenminste 100 jaar’ nog raadpleegbaar zijn. Dit is onder andere het depot- en gebouwbeheer (klimaat) en een edepotvoorziening. Verder: materiële verzorging van archieven; conservering en restauratie. Voor digitale archieven: bescherming tegen virussen, bitrot, obsolete bestandsformaten etc. Voor papieren archief: bescherming tegen beestjes, schimmels en verval. Beschikbaarstellen: alle activiteiten die mogelijk maken dat archieven kunnen worden geraadpleegd en (her)gebruikt. Hieronder valt onder andere de dienstverlening via fysieke studiezaal; de digitale dienstverlening via de website en andere digitale kanalen; het begeleiden van onderzoek; beantwoorden van vragen van ambtenaren, burgers, instellingen, ondernemers (studiezaal, mail, chat, Twitter, Facebook, Instagram); het digitaliseren van archieven op verzoek van burgers en ambtenaren; het informeren van onderzoekers over nieuwe aanwinsten; uitvoering geven aan de WOO. Beheer en behoud digitale archieven versus papieren archieven In het e-depot worden digitale bestanden duurzaam bewaard en beheerd. Digitale archiefbescheiden hebben de eigenschap, in tegenstelling tot papier, sneller onbruikbaar te worden.

Dit kan bijvoorbeeld doordat het bestandsformaat niet meer te openen is omdat de software die nodig is niet meer beschikbaar is, of omdat er een van de vele nullen en eentjes is gemuteerd en het bestand corrupt is geraakt. Het e-depot zorgt ervoor dat de bestanden up-to-date, authentiek en integer blijven. Het bewaren van digitale informatie is niet iets wat alleen in de toekomst speelt. Ook nu al worden digitale archieven overgebracht naar het e-depot van het RHCVV en bevindt zich veel digitaal bij de gemeenten dat ook veiliggesteld dient te worden. Het RHCVV is daartoe in staat, de uitdaging ligt vooral bij de ambtelijke organisaties om de informatie voor te bereiden.

19

Beleidslijn 2: Verwerven en Beheren Het RHCVV beheert in 2025 ongeveer 4 strekkende kilometer papieren archief en steeds meer digitaal archief. De oudste stukken dateren van de late middeleeuwen, zoals een fragment van een rekening en een misfundatieboek. De jongste stukken zijn uit de 21e eeuw (waaronder ook bedrijfsarchieven, kerkarchieven, foto’s, kaarten, digitale foto’s, e-mails, social mediaberichten). De collectie groeit door periodieke wettelijke overbrenging van de archieven van de gemeenten en gemeenschappelijke regelingen. Daarnaast ontvangt het RHCVV met enige regelmaat archieven en collecties van particulieren. Archieven horen volgens de Archiefwet in goede, geordende en toegankelijk staat te verkeren. Het goed beheren van papieren en digitale archieven is daarmee een kerntaak van het RHCVV. Doel De Archiefwet 1995 schrijft voor dat overheden hun informatie in goede, geordende en toegankelijke staat moeten beheren en bewaren. De informatie moet dus goed bewaard worden en makkelijk te vinden en te raadplegen zijn. Dat is belangrijk, omdat archieven in Nederland een rechts- en bewijsfunctie hebben. In 2025 worden de reguliere werkzaamheden op het gebied van beheer en behoud uitgevoerd. Er is daarnaast speciale aandacht voor een aantal onderwerpen.

Uitbreiding archiefbewaarplaats In 2023 heeft het bestuur aan het college van de centrumgemeente (de verhuurder is de gemeente Stichtse Vecht) verzocht om uitbreiding van de archiefbewaarplaats en zich uitgesproken voor een langdurige huurovereenkomst. In het najaar 2023 heeft de gemeenteraad van Stichtse Vecht ingestemd met het vrijgeven van de reservering voor de bouwplannen en begin 2024 zijn de voorbereidingen gestart. De noodzaak voor uitbreiding van de depotcapaciteit werd gesignaleerd in de RHCVV-businesscase van 2018. In 2022 is een schouw gedaan bij de drie gemeenten en berekend dat er in de periode 2025-2031 nog ongeveer 2.060 meter papieren archief van de deelnemende gemeenten zal worden overgebracht. Na 2031 worden tot 2040 nog wel kleine overbrengingen van gemeenten verwacht, maar geen grote archiefblokken meer voorzien. Digitaal werken en digitaal archiveren is bij alle deelnemende gemeenten de laatste jaren namelijk de norm geworden, waardoor op den duur geen papierenarchief meer wordt gevormd. Bij de bouw van het RHCVV is rekening gehouden met een mogelijke extra depotlaag. Met de uitbreiding op de huidige archiefbewaarplaats komt een oppervlakte van ca. 375m² inclusief logistieke ruimtes beschikbaar en wordt 2.600 strekkende meter depot gecreëerd, waar ook ruimte zal zijn voor de kleine overbrengingen die nog volgen.

Op deze manier kunnen alle nog te vormen papieren archieven van de deelnemende gemeenten worden opgenomen. E-depot De digitalisering van de gemeenten betekent voor het RHCVV ook structureel nieuw werk rond het beheren van de groeiende digitale archieven. De medewerkers van het RHCVV moeten zich nog meer dan tot nu toe gebruikelijk digitale kennis en vaardigheden eigen gaan maken. Dit ‘nieuwe’ werk komt niet in plaats van de huidige activiteiten, maar komt er bovenop. De komende periode neemt ook het operationele werk bij het RHCVV toe, zoals begeleiden van de instroom van nieuwe archieven en het managen van de datakwaliteit (preservering). Het e-depot van het RHCVV is in 2020 opgeleverd en er zijn enkele gemeentelijke archieven als pilotproject overgebracht. Daarnaast zijn beleidskaders ontwikkeld voor onder meer de preservering van digitale archieven. Het e-depot van het RHCVV is gereed om grotere gemeentelijke collecties op te nemen. De ervaring leert dat de voorbereiding van het overbrengen van digitaal archief naar een e-depot veel werk kost aan de kant van de gemeenten als zorgdrager. Digitale archiefbestanden dienen, net als in de analoge situatie, eerst in goede, geordende en toegankelijke staat gebracht te worden. Gezien de kwetsbaarheid van deze informatie blijft het aandacht vragen en advisering aan gemeenten op dit onderwerp een belangrijk speerpunt in 2024.

Het oefenen met de export en ingest van gemeentelijke archieven zorgt ervoor dat gemeenten de mogelijkheid krijgen om by design hun interne digitale archiveringsprocessen in te richten. Daarnaast geeft het inzicht in welke

20

functionaliteiten (nieuwe) applicaties dienen te hebben om de digitale archivering en export te faciliteren. Gemeenten en RHCVV bouwen met dergelijke trajecten samen kennis op over wat er komt kijken bij digitale overbrenging, die nodig is om op den duur de overbrengingen steeds makkelijker te laten verlopen. Achterstanden toegankelijkheid archieven en collecties De Archiefwet verplicht overheidsorganen de onder hen berustende archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren, alsmede zorg te dragen voor de vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. In 2022 is in kaart gebracht wat in welke mate de archieven en collecties die het RHCVV beheert, toegankelijk zijn. De toegankelijke staat van archiefstukken (vastgelegd in artikel 3 van de Archiefwet) verwijst zowel naar materiele staat als naar intellectuele toegang (doorzoekbaarheid, maar ook bijvoorbeeld openbaarheid). Archieven dienen voorzien te zijn van een bruikbare inhoudsopgave, een inventaris, om te kunnen vinden wat je als gebruiker zoekt. Ze moeten ook letterlijk toegankelijk zijn. Een gebruiker moet een archiefstuk zelf kunnen raadplegen en mag de toegang hiertoe niet ontzegd worden, mits het archiefstuk in kwestie beperkt openbaar is.

Uit het onderzoek bleek dat bij het overbrengen van de archieven en collecties van de gemeenten naar het RHCVV destijds onvoldoende afspraken gemaakt over de materiële staat en de mee te leveren metadata. Het gevolg is dat een deel van de archieven, bij de oprichting van het RHCVV in 2009, niet in de goede geordende en toegankelijke staat is overgebracht. Op basis van de uitgebreide inventarisatie per gemeente zijn berekeningen (september 2022) gemaakt om deze achterstanden in 10 jaar weg te werken. In de meerjarenbegroting is vanaf 2025 budget opgenomen om te startten met het wegwerken van de achterstanden en het voorkomen van nieuwe achterstanden. Uitstel en vertraging brengen het risico met zich, dat de benodigde knowhow voor het uitvoeren van de werkzaamheden is verdwenen. De kosten worden per gemeente doorberekend en zijn als projectkosten opgenomen in de meerjarenbegroting. Online toegankelijkheid vergroten door digitalisering (scans) Van de archieven en collecties die het RHCVV in beheer heeft zijn tot nu toe vooral genealogische en notariële bronnen en de bouwdossiers gedigitaliseerd – samen geschat op niet meer dan 5% van de gehele collectie. Gezien de ambitie om zowel de dienstverlening aan ambtenaren te verbeteren als het gebruik van de archieven te vergroten, is digitalisering een voorwaarde.

Gebruikers verwachten dat archieven online beschikbaar zijn en 24 uur per dag kunnen worden geraadpleegd. In de periode 2025-2028 zet het RHCVV in op digitalisering van de collectie met als uitgangspunt dat dit gebeurt op basis van ‘scanning on demand’. Uitgangspunt is dat niet de hele collectie digitaal toegankelijk zal kunnen zijn, omdat een groot deel van de collectie door auteurswetgeving en AVG nog niet actief online gepubliceerd kan worden. Daarnaast blijft het RHCVV binnen het reguliere budget ieder jaar zo mogelijk een deel van de collectie digitaliseren. Hierbij wordt voorrang gegeven aan veel geraadpleegde bronnen zoals de bevolkingsregistratie en bouwvergunningen. Wat gaan we in 2025 in ieder geval doen: • Met deelnemende gemeenten voorbereiden/overbrengen (digitale) archieven; • Beheer en behoud archieven en collecties binnen de beschikbare middelen/capaciteit; • Start achterstandenproject toegankelijkheid archieven en collecties; • Digitalisering overheids- en particuliere archieven binnen beschikbare middelen; • Kennisoverdracht en adviseren (digitale) archivering en preservering aan gemeenten en inwoners. Door middel van presentaties en filmpjes en informatie op de website.

21

Beschikbaarstellen Dit betreft alle activiteiten die mogelijk maken dat archieven kunnen worden geraadpleegd en (her)gebruikt. Hieronder valt onder andere de dienstverlening via fysieke studiezaal; de digitale dienstverlening via de website en andere digitale kanalen; het begeleiden van onderzoek; beantwoorden van vragen van ambtenaren, burgers, instellingen, ondernemers (studiezaal, mail, chat, Twitter); het digitaliseren van archieven op verzoek van burgers en ambtenaren; het informeren van onderzoekers over nieuwe aanwinsten; uitvoering geven aan de WHO. Toegang en het kunnen doen van onderzoek in archieven is belangrijk, omdat archieven in Nederland een rechts- en bewijsfunctie hebben. Burgers hebben vrije toegang tot relevante en betrouwbare informatie. Dankzij toegankelijke informatie kunnen burgers het overheidshandelen controleren (herinnering, gerechtigheid, mensenrechten etc.). Dit is een voorwaarde voor een transparante en democratische samenleving.

Studiezaal Wie de gemeentelijke archieven, bouwvergunningen en andere bronnen over de regionale geschiedenis wil onderzoeken kan drie dagen per week en de donderdagavond terecht in de studiezaal. De medewerkers van het RHCVV bieden hulp bij het zoeken en vinden van de juiste stukken. Online zoeken en vinden De inventarissen van archieven en collecties en onze beeldbank zijn doorzoekbaar via de website van het RHCVV. Enkele archieven zijn volledig gedigitaliseerd. Steeds meer foto’s worden toegevoegd aan de beeldbank. Drie dagen per week is de chatfunctie bemand en daarnaast helpen medewerkers via mail en telefoon bij het zoeken en vinden. Educatie en onderwijs Zoeken en vinden in archieven via inventarissen is vaak lastig als je dat niet gewend bent. Voor veel mensen (zowel burgers als ambtenaren) helpen cursussen en educatieve programma’s om kennis te maken met archieven en er efficiënt in te kunnen zoeken. Via het onderwijs komen kinderen voor het eerst in contact met archief. Publieksbereik Met uiteenlopende publieksactiviteiten brengt het RHCVV de archieven en collecties steeds weer onder de aandacht. Van Open Monumentendag, tentoonstellingen tot cursussen, presentaties, lezingen en workshops.

22

Beleidslijn 3: Beschikbaarstellen & Dienstverlening Door de digitalisering van de samenleving en wetgeving (hergebruik, open data, WOO, actieve openbaarheid) wordt digitale toegankelijkheid van overheidsinformatie steeds belangrijker. Het bestuur van het RHCVV heeft in zijn meerjarenbeleid de verdere ontwikkeling van zijn dienstverlening opgenomen als speerpunt. Met als doel het verbeteren van de (nadere) toegankelijkheid en het gebruik van archieven. De deelnemende gemeenten en inwoners hebben recht op kosteloze verstrekking van inlichtingen over en uit hun archieven. Hoe vanzelfsprekendheid digitale, online aanwezigheid ook geworden is, dienstverlening aan burgers behelst meer dan informatie op een website plaatsen. Informatie moet begrijpelijk zijn binnen een context die verder reikt dan de meestal vrij droge metadata die aan informatieobjecten worden toegekend. Elke burger moet ongeacht kennisniveau of ervaring kunnen begrijpen welke informatie er aangeboden wordt en hoe een zoekomgeving werkt. En waar dat niet duidelijk is moet deze burger weten waar een vraag gesteld kan worden, die door een mens beantwoord wordt. Dit vraagt om realisatie van dienstverleningskanalen waarbij automatisering en klassieke dienstverlening hand in hand gaan. Doel Toegang tot publieke informatie en hergebruik van informatie is een wettelijk geborgd recht van burgers.

Het RHCVV stelt in navolging van de Archiefwet en de Wet Hergebruik Overheidsinformatie (WHO) de archieven en collectiedata ter beschikking aan burgers voor onderzoek en hergebruik, behalve als er sprake is van een openbaarheidsbeperking. Dit gebeurt zowel via de studiezaal als de website: www.rhcvechtenvenenen.nl. Ontwikkeling digitale dienstverlening In de dienstverlening is een aantal aandachtspunten gesignaleerd die de komende beleidsperiode worden verbeterd. In 2024 werkt het RHCVV verder aan het digitaal toegankelijk maken van de archieven en de gebruiksvriendelijkheid en kwaliteit van de dienstverlening via de website, chat, e-mail, Facebook, Twitter en LinkedIn. Een goed werkende, laagdrempelige informatievoorziening staat centraal. Het RHCVV stelt de archieven beschikbaar via de eigen website en ook via onder meer WieWasWie.nl en openarchieven.nl. Om te kunnen blijven inspelen op veranderende gebruikersbehoeften ontwikkelt de digitale dienstverlening zich continu. Om goed vorm te geven aan de digitale dienstverlening is specifieke kennis nodig op verschillende kennisgebieden. In eerste instantie ‘dicht bij huis’: medewerkers moeten zelf voldoende kennis en ervaring hebben om goed en integraal kunnen zoeken door alle bronnen; scanning on demand. Tegelijkertijd is het ook zaak kennis te hebben van onder meer digitale klantkunde.

Het RHCVV heeft hiervoor inhouse leertrajecten die verder uitgebreid worden om deze kennis verder te ontwikkelen, ook bij nieuwe medewerkers. Archief digitaal doorzoekbaar maken De komst van massadigitalisering, nieuwe technieken zoals Handwritten Tekst Recognition (HTR) en Artificial Intelligence (AI) zorgen voor een revolutie van ongekende aard en omvang. Voor het eerst in de geschiedenis wordt het mogelijk om informatie die in de documenten besloten ligt integraal te doorzoeken. De initiatieven die de afgelopen jaren zijn gestart op vlak van HTR laten spectaculaire resultaten zien. Met het doorzoekbaar worden van informatie krijgt het potentieel aan onderzoeksterreinen, en daarmee de maatschappelijke waarde van informatie (en archieven), een enorme boost. Voor het doen van voorspellingen van toekomstige ontwikkelingen is immers data van het verleden nodig, en daarvan zijn archiefinstellingen grootleverancier. Vroeger op papier, nu steeds vaker digitaal en doorzoekbaar. De mogelijkheden zijn onuitputtelijk, maar stellen twee voorwaarden: de documenten zijn gescand, en de inhoud is doorzoekbaar gemaakt. Dit betekent dat naar nieuwe vormen van massa digitalisering gezocht moet worden, waarbij de scan feitelijk het bijproduct wordt.

De dienstverlening van het RHCVV vindt op dit moment voornamelijk plaats door het beschikbaarstellen van papieren archieven: zoals bij beleidslijn 2 aangegeven is slechts 5% van alle archieven en collecties digitaal in te zien. Het is de ambitie om zowel de dienstverlening aan ambtenaren te verbeteren als het gebruik van de archieven te vergroten. Het inrichten van ‘scanning on demand’ is daarbij een belangrijke prioriteit, zeker sinds er vanwege de coronapandemie meer thuis wordt gewerkt.

23

•

•

In 2023 is gestart met de voorbereidingen om op basis van ‘scanning on demand’ zoveel mogelijk verzoeken digitaal af te handelen. Deze service zal eerst voor ambtenaren beschikbaar zijn en per jaar waar mogelijk worden uitgebreid. De bouwdossiers van De Bilt en De Ronde Venen zijn nog niet (voldoende) gedigitaliseerd en daardoor kunnen deze nog niet via digitale dienstverlening ter beschikking worden gesteld aan inwoners. De komende jaren wordt in samenwerking met de gemeenten gewerkt aan een oplossing.

Bevorderen gebruik archieven door ambtenaren Het RHCVV heeft in 2019 gebruikersonderzoek uitgevoerd onder ambtenaren en bestuurders. Het bestuur vindt het belangrijk dat de ambtenaren beter bekend worden met het archief en het zelf zoeken/vinden van archiefstukken stimuleren. Studiezaal De studiezaal in Breukelen blijft een essentiële en noodzakelijke rol spelen in het ter beschikking stellen van archief en informatie. Naast de beperkingen in het online digitaal beschikbaarstellen van informatie door privacy- en auteurswetgeving, is – net als bij veel andere archiefdiensten overigens – slechts een klein deel van de archieven gedigitaliseerd en digitaal toegankelijk. Voor veel archieven zal het daarom nodig blijven om deze op de studiezaal in te komen zien.

Zichtbaarheid en bekendheid Net als afgelopen jaren zetten we verder in op het vergroten van de naamsbekendheid onder een breed publiek en onder onze ambtelijke gebruikers. Uit een korte inventarisatie onder (potentiële) bezoekers, blijkt dat de naam Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen niet voor iedereen duidelijk maakt dat wij de archiefdienst van de deelnemende gemeenten zijn of wat een archiefdienst doet. In 2025 wordt gewerkt aan een naamsverandering die duidelijk maakt dat het RHCVV de archiefdienst is van de drie deelnemende gemeenten. Cursussen, workshops en onderwijs Zoeken en vinden in archieven kan ingewikkeld zijn als je er niet bekend mee bent of als je niet zo digitaal vaardig bent. Cursussen en educatieve programma’s helpen om kennis te maken met archieven en om er efficiënt in te kunnen zoeken. Met de inzet van cursussen voor beginners en gevorderden, workshops en rondleidingen kiest het RHCVV bewust voor laagdrempelige activiteiten voor een brede doelgroep. In sommige gevallen is er overlap met de beleidslijn ‘Beleven en Ontmoeten’. Ook in 2025 ontwikkelen we programma’s op verschillende niveaus voor basis- en voortgezet onderwijs, studenten, volwassenen en senioren. Het RHCVV organiseert cursussen en workshops die gericht zijn op o.a. onderzoek, paleografie, genealogie en (digitale) archivering.

Burgers, verenigingen en bedrijven archiveren steeds meer digitaal. Wat gaan we in 2025 in ieder geval doen: • Uitbreiden en door ontwikkelen van digitale dienstverlening, zowel voor burger als ambtenaar; • Uitbreiden van ondersteuning en informatie voor onderzoek en gebruik archieven: digitaal en via de studiezalen, ook buiten kantooruren; • Vergroten van dienstverlening aan de ambtelijke organisaties; • Zichtbaarheid vergroten, nieuwe doelgroepen aantrekken: gerichte communicatie/activiteiten; • 3 cursussen en 3 workshops; • Door ontwikkelen basisprogramma cursussen.

24

Waarde erfgoed

Erfgoed heeft grote waarde, niet alleen in wetenschappelijk maar zeker ook in economisch, maatschappelijk en cultureel opzicht. Het verbindt mensen met het verleden, met elkaar en met hun omgeving. Begrip van het heden is onmogelijk zonder kennis van het verleden. Erfgoed geeft een impuls aan de vastgoedwaarde in de regio en beïnvloedt het vestigingsgedrag van particulieren en bedrijven. Daarnaast oefent erfgoed een grote aantrekkingskracht uit op toeristen. Zo is erfgoed van onschatbare waarde voor een streek. Om als burger te kunnen participeren in de huidige en toekomstige samenleving, is het belangrijk historische en hedendaagse kennis in hun onderlinge samenhang te verwerven en te delen.