Bijlage 3 RANU Begroting 2026 2029.pdf

De Ronde Venen De Bilt Stichtse Vecht

c.

Prijspeil september 2022 € 839.000 455.000 402.000 1.696.000

Begroting 2026 103.500 56.700 51.300 211.500

Onzekerheid over ontwikkeling inflatie De gehanteerde indexen voor zijn vermeld bij de uitgangspunten voor de begroting. De werkelijke inflatiecijfers kunnen afwijken van die in de begroting, waardoor de in deze begroting opgenomen bedragen anders kunnen uitkomen.

50

Bijlage ten behoeve wijziging GR Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen – Regionaal Archief Noordwest Utrecht

d.

Geen demarcatie bij de servicekosten In 2020 is gestart met het in kaart brengen van de demarcatie van de onderhoudskosten. In 2025 worden de afspraken hierover gefinaliseerd. Bij de totstandkoming van de begroting 2026-2029 is de overeenstemming inzake de demarcatie van groot en klein onderhoud tussen verhuurder en huurder(s) nog niet gereed. De juiste meerjaren raming voor de post huisvesting diversen kan daardoor anders uitkomen.

e.

De klimaatinstallaties van het depot zijn aan het einde van hun levensduur Oudere installaties brengen meer kosten voor klein en groot onderhoud mee. Eventuele problemen in de installaties kunnen operationele risico’s met zich brengen. Tijdige vervanging van de klimaatinstallaties is de verantwoordelijkheid van de verhuurder. Vervanging van de klimaatinstallaties wordt in 2025 integraal opgepakt tijdens de voorbereidingen van de uitbreidingswerkzaamheden.

f.

Het RHCVV heeft geen reconstructieverzekering afgesloten Het RHCVV heeft sinds 2009 in lijn met het beleid van centrumgemeente gemeente Stichtse Vecht, geen reconstructie verzekering afgesloten voor de in de depots aanwezige archieven en collecties. Het bestuur heeft dit besluit op 12 mei 2021 formeel bekrachtigd. De risico’s ten aanzien van een eventuele calamiteit zijn beperkt als gevolg van de strenge eisen waaraan archiefbewaarplaatsen moeten voldoen. Deze eisen zijn neergelegd in de Archiefregeling. Het RHCVV beschikt over een archiefbewaarplaats die in 2009 door GS is goedgekeurd. In de depots zijn watermelders geplaatst en het gebouw is voorzien van brand- en inbraaksignalering. Het RHCVV beschikt over een (concept) collectiehulpverleningsplan waarin ook een overzicht is opgenomen van alle archieven en collecties met een categorieaanduiding. De categorie bepaalt in de rangorde 1 tot en met 4 de volgorde waarin archieven en collecties moeten worden veiliggesteld ingeval zich een calamiteit voordoet waarbij het noodzakelijk is archieven en collecties te evacueren. Een calamiteit van geringe omvang kan in eerste aanleg door de medewerkers van het RHCVV zelf worden bestreden met behulp van een aangeschafte calamiteitenkit.

g.

Naar verwachting zal in 2026 de gewijzigde Archiefwet in werking treden De archiefwet bevat een aantal ingrijpende wijzigingen, waaronder het verkorten van de overbrengingstermijn en er wordt overgestapt naar het informatiestelsel in plaats van het documentstelsel en de overbrengingstermijn wordt verkort van twintig naar tien jaar. De verkorting van de overbrengingstermijn is bedoeld om overheidsinformatie eerder beschikbaar te hebben vanuit het idee van een meer transparante overheid. Daarnaast hangt de verkorting samen met het digitale karakter van informatie. Op dit moment is nog niet in te schatten welke gevolgen wijziging van documentstelsel naar informatiestelsel zal hebben op de taakuitvoering (beschikbaarstelling) van het RHCVV. Het RHCVV volgt de ontwikkelingen nauwlettend en informeert en adviseert de aangesloten organisaties hierover.

h.

Toename exploitatiekosten door depotuitbreiding De uitbreiding van de depots brengt naar verwachting extra exploitatiekosten met zich mee, zoals hogere lasten voor beheer, onderhoud en energieverbruik. De exacte omvang van deze kosten is op dit moment echter nog niet te voorzien. Aanvullende kosten zullen in volgende begrotingen waar nodig worden meegenomen.

Kapitaalgoederen Het RHCVV huurt het pand waarin het is gevestigd van de centrumgemeente Stichtse Vecht. Groot onderhoud aan gebouw en gebouw specifieke installaties worden door de verhuurder uitgevoerd. Het kleine onderhoud op de installaties en de binnenkant van het gebouw vallen ten laste van het RHCVV. Het RHCVV beschikt over een eigen (ICT-)inrichting, installaties en materiele vaste activa in het gehuurde gebouw.

51

Bijlage ten behoeve wijziging GR Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen – Regionaal Archief Noordwest Utrecht

Financiering De begroting van het RHCVV wordt nagenoeg geheel gefinancierd door de deelnemende gemeenten. De begroting bestaat voor ca. 99% uit de omslagbijdrage, inclusief de 2% opslag en wegwerken achterstanden. De overige opbrengsten bestaan uit ‘taken in opdracht’, de leges, boekenverkoop en de verhuur van de depots voor tijdelijke opslag van papieren archief. De facturatie voor ‘taken in opdracht’ verschilt per gemeente, afhankelijk van de aanvullende taken die bij het RHCVV belegd zijn. De deelnemende gemeenten ontvangen jaarlijks een nota die is gebaseerd op de begroting. De mogelijkheden voor het RHCVV om extra inkomsten te genereren zijn beperkt. Met de invoering van de Wet Hergebruik Overheidsinformatie (WHO) mogen archiefdiensten, bij het voldoen aan een verzoek om hergebruik, niet méér kosten in rekening brengen dan de marginale verstrekkings-kosten. Dit zijn de kosten die een archiefdienst maakt voor het vermenigvuldigen, verstrekken en verspreiden van informatie naar aanleiding van een verzoek om hergebruik. Archieven mogen kosten die zij in het algemeen maken voor het digitaliseren van archiefbescheiden dus niet terugverdienen door middel van de tarieven.

Bedrijfsvoering Beleidsplan 2026-2029 De meerjarenbegroting 2026-2029 is net als het jaar daarvoor gebaseerd op de resultaten van de toekomstverkenning (maart 2023) voor de komende 15 jaar. Het geeft een beeld van hoe het RHCVV voor de lange termijn voldoende uitgerust is om als vitale archiefdienst de wettelijke taken voor de deelnemende gemeenten kan uitvoeren. De resultaten en uitkomsten van de toekomstverkenning vormen het uitgangspunt voor de beleidsvisie en beleidsplannen voor 2026-2029. Formatie en HRM De medewerkers van het RHC VV zijn formeel in dienst bij de gemeente Stichtse Vecht. De kosten worden geheel doorbelast aan het RHCVV. Voor personele zaken en de salarisadministratie is er met afdeling Mens en Organisatie van Stichtse Vecht een dienstverleningsovereenkomst afgesloten. Deze wordt in 2026 gecontinueerd. Informatiebeheer Het RHCVV valt onder de Archiefverordening en het Besluit Informatiebeheer van de centrumgemeente Stichtse Vecht. Informatiebeveiliging Voor informatieveiligheid is budget opgenomen in de post Digitale archivering, digitale dienstverlening en Kantoor ICT. Het bevat de maatregelen die het RHCVV neemt om de bedrijfsvoeringsinformatie en de informatie in de archieven zo optimaal mogelijk te beschermen.

Financieel beheer De financiële administratie wordt -in goed overleg met de centrumgemeente- met ingang van 2023 gevoerd door Non Profit Support, een dienstverlener van administratieve ondersteuning voor non-profit-instellingen. Automatisering De kantoorautomatisering is uitbesteed aan IT Synergy en vastgelegd in een SLA. Het archiefmanagementsysteem, opslag van gedigitaliseerde bestanden (foto’s, kranten en genealogische bronnen) en de hosting voor de website zijn uitbesteed aan het bedrijf De Ree Archiefsystemen. Het RHCVV heeft een applicatiebeheerder binnen de formatie die de dagelijkse bewerkingen uitvoert in het archiefmanagementsysteem, het technisch Applicatiebeheer is uitbesteed aan De Ree Archiefsystemen. Huisvesting Het pand waarin het RHCVV is gevestigd, wordt gehuurd van de centrumgemeente Stichtse Vecht. Het RHCVV heeft de beschikking over een concept/ongetekende huurovereenkomst gedateerd 1 december 2008. In het concept staat dat de huur is aangegaan voor 20 jaar ingaande 15 november 2008 (art 4.1). Na afloop van de deze periode wordt, tenzij zes maanden tevoren is opgezegd, de overeenkomst stilzwijgend verlengd. De huurprijs wordt jaarlijks geïndexeerd op basis van de consumentenprijsindex (CPI) (art. 7.1 en 7.2).

52

Bijlage ten behoeve wijziging GR Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen – Regionaal Archief Noordwest Utrecht

Afgezien van geringe en dagelijkse reparaties komt het onderhoud ten laste van de verhuurder (art 2.5). Het water- en energieverbruik komen ten laste van de huurder. Jaarlijks wordt op basis van het verbruik worden afgerekend (art. 7.5). Groot onderhoud is gepland in 2025 voor een bedrag van € 103.044 en in 2032 voor een bedrag van € 279.363. Details over de onderhoudsplanning zijn niet bekend bij RHCVV. Het groot onderhoud valt onder de verantwoordelijkheid van de verhuurder terwijl het klein onderhoud van de lift, deuren, brandblussers en de schoonmaak voor rekening van de huurder komen. In 2020 is gestart met het in kaart brengen van de demarcatie van de onderhoudskosten. In 2025 worden de afspraken hierover gefinaliseerd. Activiteiten erfgoed Bij het vaststellen van de beleidsvisie 2020-2024 is vastgesteld dat voor extra activiteiten en wensen van gemeenten, bijvoorbeeld een tentoonstelling volgens het cafetariamodel, kosten worden doorberekend. Voor activiteiten bij het RHCVV die niet volgens het cafetariamodel te berekenen zijn (het minimale niveau) wordt jaarlijks een geïndexeerd budget van € 10.000,- begroot. In de periode tot en met 2024 is onderzocht of dit bedrag realistisch is. Gezien de huidige financiële situatie is er besloten om vooralsnog voor 2026 en de komende jaren geen extra budget voor erfgoed op te nemen.

Voor activiteiten die niet binnen de begroting passen, wordt door het RHCVV gezocht naar aanvullende fondsen

Archiefwinkel Het RHCVV beschikt over een bescheiden archiefwinkel waar diverse archiefmaterialen, waaronder archiefdozen en zuurvrije mappen, te koop zijn. Daarnaast biedt de winkel eigen publicaties en van derden, zoals historische kringen, aan. Milieubeleid Het RHCVV heeft als overheidsinstantie de taak en verantwoordelijkheid om actief bij te dragen aan een duurzame samenleving waarin rekening wordt gehouden met toekomstige generaties. Het milieubeleid is een integraal onderdeel van het algemene bedrijfsbeleid. Het RHCVV stelt zich achter het doel van de centrumgemeente om door verduurzaming van de gemeentelijke organisatie klimaatneutraal in 2030 te opereren. -

-

Het RHCVV zal deze bijdrage onder andere leveren door het voeren van een actief milieubeleid binnen de mogelijkheden die het als huurder en gemeenschappelijke regeling heeft. Vanaf 2020 zijn door het RHCVV als huurder stappen genomen om waar mogelijk verbeteringen aan te brengen in het gebruik en onderhoud van de gebruikte ruimtes in het gebouw, waaronder ledverlichting, aanbrengen zonwerende folie en er wordt gescheiden ingezameld. Met het opstellen van een milieuplan, met een looptijd van 5 jaar, en de daaruit voortvloeiende actiepunten, zal concrete invulling worden gegeven aan het milieubeleid.

53

Bijlage ten behoeve wijziging GR Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen – Regionaal Archief Noordwest Utrecht

54

Bijlage ten behoeve wijziging GR Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen – Regionaal Archief Noordwest Utrecht

Colofon Breukelen, 10 april 2025 Schepersweg 6e 3621 JK Breukelen www.rhcvechtenvenen.nl info@rhcvechtenvenen.nl Tekst: Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen Foto’s: Collectie Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen

55