Bijlage 3 RANU Begroting 2026 2029.pdf
Tekst van het document
Online toegankelijkheid vergroten door digitalisering (scans) Van de archieven en collecties die het RHCVV in beheer heeft zijn tot nu toe vooral genealogische en notariële bronnen en de bouwdossiers gedigitaliseerd – samen geschat op niet meer dan 5-10% van de gehele collectie. Gezien de ambitie om zowel de dienstverlening aan ambtenaren te verbeteren als het gebruik van de archieven te vergroten, is digitalisering een voorwaarde. Gebruikers verwachten dat archieven online beschikbaar zijn en 24 uur per dag kunnen worden geraadpleegd. In de periode 2026-2029 zet het RHCVV in op digitalisering van de collectie met als uitgangspunt dat dit gebeurt op basis van ‘scanning on demand’. Uitgangspunt is dat niet de hele collectie digitaal toegankelijk zal kunnen zijn, omdat een groot deel van de collectie door auteurswetgeving en AVG nog niet actief online gepubliceerd kan worden. Daarnaast blijft het RHCVV binnen het reguliere budget ieder jaar zo mogelijk een deel van de collectie digitaliseren. Hierbij wordt voorrang gegeven aan veel geraadpleegde bronnen zoals de bevolkingsregistratie en bouwvergunningen. Restauratie en conservering Voordat oude documenten, boeken of brieven een veilig plekje krijgen in onze klimaat gereguleerde depots liggen ze bij particulieren soms jarenlang verstopt op zolders of in vochtige kelders. Hierdoor zijn sommige archiefstukken er slecht aan toe.
Ze zitten vol gaten of vallen uit elkaar door bijvoorbeeld vochtschade of schimmels. Ook in akten of gerechtsarchieven uit de 17e, 18e of 19e eeuw kunnen stukken zitten die beschadigd zijn. Regelmatig komt een vaste groep restauratoren bij het RHCVV langs die dit soort archiefstukken restaureren. Ze repareren o.a. de gaten met dun Japans papier en herstellen vochtschade. Wat gaan we in 2026 in ieder geval doen: • Met deelnemende gemeenten voorbereiden/overbrengen (digitale) archieven; • Beheer en behoud archieven en collecties binnen de beschikbare middelen/capaciteit; • Voortzetten achterstandenproject toegankelijkheid archieven en collecties; • Digitalisering overheids- en particuliere archieven binnen beschikbare middelen; • Kennisoverdracht en adviseren (digitale) archivering en preservering aan gemeenten en inwoners. Door middel van presentaties en filmpjes en informatie op de website.
24
Bijlage ten behoeve wijziging GR Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen – Regionaal Archief Noordwest Utrecht
25
Bijlage ten behoeve wijziging GR Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen – Regionaal Archief Noordwest Utrecht
Beschikbaarstellen Dit zijn alle activiteiten die mogelijk maken dat archieven kunnen worden geraadpleegd en (her)gebruikt. Hieronder valt onder andere de dienstverlening via fysieke studiezaal; de digitale dienstverlening via de website en andere digitale kanalen; het begeleiden van onderzoek; beantwoorden van vragen van ambtenaren, burgers, instellingen, ondernemers (studiezaal, mail, chat, Twitter, Facebook, Instagram); het digitaliseren van archieven op verzoek van burgers en ambtenaren; het informeren van onderzoekers over nieuwe aanwinsten; uitvoering geven aan de WHO. Toegang en het kunnen doen van onderzoek in archieven is belangrijk, omdat archieven in Nederland een rechts- en bewijsfunctie hebben. Burgers hebben vrije toegang tot relevante en betrouwbare informatie. Dankzij toegankelijke informatie kunnen burgers het overheidshandelen controleren (herinnering, gerechtigheid, mensenrechten etc.). Dit is een voorwaarde voor een transparante en democratische samenleving.
Studiezaal Wie de gemeentelijke archieven, bouwvergunningen en andere bronnen over de regionale geschiedenis wil onderzoeken kan drie dagen per week en de donderdagavond terecht in de studiezaal. De medewerkers van het RHCVV bieden hulp bij het zoeken en vinden van de juiste stukken. Online zoeken en vinden De inventarissen van archieven en collecties en onze beeldbank zijn doorzoekbaar via de website van het RHCVV. Enkele archieven zijn volledig gedigitaliseerd. Steeds meer foto’s worden toegevoegd aan de beeldbank. Drie dagen per week is de chatfunctie bemand en daarnaast helpen medewerkers via mail en telefoon bij het zoeken en vinden. Educatie en onderwijs Zoeken en vinden in archieven via inventarissen is vaak lastig als je dat niet gewend bent. Voor veel mensen (zowel burgers als ambtenaren) helpen cursussen en educatieve programma’s om kennis te maken met archieven en er efficiënt in te kunnen zoeken. Via het onderwijs komen kinderen voor het eerst in contact met archief. Publieksbereik Met uiteenlopende publieksactiviteiten brengt het RHCVV de archieven en collecties steeds weer onder de aandacht. Van Open Monumentendag, tentoonstellingen tot cursussen, presentaties, lezingen en workshops.
26
Bijlage ten behoeve wijziging GR Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen – Regionaal Archief Noordwest Utrecht
Beleidslijn 3: Beschikbaarstellen & Dienstverlening Het RHCVV stelt in navolging van de Archiefwet en de Wet Hergebruik Overheidsinformatie ter beschikking aan burgers en ambtenaren voor hergebruik (WHO). Door de digitalisering van de samenleving en wetgeving (hergebruik, open data, WOO, actieve openbaarheid) wordt digitale toegankelijkheid van overheidsinformatie steeds belangrijker. Het bestuur van het RHCVV heeft in zijn meerjarenbeleid de verdere ontwikkeling van zijn dienstverlening opgenomen als speerpunt. Met als doel het verbeteren van de (nadere) toegankelijkheid en het gebruik van archieven. De deelnemende gemeenten en inwoners hebben recht op kosteloze verstrekking van inlichtingen over en uit hun archieven. Hoe vanzelfsprekendheid digitale, online aanwezigheid ook geworden is, dienstverlening aan burgers behelst meer dan informatie op een website plaatsen. Informatie moet begrijpelijk zijn binnen een context die verder reikt dan de meestal vrij droge metadata die aan documenten worden toegekend. Elke burger moet ongeacht kennisniveau of ervaring kunnen begrijpen welke informatie er aangeboden wordt en hoe een zoekomgeving werkt. En waar dat niet duidelijk is moet deze burger weten waar een vraag gesteld kan worden, die door een mens beantwoord wordt.
Dit vraagt om realisatie van dienstverleningskanalen waarbij automatisering en klassieke dienstverlening hand in hand gaan. Doel Toegang tot publieke informatie en hergebruik van informatie is een wettelijk geborgd recht van burgers. Het RHCVV stelt in navolging van de Archiefwet en de Wet Hergebruik Overheidsinformatie (WHO) de archieven en collectiedata ter beschikking aan burgers voor onderzoek en hergebruik, behalve als er sprake is van een openbaarheidsbeperking. Dit gebeurt zowel via de studiezaal als de website: www.rhcvechtenvenenen.nl. De verbetering van de toegankelijkheid gaat zowel om de doorzoekbaarheid als de gebruiksvriendelijkheid. Hier wordt als uitgangspunt genomen, zodat alle gebruikers, inclusief mensen met beperkingen, zonder problemen toegang hebben tot de informatie. Ontwikkeling digitale dienstverlening Een goed werkende, laagdrempelige informatievoorziening staat centraal. De ontwikkeling van digitale toegankelijkheid van de archieven en de verbetering van de gebruiksvriendelijkheid blijven daarbij voorop staan. Het streven is om de dienstverlening via de website, digitale kanalen zoals chat, e-mail, en sociale media (Facebook, Twitter, LinkedIn) te versterken, zodat burgers op een efficiënte en laagdrempelige manier toegang hebben tot de aangeboden informatie.
Het RHCVV stelt de archieven en informatie daarvoor ook als open data beschikbaar en in samenwerking met platforms zoals WieWasWie.nl en openarchieven.nl, teneinde een brede maatschappelijke bereikbaarheid te waarborgen. Het RHCVV streeft ernaar om continu in te spelen op de veranderende behoeften van de gebruikers en zal daartoe systematisch gebruikersfeedback en -onderzoek inzetten. Dit stelt ons in staat om de digitale dienstverlening voortdurend te verbeteren en aan te passen aan de eisen van de tijd. Archief digitaal doorzoekbaar maken De komst van nieuwe technieken zoals Handwritten Tekst Recognition (HTR) en Artificial Intelligence (AI) zorgen voor een revolutie van ongekende aard en omvang. Voor het eerst in de geschiedenis wordt het mogelijk om informatie die in de documenten besloten ligt integraal te doorzoeken. Met het doorzoekbaar worden van informatie krijgt het potentieel aan onderzoeksterreinen, en daarmee de maatschappelijke waarde van informatie (en archieven), een enorme boost. De mogelijkheden zijn onuitputtelijk, maar stellen twee voorwaarden: de documenten zijn gescand, en de inhoud is doorzoekbaar gemaakt. Zoals bij beleidslijn 2 aangegeven, is slechts 5-10% van alle archieven en collecties digitaal in te zien.
De digitalisering van archieven zal bij het RHCVV verder worden uitgebreid door de scanning on demandoptie, waarbij de focus de komende jaren ligt op gebruik door ambtenaren, en mogelijk in de toekomst ook voor het brede publiek. Doordat ambtenaren nu op verzoek archiefstukken kunnen laten digitaliseren is het mogelijk om zowel de dienstverlening aan ambtenaren te verbeteren als het gebruik van de archieven te vergroten doordat deze archiefstukken daardoor digitaal toegankelijk worden voor een groter publiek. Zij worden na digitalisering toegevoegd aan de website (mits zij openbaar zijn). Het verder ontwikkelen van ‘scanning on demand’ voor de ambtenaren is in 2026 een belangrijke prioriteit.
27
Bijlage ten behoeve wijziging GR Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen – Regionaal Archief Noordwest Utrecht
Bevorderen gebruik archieven door ambtenaren Het gebruik van de archieven door de ambtelijke organisaties blijft een speerpunt in 2026. Het bestuur vindt het belangrijk dat de ambtenaren beter bekend worden met het archief en het zelf zoeken/vinden van archiefstukken stimuleren. Er worden speciale programma's en trainingen ontwikkeld voor ambtenaren om het gebruik van archieven te bevorderen en hen beter in staat te stellen zelfstandig onderzoek te doen. En natuurlijk blijven de medewerkers van het RHCVV ambtenaren ondersteunen bij onderzoek. Het vinden van informatie binnen een archief is veel complexer is dan een eenvoudige zoekopdracht via Google. Archiefonderzoek vereist inzicht in de context, structuur en mogelijke zoekmethoden. Het is niet enkel een kwestie van het invoeren van zoektermen, maar van het effectief interpreteren van metadata, het begrijpen van archiefcategorieën, en het zorgvuldig doorgronden van soms ongestructureerde informatie. De expertise van onze medewerkers stelt hen in staat om ambtenaren niet alleen naar de juiste informatie te leiden, maar hen ook te ondersteunen in de complexiteit van hun eigen zoekproces en hen in staat te stellen de waarde van de gevonden informatie ten volle te benutten. Studiezaal De studiezaal in Breukelen blijft een essentiële en noodzakelijke rol spelen in het ter beschikking stellen van archief en informatie.
Naast de beperkingen in het online digitaal beschikbaarstellen van beperkt openbare informatie door privacy- en auteurswetgeving, is – net als bij veel andere archiefdiensten overigens – slechts een klein deel van de archieven gedigitaliseerd en digitaal toegankelijk. Voor veel archieven zal het daarom nodig blijven om deze op de studiezaal in te komen zien en daarmee blijft de studiezaal ook in de toekomst belangrijk, zelfs met de uitbreiding van de digitale toegankelijkheid. Zichtbaarheid en naamsbekendheid Net als afgelopen jaren zetten we verder in op het vergroten van de naamsbekendheid onder een breed publiek en onder onze ambtelijke gebruikers. Uit een korte inventarisatie onder (potentiële) bezoekers, blijkt dat de naam Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen niet voor iedereen duidelijk maakt dat wij de archiefdienst van de deelnemende gemeenten zijn of wat een archiefdienst doet. In 2025 wordt gewerkt aan een naamsverandering die vanaf 2026 gehanteerd wordt en duidelijker maakt dat het RHCVV een archiefdienst is en niet alleen een historisch centrum. Daarnaast wordt er een gerichte communicatiecampagne opgezet om zowel de zichtbaarheid binnen de ambtelijke organisaties als bij het bredere publiek verder te vergroten.
Cursussen, workshops en onderwijs Zoeken en vinden in archieven kan ingewikkeld zijn als je er niet bekend mee bent of als je niet zo digitaal vaardig bent. Cursussen en educatieve programma’s helpen om kennis te maken met archieven en om er efficiënt in te kunnen zoeken. Met de inzet van cursussen voor beginners en gevorderden, workshops en rondleidingen kiest het RHCVV bewust voor laagdrempelige activiteiten voor een brede doelgroep. In sommige gevallen is er overlap met de beleidslijn ‘Beleven en Ontmoeten’. Ook in 2026 ontwikkelen we programma’s op verschillende niveaus voor basis- en voortgezet onderwijs, studenten, volwassenen en senioren. Het RHCVV organiseert cursussen en workshops die gericht zijn op o.a. onderzoek, paleografie, genealogie en (digitale) archivering. Wat gaan we in 2026 in ieder geval doen: • Uitbreiden en door ontwikkelen van digitale dienstverlening, zowel voor burger als ambtenaar; • Uitbreiden van ondersteuning en informatie voor onderzoek en gebruik archieven: digitaal en via de studiezalen, ook buiten kantooruren; • Vergroten van dienstverlening aan de ambtelijke organisaties; • Zichtbaarheid vergroten, nieuwe doelgroepen aantrekken: gerichte communicatie/activiteiten; • 3 cursussen en 3 workshops; • Doorontwikkelen basisprogramma cursussen.
• Stimuleren hergebruik bronnen door derden om nieuwe producten en diensten met onze collecties te creëren voor educatie, onderzoek.
28
Bijlage ten behoeve wijziging GR Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen – Regionaal Archief Noordwest Utrecht
29
Bijlage ten behoeve wijziging GR Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen – Regionaal Archief Noordwest Utrecht
Waarde Beleven en ontmoeten voor wettelijke taakuitvoering Erfgoed en archieven zijn niet alleen waardevol voor onderzoekers, maar spelen ook een belangrijke rol in het dagelijks leven van mensen. Het verbindt mensen met het verleden, met elkaar en met hun omgeving. Begrip van het heden is onmogelijk zonder kennis van het verleden. Archieven helpen ons om te begrijpen waar we vandaan komen, waarom de omgeving is zoals het is en helpen te begrijpen hoe we ons verhouden tot de omgeving waarin we nu leven. Beleven verlaagt drempel en maakt archieven toegankelijk Bij het RHCVV zorgen we ervoor dat archieven niet alleen bewaard worden, maar dat de verhalen uit de archieven ook actief verteld worden, zodat iedereen, jong en oud, er iets van kan leren. We nodigen mensen uit om niet alleen naar de geschiedenis te kijken, maar deze ook te beleven en er gesprekken over aan te gaan. Door mensen actief te betrekken bij de geschiedenis en hen in staat te stellen om archieven te beleven, vergroten we de bekendheid van het recht op toegang tot archieven. Dit versterkt de maatschappelijke functie van archieven, omdat het begrip en de waardering voor een goed archief van de overheid toeneemt. Mensen leren niet alleen wat er beschikbaar is, maar begrijpen ook beter hoe ze hun rechten kunnen uitoefenen om archief in te zien, te onderzoeken en toe te passen voor hun eigen belangen.
Deze actieve benadering maakt het archief niet alleen toegankelijk, maar ook betekenisvol. Dit draagt bij aan het bredere besef dat archieven een essentieel onderdeel zijn van het publieke domein en van het recht op transparantie en verantwoording door de overheid. Wet Hergebruik Overheidsinformatie Onze activiteiten brengen de archieven actief onder de aandacht van diverse groepen. Dit stimuleert de ontwikkeling van nieuwe educatieve en culturele producten, doordat derden geïnspireerd raken om onze bronnen te gebruiken. Daarnaast zorgen ook de samenwerkingen met erfgoedpartners, netwerkpartners en scholen voor het ontstaan van nieuwe toepassingen voor onze collecties. Zo ondersteunen we met deze beleidslijn ook de uitvoering van de wettelijke taken (WHO) door het RHCVV en versterken we de relatie tussen de burger en de overheid.
30
Bijlage ten behoeve wijziging GR Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen – Regionaal Archief Noordwest Utrecht
Beleidslijn 4: Beleven en Ontmoeten Archieven vormen een belangrijk bron van kennis voor inwoners. Zij kunnen aan de hand van beschikbare historische bronnen kennisnemen van het handelen van de lokale overheid, eigen familie of van gebeurtenissen in de leefomgeving. Zo worden ze in staat gesteld om context te geven aan hun eigen leven en de plek waar ze wonen. Dit is een belangrijk gegeven voor participatie in de samenleving. Mensen voelen zich verbonden met het verleden van de eigen plek, die van familie of maatschappelijke groepering. Naast de verbondenheid met je persoonlijke verleden, kan erfgoed je ook verbinden met het bredere historische en culturele erfgoed van je omgeving. Het draagt bij aan een gevoel van identiteit, gemeenschapsband en maatschappelijke betrokkenheid. Archieven vertellen ons wie we zijn en waar we wonen. Ze maken duidelijk waarom we dingen doen zoals we ze doen. Waarom het hier is zoals het is. Archieven zelf vertellen natuurlijk helemaal niets. Niet als je er niets van weet, niet als je je er niet in verdiept, niet als je niet de geschiedenis en context kent. Het RHCVV, en onze bezoekers en vrijwilligers die onderzoek komen doen, zijn het die het verhaal vertellen uit die archieven. Wij geven ze betekenis, wij houden ze tegen het licht, onderzoeken ze, koesteren ze en brengen ze in verband met andere verhalen, landelijk en uit onze streek.
Doel Onderzoek is niet voor iedereen eenvoudig en er is een toenemende behoefte aan informatie over geschiedenis die ook op een ‘meer consumeerbare’ manier aangeboden wordt. Ook de drempel om een archief te bezoeken en onderzoek te doen is vaak hoog. Een goede manier om archieven toegankelijker en bekend te maken bij een breed publiek is door middel van educatie en presentaties gericht op geschiedenis, archieven en onderzoek. Bij het RHCVV vertellen we daarom de verhalen uit de archieven. Erfgoed in balans In de periode 2020-2024 is de erfgoedtaak meer in balans gebracht met de andere kerntaken van het RHCVV. In 2024 is het huidige beleid geëvalueerd en de resultaten verwerkt in de meerjarenbegroting 2026-2029. Het bestuur is positief over de behaalde resultaten en het belang voor de regio, maar erkent ook de financiële beperkingen die 2026 met zich meebrengt. Gezien de huidige financiële situatie is er besloten om vooralsnog voor 2026 en de komende jaren geen extra budget voor erfgoed op te nemen. Voor activiteiten die niet binnen de begroting passen, wordt door het RHCVV gezocht naar aanvullende fondsen. Stimuleren hergebruik van bronnen door derden Het RHCVV stelt zijn archieven actief beschikbaar voor hergebruik door derden, zoals onderwijsinstellingen, bedrijven en andere culturele organisaties.
Dit gebeurt in lijn met de Wet hergebruik van overheidsinformatie, die voorschrijft dat archieven en gegevens actief ter beschikbaar moeten stellen voor nieuwe toepassingen. We stimuleren de ontwikkeling van nieuwe educatieve materialen, onderzoek en culturele projecten. Dit vergroot de zichtbaarheid van onze collecties en biedt nieuwe mogelijkheden voor de regio om zich verder te verbinden met zijn erfgoed. Het RHCVV organiseert hiertoe bijvoorbeeld netwerkbijeenkomsten voor erfgoedpartners (het kernoverleg) en zoekt actief samenwerking met scholen waarbij in samenwerking nu Profiel Werkstuk opdrachten worden ontwikkeld op basis van onderwerpen in onze archieven. Beleven en ontmoeten Door de positionering in het Cultuurhuis biedt het RHCVV samen met de bibliotheek en de muziekschool een basis voor een gastvrije en inspirerende ontmoetingsplek. We streven ernaar de binding tussen bewoners van de regio te versterken door als ontmoetingsplek te fungeren. Het RHCVV richt zich daartoe op een breed en divers publiek en doet dit door geschiedenis, voor jong en oud, op een toegankelijke manier te brengen. Door naast lezingen ook laagdrempelige activiteiten zoals een GeschiedenisCafé en workshops te organiseren, wordt er een gevarieerd aanbod van activiteiten ontwikkeld. Zo kan iedereen, ongeacht leeftijd of achtergrond, zich verbonden voelen met de (lokale) geschiedenis.
Een eventuele financiële bijdrage wordt zo laag mogelijk gehouden. Net als afgelopen jaren sluiten we aan bij landelijke en regionale initiatieven zoals Open Monumentendag en Maand van de Geschiedenis. Activiteiten worden
31
Bijlage ten behoeve wijziging GR Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen – Regionaal Archief Noordwest Utrecht
zo mogelijk in nauwe samenwerking met onze huidige en nieuwe partners ontwikkeld. Hiervoor heeft het RHCVV met hen een kerngroep opgezet. Voor een optimale zichtbaarheid en het bereiken van nieuwe doelgroepen in alle kernen van de gemeenten, worden waar mogelijk kleine reizende exposities in onder andere bibliotheken gerealiseerd. Ieder jaar besteedt het RHCVV aandacht aan een aantal vaste onderwerpen, waaronder het herdenken en vieren van het einde van de Tweede Wereldoorlog. Daarnaast wordt ieder jaar een (actueel) onderwerp gekozen waarover een fysieke en digitale presentatie wordt samengesteld, met bijbehorend educatie- en activiteitenprogramma voor jong en oud. Hierbij staan de eigen archieven en collecties en het doen van onderzoek centraal.
2026 – 2027 - Feest In 2026 viert het RHCVV zijn 30-jarig jubileum en halverwege 2026 kunnen we de uitbreiding van het depot in gebruik nemen. Een jaar lang viert het RHCVV daarom feest. In een tentoonstelling en publicatie zetten we de topstukken uit de eigen archieven en collecties in de spotlight. En onze evenementen, van Open Monumentendag tot Maand van de Geschiedenis zullen in het teken staan van feest. Daarnaast ontwikkelen we een programma dat het thema feesten in de geschiedenis onderzoekt: hoe hebben mensen vroeger feest gevierd en hoe doen ze dat nu? We brengen hiermee erfgoed tot leven en creëren ruimte voor gesprekken en ervaringen van onze bezoekers over hun eigen feesttradities en herinneringen. Van kerst en carnaval tot 100-jaar koninkrijkfeesten en Koninginnedag. We werken samen met lokale fotoclubs en fotografen om hedendaagse feestmomenten vast te leggen en deze, als tijdsdocument, toe te voegen aan onze archieven. Onze bezoekers en inwoners spelen hierbij ook een belangrijke rol. In feestelijke bijeenkomsten horen we graag van hen hoe zij vroeger feestvierden, en hoe zij dat nu doen. Juist deze persoonlijke verhalen vormen over 30, 50, 100 jaar een belangrijke bron voor onderzoekers. En heeft iemand iets te vieren? Dan kan dat ook bij ons. Of het nu gaat om de verjaardag van een jarige moeder van 70 of een kinderfeestje met workshop.
In 2026 staan we dus stil bij het verleden, maar kijken we ook naar de toekomst. We maken erfgoed beleefbaar, toegankelijk en vooral participatief, voor jong en oud. Daarbij zorgen we ervoor dat de feestelijke viering van het 30-jarig bestaan met zorg wordt vormgegeven, binnen de beschikbare middelen en met voldoende ruimte voor samenwerking en als nodig externe financiering.
Wat gaan we in 2026 in ieder geval doen: • Diverse laagdrempelige en toegankelijke activiteiten voor een breed publiek, jong en oud; • Jaarprogramma bij de expositie in het RHCVV Feest en aanverwante kleine reizende exposities; • Stimuleren hergebruik bronnen door derden om nieuwe producten en diensten met onze collecties te creëren voor educatie, onderzoek en cultuurbeleving door netwerkbijeenkomsten erfgoedpartners; • Lesprogramma basisscholen in samenwerking erfgoedpartners.
32
33
Bijlage ten behoeve wijziging GR Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen – Regionaal Archief Noordwest Utrecht
…….
34
Bijlage ten behoeve wijziging GR Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen – Regionaal Archief Noordwest Utrecht
II – Financiële begroting 2026-2029
35
Bijlage ten behoeve wijziging GR Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen – Regionaal Archief Noordwest Utrecht
3. Uitgangspunten financiële begroting 2026-2029 In voorgaand hoofdstukken is op de beleidslijnen een kwalitatieve doorkijk geschetst van verwachte en beoogde ontwikkelingen, trends en acties voor de aanstaande planperiode. In dit hoofdstuk worden de financiële uitgangspunten benoemd voor de begroting 2026 en de meerjarenraming 2027–2029 en worden de financiële effecten die samenhangen met de taakuitvoering inzichtelijk gemaakt. Bij het opstellen van de begroting zijn de volgende bestuurlijk vastgestelde financiële uitgangspunten gehanteerd: • In de meerjarenbegroting zijn de uitkomsten verwerkt van de bestuurlijke toekomstverkenning ‘Robuust RHCVV’, die begin 2023 is afgerond. De uitkomsten zijn voor het eerst verwerkt in de door de drie gemeenten vastgestelde meerjarenbegroting 2025-2028. De toekomstverkenning heeft voor de langere termijn duidelijk gemaakt, welke middelen nodig zijn voor een vitaal RHCVV, dat voldoende geëquipeerd is voor de wettelijke en vitale taakuitvoering voor de drie deelnemende gemeenten en haar inwoners. • Reële doelmatige begroting: geen overdaad, maar kosten ook niet maskeren. • De begroting gaat uit van de voldoende middelen voor het uitvoeren van de wettelijke en bovenwettelijke taken zoals vastgelegd in de Archiefwet 1995 en in GR overeenkomst Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen.
• RHCVV volgt de (financiële en personele) kaders van de centrumgemeente: waaronder HRM, financiën, informatievoorziening. De volgende specifieke punten zijn voor 2026 van belang: • De opdracht om 5% te bezuinigen is door het RHCVV uiterst zorgvuldig opgepakt. Bezuinigen is nooit eenvoudig. Bezuinigen binnen een compacte organisatie waar een verbeterplan geïmplementeerd wordt en nauwelijks financiële ruimte is, en een verbetertraject loopt is een extra uitdaging. o In de financiële doorberekening van de toekomstverkenning Robuust RHCVV werd reeds geanticipeerd op de voorziene afname van de algemene bijdrage van het Rijk aan het gemeentefonds. o In de meerjarenbegroting 2025-2028 werd met dit vooruitzicht daarom al bewust sober en doelmatig begroot, met als uitgangspunt dat de wettelijke taken op een voldoende niveau kunnen worden uitgevoerd – maar niet méér dan dat. Daarbij lag en ligt de focus op de wettelijke taken en is er niet extra geïnvesteerd in bovenwettelijke taken. De wettelijke taken maken 97% uit van de begroting. o De toename van kosten voor de langere termijn zijn daarmee sinds 2025 tot een absoluut minimum beperkt, zonder dat dit de uitvoering van essentiële en wettelijke taken in gevaar brengt. Met bezuinigingen werd vanaf 2025 rekening gehouden door onder meer temporisering (achterstandsproject in 10 jaar i.p.v. 5 jaar) en het kritisch bekijken van uitgaven.
Waar nodig is een minimale capaciteit toegevoegd om tekorten op te lossen, maar de middelen blijven beperkt. o Onze grootste kostenposten zijn personeelskosten en huisvesting – beide onderhevig aan autonome ontwikkelingen, zoals cao-verplichtingen en indexeringen. Hierop bezuinigen is niet mogelijk zonder afbreuk te doen aan de kernactiviteiten. Waar op deze posten wél ruimte is, zoals bij temporisering van formatie-uitbreiding, worden deze mogelijkheden in de begroting 2026 volledig benut. o De intensiteit van onze wettelijke taken is niet te verlagen: een toezichtsrapport per gemeente per jaar is noodzakelijk en het minimum, wettelijke adviezen op basis van lokale verordeningen moeten worden gegeven en vernietigingslijsten moeten worden beoordeeld. Dit betekent dat verdere bezuinigingen voornamelijk gezocht worden in beheersmaatregelen, zoals het niet verhogen van tarieven voor externe inhuur en het kritisch volgen van indexeringen. • Door bovenstaande beschreven situatie is binnen de begroting 2026-2029 slechts in zeer beperkte mate aanvullende maatregelen voor bezuinigingen mogelijk. Desondanks is het in de begroting gelukt een bezuiniging van 3,7 % te realiseren. Het RHCVV en het bestuur blijven actief monitoren en sturen op de balans tussen financiële stabiliteit en verantwoorde bezuinigingen, om de impact de gevolgen van het ‘Ravijnjaar’ zo goed mogelijk te beheersen.
• • •
Vanaf 2026 is er geen sprake meer van verlaging van de kosten met de vrijval uit de Bestemmingsreserve uittreding Weesp. Ten behoeve van het inzicht zijn in de begroting 2026 de kosten in de begrotingen en de jaarrekening op een beter bij de organisatie passende wijze gerubriceerd en gepresenteerd. In afwachting van een bestuursbesluit over een einddatum van toevoeging aan de Bestemmingsreserve (Robuust) is deze in de meerjarenbegroting voortgezet tot en met 2029, in lijn met de planning van het verbetertraject Robuust dat doorloopt tot 2030. Om flexibiliteit te behouden binnen deze bestemmingsreserve, zijn vanaf 2027 nog geen uitgaven ten laste van de reserve opgenomen.
36
Bijlage ten behoeve wijziging GR Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen – Regionaal Archief Noordwest Utrecht
3.1. Grondslagen Toelichting algemeen Het RHCVV stelt een eigen begroting en jaarrekening op. De jaarrekening wordt in het voorjaar vastgesteld door het bestuur en vervolgens door iedere deelnemende gemeente afzonderlijk vastgesteld in haar college of raad. In de GR overeenkomst is opgenomen dat er consensus dient te zijn over de begroting. Deelnemende gemeenten hebben de gelegenheid een zienswijze in te dienen. In raadsvergadering van de centrumgemeente wordt de definitieve begroting vastgesteld. De begroting 2026-2029 is opgesteld in overeenstemming met de geldende wet- en regelgeving en conform de “Uitgangspunten begroting RHCVV”, zoals vastgesteld in de begroting 2018 en de toekomstverkenning 2023. Termijnen Vaststelling van de begroting en jaarrekening vindt plaats binnen de wettelijke termijnen. Geen begrotingswijziging gedurende het begrotingsjaar Als er gedurende het jaar afwijkingen ontstaan bij de uitvoering van het bestaand beleid, vindt de verantwoording daarover plaats bij de jaarrekening en niet gedurende het jaar. Indexatie in de begroting De indexcijfers in de begroting 2026 net als voorgaand jaar ontleend aan de Miljoenennota, Accres gemeentefonds en provinciefonds, voor 2026 is dit 4,5% Reservepositie Uitgangspunt is om 5% van de exploitatielasten van de begroting als algemene reserve aan te houden. De reserve kan worden aangevuld met overschotten.
De reserve is een buffer om afwijkingen voor de uitvoering van bestaand beleid op te vangen. Investeringen Nieuw beleid, waarvoor nieuwe investeringen nodig zijn met kosten hoger dan € 10.000,- worden onderbouwd met een apart plan. Dit plan wordt verwerkt in de begroting, ná goedkeuring door het algemeen bestuur. Investeringen met economisch nut Investeringen met een meerjarig economisch nut boven de € 5.000,- worden geactiveerd. Investeringen onder dat bedrag mogen worden geactiveerd, op voorwaarde dat dit op consequente wijze gebeurt. Methodiek omslagbijdrage Voor de berekening van de omslagbijdrage geldt de methode: (a) per gemeente de kosten per meter plank, (b) restauratiekosten en (c) het restant wordt verdeeld op basis van het laatst bij het CBS bekende inwoneraantal. Vanaf 2026 komt er indien nodig een variabele bij voor de opslagkosten van het e-depot per gemeente. Overheadkosten Bij uitbreiding van de formatie worden ook de overheadkosten doorgevoerd in de begroting. Dit betreft reiskosten, opleidingskosten en eventueel kantoorkosten. Uurtarief werkzaamheden RHCVV voor deelnemende gemeenten Het uurtarief dat berekend wordt bij eventuele werkzaamheden voor deelnemende gemeenten is kostendekkend. Voor overige partijen komt er een opslag boven op het kostendekkende uurtarief.
Salariskosten conform gegevens HRM-bronsysteem Uiterlijk vóór 1 september en 15 januari ontvangt het RHCVV van de centrumgemeente de HRstuurinformatie (o.a. loonsom, formatie, bezetting) uit het bronsysteem voor de personeels- en salarisadministratie voor (a) de sturing op de loonsomontwikkeling en (b) om te betrekken bij het opstellen van de jaarstukken.
37
Bijlage ten behoeve wijziging GR Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen – Regionaal Archief Noordwest Utrecht
HR-beleid centrumgemeente Daar de medewerkers van het RHCVV formeel in dienst zijn bij Stichtse Vecht is het HR-beleid en – instrumentarium van de centrumgemeente onverkort van toepassing op het RHCVV.
Reiskosten Reiskosten worden conform de uitgangspunten van de centrumgemeente gerelateerd aan het aantal fte en de gemiddelde reiskosten over het afgelopen boekjaar. Dienstverleningsovereenkomst HRM Voor personele zaken en de salarisadministratie is met de afdeling Mens en Organisatie van Stichtse Vecht in 2023 een nieuwe dienstverleningsovereenkomst (DVO) afgesloten. Deze wordt in 2026 gecontinueerd.
Opleidingskosten Medewerkers zijn het belangrijkste kapitaal van onze organisatie. Zeker in tijden van een krappe arbeidsmarkt is het van groot belang om hen te koesteren. Dit doen we onder andere door te blijven investeren in de (persoonlijke) ontwikkeling van medewerkers. Speerpunten hierbij zijn individuele opleidingen en gedeelde trajecten, zoals de kwaliteit van toezichtsproducten, bestuurlijke stukken en de implementatie van de nieuwe Archiefwet. Het opleidingsbeleid wordt voor meerdere jaren verder uitgewerkt, zodat kwaliteiten en ervaring in de organisatie optimaal worden ingezet en doorlopend ontwikkeld. Voor opleidingskosten wordt, conform Stichtse Vecht, 1% van de salariskosten aangehouden. Overige personeelslasten De overige personeelslasten worden conform de uitgangspunten van de centrumgemeente gerelateerd aan het aantal fte’s en de gemiddelde kosten over het afgelopen boekjaar. Boeken / Kaarten / Prenten Het RHCVV koopt binnen een bescheiden budget publicaties aan voor de bibliotheek, gerelateerd aan de regio en het vakgebied. Daarnaast verzamelt het RHCVV lokale kranten, wat steeds vaker gepaard gaat met kosten voor abonnementen en verzending. Het begrote bedrag voor 2024 is dienovereenkomstig aangepast om deze kosten te dekken.
Algemene kosten De kosten voor ICT kantoor en kantoor worden gerelateerd aan het aantal fte en de gemiddelde kosten over de afgelopen jaren. De kosten voor het voeren van de boekhouding zijn gebaseerd op het aantal mutaties.
38
Bijlage ten behoeve wijziging GR Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen – Regionaal Archief Noordwest Utrecht
39
Bijlage ten behoeve wijziging GR Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen – Regionaal Archief Noordwest Utrecht
4. Begroting 2026 en meerjarenbegroting 2027-2029 in cijfers LASTEN:
in €
Personeelskosten Salariskosten Reiskosten Dienstverleningsovereenkomt HRM Opleidingskosten Overige personeelslasten Beschikbaarstelling en Dienstverlening Voorlichting Archiefwinkel / boeken Website & Digitale dienstverlening Archief- en Collectiebeheer C ollectiebeheersystemen en E-depot Restauratie en conservering Materiële verzorging Boeken / kaarten / prenten Vergoeding vrijwilligers Digitalisering en scanning on demand Erfgoed activiteiten Project achterstanden wegwerken Projecten in opdracht Huisvestingskosten Huur Servicekosten Onderhoud etc. Algemene kosten IC T kantoor Administratieve dienstverlening (en accountant) Kantoorkosten Lidmaatschappen Afschrijvingen Rente en bankkosten Subtotaal lasten Vrijval bestemmingsreserve uittreding Weesp Toevoeging algemene reserve met 2% opslag Vrijval algemene reserve boven 5% drempel Toevoeging bestemmingsreserve (Robuust) Projectkosten Robuust Vrijval bestemmingsreserve Robuust Subtotaal Overige mutaties
Totaal lasten in €
Rekening 2024
Begroting 2025
Begroting 2026
Begroting 2027
Begroting 2028
Begroting 2029
1.131.931 23.907 17.331 12.148
1.634.600 30.200 18.100 16.300
1.737.600 33.400 18.900 17.400
1.828.300 34.800 19.700 18.300
1.901.300 36.200 20.500 19.000
1.975.600 37.600 21.300 19.800
28.254 1.213.571
12.400 1.711.600
19.000 1.826.300
19.800 1.920.900
20.600 1.997.600
21.400 2.075.700
9.919 1.116 8.554 19.589
7.300 3.000 16.600 26.900
8.000 3.100 9.400 20.500
8.300 3.200 9.800 21.300
8.600 3.300 10.200 22.100
8.900 3.400 10.600 22.900
49.614 8.451 7.994 1.419 2.478 10.000 79.956
54.300 12.000 11.100 1.400 3.300 17.800 99.900
59.400 12.990 11.500 2.000 3.400 23.100 112.390
62.000 13.600 12.000 2.100 3.500 24.100 117.300
64.500 14.100 12.500 2.200 3.600 25.100 122.000
67.000 14.700 13.000 2.300 3.700 26.100 126.800
13.177 0 13.558
10.900 205.500 0
11.500 211.500 1.300
12.000 216.000 1.400
12.500 220.400 1.500
13.000 224.800 1.600
263.264 19.415 47.453 330.132
395.100 65.500 64.800 525.400
400.700 52.800 54.900 508.400
418.100 55.100 57.200 530.400
434.800 57.300 59.500 551.600
451.900 59.500 61.800 573.200
32.996 16.380 27.793 3.239 80.408
30.700 11.400 35.200 2.200 79.500
38.900 23.000 38.800 3.600 104.300
40.600 33.800 40.500 3.800 118.700
42.200 35.200 42.100 4.000 123.500
43.900 36.600 43.700 4.200 128.400
11.000 -47.721
11.000 500
27.800 500
28.700 500
27.000 500
27.000 500
1.713.670
2.671.200
2.824.490
2.967.200
3.078.700
3.193.900
-130.099 33.622 0 0 18.545 -18.545 -96.477
-165.150 45.671 -25.302 25.302 75.600 -75.600 -119.479
0 51.912 -44.247 44.247 -132.900 132.900 51.912
0 54.659 -47.524 47.524 0 0 54.659
0 56.386 -50.811 50.811 0 0 56.386
0 58.570 -52.810 52.810 0 0 58.570
1.617.193 2.551.721 2.876.402
3.021.859 3.135.086 3.252.470
Rekening 2024
Begroting 2025
Begroting 2026
Begroting 2027
Begroting 2028
Begroting 2029
1.681.101 33.622 0 1.714.723
2.283.550 45.671 0 2.329.221
2.595.590 51.912 0 2.647.502
2.733.000 54.659 0 2.787.659
2.819.300 56.386 0 2.875.686
2.928.500 58.570 0 2.987.070
Specifieke inkomsten De Ronde Venen achterstanden Specifieke inkomsten De Bilt achterstanden Specifieke inkomsten Stichtse Vecht achterstanden Overige specifieke opbrengsten gemeenten
0 0 0 13.558 13.558
101.700 55.100 48.700 0 205.500
103.500 56.700 51.300 1.300 212.800
104.600 57.900 53.500 1.400 217.400
105.700 59.100 55.600 1.500 221.900
106.700 60.300 57.800 1.600 226.400
Overige baten incl. leges Opbrengst archiefwinkel Verhuur archiefruimte
11.387 2.524 0 13.911
13.000 4.000 0 17.000
11.900 4.200 0 16.100
12.400 4.400 0 16.800
12.900 4.600 20.000 37.500
13.400 4.800 20.800 39.000
BATEN:
Bijdrage deelnemende gemeenten Bijdrage 2% opslag Suppletie verlies door gemeenten
Totaal baten Saldo
1.742.192 2.551.721 2.876.402 124.999
0
0
3.021.859 3.135.086 3.252.470 0
0
0
40
Bijlage ten behoeve wijziging GR Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen – Regionaal Archief Noordwest Utrecht
4.1. Toelichting Baten en Lasten 2026 Hieronder volgt een toelichting op de posten die een significante toe of afname laten zien ten opzichte van het vorige begrotingsjaar, waarbij wordt ingegaan op de achterliggende factoren en effecten op de taaktuitvoering en bedrijfsvoering..
Lasten Salariskosten De salariskosten voor 2026 zijn begroot op € 1.737.600. Vergeleken met de begroting 2025 is dit een stijging met € 103.000, als gevolg van loonindexering (28.800) /CAO-stijgingen (€ 28.800) en door toename van de formatie voor een half jaar met 1 fte (€ 47.100). Ten opzichte van de eerdere meerjarenraming voor 2026 zijn de salariskosten in de begroting 2026 per saldo echter wel met € 65.100 afgenomen. Dit komt doordat de herwaardering van HR21 lager uitkomt dan in de meerjarenraming voor 2026 was voorzien en dat in het kader van de bezuinigingsopdracht de vacature van 1 fte medewerker digitaal archief pas per 1 juli wordt ingevuld (47.100)
Formatie 2026 Onderstaande tabel maakt duidelijk hoe de formatie verdeeld is over verschillende taakvelden. Het RHCVV is een kleine organisatie, waarbij medewerkers verschillende taken combineren en werkzaamheden voor taakvelden zijn nauw met elkaar verweven. De directeur-archivaris en ondersteuning/bedrijfsvoering zijn zowel toe te rekenen aan de verschillende taakvelden als de bedrijfsvoering. In 2026 wordt conform het advies 7a uit het onderzoeksrapport 1 fte toegevoegd voor de functie digitaal archiefmedewerker i.v.m. toename digitaal archief. Dit is noodzakelijk vanwege de groeiende hoeveelheid digitaal archief en de toenemende eisen aan duurzaam beheer en toegankelijkheid. Om de financiële impact te beperken, wordt deze uitbreiding pas halverwege het jaar doorgevoerd. Hierdoor worden de kosten in 2026 gedeeltelijk opgevangen binnen de beschikbare middelen, terwijl tegelijkertijd wordt voldaan aan de structurele behoefte aan extra capaciteit voor digitaal archiefbeheer.
De formatie ontwikkelt zich conform de toekomstverkenning Robuust en is als volgt: Stvz Toename 2024 2025 2026 2027 Taakveld FTE Toezicht en advies 1,78 1,22 0,00 0,00 Collectiebeheer (fysiek archief en e-depot) 4,45 0,77 1,00 0,00 Beschikbaarstellen / Dienstverlening 3,51 0,78 0,00 0,00 Erfgoed 1,00 0,00 0,00 0,00 Bedrijfsvoering 2,02 0,00 0,00 0,00 Directeur / gemeentearchivaris 1,00 0,00 0,00 0,00 Toename in betreffende jaar Totaal fte in betreffende jaar
13,76*
2028 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
2,77
1,00
0,00
0,00
16,53
17,53
17,53
17,53
Stvz 2029 3,00 6,22 4,29 1,00 2,02 1,00
17,53
*in begroting 2025 is een afrondingsfout (0,02) geslopen, deze is in deze begroting hersteld. Overige personeelslasten De hogere personeelslasten worden vooral veroorzaakt doordat in het verleden diverse kosten door de centrumgemeente nog niet doorbelast werden, bij het hernieuwen van de DVO voor HR is hierin een correctie gemaakt en worden deze kosten vanaf 2025 en nu 2026 ook voorzien in de begroting. Website en digitale dienstverlening Op basis van de kosten over 2024 zijn de kosten voor de website naar beneden worden bijgesteld. DE kosten voor de software voor scanning on demand zijn opgenomen onder de desbetreffende post.
41
Bijlage ten behoeve wijziging GR Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen – Regionaal Archief Noordwest Utrecht
Collectiebeheersystemen en E-depot De (licentie-) kosten voor zowel collectiesysteemsoftware, e-depotsoftware als bedrijfsvoeringssoftware en informatiebeveiligingssoftware blijven naar verwachting de komende jaren toenemen door prijsstijgingen. In de begroting is geen rekening gehouden met de hogere indexering die door de leveranciers is aangegeven, maar met een lagere indexering op basis van de begrotingsstandpunten. Deze lagere indexering is toegepast als onderdeel van de bezuinigingsmaatregelen. Daarnaast is het e-depot nog in ontwikkeling en afhankelijk van de digitale informatie die wordt opgenomen om te weten wat er nodig is aan middelen en ieder jaar wordt opnieuw meer duidelijk over licenties Scanning on demand Voor het digitaliseren en scanning on demand zijn in 2025 scanners gekocht. De in begroting 2025 opgenomen kosten van de licenties van de software worden vanaf 2026 opgenomen in een aparte post: Digitalisering & Scanning on demand. Projectkosten achterstandenproject In 2022 is een inventarisatie afgerond waarin in kaart is gebracht, wat de materiële staat is van de archieven en collecties die het RHCVV beheert en in welke mate ze doorzoekbaar zijn via het collectiebeheersysteem. Uit het onderzoek blijkt dat een deel van de sinds 2009 overgebrachte archieven van de gemeenten niet in de wettelijk vereiste goede geordende en toegankelijke staat verkeert.
Deze werkvoorraden liggen er sinds de oprichting van de GR in 2009. Destijds zijn er geen dan wel onvoldoende afspraken gemaakt over de materiële staat en de mee te leveren metadata. Op basis van de uitgebreide inventarisatie zijn in september 2022 berekeningen gemaakt om deze achterstanden in 10 jaar weg te werken. Daar uitstel en vertraging het risico met zich brengen, dat de benodigde know-how voor het uitvoeren van de werkzaamheden is verdwenen, is in de meerjarenbegroting vanaf 2025 budget opgenomen om te starten met het wegwerken van de achterstanden. Als gevolg van het de bezuinigingen is in de begroting voor 2026 geen correctie toegepast op de hogere uurtarieven volgens opgave van leveranciers, behalve de indexering voor de begroting. Dit leidt tot een kostenbeperking, maar vergroot tegelijkertijd het risico op vertragingen, aangezien het moeilijker kan zijn om geschikte medewerkers te vinden voor de beschikbare uurtarieven. Huisvesting Voor de begroting 2026 zijn de huisvestingskosten verhoogd met de jaarlijkse indexering en huurverhoging voor de uitbreiding van de archiefbewaarplaats. Daarnaast neemt het RHCVV in 2025 twee kantoorruimtes over van de naastgelegen muziekschool. Deze uitbreiding is noodzakelijk om voldoende werkplekken te creëren, aangezien de huidige ruimte niet toereikend is voor de groei van de organisatie.
Door uitbreiding naar deze ruimtes, maakt het mogelijk bij de optopping van de depots minder extra ruimte te realiseren voor werkplekken en werkt zo kostenbesparend. De kosten van de verbouwing (begroot € 25.000) worden voor eigen rekening genomen en zijn opgenomen in de investeringsbegroting. Servicekosten De servicekosten bestaande uit energieprijzen en kosten voor onderhoudscontracten zijn ten opzichte van het piekjaren 2022/2023 in 2024 weer genormaliseerd. Dit effect van de lagere energietarieven is doorgetrokken in de begroting 2026. De uitbreiding van de depots brengt naar verwachting extra exploitatiekosten met zich mee, zoals hogere lasten voor beheer, onderhoud en energieverbruik. De exacte omvang van deze kosten is op dit moment echter nog niet te voorzien. Aanvullende kosten zullen in volgende begrotingen waar nodig worden meegenomen. Eventuele extra kosten in 2026 kunnen worden opgevangen uit de bestemmingsreserve. Algemene kosten De algemene kosten nemen ten opzichte van de begroting 2025 en raming 2026 vooral toe door hogere kosten voor administratieve dienstverlening als gevolg van meer mutaties dan eerder gedacht. (voorheen werd de administratie verricht door de centrumgemeente).
Naar verwachting zal in de nieuwe GR-tekst worden opgenomen, dat een van de drie soorten accountantsverklaringen bij de jaarrekening moet worden afgegeven (samenstellingsverklaring, controleverklaring of beoordelingsverklaring) Met ingang van 2027 zijn deze kosten volledig begroot. Door de toename met 1 FTE en de structureel gebleken hogere ICT-kosten aan licenties ontstaan in 2026 hogere kosten voor licenties en hardware.
42
Bijlage ten behoeve wijziging GR Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen – Regionaal Archief Noordwest Utrecht
Baten Vrijval bestemmingsreserve uittreding Weesp Met de gemeente Amsterdam is in 2022 een uittredingsvergoeding voor het vertrek van Weesp uit de GR overeengekomen. De jaarlijkse vrijval van de hieruit gevormde bestemmingsreserve liep van 2022 tot en met 2025 en vervalt dus met ingang van 2026. Toevoeging algemene reserve met 2% opslag Volgens de GR-overeenkomst artikel 10 dragen de gemeenten 2% meer af dan het werkelijk aandeel in de jaarlijkse kosten. Hiermee wordt bereikt –zoals afgesproken met de Belastingdienst- dat de vrijstelling van artikel 11, lid 1, onderdeel u van de Wet op de omzetbelasting 1968 niet van toepassing is. De opslag wordt ieder jaar toegevoegd aan de algemene reserve. Vrijval algemene reserve boven 5% drempel en toevoeging bestemmingsreserve Robuust Om de incidentiele kosten op te vangen wordt de komende jaren, zolang nodig is, het overschot boven de 5% drempel bij de Algemene reserve toegevoegd aan de Bestemmingsreserve Robuust. Projectkosten en vrijval bestemmingsreserve (Robuust) In 2022 is door de drie gemeenten opdracht gegeven om te onderzoeken hoe het RHCVV een robuuste toekomst kan worden gegeven. Vanaf 2024 wordt de bestemmingsreserve ingezet voor uitvoering van de adviezen uit de toekomstverkenning, waaronder: Professionalisering bedrijfsvoering. Kosten voor vernieuwen naam RHCVV en naar aanleiding daarvan aanpassen van uitingen.
Basis educatieproject voor basis en middelbaaronderwijs over werking en functie archief. Kosten die samenhangen met uitbreiding archiefbewaarplaats. Kosten gemoeid met de inrichting van de nieuwe GR.
Verhuur archiefruimte Naast de reguliere bijdragen en bijdragen voor het wegwerken van achterstanden van de gemeenten is er na voltooiing van de uitbreiding vanaf 2028 weer archiefruimte beschikbaar voor verhuur. Het is het voornemen om in 2026 actief te zoeken naar verhuurmogelijkheden.
43
Bijlage ten behoeve wijziging GR Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen – Regionaal Archief Noordwest Utrecht
4.2. Begrote bijdrage gemeenten 2026 Met Amsterdam is voor de uittreding van Weesp een afkoopsom overeengekomen van € 600.176. De bijdrage voor de uittredingskosten valt via de bestemmingsreserve in de jaren 2022 tot en met 2025 vrij ten gunste van het resultaat. Vanaf 2026 komt de financiering volledig voor rekening van de drie gemeenten. De volgende sleutels voor verdeling van de kosten tussen de deelnemende gemeenten zijn gehanteerd: 1) Het aantal strekkende meters gemeentelijk archief zoals die op 1-1-2026 in de archiefbewaarplaats opgenomen zijn. (Extra meters die in een jaar worden overgebracht, worden voor dat jaar naar rato separaat in rekening gebracht en in de begrotingen verwerkt.); 2) De van oorsprong binnen de gemeenten gehanteerde bedragen voor de restauratie en conservering; 3) Het laatst bij het CBS bekende aantal inwoners van de deelnemende gemeenten.
Verdeelsleutel 1: aantal meter archief in beheer Het geïndexeerde tarief per meter archief bedraagt voor 2026 € 76,39. In onderstaande tabel zijn de archieven per gemeente opgenomen die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats en waarover per 1-1-2026 dienstverlening wordt uitgevoerd. In verband met de nog niet bekende planning oplevering uitbreiding van de depotruimte is voor 2026 bij geen van de gemeenten een toename van de aantal meters voorzien. Eventuele extra overbrengingen waarover in 2026 beheer en dienstverlening worden uitgevoerd, maar nog niet in de begroting 2026 zijn opgenomen, worden separaat gefactureerd en vervolgens verwerkt in de begrotingen van opvolgende jaren. Op het moment van opstellen van de begroting beheert het RHCVV in 2026 nog geen grote hoeveelheden digitaal archief. Zodra dit wel zo is, wordt hiervoor een verdeelsleutel gemaakt en apart in rekening gebracht. Gemeente De Ronde Venen De Bilt Stichtse Vecht
Begrote meters in 2.025 862 803 1.279
Toename 0 0 0 0
2.944
meters in begroting 2.026 862 803 1.279 2.944
Vergoeding in € 65.800 61.300 97.700 224.800
Verdeelsleutel 2: Restauratiekosten
De verdeelsleutel voor restauratiekosten is gebaseerd op het aantal inwoners. Gemeente De Ronde Venen De Bilt Stichtse Vecht
€ 4.330 4.330 4.330 12.990
Het op basis van inwoners te verdelen restant is als volgt bepaald: € 2.596.890 -224.800 -12.990 2.359.100
Totaal te dekken exploitatiekosten Sleutel 1: tarief per meter archief Sleutel 2 restauratiekosten Sleutel 3: te verdelen op basis van inwoners Verdeelsleutel 3: Restant bijdrage o.b.v. aantal inwoners Gemeente De Ronde Venen De Bilt Stichtse Vecht Totaal
Inwoners 45.813 43.718 65.878 155.409
€ 695.439 663.637 1.000.024 2.359.100
De totale bijdrage per gemeente (exclusief projectkosten, incl.de 2% opslag) 2026 zijn als volgt: Gemeente De Ronde Venen De Bilt Stichtse Vecht Totaal
Bijdrage € 765.569 729.267 1.102.054 2.596.890
2% Opslag
15.311 14.585 22.041 51.937
Totaal
780.880 743.852 1.124.095 2.648.827
44
Bijlage ten behoeve wijziging GR Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen – Regionaal Archief Noordwest Utrecht
4.3. Raming bijdrage gemeenten 2026-2029 De geraamde bijdragen van de gemeenten, inclusief de verplichte opslag en de specifieke bijdragen voor het wegwerken van de achterstanden, voor het tijdvak 2026-2029 luiden als volgt: 2026
Begroting 2027 2028 €
2029
765.569 729.267 1.102.054 2.596.890
806.057 767.837 1.160.406 2.734.300
831.505 792.152 1.197.043 2.820.700
863.690 822.802 1.243.408 2.929.900
15.311 14.585 22.041 51.937
16.121 15.357 23.208 54.686
16.630 15.843 23.941 56.414
17.274 16.456 24.868 58.598
2.648.827
2.788.986
2.877.114
2.988.498
103.500 56.700 51.300
104.600 57.900 53.500
105.700 59.100 55.600
106.700 60.300 57.800
0 0 1.300 212.800
0 0 1.400 217.400
0 0 1.500 221.900
0 0 1.600 226.400
Totaal bijdragen per gemeente
2026
2027
2028
2029
De Ronde Venen De Bilt Stichtse Vecht
884.380 800.552 1.176.695 2.861.627
926.778 841.094 1.238.514 3.006.386
953.835 867.095 1.278.084 3.099.014
987.664 899.558 1.327.676 3.214.898
Bijdrage deelnemende gemeenten Bijdrage deelnemende gemeenten excl. De Ronde Venen De Bilt Stichtse Vecht
Bijdrage 2% opslag De Ronde Venen De Bilt Stichtse Vecht
Totaal Specifieke inkomsten gemeenten Achterstanden wegwerken: - De Ronde Venen - De Bilt - Stichtse Vecht Overige specifieke opbrengsten: - De Ronde Venen - De Bilt - Stichtse Vecht
45
Bijlage ten behoeve wijziging GR Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen – Regionaal Archief Noordwest Utrecht
4.4. Toelichting begrote balansen Begrote balansen
Activa Materiële vaste activa Financiële vaste activa (vordering op Amsterdam) Uitzettingen met een rentetypische looptijd < 1 jaar Liquide middelen
Passiva Algemene reserve Bestemmingsreserve uittreding Weesp Bestemmingsreserve (Robuust) Resultaat boekjaar Eigen vermogen Netto vlottende schulden < 1 jaar
Begroting 31-12-27
31-12-28
31-12-29
183.093
154.393
127.393
100.393
27.525
0
0
0
0
193.484 1.173.945 1.546.991
120.000 20.014 348.432
120.000 -35.649 267.444
120.000 47.710 322.103
120.000 131.096 378.489
120.000 216.666 437.059
119.958
133.560
141.225
148.360
153.935
159.695
165.150 22.404 124.999 432.511
0 94.872 0 228.432
0 6.219 0 147.444
0 53.743 0 202.103
0 104.554 0 258.489
0 157.364 0 317.059
1.114.480 1.546.991
120.000 348.432
120.000 267.444
120.000 322.103
120.000 378.489
120.000 437.059
2027
2028
2029
183.093
154.393
127.393
-28.700 154.393
-27.000 127.393
-27.000 100.393
Rekening 31-12-24
31-12-25
31-12-26
96.987
180.893
82.575
€
Materiële vaste activa Het verloop van de materiële vaste activa is als volgt begroot: 2024 Boekwaarde per 1 januari zonwering Tafels studiezaal Vloerbedekking NAS Scanstraat Uitbreiding "muziekschool" Koeling kantoren Koeling Studiezaal Afschrijvingen Boekwaarde per 31 december
77.052 30.935
2025 96.987 7.000 12.000 15.000 39.000 25.000
-11.000 96.987
-14.094 180.893
2026 180.893
15.000 15.000 -27.800 183.093
€
Financiële vaste activa Onder de financiële vaste activa is het deel van de afkoopsom voor de uittreding van Weesp, dat nog niet van Amsterdam is ontvangen, opgenomen. Over deze vordering wordt geen rente berekend. De afkoopsom zal in 2026 geheel zijn afgelost.
Uitzettingen met een rentetypische looptijd < 1 jaar De uitzettingen met een rentetypische looptijd < 1 jaar bestaan vooral uit debiteurenvorderingen op de gemeenten.
46
Bijlage ten behoeve wijziging GR Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen – Regionaal Archief Noordwest Utrecht
Algemene Reserve De algemene reserve is een buffer om afwijkingen voor de uitvoering van bestaand beleid op te vangen. Zodat, als er gedurende het jaar incidentele afwijkingen ontstaan bij de uitvoering van het bestaand beleid, dit opgevangen kan worden binnen het RHCVV. In 2009 heeft de Belastingdienst het verzoek om artikel 11, lid 1 onderdeel b, 5e, Wet OB 1968 buiten toepassing te laten ten aanzien van de verhuur van het pand RHCVV aan de Schepersweg 6e, zodat de verhuur is belast met BTW, goedgekeurd, mits de deelnemers 2% meer bijdragen dan het werkelijk aandeel in de kosten. De zo gevormde reserve kan in de toekomst worden aangewend in gevallen waarbij de jaarlijkse bijdragen van de deelnemers tekortschiet. In de vastgestelde begrotingsregels is opgenomen, dat de algemene reserve minimaal 5% van de begrote lasten van de exploitatielasten zal bedragen. Het overschot boven de 5% drempel wordt conform het besluit met betrekking tot de begroting 2023 toegevoegd aan de bestemmingsreserve Robuust. Het begrote verloop van de algemene reserve luidt als volgt: 2024 Stand per 1 januari 2% bijdrage Resultaat vorig jaar Toevoeging aan bestemmingsreserve Robuust via het resultaat Stand per 31 december
2025
2026
86.336 33.622 0
119.958 45.671 124.999
133.560 51.912 0
119.958
-157.068 133.560
-44.247 141.225
€
2027
2028
2029
141.225 54.659 0
148.360 56.386 0
153.935 58.570 0
-47.524 148.360
-50.811 153.935
-52.810 159.695
Bestemmingsreserve uittreding Weesp De bestemmingsreserve uittreding Weesp is gevormd uit de vergoeding voor de uittreding. De vrijval wordt over de jaren 2022 – 2025 verdeeld. De reserve geeft het volgende verloop te zien.
Stand per 1 januari Vergoeding uittreding Weesp Vrijval boekjaar Stand per 31 december
2024
2025
295.249 0 -130.099 165.150
165.150 0 -165.150 0
2026 0 0 0 0
€
2027
2028 0 0 0 0
2029 0 0 0 0
0 0 0 0
Bestemmingsreserve Robuust In 2022 is door de drie gemeenten opdracht gegeven om te onderzoeken hoe het RHCVV een robuuste toekomst kan worden gegeven. Verwacht wordt dat hiervoor extra kosten naar voren zullen komen. Om deze kosten op te vangen wordt conform het besluit met betrekking tot de begroting 2023 de komende jaren het overschot boven de 5% drempel bij de Algemene reserve toegevoegd aan de Bestemmingsreserve Robuust. Het begrote verloop luidt als volgt: 2024 Stand per 1 januari Toevoeging Besteding Robuust Stand per 31 december
40.949 -18.545 22.404
2025
2026
22.404 157.068 -84.600 94.872
94.872 44.247 -132.900 6.219
€
2027 6.219 47.524 0 53.743
2028
2029
53.743 50.811 0 104.554
104.554 52.810 0 157.364
47
Bijlage ten behoeve wijziging GR Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen – Regionaal Archief Noordwest Utrecht
48
Bijlage ten behoeve wijziging GR Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen – Regionaal Archief Noordwest Utrecht
III – Paragrafen
49
Bijlage ten behoeve wijziging GR Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen – Regionaal Archief Noordwest Utrecht
Weerstandsvermogen De financiële positie van het RHCVV wordt bepaald door het weerstandsvermogen. Het weerstandsvermogen geeft aan in hoeverre het RHCVV eventuele calamiteiten financieel kan opvangen. De algemene reserve kan worden ingezet om eventuele schommelingen in het resultaat op te vangen. Volgend op de uitgangspunten voor de RHCVV-begroting, die begin 2018 zijn geformuleerd in overleg met de deelnemende gemeenten, is vanaf 2019 het uitgangspunt om 5% van de begrote lasten van het komende jaar als reserve aan te houden.
Risicoparagraaf Het RHCVV ziet de volgende strategische, operationele, financiële, compliance en duurzaamheid risico’s: a. Door oplevering uitbreiding archiefbewaarplaats verwacht medio 2026 kunnen er tot dat moment geen gemeentelijke archieven worden overgebracht. In de Archiefwet 1995 staat dat de permanent te bewaren archieven na de wettelijke overbrengingstermijn van 20 jaar moeten worden overgebracht naar een archiefbewaarplaats. Tijdig voorzien in voldoende ruimte in de archiefbewaarplaats is daarom noodzakelijk. Het RHCVV is de door de colleges van B&W van de deelnemende gemeenten wettelijk aangewezen archiefbewaarplaats voor de blijvende bewaring van archiefbescheiden, als bedoeld in art. 31 van de Archiefwet 1995. De voorziening dient te voldoen aan de eisen uit de Archiefwet 1995. De huidige archiefbewaarplaats heeft capaciteit voor de gemeentelijke archieven eind 2023 bereikt. In de depots bevinden 4,5 km aan strekkende meter archief. Op basis van inventarisaties is behoefte aan aanvullend circa 2.000 strekkende meter. Op verzoek van het bestuur is de verhuurder, zijnde de gemeente Stichtse Vecht, in december 2023 gestart met voorbereidingen voor de uitbreiding. In december 2023 heeft de gemeenteraad van Stichtse Vecht de reservering voor de voorbereiding beschikbaar gesteld. De projectleider is in januari 2024 gestart met de voorbereidingen.
De conceptplanning en projectraming voor de realisatie van de uitbreiding opgesteld door de verhuurder, geeft een bouwtijd aan van 2,5 jaar. Dit betekent dat op dit moment wettelijke overbrengingen van papieren archieven moeten worden uitgesteld tot het moment dat de uitbreiding van de archiefbewaarplaats gereed is, medio 2026 volgens planning. b.
Achterstanden in toegankelijkheid van in 2009 overgenomen archieven. In 2022 is een inventarisatie afgerond waarin in kaart is gebracht wat de materiële staat is van de archieven en collecties die het RHCVV beheert, en in welke mate ze doorzoekbaar zijn via het collectiebeheersysteem. Uit het onderzoek blijkt dat een deel van de sinds 2009 overgebrachte archieven van de gemeenten niet in de wettelijk vereiste goede geordende en toegankelijke staat zijn. Deze werkvoorraden liggen er sinds de oprichting van de GR in 2009. Destijds zijn er geen dan wel onvoldoende afspraken gemaakt over de materiële staat en de mee te leveren metadata. In de meerjarenbegroting is vanaf 2025 budget opgenomen om te starten met het wegwerken van de achterstanden. Uitstel en vertraging brengen het risico met zich, dat de benodigde know-how voor het uitvoeren van de werkzaamheden is verdwenen. Op basis van de uitgebreide inventarisatie zijn in september 2022 berekeningen gemaakt om deze achterstanden in 10 jaar weg te werken. De projectkosten zijn vanaf 2025 opgenomen in de meerjarenbegroting. In de begroting 2026 zijn de kosten per gemeente opgenomen: Projectkosten achterstand