3. RHCVV begroting 2024-2027.pdf

Op dit moment is uit onderzoek gebleken, dat er geen zicht is op een nieuwe deelnemer of geschikte fusiepartner. Uitgangssituaties bij (gemeentelijke) archiefdiensten en Gemeenschappelijke Regelingen kunnen echter veranderen. Het bestuur blijft daarom scherp op ontwikkelingen bij mogelijke partijen, die in de toekomst interessant kunnen zijn als deelnemer of om bij aan te sluiten. In de periode 2025-2028 worden de adviezen uit de toekomstverkenning uitgevoerd en het verbetertraject afgerond. De financiële effecten van de toekomstverkenning zijn vanaf 2025 verwerkt in de meerjarenbegroting. Hieronder worden de belangrijkste elementen van de meerjarenbegroting toegelicht aan de hand van de vier beleidslijnen.

26

Bijlage 6 – bestuursvergadering RHCVV – 12 april 2023

Beleidslijn 1: Toezicht en Advies Digitalisering van de werkprocessen bij gemeenten heeft zeer grote impact op het digitaal informatiebeheer bij de gemeenten zelf en op de toezichttaak van de archivaris. De complexiteit van de gemeentelijke informatiehuishouding is de afgelopen jaren sterk toegenomen, onder meer door digitalisering van (keten)processen en de toename aan samenwerkingsverbanden waarin overheidsorganisaties participeren (en digitaal archief vormen). Daarnaast is veranderende of nieuwe weten regelgeving van invloed waaronder de nieuwe Archiefwet, de WOO, de AVG en auteursrecht. Tot slot spelen actuele vakinhoudelijke ontwikkelingen als de Common Ground, archiveren bij de bron en “archiving by design”. Voor de toezichtfunctie vanuit het RHCVV betekent dit dat het accent is verschoven van toezien op de documentaire weerslag van gemeentelijke processen naar toezicht op informatiesystemen (raadinformatie, zaaksystemen, vakapplicaties,) en verschijningsvormen (databases, e-mail, sociale media, website, gelaagde objecten als CAD-tekeningen, videotulen). Het RHCVV constateert als toezichthouder dat de gemeenten over het algemeen nog te weinig ruimte hebben om gekwalificeerde medewerkers in te zetten voor de voorbereidingen die de gemeenten zelf moeten doen om digitaal archief over te brengen naar het e-depot van het RHCVV.

De toegenomen complexiteit van het digitale informatiebeheer vraagt om andere kennis en vaardigheden van medewerkers, zowel bij de gemeenten zelf als bij het RHCVV. Bij gemeenten zijn bijvoorbeeld informatiemanagers, informatiearchitecten, recordmanagers en ICT-specialisten nodig die de informatiehuishouding gezamenlijk ontwikkelen en beheren. Bij het RHCVV is kennis en kunde nodig om (1) de gemeenten te kunnen adviseren over hun digitale informatiebeheer en (2) om overgebrachte digitale archieven duurzaam te kunnen beheren en toegankelijk te houden. Ondanks de formatieve uitbreiding bij het RHCVV in de periode 2018-2020 worden bij de taakuitvoering knelpunten ervaren in de capaciteit, met name bij Toezicht & Advies. Hierbij speelt de impact van digitalisering van de gemeentelijke processen en de toenemende complexiteit van het digitale informatiebeheer een rol. Ook de taakvolwassenheid van medewerkers bij zowel de deelnemende gemeenten als het RHCVV is van invloed. Medewerkers beschikken niet altijd over de benodigde (digitale) kennis en competenties. Daarnaast zullen de werkzaamheden voor dit taakveld toenemen door veranderende wetgeving en ontwikkelingen op gebied van digitale informatiehuishouding.

De archiefinspectie en advisering zal zich intensiever moeten gaan verhouden tot een grotere verscheidenheid aan functionarissen die verantwoordelijk zijn voor het informatiebeheer bij de gemeenten, maar ook de functionarissen die toezien op de goede werking van het informatiebeheer bij de gemeente.

Beleidslijn 2: Verwerven en Beheren De digitalisering van de gemeenten betekent voor het RHCVV ook structureel nieuw werk rond het beheren van de groeiende digitale archieven. De medewerkers van het RHCVV moeten zich nog meer dan tot nu toe gebruikelijk digitale kennis en vaardigheden eigen gaan maken. Dit ‘nieuwe’ werk komt niet in plaats van de huidige activiteiten, maar komt er bovenop. Het e-depot van het RHCVV is in 2020 opgeleverd en er zijn enkele gemeentelijke archieven als pilotproject overgebracht. Daarnaast zijn beleidskaders ontwikkeld voor onder meer de preservering van digitale archieven. Het RHCVV neemt deel aan landelijke expertise groepen en heeft het metadataschema voor particuliere digitale archieven ontwikkeld dat landelijk is gepresenteerd. Het RHCVV heeft als een van de weinige Nederlandse archiefdiensten ervaring opgedaan met ingests van particuliere digitale archieven. De eerstkomende periode ligt voor het RHCVV de nadruk op het inrichten van het overbrengingsproces van digitale archieven vanuit de gemeenten en advisering over hun eigen software. Het merendeel van de voorbereidende activiteiten voor het overbrengen (zoals mapping) ligt bij de gemeentelijke organisaties zelf.

Aan de kant van de gemeenten is operationele inzet nodig voor de voorbereidingen die nodig zijn om de digitale archieven op orde te krijgen en over te brengen, bijvoorbeeld het maken van exports uit de gemeentelijke systemen en het nalopen van zaken op volledigheid.

27

Bijlage 6 – bestuursvergadering RHCVV – 12 april 2023

Op termijn neemt ook het operationele werk bij het RHCVV toe, zoals begeleiden van de instroom van nieuwe archieven en het managen van de datakwaliteit (preservering). Voorlopig is het RHCVV naast het inrichten voornamelijk op tactisch en strategisch niveau actief. Digitalisering van archieven en collecties Van de archieven en collecties die het RHCVV in beheer heeft zijn tot nu toe de genealogische en notariële bronnen en de bouwdossiers gedigitaliseerd – samen geschat op niet meer dan 5% van de gehele collectie. Gezien de ambitie om zowel de dienstverlening aan ambtenaren te verbeteren als het gebruik van de archieven te vergroten, is digitalisering een voorwaarde. Gebruikers verwachten dat archieven online beschikbaar zijn en 24x7 kunnen worden geraadpleegd. In de periode 2025-2028 zet het RHCVV in op digitalisering van de collectie met als uitgangspunt dat dit gebeurt op basis van scanning on demand. Uitgangspunt is niet dat de hele collectie digitaal toegankelijk is omdat een groot deel van de collectie door auteurswetgeving en AVG nog niet actiefonline gepubliceerd kan worden. Achterstanden in archief- en collectiebeheer in 2022 is in kaart gebracht wat de materiële staat is van de archieven en collecties die het RHCVV beheert, en in welke mate ze doorzoekbaar zijn via het collectiebeheersysteem. Deze werkvoorraden liggen er sinds de oprichting van de GR in 2009.

Bij het overbrengen van de archieven en collecties van de gemeenten naar het RHCVV zijn destijds onvoldoende afspraken gemaakt over de materiële staat en de mee te leveren metadata. Er zijn ook onvoldoende (financiële) afspraken gemaakt over het inlopen van deze achterstanden. Het gevolg is dat een deel van de archieven niet in de goede geordende en toegankelijke staat is, zoals de Archiefwet voorschrijft. In artikel 3 van de Archiefwet is vastgelegd, dat de overheidsorganen verplicht zijn de onder hen berustende archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren, alsmede zorg te dragen voor de vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. -

-

-

In de meerjarenbegroting is vanaf 2025 budget opgenomen om te startten met het wegwerken van de achterstanden. Uitstel en vertraging brengen het risico met zich, dat de benodigde know-how voor het uitvoeren van de werkzaamheden is verdwenen. De toegankelijke staat van archiefstukken in de Archiefwet verwijst zowel naar materiele staat als naar intellectuele toegang (doorzoekbaarheid, maar ook bv openbaarheid). Archieven dienen voorzien te zijn van een bruikbare inhoudsopgave, een inventaris, om te kunnen vinden wat je als gebruiker zoekt. Ze moeten ook letterlijk toegankelijk zijn. Een gebruiker moet een archiefstuk zelf kunnen raadplegen en mag de toegang hiertoe niet ontzegd worden, mits het archiefstuk in kwestie openbaar is. Op basis van de uitgebreide inventarisatie zijn berekeningen (september 2022) gemaakt om deze achterstanden in 10 jaar weg te werken. De kosten per gemeente zijn als volgt te specificeren: Totale kosten (september 2022)

Per jaar

Stichtse Vecht

€ 402.000

€ 40.200

De Ronde Venen De Bilt

839.000 455.000

83.900 45.500

1.696.000

169.600

Archiefbewaarplaats/depotcapaciteit De huidige archiefbewaarplaats heeft capaciteit voor de gemeentelijke archieven tot en met eind 2023. In de depots bevinden zich dan 4,5 km aan strekkende meter archief. Vanaf 2024 ontstaat er tekort aan ruimte in de archiefbewaarplaats voor de nog over te brengen gemeentelijke archieven. Op basis van inventarisaties is behoefte aan circa 2.0.60 strekkende meter. Om tijdig (op 1 januari 2025) te kunnen voldoen aan de wettelijke verplichtingen uit de Archiefwet en daarvoor de extra ruimte in de archiefbewaarplaats in gebruik te kunnen nemen, moet op korte termijn gestart worden met de realisatie van de uitbreiding. De gemeente Stichtse Vecht, eigenaar van het gebouw, heeft aangegeven een bestuursbesluit van het RHCVV over de bouw en huurverplichting nodig te hebben om een collegebesluit te kunnen nemen en te starten met de

28

Bijlage 6 – bestuursvergadering RHCVV – 12 april 2023

bouw. In april 2023 heeft het bestuur aan het college van de centrumgemeente (de verhuurder is de gemeente Stichtse Vecht) verzocht om uitbreiding en zich uitgesproken voor een langdurige huurovereenkomst. Als het depot niet op tijd gereed is, kan er door alle deelnemende gemeenten niet tijdig voldaan worden aan de wettelijke eisen in de Archiefwet. Snelle besluitvorming door de centrumgemeente en start van voorbereidingen van de bouw is daarom essentieel. De noodzaak voor uitbreiding van de depotcapaciteit werd gesignaleerd in de RHCVV-businesscase van 2018. Het bestuurlijke besluitvormingstraject over de uitbreiding is onderdeel van de toekomstverkenning van het bestuur, naar aanleiding van het uittreden van Weesp, met als doel het opstellen van een robuuste meerjarenbegroting 2024-2027. In dat kader is in 2022 een schouw gedaan bij de drie gemeenten en berekend dat er in de periode 2025-2031 nog ongeveer 2.060 meter papieren archief van de deelnemende gemeenten zal worden overgebracht. Na 2031 worden tot 2040 nog wel kleine overbrengingen van gemeenten verwacht, maar geen grote archiefblokken meer voorzien. Digitaal werken en digitaal archiveren is bij alle deelnemende gemeenten de laatste jaren namelijk de norm geworden, waardoor op den duur geen papierenarchief meer wordt gevormd.

Door een technisch mogelijke extra depotlaag te bouwen op de huidige archiefbewaarplaats met een oppervlakte van ca. 375m² incl. logistieke ruimtes, wordt 2.600 strekkende meter depot gecreëerd, waar ook ruimte zal zijn voor de kleine overbrengingen die nog volgen en kunnen dus alle nog te vormen papieren archieven van de deelnemende gemeenten worden opgenomen. In 2018 is onderzoek gedaan naar de capaciteit van de depots van het RHCVV. Op dat moment was bekend (zie Businesscase Zelfstandig en versterkt) dat de depots voldoende ruimte hadden tot 2024. Besluitvorming over uitbreiding is onderdeel gemaakt van de toekomstverkenning die in 2022 is afgerond. Een in februari 2022 door de centrumgemeente gemaakte conceptplanning en projectraming geeft een bouwtijd aan van 2 jaar. De centrumgemeente Stichtse Vecht heeft in de gemeentelijke begroting 2023 een post opgenomen voor voorbereidingskosten, zodat na bestuurlijke besluitvorming gestart kan worden met de werkzaamheden gerelateerd aan uitbreiding van het depot. In de meerjarenraming 2024-2026 (vastgesteld op 27 juni 2022) is vanaf 2025 rekening gehouden met een verhoging van de huur (€ 115.000,-). Hierbij is gerekend met een investeringsbedrag van circa € 1.860.000 excl. Btw. Dit bedrag is inclusief een marge van +20% in verband met de ontwikkelingen in de bouwsector, 0,5 % rente en kosten voor onderhoud (MJOP).

Beleidslijn 3: dienstverlening en ter beschikking stellen De dienstverlening van het RHCVV vindt voornamelijk plaats door het beschikbaarstellen van papieren archieven: zoals hierboven al aangegeven is slechts 5% van alle archieven en collecties digitaal in te zien. Wel worden er voor ambtenaren zoveel mogelijk verzoeken digitaal afgehandeld In de dienstverlening zijn er een aantal aandachtspunten gesignaleerd die de komende beleidsperiode worden verbeterd:

•

•

Met name rond bouwdossiers worden knelpunten ervaren. De bouwdossiers van De Bilt en De Ronde Venen zijn nog niet (voldoende) gedigitaliseerd en daardoor kunnen deze niet via digitale dienstverlening ter beschikking worden gesteld, terwijl de vraag naar bouwdossiers groot is, ook vanuit de ambtelijke organisaties. o Bij het schonen, ordenen van de bouwdossiers De Bilt zijn discrepanties opgetreden in de analoge en gedigitaliseerde bouwdossiers en is de kwaliteit van de scans niet altijd voldoende voor online raadpleging. Het RHCVV en De Bilt hebben contact hoe dit op te lossen. o De Ronde Venen heeft zijn bouwdossiers nog niet gescand voor overbrenging. Het RHCVV en De Ronde Venen zijn in gesprek over mogelijke oplossingen voorafgaand aan overbrenging. Het RHCVV heeft in 2019 gebruikersonderzoek uitgevoerd onder ambtenaren en bestuurders. In vervolg daarop wil het RHCVV zijn dienstverlening verder ontwikkelen en ambtenaren en bestuurders beter faciliteren. Het inrichten van scanning on demand is daarbij een belangrijke prioriteit, zeker sinds er vanwege de coronapandemie meer thuis wordt gewerkt. Ook wil het RHCVV, mede op verzoek van het bestuur, de ambtenaren beter bekend maken met het archief en bijvoorbeeld zelf zoeken/vinden van archiefstukken stimuleren. Deze beide speerpunten zijn nog niet voldoende gerealiseerd door het ontbreken van mensen en middelen.

29

Bijlage 6 – bestuursvergadering RHCVV – 12 april 2023

Ontwikkeling digitale dienstverlening Om te kunnen blijven inspelen op veranderende gebruikersbehoeften ontwikkelt de digitale dienstverlening zich continue. Het RHCVV heeft in zijn meerjarenbeleid de verdere ontwikkeling van zijn dienstverlening niet voor niets al opgenomen als speerpunt. Om goed vorm te geven aan de digitale dienstverlening is specifieke kennis nodig op verschillende kennisgebieden. In eerste instantie ‘dicht bij huis’: integraal zoeken door alle bronnen; scanning on demand. Tegelijkertijd is het ook zaak kennis te hebben van onder meer digitale klantkunde.

Beleidslijn 4: Beleven en Ontmoeten In de periode 2020-2024 wordt de erfgoedtaak ingebracht met de andere kerntaken van het RHCVV. Het RHCVV ontwikkelt kleine initiatieven waarmee een bijdrage kan worden geleverd aan bevordering van de geschiedbeoefening en maatschappelijke cohesie, waarbij het jong en oud aan elkaar zal verbinden. Op basis van de huidige activiteiten en doelstellingen voorziet de begroting voldoende middelen en formatie voor dit taakveld. In 2024 worden het beleid geëvalueerd. De resultaten worden verwerkt in de beleids-periode 2025-2030. Voor de huidige meerjarenbegroting blijft het uitgangspunt dat voor activiteiten, die niet binnen de begroting passen, aanvullende fondsen worden gezocht zowel bij de gemeenten als provincie als particuliere fondsen.. In de periode 2025-2027 zijn er een aantal onderwerpen waar het RHCVV aandacht aan zal besteden. 2025 – 80 jaar vrijheid Steeds minder mensen kunnen uit eigen ervaring over de oorlog vertellen. Als zij er niet meer zijn, kunnen krantenartikelen, foto’s en films de verhalen uit de oorlogsjaren als blijvende herinnering dienstdoen. Iedere afzonderlijke bron vertelt een deel van het verhaal over de gevolgen van de bezetting en wat mensen meemaakten. Samen vormen zij het verhaal van de Tweede Wereldoorlog. Wij vinden het belangrijk de verhalen over de tweede Wereldoorlog te blijven vertellen.

Herdenken kan namelijk niet zonder herinneren. Daarvoor is het nodig dat informatie over gebeurtenissen niet alleen veilig wordt gesteld, maar ook dat de verhalen op een toegankelijke manier worden verteld van generatie op generatie. Het RHCVV zal in een tentoonstelling aandacht besteden aan verschillende verhalen waarin, aan de hand van archiefstukken, thema’s uit de Tweede Wereldoorlog worden toegelicht, zoals collaboratie, dagelijks leven en verzet. Al eerder organiseerde het RHCVV een tentoonstelling over de tweede wereldoorlog In het archief van het RHCVV zijn tal van stukken te vinden die iets vertellen over het ontstaan, het verloop en de nasleep van de Tweede Wereldoorlog in de regio's Stichtse Vecht, De Ronde Venen en De Bilt. Van brieven die burgemeesters hebben ontvangen van de Duitse bezetter; brieven die een jongen aan zijn ouders schreef vanuit Duitsland waar hij verplicht moest werken, notulen van verenigingen over het gedwongen afscheid nemen van leden, maar waarin ook duidelijk wordt welke praktische problemen de verduisteringsplicht opleverde; en ook gemeentelijke informatie die inzicht geeft in wat er gebeurde en verordeningen met maatregelen tegen Joodse mensen.

2026 – 2027 - Feest In 2027 bestaat het RHCVV 30 jaar. In 1996 werden de eerste handtekeningen gezet onder de samenwerking tussen de deelnemende gemeenten. In 2009 opende de locatie in Breukelen. Reden voor een feestje. Een jaar lang viert het RHCVV daarom feest. In een tentoonstelling en publicatie zet het RHCVV de topstukken uit de eigen archieven en collecties in de spotlight. Daarnaast wordt een presentatie en programma ontwikkeld over het vieren van Feest. Aan de hand van uiteenlopende feesten onderzoeken we met onze bezoekers hoe we feest vieren, wat we vieren en met wie, wat de verschillen zijn met vroeger en wat daarover te vinden is in onze archieven. Daarnaast zal er samen met lokale fotoclubs en fotografen vastgelegd worden hoe er op dit moment feestgevierd wordt en daar een tijdsdocument van maken voor onze archieven. Onze bezoekers en inwoners spelen hierbij ook een belangrijke rol. In feestelijke bijeenkomsten horen we graag van hen hoe zij vroeger feestvierden, en hoe zij dat nu doen. Juist deze persoonlijke verhalen vormen over 30,50, 100 jaar een belangrijke bron voor onderzoekers. En heeft iemand iets te vieren? Dan kan dat ook bij ons. Of het nou gaat om de verjaardag van een jarige moeder van 70 of een kinderfeestje met workshop.

30

Bijlage 6 – bestuursvergadering RHCVV – 12 april 2023

31

Bijlage 6 – bestuursvergadering RHCVV – 12 april 2023

32

Bijlage 6 – bestuursvergadering RHCVV – 12 april 2023

II Financiële begroting 2025-2027

33

Bijlage 6 – bestuursvergadering RHCVV – 12 april 2023

Uitgangspunten financiële begroting 2024-2027 In voorgaand hoofdstuk is op de beleidslijnen een kwalitatieve doorkijk geschetst van verwachte en beoogde ontwikkelingen en trends voor de aanstaande planperiode. In dit hoofdstuk worden de financiële uitgangspunten benoemd voor de begroting 2024 en de meerjarenraming 2024–2027; worden de financiële effecten die samenhangen met de taakuitvoering inzichtelijk gemaakt en zijn onder andere de effecten van de afkoopsom van de uittreding van Weesp zichtbaar. Bij het opstellen van de begroting zijn de volgende bestuurlijk vastgestelde financiële uitgangspunten gehanteerd: • Reële begroting: geen overdaad, maar kosten ook niet maskeren. • De begroting gaat uit van de voldoende middelen voor het uitvoeren van de wettelijke en bovenwettelijke taken zoals vastgelegd in de Archiefwet 1995 en in GR Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen. • RHCVV volgt de (financiële en personele) kaders van de centrumgemeente: waaronder HRM, financiën, informatievoorziening. De volgende specifieke punten zijn voor 2024 opgenomen: • De indexcijfers in de begroting 2024 zijn ontleend aan een opgave uit maart 2023 van Stichtse Vecht. Voor de salariskosten is de index “CPB CEP 2022, loonvoet sector overheid” gehanteerd en luiden als volgt: 2023 9,1%, 2024 4,2%, 2025 4,1% en 2026 en 2027 3%.

Voor de huurkosten is conform het huurcontract de CPI-index gehanteerd: 2023 10%, 2024 2,6%, 2025 2,4%, 2026 2,5% en 2027 2,0%. Voor de overige kosten zijn de volgende indexen gehanteerd: 2023 6%, 2024 2,4%, 2025 2,5%, 2026 2% en 2027 2%. • In de meerjarenbegroting zijn de uitkomsten verwerkt van de bestuurlijke toekomstverkenning, die begin 2023 is afgerond. De toekomstverkenning heeft voor de langere termijn duidelijk gemaakt, welke middelen nodig zijn voor een vitaal RHCVV, dat voldoende geëquipeerd is voor de wettelijke taakuitvoering voor de drie deelnemende gemeenten en hun inwoners.

Begrotingsregels RHCVV Toelichting algemeen De begroting 2024-2027 is opgesteld conform de uitgangspunten begroting RHCVV. Begin 2018 zijn, in samenwerking met de financieel adviseurs van de deelnemende gemeenten, onderstaande begrotingsregels geformuleerd. Grondslagen Het RHCVV stelt een eigen begroting en jaarrekening op. Deze hoeven niet conform BBV te zijn. 3 Termijnen Vaststelling van de begroting en jaarrekening vindt plaats binnen de wettelijke termijnen. Geen begrotingswijziging gedurende het begrotingsjaar Als er gedurende het jaar afwijkingen ontstaan bij de uitvoering van het bestaand beleid, vindt de verantwoording daarover plaats bij de jaarrekening en niet gedurende het jaar. Indexatie in de begroting Loon- en prijsstijgingen (CAO/inflatie en CPI-index) worden gehanteerd bij het opstellen van de begroting. Bij de opstelling van de begroting wordt rekening gehouden met de CPB-index “CEP loonvoet sector. Voor 2024 is, zoals hierboven vermeld, in verband met de ontwikkelingen in 2022 hiervan afgeweken, om tot een zo reëel mogelijke begroting te komen.

6 . Dit is conform de notitie verbonden partijen van de Commissie BBV oktober 2016, zie : http://www.commissiebbv.nl/begroten/notities-commissie/

34

Bijlage 6 – bestuursvergadering RHCVV – 12 april 2023

Reservepositie Uitgangspunt is om 5% van de exploitatielasten van de begroting als algemene reserve aan te houden. De reserve kan worden aangevuld met overschotten. De reserve is een buffer om afwijkingen voor de uitvoering van bestaand beleid op te vangen. Investeringen Nieuw beleid, waarvoor nieuwe investeringen nodig zijn met kosten hoger dan € 10.000,- worden onderbouwd met een apart plan. Dit plan wordt verwerkt in de begroting, ná goedkeuring door het algemeen bestuur. Investeringen met economisch nut Investeringen met een meerjarig economisch nut boven de € 5.000,- worden altijd geactiveerd. Investeringen onder dat bedrag mogen worden geactiveerd, op voorwaarde dat dit op consequente wijze gebeurt. Methodiek omslagbijdrage Voor de berekening van de omslagbijdrage geldt de methode: (a) per gemeente de kosten per meter plank, (b) restauratiekosten en (c) het restant wordt verdeeld op basis van het laatst bij het CBS bekende inwoneraantal. Vanaf 2024 komt er indien nodig een variabele bij voor de opslagkosten van het e-depot per gemeente. Overheadkosten Bij uitbreiding van de formatie worden ook de overheadkosten doorgevoerd in de begroting. Dit betreft reiskosten, opleidingskosten en eventueel kantoorkosten. Uurtarief werkzaamheden RHCVV voor deelnemende gemeenten. Het uurtarief dat berekend wordt bij eventuele werkzaamheden voor deelnemende gemeenten is kostendekkend.

Voor overige partijen komt er een opslag boven op het kostendekkende uurtarief. Salariskosten conform gegevens HRM-bronsysteem Uiterlijk vóór 1 september en 15 januari ontvangt het RHCVV van de centrumgemeente de HRstuurinformatie (o.a. loonsom, formatie, bezetting) uit het bronsysteem voor de personeels- en salarisadministratie voor (a) de sturing op de loonsomontwikkeling en (b) om te betrekken bij het opstellen van de jaarstukken. HR-beleid centrumgemeente Daar de medewerkers van het RHCVV in dienst zijn bij Stichtse Vecht is het HR-beleid en –instrumentarium van de centrumgemeente onverkort van toepassing op het RHCVV.

35

Bijlage 6 – bestuursvergadering RHCVV – 12 april 2023

Begroting 2024 en meerjarenbegroting 2025-2027 in cijfers Rekening

Begroting

Begroting

Begroting

Begroting

Begroting

2022 780.715 10.601 2.201 17.308 7.061

2023 937.693 8.786 3.069 14.500 5.000

2024 1.230.100 12.300 3.100 22.800 9.300

2025 1.505.000 15.100 3.200 28.100 11.600

2026 1.643.300 16.400 3.300 30.300 12.400

2027 1.707.400 17.100 3.400 30.800 12.600

817.886

969.048

1.277.600

1.563.000

1.705.700

1.771.300

227.408 53.420 27.201 33.700 -251 4.578 346.056

270.300 30.700 25.882 20.465 1.035 1.535 3.544 353.461

305.200 36.400 27.700 28.700 500 0 9.400 407.900

420.199 37.300 33.300 29.400 500 0 11.000 531.699

429.100 38.000 35.400 30.000 500 0 11.000 544.000

437.700 38.700 35.400 30.600 500 0 9.500 552.400

Erfgoedactiviteiten Voorlichting

12.003 14.038 26.041

10.230 5.176 15.406

10.500 7.000 17.500

10.800 7.300 18.100

11.000 7.600 18.600

11.200 7.900 19.100

Digitale archivering & -dienstverlening / kantoor ICT Boeken / kaarten / prenten Lidmaatschappen Restauratie en conservering Materiële verzorging Achterstanden wegwerken

97.224 1.047 2.002 7.896 7.545

88.100 1.035 1.864 7.562 9.362

99.200 1.300 2.100 8.000 9.600

115.714

107.923

120.200

101.500 1.300 2.200 12.000 9.800 169.600 296.400

103.500 1.300 2.200 12.300 10.000 173.000 302.300

105.500 1.300 2.200 12.400 10.200 176.400 308.000

-600.176 447.873 22.995 -9.576 74.576

0 -152.624 25.724 0 0

0 -64.308

0 -126.900

0 -130.099 33.622 13.878 -13.878 65.776 -65.776 -96.477

0 -165.150 41.243 33.622 -33.622 55.026 -55.026 -123.907

0 0 47.302 22.191 -22.191 10.455 -10.455 47.302

0 0 48.824 32.154 -32.154 0 0 48.824

LASTEN: Salariskosten Studiekosten Vergoeding vrijwilligers Reiskosten Indirecte personeelslasten

Huisvestingskosten Huisvestingskosten diversen Kantoorkosten Diensten HR en administratie Rente en bankkosten Onvoorzien uitgaven Kapitaallasten

Vergoeding door Amsterdam voor uittreding Weesp Mutatie bestemmingsreserve uittreding Weesp Toevoeging algemene reserve met 2% opslag Vrijval algemene reserve boven 5% drempel Toevoeging bestemmingsreserve Robuust Projectkosten Robuust Vrijval bestemmingsreserve Robuust

Totaal lasten

1.241.389

1.318.938 1.726.723

2.285.292 2.617.902 2.699.624

Rekening 2022 1.172.754

Begroting Begroting 2023 2024 1.286.214 1.681.101 25.724 33.622

Begroting Begroting Begroting 2025 2026 2027 2.062.149 2.365.100 2.441.200 41.243 47.302 48.824

1.172.754

1.311.938

1.714.723

2.103.392

2.412.402

2.490.024

Specifieke inkomsten Stichtse Vecht achterstanden Specifieke inkomsten De Ronde Venen achterstanden Specifieke inkomsten De Bilt achterstanden Specifieke inkomsten Weesp

0 0 32.307 15.295 47.602

0 0 0 0 0

0 0 0 0 0

40.200 83.900 45.500 0 169.600

41.000 85.600 46.400 0 173.000

41.800 87.300 47.300 0 176.400

Overige baten incl. leges Verhuur archiefruimte

14.153 7.607 21.760

4.000 3.000 7.000

12.000 0 12.000

12.300 0 12.300

12.500 20.000 32.500

12.800 20.400 33.200

BATEN: Bijdrage gemeenten Bijdrage 2% opslag

Totaal baten

1.242.116

1.318.938 1.726.723

2.285.292 2.617.902 2.699.624

De verschillende posten worden in het volgende hoofdstuk waar nodig nader toegelicht.

36

Bijlage 6 – bestuursvergadering RHCVV – 12 april 2023

Toelichting begrote Lasten en Baten 2024 Salariskosten De salariskosten zijn in 2024 begroot op € 1.230.100. De salarissen stijgen in vergelijking met de in de begroting 2023 opgenomen cijfers voor 2024 met € 262.000 door drie factoren: Autonome ontwikkelingen: indexering en CAO-ontwikkelingen met € 85.000 HR21 herijking van functies met € 67.000 Formatie-uitbreiding om tot een robuust RHCVV te komen met € 110.000 HR21 herijking HR21 is het functiewaarderingssysteem voor gemeenten en andere organisaties in de gemeentelijke sector. In de businesscase Zelfstandig en Versterkt uit 2018 is vastgelegd dat uiterlijk 2022 opnieuw een scan wordt gedaan en functies waar nodig worden her gewaardeerd. In de eerste helft van 2023 wordt de herwaardering afgerond. Vooruitlopend op de afronding is in lijn met de eerste bevindingen met ingang van 2024 voor een aantal functies een schaalverhoging toegepast. De formatie ontwikkelt zich in 2024 als volgt ten opzichte van 2023: 2024 Begroot aantal fte voor 2023 Uitbreiding office-ondersteuning voor archivering eigen bedrijfsvoeringsinformatie (schaal 7) Coördinator bedrijfsvoering (schaal 10)

12,52

Begroot aantal fte voor 2024

13,72

0,20 1,00

Bij de uitbreiding “office-ondersteuning voor archivering eigen bedrijfsvoeringsinformatie” volgt het RHCVV de kaders van de centrumgemeente op gebied informatievoorziening. Het RHCVV werkt in 2023 en 2024 aan het op orde brengen van de eigen archivering en implementatie van het vervangingsbesluit van Stichtse Vecht. Tot en met 2023 is daar nog geen capaciteit voor beschikbaar. Bij de coördinator bedrijfsvoering speelt het volgende. In de businesscase van 2018 is de functie adjunctarchivaris/directeur geschrapt, waardoor verantwoordelijkheden van de directeur/ archivaris bij afwezigheid niet langer zijn belegd. Het wegvallen van de adjunct-functie levert bovendien in de dagelijkse praktijk meerdere knelpunten op. De belangrijkste zijn: o Bij afwezigheid van de directeur/archivaris blijft nu werk liggen. Dit betreft ook de dienstverlening aan de deelnemende gemeenten. Vervangingsbesluiten, aanpassingen aan het Archiefbesluit enz. kunnen alleen worden afgehandeld met instemming van de archivaris. Deze instemming kan van wetswege alleen worden verstrekt door de archivaris of een gemandateerde adjunct. o De directeur is momenteel een eenkoppig MT en stuurt alle medewerkers aan. In de praktijk betekent dit dat zij de enige is waarbij medewerkers te rade gaan, ook voor hun operationele vragen.

Ook is het in de huidige situatie niet mogelijk om personele taken als ontwikkel- en beoordelingsgesprekken of begeleiding te delegeren. o Inhoudelijk en operationeel bijspringen door de directeur/streekarchivaris gaat ten koste van strategie en beleidsontwikkeling. Dit is het sterkst merkbaar bij de verdere ontwikkeling van de digitale dienstverlening. Met het invoeren van de functie coördinator bedrijfsvoering zal de directeur in de dagelijkse operationele aansturing en bedrijfsvoering van het RHCVV worden ondersteunt. Hierdoor kan zij steviger inzetten op strategie en beleidsontwikkeling, organisatieontwikkeling en het uitvoeren van de archivaristaken. Voor de waarneming van die taken wordt een mandaatregeling ingesteld. De dienstverlening op gebied van Toezicht en Advies aan gemeenten kan zo bij afwezigheid van de directeur/archivaris zonder onderbrekingen worden voortgezet. Studiekosten Voor studiekosten wordt conform Stichtse Vecht 1% van de salariskosten aangehouden. Reiskosten Vanaf 2024 worden de reiskosten, conform de uitgangspunten van de centrumgemeente gerelateerd aan het aantal fte en de gemiddelde reiskosten over het afgelopen boekjaar.

37

Bijlage 6 – bestuursvergadering RHCVV – 12 april 2023

Indirecte personeelslasten Vanaf 2024 worden de indirecte personeelslasten, conform de uitgangspunten van de centrumgemeente gerelateerd aan het aantal fte en de gemiddelde kosten over het afgelopen boekjaar. Huisvestingskosten De huurprijs wordt door de verhuurder jaarlijks geïndexeerd op basis van de consumentenprijsindex (CPI) (art. 7.1 en 7.2). Voor de begroting 2024 is de huur over 2023 verhoogd met 10% en voor 2024 is een index van 2,6% gehanteerd. Huisvestingskosten diversen In 2022 is extra onderhoud uitgevoerd. Voor de begroting 2024 is die van 2023 weer als uitgangspunt genomen. Kantoorkosten Vanaf 2024 worden de kantoorkosten gerelateerd aan het aantal fte en de gemiddelde kosten over het afgelopen boekjaar.

Diensten HR en administratie

Voor personele zaken en de salarisadministratie is met de afdeling Mens en Organisatie van Stichtse Vecht een dienstverleningsovereenkomst afgesloten. Deze wordt in 2023 gecontinueerd. De boekhouding is tot en met 2022 verzorgd door het team Financiën van Stichtse Vecht. De financiële administratie wordt -in goed overleg met de centrumgemeente- met ingang van 2023 gevoerd door Non Profit Support, een dienstverlener van administratieve ondersteuning voor non-profit-instellingen. Digitale archivering, digitale Dienstverlening en kantoor ICT De kosten voor zowel collectiesysteemsoftware, e-depotsoftware als bedrijfsvoeringssoftware en informatiebeveiligingssoftware blijven naar verwachting de komende jaren toenemen. De kosten voor kantoor ICT zijn afgelopen jaren toegenomen door formatie-uitbreidingen. Achterstanden wegwerken In 2022 is een inventarisatie afgerond waarin in kaart is gebracht, wat de materiële staat is van de archieven en collecties die het RHCVV beheert en in welke mate ze doorzoekbaar zijn via het collectiebeheersysteem. Uit het onderzoek blijkt dat een deel van de sinds 2009 overgebrachte archieven van de gemeenten niet in de wettelijk vereiste goede geordende en toegankelijke staat verkeert. Deze werkvoorraden liggen er sinds de oprichting van de GR in 2009.

Destijds zijn er geen dan wel onvoldoende afspraken gemaakt over de materiële staat en de mee te leveren metadata. Op basis van de uitgebreide inventarisatie zijn in september 2022 berekeningen gemaakt om deze achterstanden in 10 jaar weg te werken. Daar uitstel en vertraging het risico met zich brengen, dat de benodigde know-how voor het uitvoeren van de werkzaamheden is verdwenen, is in de meerjarenbegroting vanaf 2025 budget opgenomen om te starten met het wegwerken van de achterstanden. Vergoeding door Amsterdam en mutatie bestemmingsreserve uittreding Weesp De vergoeding voor het uittreden van Weesp is opgenomen in een bestemmingsreserve. De vergoeding valt, te beginnen in 2022, in vier jaar vrij ten gunste van het resultaat.

38

Bijlage 6 – bestuursvergadering RHCVV – 12 april 2023

Toevoeging algemene reserve met 2% opslag Volgens de GR-overeenkomst artikel 10 dragen de gemeenten 2% meer af dan het werkelijk aandeel in de jaarlijkse kosten. Hiermee wordt bereikt –zoals afgesproken met de Belastingdienst- dat de vrijstelling van artikel 11, lid 1, onderdeel u van de Wet op de omzetbelasting 1968 niet van toepassing is. De opslag wordt ieder jaar toegevoegd aan de algemene reserve. Vrijval algemene reserve boven 5% drempel en toevoeging bestemmingsreserve Robuust Om de incidentiele kosten op te vangen wordt de komende jaren, zolang nodig is, het overschot boven de 5% drempel bij de Algemene reserve toegevoegd aan de Bestemmingsreserve Robuust. Projectkosten en vrijval bestemmingsreserve Robuust In 2022 is door de drie gemeenten opdracht gegeven om te onderzoeken hoe het RHCVV een robuuste toekomst kan worden gegeven. Vanaf 2024 wordt deze reserve ingezet voor uitvoering van de adviezen uit de toekomstverkenning: Opleidingstraject medewerkers voor ontwikkeling digitale klantkunde en digitaal toezicht. Kosten voor vernieuwen naam RHCVV en naar aanleiding daarvan aanpassen van uitingen. Educatieproject voor basis en middelbaaronderwijs over werking en functie archief (deze wordt verbonden met het project over ‘Archieven en Democratie’). Overige baten incl.

leges De begrote baten 2024 zijn hoger dan opgenomen in de begroting 2023 en zijn gebaseerd op de ervaringscijfers uit de rekening 2022. Hier waren de inkomsten voornamelijk afkomstig uit opvragingen van bouwvergunningen. Deze lijn is voor 2024 gecontinueerd. Verhuur archiefruimte Na het gereedkomen van de uitbreiding kan vanaf 2026 weer archiefruimte worden verhuurd.

39

Bijlage 6 – bestuursvergadering RHCVV – 12 april 2023

Bijdragen gemeenten 2024 -2027 Begrote bijdrage gemeenten 2024 Met Amsterdam is voor de uittreding van Weesp een afkoopsom overeengekomen van € 600.176. De bijdrage voor de uittredingskosten valt via de bestemmingsreserve in de jaren 2022 tot en met 2025 vrij ten gunste van het resultaat. Vanaf 2026 komt de financiering van RCHVV volledig voor rekening van de drie gemeenten. De volgende sleutels voor verdeling van de kosten tussen de deelnemende gemeenten zijn gehanteerd: 1) Het aantal strekkende meters gemeentelijk archief zoals die op 1-1-2024 in de archiefbewaarplaats opgenomen zijn. (Extra meters die in een jaar worden overgebracht, worden voor dat jaar naar rato separaat in rekening gebracht en in de begrotingen verwerkt.) 2) De van oorsprong binnen de gemeenten gehanteerde bedragen voor de restauratie en conservering 3) Het laatst bij het CBS bekende aantal inwoners van de deelnemende gemeenten. Verdeelsleutel 1: aantal meter archief in beheer Het geïndexeerde tarief per meter archief bedraagt voor 2024 € 68.69. In 2023 worden van verschillende gemeenten archiefblokken naar het RHCVV overgebracht, waarvoor dienstverlening wordt verricht. Zover hier nog geen rekening mee gehouden was in de begroting van 2023, is de toename van aantal meters per gemeente per 1-1-2024 hieronder vermeld.

Extra overbrengingen waarover in 2024 beheer en dienstverlening worden uitgevoerd, maar nog niet in de begroting waren opgenomen, worden separaat gefactureerd en vervolgens verwerkt in de begrotingen van opvolgende jaren:

Begrote aantal meters in 2023 De Ronde Venen De Bilt Stichtse Vecht

Geplande toename meters

828 803 1.127

2.758

34 0

126 160

Aantal Vergoeding meters in begroting in € 2024 862 59.211 803 55.158 1.253 86.068

2.918

200.437

Verdeelsleutel 2: Restauratiekosten De verdeelsleutel voor restauratiekosten in 2024 is gebaseerd op het aantal inwoners.

Gemeente

Bedrag

De Ronde Venen De Bilt Stichtse Vecht

1.908 1.869 2.810 6.587

Het op basis van inwoners te verdelen restant is als volgt bepaald: € 1.681.101 -200.437 -6.587 1.474.076

Totaal te dekken exploitatiekosten Sleutel 1: tarief per meter archief Sleutel 2 restauratiekosten Sleutel 3: te verdelen op basis van inwoners Verdeelsleutel 3: Restant bijdrage o.b.v. aantal inwoners Gemeente De Ronde Venen De Bilt Stichtse Vecht Totaal

Inwoners 44.955 43.508 65.240 153.703

Bedrag 431.137 417.260 625.679 1.474.076

40

Bijlage 6 – bestuursvergadering RHCVV – 12 april 2023

De totale bijdrage per gemeente met de 2% opslag exclusief eventuele projectkosten luidt dan voor 2024 als volgt: Gemeente

Bijdrage € 492.256 474.287 714.558

De Ronde Venen De Bilt Stichtse Vecht Totaal

1.681.101

Totaal bijdrage

2% opslag € 9.845 9.486 14.291

€ 502.102 483.772 728.849

33.622

1.714.723

Raming bijdrage gemeenten 2025-2027 De geraamde bijdragen van de gemeenten, inclusief de verplichte opslag en de specifieke bijdragen voor het wegwerken van de achterstanden, voor het tijdvak 2024-2027 luiden als volgt:

Bijdrage De Ronde Venen De Bilt Stichtse Vecht

Begroting 2.024

Begroting 2.025

Begroting 2.026

€

€

€

492.256 474.287 714.558

608.701 580.116 873.332

697.420 665.798 1.001.882

719.792 687.266 1.034.142

1.681.101

2.062.149

2.365.100

2.441.200

9.845 9.486 14.291

12.174 11.602 17.467

13.948 13.316 20.038

14.396 13.745 20.683

33.622

41.243

47.302

48.824

1.714.723

2.103.392

2.412.402

2.490.024

83.900 45.500 40.200

85.600 46.400 41.000

87.300 47.300 41.800

0

169.600

173.000

176.400

502.102 483.772 728.849 1.714.723

704.775 637.218 930.999 2.272.992

796.968 725.514 1.062.919

821.487 748.311 1.096.625

2.585.402

2.666.424

2% opslag De Ronde Venen De Bilt Stichtse Vecht

Totaal

Specifieke bijdragen voor achterstanden De Ronde Venen De Bilt Stichtse Vecht

Totaal bijdragen De Ronde Venen De Bilt Stichtse Vecht Totaal bijdragen

Begroting 2.027

Voor 2025 heeft De Ronde Venen gepland 100 meter gemeentearchief over te brengen. Hiermee is rekening gehouden met de verdeelsleutel in 2025.

41

Bijlage 6 – bestuursvergadering RHCVV – 12 april 2023

Toelichting begrote balansen Begrote balansen Rekening

Activa Materiële vaste activa Financiële vaste activa (vordering op Amsterdam) Uitzettingen met een rentetypische looptijd < 1 jaar

Begroting

31-12-2022

31-12-2023

30-12-2024

31-12-2025

31-12-2026

31-12-2027

€

€

€

€

€

€

45.042

68.669

67.276

56.282

45.288

35.794

295.249

165.150

82.575

27.525

0

0

546.976

150.000

150.000

150.000

150.000

150.000

167.662

328.150

249.865

129.355

198.662

255.458

1.054.929

711.969

549.716

363.162

393.950

441.252

Algemene reserve

66.420

64.311

84.055

84.055

103.107

118.255

Resultaat boekjaar

727

0

0

0

0

0

Bestemmingsreserve uittreding Weesp

447.873

295.249

165.150

0

0

0

Bestemmingsreserve Robuust

74.576

102.409

50.511

29.107

40.843

72.997

Eigen vermogen

589.596

461.969

299.716

113.162

143.950

191.252

Liquide middelen

Passiva

Netto vlottende schulden < 1 jaar

465.333

250.000

250.000

250.000

250.000

250.000

1.054.929

711.969

549.716

363.162

393.950

441.252

Materiële vaste activa Het verloop van de materiële vaste activa is als volgt begroot:

Boekwaarde per 1 januari Investeringen: Warmtewerende folie op ramen Verlichting Tafels studiezaal Vloerbedekking Verlichting tentoonstellingsruimte Koeling studiezaal Laptops Afschrijvingen Boekwaarde per 31 december

2022 € 19.473

2023 € 45.042

2024 € 68.669

2025 € 67.276

2026 € 56.282

2027 € 45.288

21.504 8.643 0 0 0 0 0 -4.578 45.042

0 0 4.500 10.000 4.000 11.550 0 -6.423 68.669

0 0 0 0 0 0 8.000 -9.394 67.276

0 0 0 0 0 0 0 -10.994 56.282

0 0 0 0 0 0 0 -10.994 45.288

0 0 0 0 0 0 0 -9.494 35.794

Financiële vaste activa Onder de financiële vaste activa is het deel van de afkoopsom voor de uittreding van Weesp, dat nog niet van Amsterdam is ontvangen, opgenomen. Over deze vordering wordt geen rente berekend. De afkoopsom zal in zes jaar worden afgelost. 2022 € Vordering per 1 januari Afkoopsom Weesp Opgenomen onder vlottende activa Vordering per 31 december

0 600.176 -304.927 295.249

2023 € 295.249 0 -130.099 165.150

2024 € 165.150 0 -82.575 82.575

2025 € 82.575 0 -55.050 27.525

2026 € 27.525 0 -27.525 0

2027 0 0 0 0

Uitzettingen met een rentetypische looptijd < 1 jaar De uitzettingen met een rentetypische looptijd < 1 jaar bestaan vooral uit debiteurenvorderingen op de gemeenten.

42

Bijlage 6 – bestuursvergadering RHCVV – 12 april 2023

Algemene Reserve De algemene reserve is een buffer om afwijkingen voor de uitvoering van bestaand beleid op te vangen. Zodat, als er gedurende het jaar incidentele afwijkingen ontstaan bij de uitvoering van het bestaand beleid, dit opgevangen kan worden binnen het RHCVV. In 2009 heeft de Belastingdienst het verzoek om artikel 11, lid 1 onderdeel b, 5e, Wet OB 1968 buiten toepassing te laten ten aanzien van de verhuur van het pand RHCVV aan de Schepersweg 6e, zodat de verhuur is belast met BTW, goedgekeurd, mits de deelnemers 2% meer bijdragen dan het werkelijk aandeel in de kosten. De zo gevormde reserve kan in de toekomst worden aangewend in gevallen waarbij de jaarlijkse bijdragen van de deelnemers tekortschiet. In de vastgestelde begrotingsregels is opgenomen, dat de algemene reserve minimaal 5% van de begrote lasten van de exploitatielasten zal bedragen. Het overschot boven de 5% drempel wordt conform de begroting 2023 met ingang van 2022 toegevoegd aan de bestemmingsreserve Robuust. Het begrote verloop van de algemene reserve luidt als volgt: 2022

2023

2024

2025

2026

2027

€

€

€

€

€

€

Stand per 1 januari

45.456

66.420

64.311

84.055

84.055

103.107

2% bijdrage

26.568

25.724

33.622

33.622

41.243

47.302

727

0

0

0

0

0

Resultaat voorstel Toevoeging aan bestemmingsreserve Robuust via het resultaat Stand per 31 december

-6.331

-27.833

-13.878

-33.622

-22.191

-32.154

66.420

64.311

84.055

84.055

103.107

118.255

Bestemmingsreserve uittreding Weesp De bestemmingsreserve uittreding Weesp is gevormd uit de vergoeding voor de uittreding. De vrijval wordt over de jaren 2022 – 2025 verdeeld. De reserve geeft het volgende verloop te zien. 2022

2023

2024

2025

2026

2027

€

€

€

€

€

€

0

74.576

102.409

50.511

29.107

40.843

74.576

27.833

13.878

33.622

22.191

32.154

0

-65.776

-55.026

-10.455

0

50.511

29.107

40.843

72.997

Stand per 1 januari Toevoeging Besteding Robuust Stand per 31 december

0 74.576

102.409

Bestemmingsreserve Robuust In 2022 is door de drie gemeenten opdracht gegeven om te onderzoeken hoe het RHCVV een robuuste toekomst kan worden gegeven. Verwacht wordt dat hiervoor extra kosten naar voren zullen komen. Om deze kosten op te vangen wordt conform de begroting 2023 de komende jaren het overschot boven de 5% drempel bij de Algemene reserve toegevoegd aan de Bestemmingsreserve Robuust. Het begrote verloop luidt als volgt:

Stand per 1 januari Toevoeging Besteding Robuust Stand per 31 december

2022

2023

2024

2025

2026

2027

€

€

€

€

€

€

0

74.576

102.409

50.691

29.167

40.717

74.576

27.833

14.058

33.502

22.005

32.078

0

-65.776

-55.026

-10.455

0

50.691

29.167

40.717

72.795

0 74.576

102.409

43

Bijlage 6 – bestuursvergadering RHCVV – 12 april 2023

44

Bijlage 6 – bestuursvergadering RHCVV – 12 april 2023

III Paragrafen

45

Bijlage 6 – bestuursvergadering RHCVV – 12 april 2023

Weerstandsvermogen De financiële positie van het RHCVV wordt bepaald door het weerstandsvermogen. Het weerstandsvermogen geeft aan in hoeverre het RHCVV eventuele calamiteiten financieel kan opvangen. De algemene reserve kan worden ingezet om eventuele schommelingen in het resultaat op te vangen. Volgend op de uitgangspunten voor de RHCVV-begroting, die begin 2018 zijn geformuleerd in overleg met de deelnemende gemeenten, is vanaf 2019 het uitgangspunt om 5% van de begroting als reserve aan te houden.

Risicoparagraaf Het RHCVV ziet de volgende strategische, operationele, financiële, compliance en duurzaamheid risico’s: a. Vanaf 2024 geen depotruimte meer als uitbreiding niet op tijd klaar is. In de Archiefwet 1955 staat dat de permanent te bewaren archieven na de wettelijke overbrengingstermijn van 20 jaar moeten worden overgebracht naar een archiefbewaarplaats. In de nieuwe Archiefwet die gepland staat voor 2024 wordt deze termijn teruggebracht naar 10 jaar. Het RHCVV is de door de colleges van B&W van de deelnemende gemeenten wettelijk aangewezen archiefbewaarplaats voor de blijvende bewaring van archiefbescheiden, als bedoeld in art. 31 van de Archiefwet 1995. De voorziening dient te voldoen aan de eisen uit de Archiefwet 1995. De huidige archiefbewaarplaats heeft capaciteit voor de gemeentelijke archieven tot en met eind 2023, in de depots bevinden zich dan 4,5 km aan strekkende meter archief. Vanaf 2024 ontstaat er tekort aan ruimte in de archiefbewaarplaats voor de nog over te brengen gemeentelijke archieven. Op basis van inventarisaties is behoefte aan circa 2.0.60 strekkende meter. Om tijdig (op 1 januari 2025) te kunnen voldoen aan de wettelijke verplichtingen uit de Archiefwet en daarvoor de extra ruimte in de archiefbewaarplaats in gebruik te kunnen nemen, moet op korte termijn gestart worden met de realisatie van de uitbreiding.

In april 2023 heeft het bestuur aan het college van de centrumgemeente (de verhuurder is de gemeente Stichtse Vecht) verzocht om uitbreiding van het depot en zich uitgesproken voor een langdurige huurovereenkomst. Een in februari 2022 door de centrumgemeente gemaakte conceptplanning en projectraming geeft een bouwtijd aan van 2 jaar. b.

Achterstanden in toegankelijkheid van in 2009 overgenomen archieven. In 2022 is een inventarisatie afgerond waarin in kaart is gebracht wat de materiële staat is van de archieven en collecties die het RHCVV beheert, en in welke mate ze doorzoekbaar zijn via het collectiebeheersysteem. Uit het onderzoek blijkt dat een deel van de sinds 2009 overgebrachte archieven van de gemeenten niet in de wettelijk vereiste goede geordende en toegankelijke staat zijn. Deze werkvoorraden liggen er sinds de oprichting van de GR in 2009. Destijds zijn er geen dan wel onvoldoende afspraken gemaakt over de materiële staat en de mee te leveren metadata. In de meerjarenbegroting is vanaf 2025 budget opgenomen om te startten met het wegwerken van de achterstanden. Uitstel en vertraging brengen het risico met zich, dat de benodigde know-how voor het uitvoeren van de werkzaamheden is verdwenen. Op basis van de uitgebreide inventarisatie zijn in september 2022 berekeningen gemaakt om deze achterstanden in 10 jaar weg te werken. De kosten per gemeente zijn vanaf 2025 als volgt te specificeren: Totale kosten (september 2022)

c.

Per jaar

Stichtse Vecht

€ 402.000

€ 40.200

De Ronde Venen De Bilt

839.000 455.000

83.900 45.500

1.696.000

169.600

Onzekerheid over ontwikkeling inflatie De indexcijfers in de begroting 2024-2027 zijn ontleend aan een opgave uit maart 2023 van Stichtse Vecht. De consumentenindex bedroeg over 2022 10%. Dit heeft doorgewerkt in de begroting 2024. De gehanteerde indexen voor 2024-2027 zijn vermeld bij de uitgangspunten voor de begroting. De

46

Bijlage 6 – bestuursvergadering RHCVV – 12 april 2023

werkelijke inflatiecijfers kunnen afwijken van die in de begroting, waardoor de in deze begroting opgenomen bedragen anders kunnen uitkomen. d.

Nog geen afrekening servicekosten De gemeente Stichtse Vecht heeft nog geen definitieve afrekening van servicekosten over 2020 tot en met 2022 kunnen opleveren. Op basis van de tot nu toe beschikbare informatie lijken er geen grote afwijkingen te zijn ten opzichte van de in de begroting opgenomen bedragen

e.

Geen demarcatie bij de servicekosten Bij de servicekosten bestaat sinds 2020 onzekerheid door het ontbreken van informatie en overeenstemming inzake de demarcatie van groot en klein onderhoud tussen verhuurder en huurder(s). Door het ontbreken van deze informatie en overeenstemming is er onzekerheid over de juiste meerjaren raming voor de post huisvesting diversen.

f.

De klimaatinstallaties van het depot zijn aan het einde van hun levensduur Oudere installaties brengen meer kosten voor klein en groot onderhoud mee. Eventuele problemen in de installaties kunnen operationele risico’s met zich brengen. Tijdige vervanging van de klimaatinstallaties is de verantwoordelijkheid van de verhuurder.

g.

HR-21- waardering kan leiden tot hogere loonkosten In de bestuursvergadering van 5 april 2018 is besloten, dat in 2022 opnieuw een HR-21-waardering gerealiseerd moet zijn. Deze herwaardering wordt afgerond in het eerste half jaar van 2023. De financiële effecten, op basis van de eerste bevindingen, zijn verwerkt in de begroting 2024.

h.

Het RHCVV heeft geen reconstructie verzekering afgesloten Het RHCVV heeft sinds 2009 in lijn met het beleid van centrumgemeente gemeente Stichtse Vecht, geen reconstructie verzekering afgesloten voor de in de depots aanwezige archieven en collecties. Het bestuur heeft dit besluit op 12 mei 2021 formeel bekrachtigd De risico’s ten aanzien van een eventuele calamiteit zijn beperkt als gevolg van de strenge eisen waaraan archiefbewaarplaatsen moeten voldoen. Deze eisen zijn neergelegd in de Archiefregeling. Het RHCVV beschikt over een archiefbewaarplaats die in 2009 door GS is goedgekeurd. In de depots zijn watermelders geplaatst en het gebouw is voorzien van brand- en inbraaksignalering. Het RHCVV beschikt over een concept collectiehulpverleningsplan (gereed 2023), waarin ook een overzicht is opgenomen van alle archieven en collecties met een categorieaanduiding. De categorie bepaalt in de rangorde 1 tot en met 4 de volgorde waarin archieven en collecties moeten worden veiliggesteld ingeval zich een calamiteit voordoet waarbij het noodzakelijk is archieven en collecties te evacueren. Een calamiteit van geringe omvang kan in eerste aanleg door de medewerkers van het RHCVV zelf worden bestreden met behulp van een aangeschafte calamiteitenkit.

i.

Naar verwachting zal in 2024 de gewijzigde Archiefwet in werking treden De archiefwet bevat een aantal ingrijpende wijzigingen, waaronder het verkorten van de overbrengingstermijn en er wordt overgestapt naar het informatiestelsel in plaats van het documentstelsel en de overbrengingstermijn wordt verkort van twintig naar tien jaar. De verkorting van de overbrengingstermijn is bedoeld om overheidsinformatie eerder beschikbaar te hebben vanuit het idee van een meer transparante overheid. Daarnaast hangt de verkorting samen met het digitale karakter van informatie. Op dit moment is nog niet in te schatten welke gevolgen wijziging van documentstelsel naar informatiestelsel zal hebben op de taakuitvoering (beschikbaarstelling) van het RHCVV. Het RHCVV volgt de ontwikkelingen nauwlettend en informeert en adviseert de aangesloten organisaties hierover.

Kapitaalgoederen Het RHCVV huurt het pand waarin het is gevestigd van de centrumgemeente Stichtse Vecht. Groot onderhoud aan gebouw en gebouw specifieke installaties worden door de verhuurder uitgevoerd. Het kleine onderhoud op de installaties en de binnenkant van het gebouw vallen ten laste van het RHCVV. Het RHCVV beschikt over een eigen (ICT-)inrichting, installaties en materiele vaste activa in het gehuurde gebouw.

47

Bijlage 6 – bestuursvergadering RHCVV – 12 april 2023

Financiering De begroting van het RHCVV wordt grotendeels gefinancierd door de deelnemende gemeenten. De begroting bestaat voor ca. 95% uit de omslagbijdrage inclusief de 2% opslag en voor ca. 5% uit de facturatie voor de ‘taken in opdracht’, de leges, boekenverkoop en de verhuur van de depots voor tijdelijke opslag van papieren archief. De facturatie voor ‘taken in opdracht’ verschilt per gemeente, afhankelijk van de aanvullende taken die bij het RHCVV belegd zijn. De deelnemende gemeenten ontvangen jaarlijks een nota die is gebaseerd op de begroting. De mogelijkheden voor het RHCVV om extra inkomsten te genereren zijn beperkt. Met de invoering van de Wet Hergebruik mogen archiefdiensten, bij het voldoen aan een verzoek om hergebruik, niet méér kosten in rekening brengen dan de marginale verstrekkings-kosten. Dit zijn de kosten die een archiefdienst maakt voor het vermenigvuldigen, verstrekken en verspreiden van informatie naar aanleiding van een verzoek om hergebruik. Archieven mogen kosten die zij in het algemeen maken voor het digitaliseren van archiefbescheiden dus niet terugverdienen door middel van de tarieven.

Bedrijfsvoering Beleidsplan 2020-2024 Het beleid voor 2024 ligt vast in de ‘Beleidsvisie 2020-2024’, vastgesteld op 13 november 2019. Formatie en HRM Functies waarvoor een vacature ontstaat in de periode 2018-2024, doordat een medewerker de pensioengerechtigde leeftijd bereikt, worden pas ingevuld nadat is onderzocht of (a) functie invulling noodzakelijk is; (b) invulling bijdraagt aan versterking van het RHCVV; en (c) invulling geen nadelige consequenties kan hebben indien wordt besloten tot opheffing van deze GR. Tot vaststelling begroting 2024 en de meerjarenbegroting 2025-2027 door de centrumgemeente worden nieuwe medewerkers benoemd in tijdelijke dienst. De medewerkers van het RHC VV zijn formeel in dienst bij de gemeente Stichtse Vecht. De kosten worden geheel doorbelast aan het RHCVV. Voor personele zaken en de salarisadministratie is er met afdeling Mens en Organisatie van Stichtse Vecht een dienstverleningsovereenkomst afgesloten. Deze wordt in 2023 gecontinueerd. Informatiebeheer Het RHCVV valt onder de Archiefverordening en het Besluit Informatiebeheer van de centrumgemeente Stichtse Vecht. Financieel beheer De financiële administratie wordt -in goed overleg met de centrumgemeente- met ingang van 2023 gevoerd door Non Profit Support, een dienstverlener van administratieve ondersteuning voor non-profit-instellingen.

Automatisering De kantoorautomatisering is uitbesteed aan Avance en vastgelegd in een SLA. Het archiefmanagementsysteem, opslag van gedigitaliseerde bestanden (foto’s, kranten en genealogische bronnen) en de hosting voor de website zijn uitbesteed aan het bedrijf De Ree Archiefsystemen. Het RHCVV heeft een applicatiebeheerder binnen de formatie die de dagelijkse bewerkingen uitvoert, het technisch Applicatiebeheer is uitbesteed aan De Ree Archiefsystemen. Informatiebeveiliging Voor informatieveiligheid is budget opgenomen in de post Digitale archivering, digitale dienstverlening en Kantoor ICT. Huisvesting Het pand waarin het RHCVV is gevestigd, wordt gehuurd van de centrumgemeente Stichtse Vecht. Het RHCVV heeft de beschikking over een concept/ongetekende huurovereenkomst gedateerd 1 december 2008. In het concept staat dat de huur is aangegaan voor 20 jaar ingaande 15 november 2008 (art 4.1). Na afloop

48

Bijlage 6 – bestuursvergadering RHCVV – 12 april 2023

van de deze periode wordt, tenzij zes maanden tevoren is opgezegd, de overeenkomst stilzwijgend verlengd. De huurprijs wordt jaarlijks geïndexeerd op basis van de consumentenprijsindex (CPI) (art. 7.1 en 7.2). Afgezien van geringe en dagelijkse reparaties komt het onderhoud etc. ten laste van de verhuurder (art 2.5). Het water- en energieverbruik komen ten laste van de huurder. Jaarlijks zal op basis van het geregistreerde verbruik worden afgerekend (art. 7.5). Groot onderhoud is gepland in 2024 voor een bedrag van € 103.044 en in 2032 voor een bedrag van € 279.363. Details over de onderhoudsplanning zijn niet bekend bij RHCVV. Het RHCVV betaalt het team Vastgoed van centrumgemeente Stichtse Vecht een jaarlijkse vergoeding voor het beheer van het huurcontract. De kosten hiervan zijn onderdeel van de huursom. Het groot onderhoud valt onder de verantwoordelijkheid van de verhuurder terwijl het klein onderhoud van de klimaatinstallaties, lift, deuren, brandblussers en de schoonmaak voor rekening van de huurder komen. In 2020 is gestart met het in kaart brengen van de demarcatie. In 2023 worden de afspraken hierover gefinaliseerd. Activiteiten erfgoed Bij het vaststellen van de beleidsvisie 2020-2024 is vastgesteld dat voor extra activiteiten en wensen van gemeenten, bijvoorbeeld een tentoonstelling volgens het cafetariamodel, kosten worden doorberekend.

Voor activiteiten bij het RHCVV die niet volgens het cafetariamodel te berekenen zijn (het minimale niveau) wordt jaarlijks een geïndexeerd budget van € 10.000,- begroot. In de periode tot 2024 wordt onderzocht of dit bedrag realistisch is.

Milieu beleid Het RHCVV heeft als overheidsinstantie de taak en verantwoordelijkheid om actief bij te dragen aan een duurzame samenleving waarin rekening wordt gehouden met toekomstige generaties. Het milieubeleid is een integraal onderdeel van het algemene bedrijfsbeleid. Het RHCVV stelt zich achter het doel van de centrumgemeente om door verduurzaming van de gemeentelijke organisatie klimaatneutraal in 2030 te opereren. Het RHCVV zal deze bijdrage onder andere leveren door het voeren van een actief milieubeleid binnen de mogelijkheden die het als huurder en gemeenschappelijke regeling heeft. Het RHCVV begint niet bij nul. Vanaf 2020 zijn door het RHCVV als huurder stappen genomen om waar mogelijk verbeteringen aan te brengen in het gebruik en onderhoud van de gebruikte ruimtes in het gebouw, waaronder ledverlichting, aanbrengen zonwerende folie en er wordt gescheiden ingezameld. Met het opstellen van een milieuplan, met een looptijd van 5 jaar, en de daaruit voortvloeiende actiepunten, zal concrete invulling worden gegeven aan het milieubeleid.

49

Bijlage 6 – bestuursvergadering RHCVV – 12 april 2023

Colofon Breukelen, 12 april 2023 Schepersweg 6e 3621 JK Breukelen www.rhcvechtenvenen.nl info@rhcvechtenvenen.nl Tekst: mw. drs. R.W. Ubink, directeur-archivaris RHCVV Foto’s Collectie Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen

50