3. RHCVV begroting 2024-2027.pdf

Begroting 2024-2027 Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen Vastgesteld in de bestuursvergadering 12 april 2023

Bijlage 6 – bestuursvergadering RHCVV – 12 april 2023

2

Bijlage 6 – bestuursvergadering RHCVV – 12 april 2023

Voorwoord Voor u ligt de meerjarenbegroting 2024-2027 van het Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen (RHCVV), een gemeenschappelijke regeling tussen gemeente De Ronde Venen, De Bilt en Stichtse Vecht. Het algemeen bestuur van het RHCVV heeft deze stukken tijdens de bestuursvergadering van 12 april besproken en in afwachting van de goedkeuring door de colleges en de raden van de deelnemende gemeenten ‘voorlopig’ vastgesteld. In deze begroting schetsen wij ons meerjarenprogramma en begroting. De begroting geeft inzicht in de baten en lasten die samenhangen met het uitvoeren van het meerjarenprogramma in 2024 en geven een indicatie van de lasten en baten voor de periode 2024- 2027. De begroting bestaat uit twee delen. In het eerste deel worden de context en beleidsdoelen voor het RHCVV in de periode 2024-202 geschetst. Vervolgens wordt per beleidslijn toegelicht wat de doelen en activiteiten zijn in 2024. Het tweede deel bevat de financiële begroting voor 2024 met de gehanteerde uitgangspunten, meerjarenraming 2025-2027, balans en paragrafen. In de begroting zijn de vier beleidslijnen uit de beleidsvisie ‘In balans 2020-2024’ gevolgd, te weten: 1) 2) 3) 4)

Toezicht en Advies Verwerven en Beheren Beschikbaar stellen en Dienstverlening Beleven en Ontmoeten

In 2019 is gemeente Weesp ambtelijk gefuseerd met Amsterdam en zijn de voorbereidingen gestart voor de bestuurlijke fusie in 2022. Weesp is per 31 december 2022 uitgetreden bij de GR. Voor andere aangesloten gemeenten was het uittreden van Weesp aanleiding om over de toekomst in overleg te gaan. Gemeente De Bilt, gemeente De Ronde Venen en gemeente Stichtse Vecht hebben de intentie uitgesproken samen door te willen gaan in de constructie van het RHCVV als deze constructie robuust genoeg is. In de begroting 2020-2024 zijn kosten bewust sober gehouden met het oog op de hoogte van frictiekosten en investeringen zijn getemporiseerd. In 2020-2022 is uitgebreid onderzoek gedaan naar hoe een vitaal RHCVV eruit ziet, dat heeft geresulteerd in een toekomstverkenning en financiële doorrekening daarvan, waarvan de resultaten verwerkt zijn in de meerjarenbegroting vanaf het jaar 2025. Wij zijn ervan overtuigd, dat het RHCVV met de beschreven activiteiten een goede uitvoering kan geven aan de wettelijke taken en bovenwettelijke taken, die de deelnemende gemeenten aan het RHCVV heeft gegeven.

Breukelen, 12 april 2023 Namens het RHC Vecht en Venen De directeur - archivaris, drs. Roosmarijn Ubink

3

Bijlage 6 – bestuursvergadering RHCVV – 12 april 2023

4

Bijlage 6 – bestuursvergadering RHCVV – 12 april 2023

Inhoudsopgave

Voorwoord ............................................................................................................... 2 Inleiding .................................................................................................................. 6 I - Programmabegroting 2024-2027 ...................................................................... 11 Context RHCVV en landelijke ontwikkelingen ......................................................... 12 Hoofdlijnen Programmabegroting 2024 –2027........................................................ 15 Beleidslijn 1: Toezicht en Advies .......................................................................... 17 Beleidslijn 2: Verwerven en Beheren ..................................................................... 19 Beleidslijn 3: Beschikbaarstellen & Dienstverlening ................................................. 21 Beleidslijn 4: Beleven en Ontmoeten..................................................................... 22 Hoofdlijnen beleidsperiode 2025 – 2030 ................................................................ 24 II - Financiële begroting 2024-2027 ...................................................................... 32 Uitgangspunten financiële begroting 2024-2027 .....................................................

34 Begrotingsregels RHCVV ...................................................................................... 34 Begroting 2024 en meerjarenbegroting 2025-2027 in cijfers .................................... 36 Toelichting begrote Lasten en Baten 2024 ............................................................. 37 Bijdragen gemeenten 2024 -2027 ........................................................................ 40 Toelichting begrote balansen ............................................................................... 42 III - Paragrafen ..................................................................................................... 45 Weerstandsvermogen ......................................................................................... 46 Risicoparagraaf .................................................................................................. 46 Kapitaalgoederen ............................................................................................... 47 Financiering ....................................................................................................... 48 Bedrijfsvoering ................................................................................................... 48

5

Bijlage 6 – bestuursvergadering RHCVV – 12 april 2023

6

Bijlage 6 – bestuursvergadering RHCVV – 12 april 2023

Inleiding Over het RHCVV

Het Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen (RHCVV) is een gemeenschappelijke regeling van de gemeenten De Bilt, Stichtse Vecht en De Ronde Venen. De gemeente Stichtse Vecht is centrumgemeente. Het RHC Vecht en Venen houdt toezicht op de huidige informatiehuishouding en archiefvorming van de deelnemende gemeenten; beheert de archieven van de deelnemende gemeenten en stelt in navolging van de Archiefwet en de Wet Hergebruik Overheidsinformatie de archieven en collectiedata ter beschikking aan burgers voor hergebruik, waarbij rekening wordt gehouden met openbaarheidsbeperkingen. De collectie van het RHCVV vormt het (cultuurhistorische) geheugen van de vier aangesloten gemeenten, voor de ambtenaren en de inwoners. Het RHCVV beheert in 2024 ruim vier kilometer papieren archief en heeft een e-depot voor digitale archieven. De oudste stukken dateren uit 1349, de jongste (digitale) stukken uit 2022. De collectie bestaat grotendeels uit de overheidsarchieven van de aangesloten gemeenten en hun rechtsvoorgangers. Daarnaast beheert het RHCVV particuliere archieven van personen, kerken, bedrijven en verenigingen die banden hebben met de streek. Geschiedenis Het RHC Vecht en Venen is de opvolger van het Streekarchivariaat Vecht en Venen.

Het streekarchivariaat Vecht en Venen was een samenwerkingsverband van de gemeenten Abcoude, Breukelen, Loenen, Maarssen, Maartensdijk en De Ronde Venen dat in 1997 is ingesteld. Met de toetreding van de gemeente De Bilt op 1 januari 2002 bestond de samenwerking uit de (voormalige) gemeenten Abcoude, Breukelen, De Bilt, Maartensdijk, Loenen, Maarssen en De Ronde Venen. In 2009 werd het streekarchief RHC Vecht en venen opgericht. Vanuit de diverse archieflocaties van de deelnemende gemeenten, werd ongeveer 3 km historische archieven van overheid in particulieren overgebracht naar de nieuw gebouwde archiefbewaarplaats in Breukelen. Bij de gemeentelijke herindeling op 1 januari 2011 werden de gemeenten Breukelen, Loenen en Maarssen samengevoegd tot de nieuwe gemeente Stichtse Vecht en de gemeenten Abcoude en De Ronde Venen tot de nieuwe gemeente De Ronde Venen. In 2014 sloot het gemeentearchief Weesp aan bij het RHC Vecht en Venen. Van 2014 tot 2022 heeft het RHC Vecht en Venen daardoor naast de studiezaal en depots in Breukelen ook een studiezaal en depots in Weesp beheerd. In maart 2022 fuseerde Weesp bestuurlijk met Amsterdam en trad daardoor eind 2022 uit bij de gemeenschappelijke regeling. Per 1 januari 2023 worden de Weesperarchieven beheerd door het Stadsarchief Amsterdam.

Taken conform archiefwet en GR overeenkomst 2014

De Archiefwet regelt dat overheidsorganisaties hun informatie (de wet spreekt over ‘archiefbescheiden’) goed beheren en een deel hiervan permanent bewaren en beschikbaar stellen, zodat huidige èn toekomstige generaties deze bronnen kunnen raadplegen. De drie gemeenten hebben bij het RHCVV de taken belegd die volgen uit de Archiefwet 1995 en taken die horen bij de functie van regionaal historisch kenniscentrum. De opdracht aan het RHCVV, zoals vastgelegd in de gemeenschappelijke regeling 2014 is: • Het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archieven van de drie gemeenten (en gemeenschappelijke regelingen); • Het toezicht op de nog niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archieven van deze vier gemeenten en de gemeenschappelijke regelingen waar de gemeenten taken aan hebben gemandateerd; • Het stimuleren van de lokale en regionale geschiedbeoefening; • Het aanleggen, beheren en bewaren van een zo compleet mogelijke collectie bronnenmateriaal op het gebied van de lokale en regionale geschiedenis.

7

Bijlage 6 – bestuursvergadering RHCVV – 12 april 2023

Missie en Visie RHCVV

Archieven vormen een actieve graadmeter van de democratie (en zijn geen passieve ondersteuning ervan). De mate van raadpleegbaarheid van archief is recht evenredig met het democratische gehalte van de samenleving die het archief in kwestie bewaart. Archieven zijn niet louter bewaarinstellingen, maar hebben een belangrijke maatschappelijke rol te vervullen. Naast het uitvoeren van toezicht op de informatiehuishouding zorgt de gemeentearchivaris er als directeur voor dat het RHCVV er als archiefdienst voor iedereen is die voor recht en bewijs, onderwijs, onderzoek of cultuurbeleving gebruik wil maken van de archieven, collecties en diensten. Het RHCVV is een deskundige partner van de aangesloten overheden bij het borgen van de duurzame toegankelijkheid en betrouwbaarheid van hun (Digitale) archieven. Door voortdurend te werken aan het verbreden, opdoen en verspreiden van kennis, blijven we de betrouwbare partner die de gemeenten nodig hebben. Overheidsinformatie vormt het geheugen van overheidsorganisaties. Archieven zijn nodig voor democratische controle. De collectie van het RHCVV vormt daarnaast het (cultuurhistorische) geheugen van de vier aangesloten gemeenten en daardoor een spiegel van de samenleving. Voor de inwoners fungeert het RHCVV ook als hét expertisecentrum voor de geschiedenis en archieven van de regio.

We luisteren naar onze gebruikers, begrijpen wat ze nodig hebben en staan open voor hun wensen en behoeften. We richten ons op een breed publiek door een laagdrempelige dienstverlening van goede kwaliteit. Wij geloven in de kracht van samen. Mensen verbinden, geschiedenis en mensen met elkaar verbinden maakt de samenleving sterker.

Kernwaarden RHCVV Betrouwbaar: Door voortdurend te werken aan het verbreden, opdoen en verspreiden van kennis, blijven we de betrouwbare partner die de gemeenten nodig hebben. Innovatief: We hebben de moed om nieuwe uitdagingen aan te gaan, we zijn niet roekeloos. We leren van wat we doen en zetten steeds weer in op verbetering. Toegankelijk: We luisteren naar onze gebruikers, begrijpen wat ze nodig hebben en staan open voor hun wensen en behoeften. We richten ons op een breed publiek door een laagdrempelige dienstverlening van goede kwaliteit. Verbindend: Wij geloven in de kracht van samen. Mensen verbinden, geschiedenis en mensen met elkaar verbinden maakt de samenleving sterker.

Bestuur Het bestuur bestaat uit de portefeuillehouders van de drie deelnemende gemeenten. In 2024 zijn dat: • • •

dhr. A.J.H.T.H. Reinders (voorzitter en burgemeester Stichtse Vecht) dhr. M. Divendal (burgemeester gemeente De Ronde Venen) dhr. mr. S.C.C.M. Potters (burgemeester gemeente De Bilt).

Adviserend lid van het algemeen bestuur is mw. drs. R.W. Ubink (directeur van Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen). Op uitnodiging van het bestuur is mw. drs. I.E.C.M. Broos (interbestuurlijk toezichthouder provincie Utrecht) als adviseur aanwezig bij de bestuursvergaderingen.

Organisatie

Het RHCVV bestaat uit: • Directeur – archivaris • Inhoudelijke afdelingen: Toezicht en Advies, Collecties, Dienstverlening, Erfgoed en Educatie

Locatie

Het RHCVV beheert een archiefbewaarplaats en studiezaal in Breukelen, Schepersweg 6e.

8

Bijlage 6 – bestuursvergadering RHCVV – 12 april 2023

Netwerkpartners

Het RHCVV opereert binnen een netwerk van archiefinstellingen en koepelorganisaties op landelijk, provinciaal en regionaal niveau. Op landelijk niveau is het RHCVV lid van de Branchevereniging voor Archiefinstellingen en de Koninklijke Nederlandse Vereniging van Archivarissen (KVAN/BRAIN). Het RHCVV neemt deel aan de landelijke kennisplatforms van het Nationaal Archief en is aangesloten op het landelijke Kennisnetwerk Informatie & Archieven (KIA). Ook is het RHCVV aangesloten bij het Netwerk Digitaal Erfgoed (NDE) en organiseert geregeld samen met het netwerk activiteiten. De Landelijke Expertisegroep Preservation Watch is hier een onderdeel van. Op provinciaal niveau neemt het RHCVV actief deel aan de Kring van Utrechtse Archivarissen, waarvan de directeur voorzitter is, het Utrechts Inspecteursoverleg, de Kring van Noord-Hollandse Archivarissen en het Noord-Hollands Inspecteursoverleg. Op regionaal niveau is het RHCVV een samenwerking aangegaan met Archief Eemland, Streekarchief Gooi en Vechtstreek, Regionaal Historisch Centrum Rhijnstreek en Lopikerwaard, Regionaal Archief Rivierenland, Het Utrechts Archief en Regionaal Archief Zuid Utrecht, bijvoorbeeld in de Kerngroep Duurzame Toegankelijkheid en Common Ground. Het RHCVV is onderdeel van een sterk en actief landelijk archief netwerk.

Voor erfgoedactiviteiten is het RHCVV een actief lid van het regionaal erfgoednetwerk met regionale musea, erfgoedinstellingen, bibliotheken en historische verenigingen. Sinds 2019 heeft het RHCVV daarnaast een eigen kerngroep opgezet waarin alle erfgoedpartners, historische kringen en onderzoekers uit de regio vertegenwoordigd zijn. Op reguliere basis komt de kerngroep samen om kennis uit te wisselen en samenwerking te bevorderen.

9

Bijlage 6 – bestuursvergadering RHCVV – 12 april 2023

10

Bijlage 6 – bestuursvergadering RHCVV – 12 april 2023

I-

Programma begroting 2024-2027

11

Bijlage 6 – bestuursvergadering RHCVV – 12 april 2023

Context RHCVV en landelijke ontwikkelingen Beleidsvisie ‘In Balans 2020-2024’ De programmabegroting 2024-2026 sluit aan bij de beleidsvisie ‘In Balans 2020-2024’ die op 13 november 2019 door het bestuur werd vastgesteld. 1 De belangrijkste opgaves in deze beleidsperiode zijn het archiveren en beheren van digitale informatie, nieuwe (archief)wetgeving, verkorting van de overbrengingstermijn, en de herbezinning op de toekomst van het RHCVV na 2024. De landelijke ontwikkelingen worden nauw in de gaten gehouden en waar nodig worden werkwijze aangepast zodat er flexibel en snel geacteerd kan worden. Door slimme en strategische keuzes te maken blijft het RHCVV wendbaar en kan er worden zorggedragen voor goed beheer en toezicht. In de voorgaande beleidsperiode zijn de erfgoedactiviteiten faciliterend ingevuld. In 20202024 onderzoekt het RHCVV hoe de uitvoering van de erfgoedtaak in balans gebracht kan worden met de andere taken. Het RHCVV continueert in de huidige beleidsperiode de inhoudelijke beleidskeuzes uit de beleidsperiode 2016-2019 en de businesscase uit 2018 die nog altijd actueel zijn. De businesscase heeft als doel de basis op orde te krijgen en de doelen worden gefaseerd uitgevoerd.

De daarin geformuleerde speerpunten met betrekking tot digitaal archief- en informatiebeheer, actieve openbaarheid en digitale dienstverlening zijn duidelijk aanwezig in de doelen, diensten en producten van het RHCVV. Er is vanaf 2018 uitgegaan van een doelmatige begroting en er is vroegtijdig geanticipeerd op het uittreden van Weesp. Ontwikkelingen beleidsperiode 2025-2030 Het uitreden van Weesp per 31 december 2022 was voor de drie overblijvende gemeenten aanleiding om een toekomstverkenning te doen om te onderzoeken, hoe voortzetting van het RHCVV als GR met drie deelnemende gemeenten er voor de lange termijn uit ziet. Hiervoor is een onderzoeksopdracht uitgezet bij een extern adviesbureau. De uitkomsten hiervan zijn verwoord in het rapport “Toekomstscenario’s voor een robuust Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen”. De financiële implicaties van de adviezen zijn verwerkt in het rapport “Financiële doorrekening Robuust RHCVV”. De resultaten van de verkenningen zijn ambtelijk en bestuurlijk uitvoerig vanuit kwalitatieve en financiële oogpunten geanalyseerd en vanuit verschillende invalshoeken gewogen en getoetst.

Geconcludeerd is, dat het advies uit het rapport Robuust RHCVV wordt bevestigd: zet de huidige GR met de drie gemeenten voort in intensieve netwerksamenwerking met één of meerdere archiefdiensten en ga door met de ingezette professionalisering (Businesscase 2018). Fusie met en intreden bij het RHCVV van andere archiefdiensten of gemeenten is uitgebreid onderzocht. Mogelijke partners bleken niet beschikbaar. Bovendien bleek dat er geen structurele kostenbesparingen of voordelen van schaalvergroting waren. Door autonome ontwikkelingen en noodzakelijke uitbreiding van de archiefbewaarplaats, ontwikkelingen op gebied van digitalisering van Toezicht en Advies en beheer en beschikbaarstellen van digitale informatie en het wegwerken van de achterstanden in toegankelijkheid en materiele verzorging aan de collecties, ontstaan er vanaf 2025 specifieke uitgaven en stijgt de omslagbijdrage per gemeente. De financiële effecten zijn verwerkt in de meerjarenbegroting 2024-2027. In de laatste paragraaf van hoofdstuk 1 worden de uitdagingen per hoofdlijn voor de beleidsperiode 20252027 beschreven. Het geeft een beeld van hoe het RHCVV voor de lange termijn voldoende uitgerust is om als vitale archiefdienst de wettelijke taken voor de deelnemende gemeenten kan uitvoeren. Modernisering Archiefwet Naar verwachting zal in 2024 de gewijzigde Archiefwet in werking treden.

De huidige Archiefwet 1995 is verouderd en minder goed toe te passen op digitale informatie. Door de digitalisering van de informatiehuishouding van de overheid belandt informatie in sneltreinvaart op verschillende systemen, die bovendien snel verouderen. Het gevaar is dat informatie hierdoor in de toekomst niet of moeilijker te raadplegen is. Het kabinet moderniseert daarom de Archiefwet zodat ook digitale informatie beter bewaard en toegankelijk blijft. 2 De archiefwet bevat een aantal ingrijpende wijzigingen. Het kabinet wil dat overheden de te bewaren overheidsinformatie na 10 jaar overbrengen naar de archiefdienst. Nu is dat nog 20 jaar. De

1

https://www.rhcvechtenvenen.nl/images/documents/RHCVV_20191113_beleidsvisie_2020-2024_definitief.pdf

2 Meer actuele en inhoudelijke informatie over de nieuwe archiefwet: https://kia.pleio.nl/cms/view/dcaa7ed7-

db9a-4c43-ac6f-548806e51907/kennisindex-archiefwet

12

Bijlage 6 – bestuursvergadering RHCVV – 12 april 2023

verkorting van de overbrengingstermijn is bedoeld om overheidsinformatie eerder beschikbaar te hebben vanuit het idee van een meer transparante overheid. Onder de huidige Archiefwet krijgen mensen documenten die niet openbaar zijn, niet te lezen. Onder de nieuwe Archiefwet krijgen mensen een document van de overheid dat niet openbaar is, soms wel gedeeltelijk te lezen. Delen die niet openbaar zijn, zijn dan door de archiefdienst onleesbaar gemaakt. De verkorting hangt ook samen met het digitale karakter van informatie. Archiefdiensten hebben experts en systemen (e-depots) om digitale bestanden eeuwig leesbaar en bruikbaar te houden. De archiefdienst is ook gewend om informatie in welke vorm dan ook zo toegankelijk mogelijk te maken voor onderzoekers en inwoners. Door de informatie na 10 jaar naar een archiefdienst over te brengen, is deze dus ook beter toegankelijk voor gebruikers. Zowel online als via de computers in de studiezaal. Wet open Overheid De Wet open overheid (WOO) heeft als doel overheden en semioverheden transparanter te maken en moet ervoor zorgen dat overheidsinformatie beter vindbaar, uitwisselbaar en eenvoudig te ontsluiten is. De voorwaarde voor actieve openbaarmaking is daarom goede archivering. De bepaling uit de Archiefwet, dat gemeenten hun informatie in een goede, geordende en toegankelijke staat moeten bewaren, wordt herhaald in de WOO.

Daarom verplicht de WOO gemeenten om de informatiehuishouding op orde te brengen. Archivering en de Omgevingswet Bouwtekeningen, milieuvergunningen en bestemmingsplannen: het zijn belangrijke archiefstukken die veel en tot in lengte van jaren worden geraadpleegd. De wetgeving die ruimtelijke processen reguleert staat op het punt ingrijpend te veranderen. De Omgevingswet, die in 2024 moet ingaan, verandert ook de manier waarop omgevingsinformatie ontstaat en beheerd wordt. Er ontstaan complexe vraagstukken over de inrichting van het informatiebeheer in omgevingsprocessen, om ervoor te zorgen dat ook de digitale omgevingsinformatie duurzaam betrouwbaar en toegankelijk blijft. Het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO) ondersteunt de uitvoering van de Omgevingswet. Doel is één digitaal loket te organiseren waar alle informatie te vinden is en iedereen dus snel kan zien wat is toegestaan in de fysieke leefomgeving. Het DSO zal alle nu bestaande loketten gaan vervangen. Het is een complex project. De invoering van de Omgevingswet eist van gemeenten, provincies, waterschappen, veiligheidsregio’s, GGD’s en archiefdiensten dat zij onderling afspraken maken over het inrichten van het informatiebeheer, omdat omgevingsvergunningen langs meerdere overheden gaan en daarbij onderdeel worden van meerdere systemen en ketenprocessen.

De gemeenten zullen een Dossier Afspraken en Procedures (DAP) moeten tekenen met hun verbonden partijen. Onderdeel van het DSO is een Landelijke Voorziening Bekend maken en Beschikbaar stellen (LVBB). Elke decentrale overheid sluit hierop aan en publiceert hun omgevingswetbesluiten via die landelijke voorziening. Elke overheidsorganisatie moet daarnaast ook een eigen voorziening organiseren. Gemeenten blijven verantwoordelijk voor de archivering van informatie die zij maken of ontvangen onder de Omgevingswet. Ook de informatie die aangeleverd wordt aan het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO) archiveert de gemeente zelf. Common Ground Common Ground is niet meer weg te denken uit de gemeentelijke informatiearchitectuur. Het belang om de digitale informatiehuishouding componentgericht in te richten en om hierop met digitale archivering aan te sluiten wordt steeds groter. Dit roept uiteraard veel vragen op met betrekking tot archivering. De huidige staat en doelstelling van Common Ground biedt namelijk geen gedetailleerde blauwdruk maar een ontwikkelrichting op hoofdlijnen. Het is daarmee vooral een conceptueel model met als essentie het splitsen van proces en gegevens, standaardiseren van informatiemodellen en uitwisseling via REST-API’s.

De vertaling van de principes van Common Ground naar de realiteit moet per project en per softwareoplossing opnieuw worden gemaakt, dat geldt ook voor het e-depot. Het RHCVV beschikt over een goed werkend e-depot en zorgt de komende jaren voor opname van digitale archieven van de aangesloten gemeenten. Parallel sorteert het RHCVV voor op toekomstige ontwikkelingen binnen Common Ground en een inpassing daarvan op het e-depot. De principes van Common Ground en de ontwikkeling om informatie langer in de gemeentelijke systemen, bij de bron, te beheren zijn van grote invloed op vraagstukken omtrent authenticiteit, betrouwbaarheid en verantwoording, kernwaarden die door de overheid en het archiefbestel vastgelegd zijn. Het RHCVV bereid zich hierop voor en speelt een actieve rol in de landelijke en regionale samenwerkingen en ontwikkelingen op dit gebied.

13

Bijlage 6 – bestuursvergadering RHCVV – 12 april 2023

14

Bijlage 6 – bestuursvergadering RHCVV – 12 april 2023

Hoofdlijnen Programmabegroting 2024 –2027 Deze begroting beschrijft de programmabegroting 2024. Het inhoudelijke gedeelte in hoofdstuk 1 wordt gevolgd door de financiële begroting in hoofdstuk 2 waarin de gehanteerde uitgangspunten, meerjarenraming, balans en paragrafen worden toegelicht. In de begroting 2024 zijn de vier beleidslijnen uit de beleidsvisie 2020-2024 gevolgd, te weten: Beleidslijn 1: Toezicht en Advies Beleidslijn 2: Verwerven en Beheren Beleidslijn 3: Beschikbaar stellen en Dienstverlening Beleidslijn 4: Beleven en Ontmoeten Ten opzichte van de voorgaande jaren (2022 en 2023) worden de beleidslijnen bestendigd. Binnen de vier beleidslijnen zijn doelen geformuleerd, waaraan het RHCVV zich de komende beleidsperiode committeert. In deze meerjarenbegroting zijn de doelen uitgewerkt en vertaald in wat dit vraagt in termen van benodigde acties en middelen. Per beleidslijn treft u de beantwoording aan op de vragen wat het RHCVV wil bereiken en wat we daarvoor gaan doen. De vraag wat het gaat kosten is verwerkt in de begroting 2024.

15

Toezicht De gemeentearchivaris van het RHCVV houdt, conform de Archiefwet 1995 art. 32 lid 2, toezicht op de wijze waarop de deelnemende gemeenten en gemeenschappelijke regelingen hun informatie beheren. Om na te gaan of de wet door de gemeente ook daadwerkelijk worden uitgevoerd is de gemeentearchivaris belast met het toezicht op de naleving van hetgeen in de Archiefwet is geregeld voor de informatiehuishouding en archiefbeheer bij de gemeente. Dit betreft het toezicht op de nog niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte informatie in systemen en nog niet overgebrachte papieren archieven. De gemeentearchivaris brengt jaarlijks verslag uit aan het college en de raad in hoeverre de gemeente voldoet aan de wet. Het college van B&W (als wettelijke zorgdrager verantwoordelijk voor informatiehuishouding en archivering) informeert jaarlijks aan de gemeenteraad over de stand van zaken van het informatie- en archiefbeheer. De Raad verantwoordt zich vervolgens aan het Interbestuurlijk Toezicht van de provincie Utrecht.1

Het toezicht omvat de volgende type rollen en taken: •

•

•

Toezicht/Inspectie: Het toezicht toetst met name de rechtmatigheid c.q. naleving van archiefweten regelgeving door de gemeente. Formele periodieke audits van de informatiehuishouding van de gemeente door de gemeentearchivaris (die zich kan laten vervangen door een archiefinspecteur). Dit kan zijn in de vorm van een integrale audit van het informatiebeheer bij een gemeente, thematische aspectinspecties, of inspecties naar aanleiding van een calamiteit of melding. Van een inspectie wordt altijd verslag gedaan aan het college van B&W. Formeel advies: voor sommige zaken is goedkeuring of instemming van de gemeentearchivaris nodig, het ‘formeel advies’. Dit betreft in ieder geval de jaarlijkse vernietigingslijst. Benodigde goedkeuring/instemming van de archivaris is per gemeente vastgelegd in de Archiefverordening en de Beheerregeling Informatiebeheer (heeft betrekking op o.a. vervanging, verbouwing archiefruimte, migratie van data tussen systemen). Adviezen worden uitgebracht aan het college van B&W. Informeel advies en voorlichting: vooral gericht op de verbetering van het informatiebeheer bij gemeenten, zonder dat er een formele rapportage richting college gaat.

Als toezichthouder en beheerder van de archiefbewaarplaats geldt de archivaris als deskundige voor onderwerpen als informatiebeheer, openbaarheid, privacy en de maatschappelijke, historische of juridische waarde van informatie. De archivaris wordt hierbij vaak vervangen door de Adviseur Digitale Informatie en Adviseur Digitale Archieven om rolzuiverheid te behouden. Advisering is van belang voor gemeenten, omdat niet alle elementen voor zorgvuldig archief- en informatiebeheer als duidelijk voorschrift zijn opgenomen in de wettelijke regelingen, maar wel onontbeerlijk zijn voor een goede inrichting van de informatievoorziening.

De gemeentearchivaris voert deze taken en rollen niet alleen uit, verschillende werkzaamheden worden uitgevoerd door de archiefinspecteur, de adviseur digitale informatie en adviseur digitale archieven.

16

Bijlage 6 – bestuursvergadering RHCVV – 12 april 2023

Beleidslijn 1: Toezicht en Advies Toegankelijke en betrouwbare overheidsinformatie en -archieven zijn essentieel voor goed bestuur, goede bedrijfsvoering en transparantie naar de burger. Alleen als de digitale en papieren informatiehuishouding en archivering op orde is kunnen overheidsorganisaties hun taken goed (blijven) uitvoeren en verantwoording afleggen aan de raad en de burgers. Doel Toezicht en Advies De gemeentearchivaris houdt, conform de Archiefwet 1995 art. 32 lid 2, toezicht op de wijze waarop de deelnemende gemeenten en gemeenschappelijke regelingen hun informatie beheren. De gemeentearchivaris adviseert over praktische voorwaarden en implicaties van (archief)wettelijke bepalingen en de adequate inrichting van de informatievoorziening en informatiebeheer. Jaarlijks zijn er een aantal terugkerende taken en werkzaamheden, o.a.:  Jaarlijks toezichtverslag per gemeente aan de colleges van burgemeester en wethouders.  (Integrale) Inspectie van twee gemeenten met betrekking tot hun informatiehuishouding.  Opstellen van wettelijke adviezen voor migraties en vervangingsplannen  Begeleiden van de wettelijke overbrenging van papieren en digitale overheidsarchieven.  Beoordelen jaarlijkse vernietigingsvoorstellen van te vernietigen informatie bij de gemeenten.  Ontwikkelen van kennisproducten voor de deelnemende gemeenten.

 Deelname gemeentearchivaris aan het Strategisch Informatie Overleg (SIO) van de gemeenten.  Deelname inspecteur en adviseur digitale informatie aan het Tactisch Informatie Overleg (TIO). Nieuwe archiefwet Begin 2024 zal de nieuwe archiefwet- en regelgeving van kracht worden. Het RHCVV zal de gemeenten in 2024 hierover adviseren en toezien dat de gevolgen daarvan in de informatie- en archiefhuishouding tijdig geïmplementeerd worden. Grip op digitale informatie De focus ligt op het adviseren en helpen van de aangesloten gemeenten bij het duurzaam beheren van digitale informatie en het stimuleren van het zo spoedig mogelijk uitfaseren van de hybride (combinatie van papieren en digitale) informatiehuishouding om zo te voldoen aan de wettelijke eisen uit de Archiefwet. Daarbij zal “archivering by design”, bijvoorbeeld bij aanbestedingstrajecten, een grote rol spelen. Het beheren en preserveren van digitale overheidsinformatie zijn dé uitdagingen voor de nabije toekomst. Het is daarvoor belangrijk om als gemeente inzicht te hebben in de hoeveelheid, locatie en soort digitale informatie binnen een gemeente. Dit is enerzijds belangrijk voor een strategische sturing bij en grip op de interne informatiehuishouding van de gemeente.

Anderzijds is dit belangrijke informatie om een beeld te krijgen van het aantal te verwachten MB’s bij digitale overbrenging en daarmee de groei van het e-depot en werkzaamheden die gerelateerd zijn aan de overbrengingen voor zowel gemeente als RHCVV. Kennisdeling Het RHCVV zorgt ook in 2024 voor kennisdeling met de aangesloten gemeenten door een regulier gezamenlijk platformoverleg tussen de regievoerders van de gemeenten en de adviseurs RHCVV. Ook worden er bij gemeenten intern kennisbijeenkomsten georganiseerd, en regionale kennismiddagen voor de gemeenten in samenwerking met andere archiefdiensten en het landelijke netwerk KIA over onderwerpen als duurzaam informatiebeheer, wetgeving, openbaarheid, privacy en de maatschappelijke, historische en juridische waarde van informatie.

Wat gaan we in 2024 in ieder geval doen: • Reguliere jaarlijkse toezicht werkzaamheden, inspecties en jaarlijkse toezichtrapportages; • Reguliere jaarlijkse werkzaamheden zoals kwaliteitscheck en goedkeuring van voorgelegde vernietigingslijsten, migratie- en vervangingsplannen, overbrenging analoog en digitaal archief; • Ondersteuning/advisering/ontwikkelen van kennisproducten deelnemende gemeenten; • Organisatie van een gemeenschappelijke kennismiddag en een E-Café bij iedere gemeente; • Deelname archivaris aan het Strategisch Informatie Overleg (SIO) met gemeentesecretaris; • Deelname inspecteur en adviseur digitale informatie aan het Tactisch Informatie Overleg (TIO).

17

Bijlage 6 – bestuursvergadering RHCVV – 12 april 2023

• Wat is beheer en behoud van archieven? Dit betreft het beheren van archiefbescheiden in een archiefbewaarplaats, inclusief het ontsluiten van informatie. Het ontsluiten is het toegankelijk maken en toegankelijk houden van de informatie. Hieronder worden de elementen toegelicht die onderdeel uitmaken van deze wettelijke taakomschrijving: Beheer: De toegankelijke staat van archiefstukken in de Archiefwet verwijst zowel naar intellectuele toegang als naar materiële toegang. Archieven dienen voorzien te zijn van een bruikbare inhoudsopgave, een inventaris, om te kunnen vinden wat je als gebruiker zoekt. Ze moeten ook letterlijk toegankelijk zijn. Een gebruiker moet een archiefstuk zelf kunnen raadplegen en mag de toegang hiertoe niet ontzegd worden, mits het archiefstuk in kwestie openbaar is en de materiële staat zich niet verzet tegen hanteren. Daarnaast omvat het alle activiteiten gericht op verwerven en verder toegankelijk maken van archieven. Bijvoorbeeld het regelen van openbaarheid en openbaarheidsbeperkingen; beschermen van privacy en auteursrechtelijk beschermde werken (foto’s, ansichtkaarten, affiches, krantenartikelen); het publiceren van inventarissen en nadere toegangen; het digitaliseren van archieven en deze online plaatsen; het beschikbaar stellen van open data.

Behoud: alle fysieke en materiële activiteiten die ervoor zorgen dat de archieven over ‘tenminste 100 jaar’ nog raadpleegbaar zijn. Dit is onder andere het depot- en gebouwbeheer (klimaat) en een edepotvoorziening. Verder: materiële verzorging van archieven; conservering en restauratie. Voor digitale archieven: bescherming tegen virussen, bitrot, obsolete bestandsformaten etc. Voor papieren archief: bescherming tegen beestjes, schimmels en verval. Beschikbaarstellen: alle activiteiten die mogelijk maken dat archieven kunnen worden geraadpleegd en (her)gebruikt. Hieronder valt onder andere de dienstverlening via fysieke studiezaal; de digitale dienstverlening via de website en andere digitale kanalen; het begeleiden van onderzoek; beantwoorden van vragen van ambtenaren, burgers, instellingen, ondernemers (studiezaal, mail, chat, Twitter, Facebook, Instagram); het digitaliseren van archieven op verzoek van burgers en ambtenaren; het informeren van onderzoekers over nieuwe aanwinsten; uitvoering geven aan de WOO. Beheer en behoud digitale archieven versus papieren archieven In het e-depot worden digitale bestanden duurzaam bewaard en beheerd. Digitale archiefbescheiden hebben de eigenschap, in tegenstelling tot papier, sneller onbruikbaar te worden.

Dit kan bijvoorbeeld doordat het bestandsformaat niet meer te openen is omdat de software die nodig is niet meer beschikbaar is, of omdat er een van de vele nullen en eentjes is gemuteerd en het bestand corrupt is geraakt. Het edepot zorgt ervoor dat de bestanden up-to-date, authentiek en integer blijven. Het bewaren van digitale informatie is niet iets wat alleen in de toekomst speelt. Ook nu al worden digitale archieven overgebracht naar het e-depot van het RHCVV en bevindt zich veel digitaal bij de gemeenten dat ook veiliggesteld dient te worden. Het RHCVV is daartoe in staat, de uitdaging ligt vooral bij de ambtelijke organisaties om de informatie voor te bereiden. E-depot Het RHCVV beschikt over een werkend traditioneel e-depot en zorgt de komende jaren voor opname van digitale archieven van de aangesloten gemeenten. Parallel sorteert het RHCVV voor op toekomstige ontwikkelingen binnen Common Ground en een inpassing daarvan op het e-depot. De principes van Common Ground en de waarschijnlijke toekomstige wettelijke mogelijkheid om informatie langer in de gemeentelijke systemen, bij de bron, te beheren zijn van grote invloed op vraagstukken omtrent authenticiteit, betrouwbaarheid en verantwoording, kernwaarden die door de overheid en het archiefbestel vastgelegd zijn.

Het RHCVV bereid zich hierop voor en speelt een actieve rol in de landelijke en regionale samenwerkingen en ontwikkelingen op dit gebied. Het RHCVV is betrokken bij de regionale Kerngroep Duurzame Toegankelijkheid en Common Ground. Ook is het RHCVV aangesloten bij de Landelijke Expertisegroep Preservation Watch en actief binnen het Netwerk Digitaal Erfgoed. Door actieve deelname aan landelijke werkgroepen en denktanks haalt en brengt het RHCVV landelijk kennis voor het eigen e-depot en versterkt het zijn positie als kenniscentrum voor digitale archivering.

18

Bijlage 6 – bestuursvergadering RHCVV – 12 april 2023

Beleidslijn 2: Verwerven en Beheren Het RHCVV beheert ongeveer 4 strekkende kilometer papieren archief en steeds meer digitaal archief. De oudste stukken dateren van de late middeleeuwen, zoals een fragment van een rekening en een misfundatieboek. De jongste stukken zijn uit de 21e eeuw (waaronder ook bedrijfsarchieven, kerkarchieven, foto’s, kaarten, digitale foto’s, e-mails, social mediaberichten). De collectie groeit door periodieke wettelijke overbrenging van de archieven van de gemeenten en gemeenschappelijke regelingen. Daarnaast ontvangt het RHCVV met enige regelmaat archieven en collecties van particulieren. Archieven horen volgens de Archiefwet in goede, geordende en toegankelijk staat te verkeren. Het goed beheren van papieren en digitale archieven is daarmee een kerntaak van het RHCVV. Doel De Archiefwet 1995 schrijft voor dat overheden hun informatie in goede, geordende en toegankelijke staat moeten beheren en bewaren. De informatie moet dus makkelijk te vinden en te raadplegen zijn. Dat is belangrijk, omdat archieven in Nederland een rechts- en bewijsfunctie hebben. In 2024 worden de reguliere werkzaamheden op het gebied van beheer en behoud uitgevoerd. Er is daarnaast speciale aandacht voor een aantal onderwerpen.

Toegankelijk maken, beheren en behouden papieren archieven In 2022 is een inventarisatie afgerond waarin in kaart is gebracht wat de materiële staat is van de archieven en collecties die het RHCVV beheert, en in welke mate ze toegankelijk, doorzoekbaar, zijn via het collectiebeheersysteem. Uit het onderzoek blijkt dat een deel van de sinds 2009 overgebrachte archieven van de gemeenten niet in de wettelijk vereiste goede geordende en toegankelijke staat zijn. Deze werkvoorraden liggen er sinds de oprichting van de GR in 2009. In 2024 vinden voorbereidingen plaats voor het vanaf 2025 uitvoeren van een meerjarenplan om deze achterstanden in toegankelijkheid en materiele verzorging aan te pakken. Om de collectie toegankelijker en beter raadpleegbaar te maken voor burgers en ambtenaren, digitaliseert het RHCVV binnen het reguliere budget ieder jaar zo mogelijk een deel van de collectie. Hierbij wordt voorrang gegeven aan veel geraadpleegde bronnen zoals de bevolkingsregistratie en bouwvergunningen. Uitbreiding depotruimte archiefbewaarplaats Tot 2025 verwacht het RHCVV geen overbrenging van omvangrijke papieren archieven omdat de depots vol zijn. In 2023 wordt naar verwachting gestart met een uitbreiding van de depotcapaciteit, zodat er voldoende ruimte is voor de ruim 2.000 meter archief van de verschillende gemeenten, dat vanaf 2025 tot 2040 wordt overgebracht.

Tot 2025 adviseert het RHCVV de gemeenten bij het digitaliseren en het voorbereiden van het in goede en geordende staat overbrengen van de archieven. Opname digitaal archief in het E-depot De ervaring leert dat de voorbereiding van het overbrengen van digitaal archief naar een e-depot veel werk kost aan de kant van de gemeenten als zorgdrager. Digitale archiefbestanden dienen, net als in de analoge situatie, eerst in goede, geordende en toegankelijke staat gebracht te worden. Gezien de kwetsbaarheid van deze informatie blijft het aandacht vragen en advisering aan gemeenten op dit onderwerp een belangrijk speerpunt in 2024. Het oefenen met de export en ingest (importeren) van archieven zorgt ervoor dat gemeenten inzicht krijgen om “by design” hun interne digitale archiveringsprocessen in te richten, voordat er sprake is van een digitale achterstand in overbrenging. Daarnaast geeft het inzicht in welke functionaliteiten (nieuwe) applicaties dienen te hebben om de digitale archivering en export te faciliteren. Bruikbare kennis bij aanbestedingen van nieuwe applicaties. Gemeenten en RHCVV bouwen met dergelijke trajecten samen kennis op over wat er komt kijken bij digitale overbrenging, die nodig is om op den duur de overbrengingen steeds makkelijker te laten verlopen.

Wat gaan we in 2024 in ieder geval doen: • Met deelnemende gemeenten voorbereiden/overbrengen (digitale) archieven; • Beheer en behoud archieven en collecties binnen de beschikbare middelen/capaciteit; • Digitalisering overheids- en particuliere archieven; • Kennisoverdracht en adviseren (digitale) archivering en preservering.

19

Bijlage 6 – bestuursvergadering RHCVV – 12 april 2023

Beschikbaarstellen Dit betreft alle activiteiten die mogelijk maken dat archieven kunnen worden geraadpleegd en (her)gebruikt. Hieronder valt onder andere de dienstverlening via fysieke studiezaal; de digitale dienstverlening via de website en andere digitale kanalen; het begeleiden van onderzoek; beantwoorden van vragen van ambtenaren, burgers, instellingen, ondernemers (studiezaal, mail, chat, Twitter); het digitaliseren van archieven op verzoek van burgers en ambtenaren; het informeren van onderzoekers over nieuwe aanwinsten; uitvoering geven aan de WHO. Toegang en het kunnen doen van onderzoek in archieven is belangrijk, omdat archieven in Nederland een rechts-en bewijsfunctie hebben. Burgers hebben vrije toegang tot relevante en betrouwbare informatie. Dankzij toegankelijke informatie kunnen burgers het overheidshandelen controleren (herinnering, gerechtigheid, mensenrechten etc.). Dit is een voorwaarde voor een transparante en democratische samenleving.

Studiezaal Wie de gemeentelijke archieven, bouwvergunningen en andere bronnen over de regionale geschiedenis wil onderzoeken kan drie dagen per week en de donderdag avond terecht in de studiezaal. De medewerkers van het RHCVV bieden hulp bij zoeken en het vinden van de juiste stukken. Online zoeken en vinden De inventarissen van archieven en collecties en onze beeldbank zijn online doorzoekbaar via de website van het RHCVV. Enkele archieven zijn volledig gedigitaliseerd. Steeds meer foto’s worden toegevoegd aan de beeldbank. Drie dagen per week is de chatfunctie bemand en daarnaast helpen medewerkers via mail en telefoon bij het zoeken en vinden. Educatie en onderwijs Zoeken en vinden in archieven via inventarissen is vaak lastig als je dat niet gewend bent. Voor veel mensen (zowel burgers als ambtenaren) helpen cursussen en educatieve programma’s om kennis te maken met archieven om er efficiënt in te kunnen zoeken. Via het onderwijs komen kinderen voor het eerst in contact met archief. Publieksbereik Met uiteenlopende publieksactiviteiten brengt het RHCVV de archieven en collecties steeds weer onder de aandacht. Van Open Monumentendag, tentoonstellingen tot cursussen, presentaties, lezingen en workshops.

20

Bijlage 6 – bestuursvergadering RHCVV – 12 april 2023

Beleidslijn 3: Beschikbaarstellen & Dienstverlening Toegang tot publieke informatie en hergebruik van informatie is een wettelijk geborgd recht van burgers. Het RHCVV stelt in navolging van de Archiefwet en de Wet Hergebruik Overheidsinformatie (WHO) de archieven en collectiedata ter beschikking aan burgers voor onderzoek en hergebruik, behalve als er sprake is van een openbaarheidsbeperking. Dit gebeurt zowel via de studiezaal als de website: www.rhcvechtenvenenen.nl. Doel In het beleidsplan 2020-2024 is ontwikkeling van de digitale dienstverlening, digitalisering en nadere toegankelijkheid van de RHCVV-archieven en collectie bestempeld als speerpunt, met als doel het verbeteren van de (nadere) toegankelijkheid van archieven. De deelnemende gemeenten en burgers hebben recht op kosteloze verstrekking van inlichtingen over en uit hun archieven. Als archieven niet goed toegankelijk zijn, dat is de studiezaalmedewerker van het RHCVV veel tijd kwijt aan het verstrekken van inlichtingen uit de archieven. Digitale dienstverlening en studiezaal Door de digitalisering van de samenleving en wetgeving (hergebruik, open data, WOO, actieve openbaarheid) wordt digitale toegankelijkheid van overheidsinformatie steeds belangrijker.

In 2024 werkt het RHCVV verder aan het digitaal toegankelijk maken van de archieven en de gebruiksvriendelijkheid en kwaliteit van de dienstverlening via de website, chat, e-mail, Facebook, Twitter en LinkedIn. Een goed werkende, laagdrempelige informatievoorziening staat centraal. Het RHCVV stelt de archieven beschikbaar via de eigen website en ook via onder meer WieWasWie.nl en openarchieven.nl. De studiezaal in Breukelen blijft een essentiële en noodzakelijke rol spelen in het uitvoeren van de wettelijke taken. Naast de beperkingen in het online digitaal beschikbaarstellen van informatie door privacy- en auteurswetgeving, is – net als bij veel andere archiefdiensten – slechts een klein deel van de archieven gedigitaliseerd en digitaal toegankelijk. In de periode 2022-2025 zal ingezet worden op verdere digitalisering ten behoeve van dienstverlening. Zichtbaarheid en bekendheid In 2024 zetten we verder in op het vergroten van de naamsbekendheid onder een breed publiek en onder onze ambtelijke gebruikers. Uit een korte inventarisatie onder (potentiële) bezoekers, blijkt dat de naam Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen niet voor iedereen duidelijk maakt, dat wij de archiefdienst van de deelnemende gemeenten zijn, of wat een archiefdienst doet. In 2024 zal het RHCVV kleine interventies doen, om te onderzoeken hoe hier verandering in gebracht kan worden.

Cursussen en workshops en Onderwijs Zoeken en vinden in archieven kan ingewikkeld zijn, als je er niet bekend mee bent of als je niet zo digitaal vaardig bent. Cursussen en educatieve programma’s helpen om kennis te maken met archieven en om er efficiënt in te kunnen zoeken. Met de inzet van cursussen voor beginners en gevorderde , workshops en rondleidingen kiest het RHCVV bewust voor laagdrempelige activiteiten voor een brede doelgroep. In sommige gevallen is er overlap met de beleidslijn ‘Beleven en Ontmoeten’. In 2024 ontwikkelen we onze programma’s op verschillende niveaus voor basis- en voortgezet onderwijs, studenten, volwassenen en senioren. Het RHCVV organiseert cursussen en workshops die gericht zijn op o.a. onderzoek, paleografie, genealogie en (digitale) archivering. Burgers, verenigingen en bedrijven archiveren steeds meer digitaal. Wat gaan we in 2024 in ieder geval doen: • Uitbreiden en door ontwikkelen van digitale dienstverlening, zowel voor burger als ambtenaar; • Uitbreiden van ondersteuning en informatie voor onderzoek en gebruik archieven: digitaal en via de studiezalen, ook buiten kantooruren; • Vergroten van dienstverlening aan de ambtelijke organisaties; • Zichtbaarheid vergroten, nieuwe doelgroepen aantrekken: gerichte communicatie/activiteiten; • 2 cursussen en 4 workshops; • Door ontwikkelen basisprogramma cursussen.

21

Bijlage 6 – bestuursvergadering RHCVV – 12 april 2023

Archief als pijler van democratie Archieven vormen een actieve graadmeter van de democratie. De mate van openbaarheid van archief is een spiegel van het democratische gehalte van de samenleving die het archief in kwestie bewaart. Archieven zijn ook van groot belang voor een democratie. De archiefinstelling heeft als belangrijkste taak om burgers, journalisten en onderzoekers de mogelijkheid te bieden tot reconstructie, van het handelen van de overheid, het basisbeginsel van een transparante overheid binnen de democratische rechtsstaat. In de tentoonstelling wordt een overzicht gegeven van de geschiedenis en de ontwikkeling van de democratie aan de hand van eigen archiefstukken en objecten. In 1848 ondertekent Willem II een nieuwe Grondwet die zijn koninklijke macht sterk inperkt: de Grondwet van 1848 wordt vaak het begin van de Nederlandse democratie genoemd. De grondwet is echter al ouder. Eind achttiende eeuw groeit het besef dat iedere burger dezelfde rechten hoort te hebben en dat iedere instantie die macht uitoefent zich aan de wetten moet houden. In 1798, ten tijde van de Bataafse Republiek (1795-1806), wordt dit vastgelegd in de Staatsregeling voor het Bataafsche Volk. In feite de eerste grondwet van Nederland en daarom ook wel de ‘oergrondwet’ genoemd. In 1815 wordt onder koning Willem I de Grondwet voor het Koninkrijk der Nederlanden opgesteld, die nog steeds geldt.

In de Grondwet is de parlementaire democratie verankerd. De Grondwet regelt de bevoegdheden van het parlement, de ministers en de Koning; er staat in hoe gemeenten en provincies moeten functioneren; hoe wetten worden gemaakt en hoe de rechtspraak in zijn werk gaat.

22

Bijlage 6 – bestuursvergadering RHCVV – 12 april 2023

Beleidslijn 4: Beleven en Ontmoeten Archieven vormen een belangrijk bron van kennis voor inwoners. Zij kunnen aan de hand van beschikbare historische bronnen kennisnemen van het handelen van de lokale overheid, eigen familie of van gebeurtenissen in de leefomgeving. Zo worden ze in staat gesteld om context te geven aan hun eigen leven en de plek waar ze wonen. Dit is een belangrijk gegeven voor participatie in de samenleving. Mensen voelen zich verbonden met het verleden van de eigen plek, familie of maatschappelijke groepering. Archieven vertellen ons wie we zijn en waar we wonen. Ze maken duidelijk waarom we dingen doen zoals we ze doen. Waarom het hier is zoals het is. Alhoewel, archieven zelf vertellen natuurlijk helemaal niets. Niet als je er niets van weet, niet als je je er niet in verdiept, niet als je niet de geschiedenis en context kent. Onderzoek is niet voor iedereen eenvoudig en er is een toenemende behoefte aan informatie over geschiedenis die ook op een ‘meer consumeerbare’ manier aangeboden wordt. Ook de drempel om een archief te bezoeken en onderzoek te doen is vaak hoog. Een goede manier om archieven toegankelijker en bekend te maken bij een breed publiek is door middel van educatie en presentaties gericht op geschiedenis, archieven en onderzoek. Bij het RHCVV vertellen we daarom de verhalen uit de archieven.

Wij geven ze betekenis, wij houden ze tegen het licht, onderzoeken ze, koesteren ze en brengen ze in verband met andere verhalen, landelijk en uit onze streek. Doel In de periode 2020-2024 onderzoeken we hoe we nieuwsgierigheid kunnen opwekken en de kennis over het regionale verleden kunnen vergroten door de geschiedenis op een toegankelijk manier, voor nieuwe generaties, jong en oud voor het voetlicht te brengen. Beleven en ontmoeten in 2024 Door de positionering in het Cultuurhuis biedt het RHCVV samen met de bibliotheek en de muziekschool een basis voor een gastvrije en inspirerende ontmoetingsplek. We streven ernaar de binding tussen bewoners van de regio te versterken door als ontmoetingsplek te fungeren. Het RHCVV richt zich daartoe op een breed en divers publiek en doet dit door geschiedenis, voor jong en oud, op een toegankelijke manier te brengen. Door naast lezingen ook laagdrempelige activiteiten zoals een GeschiedenisCafé en workshops te organiseren, wordt er een gevarieerd aanbod van activiteiten ontwikkeld. Een eventuele financiële bijdrage wordt zo laag mogelijk gehouden. Net als afgelopen jaren sluiten we aan bij landelijke en regionale initiatieven zoals Open Monumentendag en Maand van de Geschiedenis. Activiteiten worden zo mogelijk in nauwe samenwerking met onze huidige en nieuwe partners ontwikkeld.

Hiervoor heeft het RHCVV hiervoor met hen een kerngroep opgezet. Voor een optimale zichtbaarheid en bereiken van nieuwe doelgroepen in alle kernen van de gemeenten, worden kleine reizende exposities in o.a. bibliotheken gerealiseerd. Ieder jaar besteedt het RHCVV aandacht aan een aantal vaste onderwerpen, waaronder het herdenken en vieren van het einde van de Tweede Wereldoorlog. Daarnaast wordt ieder jaar een onderwerp gekozen waarover een fysieke en digitale presentatie wordt samengesteld, met bijbehorend educatie / activiteitenprogramma voor jong en oud. Hierbij staan de eigen archieven en collecties en het doen van onderzoek centraal. Tentoonstelling en activiteiten: Archieven en democratie In de tentoonstelling over democratie (zie kader vorige pagina) wordt een overzicht gegeven van de geschiedenis en de ontwikkeling van de democratie aan de hand van eigen archiefstukken en objecten als notulenboeken, gerechtsarchieven, staatsbladen, prenten, affiches van politieke partijen. De tentoonstelling opent in november 2023 en is tot voorjaar 2025 (tot en met de verkiezingen) te zien op de locatie van het RHCVV in Breukelen en als reizende mini tentoonstelling op locaties in de kernen van de drie gemeenten. Rondom de tentoonstelling wordt voor 2024 een publieksprogramma en een onderwijsprogramma.

Leerlingen leren over de democratie als politiek systeem; ze maken kennis met de geschiedenis van democratie en hoe het zich heeft ontwikkeld; worden gestimuleerd om na te denken over hun eigen rol in de democratie en hoe ze kunnen bijdragen aan een betere democratie. Wat gaan we in 2024 in ieder geval doen: • Diverse laagdrempelige en toegankelijke activiteiten voor een breed publiek, jong en oud; • Jaarprogramma bij de expositie in het RHCVV en aanverwante kleine reizende exposities; • Stimuleren hergebruik bronnen door derden om nieuwe producten en diensten met onze collecties te creëren voor educatie, onderzoek en cultuurbeleving door netwerkbijeenkomsten erfgoedpartners.

23

Bijlage 6 – bestuursvergadering RHCVV – 12 april 2023

24

Bijlage 6 – bestuursvergadering RHCVV – 12 april 2023

Hoofdlijnen beleidsperiode 2025 – 2030 Ingegeven door het uittreden van de gemeente Weesp uit de gemeenschappelijke regeling Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen (GR RHCVV) per 2022 heeft het bestuur van het RHCVV in 2021-2022 een uitgebreide toekomstverkenning laten uitvoeren. Doel was voldoende inzicht en informatie te verkrijgen om te komen tot een meerjarenplanning en begroting van het RHCVV voor de lange termijn. De verkenning was een vervolg op de businesscase die het RHCVV in 2018 heeft laten uitvoeren (Zelfstandig en Versterkt). De aanbevelingen in deze businesscase vormen de basis voor het verbetertraject dat sinds 2018 bij het RHCVV loopt. De analyse van de huidige situatie van het RHCVV maakt zichtbaar dat dit verbetertraject resultaat heeft. Het RHCVV heeft in 2020 bijvoorbeeld een e-depot gerealiseerd. Daarnaast is er in korte tijd een flink aantal nieuwe beleidskaders ontwikkeld (acquisitieprofiel, tarieven dienstverlening, uitlening archiefstukken, rolduidelijkheid privacy, coronabeleid). Het RHCVV heeft meerdere onderzoeken gedaan naar de eigen prestatie (gebruikersonderzoek ambtelijke en bestuurlijke gebruikers, kwaliteitsmonitor dienstverlening publiek) en de financiële situatie (huurprijs gebouw, verzekeringen, licentiekosten e-depot).

De formatie is in 2018-2022 uitgebreid met 3 fte, met name om de nieuwe digitale taken op het gebied van toezicht en beheer uit te kunnen voeren. Het verbetertraject is echter nog niet afgerond. De toenemende complexiteit van het digitale informatiebeheer bij de drie gemeenten betekent dat ook de kennis en competenties van medewerkers van het RHCVV verder moeten worden ontwikkeld. Voorzetting van het verbetertraject bevordert de robuustheid van het RHCVV en maakt het RHCVV aantrekkelijker als samenwerkingspartner. Sinds 2018 zijn er meerdere onderzoeken gedaan naar de eigen prestatie en de financiële situatie. Het RHCVV is, op basis van deze onderzoeken, steeds beter in staat de feitelijke kosten te calculeren en daar verantwoording over af te leggen. Voor een goede taakuitvoering zijn de budgetten de komende jaren op enkele plaatsen nog beperkt of worden de komende jaren hoger door autonome ontwikkelingen, zoals de uitbreiding van de depotcapaciteit. Het RHCVV heeft in de periode 2018-2024 bewust een sobere, doelmatige begroting waarbij geanticipeerd werd op de uittreding van Weesp. Omdat het vertrek van Weesp al langer bekend is, heeft het RHCVV de gerealiseerde formatie-uitbreiding al berekend op basis van de drie deelnemers Stichtse Vecht, De Bilt en De Ronde Venen.

Er is geen sprake van boventallige formatie door het uittreden van Weesp, waardoor er geen besparingen op personeelskosten te verwachten zijn. Het uittreden van de gemeente Weesp uit de GR heeft geen invloed op de benodigde uitbreiding per 2025, omdat Weesp zijn eigen depot (archiefbewaarplaats) had. Door het vertrek van de gemeente Weesp komen deze archiefbewaarplaats en studiezaal te vervallen. Dit heeft voor het RHCVV geen financieel effect op de huisvestingskosten. De inkomsten bestaan voornamelijk uit de structurele jaarlijkse bijdragen van de deelnemende gemeenten. De bijdrage van de gemeente Weesp van jaarlijks circa € 152.000 is door Amsterdam voor de jaren 20222025 in een keer afgekocht. Vanaf 2026 worden de lasten door de andere gemeenten gedragen. Deze situatie is vergelijkbaar met de periode 2009-2014, toen de GR ook uit drie gemeenten bestond. Dit betekent dat de jaarlijkse bijdrage voor de drie blijvende gemeenten stijgt. De geprognotiseerde bijdrage per deelnemende gemeente, gebaseerd op de huidige verdeling van de kosten, zijn verwerkt in de meerjarenbegroting vanaf 2026. Vitaal RHCVV voor een Robuuste toekomst De vraag ‘in hoeverre is het RHCVV robuust en klaar voor de toekomst?’ kan niet los worden gezien van het al ingezette verbetertraject waarin sinds 2018 wordt geïnvesteerd.

Hierboven is al aangegeven dat blijven investeren in de ontwikkeling van het RHCVV een voorwaarde is om de vitaliteit te bevorderen, de wettelijke taken voldoende uit te voeren en een aantrekkelijke samenwerkingspartner te zijn. In de toekomstverkenning is onderzocht of het RHCVV kan worden uitgebreid met een andere gemeente of archiefdienst of dat fusie mogelijk is en voordelen oplevert. Dit blijken op de korte en midden lange termijn geen haalbare scenario’s, omdat er geen zicht is op mogelijke samenwerkingspartners. Er zijn daartoe bestuurlijk en ambtelijke gesprekken gevoerd met potentiële samenwerkingspartners in de regio.

25

Bijlage 6 – bestuursvergadering RHCVV – 12 april 2023

Het RHCVV werkt op dit moment intensief met meerdere archiefdiensten in de regio inhoudelijk en collegiaal informeel samen, waarbij met name de samenwerking met RAZU omtrent het e-depot, Common Ground en archiveren bij de bron kennis en efficiëntie voordeel biedt. Zowel de directie van het RHCVV als die van RAZU hebben in 2022 nogmaals aangegeven de bestaande samenwerking voort te willen zetten en uit te breiden. De archiefbewaarplaats raakt in 2024 vol. Het RHCVV heeft geïnventariseerd hoeveel ruimte er nog nodig is tot 2024 om de gemeentelijke archieven te kunnen opvangen, dit is ruim 2.000 strekkende meter. Bij de bouw van het RHCVV is rekening gehouden met het toevoegen van een extra verdieping; met deze toevoeging beschikt het RHCVV over 2.600 extra meter depot. In 2022 zijn de opties voor andere locatie en uitbreiding op de eigen locatie onderzocht en doorgerekend. Een archiefbewaarplaats dient aan de regels van de archiefwet te voldoen, er zijn niet veel archiefopslagplaatsen die voldoen aan deze eisen. Archiefdiensten hebben over het algemeen weinig of niet genoeg depotruimte beschikbaar om collecties van anderen in te huizen; in de regio is additionele depotruimte er zeker niet. Daarnaast is onderzocht of er commerciële partijen in de regio zijn die beschikken over voldoende ruimte en berekend wat de operationele kosten en gevolgen voor de dienstverlening zijn.

Hieruit komt naar voren dat dit scenario niet haalbaar is. De huidige archiefbewaarplaats in Breukelen zal daarom uiterlijk 2025 moeten worden uitgebreid om de archieven en collecties van de drie gemeenten te blijven beheren. In de meerjarenbegroting is vanaf 2025 rekening gehouden met een hogere huurlast ten gevolge van deze uitbreiding. Op basis van het uitgevoerde onderzoek en financiële doorrekening heeft het bestuur geconcludeerd, dat het RHCVV met de investeringen in de meerjarenbegroting voldoende vitaal en robuust is. Het bestuur wil het in 2018 ingezette verbetertraject voortzetten en investeren in de verdere professionalisering van het RHCVV ten behoeve van een goede uitvoering van de wettelijk en bovenwettelijke belegde kerntaken. Speerpunt is het verder ontwikkelen van het toezicht, digitaal informatiebeheer en de digitale dienstverlening. Het bestuur wil ook de zichtbaarheid en taakuitvoering van het RHCVV vergroten in de ambtelijke organisaties van de deelnemende gemeenten (goed bestuur en goede bedrijfsvoering ambtelijke organisaties). Tenslotte hecht het bestuur belang aan het vergroten van de regionale zichtbaarheid, en het stimuleren van archiefbezoek en -gebruik zowel op locatie als online. De bestaande samenwerking met het RAZU en andere archiefdiensten wordt voortgezet en waar mogelijk geïntensiveerd.