250627 Nota Verbonden partijen 2025.pdf

Endelhovenlaan 1, 3601 GR Maarssen Postbus 1212, 3600 BE Maarssen T 0346 25 40 00 F 0346 25 40 10 www.stichtsevecht.nl

Datum 17 september 2025 Versie 2.0 Auteur(s) Sharief Gulzar Status Concept gemeenteraad

Nota verbonden partijen 2025 Gemeente Stichtse Vecht

1

Inhoud

Samenvatting.................................................................................................................................................4 1. Algemeen...................................................................................................................................................5

1.1 Inleiding................................................................................................................................................5 1.2 Aanleiding............................................................................................................................................5 1.3 Actualisatie Nota verbonden partijen..................................................................................................5 2. Verbonden partijen.....................................................................................................................................6

2.1 Het begrip Verbonden partij................................................................................................................6 2.2 Het belang van Verbonden partijen.....................................................................................................6 2.3 Risico’s bij deelname aan Verbonden partijen....................................................................................7 3. Uitgangspunten voor samenwerking.........................................................................................................7

3.1 Afweging Samenwerken, Uitbesteden of Zelf doen............................................................................7 3.2 Het doel van samenwerken in een verbonden partij..........................................................................7 3.3 Samenwerken in verbonden partijen..................................................................................................8 3.4 Samenwerken via het Publiekrecht.....................................................................................................9 3.5 Samenwerken via het Privaatrecht....................................................................................................10 3.6 Vier fases van verbonden partijen.....................................................................................................10 4. Afwegingskader voor oprichting of deelname verbonden partij...............................................................12 5. Prioritering samenwerkingsverbanden....................................................................................................13

5.1. Waarom prioriteren..........................................................................................................................13 5.2. Sturingsprofiel bepalen.....................................................................................................................13 5.3. Instrumenten per sturingsprofiel......................................................................................................14 6. Vertegenwoordiging en rollen..................................................................................................................17

6.1 Delegatie............................................................................................................................................17 6.2 Bevoegdheden...................................................................................................................................17 6.3 Vertegenwoordiging..........................................................................................................................18 6.3.1 De vertegenwoordiging in publiekrechtelijk verbonden partijen: algemeen bestuur...............18 6.3.2 De vertegenwoordiging in publiekrechtelijk verbonden partijen: dagelijks bestuur.................18 6.3.3 De vertegenwoordiging in privaatrechtelijke verbonden partijen.............................................18 6.3.4 Aandachtspunten voor de vertegenwoordiging.........................................................................18 6.4 Rollen van het college........................................................................................................................19 6.4.1 Eigenaar......................................................................................................................................19 6.4.2 Opdrachtgever............................................................................................................................20 6.4.3

Opdrachtnemer...........................................................................................................................20 2

6.4.4 Afspraken over de rollen van het college...................................................................................20 6.5 Rollen van de raad.............................................................................................................................21 6.5.1 Kaderstellende rol.......................................................................................................................21 6.5.2 Controlerende rol........................................................................................................................21 6.5.3 Raadsrapporteur.........................................................................................................................21 6.5.4 Informatie tbv rol raad................................................................................................................21 6.5.5 P&C cyclus gemeente en verbonden partijen............................................................................22 6.6 Ambtelijke rollen (ambtelijke organisatie)....................................................................................23 6.7 Overige instrumenten in nieuwe wet Wgr....................................................................................23 7. Voornaamste punten uit de nota..............................................................................................................24

Bijlage 1 Relevante wet- en regelgeving..................................................................................................26 Bijlage 2 De vier fases van verbonden partijen.......................................................................................30 Bijlage 3 Afwegingskader voor deelname in een verbonden partij.........................................................31 Bijlage 4 Vragen om financieel en bestuurlijk belang te bepalen...........................................................35 Bijlage 5 Lijst verbonden partijen (per 1-1-2026) *.................................................................................37 Bijlage 6 Overzicht wijziging Wet gemeenschappelijke regelingen.........................................................38

3

Samenvatting Voorliggende Nota verbonden partijen 2025 bevat kaders voor zowel raad, raadsrapporteurs, college als gemeentelijke regievoerders en ambtelijk/ bestuurlijke inzet. Deze nota dient als kaderstellend en richtinggevend document voor samenwerkingen die voldoen aan de BBV definitie (zie volgende paragraaf) en biedt daarmee verdieping aan de paragraaf Verbonden Partijen in de gemeentebegroting. Bij elke nieuwe taak wordt in een vroeg stadium afgewogen welk scenario het beste is voor de dienstverlening aan onze inwoners, ondernemers en maatschappelijke partners en het meest efficiënt en doelmatig is voor de gemeente. Uit deze afweging volgt dan het besluit om het werk Zelf te Doen, Uit te besteden of Samen te werken. Indien er gekozen wordt om samen te werken dan kan dat publiekrechtelijk of privaatrechtelijk van aard zijn. In de oprichtings- of intentionele fase staan de gemeente voor de afweging om een verbonden partij op te richten of te gaan deelnemen aan een bestaande verbonden partij. Middels het afwegingskader wordt bepaald in welke vorm en welke prioriteit wordt toegekend op basis van de mate van het bestuurlijk belang en financieel belang. Niet elk samenwerkingsverband vraagt namelijk evenveel tijd en aandacht. Daarom is het verstandig in kaart te brengen welke samenwerkingsverbanden meer of minder aandacht vragen van de raad, college en ambtelijke organisatie.

Deze prioritering kent dan een sturingsprofiel Regulier, Uitgebreid of Intensief. Dit sturingsprofiel is van belang voor de sturing in de uitvoeringsfase van een samenwerkingsverband. Bij de reguliere sturing worden voor de kadernota en jaarstukken geen zienswijzen opgesteld, tenzij dat in de gemeenschappelijke regeling is afgesproken. Voor de ontwerpbegroting wordt wel een zienswijze opgesteld en ter besluitvorming aangeboden aan de raad. Bij de uitgebreide sturing worden de zienswijzen op de kadernota en jaarrekening vastgesteld door het college en ter kennisname aangeboden aan de raad, behalve voor de begroting. Deze wordt ter besluitvorming aan de raad aangeboden. Bij de intensieve sturing worden alle zienswijzen ter besluitvorming voorgelegd aan de raad. In de evaluatiefase wordt de raad door onze gemeente in staat gesteld om te beoordelen of de verbonden partij nog wel het doel dient waarvoor zij is ingesteld en/of dat er een aanpassing moet komen.

4

1. Algemeen 1.1

Inleiding

Bij de uitvoering van haar taken werkt de gemeente samen met andere gemeenten e/o organisaties. Samenwerken levert de gemeente veel op: schaalvoordelen, meer expertise, minder risico’s. Maar door samen te werken vooral via andere organisatievormen komen bepaalde gemeentelijke taken steeds meer op afstand te staan. Dit leidt tot vragen als: - Hoe houdt de gemeente grip op deze samenwerking? - Biedt het wettelijke kader en de nota verbonden partijen hiervoor voldoende houvast? Naast vrijwillige samenwerking verplicht het Rijk soms gemeenten om samen te werken in een gemeenschappelijke regeling. Dit gebeurt via specifieke wetgeving waarin staat dat bepaalde taken alleen (of beter) kunnen worden uitgevoerd door meerdere gemeenten samen. In dat geval is deelname niet vrijwillig, maar wettelijk voorgeschreven. De wetgever kiest voor verplichte samenwerking als er schaalvoordelen, specialisatie of regionale aanpak nodig zijn. Of vanuit veiligheid van nationaal belang (zoals bij rampenbestrijding). Voorbeelden van wettelijk verplichte regelingen zijn Veiligheidsregio’s, Omgevingsdiensten en Gemeentelijke Gezondheidsdiensten(GGD).

1.2

Aanleiding

Om inzicht te krijgen in de activiteiten, financiële en bestuurlijke belangen, alsmede de risico’s die samenhangen met verbonden partijen, heeft de gemeenteraad in 2014 de Nota verbonden partijen vastgesteld. In de Nota verbonden partijen 2014 is vastgelegd dat het college minimaal één keer in de vier jaar een geactualiseerde Nota verbonden partijen laat vaststellen. De laatste actualisatie vond in 2018 plaats. Bovendien is per 1 juli 2022 de nieuwe Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) van kracht, om de raad in staat te stellen meer controle op de verbonden partijen uit te oefenen. Het is daarom goed deze nota te actualiseren en weer in overeenstemming met wet- en regelgeving te brengen. In de raadsvergadering van 18 november 2024 is naar aanleiding van het Rekenkameronderzoek “Betere regie door meer strategie – onderzoek naar regievoering van de gemeente Stichtse Vecht” een raadsvoorstel aangenomen met aanbevelingen aan het college. De eerste aanbeveling daaruit gaat over het reeds ingezette traject toekomstgericht begroten. De tweede aanbeveling gaat over het ontwikkelen van maatwerk voor regievoering vanuit een gedeeld afwegingskader. Deze aanbeveling gaat over een kader voor regievoering in de breedte. Deze Nota verbonden partijen bevat een afwegingskader om grip te houden op vele vormen van samenwerking.

Hiermee geeft het college invulling aan de aanbeveling van de Rekenkamer.

1.3

Actualisatie Nota verbonden partijen

Met het actualiseren van de Nota verbonden partijen 2018 wordt voldaan aan aanbeveling twee van de Rekenkamer in het onderzoek Regiegemeente te weten een gedeeld afwegingskader voor regievoering. De nieuwe Wet gemeenschappelijke regelingen heeft als doel de democratische legitimatie van gemeenschappelijke regelingen te versterken. Veel van de aanpassingen moeten binnen de gemeenschappelijke regelingen en/of samenwerkingsverbanden zelf aangepast worden, maar ook de nota moet hierop worden aangepast. Er is dus voldoende aanleiding om de nota verbonden partijen te vernieuwen. Voorliggende Nota verbonden partijen 2025 bevat kaders voor zowel raad, raadsrapporteurs, college als gemeentelijke regievoerders en ambtelijk/ bestuurlijke inzet. Deze nota dient als kaderstellend en richtinggevend document voor samenwerkingen die voldoen aan de BBV definitie van een verbonden partij (zie volgende paragraaf) en biedt daarmee verdieping aan de paragraaf Verbonden Partijen in de gemeentebegroting. Om de nota volledig en samenhangend te houden, nemen wij in deze geactualiseerde nota de beleidsuitgangspunten en basis begrippen uit de voorgaande nota 2018 over.

5

2. Verbonden partijen 2.1

Het begrip Verbonden partij

Het begrip Verbonden Partijen is afkomstig uit het Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten (BBV). Het BBV verplicht gemeenten informatie over dit type samenwerkingsverbanden op te nemen in de begroting en jaarstukken van de gemeente. Het BBV biedt de volgende definitie voor een verbonden partij: Een verbonden partij is een publiekrechtelijke of privaatrechtelijke organisatie waarin de gemeente een bestuurlijk én financieel belang heeft. Een bestuurlijk belang houdt in dat de gemeente zeggenschap heeft, uit hoofde van vertegenwoordiging in het bestuur van een verbonden partij of uit hoofde van stemrecht. Bij een financieel belang stelt de gemeente middelen ter beschikking die verloren gaan in geval van een faillissement van een verbonden partij of het bedrag waarvoor aansprakelijkheid bestaat als de verbonden partij haar verplichtingen niet nakomt. Er is sprake van een bestuurlijk belang als een wethouder, raadslid of ambtenaar van de gemeente namens de gemeente of een bestuursorgaan in het bestuur van de verbonden partij plaatsneemt, of stemt. Bij zitting in een toezichthoudend orgaan is geen sprake van vertegenwoordiging in het bestuur. Wanneer de gemeente in een toezichthoudend orgaan echter een besluitvormende stem heeft, wordt dit gelijkgesteld met vertegenwoordiging in het bestuur en is sprake van een bestuurlijk belang.

Wanneer er slechts sprake is van een adviserende rol in een toezichthoudend orgaan, dan bestaat er geen bestuurlijk belang. Bij alleen een benoemingsrecht of voordrachtsrecht voor het bestuur is er strikt genomen geen sprake van een verbonden partij. Wanneer er formeel juridisch geen sprake is van een verbonden partij door het ontbreken van een financieel belang zoals gedefinieerd in het BBV, maar er wel sprake is van:  een structurele bekostiging in overwegende mate van (de activiteiten van) een organisatie via één of meer geldstromen (begrotingsfinanciering, subsidie en overeenkomst van opdracht); én  een bestuurlijke belang; neemt de gemeente deze organisaties gezien het maatschappelijke of algemene belang en de mogelijke risico’s toch op in de paragraaf verbonden partijen (BBV notitie Verbonden partijen 2025, Aanbeveling, pag.11) Indien een bestuurder niet namens de gemeente maar op persoonlijke titel zitting heeft in een bestuur ook dan is er geen sprake van een verbonden partij. Vanuit de beeldvorming en in het kader van transparante governance vraagt dit wel om de nodige aandacht bij de gemeente. Het BBV verplicht gemeenten informatie over dit type samenwerkingsverbanden op te nemen in de begroting en jaarstukken van de gemeente. Zie bijlage 1 de BBV voor een toelichting welke informatie opgenomen dient te worden in de eigen P&C cyclus.

Alleen de ‘Verbonden partijen’ die voldoen aan de definitie van het BBV vallen onder de werking van deze nota (zie bijlage 5 voor de Verbonden partijen per 1/1/2026).

2.2

Het belang van Verbonden partijen

Het deelnemen aan een verbonden partij heeft voordelen voor de gemeente, zoals : - Schaalvoordelen : Gemeenten kunnen kosten besparen door samen te werken, bijvoorbeeld bij afvalinzameling, ICT of sociale dienstverlening. Gelet op andere doelen die de gemeente nastreeft kan het ook zijn dat de gemeente daar meer geld voor over heeft. - Kwaliteit : Verbonden partijen kunnen gespecialiseerde kennis en capaciteit inzetten die een individuele gemeente vaak niet zelf in huis heeft (te duur of te weinig uitdaging om capaciteit in huis te houden). 6

-

-

2.3

Efficiëntie en professionalisering : Door samenwerking ontstaat vaak een professionelere uitvoering van taken, een hogere kwaliteit, met betere processen en resultaten Dit hangt samen met het vaker uitvoeren van een taak, terwijl die taak bij een afzonderlijke organisatie misschien maar enkele keren per jaar zou worden uitgevoerd. Samenwerking geeft massa. Risicospreiding : Door taken te delen met andere gemeenten, spreiden ze ook de financiële en operationele risico’s. Invloed op regionaal beleid : Deelname aan regionale samenwerkingsverbanden geeft gemeenten invloed op beleid dat hun gemeente overstijgt.

Risico’s bij deelname aan Verbonden partijen

Het deelnemen aan een verbonden partij brengt echter ook risico’s en nadelen met zich mee, vanwege het financieel en bestuurlijk belang. Daarnaast is de invloed en controle op de uitvoering van de activiteiten minder direct en wordt deze met andere partijen (gemeenten) gedeeld. Dit leidt onder andere tot de volgende risico’s: - Bestuurlijke risico’s: de gemeente blijft verantwoordelijk voor de uitvoering, maar heeft minder invloed op de wijze waarop de activiteit wordt uitgevoerd; - Financiële risico’s: financiële tekorten bij verbonden partijen die ten laste van de gemeente komen; - het (on-)voldoende in huis houden van eigen expertise om de gewenste prestatie te formuleren en de geleverde prestatie te kunnen beoordelen; - de (on-)mogelijkheid om uitbestedingsbeslissingen te heroverwegen in verband met de benodigde investeringen. - verlies van flexibiliteit : taken die door een verbonden partij worden uitgevoerd, zijn minder eenvoudig aan te passen aan lokale wensen of veranderende omstandigheden.

3. Uitgangspunten voor samenwerking 3.1

Afweging Samenwerken, Uitbesteden of Zelf doen

Er zijn grofweg drie scenario’s te weten Samenwerken, Uitbesteden of Zelf doen. Deze nota Verbonden Partijen gaat over het scenario Samenwerken. Er wordt taakgericht gekeken wat in de context van de situatie de meest passende organisatorische sturing is. Als een nieuwe taak zich aandient wordt allereerst bekeken welke type sturing hier het beste bij zou passen en wordt de keuze gemaakt om iets zelf te doen, uitbesteden of samen met anderen. Daarmee komen alle vormen voor in de organisatie. Het is dus van belang om een breed scala van sturingsvormen te beheersen. Dat vraagt om flexibiliteit binnen het openbaar bestuur en de ambtelijke organisatie. We zijn een gemeente die zoveel mogelijk effectief wil sturen op haar taken en daar een passende vorm bij kiest. Bij elke nieuwe taak wordt in een vroeg stadium afgewogen welke van de drie scenario’s het beste is voor de dienstverlening aan onze inwoners, ondernemers en maatschappelijke partners en het meest efficiënt en doelmatig is voor de gemeente. Uit deze afweging volgt dan het besluit om het werk Zelf te Doen, Uit te besteden of Samen te werken.

3.2

Het doel van samenwerken in een verbonden partij

Het aangaan van een verbonden partij moet gebeuren vanuit de kracht van het intensief samenwerken en de kansen die dat biedt om op een effectieve en efficiënte manier maatschappelijke effecten te bereiken. Daarbij is het belangrijk te onderkennen dat de verbonden partij een zelfstandige speler is, waar vervolgens – naast de verbondenheid – ook mee moet worden samengewerkt, net als met de partners in de verbonden partij. Een maatschappelijk effect is een gewenste situatie in de samenleving. Met andere woorden draagt het samenwerkingsverband bij aan de doelen die de gemeenteraad en het college hebben opgesteld voor het welzijn van hun gemeente. In het algemeen zijn de redenen om deel te nemen aan een verbonden partij: 7

• Als we denken dat we samen met andere partijen makkelijker of beter een gewenst maatschappelijk effect kunnen bereiken, bijvoorbeeld bij grensoverschrijdende effecten. • Als de taak het vermogen van de gemeente overschrijdt om die taak naar behoren uit te voeren (bestuurlijk en financieel) • Of als we specifieke expertise of bevoegdheden nodig hebben die wij als gemeente niet kunnen leveren • Of als we denken dat we door samenwerking efficiënter of kwalitatief betere dienstverlening kunnen leveren Daarbij is een aantal zaken essentieel: • Dat we een gemeenschappelijk doel hebben met onze partners, • En dat we vertrouwen hebben in onze samenwerkingspartners • Dat we sturingsmogelijkheden hebben. • En dat we accepteren dat we autonomie in de dagelijkse uitvoering verliezen In hoofdstuk 4 systematiseren we de reden om te kiezen voor samenwerking middels een verbonden partij. Het afwegingskader biedt een systematisering van de redenen om al dan niet een verbintenis aan te gaan en draagt daarmee bij aan het zelfbewust handelen van college en raad als gaat om deze vorm van samenwerken.

Behalve om te beoordelen of een taak bij een verbonden partij moet werden neergelegd kan dit kader ook worden gehanteerd bij de volgende vragen: • Of het zelf uitvoeren van de taak een goed alternatief is; • Of we een uitbreiding van taken of een andere invulling van een taak moeten honoreren; • Of we een taak die belegd is bij een verbonden partij bij die partij moet blijven

3.3

Samenwerken in verbonden partijen

Een Nota Verbonden Partijen bevat de uitgangspunten voor gemeentelijke deelname aan verzelfstandigde samenwerkingen. Een verzelfstandigde samenwerking kan publiekrechtelijk of privaatrechtelijk van aard zijn. Zowel het publiekrecht als het privaatrecht biedt mogelijkheden voor het oprichten van een samenwerkingsverband met en zonder rechtspersoonlijkheid. Rechtspersoonlijkheid betekent dat een onderneming of organisatie zelfstandig schulden en bezittingen heeft, en dus een eigen boekhoudkundig afgescheiden vermogen heeft. Samenwerking is ook mogelijk in verbanden zonder rechtspersoonlijkheid. Een Gemeenschappelijk orgaan, centrumgemeente constructie en Regeling zonder meer hebben geen rechtspersoonlijkheid. In de volgende figuur staan de verschillende samenwerkingsconstructen die onder publiekrecht en privaatrecht vallen.

8

Samenwerkingsvormen

Publiekrechtelijk

3.4

Privaatrechtelijk

Openbaar lichaam

Vereniging

Bedrijfsvoeringsorganisatie

Besloten Vennotschap

Gemeenschappelijk orgaan

Coöperatie

Centrumgemeente

Naamloze Vennotschap

Regeling zonder meer

Stichting

Samenwerken via het Publiekrecht

Publiekrechtelijke verbonden partijen zijn de gemeenschappelijke regelingen. Deze hebben, meestal, een eigen rechtspersoon en kunnen dus zelfstandig besluiten nemen die rechtsgevolg hebben. De wettelijke basis voor het op- en inrichten van een gemeenschappelijke regeling is de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr). In het verlengde daarvan heeft iedere publiekrechtelijke verbonden partij een door de colleges vastgestelde gemeenschappelijke regeling. In deze specifieke gemeenschappelijke regelingen is onder andere opgenomen: het doel dat de organisatie nastreeft, uit welke organen deze bestaat en wat de taken en bevoegdheden van deze verschillende organen zijn. Er zijn vijf typen gemeenschappelijke regelingen : 1. Openbaar lichaam met eigen rechtspersoon met een algemeen bestuur, een dagelijks bestuur en een voorzitter; 2. De bedrijfsvoeringorganisatie met eigen rechtspersoon. Deze bestuursvorm beschikt over rechtspersoonlijkheid zonder de zware bestuursstructuur van het openbaar lichaam en geldt alleen voor bedrijfsvoeringstaken. Deze kent dus een enkelvoudig bestuur; 3. Gemeenschappelijk orgaan zonder rechtspersoon. Wordt vaak in het leven geroepen voor een specifieke beleidstaak. Personeel is in dienst van één van de deelnemers; 4. Centrumgemeente zonder rechtspersoon. Laten uitvoeren van de gemeenschappelijke taken door een centrumgemeente.

Een voorbeeld hiervan is de RHCVV; 5. Regeling zonder meer : Er is geen organisatorisch verband / eigen rechtspersoon. Samenwerken krijgt vorm via convenanten, intentieovereenkomsten en bestuursafspraken gebaseerd op art. 1 van de Wgr, waarin de intentie tot samenwerking evenals het doel, de aard en de wijze waarop deze zal plaatsvinden wordt geregeld. Afhankelijk van de zwaarte van de regeling is ook de verplichting met betrekking tot begroting en verantwoording zwaarder aangezet. Hoe zwaarder de regeling hoe zwaarder de administratieve verplichtingen zijn. Het openbaar lichaam is de zwaarste samenwerkingsvorm die in de Wet op de gemeenschappelijke regelingen is opgenomen. In deze vorm richten bestuursorganen van verschillende gemeenten een nieuw 9

openbaar lichaam op met rechtspersoon. Het openbaar lichaam oefent de overgedragen bevoegdheden op eigen naam en verantwoordelijkheid uit. Het gaat hierbij om de uitvoering van bevoegdheden door bestuursorganen (burgemeester, college, raad). Dus niet de rechtspersoon gemeente, maar de bestuursorganen zijn deelnemer aan de regeling en ondertekenen de regeling, voor zover het hun bevoegdheid betreft. Voor een centrumgemeenteconstructie, zoals bij het Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen (RHCVV) met Stichtse Vecht als centrumgemeente, kan om verschillende redenen worden gekozen. Een dergelijke constructie bevordert de efficiëntie doordat één gemeente bepaalde taken uitvoert namens meerdere gemeenten, wat leidt tot kostenbesparing en beter gebruik van beschikbare capaciteit. Daarnaast kan de centrumgemeente specifieke expertise opbouwen in het betreffende domein – in dit geval het beheer van historische archieven – waardoor de kwaliteit van de dienstverlening verbetert. Ook zorgt de centrale aansturing voor duidelijke regie en afstemming tussen de deelnemende gemeenten. Tot slot sluit deze werkwijze goed aan bij wettelijke of beleidsmatige eisen waarbij regionale samenwerking en taakverdeling noodzakelijk zijn.

3.5

Samenwerken via het Privaatrecht

De kaders voor samenwerking op basis van het privaatrecht komen voort uit Burgerlijk Wetboek. Deze verbonden partijen staan feitelijk meer op afstand van het bestuur dan publiekrechtelijke verbonden partijen. Bij deze verbonden partijen is de gemeente veelal aandeelhouder en heeft dan ook als deelnemer alleen die bevoegdheden die in het burgerlijk wetboek en in de statuten aan de aandeelhouder zijn toebedeeld. Er zijn vijf typen privaatrechtelijke regelingen : 1. Naamloze Vennootschap (NV) : Een NV is een rechtspersoon waarvan het kapitaal is verdeeld in aandelen die vrij overdraagbaar zijn. Gemeenten kunnen deelnemen in een NV, bijvoorbeeld bij de oprichting van een gezamenlijk bedrijf met private investeerders. 2. Besloten Vennootschap (BV) : Een BV is vergelijkbaar met een NV, maar de aandelen zijn niet vrij overdraagbaar (ze zijn op naam). Gemeenten werken vaak met een BV samen in publiekprivate samenwerking (PPS), bijvoorbeeld in projectontwikkeling. 3. Stichting : Een stichting is een rechtspersoon zonder leden, opgericht om een bepaald doel na te streven. Gemeenten kunnen samen met private partijen een stichting oprichten voor maatschappelijke doeleinden, zoals cultuur, zorg of onderwijs. 4. Vereniging : Een vereniging is een rechtspersoon met leden, gericht op een gemeenschappelijk doel.

Gemeenten kunnen lid zijn van een vereniging of samenwerken met verenigingen, bijvoorbeeld in sport of wijkontwikkeling. 5. Coöperatieve Vereniging (coöperatie) : Een coöperatie is een vereniging die is gericht op het behartigen van de economische belangen van haar leden. Gemeenten kunnen met coöperaties samenwerken bij gebiedsontwikkeling of energietransitieprojecten. In al deze vormen kunnen gemeenten samenwerken met private partijen om publieke taken en doelen efficiënter en met gedeelde verantwoordelijkheid uit te voeren.

3.6

Vier fases van verbonden partijen

Er zijn vier fases die bij een verbonden partij van belang zijn. De uitwerking van deze vier fasen en daarbij horende kaders dienen om de uitvoering van de gemeentelijk taken rondom verbonden partijen te concretiseren. Bij samenwerking onderscheiden wij vier fasen: 0. De afwegingsfase, waarin de gemeente voor de afweging staat om de taak zelf te doen, uit te besteden of samen te gaan werken in een verbonden partij. 1. De oprichtings- of intentionele fase, waarin de gemeente voor de afweging staat in welke vorm een verbonden partij op te richten of te gaan deelnemen aan een bestaande verbonden partij. 2. De uitvoerende fase, waarin de gemeente is toegetreden of deelneemt. In deze fase gaat het om het sturen op en het beheersen van de uitvoering van de taak door de verbonden partij.

10

3. De evaluatie fase van de uitvoering, door onze eigen gemeente, waarbij de samenwerking wordt heroverwogen en over het voortzetten, wijzigen en/of beëindigen van een verbonden partij wordt besloten.

Stappenplan verbonden partijen 0) Afweging Samenwerken, Uitbesteden of Zelf doen

Fase 0: Afweging fase

1) Oprichting van, toetreding tot, of wijziging van een verbonden partij.

Fase 1: Oprichtings- of intentionele fase

2) Bepaling sturingsprofiel

Fase 2: 3) Tweejaarlijkse risicoscan verbonden partij.

Uitvoerende fase

4) Vormgeven en onderhouden samenwerkingsrelatie.

Fase 3: Evaluatie fase

5) Evaluatie en heroverweging verbonden partij.

De evaluatie of heroverweging leidt tot één van de volgende besluiten

Besluit 1 Ongewijzigde deelname aan de externe partij.

Besluit 3

Besluit 2 De gemeentelijke betrokkenheid/ en of rol in meer of minder mate wijzigen.

Beëindiging deelname, opheffen of verkoop van de verbonden partij.

Resultaat:

Resultaat 1

Resultaat 2

Resultaat:

Samenwerking ongewijzigd voortzetten.

Samenwerking voortzetten na wijzigingen.

Samenwerking herzien of beëindigen.

Samenwerking beëindigen.

In bijlage 2 worden de drie fases nader toegelicht. In het geval van opheffing bij Besluit drie volgt een liquidatiefase.

11

4.Afwegingskader voor oprichting of deelname verbonden partij In de afwegingsfase staat de gemeente voor de afweging om de taak zelf te doen, uit te besteden of samen te gaan werken in een verbonden partij. Bij elke nieuwe taak wordt in een vroeg stadium afgewogen welke van de drie scenario’s het beste is voor de dienstverlening aan onze inwoners, ondernemers en maatschappelijke partners en het meest efficiënt en doelmatig is voor de gemeente. Gaan we samenwerken? nee A) Is er sprake van een publiek belang?

De taak aan de markt overlaten.

ja

B) Vraagt het publieke belang om actieve Gaan we samenwerken?

De taak ‘op afstand zetten’. Instrumenten hiervoor zijn:  Subsidie met voorwaarden;  Lening of garantstelling;  Opdrachten aan derden;  Geven van regels met toezicht;  Mede initiatief tot oprichten privaatrechtelijke organisatie zonder zelf deel te nemen.

nee

of volledige betrokkenheid van de gemeente?

ja

C) Kan en wil de gemeente de taak zelfstandig uitvoeren?

ja De gemeente voert de taak zelf uit.

nee D) Zijn de voorwaarden voor toetreding en de effecten voor samenwerking per saldo positief?

nee

De gemeente voert de taak alsnog zelf uit.

ja De gemeente kiest voor samenwerking.

In de oprichtings- of intentionele fase staat de gemeente voor de afweging hoe en in welke vorm we gaan deelnemen aan een verbonden partij. De onderstaande stappen dienen als leidraad en zijn niet uitputtend, iedere afzonderlijke situatie vraagt om een specifieke afweging en een bestuurlijke keuze. Het uitgangspunt is dat er bewust en gemotiveerd wordt gekozen voor de verbonden partij. Het afwegingskader wordt door het college schriftelijk vastgelegd en kan op verzoek van de raad worden voorgelegd als informatievoorziening. De raad heeft daarmee informatie en handvatten om een oordeel te kunnen vormen.

Hoe en in welke vorm gaan we samenwerken?

Hoe en in welke vorm gaan we samenwerken?

Publiekrechtelijke instrumenten Platform, stuurgroep, adviescommissie, intentieverklaring, (bestuurs)convenant, of Rechtsvorm

E) Is rechtspersoonlijkheid wenselijk of noodzakelijk?

nee

op basis van Wgr zonder rechtspersoonlijkheid.

Privaatrechtelijke instrumenten Maatschap, vennootschap onder firma, commanditaire vennootschap, privaatrechtelijk convenan.t

ja

nee F) Heeft de privaatrechtelijke rechtsvorm de voorkeur?

Publiekrechtelijke rechtsvorm op basis van de Wgr met rechtspersoonlijkheid: Gemeenschappelijk Openbaar lichaam en bedrijfsvoeringorganisatie.

ja G) Is het voor de mate van zeggenschap wenselijk of noodzakelijk om deel te nemen in het risicodragende vermogen van een privaatrechtelijke organisatie?

nee Deelneming in een andere privaatrechtelijke organisatie (coöperatieve vereniging, stichting en vereniging).

(o.a. stichting, vereniging, CV.) ja Deelneming in een andere privaatrechtelijke kapitaalvennootschap. (NV, BV).

Dit afwegingskader wordt nader toegelicht in bijlage 3. 12

5.Prioritering samenwerkingsverbanden 5.1. Waarom prioriteren In de vorige stap is bepaald dat de gemeente gaat samenwerken. Het hebben van grip op verbonden partijen is en blijft een uitdaging. Zowel ambtelijk, bestuurlijk als vanuit de gemeenteraad bezien, is het niet mogelijk om alle samenwerkingsverbanden even intensief te volgen. Niet elk samenwerkingsverband vraagt ook evenveel tijd en aandacht. Daarom is het verstandig in kaart te brengen welke samenwerkingsverbanden nadrukkelijk aandacht vragen van de raad, college en ambtelijke organisatie. Om als bestuur en organisatie grip te houden op verbonden partijen werkt de gemeente met sturingsprofielen. Deze profielen helpen om te bepalen bij welke partij het nodig is om (meer) tijd te investeren en aan welke instrumenten vervolgens gedacht kan worden. In het volgend hoofdstuk wordt stilgestaan bij de rollen van de gemeente onder meer op basis van deze sturingsprofielen. De sturingsprofielen zijn: Financieel belang Intensieve sturing

Uitgebreide sturing

Reguliere sturing

Publiek belang

5.2. Sturingsprofiel bepalen Het BBV geeft elementen om de zwaarte van het financieel belang en publiek belang te kunnen bepalen. In bijlage 4 is een aantal vragen geformuleerd voor het uitvoeren van een financiële en bestuurlijke analyse. De vragen voor de financiële analyse richten zich voor dit onderdeel met name op de begrippen control en governance en daarmee op sturing, beheersing en toezicht. In het tweede schema staan vragen over de uitvoering bestuurlijke analyse waarbij ook de begrippen welwillendheid, leiderschap en vertrouwen een onderdeel zijn. De vragen zijn nadrukkelijk bedoeld als hulpmiddel voor het doen van een analyse. Het overwegend scoren van ‘laag’ leidt bijvoorbeeld tot de conclusie dat de financiële analyse ook laag scoort. Omdat niet alle vragen geheel kwantificeerbaar zijn, is discussie over de scores mogelijk.

13

Als het bestuurlijk en financieel belang is bepaald dan kan middels onderstaand schema worden vastgesteld welk sturingsprofiel van toepassing is.

Laag

Gemiddeld

Hoog

Laag

Regulier

Regulier

Uitgebreid

Gemiddeld

Regulier

Regulier

Uitgebreid

Hoog

Uitgebreid

Uitgebreid

Intensief

Financieel belang

Bestuurlijk belang

5.3. Instrumenten per sturingsprofiel Voor elk sturingsprofiel kunnen instrumenten worden ingezet voor de sturing op verbonden partijen door college en raad. Hoe intensiever de sturing op een verbonden partij des te zwaarder de invulling van het instrument. Zie onderstaand schema.

Instrument

Reguliere sturing* Geen zienswijze op de kadernota

Uitgebreide sturing

Zienswijze op de ontwerpbegroting ter besluitvorming raad

Zienswijze op de jaarstukken

Zienswijze op de ontwerpbegroting ter besluitvorming raad Geen zienswijze op de jaarstukken

Evaluaties

Geen evaluatie

Vierjaarlijkse Evaluatie bij de jaarrekening en tussentijds als daar aanleiding toe is

Actieve informatieplicht

Via P&C cyclus in paragraaf Verbonden partijen

Rekenkameronderzoek / audits

Geen onderzoek nodig

Via P&C cyclus in paragraaf Verbonden partijen en RIB bij belangrijke tussentijdse ontwikkelingen De raad kan het college vragen een audit te doen naar de VP en de raad te informeren

Raadsrapporte urs

De raad kan raadsrapporteurs

Zienswijze op kadernota Zienswijze op ontwerpbegroti ng

Zienswijze op de kadernota ter kennisname raad

Zienswijze op de jaarstukken ter kennisname raad

Intensieve sturing Zienswijze op de kadernota ter besluitvorming raad Zienswijze op de ontwerpbegroting ter besluitvorming raad Zienswijze op de jaarstukken ter besluitvorming raad

De raad kan raadsrapporteurs 14

Tweejaarlijkse Evaluatie bij de jaarrekening en tussentijds als daar aanleiding toe is Vaste RIB en periodieke verantwoording in cie door wethouder zitting in bestuur VP De raad kan de rekenkamer vragen onderzoek te doen naar de VP (art 184 gemeentewet) De raad kan raadsrapporteurs

aanstellen voor VP

aanstellen voor VP

aanstellen voor VP

*Het college kan bij Reguliere sturing besluiten toch een zienswijze op te stellen en de raad hierover te informeren.

15

Reguliere sturing De ambtelijke organisatie heeft regulier contact met de verbonden partij en legt P&C documenten en relevante ontwikkelingen voor aan het college. De P&C producten van de verbonden partij en het wel of niet indienen van een zienswijze wordt gedelegeerd aan het college. De zienswijze op de ontwerpbegroting wordt ter besluitvorming aangeboden aan de raad. In de jaarrekening via de paragraaf Verbonden partijen wordt jaarlijks de verbonden partij geëvalueerd.    

De begroting en de jaarrekening van de verbonden partij worden met ambtelijk advies besproken in het college; In de begroting wordt een actuele risicoanalyse, de bepaling van het sturingsprofiel en eventueel maatwerk opgenomen. In de jaarrekening wordt verantwoording afgelegd in de paragraaf ‘verbonden partijen’. Er is een actieve informatieplicht: via de P&C cyclus en bij belangrijke tussentijdse ontwikkelingen wordt geïnformeerd via de bestuursrapportage

Uitgebreide sturing Bij uitgebreide sturing wordt de reguliere sturing uitgevoerd met een aanvulling. De zienswijzen op de kadernota en jaarrekening worden ter kennisname aangeboden aan de raad, behalve voor de begroting. Deze wordt ter besluitvorming aan de raad aangeboden. Er is een hogere frequentie van bestuurlijke en ambtelijke overleggen. Bij belangrijke tussentijdse ontwikkelingen wordt de raad

geïnformeerd via een RIB.   

Alle P&C documenten van de verbonden partij- inclusief bestuursrapportages – worden met ambtelijk advies besproken in het college. In de gemeentelijke P&C producten worden tussentijds verantwoording afgelegd over de (samenwerking met de) verbonden partij. De zienswijze op de begroting wordt ter besluitvorming aangeboden aan de raad.

Intensieve sturing De intensieve sturing bestaat uit bovengenoemde sturingsmiddelen met dien verstande dat alle zienswijze voor de P&C producten ter besluitvorming worden voorgelegd aan de raad. De raad wordt periodiek bijgepraat en bij belangrijke tussentijdse ontwikkelingen eventueel in aanwezigheid van de verbonden partij. Verder kan de raad haar rekenkamer vragen onderzoek te doen naar de verbonden partij. Het is aan de Rekenkamer om te bepalen welke onderzoeken worden uitgevoerd.      

De gemeenteraad wordt de P&C producten van de verbonden partij ter besluitvorming voorgelegd In de cie vergaderingen komt periodiek de verbonden partij aan de orde en wordt de raad bijgepraat door verantwoordelijk wethouder en de eventueel benoemde raadsrapporteurs. Zo nodig wordt de gemeenteraad tussentijds geïnformeerd, buiten de P&C-documenten om. Er kan een dialoog tussen de gemeenteraad en verbonden partij worden georganiseerd, door bijvoorbeeld de directie van de verbonden partij uit te nodigen bij informerende bijeenkomsten van de gemeenteraad. Er wordt (mogelijk) voor raadsleden informatiebijeenkomsten georganiseerd met alle betrokken raden door de verbonden partij wanneer er ingrijpende besluiten worden moeten genomen. Er is een hogere frequentie van bestuurlijke en ambtelijke overleggen, zowel op beleid als op financieel gebied.

16

6. Vertegenwoordiging en rollen Dit hoofdstuk gaat over de verschillende rollen en vertegenwoordiging in verbonden partijen. Allereerst wordt geïnventariseerd welke afspraken zijn gemaakt tussen college en raad en wat de bevoegdheden zijn.

6.1

Delegatie

In Stichtse Vecht is een aantal bevoegdheden omtrent de begroting en jaarrekening van de verbonden partijen door de gemeenteraad aan het college gedelegeerd c.q. opgedragen (delegatiebesluit van 27 september 2011, gewijzigd per 1 juli 2019). Het betreft: 1. het goedkeuren c.q. kenbaar maken van zienswijzen op de jaarrekening van gemeenschappelijke regelingen; 2. het doen blijken van gevoelens omtrent de (ontwerp)begroting en wijzigingen van de begroting van gemeenschappelijke regelingen waar de gemeente aan deelneemt; 3. Het goedkeuren c.q. kenbaar maken van zienswijzen op ontwerpbegrotingen, begrotingswijzigingen en jaarrekeningen van verenigingen, stichtingen en vennootschappen, waarin de gemeente participeert of anderszins een belang heeft, met uitzondering van stichtingen die een openbare school in stand houden. Aan deze bevoegdheden is de voorwaarde verbonden dat goedkeuring van de (ontwerp) begroting, begrotingswijziging of jaarrekening uitsluitend mag worden verleend, indien dit niet leidt tot financiële consequenties die niet bij de gemeentebegroting of een begrotingswijziging zijn voorzien. Meerdere raden in de provincie Utrecht hebben de bevoegdheid tot het indienen van een zienswijze op P&C cyclus producten van een gemeenschappelijke regeling (deels) gedelegeerd aan het college. De wettelijke grondslag voor delegatie staat in de Gemeentewet.

Het delegatiebesluit van 2011 is op die grondslag gebaseerd en ook de VNG neemt deze grondslag als basis. Delegatie is dus in principe mogelijk (ogv art. 156 van de Gemeentewet) maar de aard van de bevoegdheid verzet zich in dit geval echter tegen delegatie. De intentie van de wetwijziging WGR in 2022 was onder andere het versterken van de mate waarin de raad zijn kaderstellende en controlerende rol kan uitoefenen. In de VNG Handreiking Verbeterde democratische legitimatie bij gemeenschappelijke regelingen staat op pagina 15 vermeld : “Vanwege de relatie tussen de zienswijze en het budgetrecht van de gemeenteraad, moet aangenomen worden dat de aard van de bevoegdheid om zienswijzen in te dienen zich verzet tegen delegatie of mandatering aan het college. De raad zou dan immers geen enkel kaderstellend middel hebben ten aanzien van de begroting van een samenwerkingsverband.” Met het oog op de intentie van de nieuwe wet WGR en de handreiking van de VNG dient het delegatiebesluit te worden aangepast.

6.2

Bevoegdheden

De oprichting van een verbonden partij is alleen ter besluitvorming aan de raad, als de raad zelf die de verbonden partij opricht of daarin deelneemt. Voor de overige gevallen besluit de raad niet omtrent het daadwerkelijke toetreden of deelnemen. Ten aanzien van samenwerking op basis van de Wgr geldt: De raad kan alleen voor zichzelf besluiten tot het treffen van of toetreden tot een gemeenschappelijke regeling. Als het gaat om een gemeenschappelijke regeling die door het college of de burgemeester wordt getroffen besluit het college of de burgemeester zelf daarover. Zij zijn echter wel afhankelijk van een goedkeuringsbesluit door de raad (na zienswijzen). Dit geld voor alle vormen van een gemeenschappelijke regeling die de Wgr mogelijk maakt. Ten aanzien van privaatrechtelijke samenwerking geldt: Het college is bevoegd te besluiten tot het oprichten van en de deelneming in: • stichtingen, • maatschappen, 17

• • • •

vennootschappen, verenigingen, coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen.

Het tweede lid van artikel 160 Gemeentewet geeft aan dat private rechtsvormen slechts toelaatbaar zijn ‘indien dat in het bijzonder aangewezen moet worden geacht voor de behartiging van het daarmee te dienen openbaar belang. Een besluit tot oprichting (deelneming) of wijziging wordt niet genomen dan nadat de raad een ontwerpbesluit is toegezonden en in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het college te brengen’. Pas als dat gebeurt is mag het college het besluit nemen.

6.3

Vertegenwoordiging

6.3.1 De vertegenwoordiging in publiekrechtelijk verbonden partijen: algemeen bestuur Raadsleden kunnen op grond van de artikelen 13, 14 en 15 van de Wgr zitting hebben in een algemeen bestuur van een regeling waaraan bevoegdheden van de raad zijn overgedragen. Deze raadsleden hebben enerzijds een controlerende taak vanuit de raad. Anderzijds nemen zij beslissingen als lid van het algemeen bestuur van de verbonden partij. Vanuit de kaderstellende en controlerende taak van de gemeenteraad is het de vraag of dit wenselijk is. Vanuit het oogpunt van informatievoorziening aan de gehele raad wordt deelname in een algemeen bestuur als een voordeel gezien. Vanuit de rolzuiverheid hanteert de gemeente Stichtse Vecht het principe dat raadsleden geen zitting hebben in het algemeen bestuur van een verbonden partij. De gemeente maakt hierop voorlopig een uitzondering voor wat betreft raadsleden die momenteel zitting hebben in het algemeen bestuur van het Plassenschap Loosdrecht.

6.3.2 De vertegenwoordiging in publiekrechtelijk verbonden partijen: dagelijks bestuur Vanuit het oogpunt van dualisme en de controlerende rol van de raad hanteert de gemeente Stichtse Vecht het principe dat een raadslid geen deel uitmaakt van het dagelijks bestuur van een verbonden partij. Door alleen collegeleden plaats te laten nemen in het dagelijks bestuur van een verbonden partij is sprake van een duidelijke scheiding tussen bestuur/ uitvoering enerzijds en controle/ toezicht anderzijds. In de huidige praktijk is dit ook het geval.

6.3.3 De vertegenwoordiging in privaatrechtelijke verbonden partijen Hierbij gaat het om de deelname van de gemeente in privaatrechtelijke rechtspersonen, zoals vennootschappen, stichtingen en verenigingen. Voor deelnemingen waarin de gemeente aandeelhouder is, is de vertegenwoordiging via de zeggenschapsrechten verbonden aan het aandeelhouderschap. Het college vervult formeel de rol van aandeelhouder van verbonden partijen (vennootschappen) namens de gemeente. De gemeente wordt als aandeelhouder altijd vertegenwoordigd door een portefeuillehouder. Met de vertegenwoordiging in privaatrechtelijke rechtspersonen wordt zorgvuldig omgesprongen. De bestuurder/ commissaris van een vennootschap moet namelijk wettelijk de belangen van de vennootschap laten prevaleren boven elk ander belang. Zodra de belangen van de gemeente en de vennootschap uiteenlopen, komt de bestuurder in een spagaat. Daarom wordt bij de vertegenwoordiging in vennootschappen, stichtingen en verenigingen voorgesteld om pragmatisch en per geval te bekijken welke vertegenwoordiging het gemeentelijk doel het beste dient. In principe vertegenwoordigt de coördinerend portefeuillehouder c.q. portefeuillehouder Financiën de gemeente als aandeelhouder bij vennootschappen.

6.3.4 Aandachtspunten voor de vertegenwoordiging Belangrijk voor de gemeenteraad is een actieve informatieplicht vanuit het college. De raad kan immers alleen tot goede besluitvorming komen als hij tijdig, juist en volledig door het college wordt geïnformeerd. Dit geldt ook voor het collegelid dat in een gemeenschappelijke regeling als lid in het dagelijks Bestuur opereert. De Wgr verplicht dat in een gemeenschappelijke regeling de verantwoordings- en informatieplicht van dagelijks bestuur en algemeen bestuur aan de gemeenteraad en aan het college is geregeld. Om tot goede besluitvorming over te gaan dienen raad en college inzicht te hebben in de bestuurlijke en financiële risico’s van een verbonden partij. Op basis van deze inzichten kan invloed worden uitgeoefend. 18

In de begroting van de betreffende verbonden partij wordt aangegeven welke activiteiten in het komende jaar worden uitgevoerd. Eerder is geconstateerd dat de informatiepositie van de raad goed moet zijn om zijn toezichthoudende rol in te kunnen vullen. De informatie komt op verschillende manieren bij de raad. De raad wordt op de volgende manieren en momenten actief dan wel passief geïnformeerd: a. Ontwerp begrotingen waarop een zienswijze kan worden ingediend b. In de paragraaf verbonden partijen in de P&C cyclus en daarnaast staat het de raadsleden vrij om informatie op te halen bij de leden van het algemeen en dagelijks bestuur van een verbonden partij. Een andere belangrijke informatiebron voor de raad zijn de leden van algemeen bestuur en het dagelijks bestuur van de verbonden partijen. Voor de leden van algemeen bestuur en het dagelijks bestuur gelden de volgende aandachtspunten: • AB/DB-leden geven, gevraagd en ongevraagd, een terugkoppeling van de vergaderingen van de verbonden partij die ze bijgewoond hebben; • AB/DB-leden benadrukken binnen de verbonden partij de tijdige aanlevering van stukken; • AB/DB-leden pleiten binnen de verbonden partij voor voldoende tijd voor de bespreking van de stukken met de raad; • AB/DB-leden letten erop dat de stukken van de verbonden partij van voldoende kwaliteit zijn.

6.4

Rollen van het college

Het college vervult doorgaans twee rollen binnen de verbonden partijen: de rol van eigenaar en de rol van opdrachtgever. Tussen beide rollen en de belangen die daaruit voortvloeien, kan een spanningsveld bestaan. Een van de belangrijkste risico’s van een verbonden partij ontstaat door de zo genoemde ‘’dubbele petten’’ problematiek. Als de eigenaars en opdrachtgevers belangen niet parallel lopen dan kan dat problemen opleveren, vooral als de rollen van eigenaar/opdrachtgever en bestuurder in één persoon, meestal de wethouder, verenigd zijn. Om deze problematiek te beperken is het college verantwoordelijk voor duidelijke functiescheiding van deze twee rollen. Er wordt daarom onderscheid gemaakt tussen opdrachtgeverschap en eigenaarschap bij publiekrechtelijke samenwerkingen in portefeuilleverdeling binnen het college om rolvermenging te voorkomen. De gemeente onderscheid de volgende rollen: - Beleidsinhoudelijk portefeuillehouder (opdrachtgeversrol) - Coördinerend portefeuillehouder (eigenaarsrol) - Bestuur verbonden partij (opdrachtnemersrol) Bij publiekrechtelijke samenwerkingen wordt de rol van opdrachtgever in principe belegd bij de beleidsinhoudelijk verantwoordelijk portefeuillehouder en de eigenaarsrol wordt belegd bij de coördinerend portefeuillehouder. Het college kan hier om moverende redenen van afwijken.

Bij de vertegenwoordiging in privaatrechtelijke samenwerkingen (vennootschappen, stichtingen, coöperaties en verenigingen) wordt voorgesteld om pragmatisch en per geval te bekijken welke vertegenwoordiging het gemeentelijk doel het beste dient.

6.4.1 Eigenaar In de eigenaarsrol beslist de gemeente over de oprichting, de missie, de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de verbonden partij. Het gemeentebestuur is mede eigenaar van de verbonden partij en/of draagt bestuurlijke verantwoordelijkheid (de gemeente neemt deel aan het bestuur). De eigenaarsrol richt zich vooral op de continuïteit en de levensvatbaarheid van de (samenwerkings)organisatie. In deze rol is de gemeente gericht op continuïteit van de verbonden partij. De gemeente heeft zeggenschap op beleid, uitvoering en bedrijfsvoering van de verbonden partij. De gemeente is als eigenaar tevens betrokken bij het toezicht op de realisatie van beleidsdoelen. De eigenaarsrol wordt in principe belegd bij de coördinerend portefeuillehouder.

19

De coördinerend portefeuillehouder is in de gemeente Stichtse Vecht in principe de portefeuillehouder Financiën. De coördinerend portefeuillehouder c.q. portefeuillehouder Financiën heeft de volgende taken met betrekking tot verbonden partijen: • optreden als bestuurder van een verbonden partij; • het formuleren van kaders voor verbonden partijen (voor de verbonden partij zelf). Dit binnen de brede kaderstelling van de gemeenteraad; • het bewaken van de positie op de markt, continuïteit en efficiency; • het houden van toezicht op de realisatie binnen gestelde kaders; • het college actief informeren over ontwikkelingen bij de verbonden partij, zoals bestuurswijzigingen, aanpassing van statuten, risico’s, bestuurlijke conflicten, dreigende financiële tegenvallers, problemen in de bedrijfsvoering en politieke risico’s. Naast deze bestuurlijke rolverdeling bij specifieke verbonden partijen, is de wethouder Financiën belast met de coördinatie van het thema verbonden partijen binnen de gemeente en ziet toe op de kwaliteit van de paragraaf Verbonden Partijen in de P&C documenten.

6.4.2 Opdrachtgever De gemeente is ook opdrachtgever van de verbonden partij. De verbonden partij levert diensten of producten of is uitvoerder van gemeentelijk beleid. Vaak in de vorm van een basispakket dat door alle deelnemers in de samenwerking wordt afgenomen, met daarnaast een aanvullend pakket dat voor afzonderlijke deelnemers op maat wordt afgesproken. Het financieel belang is gekoppeld aan beide rollen. Als opdrachtgever heeft de gemeente belang bij een zo goed mogelijke prijs-/kwaliteitsverhouding voor de afgesproken dienstverlening en deze moet passen binnen de kaders van de gemeentebegroting. Als eigenaar draagt de gemeente het 'ondernemersrisico' van de samenwerking. Als de financiële resultaten tegenvallen, zal de gemeente de tekorten moeten aanvullen. De gemeente als opdrachtgever wil door middel van een verbonden partij beleidsdoelen realiseren. De gemeente kan sturen op de realisatie van de afgesproken prestaties, binnen de gestelde beleidsmatige en financiële kaders. De rol van opdrachtgever wordt belegd bij de beleidsinhoudelijk verantwoordelijk portefeuillehouder.

De beleidsinhoudelijk portefeuillehouder heeft de volgende taken met betrekking tot verbonden partijen: • het vertegenwoordigen van het belang van de gemeente in de relatie tot/ samenwerking met de verbonden partij; • het opstellen van de statuten van de verbonden partij; • het formuleren van afspraken over te leveren diensten en/of producten; • het bewaken van de prijs, kwaliteit en kwantiteit van de te leveren diensten en/of producten.

6.4.3 Opdrachtnemer Daarnaast is er nog een derde rol te onderscheiden. Dat is de rol van opdrachtnemer. Deze berust bij het bestuur van de verbonden partij. Bij een GR is het dagelijks bestuur, dat uit de leden van het algemeen bestuur wordt gekozen, de opdrachtnemer. Bij privaatrechtelijke verbonden partijen ligt de opdrachtnemersrol bij het bestuur (raad van bestuur, directie), eventueel gecontroleerd door de raad van commissarissen of een raad van toezicht. Bestuurders kunnen door zitting te nemen in bijvoorbeeld een DB dus een derde eigenstandige rol hebben zijnde die van opdrachtnemer.

6.4.4 Afspraken over de rollen van het college • •

•

Per verbonden partij wordt beoordeeld of de verschillende gemeentelijke rollen in één gemeentelijke vertegenwoordiger kunnen worden verenigd, of dat scheiding wenselijk of noodzakelijk is. Voor de beleidsinhoudelijke onderwerpen onder de verantwoordelijkheid van de coördinerend portefeuillehouder geldt dat hij bij risicovolle verbonden partijen (uitgebreid of intensief) als opdrachtgever fungeert. In dit geval dient een andere portefeuillehouder de rol van eigenaar te vervullen om vermenging van rollen te voorkomen. Wanneer een portefeuillehouder participeert in het bestuur of deelneemt als (mede-)aandeelhouder dan vertegenwoordigt hij/zij in deze positie het gehele college van B&W. Dit betekent dat voor de 20

• •

standpuntbepaling op majeure onderwerpen vooraf een besluit van het college en zo nodig de raad wordt gevraagd. De coördinerend portefeuillehouder c.q. portefeuillehouder Financiën vertegenwoordigt de gemeente als aandeelhouder bij vennootschappen. Het tijdig aanleveren van de stukken aan de raad om haar kaderstellende en controlerende taak te kunnen uitoefenen.

6.5

Rollen van de raad

De gemeenteraad vervult een kaderstellende en controlerende rol en het college vervult dus de eigenaars- en opdrachtgeversrol.

6.5.1 Kaderstellende rol De gemeenteraad heeft een kaderstellende rol, waarmee doelen en opdrachten aan het college worden meegegeven. Het college neemt deze kaders mee in de uitvoering van de eigenaars- en opdrachtgevende rol in het bestuur van de verbonden partij. Deze Nota Verbonden Partijen is een van de kaders die wordt meegegeven aan het college. De gemeenteraad heeft deze kaderstellende rol bij oprichting van een samenwerkingsverband, tijdens de regionale P&C cyclus, tijdens regionale beleidsvorming en bij beëindiging van een samenwerkingsverband. Het is belangrijk te realiseren dat alle gemeenteraden van de deelnemers in de samenwerking deze kaderstellende rol hebben.

6.5.2 Controlerende rol De gemeenteraad heeft een controlerende rol, waarmee de uitvoering van kaders door het college via de eigenaars- en opdrachtgevende rol in het bestuur van de verbonden partij wordt gecontroleerd. De gemeenteraad controleert of de verbonden partij de afgesproken taak binnen de gestelde kaders uitvoert én of het college dit goed bewaakt en waar nodig bijstuurt. De gemeenteraad heeft deze rol bij oprichting van een samenwerkingsverband, tijdens de regionale P&C cyclus, tijdens regionale beleidsvorming en bij beëindiging van een samenwerkingsverband. De P&C producten vormen de basis voor de controlerende taak voor de gemeenteraad. Als de financiële resultaten tegenvallen, zal de gemeente de tekorten moeten aanvullen. In de P&C producten wordt hier melding van gemaakt en eventueel de raad om extra budget gevraagd in het kader van budgetrecht.

6.5.3 Raadsrapporteur Raadsrapporteurs kunnen de raad ondersteunen door een toegewezen samenwerking nauwgezet te volgen. Met die opgedane kennis en inzichten kunnen zij de raad politiek-neutraal informeren en zaken ten behoeve van de raad voorbereiden. Hiermee wordt de raad als geheel versterkt. Aangezien een raadsrapporteur in opdracht van de raad werkt, is het belangrijk een heldere opdracht mee te geven. Het is aan de raad om de scope van de opdracht te bepalen : richten op versterking van de controlerende en/of kaderstellende rol en/of het versterken van informatie uitwisseling tussen raden. Verder is het aan de raad om te bepalen hoeveel rapporteurs worden ingezet en voor welke verbonden partijen. Het is nadrukkelijk niet de bedoeling dat een raadsrapporteur politieke uitspraken doet namens de raad in het contact met de portefeuillehouder en contactambtenaren. Ook is het niet de bedoeling dat de raadsrapporteur de actieve informatieplicht van het college overneemt en zaken terugkoppelt aan de raad die door de portefeuillehouder gedeeld zouden moeten worden.

6.5.4 Informatie tbv rol raad Om de controlerende en kaderstellende rollen uit te kunnen oefenen bij gemeenschappelijke regelingen is het belangrijk dat de raad voldoende informatie ontvangt. Publiekrechtelijke verbonden partijen hebben nagenoeg dezelfde rapportage cyclus als gemeenten. Bij private partijen is dit anders. Het is daarom belangrijk om bij de oprichting van private partijen de

21

afspraken over informatievoorziening vooraf vast te leggen. Voor een GR is deze vastgelegd in de Wgr. Daarom krijgen raden in een kort tijdsbestek ontwerpbegrotingen en jaarverslagen van diverse verbonden partijen. Afhankelijk van de gekozen sturingsprofiel kan de gemeenteraad een zienswijze indienen. Het college ondersteunt de raad bij het indienen van de zienswijze. Op basis van BBV-voorwaarden worden verbonden partijen jaarlijks gerapporteerd via de paragraaf verbonden partijen. Op basis van de Wgr hebben GR-en zelf een actieve informatieplicht en dienen zij te voldoen aan het openbaar maken van stukken conform de Woo (Wet open overheid). De griffie speelt een belangrijke rol in het begeleiden van de procesgang van de voor de raad relevante stukken en in het informeren van de raadsleden.