Visie op communicatie 2018-2022_DEF.pdf

Visie op communicatie 2018-2022

• 33

Wat betekent dit? Actie

Capaciteit

Planning

Bestaand vs. nieuw

Contentbeheerteam

Zie hoofdstuk 4.1

-

-

Intranet

Zie hoofdstuk 4.1

-

-

Tabel 9: Bovenstaande cijfers zijn gebaseerd op ervaringscijfers en inschattingen.

Visie op communicatie 2018-2022

• 34

Toekomstscenario’s communicatie

Visie op communicatie 2018-2022

• 35

Toekomstscenario’s communicatie Om voorgaande visie te realiseren, onderscheiden we de volgende 3 mogelijke scenario’s: 1. Structureel extra capaciteit communicatie o.b.v. uitvoering van deze gehele visie. 2. Ambities spreiden in de tijd vanuit een meer programmatische, 4-jarige, insteek. 3. Het bijstellen van ambities door uitvoering te geven aan deze visie op een minimaal niveau. In dit hoofdstuk worden deze 3 scenario’s verder uitgewerkt, waarin wordt ingezoomd op extra benodigde capaciteit en middelen. Met ‘extra’ doelen we op hetgeen nodig bovenop de huidige beschikbare capaciteit en de reeds door de raad beschikbaar gestelde budgetten voor communicatie:

Primaire raming divers City marketing Website content Rebranding Look & feel Totaal communicatie Totaal publicaties Investering social intranet

2018 € 8.553,-

2019 € 8.553,-

2020 € 8.553,-

2021 € 8.553,-

€ 35.000,€ 10.000,€ 50.000,-

€ 30.000,-

€ 30.000,-

€ 30.000,-

€ 103.553,-

€ 38.553,-

€ 38.553,-

€ 38.553,-

€ 37.600,-

€ 37.600,-

€ 37.600,-

€ 37.600,-

€ 40.000,-

-

-

-

Deze budgetten zijn bij communicatie gecentraliseerd. Deze bedragen zijn excl. de budgetten die noodzakelijk zijn voor de communicatie op de vakinhoud (=projecten en lopende dossiers). Uitgangspunten bij berekening scenario’s: 

1fte = 36 uur per week = 1400 netto productieve uren.



Bij de omrekening van de benodigde extra capaciteit naar financiële consequenties wordt uitgegaan van: de maximum beloning in de schaal x 12 maanden x 1,47 (in deze factor zitten alle werkgeverslasten.)



Waarbij we indicatief uitgaan van een adviseursniveau schaal 10 en een ondersteunend medewerkersniveau schaal 7. (Functiewaardering moet nog plaatsvinden.)



Projectmatig tekort in capaciteit wordt getracht op te vangen door middel van tijdelijke inhuur á €50,- per uur.

Let op! Het jaar 2018 is reeds ingezet onder reeds vastgestelde voorwaarden en zal daarom niet worden meegenomen in de berekening voor extra capaciteit of middelen. 2018 is gezien het aantal grote majeure projecten weliswaar gebaseerd op een heel krappe planning waardoor éxtra activiteiten uitgesloten zijn voor 2018.

Visie op communicatie 2018-2022

• 36

Scenario 1: Uitvoering geven aan optimale situatie Binnen dit scenario gaan we uit van een volledige realisatie van al hetgeen zoals binnen deze visie geschetst. Capaciteit In de voorgaande hoofdstukken is vanuit de visie direct ook een vertaling naar de uitvoeringsagenda gemaakt en is hier een globale capaciteitsplanning aan gekoppeld. Bij een volledige realisatie van al deze punten, schetst een analyse hiervan op jaarbasis het volgende beeld: Wat?

Strategisch

Communicatie-

Medewerker

communicatie-

adviseur

communicatie

adviseur Het promoten van de gemeente Stein

o Structureel: 192 uur per jaar o Projectmatig 2018: reeds vastgesteld

Raadscommunicatie Excl. capaciteit griffie

o Structureel: 96 uur per jaar o Projectmatig 2018: reeds vastgesteld

Advisering en ondersteuning college

o Structureel: 780 uur per jaar

van b&w Advisering ambtelijke

o Structureel:

organisatie Beheer communicatiekanalen Excl. capaciteit adviseur dienstverlening Communicatief vaardig maken van de

1.293 uur per jaar o Structureel:

o Structureel:

o Structureel:

306 uur per jaar

628 uur per jaar

798 uur per jaar

o Projectmatig 2018:

o Projectmatig 2018:

o Projectmatig 2018:

reeds vastgesteld

reeds vastgesteld

reeds vastgesteld

o Structureel: 124 uur per jaar

organisatie Interne communicatie

o Projectmatig

o Structureel: 36 uur per jaar o Projectmatig

Visie op communicatie 2018-2022

• 37

Buiten-naar-binnen werken

2018: reeds

2018: reeds

vastgesteld

vastgesteld

2019: 104 uur

2019: 104 uur

o Structureel: 104 uur per jaar

o Structureel: 60 uur per jaar

(o.b.v. 1 analyse p/wk) o Projectmatig 2019: 312 uur Optimalisatie

Verdisconteerd in

Verdisconteerd in

Verdisconteerd in

dienstverlening

vorige

vorige

vorige

TOTAAL:

o Structureel:

o Structureel:

o Structureel:

1.602 uur p/jr. o Projectmatig 2019: 416 uur Beschikbare capaciteit

1.400 uur

2.017 uur p/jr.

798 uur p/jr.*

Projectmatig 2019: 104 uur 1.400 uur

0 uur (Momenteel belegd bij afdelingsondersteuner)

Tekort:

Structureel:

Structureel:

Structureel:

202 uur

617 uur

798 uur

(= 0,14 FTE)

(= 0,44 FTE)

(= 0,57 FTE)

Projectmatig:

Projectmatig:

2019: 416 uur

2019: 104 uur

* Incl. overheveling van taken VIA Limburg á 2,5 uur per week (=130 uur op jaarbasis) van dienstverlening naar communicatie. Structurele loonkosten: 

Afgerond 0,6 FTE structureel tekort op adviseursniveau schaal 10 = (€ 4.225,- x 0,6) x 12 x 1,47 = € 44.717,40



Afgerond 0,5 FTE structureel tekort op ondersteunend medewerkersniveau schaal 7 = (€ 2.986,- x 0,5) x 12 x 1,47 = € 26.336,52

Totaal: € 71.053,92 Projectmatige loonkosten: 2019: 520 uur á € 50,- = € 26.000,-

Visie op communicatie 2018-2022

• 38

Middelen Naast capaciteit moet er ook worden geïnvesteerd in middelen. 

In grijs de benodigde middelen die reeds zijn opgenomen in de (meerjarige) begroting.



In wit de kosten die hier NIET in zijn opgenomen.

Deze kosten zijn een ruwe schatting. Structurele middelen: Gemeentegids/-kalender

€ 7.400,-

€ 7.400,- budget ‘overig’ communicatie

Raadscommunicatie

N.t.b.

Activiteit ‘huis van de burger’

€ 8.000,-

(bv. open dag) Activiteit buiten binnen halen.

€ 5.000,-

Abonnement online

€ 6.000,-

monitoringstool Narrowcasting (licentie +

€ 3.000,-

hosting) Doorontwikkeling website

€ 3.000,-

Besparing op onderhoudskosten website SIM (oude aanbieder)

Doorontwikkeling intranet

€ 8.500,-

€ 8.553,- budget ‘divers’ communicatie of besparing op onderhoudskosten SIM.

Digitale nieuwsbrief (licentie)

€ 1.700,-

Communicatietraining

€ 15.000,-

Opleidingsbudget P&O*

€ 3.000,-

Budget college

medewerkers Opleidingen college (o.a. social media training) Kenniscafé’s

€ 2.000,-

*De kosten voor communicatietrainingen aan medewerkers worden weliswaar gedekt uit het opleidingsbudget, het MT behoudt het recht om hier jaarlijks over te besluiten. Waarbij het MT de afweging maakt t.o.v. overige verzoeken die aanspraak maken op het opleidingsbudget Incidentele middelen: Ontwikkelen concept submerk

€ 1.500,-

dienstverlening

Budget rebranding communicatie

Ontwikkeling narrowcasting

€ 5.000,-

Aankoop toolbox presentatie en

€ 5.000,-

interactieve technieken Aanschaf ‘activiteit buiten binnen halen’ (zoals koffiekar).

€ 10.000,-

Sociaal domein (= budget 2019 verder inbedden DOP)

Totaal:

Visie op communicatie 2018-2022

• 39



Structurele middelen vanaf 2019

€ 25.700,-



Incidentele middelen 2019

€ 10.000,-

Scenario 2: Ambities meer spreiden in de tijd De punten zoals benoemd in dit document kunnen worden gespreid in de tijd door te kiezen voor een meer programmatische aanpak. Vanuit de vierjarige raadscyclus valt te denken aan: 

Het ‘meer van buiten-naar-binnen gericht werken’ te zien als een project en door te schuiven naar 2019. Om vervolgens bijvoorbeeld ééns in de 4 jaar te herhalen.



‘Het communicatief vaardiger maken van de organisatie’ te zien als een project en door te schuiven naar 2020. Om vervolgens bijvoorbeeld ééns in de 4 jaar te herhalen.



Een deel van de raadscommunicatie te zien als een project en pas op te pakken in 2021. Om vervolgens bijvoorbeeld ééns in de 4 jaar te herhalen. Het gaat dan om het deel: o

Kennisbevordering van inwoners over de taken, bevoegdheden en werkwijze van de gemeenteraad.

o

Meer inzicht in rol van de gemeente/ gemeentehuis terugbrengen naar functie van ‘huis’ van de burger.

Capaciteit Deze opzet schetst wat betreft de capaciteit het volgende plaatje: Wat?

Strategisch

Communicatie-

Medewerker

communicatie-

adviseur

communicatie

adviseur Het promoten van de gemeente Stein

o Structureel: 192 uur per jaar o Projectmatig 2018: reeds vastgesteld

Raadscommunicatie

o Projectmatig

Excl. capaciteit griffie

2018: reeds vastgesteld 2021: 96 uur

Advisering en ondersteuning college

o Structureel: 780 uur per jaar

van b&w Advisering ambtelijke

o Structureel:

organisatie Beheer communicatiekanalen

1.293 uur per jaar o Structureel: 306 uur per jaar

o Structureel: 628 uur per jaar

o Structureel: 798 uur per jaar

Visie op communicatie 2018-2022

• 40

Excl. capaciteit adviseur dienstverlening Communicatief vaardig maken van de

o Projectmatig 2018:

o Projectmatig 2018:

o Projectmatig 2018:

reeds vastgesteld

reeds vastgesteld

reeds vastgesteld

o Projectmatig: 2020: 124 uur

organisatie Interne communicatie

o Projectmatig 2018: reeds vastgesteld 2019: 104 uur

o Structureel: 36 uur per jaar o Projectmatig 2018: reeds vastgesteld 2019: 104 uur

Buiten-naar-binnen werken

o Structureel:

o Projectmatig:

104 uur per jaar

2019: 60 uur per

(o.b.v. 1 analyse

jaar

p/wk) o Projectmatig 2019: 312 uur Optimalisatie

Verdisconteerd in

Verdisconteerd in

Verdisconteerd in

dienstverlening

vorige

vorige

vorige

Totaal:

o Structureel:

o Structureel:

o Structureel:

1.382 uur p/jr. o Projectmatig 2019: 416 uur

1.957 uur p/jr.

798 uur p/jr.*

o Projectmatig 2019: 164 uur

2020: 124 uur 2021: 96 uur Beschikbare capaciteit

1.400 uur

1.400 uur

0 uur (Momenteel belegd bij afdelingsondersteuner)

Tekort:

Structureel:

Structureel:

Structureel:

+18 uur

557 uur

798 uur p/jr.

(= +0,01 FTE)

(= 0,4 FTE)

(= 0,57 FTE)

Projectmatig:

Projectmatig

2019: 416 uur

2019: 164 uur

2020: 124 uur

Visie op communicatie 2018-2022

• 41

2021: 96 uur * Incl. overheveling van taken VIA Limburg á 2,5 uur per week (=130 uur op jaarbasis) van dienstverlening naar communicatie. Structurele loonkosten: 

Afgerond 0,4 FTE structureel tekort op adviseursniveau schaal 10 = (€ 4.225,- x 0,4) x 12 x 1,47 = € 29.811,60



Afgerond 0,5 FTE structureel tekort op ondersteunend medewerkersniveau schaal 7 = (€ 2.986,- x 0,5) x 12 x 1,47 = € 26.336,52

Totaal: € 56.148,12 Projectmatige loonkosten: 

2019: 580 uur á € 50,- = € 29.000,-



2020: 124 uur á € 50,- = € 6.200,-



2021: 96 uur á € 50,- = € 4.800,-

Middelen Naast capaciteit moet er ook worden geïnvesteerd in middelen. Waarbij we in dit scenario een aantal middelen conform het programmatisch werken, maar één in de 4 jaar nodig hebben. Deze kosten zijn een ruwe schatting. Structurele middelen: Jaarlijks: Gemeentegids/ -kalender

€ 10.000,-

€ 7.400,- budget ‘overig’ communicatie

Raadscommunicatie

N.t.b.

Abonnement online

€ 6.000,-

monitoringstool Narrowcasting (licentie +

€ 3.000,-

hosting) Doorontwikkeling website

€ 3.000,-

Besparing op onderhoudskosten website SIM (oude aanbieder)

Doorontwikkeling intranet

€ 5.000,- - € 10.000,-

€ 8.553,- budget ‘divers’ communicatie of besparing op onderhoudskosten SIM.

Digitale nieuwsbrief (licentie)

€ 1.700,-

Kenniscafé’s

€ 2.000,-

Eéns in de 4 jaar: Activiteit buiten binnen halen.

€ 5.000,- (2019)

Visie op communicatie 2018-2022

• 42

Communicatietraining

€ 15.000,- (2020)

Opleidingsbudget P&O*

€ 3.000,- (2020)

Budget college

medewerkers Opleidingen college (o.a. social media training) Activiteit ‘huis van de burger’

€ 15.000,- (2021)

(bv. open dag) *De kosten voor communicatietrainingen aan medewerkers worden weliswaar gedekt uit het opleidingsbudget, het MT behoudt het recht om hier voor het betreffende jaar over te besluiten. Waarbij het MT de afweging maakt t.o.v. overige verzoeken die aanspraak maken op het opleidingsbudget Incidentele middelen: Aanschaf ‘activiteit buiten

€ 10.000,- (2019)

binnen halen’ (zoals koffiekar). Ontwikkelen concept submerk

€ 1.500,-

(2019)

dienstverlening

Budget rebranding communicatie

Ontwikkeling narrowcasting

€ 5.000,-

(2019)

Aankoop toolbox presentatie en

€ 5.000,-

(2020)

interactieve technieken Totaal: 

Structurele middelen vanaf 2019

€ 12.700,-



Structurele middelen ééns in de 4 jaar

€ 20.000,-



o

2019: € 5.000,-

o

2021: € 15.000,-

Incidentele middelen o

2019: € 15.000,-

o

2020: € 5.000,-

€ 20.000,-

Scenario 3: Ambities bijstellen tot een minimum niveau Binnen dit scenario wordt vanuit de strategische en tactische doelstellingen van de gemeente gekeken naar wat minimaal noodzakelijk is om ‘de boot te laten drijven’. In de praktijk gaat het om de huidige situatie aangevuld met een aantal bestuurlijke wensen uit deze visie uitgevoerd op minimaal niveau. Vanuit de visie van het taakveld communicatie gaat het om de huidige situatie, aangevuld met: 

Invulling van de functie van publicist.



Programmatische conform scenario 2, maar dan uitgevoerd op minimaal niveau. Denk bijvoorbeeld aan: o

Geen communicatietraining voor medewerkers á la opleiding ‘helder en strategisch adviseren’ maar een klein aantal workshops vanuit taakveld communicatie.

Visie op communicatie 2018-2022

• 43

o

Weliswaar adviseren over mogelijkheden om tot een meer van buiten naar binnen gerichte organisatie te komen, maar de organisatie daarbij niet op sleeptouw te nemen. Dit wordt bij vakinhoud ondergebracht.

Daarentegen komen ook een aantal zaken te vervallen. Te denken valt aan: 

‘Open for Business’ campagne: beleggen bij vakinhoud.



Beheer ‘Stein. Stil genieten’: beleggen bij vakinhoud.



Sturing aanpassingen fysieke ruimte: beleggen bij vakinhoud en onderbrengen bij lopend advieswerk.



Citymarketing construct met ondernemers en inwoners: beleggen bij vakinhoud.



Activiteit om gemeentehuis terug te brengen tot ‘huis van de burger’.



Ondersteuning college: één artikel per week.



Ondersteuning college: één livestream per week.



Ondersteuning college: één activiteit per week.



De gemeentegids.



Narrowcasting.



Kenniscafé’s.

Capaciteit Indien we deze situatie vertalen naar capaciteit, schetst een analyse hiervan op jaarbasis het volgende beeld: Wat?

Strategisch

Communicatie-

Medewerker

communicatie-

adviseur

communicatie

adviseur Het promoten van de gemeente Stein

o Structureel: 96 uur per jaar o Projectmatig 2018: reeds vastgesteld

Raadscommunicatie

o Projectmatig 2018:

Excl. capaciteit griffie

reeds vastgesteld o 2021: 24 uur

Advisering en ondersteuning college

o Structureel: 416 uur per jaar

van b&w Advisering ambtelijke

o Structureel:

organisatie Beheer communicatiekanalen

1.293 uur per jaar o Structureel: 214 uur per jaar

o Structureel: 534 uur per jaar

o Structureel: 726 uur per jaar

Visie op communicatie 2018-2022

• 44

Excl. capaciteit adviseur dienstverlening

o Projectmatig 2018:

o Projectmatig 2018:

o Projectmatig 2018:

reeds vastgesteld

reeds vastgesteld

reeds vastgesteld

Communicatief

o Projectmatig:

vaardig maken van de

2020: 124 uur

organisatie Interne communicatie

o Projectmatig 2018: reeds

o Structureel: 36 uur per jaar

vastgesteld

o Projectmatig

2019: 92 uur

2018: reeds vastgesteld 2019: 104 uur

Buiten-naar-binnen werken

o Structureel: 104 uur per jaar

o Projectmatig: 2019: 12 uur

(o.b.v. 1 analyse p/wk) o Projectmatig 2019: 104 uur Optimalisatie

Verdisconteerd in

Verdisconteerd in

Verdisconteerd in

dienstverlening

vorige

vorige

vorige

Totaal:

o Structureel:

o Structureel:

o Structureel:

840 uur p/jr. o Projectmatig 2019: 196 uur

1.863 uur p/jr.

726 uur p/jr.*

o Projectmatig 2019: 116 uur

2020: 124 uur Beschikbare capaciteit

1.400 uur

1.400 uur

0 uur (Momenteel belegd bij afdelingsondersteuner)

Tekort:

Structureel:

Structureel:

Structureel:

+560 uur

463 uur

726 uur (= 0,52 FTE)

Projectmatig:

Projectmatig:

2019: 196 uur

2019: 116 uur

2020: 124 uur * Incl. overheveling van taken VIA Limburg á 2,5 uur per week (=130 uur op jaarbasis) van dienstverlening naar communicatie.

Visie op communicatie 2018-2022

• 45

Structurele personeelskosten: 

Afgerond 0,5 FTE structureel tekort op ondersteunend medewerkersniveau schaal 7 = (€ 2.986,- x 0,5) x 12 x 1,47 = € 26.336,52

Projectmatige personeelskosten: 

2019: 312 uur á € 50,- = € 15.600,-



2020: 124 uur á € 50,- = € 6.200,-

Middelen Naast capaciteit moet er ook worden geïnvesteerd in middelen. De volgende middelen zijn nog niet opgenomen in de (meerjarige) begroting. Bijbehorende kosten zijn een ruwe schatting. Structurele middelen: Raadscommunicatie

N.t.b.

Activiteit buiten binnen halen.

€ 2.000,-

Abonnement online

€ 6.000,-

monitoringstool Doorontwikkeling website

€ 3.000,-

Besparing op onderhoudskosten website SIM (oude aanbieder)

Doorontwikkeling intranet

€ 5.000,- - € 10.000,-

€ 8.553,- budget ‘divers’ communicatie of besparing op onderhoudskosten SIM.

Digitale nieuwsbrief (licentie)

€ 1.700,-

Opleidingen college (o.a. social

€ 3.000,-

Budget college

€ 1.500,-

Budget rebranding

media training) Incidentele middelen: Ontwikkelen concept submerk dienstverlening Aankoop toolbox presentatie en

communicatie € 5.000,-

interactieve technieken Totaal: 

Structurele middelen vanaf 2019

€ 9.700,-



Incidentele middelen 2019

€ 5.000,-

Visie op communicatie 2018-2022

• 46

Conclusie De 3 scenario’s naast elkaar: In dit overzicht zijn de kosten voor extra capaciteit (zowel vast als inhuur) en de kosten voor middelen bij elkaar opgeteld. 2019 Scenario 1

Scenario 2

Scenario 3

Structurele loonkosten Structurele middelen Projectmatige loonkosten Incidentele middelen Totaal scenario 1 Structurele loonkosten Structurele middelen Projectmatige loonkosten Incidentele middelen Totaal scenario 2 Structurele loonkosten Structurele middelen Projectmatige loonkosten Incidentele middelen Totaal scenario 3

2020

2021

2022

71.053

71.053

71.053

71.053

25.700

25.700

25.700

25.700

96.753

€ 96.753

26.000 10.000 € 132.753

€ 96.753

56.148

56.148

56.148

56.148

12.700

12.700

12.700

12.700

29.000

6.200

4.800

20.000

5.000

15.000

€ 117.848

€

80.048

€

€

88.648

€

68.848

26.336

26.336

26.336

26.336

9.700

9.700

9.700

9.700

15.600

6.200

5.000 €

56.636

€

42.236

€

36.036

€

36.036

Beoordeling: Om tot een advies te komen, beoordelen we de 3 scenario’s aan de hand van 3 beoordelingscriteria: Criteria

Inhoud Kosten Urgentie Conclusie

Scenario 1: Uitvoering geven aan optimale situatie ++ -++ ++

Scenario 2: Ambities meer spreiden in de tijd + + +

Scenario 3: Ambities bijstellen tot een minimum niveau 0 0 0

Visie op communicatie 2018-2022

• 47

Advies Om de organisatie echt stappen vooruit te helpen heeft scenario 1 de absolute voorkeur. Deze speelt maximaal in op alle ambities zoals die in diverse vastgelegde stukken is uitgesproken. Maar dit scenario toont ook een fors kostenplaatje. Hiervoor moet uiteraard ruimte binnen de begroting beschikbaar zijn. De genoemde structurele uitbreiding bij scenario 1 van 1,1 FTE (0,6 FTE op schaal 10 + 0,5 FTE op schaal 7) is om diverse argumenten te rechtvaardigen:  Ambities van de organisatie op gebied van communicatie zijn toegenomen.  Zeker als het gaat om bestuurscommunicatie is een intensievere ondersteuning gewenst.  Maar ook de vlucht die social media heeft gemaakt en het belang van een ordentelijke webcare en online monitoring in het kader van de optimalisering van onze dienstverlening (we zetten alle kanalen open) vraagt extra inspanning van communicatie. Communicatie vervult deels een rol van het KCC. (Vragen die eerst via de telefoon binnen kwamen worden nu via social media gemonitord en beantwoord.)  Met ingang van 2018 is het beheer van de website centraal belegd bij communicatie. (Waar voorheen vakinhoud eigen pagina’s beheerden, doet communicatie dit nu voor gehele organisatie.)  Indien we kijken naar de ontwikkeling binnen andere gemeenten, zien we een duidelijke parallel.

Daarnaast laat ook de ambitie zoals die is neergezet in diverse projecten zien dat er extra, tijdelijke, capaciteit nodig is. Scenario 2 zou een alternatief kunnen zijn, indien er geen ruimte binnen de begroting wordt gevonden. Dit scenario legt weliswaar meer druk bij de vakinhoud en door de programmatische insteek wordt de kracht van herhaling geminimaliseerd. (Men is nog maar één in de 4 jaar bezig met de diverse aandachtspunten; ééns in de 4 jaar wordt men opgeleid of ééns in de 4 jaar voeren we campagne om de betrokkenheid bij inwoners bij de politiek te vergoten.) Scenario 3 is volgens het taakveld communicatie geen optie: stilstand is achteruitgang. En in dit scenario blijven we de wrijving voelen waar men nu tegenaan loopt; de organisatie wil heel veel, maar er is een max aan wat communicatie kan leveren. Het is aan het college om hier definitief over te besluiten. Benchmark In 2016 heeft Berenschot onderzoek gedaan en daaruit kwam naar voren dat vergelijkbare gemeenten gemiddeld 2,5 FTE communicatie hebben = 1 FTE per 10.000 inwoners. Vanuit het VNG Communicatieforum blijkt dat deze standaard inmiddels niet meer toereikend is vanwege de ontwikkelingen op het gebied van webcare. Bij sommige gemeenten is dit deel zelfs geheel losgekoppeld van de adviesfunctie.

Ter objectivering van de structurele personeelskosten, is navraag gedaan bij gemeenten met een vergelijkbare omvang, hoeveel daar aan capaciteit voor communicatie beschikbaar is. Gemeente Heerde

Aantal inwoners 18.000

FTE communicatie 2,55 FTE, excl. webbeheer.

Elburg

23.000

4,2 FTE (Op 1 jan. 2017 was dat nog 2,8 FTE + tijdelijke inhuur van 0,8 FTE.)

Visie op communicatie 2018-2022

• 48

Maasgouw

23.822

Eijsden Margraten Beuningen

25.420 25.600

Buren

26.000

Brunssum

28.289

Maassluis

32.000

3,2 FTE, incl. websitebeheer, excl. kabinet. + pilot social media á tijdelijk 0,5 FTE. 2,5 FTE 2,8 FTE, incl. webbeheer, webcare en social. 1,7 FTE communicatie excl. beheer van de website, representatie en kabinet. Vanaf 2019 uitbreiding naar 3 FTE. Nu 2,5 FTE: 2,0 communicatie en 0,5 social media. 2,5 FTE

Uit 5 jaar Vensters-ervaring (zie www.venstersvoorbedrijfsvoering.nl) constateer ik dat de gemiddelde formatie voor communicatie 1,7% van de totale vastgestelde formatie is bij 120 deelnemende gemeenten. De bandbreedte is ongeveer 1,5%-2,0%, maar er zijn natuurlijk altijd uitschieters. Het gaat om zowel interne als externe communicatie, maar niet projectcommunicatie. In het geval van de gemeente Stein, met een totale formatie van 144,17 FTE (per 1 januari 2018), komt dit neer op 2,45 FTE aan communicatie excl. projecten en projectcommunicatie.

Visie op communicatie 2018-2022

• 49

Bijlagen

Visie op communicatie 2018-2022

• 50

Bijlage 1: Volledig uitgewerkte positionering Waarom is een heldere positionering zo belangrijk? 

De positionering vormt de basis voor het integraal denken en handelen.



Geeft richting aan beleid en uitvoering. Tot keuze van lantaarnpalen en inrichting rotondes aan toe.



Draagt bij aan je authenticiteit en daarmee aan je merkkracht = aantrekkingskracht.

Hoe komen we tot dit antwoord?

Plaats van positionering in organisatie Vanuit een citybranding bril:

Visie op communicatie 2018-2022

• 51

Identiteit Stein Eén merk / meerdere identiteiten Om te starten heeft een gemeente een bijzonder positie in de samenleving en vanuit die positie meerdere identiteiten waar rekening mee gehouden moet worden: 

Het bestuurlijk merk/product



Het politieke merk/product



Het toeristische merk/product



Het economische merk/product



Het sociaal-maatschappelijke merk/product



Het dienstverlenende organisatie merk/product

Volgens fractievoorzitters, ondernemers, bewoners, werkgroep toerisme en deskresearch ziet de identiteit van Stein er als volgt uit:

Visie op communicatie 2018-2022

• 52

Visie op communicatie 2018-2022

• 53

Input Smart Agent:

Visie op communicatie 2018-2022

• 54

Primair is de gemeente Stein een prachtige woongemeente.

Doelgroepbehoeften Doelgroepkeuze: 

(Potentiële) inwoners

: jongeren en gezinnen



(Potentiële) ondernemers

: midden en kleinbedrijf



Stakeholders (in- en extern)

: politiek, samenwerkingspartners, verenigingen, etc.

Visie op communicatie 2018-2022

• 55

Visie op communicatie 2018-2022

• 56

Behoefte bèta-kenniswerkers bij keuze van woonlocatie:



Een goede bereikbaarheid is essentieel.



Hechten grote waarde aan vrienden/familie



Duidelijke voorkeur voor een groene, suburbane woonomgeving.

Visie op communicatie 2018-2022

• 57

Nieuwe doelgroep = nieuwe behoeften

Jeugd:

Visie op communicatie 2018-2022

• 58

Jonge gezinnen:

Welvarende ouderen:

Visie op communicatie 2018-2022

• 59

Concurrentie Concurrentiekeuze: 

Meerssen

: Sfeervol Meerssen



Beek

: Belevend Beek



Sittard-Geleen : De …(grootste/beste) in Sittard-Geleen



Echt Susteren

: Het smalste stukje Nederland (meer toeristisch)

Conclusie: Onderscheidend vermogen Stein Wanneer we alle hier voorgaande informatie analyseren, komt het erop neer dat de gemeente Stein 3 troeven in handen heeft: 1. Natuurlijke verstilling (ofwel stil geniet) 2. Dorpse saamhorigheid 3. Bedrijvigheid Voor iedere troef is voldoende bewijsvoering: Bedrijvigheid



Laagste werkloosheid









saamhorigheid

verstilling 

Grensmaas gemeente

Laagste

nog goedendag zegt op



Fietsbrug Maasband

winkelleegstand

straat.



Rivierpark Maasvallei

Waar men nog voor



5 Groenprojecten;

Goedlopend bedrijventerrein



Natuurlijke

Daar waar men elkaar





bovenregionaal



Dorpse

elkaar klaarstaat. 

Waar kinderen nog

Economische spinoff

buiten op straat kunnen

Chemelot

spelen.

groene ring 

Beschermde dorpsgezichten



Diversiteit/

Eén na grootste



Sterk verenigingsleven.

eigenzinnigheid

binnenhaven van West-



Veel vrijwilligers.

verbonden door de

Europa



Waardering voor deze

Maas

Fantastische

vrijwilligers en

bereikbaarheid.

mantelzorgers.



Diversiteit aan wandelen (vlakke) fietsroutes.

Hoogwaardige



Participerende burgers.



Rijk erfgoed

faciliteiten (zwembad,



Zowel basisscholen als



Het Heidekamppark,

middelbare school



Het kasteel Elsloo



De omgeving van

winkelcentrum, mfc’s, enz)

kasteel Stein 

Waterleerpad



Oogstdankfeesten

Visie op communicatie 2018-2022

• 60

Dit zijn troeven die duidelijk in de gemeente besloten liggen en waar de doelgroepen nadrukkelijk behoefte aan hebben. Los van elkaar zijn de troeven niet uniek. Maar vooral in de mix, de dualiteit en de perfecte balans tussen de verschillende troeven ligt het onderscheidende vermogen van Stein besloten. Doelgroepen vs. troeven Daarnaast zien we dat per doelgroep de relevantie en daarmee de nuance in klemtoon op een andere troef komt te liggen: 1. Bezoekers/ recreanten: natuurlijke verstilling (ofwel stil geniet) 2. Inwoners: dorpse saamhorigheid. 3. Ondernemers: bedrijvigheid Propositie De diverse woonkernen zijn verbonden door een gevoel van rust, ruimte en vrijheid. De betrokken gemeenschap zorgt voor een gevoel van geborgenheid. Een veilige thuishaven voor jou en je gezin. Waar de groene omgeving, het water en de historische kernen een oase van rust bieden in de hectiek van alledag. En je voor jezelf de juiste balans realiseert in werken en ontspannen. Aanvullen met: gemak, dichtbij, bereikbaarheid en ondernemende karakter. Dualiteit mist. = opdracht aan Kamer8cht

Bijzonder, maar niet uniek. Huidige visie en missie:

Visie op communicatie 2018-2022

• 61

Wat is eigenzinnig wonen?

Visie op communicatie 2018-2022

• 62

Advies 

Stap 1: Positionering op rolniveau invullen. Bewijs koppelen aan propositie ’Dat maakt Stein voor mij…’



Stap 2: Werken aan eigenzinnig wonen. Dit vereist draagvlak op bestuursniveau.



Stap 3: Transitie maken van rolniveau naar waardeniveau.  Steeds meer bewijs aandragen voor het eigenzinnige wonen.

MerkPositioneringSheet© 1) Inleiding Het MerkPositioneringSheet© is gebaseerd op de analyse van drie elementen: - (merk)identiteit; - doelgroep; - concurrentie; en komt voort uit de definitie van positionering: een beargumenteerde keuze maken welke aspecten van de merkidentiteit moeten worden benadrukt. Deze aspecten moeten voor de (potentiele) doelgroep relevant zijn en het merk onderscheiden van de concurrenten. Daarbij is het van belang om net ver genoeg van de positionering van de concurrentie te gaan zitten zonder dat je daarbij de doelgroep vervreemd. Het huiswerk (zie bijlage 1) voor de analyse fase is gebeurd door diverse partijen en dient wellicht nog eens gegroepeerd te worden. Belangrijk is het om te werken vanuit een duidelijke doelstelling met daaraan gekoppeld een helder missie/visie. In het kader van deze positionering hebben we als doelstelling: een toekomstbestendige gemeente Stein waarin we door verjonging en immigratie het hoofd willen bieden aan vergrijzing en emigratie. Secundair: het aantrekken van nieuwe werkgelegenheid c.q. het behouden van bestaande werkgelegenheid. Daarbij zien we het liefst een lichte groei in verjonging en immigratie (en geen exponentiële groei). In de praktijk komt het neer op het aantrekken van middeninkomens gezinnen en de eigen jongvolwassenen behouden.

3) Kiezen van de positionering Kiezen van een betekenisladder waarin waarden, betekenissen/consequenties en attributen een rol spelen. We houden rekening met points-of-parity (wat men kent/weet) en points-of-difference (onderscheidend vermogen). 1) Doelgroep keuze - (Potentiële) inwoners – jongeren en jonge gezinnen (middeninkomen+) - (Potentiele) bedrijven – midden en kleinbedrijf

Visie op communicatie 2018-2022

• 63

- Stakeholders (in- en extern) – politiek, samenwerkingspartners, verenigingen, etc. 2) Concurrentenkeuze - Meerssen – Sfeervol Meerssen - Beek – Belevend Beek! - Sittard-Geleen – de ….. (onderwerp) in Sittard-Geleen - Echt/Susteren – het smalste stukje Nederland (meer toeristisch) 3) Merkwaarden De sterke troeven van Stein zijn: - bedrijvigheid - menselijke maat - natuurlijke omgeving Deze waarden sluiten nauw aan bij de volgende selectie universele waarden (Rokeach) waar ieder individu naar streeft. - hulpvaardig, eerlijk, liefhebbend, verantwoordelijk; - onafhankelijk; - vrijheid, plezier, geborgenheid; - vriendschap, geluk en sociale erkenning; - zelfrespect en innerlijke harmonie. Je zou Stein ook kunnen zien als een persoon (archetype) en dan zien we een combinatie van structuur en sociaal (en niet van vrijheid en individueel) met als kernwoorden: - samenwerken, loyaal, vriendschap, ergens bij horen, gelijkheid - wereldverbeteraar, idealisme, eerlijk, trouw, optimisme en vertrouwen Een mix van: de beschermer/regelaar en de groepsmens/jan modaal. 2.4) Betekenissen De drie attributen en de merkwaarden betekent dat Stein (een verzameling van eigenzinnige kerkdorpen) gewoon een fijne omgeving is om te wonen. Dat mensen er nog ‘geluk’ kunnen ervaren, dat er een bepaalde mate van kleinschaligheid is zonder dat infrastructuur en voorzieningen in het gedrang komen.

Dat er voldoende werkgelegenheid is in de eigen gemeente of vlak daarbuiten. Dat de nabijheid van steden als Sittard-Geleen, Heerlen en Maastricht voldoende extra ontspanning beidt. Echter afhankelijk van de rol die je als doelgroep lid bekleed zijn er andere betekenissen relevant. 2.5) Voordelen - wonen kan op een eigen wijze geschieden (van sociale huurwoning tot vrijstaande villa) - er is een bloeiend verenigingsleven met een gezonde sociale structuur - langs de oostkant is de bedrijvigheid verzameld waarbij midden- en kleinbedrijf een belangrijke rol speelt + een grote binnenhaven langs het Julianakanaal

Visie op communicatie 2018-2022

• 64

- langs de westkant is een ‘rijke’ natuur gekoppeld aan oude historische kernen, erfgoed, Maas, Maasplassen en het Elslooër bos 2.6) Bewijsvoering - woonkernen Elsloo, Stein, Urmond en Berg aan de Maas met winkelvoorzieningen - uitbreidingsgebieden zoals ’t Melder en Driekuilen maar ook Kerensheide (toetsen!) - Meer dan tweehonderd (toetsen!) verenigingen van schutterij tot voetbalvereniging en van scouting tot zangkoor - bedrijventerreinen (o.a. Business Park Stein) en ondernemersverenigingen (o.a. Ondernemersvereniging Maaskant Stein, Business Club Maselant, OKE Elsloo, OV Stein) - Elslooër bos, Maas met uiterwaarden, Julianakanaal, Maasplassen met alle gekoppelde wandelpaden en fietswegen. Historische hotspots. 2.7) Merkessentie Uiteindelijk moet bovenstaande pluriform beeld vervat worden in een onderscheidende positionering. En juist omdat we niet willen kiezen voor één aspect is er een concept bedacht dat veel meer aansluit op de merkwaarden en betekenissen van Stein. Dat kracht en maakbaarheid uitstraalt vanuit veelheid, veelkleurigheid en veelzijdigheid. Het is dan ook niet zozeer een slogan maar veel meer een leefwijze (community building) dat maakt dat iedere bewoner of bedrijf zich in Stein thuis voelt.

- Dat maakt Stein voor mij – Er zit een mooie dubbele lading in: ‘de gemeente Stein realiseert iets voor mij’ en ‘dat máákt Stein voor mij (dat is wat Stein voor mij betekent). De betekenis ontstaat door er iets (een situatie, activiteit, organisatie, etc.) aan te koppelen. 4) Uitwerking Het concept kan op veel manieren uitgewerkt worden en ook de sub merken (outher core) die het kernmerk (inner core) moeten verstevigen kunnen zonder moeite aanhaken. 18 t/m 21 augustus Oogstdankfeesten Berg aan de Maas DAT MAAKT STEIN VOOR MIJ Één mooi historisch feest --------------------------------------------------------Een WMO-loket voor iedereen DAT MAAKT STEIN VOOR MIJ Duidelijk en direct geholpen -------------------------------------------------------------

Visie op communicatie 2018-2022

• 65

40 km fietspaden in Rivierenpark Maasvallei DAT MAAKT STEIN VOOR MIJ Stil genieten ------------------------------------------------------------Herinrichting Heidekamppark DAT MAAKT STEIN VOOR MIJ Meer historie, nog groener ------------------------------------------------------------20 winkels onder een dak in Winkelcentrum Stein DAT MAAKT STEIN VOOR MIJ De shopping favoriet Het concept heeft ‘mileage’ kan tot in lengte der jaren gebruikt worden en vernieuwd zichzelf continue. Het gaat niet vervelen en er is gemakkelijk toepasbaar voor alle sub merken.

Visie op communicatie 2018-2022

• 66

Bijlage: Analysefase op basis van MDC-Model Merkidentiteit: organisatiemerk 1.1) Organisatie identiteit 1.1.1) Historie: het verhaal van ontstaan en groei/ontwikkeling van Stein (zie: verhaal Guus Peters) 1.1.2) Gemeentelijke-oriëntatie: markt-, proces-, product- of organisatie georiënteerd 1.1.3) Kerncompetenties: uitvinden, produceren, in- en externe logistiek, marktkennis, - klantcontact, motivatie van medewerkers, samenwerken 1.1.4) Visie & Missie: beeld van de toekomstige maatschappij en hoe de gemeente daarin haar doelen gaat realiseren (denken, voelen, doen) 1.1.5) Cultuur: prestatie-, formele-, familiecultuur of adhocratie 1.1.6) Organisatie- en klantwaarden: Rokeach vs. kwaliteit, service, innovatie, succes, waarde, groei, winst, milieubewust, duurzaam, maatschappelijk, etc.

1.2) Merkarchitectuur 1.2.1) Merknaamstrategie: organisatiemerk of productmerk + endorsement 1.2.2) Merkportfolio: inhoudelijk, financieel en strategisch + brandportfoliomodel 1.2.3) Subbranding: afbreukrisico en seriegevoel 1.3) Doelgroep (relevantie) 1.3.1) merk en productklasse (points-of-parity vs points-of-difference) 1.3.2) merk en attributen 1.3.3) merk en waarden 1.3.4) Betekenisstructuur-analyse: waardenladder 1.4) Concurrenten (onderscheid) 1.4.1) Concurrentie-omgeving: vijfkrachtenmodel van Porter 1.4.2) Positioneringsgrondslagen (keuze): - organisatie centraal: corporate ability, mentaliteit, medewerkers - product centraal: prototypisch, producteigenschappen, rationeel voordeel - marketingvariabele centraal: prijs, distributie, vormgeving, naamsbekendheid - ontvanger centraal: doelgroep, situatie, emotioneel voordeel, waarde Kan bij zowel FMCG, duurzame gebruiksgoederen, diensten/retail, b-t-b, non-profit organisaties

Visie op communicatie 2018-2022

• 67

Visie op communicatie 2018-2022

• 68

Bijlage 2: Creatief concept ‘Dat maakt Stein voor mij…’ Uitdagingen Bij de creatieve vertaling van de positionering van Stein liep de gemeente tegen een aantal uitdagingen aan: 

Eén merk heeft meerdere identiteiten: het bestuurlijke merk/product, politiek merk/product, toeristisch, economisch, sociaal-maatschappelijke en dienstverlenend.



Iedere kern heeft zijn eigen cultuurverschillen. Deze verschillen tussen de kernen zijn tot de dag van vandaag te voelen. Om draagvlak onder deze inwoners en ondernemers te behouden, is het belangrijk om deze nuances in ere te houden.



Het is vooral de som der delen die Stein bijzonder maakt. Zoals voor zoveel gemeenten, geldt ook voor Stein; er is niet één sterk kenmerk waarop we de identiteit van de gemeente Stein kunnen bouwen.



Inwoners en ondernemers zijn niet trots op hun gemeente of dragen dat te weinig uit.

De gemeente wilde geen slogan die alles en daarmee niets zegt. Maar verzocht Kamer8cht een nieuwe look & feel voor de gemeente te ontwikkelen die de trots en het ambassadeurschap onder zijn inwoners en ondernemers activeert. De gemeente Stein komt hiermee tegemoet aan: 

Missie strategische toekomstvisie: de gemeente kiest positie, stelt zich actief en onderscheidend op met een duidelijke boodschap.



Strategische toekomstvisie programma 5: trots en bewust van eigen kwaliteiten.



Uitvoeringsagenda krimp: uitwerking van door raad geformuleerde thema ‘Profilering/uniciteit’.



Economisch beleidsplan: bijdragen aan thema ‘economisch profiel’.

Hieruit is de volgende doelstelling gedestilleerd: Een creatief concept waarin álle inwoners en ondernemers zich herkennen, dat hen trots maakt en daarmee bijdraagt aan het ambassadeurschap van de gemeente Stein richting potentiële inwoners, ondernemers en bezoekers. Een nieuwe benadering voor gemeente Stein: van locatiebranding naar community building Kamer8cht ontwikkelde een volledig nieuwe benadering voor gemeente Stein, die niet uitgaat van locatiebranding (het promoten van de geografische plek) maar van community building; het samenbrengen van alle mensen binnen de gemeenschap (inwoners, ondernemers, vrijwilligers, gemeente, toeristen). Een aanpak die ervan uitgaat dat iedere inwoner en ondernemer een belangrijke influencer is voor de gemeente Stein.

Visie op communicatie 2018-2022

• 69

Het concept dat kamer8cht ontwikkelde kreeg de volgende merkessentie/pay-off: “Dat maakt Stein voor mij…

In deze pay-off zit een dubbele lading: - ‘de gemeente Stein realiseert iets voor mij’ - ‘dat betekent Stein voor mij’ ‘Dat is wat Stein voor mij betekent’ én ‘dat beteken ik voort Stein’. Het bevat daarmee een wederkerigheid. De merkessentie wordt steeds ingevuld met wisselende boodschappen die vanuit de doelgroep komen. De betekenis ontstaat door er iets aan te koppelen: een situatie, activiteit, organisatie, etc. Het concept gaat uit van de kracht en maakbaarheid (trots) vanuit een veelheid, veelkleurigheid en veelzijdigheid die Stein in zich heeft. De gemeente Stein maakt hiermee het verschil doordat zij met dit innovatieve creatieve concept belofte én bewijs continu samenbrengen, met daarbij een visuele stijl die dit versterkt en vormgeeft.

Visie op communicatie 2018-2022

• 70

Uiteraard wordt gecoördineerd dat de bewijsvoering waar de belofte mee wordt ingevuld, bijdraagt aan de drie troeven uit de positionering. Er is echter bewust gekozen om het geen keurslijf te maken. Het profiel wordt op deze wijze organisch gevormd. Geen holle slogan, maar een leefwijze (community building). Dat maakt dat iedere bewoner of bedrijf zich in Stein thuis voelt. Met het creatieve concept ‘Dat maakt Stein voor mij…’ speelt Stein feilloos in op trends als community building, influencersmarketing en de nieuwe participatiesamenleving. De gemeente Stein durft de uitdaging aan en laat de profilering van de gemeente van onderop, door de inwoners en ondernemers zelf, vormgeven. Om op die manier het ambassadeurschap te verviervoudigen. ‘Dat maakt Stein voor mij…’ is meer dan een slogan. Het is een platform waarmee iedereen zijn trots op Stein kan uitdragen.

Visie op communicatie 2018-2022

• 71

Stationary in concept:

Visie op communicatie 2018-2022

• 72

Visie op communicatie 2018-2022

• 73

Voorbeelden van wijze waarop lokale initiatieven kunnen aanhaken bij de positionering van de gemeente en als zodanig de positionering mee te versterken:

Visie op communicatie 2018-2022

• 74

Gemeentegids:

Concept wagenpark belettering:

Visie op communicatie 2018-2022

• 75

Voorbeeld van endorsement strategie om labels/ extensiezone (zoals woningcorporatie, verenigingen, politiek, waterschap, etc.) te laten bijdragen aan organisatiemerk.

Visie op communicatie 2018-2022

• 76

Voorbeeld van outdoor advertising:

Visie op communicatie 2018-2022

• 77

Bijlage 3: Thema’s portefeuillehouders vs. troeven positionering Financiën (AR) (GvM)

Stil genieten.

Dorps saamhorig.

Dé plek om te ondernemen.

Laagdrempelig contact

Economie

met burgemeester (ML) Veiligheid (ML) Toerisme (GvM)

Cultuur

Onderwijs

(GvM)

(NW)

(NW) Samenwerking (ML)

Voor én met elkaar (HJ)

Woningtransformatie

Bereikbaarheid

(DH)

(DH)

Duurzaamheid (DH)

Eigen kracht (HJ) Arbeidsmarkt (HJ)

Samen in beweging (GvM)

Visie op communicatie 2018-2022

Duidelijk en directe Dienstverlening (NW)

Verenigingsleven (AR) (GvM)

• 78

Bijlage 4: Contentbeheerplan Contentbeheerplan gemeente Stein

Auteur:

Mirian Mommers

Datum:

28 september 2017

Aanleiding en doelstellingen De gemeente wil van-buiten-naar-binnen werken. We willen meer samenwerken met buurten en groepen belanghebbenden. En de dienstverlening kan ook beter: meer online, persoonlijker en dichtbij. De wereld van dienstverlening mengt door webcare en online media met die van communicatie. En raakt met co-creatie en communities de gemeentelijke ambities met participatie. Aan de randen van de dienstverlening spelen verschillende vraagstukken. Het blijft moeilijk om bijvoorbeeld de website of een kennisbank actueel te houden. En inwoners communiceren niet alleen meer via de telefoon of mail met de gemeente, maar kiezen hun eigen kanaal. Daarnaast publiceert communicatie berichten, maar verzorgt het KCC vaak de opvolging. Of worden veel gestelde vragen of discussies via het KCC gedetecteerd, waar communicatie vervolgens op moet acteren met publicaties. Een nauwe samenwerking tussen beiden is dus cruciaal. Dit vraagt op diverse vlakken om een nieuwe aanpak. Want waar organiseer je de website? Waar het contentbeheer? Wie gaat er over communitymanagement? Wie neemt de organisatie op sleeptouw bij een meer ‘van-buiten-naar-binnen’ houding? En hoe zit dat met privacy en archivering? Vanuit deze achtergrond is dit contentbeheerplan opgesteld, waarbij een centraal beheerteam de contentprocessen integraal beheert en optimaliseert.

Zij doorlopen daarbij een continu proces van plando-check-act. Hiermee streven we de volgende doelstellingen na: 

Dienstverlening: verbetering van de dienstverlening aan burgers, bedrijven en instellingen. Mede door het digitaliseren van diverse processen (digitaal waar mogelijk, persoonlijk waar gewenst);



Interne processen: optimaliseren van de efficiëntie en de beheersing van de interne contentprocessen. (We nemen afscheid van de huidige versnippering van verantwoordelijkheden t.a.v. publicaties in Weekblad VIA Stein, op social media, website, intranet, enz. Dit brengen we terug naar één intern serviceloket; het contentbeheerteam.);



Participatie: vergroten van de (actieve) betrokkenheid van de burger bij het bestuur. Maar ook het op sleeptouw nemen van de organisatie die meer ‘van-buiten-naar-binnen’ moet werken.

Op de volgende pagina staan uitgewerkt: P55

Structuur contentbeheerteam en plaats in de organisatie

P57

Rollen en verantwoordelijkheden

P8

Inschatting capaciteit

Rapport Visie op communicatie 2018-2021 • 80

Structuur contentbeheerteam en plaats in de organisatie

Rapport Visie op communicatie 2018-2021 • 81

Het beheer van alle content (teksten, video’s, afbeeldingen, enz.) wordt meer gecentraliseerd. Weliswaar blijft iedere medewerker verantwoordelijk voor de communicatie en dienstverlening van zijn eigen kennisgebieden, maar de kwaliteitscontrole, distributie en verder optimalisatie komt voortaan centraal bij het beheerteam te liggen. Een voorbeeld: Een artikel wordt door de medewerker opgesteld en bij het beheerteam aangeleverd voor plaatsing op de website. De communicatieadviseur signaleert dat dit bericht ook heel aantrekkelijk is voor VIA Stein, Facebook en de kanalen van de DOP. De communicatieadviseur vraagt de redacteur de tekst te redigeren voor plaatsing op betreffende kanalen. De publicist zet het bericht op de verschillende kanalen uit. Hiermee heeft de medewerker nog maar één loket waar hij zich toe moet wenden en wordt tevens de kwaliteit van de communicatie met de doelgroepen verbeterd. Het beheerteam probeert de buiten- en binnenwereld met elkaar te koppelen. Door informatie te halen uit klanttevredenheidsonderzoeken, webstatistieken, webmonitoring en KCC data bepaalt zij of de ingezette strategie werkt of dat er verbetermogelijkheden zijn. Op basis van deze data en de algehele planning stelt zij de belangrijkste thema’s voor die maand vast en past daar de aangeboden content en toptaken op de website op aan.

Voor toekomstige doorontwikkelingen van bijvoorbeeld de website zal een separaat project worden opgestart. Afhankelijk van de benodigde specialisatie zal vanuit het beheerteam een coördinator/projectleider worden aangewezen.

Rapport Visie op communicatie 2018-2021 • 82

Rollen en verantwoordelijkheden Producteigenaar Functie:

Strategisch Communicatieadviseur

Verantwoordelijkheid:

Eindverantwoordelijk voor website, social kanalen, VIA Stein en gemeentegids en aansturing van beheerteam.

Rol:

- Primaire aanspreekpunt voor leveranciers - Contracteigenaar - Budgetbeheerder - Aansturen van beheerteam - Opstellen webbeleid en –strategie (via welk platform communiceren we wat naar welke doelgroep op welk moment).

Contentmanager Functie:

Communicatieadviseur

Verantwoordelijkheid:

Verantwoordelijk is voor de dagelijkse exploitatie en daarmee voor bewaking van de content.

Rol:

- Opstellen, actualiseren en controleren van de vorm, standaarden. - Controleren van de navigatiestructuur. - Controleren van de consistentie van de content. - Zorgdragen voor training en instructie van (nieuwe) eigenaren. - Instrueren van de publicist zodat de content op het goede moment op de juiste plaats en in samenhang gepubliceerd wordt. - Adviseert producteigenaar over webbeleid en –strategie

Adviseur dienstverlening Functie:

Adviseur dienstverlening

Verantwoordelijkheid: Verantwoordelijk voor de digitalisering en optimalisering van de dienstverlening Rol:

- Beheer en doorontwikkeling van e-formulieren - Vertaling van o.a. KCC data naar concrete verbeteracties. - Kijkt samen met producteigenaar en contentmanager naar webbeleid en –strategie

Kennisbeheerder Functie:

Alle medewerkers

Verantwoordelijkheid:

Inhoudsverantwoordelijk

Rol:

Conform de visie op dienstverlening heeft iedere medewerker dienstverlening en communicatie in zijn rugzak. Hetgeen betekent dat

Rapport Visie op communicatie 2018-2021 • 83

zij de inhoud van een onderwerp beheren en waar publicatie gewenst is hiervoor de input (volgens de contentrichtlijnen) aanleveren bij het beheerteam. Input bestaat uit de volledig uitgeschreven publicaties. Dit gaat bijvoorbeeld om de informatie over het product ‘paspoort’ of over een project. (Deze persoon werkt dus niet zelf in het CMS). Dit is geen vrijblijvende rol. Sterker nog, als een onderwerp op de website geen kennisbeheerder heeft dan kan dit onderwerp niet worden gepubliceerd omdat de inhoud immers door niemand wordt gecontroleerd en geactualiseerd. Medewerker blijft verantwoordelijk voor zijn content op de website! Redacteur Functie:

Communicatieadviseur

Verantwoordelijkheid: Verantwoordelijk voor de kwaliteit en consistentie van de teksten Rol:

- Creëren en/of redigeren van aangeleverde content - Nakijken van bestaande content op vorm, stijl, taalfouten, eenheid met rest van de content, etc.

Publicist Functie:

Afdelingsondersteuner Bedrijfsvoering

Verantwoordelijkheid:

Verantwoordelijk voor de laatste controle en het plaatsen van de aangeleverde stukken.

Rol:

- Signaleert kansen in de organisatie en rapporteert deze in Beheerteam. - Heeft een verbindende functie tussen organisatie en beheerteam. - Beheer contentkalender - Beheer CMS website - Beheer CMS intranet (incl. Dagelijks publiceren van berichten uit de media) - Publiceren op social kanalen - Aanleveren van publicaties bij perslijst - Verzamelen van publicaties voor VIA Stein - Verzorgen van de administratieve afhandeling voor VIA Stein - Aanleveren van publicaties bij VIA Stein - Ondersteunt in uitvoering bij ontwikkeling Gemeentegids

Analist Functie:

Adviseur dienstverlening en communicatieadviseur

Verantwoordelijkheid:

Advisering van verbetervoorstellen a.d.h.v. objectieve data

Rol:

De analist(en) monitort alle mogelijke data die hem ter

Rapport Visie op communicatie 2018-2021 • 84

beschikking staat en geeft advies aan het beheerteam over verbetervoorstellen. Applicatie- en systeembeheerder Functie:

Medewerker ICT

Verantwoordelijkheid:

Verantwoordelijk voor het technisch beheer van de online applicaties

Rol:

- Zorgt voor het operationeel houden van de webapplicaties en is eerste aanspreekpunt voor functionele vragen en storingen. - Technisch beheer website - Technisch beheer intranet - Technisch beheer koppelingen tussen applicaties - Technisch beheer van de server zoals serverupdates, logs controle, back-up procedures etc. en of aansturing van interne/externe partij om hiervoor zorg te dragen. - Zorgt voor structuur en faciliteert dat contentbeheerder zijn werkzaamheden kan uitvoeren (rechten binnen het systeem, sjablonen, overzichten, menubeheer, applicatie configuratie etc.). - Gevraagd en ongevraagd advies geven aan beheerteam t.a.v. verbeteracties

CISO Functie:

CISO

Verantwoordelijkheid: Bewaken van informatiebeveiliging Rol:

Treed als adviseur op binnen het beheerteam en adviseert gevraagd en ongevraagd het team over de nodige acties om de informatiebeveiliging te waarborgen.

Rapport Visie op communicatie 2018-2021 • 85

Inschatting capaciteit Voor de medewerkers uit het beheerteam wordt geen extra capaciteit gevraagd. Bij de voorgestelde functies behoren de bijgaande rollen al (deels) tot het vaste takenpakket. Vooral bij de producteigenaar en de publicist zien we hier een duidelijke verschuiving. Voor de producteigenaar geldt echter dat deze verschuiving bijdraagt aan de verdere professionalisering van de communicatie. En in de praktijk voert één van de ondersteuners de taken van publicist al binnen zijn dagelijkse werkzaamheden uit. Wel is het relevant dat de voorgestelde rollen en verantwoordelijkheden worden geformaliseerd binnen de huidige takenpakketten. Naast de rolspecifieke taken komt het beheerteam 1x per week een uur samen. De CISO en de Applicatie- en systeembeheerder op afroep, afhankelijk van de agenda. Nadat een stevig fundament is gelegd zal deze frequentie geëvalueerd worden. Vanuit KING wordt uitgegaan van 2 uur contentbeheer per jaar per pagina. De omvang van de website zal dus ook zeker een rol gaan spelen bij het vaststellen van de benodigde capaciteit. Belangrijk dus om dit in acht te houden bij de verdere invulling van de website. Om echt concreet iets te kunnen roepen over de benodigde capaciteit per rol/functie, zullen de gemaakte uren et eerste kwartaal worden geïnventariseerd en geëvalueerd. Vooralsnog maken we de volgende inschatting. Functie

Benodigde capaciteit

Toelichting

Producteigenaar

5 uur per week

Vooral in de beginperiode zal

(= Strategisch

een stevig fundament gelegd

communicatieadviseur)

moeten worden en verder beleid ontwikkeld worden op de communicatie over de kanalen heen.

Contentmanager/ redacteur/

10 uur per week

Het gaat hier om het volledige

analist

beheer over alle kanalen

(= Communicatieadviseur)

heen.

Adviseur dienstverlening/

5 uur per week

Vooral in de beginperiode zal

analist

het digitaliseren van de

(= Adviseur dienstverlening)

dienstverlening, het updaten

Rapport Visie op communicatie 2018-2021 • 86

van alle huidige communicatiemiddelen (denk aan flyers, brieven, enz.) en instrueren van de medewerkers veel tijd vergen. Kennisbeheerder

1 uur per week?

Publicist

8 uur per week

- VIA Stein: 2 uur p. week (zoals nu toebedeeld aan medewerkers dienstverlening.) - Social: 2,5 uur per week - Publiceren website & intranet: 2,5 uur per week (incl. nieuws uit de media) - Gemeentegids: projectmatig

Applicatie- en

1 uur per week

systeembeheerder: CISO

1 uur per week

Rapport Visie op communicatie 2018-2021 • 87

Bijlage 5: Contentkalender

Rapport Visie op communicatie 2018-2021 • 88