I7.0 Vereniging van Griffiers - Functieprofielen griffie.pdf

1 /a n N a e m Praktijkvo orbeeld Een werkgeverscommissie in een kleine gemeente (21.000 inwoners) stelde zichzelf bij het herijken van de positie van de gemeenteraad heel nadrukkelijk d e vra ag welke karaktereigenschappen passen bij de ambitie van de gemeenteraad. Daarbij speelde de afw eging: zoeken we vooral een vernieuwer en iemand die functioneel ruzie kan maken of zoeke n we vooral die goed kan organiseren en structureren om de bestaande situatie goed te verankeren in goede p roces sen en proce dures. Koppeling met vraag Wij zoeken een procesgriffier. Maar wat is dat eigenlijk? Antwoord De term procesgriffier wordt vaak ge bruikt. Maar de zeggingskracht ervan is b eperkt. Vraag tien mensen wat zij onder een procesgriffier verstaan en de antwoorden zullen verschillen d zijn óf hebben de o veree nkomst dat een procesgriffier in principe echt alles doet wat hem of haar wordt gevraagd. De term p rocesgriffier moet dus uiteen worden gelegd in onde rdelen om b etekenisvol te zijn. M aar dan bent u er no g niet. Want een uitstekende p rocesgriffier kan een n are persoon zijn. Dan heeft u uw d oel v an een goede raadsondersteuner niet gehaald. Een visie op onderste uners b evat dus e en weergave va n function ele é n perso onskenme rken die u in een griffier zoekt.

Basisvraag Een griffier k an inhoudelijk h eel goed gekwalificeerd zijn, maar toch niet goed passe n in onze geme ente. Hoe voorkom je zo'n mismatch? Memo 17

N e c k e r \ / a n N a e m Stap 7: Functiebeschrijving en functieprofiel De theorie Een functiebeschrijving vormt de basis voor het aanstellen, beoordelen, belonen, schorsen en ontslaan van een griffier of een griffiemedewerker. Als een functiebeschrijving ontbreekt is het voor een gemeenteraad niet duidelijk op basis waarvan hij een griffier moet beoordelen en is voor een griffier niet duidelijk wanneer hij/zij goed functioneert. Een goede werkgever is dus verantwoordelijk voor het opstellen van een functiebeschrijving. Wat is een functiebeschrijving? In een functiebeschrijving staat omschreven met welke werkzaamheden een griffier is belast. Een functiebeschrijving vormt met andere woorden de uitwerking van trede 4 (visie raad) en trede 5 (visie ondersteuning). Omdat een functiebeschrijving de rechtspositie bepaalt is het verstandig dat gemeenteraden de functie van de griffier (en de andere functies binnen de griffie) laten waarderen. Hiervoor bestaan speciale functiewaarderingssystemen. Een gemeenteraad kan aansluiten bij het functiewaarderingssysteem dat door de organisatie wordt gebruikt (zie voor aanvullende informatie het kader 'functiewaarderingssysteem'). n de ledenbrief van juli 2011 geeft de VNG lS llLIN K naar ledenbriefjpat gemeenteraden hun eigen unctiewaarderingssysteem kunnen kiezen voor de griffie.

Het heeft echter de voorkeur aan te sluiten }ij het functiewaarderingssysteem van de ambtelijke organisatie. Er moet zoveel mogelijk eenheid zijn. Alleen wanneer er argumenten zijn om af te wijken, dan moet dat kunnen waar het gaat om griffie specifieke zaken. Voor de functiewaardering geldt als voorwaarde dat het functiewaarderingssysteem voor de ambtelijke organisatie geschikt moet zijn om de griffie(r) te kunnen beoordelen. Als het systeem daaraan niet of onvoldoende aan voldoet zal de raad een ander systeem moeten vaststellen. Voldoet het systeem er wel aan (dat zal de werkgeverscommissie dus eerst zelf moeten beoordelen) dan kan het systeem van de ambtelijke organisatie worden gebruikt. Naast een functiebeschrijving wordt er voor het werven van een nieuwe griffier vaak ook een functieprofiel opgesteld. Een functieprofiel heeft geen rechtspositionele werking, maar helpt een kandidaat inzicht te krijgen in de wensen en de verwachtingen van de raad. Een goed functieprofiel bevat dus de uitwerking van trede 4 (de ambitie van de gemeente(raad)), trede 5 (de taken van de griffie) en de vereiste competenties (trede 6). Trede 7 is dus de som van treden 4, 5 en 6. Voorwaarden voor de praktijk / Nuttige handvatten bij het opstellen van een profielschets/functieprofiel is de instructie van de griffier. / Er zijn keuzes bij functiebeschrijving (persoonsgericht, organiek en generiek).

Hoe korter en globaler het beschrijven van een functie, hoe belangrijker het is om met aanvullende instrumenten aan te tonen wat de functie inhoudt. Voorbeelden zijn: benoemingsbesluiten, jaarplannen, jaarverslagen, verslagen van functionerings- en beoordelingsgesprekken. / Functiebeschrijving: onderwerpen die in een functiebeschrijving aanbod komen zijn: • de plaats in de organisatie; • een omschrijving van de taken op het vlak van: advies en bijstand; procesmanagement; het ontwikkelen, innoveren en bewaken van procedures; de logistieke ondersteuning en de leidinggevende taken • de contacten; • de gewenste opleiding en ervaring; • de competenties. Memo 18

\ia r t N a e m Functieprofiel: een functieprofiel heeft vaak een meer wervend karakter en geeft op hoofdlijnen de ambitie van de gemeenteraad weer, de ondersteunende taken en de gevraagde competenties om binnen de geschetste ambitie tot succesvolle invulling te komen van de taken. Ga voor iedere selectieprocedure na of het functieprofiel nog past en stel zo nodig een nieuw functieprofiel op. Tijden veranderen en dus ook gemeenteraden. Kijk daarom minimaal één keer per twee jaar naar de functiebeschrijving en ga na of de functiebeschrijving nog past bij de ambitie van de raad en de context waarbinnen de griffie(r) opereert. Inschaling: vaak wordt als norm voor de inschaling geredeneerd in termen van het aantal medewerkers waaraan leiding wordt gegeven. Het afbreukrisico voor griffiers en griffiemedewerkers is echter groot en er wordt vaak veel van hen gevraagd. Ga dus niet voetstoots uit van aannamen die bij de ambtelijke organisatie gebruikelijk zijn. Praktijkvoorbeeld In een kleine gemeente (13.000 inwoners) was een impasse ontstaan over het functioneren van de griffier. Een deel van de raad vond onder aanvoering van een wethouder dat de griffier niet functioneerde. Een ander deel van de raad vond dat over de rug van de griffier vooral een politieke strijd werd uitgevochten. Een actueel functieprofiel of functiebeschrijving ontbrak.

Ook was er jaren niet aan dossiervorming gedaan rond het functioneren van de griffier. Deze situatie maakte het voor de,werkgeverscommissie en de griffier erg lastig. Geen enkel partij in dit conflict kon zich namelijk beroepen op uitgesproken verwachtingen die waren vastgelegd in (werk) afspraken. De eerste stap die d è ^ werkgeverscommissie zette was het formuleren van een actueel functieprofiel op basis van de ambitie van de gemeenteraad. Koppeling met vraag Waarom is de term 'functie' van belang? Antwoord De term 'functie' staat centraal in de rechtspositie van een ambtenaar. De griffier is een in de Gemeentewet aangewezen functionaris maar is ook een ambtenaar. In artikel 125 van de Ambtenarenwet is vastgelegd wat het bevoegd gezag (= de raad voor de griffier en griffiemedewerkers) moet regelen. Het gaat dan bijvoorbeeld om bezoldiging, arbeidsduur en werktijden, disciplinaire straffen en voorzieningen in verband met ziekte. Om hierover voorschriften te stellen moet de raad vastleggen met welke werkzaamheden de griffier en griffiemedewerkers worden belast. Daartoe stelt de raad een functiebeschrijving en -waardering vast. Basisvraag Hoe stel je een functieprofiel en functiebeschrijving op? Memo 19

N e c k c r ^ v a n N a e Stap 8: Werving en selectie De theo rie Werving en selectie zijn termen die onlosmake lijk met elkaar zijn verbond en. Z e vinden ook achtereenvolgens p laats . Werven betekent het aantrekken van geschikte kan didaten vo or ee n functie. In de vorige tred e is het profiel vastgesteld. U heeft dus een du idelijk beeld o p wie u zoekt. In de fase v an het werven gaat u bekendmaken dat u kandidaten zoekt die aan het p rofiel voldoen. De w erving brengt verschillende activiteiten met zich mee . Zo m oeten afspraken gemaakt over: / de samenstelling van de d elegatie d ie voor en namens de raa d de werving & selectie begeleidt. / de precieze vacaturetekst (inclusief de reactietermijn en de contactpersoon). / de w ijze van bek endm aking van d e vac ature (bijvo orbeeld alleen in lok ale e n regionale media of juist ook in landelijke m edia). / de w ijze waarop u ontvangen motivatiebrieven en CV's g aat beoordelen . / de ke uze of u o p voorhand al kiest voor ge sprekken met e en ruimere selectie v an kandidaten ofwel dat u de w ervingsfase afsluit op basis van ee n schriftelijke beoordeling. De w ervingsfase ein digt met een beeld op de geschiktheid van kand idaten. H ieruit volgt een ke uzebepaling voor kandidaten die, op basis van de informatie die u nu heeft, in principe geschikt lijken voor de functie.

De selectiefase gaat om het maken van een ke uze uit de geschikt geachte kan didaten. Ook deze fase brengt verschillende activiteiten met zich mee. Denk hierbij aan: / de uitnodiging van geschikte kand idate n voor e en gesprek (en het plannen hiervan, zowel qua datum als qua logistiek). / het m aken van een werk- e n rolverdeling voor de sollicitatiegesprekken. / keuzes make n voor eventuele vervo lgges prekk en (inclusief de aard en inhoud hiervan). / gemotiveerd a fwijzen van kandidaten die minder gesch ikt blijken . / het m aken van een keuze voor de m eest g esch ikte kandidaat e n met hem of haa r een arbeidsvoorwaardengesprek voeren . / indien u en de kand idaat tot een overee nstem ming k ome n, dan is het zaak om de selectie af te ronde n door de ka ndidaat voor te dragen tot benoe ming in een raadsvergadering (het be noem en kan niet aan de w erkgeverscom missie worden gedelegeerd of geman datee rd). Voorwaarden voor d e praktijk / Besef dat uw raad weliswaar de griffier en eventuele griffiemedewerkers b enoe mt, maar da t zij werken binn en een gemeentelijke conte xt waarbij zij ook te maken hebben met a ndere spelers. / Zorg dat u altijd beschikt over een duidelijke pro cesplanning voor de werving & selectie. / Investeer i n de voorb ereiding van sollicitatiegesprekken (bijvoorbeeld door ee n oefengesprek te voeren met een griffier van een buurgeme ente).

Regel ondersteuning vanuit p&o met behulp van de dienstverleningsovereenkomst. / U bepaalt als raad, maar een griffier heeft dagelijks ook m et de burgemeester en de gemeente secretaris te maken . Houd er dus re kening mee dat de werkrelaties van de griffier met burg emee ster en gemeentesecretaris een direct effect kun nen hebb en op d e kwaliteit van de raad. / De ideale griffier bestaat niet. Ga dus ook niet naar hem of haar op zoek. / Besef ook dat het goe d borgen van treden 1 to t en met 7 geen waterdichte garantie bied en voor het selectere n van een griffier. / Ook hier geldt mogelijkh eid tot mand aterin g nemen van person ele be sluiten overig griffiepersonee l. Memo 20

N e c k e r ^ u a n N a e Praktijkvoorbeeld Bij de selectie van de nieuwe griffier in een grote gemeente (120.000) voerden kandidaten met twee groepjes van raadsleden gesprekken. Bij het eerste groepje trad ook een van de griffiemedewerkers op als adviseur. Van het andere groepje vormde de burgemeester de adviseur. Op deze manier polste de gemeenteraad in een vroeg stadium het draagvlak voor de te selecteren nieuwe griffier. Koppeling met vraag Wat als er geen geschikte kandidaat bij de sollicitanten zit? Antwoord Als het aanbod van kandidaten naar uw oordeel onvoldoende is, dan moet u zich herbezinnen op de rekrutering. Probeer eerst te achterhalen wat de oorzaken kunnen zijn. Wat valt u op aan de kandidaten die wél gesolliciteerd hebben? Zijn er externe factoren (bijvoorbeeld een vakantieperiode)? Vervolgens kunt u maatregelen nemen. Een voorbeeld is het verlengen van de sollicitatietermijn. Een andere optie is om de vacature ook op andere dan eerder gebruikte manieren kenbaar te maken. Ook kan het zijn dat u wensen en eisen onvoldoende matchen met het aanbod van kandidaten. In dat geval kan het raadzaam zijn om een trede terug te gaan en het profiel nog eens kritisch tegen het licht te houden. Basisvraag Hoe werf en selecteer je een nieuwe griffier? Memo 21

N e c k e r ^ ^ \ / a n N a e m St ap 9: S turen De theorie Als de griffier en de g riffiem edewerkers zijn aangeste ld is het versta ndig om met elkaar te blijven reflectere n op het functioneren . In een goe de werkverhouding gebeurt dat niet allee n tijdens d e formele evalu atiem omenten, maar ook tussentijds. Dit geldt zowel voor het geven van complimenten als het beno emen van aandachtspunten. Naast deze meer inform ele sturing smom enten is het goed op een a antal vaste mom enten teru g en vooruit te kijken tijdens functioneringsgesprekken, maar ook een griffiejaarplan kan een goed middel zijn om te sturen op hele c oncrete resultaten . De griffier heeft als leidinggevende van de griffie een eigen taak ten op zichte van het griffiepersoneel als leidinggevende. G riffier is eindveran twoordelijk voo r functioneren van de g riffie en wordt daarop ook beoo rdeeld doo r de raad. 1 Griffie jaar plan en griffie jaarverslag-, met behulp van een griffiejaa rplan kan d e raa d als w erkgever heel gericht sturen op zaken die naast de geb ruikelijk taken van een griffie extra aandacht verdienen. Op deze manier kan de raad extra a ccenten leggen op zijn eigen ondersteuning . In de reg el doet de griffier hiervoor in overleg met de fracties zelf een voorstel aan de raad.

Het griffie jaarverslag geldt dan als veran twoordingsdocumen t waarin de griffie over het achterliggen de jaar op b asis van he t jaarplan zichtb aar maakt of de geste lde do elen zijn behaald . 2 Functioneringsgesprek: een functioneringsgesprek verschilt van een beoordelingsgesprek. Een functioneringsgesprek is een tweezijdig gesprek dat op verzo ek van zowel d e griffier als de werkgever kan plaatsvinden. In dit gesprek staat het functioneren van de medewerker centraal. Daarnaast biedt een functioneringsg espre k ook ruimte voor reflectie van de griffier op het werk en op de inv ulling van het werkgeverscha p. Het gesprek heeft als d oel de griffier gemotiveerd te h oude n en eventueel bij te sturen. Hiervoor w orden doelen gesteld en a fspraken gemaakt tussen de werkg everscomm issie en de griffier. Het verdient de voorkeur de ze afspraken vast te leggen in e en ve rslag en in een POP (Persoonlijk Ontwikkelpla n). Functioneringsgesprekken dienen hierop gebase erd te zijn. Doorgaans word en de afspraken en doelen aan het begin van een periode g ema akt en kunnen deze tusse ntijds, bij een n ieuw functioneringsg espre k aangepast of bijgesteld. Een functioneringsgespre k kan meerdere kere n per jaar plaatsvinden.

Het functioneringsgesprek he eft als doel om afspraken te ma ken en d oelen te stellen e n na te gaan of de eerder gemaakte afspraken zijn nagekomen e n de gestelde doelen zijn behaa ld. Daarnaast kan de griffier in het functioneringsg esprek reflecteren op de be geleiding door de werkgeverscomm issie en het werken met de raad. D e gem aakte afspraken en gestelde d oelen dienen SM ART geformuleerd te worden. Hier vindt u een format dat u in de praktijk kunt to epassen bij het voeren va n een functioneringsgesprek. Voorwaarden voor de praktijk / Bespreek b ij voorkeur tijdens de sollicitatieprocedure maa r in ie der g eval kort n a de aanstelling van de griffier ho e fiij feedback van de raad krijgt. / Zorg ook buiten de functioneringsgespre kken voor communicatie met de griffier, bijvoorbeeld informeel. / Houd bij voorkeur ie der halfjaar een functionering sgesprek, maar ten minste één keer per jaar. / Besef dat de ve rantwoordelijkheid voor het voeren van een functioneringsgespre k in principe bij u als werkgever ligt, hoewel de griffier in voorkomende gevallen ook het initiatief kan ne men voor een functioneringsgesprek. / Verwar het functioneringsgesprek nie t met een be oordelingsges prek. Een functioneringsgespre k is vooral bedoeld om vooruit te kijken en de wederzijdse verwach tinge n op elkaar af te stemm en. / Houd voor ogen waarom juist deze griffie r beno emd is.

Als hij benoe md is van wege b epaalde persoonlijke ke nmerken, dan is het niet redelijk om na enige tijd ineens hee l andere kenmerken van h em te vragen. / Houd voo rtdurend zicht op het functioneren van de griffier, dus niet alleen in de week vóór het ges prek. Dat betekent dat eventuele voorbeelden tijdens het gesprek m oeten teru gslaan op d e geh ele a fgelopen Memo 22

N e c k e r ^ xMctn N a e periode. Het functioneringsgesprek heeft betrekking op de langere termijn, niet in de eerste plaats op incidenten. / Gebruik voor het voeren van functioneringsgesprekken een format. / De griffier werkt doorgaans nauw samen met de burgemeester. Vraag de burgemeester als belangrijke informant om input te leveren voor het functionerings- en beoordelingsgesprek. Praktijkvoorbeeld Deze tab mag hier verwijderd worden, we hebben er geen inhoud voor Basisvraag In een goede werkrelatie blijf je altijd met elkaar in gesprek. Hoe doe je dat? Gesprekstips 1 Stel vragen zonder meteen het antwoord te suggereren: het is gemakkelijker en voelt comfortabeler om opinies uit te wisselen dan om je te verdiepen in de beweegredenen van de ander. Maar het is de vraag of het ook meer oplevert. Een functioneringsgesprek moet méér zijn dan een uitwisseling van standpunten. Dat betekent dat vragen zo open mogelijk moeten zijn. Suggestieve vragen dragen het antwoord al in zich. Hypothetische vragen ontlokken abstracte antwoorden, die vaak weinig verband met de werkelijkheid hebben. Vragen naar concreet gedrag zijn vaak effectiever: ze leiden naar feitelijke voorbeelden die duidelijk maken wat iemand heeft gedaan en waarom. 2 Vertel en luister, als u problemen inbrengt, laat dan de ander reageren. Hij kan dan iets vertellen over oorzaken en oplossingen.

Timmer het gesprek niet dicht door zelf het hele verhaal te willen vertellen. Een gemeenschappelijke zoektocht naar verbeteringen vergroot het draagvlak voor de voorgestelde oplossingen. 3 Focus niet OP de schuldvraag maar OP de oolossina: om te vermijden dat de ander zich defensief opstelt en zich afsluit voor uw suggesties, is het van belang om samen de problemen te analyseren, vervolgens beider fantasie de vrije loop te laten om te zien welke oplossingen er zijn en vervolgens de mogelijke oplossingen op hun fiaalbaarheid te onderzoeken. Als een van beide partijen zich vastbijt in de schuldvraag, verkleint hij de kans dat het gesprek een gemeenschappelijke analyse en een gezamenlijke oplossing oplevert. 4 Luister actief: actief luisteren kan verbaal en non-verbaal. Een actieve lichaamshouding, oogcontact, instemmend knikken en handgebaren laten zien dat u geïnteresseerd bent in het verhaal van uw gesprekspartner. De 'LSD'-methode kan hierbij behulpzaam zijn: Luisteren, Samenvatten en Doorvragen. Luister aandachtig, vat tussentijds samen in uw eigen woorden en stel open vragen (wie, wat waarom, wanneer, waar, hoe) als iets u niet duidelijk is. 5 Benoem het effect van bepaald aedraa CD uzelf, het gedrag dat deelnemers aan het functioneringsgesprek in het gesprek laten zien, kan een voorbeeld zijn van hun gedrag in andere situaties.

Het benoemen van dat gedrag is dan ook belangrijk in het kader van een functioneringsgesprek. Geef vervolgens aan welk effect dat gedrag op u had. Zulke feedback maakt gedrag bespreekbaar op een manier die de ander ruimte biedt om zijn gedrag toe te lichten of te corrigeren zonder de relatie te verstoren en zonder de ander te beschuldigen. Memo 23

N e c k e r ^ \ / a n N a e Voorbeeld form at functioneringsgesprek Onderwe rpen : / Afspraken komende periode: O Taakafspraken en functievetvulling richting raad, organisatie en griffie; O Overige afspraken met betrek king tot werkomstandigh eden; O Afspraken m et betrekking tot loopbaanontwikkeling/vorm ing en opleiding; / Terugblik afgelopen perio de: O Realisatie van de gem aakte afspraken en gestelde doelen; O Invulling van de griffiersfunctie (richting raad, organisatie en g riffie); O Veran deringen/opmerkingen ten aanzien van de inhoud van de griffiersfu nctie ; O Werkomstandigheden die het functioneren beïnvloed heb ben; O Verzuim (freque ntie, vorm en begeleiding door werkgeverscom missie); / Ontw ikkelings wensen (op basis v an wensen griffier en werkgeverscommissie): O Vaardigheden en competenties; O Vakkennis ; O Loopbaanontwikkeling; O Vorming en opleiding; / Refle ctie op het werk en de bege leiding doo r de werkgeverscommis sie: O Omg ang m et de raad; O Aansturing door de werkgeverscommis sie; O Communicatie e n informatieverstrekking door de werkgeverscommissie; Van het functioneringsgesprek w ordt een v erslag gemaakt waarin de afspraken worden vastgelegd. Dit verslag wordt ondertekend door de voorzitter van de werkgeverscommissie en de griffier en opge nomen in het personeelsdoss ier.

Kopp eling met vraag Wij hebben een format voor functioneringsgesprekke n, maar ik vind het ee n draak va n een formu lier. Ik heb geen gevoel bij de ko pjes , maar het z al wel goe d zijn uit P&O-oogpunt. Antwoord U bent werkgever. D at betekent dat u uit d e voe ten moet kunnen met ondersteunend ins trumentarium. U heeft geen gevoel bij het format. Het is aa n te raden dat u b ij uw collega's en bij de griffier nagaat of zij het gevoel delen. Zo ja, dan is er een goede aanle iding om het format integraal te herzien. Als u de enige bent, die m oeite hee ft met de k opje s, probe er dan specifiek aan te geven waarom u e r moeilijk mee uit de voeten kunt en probeer g ezamenlijk tot aanpa ssing en te komen. In ieder geval moet u er niet op vertrouwen dat 'het wel g oed zal zijn'. Memo 24

V/Cln N a e m Beoordelen De theorie Indien u als werkgever alle voorgaande treden adequaat heeft ingevuld d an beschikt u over alle informatie die n odig is om een oordeel te vellen. Het oordeel dat u velt is geen eenmalige zaak. Uw oordeel gaa t over de wijze waarop de griffier en/of griffie mede werkers invulling ge ven aan hun functie. Voorbeelden van oordelen z ijn: / een uitstekende beoordeling: de mede werker brengt niet alleen meer dan u mag verwachten maar doet dat ook op een feilloze m anier; / een goede beoordeling: de mede werker brengt meer d an u op ba sis van de (formele en informele) functievereisten mag verw achte n; / een voldoende beoordeling: de medewerker presteert zoals u m ag ve rwachten; / een m atige beoordeling: de medewerker presteert op specifieke onderdelen mind er dan u mag venwachten; / een onvoldoende beoordeling: de medewerker scoort over d e geh ele lin ie minder da n u m ag verwachte n; / een slechte beoordeling: in het werk toont d e med ewerker z ich niet ge schikt voor de functie. Omstandigheden kun nen veranderen dus een goed w erkgever m aakt met enige regelmaat een beoordeling. Dat geeft bijvoorbeeld de m ogelijkheid aan een kandidaat om aan ve rbete ring te werken. D e frequentie is doorgaans eenmaal per jaar. Het beoordelingsgesprek heeft als do el het werk en de prestaties van de griffier in de voorliggende periode te beoordelen.

O mdat het beoordelingsg esprek arbeidsrechtelijke gevolge n kan hebbe n, is het van belang dat de griffier tijdig op de hoogte gesteld wordt van de agenda en/of de ges preksonderwerpen van het beoordelingsges prek. Indien ge kozen wordt voor een format, dan d ient dit format bekend te zijn bij de griffier. Eventuele extra gespreksonderwerpen moeten eveneen s tijdig bekendg emaakt worden. Een beoordelingsgesprek komt niet uit de lucht vallen. Het vormt een afsluiting van een cyclu s waa rin werkgever en werknemer in gesprek zijn en afspraken m aken over het functioneren en de o ntwik keling van de w erknem er. De inho ud van een beoo rdeling mag dan oo k gee n nieuwe eleme nten (verw achtingen, kritiek) bevatten ten opzichte van eerdere contactmom enten. Wel kan de beoo rdeling tot emoties le iden (bijvoorbeeld vreugde m aar ook teleurstelling, woede of verdriet). H et is daarom van groo t belang om in een beoordelingsgesprek snel tot de kern van de zaak te komen én om uw oordeel goed te motiveren (schriftelijk en mondeling). Als na verloop van tijd blijkt dat iemand niet bekwaam of gesc hikt is voor de functie (en diegene d aar ondubbelzinnig op is gewezen en d e kan s heeft gekregen zijn of haar functioneren te verbeteren) is het verstandig e en personeelsad viseur in de hand te nemen om d e mogelijke stappen in kaart te brengen.

Zorgvuldigheid staat in een dergelijk p roces voorop. Zonde r dossier is ontslag niet of nauwelijks mogelijk. Hier vindt u een format voor he t voeren van een beo ordelings gesp rek. Voorwaarden voor de praktijk / Beoordeel niet alleen de griffier en griffiemedewerkers maar be oordeel óók uw eigen invulling van het werkgeverschap kritisch. / Besef dat e r consequenties volgen uit een be oordeling (namelijk om acties uit te zetten en m aatregelen te nemen). Besef ook da t er con sequ enties vo lgen uit een tren d in m eerde re beoordelingen. In de handreiking 'De (rechts)positie griffie(r) in het decentrale b estuur" van de Vereniging van G riffie rs, Memo 25

v a n N a e m Raadslid.nu en de VNG gaan de paragrafen 5.5 en 5.6 over het optreden tegen ongewenst gedrag en ontslag. Deze maatregelen komen in beeld bij opeenvolgende, slechte beoordelingen. Bij opeenvolgende, goede beoordelingen moeten u en de griffier zichzelf de vraag stellen of er nog genoeg uitdaging is. / U bent werkgever. Het kan zijn dat de griffier om hem of haar moverende redenen uitziet naar een nieuwe baan. Een goed werkgever raakt hiervan niet in de war maar probeert de medewerker de faciliteren bij het zoeken naar een (nog) beter passende betrekking. / Ga periodiek na of uw griffier voldoende wordt uitgedaagd door zijn werk. / Stel u als werkgeverscommissie op de hoogte van de scholingsmogelijkheden voor griffiers. / Regel goed of u als werkgever de beoordeling van het griffiepersoneel mandateert aan de griffier of niet. / Een klacht over het functioneren van een griffier vereist een heel zorgvuldig nagaan van de achtergronden. Neem een klacht niet zomaar aan. Een goed werkgever verdiept zich in de materie en schiet niet te snel in een oordeel. Praktijkvoorbeeld n een grote gemeente is de griffier benoemd voor een bepaalde tijd (vier jaar). Dit betekent dat er op vaste nomenten een beoordelingsmoment is of de griffier voldoet aan de heersende wensen en verwachtingen treden 4, 5, 6 en 7).

Als de zittende griffier hieraan voldoet dan is sprake van een herbenoeming. Vraag Wij zijn tevreden over onze griffier. Onze griffier zit bovendien op het maximum van de arbeidsvoorwaarden. Wij hebben de griffier dus niets te bieden en dan is een beoordeling overbodig. Antwoord Een beoordeling kan rechtspositionele gevolgen hebben, maar dat hoeft niet. De werkgever geeft in een beoordelingsgesprek een kwalificatie aan het functioneren van de werknemer. Die kwalificatie staat op zichzelf en dus los van eventuele (rechtspositionele) consequenties of een besluit met betrekking tot de beloning. In dit geval is voorstelbaar dat een beoordelingsgesprek niet jaarlijks maar om het jaar plaatsvindt. Basisvraag Hoe voer je een beoordelingsgesprek? Memo 26

N e c k ( v /a n N a e m Voorbeeld format beoordelin gsgesprek / Competenties O Visie ; O Advie svaardigheden; O Politiek bestuurlijke ge voelighe id; O Flexibiliteit; O Integ riteit; O Ken nis; O Onafhankelijkheid. / De geleverde pre staties: O Resu ltaten en ontwikkeling ten aanzien van de a fgesproken presta ties; / Verhouding griffier - raad: O Rela tie, on twikkeling, ondersteuning; O Resultaatgericht gewerkt; O Volgens afspraak en plannin g gew erkt; O Samenwe rking; / Positionering raad richting bestuurlijke driehoek en organisatie: O Vertegenwoordig ing va n de raad richting bes tuurlijke d riehoek en organisatie; O Strategisch denken voor de raa d richting bestuurlijke driehoek en organisatie; O Verantwoordelijkheid ne men voor d e raad; O Samenwe rking; / Orga nisatie van en samenwerking binnen de griffie: O Leidinggeven, inspireren en motiveren; O Tevreden m edew erkers; O Sfee r; O Samenwe rking; / Werkomstandigheden en invloed daarvan op het functioneren. / Onderhouden contact De uitkomsten van he t gesprek w orden in een beoordeling sform ulier vastg elegd , onde rtekend door de voorzitter van de werkgeverscommissie en de g riffier en opgenome n in het personeelsdossie r. Memo 27

N e c k e r ^ u a n N a e Overzicht van Links: 1: http://www.ariffiers.nl/Thema s en dossiers/Griffier/Rech ts positie/Rechtspositie en werkaeverschaD?trai nina= EC12 01 2: http://www.ariffiers.nl/Thema s en dossiers/Griffier/Rech ts positie/Rechtspositie en werkaeverscha p?trai nina ^EC 1201 3: http://www.ariffiers.nl/Thema s en dossiers/Griffier/Rech ts positie/Rechtspositie en werkaeverscha p?trai nin a=EC l20 1 Memo 28