I7.0 Vereniging van Griffiers - Functieprofielen griffie.pdf

VERENIGING ^ R A A D S L I D N U VAN GRIFFIERS ^ N E D E R L A N D S E V E R E N IG IN G V O O R R A A D S L E D E N Inge kom en d.d. ^ Gemeente Steenwijkerland T.a.v. Werkgeverscommissie van de raad Zaaknummer: Reeks : Postbus 162 8330 AD STEENWIJK *^tee nwlj kerla nd -3 FEB 2017 Den Haag 31 januari 2017 Betreft Functieprofielen griffie Beste leden van de werkgeverscommissie, Met deze brief vragen we aandacht voor de functiewaardering van de griffier en de griffiemedewerkers. Raadslid.Nu heeft u eerder, in oktober 2015, een brief gestuurd met het verzoek om te wachten met het invoeren van HR21 voor de griffie. HR21 is het sectorale functiewaarderingssysteem gemeenten dat de VNG in 2011 heeft ingevoerd. Doel daarvan was om meer eenheid en eenduidigheid te krijgen op het gebied van belonen bij gemeenten en minder belemmeringen in de arbeidsmobiliteit. Raadslid.Nu en de Vereniging van Griffiers (VvG) kunnen zich niet vinden in de HR21- profielen voor griffiers en zijn niet tevreden over de indeling in drie soorten griffiers. Daarnaast zijn er in HR21 geen specifieke profielen opgenomen voor de overige functies op de griffie. In de HR21-beschrijving en -waardering is naar onze mening te weinig oog voor het unieke van deze functies, te weten: het werken in een politiek-bestuurlijke context met de daaraan verbonden functie-eisen én afbreukrisico's.

Overleg met de VNG (de beheerscommissie HR21 van het College van Arbeidszaken) heeft niet geleid tot wijzigingen in de griffierprofielen of tot het opnemen van de griffiemedewerker profielen in het functiewaarderingssysteem. Pagina 1 van4

VERENIGING r ^ R A A D S L I D N U VAN GRIFFIERS ^ N E D E R L A N D S E V E R E N IG IN G V O O R R A A D S L E D E N De VvG heeft daarom in nauwe samenwerking met Raadsiid.Nu en met subsidie van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties profielen op laten stellen voor de griffier en voor de medewerkers op de griffie. Bijgaand treft u deze profielen aan. Er is gekozen voor één profiel voor de griffier, net zoals dat ook geldt voor de gemeentesecretaris. Uitgangspunt is dat de taken die in de profielen staan beschreven door iedere griffier vervuld worden, maar dat de mate waarin (hoeveel, hoe vaak) kan variëren per gemeentegrootte of behoefte van de raad. Daarnaast zijn er profielen opgesteld voor de functies van commissiegriffier/raadsadviseur, communicatieadviseur griffie, griffiemedewerker en officemanager griffie. Wat moet er nu met deze profielen gebeuren? U kunt, als werkgeverscommissie, met de profielen in de hand met zowel de afdeling HRM als met uw eigen griffier in gesprek gaan over de gewenste invulling van het ambt. Daarbij gaat het niet alleen om de ondersteuning door de griffier zoals die nu wordt geleverd, maar ook om het gesprek over de mogelijkheid om de ondersteuning op een hoger, strategischer niveau te krijgen waarmee de raad de uitdagingen van nu en de toekomst aan kan.

Griffiers spelen immers een steeds belangrijker rol als ondersteuner van de volksvertegenwoordigers, ü als volksvertegenwoordiger gaat steeds meer opereren in een ander maatschappelijk krachtenveld dan voorheen. Denk aan ontwikkelingen op het gebied van burgerinitiatieven, andere vormen van burgerparticipatie en van regionale samenwerking. Daar komt bij dat de gemiddelde zittingsduur van raadsleden afneemt. Raadsleden komen door deze verandering in een andere positie terecht en mogen bij hun zoektocht rekenen op griffiers die hen op professionele wijze ondersteunen. Er Is nu één profiel voor de griffier beschikbaar, en dan? Het is voor griffiers van belang dat duidelijk is wat er van hen wordt verwacht. Daarbij gaat het niet alleen om de rol die de griffier momenteel daadwerkelijk voor de raad vervult, maar ook om het beschrijven van hetgeen van de griffier venwacht mag worden. Ga daarom het gesprek met uw griffier aan en stel bij veranderingen het nieuwe profiel vast, met de bijbehorende waardering (salarisschaal). De vertaling van het profiel naar een salarisschaal is een aangelegenheid van de gemeenteraad ais werkgever. Bestaande functiewaarderingsystemen kennen met name veel punten toe aan leidinggevende taken. Griffiers scoren daardoor regelmatig te laag omdat griffies in de regel een beperkte formatie kennen.

Voor de specifieke rol van de griffier en het krachtenveld waarin deze functionaris opereert worden relatief weinig punten toegekend. Pagina 2 van4

VERENIGING ^ R A A D S L I D N U VAN GRIFFIERS ^ N E D E R L A N D S E V E R E N IG IN G V O O R R A A D S L E D E N terwijl het vak veelzijdig is. Naast politieke sensitiviteit is veel initiatief vereist op snijvlak tussen raad, college en ambtelijke organisatie, met het daarbij behorende afbreukrisico. Griffiers hebben regulier overleg met de burgemeester en de gemeentesecretaris in de gemeentelijke driehoek. Het is voor de gemeenteraad dan ook van belang dat de griffier als ondersteuner van de raad voldoende positie krijgt om als gelijkwaardige partner in de driehoek te functioneren. In bijgaande overzicht wordt inzichtelijk gemaakt per gemeentegrootte hoe de burgemeester en de gemeentesecretaris zijn ingeschaald en de bandbreedte die kan worden gehanteerd voor de inschaling van de griffier. De gemeentesecretaris is immers de eerste adviseur van het college, terwijl de griffier de eerste adviseur van de raad is. De profielen en het overzicht zijn bedoeld om (het gesprek over) de inschaling te faciliteren. Het is voor werkgeverscommissies van groot belang te onderkennen dat de raad het bevoegde gezag is over de griffier. Dat betekent ook dat de raad niet verplicht is het door het college gehanteerde functiewaarderingssysteem en de daarbij behorende, door de gemeente gekozen conversietabel te volgen.

Werkgeverscommissies kunnen zich laten adviseren door de afdeling HRM, maar kunnen zich ook laten adviseren door een of meer externe deskundigen. Raadslid.Nu en de VvG wijzen er op dat gemeenteraden soms de neiging hebben om hun eigen ondersteuning op sobere wijze te organiseren, tenwijl juist de gemeenteraad als hoogste orgaan er belang bij heeft uitstekend ondersteund te worden, niet alleen qua administratie, maar ook op strategisch niveau. Beide organisaties pleiten daarbij niet per definitie voor grotere griffies, maar wel voor een goede match tussen de gewenste ondersteuning van de raad en de inrichting van de griffie. Zie voor rol en taakverdeling tussen werkgeverscommissie en de griffie ook het stappenplan over goed werkgeverschap van de raad dat als bijlage aan deze brief is toegevoegd. Wat te doen als de profielen van de griffie van uw gemeente al beschreven zijn en gewaardeerd via HR 21? In het geval de werkgeverscommissie en de griffier tevreden zijn over het functieprofiel van de griffier is er geen directe reden om nu iets te gaan veranderen. Het gesprek over de ambities met de griffier en de ondersteuning kunt u natuurlijk al wel aangaan! Blijkt in de toekomst dat het profiel niet meer passend is, dan is dat een moment om over te gaan op het geadviseerde profiel.

Voor zover het gaat om de functiebeschrijving en waardering van griffiemedewerkers kan eenzelfde afweging worden gemaakt. Pagina 3 van 4

VERENIGING ^ R A A D S L I D N U N E D E R L A N D S E V E R E N IG IN G V O O R R A A D S L E D E N Heeft u vragen? Op de website van de vereniging (www.griffiers.nl) is een lijst opgenomen van vragen en antwoorden. Als u vragen heeft kunt u contact opnemen met het bureau van de VvG via info@ariffiers.nl. Het onafhankelijke Adviesbureau De Jongh uit Middelburg heeft de VvG begeleid in het opstellen van de profielen. De heer L. de Jongh (www.adviesbureaudeionah.nl, lou@adviesbureaudeionah.nl, 06-53964379) is beschikbaar om vragen naar aanleiding van het bovenstaande te beantwoorden. Bij meer complexere vragen zal een vergoeding worden gevraagd. Met vriendelijke groet, AK> Mark den Boer Renée Wiggers Voorzitter Raadslid.Nu Voorzitter Vereniging van Griffiers Bijlagen: • Functieprofielen voor - griffier - commissiegriffier/ raadsadviseur - communicatieadviseur griffie - griffiemedewerker - officemanager griffie • Overzicht functieschalen • 10 treden van goed werkgeverschap Pagina 4 van 4

FUNCTIEBOEK GRIFFIE Functiebeschrijving Functiebenaming : Griffier Functiecode :0 01 Afdeling * • Cluster • • ^ Formatie • Datum beschrijving Datum vaststelling : Plaats in de organisatie; Is direct verantwoording verschuldigd aan de gemeenteraad. De functie vereist een zelfstandig optreden. Doel van de functie; Ondersteuning van de gemeenteraad bij het vervullen van de aan de raad toegekende verantwoordelijkheden en zorgdragen dat de raad zijn verantwoordelijkheid optimaal kan waarmaken. Het innemen van een spilfunctie in het lokale bestuur. Functie-inhoud: Adviseren Raad en verlenen ondersteuning: • Treedt op als eerste aanspreekpunt en eerste adviseur van de gemeenteraad, de raadsvoorzitter, het presidium, de raadscommissies, de raadsfracties en de raadsleden zowel gevraagd als ongevraagd; • Stimuleert de professionalisering van raad en raadsfracties inzake de effectiviteit van de bijdrage aan het besluitvormingsproces. Ondersteunt en faciliteert raad en raadsfracties bij hun professionalisering. • Bereidt raadsvergaderingen voor, ondersteunt en neemt deel aan raadsvergaderingen, draagt zorg voor totstandkoming termijnagenda raad.

Bewaakt het nakomen van toezeggingen aan de raad en raadscommissies en bewaakt de afdoening van moties, amendementen, initiatiefvoorstellen, voorstellen en vragen van de raad; • Ondertekent (mede) raadsbesluiten en van de gemeenteraad uitgaande stukken; • Adviseert over en ondersteunt de gemeenteraad bij bijzondere onderzoeken en activiteiten zoals hoorzittingen, raadsonderzoeken en rekenkameronderzoeken; • Adviseert de raad op het gebied van strategische positionering, organisatie en werkwijze, de consequenties van de kader stellende en toetsende taken van de raad voor haar positionering; • Adviseert in processen van richtinggevende formulering van strategische beleidsconcepten door de gemeenteraad; • Adviseert de raad over (nieuwe) vormen van opendialoog tussen burgers en de plaatselijke politiek (communicatiebeleid, vormen van burgerparticipatie); • Is eindverantwoordelijk voor de organisatie en uitvoering van secretariële, administratieve en logistieke ondersteuning van de raad, commissies en politiek.

Adviseren inzake bestuurlijke vernieuwing: • Adviseert inzake de rol, de functie en positie van de gemeenteraad en de raadscommissies als onderdeel van het gemeentebestuur in het lokale politiek-bestuurlijke besluitvormingsproces; • Doet voorstellen aan het presidium en de raad voor het verder ontwikkelen van de duale bestuurspraktijk, zowel qua structuur als cultuur en stemt deze voorstellen af met de leden van het college en de ambtelijke organisatie; • Initieert verbetertrajecten inzake bestuurlijke vernieuwing, trekken deze projecten en jagen deze projecten ook aan;

• Levert een bijdrage aan de strategische ontwikkeling van de gemeente; • Neemt deel aan strategische bestuurlijk-ambtelijke projecten. Bevorderen van politiek-bestuurliik-ambteliike verhoudingen; • Bevordert de besluitvorming door de gemeenteraad door het ontwerpen, bewerkstellingen en stroomlijnen van werkwijzen en procedures; • Draagt zorg voor een goede kanalisering en stroomlijning van de informatievoorziening van en naar de gemeenteraad door actief toe te zien op de kwaliteit en compleetheid van aangeleverde informatie in het licht van gemaakte (werk) afspraken en toezeggingen; • Bewaakt mede de scheiding van rollen en verantwoordelijkheden van alle betrokken partijen bij het politieke besluitvormingsproces.

Spreekt betrokkenen hierop aan en draagt bij aan een uitgebalanceerde positiebepaling van de raad; • Initieert in lokale driehoek (burgemeester, secretaris, griffier) de strategische, procedurele en inhoudelijke vraagstukken betreffende de raad; • Neemt in, beoordeelt en ziet toe op verzoeken om ambtelijke bijstand en het maken van afspraken daarover met de gemeentesecretaris en managers; • Bewaakt de budgetten van de raad, signaleert budgetoverschrijdingen en adviseert over de wijze van omgaan hiermee en draagt zorg voor het opstellen van rapportages; • Draagt zorg voor een optimale afstemming tussen gemeenteraad enerzijds en de ambtelijke organisatie anderzijds; • Voert evaluaties uit en adviseert over consequenties, aanpassingen en alternatieven.

Verzorgen van externe profilering van de gemeentelijke organisatie: • Fungeert als eerste aanspreekpunt bij vragen en verzoeken van derden over raadsaangelegenheden; • Draagt zorg voor een herkenbare positie van de raad en de raadsgriffie voor onder meer burgers, instellingen en de gemeentelijke organisatie; • Geeft vorm aan beleid en uitvoering met betrekking tot de communicatie door en over de raad, zowel binnen de gemeentelijke organisatie als naar burgers en derden; • Draagt zorg voor organisatie en facilitering van raadsbrede activiteiten richting bevolking, waaronder wijkbezoeken, inspraakavonden en dergelijke; • Onderhoudt actief contacten en netwerken met andere griffiers; • Onderhoudt contacten met vertegenwoordigers van de lokale samenleving, bedrijven, instellingen, media en burgers. • Behartigt belangen van de raad in de regionale samenwerking.

Leidinggeven aan de griffie: Coördineert de inzet van medewerkers en middelen en stuurt de werkzaamheden aan in het kader van de ondersteuning van de gemeenteraad en van individuele raadsleden; Coacht medewerkers, voert rechtspositionele gesprekken met medewerkers en adviseert over te nemen besluiten; Draagt zorg voor de selectie van nieuwe medewerkers, voert functionerings-en beoordelingsgesprekken en stelt samen met de medewerkers een persoonlijk ontwikkelingsplan op; Begeleidt en verzorgt de implementatie van veranderingen en vernieuwingen; Bevordert de samenwerking tussen de medewerkers zowel binnen de griffie als tussen de griffie en de ambtelijke organisatie en met andere samenwerkingsverbanden; Stelt planningen, ramingen, rapportages, ken-en stuurgetallen betreffende de griffie en de gemeenteraad. Competenties; - Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid; - Visie; - Onafhankelijk; - Initiatief nemen; Functieprofiel griffier versie juli 2016 Pagina 2

- Stress bestendig; - Overtuigingskracht; - Leidinggevende capaciteiten. Indicatieve functie-eisen en competenties; Academisch Werk- en denkniveau; Breed inzicht in politiek-bestuurlijke verhoudingen en besluitvormingsprocessen; Vaardigheid in het ontwikkelen, uitdragen en verdedigen en het beïnvloeden van politieke bestuurders inzake voorgestelde of gekozen strategische oplossingsrichtingen; Goede communicatieve vaardigheden; Overtuigingskracht. Contacten; Intern: Raad(sleden), burgemeester, gemeentesecretaris, wethouders, ambtelijk management, andere sleutelfiguren in de organisatie. Extern: Andere overheden en bestuurslichamen, burgers, bedrijven, belangenorganisaties. Functieprofiel griffier versie juli 2016 Pagina 3

FUNCTIEBOEK GRIFFIE Functiebeschrijving Functiebenaming Commissiegriffier/tevens plaatsvervangend griffier. Functiecode Afdeling Cluster - Formatie Datum beschrijving Datum vaststelling Plaats in de organisatie; De werkzaamheden worden, met een grote mate van zelfstandigheid, verricht onder verantwoordelijkheid van de griffier. Doel van de functie; Een correct en efficiënt verloop van het proces van bestuurlijke besluitvorming door het leveren van administratief/bestuurlijke en secretarieel/administratieve documentaire ondersteuning aan griffier, gemeenteraad en presidium bij voorbereiding, verloop en afwikkeling van raadsvergaderingen. Treedt indien nodig op als plaatsvervangend griffier. Functie-inhoud; Het verrichten van ondersteunende en administratief-organisatorische werkzaamheden: • Het voeren van het secretariaat van de raadscommissies, waaronder de (zorg voor) verslaglegging; • De procesmatige en procedurele ondersteuning aan de raadscommissies, waaronder de voorbereiding en vaststelling van (termijn) agenda's; • Het voeren van overleg met de commissievoorzitters over de agendavoorbereiding en bepaling; • Het geven van advies over algemeen bestuurlijke zaken en inhoudelijke ondersteuning aan commissievoorzittersZ-leden; • Het realiseren en bewaken van de secretariële, administratieve, logistieke en facilitaire ondersteuning.

Het inhoudelijk en procedureel ondersteunen van d e griffie : Het in overleg met de griffier mede begeleiden en ondersteunen van de gemeenteraad in zijn volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende functies en het verder inhoud geven aan een duale werkwijze met bijbehorende cultuuromslag; Ondersteuning bij besluitvorming en bestuurlijke processen en de bewaking van gedane toezeggingen; Draagt zorg voor de informatievoorziening t.b.v. de raadscommissies, zowel binnen als buiten de gemeentelijke organisatie; Het samen met de griffier mede inhoud geven aan een goede afstemming tussen de verantwoordelijkheden van de raad en die van het college; Coacht zo nodig raads- en commissieleden; Bijdrage leveren aan de verdere ontwikkeling van de griffie en de griffiefunctie. Functieprofiel commissiegriffier/raadsadviseur versie juli 2016

Competenties: -Politieke sensitiviteit; -Goede schriftelijke en mondelinge uitdrukkingsvaardigheid; -Stress bestendig Indicatieve functie-eisen: HBO Werk- en denkniveau; Inzicht in politiek-bestuurlijke verhoudingen en besluitvormingsprocessen; Certificaat opleiding Commissiegriffier. Belangrijkste contacten: Intern: Griffier, raad(sleden), burgemeester, gemeentesecretaris, wethouders, ambtelijk management, andere sleutelfiguren in de organisatie. Extern: Andere overheden en bestuurslichamen, burgers, bedrijven, belangenorganisaties.

FUNCTIEBOEK GRIFFIE Functiebeschrijving F unctiebenaming Communicatieadviseur Griffie Functiecode Afdeling Cluster - Formatie Datum beschrijving Datum vaststelling Plaats in de organisatie; De werkzaamheden worden, met een grote mate van zelfstandigheid, verricht onder verantwoordelijkheid van de Griffier. Doel van de functie; Ontwikkelen en adviseren van de gemeenteraad, de voorzitter, de leden en de door de gemeenteraad ingestelde commissies op het gebied van zowel de in-als de externe communicatie. Functie-inhoud: Adviseren op het gebied van communicatie; Adviseert en ondersteunt de griffie, de gemeenteraad, de voorzitter en de door de gemeenteraad ingestelde commissies op het gebied van in-en externe communicatie; Stelt communicatieplannen op ten behoeve van complexe zaken; Coördineert en bewaakt de communicatie vanuit vastgestelde beleidskaders; Aanspreekpunt voor de (leden van de) raad voor in-en externe contacten; Ontwikkelt de huisstijl en draagt zorg voor de implementatie en bewaking hiervan; Voert de eindredactie over de informatie van de gemeenteraad en commissies in de lokale huis-aan huiskrant, intranet en internet; Is verantwoordelijk voor opzet en redactie van de website van de gemeenteraad; Organiseert werkbezoeken en hoorzittingen; Verrichten van voorlichtingsactiviteiten: Is mede woordvoerder in contacten met de media en burgers; Schrijft teksten en speeches

voor de griffier, voorzitter en leden van de gemeenteraad en commissies; Fungeert als gespreksleider bij (interactieve) bijeenkomsten voor burgers; Onderhoudt de contacten met de media; Redigeert de persberichten voor de gemeenteraad; Draagt zorg voor presentaties t.b.v. in-en externe bijeenkomsten. Competenties: Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid; Stressbestendig; Flexibel; Overtuigingskracht. Versie juli 2016

Indicatieve functie-eisen; HBO Werk- en denkniveau; Breed inzicht in politiek-bestuurlijke verhoudingen en besluitvormingsproces. Belangrijkste contacten; Intern: Raad(sleden), burgemeester, gemeentesecretaris, wethouders, ambtelijk apparaat. Extern: Andere overheden en bestuurslichamen, burgers, bedrijven, belangenorganisaties, media. Functieprofiel communiatieadviseur versie juli 2016

FUNCTIEBOEK GRIFFIE Functiebeschrijving Functiebenaming Griffiemedewerker Functiecode Afdeling Cluster - Formatie Datum beschrijving Datum vaststelling Plaats in de organisatie; De werkzaamheden worden, met een grote mate van zelfstandigheid, verricht onder verantwoordelijkheid van de griffier. Doel van de functie: Een correct en efficiënt verloop van het proces van bestuurlijke besluitvorming door het leveren van administratief/bestuurlijke en secretarieel/administratieve documentaire ondersteuning aan griffier, gemeenteraad, presidium en rekenkamer bij voorbereiding, verloop en afwikkeling van raadsvergaderingen e.d.

Functie-inhoud: Het verrichten van ondersteunende en administratief-organisatorische werkzaamheden: Verleent ondersteuning bij het opstellen van de conceptagenda's van raads-en commissieagenda's en van presidium; Bereidt in overleg met de griffier de raadsagenda voor; Draagt zorg voor geluidsopnames en verslaglegging van de raadsvergaderingen en commissievergaderingen; Is verantwoordelijk voor de logistieke procesgang van de raad, presidium en raadscommissies; Bewaakt de voortgang in het afdoen van raadscorrespondentie; Verzorgt de inkomende -en uitgaande post; Is aanspreekpunt voor de (leden van de) raad voor facilitaire zaken; Verleent ondersteuning bij werkbezoeken en hoorzittingen; Legt de post voor de raad ter inzage in de fractiekamer Verzorgt de informatieverstrekking aan de gemeenteraad: Verzorgt ondersteuning bij besluitvorming en bestuurlijke processen; Monitort de uitvoering van raadsbesluiten door het college; Is belast met het voorbereiden en/of organiseren van onderzoeksvragen of initiatiefvoorstellen; Legt en onderhoudt contacten met de media die voor de raad van belang zijn; Verschaft informatie over producten/diensten van de griffie aan derden; Organiseert en faciliteert raadsactiviteiten; Beheert en onderhoudt de website voor de raadsleden en adviseert over de opzet; Is mede verantwoordelijk voor de communicatie m.b.t. procedures naar de organisatie.

Competenties: Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid; Stressbestendig; Functieprofiel griffiemedewerker versie juli 2016

Resultaat gericht; Samenwerken. Indicatieve functie-eisen: MBO werk-en denkniveau; Inzicht in politiek-bestuurlijke verhoudingen en besluitvormingsprocessen; - Certificaat opleiding Griffiemedewerker. Belangrijkste contacten; Intern: Griffier, raad(sleden), burgemeester, gemeentesecretaris, wethouders, ambtelijke organisatie; Extern: Andere overheden en bestuurslichamen, burgers, bedrijven, belangenorganisaties.

FUNCTIEBOEK GRIFFIE Functiebeschrijving F unctiebenaming Office manager Functiecode Afdeling Cluster Formatie Datum beschrijving Datum vaststelling Plaats in de organisatie; De werkzaamheden worden, met een grote mate van zelfstandigheid, verricht onder verantwoordelijkheid van de Griffier. Doei van de functie: Het secretarieel en organisatorisch ondersteunen van de griffie in de meest ruime zin van het woord. Functie-inhoud: Het verzorgen van de correspondentie, notities, opstellen en verwerken van verslagen. Selecteert de inkomende (elektronische) post naar prioriteit, zoekt hier eventueel bijbehorende dossiers/stukken bij en legt de stukken ter afhandeling voor aan de griffier; Stelt zelfstandig correspondentie op en verwerkt correspondentie en andere bescheiden van inhoudelijke aard aan de hand van summiere aanwijzingen; Handelt de correspondentie (kopiëren, registreren, distribueren en/of verzenden) en documenten af en controleert uitgaande correspondentie op huisstijl, grammatica en spelling. Het faciliteren en verbeteren van werkprocessen. Coördineert de administratieve werkzaamheden binnen de Griffie; Fungeert als aanspreekpunt ten behoeve van in-en externe relaties; Richt (digitale en fysieke) archiefsystemen in en beheert deze; Houdt enkele administraties c.q.

registraties bij en verstrekt informatie daaruit; Signaleert verbetermogelijkheden in de eigen werkprocessen en voert deze door; Bewaakt budgetten waar de griffier voor verantwoordelijk is door te controleren op juistheid van nota's, declaraties e.d. en signaleert tijdig mogelijke overschrijdingen. Het organiseren en realiseren van overlegmomenten: Organiseert op verzoek van de griffier in-en externe bijeenkomsten en vergaderingen; Bereidt bijeenkomsten/vergaderingen voor, stelt de agenda op, maakt vergaderstukken gereed en distribueert deze; Notuleert bijeenkomsten, maakt verslagen en/of samenvattingen; Maakt afspraken voor de griffier, bewaakt de agenda en attendeert op gemaakte afspraken. Competenties: Kwaliteitsgericht; Goede communicatieve vaardigheden; Accuraat; Stressbestendig; Klantgericht; Functieprofiel officemanager versie juli 2016

Indicatieve functie-eisen: MBO werk- en denkniveau; Kennis van politiek-bestuurlijke verhoudingen en besluitvormingsprocessen. Belangrijkste contacten: Intern: Raad(sleden), burgemeester, gemeentesecretaris, wethouders, ambtelijk apparaat. Extern: Andere overheden en bestuurslichamen, burgers, bedrijven, belangenorganisaties.

Inschaling griffier klasse 1 aantal inwoners 1 to t en met 8.000 2 8.001-14.000 3 14.001-24.000 4 24.001-40.000 5 40.001-60.000 6 60.001-100.000 7 100.001-150.000 8 150.001-375.000 9 375.001 en meer schaal bgm BBRA(rijks) schaal 13 schaal 14 schaal 15 schaal 16 schaal 17 schaal 18 schaal 19 schaal 20 schaal 21 bezodiging secretaris (CARUWO) bezoldiging griffiers toelichting schaal 12 schaal 13 schaal 14 schaal 15 schaal 16 schaal 17 schaal 18 schaal 19 schaal 20 schaal schaal schaal schaal schaal schaal schaal schaal schaal 10 t/m 12 10 t/m 12 11 t/m 1 3 12 t/m 14 13 t/m 15 14 t/m 16 15 t/m 17 16 t/m 18 17 t/m 19 toelichting: De bovenstaande tabel is gekoppeld aan de bezoldigingsbedragen voor burgemeesters per 1 januari 2016 uit de BBRA(rijksregeling) De bandbreedte geeft de ruim te aan waarbinnen de werkgeverscommissies individuele afwegingen kunnen maken. Voor de overige functies op de griffie word t geadviseerd aan te sluiten bij de conversietabel welke in de gemeente geldt voor de overige ambtenaren. Let wel: de werkgeverscommissie bepaalt hoe de inschaling plaatsvindt, aansluiten bij de gemeentelijke conversietabel wordt vanuit loopbaanperspectief / uitwisselbaarheid geadviseerd.

N e c k e r ^ ^ u a n N a e m Definitieve content werkgeversrol Raadslid.nu Tie n treden van goed werkgevers chap Om tot een goede invulling van de werkgeversrol te komen moet elke raad een aantal stappen zetten. In die stappen zit een bepaalde volgordelijkheid. Zo moet bijvoorbeeld aan elke visie op de ondersteuning (griffie) een visie van de raad op het eigen functioneren vooraf gaan. Deze stappen kunnen in de tijd niet worden omgedraaid. Het trappenschema vormt de basis voor de wijze waarop wij raadsleden willen adviseren over de inrichting van de werkgeversrol in hun gemeenten. Afhankelijk van de vraag waar een gemeenteraad mee zit dient hij op basis van het trappenschema een stapvoorwaarts te zetten op de trap of eerst een stapje terug te doen. Het hiervoor gepresenteerde trappenschema vormt de ruggengraat van de wijze waarop wij informatie over de werkgeversrol van de raad aanbieden. 6. Visie ondersteuner(s); welke persoon Is geschikt? 5. Visie ondersteuning: wat voor ondersteuning wil je? 4. Visie raad: wat voor raad wil je zijn? "• K 3. Organisatie werkgeversroi: hoe organiseer je de werkgeversrol? 2. Bewustzijn: wat is het belang van de werkgeversrol? 1. Werkgeversrol: waarom is de raad werkgever? O S a (Q 2 (D O 3- "O 1.1 / Checklist Het trappenschema biedt raadsleden niet alleen inzicht in de volgordelijkheid der dingen, maar biedt hen tevens een checklist.

Een checklist die een werkgeverscommissie bijvoorbeeld kan langslopen om na te gaan of bepaalde aspecten van hun werkgeverstaak nog om aandacht vragen: 'is de visie op de raad nog actueel?', of 'wanneer is het tijd voor een functioneringsgesprek?' De verschillende stappen zijn met kleuren aangeduid. Dit hebben we gedaan om zichtbaar te maken dat bepaalde stappen vaker gezet moeten worden dan andere. Stap 9 en 10 moet je bijvoorbeeld vaker zetten dan de stappen 3 tot en met 6. Om die reden zullen we ook per stap aangeven hoe vaak een item op de agenda dient te staan van bijvoorbeeld een werkgeverscommissie. Memo

N e c k e r ^ ^ v a n N a e m 1.2 /V ra aggerich t Aanleiding voor dit traject is dat er concrete vragen leven omtrent de inrichting van de werkgeversrol. Eén van de uitgangspunten is daarom dat raadsleden op basis van een concrete vraag (bijvoorbeeld: 'onze griffier functioneert niet. Wat moet ik doen?' Of: 'hoe moet ik de werkgeversrol inrichten?') door het trappenschema worden heengeleid. Dit betekent dus dat deze website antwoord geeft op concrete vragen van raadsleden. Dit gebeurt op twee manieren. Enerzijds leiden 10 basisvragen toe naar de informatie die per trap is weergegeven, anderzijds beantwoorden we bij sommige treden ook nog een specifieke vraag. Memo

v a n N a e m S ta p 1 : W aaro m w erk geve r? De theorie Op 7 maart 2002 trad de Wet dualisering gemeentebestuur in werking. Met de dualisering werd beoogd de lokale dem ocratie te versterken. B elangrijke bouwstenen va n deze doe lstelling zijn: / de raad e n het college scherper te positioneren; / meer h elderheid te scheppe n in de verhouding tussen beide bestuursorganen. Om het doel te realiseren zijn door middel van d e Wet dualisering gemeentebestu ur in d e Gem eente wet verscheidene structuurmaatregelen vastgelegd. Eén daarvan is de volgende. G emee nteraden zijn verplicht om een griffier te benoeme n. Daardoor is wettelijk bepaald dat elke g emeenteraad sowieso één e igen ambtelijke ondersteuner heeft. Bovendien moeten alle g emeenteraden een instructie voor de griffier vaststellen. Het is aan de gem eente raden zelf te besluiten om ook an dere mede werkers d an de griffier te b enoemen als raadsondersteuners én om regels t e stellen over de organisatie va n de g riffie. Met de dualisering is de gemeenteraad geheel verantwoordelijk gemaakt voor d e eigen ambtelijke ondersteuning. Die ondersteuning heeft vorm gekregen in de be noem ing van een griffier en eventuele griffiemedewerkers. D e gemeente raad is daarm ee werkgever ge worden.

E en werkgever draagt rechtspositionele verantwo ordelijkheden (zoals over bezold iging, ziekte en ve rlof), m aar he eft (krachtens artikel 125 van de Ambtenarenwet) ook een alg emene zorgplicht in zake de o ntwikkeling, het welzijn en welbevinden van z ijn personee l. Voorwaarden voor de praktijk / Realiseer dat u als ge meenteraad zelf g aat over uw raadsond ersteuning. U heeft als raad de volle dige zegge nschap over de vorm en inhoud van uw ambtelijke onderste uning. Besef d at u hiervoor de middelen vastlegt in d e programmabegroting. / Neem in het inwerkprogramma voor nieuwe raadslede n op dat de gem eenteraad een werkgeversrol vervult voor de griffie en (eventuele) medewerkers. / U bent wettelijk verplicht om een griffier te benoemen en een instructie voor d e griffier vast te stellen. Daarnaast heeft u de mo gelijkheid o m regels te stelle n voor de o rganisatie van de griffie en griffiemedewerke rs te benoem en. / Besef dat de werkgeversrol va n uw raad richting griffier en griffiemedew erkers ee n vera ntwoordelijkhe id met zich meebrengt (namelijk om een g oed werkgever te zijn). Zorg dat de arbeidsvoorwaardelijke regelingen 'griffie-proof' zijn. Volg niet automatisch de regelingen van de am btelijke organisatie.

Voor een deel kan het wel, maar op s ommige pu nten is de griffie echt specifiek, bijvoorbeeld als het gaa t om d e invulling van a rbeid sduu r en werktijden. Praktijkvoorbeelden In een kleine gemeente was de gemeenteraad ten tijde van de invoering va n de dualisering (2002) z eer tevred en over de ondersteuning van de raad door de gemeentesecretaris. In de W et du alise ring geme entebestuu r is de benoeming van de g riffie r verplicht g esteld. Ook deze gemeente moest dus een griffier ben oemen. De raad koos er echter w el voor om h et takenpakket van de griffier beperkt te laten en legde dat vast in de, eveneens, verplichte in structie voor de g riffier. In een gemeente in het oosten van h et la nd is d e griffier lange tijd ook loco-gemeentesecretaris ge weest. Volge ns de wet is dit toegestaan. E r is namelijk alleen vastgelegd dat de functies van griffier en gemeentesecretaris onverenigbaar zijn. Memo

N e c k e r \ ^ \ / a n N a e m In een middelkleine gemeente is de loco-griffier een financieel beleidsmedewerker uit de reguliere ambtelijke organisatie. De Gemeentewet bepaalt alleen dat de raad moet voorzien in de vervanging van de griffier. Koppeling met vraag Ik zet mij als raadslid in om de kwaliteit van wonen, werken en leven in mijn gemeente te verbeteren. Dat kost mij al enorm veel tijd. Ik ben niet de politiek ingegaan om werkgever te zijn en daarin tijd te investeren. De gemeentesecretaris staat aan het hoofd van de reguliere ambtelijke organisatie. De gemeentesecretaris of de portefeuillehouder P&O uit het college kan toch ook de werkgeverstaak richting griffier en eventuele griffiemedewerkers invullen? Antwoord: Natuurlijk bent u actief als raadslid om inhoudelijke doelen te realiseren. De dualisering is juist bedoeld om u als gemeenteraad hierin te faciliteren. Daartoe is een duidelijke scheiding gemaakt tussen raad (met eigen ondersteuning) en college (met eigen ondersteuning). Het college moet dan niet op de stoel van de raad zitten en andersom. De functies van griffier en gemeentesecretaris zijn wettelijk onverenigbaar en gelijkwaardig. Om die reden is het principieel onjuist en dus ook wettelijk onmogelijk dat de gemeentesecretaris of het college de werkgeverstaken van de raad uitvoert.

Uiteraard kunt u zich wel laten informeren vanuit ambtelijke organisatie en college. Basisvragen: / Moeten we eigenlijk wel een griffie(r) hebben? / Moet de raad ook zelf die werkgeversrol uitvoeren of kan die ook door anderen worden ingevuld (zoals bijvoorbeeld de burgemeester, het college of de gemeentesecretaris)? Memo

N e c k e r ^ x ia n N a e St ap 2: M og eli jkh ed en we rkge ve rsch ap De th eorie Sinds 200 2 staat in d e Gem eentewet dat ied ere gemeenteraad een griffier dient te hebbe n. Wat de precieze taken zijn van een griffier is door de wetgever voor een groot deel open gelaten. De Gemeentewet bepaa lt alleen dat de griffier: / de raad e n de door de raad ingestelde commissies b ij de uitoefe ning van h un taak terzijde staat (artikel 107a, lid 1 Gemeentewet); / de griffier in de vergaderingen va n de raad aanwe zig is (artikel 107b Gemeentewet). / N.B. Voor de gem eente secretaris zijn geiijkluiden de wetteksten opgenomen ten be hoeve van de ondersteuning van het college e n de burgemeester (zie Gem eentewet artikelen 103-104). Naast deze wettelijke vereisten bepaa lt de G emeentewe t dat de raad in een instructie nadere regels dient te stelle n over de taa k en d e bevoegdheden van de griffier (artikel 107a , lid 2 Gemeentewet). De G emeentewet biedt ruimte voor een lokale invulling van de rol van de griffie. Een griffie is onde rsteunend a an de gemeenteraad e n moet dus ook passen bij de ambitie van de gemeenteraad. Zo kan een gemeenteraad die sterk gerich t is op het debat en de vergaderingen zich goed la ten ondersteunen do or een griffie die de raad goed ondersteunt bij het opstellen van moties en am endemente n.

Ee n gemeenteraad die sterk gericht is op contact met de samenleving zal d ie cap aciteit daarentegen misschien wel meer benutten voor comm unicatie met burgers en het organiseren van bijeenkomsten buiten het geme entehuis. D e inv ulling van d e taak va n de g riffie kan du s onderling verschillen. Voorwaarden voor de praktijk / De griffie kan een rol vervullen in het verlag en van de werkdruk van de raadsled en. D enk na over de vraag in hoeverre de griffier een rol kan verv ullen in een effectie vere w erkwijze van d e raad. / Maak als raad een bewuste afweging in welke taken je wel en niet belegt bij een griffie. / Wees niet bescheiden in het v ragen naar adequate onde rsteuning van de griffie. Een griffie is er ten slotte vóór de gemee nteraad. / Zorg ervoor dat de taken van de g riffie zijn afgestemd op de ambitie van de raad. Praktijkvo orbeelden De gr iffie van ee n gem eente aan de kus t (60.000 inwone rs) schrijft bij elk raadsvoorstel ee n oplegger. Daarin adviseert de griffie over de afw eging en die de ra ad onafhankelijk va n het college ka n maken over een be sluit. De griffie van een gemeente in het m idden van he t land (300.000 inwoners) stuurt actief op ged ane toezeggingen d oor een wethouder. D e griffie houdt e en lijst bij met alle toezeg gingen en zorgt ervoor dat het co llege de laatste stand van zaken rapporteert aan d e raad. Memo

Koppeling met vraag Ik ben niet de politiek in gegaan om werkgever te worden. Waarom is het eigenlijk belangrijk dat de gemeenteraad zich hiermee bezig houdt? Antwoord U gaat als raad zelf over uw ondersteuning. Dat heeft een inhoudelijke kant: hoe beter de ondersteuning aansluit bij uw wensen & behoeften, hoe krachtiger de gemeenteraad kan optreden. Tegelijk is het bieden van ondersteuning ook mensenwerk. Daarmee komen rechtspositionele aspecten om de hoek kijken maar ook andere wensen & behoeften van een medewerker (zoals regelmatige feedback op het functioneren en facilitering van persoonlijke ontwikkeling). Basisvraag / Wat zijn de taken van een griffie( r)? Memo

N e c k e r ^ ^ u a n N a Stap 3: Organisatie werkgeversrol De theorie Formeel is de hele raad werkgever van de griffier. In de praktijk is het echter lastig, zo niet onmogelijk om als gehele raad een functioneringsgesprek of een beoordelingsgesprek te voeren met de griffier. Om die reden verdient het aanbeveling de rol van werkgever te beleggen bij een kleine groep mensen (afhankelijk van de grootte van een gemeente maximaal 3-5 personen). De wijze waarop de raad zijn werkgeversrol organiseert is niet wettelijk voorgeschreven. Er zijn dus verschillende opties. Tot voor kort werd deze taak veelal belegd bij het presidium of het seniorenconvent. Deze gremia houden zich echter ook bezig met andere zaken. Vandaar dat zogenoemde werkgeverscommissies in opmars zijn, die zich uitsluitend richten op de werkgeverstaak voor de griffie(r). De wijze waarop de raad zijn werkgeversrol organiseert is niet wettelijk voorgeschreven. Er zijn dus verschillende opties. In onderstaand schema staan enkele voor- en nadelen opgesomd van de verschillende organisatievormen van de werkgeversrol.

Aandacht (tijd) Bewuste taak Compleet beeld functioneren Inbreng adviseurs (P&O, burgemeester) Werkgeverscommissie (g em en gd e sa m en st el lin g) ++ ++ Presidium/seniorenconvent Agendacommissie (fractievoorzitters) (commissievoorzitters) *!- +/- +/- +/- + Selectie op leden met ervaring met werkgeversrol ++ Informerende rol burgemeester ++ (In veel gemeenten is isurgemeester ook voorzitter van het presidium/seniorenconvent. Het is lastig zo niet onmogelijk de rol van de burgemeester dan te beperken tot die van informant, tenzij wordt gewerkt met verschillende voorzitters.) Memo

N e c k e r ^ ^ v a n N a e Voorwaarden voor d e praktijk / Depolitiseer het aansturen en beoordelen van de griffier zoveel mogelijk. Het is wenselijk da t de raad zich unaniem uitspreekt over de gewe nste raadsondersteuning (mede vanuit het besef dat de politieke verho uding en tussen coalitie en oppositie in de toekomst kun nen wijzigen). / Tussen coalitiepartijen e n oppositiepartijen bestaan vaak verschillend e behoefte n voor wat betre ft de mate van ondersteuning door de griffie. C oalitiepartijen hebben eenvoudiger toegang tot het co llege en daardoor de he n ondersteunen de am btenaren. Het als co alitie kunnen steunen op de ondersteunende ambtenaren van de wetho uders moet echte r niet het uitgangspunt zijn, maar de on dersteuning door de eigen ambtelijke staf, de griffie. Bovendie n is he t gebruikelijk dat met de ge meentese cretaris afspraken worden gemaakt over het beroep dat op 'co llege-ambtenaren ' kan worden gedaan voor ondersteuning. / Belangrijk is d at degene n die zich bezighouden met de werkgeversrol ook affiniteit h ebben met de rol van werkgever.

Denk daarbij a an de volge nde competenties: h et creëren van een veilig , open en vertrouwelijk leerklimaat en sfeer; luistere n, sam envatten en doo rvragen; probleemoplossend vermogen; objectieve oordeelsvorming; coachin gsvaardighede n, kunnen motiveren en co mplimenteren ; feedback geven; visie op het griffierswerk. / Als ra ad bent u werkgever, maar hoeft u niet op de hoogte te zijn van alle rechtspositionele aspecten. Laat u deskun dig adviseren over personeelsaan gelegenheden. Dat kan door een dienstverlening sovereenkomst te sluiten met d e afd eling P &O van de gem eenten of door het aa ntrekken van e en externe deskundige die de raad in zijn werkgeversrol onafhankelijk adviseert. In de ha ndreiking 'De (rechts)positie griffie(r) in het decentrale bestuur' van de Vereniging van G riffiers, Raadslid.nu en de VNG treft u een model dienstverleningsovereen komst P&O aan (LINK 1 hier INPASSEN ). / Form eel is de ra ad werkgever. Vanwege de nauw e samenw erking tuss en burgemeeste r en griffier verdient het wel aanbeve ling de burgemeester te laten optre den als informant voor de functionerings- en beoordelin gsgesprek ken. / Beleg de werkgeversrol bij een k leine groep va n mensen (maximaal 3-5).

In de hand reiking 'De (rech ts)positie griffie( r ) in het decentrale bestuur' van de Vereniging van Griffiers , Raadslid.nu en de VNG treft u een m odelbesluit vo orde inste lling van ee n werk geverscommissie aan. Het nemen van personele besluiten ten aanzien van griffiepersone el kan door de w erkgeversc ommissie gema ndateerd worden aan de g riffier (zie m odel m andaatbes luit voorno emde handreikin g) (LINK 2 hier INPA SSEN). / De co alitie en d e oppositie hebben qu a ondersteunin g vaak verschillend e wensen en behoe ften. Het is belangrijk als raa dslid uzelf hiervan bewust te zijn. / Hoewel d e werkgeve rsrol vanuit praktisch oogpunt in de praktijk wordt uitgevoerd blijft de werkgeversrol een die d e he le raa d heeft. Rol burgemeester Wat is de rol van de bu rgemeeste r in de werkgeverstaa k van de gemeente raad? Hoewel de burgemeeste r voorzitter is van de gem eenteraad is alleen d e gem eente raad forme el bev oegd de griffier te benoemen, te schorsen, te on tslaan. Formeel heeft de burgeme ester dus geen mee beslissende rol bij de werkgeverstaken van de raad. W el is een goede relatie tussen griffier en burgeme ester van groot belang. In de pra ktijk werken de griffier en de burgemeester wel veel samen. O m die reden heeft de burgemee ster vaak e en bredere kijk op het functioneren van een griffier dan raadsleden dat hebben.

Het verdient om die reden w el aanbeveling de burgeme ester te laten optreden als informant bij het beoordelen van het functioneren van de griffie(r). H ierbij past echter gee n volwaardige rol als lid van bijvoorbeeld d e werkgeverscommissie. Memo 8

u a n N a e m Rol griffier Naast een personeelsadviseur vanuit de ambtelijke organisatie of een extern adviseur kan de griffier ook een rol spelen in het goed uitvoeren van de werkgeversrol. De griffier kan vanuit zijn kennis en ervaring met het gemeentelijke recht in het goed verankeren van de werkgeversrol in een verordening een rol spelen. Praktijkvoorbeelden Praktijkvoorbeeld 1: De werkgeverscommissie In een gemeente in Zuid-Holland (19.000 inwoners) is één commissie verantwoordelijk voor de aansturing van de ondersteuning van de raad, de werkgeverscommissie. Deze werkgeverscommissie bestaat uit drie raadsleden, waaronder de plaatsvervangend raadsvoorzitter. De burgemeester neemt als adviseur deel aan de vergaderingen van de werkgeverscommissie. De algemene arbeidsvoorwaarden worden opgesteld door de gemeenteraad. De werkgevercommissie is verantwoordelijk voor de dagelijkse aansturing van de griffie en voert functionerings- en beoordelingsgesprekken. Vanwege de exclusieve focus op de rol van werkgever genieten werkgeverscommissies de voorkeur. In sommige gemeenten is de werkgeversrol echter op een andere manier belegd.Hieraan zijn voor-, maar ook nadelen verbonden; Praktijkvoorbeeld 2: De combinatie In een gemeente met 36.000 inwoners werkt de gemeenteraad met een werkgeverscommissie en een presidium die beide een deel van de werkgeversrol invullen.

De werkgeverscommissie is verantwoordelijk voor de dagelijkse aansturing van de griffie en voert functionerings- en beoordelingsgesprekken met de griffier. Het presidium (bestaande uit de fractievoorzitters en de burgemeester) bepaalt de inhoudelijke koers van de griffie. Met het presidium bespreekt de griffie het griffiejaarplan. Ook bespreekt de griffier met het presidium voorstellen voor de inrichting van de organisatie griffie. Belangrijk is op te merken dat de voorzitter van beide organen verschilt. In het geval van het presidium betreft dit de burgemeester. In het geval van de werkgeverscommissie betreft dit de nestor van de raad. Praktijkvoorbeeld 3: Het presidium In een kleine gemeente (inwoners 24.000) in het midden van het land is het presidium verantwoordelijk voor de aansturing van de griffier. In het presidium zitten van de fractievoorzitters uit de gemeenteraad. Naast het aansturen van het politieke proces, het vaststellen van de agenda staat een keer per halfjaar (of vaker wanneer daartoe aanleiding) het functioneren van de griffie op de agenda. Koppeling met vraag Kan de burgemeester de werkgeversrol niet beter invullen (die staat boven de partijen, is voorzitter van de raad, werkt fulltime en ziet de griffier vaker dan wij)? Antwoord Memo

XMCtn N a e m Het is zonder meer waar dat de burgemeester regelmatiger contact heeft met de griffier dan raadsleden. In die zin is de burgemeester een prima informant. Bovendien zal dat andersom ook gelden. Idealiter onderhouden burgemeester en griffier namelijk een goede en open relatie waarbij zij elkaar aanspreken op eikaars functioneren (en voor die feedback open staan). Echter, de werkgeverstaak voor de griffier is door de wetgever geheel bij het bestuursorgaan gemeenteraad belegd (en dus niet bij het bestuursorgaan burgemeester). Basisvraag / Hoe richt ik een werkgeverscommissie in? Memo 10

N e c k e r ^ ^ v a n N a e m S ta p 4 : P ositio nering ra ad De theori e Wat voor raad wilt u zijn? Dat is de hamvraag bij deze trede. He t lijkt een a bstracte vraag maar de beantwoording is cruciaal voor de concrete invulling van de raadsonderste uning . Daarnaast bepaalt u met uw pos itione ring het speelveld met het co llege . Als uw ra ad vaag is over de eigen positionering, dan laat u veel ruimte aan het college én zadelt u d e griffie(r) op met een onm ogelijke o pdracht. Een krachtig e raad neemt hierin dus zelf het initiatief. Relevante vragen voor de raad bij het nade nken over de eigen positionering zijn onder andere: / Welke specifieke kenmerken en on twikkelingen kensch etsen onze gem eente en hoe v ertaalt dit zich naar d e bestuurlijke opdracht van de raad? / Is de heersende opvatting in uw gemeente dat de raad een v erzameling vormt va n fracties met eigen wensen of is de ra ad nadrukkelijk ook een collectief? / Is uw raad m eer vernieuwin gsgezind of meer b ehoudend (bijvoo rbee ld ten aanzien van nieuwe vergaderwijzen, toepa ssing van social media)? / Wilt u als raad uw eigen inspraak en contacten met de omgeving organiseren? / Maakt uw ra ad uitgebre id gebruik van alle (duale) gereedschapp en of is uw raad m eer van een tango met het college? / Hoe sterk wilt u als raad betrokken zijn bij de meerjarige agendavorming ? / Wil uw raad wel of niet sterk

sturen op agendering van stukken? In grote lijnen dient een raad zich uit te spreke n over zijn positie op de v olgende assen: / richt d e gemeenteraad zich vooral op d e relatie met colleg e (intern) of richt de gemeenteraad zich voo ral op contact met de samenleving (extern)-, i investeert de gemeenteraad in een grote rol voor de gemeenteraad (vertegenwoordiger, de gekozenen) versus de gem eenteraad laat een grote rol voor het colle ge (b estu urde r, de b enoemden). Klik op de afbeelding om de ze te vergroten bestuurder extern intern vertegenwoordiger Memo 11

In grote lijnen liggen er dan vier positie vo or: / de rode positie: de gem eenteraad als een van de deelnemers aan de samenleving die meer uit netwerken bes taat (netw erksamenleving); i de groen e positie: het primaat ligt bij het bestuur, de gemeenteraad controleert als een soort raad van toezicht; i de blauw e positie: de gemeenteraad besteedt veel tijd en aand acht aan d uale verhoudingen in samensp el met het colle ge; i de paarse positie: de gem eenteraad vervult e en centrale rol in de s amenleving als regisseur en verbinder. Juist de wijze v an om gaan met b ovenstaande vragen geeft kleuring aan de wijze waarop uw raad invu lling geeft aan de duale rollen (kaderste lling, volksvertegenwoordiging en con troleren). Een d uidelijke positionering: / Motiv eert direct betro kkenen (zoals de griffier en medew erkers van de griffie). / Zorgt voor focus op relevante activiteiten. / Biedt een toetsingskader om n a te gaan of nieuwe initiatiev en / activiteiten aanspreken of niet. / De heersende en gewenste opvattingen b innen uw raad ('uw visie') hebben betekenis voor uze lf, uw fractie, uw fractievolg ers/fractieassistenten maar he el na doik kelijk ook voo r de griffier en (eventuele) griffiemedewerkers. / Schept du idelijkheid in de verhoudinge n tussen raad e n colle ge. Een keuze in wat voor ra ad je wilt zijn is niet goed of fout.

Wel is van belang dat de opvattingen over de positionering van d e raa d actueel z ijn en op draagvlak rekenen. Het stelt u in staat om de raadsondersteuning te krijgen die b ij u pa st. Bovendien voorkomt u dat u w werkne mers (de raadsondersteuners) moeten 'zwem men'. Voorwaarden voor d e praktijk / Stel het functioneren van de raad als bestuursorgaan o m de zoveel tijd te r discussie. Tijden veran deren en du s ook gemeenteraden. Dat is in ieder geval aan de orde als de raad o pnieuw gekozen is, maar ga er daarbij w el van uit d at een griffier w el een zitte nde w erknemer is, vaak met een vaste aanstelling en geen aanstelling heeft tot het aantreden va n de nieuwe raad. / Zoek een geschikte aanleiding o m als raad na te denken over de eigen positionering. Koppel dit bijvoorbeeld aan de insta llatie van e en nie uwe raad, aan de vastste lling van de gem eentelijke toekomstvisie of a an een reke nkamerond erzoek dat raakt aan het fu nctioneren van d e raad. / Kies voor een werkvorm die bij uw raad past en durf daarin te variëren (kies niet voor methode A omdat u daarvoor altijd kiest). Praktijkvoorbeeld De ra ad van een lan delijk gelegen gemeente (11.000 inwoners) organiseert jaarlijks een afsluiting. Die afslu iting bestaat uit een informeel en een informatief deel. Het inform ele de el bes taat uit een diner met de gemeenteraad en het college.

Tijde ns het informatieve d eel kijkt de raad terug op het afgelopen vergaderjaar. In voorbereiding hierop zijn binnen de fracties, bij de b urgemees ter en de griffie r onderwerpen verza meld die zich len en voor een nade re blik. Ee n voorbeeld van zo'n ondenwerp is dat een keer uitgebreider is stilgestaan bij het verlichten van erva ren werkdruk onder raadsleden. Koppelin g met vraag Onze raad is heel praktisch ingesteld. N adenken over de po sitionerin g van de ra ad is een theoretische exercitie. Dat past niet bij ons. Wij zijn liever gewoo n duid elijk. Zo hebben we b ij de begrotingsbeha ndeling Memo 12

u a n N a e m een bezuiniging doorgevoerd van 15% op het griffiebudget, ledereen moet bezuinigen dus ook wij op onze ondersteuning. Deze trede kunnen wij toch overslaan? Antwoord De positionering van de raad hoeft niet te leiden tot een ingewikkeld langetermijnperspectief of een uitgebreid visiedocument. De vorm is niet het belangrijkste. Het gaat erom dat uw raad zich een beeld vormt op hoe u wilt functioneren. Wanneer u deze trede overslaat dan gaat u ervan uit dat de gehele raad exact dezelfde opvattingen hanteert. Dat is erg onwaarschijnlijk. Wat u een praktische werkwijze vindt, vindt een ander misschien een vrijblijvende manier van doen. Het is om deze reden van belang om zo nu en dan stil te staan bij de vraag of de raad een gedeeld perspectief heeft op de toekomst. Een doorgevoerde korting op het griffiebudget van 15% is niet mis. Dat heeft gevolgen voor het functioneren van de griffie als ondersteuner van de raad en de leden van de raad. Daar mag een raad als werkgever niet te lichtvaardig over denken. Juist wanneer u zo'n ingrijpend besluit neemt, dan verplicht dat om vanaf deze trede tot een herziening te komen van de verwachtingen, wensen en eisen richting de griffie. Basisvraag / Waarom moet je als raad nadenken over je positionering (we zijn toch een verzameling van fracties met onze eigen wensen)? Memo 13

N e c k e r v a n N a e m Stap 5: Aard van ondersteuning De theorie De griffie(r) is er ten dienste van de raad. Laat de taken van de griffie daarom nauw aansluiten bij de ambitie van de raad. Vindt de gemeenteraad het belangrijk dat de raadsvoorstellen voldoen aan de kwaliteitseisen? Geef de griffie dan expliciet de tijd en de rol de raad op dit vlak te adviseren! Vindt de raad het belangrijk dat de raad zichtbaar is in de samenleving door op locatie te vergaderen of door vaak op werkbezoek te gaan? Geef de griffie dan voldoende capaciteit om deze bijeenkomsten te organiseren en contacten te leggen met degenen die belanghebbenden zijn bij bepaalde besluitvormingstrajecten. U kunt ook denken aan de volgende afwegingen: / ontwikkeling van de raad: wij willen een griffie(r) die ons als raad actief ondersteunt in onze professionalisering (door initiatieven te nemen, activiteiten in te plannen, door regelmatig feedback te geven op het politiek optreden van een raadslid of fractie); / ondersteuning in controlerende rol: wij willen wel/niet een griffie(r) die het ambtelijk secretariaat van de rekenkamer/rekenkamercommissie invult, die ondersteunt bij raadsonderzoeken en raadsenquêtes.

In grote lijnen kan de griffie een rol spelen op de volgende vlakken (zie navolgende schema): Adviseren van raadsleden Adviseren over de inzet van het instrumentarium en over de handelswijze Ondersteuning bii onderzoekswerk Ondersteuning bij raads- en rekenkameronderzoeken. Collectief geheugen (informatie) materiaal bijhouden en uitzoeken voor raadsleden Coaching van Persoonlijke feedback geven aan een raadslid over diens handelen Communicatie raad Het geven van communicatie- adviezen en het verzorgen van de raadscommunicatie Voorlichting raad In- en buiten de organisatie uitdragen van rol en bevoegdheid raad Verzorgen vergaderingen Het algemene proces ondersteunen: de vergaderbundel verzorgen De Gemeentewet bepaalt dat de raad nadere regels dient te stellen over de taken en de bevoegdheden van de griffier. Het verdient aanbeveling deze taken en bevoegdheden vast te leggen in een griffiersinstructie. Deze griffierinstructie bepaalt de taakvelden waarop de griffie in zijn functioneren beoordeeld dient te worden. Memo 14

N e c k e r ^ v a n N a e m Voorwaa rden voor de praktijk / Maak als raad een bew uste afweging in welke taken u wel en niet neerlegt bij een griffie . Dit kan de raad systematiscfi aanp akken door bijvoorbeeld navolgend scfiem a in te vullen: Ambitie gemeenteraad Taken griffie Wettelijke taken (terzijde staan raad en commissies, aanwezig zijn bij vergaderingen, publiceren agenda's en raadsbesluiten) Ambitie 1 Taak 1 Ambitie 2 Taak 2 Ambitie 3 Taak 3 Wees niet besch eiden in het vragen naar adequate ondersteuning van de griffie. Een griffie is er ten slotte vóór de gemeenteraad. De griffie kan een rol vervullen in het verlagen van de werkdruk van de raadsleden. Denk na over de vraag in hoe verre de griffier een rol kan ve rvullen in een effe ctievere werkwijze van de raad. Zorg dat u weet a ls raad wat een positio nering van de raad plus ee n visie op d e ondersteuning betekent voor uw raadswerk. Praktijkvo orbeelden De griffie van een gemeente in het w esten van het land (60.000 inwon ers) schrijft bij elk raa dsvoo rstel e en oplegger. Daarin adviseert de griffie de raad onafhankelijk van het college over zijn bevoegdheid tot het neme n van het v oorlig gende besluit, de besluitvorming shistorie e n even tueel afwijkende inzichten De ambitie van een g emeenteraad van gemiddelde o mvang (40.000) is dat er een ge lijk speelv eld is in de raad.

Daarmee ligt er een verwachting richting de griffie om he n daarin te bege leiden en te coachen. Temeer omdat in deze gemeente veel lo kale partijen zijn die geen scholingsm ogelijkheden of netwerk hebben zoals pa rtijen die ook landelijk werken. Koppeling m et vraag Hoe be palen we als raad wat de taken en bevoegd heden zijn van onze griffie? Antwoord De Gemeentewet laat vee l ruimte voo r lokale invulling. U zult dus als raad zelf moeten b epalen wat de tak en en be voegdheden va n de griffie zijn. D ie keuzeruimte is ook goed . Het stelt u in staat om de raadsondersteuning te kiezen die het beste past. Natuurlijk kunt u de ta akinstructies va n naburige gemeenten opvragen, maar beter is om hie rin zelf keuzes te maken (bijvoorbeeld via e en discussieb ijeenkomst aan de hand van de b ovenstaande schema's). Belangrijk is dat u deze trede in combinatie beziet met de vorige trede. Basisvraa g / Welke taken moet en kan een griffier zoal invullen ? Memo 15

N e c k e r w a n N a e m Stap 6: Keuze voor type ondersteuner(s) De theorie Een griffier e n griffiemedewerkers zijn mensen, in de vorige treden (4 en 5) heeft uw raad zich een bee ld gevormd v an de ondersteuning die b ij uw gemeenteraad past. Maar ve rvolge ns moet die ondersteuning ingevuld worden in de dage lijkse praktijk. E en griffier doet dat op ba sis van een instructie voor de griffier. Het vaststellen van e en ins tructie voor de griffie r en d e sec retaris is w ettelijk vastgelegd. Dat geldt niet voor griffie personee l. Personeel van de griffie wordt gewo rven op basis van functiebeschrijving, niet op bas is van een instructie. De werkgeverscom missie kan b esluiten d e werving en selectie van griffiepersoneel te mand ateren aan de griffier (zie ook de ha ndreiking 'De (rechts)positie griffie(r) in het decen trale bestuur' (hier LINK 3 invoege n), model mandaatbesluit griffier). Dat is g een ongebruikelijke constructie in de reguliere ambtelijke organisatie en ne emt d e werkgever veel werk uit handen. Raadsondersteuning is mensenwerk. Deze tre de gaat dus over de ondersteuners.

Hiervoor zijn de volge nde afwegingen relevant: - welke pe rsoon skenmerken zijn bela ngrijk voor een griffier en/of griffiemedewe rkers ? Zoekt u een joviaal type of meer een bedaard iemand? - over welke functionele kenmerken moet de griffier en/of g riffiem edewerkers beschikken ? Zoekt u eerder iemand die zaken voor elkaar bokst of meer een diplomatiek type? - welke re ikwijd te verwacht u van een griffier en/of griffiem edewerker? Zoekt u iemand die zich volledig richt op het raadswerk in uw g emeente of iem and die actief is in de beroepsgroep? Vindt u het een pré wanneer een griffier in een na burige gemeen te politiek actief is (bijvoorbeeld ais partijvoorzitter of raadslid ?) De kunst ligt er in om zo specifiek mogelijk te zijn over de ondersteuner die u zoekt. Dat steekt dieper dan algem ene vereisten zoals: - kenn is va n de Gemee ntewet en lokale wetgeving zoals reglement van orde (de raa d en de burgemeester als voorzitter m oeten kunn en terugva llen o p kennis van de griffier over procedures en vergaderord e) - geen 9 tot 5 mentaliteit (dat is zelfs onmogelijk door de aard van het werk met ve le avondvergad eringen). Het g aat óók over ee n 'klik' tusse n uw ra ad en de griffiemedewerkers. Die klik wordt voor een groot d eel bepaald d oor pe rsoons- en karakterkenmerken en non-verbale uitstraling.

Voorwaarden voor de pra ktijk / Schrijf associatie s op die u heeft als u denkt aan de griffier of griffiemedewerker die wat u betreft het beste bij d e gemeen teraa d past. Door deze associaties te delen met anderen ontstaat vrij snel een goed bee ld van wie u als raad zoekt. / Zoek op google op 'v acature griffier'. Vergelijk een aa ntal va n de zoekresultaten. U zult m erken dat u vrij snel scherp krijgt w elke vacaturetekst (of onderdelen daarvan) u aanspreekt. Neem echter de teksten niet klakke loos over, maar blijf voortd urend toetsen aa n eerdere treden. / Kies voor zo duidelijk m ogelijke ke nmerken (termen als omgeving sbewustzijn en p olitie ke sensitiviteit zijn weliswaar onontbeerlijk voor een griffier maar laten no g veel ruimte vo or interpretatie). Memo 16