I26.2 iBeleid STWL 1.0.pdf

iBeleid Van iVisie naar uitvoering! Afdeling: OS Auteur : Informatiemanager Datum: Maart 2017 Versie: 1.0

2 Inhoudsopgave Managementsamenvatting ................................ ................................ ............................... 3 Inleiding ................................ ................................ ................................ ..................... 3 Thema’s en ontwikkelingen ................................ ................................ ........................ 4 Leidende Principes ................................ ................................ ................................ ...... 4 Basisvoorwaarden ................................ ................................ ................................ ...... 4 Wat is er nodig ................................ ................................ ................................ ........... 4 Projecten en activiteiten ................................ ................................ ............................. 5 Inleiding ................................ ................................ ................................ ............................ 6 Thema's en ontwikkelingen ................................ ................................ ............................... 7 Focuspunten uit de iVisie ................................ ................................ ............................ 7 Actuele externe ontwikkelingen ................................ ................................

.................. 8 Leidende principes ................................ ................................ ................................ ........... 13 Inleiding ................................ ................................ ................................ ................... 13 Rechtmatig ................................ ................................ ................................ ............... 13 Nieuwe ontwikkelingen passen binnen de architectuur ................................ ............. 13 Digitaal tenzij ................................ ................................ ................................ ........... 13 Goede en verstandige volger ................................ ................................ .................... 13 Veiligheid ................................ ................................ ................................ ................. 14 Gebruiksvriendelijkheid ................................ ................................ ............................ 14 Best of breed ................................ ................................ ................................ ............ 14 Toegankelijkheid ................................ ................................ ................................ ...... 14 Informatiehuis ................................ ................................ ................................

................ 15 Basisvoorwaarden................................ ................................ ................................ ........... 16 Informatiearchitectuur of functionele architectuur ................................ .................... 16 Technische architectuur ................................ ................................ ............................ 22 Informatieveiligheid ................................ ................................ ................................ . 24 Gegevenskwaliteit ................................ ................................ ................................ .... 27 I&A organisatie................................ ................................ ................................ ......... 30 Wat is er nodig? ................................ ................................ ................................ .............. 38 Inleiding ................................ ................................ ................................ ................... 38 Interactie en participatie met inwoners en ondernemers ................................ ........... 38 Wendbaarheid en innovatie ................................ ................................ ...................... 44 Informatiegestuurd werken en analyse ................................ ................................ .....

48 Samenwerking................................ ................................ ................................ .......... 50 Nodig vanuit de basisvoorwaarden ................................ ................................ ........... 52 Bijlage 1: Projecten en activiteiten ................................ ................................ ................... 55 Bijlage 2: Begrippen en Afkortingen ................................ ................................ ................. 56 Bijlage 3: Evaluatie Digitale Zaakgerichte Dienstverlening ................................ ............ 58 3 Managementsamenvatting Inleiding Voor u ligt het iBeleid oftewel het informatiebeleidsplan van de gemeente Steenwijkerland voor de periode van 2017 tot 2020. Elk jaar wordt het iBeleid bijgesteld aan de eisen en wensen vanuit de omgeving en de organisatie. Het iBeleid is het uitwerkingsplan van de iVisie 2017-2020. Het iBeleid is aangevuld met de informatie vanuit de evaluatie Digitale Zaakgerichte dienstverlening, de externe- en interne ontwikkelingen en de bij de afdelingen geïnventariseerde wensen. Vanuit het iBeleid, de lopende projecten en de activiteiten bij informatievoorziening en vanuit de gap-analyse informatiebeveiliging die is uitgevoerd, zijn de iProjecten samengesteld. Deze is terug te vinden in de bijlage met projecten en activiteiten.

In de iVisie zijn op basis van landelijke ontwikkelingen en het beleid en de ambitie van de gemeente een aantal focuspunten opgesteld. Deze focuspunten zijn de lijnen waarlangs we onze informatievoorziening ontwikkelen voor de komende 4 jaar. De basisvoorwaarden vormen de basis om de focuspunten en het informatiebeleid te realiseren. Onderstaande figuur is een weergave van dit Steenwijkerlandse informatiehuis:

4 Thema’s en ontwikkelingen Vanuit de iVisie zijn de focuspunten letterlijk overgenomen. Daarnaast zijn ontwikkelingen meegenomen op het gebied van samenwerkingen en wetgeving zoals de omgevingswet. Ook is er aandacht besteed aan een aantal technische ontwikkelingen zoals open data en de cloud. Een belangrijke ontwikkeling is ook de digitale agenda 2020, waar het steeds meer gaat om gezamenlijk (met alle gemeenten of met groepen gemeenten) nieuwe ontwikkelingen op te pakken om zo efficiënt en effectief mogelijk voortgang te boeken. Leidende Principes Bij het concretiseren van het informatiebeleid richting 2020 laten we ons leiden door de volgende leidende principes. Deze leidende principes zijn bepaald op basis van de iVisie en de interne ontwikkelingen bij Steenwijkerland en de externe ontwikkelingen op het gebied van informatievoorziening. 1. Rechtmatig 2. Nieuwe ontwikkelingen passen binnen de architectuur 3. Digitaal tenzij 4. Goede en verstandige volger 5. Veiligheid 6. Gebruiksvriendelijkheid 7. Best of breed 8. Toegankelijkheid Basisvoorwaarden De basisvoorwaarden vormen de grondplaat voor het realiseren van de focuspunten en ontwikkelingen voor de komende jaren op het gebied van informatievoorziening.

Deze ‘grondplaat’ bestaat uit een gedegen informatiearchitectuur, een flexibele technische architectuur, veilige informatievoorziening, gegevens van een goede kwaliteit en een adequaat ingerichte I&A organisatie. Een aantal voorwaarden zijn al gerealiseerd, maar er zijn er ook nog diverse te realiseren. Voorbeelden zijn het realiseren van de informatiearchitectuur door het leggen van diverse koppelingen met onder andere basisregistraties maar ook tussen het zaaksysteem en andere backoffice applicaties. De I&A organisatie maakt een wijziging door, door de wijziging van de organisatie van de gemeente Steenwijkerland. Informatiemanagement en het ICT-beheer komen verder uit elkaar te liggen. Op het gebied van informatieveiligheid heeft de gap-analyse uitgewezen dat er nog flink wat stappen gezet moeten worden de komende tijd, maar dat op het gebied van de techniek we e.e.a. al goed voor elkaar hebben. Wat is er nodig Per focuspunt en voor de basisvoorwaarden is beschreven waar we de komende jaren op willen inzetten. Bij het focuspunt interactie en participatie met inwoners en ondernemers komen ook vooral de resultaten uit de evaluatie digitale en zaakgerichte dienstverlening naar voren. Een voorbeeld is de optimalisatie van het zaakgericht werken.

Voor het focuspunt Wendbaarheid en 5 innovatie wordt er ingezet op een aantal wettelijke zaken maar ook op het digitale vergaderen door raad, college en MT. Onder het focuspunt informatiegestuurd werken en analyse is het project management informatie van belang evenals het opzetten van een informatieloket. Tot slot vallen onder het focuspunt samenwerking onder andere de informatievoorzieningsprojecten voor de samenwerkingen met Zwartewaterland, de vorming van de RUD en de toekomstige ontwikkelingen van de sociale dienst in Steenwijkerland. Projecten en activiteiten Vanuit de focuspunten en de basisvoorwaarden, maar ook vanuit de lopende projecten, de informatiebeveiliging en vervangingsinvesteringen is de bijlage Projecten- en activiteitenkalender samengesteld. Hierin is ook een schatting opgenomen van het aantal uren dat vanuit Informatievoorziening/Informatiemanagement nodig is voor het realiseren van deze projecten. We komen hier voor 2017 voor 24 projecten op een totaal van 3886 uur. Ook is er in het overzicht aangegeven welke projecten opgenomen worden in het nieuw op te starten programma Digitale Zaakgerichte Dienstverlening 2.0, kortweg DZD 2.0. Op basis van prioriteiten is een verdeling gemaakt in de planning van de projecten. Ook is er gekeken naar onderlinge afhankelijkheden.

Een voorbeeld is dat om een aantal slagen te maken op het gebied van zaakgericht werken zullen er een aantal koppelingen gerealiseerd moeten worden met basisregistraties en taakspecifieke applicaties. De prioriteiten zijn als volgt bepaald: 1. Moet in 2017 (Wettelijk of door raadsbesluit) 2. Moet in 2017 (randvoorwaardelijk voor andere projecten 2017-2018) 3. Moet in 2017 (eis/wens vanuit afdeling) 4. Mag in 2017 maar kan ook later. Ook de activiteiten die opgepakt moeten worden vanuit de gap-analyse zijn opgenomen als 1 project informatiebeveiliging. Op basis van de gap-analyse is ook een prioritering gemaakt. Vooral activiteiten die gaan over personeelsaangelegenheden en draagvlak hebben een hoge prioriteit gekregen. De inschatting in uren die hierbij hoort drukt zwaar op de beschikbare uren. Het gaat hier om in totaal 970 uur. 440 uur kunnen opgepakt worden door de nog aan te stellen functionaris gegevensbescherming, de overige 530 vallen bij het team informatiemanagement.

6 Inleiding Het IPMT van de gemeente Steenwijkerland heeft de Informatiemanager gevraagd een informatiebeleidsplan op te stellen. De iVisie 2017-2020 dient als basis voor het voorliggende iBeleid. Het iBeleid heeft een reikwijdte van 2017 tot 2020 en zal ieder jaar aan de eisen en wensen vanuit de omgeving en de organisatie worden bijgesteld. Dit iBeleid is de basis voor de uit te voeren projecten en activiteiten door het team Informatiemanagement. Het iBeleid is opgesteld in een kleine werkgroep waarin de i-adviseurs/ projectleiders van het team Informatievoorziening, de senior medewerker technisch beheer en de Informatiemanager zitting hadden. Daarnaast is het iBeleid gespiegeld met de groep functioneel beheerders, hiernaast hebben zij ook een inhoudelijke bijdrage geleverd. Het iBeleid is rechtstreeks afgeleid van de iVisie. Daarnaast zijn de uitkomsten uit de evaluatie Digitale Zaakgerichte Dienstverlening, recente externe- en interne ontwikkelingen en bij de afdelingen opgehaalde wensen hierin meegenomen. Vanuit het iBeleid zijn de iProjecten opgesteld. Hierbinnen is ook de relatie met het vanuit de evaluatie op te starten programma DZD 2.0 ook opgenomen. Hoofdstuk 2 bevat een managementsamenvatting met de belangrijkste highlights uit dit iBeleid.

In hoofdstuk 3 wordt het verband gelegd met de iVisie en wordt er ingegaan op de voor Steenwijkerland van belang zijnde externe ontwikkelingen en beschikbare techniek. Hoofdstuk 4 gaat in op de hieruit volgende ‘leidende principes’, waarna in hoofdstuk 5 het informatiehuis wordt beschreven. In hoofdstuk 6 staan de basisvoorwaarden voor het realiseren van de focuspunten beschreven. In hoofdstuk 7 is uitgewerkt welke onderwerpen er dan opgepakt moeten worden en is dit in Bijlage 1: Projecten en activiteiten vertaald naar projecten en activiteiten.

7 Thema's en ontwikkelingen Focuspunten uit de iVisie Het iBeleid volgt uit hetgeen we als stip op de horizon hebben bepaald in de iVisie 2017-2020. Onderstaand een weergave van de focuspunten zoals beschreven in de iVisie. Hierin is nu vooral weergegeven wat we vanuit informatievoorziening binnen de gemeente Steenwijkerland willen bieden ter ondersteuning van deze vier focuspunten. Hetgeen we hiervoor nodig zijn is beschreven in hoofdstuk 7.

8 Actuele externe ontwikkelingen In deze paragraaf worden de ontwikkelingen beschreven die zich in de omgeving van de gemeente voordoen en van invloed kunnen zijn op de ontwikkelingen van de informatievoorziening in de komende jaren. 3.2.1. Wat moet dat moet! Informatiebeveiliging Gemeenten behoren tot de kritische infrastructuur van de samenleving. Zonder een goede informatievoorziening staan de processen stil en kan de gemeente geen uitvoering geven aan haar primaire taken. Het onderkennen van de risico’s en borging van een veilige en betrouwbare informatievoorziening is daarom van een steeds groter belang. De gemeente Steenwijkerland geeft met het informatiebeveiligingsbeleid invulling aan deze noodzaak. Het beleid sluit aan bij de Baseline Informatiebeveiliging Gemeenten (BIG). In de uitwerking van het beleid zijn de hoofdlijnen uit de BIG als leidraad genomen en zijn de belangrijkste beveiligingsmaatregelen benoemd. In mei 2018 zal nieuwe wetgeving van kracht worden waarmee gegevensbescherming en privacy in alle gemeentelijke processen beter moeten worden gewaarborgd. Op grond van deze Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) zullen gemeenten verplicht zijn om een functionaris gegevensbescherming aan te stellen die toeziet, adviseert en stuurt op ‘alles’ wat te maken heeft met de bescherming van persoonsgegevens.

Digitale overheid 2017 Kerndoel: Burgers en bedrijven handelen hun zaken met de overheid in 2017 digitaal af. Digitaal 2017 heeft zijn oorsprong in het Regeerakkoord 2012. Op initiatief van Binnenlandse Zaken is een traject gestart samen met alle grote uitvoeringsorganisaties en decentrale overheden. Ook de gemeenten hebben hiermee ingestemd. Belangrijkste uitgangspunten: Integrale toegang tot overheidsinformatie De informatie van de overheid moet via toegankelijke overheidsportalen beter beschikbaar, vindbaar en bruikbaar zijn. Voor burgers, bedrijven en andere organisaties moet het als één samenhangend geheel overkomen. Denk hierbij aan rechten en plichten, diensten en producten van de overheid en de manier waarop burgers en bedrijven er gebruik van kunnen maken. Naast de integrale portalen kan meer specifiek informatie worden aangeboden via de eigen websites van een overheidsorganisatie en via thematische portalen. 9 Digitaal zaken doen Elke overheidsorganisatie moet de diensten en producten digitaal aanbieden. Bij sommige diensten moeten meerdere organisaties samenwerken: deze diensten moeten dan als keten digitaal worden georganiseerd. Daarmee krijgen burgers en bedrijven informatie die op hen is toegesneden, en regie over hun eigen gegevens en kunnen ze producten en diensten digitaal aanvragen.

Relevante statusinformatie, aankondigingen, kennisgevingen en besluiten krijgen ze digitaal via hun persoonlijke omgeving. Digitale agenda 2020 ‘Samen doen wat samen kan’ is het motto waaronder de Nederlandse gemeenten hun krachten als meest nabije overheid voor inwoners en ondernemers willen bundelen. In 2000 werkten gemeenten nog nauwelijks samen, nu heeft de onderlinge samenwerking een hele hoge vlucht genomen. Op het vlak van dienstverlening en de daarbij horende informatievoorziening is deze krachtenbundeling vormgegeven in de Digitale Agenda 2020. Met de Digitale Agenda willen gemeenten drie ambities realiseren: 1. We nemen open en transparant deel aan de participatiesamenleving; 2. Dat doen we door als één efficiënte overheid te werken; 3. We werken massaal digitaal en leveren maatwerk lokaal. De eerste stappen zijn gezet. Een voorbeeld is de pilotstarter waarin diverse initiatieven op het gebied van dienstverlening en informatievoorziening worden gebundeld. Voor 2017 is de inrichting en doorontwikkeling van de Generieke Digitale Infrastructuur een belangrijk speerpunt. Generieke Digitale Infrastructuur Digitale Overheid 2017 maakt gebruik van een landelijk stelsel van de overheid: de Generieke Digitale Infrastructuur van de overheid (GDI).

Deze bestaat uit standaarden, producten en voorzieningen die gezamenlijk gebruikt worden door alle overheden, vele publieke organisaties en in een aantal gevallen door private partijen. Denk hierbij aan de basisregistraties, DigiD en eHerkenning, landelijke berichtenboxen voor burgers (MijnOverheid) en voor bedrijven. De GDI bestaat uit herbruikbare digitale basisvoorzieningen en vormt een dynamisch geheel dat de komende jaren gewijzigd kan worden door de ontwikkeling van nieuwe generieke voorzieningen en standaarden of door het stoppen met het beheer van al opgenomen voorzieningen. Omgevingswet 2019 Met de Omgevingswet bundelt de overheid de regels voor ruimtelijke projecten. Zo wordt het makkelijker om ruimtelijke projecten te starten. Bijvoorbeeld woningbouw op voormalige bedrijventerreinen of de bouw van windmolenparken. De omgevingswet gaat in per 2019. De komst van de Omgevingswet betekent dat er veel verandert. De wet bundelt bijvoorbeeld 26 bestaande wetten op het gebied van onder meer bouwen, milieu, water, ruimtelijke ordening en natuur. Ook komt er 1 loket voor burgers en bedrijven. Dit vraagt veel afstemming in de 10 werkprocessen van gemeenten, waterschappen en provincies. Om de doelen van de Omgevingswet te bereiken is een Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO) voorzien.

Dit stelsel bestaat uit standaarden, informatiesystemen en portalen die de samenwerking tussen burgers, bedrijven en overheden onderling mogelijk moet maken. Het ideaalbeeld voor 2024 is: Met één klik op de kaart weet de gebruiker welke regels in een bepaald gebied gelden, en kan vervolgens zaken regelen. Er zijn raakvlakken met Digitaal 2017. Zo maakt het DSO ook gebruik van de voorzieningen uit de Digitale Generieke Infrastructuur. En de Omgevingswet raakt ook de dienstverlening van de gemeenten. Niet alle diensten van de gemeente vallen echter onder de Omgevingswet. En Digitaal 2017 gaat vooral over het loket tussen overheid en burgers. De Omgevingswet raakt ook wat daarachter gebeurt: samenwerking tussen overheden onderling en het beschikbaar krijgen van informatie, regelgeving en omgevingsdocumenten in het loket. Open data/Open overheid Landelijk is het invoeren van beleid omtrent Open Data volop in ontwikkeling. Vele Open Data initiatieven zijn intussen gestart.

Open Data betreft data die: - verzameld zijn in het kader van de uitvoering van een publieke taak (onder verzamelen wordt ook genereren van data verstaan); - gefinancierd zijn met publieke middelen voor de uitvoering van die taak; - openbaar beschikbaar zijn op grond van de Wet Openbaarheid van Bestuur (WOB); - proactief wordt vrijgegeven; - voldoet aan ‘open standaarden’; - door een computer kunnen worden ingelezen in een herbruikbaar en toegankelijk formaat; - in lijn is met bestaande overheid brede afspraken en de invulling van het begrip “open standaarden” aansluit bij de pas-toe-leg-uit lijst. Bovenstaande gaat in op actief open databeleid. Tot nu toe geven organisaties data vaak alleen op verzoek vrij. Dit heet passieve open data verstrekking. Juridisch gezien wordt dan voldaan aan Wet openbaarheid van bestuur, maar je voldoet dan niet aan het open databeleid van de overheid. Het is het verschil tussen een bestemmingsplan dat in de krant kenbaar is gemaakt, maar slechts op kantoor is in te zien, of dat deze via de website vrijelijk beschikbaar is. Letterlijk en figuurlijk worden de drempels tot de toegang verlaagd. Binnen de gemeente Steenwijkerland is erg veel data beschikbaar die zeker relevant is voor allerlei partners (gemeenten, waterschappen, etc.), maar ook relevant voor allerlei andere partijen, denk ook meer in brede zin aan de toeristische sector.

Archief 2020/E-depot Door digitaal en zaakgericht te werken creëren we steeds sneller steeds meer digitale informatie. Deze informatie slaan we op en willen we beschikbaar hebben. Het is belangrijk om de opslag en archivering hiervan op de juiste manier te waarborgen. Om aan het einde van een zaak/project de dossiers uit te printen en in dossierdozen te stoppen is in deze tijd geen oplossing meer. Digitaal archiveren is hiervoor de oplossing. Hierbij committeren we ons aan de ambities van het landelijke programma ‘Archief 2020’. Archief 2020 is een innovatieprogramma waarin de 11 archiefsector en alle lagen van openbaar bestuur in Nederland samenwerken om te komen tot duurzame toegankelijkheid van digitale overheidsinformatie en een toekomst vaste archieffunctie. Met het project substitutie dat in 2015 is gestart zorgen we er nu al voor dat de ‘nieuwe aanwas’ aan documenten niet meer op papier wordt opgeslagen maar in een archiefwaardige digitale vorm. Er is op dit moment geen garantie dat een ‘gewoon’ digitaal archief dat vandaag de dag wordt gecreëerd ook over 50, laat staan over 500 jaar nog toegankelijk is. Gebruikte bestandsformaten en software kunnen snel verouderen. Dat betekent dat er voortdurend een inspanning geleverd moet worden om de informatie toegankelijk te houden.

Om afhankelijkheid van steeds wijzigende standaarden te voorkomen moet de informatie in het archief verduurzaamd worden. Het e-depot is een oplossing waarbij bestanden conform de archiefwet digitaal worden opgeslagen. Het biedt de waarborg voor een blijvende toegang tot informatie. Om geo-informatie duurzaam digitaal te kunnen archiveren is het van belang dat niet alleen de kale CAD-data blijvend worden gearchiveerd, maar ook de GIS-data. Bij GEONOVUM wordt er onderzoek gedaan naar de wijze waarop dit conform de archiefwet kan worden opgepakt. 3.2.2. Wat kan er allemaal? Social Media Sociale netwerken linken mensen op nieuwe manieren aan elkaar en aan hun werk en bieden nieuwe vormen van samenwerking en interactie. Binnen Steenwijkerland wordt social media nu al gebruikt door communicatie om informatie te delen. Een volgende stap is om vragen en/of klachten vanuit social media die door inwoners of ondernemers worden gedeeld via bijvoorbeeld twitter ook daadwerkelijk als vraag of klacht op te pakken. Mobile devices Mobiele apparaten worden in toenemende mate het primaire device waarmee mensen toegang hebben tot informatie en netwerken. Met name de smartphone en de tablet zijn wereldwijd de meest verkochte en gebruikte apparaten voor informatie en transacties. In Steenwijkerland worden mobile devices vooral bij het digitaal vergaderen ingezet.

Daarnaast worden bij het handhaven al tablets ingezet.

12 De Cloud De cloud biedt nieuwe manieren voor flexibele en kostenefficiënte ontsluiting van informatiesystemen en functionaliteit. IT systemen worden daarmee nog meer een massa-geproduceerd goed die op verschillende manieren kunnen worden ingekocht. De gemeente Steenwijkerland heeft hier nu nog geen concreet beleid op, maar bij de ICT-projecten wordt steeds meer duidelijk dat leveranciers steeds vaker ook met het aanbod komen om functionaliteit via de cloud aan te bieden. Er wordt in allerlei processen ook al allerlei informatie in de cloud opgeslagen. Denk aan de beveiligde Dropbox (SendIn) waar de raad mee werkt, maar ook het zaaksysteem wat volledig in de cloud draait. Internet of Things Het internet of things brengt objecten tot leven door ze uit te rusten met sensoren en te koppelen aan netwerken. Deze ‘slimme’ objecten, meten en rapporteren over hun omgeving en status en creëren daarmee waarde voor allerlei mogelijke toepassingen. Een mooi voorbeeld van hoe internet of things werkt, zijn smart cities. In een smart city zijn meerdere systemen en apparaten met elkaar verbonden. Zij delen informatie om zo bepaalde processen te verbeteren. Bijvoorbeeld om energie te besparen, het verkeer beter te laten doorstromen of het detecteren van kapotte stadsverlichting.

Smart machines Smart machines zijn systemen die gebruik maken van machine learning principes om op een efficiëntere manier taken van mensen uit te voeren. Het gaat hierbij om uiteenlopende cognitieve computersystemen variërend van virtual assistents tot robots en zelfrijdende auto’s. Of in de toekomst misschien zelfs wel zelfvarende punters in Giethoorn. Andere voorbeelden zijn de inzet van robots in de zorg of de inzet van autonome busjes voor het vervoer van toeristen van station naar de toeristische plekken in de gemeente. Ook zijn er op dit gebied veel ontwikkelingen in de agrarische sector. Big data Onder meer met het gebruik van boven aangeduide technologieën creëren we enorme hoeveelheden data. Persoonlijke data en bedrijfsdata. Voor het gebruik van deze data komen steeds krachtigere statistische analyse tools beschikbaar die in staat zijn ‘real time’ inzicht te geven in uiteenlopende onderwerpen en vraagstukken. In het publieke domein wordt data gebruikt voor betere sturing en besluitvorming, bijvoorbeeld in het kader van wateroverlast preventie, het bevorderen van zelfredzaamheid in de zorg. De Nederlandse overheid koppelt gegevens uit diverse bestanden aan elkaar om daaruit te destilleren of zij frauderen met belasting of uitkeringen. Zo is big data een hulpmiddel in de strijd tegen (digitale) criminaliteit. In Steenwijk wordt hier nog geen gebruik van gemaakt.

13 Leidende principes Inleiding Bij het concretiseren van het informatiebeleid richting 2020 laten we ons leiden door de volgende leidende principes. Deze leidende principes zijn bepaald op basis van de iVisie en de interne ontwikkelingen bij Steenwijkerland en de externe ontwikkelingen op het gebied van informatievoorziening. Rechtmatig De informatievoorziening voldoet aan de geldende wet- en regelgeving. Dat geldt in het bijzonder voor de informatieveiligheid en privacy. We gaan hierbij wel uit van het pas toe of leg-uit principe. Dit vooral om vanuit de mogelijkheden van de organisatie te kunnen werken. Nieuwe ontwikkelingen passen binnen de architectuur Elke ontwikkeling wordt getoetst aan de informatie- en de technische architectuur. Hier geldt het pas toe of leg uit principe. In het geval van leg-uit beslist het IPMT op basis van het adviezen van de Informatiemanager en de teamleider informatievoorziening (als het gaat om de technische architectuur). Digitaal tenzij Vanuit de klant: Met dit principe drukken we uit dat, zowel voor dienstverlening als voor informatieverstrekking als voor ons dagelijks werk, digitaal de norm is. Wat digitaal kan is digitaal beschikbaar. Waar digitaal niet passend is, zullen andere vormen van dienstverlening en informatie beschikbaar blijven. De mate waarin diensten gedigitaliseerd worden, hangt af van de meerwaarde van die digitalisering.

Bedrijfsvoering: De gemeente werkt procesgericht en zaakgericht op de domeinen waar dat bijdraagt. De digitale informatie is betrouwbaar en rechtsgeldig. De gemeente richt daarvoor gegevensbeheer in en voorziet in terugmelding die zoveel mogelijk door onze ICT-omgeving wordt ondersteund. De gemeente streeft naar behoud van informatie in digitale vorm gedurende de gehele levenscyclus van productie tot en met archivering. Goede en verstandige volger Voor nieuwe ontwikkelingen geldt dat we een verstandige volger willen zijn. Een belangrijk aandachtspunt is wel dat dit principe niet beperkend mag zijn voor hetgeen we nu al in voorop lopen om onze ontwikkeling voort te zetten. De gemeente past (nieuwe) digitale middelen weloverwogen toe. De gemeente volgt landelijke ontwikkelingen en maakt gebruik van landelijke projecten/voorzieningen. Denk aan MijnOverheid 14 en eHerkenning/Idensys. De gemeente heeft daarbij een gezonde kritische houding: nieuwe ontwikkelingen worden toegepast als er aantoonbare meerwaarde of noodzaak is. De gemeente kiest bewust hoe ver te gaan in de realisatie van ambities. Haalbaarheid staat daarbij voorop: 80/20 zal in veel gevallen goed genoeg zijn. Beperking in de detaillering vergroot ook de wendbaarheid. De uitvoering kan per afdeling of domein verschillen; bijdrage en haalbaarheid zijn belangrijke criteria.

Veiligheid Voor de continuïteit van de dienstverlening en de integriteit van (vertrouwelijke) gegevens is een betrouwbare en beveiligde informatievoorziening essentieel. Dit blijft de basis van een effectieve ontwikkeling van informatietechnologie. Dit geldt niet alleen voor de informatie-infrastructuur maar ook voor onze organisatie en onze medewerkers. We organiseren onze informatieveiligheid op basis van de Baseline Informatiebeveiliging Gemeenten. Op basis van de BIG en een gedegen gap-analyse en risicoanalyse stellen we ons beleidsplan Informatiebeveiliging en onze jaarlijkse informatiebeveiligingsplannen op. Gebruiksvriendelijkheid Bij het toepassen van (nieuwe) digitale middelen houden we rekening met de behoeften van de gebruiker zodat deze het digitale middel effectief, efficiënt en naar tevredenheid kan gebruiken. De gemeente past verbetering van de gebruiksvriendelijkheid van de toegepaste digitale middelen toe om hiermee het gebruik en het acceptatieniveau te verhogen. Best of breed De gemeente Steenwijkerland kiest ervoor om zoveel waar mogelijk de beste oplossing (tegen een marktconforme prijs uiteraard) die er in de markt is te verkrijgen mits deze voldoet aan de architectuur van de gemeente. Hierbij zijn vooral eisen als voldoen aan de standaarden op het gebied van koppelvlakken en uitwisselingsformaten van groot belang.

Toegankelijkheid We gaan niet zomaar al onze informatie openbaar zetten. We blijven hiervoor altijd het doel in beeld houden. Naast dit criterium is ook van belang om na te gaan welke mogelijkheden de gemeente als organisatie heeft om de informatie ter beschikking te stellen. Oftewel doen wat kan en mag is het uitgangspunt. 15 Informatiehuis In de iVisie zijn op basis van landelijke ontwikkelingen en het beleid en de ambitie van de gemeente een aantal focuspunten opgesteld. Deze focuspunten zijn de lijnen waarlangs we onze informatievoorziening ontwikkelen voor de komende 4 jaar. De basisvoorwaarden Architectuur (Informatie en technisch), Gegevenskwaliteit, Informatieveiligheid en de I&A-organisatie, vormen de basis om de focuspunten en het informatiebeleid te realiseren. In de praktijk wordt de eerste jaren waar mogelijk aan de basisvoorwaarden en de pijlers tegelijkertijd gewerkt. Soms zitten er harde afhankelijkheden tussen het realiseren van een aantal basisvoorwaarden en het implementeren van een aantal projecten uit de focuspunten. In het volgende hoofdstuk worden de basisvoorwaarden uitgewerkt oftewel het fundament voor het informatiehuis. In het daaropvolgende hoofdstuk is uitgewerkt wat er per focuspunt en voor een aantal basisvoorwaarden nodig is om deze te realiseren.

Deze zijn ontwikkeld vanuit wetgeving en interne en externe ontwikkelingen (deels reeds genoemd in de iVisie en verder geconcretiseerd) en vanuit wensen vanuit de organisatie. Voor het focuspunt ‘interactie en participatie met inwoners en ondernemers’ is als belangrijke input de ‘evaluatie Digitale en Zaakgerichte Dienstverlening’ gebruikt. Onderstaande figuur is een weergave van dit Steenwijkerlandse informatiehuis:

16 Basisvoorwaarden Informatiearchitectuur of functionele architectuur 6.1.1. Architectuurprincipes: Vanuit de leidende principes en de diverse ontwikkelingen zijn de onderstaande architectuurprincipes ontwikkeld. Dit is de spreekwoordelijke meetlat waarlangs komende IT- projecten worden gehouden om te checken of we de goede dingen doen en de dingen goed doen. Inrichting en ontwikkeling systemen:  Bij de inrichting van processen en systemen wordt in eerste instantie vanuit de meerwaarde en behoefte voor de klant geredeneerd, voordat wordt gedacht in termen van oplossingen.  Bij het specificeren van functionaliteit wordt een goede balans gezocht tussen de mogelijkheden om de functionaliteit breder te kunnen inzetten en voldoende procesondersteuning.  Processen en systemen worden niet ingericht op uitzonderingen.

17  We werken toe naar een modulair applicatielandschap, waarin vernieuwen en veranderen van applicaties eenvoudiger mogelijk is. Dat wil zeggen dat we specifieke functionaliteit bij voorkeur per domein organiseren, dat we generieke functionaliteit breed aanbieden, dat we backoffice applicaties opschonen en dat we selectief koppelen.  Voor applicatieontwikkeling volgen we onze leveranciers. We richten applicaties slim in maar laten geen maatwerk software ontwikkelen. We maken gebruik van ‘cloud’ toepassingen waar dat duidelijke voordelen biedt en verantwoord is en past binnen het daartoe nog op te stellen ‘cloud-beleid’.  De gemeente streeft, in ieder geval per domein, naar zo generiek mogelijke applicaties met zo min mogelijk overlap in functionaliteit over applicaties heen. Voor een taak/proces werkt de gemeente zoveel mogelijk met één standaardapplicatie. Applicaties die vergelijkbaar zijn worden - omwille van kosten- en beheeroverwegingen -zoveel mogelijk vermeden. Met name in de context van de doorontwikkeling geldt dat een proceseigenaar kan afwijken van de standaard, mits het IPMT hiermee heeft ingestemd, vooral als hiervoor extra budget benodigd is.  Eenvoudige registraties waarvoor het niet loont aparte applicaties aan te schaffen gaan over naar het zaaksysteem om zo het aantal koppelingen en daarmee de complexiteit beperkt te houden.

Voor specifieke toepassingen blijven er specifieke applicaties. Digitale bedrijfsvoering:  Medewerkers worden gefaciliteerd in het digitaal aanbieden, ontsluiten en bewerken van alle gegevens.  Handmatige invoer of uitwisseling van gegevens wordt zoveel mogelijk voorkomen, met name als er sprake is van hoge volumes.  Binnenkomende fysieke gegevensdragers (documenten) worden omgevormd in elektronische vorm, gestructureerd en voorzien van metadata (zoals een classificatie en toegangsregels).  Gegevens worden bij creatie direct voorzien van metadata en op dat moment en bij alle wijzigingen van inhoud of context wordt bepaald of het bewaard moet worden als archiefobject.  Gegevens worden in gestructureerde vorm beheerd en alleen ten behoeve van communicatie in de vorm van documenten verpakt en gecommuniceerd.  Archivering van gegevens (incl. documenten) vindt digitaal plaats en zorgt ervoor dat deze beschikbaar, vindbaar, leesbaar en authentiek blijft en dat toegangsregels, bewaar- en vernietigingstermijnen worden bewaakt.  Er zijn voorzieningen voor elektronische parafen en handtekeningen beschikbaar voor medewerkers. Digitale dienstverlening:  Klanten hebben digitale diensten tot hun beschikking waarmee ze alle veelvoorkomende interacties veilig met de gemeente kunnen afhandelen.

 Digitale diensten voor klanten en medewerkers zijn toegankelijk via verschillende apparaten, ook voor mensen met een functiebeperking en waar nodig (voor de klant!) 24x7 beschikbaar. 18  Ingaande en uitgaande communicatie vindt zoveel mogelijk digitaal plaats en we stimuleren dat via kanaalsturing 1. (Website, Social Media, Mail, Telefoon, Balie, Post)  De voortgang van processen wordt digitaal bewaakt. Medewerkers hebben alle voor hen relevante en toegankelijke informatie over klanten beschikbaar, inclusief informatie over hun contact met de gemeente en hun lopende en afgeronde zaken.  Klanten hebben laagdrempelig toegang tot een actueel en correct beeld van alle voor hen relevante gegevens waarover onze gemeente beschikt.  Medewerkers hebben minimaal toegang tot dezelfde informatie als klanten (voor zover dat relevant is voor de uitoefening van hun taak).  Informatie is niet versnipperd over allerlei loketten en applicaties, maar geïntegreerd en zo nodig geaggregeerd beschikbaar.  Alle verzoeken van klanten die gevolgd moeten worden, worden geregistreerd als zaak en wijzigingen in de status worden op een centrale plaats geregistreerd.  Klanten worden proactief door de gemeente geïnformeerd over zaken waarvan zij hebben aangegeven dat zij daarover geïnformeerd willen worden.

Open data:  Als we mogelijkheden zien om data aan te bieden en waarvoor geen beperkingen vanuit wetgeving of hun classificatie gelden (bijvoorbeeld vanuit het perspectief van privacy) worden deze als open data beschikbaar gesteld.  Gegevensverzamelingen met daarin persoonsgegevens worden indien nodig geanonimiseerd zodat deze niet meer herleidbaar zijn tot personen, voordat ze worden gepubliceerd als open data.  Open data wordt beschikbaar gesteld conform standaarden van het Forum Standaardisatie, bij voorkeur ook betekenisvol (als Linked Open Data) en geoptimaliseerd voor mobiele ontsluiting. Gegevens:  Klanten wordt niet gevraagd naar gegevens die de gemeente zelf al beschikbaar heeft of die eenvoudig toegankelijk zijn voor de gemeente (en passen bij de doelbinding).  Reeds bekende gegevens worden voor ingevuld in formulieren, waarbij klanten de mogelijkheid krijgen om aan te geven of deze gegevens kloppen.  De gemeente heeft een aantal kernregistraties (BOR, IMGEO deel van de BGT) ingericht voor andere gegevens die breed binnen de gemeente worden gebruikt (kerngegevens).  Er zijn duidelijke afspraken over gegevens die worden uitgewisseld met anderen zoals over doel, gebruikstermijn en de standaarden, waarbij de standaarden van Forum Standaardisatie leidend zijn.

1 Kanaalsturing is het inzetten van middelen om klanten te verleiden naar de meest effectieve en efficiënte kanalen gegeven de klantvraag. 19  Vermeende onjuistheden in gegevens worden teruggemeld aan de desbetreffende bronhouder van de gegevens.  Iedere gegevensverzameling heeft een eigenaar die verantwoordelijk is voor beschikbaarheid, integriteit, vertrouwelijkheid, volledigheid en kwaliteit.  Voor alle soorten gegevens is een bron aangewezen en afnemers zorgen ervoor dat zij (direct of indirect) deze bron gebruiken voor het raadplegen en muteren van deze gegevens.  Gegevens zijn uniek identificeerbaar en voorzien van relevante contextinformatie en metadata.  Verwijzen naar gegevens heeft de voorkeur boven kopiëren en daarom wordt waar mogelijk alleen een verwijzing (URI) van de hergebruikte gegevens opgenomen.  We beheren de kwaliteit van gegevens actief;  We verantwoorden de verwerking van gegevens;  We hanteren uniforme definities voor gegevens;  We archiveren gegevens (digitaal) daar waar dat vereist is. Informatievoorziening:  Relevante informatie moet makkelijk te vinden zijn op de website (toptaken), in een taal die onze inwoners begrijpen en een website die toegankelijk is (webrichtlijnen).

 Informatie weergeven op een kaart is belangrijk omdat een zeer groot deel van de informatie die we in onze primaire processen gebruiken, locatie gebonden is en daarmee makkelijker vindbaar is voor onze klanten en een belangrijke factor is voor het verbinden van verschillende ‘soorten’ informatie. Waar mogelijk voegen we locatiegegevens toe om dit nog beter mogelijk te maken.  Om de vragen die aan de balie of via de telefoon aan onze medewerkers gesteld worden in het KCC zoveel mogelijk bij het eerste contact af te handelen moeten zij de beschikking hebben over voldoende en juiste informatie. Begrippen zijn hier volledig klantbeeld, status en documenten lopende zaken, informatie uit basis- en kernregistraties, behandelend ambtenaar en geografische informatie.  Alle zaken worden opgeslagen in één zakenmagazijn en alle documenten in één DMS (Document Management Systeem). De afhandeling van de zaken vindt plaats in de taakspecifieke applicaties waarbij van deze applicaties wordt geëist dat zij statusinformatie en documenten afleveren volgens de KING-standaarden aan het magazijn en het DMS.  We organiseren de gegevens zoveel mogelijk los van de applicaties. Zo kunnen we meer flexibel inspelen op de veranderende (klant)vraag. We verzamelen gegevens om gebruik van onze diensten te kunnen meten, analyseren en daar op bij te sturen.

Zie ook focuspunt Informatiegestuurd werken en analyse.  Gegevensuitwisseling verloopt via de servicebus en via onze standaard (beveiligde) koppeling naar buiten. Het midoffice zetten we optimaal in, we ontsluiten basis- en kerngegevens centraal . Daarmee bereiken we hergebruik, maken we het voorinvullen van formulieren mogelijk en kunnen we (klant)dossiers op metaniveau bijhouden.  De gemeentelijke informatievoorziening is nadrukkelijk ook ontwikkeld om samenwerking met en participatie van klanten en samenwerkingspartners te faciliteren. 20  Voor zowel samenwerking op het gebied van debedrijfsvoering als samenwerking op het gebied van de uitvoering van gemeentelijke primaire processen realiseren we koppelingen met gezamenlijke systemen, hetzij met systemen die Steenwijkerland ter beschikking stelt, hetzij systemen die partners ter beschikking stellen en waar wij op aansluiten. Dat geldt ook voor aansluiting op landelijke voorzieningen.  We maken afspraken over de informatie-uitwisseling op de grenzen van onze organisatie (koppelvlakken, gegevensdefinities, kwaliteit van gegevens). Beheer:  Regie en functioneel beheer voert de gemeente zelf.  Technisch (applicatie)beheer op applicaties en infrastructuur kan uitbesteed worden aan marktpartijen of partners. De eerder genoemde uitgangspunten zijn de basis voor die afweging: het doel staat voorop.

 De gemeente maakt gebruik van ‘cloud’ toepassingen waar dat meerwaarde heeft, rekening houdend met eisen aan informatieveiligheid en betrouwbaarheid. Bij uitbesteding maakt de gemeente duidelijke afspraken met de dienstverlener en legt die contractueel vast. Denk aan serviceniveaus, eigenaarschap en zeggenschap, informatiebeveiliging en wijziging/ontbinding van de overeenkomst. 6.1.2. Informatiearchitectuur De informatiearchitectuur gaat over de inrichting van de informatiehuishouding van gemeenten met als basis de hiervoor genoemde architectuurprincipes. De informatiehuishouding betreft de componenten (software, databases etc.) en applicatiefunctionaliteit waarmee de gegevens kunnen worden opgeslagen, geraadpleegd en processen kunnen worden ondersteund etc.. Ook de informatiemodellen en berichtenstandaarden die zorgen voor een efficiënte en gestandaardiseerde manier van informatie-uitwisseling, zijn onderdeel van de informatiearchitectuur. Het gemeentelijk applicatielandschap bestaat uit veel applicaties die waar mogelijk aan elkaar gekoppeld zijn, soms via een centrale voorziening soms via directe koppelingen. Dit leidt tot een applicatielandschap met weinig onderlinge samenhang en die moeilijk aanpasbaar is.

Daardoor is het moeilijk om flexibel en snel in te spelen op de veranderende eisen die de omgeving aan de gemeentelijke organisatie en haar informatiehuishouding stelt. Om samenhang en flexibiliteit in de informatiehuishouding te creëren, is het nodig generieke functies uit de applicatie te halen en vervolgens generiek ter beschikking te stellen. Met een dergelijke servicegerichte architectuur (SOA) sluiten we aan bij het gedachtegoed van GEMMA (met als basis de NORA). Daarnaast is het van belang dat applicaties voor de ondersteuning van de informatievoorziening en gemeentelijke processen deze functionaliteit op basis van de juiste standaarden ondersteunen. 21 Gegevens en berichtenarchitectuur Om de GEMMA architectuurprincipes te realiseren is standaardisatie nodig op het gebied van gegevens en berichten. Zonder een goede harmonisatie van gegevens en berichten is een effectieve uitwisseling van data tussen applicaties vrijwel onmogelijk. Architectuurplaat De huidige architectuurplaat (uit 2013!) moet aangepast worden aan de nieuwe ontwikkelingen en de nieuwe eisen vanuit Gemma 2.0.

22 Technische architectuur De Technische Architectuur beschrijft hoe de technische infrastructuur is georganiseerd. 6.2.1. Beleidslijnen, principes en standaarden Als directoryservice maakt de gemeente Steenwijkerland gebruik van Microsoft Active Directory Services. Ten behoeve van het vereenvoudigen van beheer en het beschikbaar stellen van dezelfde functionaliteit op de werkplek op kantoor als thuis maakt Steenwijkerland gebruik van applicatievirtualisatie en service based computing. Dit betekent dat we op kantoor kunnen werken met Thin Clients. Het gehele serverpark is gevirtualiseerd. 6.2.2. Globale netwerk architectuur De hoofdvestiging bevindt zich aan de Vendelweg 1 te Steenwijk. Daarnaast verzorgt de gemeente de ict voor de Intergemeentelijk Sociale Dienst. Deze externe locatie en de gemeentewerven in Vollenhove en Steenwijk worden via een e-pacity verbinding gekoppeld aan de hoofdlocatie. Er wordt VLAN segmentering toegepast binnen ons netwerk. Servers die een rechtstreekse verbinding naar de buitenwereld hebben moeten in de DMZ worden opgenomen. De gemeente Steenwijkerland heeft een next generation Firewall in eigen beheer. De uitwijklocatie is gevestigd in Meppel. Met de gemeente Meppel is een overeenkomst gesloten voor het plaatsen van een kopie-omgeving in de MER van de gemeente. Door middel van een

23 glasvezelverbinding tussen het gemeentehuis van Steenwijkerland en het gemeentehuis van Meppel worden beide omgevingen continu synchroon gehouden. Daardoor kan er bij uitval van systemen direct worden overgeschakeld naar de uitwijkomgeving, bijna zonder dat dat de gebruiker er iets van merkt. 6.2.3. Tijd- en Plaats onafhankelijk werken (TPAOW) Door middel van tokens kunnen medewerkers die daarvoor zijn geautoriseerd ook thuis inloggen op het netwerk van de gemeente. Een flink aantal medewerkers heeft een tablet waarmee ook tijd- en plaats onafhankelijk gewerkt kan worden. Vanuit de organisatie maar ook vanuit het project worden aan de ICT omgeving van Steenwijkerland steeds hogere eisen gesteld om tijd-, plaats en apparaat onafhankelijk te kunnen werken. Dit betekent ook dat er gekeken moet worden naar de ondersteuning vanuit helpdesk en technisch beheer. Blijft de beschikbaarheid van de helpdesk tijdens de kantooruren of gaan we deze beschikbaarheid uitbreiden. 24 Informatieveiligheid 6.3.1.

Informatiebeveiliging Het doel van informatiebeveiliging is het behoud van:  Beschikbaarheid/continuïteit (voorkomen van uitval van systemen);  Integriteit/betrouwbaarheid (gegevens zijn juist, actueel en volledig);  Vertrouwelijkheid/exclusiviteit (onbevoegden kunnen geen kennis nemen van gegevens die niet voor hen bestemd zijn);  Controleerbaarheid (het belang om achteraf toegang en transacties te kunnen verifiëren). Principes informatiebeveiliging:  Onze gemeente is aangesloten bij de Informatiebeveiligingsdienst voor gemeenten (IBD).  Onze gemeente heeft een informatiebeveiligingsbeleid, gebaseerd op de strategische en tactische Baseline Informatiebeveiliging Nederlandse Gemeenten (BIG)  Gegevens zijn voorzien van een BIV-classificatie die aangeeft wat het gewenste niveau van Beschikbaarheid, Integriteit en Vertrouwelijkheid is.  Voor die onderdelen die de organisatie als bedrijfskritisch beschouwt dienen verstoringen een zo minimaal mogelijke impact op de uitvoering van de processen te hebben. De ondersteuning is afgestemd op gemaakte afspraken over continuïteit  Informatiebeveiligingsmaatregelen zijn gebaseerd op het informatiebeveiligingsbeleid, de BIV-classificatie van de betrokken gegevens en een risicoanalyse vanuit procesperspectief.

25  Alle toegang tot gevoelige gegevens wordt gelogd en regelmatig (de regelmaat hiervan staat beschreven in het informatiebeveiligingsbeleid) beoordeeld.  Uitwisseling van gevoelige gegevens vindt niet in bulk plaats, maar is toegespitst op de vraag zodat het beperkt is tot wat noodzakelijk is.  Informatiebeveiliging wordt integraal meegenomen bij het ontwerp en de inrichting van applicaties en infrastructuur.  Informatiebeveiliging wordt ook geborgd in afspraken (en controle op naleving ervan) met samenwerkingspartners en leveranciers van diensten of IT-systemen.  Alle betrokkenen zijn zich bewust van informatiebeveiligingsmaatregelen en deze worden onder meer geborgd door periodieke interne en externe audits. Binnen de gemeente Steenwijkerland is een informatiebeveiligingsfunctionaris (IBF) aangesteld (combinatiefunctie met de Informatiemanager). Hij bewaakt en coördineert de invoering van het beleid (BIG strategisch en tactisch) en de uitvoering van de risicoanalyse en het informatiebeveiligingsplan. Vanuit deze functionaris worden eisen gesteld aan het inrichten van de informatievoorziening en heeft dus invloed op de processen, de gegevens het beheer en de ICT. Vanuit de Meldplicht Datalekken en de Algemene Verordening Gegevensbescherming wordt, nog meer dan voorheen, het juist toepassen van privacywet- en regelgeving een aandachtspunt binnen informatiebeveiliging.

Het ligt nu in de planning, om in samenwerking met omliggende gemeenten, een functionaris aan te stellen die de functie van Functionaris Gegevensbescherming gaat vervullen en de privacybewustzijn ‘tussen de oren’ van al diegenen te brengen die met persoonsgegevens omgaan Baseline Informatiebeveiliging gemeenten (BIG) De IBD is een gezamenlijk initiatief van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) en het Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten (KING) en actief sinds 1 januari 2013. Om invulling te kunnen geven aan haar doelen is door de IBD op basis van de Baseline Informatiebeveiliging Rijksdienst (BIR) een vertaalslag gemaakt naar een baseline voor de gemeentelijke markt. Deze Baseline Informatiebeveiliging Nederlandse Gemeenten (BIG) betreft twee varianten, een strategische- én een tactische Baseline. Op basis van deze BIG is het beleid informatiebeveiliging binnen Steenwijkerland gestoeld. Op basis van dit beleid wordt er jaarlijks een informatiebeveilingsplan opgesteld die gebaseerd is op de resultaten uit de gap-analyse en waar nodig een risicoanalyse. Uit dit informatiebeveiligingsplan kunnen ook activiteiten of projecten komen die voor informatievoorziening gevolgen hebben.

Door het opstellen van het informatiebeveiligingsplan aan te laten sluiten op de jaarlijkse bijwerking van het iBeleid kunnen deze projecten worden meegenomen in de jaarplanning van de projecten en activiteiten. 6.3.2. Veilig delen We stellen onze data zoveel mogelijk open voor gebruik door ketenpartners en samenwerkingspartners. We willen noodzakelijke informatie eenvoudig kunnen delen, waarbij de beveiliging van informatie voldoet aan de wettelijke eisen. De mate waarin we data kunnen delen, hangt af van het soort samenwerking. Hiervoor is het belang dat er met de samenwerkings- en ketenpartners heldere afspraken in de vorm van SLA’s en/of bewerkersovereenkomsten worden gemaakt. 26 6.3.3. Privacy Het onderwerp privacy vraagt steeds meer aandacht van de gemeentelijke organisatie. Waar het vroeger vooral een ‘dingetje’ was van de afdeling burgerzaken is het nu een onderwerp van belang voor de gehele organisatie. In alle afdelingen worden wel persoonsgegevens gebruikt of gegevens toegepast die weer te relateren zijn aan personen, denk aan geo-informatie. Privacy is niet alleen een kwestie van goed beveiligen, maar ook van goede ketensamenwerking, het goed ontwerpen van processen en systemen én het goed interpreteren van de wetgeving. Het is van belang te komen tot een informatiebeveilingsbeleid waarin privacy-beleid een specifiek aandachtspunt is. 6.3.4.

ENSIA Het ministerie van BZK heeft opdracht gegeven aan de Taskforce BID om in nauwe samenwerking met de VNG, de Informatiebeveiligingsdienst voor gemeenten (IBD) en de Auditdienst Rijk (ADR) onderzoek te verrichten naar de mogelijkheid om audit- en verantwoordingsinspanning terug te dringen. Momenteel wordt gekeken of een Eenduidige Normatiek Single Informatie Audit (ENSIA) kan worden geïntroduceerd binnen de (lokale) overheid. Doel van ENSIA is te komen tot een vermindering van de verantwoordings- en auditinspanning bij overheden. De huidige verantwoordingsverplichtingen zijn verkokerd in verschillende beleidsdepartementen. Een integrale benadering, die de informatieveiligheid bij gemeenten positief zal beïnvloeden, ontbreekt. De BIG kent deze benadering juist wel. De diverse verantwoordingsverplichtingen overlappen elkaar deels waardoor gemeenten over hetzelfde onderwerp meerdere keren en/of op verschillende momenten verantwoording afleggen. De BIG neemt deze overlap in potentie grotendeels weg. 27 Gegevenskwaliteit 6.4.1. Juiste informatie op juiste moment We willen ervoor zorgen dat binnen de processen van de gemeente de juiste informatie op het juiste moment beschikbaar is.

Dit klinkt heel logisch maar is erg afhankelijk van systemen, maar nog meer van de processen die ervoor zorgen de gegevens in de systemen op een juiste wijze worden ingevoerd en op een gewenst kwaliteitsniveau gehouden worden. Het team informatievoorziening zal continu vanuit de vraag van de organisatie om informatie de informatievoorziening inrichten. Een belangrijk principe hierbij is de eenmalige opslag en meervoudig gebruik van gegevens. 6.4.2. Eenmalige opslag/beheer en meervoudig gebruik Basisregistraties zijn via wetgeving opgelegd aan verschillende publiekrechtelijke organen. Het gaat hierbij om eenmalig inwinnen en meervoudig gebruik van gegevens door en voor de gehele overheid. Er zijn straks 13 basisregistraties voor (vermogens)objecten en subjecten waaronder personen, adressen, gebouwen, bedrijven, kadaster, inkomens. Proceseigenaren zijn verantwoordelijk voor het gebruik van deze gegevens binnen hun eigen processen. Kernregistraties zijn het equivalent van een basisregistratie. Een kernregistratie kan ten aanzien van een basisregistratie aanvullende en actuele gegevens bevatten of andere gegevens waarvoor binnen de organisatie geldt: ‘eenmalig inwinnen, meervoudig gebruiken' om de werkzaamheden efficiënter te kunnen verrichten. Een voorbeeld is de registratie van medewerkersgegevens.

We stellen binnengemeentelijk gebruik van bestaande gegevens verplicht en organiseren kernregistraties zó dat we onafhankelijk zijn van applicaties. We bewaken en verbeteren de kwaliteit van gegevens door het adequaat organiseren van gegevensbeheer. Bij nieuwe projecten

28 werken we de informatiebehoefte, informatiestromen en relaties met registraties en applicaties uit. Procesregistraties zijn registraties die procesgegevens bevatten die specifiek voor één proces worden opgeslagen en beheerd. Proceseigenaren zijn verantwoordelijk voor de kwaliteit van de gegevens die in hun proces worden gegenereerd en opgeslagen. 6.4.3. Gegevensmanagement Gegevensmanagement (= het geheel van processen en producten dat betrekking heeft op de omgang van de gemeente met gegevens) is het fundament van de informatievoorziening: van daaruit worden bedrijfsprocessen en automatiseringssystemen gevoed. Gegevensmanagement moet ervoor zorgen dat de juiste gegevens met de juiste betrouwbaarheid, op het juiste moment op de juiste plaats beschikbaar zijn. Kortom wij zijn als gemeente die gegevens verwerkt, belast met de complexe taak om zorgvuldig om te gaan met deze gegevens op een volledige, inzichtelijke, betrouwbare en beheersbare wijze. Gegevensmanagement omvat de gegevensuitwisseling intern en met andere organisaties, de kwaliteitsbewaking, monitoring, verantwoording en de beveiliging. Een belangrijk onderdeel van gegevensmanagement is het benoemen en toewijzen van rollen en verantwoordelijkheden. We maken hierbij onderscheid in verschillende aandachtsgebieden. Deze aandachtsgebieden zijn het inwinnen, faciliteren en gebruiken van de gegevens.

Daarnaast kennen we het toezicht houden op het geheel van deze onderwerpen, het beveiligen van de gegevens en het kunnen verantwoorden van de verwerking van gegevens. Figuur 1 - Gegevensmanagement op strategische hoofdlijnen De combinatie van Inwinnen, Faciliteren en Gebruiken van gegevens wordt het ‘verwerken’ van gegevens genoemd.

29 Onderdelen van de verwerking van gegevens Inwinnen van gegevens kan bestaan uit het bijhouden van een (lokale registratie) of inmeten en tekenen in ‘de kaart’, het ontvangen van een kennisgeving van een registratie die door een externe partij wordt bijgehouden of de ontvangst van documenten of mails van externe bronnen. Faciliteren omvat het ontvangen van gegevens die zijn ingewonnen, het verstrekken van (gecombineerde) gegevens aan afnemers, het bewaken van de kwaliteit en onderlinge integraliteit van gegevens. Gebruiken is afnemen van de diensten die door de Faciliteren component worden geboden. Afnemers gebruiken deze diensten om gegevens in te zien, en op te vragen voor gebruik binnen hun bedrijfsprocessen. Indien een afnemer gerede twijfels heeft over de kwaliteit van gegevens heeft de afnemer de plicht om deze twijfel terug te melden aan de bronhouder of verstrekker van de gegevens. Toezicht houden omvat de functies die voor de organisatie toezicht houden op de verwerking van de gegevens. Enerzijds is het via deze functies mogelijk om na te gaan of de verwerking van gegevens conform binnen de gemeente overeengekomen protocollen is verlopen en anderzijds is het mogelijk om in kaart te brengen welke gegevens van burgers en bedrijven zijn uitgewisseld en waarom.

Beveiligen is een combinatie van technische, organisatorische, fysieke en procedurele maatregelen die gebaseerd zijn op een risicoanalyse, wettelijke verplichtingen en landelijke richtlijnen. Te denken valt aan de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp), de Wet Datalekken en de Baseline Informatiebeveiliging Gemeenten (BIG). Verantwoorden omvat functies die benodigd zijn voor het faciliteren van de verantwoording richting burger, bestuur en Rijk van de verwerking van gegevens. Deze functies omvatten loggingfuncties waarmee wordt opgeslagen wie, wanneer, waarom, welke categorieën van gegevens heeft verwerkt en functies om verantwoordingsinformatie mee te genereren. Basisprincipes gegevensmanagement Ten aanzien van het gegevensmanagement zijn de volgende basisprincipes benoemd:  Gegevens zijn een bedrijfsmiddel en hebben waarde;  Gegevens worden waar mogelijk gedeeld;  Gegevens worden conform wet- en regelgeving verwerkt.

Hiervoor is nodig: • Inrichten eigenaarschap en governance-structuur (verantwoordelijkheid, rollen, processen) • Opstellen beeld voor huidige gegevensgebruik per proces (data-architectuur) • Opstellen beeld voor gewenste gegevensgebruik per proces • Datakwaliteitsplan: gericht werken aan verbeteren van kwaliteit, te beginnen bij basisregistraties en kernregistraties, vervolgens ook procesregistraties • Invoeren van een mechanisme voor consistent houden basisregistraties-kernregistraties- overige registraties 30 I&A organisatie 6.5.1. Kwaliteit Kwaliteit van de informatievoorziening is voor een groot deel afhankelijk van de afstemming tussen de informatiebehoefte van de afdeling (het proces) en het aanbod van informatie. Hierin heeft functioneel beheer een cruciale rol. Hierbij volgen we de BISL-principes en het negenvlaks model voor de positionering van informatiemanagement en de inrichting van het functioneel beheer. De gemeente kiest bewust waar ze op inzet en wat ze aanpakt. De vragende partij (afdeling, team, proceseigenaar, …) (in bovenstaande plaat het bedrijfsdomein) stelt een duidelijke behoefte en bepaalt in eerste instantie wat een oplossing waard is. Integrale afweging vindt plaats in het MT. Meerwaarde staat daarbij voorop: wat draagt betere of andere informatievoorziening bij aan de organisatiedoelen? Het concernplan en het iBeleid vormen de toetssteen.

De gemeente maakt duidelijk onderscheid tussen doelen enerzijds en de middelen om die doelen te bereiken anderzijds. Informatiemanagement brengt samen met functioneel beheer de behoefte in beeld en vertaalt dit naar informatievoorzieningsoplossingen. Uiteindelijk worden daarmee ook aan ICT-beheer de eisen en wensen aan de technologie meegegeven.