Handreiking burgemeesters december 2020.pdf

Of dat bij elk gespreksthema steeds een ander duo primair de gespreksvoering op zich neemt. Dat vraagt uiteraard wel goede afstemming tussen de leden vooraf, zodat alle relevante perspectieven aan bod komen. Resultaat • De vertrouwenscommissie beoordeelt de geselecteerde kandidaten aan de hand van de profielschets op de geschiktheid als burgemeester. Betrokkenen • De vertrouwenscommissie: zorgt via gerichte vraagstelling en via een dialoog dat zij de kandidaten leert kennen en toetst daarbij op de geschiktheid van de kandidaat als burgemeester aan de hand van de profielschets.

47 7.2 Het tweederondegesprek In het tweederondegesprek verdiept de kennismaking zich. Die verdieping vindt plaats op aspecten waarop de vertrouwenscommissie nadere informatie wenst. Dit vereist wederom een goede voorbereiding door de vertrouwenscommissie. Die voorbereiding hoeft beslist niet pas te starten na het eersterondegesprek, maar kan deels al eerder in gang worden gezet en verder worden ingevuld naar aanleiding van de bevindingen uit de gevoerde eerste gesprekken. In een tweede ronde is het dan zaak om andere kanten van de kandidaat te zien of heel gericht op bepaalde onderwerpen verder door te gaan. Daarbij past een andere setting, bijvoorbeeld een andere locatie, en een andere opzet dan de eerste ronde. Zo kennen tweederondegesprekken meestal een wat interactiever karakter en wordt de tijd genomen om bij een bepaald onderwerp langer stil te staan. Dit kan bijvoorbeeld door letterlijk voor een andere opstelling te kiezen en/of een methodiek te kiezen waarbij beweging plaatsvindt. Een tweederondegesprek leent zich ook om een bepaald type uitdaging of problematiek voor de nieuwe burgemeester uit te diepen aan de hand van het voorleggen van een casus of een opdracht. Kandidaten krijgen regelmatig (kort) voor het tweederondegesprek een bepaalde opdracht uitgereikt.

7.3 Eventueel assessment Tijdens de selectie van een nieuwe burgemeester kan de vertrouwenscommissie gebruik maken van een assessment. Een assessment is een verzameling van onderzoeks- en beoordelingsinstrumenten die wordt ingezet om te beoordelen of een kandidaat beschikt over de kwaliteiten en eigenschappen die in een profielschets zijn weergegeven. De basis hiervoor is de profielschets. Een assessment geeft aanvullende informatie aan de vertrouwenscommissie over een kandidaat of kandidaten. De uitkomsten geven een gefundeerd beeld van ontwikkelpunten en ontwikkelde punten. Op geen enkele manier is een assessment bedoeld als een middel om een keuze af te dwingen; de vertrouwenscommissie is en blijft te allen tijde zelf verantwoordelijk voor haar conceptaanbeveling aan de gemeenteraad. Een assessment dient te worden uitgevoerd door een erkend psychologisch bureau dat ervaring met burgemeesters heeft. Het burgemeestersambt is een bijzonder veelzijdig en uniek ambt en het assessment moet hieraan goed recht doen. Het kabinet van de commissaris van de Koning kan desgevraagd de ervaringen met bureaus delen. De inhoud van een assessment bestaat vaak uit een persoonlijkheidstest, een IQ-test en een gesprek over competenties. Het is van belang dat de vertrouwenscommissie een duidelijke onderzoeksvraagstelling meegeeft aan het bureau.

Een assessment levert vooral iets op wanneer het assessment een duidelijk antwoord oplevert op de vraag of vragen van de vertrouwenscommissie (bijvoorbeeld: hoe besluitvaardig is een kandidaat?). De exacte opdrachtformulering stemt de secretaris van de vertrouwenscommissie af met de kabinetschef. De commissaris van de Koning is namelijk verantwoordelijk voor de informatie-inwinning. Indien de vertrouwenscommissie een assessment wil inzetten dan mag dat niet ‘spontaan’ worden besloten. In de profielschets en de vacaturetekst moet al zijn aangekondigd dat een assessment onderdeel kan uitmaken van de procedure. Vaak wordt daarom gekozen om de mogelijkheid open te laten en later in het proces de afweging van noodzaak te maken. De staande praktijk is inmiddels dat, ongeacht of de gemeente een mogelijk assessment in de profielschets heeft opgenomen, BZK standaard een zin in de vacature opneemt dat een assessment eventueel tot de mogelijkheden behoort. Overigens kunnen kandidaten ook zelf de vertrouwenscommissie verzoeken een assessment te laten afnemen. Daarom is het verstandig dat de vertrouwenscommissie goed is voorbereid op een toelichting waarom wel of niet wordt gekozen voor uitvoering van een assessment binnen de procedure.

48 De timing van een assessment is een keuze. Het assessment kan plaatsvinden na het eersterondegesprek. De resultaten van het assessment kan de vertrouwenscommissie dan meenemen in haar tweederondegesprekken. De kosten kunnen wel oplopen door de hoeveelheid assessments en het moet passen binnen de tijdsplanning van de vertrouwenscommissie. Een assessment vindt daarom meestal plaats na het tweederondegesprek. De vertrouwenscommissie heeft dan een zodanig goed beeld heeft van de overgebleven kandidaat of kandidaten dat heel precies de vraagstelling aan het assessmentbureau kan worden gedefinieerd. Ook kan de vertrouwenscommissie beter beoordelen of een assessment nog gewenst is. Een gegeven is in deze optie dat de resultaten van het assessment meestal niet meer worden besproken tussen de kandidaat en de vertrouwenscommissie. 7.4 Werkwijze van de vertrouwenscommissie De vertrouwenscommissie velt in de regel op basis van een of twee gesprekken haar oordeel over de geschiktheid van een kandidaat. Het vereist dat de vertrouwenscommissie de tijd effectief benut. Hierna volgen vier verschillende handvatten voor het voeren van informatierijke gesprekken. 7.4.1 Varieer in gespreksvoering Een goed gesprek waarin de vertrouwenscommissie en de kandidaat elkaar echt leren kennen vereist een variatie in gespreksvoering.

Dat vereist dat de vertrouwenscommissie vragen stelt over het professioneel functioneren, maar ook een meer informeel gesprek aanknoopt over de persoon achter de kandidaat. Dat de vertrouwenscommissie toetst op functioneren in het verleden, maar ook nagaat of de kandidaat is voorbereid op de toekomst. Voor alle sollicitatiegesprekken geldt: door afwisseling in vragen, door een breed palet aan onderwerpen aan te snijden en door te variëren in gesprekstechnieken, leert de vertrouwenscommissie de kandidaten het beste kennen en komen zij ook het beste tot hun recht. Dat is nodig omdat de vertrouwenscommissie de kandidaat moet beoordelen in een totaalbeeld. Een totaalbeeld van: passend bij de gemeente, passende persoonlijkheid en adequate beschikking over benodigde competenties. Het functioneren in het verleden heeft betekenis voor de toekomst. De STAR-vraagtechniek helpt om competenties te toetsen aan de hand van voorbeelden uit het verleden. STAR staat voor Situatie, Taak, Actie en Resultaat. Een kandidaat wordt dan gevraagd een situatie uit het verleden te schetsen waarin een bepaalde competentie (bijvoorbeeld onderhandelingsvaardigheid, inlevingsvermogen of daadkracht) nodig was.

Vervolgens vindt een gesprek plaats waarbij het aan de vertrouwenscommissie is om te zorgen dat zij de regie houdt door gestructureerd na te gaan of de sollicitant de STAR-elementen in de beantwoording adequaat betrekt. Vaak wordt nog een extra ‘R’ en ‘T’ toegevoegd, namelijk door een reflectie van de kandidaat te vragen en wat de kandidaat daaruit meeneemt richting de toekomst. De vertrouwenscommissie informeert ook naar de achtergrond van een kandidaat (Wat voor persoon is het? Waar heeft hij of zij eerder gewerkt? Hoe heeft hij of zij eerder gewerkt?). Dat doet de vertrouwenscommissie eerst en vooral op basis van het cv en in het sollicitatiegesprek. Desgewenst kan de vertrouwenscommissie ook navraag doen bij de commissaris van de Koning. Tegelijk is het beperkt mogelijk om als vertrouwenscommissie kennis op te doen over het verleden vanwege privacy en geheimhouding; het zelfstandig inwinnen van referenties is bijvoorbeeld niet toegestaan.

49 De vertrouwenscommissie wordt aangeraden ook daadwerkelijk kennis te maken met de hele persoon. Competenties zijn stukjes van die persoon. Als de focus in het gesprek te sterk komt te liggen op het achterhalen van alleen de afzonderlijke competenties, dan verdwijnt het zicht op de persoon als geheel. 7.4.2 Treed op als een team Een vertrouwenscommissie is een team. Een team presteert beter naarmate de teamleden doen waar ze goed in zijn en wat ze prettig vinden. Een vertrouwenscommissie is een bijzonder team, omdat de leden in de dagelijkse, politieke context tot verschillende partijen behoren, maar in de benoemingsprocedure intensief samen optrekken. Dat vereist dat het team serieuze aandacht verdient. Sommige leden van de vertrouwenscommissie voelen zich senang door vooral te luisteren en observeren, anderen door in een iets meer vrije rol het gesprek te voeren met kandidaten en weer anderen voeren graag een gestructureerd gesprek over een casus of een ervaring van de kandidaat uit het verleden. Het is zaak om elkaars kwaliteiten te zien en te benutten.

7.4.3 Maak vooraf werkafspraken De voorbereiding op de sollicitatiegesprekken (eerste ronde en tweede ronde) door de vertrouwenscommissie vereist het maken van werkafspraken over onder meer: • de vertaling van de profielschets naar vragen, variëren in vragen opdat het gesprek daadwerkelijk een gesprek wordt en oefenen in het stellen van heldere vragen; • de inrichting van de zaal waar het gesprek en/of de gesprekken plaatsvinden; • de indeling van het gesprek (tijdsduur, gespreksindeling, taakverdeling tussen de leden, positie van de ondersteuning); • de onderlinge taak- en rolverdeling binnen de vertrouwenscommissie (waaronder begrepen: positie van de adviseurs, invulling van de ondersteuning door de secretaris, planning, waarborgen van vertrouwelijkheid, wijze van vastleggen van indrukken); • de tijdsduur van de gesprekken en de pauzes tussen de gesprekken, de oordeelsvorming waarbij de vertrouwenscommissie eerst een individueel oordeel opmaakt (meestal aan de hand van een scoreformulier) en vervolgens een methodiek toepast om tot een collectieve afweging te komen; • zorgen voor de juiste samenwerkingssfeer, omdat de vertrouwenscommissie in dit proces samen optrekt en het dus ook van elkaar moet hebben om tot een succes te komen.

Deze voorbereiding is van toepassing op alle gesprekken, waarbij geldt dat de aard en inhoud van het tweederondegesprek geen kopie dienen te zijn van de eerste ronde. Immers, de vertrouwenscommissie kent de kandidaat nu al. In de voorbereiding van de vertrouwenscommissie kan het goed werken om een oefengesprek te voeren met een fictieve kandidaat. Bijvoorbeeld met een burgemeester uit een buurgemeente, met de zittende of ex-burgemeester of via een extern bureau, zodat de vertrouwenscommissie professionele feedback ontvangt. Hoe groter de vertrouwenscommissie, hoe belangrijker het is om werkafspraken te maken over de inrichting van die gesprekken.

50 7.4.4 Maak prudent gebruik van publiekelijk toegankelijke informatie Veel informatiebronnen zijn publiek toegankelijk (zoals beelden op YouTube, resultaten via een zoekmachine als Google en vaak ook Twittergegevens). Een vertrouwenscommissie mag dergelijke informatie niet negeren, maar moet hier zeer prudent mee omgaan. Het maken van goede onderlinge afspraken hierover is van groot belang. Een lid van de vertrouwenscommissie draagt de verantwoordelijkheid geen sporen achter te laten van de zoektocht. Let daarbij goed op het verwijderen van de zoekgeschiedenis en op het voorkomen van het achterlaten van bijvoorbeeld gebruikersnamen. Een praktische manier om met publiek toegankelijke informatie om te gaan, is door tijdens een vergadering van de vertrouwenscommissie gezamenlijk openbare informatie op te zoeken. Let daarbij wel op het voorkomen van digitale herkenning. Voorzichtigheid geldt ook voor de interpretatie van resultaten van raadpleging van openbare bronnen. Informatie op bijvoorbeeld internet hoeft niet juist of volledig te zijn. Dat kan zowel positief als negatief uitwerken. In het sollicitatiegesprek met de kandidaten is doorgaans een onderwerp van gesprek wat er beschikbaar is op internet.

Mochten er bij de vertrouwenscommissie naar aanleiding van het gesprek nog twijfels bestaan, dan is het zaak de commissaris van de Koning hiervan op de hoogte te stellen of te verzoeken hierover nadere informatie te verstrekken. 7.5 Beoordelingssystematiek (voorlopige en definitieve oordeelsvorming) Er moet ruimte zijn om echt in gesprek te raken en een kandidaat echt te leren kennen. Echter, na afloop van de eerste ronde moeten de kandidaten ook onderling vergeleken worden. De vertrouwenscommissie heeft de taak om zowel de kandidaten individueel te toetsen aan het profiel alsook om na de gesprekken met elkaar tot een collectief oordeel te komen over de vraag welke kandidaten doorgaan naar de volgende ronde. De systematiek op basis waarvan de vertrouwenscommissie tot haar oordeel komt, dient vóór aanvang van de gesprekken te zijn vastgesteld. Dit voorkomt dat de beoordelingssystematiek op een te laat moment nog een gespreksonderwerp wordt. Dat is niet alleen inefficiënt, maar draagt ook het risico in zich dat de keuze over de systematiek en de beoordeling van de kandidaten door elkaar gaan lopen. Een stelregel luidt daarom: de systematiek moet voorafgaand aan de sollicitatiegesprekken vaststaan. Dat geldt niet alleen voor de systematiek voor de eerste ronde maar ook voor de tweede ronde (en eventueel een derde ronde).

De vertrouwenscommissie bepaalt dus zowel de systematiek om tot een voorlopig oordeel te komen (welke kandidaten gaan door van de eerste ronde naar de tweede ronde?) als de systematiek om tot een definitief oordeel te komen (welke kandidaten komen op de conceptaanbeveling aan de gemeenteraad?). Bij voorkeur direct na afloop van de eersterondegesprekken besluit de vertrouwenscommissie met welke kandidaten de procedure wordt voortgezet. Hoewel dat in deze fase nog niet verplicht is, kunnen de niet-geselecteerden door de vertrouwenscommissie worden geïnformeerd dat zij (voor nu) niet door zijn naar de tweederondegesprekken. Dat gebeurt door de voorzitter en/of de secretaris van de vertrouwenscommissie. Zeker bij een beperkt aantal kandidaten kan het verstandig zijn kandidaten niet te vroeg af te schrijven. Uiteindelijk moet een aanbeveling van twee kandidaten worden opgesteld en het risico is dat kandidaten zich, om hen moverende redenen, terugtrekken. In het belang van de meervoudige aanbeveling volgt het definitief afzeggen van de kandidaten daarom pas aan het eind van het selectieproces. Het is belangrijk dat er zowel na de eerste als na de tweede ronde

51 in ieder geval twee kandidaten overblijven die kunnen worden voorgedragen. Het is daarom aan te raden voor ten minste één reservekandidaat te zorgen. Na uitvoering van de tweede ronde (en eventueel derde ronde en assessment) vindt de definitieve beoordeling plaats en worden overgebleven kandidaten opnieuw op de hoogte gebracht. Daarbij geldt het advies om als vertrouwenscommissie de kandidaten die op de conceptaanbeveling staan (kort) voorafgaand aan de besloten raadsvergadering om een bevestiging te vragen van het voortzetten van de kandidatuur, zonder hen te vertellen op welke plek zij op de conceptaanbeveling staan. Kandidaten kunnen zich immers terugtrekken en de gemeenteraad kan voor een andere volgorde op de aanbeveling kiezen dan de vertrouwenscommissie voorstelt. Voor de andere kandidaten met wie tot in de laatste ronde wordt gesproken geldt het advies hen niet eerder dan na afloop van de besloten raadsvergadering waarin de aanbeveling wordt vastgesteld te informeren. Mocht zeer onverhoopt zich de situatie voordoen dat beide kandidaten zich terugtrekken voorafgaand aan de besloten raadsvergadering, dan vindt er overleg plaats met de commissaris over de volgorde op de lijst of het al dan niet opstarten van een nieuwe procedure.

Trekt de nummer 1 of 2 zich terug ná de besloten raadsvergadering waarin het besluit over de aanbeveling is genomen, dan blijft het raadsbesluit staan en wordt zo nodig volstaan met een enkelvoudige aanbeveling. De precieze manier waarop het informeren van kandidaten plaatsvindt verschilt. Zowel in de gekozen vorm (telefonisch, schriftelijk of per mail) als in de vraag wie wat informeert (het is een keuze om direct de achterliggende motivatie te melden of dat de mogelijkheid wordt geboden dat kandidaten hiervoor zelf contact opnemen met de voorzitter of de secretaris van de vertrouwenscommissie). Doorgaans hebben kandidaten veel geïnvesteerd in hun sollicitatie en zullen zij niet alleen teleurgesteld zijn bij een afwijzing, maar vooral ook benieuwd zijn naar de feedback. Het is daarom zeer aan te raden om niet te volstaan met alleen de mededeling van wel of niet doorgaan in de procedure maar de terugkoppeling serieus en met opgaaf van redenen te verzorgen. Een meer toegespitste terugkoppeling aan afgevallen kandidaten gebeurt bij voorkeur nadat de gemeenteraad heeft besloten over de aanbeveling. In het uitzonderlijke geval dat de vertrouwenscommissie na de gesprekken tot de conclusie komt dat geen enkele kandidaat geschikt is, zal er contact moeten worden opgenomen met de kabinetschef voordat er wordt gecommuniceerd naar de kandidaten.

Een situatie als deze moet echter zo veel mogelijk voorkomen zien te worden. Men zoekt immers gezamenlijk naar een nieuwe burgemeester voor de gemeente. Indien er twijfels zijn over de geschiktheid van de kandidaten, is het gesprek met de commissaris van de Koning bij het bespreken van de brievenselectie het meest aangelegen moment om dit aan te kaarten.

52 Keuzemarge • De vertrouwenscommissie is vrij in de keuzebepaling van de inhoud, locatie en vormgeving van de beoordeling. Tips • Leg als vertrouwenscommissie afspraken over de invulling van de beoordeling van te voren vast en doe dat vóór de beoordeling daadwerkelijk begint. • Besef dat het werk van een vertrouwenscommissie teamwork is. Investeer in de samenwerking zowel door aandacht te hebben voor de teamsfeer als in het gebruikmaken van elkaars sterke punten. Evalueer als vertrouwenscommissie ook de eigen werkzaamheden tijdens het proces én besteed daarbij aandacht aan de vraag of iedereen nog volledig is aangehaakt. • Stel een draaiboek op zodat de leden en ondersteuning van de vertrouwenscommissie houvast hebben tijdens de gesprekken. Neem in dat draaiboek gemaakte werkafspraken op rond gespreksinrichting, planning, beoordeling en vragen die in ieder geval aan bod zullen komen. • Besef dat het laten uitvoeren van een assessment géén verplaatsing van verantwoordelijkheid betekent. De vertrouwenscommissie dient zelfstandig te oordelen over de geschiktheid van de kandidaten. • Het is strikt verboden voor de vertrouwenscommissie om met derden overleg te hebben, mondeling dan wel schriftelijk, over kandidaten.

• Als een assessment onderdeel kan uitmaken van de procedure, maak dan met het geselecteerde bureau een principe-afspraak voor een assessment op een specifieke datum, waarbij wel het voorbehoud geldt dat de vertrouwenscommissie kan besluiten hiervan geen gebruik te maken. • Het eersterondegesprek en het tweederondegesprek vinden kort na elkaar plaats. Besef dat het tweederondegesprek wel een goede voorbereiding vergt en ruim daarvoor dus tijdig tijd in. • Voer altijd een tweederondegesprek, ook als uit de eerste ronde een kandidaat met kop en schouders boven alle anderen lijkt uit te steken. Vooraf tijd investeren in de voorbereiding en daarmee gebruik maken van externe ondersteuning loont. Neem als vertrouwenscommissie ook tussen gesprekken de tijd die nodig is om tot een goede afweging en beoordeling te komen. • Maak duidelijke afspraken over de wijze waarop een adviseur zijn of haar taak invult en doe dit vóórdat de gesprekken plaatsvinden. • Besef dat de voorbereiding op de beoordeling van kandidaten geen dagelijkse kost is en ook veel van de vertrouwenscommissie vergt qua vaardigheden. Maak daarom voorafgaand aan de start van deze gesprekken gebruik van gespecialiseerde externe ondersteuning en bij voorkeur al bij de voorbereiding van de profielschets.

Stap 8 / Verslag van Bevindingen van de vertrouwenscommissie Met het instellen van de vertrouwenscommissie heeft de gemeenteraad deze commissie opgedragen om het nodige voorwerk te verrichten om te komen tot een uiteindelijke aanbeveling aan de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. Resultaat • Vertrouwenscommissie verantwoordt schriftelijk over haar opdracht, werkwijze en bevindingen aan de raad in een Verslag van Bevindingen. Betrokkenen • De vertrouwenscommissie: is steller van het Verslag van Bevindingen. De secretaris van de vertrouwenscommissie (de raadsgriffier) fungeert doorgaans als eerste penvoerder.

53 In stap 8 van de benoemingsprocedure zijn er drie onderdelen die de aandacht verdienen: 1. Verslag van Bevindingen 2. Stemverhoudingen 3. Ontvangers van het Verslag van Bevindingen 8.1 Verslag van Bevindingen In een schriftelijk verslag brengt de vertrouwenscommissie verslag uit van haar voorwerk om te komen tot een conceptaanbeveling aan de gemeenteraad. Dit verslag is zowel procesmatig als inhoudelijk van aard. Het is gebruikelijk dat de secretaris van de vertrouwenscommissie en/of voorzitter van de vertrouwenscommissie een conceptversie opstellen en die bespreken met de vertrouwenscommissie. Het Verslag van Bevindingen beargumenteert overtuigend hoe de conceptaanbeveling tot stand is gekomen. Het is ook mogelijk om een concept van het Verslag van Bevindingen voor een check te delen met (het kabinet van) de Commissaris. De inhoud en vorm van het Verslag van Bevindingen staan vrij. In ieder geval is het raadzaam in te gaan op: het verloop van het proces, de wijze waarop tot een onderlinge afweging van kandidaten is gekomen en op welke gronden de finale beoordeling is gemaakt die geleid heeft tot de conceptaanbeveling van twee kandidaten in voorkeursvolgorde (1 en 2) door de vertrouwenscommissie, inclusief de stemverhouding daarbij. De commissie vermeldt ten aanzien van de kandidaten 1 en 2 in ieder geval de motieven die tot haar oordeel hebben geleid.

Een veel gehanteerde indeling van het Verslag van Bevindingen gaat uit van: • een korte inleiding met de aanleiding voor de vacature en een beknopte samenvatting van de taakopdracht van de vertrouwenscommissie; • een procesverantwoording waarin markante gebeurtenissen in de procedure en contactmomenten van de vertrouwenscommissie onderling en met betrokkenen kort en zakelijk staan beschreven; • een inhoudelijke beschrijving van de wijze waarop de vertrouwenscommissie de kandidaten heeft getoetst op de profielschets en een beschrijving van de systematiek op basis waarvan de vertrouwenscommissie tot een definitieve beoordeling is gekomen.

Daarbij is het niet noodzakelijk, en in het licht van de vertrouwelijkheid ook niet gewenst, om alle namen van de kandidaten te noemen, met name als het kandidaten betreft die te licht werden bevonden en dus niet meer meededen in de verdere procedure; • een bondige weergave van de belangrijkste bevindingen per kandidaat waarmee de vertrouwenscommissie heeft gesproken; • een zakelijke weergave van de afwegingen van de vertrouwenscommissie, zoals de afweging om met bepaalde kandidaten een vervolggesprek aan te gaan en de afwegingen naar aanleiding van die vervolggesprekken; • de eindconclusie van de vertrouwenscommissie in termen van welke kandidaten de vertrouwenscommissie aan de gemeenteraad voorstelt om aan te bevelen bij de minister van BZK ter benoeming tot nieuwe burgemeester. Oftewel: wie staan er op plaatsen 1 en 2 van de conceptaanbeveling? De meeste vertrouwenscommissies maken tijdens de gesprekken gebruik van een beoordelingsformulier en verwerken de individuele formulieren na de gesprekken tot een samenvattend overzicht. Deze formulieren en de beraadslagingen hierover vormen het uitgangspunt voor de samenvatting van de bevindingen per kandidaat. Het is een belangrijke taak van de secretaris van de vertrouwenscommissie (eventueel ondersteund door de plaatsvervangend secretaris) om de essentie van de beraadslagingen adequaat te vangen in aantekeningen.

54 8.2 Stemverhoudingen Het streven in een vertrouwenscommissie moet zijn gericht op unanimiteit. Dat geeft de burgemeester de best denkbare start. Wanneer verschillen van inzicht bestaan over de aan te bevelen kandidaten is het dan ook zaak om de aard van die verschillen eerst te achterhalen in relatie tot de wensen, eisen en verwachtingen van de nieuwe burgemeester uit de profielschets en hier vervolgens met elkaar over te spreken. Het is denkbaar dat, ondanks een inhoudelijke bespreking van argumenten, toch een verschil van inzicht blijft bestaan over de gewenste aanbeveling. In dat geval wordt hierover een opmerking gemaakt in het Verslag van Bevindingen. De vertrouwenscommissie besluit dan in meerderheid. In zo een geval is het raadzaam de situatie, ter informatie, te bespreken met de commissaris. Alleen de leden van de vertrouwenscommissie hebben stemrecht, waarbij geldt dat ieder lid één stem heeft. De grootte van politieke partijen in de gemeenteraad maakt geen onderdeel uit van de stemming. Bovendien, een burgemeester wordt benoemd voor een periode van zes jaar en in die periode kan de samenstelling van de gemeenteraad flink veranderen. Adviseurs hebben geen stemrecht in de vertrouwenscommissie, maar bij verschil van inzicht is het wel van belang dat hun bevindingen worden opgenomen in het Verslag van Bevindingen.

De vertrouwenscommissie stelt in gezamenlijkheid het Verslag van Bevindingen vast. 8.3 Ontvangers van het Verslag van Bevindingen De vertrouwenscommissie brengt het Verslag van Bevindingen, met inachtneming van de geheimhouding, uit aan de gemeenteraad, tijdens de besloten raadsvergadering. Ook stuurt de vertrouwenscommissie het verslag voorafgaand aan de raadsvergadering toe aan de commissaris van de Koning zodat hij of zij tijdig kennis kan nemen van de inhoud. Het Verslag van Bevindingen vormt het belangrijkste document voor de besloten raadsvergadering over de aanbeveling. Een afschrift van het Verslag van Bevindingen stuurt de vertrouwenscommissie aan de commissaris van de Koning en de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. In de versie voor de minister van BZK en de commissaris van de Koning moeten alle namen van kandidaten herleidbaar zijn. Dit kan door de namen te noemen of een versleutelcode mee te sturen. In de versie voor de gemeenteraad worden alleen de kandidaten 1 en 2 bij naam genoemd. Keuzemarge • Het is aan de vertrouwenscommissie hoe diepgaand zij verantwoording aflegt over de werkzaamheden. De gemeenteraad heeft vertrouwen gesteld in de commissie om de conceptaanbeveling voor te bereiden. Daarbij past dat de vertrouwenscommissie zich niet tot in elk detail hoeft te verantwoorden.

Het gaat erom dat de gemeenteraad een beeld krijgt bij de procesvoering en de zorgvuldigheid van de afwegingen. Dit staat ten dienste van de tweevoudige aanbeveling. Tips • Plan tijdig een moment in om als vertrouwenscommissie over het verslag te spreken. Houd er rekening mee dat de gemeenteraad en commissaris van de Koning, die niet bij de werkzaamheden en beraadslagingen van de vertrouwenscommissie aanwezig waren, via het Verslag van Bevindingen voldoende inzicht krijgen in de aanpak en resultaten. • Noem in het Verslag van Bevindingen alleen de namen van de nummers 1 en 2 op de conceptaanbeveling. Voor de overige kandidaten kan geanonimiseerd of versleuteld worden aangegeven wat de belangrijkste argumenten waren om hen niet op de conceptaanbeveling te plaatsen. Deze handelwijze sluit het meest aan bij de opdracht van de vertrouwenscommissie om de conceptaanbeveling voor te bereiden.

55 Stap 9 / Besloten en open raadsvergadering over de aanbeveling In de praktijk van de laatste jaren is de minister van BZK niet van de aanbeveling van de gemeenteraad afgeweken. Dit gegeven onderstreept de verantwoordelijkheid van de gemeenteraad in de benoemingsprocedure. De gemeenteraad vergadert eerst in besloten raadsvergadering, die wel openbaar is aangekondigd, en vrijwel aansluitend vindt de openbare raadsvergadering plaats. Tussen beide vergaderingen is een kleine pauze. In stap 9 van de benoemingsprocedure zijn er vier onderdelen die de aandacht verdienen: 1. Besloten raadsvergadering 2. Tijd tussen besloten en open raadsvergadering 3. Openbare raadsvergadering 4. Versturen aanbeveling 9.1 Besloten raadsvergadering In artikel 61, vierde en vijfde lid, van de Gemeentewet is vastgelegd wat de gemeenteraad in de besloten raadsvergadering moet doen, namelijk: • het Verslag van Bevindingen van de vertrouwenscommissie bespreken; • een raadsbesluit nemen over de aanbeveling aan de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. Hierin geldt een chronologische volgorde. Bij het opstellen van de aanbeveling betrekt de gemeenteraad de bevindingen van de vertrouwenscommissie. De gemeenteraad kan afwijken van het advies van de vertrouwenscommissie.

Dit gebeurt echter zelden omdat de gemeenteraad bij de instelling het vertrouwen heeft gesteld in de commissie om de kandidaten te beoordelen conform werkafspraken die zijn vastgelegd in de verordening op de vertrouwenscommissie. 9.1.1 Beraadslagingen zijn besloten en eeuwigdurend geheim De beraadslagingen in de gemeenteraad over de bevindingen van de vertrouwenscommissie zijn niet openbaar en er geldt eeuwigdurende geheimhouding voor de beraadslagingen. De voorzitter van de gemeenteraad, de raadsgriffier, de raadsleden en eventueel de notulist zijn in de raadszaal aanwezig tijdens de besloten raadsvergadering. Voor anderen, onder wie wethouders en de gemeentesecretaris, niet zijnde plaatsvervangend secretaris of adviseur van de vertrouwenscommissie, is de vergadering niet toegankelijk. Dat geldt ook voor griffiepersoneel en bodes, artikel 21 Gemeentewet is hier niet van toepassing. Resultaat • De gemeenteraad maakt bekend wie hij aanbeveelt aan de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties om voor te dragen tot benoeming als nieuwe burgemeester van de gemeente.

Betrokkenen • De gemeenteraad: besluit in een besloten vergadering op basis van het voorwerk door de vertrouwenscommissie over de tweevoudige aanbeveling aan de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en aansluitend maakt de gemeenteraad in een openbare raadsvergadering alleen de naam bekend van de kandidaat die als eerste op de aanbeveling staat vermeld.

56 De voorzitter en de secretaris van de vertrouwenscommissie dragen er zorg voor dat archiefbescheiden in een verzegelde envelop en gerubriceerd als ‘geheim’ worden overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Er geldt een beperking aan openbaarheid voor 75 jaar. De wijze van verslaglegging en wie dit doet zijn vormvrij. Het verslag mag woordelijk zijn, maar een verslag op hoofdlijnen is ook toegestaan. Er mag voor het verslag een notulist worden ingehuurd. Deze is wel gebonden aan de geheimhouding op basis van artikel 61c Gemeentewet. 9.1.2 Schriftelijke stemming Er vindt in de besloten raadsvergadering waarin de aanbeveling wordt vastgesteld een schriftelijke, en dus geheime, stemming plaats. Dit ingevolge artikel 31 van de Gemeentewet. Dat betekent dat het stemmen individueel gebeurt, en dus niet per acclamatie of handopsteking. De wetgever heeft dit wenselijk geacht, omdat de stemgerechtigde zijn stem op een persoon volledig vrij moet kunnen uitbrengen, zonder enige druk van buitenaf. Ook het belang van de gekozene is naar de mening van de wetgever gediend bij een schriftelijke stemming. Het toekomstig functioneren van de raad en de burgemeester zou niet moeten worden belast met de mogelijke verdeeldheid die bij een niet-geheime stemming zou kunnen blijken. Uiteraard mag de procedure niet in strijd zijn met de bepalingen over schriftelijke stemmingen in de Gemeentewet.

De wet schrijft echter niet exact voor hoe de schriftelijke stemming over de aanbeveling vormgegeven dient te worden. In het Reglement van Orde zijn mogelijk al bepalingen opgenomen voor het stemmen over personen, die ook hier gevolgd kunnen worden. In de praktijk komen diverse procedures voor. Vaak wordt de conceptaanbeveling van de vertrouwenscommissie in één keer in stemming gebracht. Soms worden de plaatsen 1 en 2 op de aanbeveling na elkaar in stemming gebracht. Een werkbare optie is dan om beide namen op het stembriefje te plaatsen in de volgorde van de conceptaanbeveling van de vertrouwenscommissie, en de raadsleden te vragen met het cijfer 1 of 2 aan te geven welke naam op de eerste, en welke op de tweede plaats van de uiteindelijke aanbeveling zou moeten komen. Bij het vormgeven van de stemprocedure is wel van belang dat voorafgaand aan de stemming volstrekt helder is over wat en hoe er wordt gestemd en dat de procedure zo min mogelijk risico op vergissingen kent.Staken de stemmen meerdere malen, dan beslist, ingevolge artikel 31 van de Gemeentewet, terstond het lot. 9.1.3 Tweevoudige aanbeveling De aanbeveling moet volgens artikel 61, vijfde lid, van de Gemeentewet twee personen bevatten. De nummer 2 op de aanbeveling is beslist niet voor de vorm. Formeel kan de minister van BZK deze kandidaat voordragen voor benoeming.

Maar ook kan het zijn dat nummer 1 zich terugtrekt of iets overkomt. De nummer 2 op de aanbeveling is dus iemand die de nieuwe burgemeester kan zijn. Het is daarom raadzaam dat de vertrouwenscommissie niet alleen duidelijk terugkoppelt over de nummer 1 maar ook over de nummer 2. Alleen in zeer uitzonderlijke gevallen is toegestaan dat de raad een enkelvoudige aanbeveling vaststelt. Voorbeelden zijn: als er slechts één door de commissaris van de Koning benoembaar geachte sollicitant is of bij overmacht door ernstige ziekte of overlijden. Politieke,

57 beleidsmatige of bestuurlijke overwegingen vormen in ieder geval geen aanvaardbare reden voor een enkelvoudige aanbeveling. De consequentie is dan dat de benoemingsprocedure opnieuw moet worden doorlopen. 9.2 Tijd tussen besloten en open raadsvergadering Van belang is de besloten raadsvergadering pas te sluiten als alle betrokkenen, dat wil zeggen de kandidaten 1 en 2 en de kabinetschef, door de raad op de hoogte zijn gesteld. Aan kandidaat 2 kan direct een terugkoppeling worden gegeven over de reden om deze kandidaat niet op de eerste plaats te zetten, of afgesproken kan worden om dat op een later moment te doen. Dat gebeurt meestal telefonisch door de voorzitter van de vertrouwenscommissie.De raadsgriffier belt vaak tegelijk met de kabinetschef. Zo hebben de kandidaten op de aanbeveling en de commissaris van de Koning de uitkomsten van de beraadslaging vóór de publieke bekendmaking van de aanbeveling. 9.3 Openbare raadsvergadering Om te waarborgen dat de naam van de tweede kandidaat geheim blijft, dient de gemeenteraad zijn tweevoudige aanbeveling in beslotenheid vast te stellen. Tijdens de openbare raadsvergadering wordt alleen de naam van de eerst aanbevolen kandidaat openbaar gemaakt en wordt verantwoording afgelegd over het gevolgde proces. De voorzitter van de vertrouwenscommissie voert hierover het woord.

Gebruikelijk is dat de gemeente na de openbare raadsvergadering een persbericht verstuurt. Net als in de openbare raadsvergadering, mogen ook in het persbericht geen mededelingen worden gedaan over de besluitvorming voor wat betreft de stemverhoudingen, ook niet als sprake is van unanimiteit. Het is verstandig om vooraf te zorgen voor informatie over de voorkeurskandidaat die op de website wordt geplaatst en aan de pers wordt verstrekt. Het persbericht geeft op hoofdlijnen informatie over de beoogd burgemeester (globaal cv, foto en dergelijke). Het komt voor dat via een live-verbinding (bijvoorbeeld via skype) tijdens de openbare raadsvergadering contact wordt gezocht met de kandidaat om een eerste reactie te vernemen. En in veel gemeenten is het gebruik dat nog diezelfde avond (of de volgende morgen) een delegatie van gemeenteraad en college afreist naar de woning van de kandidaat-burgemeester met felicitaties met de aanbeveling. Soms is het ook de voorgedragen kandidaat die op uitnodiging van de gemeenteraad na bekendmaking van de voordracht naar de openbare vergadering komt. 9.4 Versturen aanbeveling Zo snel mogelijk, meestal daags, na deze raadsvergadering stuurt de raadsgriffier als secretaris van de vertrouwenscommissie de aanbeveling plus bijlagen aan de minister en in afschrift aan de commissaris van de Koning.

Die bijlagen bevatten: • de verordening op de vertrouwenscommissie; • de profielschets en het verslag van de profielschetsvergadering; • de sollicitatiebrieven en cv's van de twee aanbevolen kandidaten; • het verslag van bevindingen van de vertrouwenscommissie; • het raadsvoorstel/raadsbesluit inzake de aanbeveling; • het verslag van de besloten raadsvergadering waarin de aanbeveling is vastgesteld; • het verslag van het openbare gedeelte van de raadsvergadering,waarin van de eerste naam op de aanbeveling bekend is gemaakt;

58 • eventuele overige stukken die van belang waren tijdens de procedure, zoals een assessmentrapport. Het kabinet informeert de raadsgriffier hierover van tevoren. De commissarissen van de Koning brengen bij elke procedure eigenstandig een advies uit aan de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. Daarin gaan zij in op de gehele procedure, de door hen in hun selectie genoemde kandidaten en de uiteindelijke totstandkoming van de aanbeveling. Indien een gemeenteraad of vertrouwenscommissie naar het oordeel van de commissaris van de Koning onvoldoende zorg heeft besteed aan de borging van een zorgvuldige procedure, bijvoorbeeld rond de geheimhouding, dan zal de commissaris van de Koning de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties informeren over zijn of haar bevindingen. Keuzemarge • De organisatie van de besloten en openbare raadsvergadering verloopt in grote lijnen hetzelfde. Bij de tips staan enkele handvatten voor keuzebepaling rond communicatie en informatievoorziening in deze processtap. Tips • Gelet op de geheimhoudingsplicht is het raadzaam de vergaderstukken niet vooraf naar de raadsleden toe te sturen, maar op de dag van de raadsvergadering ter inzage te leggen bij de raadsgriffier en de raadsleden die ze komen inzien, een handtekening te laten zetten.

Een andere mogelijkheid is om de stukken ter plekke uit te delen, een leespauze te houden en de stukken weer in te nemen. • Het Reglement van Orde stelt de termijnen vast voor de uitnodiging en agenda voor raadsvergaderingen. Het is goed denkbaar dat die termijnen in de benoemingsprocedure niet werkbaar zijn. Dit valt te ondervangen door raadsleden eerder in de tijd te berichten om rekening te houden met een extra besloten vergadering. • Een tip voor de voorzitter van de vertrouwenscommissie is om de spreektekst zoveel mogelijk woordelijk te laten aansluiten bij het Verslag van Bevindingen van de vertrouwenscommissie. Dat is misschien wat saai, maar doet wel recht aan de gezamenlijke uitkomsten. Een andere mogelijkheid is dat de vertrouwenscommissie bijeenkomt om de spreektekst te horen en gezamenlijk vast te stellen. Ook is een optie dat de voorzitter van de vertrouwenscommissie volstaat met het publiekelijk bekend maken van de naam van de kandidaat die wordt aanbevolen voor benoeming. • Het kan te overwegen zijn om de vertrouwenscommissie in de besloten raadsvergadering een aparte plek te laten innemen in de raadzaal, wat duidelijker markeert dat namens de vertrouwenscommissie wordt gesproken. • Waarborg te allen tijde dat de besloten raadsvergadering ook daadwerkelijk besloten plaatsvindt.

Dit vraagt bijzondere zorgvuldigheid en een grote alertheid bij gemeenteraadleden, de griffier en ondersteunende diensten. Aandachtspunten zijn dan: zeker stellen dat de geluidversterking in de raad niet buiten de raadzaal is te horen, dat de verbindingen met internet zijn uitgeschakeld en het niet gebruiken van mobiele apparaten tijdens de vergadering. • Het is niet ondenkbaar dat in de pauze tussen de besloten en open raadsvergadering vragen worden gesteld, zeker wanneer de raadsvergadering lang duurt. Een eventueel verzoek van media om onder embargo de naam van de eerste kandidaat op de aanbeveling alvast te verstekken mag dan ook beslist niet worden gehonoreerd. Het kan raadzaam zijn dit nog expliciet te benoemen voor afronding van de besloten vergadering. • Hoe langer de besloten vergadering duurt ten opzichte van de agenda, hoe meer vragen dat oproept bij mensen buiten de raadzaal. Op die momenten ligt speculatie over de redenen op de loer. Het is daarom raadzaam in de agenda extra tijd te reserveren voor de besloten vergadering.

59 Stap 10 / Voordracht door minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en benoeming bij Koninklijk Besluit In stap 10 van de benoemingsprocedure zijn er drie onderdelen die de aandacht verdienen: 1. Voordracht door minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties 2. Benoeming bij Koninklijk besluit 3. Na ingangsdatum Koninklijk Besluit is de burgemeester bevoegd 10.1 Voordracht door minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties De minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties toetst na binnenkomst van de aanbeveling door de gemeenteraad of de aanbeveling aan alle wettelijke vereisten voldoet. Ook verneemt de minister separaat via een schriftelijke rapportage van de commissaris van de Koning of er bijzonderheden waren in de procedure. Daarin geeft de commissaris van de Koning een duiding van kandidaten 1 en 2, of geeft hij of zij alleen aan zich te kunnen vinden in de keuze van de gemeenteraad. Op de andere kandidaten hoeft de commissaris van de Koning niet in te gaan, al noemt de commissaris in zijn of haar adviesbrief vaak ook nog de kandidaten met wie hij of zij en de vertrouwenscommissie hebben gesproken. Het is, mede in het licht van de AVG, niet wenselijk en niet nodig dat de commissaris de volledige lijst van sollicitanten deelt. Wel is in de brief een (positieve) beoordeling van de gevolgde procedure opgenomen.

Daarnaast moet de commissaris eventuele aantekeningen in het justitieel documentatieregister van de kandidaten 1 en 2 vermelden. Desgewenst wordt de rapportage mondeling toegelicht in een overleg tussen de commissaris van de Koning en de minister. De minister van BZK beslist vervolgens of zij of hij de kandidaat die als eerste op de aanbeveling van de gemeenteraad staat, uitnodigt voor een gesprek dat op zo kort mogelijke termijn daarna plaatsvindt. Na dit gesprek beslist de minister over de voordracht aan Zijne Majesteit de Koning. Als het gaat om een vacature in een gemeente met meer dan 50.000 inwoners of een provinciehoofdstad wordt de voordracht, na het gesprek met de kandidaat, eerst in de ministerraad behandeld. De minister draagt ook de zorg voor een screening van de kandidaat door naslag bij de AIVD en door fiscaal onderzoek van de Belastingdienst. Ten behoeve van deze onderzoeken zal het kabinet van de commissaris van de Koning, op verzoek van de minister, het BSN-nummer van de kandidaat die als eerste op de aanbeveling staat opvragen. In uitzonderlijke gevallen kan de minister, op basis van de uitkomsten van deze screening, besluiten de aanbeveling van de raad niet over te nemen. Resultaat • De burgemeester is benoemd bij Koninklijk Besluit. Vanaf de ingangsdatum uit het Koninklijk Besluit is de burgemeester volledig bevoegd.

Betrokkenen • De commissaris van de Koning: rapporteert aan de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties over het verloop van de procedure tot nu toe. • De minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties: draagt een kandidaat voor ter benoeming. De minister is de spil in deze processtap van de benoemingsprocedure. • Zijne Majesteit de Koning: tekent het Koninklijk Besluit tot benoeming van de burgemeester.

60 10.2 Benoeming bij Koninklijk Besluit De minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties draagt de kandidaat voor bij Zijne Majesteit de Koning tot benoeming. De Koning ondertekent het benoemingsbesluit en ook de minister van BZK zet haar of zijn handtekening. De benoeming is nu definitief. In het benoemingsbesluit wordt ook de ingangsdatum van de benoeming genoemd. De minister van BZK informeert de commissaris van de Koning zodra het Koninklijk Besluit is genomen. Daarna leggen de commissaris van de Koning en de kabinetschef contact met diverse betrokkenen zoals de nieuwe burgemeester, de voorzitter van de vertrouwenscommissie, de huidige/waarnemend burgemeester of plaatsvervangend raadsvoorzitter en vaak ook met de raadsgriffier. Het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties verstuurt een persbericht over de benoeming. 10.3 Na ingangsdatum Koninklijk Besluit is de burgemeester bevoegd Bepalend voor de ingangsdatum van de benoeming is het Koninklijk Besluit. Vanaf dat moment is de burgemeester volledig bevoegd. Het doet er niets aan af wanneer een burgemeester op die datum nog niet beëdigd is. Het is om deze reden dat de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties de datum van het besluit bekend maakt en niet de datum van de beëdiging.

Keuzemarge • Deze processtap speelt zich geheel af onder de verantwoordelijkheid van de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en biedt geen lokale keuzemarge. Tips • Het is voor de nieuwbenoemde burgemeester raadzaam om tussen de voordracht en de benoeming terughoudend te zijn in publieke profilering, ook al lijkt de benoeming een formaliteit. Sommige voorgedragen burgemeesters kiezen er bewust voor om even ‘een weekendje weg te gaan’ om de euforie te laten zakken. Anderen kiezen voor het voeren van enkele oriëntatiegesprekken op de ambtsinvulling, maar bewegen zich daarbij nog niet in de gemeente . Dit is wel een goed moment om eventuele wensen met betrekking tot de installatie kenbaar te maken bij de raadsgriffier. • De commissaris van de Koning is voor veel burgemeesters een ‘ankerpunt’ en coach, zeker bij een eerste burgemeesterschap. Bij de commissaris of diens kabinetschef kan de voorgedragen kandidaat altijd terecht met vragen.

61 Stap 11 / Beëdiging burgemeester in de gemeente In stap 11, tevens de laatste stap van de benoemingsprocedure, zijn er drie onderdelen die de aandacht verdienen: 1. Installatievergadering 2. Voorbereidingen op de installatievergadering 3. Afhechting van de werkzaamheden van de vertrouwenscommissie 11.1 Installatievergadering Iedere burgemeester is verplicht tot het afleggen van de eed of belofte. De burgemeester legt die eed of belofte af ten overstaan van de gemeenteraad, in handen van de commissaris van de Koning. De datum en het aanvangstijdstip van de vergadering worden bepaald in overleg met de nieuwe burgemeester en het kabinet van de commissaris van de Koning. De datum van de installatievergadering is meestal bij de start van de procedure al opgenomen in de planning. De locatie is doorgaans het gemeentehuis, maar de installatie kan ook op een andere locatie plaatsvinden. De beëdiging tijdens de installatievergadering is het afsluitende moment van de benoemingsprocedure. Deze vergadering vindt zo spoedig mogelijk na de benoeming plaats. Immers, vanaf de benoemingsdatum is de nieuwe burgemeester volledig bevoegd. 11.2 Voorbereiding op de installatievergadering De installatievergadering is een feestelijke bijeenkomst waarbij veel mensen aanwezig willen zijn. Het is raadzaam om de installatievergadering praktisch-logistiek goed voor te bereiden.

Denk daarbij bijvoorbeeld aan zaken als: • reserveren van parkeerplaatsen en plaatsen in de raadszaal; • een aansluitende receptie; • uitnodigingsbeleid voor de installatievergadering; • organisatie van een persmoment met de nieuwe burgemeester. Het verdient aanbeveling om als raadsgriffier over de gang van zaken rond de installatievergadering contact te hebben met het kabinet van de commissaris van de Koning of een collega-raadsgriffier, maar zeker ook met de bodedienst van het gemeentehuis en met de nieuwe burgemeester. Gebruikelijk is dat in ieder geval de voorzitter van de vertrouwenscommissie een redevoering Resultaat • De burgemeester is beëdigd tijdens een installatievergadering en daarmee is de benoemingsprocedure formeel afgerond. Betrokkenen • De gemeenteraad: komt bijeen in een openbare installatievergadering. • De burgemeester: legt de eed of belofte af. • De commissaris van de Koning: beëdigt de burgemeester.

62 houdt en dat de nieuwe burgemeester zijn installatiespeech houdt. Ook zijn er soms rituelen, zoals bij de jongste burgemeester van Nederland die van zijn voorganger de ‘rode lantaarn’ krijgt overhandigd. De ceremonie mag geen verrassingen bevatten en moet rechtdoen aan de wensen van de nieuwe burgemeester en lokale gebruiken. 11.3 Afhechting van de werkzaamheden van de vertrouwenscommissie Vaak is in de verordening van een vertrouwenscommissie in het kader van een benoemingsprocedure opgenomen dat de commissie geacht wordt te zijn ontbonden met ingang van de dag volgende op die waarop de gemeenteraad in kennis is gesteld dat in de benoeming van de burgemeester is voorzien. Dat hoeft echter niet. De vertrouwenscommissie kan ook een rol krijgen bij de klankbordgesprekken. 11.3.1 Informeel markeren van einde benoeming en start van klankbordgesprekken Het kan nuttig zijn als de vertrouwenscommissie achteraf nagaat wat de belangrijkste uitkomsten van de procedure zijn. Bijvoorbeeld door onderling te bespreken wat de nieuwe burgemeester in meer en in mindere mate te bieden heeft in het licht van de profielschets. Immers, meestal zijn profielschetsen dusdanig uitgebreid in wensen/eisen/verwachtingen dat een 100%-match vrijwel onmogelijk is. Bovendien is ook het burgemeesterschap mensenwerk en ieder mens neemt bepaalde kwaliteiten en bepaalde valkuilen met zich mee.

De nieuwe burgemeester is een mens van vlees en bloed en geen schaap met vijf poten. De ervaring leert dat een benoemingsprocedure ook zogenoemde bijvangsten op kan leveren, zoals verbeterde onderlinge verhoudingen tussen leden van de gemeenteraad of nieuwe/verdiepte inzichten over de gemeente en haar bestuur. Het valt daarom zeer te overwegen een afsluitend (in) formeel samenzijn te beleggen van de vertrouwenscommissie, al dan niet met de nieuwe burgemeester. In het laatste geval kan een mooie verbinding worden gelegd met het deel ‘Klankborden’ en kan bovendien het inwerktraject worden besproken. Voor dat inwerktraject is het van belang om aansluiting te zoeken met de gemeentesecretaris en het college. Zij hebben in het dagelijkse contact immers het meeste met de burgemeester te maken. 11.3.2 Archivering De afhechting van de werkzaamheden heeft ook betrekking op een goede manier van omgaan met stukken. De voorzitter en secretaris van de vertrouwenscommissie dragen er zorg voor dat alle stukken die de vertrouwenscommissie onder zich heeft onverwijld worden gearchiveerd. Dit conform de eisen die de Archiefwet hieraan stelt, zoals gebruik van een verzegelde enveloppe met ‘geheim’ erop en een verklaring van overbrenging naar een goedgekeurde archiefbewaarplaats. De overgebrachte documenten blijven 75 jaar niet-openbaar.

De leden, plaatsvervangend secretaris en eventuele adviseur van de vertrouwenscommissie zorgen dat alle stukken waarover zij zelf beschikken in het kader van de benoemingsprocedure worden vernietigd. 11.3.3 Inwerken van de nieuwe burgemeester De nieuwe burgemeester wordt snel in alle lopende werkzaamheden getrokken. De eerste tijd is het ook zaak om goed kennis te maken met de gemeente, bestuurlijke partners en de gemeenschap. De meeste burgemeesters hebben hierover op voorhand al ideeën, die in de eerste maanden nadere vorm en inhoud krijgen. Veel burgemeesters leggen kennismakingsbezoeken af. Ook kan de nieuwe burgemeester, zeker bij een eerste burgemeesterschap, behoefte hebben

63 aan specifieke opleiding, training en intervisie. Het Nederlands Genootschap van Burgemeesters beschikt over een professionaliseringsprogramma wat voorziet in allerhande vorming en opleiding. Ook biedt het genootschap inhoudelijke conferenties en andere bijeenkomsten aan, waarin burgemeesters kennis kunnen opdoen over actuele ontwikkelingen in en rond het ambt en waarin ze hun bestuurlijke vaardigheden kunnen doorontwikkelen. Voor startende burgemeesters wordt het Initiatief georganiseerd. Na het doorlopen van dit traject kunnen burgemeesters deelnemen aan het verdere professionaliseringsaanbod. De ministeries van Justitie en Veiligheid en van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties voorzien in een specifieke sessie voor beginnend burgemeesters over veiligheid, integriteit en andere onderwerpen die vanaf dag één relevant zijn. Ook verzorgt het ministerie van BZK, als onderdeel van het Netwerk Weerbaar Bestuur, bijvoorbeeld trainingen in omgaan met intimidatie en geweld en de woningscan. Burgemeesters in een bepaalde regio’s komen daarnaast doorgaans informeel bij elkaar om van gedachten te wisselen en te sparren (burgemeesterskringen). Keuzemarge • Het is een keuze in hoeverre de installatievergadering gepaard gaat met (formele of meer informele) festiviteiten.

• Het is een keuze of de vertrouwenscommissie, al dan niet met de nieuwe burgemeester, terug wil blikken op haar taakuitvoering en van daaruit een verbinding te leggen naar de toekomst waarin over het functioneren van de burgemeester periodiek gesproken zal worden. • Het is in grote mate aan de nieuwe burgemeester zelf hoe hij zich wil inwerken. Houd er wel rekening mee dat hiervoor ook een budget nodig kan zijn. Tips • Het is raadzaam om als raadsgriffier een schriftelijk bericht en enige tijd later een rappel te sturen rond de vernietiging van stukken (zoals gespreksaantekeningen) die de leden en ondersteuners van de vertrouwenscommissie zelf in bezit hebben. • Er bestaan verschillende manieren voor een nieuwe burgemeester, zeker bij een eerste benoeming, om ingewerkt te raken in het ambt, in de gemeente en de gemeenschap. Een tip is om een persoonlijk inwerkdocument aan te leggen met wensen op dit vlak en dat met bijvoorbeeld het bestuurssecretariaat door te nemen. Inwerken is een activiteit die niet alleen bij burgemeesters zelf ligt. Natuurlijk zullen zij zich met name zelf moeten inwerken, maar het is prettig wanneer zij hierin worden gefaciliteerd en geadviseerd. Het gaat om inwerken door de burgemeester, maar ook om inwerken van de burgemeester. • Maak als burgemeester gebruik van het professionaliseringsaanbod van het Nederlands Genootschap van Burgemeesters.

64 Klankbordgesprekken 2. Introductie op het deel klankbordgesprekken In conditie blijven Na de benoeming begint het echte werk. Hoewel de eerste weken nog in het teken staan van wederzijds kennismaken en inwerken, ontstaan kort daarna al de eerste beelden van en over elkaar. Het is dan altijd spannend hoe de verwachtingen, die wederzijds zijn gewekt, in de praktijk uitpakken. Na de eerste weken van kennismaken is het daarom goed om met elkaar het gesprek aan te gaan over het wederzijdse ervaringen en verwachtingen: Hoe gaan we elkaar feedback geven? Wanneer doen we dat in de vorm van klankbordgesprekken? Wanneer spreken we elkaar op een meer formele en wanneer op een meer informele wijze? Wat verwachten we van elkaar? Hoe eerder na de benoeming hierover goede werkafspraken worden gemaakt, hoe beter. In die zin zijn ‘benoemen’ en ‘klankborden’ nauw met elkaar verbonden. Voor de vorm en inrichting van de klankbordgesprekken gelden geen wettelijke verplichtingen. Rol commissaris van de Koning en gemeenteraad De burgemeester wordt benoemd, herbenoemd en ontslagen door de Kroon. Om die reden spreekt de commissaris van de Koning, namens de Kroon, in ieder geval na één jaar, na drie jaar en na vijf jaar van de (her)benoeming met de burgemeester over het functioneren. De samenwerkingsrelatie tussen burgemeester en gemeenteraad is echter ook van groot belang.

De gemeenteraad doet een aanbeveling aan de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties over de benoeming, herbenoeming en het ontslag van de burgemeester. En de gemeente waar de burgemeester in functie is, betaalt het salaris van de burgemeester (en ook de uitkering als dit aan de orde is). Het is daarom zinvol, zo niet noodzakelijk, om als burgemeester goede en gestructureerde feedback te ontvangen van en te geven aan de gemeenteraad. Over hoe dit ‘klankborden’ in de praktijk kan worden ingevuld, gaat dit deel van de handreiking.

65 Betekenis van klankbordgesprekken Net als in een ‘normale’ functie is het belangrijk in gesprek te blijven over verwachtingen, ambities en (persoonlijke) uitdagingen. Dit geldt ook in het verkeer tussen een burgemeester en de gemeenteraad. In dit hoofdstuk noemen we dat ‘klankborden’. Het woord ‘klankborden’ staat voor het over en weer delen van signalen. Zoals vroeger een klankbord boven een preekstoel gebruikt werd om het geluid te versterken, kan een klankbordgesprek dienen als middel om signalen luid en duidelijk met elkaar te delen. Het gaat dan om signalen die een burgemeester nodig heeft om te weten hoe hij of zij het doet, of hoe mensen tegen hem of haar aankijken en hem of haar ervaren. Het gaat vooral ook om signalen die de burgemeester kansen bieden succesvol te zijn en te blijven. En andersom gaat het om signalen die een gemeenteraad nodig heeft over het functioneren van de raad aan het hoofd van de gemeente. Klankbordgesprekken bieden een gestructureerde basis om deze signalen met elkaar te delen, maar er is meer nodig. Een dergelijk gesprek vraagt namelijk ook om een bepaalde cultuur. Een cultuur waarin gemeenteraad en burgemeester elkaar open en eerlijk tegemoet treden.

Dit vraagt van de burgemeester en de gemeenteraad signaalgevoeligheid en reflecterend vermogen en legt bij hen de verantwoordelijkheid neer om duidelijke, maar ook bruikbare signalen af te geven. Het vraagt ook van beide partijen te reageren op signalen zoals men zelf graag ziet dat anderen reageren. Dit betekent dat het klankbordgesprek een tweerichtingsgesprek is, wat vraagt om oefening, maar ook om regelmaat. Tweerichtingsverkeer “It takes two to tango”, gemeenteraad en burgemeester hebben elkaar nodig voor een goed onderling samenspel. Dit maakt dat het belangrijk is dat in een klankbordgesprek ook wordt stilgestaan bij het functioneren van de gemeenteraad. Dat gebeurt als het goed is ook in het dagelijkse verkeer tussen gemeenteraad en burgemeester in bijvoorbeeld het presidium. Naast deze meer informele momenten is het echter goed hiervoor ook een bewust moment te markeren. Een moment waarop de burgemeester niet zozeer een oordeel velt, als wel benoemt hoe de werkwijze van de gemeenteraad van invloed is op zijn of haar eigen functioneren. De burgemeester kan de gemeenteraad bijvoorbeeld suggesties aan de hand doen die kunnen bijdragen aan een beter functioneren van hem- of haarzelf en aan de onderlinge samenwerking.

Daarbij dient de burgemeester zich te realiseren dat de gemeenteraad geen uniform blok is, maar bestaat uit verschillende fracties met uiteenlopende meningen en stijlen. Het tweerichtingsverkeer vraagt van de burgemeester signaalgevoeligheid en reflecterend vermogen en legt bij de gemeenteraad de verantwoordelijkheid neer duidelijke, maar ook bruikbare signalen af te geven. Wanneer beginnen? Gezien de relatie tussen gemeenteraad en burgemeester is het regelmatig voeren van klankbordgesprekken van wezenlijk belang. Nadat de burgemeester is benoemd, is het verstandig zo snel mogelijk met elkaar om tafel te gaan en afspraken te maken over de manier waarop en de frequentie waarmee het klankborden vorm en inhoud dient te krijgen. Als norm geldt hierbij dat er jaarlijks een formeel klankbordgesprek plaatsvindt. Tijdpad Voor de normale klankbordgesprekken is het wenselijk ongeveer zes weken voor een gesprek te starten met de voorbereidende werkzaamheden. Het gesprek met het oog op de herbenoeming vraagt om een specifiek tijdpad dat is afgestemd op een tijdige herbenoeming (het hoofdstuk ‘herbenoemen’ staat uitgebreid stil bij deze stap). Het is verstandig ruim voldoende tijd te nemen voor de voorbereiding van een klankbordgesprek. De ervaring is dat dit zich uitbetaalt in de kwaliteit van het gesprek.