13.0 Ministerie van Binnenlandse Zaken - Circulaire klankbordgesprekken herbenoeming burgemeester.pdf

Ind ien de ontwikkelingen daar aanleiding toe geven vindt er meermaals overleg plaats m et de commissaris van de Koning. Formeel vindt er overleg plaats met de gemeenteraad. Dit kan, in goed overleg, verschillende vormen aannemen, w aarbij overleg van de commissaris van de Koning met de fractievoorzitters of de voorzitter van de vertrouwenscommissie de minimumvariant is. Deze laatste variant lig t b ij (verwachte) problemen natuurlijk minder voor de hand. Zie ook paragraaf XI onder 4. Verk iezin gen Als een herbenoemingsprocedure v alt in de periode waarin ook gemeenteraadsverkiezingen plaatsvinden, is het raadzaam dat de raadsgriffier m et de kabinetschef van de commissaris van de Koning overlegt over de planning van de procedure. Zo nodig neemt de kabinetschef contact op met de afdeling Politieke Ambtsdragers van he t ministerie van BZK. Denk bij gemeenteraadsverkiezingen aan kennisoverdracht over het functioneren van de burgemeester van de voormalige gemeenteraad aan de nieuwe gemeenteraad. Dit kan middels de verslagen van de gehouden kiankbordgesprekken. De raadsgriffier kan hier zorg voor dragen. Verwezen zij naar de circulaire over de geheimhoudingsregeling in de Gemeentewet welke op 29 april 2016 aan alle gemeenten gezonden is, m et een afschrift van gelijke datum aan alle provincies. Pagina 17 van 23

X. In s te ll in g va n een ve rtro uw en sc om m is si e Dat um 29 sep tember 2017 Ken mer k 2017-0000 479534 2. 3. 1 . De ge mee nteraa d st elt u it zi jn midde n een ve rtrou we ns co mmi ssie in , d ie de aa nb ev eling vo or be re idt. D it vloe it rech tstre ek s vo or t u it ar tik el 61 a, vierde lid , va n de Ge mee ntew et. He t is m og el ijk de ve rtrou we ns co mmiss ie die b ij de be no em ing wor dt inge steld, een pe rm an en t k ar ak te r te geven zoda t de ve rtrou we ns co mmiss ie teve ns kla nk bo rdge sp rekken vo er t en de he rben oe ming vo or be re idt. De ge mee nteraa d re ge lt in een ve ro rden ing op de ve rtrou we ns co mmiss ie de ta ak, s am en stellin g en wer kw ijz e va n dez e c om missie en st elt de co mmiss aris va n de Ko nin g da arva n in ke nn is. In de ve rord en ing re ge lt de ge mee nteraa d de ge he im ho ud ing zo da nig , d at de pr iva cy va n de bu rgem ee ste r is ge ga rand ee rd. De ge he im ho ud ings plicht ge ld t vo or de lede n van de ve rtrou we ns co mmiss ie, een wetho ud er die op tre ed t a ls ad vise ur, e n de am bt elijk e bijstand en b lijf t oo k na on tb indi ng va n de ve rtr ou we ns co mmiss ie va n kr ac ht . 4.

Be ste ed t de ge mee nteraa d o f de ve rtrou we ns co mmiss ie na ar he t oo rdee l va n de co mmiss aris va n de Ko ning on vo ldo en de zorg aan de proc ed urereg els of de ge he im ho ud ings plicht, d an in fo rm ee rt de commiss aris va n de Ko nin g de m in is te r va n BZK hier ov er . De m in iste r va n BZK be pa al t, na ov erleg m et de co mmiss aris va n de Ko nin g, hoe ve rder wor dt ge ha nd eld. 5. De ge mee nteraa d ka n cr ite ria va ststellen wa ara an de ve rtrou wen sc om miss ie he t fu nc tio ne re n va n de bu rgem ee ste r to ets t, m et inac htne ming va n he t bepa ald e in pa ragraa f XI. De ve rtr ou wen sc om missie Artikel 61a, vierde lid , van de Gemeentewet schrijft voor dat de voorbereiding van een aanbeveling t ot de herbenoeming door een vertrouwenscommissie plaatsvindt. Waar er sprake Is van een doorlopende lijn van benoeming vla klankbordgesprekken naar herbenoeming, verdient het aanbeveling om een permanente verordening te hebben die alle relevante werkzaamheden be schrijft. Dit hoeft overigens niet te betekenen d at de personele samenstelling van deze vertrouwenscommissie steeds hetzelfde b lijft.

Kiankbordgesprekken De verslagen van de klankbordgesprekken die tijdens de ambtsperiode zijn gevoerd, kunnen door de vertrouwenscommissie In de herbenoemingsprocedure worden gebruikt om een goed beeld te krijgen over het functioneren van de burgemeester. Geheimhouding De privacy van de burgemeester moet In deze procedure worden gegarandeerd. Dit brengt mee dat de werkzaamheden van de vertrouwenscommissie geheim moeten blijven. Dit benadrukt bovendien he t verband tussen de benoeming van, de klankbordgesprekken m et, en de herbenoeming van de burgemeester. Adviseur Het verdient aanbeveling d at, conform de procedure b ij benoeming van een burgemeester, één of meer wethouders als adviseur aan de vertrouwenscommissie worden toegevoegd. De adviseur Is geen lid van de vertrouwenscommissie en heeft geen stemrecht. De gemeentesecretaris wordt In de pra ktijk wel als plaatsvervangend secretaris toegevoegd aan de vertrouwenscommissie. Pagina 18 van 23

Da tum 29 sept ember 2017 Ken mer k 2017-000 0479534 5. 6. X I. De bevindingen van de vertrouwenscommissie De vertrouwenscommissie vormt zich een oordeel over het functioneren van de burgemeester. Het toetsingskader daarvoor w ordt in de eerste plaats gevormd door de profielschets. De profielschets diende immers als basis voor de selectie van de burgemeester. Door allerlei ontwikkelingen binnen de gemeente kan het verwachtingspatroon ten aanzien van het functioneren van de burgemeester in de loop der t ijd echter wijzigen. Voor een goede beoordeling is het zaak dergelijke gewijzigde verwachtingen duidelijk en bijtijd s, dat wil zeggen niet pas in het laatste stadium, te formuleren en in afspraken tussen de vertrouwenscommissie en de burgemeester vast te leggen, afzonderlijk van de profielschets. Aan deze afspraken kan vervolgens, m its duidelijk en tijdig gewisseld met de burgemeester, het functioneren van de burgemeester worden getoetst. Beoordeling van het functioneren van de burgemeester wordt mede gebaseerd op de verslagen van de in de afgelopen ambtsperiode met de burgemeester gevoerde kiankbordgesprekken. De in het eerste lid bedoelde afspraken op basis van nadere verwachtingen kan de gemeenteraad op advies van de vertrouwenscommissie vaststellen naast de profielschets. De beraadslagingen in de vertrouwenscommissie vinden plaats met gesloten deuren.

Van de beraadslagingen wordt een verslag opgemaakt dat niet openbaar wordt gemaakt. Ten aanzien van de beraadslagingen in de vertrouwenscommissie, die de aanbeveling voorbereidt en de stukken die door de vertrouwenscommissie, aan de gemeenteraad en de commissaris van de Koning worden gezonden, geldt een geheimhoudingsplicht. Als de gesprekken daar aanleiding toe geven, overlegt de vertrouwenscommissie al in een vroegtijdig stadium met de commissaris van de Koning. De vertrouwenscommissie, bespreekt haar bevindingen met de burgemeester alvorens haar verslag van bevindingen uit te brengen aan de gemeenteraad en aan de commissaris van de Koning. Van het gesprek met de burgemeester wordt een verslag opgemaakt dat niet openbaar wordt gemaakt. In het verslag van bevindingen kunnen leden van de vertrouwenscommissie van minderheidsstandpunten blijk geven. Het verslag van bevindingen aan de gemeenteraad gaat vergezeld van een conceptaanbeveling. Ied er commissielid heeft één stem. Indien met de burgemeester afspraken worden gemaakt over zijn functioneren, worden deze in het verslag vermeid. Indien daartoe aanleiding is, wordt in het verslag tevens melding gemaakt van (klankbord)gesprekken die de vertrouwenscommissie in een eerder stadium met de burgemeester over diens functioneren heeft gevoerd alsmede van eventuele afspraken, die daarbij zijn gemaakt.

Toetsingskader In de herbenoemingsprocedure gaat het niet alleen om een terugblik. Het gaat ook over de vraag of er wensen zijn ten aanzien van het functioneren van de burgemeester in de nieuwe ambtstermijn, zowel inhoudelijk ais voor de samenwerkingsrelaties die hij onderhoudt of bevordert. Als de raad en de burgemeester gedurende de aflopende ambtstermijn Pagina 19 van 23

Da tum 29 September 2017 Ken me rk 2017-00 0047953 4 regelm atig met elkaar van gedachten hebben gewisseld over eikaars functioneren zullen deze wensen geen verrassingen opleveren. Zijn de wensen tijdig gewisseld, dan kunnen ze als aanvullend onderdeel van het toetsingskader bij herbenoeming dienen. Worden ze pas In het zesde jaar besproken, bijvoorbeeld in het kader van de herbenoemingsprocedure, dan zijn ze duidelijk niet tijdig gewisseld, en kunnen ze niet meer dienen als aanvulling op het toetsingskader. Dan zijn het aanvullende afspraken over het functioneren In de komende jaren. Bij dit alles geldt wel de kanttekening dat de burgemeester geselecteerd Is op grond van bepaalde competenties. In de loop van de ambtsperiode kunnen niet ineens diametraal daartegenover staande competenties worden gevraagd, of de wensen ten aanzien van het functioneren van de burgemeester disproportioneel worden uitgebreid. Daarom vind t in het herbenoemingsproces de beoordeling van het functioneren van de burgemeester mede plaats aan de hand van verslagen van klankbordgesprekken tussen burgemeester en gemeenteraad. Zie ook de Memorie van Toelichting bij de wijzigingen van de Gemeentewet, Kamerstukken I I 33 691, nr. 3., pag. 5 e.v. .

Zijn de wensen niet eerder gewisseld, dan kunnen met de burgemeester afspraken worden gemaakt over de m anier waarop de burgemeester aan de nieuwe wensen kan gaan voldoen en de ter mijn waarbinnen redelijkerwijs van hem kan worden gevergd dat hij daaraan ook voldoet. De minister van BZK De minister van BZK draagt de po litieke verantwoordelijkheid voor de herbenoeming van burgemeesters. Een (dreigende) aanbeveling t ot niet-herbenoeming zonder dat eerder signalen zijn gegeven en ontvangen dat het niet goed zou gaan (me t andere woorden; zonder'doss ier') is zeer kwetsbaar. Een burgemeester mag niet vanuit het niets worden 've rra st' m et een (dreiging van) niet-herbenoeming. De minister van BZK kan op gronden ontleend aan het advies van de commissaris van de Koning, dan wel op andere zwaarwegende gronden afwijken van een aanbeveling tot (nlet-)herbenoeming. Niet- herbenoeming staat rechtspositioneel gelijk aan ontslag. De procedure voorafgaand aan vaststelling van een aanbeveling tot nlet-herbenoemlng moet daarom m et de grootst mogelijke zorgvuldigheid worden doorlopen. He t raa dple gen van derden De praktijk leert dat het een grote uitdaging Is om in een gesprek over iemands functioneren de diepgang te bereiken die nodig is om dat functioneren ook daadwerkelijk kritisch te bespreken.

Een te ruime raadpleging van derden in de voorbereiding op dat gesprek, met veel signalen van verschillende zwaarte u it de omgeving, draagt het risico In zich dat het gesprek aan de oppervlakte b lijf t en dat de nadruk komt te liggen op incidenten. In verband m et de vertrouwe lijkheid en kwetsbaarheid van posities dient de kring van te consuiteren personen beperkt te blijve n. Hierbij kan bijvoorbeeld worden gedacht aan een 360° feedback benadering met Inbreng van de wethouders en de Velligheldsdrlehoek. De praktijk leert dat enquêtes onder de bevolking, hoewel de Intentie te prijzen Is, eerder vertroebelend dan verhelderend werkt en zou zich naar zijn aard ook niet goed verhouden tot het geheime karakter van de beraadslagingen. De vertrouwenscommissie en de burgemeester bepalen In overleg welke derden worden geraadpleegd. Elk lid heef t één stem . Geen gew ogen stemm ing Voorop staat het belang van brede steun binnen de vertrouwenscommissie voor en bij voorkeur unanimiteit over de conceptaanbeveling. Juridisch geldt het principe elk li d hee ft één stem. Aan een gewogen stemm ing - naar rato van het aantal vertegenwoordigde zetels - staat de Gemeentewet In de weg. Voor commissies uit de raad geldt hetzelfde principe als voor de raad zelf, dat elk lid een stem heeft. Ieder raadslid heeft Immers een Individueel mandaat.

Gewogen stemming in de vertrouwenscommissie zou daarom alleen mogelijk zijn als de wet dat In dit geval uitdrukk elijk bepaalde. Opmerkin gen van de b urgemeester De burgemeester kan opm erkingen plaatsen b ij de bevindingen van de vertrouwenscommissie, die de aanbeveling voorbereidt. Indien deze niet leiden tot aanpassing van het verslag, kunnen deze daarin als kanttekeningen van de burgemeester Pagina 20 van 23

worden meegenomen. Mocht dit niet haalbaar zijn, dan kan de burgemeester zijn kanttekeningen bij het verslag in een brief aan de raad of mondeling toelichten. Verhouding gemeenteraad tot de vertrouwenscommissie De vertrouwenscommissie sluit het proces af met een verslag van bevindingen aan de gemeenteraad over de haar toevertrouwde werkzaamheden vergezeld van een onderbouwde conceptaanbeveling. De gemeenteraad stelt op basis daarvan de uiteindelijke aanbeveling vast. Soms wordt er in de raad nog inhoudelijk beraadslaagd over het functioneren van de burgemeester, omdat ieder raadslid natuurlijk persoonlijke ervaring heeft met dat functioneren. Da tum 29 sep temb er 2017 Ken me rk 2017-00 004795 34 5. X II . De aanbev eling tot herbenoem ing De gemeenteraad beraadslaagt over de bevindingen van de vertrouwenscommissie en overlegt voorafgaand aan de vaststelling van de aanbeveling met de burgemeester over zijn gevoelen over diens functioneren. De beraadslagingen in de gemeenteraad, het gesprek m et de burgemeester over de bevindingen van de vertrouwenscommissie en de stemming over de aanbeveling vinden plaats m et gesloten deuren. Van de beraadslagingen wordt een verslag opgemaakt dat niet openbaar wordt gemaakt. Er vindt een schriftelijke geheime stemming plaats in een besloten raadsvergadering.

Ten aanzien van de beraadslagingen in de gemeenteraad over het verslag van de vertrouwenscommissie, en de stukken die door de gemeenteraad door tussenkomst van de commissaris van de Koning aan de minister van BZK worden gezonden, geldt een geheimhoudingsplicht. De geheimhoudingsplicht vloeit rechtstreeks voort uit artikel 61c, tweede lid, van de Gemeentewet. Indien de gemeenteraad of de commissaris van de Koning dat nodig oordeelt, overlegt de gemeenteraad met de commissaris van de Koning. Dit overleg kan zowel plaatsvinden voorafgaand aan de beraadslagingen van de gemeenteraad over de bevindingen van de vertrouwenscommissie en/of het gesprek van de gemeenteraad daarover m et de burgemeester als na afloop daarvan. Het overleg m et de commissaris van de Koning vindt plaats met gesloten deuren. Van de beraadslagingen wordt een verslag opgemaakt dat n iet openbaar wordt gemaakt. De gemeenteraad stuurt de aanbeveling tenminste vier maanden voor de eerste dag van de maand waarin de herbenoeming dient in te gaan aan de minister van BZK, door tussenkomst van de commissaris van de Koning. Dit vloeit rechtstreeks voort uit artikel 61a, tweede lid, van de Gemeentewet.

De gemeenteraad verstre kt b ij zijn aanbeveling in onderstaande volgorde: - de verordening op de vertrouwenscommissie, - het verslag van bevindingen van de vertrouwenscommissie, met daarachter in chronologische volgorde de verslagen van de beraadslagingen in de vertrouwenscommissie en de verslagen van de gesprekken die zijn gevoerd door de vertrouwenscommissie, waaronder het verslag van het gesprek m et de burgemeester over de bevindingen van de vertrouwenscommissie, - het raadsvoorstel/raadsbesluit inzake de aanbeveling, - het verslag van de besloten raadsvergadering waarin de aanbeveling is Pagina 21 van 23

6. va stge steld, - he t ve rslag va n he t op en ba re ge de elt e v an de raad sverga de rin g wa ar in va n d e aa nb ev eling is ke nn isg eg ev en , - ev en tuele ov erige vo or de be oo rdeling va n de aa nb eveling releva nte in fo rm at ie . De aa nb eveling van de ge mee nteraa d is op en ba ar. D it vo lgt rech tstre ek s u it artik el 61 c, derde lid, va n de Ge mee ntew et. Da tum 29 se ptembe r 201 7 Ken mer k 2017-0000 479534 Besloten raadsvergadering In de besloten raadsvergadering, waarin over de bevindingen van de vertrouwenscommissie wordt beraadslaagd, wordt de aanbeveling vastgesteld. Het is goed mogelijk dat de burgemeester b ij de beraadslagingen in de gemeenteraad over de bevindingen van de vertrouwenscommissie en bi j de stemming over de aanbeveling aanwezig is, maar da t hoeft niet. Ook de wethouder die als adviseur van de vertrouwenscommissie optreedt, kan aanwezig zijn. Anderen, zoals de overige leden van het college, zijn niet aanwezig. Tijdens een, bij voorkeur aansluitend aan de besloten raadsvergadering te houden, openbare raadsvergadering wordt vervolgens de aanbeveling openbaar gemaakt. In een eventueel persbericht staat niet meer dan dat een aanbeveling t ot (niet-)herbenoeming is vastgesteld. Het besluit tot vaststelling van de aanbeveling is in de besloten raadsvergadering al genomen. Het hoeft in het openbaar niet opnieuw te worden genomen.

De stemverhouding is n iet openbaar, alleen de aanbeveling zelf. In het huidige digitale tijdperk zijn de mogelijkheden om via smartphones, Ipads en laptops informatie te delen altijd en heel snel aanwezig. Inform atie is via bijvoorbeeld Twitter zo gedeeld en geopenbaard. Het is van groot belang hierb ij stil te staan, om het, al dan niet bewust, uitlekken van informatie tegen te gaan. Simpele oplossingen als het inleveren van telefoons en opbergen van Ipad s aan het begin van de vergadering en/of stemming blijke n in praktijk goed te werken. Bijlage n b ij de aanbevelin g Zie de toelichting b ij paragraaf VI. Cons ulteren commissaris van d e Koning Mocht op enig moment een herbenoemingsprocedure niet soepel verlopen, procedureel en/of inhoudelijk, raadpleeg dan tijdig de (kabinetschef van de) commissaris van de Koning. Deze heeft kennis van de juridische mogelijkheden en onmogelijkheden in een dergelijke situa tie en legt zo nodig contact met het ministerie van BZK. De praktijk leert dat de mogelijke bestuurlijke schade dan vaak kan worden beperkt. X I I I . D e co m m is sa ris van de Ko ning Na on tvan gs t va n de aa nb ev eling ze nd t de comm iss aris va n de Ko nin g dez e zo spoedig m oge lijk do or na ar de m in is te r van BZK vergezeld va n zi jn advie s da ar ov er .

T even s ra pp or te er t de comm iss aris van de Ko nin g ov er zi jn be vin ding en ov er de inho ud en he t ve rlo op va n de proc ed ure. Daa rb ij ga at h ij in op zi jn ov er leg m et de ge me en ter aa d en op he t ge sprek da t h ij m et d e bu rgem ee ster he eft geha d. I n zi jn advie s ge eft de co mm iss aris va n de Ko ning een we erga ve va n de fre qu en tie va n, en de be lang rijks te pu nt en u it , de in de afge lop en am btsp eriode (doo r de ve rtr ou we ns co mmissie ) m et de bu rgem ee ste r gevoerd e klan kb ordg es prek ke n. De ve rslag en va n de in de afge lope n am btsp eriode do or de ve rtr ou we ns co mmiss ie m et de bu rgem ee ster gevoerde kla nk bo rdge sp rekk en wo rden toe ge zo nd en aan de commissaris va n de Ko ning , v oo rafgaa nd aa n en te n behoeve va n de kla nk bo rdge sp rekk en die Pagina 22 van 23

de co mmiss aris va n de Ko nin g op ge ze tte tij den m et de bu rgem ee ster vo ert. De ve rsiag en va n deze kia nk bo rdge sp rekk en wo rden do or de co mmiss aris ni et doorg ezonden aan de m iniste r va n BZK. Da tum 29 september 2017 Ke nm erk 20 17 -0 00 04 79 53 4 Verslagen van kiankbo rdgesprekken Over de aanbeveling Inzake de herbenoeming brengt de commissaris van de Koning advies uit aan de minister van BZK. Het advies van de commissaris van de Koning bij herbenoeming weegt zwaar. De minister van BZK kan afwijken van de aanbeveling van de gemeenteraad op zwaarwegende gronden, dan wel op gronden ontleend aan het advies van de commissaris van de Koning. Dat betekent dat de commissaris van de Koning vroegtijdig in het proces moet worden betrokken en moet kunnen beschikken over relevante stukken, zoals verslagen van kiankbordgesprekken. Zie ook de brief van de minister van BZK van 4 februari 2010 aan de Vereniging Raadslid Nu, de Vereniging van Griffiers en de Vereniging van Gemeentesecretarissen op www.rliksoverheld.nl. De verslagen van de kiankbordgesprekken en de gesprekken van de commissaris van de Koning me t de burgemeester geven de commissaris van de Koning een goed en actueel beeld van de kwaliteit van dat deel van he t openbaar bestuur In de provincie.

Het kabinet van de commissaris van de Koning bevestigt de goede ontvangst van de gespreksverslagen aan de toezender. Meestal Is dit de voorzitter van de vertrouwenscommissie, die daarvoor toestemming heeft verkregen van de burgemeester. Sommige burgemeesters kiezen ervoor zelf het verslag aan de commissaris van de Koning toe te zenden. X IV . D e vo ord ra ch t d oo r de m in is te r va n Bin ne ni an ds e Zak en en K onin krijk sre ia ties De m in iste r va n BZK vo lg t in zijn vo ordrac ht in be gin se l de aa nb eveling va n de ge mee nteraa d, te nzi j gr on de n on tle en d aan h et advie s van de co mmiss aris va n de Ko ning , d an we i an dere zw aarwegende gron de n aa nle iding to t af wijk in g ge ge ve n. Dit vo lg t re ch tstre ek s u it ar tik el 61 a, vi jfd e lid , va n de Gem ee ntew et. Als b ij de he rben oe ming va n de bu rgem ee ste r is afg ew ek en va n de aa nb ev eling, in fo rm ee rt de m in is te r va n BZK de ge mee nte raad ov er de mot ieve n die aa nle iding wa ren vo or deze af wijk in g. ' De h erbenoeming De minister van BZK beslist over zijn voordracht aan de Koning. Herbenoemingen worden niet behandeld In de Ministerraad. Na ondertekening van het Koninklijk besluit door de Koning en contrasignering door de minister van BZK Is de herbenoeming definitief.

De laatste formele stap Is het afnemen van de eed of verklaring en belofte door de commissaris van de Koning. Kennisgeving van de herbenoem ing Afschriften van het Koninklijk besluit tot herbenoeming worden door tussenkomst van de commissaris van de Koning aan de gemeenteraad en de burgemeester gezonden. De m in is te r va n Binn en lan dse Za ke n en Kon inkr ijk sr eiat ie s, d r. R.H .A. Pias ter k Pagina 23 van 23

VOORBEELDBEPALINGEN TE GEBRUIKEN BIJ HET OPSTELLEN VAN DE VERORDENING OP DE VERTROUWENSCOMMISSIE (oktob er 20 17 ) TOELICHTING Uit de Gemeentewet vloeit de verplichting voort ter voorbereiding op de aanbeveling inzake de benoeming en herbenoeming van de burgemeester een vertrouwenscommissie in te stellen. Daartoe is een gemeentelijke verordening op de vertrouwenscommissie noodzakelijk. Met onderstaande bouwstenen worden handvatten aangereikt om tot een dergelijke verordening te komen. Er is gekozen voor een modulaire opbouw (voorzien van toelichting) omdat er ruim te is voor eigen keuzes, bijvoorbeeld om een verordening voor zowel de benoeming, herbenoeming als de klankbordgesprekken te maken of bijvoorbeeld enkel een verordening ten behoeve van de benoeming, een aparte verordening ten behoeve van de herbenoeming terwijl de klankbordgesprekken op een andere basis worden gevoerd. De volgende onderdelen zijn onderscheiden: 1. Algemene bepalingen (artikelnumm ers beginnend m et letter A) 2. Bepalingen inzake benoeming (artikelnummers beginnend met letter B) 3. Bepalingen inzake herbenoeming (artikelnummers beginnend met letter H) 4. Bepalingen inzake klankbordgesprekken (artikelnummers beginnend met letter K) 5.

Slotbepalingen (artikelnumm ers beginnend met letter S) In het onderdeel A zijn voorbeelden van algemene bepalingen opgenomen die voor alle activiteiten van de vertrouwenscommissie van belang z ijn. In de onderdelen B en H zijn voorbeeldbepalingen opgenomen die specifiek betrekking hebben op de betreffende voor te bereiden aanbeveling (benoeming resp. herbenoeming). In onderdeel S zijn voorbeelden opgenomen van slotbepalingen, die evenals onderdeel A van toepassing zijn ongeacht de uit te voeren taak. Onderdeel K bevat voorbeelden van bepalingen indien de gemeenteraad ervoor kiest de klankbordgesprekken door de vertrouwenscommissie te laten voeren; in de circulaire is ingegaan op het al dan niet openbare karakter van (de informatie u it) die gesprekken. Het voorgaande betekent het volgende. Wenst een gemeenteraad een verordening op de vertrouwenscommissie vast te stellen die enkel de benoeming reg elt, dan kan gebruik gemaakt worden van de onderdelen A, B en S. In het geval een verordening alleen op de herbenoeming betrekking heeft dan kan gebruikt worden gemaakt van de onderdelen A, H en S. Wenst een gemeenteraad een verordening op de vertrouwenscommissie vast stellen die zowel de benoeming als de herbenoeming regelt, dan kan gebruikt gemaakt worden van de onderdelen A, B, H en S.

Wordt de vertrouwenscommissie belast met zowel de benoeming, de herbenoeming als de tussentijdse klankbordgesprekken, dan kan gebruik gemaakt worden van alle onderdelen (A, B, H, K en S).

ONDERDEEL A: ALGEMENE BEPALINGEN VOORBEELDBEPALINGEN Hoofdstuk A: Algem ene bepalingen Artikel A.1 Sam enstelling commissie 1. De commissie bestaat uit [invuilen aantai] leden, door de raad u it haar midden benoemd. 2. Indien de gemeenteraad niet heeft bepaald wie voorzitter en plaatsvervangend voorzitter van de commissie zijn, kiest de commissie deze u it haar midden. Artikel A.2 Am bte lijk e ondersteuning 1. De raadsgriffier is secretaris van de commissie en geeft uit dien hoofde ambtelijke ondersteuning aan de commissie. 2. De raad kan bepalen dat de gemeentesecretaris ter ambtelijke ondersteuning aan de commissie wordt toegevoegd. Artikel A.3 Vergaderingen 1. De commissie vergadert zo d ikwijls als de voorzitter of ten minste [invuilen aantal] leden dit noodzakelijk acht(en). De commissie vergadert slechts indien meer dan de helft van het aantai leden aanwezig is. 2. De voorzitter bepaalt de dag, het tijd stip en de plaats van de vergadering. De voorzitter roept de volgende personen schriftelijk tot de vergadering op: a. de leden van de com missie; b. de sollicitanten naar het ambt van burgemeester, elk voor zover met de betreffende sollicitant een gesprek plaats h eeft; c. de burgemeester, voor zover met hem een gesprek plaats heeft. 3. De in het tweede lid bedoelde oproeping geschiedt ten minste [invullen aantal] dagen voorafgaand aan de vergadering.

Indien bijzondere omstandigheden een spoedige bijeenkomst van de commissie vergen kan van de in de eerste volzin van dit lid bedoelde termijn worden afgeweken doch geschiedt de oproeping ten minste [invuilen aan tal] uren voorafgaand aan de vergadering. Artikel A.4 Stemming De commissie besluit over de vaststelling van een concept aanbeveling bij meerderheid van stem men, waarbij elk lid één stem heeft. Ind ien de stemmen staken, wordt het nemen van een beslissing uitgesteld t ot de volgende vergadering. Is uits tel van de beslissing niet mogelijk of staken de stemmen ook in die volgende vergadering, dan worden de verschillende meningen in het in artikel A.5 bedoelde verslag opgenomen. Artikel A.5 Verslag 1. De commissie brengt over haar werkzaamheden ter voorbereiding op het doen van een aanbeveling schriftelijk een verslag van bevindingen u it aan de gemeenteraad en aan de commissaris van de Koning. Het verslag van bevindingen dat de commissie uitbrengt aan de raad en de commissaris van de Koning bevat in ieder geval; a. een weergave van de wijze waarop de commissie haar werkzaamheden heeft verric ht; b. een concept aanbeveling met een gemotiveerde weergave van de bevindingen van de commissie.

A rt ik el A.6 Geh eim ho ud ing 1. Op alle info rm at ie van d e comm iss ie ru st ing ev olge de we t de ve rp lic hting to t ge he im ho ud ing, we lke zich u itst re kt to t eenle der die va n de Info rm atie kenn is dr aa gt . 2. De ve rg ad eringe n van de co mm iss ie zijn inge vo lge de we t be slo ten. De vo or zitte r van de co mmiss ie w ijs t In elke ve rgad er ing op de ge he im ho ud ings plich t. 3. Stu kk en die va n de commi ssie uitgaa n wo rden on de r v er melding va n "geheim " d oo r de vo orz itt er en de se creta ris on de rte ke nd en ve rstu ur d. Stuk ke n be stem d vo or de co mmiss ie wo rden on de r ve rm elding van "ge he im " g ezonden aan de se cre taris en alda ar be wa ard to t he t mom en t va n ar ch iver ing. De se cretaris zie t e r op toe da t de ve rtro uw el ijk he id in deze pro cesgang wordt ge ga ran de erd. 4. Aan de ge ne n die geen lid zi jn va n de comm iss ie wordt Ing ev olg e de we t geen in fo rm at ie ve rs trek t om tren t de inh ou d va n de stuk ke n of he t behandeld e te r ve rg ad er ing of in he t ge sprek. 5. De co mmi ssie tr e ft een vo orzie nin g m et be tre kk ing to t de wi jze wa aro p de ge he im ho ud ing b lijf t ge wa arbo rgd bij he t beheer van bescheide n, he t voeren va n co rre sp on de ntie en b ij de be pa ling va n pla ats e n tijd stip va n de ge sprekken . 6.

De ge he im ho ud ings plich t b lijf t ing ev olg e de we t ook I n het ge va l de comm iss ie wo rdt on tb on de n va n kr ac ht . A rt ik el A.7 Arc hi ve ring 1. De se cretar is va n de co mmiss ie dr aa gt er zorg vo or da t n a afrond ing va n de be no em ing, de he rben oe ming en de kla nk bo rdge sp rekken alle arc hie fbe scheide n on ve rw ijld in ee n en ve lop wo rden verze geld en ge rubrice erd als "g eh eim", en wo rde n ge plaa tst in de da artoe aangew ezen ar ch iefru im te . 2. De se cretar is va n de co mmiss ie dr aa gt er zorg vo or da t in he t be lan g van een zo rg vu ldige ov erbren ging na ar de ge mee ntelijk e arch ief be wa arpla ats, als bedoeld In artik el 12 va n de Ar ch iefw et 19 95 , e en ve rklarin g va n ov er br en ging , a ls bedoeld in artik el 9 va n het Ar ch iefbes luit 19 95 , wor dt opgeste ld vo or arc hie fbe scheide n waa rvoo r de w ettelijke te rm ijn ve rstre ke n is. In deze ve rk larin g wordt melding ge m aa kt va n he t be sluit t o t toe pa ssing va n ar tik el 15 , e erste lid sub a, v an de Archiefwet 19 95 en de da ar in ge ste lde be pe rking en aan de op en ba arhe id, to t de arch ief be sche iden 75 ja ar ou d zi jn .

TOELICHTING VOORBEELDBEPALINGEN ONDERDEEL A In dit onderdeel zijn voorbeeldbepalingen opgenomen ten aanzien van zaken die b ij zowel benoeming als herbenoeming van beiang zijn, evenais in h et gevai de kiankbordgesprekken ook door de vertrouwenscommissie worden gevoerd. Het be treft de voigende punten die vervoigens nader worden toegeiicht: 1. De samensteliing van de commissie 2. De ambteiijke ondersteuning van de commissie 3. De vergaderingen van de commissie 4. Het verslag dat van de gevoerde gesprekken moet worden gemaakt 5. Geheimhouding Samenstelling ( artikel A.1) De commissie bestaat uitslu itend uit leden van de raad waarbij het aan de gemeenteraad is al dan niet elke fractie in de commissie vertegenwoordigd te doen zijn. Verlies van het raadsiidmaatschap betekent automatisch het einde van he t iidmaatschap van de commissie. Tijde iijke vervanging is vanwege het bijzondere karakter van de procedure, waarin geheimhouding centraal s taat, ongewenst, en is daarom in deze voorbeeidbepaling niet opgenomen.

Ambtelijke ondersteuning (artikei A.2) Ambtelijke ondersteuning wordt door de griffier geleverd, en eventueel door de gemeentesecretaris als plaatsvervangend secretaris. Betrokkenheid van de gemeentesecretaris lig t met name voor de hand indien een wethouder als adviseur aan de commissie is toegevoegd. Adviseurs en ambtelijke ondersteuners hebben geen stemrecht. Vergaderingen (artike l A.3) Het moment van vergaderen moet vroegtijdig bekend zijn zodat de leden van de commissie en de andere genodigden in staat z ijn gehoor te geven aan de oproeping ter vergadering. Als er sprake is van een situatie die een spoedige bijeenkomst van de commissie vereist, kan een ko rtere termijn van oproeping worden ingesteid. Stemming (artikel A.4) Met betrekking tot de stemming streeft de commissie naar una nimiteit. Kan een minderheid zich nie t vinden in de uitkoms t, dan wordt die in het verslag op passende wijze tot uitdrukk ing gebracht. Verslag (artikel A.5) Het is van belang er zorg voor te dragen dat het verslag voldoende onderbouwing bevat van de visie van de commissie, nu de gemeenteraad op basis van het verslag van bevindingen besluit over de aanbeveling. Als stelregel geldt dat het hele verloop van de procedure zowel procedureel als inhoudelijk in het verslag van bevindingen zijn weerslag krijg t. De opbouw van een verslag kan er bijvoorbeeld als volgt u it zien: Bij benoeming 1.

Proces: In een inleiding wordt vermeld hoe de vacature is ontstaan. Er wordt informatie gegeven over de samenstelling van de vertrouwenscommissie en (belangrijke eisen uit) de profieischets en hoe die te lezen is in het iicht van het in de profieischetsvergadering verhandelde. Na informatie over de openstelling van de vacature en procedurele informatie over de ontvangst van de seiectie van kandidaten van de commissaris van de Koning kan het onderdeel "Proces' worden afgesloten met procedurele informa tie over de opzet van de selectiegesprekken en eventuele assessments. Dit hoofdstuk bevat dus uitsiuitend procedurele inform atie. 2. Bevindingen: I n het verslag wordt chronologisch de inhoud en het verloop van alle beraadslagingen in, en gesprekken door, de commissie ve rwerkt. De bevindingen met betrekking tot de afzonderlijke kandidaten met wie gesprekken zijn gevoerd, kunnen desgewenst geanonimiseerd worden gepresenteerd. De kandidaten worden dan bijvoorbeeld aangeduid door ie tters. De namen van de kandidaten die op de conceptaanbeveling staan, worden vanzelfsprekend wel genoemd. Zij worden uitgebreider besproken. Afgesloten wordt met een advies over welke twee kandidaten in welke volgorde op de aanbeveling zouden moeten staan. Deze conclusie wordt onderbouwd en aangegeven wordt of de commissie unaniem is in dit voorstel.

Indien kandidaten zich gedurende de procedure terugtre kken, wordt de reden daarvan vermeid in het verslag. Bij herbenoeming 1. Proces: Na een inieiding volgt procedurele inform atie over de samenstelling van de vertrouwenscommissie, die de aanbeveling heeft voorbereid en over de klankbordgesprekken (frequentie, gesprekspartners) die gedurende de am btste rmijn met de burgemeester zijn gehouden. 2. Dan volgt chronologisch inhoudelijke info rmatie over de werkzaamheden van de commissie en over de inhoud van de met informanten en de burgem eester gevoerde gesprekken. Ook de aard en inhoud van eventuele tussentijdse contacten met de commissaris van de Koning wordt vermeld. 3. Bevindingen: I n het verslag wordt kort de inhoud en het verloop van alle beraadslagingen in , en gesprekken door, de commissie verwerkt. Bevindingen m et betrekking tot het functioneren van de burgemeester kunnen bijvoorbeeld worden geordend naar criteria uit de profielschets en afspraken ui t klankbordgesprekken. Afgesloten wordt met een conclusie. Het verslag wordt ondertekend door de vo orzitter en secretaris van de commissie.

Geheimhouding (ar tike i A.6) De geheimhoudingsplicht voor de vertrouwenscommissie vloeit rechtstreeks voort uit artikel 61c van de Gemeentewet. De geheimhoudingsplicht omvat alle informatie, niets uitgezonderd: hetgeen tijdens de vergadering is gewisseid, de stukken (de in artikel A.5 bedoelde verslagen inbegrepen) en alle andere Informatie die iangs weike weg ook de commissie bereikt. De geheimhoudingspiicht strekt zich uit to t de leden van de commissie, alsmede to t degenen die ambtelijke ondersteuning verlenen en, indien van toepassing, de adviseur. Vanwege de gevoeiigheid van de inform atie, aismede vanwege de mo geiijke strafrechteiijke consequenties van de schending van deze piicht, wordt aan het begin van de vergadering door voorzitter van de vergadering op de geheimhoudingspiicht gewezen. De geheimhoudingsplicht brengt onder meer met zich dat aan raadsleden die geen zitting (meer) hebben in de commissie en aan anderen geen inzage in , of informatie om trent de inhoud van de stukken of het behandeide ter vergadering of in het gesprek wordt verstrekt. Archivering (artikei A.7) Het verdient aanbeveling dat de secretaris van de commissie tijdig overieg pieegt met de beheerder van de archiefbewaarplaats als deskundige op dit terrein over de te volgen werkwijze. Er zijn twee fasen te onderscheiden.

"Overbrenging" is de uiteindeiijke formeie overdracht van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats in de zin van a rtikei 12 van de Archiefwet 1995. Met het oog op de geheimhouding onder de Gemeentewet wordt aangeraden de stukken n iet vervroegd formeel over te brengen naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats, maar pas na de w ettelijke termijn van 20 Jaar. Tot dat moment moeten de archiefbescheiden worden gepiaatst in een archiefruimte van de gemeente. Om de geheimhouding te borgen, is het advies om een afspraak te maken met de beheerder van de archiefbewaarplaats (meestal de gemeentearchivaris) dat de archiefbescheiden al wel worden geplaatst in de (op grond van artikel 31 van de Archiefwet 1995 door burgemeester en wethouders aangewezen) gemeentelijke archiefbewaarpiaats. De archiefbewaarplaats doet In deze dan dienst als archiefruimte. De secretaris van de commissie en de beheerder van de archiefbewaarpiaats plegen tijdig overieg over de plaatsing en het beheer van de archiefbescheiden. Het aanieveren van de archiefbescheiden direct na afronding van de procedure te r plaatsing in de archiefbewaarpiaats van de gemeente geschiedt door de secretaris van de commissie, omdat het coliege van BenW in die hoedanigheid geen toegang heeft to t deze stukken.

Omdat het coiiege formeei wel de zorgdrager is voor de archiefbescheiden, is het advies de secretaris van de commissie in dit specifieke geval te mandateren. Ten behoeve van de overbrenging van de stukken na uiterlijk 20 Jaar naar de archiefbewaarplaats is het van beiang de beperking voor openbaarmaking scherp te formuleren. Dat kan dus al worden voorbereid door de secretaris van de vertrouwenscommissie op het moment dat deze de stukken in beheer geeft bij de archiefbewaarpiaats. Daarmee wordt bereikt dat bij de overbrenging na u iteriijk 20 Jaar niet vergeten wordt deze beperking formeel in een besluit vast te leggen. Met het oog op de persoonlijke levenssfeer van personen die in de dossiers worden genoemd wordt aangeraden de term ijn te steiien op 75 Jaar na het afsiuiten van het dossier. De Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995 maken geen onderscheid naar de vorm van archiefbescheiden en zijn dus zowei op papieren als op digitale archiefbescheiden van toepassing. Digitale archiefbescheiden worden bewaard in een zogenoemde e-depotvoorziening. Ingeval er sprake Is van digitale bestanden dienen de daarvoor geldende regels te worden gevolgd en moet op overeenkomstige wijze de geheimhouding van de betrokken bescheiden worden gegarandeerd. Hiervoor zij verwezen naar de Baseiine Informatiebeveiliging Gemeenten (BIG).

ONDERDEEL B: BEPALINGEN INZAKE DE BENOEMING VO OR BE EL DB EP AL ING EN A rtik el B .1 Ad vise ur 1. De ge me en teraad ka n één of mee r we tho ud ers als ad vis eu r toev oe ge n aan de co mmiss ie. 2. De ad vis eu r wor dt uitgen od igd vo or de ve rgad ering en va n de co mmiss ie. Ar tik el A. 3, tw ee de lid , Is va n ov eree nk om sti ge toe pa ssing . A rt ik el B .2 In fo rm a ti e over en ges pr ek m et so lli ci ta nt De se cretaris no digt name ns de vo orz itt er so ilic ita nten u it vo or ee n g es prek m et d e co mmiss ie. De comm iss ie tr e ft da ar bi j de vo orzie nin ge n die no dig zi jn te r be sche rm ing va n de priva cy va n de so iiicita nt . Eik ov erleg m et de rden , i n we lke vo rm da n oo k, is uitg es iote n. A rt ik el B.3 Bijz ond er e bepal in gen in za ke ve rs la gl eg gi ng 1. De comm iss ie br en gt van ha ar be vin ding en ve rslag uit aan de raad en aa n d e co mmiss aris va n de Ko ning . 2. He t In ar tik el A.5 bedoeld e ve rslag va n be vin ding en wor dt in iede r g ev al ve rgezeld va n de conc ep taa nb eveling va n tw ee pe rson en . A rt ik el B.4 O ntb in di ng Lopen de een proc ed ure to t be no em ing is on tb inding va n de comm iss ie uitsiu ite nd m og ei ijk met ing an g van de dag vo ige nd op die wa arop do or de m in is te r va n BZK aan de ge me en teraad be kend is ge maa kt da t in de va ca ture is vo orzie n.

TOELICHTIN G VOORBEELDBEPALINGEN ONDERDEEL B In dit onderdeel zijn voorbeeldbepalingen opgenomen ten aanzien van zaken die bij de benoeming van belang zijn. Het be treft de volgende punten die vervolgens nader worden toegelicht: 1. Toevoegen van een adviseur 2. Informatie over en gesprek me t de sollicitant 3. Noodzakelijk element van het te maken verslag bi j de aanbeveling inzake de benoeming 4. Archivering 5. Ontbinding Toevoegen van een adviseur (artikel B.1 ) Het Is niet verplicht een of meer van de wethouders als adviseur aan de commissie toe te voegen, maar dit wordt wel wenselijk geacht. Wordt h ij daaraan toegevoegd dan zijn de bepalingen inzake de oproeping ook op die wethouder van toepassing. Een adviseur Is geen lid van, en heeft geen stem recht in , de commissie.

Informatie over en gesprek met de sollicitant (artikel B.2) Ingevolge artikel 61, vierde lid, van de Gemeentewet wordt door tussenkomst van de commissaris van de Koning de door de commissie nodig geachte Informatie verschaft. Gezien de belangen van alle betrokkenen is de procedure om tot een aanbeveling Inzake de benoeming te komen, door de wetgever geheim verklaard. Dat betekent ook dat de commissie er voor moet zorgen dat bl] de correspondentie en gesprekken die met de sollicitanten worden gevoerd In he t kader van de aanbeveling Inzake de benoeming, de privacy gewaarborgd Is. Hierb ij dient onder meer gedacht te worden aan de plaats en het tijdstip van de gesprekken. Bijzondere bepalingen inzake verslaglegging (artike l B.3 ) Artikel A.4 bevat de algemene bepalingen Inzake de verslaglegging. Ten aanzien van benoeming dient bepaald te worden dat d it verslag in leder geval wordt vergezeld van een conceptaanbeveling van twee personen. Ten overvloede: na de vaststelling van de aanbeveling door de raad, wordt slechts de naam van de als eerste aanbevolen kandidaat openbaar gemaakt. Ontbinding (artikel B.4) Uit artikel S.2 volgt dat de commissie In stand bli jft zolang zij niet wordt ontbonden; zo zou zij na de benoeming ook de klankbordgesprekken met de burgemeester kunnen voeren, al dan niet In gewijzigde (mogelijk verkleinde) samenstelling.

Wordt er voor gekozen de commissie t e ontbinden dan kan dit niet zolang er sprake Is van een lopende procedure Inzake de benoeming.

ONDERDEEL H : BEPALINGEN INZAKE DE HERBENOEMING VO OR BE EL DB EP AL ING EN Art ik el H .1 Ad vise ur 1. De ge mee nteraa d kan één of mee r we thou de rs als advis eu r toe vo eg en aan de co mm iss ie. 2. De ad vis eu r wor dt uitgen od igd vo or de ve rgad ering en va n de co mmiss ie. Ar tik el A. 3, tw ee de lid , is van ov eree nkom sti ge toep as sin g. A rtik el H .2 In fo rm a ti e ove r en ges pre k m e t de burg em ees te r 1. De co mmiss ie maa kt vo oraf aan de bu rg em ee ster , d e ge mee nte raad en de co mmiss aris va n de Ko nin g ke nb aa r op basis van we lke inform at iebr on ne n zij zich e en oo rdee l z al vo rm en ov er het func tio ne ren va n de bu rg em ee ster. D aa rb ij ba seert zij zich in iede r ge va l op de profielsc he ts en de w et te lijke take n va n de bu rg em ee ster. 2. Alv ore ns ha ar verslag van be vin din ge n aan de ge mee nteraa d, de co mm iss aris va n de Ko nin g en de bu rgem ee ster te zenden , b es pree kt de comm iss ie dit m et de bu rgem ee ster. Van dit ge sp rek wor dt een ve rsl ag ge maa kt da t b ij he t ve rslag va n be vin ding en wor dt ge voeg d. A rt ik el H .3 Bijzo nder e bep al in g in zake ve rs la gl eg gi ng 1. He t i n artik el A.5 bedoeld e ve rslag van be vin ding en wor dt in iede r ge val verge zeld va n een co nc ep taan be ve ling inz ake de he rben oe ming. 2.

In die n te r zake va n he t func tio ne re n va n de bu rgem ee ster afs prak en zi jn ge maa kt tuss en de co mmiss ie en de bu rgem ee ster , wo rden deze e xp lic iet i n he t ve rsl ag va n be vin ding en ve rm eld. A rt ik el H .4 Ontb in di ng Lopende een proc ed ur e to t he rben oe ming is on tbinding van de comm iss ie uitsluite nd m og elijk m et inga ng va n de dag vo lge nd e op die wa aro p do or de m in iste r va n BZK aan de ge mee nteraa d be ke nd is ge maa kt da t de bu rgem ee ste r b ij Kon in klijk be slu it is he rben oe md. TOELICHTING VOORBEELDBEPALINGEN ONDERDEEL H In dit onderdeel zijn voorbeeldbepalingen opgenomen ten aanzien van zaken die ten aanzien van de herbenoeming van belang zijn. Het betreft de volgende punten die vervolgens nader worden toegelicht: 1. Toevoegen van een adviseur 2. Informatie over en gesprek m et de burgemeester 3. Noodzakelijk element van h et te maken verslag bij de aanbeveling inzake de herbenoeming 4. De archivering, ook ten aanzien van digitale bestanden Toevoegen van een adviseur (artike l H.1) Het is niet verplicht een of meer van de wethouders als adviseur aan de commissie toe te voegen, maar dit wordt wel wenselijk geacht. Wordt h ij daaraan toegevoegd dan zijn de bepalingen inzake de oproeping ook op die wethouder van toepassing. Een adviseur is geen lid van, en heeft geen stemrecht in , de commissie.

Info rma tie over en gesprek m et de burgemeester (a rtike l H.2) De informatiebronnen die de vertrouwenscommissie gebruikt b ij he t komen tot een aanbeveiing inzake de herbenoeming dienen voor zowei de burgemeester, de gemeenteraad als de commissaris van de Koning, vooraf helder te z ijn. De bevindingen die de commissie doet, dienen met de burgemeester besproken te worden. Ais vertrekpu nt zijn in ieder geval relevant de profielschets bij benoeming en de wettelijk e taken van de burgemeester, te weten zijn voorzitterschap van raad en coiiege en zijn taken ais eenhoofdig orgaan, in he t bijzonder z ijn verantwoordeiijkheid voor de handhaving van de openbare orde en veiiigheid. En verder zijn eventuele portefeuille als lid van het coiiege. Bijzondere bepaling inzake verslaglegging herbenoeming (a rtike l H.3 ) Artikei A.5 bevat de aigemene bepaiingen inzake de verslagiegging. Van belang is dat de commissie met een concept voor de aanbeveling inzake de herbenoeming k omt, waarop de raad over de aanbeveiing heeft te besluiten. Eventueie afspraken over het functioneren van de burgemeester dienen volstrekt helder te zijn. Ontbinding (artikel H.4) Uit artikei S.2 voigt dat de commissie in stand b lijf t zoiang zij niet wordt ontbonden. Wordt er voor gekozen de commissie t e ontbinden dan kan d it niet zoiang er sprake is van een lopende procedure inzake de herbenoeming.

ONDERDEEL K: BEPALINGEN INZAKE DE KLANKBORDGESPREKKEN VO OR BE EL DB EP AL ING EN Hoo fd st uk K: B ep al in ge n In za ke de kl an kb ord ge sp re kk en A rt ik el K .1 Aan ta l 1. De comm iss ie ho ud t ja ar lijks m et de bu rgem ee ster een kla nk bo rdge sp rek ov er het func tio ne re n. 2. In die n de co mmi ssie da n we l d e bu rgem ee ster de wens da artoe ke nb aa r m aakt , h ou dt de comm iss ie tu ss en tijds een kla nk bo rdge sp re k. A rt ik el K .2 Voor be re id in g en in houd 1. De comm iss ie m aa kt vo orafga an d aan de kla nk bo rdge sp rekk en aan de bu rgem ee ste r kenb aa r b ij wie zij I nf or m at ie zal Inwinn en ov er he t func tio ne re n va n de bu rg em ee ster. 2. De co mm iss ie be scho uw t h et func tio ne ren va n de bu rgem ee ste r In elk ge va l a an de ha nd va n de profielsch ets en aan de w et te lijke ta ke n va n de bu rg em ee ster . T eve ns betrekt de co mmiss ie hie rb ij het ve rslag van en de afsp rake n u it he t vo rig e kla nk bo rdge sp rek. A rt ik el K.3 B ijzo ndere bep al in gen in za ke h et ve rs la g 1 . Alv ore ns he t ve rslag va st te stellen, kri jg t de bu rgem ee ster de ge leg en he id te reag eren op het co nc ep t. 2. He t ve rslag wor dt ge teke nd do or all e de eln em ers aan he t ge sp rek. 3. Raads leden ku nn en he t ve rslag Inz ien . H et ve rslag wor dt ni et op en ba ar ge maa kt.

Een af sc hr ift va n het ve rslag word t gezonden aan de co mm iss aris va n de Ko nin g. TOELICHTING VOORBEELDBEPALINGEN ONDERDEEL K In dit onderdeel zijn voorbeeldbepalingen opgenomen ten aanzien van zaken die ten aanzien van de klankbordgesprekken van belang zijn. Het betreft de volgende punten die vervolgens nader worden toegelicht: 1. Aantal te voeren klankbordgesprekken 2. Periodieke terugkeer van de klankbordgesprekken 3. Verslaglegging van de klankbordgesprekken Aantal (a rtike l K.1) Geadviseerd wordt in ieder geval ja arlijks het functioneren van de burgemeester t e bespreken, als opmaat naar de herbenoeming. Het klankbordgesprek w int aan kracht als het het karakter heeft van gezamenlijke reflectie op het functioneren van het bestuur en de rol van de burgemeester daarin. Vaak vindt een eerste 100- dagengesprek plaats. Ook daarvoor geldt dan deze modelverordening. Het verdient overigens aanbeveling de klankbordgesprekken m et de raad In de planning af te stemmen op de gesprekken die de burgemeester met de commissaris van de Koning heeft over de ontwikkelingen in het functioneren van de burgemeester. 10

Voorbereiding en inhoud (artik el K.2) Een goed klankbordgesprek valt of staat met een goede voorbereiding. De commissie bepaalt daarom de informanten en deelt dit mee aan de burgemeester. Ais vertre kpun t zijn in leder geval relevant de profielschets bij benoeming en de wettelijke taken van de burgemeester, te weten zijn voorzitterschap van raad en college en zijn taken als eenhoofdig orgaan, In het bijzonder zijn verantwoordelijkheid voor de handhaving van de openbare orde en veiligheid. En verder zijn eventuele portefeuille als lid van het college. Van al deze gesprekken worden verslagen opgemaakt. Die verslagen vormen de basis voor het volgende klankbordgesprek. Door ruim te voor Inbreng van de kant van de burgemeester wint het gesprek aan kracht. Bijzondere bepalingen inzake het verslag (artike l K.3) Het verslag kan bondig en beknopt zijn, ook puntsgewijs. Wel is van belang dat het verslag een goed beeld geeft van het gesprek en de gemaakte afspraken, zodat degenen die het volgende klankbordgesprek voeren alsmede de commissaris van de Koning zich een goed beeld daarvan kunnen vormen. Daarom Is h et van belang ook de sfeer te schetsen, waarin het gesprek plaatsvond.

De raadsleden die niet hebben deelgenomen aan de klankbordgesprekken moeten op enig moment kennis kunnen nemen van het verslag omdat het immers een aanloop is naar besluitvorm ing over een aanbeveling to t herbenoeming, en het gesprek over de herbenoeming plaatsvindt tussen de commissaris en raad als geheel en niet slechts de leden van de raad die de klankbordgesprekken hebben gevoerd. Wat in het klankbordgesprek gewisseld wordt, behoort tussen de raad en de burgemeester te blijven. Dat maakt dat het verslag dat van dat gesprek gemaakt wordt niet openbaar wordt gemaakt (vgl. artikel 61c van de Gemeentewet). De gemeenteraad moet bepalen of het daartoe nodig is dat de klankbordgesprekken een formele basis krijgen in een verordening. Deze voorbeeldbepalingen kunnen gebruikt worden In het geval e r een formele basis wordt gelegd voor het voeren van de gesprekken en waarbij de keuze wordt gemaakt deze door de vertrouwenscommissie te laten voeren (zie de betreffende passage van de circu laire). 11

ONDERDEEL S: SLOTBEPALINGEN VO OR BE ELDB EP AL ING EN Hoo fd st uk S: Slo tb ep al in gen A rt ik el S .1 Onvo or zien e gevallen In alle ge va llen wa arin deze ve rorden ing ni et vo or ziet , b es lis t de co mmiss ie. A rt ik el S.2 Ont bi nd in g en w ijzi gin g va n de sa m en st el lin g va n de co m m issie 1. De comm iss ie b lijft in stan d zolan g zij ni et wor dt on tbon de n. 2. De sa men ste llin g va n de commi ssie ka n tu ss en tijds wo rden aa ng ep as t. A rt ik el S.3 In w erk in g tr ed in g Deze ve rorden ing treedt in wer king m et ing an g va n de dag na be ke nd mak ing. TOELICHTING VOORBEELDBEPALINGEN ONDERDEEL S Onvoorziene gevallen ( artik el S.1) Dit artike l treft een voorziening Inzake de bevoegdheid van de commissie In gevallen waarover b ij verordening geen regeling Is getroffen en de bevoegdheidsverdeling nie t uit een andere norm voortvloeit. Ontbinding van de commissie (a rtikel S .2) De commissie b lijf t In stand zolang zij niet wordt ontbonden. Wordt er voor gekozen de commissie te ontbinden dan kan dit niet zolang er sprake Is van een lopende procedure Inzake de aanbeveling t ot benoeming of herbenoeming; daar Is In de onderdelen B en H een voorziening voor getroffen.

In geval de commissie een permanente status heeft, kan de samenstelling tussentijds worden aangepast, bijvoorbeeld Indien het wenselijk wordt geacht de klankbordgesprekken In een kleinere krin g te voeren. 12