WBA Jaarrekening 2024.pdf
Tekst van het document
26 maart 2025
Versienummer
Wijzigingsdatum
Korte beschrijving van wijziging
1.0
28-02-2025
Concept DB – 1e versie voor voorbereidend DB
1.1
20-03-2025
Concept DB – 2e versie voor DB
1.2
25-03-2025
Concept DB – 3e versie voor DB – aangepast a.d.h.v. opmerkingen accountant
2.0
01-04-2025
Concept na DB – Wijzigingen a.d.h.v. DB – Aangeboden aan de gemeenteraden
2
Jaarverslag Jaarrekening Vaststellingsbesluit Hoeven, 1979 | Musical van basisschool De Reuzelaar in het kader van het 50-jarig bestaan van de parochiekerk in Hoeven Ben Steffen
2
2
Met genoegen presenteren we het jaarverslag 2024 van het West-Brabants Archief. Dit verslag geeft een overzicht van alle activiteiten, prestaties en mijlpalen van het afgelopen jaar. In het afgelopen jaar hebben wij ons ingezet voor het behoud, beheer, de digitale ontsluiting en toegankelijkheid van archieven en collecties. Het verleden snel gevonden is ons leidend principe waar we dagelijks aan werken. Ook in 2024 zijn deelnemers actief bezig geweest met het aansluiten op het E-depot. In 2024 heeft de ontwikkeling van het nieuwe webportaal een belangrijke rol gehad binnen onze organisatie. Er zijn een aantal zaken niet optimaal gelopen, maar de volledige oplevering en de ingebruikname staat, met enige vertraging, medio 2025 gepland. Het goed kunnen ontsluiten is en blijft grotendeels afhankelijk van de toegekende metadata. Een belangrijk facet is de nieuwe inspectievorm die inmiddels wordt toegepast. Door op andere wijze het gesprek aan te gaan met onze deelnemers hebben we beter inzicht in de stand van zaken rond de informatiehuishouding bij de gemeenten. We hebben in 2024 samengewerkt met onze gemeenten en verbonden partijen, maar ook geïnvesteerd in het netwerk. Samen met collega-archiefinstellingen, heemkundekringen en andere erfgoedinstellingen zijn we actief bezig met de uitwerking van de opgave erfgoed.
Samen gaan we de rijke verhalen van West-Brabant delen! Qua financiën sloot het jaar 2024 af met een positief saldo van € 187.776. In dit jaarverslag over 2024 hebben wij een bondige verslaglegging op hoofdlijnen willen realiseren. West-Brabants Archief, Het Dagelijks Bestuur
5
De gemeenschappelijke regeling ‘West-Brabants Archief’ (WBA) is per 1 juli 2016 ingesteld en is een voortzetting, in de zin van een uitbreiding met nieuwe deelnemers, van de gemeenschappelijke regeling Regionaal Archief West-Brabant (RAWB). Aan de gemeenschappelijke regeling nemen negen gemeenten deel. Het werkgebied heeft in totaal ca. 355.000 inwoners. Voorzitter dhr. A.J. Moerkerke, vertegenwoordiger van Moerdijk
Als bestuursorganen treden op: het algemeen bestuur het dagelijks bestuur de voorzitter
DB leden dhr. J. Pals, vertegenwoordiger van Bergen op Zoom mw. E. van der Star, vertegenwoordiger van Roosendaal
Meer informatie: www.westbrabantsarchief.nl
Overige (AB) leden
info@westbrabantsarchief.nl
dhr. G. de Weert, vertegenwoordiger van Etten-Leur dhr. J.M.A. van Agtmaal, vertegenwoordiger van Woensdrecht
Volg ons op: linkedin.com/company/west-brabants-archief West-Brabants Archief
mw. S.S.J. Malfait, vertegenwoordiger van Halderberge mw. E. Prent, vertegenwoordiger van Steenbergen mw. S. Breedveld, vertegenwoordiger van Rucphen dhr. J.M.J. van Steen, vertegenwoordiger van Zundert
@wbarchief @west-brabantsarchief7985
Secretaris dhr. M.H.M. Korving, directeur (januari-juni) dhr. C.I.L. Houbraken, waarnemend directeur (juli-oktober) mw. I.H.E. Hommel, directeur (november-december)
6
Beheer van de archiefbewaarplaats
Behalve ontsluiting en beschrijving maakt ook materiële verzorging
Zowel in de archiefverordeningen van de aangesloten gemeenten als
deel uit van de beheertaak. In 2024 ondergingen alle aanwinsten een
in de dienstverleningsovereenkomsten van de verbonden
behandeling met gammastraling. Dit is bedoeld om actieve schimmels
gemeenschappelijke regelingen is bepaald dat jaarlijks een verslag
en ongedierte in de analoge bestanden te doden. Om de materiële
wordt gemaakt van het beheer van de archiefbewaarplaats. Behalve
staat van documenten verder te optimaliseren, werden geselecteerde
een bewaarplaats voor analoge archiefstukken heeft het WBA ook een
documenten door een gespecialiseerd restauratieatelier behandeld en
E-depot voor de duurzame opslag van digitaal gevormde of
hersteld. En verder was er net als in eerdere jaren veel aandacht voor
vervangen informatieobjecten. Dit verslag gaat over beide
een juiste conserverende verpakking van archiefstukken, met name in
bewaarplaatsen.
het archiefdepot in Oudenbosch. Daardoor wordt de duurzaamheid versterkt.
Archiefbeheer Het archiefbeheer betreft de vooral materiële en toegankelijke staat
Toegankelijkheid
van de archieven, de aanwinsten en verliezen en het gebruik van de
In 2024 is in totaal een paar honderd m1 papieren archief
archieven door overheden en derden.
geïnventariseerd en daarmee toegankelijk gemaakt. Dat betreft niet alleen nieuw verworven archief, maar ook achterstanden, aanvullingen
Er zijn achterstanden in de toegankelijkheid van de archieven. Enkele
of noodzakelijke bewerkingen. Daarbij zijn bijna enkele duizenden
grotere archieven krijgen sinds de start van het WBA op dit punt
inventarisnummers toegankelijk gemaakt.
consequent en intensief aandacht, maar er is ook een substantieel aantal kleine archieven die onvoldoende ontsloten zijn en daardoor niet goed te gebruiken. Naast het wegwerken van de in kaart gebrachte werkvoorraad, gaat de komende jaren veel werk zitten in het controleren en up-to-date brengen van in het verleden gemaakte toegangen, in het verwerken van aanvullingen (zodat er geen nieuwe achterstanden ontstaan) en in het converteren van analoge toegangen naar digitale versies.
7
Rucphen, 1984 | Ruim 7500 mensen kwamen af op de Ski-Info op de kunstskibaan Thom van Amsterdam
Archieven die verworven worden door het WBA kunnen afkomstig zijn van de aangesloten overheden of van particulieren. Ze kunnen in analoge of in digitale vorm binnenkomen. De aangesloten overheden zijn volgens de Archiefwet verplicht de archieven uiterlijk twintig jaar na afsluiting over te dragen aan een archiefbewaarplaats, in dit geval het WBA. De formele term hiervoor is overbrenging. Archieven van particulieren worden op vrijwillige basis overgedragen aan het WBA. Deze vorm van verwerven wordt acquisitie genoemd. Particuliere archieven zijn overigens niet alleen de archieven van personen, maar ook – en vooral – archieven van bedrijven en andere organisaties, zoals stichtingen, verenigingen, kerkgenootschappen enz. Analoge (meestal papieren) archieven worden beheerd in het archiefdepot onder het Wilhelminaveld in Bergen op Zoom of in het archiefdepot van het voormalige Regionaal Archief West-Brabant (RAWB, een voorganger van het WBA) in Oudenbosch. Digitale archieven worden beheerd in het E-depot, waarvoor de hard- en software en de services van Preservica worden gebruikt. Onder digitale archieven verstaan we informatieobjecten die digitaal zijn gevormd of gedigitaliseerde analoge documenten waarvoor een vervangingsbesluit is genomen.
Bij vervanging treden die scans in de plaats van de analoge documenten en dossiers en worden de analoge originelen, na intensieve controle, vernietigd.
Overbrenging In 2024 is 57,7m1 analoog overheidsarchief overgebracht, voornamelijk bestaande uit milieudossiers van de gemeente Bergen op Zoom en enkele registers burgerlijke stand van de gemeente Steenbergen. Er zijn ook verschillende overbrengingstrajecten naar het E-depot voortgezet en afgerond in 2024. O.a. stukken van Etten-Leur en Steenbergen.
8
Acquisitie Beeld & Geluid
Met de groeiende aandacht voor erfgoed en de in vorige jaren
Een apart onderdeel van particuliere acquisitie is de audiovisuele
aangenomen relatiebeheerder zijn veertien particuliere archieven
collectie. In 2024 zijn 45 foto- en filmcollecties verworven, variërend in
geacquireerd: 1.
Archief van de Gereformeerde Gemeente Moerdijk, 1890-2005;
2.
Protestants Weeshuis Bergen op Zoom, aanvulling op collectie;
3.
Archief Stichting Cort Heiligers van zowel stichting als voormalige
grootte van 1 foto op fotopapier tot dozen vol dia’s en dvd’s met fotomateriaal. Inmiddels nadert het vrijwilligersproject voor het beschrijven van de negatieven van de oud-persfotografen Ben Steffen en Thom van Amsterdam voltooiing. In 2024 zijn meer dan 20.000
kazerne. Dit betreft een intentieovereenkomst tot schenking; 4.
negatieven beschreven. Bij ruim 1750 records van het voormalige
GGZ Westelijk Noord-Brabant, historisch archief van de GGZ-
Regionaal Archief West-Brabant zijn trefwoorden en topografische
instelling Vrederust te Halsteren. Dit betreft een
aanduidingen toegevoegd. Begin december is het nummeren en
intentieovereenkomst tot schenking; 5.
ompakken van de negatievenarchieven van fotografen Ben Steffen en
Documenten, aantekeningen en correspondentie uit de
Thom van Amsterdam afgerond. In 2025 gaat de laatste batch van dit
nalatenschap van Dr. Emil G.H. Härtel;
langlopende project worden gescand en beschreven.
6.
Brieven van de erewacht van Bergen op Zoom;
7.
Notulenregister van de Vereniging tot Bevordering van de Goede
Er waren eind 2024 meer dan 145.000 audiovisuele bestanden te vinden
Uitvoering van Landbouwwerk te Dinteloord e.o., 1955-1956;
op de website. Er zijn nog ruim 100.000 meer bestanden beschikbaar bij
Landmeetkaart van de Pelgrimspolder en de Gelderse Polder te
het WBA, maar deze kunnen vanwege auteursrechtelijke beperkingen
Zevenbergen;
niet worden gepubliceerd.
8. 9.
Archief van de Raad van Kerken, afdeling Bergen op Zoom, 19672014;
10. Archief van ziekenhuis Charitas Roosendaal, 1905-1953; 11.
Turnvereniging UDI, aanvulling op collectie;
12. Archief en tekeningen van Landgoed Groot Molenbeek te Bergen op Zoom; 13. Teksten en fotomateriaal van poppentheater Pardoes te Bergen op Zoom, 1971-2011; 14. Documentaire collectie van de broeders van het Zouavenmuseum, waarvoor een langdurige bruikleen is afgesloten. De acquisities hebben zeker in het geval van het Zouavenmuseum geleid tot aandacht voor het WBA in de media.
9
Link naar artikel schenking collectie Zouavenmuseum
Website
Het portaal wordt niet alleen door particulieren gebruikt, maar ook door
De huidige website van het WBA biedt steeds meer digitale
zakelijk belanghebbenden (zoals makelaars, architecten,
archiefstukken rechtstreeks aan. De nieuwe website was beoogd om in
bouwbedrijven) en gemeenten. In 2024 werden geen grote bestanden
2024 te lanceren. Door (technische) tegenslagen in het project is dit
met bouwvergunningen toegevoegd aan het BDA.
echter verschoven naar 2025. De nieuwe website wordt mede ontwikkeld voor optimalisatie van het zoeken en vinden van historische informatie. Dat gebeurt onder andere door wederzijdse koppelingen en links aan te bieden tussen de website van het WBA en die van andere instellingen. Uiteindelijk moet de gebruiker digitaal “Het verleden snel
E-depot Het E-depot was in 2024 alleen voor ambtenaren van onze gemeenten toegankelijk. De reden hiervoor is dat de leverancier van huidige website van het WBA niet in staat is om het E-depot benaderbaar te
gevonden” kunnen hebben.
maken via de website. De leverancier is ook niet voornemens om dit te
Scanning on Demand
nieuwe website wordt de integratie van de afzonderlijke zoek-en-
Een tweede belangrijke digitale dienst die het WBA aanbiedt, is
vindsystemen van de publiekskant van het WBA meegenomen
Scanning on Demand (SoD). Tot 2023 was dit gericht op particuliere
(website, BDA, E-depot). De lancering van de nieuwe website zou in
scanaanvragen en werd SoD door een externe leverancier uitgevoerd.
2024 plaatsvinden, maar door vertragingen in de oplevering van
Vanaf 2023 is de SoD ook aangeboden aan alle overheden en wordt
functionaliteiten door de leverancier staat dit nu voor medio 2025
het intern uitgevoerd middels de ingerichte scanstraat. In 2024 draaide
gepland.
deze scanstraat volledig. In overleg met en op verzoek van de WBAgemeenten wordt SoD voortaan ook aangeboden aan alle overheden. In 2024 zijn in totaal een kleine 1500 dossiers aangevraagd door inwoners. Deze zijn vrijwel allemaal gescand en gedigitaliseerd. Voor de gemeenten zijn er zo’n 250 dossiers gescand.
Bouw Dossier Applicatie Verder moet in dit verband ook de Bouw Dossier Applicatie (BDA) worden genoemd. Dit is het klantenportaal voor het zoeken naar gedigitaliseerde bouwdossiers van Bergen op Zoom, Halderberge, Moerdijk, Rucphen en Woensdrecht. Etten-Leur, Roosendaal, Steenbergen en Zundert verleenden in 2023 inzicht via een eigen systeem.
10
ontwikkelen of anderszins op te lossen. Bij de ontwikkeling van de
Relatiebeheer In 2024 is op professionele wijze vorm gegeven aan het relatiebeheer van het WBA. Daarbij is niet alleen gekeken naar de online presentatie van het WBA, maar ook naar de organisaties in de regio. Sociale media Het WBA is actief op vier sociale media kanalen, te weten LinkedIn, Facebook, Instagram en YouTube. Het account op X (voorheen Twitter) is al in 2023 gedeactiveerd. LinkedIn wordt gebruikt voor de beeldvorming rond het WBA als organisatie en het plaatsen van vacatures en is dus ook van belang geweest in de succesvolle invulling van onze vacatures. Ons volgersaantal is hierop in 2024 met ongeveer 25% gegroeid. Facebook
en Instagram zijn bedoeld voor het delen van activiteiten en het onder
Heemkundige kringen
de aandacht brengen van de collectie. Op Facebook hebben we iets
In 2024 is de netwerkspecialist van het WBA bij veel heemkundige kringen langs geweest om te kijken waar we de verbinding kunnen
meer dan 1.300 volgers en op Instagram hebben we op het moment van schrijven exact 180 volgers. Op beide platforms is opgeteld een groei met zo’n 150 volgers geweest in 2024. Daarbij hebben berichten van het WBA op Facebook het meeste bereik en groeit Instagram
opzoeken. Hiermee geven we inhoud aan de erfgoedtaak en het erfgoedplan. Er is een stevige basis gelegd om in 2025 mee verder te gaan.
relatief snel qua volgers. YouTube wordt voor beide doelen gebruikt en
Erfgoed
is vooral een platform om eigen producties te delen. Hier hebben we
Eind 2024 is er een bijeenkomst gehouden voor erfgoedambtenaren
enkele tientallen abonnees.
van onze deelnemers om het contact te leggen tussen hen en het WBA. Hier is samen gekeken naar welke mogelijkheden, vragen, ideeën en
Media-optredens Verder heeft het WBA een rol gespeeld in een uitzending van Verborgen Verleden waarin Raven van Dorst op zoek ging naar haar voorouders en onder andere in het mooie Wouw terecht komt. De uitzending is opgenomen in 2023, uitgezonden op zaterdag 13 januari 2024 om 20.35u op NPO 2 en terug te zien via https://npo.nl/start/serie/verborgenverleden/seizoen-17/raven-van-dorst_2
Link naar uitzending Verborgen Verleden
Zichtbaarheid In 2024 is, mede door het aannemen van een coördinator erfgoedverhalen, meer invulling gegeven aan het erfgoedplan. Er is eind 2024 een inventarisatie geweest bij de aanspreekpunten van gemeenten en hun wensen met betrekking tot erfgoed en de rol hierin van het WBA. Ook is er een mooi project geweest in Willemstad waar in een mooie samenwerking tussen gemeente Moerdijk, het WBA en Urban ID elektriciteitskastjes zijn voorzien van een nieuwe look met historische beelden uit onze collectie die voorzien zijn van een korte uitleg.
11
Link naar artikel elektriciteitskastjes
initiatieven samen kunnen worden opgepakt.
In 2022 heeft het Algemeen Bestuur de visie van het WBA vastgesteld. Hierin zijn vier opgaven gedefinieerd, waaronder de opgave “Erfgoed”. Alhoewel de Gemeenschappelijke Regeling al de mogelijkheid kende om “erfgoed” tot het takenpakket van het WBA te rekenen, was vóór de
Nadat in 2023 de vier hoofdthema’s zijn ontstaan uit de bijeenkomst met lokale erfgoedpartners, is in 2024 al deels invulling gegeven aan deze thema’s. De thema’s zijn: 1.
Ons Dorp, Onze Stad
nieuwe visie de aandacht vooral gericht op de directe relatie met de
2.
Zand & Klei
deelnemers van de Gemeenschappelijke Regeling en op de
3.
Werkend West-Brabant
dienstverlening aan het publiek.
4.
Grenzeloos West-Brabant
De Erfgoed-opgave is in de visie als volgt gedefinieerd: “We maken de
Verschillende stagiairs hebben onder begeleiding van onze
geschiedenis van West-Brabant toegankelijk en zichtbaar. We verbinden
erfgoedmedewerkers onderzoek gedaan in onze archieven en hieruit
erfgoedspelers in de regio. Dat doen we graag samen met historische,
verhalen gehaald. Deze verhalen zullen op de nog te ontwikkelen
educatieve en creatieve organisaties. West-Brabants erfgoed krijgt een
erfgoedwebsite worden gedeeld. De inzet van deze stagiairs hebben al
plek op onze website en activiteiten zetten we online in de kijker. Voor een
meer dan honderd mooie verhalen opgeleverd, maar elk thema bevat
representatiever beeld van ons verleden, verrijken we doelgericht onze
nog talloze verhalen die we de komende jaren verder uitwerken op basis
collecties.”.
van actualiteit, aanwezige collecties en gedeelde verhalen door
Voor de opgave Erfgoed zijn vier strategische doelen vastgesteld: 1.
Het verhaal van West-Brabant zichtbaar maken en laten vertellen.
2.
Zichtbaarheid van de eigen collecties vergroten, online en op locatie in de regio.
3.
Actief deelnemen aan een effectief functionerend erfgoed
4.
Blinde vlekken in de collecties worden herkend en ingevuld.
netwerk in de regio.
12
bezoekers van de erfgoedwebsite. De ontwikkeling van de erfgoedwebsite staat in verband met de ontwikkeling van de corporate website. Visie, strategie en thema’s zijn als erfgoedplan verbeeld in een filmpje: http://tinyurl.com/ErfgoedplanWBA
Toezicht
De belangrijkste constateringen die tijdens de inspectiegesprekken
Op grond van de Archiefwet en de gemeentelijke archiefverordening
naar voren kwamen waren:
voert de archivaris van het WBA in de hoedanigheid van
1.
Over het algemeen is de kwaliteit van de
gemeentearchivaris tweejaarlijks een inspectie uit naar de staat van
informatiehuishouding bij deelnemers verbeterd. Er is bij
het informatie- en archiefbeheer bij de gemeentelijke organen. Daarbij
zorgdragers merkbaar oog voor verbeterpunten. Er is meer oog
toetst hij niet alleen de uitvoering van de Archiefwet, maar ook
en interesse voor onderlinge samenwerking. Er zijn stappen gezet in het overbrengen van analoge archieven.
aspecten van andere relevante wet- en regelgeving, voor zover ze betrekking hebben op de informatievoorziening van de overheid.
2.
In 2024 is er ook meer bewustzijn voor het archiveren van
Een archiefinspectie richt zich, naast het toetsen op rechtmatigheid, op
correspondentie, maar hierin is ook nog een verbeterslag
het geven van aanvullende zekerheid over de staat van de
nodig om op het gewenste niveau te komen. In veel gevallen ontbreekt hierover nog duidelijk beleid.
informatiehuishouding. Dat betekent dat er gekeken wordt naar niveau en werking van de drie archivistische functies van informatie: de
3.
Personele bezetting blijft een aandachtspunt voor de
verantwoordingsfunctie, de geheugenfunctie en de cultuurhistorische
zorgdragers. Dit is een probleem wat zich al meerdere jaren
functie.
voordoet, maar wat, mede door een krappe arbeidsmarkt qua vakpersoneel, nog onvoldoende is verholpen bij enkele
Naast de inspectie beoordeelt de archivaris de vernietigingslijsten en de handboeken voor vervanging van archiefbescheiden, die de basis
zorgdragers. 4.
De aansluiting op het E-depot vanuit de software van
vormen voor een Vervangingsbesluit van het College van B&W of een
deelnemers verloopt regelmatig nog moeizaam. Hierin is een
Dagelijks Bestuur.
obstakel dat leveranciers vaak niet standaard een goede
Inspecties In 2024 werd de nieuwe toezichtsmethodiek voor de deelnemers volledig gebruikt. Voor de aangesloten GR’en is de KPI-methode nog
exportfunctie inbouwen in hun applicaties. Het WBA is op dit vlak er nog niet in geslaagd een verbeterslag te maken en heeft niet altijd voldoende een helpende hand kunnen bieden.
wel in gebruik. Er heeft een evaluatie plaatsgevonden waarin de
Oordeel Interbestuurlijk Toezicht
grootste bevinding was dat de rapporten op basis van de nieuwe
Elf van de veertien zorgdragers kregen de beoordeling “voldoet” van de
methodiek erg lang werden. Dit is meegenomen in de doorontwikkeling van de toezichtsmethodiek. Inmiddels zijn alle negen deelnemers geïnspecteerd volgens de nieuwe methodiek. Gemeenten en gemeenschappelijke regelingen worden hierna aangeduid als zorgdrager.
externe toezichthouder. Twee zorgdragers (één gemeente en één gemeenschappelijke regeling) kregen de beoordeling “voldoet niet” en één zorgdrager kreeg de beoordeling “voldoet gedeeltelijk”. De externe toezichthouder is het Interbestuurlijk Toezicht van de provincie NoordBrabant (hierna: IBT). IBT kijkt in eerste instantie naar de volgende punten:
13
1.
2.
het tijdig inleveren van het rapport van de toezichthouder
Advies
(WBA) en het verbeterplan van de zorgdrager bij het
Het WBA adviseerde veelvuldig bij onderwerpen als selectie en
Interbestuurlijk Toezicht van de provincie;
vernietiging, vervanging, archiefbewerkingsprojecten,
het voldoen van het verbeterplan aan de vormvoorwaarden
digitaliseringstrajecten, migratie- en conversietrajecten,
van het Interbestuurlijk Toezicht;
metadatabeheer en archiefwet- en regelgeving.
3.
het SMART formuleren van doelen in het verbeterplan;
4.
het tijdig inleveren van het oordeel en het verbeterplan bij de
De vertegenwoordigers van gemeenten en gemeenschappelijke
gemeenteraad.
regelingen zijn in verschillende bijeenkomsten voorgelicht en naar hun
het tijdig en in correcte vorm inleveren van een actueel,
standpunten gevraagd over o.a. aanpassingen in de
compleet en logisch samenhangend overzicht van (te
aanleverprocedure voor het E-depot en de ondersteuning die het WBA
bewaren) archiefbescheiden conform artikel 18 van de
kan bieden bij de implementatie van de WOO.
5.
landelijke Archiefregeling (een extra aandachtspunt van de toezichthouder in 2024). Ook dit jaar heeft IBT een inhoudelijk oordeel gegeven op basis van het inspectieverslag van het WBA. Het oordeel “voldoet” betekent dat er geen verdere acties vanuit IBT volgen. Het oordeel “voldoet gedeeltelijk” betekent dat in het eerste halfjaar van 2025 ten minste één ambtelijk voortgangsgesprek met de zorgdrager wordt gehouden. Mocht de rapportage van het volgende jaar niet tot het oordeel ‘voldoet’ leiden, dan zal de zorgdrager onder actief toezicht geplaatst worden. In overeenstemming met het interventieproces van IBT betekent dit dat er concrete afspraken gemaakt worden om ervoor te zorgen dat IBT de zorgdrager het jaar erop wel als ‘’voldoet’’ kan beoordelen. Het oordeel “voldoet niet” kan, bij aanhoudende dusdanige beoordeling, leiden tot verscherpt toezicht vanuit het IBT. Ook bij deze beoordeling volgt een ambtelijk voortgangsgesprek om te zorgen dat het jaar erop wel tot een beoordeling van “voldoet” kan worden gekomen.
14
Verder staat het WBA met raad en daad de gemeenten bij die een “voldoet gedeeltelijk” of “voldoet niet” oordeel van het IBT ontvingen.
Recapitulatie lasten en baten Het WBA heeft één programma, namelijk archiefbeheer. Samenvatting programma archiefbeheer: Totaal
Begroting voor wijziging 2024
Begroting na wijziging 2024
Rekening 2024
Totaal programma
-3.350.694
-3.374.034
-3.070.017
Bijdrage deelnemers
3.103.488
2.985.808
2.985.808
Overige opbrengsten
233.652
233.652
241.539
13.554
154.575
30.446
0
0
187.776
Opname reserves / voorzieningen Saldo te bestemmen resultaat
Toelichting saldo Het saldo van lasten en baten van het WBA bedroeg in 2024 €187.776. Dit kan grotendeels worden verklaard door personeelslasten die door verschillende omstandigheden lager uitvielen dan begroot. Uitgebreidere toelichting hierop volgt in het overzicht van baten en lasten. Het saldo wordt gerestitueerd aan de deelnemers. Etten-Leur, 1972 | Zandstorm op driebaansweg bij Etten-Leur Ben Steffen
14
Het WBA heeft vanaf 2017 de beschikking over een algemene reserve om in te kunnen zetten ter dekking van tegenvallers. Ondanks dat dit in strijd was met spelregel 5 van de Nota Verbonden Partijen, waarin werd Op 10 juli 2023 zijn de gewijzigde financiële verordeningen conform artikel 212 en 213 van de Gemeentewet door het algemeen bestuur vastgesteld. De paragrafen waaraan in de begroting verplicht aandacht moet worden besteed zijn financiering en bedrijfsvoering. Vanaf de begroting 2016 is tevens aandacht besteed aan de paragraaf Weerstandsvermogen. Artikel 26 BBV schrijft voor dat in de jaarrekening en het jaarverslag dezelfde paragrafen opgenomen moeten worden die ook in de begroting opgenomen zijn. Daar wordt in dit jaarverslag aan voldaan. Het BBV schrijft daarnaast nog voor dat
voorgeschreven dat de risico’s gedragen dienden te worden door de deelnemers en niet door het WBA zelf. Positieve jaarresultaten werden toegevoegd aan de algemene reserve omwille van behoud van de ondernemersstatus en daarbij behorende fiscale voordelen zoals btwaftrek. Rechtstreekse restitutie van het voordelige saldo aan de deelnemers was door de fiscus in 2015 verboden, maar gedeeltelijk kon dit wel. Het WBA heeft tot en met 2022 daarom steeds gekozen voor het spoor van gedeeltelijke toevoeging van resultaten een reserves en gedeeltelijke korting op de deelnemersbijdragen.
ook de paragrafen Verbonden Partijen, Grondbeleid en Lokale
Nog in 2022 is een deel van de algemene reserve vrijgemaakt om het
Heffingen hier dienen te worden opgenomen. Voor het WBA zijn deze
voorziene tekort aan te vullen. In de vergadering van het algemeen
echter niet relevant: het WBA is een verbonden partij, aan grondbeleid
bestuur van 7 december 2022 is besloten om de algemene reserve per
wordt niet gedaan en er worden geen lokale heffingen geheven.
1-1-2023 op te heffen en het saldo over te hevelen naar een gelijktijdig
Vanaf verslagjaar 2023 moet er in de paragraaf Bedrijfsvoering ook aandacht worden besteed aan de rechtmatigheidsverantwoording. Tenslotte schrijft de afgelopen jaar herijkte Nota Verbonden Partijen voor inzicht te geven in de mate waarin het WBA voldoet aan de AVG (privacy), BIO (informatiebeveiliging) en WOO (openbaarheid).
Weerstandsvermogen en risicobeheersing Het weerstandsvermogen bestaat uit de relatie tussen de weerstandscapaciteit, zijnde de middelen en mogelijkheden waarover
in te stellen bestemmingsreserve, alsmede onvoorziene kosten te ramen ter hoogte van 2% van de omzet. Door nieuwe voorschriften uit de in 2024 van kracht geworden Nota Verbonden Partijen werd weer een algemene reserve opgetuigd van € 100.000 uit het saldo over 2023, zoals besloten op de vergadering van het algemeen bestuur van 3 juli 2024. Qua risico’s heeft het WBA te maken met drie categorieën, zijnde imagorisico, veiligheidsrisico en bedrijfsvoeringsrisico.
het WBA beschikt om niet begrote kosten te dekken en alle risico’s
Het imagorisico heeft betrekking op het niet (kunnen) voldoen aan de
waarvoor geen maatregelen zijn getroffen en die van materiële
verwachtingen van de deelnemers. Het gaat dan specifiek om het
betekenis kunnen zijn, in relatie tot de financiële positie. Niet begrote
uitoefenen van het archieftoezicht en de dienstverlening. Om de
uitgaven worden gedekt met de post “onvoorzien”. In 2020 is deze door
toezichtdienst tijdig en kwalitatief voldoende te kunnen (blijven)
bezuinigingen vervallen, wat in strijd is met de voorschriften van de
leveren heeft het WBA in 2023 geïnvesteerd in een nieuwe methodiek
BBV. Vanaf begrotingsjaar 2024 wordt deze weer opgenomen, conform
en in formatieve uitbreiding van de inspectiefunctie. Per 1 maart 2023
het besluit van het algemeen bestuur van 7 december 2022.
trad een archiefinspecteur (tevens kwaliteitsspecialist) in dienst die samen met de nieuwe archivaris de toezichttaken uitvoerde.
16
De nieuwe methodiek wordt inmiddels toegepast en de uitbreiding van
Financiële kengetallen
de capaciteit wordt nu goed benut.
In het Besluit Begroting en Verantwoording gemeenten en provincies
De scanning on demand in eigen beheer heeft de dienstverlening naar
(BBV) is bepaald dat gemeenten, provincies en gemeenschappelijke
deelnemers en inwoners verbeterd. Opgevraagde dossiers worden
regelingen in de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing
hierdoor sneller en effectiever aangereikt. Hiermee voldoet het WBA
in zowel de jaarrekening als in de meerjarenbegroting een set van vijf
beter aan de verwachtingen van deelnemers.
financiële kengetallen dienen op te nemen. Dit zijn kengetallen voor: de
Het veiligheidsrisico betreft het niet of onvoldoende kunnen voldoen aan de privacywetgeving en de eisen voor informatiebeveiliging zoals die worden gesteld in wet- en regelgeving en door de deelnemende
netto schuldquote, solvabiliteitsratio, structurele exploitatieruimte, grondexploitatie en belastingcapaciteit. De laatste twee zijn voor het WBA niet van toepassing.
gemeenten. Het WBA heeft sinds november 2018 een juridisch
Kengetallen zijn getallen die de verhouding uitdrukken tussen
medewerker die tevens Functionaris Gegevensbescherming is. Zij is
bepaalde onderdelen van de begroting of de balans en kunnen helpen
een deskundige vraagbaak en adviseur in de wet- en regelgeving,
bij de beoordeling van de financiële positie.
specifiek op het terrein van archief- en informatiebeheer. Het WBA onderscheidt zich nadrukkelijk van vrijwel alle andere archiefinstellingen in Nederland door een eigen juriste in dienst te hebben. Het WBA beschikt over een eigen informatieveiligheidsbeleid en een informatieveiligheidsplan. Sinds medio 2024 heeft het WBA ook formeel weer een CISO. Met hulp van de juridisch medewerker, kwaliteitsspecialist, , IT-specialisten en adviseur bestuur en financiën voert deze CISO het informatieveiligheidsbeleid en -plan uit en wordt dit geactualiseerd vanuit de 1-meting die in 2023 is uitgevoerd en door de kwaliteitsspecialist is vertaald in acties. Het WBA heeft hiermee voldoende kennis van en grip op informatiebeveiliging. Het bedrijfsvoeringsrisico behelst het niet kunnen leveren van overeengekomen dienstverlening ten gevolge van een hoog ziekteverzuim. In 2024 was sprake van een laag ziekteverzuim van 2,33%. Om het ziekteverzuim zoveel mogelijk te beperken reageert het management direct op ziektemeldingen. Langdurig verzuim krijgt extra aandacht door middel van zorgvuldig ingezette reintegratieprocessen en persoonlijke aandacht.
17
Netto schuldquote De netto schuldquote weerspiegelt het niveau van de schuldenlast van de gemeenschappelijke regeling ten opzichte van de eigen middelen en geeft een indicatie van de druk van de rentelasten en de aflossingen op de exploitatie. Hoe lager de netto schuldquote hoe beter. Solvabiliteitsratio Het kengetal solvabiliteitsrisico geeft inzicht in de mate waarin een gemeenschappelijke regeling in staat is aan haar financiële verplichtingen te voldoen. Onder de solvabiliteitsratio wordt verstaan het eigen vermogen als percentage van het balanstotaal. Hoe hoger de solvabiliteitsratio hoe beter. Structurele exploitatieruimte Voor de beoordeling van het structurele en reële evenwicht van de begroting wordt onderscheid gemaakt tussen structurele en incidentele lasten. Een begroting waarvan de structurele baten hoger zijn dan de structurele lasten is meer flexibel dan een begroting waarbij structurele baten en lasten in evenwicht zijn. Een uitkomst van 0% geeft
aan dat de structurele baten en lasten in evenwicht zijn. Er zijn geen noemenswaardige incidentele baten of lasten. De inhoud van de tabel is bij ministeriële regeling voorgeschreven en bevat ook de ontwikkeling van de kengetallen voor de drie jaren volgend op het begrotingsjaar. De financiële kengetallen zijn als volgt: Jaarrek. Kengetallen
2023
Begroting Jaarrek. Begroting Begroting Begroting Begroting Begroting 2024
2024
2025
2026
-6,39%
-2,77%
2027
2028
2029
-4,31%
-2,32%
gewijzigd Netto schuldquote
-11,69%
-2,83% -15,46%
-3,71%
Netto schuldquote gecorrigeerd voor verstrekte leningen
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
47,45%
35,66%
50,94%
36,26%
22,46%
22,56%
22,51%
22,46%
exploitatieruimte
7,61%
1,86%
6,43%
0,77%
0,31%
-1,56%
0,30%
0,29%
Grondexploitatie
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
Belastingcapaciteit
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
Solvabiliteisratio Structurele
Beoordeling kengetallen en financiële positie Op basis van de kengetallen kan worden geconcludeerd dat het WBA financieel gezond is. De negatieve netto schuldquote geeft aan dat er geen problematische schuldenlast is, wat vertaalt in een laag risico. Een solvabiliteitsratio van 50% of hoger valt in de laagste risicocategorie. De structurele exploitatieruimte is ook te categoriseren als laag qua risico.
18
Financieringsparagraaf Financieringsrisico’s Kasgeldlimiet
Rentekosten en renteopbrengsten WBA heeft met nabetaling van rente op de schatkistrekening volgens de regeling die bestaat met de gemeente Bergen op Zoom en rente op de bedrijfsspaarrekening renteopbrengsten. In 2024 was de geïnde
De kasgeldlimiet is het maximale bedrag waarmee een
rente in totaal € 16.924. De rentekosten bedroegen in 2024 € 640.
financieringstekort met een kortlopende lening gefinancierd mag
Financieringsbehoefte
worden (Wet fido). Voor 2024 betrof dit 8,5% van het begrotingstotaal oftewel een bedrag van ongeveer € 287.000. Het WBA ontvangt het merendeel van zijn inkomsten vooruit, waardoor er geen financieringstekort is. Renterisiconorm De renterisiconorm beperkt het renterisico op de vaste schuld. De norm bepaalt dat de jaarlijkse verplichte aflossing en rente niet meer mogen bedragen dan 20% van het begrotingstotaal, wat in 2024 neerkomt op ongeveer € 675.000. Het totaal aan aflossings- en rentekosten eind 2024 betrof € 4.640, waardoor een overschrijding van deze norm niet aan de orde is. Liquiditeitsplanning De exploitatielasten van het West-Brabants Archief worden gedekt door bijdragen van de deelnemers. De in de begroting opgenomen gemeentelijke bijdragen worden elk kwartaal bij de deelnemers in rekening gebracht. Omdat de exploitatielasten merendeels gelijkmatig over het kalenderjaar worden uitgegeven ontstaat gedurende het begrotingsjaar een liquiditeitsoverschot. Met de rente op
De wijze waarop het WBA omgaat met investeringen en gehanteerde limieten is vastgelegd in Nota Investeren en Afschrijven 2023. Daarin is o.a. bepaald dat investeringen in vaste activa onder de € 10.000 niet worden geactiveerd, dat investeringen tussen € 10.000 en € 25.000 kunnen worden geactiveerd wanneer het algemeen bestuur hiertoe besluit en investeringen vanaf € 25.000 altijd worden geactiveerd en een bestuursbesluit behoeven. Deze nota is bekrachtigd door het algemeen bestuur op 10 juli 2023 en is met terugwerkende kracht ingegaan op 1 januari 2023. Bij de gemeente Bergen op Zoom loopt sinds 2017 een geldlening voor de financiering van meubilair in het Koetshuis (vijftien jaar). Voor zover de financiële situatie het toelaat worden nieuwe investeringen zoveel als mogelijk met eigen middelen gedaan. Zo was bijvoorbeeld de liquiditeit in 2022 voldoende op orde om investeringen in o.a. IT-gerelateerde hardware uit eigen middelen te doen en daarvoor geen leningen af te sluiten. Een liquiditeitsanalyse, opgesteld door onze nieuwe financieel dienstverlener, ondersteunde deze handelswijze.
spaartegoeden en de gunstige rente op de schatkistrekening zijn ook renteopbrengsten gemoeid. Voor 2024 werd het schatkist
In 2023 werd, na een lange aanloopperiode, eindelijk de aanbesteding
drempelbedrag aangehouden van € 1.000.000. Al met al heeft dit bij
van het nieuwe webportaal incl. website afgerond. Met instemming
het WBA niet geleid tot het ontstaan van te hoge banksaldi. Het
van het dagelijks bestuur werd de opdracht aan een in de
banktegoed (rekening courant én bedrijfsspaarrekening) bedroeg per
archiefwereld bekend en gerenommeerd bedrijf gegund. Oplevering
31 december 2024 een bedrag van € 163.151; het saldo op de
was gepland in de zomer van 2024. Door vertragingen in het project is
schatkistrekening was € 650.000.
dit uitgesteld tot medio 2025.
19
Bedrijfsvoeringsparagraaf
Maandelijks vergadert de Personeelsvertegenwoordiging met de bestuurder van het WBA. Daarin kwamen onderwerpen aan de orde als
Personeel
de nieuwe CAO, de organisatiestructuur, diverse projecten, een R I en E
Op 23 november 2023 stemde het algemeen bestuur in met het
onderzoek, vitaliteitsbeleid en het klimaat binnen het Koetshuis. Voor
erfgoedplan van het WBA. Dit erfgoedplan is een uitwerking van de
de Personeelsvertegenwoordiging is dit jaar een verkiezing geweest. Er
ambitieuze beleidsvisie en dient ertoe om de rol en betekenis van het
zijn drie nieuwe vertegenwoordigers gekozen uit vijf kandidaten.
WBA in de erfgoedomgeving van West-Brabant te versterken. In dit plan staan drie functies van erfgoedmedewerkers voor
De personeels- en salarisadministratie werd verzorgd door de afdeling
achtereenvolgens bewerking van nieuwe niet-overheidsarchieven,
P&O van de gemeente Bergen op Zoom. Op het gebied van de
beheer van de verhalenbank en vrijwilligers coördinatie. In 2024 zijn
financiële administratie biedt een administratiekantoor ondersteuning.
deze vacatures ingevuld. Ook hebben verschillende stagiairs bij het WBA meegewerkt aan de verhalen voor de nog te realiseren erfgoedwebsite. In het voorjaar van 2024 kondigde dhr. Korving zijn vertrek aan als directeur bij het WBA. Voor de zoektocht en invulling van deze vacature is een gerenommeerd extern adviesbureau in de hand genomen. We hebben deze vacature in november, ondanks krapte op de
Er is gebruik gemaakt van opleidingsbudget voor enkele individuele opleidings- en trainingstrajecten. Ook volgden verschillende medewerkers webinars en seminars over vakinhoud. Huisvesting Het WBA maakte in 2024 gebruik van drie huisvestingslocaties: 1.
arbeidsmarkt, in kunnen vullen. In de periode tussen mei en november heeft de archivaris (dhr. Houbraken) opgetreden als waarnemend directeur. Detacheringen van WBA medewerkers waren er:
het Koetshuis in de Hofstraat te Bergen op Zoom voor de dienstverlening en kantoor
Dit pand is in 2016 geheel verbouwd en geschikt gemaakt voor ‘bewoning’ door het WBA. De gemeente Bergen op Zoom is eigenaar en verhuurt het aan het WBA. Het reguliere onderhoud is grotendeels voor rekening van de verhuurder.
•
Bij het Zeeuws Archief voor o.a. het beheer van de dislocatie Terneuzen (periode jan. – dec. voor 18 uur per week). Dit betrof een reeds langer lopende vaste detachering.
•
het ondergronds depot aan het Wilhelminaveld in Bergen op Zoom
Bij het Erfgoedcentrum Tongerlohuys als adviseur (periode jan. –
Dit depot met een capaciteit van ruim 10 strekkende kilometer wordt
dec. voor 18 uur per week). Dit betreft een andere invulling van
eveneens gehuurd van de gemeente Bergen op Zoom. Het depot is
vaste detachering ná de beëindiging van de plustaak
gebouwd in 2008 als gezamenlijke opslag voor zowel archief als
Roosendaal.
museum. Deze functie vervult het nog steeds, maar de afzonderlijke
In dit jaar waren er meerdere personele mutaties. In 2024 werkten er 25 personen goed voor 22,33 FTE. Voor verschillende activiteiten (omtrent bedrijfsvoering en archiefinspectie) worden derden ingehuurd.
20
2.
bewaarruimtes zijn nu specifiek toegewezen aan deze beide gebruikers. De exploitatie is in de loop van 2017 overgegaan van de
afdeling vastgoed van de gemeente Bergen op Zoom naar het WBA. De
ondersteuning van het netwerk van het WBA is deels uitbesteed en
exploitatiekosten worden volgens een vaste verdeelformule (5/8 WBA
deels in eigen handen.
en 3/8 gemeente) verrekend met het Cultuurbedrijf. 3.
Rechtmatigheidsverantwoording
het pand van het voormalig RAWB aan de Beukenlaan te
(rechtmatigheidsverklaring is opgenomen aan t eind van de
Oudenbosch
Jaarrekening)
Vanaf 2021 huurt het WBA de kelder met de drie archiefdepots van de
Voorwaardencriterium
nieuwe eigenaar: Tandartspraktijk Halderberge. Over de huurprijs, de servicekosten en energiekosten zijn goede afspraken gemaakt met de
Een WBA controle team heeft de controles uitgevoerd op twee
eigenaar.
processen, zijnde “Inkopen en betalingen” en “salarisadministratie”. Voor het toetsen van de rechtmatigheid maakt het WBA gebruik van de
Op advies van de accountant werd de onderhoudsvoorziening
door de accountant aangedragen checklists en modellen voor
berekend en vervolgens afgeschaald op basis van een in 2020
verslaglegging.
geüpdatet meerjarig onderhoudsplan. Dit was nodig om in de nieuwe situatie het vervangend onderhoud te regelen tussen huurder en
1.
Inkopen en betalingen
verhuurder. Vanaf 2021 is de jaarlijkse storting in de
Opzet en bestaan van dit bedrijfsproces is geactualiseerd. Middels een
onderhoudsvoorziening € 5.245. Op basis van eerder verwachte hoge
lijncontrole is in 2023 het bestaan van zogenoemde key-controls
kosten die de voorziening zouden legen, is uit het saldo over 2023 een
vastgesteld die daarna op effectieve werking zijn getoetst. De methode
extra storting gedaan van €25.000.
hiervoor is doorontwikkeld in 2024. Daarvoor is op twee momenten een
Automatisering
is de checklist ingevuld. Vastgesteld is dat de gecontroleerde uitgaven
Het WBA is een moderne organisatie die zoveel mogelijk digitaal en
zijn gedaan binnen de budgetten die in de begroting zijn opgenomen
flexibel werkt. Dit vereist onder andere een moderne en flexibele ICT-
en dat het daarbij horende werkproces is gevolgd. Er zijn geen fouten
inrichting, welke het mogelijk maakt om op elke werkplek aan te sluiten
geconstateerd.
gegevensgerichte controle op een 10% a-selecte steekproef gedaan en
en in te loggen. De ICT-leverancier, die sinds de aanbesteding in 2022 voor het WBA de ICT-inrichting regelt, zorgt voor een degelijke en
Bij de eerste controle op het proces “Inkopen en betalingen” werd de
moderne (cloud)omgeving waarin de medewerkers kunnen werken.
werking van het nieuwe bestand op de proef gesteld en op enkele punten was deze minder bruikbaar dan voorheen gehoopt. Er bleken
Het interne verbetertraject van de eigen archivering, mede naar
enkele technische zaken niet optimaal te werken, waardoor deze
aanleiding van de bevindingen uit het KPI-verslag van het WBA, werd
vertraging op hebben gelopen.
voortgezet maar is nog niet geheel afgerond. Een eigen zaaksysteem werd beheerd, maar dit behoeft wel een verbeterslag. In 2024 is de
2.
Salarisadministratie
zoektocht naar een nieuwe zaaksysteemleverancier geweest en
Opzet en bestaan zijn eveneens geactualiseerd. In samenwerking met
afgerond. De implementatie loopt door in 2025. De technische
de afdeling P&O zijn concrete controles uitgevoerd op drie indiensttredingsprocessen en selectie van kostendeclaraties.
21
Ook hiervoor is een checklist gebruikt die aantoonde dat de verwerking
Het WBA is deelnemer in het inkoopcollectief energie. Voor 2025 is
in de salarisadministratie ervan op een correcte en rechtmatige wijze
m.b.v. inkoopbureau Karel een nieuw energiecontract bij dezelfde
heeft plaats gevonden. Er zijn geen concrete verbeterpunten
leverancier als in 2024 onderhandeld. Er is ook gekeken in hoeverre en
geconstateerd bij P&O Bergen op Zoom. Wel was er één verbeterpunt
in welke vorm inkoopbureau Karel en het WBA meer samen kunnen
en aanbeveling voor de interne processen van het WBA.
werken in toekomstige inkoop- en aanbestedingsprocedures. Ook is
Behalve gegevensgerichte controles op deze twee processen heeft het WBA een spendanalyse uitgevoerd. Dit betreft een jaarlijkse controle
i.s.m. specialisten van de deelnemers gezocht naar een goed klachtenmeldpunt voor aanbestedingen.
bedoeld voor het periodiek analyseren van de uitgaven (spend) per
Begrotingscriterium
crediteur om daarmee de rechtmatigheid van de uitgaven aan deze
In 2024 was er geen sprake van overschrijding van budgetten of
crediteur inzichtelijk te maken. Daar waar sprake was van een hoog
investeringskredieten.
risico, betrof het contracten die te maken hebben met inbesteding en reguliere inkopen.
Misbruik en Oneigenlijk gebruik
In 2024 vonden geen aanbestedingen plaats. Er is wel één
tegen te gaan waren afdoende.
afwijkingsbesluit genomen door het dagelijks bestuur voor de externe inhuur van een medewerker voor archiefinspectie welke boven de meervoudig aanbestedingsgrens uit het vigerende Inkoop- en Aanbestedingsbeleid uit kwam. Door de urgentie die bij deze inhuur kwam kijken en een initiële opdrachtwaarde die onder de grenswaarde van meervoudige aanbesteding bleef, is tijdig een besluit genomen waardoor de inhuur doorgezet kon worden.
22
Dit was in 2024 niet aan de orde. De bestaande maatregelen om dit
Het normenkader voor de accountantscontrole is abusievelijk laat vastgesteld. Voor de bepaling van de VIC-werkzaamheden, zoals deze rechtmatigheidsverantwoording, is meer ondersteuning gezocht vanuit de accountant om in voorgaande jaren gemaakte fouten in diepgang te voorkomen.
Meerjarenbalans Activa
Rek. 2023
Begr. 2024 Rek. 2024
2025
2026
2027
2028
2029
Materiele vaste activa
131.617
104.174
104.174
76.731
74.119
45.504
27.558
95.890
Totaal vaste activa
131.617
104.174
104.174
76.731
74.119
45.504
27.558
95.890
Uitzettingen korter dan 1 jaar
71.877
71.877
46.631
46.631
46.631
46.631
46.631
46.631
Liquide middelen
655.802
440.126
810.866
494.308
372.350
398.363
417.554
350.467
Overlopende posten
104.137
99.266
85.819
85.819
85.819
85.819
85.819
85.819
Totaal vlottende activa
831.816
611.269
943.316
626.758
504.800
530.813
550.004
482.917
Totaal Activa
963.434
715.443
1.047.490
703.489
578.919
576.317
577.562
578.807
Passiva Algemene reserve
Rek. 2023
Begr. 2024 Rek. 2024
2025
2026
2027
2028
2029
-
100.000
100.000
100.000
100.000
100.000
100.000
100.000
97.685
-
90.731
-
-
-
-
-
-
30.000
30.000
30.000
30.000
30.000
30.000
30.000
Reserve collectie beheer systeem
125.095
125.095
125.095
125.095
-
-
-
-
Te bestemmen resultaat
234.381
-
187.776
-
-
-
-
-
Eigen vermogen
457.161
255.095
533.602
255.095
130.000
130.000
130.000
130.000
Voorzieningen
37.362
36.253
69.651
28.299
32.824
34.222
39.467
44.712
Vaste schulden
32.000
28.000
28.000
24.000
20.000
16.000
12.000
8.000
Totaal vaste passiva
69.362
64.253
97.651
52.299
52.824
50.222
51.467
52.712
Vlottende schulden <1 jaar
369.590
319.612
327.759
319.612
319.612
319.612
319.612
319.612
Overlopende passiva
67.321
76.483
88.478
76.483
76.483
76.483
76.483
76.483
Totaal vlottende passiva
436.911
396.095
416.237
396.095
396.095
396.095
396.095
396.095
Totaal Passiva
963.434
715.443
1.047.490
703.489
578.919
576.317
577.562
578.807
Reserve digitale dienstverlening website Reserve evaluatie GR
23
Voor de meerjarenbalans zijn de volgende uitgangspunten gehanteerd: Materiële vaste activa De eindbalans van de materiële vaste activa wordt bepaald door de geplande afschrijvingen op investeringen en het toevoegen van nieuwe investeringen. Uitzettingen korter dan 1 jaar, overlopende posten en vlottende schulden Uitzettingen korter dan 1 jaar, overlopende posten en vlottende schulden zijn gebaseerd op cijfers van 2023. Eigen vermogen en voorzieningen In 2024 is de ontwikkeling van het nieuwe webportaal voortgezet. De onttrekkingen aan de daarvoor opgetuigde reserve waren in totaal € 6.954, wat minder is dan begroot wegens vertragingen en onvoldoende kwalitatieve opleveringen vanuit de leverancier. Vanuit de resultaatbestemming van het saldo over 2023 is de Algemene Reserve opgetuigd à € 100.000, een reserve voor een evaluatie van de Gemeenschappelijke Regeling à € 30.000, een verplichte voorziening voor de kosten verbonden aan de Regeling Vervroegd Uittreden à € 25.536 en een extra storting à € 25.000 in de onderhoudsvoorziening voor de archiefkelder in Oudenbosch. Vaste schuld Hiervoor wordt het aflossingsschema van de huidige leningenportefeuille gehanteerd. De vervanging van het gehele netwerk wordt gefinancierd met eigen middelen.
Huijbergen, 1991 | De Zusters Ongeschoeide Karmelietessen verlaten Alverno en verhuizen naar Oirschot | Ben Steffen
24
Vennootschapsbelasting
Openbaarheid (WOO)
Vanaf 1 januari 2016 zijn ook gemeenschappelijke regelingen VPB-
De Wet open overheid in nu ruim twee jaar van kracht. De wet heeft als
plichtig. Bij de oprichting van het WBA is door “Gert Vos BTW-Advies”
doel de overheid transparanter te maken en de toegankelijkheid van
o.a. een VPB advies uitgebracht. In dit advies is geconcludeerd dat de
overheidsinformatie te verbeteren. Bij de Woo is de nadruk komen te
activiteiten van het WBA niet te kwalificeren zijn als onderneming in
liggen op een proactieve openbaarmaking van documenten. Samen
fiscale zin. Hoewel er de afgelopen jaren steeds sprake was van een
met de passieve openbaarmaking en de betering van de
positief resultaat, geldt nog steeds dat het WBA geen winstoogmerk
informatiehuishouding vormen dit de drie hoofonderdelen van de Woo.
kent. Actieve en passieve openbaarmaking AVG, WOO EN BIO Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) Sinds de invoering van de AVG zes jaar geleden zorgt het WBA ervoor dat de privacywetgeving binnen de organisatie wordt nageleefd. Dit gebeurt onder toeziend oog van de FG. Hoewel het WBA in 2023 al goed op weg was met de implementatie van de AVG, zijn er in 2024 ook weer stappen gezet. Veel verbeterpunten die uit de FG jaarrapportage naar voren kwamen konden worden opgepakt. Afgelopen jaar is wederom gewerkt met het AVG borgingsproduct van de IBD, waarbij op zeven thema’s wordt beoordeeld in hoeverre de AVG wordt gewaarborgd binnen de organisatie. Waar het WBA in 2023 een score van 75% behaalde, wat overeenkomt met volwassenheidsniveau drie op de schaal van vijf van het volwassenheidsmodel, behaalde het WBA in 2024 een score van 84%, wat overeenkomt met volwassenheidsniveau 4. Deze score toont aan dat de AVG-naleving structureel is verankerd in onze organisatie. We voldoen niet alleen aan de wetgeving, maar werken continu aan verbetering en bewustwording rondom gegevensbescherming.
25
Het WBA voldoet aan alle openbaarmakingsverplichtingen die gelden per 1 november 2024. Publicaties vinden plaats in het blad gemeenschappelijke regelingen en via de website maakt het WBA de overige categorieën openbaar, welke zijn terug te vinden via de nationale Woo-index. De organisatiegegevens worden daarnaast regelmatig geüpdatet in het GR-register. Tot op heden heeft het WBA geen Woo-verzoeken ontvangen. Wel is het Woo-beleid ten aanzien van de afhandeling van Woo-verzoeken vernieuwd. Verbetering van de informatiehuishouding De VNG heeft voor de noodzakelijke verbetering van de informatiehuishouding een zeven stappenplan aanbevolen. De belangrijkste onderdelen daarvan sluiten ook aan op de KPI eisen die gelden voor de informatievoorziening bij overheidsinstellingen. Sinds enkele jaren werkt het WBA met een concrete verbeteragenda op de aanbevelingen in het KPI inspectierapport van onze eigen informatievoorziening. Dit verbeterproces wordt geleid door de kwaliteitsmedewerker van het WBA in samenwerking met o.a. de FG en de CISO.
Informatiebeveiliging (BIO) In 2024 heeft het WBA een nieuwe CISO benoemd. Er is een Privacy- en Informatiebeveiligingsteam opgestart die het komende jaar aan de slag gaat met de uitvoering en naleving van de BIO maatregelen. In het kader van voortdurende verbetering en versterking van onze informatiebeveiliging heeft WBA in het jaar 2023 een 1-meting uitgevoerd. Deze meting was gericht op het beoordelen van onze huidige stand van zaken in overeenstemming met de Baseline Informatiebeveiliging Overheden (BIO). De BIO vormt een leidraad voor informatiebeveiliging binnen overheidsorganisaties en stelt normen vast om de vertrouwelijkheid, integriteit, en beschikbaarheid van informatie te waarborgen. De uitkomsten van de 1-meting hebben ons in staat gesteld om specifieke sterke punten en mogelijke verbetergebieden te identificeren. Op basis van deze bevindingen hebben we deze opgenomen in onze organisatie brede verbeteragenda. Op deze manier zorgen we ervoor dat we continue blijven verbeteren vanuit de PDCA-cyclus. Deze maatregelen omvatten onder andere het bijwerken van beleidslijnen, het verbeteren van technologische beveiligingsmaatregelen, en het investeren in bewustwordingstrainingen voor onze medewerkers. Door regelmatig te evalueren en te reageren op de veranderende dreigingslandschappen, blijven we alert en hebben we de basis op orde.
We streven ernaar om de normen te handhaven en te voldoen aan de BIO-richtlijnen, zodat de vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van de informatie die we beheren, te allen tijde gewaarborgd zijn.
Steenbergen, 1982 | Een reclamestunt van tankstation De Fakkel aan de Burgemeester Van Loonstraat zorgde voor een enorme file | Thom van Amsterdam
26
25
Inleiding Jaarrekening 2024 Opzet van de jaarrekening
Ondernemerschap voor de omzetbelasting
Evenals in 2023 zijn aan de jaarrekening geen bijlagen toegevoegd.
Naar aanleiding van een ingesteld boekenoverzicht over de jaren 2001
Gemeenten vinden dit geen noodzaak. Desgewenst kan en wil het WBA
– 2005 heeft de inspectie omzetbelasting in januari 2006
uiteraard, op verzoek, inzage geven tot alle financiële informatie.
geconcludeerd dat de vrijstellingsbepaling van artikel 11 lid 1 letter u
Verantwoording resultaat 2023 Met deze jaarrekening willen wij verantwoording afleggen over het in 2024 gevoerde financiële beheer. Het boekjaar 2024 sluit af met een positief saldo van € 187.776. Dit saldo is ten dele ontstaan doordat de personeelskosten aanmerkelijk lager uitvielen door o.a. de periode tussen het vertrek van de oude directeur en de start van de nieuwe directeur en het later invullen van vacatures. Een andere reden voor het ontstaan van dit saldo is een te hoge inschatting van bepaalde doorlopende projectkosten. Rechtmatigheid In 2024 voert het WBA een eigen rechtmatigheidscontrole uit. Voor de methodiek en wijze van verslaglegging wordt gebruik gemaakt van voorstellen en modellen die de accountant heeft aangereikt. De uitkomsten van de controles leiden tot de rechtmatigheidsverklaring die in deze jaarrekening is opgenomen. Daar staan ook de toelichting en verantwoording.
28
van de wet omzetbelasting niet op het RAWB van toepassing is. Het RAWB maakt fiscaal gezien winst of verlies doordat de bijdrage van de deelnemers niet wordt beperkt tot het aandeel in de kosten van de exploitatie. Dat houdt in dat het RAWB belast ondernemer is voor de omzetbelasting en als gevolg daarvan alle in rekening gebrachte omzetbelasting mag verrekenen. Deze stellingname is in een brief van 28 oktober 2015 door de fiscus herbevestigd specifiek voor de nieuwe archieforganisatie WBA.
Overzicht van lasten en baten in de jaarrekening 2024 In onderstaande tabel is gekozen voor een compactere verantwoording van de inkomsten en uitgaven van het WBA in 2024. In de laatste kolom wordt de relatie tussen in 2024 gewijzigde begroting en exploitatie over 2024 getoond, hetgeen leidt tot het al eerder genoemde saldo van € 187.776.
Omschrijving
Begroting 2024
Begroting na
Rekening
wijziging 2024
2024
Verschil 2024
Personeelslasten
2.190.212
2.208.872
2.129.509
-79.363
Huisvestingslasten
657.096
600.008
563.796
-36.212
Exploitatielasten
383.140
402.225
344.763
-57.461
Onvoorzien
60.000
60.000
19.750
-40.250
Toevoeging aan voorziening
5.245
5.245
5.245
0
105.000
97.685
6.954
-90.731
Totaal Lasten
3.400.693
3.374.035
3.070.017
-304.018
Bijdragen Deelnemers
3.023.487
2.985.808
2.985.808
0
233.652
233.652
241.539
7.888
Projecten ter uitvoering beleidsvisie
Overige Baten Onttrekking aan voorziening
13.554
56.890
23.492
-33.398
Totaal Baten
3.270.693
3.276.350
3.250.839
-25.510
Totaal saldo Baten en Lasten
-130.000
-97.685
180.822
278.507
130.000
97.685
6.954
-90.731
0
0
187.776
187.776
Onttrekking aan reserves Gerealiseerd resultaat
Alleen verschillen groter dan € 10.000 of van bijzondere aard worden
jongere medewerkers worden aangetrokken, zijn de werkelijke kosten
toegelicht.
die van aanloopschaal en lagere periodieken. Het overschot was
Personeelskosten De salariskosten voor het formatieve personeel waren behoorlijk lager dan begroot. Dat is deels te verklaren door het vertrek van de directeur in de zomer en de vervanging in november, waardoor er een aantal maanden geen salariskosten waren voor de directeur. Dit verschil bedraagt al bijna € 50.000. Ook heeft de plaatsing en invulling van de erfgoedvacatures later plaatsgevonden dan begroot. Daarnaast was er sprake van periodiekenvoordeel: de salariskosten worden begroot op het maximum van de functieschaal, maar omdat er steeds meer
29
hierdoor ongeveer € 140.000. Een deel van dat overschot is ingezet voor de noodzakelijke inhuur van een archiefinspecteur en het inhuren van een externe medewerker voor het implementatieproces van het nieuwe zaaksysteem. Huisvestingskosten De onderhoudslasten, voornamelijk aan het depot in Oudenbosch, zijn lager uitgevallen doordat bepaalde dure vervangingswerkzaamheden onnodig bleken na onderhoudsinspectie. Dit gaat voornamelijk om de luchtbehandelingskasten, waarvan reviseren onnodig bleek en enkel
een motor aan vervanging toe was. Dit levert een overschot op van
Onvoorzien
ongeveer € 37.500.
De post onvoorzien is bedoeld als ‘buffer’ om eventuele onvoorziene
Exploitatiekosten De exploitatielasten zijn lager uitgevallen dan begroot. Dat ligt voornamelijk aan enkele grote kostenposten die minder in prijs zijn gestegen dan de indexering voorspelde, zoals software- en
tegenslagen op te vangen. Het vertrek van de directeur in de zomer zorgde voor onvoorziene kosten voor de werving van een nieuwe directeur. Deze bedroegen €19.750. De werving is uitbesteed aan een extern bureau.
communicatielasten. Daar tegenover staat dat veel hardware aan
Overige baten
vervanging toe was, wat meer lasten heeft opgeleverd. Als laatste zijn
Voor de functie van coördinator erfgoedverhalen is door de
een aantal lasten dit jaar niet voorgekomen, wat tot een overschot
Mastboom-Brosens Stichting een subsidie verleend van € 50.000 voor
leidde op de post ‘’overige lasten’’. Alles tezamen levert dit een
één jaar, verdeeld over 2024 en 2025 met een eenmalige verlenging na
overschot op van ongeveer € 55.000.
een positieve evaluatie. Daardoor waren er in 2024 extra inkomsten
Projecten ter uitvoering beleidsvisie Na 2023 is de indeling van projecten herijkt waardoor veel projecten onder de reguliere exploitatie kwamen te vallen. Het enige grote project in 2024 was hiermee de nieuwe website. Na een al langere aanlooptijd dan vooraf bedacht zijn hier in 2024 nog enkele vertragingen bij komen kijken. Hierdoor zijn de geraamde kosten hoger dan de daadwerkelijke kosten. Het dagelijks bestuur heeft in de vergadering van 7 november 2024 besloten de overgebleven bestemmingsreserve te continueren in 2025 om het project te kunnen voltooien.
30
t.h.v. van € 12.500. Ook was er een WAZO-vergoeding vanuit het UWV van ongeveer € 18.000. Daar staat tegenover dat de kosten voor het depot, welke voor 3/8e worden doorberekend aan de gemeente Bergen op Zoom, behoorlijk lager waren dan geraamd. Alles samen levert dit een kleine € 8.000 meer op dan geraamd.
Overzicht van incidentele baten en lasten Incidentele baten en lasten zijn baten en lasten die zich vanaf het rekeningjaar minder dan 4 jaar voordoen. Vanzelfsprekend waren er uitgaven met een incidenteel karakter, maar het zijn overwegend kleine bedragen. Hieronder de incidentele lasten en baten van tenminste € 10.000. Incidentele baten en lasten Bedrijfsvoering
Begroting 2024
Begroting na wijziging 2024
Realisatie 2024
lasten
baten
saldo
lasten
baten
saldo
lasten
baten
saldo
Programma archiefbeheer
0
0
0
0
0
0
63.030
30.663
-32.367
Inhuur archiefinspecteur
0
0
0
0
32.480
-32.480
Kosten implementatie nieuw zaaksysteem
0
0
15.000
-15.000
10.800
-10.800
Kosten werving directeur
0
0
0
0
19.750
-19.750
Subsidie erfgoedmedewerker
0
0
0
0
12.500
12.500
WAZO-uitkering
0
0
0
0
18.163
18.163
0
0
0
-15.000
30.663
-32.367
Totaal
0
15.000
63.030
Door uitval bij de archiefinspectie bleek het nodig om een archiefinspecteur in te huren. Voor de implementatie van een nieuw zaaksysteem is een medewerker ingehuurd voor o.a. het catalogiseren van zaaktypen. De werving van de nieuwe directeur is uitbesteed aan een wervingsbureau. Voor de functie coördinator erfgoedverhalen is een subsidie verstrekt door de Mastboom-Brosens Stichting. Vanwege ouderschapsverlof kreeg het WBA een vergoeding volgens de WAZO.
31
Balans per 31 december 2024
ACTIVA
PASSIVA 31-12-2024 31-12-2023
Omschrijving
(€)
(€)
Vaste activa
31-12-2024 31-12-2023 Omschrijving
(€)
(€)
Vaste passiva
Eigen vermogen Algemene reserve
100.000
-
Reserve collectiebeheersysteem
125.095
125.095
Reserve digitale dienstverlening website
90.731
97.685
Reserve evaluatie GR
30.000
-
Te bestemmen resultaat
187.776
234.381
Onderhoud gebouw en inventaris
61.571
37.362
Regeling vervroegd uittreden
8.080
-
Materiële vaste activa Investeringen met economisch nut
104.174
131.617 Voorzieningen
Vaste schulden Kapitaalverstrekking gem. Bergen op Zoom Totaal vaste activa
104.174
131.617 Totaal vaste passiva
Vlottende activa
Vlottende passiva
Uitzettingen met een rentetypische
Netto-vlottende schulden met een
looptijd korter dan één jaar Vorderingen op openbare lichamen Overige vorderingen Vordering op rijkschatkist