Vastgoed- en accomodatiebeleid 2307821.pdf

Geen monument of lopende aanvraag bekend

Sport

Welberg

Basisschool

Geen monument of lopende aanvraag bekend

Onderwijs

Welberg

Geen monument of lopende aanvraag bekend

Welzijn

Welberg

MeisJesWerk de Klup/JFK groep Gemeenschapshuis

Geen monument of lopende aanvraag bekend

Welzijn

Welberg

Mast

Geen monument of lopende aanvraag bekend

Overig

26

Bijlage 2: Spelregels A. Beheersmaatregelen binnen de organisatie 1.1. Financieel Beheer 1.1.1.Financieel beheer betreft alle activiteiten die zijn gerelateerd aan de kosten en opbrengsten als gevolg van het in eigendom hebben van vastgoed. 1.1.2.Btw-regimes en fiscale gevolgen worden – al naar gelang de gebruiker – in de huurprijs verdisconteerd. 1.2. Relatiebeheer 1.2.1. Relatiebeheer omvat alle activiteiten die gericht zijn op het voldoen van de klantvraag, het optimaal benutten van de objecten in de vastgoedportefeuille, het verwerven van nieuwe huurders, het verlengen van de economische levensduur van objecten, het afsluiten van overeenkomsten, de administratie hiervan en het onderhouden van contacten met de huurders. 1.2.1. Voor het contractbeheer worden de afspraken met de huurder resp. de gebruiker in een gestandaardiseerde huurovereenkomst (gebaseerd op het ROZ-model) dan wel in een bruikleenovereenkomst vastgelegd. 1.3. Informatiebeheer 1.3.1. Informatiebeheer omvat alle activiteiten die gericht zijn op de administratie, op de informatievoorziening en het gebruik van alle daarbij ingezette informatiesystemen. De verantwoordelijkheid hiervoor ligt bij de relatiebeheerder. 1.4. Exploitatiebeheer 1.4.1.

Onder exploitatiebeheer worden alle activiteiten verstaan die worden uitgevoerd ten behoeve van de exploitatie van de vastgoedobjecten, zoals zaalhuur, beveiliging, schoonmaak en gebruikersonderhoud op basis van (financiële afspraken met de eigenaar. 1.4.2. De demarcatielijst, die wordt opgesteld bij de huurovereenkomst, is leidend voor de inhoudelijke afspraken waarvoor de huurder/gebruiker of de verhuurder verantwoordelijk is. Tenzij hierover andere afspraken zijn gemaakt. 1.4.3. Als een accommodatie of gebouw open is voor gebruik van huurder/gebruiker, dan is de huurder/gebruiker verantwoordelijk voor het toezicht en de fysieke aanwezigheid in het kader van veiligheid. Deze vervult de functie als gastheer/gastvrouw, houdt toezicht en draagt zorg voor de veiligheid en correct gebruik van de inventaris. 1.5. Onderhoud: Technisch beheer 1.5.1. Het onderhoudsbeheer omvat alle activiteiten ten behoeve van de technische instandhouding, waardebehoud en verlenging van de technische levensduur van

27

vastgoedobjecten. Onderhoudsniveau is onderwerp voor het MPJOP en voor de verkoopportefeuille. B. Spelregels bij de vraagkant – Wat faciliteren we (niet) meer? 2.1.0 We faciliteren in de basis geen commerciële functies. 2.2.0 Sporten die geluidsoverlast geven, moeten voldoen aan de heersende wet- en regelgeving. 2.3.0 Padelsport wordt toegestaan als wordt voldaan aan de geldende wet- en regelgeving omtrent geluid. 2.4.0 De gemeente faciliteert geen accommodaties die in exclusief gebruik zijn bij één organisatie. 2.5.0. Om de accommodaties zo efficiënt mogelijk in te zetten en een hoge bezettingsgraad te realiseren, moeten de accommodaties geschikt zijn voor multifunctioneel gebruik. 2.6.0. Bij (noodzakelijke) verbouw van een accommodaties wordt daarom steeds gekeken naar de mogelijkheid om voorzieningen te clusteren in een multifunctionele accommodatie. C. Spelregels bij de aanbodkant – Hoe gaan we om vastgoed? 3.1. Onderscheid in de gemeentelijke vastgoedportefeuille. 3.1.1 De gemeentelijke vastgoedportefeuille bestaat uit vastgoedobjecten in deze categorieën: A. Beleidsondersteunende accommodaties; B. Accommodaties voor onderwijshuisvesting; C. Eigen huisvesting; D. Strategisch Vastgoed; E. Verkoopportefeuille; F. Commercieel Vastgoed. 3.2. Marktconforme huur of kostprijs dekkende huur 3.2.1.

De kostprijsdekkende huur wordt (mits toepasbaar) berekend aan de hand van de volgende kostenposten:     

Kapitaallasten van investeringen (afschrijving en rente); Onderhoud (abonnements-, klachten- en dotatie bouwkundig onderhoud); Belastingen en verzekering; Personele kosten en overige kosten (doorbelasting ambtelijke uren); Eventueel andere exploitatiekosten, die toe te rekenen zijn aan het pand of dienstverlening (servicekosten als schoonmaak, koffie, thee e.d.).

3.2.2. Voor nieuwe contracten moet rekening worden gehouden met kostprijsdekkende huur. 3.2.3. Kostprijsdekkende huur wordt in 2027 over de volle breedte ingevoerd, mits mogelijk.

28

3.2.4. De gemeente kan op twee manieren een uitzondering regelen op de kostendekkende vergoeding; A. De gemeenteraad kan besluiten dat een economische activiteit in het algemeen belang is dan wel dat staatsteun geoorloofd is. B. Het is toegestaan om huur onder kostprijs te vragen wanneer een economische activiteit noodzakelijk is voor de uitoefening van de publiekrechtelijke taak van een andere overheidsorganisatie of ander overheidsbedrijf. 3.2.5. Bij marktconforme huur wordt de huur jaarlijks op 1 januari van het nieuwe kalenderjaar geïndexeerd op basis van de CPI index, die het CBS publiceert. 3.2.6. Voor bouwkundig onderhoud (groot onderhoud) is er een meerjarenonderhoudsplan (MJOP) voor de komende tien jaar. 3.2.7. Als later uit een nacalculatie blijkt, dat er werkelijk 10% meer of minder kosten zijn gemaakt, wordt het meerdere of mindere nadien alsnog verrekend met de huurder. 3.2.8. Alle panden, die niet worden afgestoten, worden doorgelicht ten behoeve van verduurzaming. 3.2.9. Voor het onderhoudsniveau sportvoorzieningen moet worden voldaan aan technische normen/eisen van de landelijke sportnormeringen. 3.3. Andere vormen van overeenkomsten 3.3.1. De onderstaande soorten overeenkomst kunnen gebruikt worden voor leegstand. De duur en wettelijke bescherming varieert van deze overeenkomsten: A. Bruikleenovereenkomst; B. Gronduitgifte in erfpacht. 3.3.2.

Het College kan besluiten vastgoed aan te huren wanneer de gemeentelijke vastgoedportefeuille niet alle ruimtevragen van de beleidsvelden van de eigen organisatie beantwoordt. In dat geval kan de gemeente een huurovereenkomst afsluiten voor het gebruik van het vastgoed van een derde en treedt zij op als huurder. 3.4. Doelstelling m.b.t. onderhoud 3.4.1. Met onderhoud wordt gepoogd onderstaande resultaten te realiseren: • • • •

•

Gebouwen dienen te blijven voldoen aan de wettelijke technische eisen. Geraamde kosten t.b.v. onderhoudsactiviteiten komen overeen met uitvoeringskosten. Inzicht in toekomstige onderhoudsbehoefte. Nemen van onderbouwde beslissingen over het vastgoed op basis van inzicht in de onderhoudssituatie. Het onderhoudsniveau wordt afgestemd op de toekomstvisie van het object. Streven naar het investeren in verduurzaming van gebouwen op natuurlijke momenten.

3.5. Verantwoording binnen beleidsondersteunende accommodaties

29

3.5.1. De gebruikers van beleidsondersteunende accommodaties en de gemeente als eigenaar leggen aan de hand van een demarcatielijst vast hoe de onderlinge verantwoordingen zijn. 3.5.2. De bezettingsgraad van accommodaties is bepalend voor het openstellen ervan voor gebruik. 3.6. Investeringen 3.6.1. Voor onze gemeente is in de financiële verordening Steenbergen (inclusief afsprakenkader) vastgelegd hoe de gemeente moet omgaan met investeringen. De spelregels, die hierin worden omschreven, gelden ook voor investeringen in maatschappelijk vastgoed. Het gaat dan om de procedure voor de aanvraag van een investeringskrediet. 3.6.2. De spelregels over hoe de gemeente behoort om te gaan met de waardering en afschrijving van het gemeentelijk vastgoed staan in “Nota waardering en afschrijving vaste activa Gemeente Steenbergen”. Bij de waardering van de vaste activa dient voorzichtigheid in acht genomen te worden. 3.6.3. Als door een bepaalde omstandigheid de boekwaarde van een investering op een bepaalde datum lager wordt, dan behoort de boekwaarde te worden aangepast. Indien wordt besloten om een pand met een bepaalde boekwaarde te slopen voor een andere bestemming, dan behoort dit bedrag als geheel als boekverlies van de exploitatie te worden gebracht of indien mogelijk te worden ondergebracht in het toekomstige plan als voorbereidingskosten. 3.7.

Duurzaamheid en gemeentelijk vastgoed 3.7.0. Uiteindelijk is het de bedoeling dat de gemeente alle panden die in eigen beheer zijn en niet worden afgestoten, doorlicht in het kader van duurzaamheid.

30