Gemeenschappelijke regeling Jeugdregio West-Brabant West.pdf

Alleen het bepaalde in artikel 160 lid 2 Gemeentewet (deelneming in privaatrechtelijke rechtspersonen) is hier achterwege gelaten, omdat artikel 31a Wgr dit toebedeelt aan het algemeen bestuur. Onder de bevoegdheden van het dagelijks bestuur valt onder andere het aangaan van een dienstverleningsovereenkomst met de uitvoerende gemeente, als deze is aangewezen (lid 1 sub d). In deze dienstverleningsovereenkomst worden afspraken gemaakt over de uitvoering van de taken en financiën. Het dagelijks bestuur benoemt, schorst en ontslaat verder de secretaris (lid 1 sub j). Ook is het via de secretaris eindverantwoordelijk voor de dagelijkse leiding in de organisatie. Bijvoorbeeld de Omgevingsdienst kent deze invulling ook. Artikel 23 regelt de taak van de secretaris in deze.

Hoofdstuk V | De voorzitter Artikel 21 Taken In artikel 21, tweede lid, is bepaald dat de voorzitter alle stukken tekent die van het algemeen of dagelijks bestuur uitgaan. Daarnaast dient ook altijd de secretaris mede te ondertekenen, zoals is vastgelegd in artikel 21, derde lid. Artikel 22 Vertegenwoordiging Hoewel het eerste lid van artikel 22 bepaalt dat de voorzitter het lichaam in en buiten rechte vertegenwoordigt, kan de vertegenwoordiging ook worden opdragen aan een gemachtigde die de voorzitter in overleg met het dagelijks bestuur aanwijst. Op deze (schriftelijke) volmachtverlening zijn de daartoe strekkende bepalingen uit de Algemene wet bestuursrecht van toepassing (afdeling 10.1.1). Het tweede lid ziet op de situatie dat de voorzitter behoort tot het bestuur van een gemeente die partij is in een rechtsgeding waarbij het lichaam is betrokken. De voorzitter wijst in dit geval een ander lid uit zijn midden aan om het lichaam te vertegenwoordigen, zo eist ook artikel 33d Wgr. In beginsel zal dit steeds de plaatsvervangend voorzitter zijn, behalve als deze ook tot het bestuur van een gemeente die partij is in een rechtsgeding waarbij het lichaam is betrokken. In dat laatste, uitzonderlijke geval kan een ander lid worden aangewezen.

Hoofdstuk VI | Ambtelijke ondersteuning

21

Versie 3 december Artikelen 23 en 24 Secretaris De secretaris is een belangrijke functie in de organisatie; deze is (onder verantwoordelijkheid van het dagelijks bestuur) belast met de aansturing van de taakuitvoering en leiddinggevende voor het eigen personeel (eerste lid). Wanneer sprake is van een uitvoerende gemeente, is deze accounthouder voor de betreffende dienstverleningsovereenkomst. In het geval van een uitvoerende gemeente ligt het voor de hand dat daar ook sprake is van een leidinggevende. Feitelijk vallen daarmee de rollen van secretaris en directeur van de organisatie samen. Dit is een gebruikelijke constructie in de regio (o.a. de Omgevingsdienst en GGD kennen deze ook), met dien verstande dat de directeursfunctie hier niet expliciet gedefinieerd wordt. De secretaris woont alle bestuursvergaderingen bij, tenzij het bestuur anders beslist (tweede lid). Hierbij moet men bijvoorbeeld denken aan beraadslagingen waarbij het persoonlijk functioneren van de secretaris aan de orde komt. Het is echter niet mogelijk om als algemeen of dagelijks bestuur besluiten te nemen in afwezigheid van de secretaris of diens vervanger. Onder leiding van de secretaris of diens vervanger vindt ambtelijk overleg plaats waarbij alle deelnemende gemeenten vertegenwoordigd zijn, ten einde de bestuursvergaderingen voor te bereiden.

In artikel 24 is de taak opgenomen voor de secretaris wat betreft het archiefbeheer in het kader van de Archiefwet 1995. In zijn algemeenheid is dit de zorg voor het algemeen bestuur. Daarmee wordt geborgd dat er structureel aandacht is voor het beheer van archieven binnen de organisatie. Het dagelijks bestuur heeft ook de taak om regels op te stellen voor het beheer van de archieven die nog niet zijn overgedragen aan de archiefbewaarplaats. Hiermee wordt gewaarborgd dat ook het tijdelijk beheer van archieven aan duidelijke eisen voldoet en zorgvuldig plaatsvindt. De secretaris is aangewezen als beheerder van de archiefbescheiden, zolang deze nog niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Dit zorgt voor een duidelijke verdeling van verantwoordelijkheden tussen het dagelijks bestuur en de ambtelijke organisatie. Het toezicht hierop wordt uitgeoefend door de archivaris van de gemeente Roosendaal.

Hoofdstuk VII | Extern klachtrecht Artikel 25 Extern klachtrecht Het lichaam kan met twee soorten klachten te maken krijgen. De eerste zijn zogenoemde bejegeningsklachten – die gaan over de manier waarop het lichaam iemand in een bepaalde situatie behandeld heeft. De Algemene wet bestuursrecht zegt daarover dat het lichaam zorg moet dragen voor een afhandeling van deze klachten. Artikel 25 lid 1 verklaart de klachtprocedures van de gemeente Roosendaal van toepassing voor bejegeningsklachten. Klachten kunnen uiteindelijk ook voorgelegd worden aan een ombudsman (Awb, artikel 9:18). Op grond van artikel 10 lid 4 Wgr kan een gemeenschappelijke regeling de ombudscommissie van één van de aangesloten gemeenten hiervoor aanwijzen. De gemeente Roosendaal maakt gebruik van de Commissie Ombudsman. Wanneer het lichaam zelf jeugdzorgprofessionals in dienst heeft, dan kan deze zelf ook een jeugdzorgaanbieder zijn, zoals bedoeld in de Jeugdwet. In dat geval kan er ook sprake zijn van klachten zoals bedoeld in de Jeugdwet (paragraaf 4.2) en moet het lichaam een regeling treffen voor de behandeling daarvan. Onderdeel van die regeling is onder andere het instellen van een klachtencommissie. Lid 2 regelt dat het algemeen bestuur voor die gevallen een regeling treft.

Hoofdstuk VIII | Commissies Artikel 26 Commissies Artikelen 24, 24a en 25 Wgr biedt de mogelijkheid om adviescommissies in te stellen. Daarbij wordt onderscheid gemaakt naar verschillende typen: 22

Versie 3 december

-

-

Commissies van advies aan het algemeen bestuur, dagelijks bestuur of voorzitter (artikel 24 Wgr). Hierop heeft artikel 26 van deze regeling betrekking. Een gemeenschappelijke adviescommissie, bestaande uit raadsleden (art 24a Wgr). Deze heeft als taak om het algemeen bestuur van advies te voorzien, besluitvorming van de raden van de deelnemende gemeenten voor te bereiden en/of de raden van advies te voorzien, op het gebied van de taken van het openbaar lichaam. Instelling gebeurt door het AB op voorstel van de raden. (bestuurs- of taak)commissies, waaraan algemeen bestuur en dagelijks bestuur een deel van hun bevoegdheden kunnen overdragen (artikel 25 Wgr). Deze zijn dus veel zwaarder van aard dan de adviescommissies uit artikel 24 van deze regeling. Zij kunnen alleen ingesteld worden, wanneer de regeling die mogelijkheid biedt. Dat is hier niet het geval. Om dit alsnog mogelijk te maken, moet deze regeling aangepast worden.

Artikel 24 Wgr regelt aanvullend nog het volgende: -

-

De instelling van vaste commissies van advies aan het dagelijks bestuur of aan de voorzitter en de regeling van haar samenstelling en bevoegdheden geschieden door het algemeen bestuur op voorstel van het dagelijks bestuur onderscheidenlijk van de voorzitter (lid 2). Andere commissies van advies aan het dagelijks bestuur of aan de voorzitter worden door het dagelijks bestuur onderscheidenlijk door de voorzitter ingesteld (lid 3). Leden van commissies van advies kunnen in bepaalde gevallen een vergoeding voor hun inzet ontvangen.

Hoofdstuk IX | Financiële bepalingen Artikel 27 financiële voorschriften en aanbestedingsbeleid Voor een goede uitvoering van de taken en voor een goed financieel beleid vereist dit artikel dat het algemeen resp. dagelijks bestuur nadere regels opstelt. Dit omvat in elk geval uitgangspunten voor het financiële beheer en de financiële organisatie (lid 1, sub a), de controle daarop (lid 1 sub b) en de financiële positie (treasury, lid 1 sub c). Daarbij is in formulering zoveel als mogelijk aangesloten bij de Gemeentewet (art 212 resp. art 213). Ook wordt van het algemeen bestuur nadere regels rondom zelfonderzoek naar Het college verricht periodiek onderzoek naar de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur verlangd. Dit is analoog aan wat de gemeenteraden voor gemeenten doen volgens artikel 213a, lid 1 van de Gemeentewet. Daarnaast bepaalt het tweede lid van dit artikel dat het dagelijks bestuur eigen inkoop- en aanbestedingsbeleid vaststelt. Dit omdat het lichaam als aanbestedende dienst kwalificeert. Artikel 28 Begroting van het lichaam De begroting geeft elk jaar inzicht in de geplande uitvoering voor het begrotingsjaar, maar ook in een meerjarig beeld daarvan. Beiden worden jaarlijks opgesteld door dagelijks bestuur (lid 1) en vastgesteld door het algemeen bestuur (lid 5). Voor het besluit van vaststelling is een twee derde meerderheid vereist.

Het begrotingsproces kent een aantal verschillende stappen. De Wgr stelt daar vereisten aan. Tegelijkertijd zijn er ook regionale afspraken hierover gemaakt. Lid 10 stelt dat de begroting van het lichaam en het begrotingsproces hier ook aan moet voldoen. Dit betekent in het bijzonder dat – op basis van de afspraken die gelden ten tijde van de inwerkingtreding van deze regeling: -

23

de raden elk jaar voor 15 november financiële en beleidsmatige richtlijnen vast kunnen stellen voor de begroting die het dagelijks bestuur opstelt voor het daaropvolgende kalenderjaar;

Versie 3 december

-

-

het dagelijks bestuur uiterlijk 1 februari in de kaderbrief op deze richtlijnen reageert (lid 2); dat de conceptbegroting uiterlijk 1 april aan de raden toegezonden wordt. Dit is omwille van de zelfstandige leesbaarheid in lid 3 geëxpliciteerd. Artikel 35 lid 1 van de Wgr vereist dat dat de ontwerpbegroting ten minste 12 weken voordat deze aan het algemeen bestuur aangeboden wordt, aan de raden toegestuurd wordt.) de gemeenteraden uiterlijk 1 juli de begroting behandelen en zienswijzen vaststellen. Zie ook artikel 35, derde lid Wgr. het dagelijks bestuur de begroting binnen twee weken na de vaststelling, maar in ieder geval uiterlijk vóór 15 september aan gedeputeerde staten toestuurt. (Lid 7, dit is conform artikel 34, lid 2 van de Wgr.)

Op basis van artikel 36 lid 6 van de Wgr hebben raden niet alleen het recht om zienswijzen te geven op de begroting, maar ook op begrotingswijzigingen en hebben daar twaalf weken de tijd voor. Daarbij kan de regeling wel nader toespitsen wanneer dit van toepassing is. In het achtste lid is dit beperkt tot wijzigingen die bij tenminste één van de deelnemende gemeenten tot een hogere financiële bijdrage zal leiden. Het negende lid expliciteert dat er ook in het geval van begrotingswijzigingen een twee derde meerderheid in het algemeen bestuur nodig is voor vaststelling. Voor het overzicht geven we de verschillende stappen in het begrotingsproces, samen met hun deadlines, in de tabel hieronder weer. Toelichting: getallen in de tabel duiden op de dag in de betreffende maand waarop de uiterste deadline geldt. Schuingedrukt zijn de data die volgen uit bestaande regionale afspraken. De overige worden door de Wgr bepaald (tussen haakjes verwijzing naar het betreffende artikel). Begrotingsproces J F M A M J J A S O N D Raden: richtlijnen sturen naar 15 DB DB: kaderbrief sturen naar 1 raden.

DB: begroting toesturen naar 1 raden* Raden: vaststellen zienswijzen 1 raad op begroting DB: verwerken zienswijzen x DB: reactie zienswijzen naar raden x AB: vaststelling x DB: vastgestelde begroting naar 15 GS (artikel 36, lid 2) (Raden: zienswijzen naar GS) x x *Art 34, lid 1 van de Wgr bepaalt dat het dagelijks bestuur de ontwerpbegroting tenminste twaalf weken voordat deze aan algemeen bestuur wordt aangeboden, toezendt aan de raden. Dit is in lijn met de datum van juli in de rij daaronder. Artikel 29 Rekening van het lichaam Net als voor de begroting zijn er ook voor de rekening verschillende inhoudelijke en procesmatige vereisten op grond van de Wgr. Daarnaast worden middels lid 7 ook hierop de bestaande regionale afspraken op van toepassing verklaard. In aanvulling op het proces van de rekening en de rekening zelf, zijn hier ook de gevolgen van de rekening genoemd. Daarbij wordt in het bijzonder gedoeld op de wijze waarop er met het resultaat omgegaan wordt. Dit betekent in het bijzonder dat – op basis van de afspraken die gelden ten tijde van de inwerkingtreding van deze regeling – het dagelijks bestuur de voorlopige jaarrekening vóór

24

Versie 3 december 15 april aan de raden van de deelnemende gemeenten toestuurt (lid 4). Dit is eerder dan de 30 april die de Wgr bepaalt (artikel 34b Wgr). Op grond van de Wgr (art 34, lid 4) is het dagelijks bestuur daarnaast verplicht om de definitieve jaarrekening, binnen twee weken na de vaststelling, maar vóór 15 juli naar de gedeputeerde staten te sturen (lid 6). In aanvulling daarop bepaalt deze regeling dat de vastgestelde jaarrekening, samen met een accountantsverslag, binnen twee weken aan de colleges en raden van de gemeenten toegestuurd wordt (lid 6). Daarnaast is nog een bepaling opgenomen voor de aanlevering van SiSa-gegevens op 1 april (lid 2). Toelichting: getallen in de tabel duiden op de dag in de betreffende maand waarop de uiterste deadline geldt. Schuingedrukt zijn de data en vereisten die volgen uit bestaande regionale afspraken. Dikgedrukt zijn bepalingen die specifiek zijn door deze regeling. De overige vereisten en data komen voort uit de Wgr bepaald (tussen haakjes verwijzing naar het betreffende artikel). Jaarrekeningproces DB: voorlopige rekening naar raden. Bespreking in raden Jaarrekening (definitief) naar GS (art 34, lid 4) en raden

J

F

M

A M 15

J

x

x

J

A

S

O

N

D

15

Hoofdstuk X | Geschillen Artikel 30 Mediation Artikel 28 Wgr geeft gedeputeerde staten de bevoegdheid om te beslissen in geschillen over de toepassing, in de ruimste zin van het woord, van de regeling. Dit kunnen zijn geschillen tussen deelnemende gemeenten of tussen algemeen bestuur en een of meer deelnemende gemeenten. Gedeputeerde staten kunnen in dat geval het desbetreffende bestuur opdragen een besluit te nemen met inachtneming van het door gedeputeerde staten bepaalde en binnen een door gedeputeerde staten te stellen termijn. Indien het besluit niet binnen de termijn wordt genomen, nemen gedeputeerde staten zelf het besluit. Artikel 30 komt neer op een inspanningsverplichting van partijen om eerst te proberen er via mediation zelf uit te komen. Partijen dienen zich dan van te voren te onderwerpen aan de voorwaarden voor mediation. De gedachte achter mediation is dat partijen beter gebaat zijn bij een oplossing die zij gezamenlijk (onder begeleiding) hebben bereikt, dan bij een oplossing die ‘van bovenaf’ is opgelegd. Levert mediation niets op, of wensen partijen hier niet aan mee te werken, dan beslissen dus gedeputeerde staten zoals hiervoor beschreven.

Hoofdstuk XI | Toetreding, uittreding, wijziging en opheffing Toetreding Artikel 31 Toetreding De Jeugdwet vereist vanaf 2027 dat gemeenten in regionaal verband met elkaar samenwerken. De indeling in jeugdzorgregio’s is per algemene maatregel van bestuur vastgelegd. Toetreding tot de regeling door andere gemeenten, of uittreding uit een bestaande regeling is dus niet mogelijk, zo lang hiervan sprake is. Ditzelfde geldt voor opheffing van een regeling. 25

Versie 3 december Wordt toetreding op een later tijdstip mogelijk, dan is het aan het Algemeen bestuur om voorwaarden en de gevolgen van toetreding te regelen. In dat geval is instemming van alle raden vereist, omdat toetreding een wijziging van de regeling impliceert. Uittreding Artikelen 32 t/m 36 uittreding Volgens artikel 9, eerste lid Wgr moet een regeling bepalingen opnemen die over de uittreding gaan. Die moeten in elk geval ingaan op de voorwaarden waaronder uitgetreden kan worden, wat de gevolgen ervan zijn, in het bijzonder wat betreft het vermogen van het lichaam en de deelnemende gemeenten. Analoog aan toetreding is uittreding in de eerste plaats niet toegestaan zolang er sprake is van verplichte regionale samenwerking. Zou dat in de toekomst niet meer het geval zijn, dan bepalen artikelen 32 t/m 36 hoe uittreding geschiedt. In het licht van regionale consistentie sluiten we hierbij zoveel als mogelijk aan bij de wijze waarop WVS uittreding regelt op het moment van vaststellen van deze regeling. Artikelen 32 t/m 36 bepaalt o.a. hoe een besluit tot uittreding tot stand komt en welke termijn voor uittreding gehanteerd wordt. Artikel 33 bepaalt dat er een uittredingsplan opgesteld wordt en wat de inhoud daarvan is. In artikel 34 wordt een extern deskundige genoemd die aangewezen wordt om de inhoud van het uittredingsplan op te stellen.

Artikelen 35 en 36 stellen nadere eisen aan de kosten voor rekening van de uittredende gemeente (de zogenoemde uittreedsom) en hoe deze bepaald wordt. Uitgangspunt daarbij is dat de kosten die redelijkerwijs een gevolg zijn van uittreding, voor rekening van de uittredende gemeente komen. Wijziging Artikel 37 Wijziging Artikel 1 vijfde lid Wgr geeft aan dat het proces voor de wijziging van een regeling dezelfde is als voor het instellen ervan. Dit wordt in artikel 10 Wgr bepaald. Artikel 37 lid 2 van deze regeling verwijst hiernaar. Artikel 37 lid 3 regelt dat een wijziging van de regeling pas intreedt nadat deze is bekend gemaakt. Dit sluit aan bij artikel 3:40 Algemene wet bestuursrecht (Awb), dat bepaalt dat een besluit niet in werking treedt voordat het is bekendgemaakt. Volgens artikel 3:42 Awb kan dat via een van overheidswege uitgegeven blad of een dag-, nieuws- of huis-aan-huisblad, dan wel op een andere geschikte wijze. Artikel 39 lid 2 jo. 3 wijst Roosendaal aan als de gemeente die verantwoordelijk is voor de bekendmaking. Opheffing Artikel 38 Opheffing Analoog aan toetreding en uittreding is opheffing van een bestaande regeling niet mogelijk zonder wijziging van de Jeugdwet. Dit staat in artikel 38, lid 1 vernoemd. In het tweede en derde lid gaat over de liquidatie en de vereffening van het vermogen van het openbaar lichaam na opheffing.

De organen van het lichaam, te weten de voorzitter, het algemeen bestuur en het dagelijks bestuur, blijven voor zover dit voor de liquidatie nodig is nog in functie.

Hoofdstuk XII | Slotbepalingen Inwerkingtreding Artikel 39 Inwerkingtreding De regeling treedt in werking op 1 januari 2027, in lijn met de wettelijke vereisten hiervoor. De regeling is aangegaan voor onbepaalde tijd. Dit is in lijn is de wettelijke vereisten over regionale samenwerking.

26

Versie 3 december Als gevolg van artikel 26, eerste lid Wgr is het college van de uitvoerende gemeente aangewezen om de regeling, als deze eenmaal is vastgesteld, toe te zenden aan gedeputeerde staten. Dit geldt ook voor besluiten tot wijziging of opheffing van de regeling, alsmede op besluiten tot toetreding en uittreding. Slotbepalingen Artikel 40 Evaluatie De ervaringen met de uitvoering van de regeling zullen twee jaar na invoering geëvalueerd zullen worden en aanleiding kunnen geven tot wijzigingen en vervolgens elke vier jaar. Dit is nader vastgelegd in artikel 40 lid 1. Lid 2 stelt dat de evaluatie in ieder geval betrekking heeft op de ervaringen met de financiële afspraken en de vereisten die in de regeling zijn opgenomen voor bestuurlijke besluitvorming. In de Nota van verbonden partijen staat hierover opgenomen dat de wensen van de betrokken gemeenteraden met betrekking tot de evaluatie gepeild worden.

27