Eindrapport onderzoek Coronasteunfonds 2319020.pdf

Rekenkamercommissie Postbus 6 4650 AA STEENBERGEN

Onderzoeksrapport De effecten van het Coronasteunfonds in de gemeente Steenbergen

De juiste keuzes maken in een crisis

Inhoud Samenvatting ............................................................................................................................... 3 1. Inleiding ................................................................................................................................... 5 1.1 Aanleiding ...................................................................................................................................... 5 1.2 Doelstelling .................................................................................................................................... 5 1.3 Vraagstelling .................................................................................................................................. 5 1.4 Afbakening..................................................................................................................................... 6 1.5 Werkwijze in vogelvlucht .............................................................................................................. 6 1.6 Leeswijzer ...................................................................................................................................... 6 2. Stand van zaken Coronasteunfonds ...........................................................................................

8 2.1 Wettelijke kaders........................................................................................................................... 8 2.2 Analyse organisatie ....................................................................................................................... 8 2.3 Samenvatting................................................................................................................................. 9 3. Resultaten afgenomen interviews ........................................................................................... 11 3.1 Interviews en analyse ambtelijke organisatie ............................................................................. 11 3.2 Interviews en analyse externe organisaties ................................................................................ 12 3.3 Samenvatting............................................................................................................................... 13 4. Onderzoeksvragen en normenkader, conclusies en aanbevelingen........................................... 14 4.1 Beantwoording van de onderzoeksvragen.................................................................................. 14 4.2 Conclusies en aanbevelingen ......................................................................................................

17 Bijlagen ...................................................................................................................................... 19 Bijlage 1. Verantwoording van het onderzoek .................................................................................. 20 Bijlage 2. Ambtelijke reactie .............................................................................................................. 22 Bijlage 3. Reactie Rekenkamercommissie ......................................................................................... 25 Bijlage 4. Bestuurlijke reactie ............................................................................................................ 27 Bijlage 5. Nawoord Rekenkamercommissie ...................................................................................... 30 Bijlage 6. Coronasteunfonds, financiële tijdslijn ............................................................................... 31 Bijlage 7. Benchmark gemeenten, beschikbaar gestelde financiële Coronasteun ........................... 32

De effecten van het Coronasteunfonds in de gemeente Steenbergen Rekenkamercommissie gemeente Steenbergen_eindrapport 230519

Pagina 2 van 32

Samenvatting De rekenkamercommissie constateert dat de gemeente Steenbergen, net als veel andere gemeenten, een enorme impact heeft ondervonden van de Coronacrisis, vanaf begin 2020. Het zo goed als mogelijk in de hand houden van de effecten ervan, heeft veel energie en inspanning gevraagd van de ambtelijke organisatie en het college van burgemeester en wethouders. Vooral de bestuurlijke aanpak is hierbij bepalend geweest om de Coronacrisis beheersbaar te maken en te houden. Voor de goede orde: dit voorliggend onderzoeksrapport is geen onderzoek naar de wijze waarop de gemeente Steenbergen bestuurlijk1 is omgegaan met de Coronacrisis. Dit onderzoek richt zich specifiek op het lokaal Coronasteunfonds. Een fonds van € 1.000.000, - wat de gemeenteraad op 2 april 2020 beschikbaar heeft gesteld. Het fonds had als doel om inwoners, ondernemers en maatschappelijke instellingen die in de knel kwamen door de Coronacrisis te ondersteunen. De rekenkamercommissie constateert rondom het Coronasteunfonds een belangrijk verbeterpunt. Dit is het uitvoeren van een (tussentijdse) grondige evaluatie. Tot op heden is er (nog) geen evaluatie uitgevoerd naar de effecten van de uitvoering en/of het beschikbaar stellen van het Coronasteunfonds.

Een evaluatie geeft de gemeenteraad en de gemeentelijke organisatie inzicht in hoe ontvangers (en de niet ontvangers) de verschillende subsidiemogelijkheden hebben ervaren en wat hun open aanmerkingen en verbeterpunten daarbij zijn. De beperkte op steekproefbasis afgenomen interviews bij externe partijen geven een wisselend beeld. Zowel positieve maar ook minder positieve ervaringen van mensen/organisaties die te maken kregen met financiële zorgen door de Coronacrisis. Naast het hiervoor aangehaalde verbeterpunt rondom het Coronasteunfonds, constateren we uit het onderzoek nog een aantal andere verbeterpunten. Een aantal subsidieontvangers ervaart het aanvragen van een subsidie als administratief omslachtig. Verder gaven enkele geïnterviewden aan dat zij liever gezien hadden dat er bij de financiële ondersteuning door de gemeente meer gebruik was gemaakt van maatwerk. De bestudeerde documenten, de afgenomen interviews en gesprekken die zijn gevoerd, bevestigen het beeld van veel hectiek rondom de Coronacrisis. Het bestuur en organisatiemedewerkers staken veel werk in het helpen en ondersteunen van mensen en instellingen/organisaties die nood hadden aan hulp. Maar, zoals hiervoor al is aangegeven ontbreekt het aan informatie over hoe de mensen, instellingen/organisaties de steun van de gemeente daadwerkelijk hebben ervaren.

Of; juist steun nodig hadden, maar die niet ontvangen hebben. De gemeente Steenbergen beschikt over ongeveer 170 verenigingen en stichtingen op gebied van sport en cultuur. Daarvan hebben er 65 Coronasubsidies ontvangen. Daarnaast is het Coronasteunfonds gebruikt om kosten te dekken voor inhuur van mensen omdat regulier werk bleef liggen en ook voor inzet van Buitengewoon Opsporingsambtenaren, voor extra toezicht en handhaving. Zoals hiervoor is aangestipt, heeft de rekenkamercommissie in beperkte mate interviews afgenomen bij vertegenwoordigers van de doelgroepen. Dit omdat een aantal van de uitgenodigde vertegenwoordigers aangegeven heeft - met voor hen moverende reden - geen medewerking te willen verlenen aan het onderzoek. Hoewel de meeste geïnterviewden vertegenwoordigers aangegeven hebben dat de financiële steun zeer welkom was, heeft de rekenkamercommissie bij hen onvoldoende informatie verkregen om een onderbouwd antwoord te geven over de mate van doeltreffendheid van het

1

Een overzicht van de bestuurlijke aanpak van de Coronacrisis, zie: CORONACRISIS, gemeente Steenbergen 2 maart t/m 28 mei 2020.

De effecten van het Coronasteunfonds in de gemeente Steenbergen Rekenkamercommissie gemeente Steenbergen_eindrapport 230519

Pagina 3 van 32

Coronasteunfonds. Dit geldt ook voor de doelmatigheid. Uit de afgenomen interviews binnen de ambtelijke organisatie is de indruk dat doelmatigheid en doeltreffendheid is behaald. Er is geen informatie aangetroffen waaruit blijkt hoe de ontvangers van Coronasteunfondssubsidies dit ervaren hebben; of het doel zoals hierna op pagina 8 staat weergegeven, ook daadwerkelijk is behaald. Op basis hiervan constateert de rekenkamercommissie dat zij geen uitspraak kan doen over de doeltreffendheid van het Coronasteunfonds. Ook inzichtelijke informatie over ingezette mensen, middelen en anderszins is niet aangetroffen en constateert de rekenkamercommissie dat zij ook geen uitspraak kan doen over de doelmatigheid.

De effecten van het Coronasteunfonds in de gemeente Steenbergen Rekenkamercommissie gemeente Steenbergen_eindrapport 230519

Pagina 4 van 32

1. Inleiding Sinds 2019 kreeg de wereld te maken met de Coronacrisis. Dit heeft een enorme impact gehad op de samenleving, zo ook in de gemeente Steenbergen. Nog steeds is Corona niet weg te denken, maar een voorzichtige vooruitblik laat zien dat er steeds meer ruimte wordt gecreëerd om de samenleving van het slot af te halen. De impact voor de lange termijn is nog niet helemaal duidelijk. In de komende periode zal duidelijk worden wat het effect is geweest op de inwoners, ondernemers en maatschappelijke instellingen. De Coronacrisis heeft direct impact gehad op de omgeving van inwoners, ondernemers en maatschappelijke instellingen. De gemeenteraad van Steenbergen heeft op 2 april 2020 besloten om een lokaal steunfonds van 1 miljoen euro beschikbaar te stellen. Doel van dit steunfonds was om inwoners, ondernemers en maatschappelijke instellingen te steunen in de Coronacrisis. Bij dit besluit is onder meer aangegeven om tussentijds te controleren of de middelen het effect bereiken dat men voor ogen heeft. Naar aanleiding van het besluit van de gemeenteraad zijn door het college criteria opgesteld om aan de hand daarvan te beoordelen waaraan het geld uitgegeven wordt. Daarbij heeft het college een driedeling gemaakt voor voorgenomen maatregelen op korte termijn, middellange termijn en lange termijn.

Verder is bij de behandeling van het voorstel aangegeven te willen voorkomen dat kleine bedrijven acuut in geldnood komen.

1.1 Aanleiding Het opstellen van een jaarlijks onderzoeksprogramma door de rekenkamercommissie Steenbergen (voortaan te noemen: RKC), gebeurt aan de hand van de ‘Nota van werkwijze van de RKC Steenbergen’. Hierin zijn criteria opgenomen om onderzoeksonderwerpen te beoordelen. Op basis van deze vastgestelde criteria, heeft de RKC haar afweging en keuze gemaakt om in de periode 1ste kwartaal 2022 – 4de kwartaal 2022 een onderzoek uit te voeren naar het onderwerp: ‘Coronasteunfonds in de gemeente Steenbergen’.

1.2 Doelstelling De RKC beoogt met dit onderzoek de gemeenteraad inzicht te geven in de mate van doeltreffendheid en doelmatigheid tot op heden van het Coronasteunfonds binnen de gemeente Steenbergen. Het inzichtelijk maken of het Coronasteunfonds heeft bijgedragen aan het doel en de wijze waarop het steunfonds is ingezet en hoe efficiënt en effectief dit is geweest, maakt onderdeel uit van het onderzoek. Verder wil de RKC mogelijke richtingen van verbetering benoemen die meegenomen kunnen worden in de uitvoering van het Coronasteunfonds. Tot slot kijkt de RKC op welke manier de gemeenteraad betrokken is bij de inzet van het Coronasteunfonds.

1.3 Vraagstelling De centrale vraag van het onderzoek luidt:

In hoeverre is het beschikbaar stellen van het Coronasteunfonds gemeente Steenbergen tot op heden doeltreffend en doelmatig uitgevoerd?

De effecten van het Coronasteunfonds in de gemeente Steenbergen Rekenkamercommissie gemeente Steenbergen_eindrapport 230519

Pagina 5 van 32

De centrale vraag is uitgewerkt in de volgende zes deelvragen: 1. 2.

3. 4. 5. 6.

Zijn de beschikbare gelden uit het Coronasteunfonds volgens de kaders van het beleid besteed en zijn de gewenste resultaten hiermee behaald? Hoe is de communicatie vanuit de gemeente georganiseerd richting de doelgroepen, zoals bijvoorbeeld: bedrijven, verenigingen, stichtingen, voedselbank(en) en inwoners, van het Coronasteunfonds en in welke mate draagt dit bij aan de gewenste effecten? Welk proces heeft de gemeente gebruikt voor het doen van aanvragen uit het Coronasteunfonds en was dit in lijn met de doelstellingen en het kader? Welk beoordelingskader heeft de gemeente ontwikkeld en gebruikt voor het beoordelen van de aanvragen en was dit in lijn met de doelstellingen en het beoogd effect? Vindt er na verstrekking (dus achteraf) nog een toetsing plaats (zijn er gevallen waarin oneigenlijk gebruik is gemaakt van het fonds, en als dat zo is hoe wordt dan gehandeld)? Hoe heeft de gemeente gehandeld om het voor de doelgroepen zoals: bedrijven, verenigingen, stichtingen, voedselbank(en) en inwoners eenvoudig en duidelijk te maken om een aanvraag uit het Coronasteunfonds te doen?

1.4 Afbakening De volgende onderdelen bepalen de afbakening van het onderzoek: 1. 2.

Het onderzoek richt zich in principe op de periode vanaf maart 2020 tot september 2022. De deelvragen 1 t/m 6 beantwoordt de RKC op basis van documentonderzoek, andere relevante informatie en interviews met de verantwoordelijk portefeuillehouder(s), gemeenteambtenaren, bedrijven en verenigingen.

1.5 Werkwijze in vogelvlucht Om de onderzoeksvragen te beantwoorden heeft de RKC documenten opgevraagd bij de ambtelijke organisatie. Vervolgens zijn deze documenten geanalyseerd. Een aantal belangrijke documenten daarbij is:    

Aanpak effecten Coronacrisis gemeente Steenbergen (BM2002819)2; Thema Coronacrisis website gemeente Steenbergen3; CORONACRISIS, gemeente Steenbergen: 2 maart t/m mei 2020, Bestuurlijke aanpak; Set met relevante documenten4, over het Coronasteunfonds, digitaal ontvangen vanuit de ambtelijke organisatie.

Aansluitend zijn interviews afgenomen bij de gemeente Steenbergen5 en bij externe organisaties, zijnde vertegenwoordigers van de doelgroepen. Op basis van de daaruit verkregen informatie hebben we conclusies getrokken en aanbevelingen geformuleerd. Vervolgens is het conceptonderzoeksrapport voor ambtelijk en bestuurlijk wederhoor aangeboden aan respectievelijk de ambtelijke organisatie en het college. Tot slot bieden we het definitieve rapport aan aan de gemeenteraad.

1.6 Leeswijzer Hoofdstuk 1 beschrijft de wijze waarop het onderzoeksonderwerp tot stand is gekomen en hoe het onderzoek vorm is gegeven. 2

https://raad.gemeente-steenbergen.nl/Vergaderingen/Besluitvormende-Vergadering/2020/09-juli/16:00/Aanpak-effecten-coronavirus-BM2002819.pdf 3 https://raad.gemeente-steenbergen.nl/themas/Coronacrisis 4 Waaronder besluiten, rapportages en financiële overzichten 5 Met (beleid)medewerkers/adviseurs en wethouders en een informerend gesprek met de burgemeester

De effecten van het Coronasteunfonds in de gemeente Steenbergen Rekenkamercommissie gemeente Steenbergen_eindrapport 230519

Pagina 6 van 32

Hoofdstuk 2 gaat in op de stand van zaken met betrekking tot het Coronasteunfonds, zoals de (wettelijke) kaders, beschrijft een organisatie-analyse daarvan en eindigt met een samenvatting. Hoofdstuk 3 bespreekt de resultaten van de afgenomen interviews en de gesprekken die gevoerd zijn, in de ambtelijke/bestuurlijke organisatie en bij de externe partijen. De resultaten leiden tot verbeterpunten en naar voren gebrachte meningen, ideeën en suggesties over het Coronasteunfonds. Deze resultaten en verbeterpunten vormen de basis waarmee de RKC de onderzoeksvragen beantwoordt. Tot slot gaat hoofdstuk 4 in op de beantwoording van alle onderzoeksvragen, conclusies en aanbevelingen aan college en gemeenteraad.

De effecten van het Coronasteunfonds in de gemeente Steenbergen Rekenkamercommissie gemeente Steenbergen_eindrapport 230519

Pagina 7 van 32

2. Stand van zaken Coronasteunfonds Dit hoofdstuk bespreekt in het kort de wettelijke (financiële) kaders en maatregelen die overheden hebben getroffen in de Coronacrisis en gaat in op de stand van zaken met betrekking tot het Coronasteunfonds binnen de gemeente Steenbergen. Het hoofdstuk is volledig gebaseerd op documentstudie. In paragraaf 2.1 is aandacht voor de wettelijke kaders die van toepassing zijn en paragraaf 2.2 gaat in op de stand van zaken binnen de gemeente Steenbergen. Het hoofdstuk sluit in paragraaf 2.3 af met een samenvatting, waaronder de antwoorden op de deelvragen 1, 2 en 3.

2.1 Wettelijke kaders Vanaf 2020 kregen ondernemers, werkenden en bedrijven te maken met coronamaatregelen. Om hen te helpen zijn er verschillende steun- en herstelpakketten beschikbaar gesteld6. Als wettelijke kaders zijn hierbij te onderscheiden Rijksregelingen en regelingen die gemeenten zelf als medeoverheden in werking gesteld hebben gedurende de Coronacrisis. De Rijksregelingen waren onder meer:            

Tijdelijke Noodmaatregel Overbrugging Werkgelegenheid (NOW) Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers (Tozo) Tijdelijke Ondersteuning Noodzakelijke Kosten (TONK) Tegemoetkoming Ondernemers Getroffen Sectoren COVID-19 (TOGS) Tegemoetkoming vaste lasten (TVL) COL-regeling voor Start-ups en Scale-ups Qredits – uitstel van aflossing met rentekorting Regeling R&D voor mobiliteitssectoren Tijdelijke subsidieregeling continuïteit bruine vloot Klein krediet corona garantieregeling (KKC) Borgstelling MKB-kredieten Corona (BMKB-C) Garantie Ondernemersfinanciering (GO-C)

Om getroffen ondernemers, maatschappelijke instellingen, stichtingen, verenigingen en inwoners te steunen bij het opvangen van de gevolgen van de Coronacrisis heeft de gemeente Steenbergen een lokaal Coronasteunfonds van € 1.000.000, - gevormd. Het doel van het fonds is steun bieden7: 1. waar als gevolg van de Coronacrisis niet in de eerste levensbehoeften kan worden voorzien; 2. waar het voortbestaan als gevolg van de Coronacrisis in het geding is; 3. waar de vitaliteit en leefbaarheid van de Steenbergse samenleving als gevolg van de Coronacrisis onder grote druk komt te staan; 4. om de gevolgen voor de Steenbergse samenleving ook op de middellange en lange termijn zoveel als mogelijk te beperken.

2.2 Analyse organisatie Nadat de gemeenteraad op 2 april 2020 een bedrag van € 1.000.000, - in de vorm van een Coronasteunfonds8 beschikbaar had gesteld, is er binnen de organisatie veel in gang gezet om de verschillende doelgroepen daarover te informeren. Er is vooral nagegaan op welke wijze het (brede) maatschappelijk veld het beste geholpen kon worden. De coördinatie en de inhoudelijke gesprekken 6

Ten tijde van het schrijven van dit RKC-rapport liepen vanuit de Rijksoverheid een aantal van de steunmaatregelen nog. Rapport Aanpak effecten Coronacrisis gemeente Steenbergen (BM2002819) 8 Ter illustratie toont bijlage 6 een benchmark (niet uitputtend) van gemeenten die ook financiële middelen voor bepaalde doelgroepen beschikbaar gesteld hebben om de Coronacrisis te bestrijden 7

De effecten van het Coronasteunfonds in de gemeente Steenbergen Rekenkamercommissie gemeente Steenbergen_eindrapport 230519

Pagina 8 van 32

daarbij zijn onder verantwoordelijkheid van het Kernteam en het Ambtelijk Corona Team uitgevoerd. Het was nog wel een zoektocht wat daarbij de beste financiële ondersteuningsstructuur moest zijn, omdat in eerste instantie gedacht werd dat de Coronacrisis weer snel zou overgaan. Om de gemeenteraad goed te informeren over de stand van het Coronasteunfonds, is afgesproken dat in de Planning & Control producten een extra toelichting wordt gegeven bij elke besteding van € 250.000, -. Er zijn aansluitend in mei 2021 twee aparte coronasubsidieregelingen beschikbaar gesteld: compensatiesubsidie en initiatiefsubsidie. Elke organisatie die jaarlijks de basissubsidie Welzijn van de gemeente ontvangt, kon een aanvraag indienen voor de compensatiesubsidie. Om ook clubs en verenigingen uit het maatschappelijk veld te ondersteunen, en die geen basissubsidie ontvangen, is er een initiatiefsubsidie beschikbaar gesteld. Bij de opzet van de coronasubsidieregelingen heeft de gemeenteraad zijn kaderstellende rol kunnen invullen. De doelstelling van het college was om de organisatorische uitvoering van de coronasubsidieregelingen zo eenvoudig mogelijk in te richten. Ten aanzien van de verleende subsidies, is de keuze gemaakt om dit administratief ook zo generiek als mogelijk uit te voeren.

Specifieke kaders voor hoe de compensatiesubsidies ingezet diende te worden, zijn voorafgaand aan het verlenen ervan niet aan subsidieontvangers aangegeven. Ook hoefden zij achteraf geen verantwoording af te leggen over hoe de compensatiesubsidie is ingezet. Voor wat betreft de initiatiefsubsidie hebben aanvragers wel een kader meegekregen, in de vorm van het aanleveren van een activiteitenplan. De communicatie over de Coronacrisis in het algemeen en specifiek over het Coronasteunfonds is zo breed als mogelijk uitgevoerd. Beleidsmedewerkers onderhielden daarbij nauw contact met vertegenwoordigers van hun beleidsvelden. Zowel via nieuwsbrieven, media en de Steenbergse Bode is gepoogd om alle doelgroepen zoveel als mogelijk te bereiken en te informeren. Diverse medewerkers van de gemeente Steenbergen hebben aangegeven - zeker bij aanvang van de Coronacrisis - niet goed op de hoogte te zijn geweest van de structuur binnen het gemeentehuis. Ook is hierin de interne communicatie naar de collega's die thuiswerkten enige tijd gemist.

2.3 Samenvatting Uit de bestudeerde documenten constateert de RKC dat de gemeente Steenbergen op veel vlakken enorme inspanningen heeft ondernomen om de Coronacrisis het hoofd te bieden. Doordat de Coronacrisis geheel nieuw en vooral onbekend was, heeft dit geleid tot soms hectische toestanden. Veel inspanningen zijn verricht bij de bestuurlijke aanpak, maar beperkt dit onderzoek zich tot specifiek het Coronasteunfonds. Op basis van de ontvangen en onderzochte documenten en afgenomen interviews, zijn antwoorden geformuleerd op de deelvragen 1, 2 en 3. Deze staan uitgewerkt in het onderstaande kader 1 (volgende pagina).

De effecten van het Coronasteunfonds in de gemeente Steenbergen Rekenkamercommissie gemeente Steenbergen_eindrapport 230519

Pagina 9 van 32

Deelvraag 1. Zijn de beschikbare gelden uit het Coronasteunfonds volgens de kaders van het beleid besteed en zijn de gewenste resultaten hiermee behaald. Antwoord:

Het opgestelde (financieel) beleid voor het Coronasteunfonds geeft aan steun te willen geven - in brede zin van de betekenis - aan alle mogelijke partijen die geraakt worden door de Coronacrisis. De bedoelde steun heeft plaatsgevonden en hebben de meeste geïnterviewden vertegenwoordigers van de betreffende doelgroepen ook aangegeven de steun te waarderen. Maar overall is uit het onderzoek geen informatie naar voren gekomen waarin de behaalde resultaten op een inzichtelijke manier staan beschreven. Dit is ook bevestigd door de ambtelijke organisatie.

Deelvraag 2. Hoe is de communicatie vanuit de gemeente georganiseerd richting doelgroepen, zoals bijvoorbeeld bedrijven, verenigingen, stichtingen, voedselbank(en) en inwoners, van het Coronasteunfonds en in welke mate draagt dit bij aan de gewenste effecten? Antwoord:

De communicatie is breed opgezet en heeft gedurende de Coronacrisis veelvuldig en via verschillende media plaatsgevonden. Dit heeft ertoe geleid dat overall bezien de doelgroepen de mogelijkheid hebben gehad om goed geïnformeerd te zijn. Aandachtspunt hierbij is de communicatie naar de interne organisatie.

Deelvraag 3. Welk proces heeft de gemeente gebruikt voor het doen van aanvragen uit het Coronasteunfonds en was dit in lijn met de doelstellingen en het kader? Antwoord:

Als proces heeft de gemeente gebruikt gemaakt van subsidieverlening en heeft twee subsidieregelingen beschikbaar gesteld, voor een breed maatschappelijk veld. Dit is in lijn met de doelstellingen en het kader. Ook heeft de gemeente steun verleend aan andere doelgroepen, zoals bedrijven en inwoners. Een volledig overzicht met de uitwerking en resultaten ervan heeft het onderzoek niet opgeleverd.

Kader 1 Beantwoording deelvragen 1, 2 en 3

De effecten van het Coronasteunfonds in de gemeente Steenbergen Rekenkamercommissie gemeente Steenbergen_eindrapport 230519

Pagina 10 van 32

3. Resultaten afgenomen interviews In dit hoofdstuk staan de resultaten en analyse van de afgenomen interviews bij ambtenaren van de gemeente Steenbergen en externe organisaties, zijnde de vertegenwoordigers van de betreffende doelgroepen. Deze zijn achtereenvolgens toegelicht in de paragrafen 3.1 en 3.2. Tot slot sluit dit hoofdstuk in paragraaf 3.3 af met een samenvatting, waaronder de antwoorden op de onderzoeksvragen 4, 5 en 6.

3.1 Interviews en analyse ambtelijke organisatie De resultaten van de interviews geven praktisch allemaal aan, dat het in het begin van de Coronacrisis een enorme zoektocht was voor het college van burgemeester en wethouders en medewerkers. En was het zeer lastig om een goede manier te vinden hoe daar het beste mee om te gaan. Veiligheid en handhaving waren belangrijke aandachtpunten gedurende de Coronacrisis. Wel was de insteek steeds vanaf het begin om vooral zoveel als mogelijk steun te bieden aan doelgroepen die dat nodig hadden. Vooral de financiële steun is vanaf het begin zo praktisch en eenvoudig mogelijk in gang gezet en uitgevoerd. Op elk beleidsterrein hebben (beleid)medewerkers en adviseurs gesprekken met vertegenwoordigers van de betreffende doelgroepen gevoerd, om een goed beeld te krijgen van de noden en waarna actie is ondernomen. Door contact te zoeken met subsidierelaties werd nagegaan wat de behoefte was van de mensen. Daarbij ging het om ondersteuning op zowel economisch als op maatschappelijk vlak en zijn er acties uitgevoerd met betrekking tot onder meer de voedselbank, het verstrekken van laptops aan kinderen en ondersteuning van kledingacties. Huurverplichtingen van verenigingen werden kwijtgescholden.

Ook voor de groep mensen met noden, die geen of minder vertrouwen heeft in de gemeente Steenbergen is een geschikte oplossing gevonden, zodat zij toch geholpen konden worden. Door het regelmatig delen van ‘warme beelden’ door de betreffende medewerkers, over organisaties, bedrijven en (kwetsbare) inwoners met het college en de gemeenteraad, is de informatieoverdracht goed vormgegeven. Daarnaast zijn in alle zes kernen vrijwilligers actief geweest om mensen te helpen en hebben jeugdprofessionals contact gezocht met scholen en zich mede gericht op armoedeproblemen. De samenwerking tussen de verantwoordelijke wethouders en de (beleid)medewerkers is naar alle tevredenheid verlopen. Wel is de wens naar voren gebracht om in te zetten om nog meer integraal te werken. Door op een pragmatische manier acties te ondernemen zijn veel mensen snel en effectief geholpen. Wat betreft de communicatie, richting doelgroepen, is gebruik gemaakt van alle mogelijke beschikbare kanalen, onder meer sociale media, Steenbergse Bode, SLOS en kabelkrant. Een aandachtspunt daarbij was dat er werd ingestoken op het direct aanspreken van de doelgroepen met duidelijke communicatie. Ondanks de hectiek en moeilijkheden rondom de Coronacrisis zijn vanuit de gemeentelijk organisatie toch winstpunten geconstateerd.

Dit betreft dat de gemeente meer dan ooit goede contacten heeft met partners, ondernemers en verenigingen en dat geconstateerd is dat mensen voor elkaar gaan zorgen in een crisissituatie en dat instanties met elkaar gaan samenwerken. Diverse medewerkers van de gemeente Steenbergen hebben wel aangegeven - zeker bij aanvang van de Coronacrisis - niet goed op de hoogte te zijn geweest van de overlegstructuur en de samenstelling van de verschillende crisisteams binnen het gemeentehuis. Ook is hierin de interne communicatie naar de collega's die thuiswerkten enige tijd gemist.

De effecten van het Coronasteunfonds in de gemeente Steenbergen Rekenkamercommissie gemeente Steenbergen_eindrapport 230519

Pagina 11 van 32

Vanuit het beleidsveld economie zijn gedurende de Coronacrisis de contacten met horeca, detailhandel en brancheverenigingen geïntensiveerd. Wekelijks vond overleg plaats zowel telefonisch als ook fysiek. Zowel ambtelijk als bestuurlijk. Dit alles met het doel om ondernemers te helpen en steunen waar het mogelijk was. Het grootste initiatief/project vanuit de gemeenteraad met betrekking tot de horeca, is het gemeenschappelijk terras op de markt in Steenbergen. Dit was een investering vanuit het Coronasteunfonds. Na afronding van het project heeft de gemeente Steenbergen het terras overgedragen aan de ondernemers. De RKC heeft hierbij geen daadwerkelijk en meetbaar effect geconstateerd, of het realiseren van een terras een bijdrage heeft geleverd aan het (financieel) steunen van de horecaondernemers. Door de onderlinge samenwerking tussen ondernemers op de markt liep de overdracht niet helemaal zoals verwacht. Veel initiatieven konden vanwege wet- en regelgeving en/of veiligheid niet uitgevoerd worden. Uiteindelijk is er toch een plan gerealiseerd. Voor wat betreft de subsidieregeling stimulering investeringen terrassen; deze regeling loopt nog tot april 2023. Verder heeft de gemeente Steenbergen diverse keren initiatieven strikter beoordeeld dan buurgemeenten, waar volgens enkele geïnterviewden met regelmaat meer mogelijk was.

3.2 Interviews en analyse externe organisaties Op basis van een aselecte steekproef heeft de RKC externe partijen geselecteerd. Deze bestonden uit vertegenwoordigers van maatschappelijke organisaties, commerciële organisatie, instellingen en verenigingen. De externe partijen zijn uitgenodigd voor het afnemen van een interview. In eerste instantie was- mede ook door de vakantieperiode - de respons op de uitnodiging laag. Nadat een hernieuwd verzoek was uitgedaan waren enkelen van hen bereid om mee te werken aan het onderzoek en het afnemen van een interview. Om hen moverende redenen hebben een aantal uitgenodigden aangegeven niet mee te willen werken aan het onderzoek en/of hebben helemaal niet gereageerd op de uitnodiging. Daardoor heeft de RKC minder externe interviews afgenomen dan de bedoeling was en moeten de resultaten uit de interviews vanuit dat perspectief beschouwd te worden. De ‘rode draad’ die op te maken is uit de afgenomen interviews met vertegenwoordigers van externe partijen, geven aan dat zij de financiële steun uit het Coronasteunfonds en beschikbaar is gesteld door de gemeenteraad gewaardeerd hebben. Enkele kanttekeningen die geïnterviewden naar voren brengen, is dat niet altijd duidelijk was waar de subsidie voor ingezet kon worden.

Ook is geopperd dat het beter was geweest als de gemeente meer maatwerk had toegepast bij de toekenning van de betreffende subsidieregelingen. De meningen en inzichten over de communicatie van de gemeente naar de doelgroepen is in het algemeen goed gewaardeerd, maar een enkeling geeft aan dat de communicatie beter kon. Vooral het nakomen van afspraken die tijdens een bepaald overleg (ambtelijk en bestuurlijk) gemaakt waren en die niet of niet tijdig nagekomen werden wordt betreurd. Ook is er twijfel naar voren gebracht of alle ondernemers, die steun ontvangen hebben, dit wel echt nodig hadden en is in dit kader het woord ‘misbruik’ genoemd waar het gaat om de verstrekte financiële steun. Als onderdeel van het Coronasteunfonds is een horecaherstelplan gemaakt en zijn concrete zaken aan bod gekomen, zoals het vrijstellen van gemeentelijke leges. Er was ook de mogelijkheid om een aanvraag in te dienen om het terras uit te breiden of aan te passen. De uitvoeringsregeling daarvoor is echter in de tijd bezien laat gekomen. Daarbij komt dat de aanvraagcriteria in verband met duurzaamheidseisen veranderd zijn. De matige duidelijkheid en communicatie hierover met de gemeente zijn als aandachtspunten naar voren gebracht.

De mening leeft dat dingen georganiseerd en geïnitieerd zijn en die bijgedragen hebben aan de doelstelling van het Coronasteunfonds, maar dat het algehele gevoel blijft dat er vooral voorlichting en handhaving mee is gefinancierd en gefaciliteerd. Een aandachtspunt wat ook naar voren komt, is dat verslagen van besprekingen erg lang op zich lieten wachten. Daar tegenover staat De effecten van het Coronasteunfonds in de gemeente Steenbergen Rekenkamercommissie gemeente Steenbergen_eindrapport 230519

Pagina 12 van 32

dat geïnterviewden zeer tevreden zijn over hoe de gemeente heeft gehandeld bij de uitvoering van de subsidieregelingen. Verder geven enkelen aan dat het mooi was geweest als de gemeenteraad meer van zichzelf had laten horen gedurende de Coronacrisis om met inwoners in gesprek te gaan en meer meelevendheid getoond had. Tot slot en in het algemeen over de Coronacrisis, geven meerdere geïnterviewden ook aan dat de gemeente Steenbergen met bepaalde te organiseren activiteiten erg beperkt en terughoudend is geweest, ten opzichte van buurgemeenten.

3.3 Samenvatting Op basis van de afgenomen interne en externe interviews en onderzochte documenten zijn antwoorden geformuleerd op de deelvragen 4, 5 en 6. Deze staan uitgewerkt in het onderstaande kader 2. Deelvraag 4. Welk beoordelingskader heeft de gemeente ontwikkeld en gebruikt voor het beoordelen van de aanvragen en was dit in lijn met de doelstellingen en het beoogd effect? Antwoord:

Een beoordelingskader voor het beschikbaar gestelde Coronasteunfonds compensatiesubsidie is niet ontwikkeld. Voor de initiatiefsubsidie diende subsidieaanvragers een activiteitenplan aan te leveren.

Deelvraag 5: Vindt er na verstrekking (dus achteraf) nog een toetsing plaats (zijn er gevallen waarin oneigenlijk gebruik is gemaakt van het fonds, en als dat zo is hoe wordt dan gehandeld? Antwoord:

Uit het onderzoek blijkt dat wat betreft de Corona compensatiesubsidie er geen toetsing achteraf plaatsvindt. Uit de externe interviews blijkt wel dat er soms twijfels en/of vraagtekens bestaan over waar de subsidie voor ingezet is. Het ontbreken van maatwerk is ook naar voren gekomen uit de afgenomen interviews. Aanvragers van de initiatiefsubsidie dienden een activiteitenplan te overleggen. Gevallen van oneigenlijk gebruik is echter niet aangetoond in het onderzoek.

Deelvraag 6: Hoe heeft de gemeente gehandeld om het voor de doelgroepen zoals: bedrijven, verenigingen, stichtingen, voedselbank(en) en inwoners eenvoudig en duidelijk te maken om een aanvraag uit het Coronasteunfonds te doen? Antwoord:

De gemeente heeft een breed scala aan communicatiemiddelen ingezet om de betreffende doelgroepen te informeren over de (financiële) steunmaatregelen. Tijdens -zowel interne als externe interviews - is aangegeven dat de beoordeling van initiatieven binnen de gemeente Steenbergen met regelmaat strikter gebeurde dan in buurgemeenten, en was het hierbij niet altijd duidelijk waarom een initiatief is afgewezen.

Kader 2 Beantwoording deelvragen 4, 5 en 6

De effecten van het Coronasteunfonds in de gemeente Steenbergen Rekenkamercommissie gemeente Steenbergen_eindrapport 230519

Pagina 13 van 32

4. Onderzoeksvragen en normenkader, conclusies en aanbevelingen De resultaten van het onderzoek zijn getoetst aan vooraf gestelde normen ofwel beoordelingscriteria, die voor elk van de zes deelvragen zijn opgesteld. De beoordeling is weergegeven als: goed/neutraal/matig/niet te beoordelen/niet van toepassing. Per deelvraag is een tabel opgesteld, met daarin aangegeven de beoordelingscriteria en korte toelichtingen erop. Van elk van de zes deelvragen zijn eerst de toetsing aan het normenkader en vervolgens de conclusies en aanbevelingen beschreven.

4.1 Beantwoording van de onderzoeksvragen De centrale onderzoeksvraag van dit onderzoek luidt:

In hoeverre is het beschikbaar stellen van het Coronasteunfonds gemeente Steenbergen tot op heden doeltreffend en doelmatig uitgevoerd?

De centrale vraag is uitgewerkt in de volgende zes deelvragen: 1. 2.

3. 4. 5. 6.

Zijn de beschikbare gelden uit het Coronasteunfonds volgens de kaders van het beleid besteed en zijn de gewenste resultaten hiermee behaald? Hoe is de communicatie vanuit de gemeente georganiseerd richting de doelgroepen, zoals bijvoorbeeld: bedrijven, verenigingen, stichtingen, voedselbank(en) en inwoners, van het Coronasteunfonds en in welke mate draagt dit bij aan de gewenste effecten? Welk proces heeft de gemeente gebruikt voor het doen van aanvragen uit het Coronasteunfonds en was dit in lijn met de doelstellingen en het kader? Welk beoordelingskader heeft de gemeente ontwikkeld en gebruikt voor het beoordelen van de aanvragen en was dit in lijn met de doelstellingen en het beoogd effect? Vindt er na verstrekking (dus achteraf) nog een toetsing plaats (zijn er gevallen waarin oneigenlijk gebruik is gemaakt van het fonds, en als dat zo is hoe wordt dan gehandeld)? Hoe heeft de gemeente gehandeld om het voor de doelgroepen zoals: bedrijven, verenigingen, stichtingen, voedselbank(en) en inwoners eenvoudig en duidelijk te maken om een aanvraag uit het Coronasteunfonds te doen?

Beoordeling en beantwoording deelvraag 1 Deelvraag 1: Zijn de beschikbare gelden uit het Coronasteunfonds volgens de kaders van het beleid besteed en zijn de gewenste resultaten hiermee behaald? Norm/criteria Beoordeling Er is een overzicht gemaakt Goed. van welke kaders, werkwijzen en doelstellingen die de gemeente toepast. De doelstellingen op het ge- Neutraal. bied van het Coronasteunfonds zijn inzichtelijk en SMART geformuleerd. De gemeenteraad wordt Goed periodiek - bijv. twee keer per jaar - geïnformeerd door het college. Tabel 1 Beoordeling en beantwoording deelvraag 1

Toelichting De kaders voor het beschikbaar stellen van het Coronasteunfonds, heeft de gemeente vorm gegeven door subsidieregelingen beschikbaar te stellen voor de betreffende doelgroepen. De gemeente heeft de keuze gemaakt om de door de Coronacrisis getroffen doelgroepen zo goed en zo praktisch mogelijk te helpen. Om die reden zijn er in zeer beperkte mate SMART afspraken opgesteld. De gemeenteraad is steeds geïnformeerd over de gang van zaken rondom het Coronasteunfonds en heeft daardoor zijn kader- en controlerende rol goed in kunnen vullen.

De effecten van het Coronasteunfonds in de gemeente Steenbergen Rekenkamercommissie gemeente Steenbergen_eindrapport 230519

Pagina 14 van 32

Beoordeling en beantwoording deelvraag 2 Deelvraag 2: Hoe is de communicatie vanuit de gemeente georganiseerd richting de doelgroepen, zoals bijvoorbeeld: bedrijven, verenigingen, stichtingen, voedselbank(en) en inwoners, van het Coronasteunfonds en in welke mate draagt dit bij aan de gewenste effecten? Norm/criteria De doelstellingen en werkwijzen op het gebied van communicatie t.a.v. het Coronasteunfonds sluiten logisch aan op het gestelde beleid. Informatie over het Coronasteunfonds is toegankelijk en makkelijk te vinden.

Beoordeling Goed.

Toelichting De gemeente Steenbergen heeft op basis van het gestelde beleid gebruik gemaakt van een breed spectrum aan communicatiemiddelen om de doelgroepen te informeren over de mogelijkheden van het Coronasteunfonds.

Neutraal.

Doelgroepen zoals: bedrijven, verenigingen, stichtingen, voedselbank(en) en inwoners worden vroegtijdig meegenomen in de relevante procedures en werkwijzen. Er is een overzicht gemaakt en beschikbaar met daarin een opsomming van de gewenste effecten.

Neutraal.

De resultaten van de afgenomen interviews bij externe partijen (vertegenwoordigers van de doelgroepen) tonen aan dat de meeste van hen een positief beeld schetsen over de toegankelijkheid en het makkelijk kunnen vinden van informatie over het Coronasteunfonds. Indien nodig werd vanuit de gemeente proactief contact gezocht met hen. Zoals in dit rapport al eerder is aangestipt dient de beoordeling van deze norm/criteria in het licht bezien te worden, dat er slechts bij een beperkt deel van vertegenwoordigers van de doelgroepen op steekproefbasis interviews zijn afgenomen. Hierbij geldt dezelfde toelichting die hierboven is gegeven Een opmerking hierbij is dat de doelgroep ‘eigen medewerkers’ niet in alle gevallen vroegtijdig zijn meegenomen.

Goed.

De gemeente heeft besloten om de uitvoering van het Coronasteunfonds, zo simpel en praktisch als mogelijk in te richten. Het overzicht met de opsomming van de gewenste effecten, zijn daardoor beperkt en algemeen gesteld in de vorm van het zoveel als mogelijk ondersteuning bieden aan de betreffende doelgroepen.

Tabel 2 Beoordeling en beantwoording deelvraag 2

Beoordeling en beantwoording deelvraag 3 Deelvraag 3: Welk proces heeft de gemeente gebruikt voor het doen van aanvragen uit het Coronasteunfonds en was dit in lijn met de doelstellingen en het kader? Norm/criteria Er is een proces beschreven en beschikbaar waarin de wijze staat toegelicht hoe de uitvoering van de aanvragen plaatsvindt, en wie welke verantwoordelijkheden daarbij heeft. Het proces is transparant en toegankelijk voor de doelgroep van het Coronasteunfonds. De doelgroepen worden vroegtijdig meegenomen in de relevante procedures en werkwijzen.

Beoordeling Goed.

Toelichting De gemeente heeft gebruik gemaakt van het beschikbaar stellen van subsidieregelingen. Deze zijn dusdanig opgesteld dat inzichtelijk is hoe die uitgevoerd worden en wie daarvoor verantwoordelijk is.

Neutraal.

Het onderzoek toont dat het niet voor alle vertegenwoordigers van de betreffende doelgroepen even duidelijk was hoe het proces voor het aanvragen van subsidies uit het Coronasteunfonds was ingericht. De doelgroepen die al een subsidierelatie met de gemeente hadden, zijn vroegtijdig geïnformeerd. Voor de doelgroepen die geen subsidierelatie heeft is dit ook gedaan. Informatie over andere doelgroepen die mogelijk ook steun nodig hadden, is niet uit het onderzoek naar voren gekomen.

Neutraal.

De effecten van het Coronasteunfonds in de gemeente Steenbergen Rekenkamercommissie gemeente Steenbergen_eindrapport 230519

Pagina 15 van 32

De doelgroepen zijn door Neutraal. de gemeente ondersteund bij de aanvraag van Coronasteun. Tabel 3 Beoordeling en beantwoording deelvraag 3

Hierbij geldt dezelfde toelichting die hierboven is gegeven.

Beoordeling en beantwoording deelvraag 4 Deelvraag 4: Welk beoordelingskader heeft de gemeente ontwikkeld en gebruikt voor het beoordelen van de aanvragen en was dit in lijn met de doelstellingen en het beoogd effect? Norm/criteria Op basis van de doelstellingen en de beoogde effecten van het Coronasteunfonds, is een (meetbaar/toetsbaar) beoordelingskader opgesteld.

Beoordeling Neutraal.

Toelichting De gemeente heeft besloten om de uitvoering van het Coronasteunfonds, zo simpel en praktisch als mogelijk uit te voeren. De keuze is gemaakt om ten aanzien van de regeling compensatiesubsidie aan subsidie ontvangers geen specifieke eisen/voorwaarden te stellen en geen verantwoording hoefden af te leggen over hoe en waarvoor deze subsidie is gebruikt. Ten aanzien van de initiatiefsubsidie was de voorwaarde dat subsidie ontvangers een activiteitenplan dienden op te stellen.

Tabel 4 Beoordeling en beantwoording deelvraag 4

Beoordeling en beantwoording deelvraag 5 Deelvraag 5: Vindt er na verstrekking (dus achteraf) nog een toetsing plaats (zijn er gevallen waarin oneigenlijk gebruik is gemaakt van het fonds, en als dat zo is hoe wordt dan gehandeld)? Norm/criteria Er is een proces en/of er zijn overzichten/documenten beschikbaar, waarin op een heldere wijze is aangegeven op welke manier gecontroleerd wordt en verantwoording wordt afgelegd vanuit rechtmatigheid en verantwoording.

Beoordeling Neutraal.

In planning & control producten wordt inzicht gegeven in de verantwoording van de verstrekte aanvragen.

Neutraal.

Toelichting In de eerste fase van de Coronacrisis was het erg hectisch en is door de medewerkers zo praktisch als mogelijk gehandeld om de doelgroepen te helpen en om hen financieel te ondersteunen. Na de eerste fase is er meer lijn gekomen in de financiële processen, waaronder de verantwoording, controle en de rechtmatigheid. Daarnaast is het Coronasteunfonds gebruikt om kosten te dekken voor inhuur van mensen omdat regulier werk bleef liggen en ook voor inzet van Buitengewoon Opsporingsambtenaren, voor extra toezicht en handhaving. Bij het beschikbaar stellen van het Coronasteunfonds door de gemeenteraad, is toegezegd dat de gemeenteraad via de planning & control hierover periodiek geïnformeerd wordt. Echter ontbreekt een toelichting of de beschikbaar gestelde subsidie ook zijn doel heeft bereikt en voor de juiste doeleinden is gebruikt.

Tabel 5 Beoordeling en beantwoording deelvraag 5

Beoordeling en beantwoording deelvraag 6 Deelvraag 6: Hoe heeft de gemeente gehandeld om het voor de doelgroepen zoals: bedrijven, verenigingen, stichtingen, voedselbank(en) en inwoners eenvoudig en duidelijk te maken om een aanvraag uit het Coronasteunfonds te doen? Norm/criteria Er is een proces en/of er zijn overzichten/documenten beschikbaar, waarin op een heldere wijze is aangegeven wat bedrijven en verenigingen moeten doen om in aanmerking te komen voor Coronasteun.

Beoordeling Goed.

Toelichting Hierbij geldt dezelfde toelichting zoals die bij de eerste norm/criteria van Deelvraag 2 is verwoord. De gemeente Steenbergen heeft op basis van het gestelde beleid gebruik gemaakt van een breed spectrum aan communicatiemiddelen om de doelgroepen te informeren over de mogelijkheden van het Coronasteunfonds.

De effecten van het Coronasteunfonds in de gemeente Steenbergen Rekenkamercommissie gemeente Steenbergen_eindrapport 230519

Pagina 16 van 32

In het document-manageNiet te beantwoorden. mentsysteem is een logboek beschikbaar hoe lang de doorlooptijd is (geweest) van een aanvraag. Tabel 6 Beoordeling en beantwoording deelvraag 6

Uit het onderzoek is geen informatie naar voren gekomen waaruit blijkt dat er in het documentmanagementsysteem een logboek is bijgehouden over doorlooptijden van subsidieaanvragen over het Coronasteunfonds.

4.2 Conclusies en aanbevelingen De conclusies en aanbevelingen vanuit het onderzoek: Conclusie 1 De transparantie van de besteding van de middelen uit het coronasteunfonds is een belangrijk aandachtspunt. Door de inzet van eigen middelen, het aanvullen van de middelen vanuit landelijke gelden en het betalen van al bestaande reguliere subsidies uit het coronasteunfonds is niet geheel transparant hoe/waaraan de gelden vanuit het coronasteenfonds zijn besteedt en vanuit welke middelen dit is gedekt. Ook is onduidelijk welke gelden extra zijn ontvangen boven de reguliere gelden. Ook is niet te achterhalen aan welk effect de inzet van de middelen uit het Coronasteunfons uiteindelijk hebben bijgedragen. Aanbeveling 1 aan de gemeenteraad Bepaal op voorhand helder kaders en spelregels op basis waarvan de middelen ingezet kan/mag worden. Aanbeveling 1 aan het college Breng duidelijker in beeld welke uitgaven op basis van welke dekking zijn bekostigd. In de analyse was het voor de Rekenkamercommissie lastig te achterhalen welke uitgaven op basis van welke dekking is bekostigd. Dit geeft een beter beeld in de mutaties binnen het Coronasteunfonds. Conclusie 2 In het algemeen constateert de RKC dat subsidieontvangers de financiële steun gewaardeerd hebben. Enkele subsidieontvangers hadden liever gezien dat er meer was ingezet op (financieel) maatwerk.

Of daardoor het doel van het fonds ook daadwerkelijk bereikt is, heeft de RKC niet kunnen constateren. Dit mede door het beperkt aantal vertegenwoordigers van de betreffende doelgroepen die de RKC heeft kunnen interviewen. In de gemeentelijke organisatie is de indruk dat de doeltreffendheid en doelmatigheid is bereikt. Aanbeveling 2 aan de gemeenteraad Neem in overweging om uw college opdracht te geven om een inhoudelijke evaluatie te houden onder de doelgroepen, die gebruik gemaakt hebben van de subsidieregelingen die vanuit het Coronasteunfonds beschikbaar zijn gesteld. Om een compleet beeld te krijgen, is het daarbij van belang om in de evaluatie ook de doelgroepen mee te nemen die geen gebruik gemaakt hebben van het Coronasteunfonds, maar die dat wellicht wel nodig hadden. Maak daarbij vanuit efficiency ook gebruik van de bestaande accounthouders vanuit diverse beleidsterreinen. Neem tot slot in de evaluatie ook mee de (welzijn)organisatie(s) die in opdracht van de gemeente een rol vervuld hebben gedurende de Coronacrisis. Conclusie 3 De RKC constateert uit het onderzoek dat ten aanzien van subsidieprocessen de coördinatie verbetering behoeft en dat er mede ook behoefte bestaat aan een medewerker die zich specifiek bezighoudt met subsidies.

Voor de betreffende medewerkers bleek het bijzonder lastig om gedurende de Coronacrisis alles in beeld te krijgen en te houden voor alle beleidsterreinen. Met name bleek dat lastig te zijn voor een te beperkt aantal medewerkers die als eerste aanspreekpunt en als ‘verbinder’ tussen gemeente en doelgroepen in een crisisorganisatie hun werk moesten verrichten. Pagina 17 van 32 De effecten van het Coronasteunfonds in de gemeente Steenbergen Rekenkamercommissie gemeente Steenbergen_eindrapport 230519

Aanbeveling 3 aan het college Neem in overweging om in een daarvoor geschikte periode in de organisatie een evaluatie uit te voeren naar de processen rondom het aanvragen van subsidies. Neem daarbij vooral in ogenschouw dat het gaat om subsidiedeskundigheid die nodig is in een crisissituatie. Conclusie 4 Uit de afgenomen interviews is geconstateerd dat aanvragers van subsidie het een administratieve last vinden, omdat zij naar hun mening veel handelingen dienen uit te voeren. Hun vraag is of het mogelijk is om aanvragen van subsidies te digitaliseren. Aanbeveling 4 aan het college Overweeg een onderzoek uit te laten voeren naar de mogelijkheid om aanvragen voor subsidies meer en beter gedigitaliseerd te verwerken in de subsidieprocessen. Conclusie 5 Adequate communicatie op tijd, op maat en naar alle betrokken doelgroepen (zowel in- als extern) is een van de belangrijkste onderdelen bij ontwikkelingen die vragen om directe actie. Uit het onderzoek blijkt dat de communicatie naar alle medewerkers beter kon. Aanbeveling 5 aan het college Borg in al de interne communicatieprocessen, dat te allen tijde alle medewerkers adequaat ingelicht worden en dat zij bij vragen weten bij wie zij terecht kunnen.

De effecten van het Coronasteunfonds in de gemeente Steenbergen Rekenkamercommissie gemeente Steenbergen_eindrapport 230519

Pagina 18 van 32

Bijlagen

De effecten van het Coronasteunfonds in de gemeente Steenbergen Rekenkamercommissie gemeente Steenbergen_eindrapport 230519

Pagina 19 van 32

Bijlage 1. Verantwoording van het onderzoek Het onderzoek is uitgevoerd aan de hand van een document- en dossierstudie, interviews en wederhoor. Document- en dossierstudie Om een goed beeld te kunnen vormen over de wijze waarop de gemeente Steenbergen invulling geeft aan het Coronasteunfonds binnen de organisatie en in samenwerking met partners, heeft de RKC een uitgebreide set met documenten ontvangen en bestudeerd. Daarbij is tijdens de dossierstudie specifiek gekeken naar:  De relatie tussen het voorgenomen beleid en de beoogde wijze waarop het beleid uitvoering dient te krijgen of heeft gekregen in de praktijk;  De wijze waarop aandacht wordt besteed aan communicatie met medewerkers van de gemeente Steenbergen en externe organisaties.  De wijze waarop de gemeenteraad is geïnformeerd over de uitvoering en stand van zaken van het Coronasteunfonds. Hieronder volgt een totaaloverzicht van documenten over het Coronasteunfonds die zijn geraadpleegd voor het onderzoek: 

      

Aanpak effecten Coronacrisis gemeente Steenbergen (BM2002819); https://raad.gemeentesteenbergen.nl/Vergaderingen/Besluitvormende-Vergadering/2020/09-juli/16:00/Aanpak-effecten-coronavirus-BM2002819.pdf Thema Coronacrisis website gemeente Steenbergen; https://raad.gemeente-steenbergen.nl/themas/Coronacrisis CORONACRISIS, gemeente Steenbergen: 2 maart t/m mei 2020, Bestuurlijke aanpak. Set met relevante documenten, over het Coronasteunfonds, digitaal ontvangen vanuit de ambtelijke organisatie. https://opendata.cbs.nl/statline/#/CBS/nl/ Gemeente Steenbergen, jaarstukken 2020 en 2021. Gemeente Steenbergen, tussenrapportage 2021. Vitale Kernen, vitale gemeente. Perspectiefnota 2022-2025.

Interviews In het kader van het onderzoek zijn interne interviews/gesprekken met ambtenaren en bestuurders afgenomen en extern met bedrijven, verenigingen en brancheorganisaties. Interviewmethode De interviewmethode die is toegepast is semigestructureerd. Hierbij zijn in eerste instantie zoveel als mogelijk dezelfde onderzoeksvragen gesteld en is vervolgens overgegaan - afhankelijk van rol en positie van de geïnterviewde(n) - tot het stellen van open vragen. Het stellen van dezelfde vragen in de afgenomen interviews en de daarvan afgeleide gestelde enquêtevragen, dragen op een positieve manier bij aan de betrouwbaarheid en validiteit van het onderzoek. Tweeledig doel 1. Verzamelen van informatie over de stand van zaken m.b.t. het Coronasteunfonds van de Gemeente Steenbergen 2. Evalueren ervan, dus wat gaat goed en wat kan beter?

De effecten van het Coronasteunfonds in de gemeente Steenbergen Rekenkamercommissie gemeente Steenbergen_eindrapport 230519

Pagina 20 van 32

Structuur De interviews met zowel ambtenaren en bestuurders van de gemeente Steenbergen als externen zijn uitgevoerd aan de hand van een gespreksleidraad, gebaseerd op een vooraf opgesteld normenkader. In overleg met de geïnterviewden is bepaald welke onderwerpen relevant waren om te bespreken gezien hun functie en of rol in de organisatie. Tijdspanne De interviews vonden plaats in de periode: mei – november 2022. Van alle interviews zijn schriftelijke verslagen opgesteld die voor wederhoor en ter accordering aan de geïnterviewden zijn voorgelegd. Geïnterviewden Intern zijn bij de volgende betrokkenen interviews afgenomen en/of gesprekken gevoerd:  Ambtelijke vertegenwoordigers, gemeente Steenbergen: o Beleidsadviseurs/medewerkers uit verschillende beleidsvelden o Management o Burgemeester  Verantwoordelijke portefeuillehouders beleidsvelden Extern zijn de volgende betrokkenen geïnterviewd:  Vertegenwoordigers van verschillende maatschappelijke organisaties, commerciële organisatie, instellingen en verenigingen. Wederhoor Zoals gebruikelijk bij elk onderzoek van de RKC, is ook dit onderzoek afgesloten met het wederhoortraject. Alle beleidsadviseurs, medewerkers van de ambtelijke organisatie en bestuurders is gevraagd om hun interviewverslag te controleren. Vervolgens is het conceptonderzoeksrapport voorgelegd voor ambtelijke wederhoor.

Daarna is het definitieve rapport inclusief conclusies en aanbevelingen voorgelegd aan het college van burgemeester en wethouders en heeft haar bestuurlijke reactie gegeven.

De effecten van het Coronasteunfonds in de gemeente Steenbergen Rekenkamercommissie gemeente Steenbergen_eindrapport 230519

Pagina 21 van 32

Bijlage 2. Ambtelijke reactie

De effecten van het Coronasteunfonds in de gemeente Steenbergen Rekenkamercommissie gemeente Steenbergen_eindrapport 230519

Pagina 22 van 32

De effecten van het Coronasteunfonds in de gemeente Steenbergen Rekenkamercommissie gemeente Steenbergen_eindrapport 230519

Pagina 23 van 32

De effecten van het Coronasteunfonds in de gemeente Steenbergen Rekenkamercommissie gemeente Steenbergen_eindrapport 230519

Pagina 24 van 32

Bijlage 3. Reactie Rekenkamercommissie Ambtelijke reactie Samenvatting pagina 3 U stelt hierin dat er tot op heden geen evaluatie heeft plaatsgevonden. Dat is niet correct. Er heeft inmiddels een evaluatie plaatsgevonden van het ambtelijk coronateam (ACT). Wij hebben begrepen dat u deze evaluatie inmiddels heeft ontvangen. In deze evaluatie wordt ook aangegeven dat de raadsleden tussentijds uitgebreid zijn geïnformeerd door de burgemeester over de aanpak in de eerste maanden (Coronacrisis Gemeente Steenbergen 2 maart tot en met 28 mei 2020). Ook deze informatie is bij u bekend. Hoewel er bij dat laatste document formeel geen sprake is van een evaluatie, is de raad hiermee wel uitgebreid geïnformeerd over wat er in de beginperiode gebeurd is. Verder is er periodiek gerapporteerd in de planning en control documenten. Niet alleen financieel maar ook beleidsmatig. In de jaarstukken is zowel voor 2020 als 2021 zelfs een afzonderlijke coronaparagraaf opgenomen waarin tussentijds uitgebreid is ingegaan op de ontwikkelingen en behaalde resultaten, zowel financieel als beleidsmatig. Inleiding, pagina 5, 2e alinea Hierin geeft u in de laatste zin aan: “bij dit besluit is onder meer aangegeven om tussentijds te controleren of de middelen het effect bereiken dat men voor ogen heeft”. Mijn vraag is waaruit u deze informatie heeft herleid.

Er is inderdaad een afspraak gemaakt over de financiële voortgang (de tweemaandelijkse rapportages), maar niet expliciet over de voortgang op de effecten. Wellicht kunt u dit verduidelijken met een bronvermelding. Inleiding pagina 6, blokje met gearceerde tekst. De laatste zin is kennelijk nog niet compleet. Stand van zaken Coronasteunfonds, pagina 8 4e alinea Hierin schetst u het doel van het fonds. In de periodieke rapportages die in de organisatie werden gehanteerd wordt steeds gerefereerd naar de volgende doelen:  het bieden van een vangnet voor onze inwoners en zelfstandig ondernemers die in de knel dreigen te komen;  het bieden van een vangnet op het moment dat onze maatschappelijke instellingen het hoofd niet meer boven water kunnen houden en dreigen om te vallen;  het geven van steun aan onze ondernemers op het moment dat zij in ernstige liquiditeitsproblemen komen en steunmaatregelen van de Rijksoverheid en banken geen oplossing bieden;  het zorgdragen voor voldoende dekking van de additionele inzet in de organisatie voor de bedrijfsvoering en de daarbij behorende aanvullende dienstverlening binnen de gemeente Steenbergen. Wellicht kunt u ook hier de bron vermelden waar de door u gehanteerde doelstellingen zijn opgenomen.

Stand van zaken Coronasteunfonds, pagina 9, 1e alinea U geeft aan dat is afgesproken dat in de planning en control producten een extra toelichting wordt gegeven bij elke besteding boven de € 250.000. Dat is deels correct. Uiteraard werd er gerapporteerd in de planning en control documenten; de afspraak die er lag was dat bij iedere keer bij het bereiken van een besteding van € 250.000 een afzonderlijke rapportage zou volgen naar de raad. Hieraan is ook invulling gegeven.

Reactie Rekenkamercommissie De Rekenkamercommissie heeft kennisgenomen van de informatie uit de evaluatie. De Rekenkamercommissie constateert dat de evaluatie betrekking heeft gehad op het (functioneren) van het ambtelijk coronateam (ACT). Verder heeft de Rekenkamercommissie inderdaad geconstateerd dat de gemeenteraad is geïnformeerd door de burgemeester over de aanpak in de eerste maanden. Wij zien dit als een verantwoording van de aanpak en het proces. Conclusie is dat de constatering van de Rekenkamercommissie met betrekking tot de evaluatie in de samenvatting op pagina 3 betrekking heeft op een evaluatie bij subsidieaanvragers en -ontvangers welke betrokken zijn en gebruik hebben gemaakt van het Coronasteunfonds.

Deze informatie is herleid uit het rapport Verantwoording van aanpak effecten Coronavirus onder risico’s en monitoring, pagina 8. Deze bron is ook genoemd in Bijlage 1 van het rapport.

De Rekenkamercommissie heeft geconstateerd dat er op pagina 6 geen blokje aanwezig is met gearceerde tekst. Deze informatie is herleid uit het rapport Verantwoording van aanpak effecten Coronavirus onder risico’s en monitoring. Deze bron is ook genoemd in Bijlage 1 van het rapport. De Rekenkamercommissie heeft besloten om de bron expliciet te vermelden door middel van een voetnoot.

De Rekenkamercommissie constateert hier een verschil van interpretatie. Maar uiteindelijk bedoelen we hetzelfde. Daarom is de tekst hierop aangepast.

De effecten van het Coronasteunfonds in de gemeente Steenbergen Rekenkamercommissie gemeente Steenbergen_eindrapport 230519

Pagina 25 van 32

Stand van zaken Coronasteunfonds, pagina 10, beantwoording deelvraag 2 Hier verwijs ik eveneens naar de evaluatie van het ACT. In deze evaluatie wordt ook aandacht besteed aan de interne communicatie naar medewerkers. Ik ga er van uit dat u deze aanvullende informatie ook betrekt bij het opstellen van het rapport. Resultaten afgenomen interviews, pagina 12, 1e alinea In de laatste zin geeft u aan: “verder heeft de gemeente Steenbergen diverse keren initiatieven strikter beoordeeld dan buurgemeenten, waar volgens enkele geïnterviewden met regelmaat meer mogelijk was. Mijn vraag is: heeft u deze informatie gestaafd met feitenonderzoek bij andere gemeenten of is dat een beeld van de geïnterviewden? Resultaten afgenomen interviews, pagina 12, laatste alinea U spreekt hierin van vrijstelling van gemeentelijke tarieven, maar dat moet zijn gemeentelijke leges. Onderzoeksvragen c.a. pagina 15, beantwoording deelvraag 2, doelgroepen…. Aangegeven wordt dat de doelgroep medewerkers niet in alle gevallen vroegtijdig zijn meegenomen. Om een volledig beeld te krijgen verwijs ik naar de eerdergenoemde evaluatie ACT. Onderzoeksvragen c.a. pagina 16, beantwoording deelvraag 5, Er is een proces en/of er zijn overzichten/documenten beschikbaar, waarin op een heldere wijze is aangegeven op welke manier gecontroleerd wordt en verantwoording wordt afgelegd vanuit rechtmatigheid en verantwoording.