Bijlage Jaarrekening 2023 WBA 2413264.pdf
Tekst van het document
eg
1
1 maart 2024
Voorwoord Jaarverslag Jaarrekening Vaststellingsbesluit
2
B. Steffen, 1977 Dinteloord, tijdens bietencampagne goed voor 450.000 ton suiker.
3
Met genoegen presenteren we het jaarverslag 2023 van het
Een belangrijke wijziging is de nieuwe inspectievorm die we
West-Brabants Archief. Dit verslag geeft een overzicht van alle
hebben ontwikkeld en toegepast. Door meer het gesprek aan te
activiteiten, prestaties en mijlpalen van het afgelopen jaar.
gaan met onze deelnemers hebben we beter inzicht en de stand
In het afgelopen jaar hebben wij ons ingezet voor het behoud,
hebben in 2023 samengewerkt met onze gemeenten en
beheer en de digitale ontsluiting van archieven en collecties. ‘Het verleden snel gevonden’ is ons leidend principe waar we dagelijks aan werken. Veel deelnemers zijn actief bezig geweest met het aansluiten op het e-depot. Voorbereidingen zijn getroffen om digitale archieven over te brengen en er zijn door de deelnemers scanprojecten aanbesteed om archieven te digitaliseren; alles om de digitale toegankelijkheid van overheidsarchieven te verbeteren. In 2023 is een stap gezet in het project om tot een nieuw webportaal te komen. De kick-off met leveranciers heeft plaatsgevonden. We hebben hoge verwachtingen van dit project om de archieven en collecties beter te ontsluiten in 2024. Het goed kunnen ontsluiten is afhankelijk van de toegekende metadata. In 2023 hebben we ervaren dat dit nog extra inzet vraagt van het WBA bij digitale overbrengingstrajecten.
4
van zaken van de informatiehuishouding bij de gemeenten. We verbonden partijen, maar ook geïnvesteerd in het netwerk. Samen met collega archiefinstellingen, heemkundekringen en andere erfgoedinstellingen zijn we gestart met de opgave erfgoed. Samen gaan we een de rijke verhalen van West-Brabant delen! Qua financiën sloot het jaar 2023 af met een positief saldo van € 234.381. In dit jaarverslag over 2023 hebben wij een bondige verslaglegging op hoofdlijnen willen realiseren. West-Brabants Archief, Het Dagelijks Bestuur
De gemeenschappelijke regeling “West-Brabants Archief” (WBA) is per 1 juli 2016 ingesteld en is een voortzetting, in de zin van een uitbreiding met nieuwe deelnemers, van de gemeenschappelijke regeling Regionaal Archief West-Brabant (RAWB). Aan de gemeenschappelijke regeling nemen negen gemeenten deel. Het werkgebied heeft in totaal ca. 362.000 inwoners.
Voorzitter dhr. A.J. Moerkerke, vertegenwoordiger van Moerdijk
Als bestuursorganen treden op: het algemeen bestuur het dagelijks bestuur de voorzitter
DB leden - dhr. J. Pals, vertegenwoordiger van Bergen op Zoom - mw. E. van der Star, vertegenwoordiger van Roosendaal
Meer informatie: www.westbrabantsarchief.nl info@westbrabantsarchief.nl Volg ons op: linkedin.com/company/west-brabants-archief West-Brabants Archief @wbarchief
Overige (AB) leden - dhr. G. de Weert, vertegenwoordiger van Etten-Leur - dhr. J.M.A. van Agtmaal, vertegenwoordiger van Woensdrecht - mw. S.S.J. Malfait, vertegenwoordiger van Halderberge - mw. E. Prent, vertegenwoordiger van Steenbergen - mw. S. Breedveld, vertegenwoordiger van Rucphen - dhr. J.M.J. van Steen, vertegenwoordiger van Zundert
@west-brabantsarchief7985 Secretaris de heer M.H.M. Korving, directeur WBA
5
Beheer van de archiefbewaarplaats Zowel in de archiefverordeningen van de aangesloten gemeenten als in de dienstverleningsovereenkomsten van de verbonden gemeenschappelijke regelingen is bepaald dat jaarlijks een verslag wordt gemaakt van het beheer van de archiefbewaarplaats. Behalve een bewaarplaats voor analoge archiefstukken heeft het WBA ook een e-depot voor de duurzame opslag van digitaal gevormde of vervangen informatieobjecten. Dit verslag gaat over beide bewaarplaatsen.
Archiefbeheer Het archiefbeheer betreft vooral materiële en toegankelijke staat van de archieven, de aanwinsten en verliezen en het gebruik van de archieven door overheden en derden. Er zijn achterstanden in de toegankelijkheid van de archieven. Enkele grotere archieven krijgen sinds de start van het WBA op dit punt consequent en intensief aandacht, maar er is ook een substantieel aantal kleine die onvoldoende ontsloten zijn en daardoor niet goed te gebruiken. Naast het wegwerken van de in kaart gebrachte werkvoorraad, gaat de komende jaren veel werk zitten in het controleren en up-to-date brengen van in het verleden gemaakte
6
toegangen, in het verwerken van aanvullingen (zodat er geen nieuwe achterstanden ontstaan) en in het converteren van analoge toegangen naar digitale versies. Behalve ontsluiting en beschrijving maakt ook materiële verzorging deel uit van de beheertaak. In 2023 ondergingen alle aanwinsten een behandeling met gammastraling. Dit is bedoeld om actieve schimmels en ongedierte in de analoge bestanden te doden. Om de materiële staat van documenten verder te optimaliseren, werden geselecteerde documenten door een gespecialiseerd restauratieatelier behandeld en hersteld. En verder was er net als in eerdere jaren veel aandacht voor een juiste conserverende verpakking van archiefstukken, met name in het archiefdepot in Oudenbosch. Daardoor wordt de duurzaamheid versterkt.
Toegankelijkheid In 2023 is in totaal 260 m1 papieren archief geïnventariseerd en daarmee toegankelijk gemaakt. Dat betreft niet alleen nieuw verworven archief, maar ook achterstanden, aanvullingen of noodzakelijke bewerkingen. Daarbij zijn bijna 14.000 inventarisnummers toegankelijk gemaakt. Het indiceren van 62 banden met Bevolkingsregisters leverde ruim 70.000 persoonsnamen op.
Archieven die verworven worden door het WBA kunnen afkomstig zijn
beheerd in het e-depot, waarvoor de hard- en software en de services
van de aangesloten overheden of van particulieren. Ze kunnen in
van Preservica worden gebruikt. Onder digitale archieven verstaan we
analoge of in digitale vorm binnenkomen.
informatieobjecten die digitaal zijn gevormd of gedigitaliseerde analoge
De aangesloten overheden zijn volgens de Archiefwet verplicht de archieven uiterlijk twintig jaar na afsluiting over te dragen aan een archiefbewaarplaats, in dit geval het WBA. De formele term hiervoor is overbrenging. Archieven van particulieren worden op vrijwillige basis overgedragen aan het WBA. Deze vorm van verwerven wordt acquisitie genoemd. Particuliere archieven zijn overigens niet alleen de archieven van personen, maar ook – en vooral – archieven van bedrijven en andere organisaties, zoals stichtingen, verenigingen, kerkgenootschappen enz. Analoge (meestal papieren) archieven worden beheerd in het archiefdepot onder het Wilhelminaplein in Bergen op Zoom of in het archiefdepot van het voormalige Regionaal Archief West-Brabant (RAWB, een voorganger van het WBA) in Oudenbosch. Digitale archieven worden
documenten waarvoor een vervangingsbesluit is genomen. Bij vervanging treden die scans in de plaats van de analoge documenten en dossiers en worden de analoge originelen, na intensieve controle, vernietigd.
Overbrenging In 2023 is 124,5 m1 analoog overheidsarchief overgebracht, waaronder vier archieven van de Vertrouwenscommissie voor de benoeming van de burgemeester, uit verschillende gemeenten. In 2023 vond één definitieve opname van overheidsarchief in het e-depot plaats. Wel liepen er acht andere overbrengingstrajecten, deels gestart in 2023 en deels daarvoor gestart, maar nog niet afgerond. De acht trajecten zullen uiteindelijk tien archieven laten opnemen in het e-depot. Een voorzichtige prognose geeft aan dat alle trajecten in 2024 afgerond worden.
Collectiecode
Naam archief
wba - 0019
Archief van de vertrouwenscommissie benoeming burgemeester Mulder te Bergen op Zoom, 2023
wba - 6002
Archief van de vertrouwenscommissie herbenoemingsprocedure burgemeester M. van der Meer Mohr te Rucphen, 2022
wba - 8015
Archief van de vertrouwenscommissie (her)benoeming burgemeester H.J.H.M. Marijnen te Roosendaal, 1989-2008
wba - 8016
Archief van de vertrouwenscommissie benoemingsprocedure burgemeester J.M. van Midden te Roosendaal, 2019
wba - 8010
Archief van de gemeente Roosendaal, 2006-2015
wba - 8011
Archief van de gemeente Roosendaal, 2016-2019
7
De gemiddelde doorlooptijd van een opname van een archief in het e-
5.
depot is over het algemeen langer dan van tevoren verwacht. Dat heeft
Gulden Cruys over de periode 1833-1854, 1 deel (verkregen via de
voor een deel te maken met de vervangingstrajecten (het kwalitatief hoogwaardig digitaliseren van papieren archiefmateriaal) die aan de
Notulenboek van de voormalige Kruislandse meestoof Het gemeente Steenbergen)
6.
overbrenging voorafgaan. De belangrijkste reden is echter de
Diverse stukken Anny Piscaer (aanvullingen op al aanwezige archieven)
onbekendheid bij de leveranciers van de applicaties van gemeenten
7.
Aanvulling archief Sint Bavo Gilde Rijsbergen
waaruit de informatie geëxporteerd moet worden. De informatieadviseur
8.
Bedrijfsarchief bakkerij B.P. Buijs Oudenbosch
en de functioneel beheerders van het WBA zijn bovenmatig veel tijd kwijt
9.
Notulenboek van de Stichting voor Gereformeerde Sociale Arbeid
aan het steeds weer opnieuw instrueren van leveranciers en toetsen van de resultaten. De doorlooptijd van de overbrenging van een archief kan
in West-Brabant, 1953 10. Aantekeningen en correspondentie uit het privé archief van Dr.
daardoor uitlopen met meerdere maanden. Het is de bedoeling dat deze
Emil G.H. Härtel, oud-voorzitter van de Geschiedkundige Kring van
begeleiding van leveranciers bij de gemeente ligt.
Bergen op Zoom. De acquisities hebben in een aantal gevallen geleid tot meer aandacht
Acquisitie
voor het WBA in de media.
Met het aantreden van de nieuwe relatiebeheerder heeft acquisitie een
Beeld & Geluid
duwtje in de rug gekregen. Dat heeft geleid tot het verwerven van tien
Een apart onderdeel van particuliere acquisitie is de audiovisuele
particuliere archieven: 1.
Archief CDA Roosendaal 1977-2005
2.
Notulenboeken (2x) Sint Franciscus Liefdewerk
3.
Tweetal kaarten van de cartograaf J.B. Adan; Nieuw Beijmoerpolder (1797) en Theodoruspolder (1798) De kaarten zijn voor onze collectie aangekocht door de Mastboom-Brosens Stichting en vervolgens geschonken aan het WBA
4.
Archief oud-leerlingenvereniging van het Juvenaat Heilig Hart in Bergen op Zoom (SCJ)
8
collectie. In 2023 zijn 39 foto- en filmcollecties verworven, variërend in grootte van 1 foto op fotopapier tot dozen vol dvd’s met fotomateriaal. Ondertussen loopt ook het vrijwilligersproject door voor het beschrijven van de negatieven van de oud-persfotografen Ben Steffen en Thom van Amsterdam. In 2023 zijn gezamenlijk een kleine 10 duizend bestanden verwerkt. In totaal waren eind 2023 een kleine 250 duizend audiovisuele bestanden beschikbaar bij het WBA, waarvan er ruim 140 duizend via de website te benaderen zijn. Het verschil betreft audiovisuele bestanden waar auteursrechtelijke beperkingen op rusten.
Website
Bouw Dossier Applicatie
Op de huidige website zijn steeds meer digitale archiefstukken
Verder moet in dit verband ook de Bouw Dossier Applicatie (BDA)
rechtstreeks gekoppeld aan de toegang. De nieuwe website beoogt
worden genoemd. Dit is het klantenportaal voor het zoeken naar
vooral optimalisering van het zoeken en vinden van historische
gedigitaliseerde bouwdossiers van Bergen op Zoom, Halderberge,
informatie. Het WBA wil daarbij enerzijds koppelen met en linken naar
Moerdijk, Rucphen en Woensdrecht. Etten-Leur, Roosendaal,
relevante informatie die door andere instellingen wordt aangeboden
Steenbergen en Zundert verleenden in 2023 inzicht via een eigen
en anderzijds het omgekeerde regelen; informatie van het WBA kan
systeem. Zundert is momenteel bezig om de bouwvergunningen naar
gekoppeld en gelinkt worden met andere aanbieders van (historische)
het WBA over te brengen, waarna zo ook toegankelijk zullen zijn via het
informatie. Uiteindelijk moet de gebruiker zodanig digitaal worden
BDA.
gefaciliteerd dat het overeenkomt met het leidend principe van het WBA: Het verleden snel gevonden.
Het portaal wordt niet alleen door particulieren gebruikt, maar ook door zakelijk belanghebbenden (zoals makelaars, architecten,
De eerste signalen zijn positief: het aantal bezoeken aan de website is in
bouwbedrijven) en gemeenten. In 2023 werden geen grote bestanden
vergelijking tot 2022 verviervoudigd.
met bouwvergunningen toegevoegd aan het BDA. Burgers en zakelijke
Scanning on Demand Een tweede belangrijke digitale dienst die het WBA aanbiedt, is Scanning on Demand (SoD). Tot nu toe was dit gericht op particuliere scanaanvragen en werd SoD door een externe leverancier uitgevoerd. In overleg met en op verzoek van de WBA-gemeenten wordt SoD voortaan ook aangeboden aan alle overheden. Om die service te kunnen leveren, heeft het WBA de scanning vanaf eind 2022 in eigen beheer genomen en daarvoor een eigen scanstraat ingericht. Opgevraagde dossiers en documenten kunnen met SoD veel sneller en efficiënter worden geleverd. Zelf doen houdt ook de kosten onder controle. In 2023 zijn in totaal 1780 dossiers gedigitaliseerd door SoD. Daarvan zijn er 108 door de gemeenten besteld. De 108 dossiers leverden tezamen bijna 15.000 scans op. 9
belanghebbenden hebben in 2023 ruim 10.000 dossiers aangevraagd.
E-depot Het e-depot was in 2023 alleen voor ambtenaren van onze gemeenten toegankelijk. Reden is dat de leverancier van huidige website van het WBA niet in staat is gebleken om het e-depot benaderbaar te maken via de website. De leverancier is ook niet voornemens om dit te ontwikkelen of anderszins op te lossen. Bij de ontwikkeling van de nieuwe website wordt de integratie van de afzonderlijke zoek-envindsystemen van de publiekskant van het WBA meegenomen (website, BDA, e-depot).
Relatiebeheer In 2023 is met het aantreden van een nieuwe relatiebeheerder werk gemaakt van het verder professionaliseren van het relatiebeheer.
Daarbij is niet alleen gekeken naar de online presentatie van het WBA,
focus werden, en worden, zijn zoenen over de hele
maar ook naar de organisaties in de regio.
wereld verkocht. De uitzending was op dinsdag 26
Sociale media Het WBA is actief op vier sociale media kanalen, te weten LinkedIn, Facebook, Instagram en YouTube. Het account op X (voorheen Twitter) is gedeactiveerd.
september 2023 om 17:00 en is terug te zien via https://www.omroepbrabant.nl/tv/programma/ 9900119/Brabantse-Merken/aflevering/4327661/ Brabantse-Merken
Link naar uitzending Brabantse Merken
LinkedIn wordt gebruikt voor de beeldvorming rond het WBA als
Verder heeft het WBA een rol gespeeld in een uitzending van Verborgen
organisatie en het plaatsen van vacatures. Het WBA-account op
Verleden waarin Raven van Dorst op zoek ging naar
LinkedIn kende een groei van ruim 30% in volgers. Facebook en
haar voorouders en onder andere in het mooie Wouw
Instagram zijn bedoeld voor het delen van activiteiten en het onder de
terecht komt. De uitzending is opgenomen in 2023,
aandacht brengen van de collectie. Daarbij hebben berichten van het
uitgezonden op zaterdag 13 januari 2024 om 20.35u
WBA op Facebook veruit het meeste bereik. YouTube wordt voor beide
op NPO 2 en terug te zien via
doelen gebruikt en is vooral een platform om eigen producties te
https://npo.nl/start/serie/verborgen-
delen.
verleden/seizoen-17/raven-van-dorst_2
Media-optredens
Heemkundige kringen
De acquisitie van de het bedrijfsarchief bakkerij B.P. Buijs Oudenbosch
In 2023 is contact geweest met een substantieel deel van de
heeft geleid tot een uitzending in de serie Brabantse Merken van
heemkundige kringen in de regio. Doel was om de relatie te versterken
Omroep Brabant. Bakker Buijs stond bekend als luxe bakker die met zijn
in het kader van de uitbouw van de erfgoedtaak van het WBA en
bakkerij op de Markt 37 in Oudenbosch tactisch was gevestigd
daarnaast om te inventariseren op welke terreinen er (meer)
tegenover het meisjesinternaat. Daar maakte en verkocht hij op een
samengewerkt kan worden.
gegeven moment ook zijn versie van de chocozoen. Door een duidelijke
10
Link naar uitzending Verborgen Verleden
In 2022 heeft het Algemeen Bestuur de visie van het WBA vastgesteld. Hierin zijn vier opgaven gedefinieerd, waaronder de opgave “Erfgoed”.
Voor de opgave Erfgoed zijn vier strategische doelen vastgesteld: 1.
Alhoewel de Gemeenschappelijke Regeling al de mogelijkheid kende om “erfgoed” tot het takenpakket van het WBA te rekenen, was vóór de
vertellen. 2.
nieuwe visie de aandacht vooral gericht op de directe relatie met de deelnemers van de Gemeenschappelijke Regeling en op de
Zichtbaarheid van de eigen collecties vergroten, online en op locatie in de regio.
3.
dienstverlening aan het publiek. De Erfgoed-opgave is in de visie als volgt gedefinieerd: “We maken de
Het verhaal van West-Brabant zichtbaar maken en laten
Actief deelnemen aan een effectief functionerend erfgoed netwerk in de regio.
4.
Blinde vlekken in de collecties worden herkend en ingevuld.
geschiedenis van West-Brabant toegankelijk en zichtbaar. We verbinden
In 2023 zijn de eerste stappen gezet naar een Erfgoedbeleid voor het
erfgoedspelers in de regio. Dat doen we graag samen met historische,
WBA. Op 25 mei 2023 heeft het WBA een erfgoedbijeenkomst
educatieve en creatieve organisaties. West-Brabants erfgoed krijgt een
georganiseerd waarvoor lokale erfgoedpartners waren uitgenodigd.
plek op onze website en activiteiten zetten we online in de kijker. Voor een
Tijdens de bijeenkomst is men aan de slag gegaan met verhalen die
representatiever beeld van ons verleden, verrijken we doelgericht onze
typisch West-Brabants zijn. Hieruit zijn de volgende hoofdthema’s
collecties.”.
ontstaan: 1.
Ons Dorp, Onze Stad
2.
Zand & Klei
3.
Werkend West-Brabant
4.
Grenzeloos West-Brabant
Deze thema’s zullen leidend zijn bij de nog te ontwikkelen erfgoedwebsite. Elk hoofdthema bevat tientallen verhalen die in de komende jaren verder worden uitgewerkt op basis van actualiteit, aanwezige collecties en binnenkomende verhalen van bezoekers van de erfgoedwebsite. De ontwikkeling van de erfgoedwebsite is gelieerd aan van de ontwikkeling van de algemene nieuwe website van het WBA. Visie, strategie en thema’s zijn als erfgoedplan verbeeld in een filmpje: http://tinyurl.com/ErfgoedplanWBA Roosendaal 1925, Vier jongemannen drinken een borrel, A.M. Bruglemans
11
Link naar Erfgoedplan
Toezicht Op grond van de Archiefwet en de gemeentelijke archiefverordening voert de archivaris van het WBA in de hoedanigheid van gemeentearchivaris tweejaarlijks een inspectie uit naar de staat van het informatie- en archiefbeheer bij de gemeentelijke organen. Daarbij toetst hij niet alleen de uitvoering van de Archiefwet, maar ook aspecten van andere relevante wet- en regelgeving, voor zover ze betrekking hebben op de informatievoorziening van de overheid. Een archiefinspectie richt zich, naast het toetsen op rechtmatigheid, op
deelnemende gemeenten en vijf Gemeenschappelijke Regelingen hebben het voortgangsverslag nog laten aansluiten op de KPImethode. Vijf gemeenten hebben een volledige inspectie ondergaan op basis van de nieuw methode. Gemeenten en Gemeenschappelijke Regelingen worden hierna aangeduid als zorgdrager. De belangrijkste constateringen die tijdens de inspectiegesprekken naar voren kwamen waren: 1.
Het in 2022 regionaal ontwikkelde kwaliteitsmodel wordt niet of nauwelijks gebruikt. Slechts één zorgdrager is in 2023 actief bezig
het geven van aanvullende zekerheid over de staat van de
geweest met het implementeren van een kwaliteitssysteem voor
informatiehuishouding. Dat betekent dat er gekeken wordt naar niveau
de informatiehuishouding. Het hebben van een kwaliteitssysteem
en werking van de drie archivistische functies van informatie: de
op het gebied van de informatiehuishouding is een nuttig stuk
verantwoordingsfunctie, de geheugenfunctie en de cultuurhistorische functie.
gereedschap voor het bepalen van het ambitieniveau en het
Naast de inspectie beoordeelt de archivaris de vernietigingslijsten en
archiefwettelijke verplichting.
de handboeken voor vervanging van archiefbescheiden, die de basis
prioriteren van menskracht, middelen en tijd. Daarbij is het een 2.
In het vorig jaarverslag werd gemeld dat het merendeel van de zorgdragers kwantitatief dan wel kwalitatief onvoldoende
vormen voor een Vervangingsbesluit van het College van B&W of een Dagelijks Bestuur.
deskundig archiefbeherend personeel in huis heeft. Alle
Inspecties
situatie, maar niet allemaal even succesvol. Met name het tekort
Eind 2022 heeft het WBA op verzoek van de deelnemende gemeenten een nieuwe toezichtsmethodiek ontwikkeld. De methodiek gaat niet
zorgdragers hebben werk gemaakt van het verbeteren van de aan vakpersoneel op de arbeidsmarkt zorgt voor problemen. 3.
De functionaliteiten die nodig zijn om zowel metadata als
meer uit van de Archief-KPI's, maar van de implementatie van
bestanden op correcte wijze uit applicaties over te zetten naar
hoofdstuk zes van de Wet Open Overheid (WOO). Kort gezegd verlangt
het e-depot, laat te wensen over. De situatie is niet verbeterd
de WOO dat overheden zich aan de Archiefwet houden. De VNG heeft
sinds voorgaande jaren. Voor overbrenging naar het e-depot is
voor gemeenten een implementatie-stappenplan van de WOO-eisen
de gemeente gebaat bij een exportfunctie voor de eigen
voor informatiebeheer opgesteld. Dit plan is de basis voor de
bestanden en metadata, die men op gewenste momenten zelf
toezichtsmethode van het WBA. De tweejarige rapportagecyclus
kan samenstellen en uitvoeren. Nog maar weinig DMS- of
betekent dat er een overgangstermijn is: vier van de negen
zaaksystemen - laat staan applicaties ten behoeve van het
12
primaire proces - kennen een goed werkende en complete
zorgdrager wordt gehouden. Mocht de rapportage van het volgende
exportfunctie. In de praktijk blijkt dit te betekenen dat
jaar niet tot het oordeel ‘voldoet’ leiden, dan zal de zorgdrager onder
leveranciers bij iedere organisatie steeds opnieuw (hetzelfde)
actief toezicht geplaatst worden. In overeenstemming met het
maatwerk leveren. Het WBA gaat vaak namens of samen met
interventieproces van IBT betekent dit dat er concrete afspraken
zorgdragers in gesprek met leveranciers om de procedures te
gemaakt worden om ervoor te zorgen dat IBT de zorgdrager het jaar
verbeteren.
erop wel als ‘voldoet’ kan beoordelen. Verder krijgt de gemeente de kleur ‘oranje’ op de kaart van Noord-Brabant: Brabant.nl/IBT.
Oordeel Interbestuurlijk Toezicht Elf van de veertien zorgdragers kregen de beoordeling “voldoet” van de externe toezichthouder. Drie zorgdragers (alle drie gemeenten) kregen de beoordeling “voldoet gedeeltelijk”. De externe toezichthouder is het Interbestuurlijk Toezicht van de provincie Noord-Brabant (hierna: IBT). IBT kijk in eerste instantie naar de volgende punten: 1.
het tijdig inleveren van het rapport van de toezichthouder (WBA) en het verbeterplan van de zorgdrager bij het Interbestuurlijk Toezicht van de provincie;
2.
het voldoen van het verbeterplan aan de vormvoorwaarden van het Interbestuurlijk Toezicht;
3.
het tijdig inleveren van het oordeel en het verbeterplan bij de Gemeenteraad.
4.
Het tijdig en in correcte vorm inleveren van een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van (te bewaren) archiefbescheiden conform artikel 18 van de landelijke Archiefregeling (een extra aandachtspunt van de toezichthouder in 2023).
Dit jaar heeft IBT voor het eerst een inhoudelijk oordeel gegeven, op basis van het inspectieverslag van het WBA. Het oordeel “voldoet” betekent dat er geen verdere acties vanuit IBT volgen. Het oordeel “voldoet gedeeltelijk” betekent dat in het eerste halfjaar van 2024 ten minste één ambtelijk voortgangsgesprek met de 13
Uitbreiding toezicht WBA Het toezicht heeft binnen het WBA een andere opzet gekregen. Niet alleen is er de eerder genoemde nieuwe toezichtsmethodiek, maar ook het aantal toezichtsuren is uitgebreid. De rol van de Archivaris van het WBA is meer gefocust op de toezichttaak. Daarnaast is een Adviseur Inspectie en Kwaliteit aangetrokken, die naast de inspectietaak het kwaliteitsmanagement binnen het WBA uitvoert.
Advies Het WBA adviseerde veelvuldig bij onderwerpen als selectie en vernietiging, vervanging, archiefbewerkingsprojecten, digitaliseringstrajecten, migratie- en conversietrajecten, metadatabeheer en archiefwet- en regelgeving. De vertegenwoordigers van gemeenten en gemeenschappelijke regelingen zijn in verschillende bijeenkomsten voorgelicht en naar hun standpunten gevraagd over de toepassing van de nieuwe inspectiemethodiek, aanpassingen in de aanleverprocedure voor het e-depot, de ondersteuning die het WBA kan bieden bij de implementatie van de WOO. Verder staat het WBA met raad en daad de gemeenten bij die een “voldoet gedeeltelijk” oordeel van het IBT ontvingen.
Nota Verbonden Partijen
1.
Voeg een extra paragraaf toe over de kwaliteit van het
Het WBA heeft een zienswijze ingediend op de nieuwe Nota Verbonden
informatiebeheer, vergelijkbaar met de richtlijnen voor privacy,
Partijen. In de Nota worden afspraken gemaakt over (actieve)
informatiebeveiliging en de WOO. Een tekstvoorstel is
informatieverstrekking, afstemming en aansturing. Daarbij wordt een basisniveau gegeven voor actieve informatievoorziening aan de
toegevoegd in de bijlage. 2.
Leg de uitgangspunten voor Informatiebeheer vast bij
gemeenteraden. Deze informatievoorziening is gebaseerd op het
uittreding uit, of opheffing van de verbonden partij, uitgaande
informatiebeheer bij de verbonden partij en speelt, naast
van onder andere artikel 40, lid 1 van de Archiefwet.
informatieverstrekking aan de Raad, ook een belangrijke rol bij het
3.
Leg de uitgangspunten vast voor de gevolgen van mandateren
uitvoeren van de taak van de verbonden partij. De informatie wordt
aan en delegeren naar een verbonden partij voor de status
eveneens gebruikt voor het afleggen van verantwoording op het
van overheidsinformatie, bij overbrenging naar een
gebied van financiën, recht- en doelmatigheid en bijvoorbeeld voor
archiefdienst en het bijbehorende regime van openbaarheid.
het beantwoorden van WOO-verzoeken. Om dit (beter) te borgen, wordt het advies van het WBA op de volgende punten overgenomen: Bergen op Zoom 1988, Concours hippique oranjeruiters, Thom van Amsterdam
14
Recapitulatie lasten en baten Het WBA heeft één programma, namelijk archiefbeheer. Samenvatting programma archiefbeheer: Totaal
Begroting voor wijziging 2023
Begroting na wijziging 2023
Rekening 2023
Totaal programma
-2.714.572
-3.249.319
-2.952.401
Bijdrage deelnemers
2.526.368
2.918.221
2.918.221
Overige opbrengsten
188.204
226.098
231.532
Opname reserves
0
105.000
37.030
Saldo te bestemmen resultaat
0
0
234.381
Toelichting saldo Het saldo van lasten en baten van het WBA bedroeg in 2023 €234.381. Dit kan grotendeels worden verklaard door personeelslasten die lager uitvielen dan begroot. Uitgebreidere toelichting hierop volgt in het overzicht van baten en lasten. Een deel van dit saldo wordt gebruikt om reserves en voorzieningen in of aan te vullen. Het resterende bedrag wordt conform de verdeelsleutel gerestitueerd aan de deelnemers.
15
Op 10 juli 2023 zijn de gewijzigde financiële verordeningen conform
BBV. Vanaf begrotingsjaar 2024 wordt deze weer opgenomen, conform
artikel 212 en 213 van de Gemeentewet door het algemeen bestuur
het besluit van het algemeen bestuur van 7 december 2022.
vastgesteld. De paragrafen waaraan in de begroting verplicht aandacht moet worden besteed zijn financiering en bedrijfsvoering. Vanaf de begroting 2016 is tevens aandacht besteed aan de paragraaf Weerstandsvermogen. Artikel 26 BBV schrijft voor dat in de jaarrekening en het jaarverslag dezelfde paragrafen opgenomen moeten worden die ook in de begroting opgenomen zijn. Daar wordt in dit jaarverslag aan voldaan. Het BBV schrijft daarnaast nog voor dat ook de paragrafen Verbonden Partijen, Grondbeleid en Lokale Heffingen hier dienen te worden opgenomen. Voor het WBA zijn deze echter niet relevant: het WBA is een verbonden partij, aan grondbeleid wordt niet gedaan en er worden geen lokale heffingen geheven. Vanaf dit verslagjaar moet er in de paragraaf Bedrijfsvoering ook aandacht worden besteed aan de rechtmatigheidsverantwoording. En tenslotte anticipeert het WBA in dit jaarverslag ook op de herijkte Nota Verbonden Partijen, waarin wordt voorgeschreven inzicht te geven in de mate waarin het WBA voldoet aan de AVG (privacy), BIO (informatiebeveiliging) en WOO (openbaarheid).
Weerstandsvermogen en risicobeheersing Het weerstandsvermogen bestaat uit de relatie tussen de weerstandscapaciteit, zijnde de middelen en mogelijkheden waarover het WBA beschikt om niet begrote kosten te dekken en alle risico’s waarvoor geen maatregelen zijn getroffen en die van materiële betekenis kunnen zijn, in relatie tot de financiële positie. Niet begrote uitgaven worden gedekt met de post “onvoorzien”. In 2020 is deze door bezuinigingen vervallen, wat in strijd is met de voorschriften van de 16
Het WBA heeft vanaf 2017 de beschikking over een algemene reserve om in te kunnen zetten ter dekking van tegenvallers. Ondanks dat dit in strijd was met spelregel 5 van de Nota Verbonden Partijen, waarin werd voorgeschreven dat de risico’s gedragen dienden te worden door de deelnemers en niet door het WBA zelf. Positieve jaarresultaten werden toegevoegd aan de algemene reserve omwille van behoud van de ondernemersstatus en daarbij behorende fiscale voordelen zoals btwaftrek. Rechtstreekse restitutie van het voordelige saldo aan de deelnemers was door de fiscus in 2015 verboden, maar gedeeltelijk kon dit wel. Het WBA heeft tot en met 2022 daarom steeds gekozen voor het spoor van gedeeltelijke toevoeging van resultaten een reserves en gedeeltelijke korting op de deelnemersbijdragen. Nog in 2022 is een deel van de algemene reserve vrijgemaakt om het voorziene tekort aan te vullen. Naar aanleiding hiervan is binnen het bestuur van het WBA de vraag gesteld de algemene reserve alsdan nog wel toereikend zou zijn of dat het WBA, zoals alle overige verbonden partijen, eigenlijk geen eigen algemene reserve behoeft, omdat de aangesloten gemeenten risicodrager zijn.
In de vergadering van het algemeen bestuur van 7 december 2022 is besloten om de algemene reserve op te heffen en het saldo over te hevelen naar een gelijktijdig in te stellen bestemmingsreserve, alsmede onvoorziene kosten te ramen ter hoogte van 2% van de omzet. Deze wijzigingen zouden per 2024 moeten worden doorgevoerd.
Qua risico’s heeft het WBA te maken met drie categorieën, nl.
gemeenten. Het WBA heeft sinds november 2018 een juridisch
imagorisico, veiligheidsrisico en bedrijfsvoeringsrisico.
medewerker die tevens Functionaris Gegevensbescherming is. Zij is
Het imagorisico heeft betrekking op het niet (kunnen) voldoen aan de verwachtingen van de deelnemers. Het gaat dan specifiek om het uitoefenen van het archieftoezicht en de dienstverlening. Om de toezichtdienst tijdig en kwalitatief voldoende te kunnen (blijven) leveren heeft het WBA in 2023 geïnvesteerd in een nieuwe methodiek en in formatieve uitbreiding van de inspectiefunctie. Per 1 maart trad een archiefinspecteur (tevens kwaliteitsspecialist) in dienst die samen met de nieuwe archivaris de toezichttaken uitvoerde. Mede doordat de personele capaciteit niet vanaf het begin van het jaar kon worden geleverd én door de implementatie van een nieuw toezichtmodel liepen de archiefinspecties in de eerste helft van 2023 nog niet helemaal gelijk met de planning. De omschakeling kostte meer tijd dan gehoopt maar maakte ook zichtbaar dat, ondanks de uitbreiding van de inspectiecapaciteit, er nog steeds een gat is tussen de feitelijke formatie en de normformatie die door de provincie is aanbevolen. De dienstverlening naar de gemeentelijke deelnemers werd naar een hoger plan getild met de start van scanning in eigen beheer. Opgevraagde dossiers kunnen daardoor sneller en effectiever worden aangereikt. Daarnaast biedt de Bouw Dossier Applicatie (BDA)
een deskundige vraagbaak en adviseur in de wet- en regelgeving, specifiek op het terrein van archief- en informatiebeheer. Het WBA onderscheidt zich nadrukkelijk van vrijwel alle andere archiefinstellingen in Nederland door een eigen juriste in dienst te hebben. Het WBA beschikt over een eigen informatieveiligheidsbeleid en een informatieveiligheidsplan. Het WBA heeft ook een opgeleide CISO in de formatie, die samen met de juriste de organisatie optimaal heeft ondersteund qua informatieveiligheid. Doordat deze medewerker vanaf 2023 de archivarisrol is gaan vervullen kon hij onvoldoende aandacht besteden aan zijn CISO taken. Om in de ontstane leemte te voorzien is een extern bureau ingehuurd om in eerste instantie het informatieveiligheidsplan te herijken en een 1-meting te doen. De uitkomsten zijn eind 2023 adequaat opgepakt door de kwaliteitsspecialist. Zij wordt daarbij geholpen door twee ervaren IT specialisten van het WBA en de juriste. Al met al heeft het WBA daarmee voldoende kijk en grip op de informatiebeveiliging. De formele CISO rol zal begin 2024 opnieuw worden ingevuld, daarvoor loopt een offertetraject.
gemeenten de mogelijkheid om zonder tussenkomst van het WBA
Het bedrijfsvoeringsrisico behelst het niet kunnen leveren van
reeds gedigitaliseerde bouwdossiers te raadplegen. Met inzet van deze
overeengekomen dienstverlening ten gevolge van een hoog
twee instrumenten, scanstraat en BDA, voldoet het WBA beter aan de
ziekteverzuim. In 2023 was sprake van een laag ziekteverzuim van
verwachtingen van de deelnemers
2,06%. Om het ziekteverzuim zoveel mogelijk te beperken reageert het
Het veiligheidsrisico betreft het niet of onvoldoende kunnen voldoen aan de privacywetgeving en de eisen voor informatiebeveiliging zoals die worden gesteld in wet- en regelgeving en door de deelnemende
17
management direct op ziektemeldingen. Langdurig verzuim krijgt extra aandacht door middel van zorgvuldig ingezette reintegratieprocessen en persoonlijke aandacht.
Financieringsparagraaf Financieringsrisico’s Kasgeldlimiet De kasgeldlimiet is het maximale bedrag waarmee een
Rentekosten en renteopbrengsten WBA heeft beperkte renteopbrengsten op de bedrijfsspaarrekening. In 2023 was dit € 2.342. De rentekosten bedroegen in 2023 € 720.
financieringstekort met een kortlopende lening gefinancierd mag
Financieringsbehoefte
worden (Wet fido). Voor 2023 betrof dit 8,5% van het begrotingstotaal
De wijze waarop het WBA omgaat met investeringen en gehanteerde
oftewel een bedrag van € 280.000. Het WBA ontvangt het merendeel
limieten is vastgelegd in Nota Investeren en Afschrijven 2023. Daarin is
van zijn inkomsten vooruit, waardoor er geen financieringstekort is.
o.a. bepaald dat investeringen in vaste activa onder de € 10.000 niet
Renterisiconorm De renterisiconorm beperkt het renterisico op de vaste schuld. De norm bepaalt dat de jaarlijkse verplichte aflossing en rente niet meer mogen bedragen dan 20% van het begrotingstotaal, zijnde € 660.000. Het totaal aan rentekosten eind 2023 betrof € 8.000, waardoor een overschrijding van deze norm niet aan de orde is. Liquiditeitsplanning De exploitatielasten van het West-Brabants Archief worden gedekt door bijdragen van de deelnemers. De in de begroting opgenomen
worden geactiveerd, dat investeringen tussen € 10.000 en € 25.000 kunnen worden geactiveerd wanneer het algemeen bestuur hiertoe besluit en investeringen vanaf € 25.000 altijd worden geactiveerd en een bestuursbesluit behoeven. Deze nota is bekrachtigd door het algemeen bestuur op 10 juli 2023 en is met terugwerkende kracht ingegaan op 1 januari 2023. Bij de gemeente Bergen op Zoom loopt sinds 2017 een geldlening gesloten voor de financiering van meubilair in het Koetshuis (vijftien jaar).
gemeentelijke bijdragen worden elke kwartaal bij de deelnemers in
Voor zover de financiële situatie het toelaat worden nieuwe
rekening gebracht. Omdat de exploitatielasten merendeels gelijkmatig
investeringen zoveel als mogelijk met eigen middelen gedaan. Zo was
over het kalenderjaar worden uitgegeven ontstaat gedurende het
bijvoorbeeld de liquiditeit in 2022 voldoende op orde om investeringen
begrotingsjaar een liquiditeitsoverschot. Met het verdwijnen van de
in o.a. IT-gerelateerde hardware uit eigen middelen te doen en
boeterente op spaartegoeden vanaf 2023 werd de
daarvoor geen leningen af te sluiten. Een liquiditeitsanalyse, opgesteld
bedrijfsspaarrekening weer gevoed zodat er ook rente opbrengsten
door onze nieuwe financieel dienstverlener, ondersteunde deze
waren. Voor 2023 werd het schatkist drempelbedrag aangehouden
handelswijze.
van € 1.000.000. Al met al leidden deze acties bij het WBA niet tot het ontstaan van hoge banksaldi. Het banktegoed (rekening courant én bedrijfsspaarrekening) bedroeg per 31 december 2023 een bedrag van € 355.679; het saldo op de schatkistrekening was € 300.000.
In 2023 werd, na een lange aanloopperiode, eindelijk de aanbesteding van het nieuwe webportaal incl. website afgerond. Met instemming van het dagelijks bestuur werd de opdracht aan een in de archiefwereld bekend en gerenommeerd bedrijf gegund. Oplevering is verwacht eind zomer 2024.
18
Overige financiële aangelegenheden
het eigen vermogen als percentage van het balanstotaal. Hoe hoger
Vanaf het controlejaar 2021 is een vooroverleg ingepland met de
de solvabiliteitsratio hoe beter.
accountant en Profectum. Profectum is de financieel dienstverlener van het WBA die de financiële ondersteuning levert. Ook de extra check door financiële beleidsadviseurs van twee deelnemende gemeenten is al enkele jaren onderdeel van het totstandkomingsproces van de financiële beleidsdocumenten.
Structurele exploitatieruimte Voor de beoordeling van het structurele en reële evenwicht van de begroting wordt onderscheid gemaakt tussen structurele en incidentele lasten. Een begroting waarvan de structurele baten hoger zijn dan de structurele lasten is meer flexibel dan een begroting waarbij
Financiële kengetallen
structurele baten en lasten in evenwicht zijn. De uitkomst van 0% geeft
In het Besluit Begroting en Verantwoording gemeenten en provincies
aan dat de structurele baten en lasten in evenwicht zijn. Er zijn geen
(BBV) is bepaald dat gemeenten, provincies en gemeenschappelijke
noemenswaardige incidentele baten of lasten.
regelingen in de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing in zowel de jaarrekening als in de meerjarenbegroting een set van vijf financiële kengetallen dienen op te nemen. Dit zijn kengetallen voor: de netto schuldquote, solvabiliteitsratio, structurele exploitatieruimte, grondexploitatie en belastingcapaciteit. De laatste twee zijn voor het WBA niet van toepassing. Kengetallen zijn getallen die de verhouding uitdrukken tussen
De inhoud van de tabel is bij ministeriële regeling voorgeschreven en bevat ook de ontwikkeling van de kengetallen voor de drie jaren volgend op het begrotingsjaar. De financiële kengetallen zijn als volgt: Kengetallen
Jaarrek. Begroting Jaarrek. 2022
bepaalde onderdelen van de begroting of de balans en kunnen helpen
2023
2023
De netto schuldquote weerspiegelt het niveau van de schuldenlast van de gemeenschappelijke regeling ten opzichte van de eigen middelen en geeft een indicatie van de druk van de rentelasten en de aflossingen op de exploitatie. Hoe lager de netto schuldquote hoe beter. Solvabiliteitsratio Het kengetal solvabiliteitsrisico geeft inzicht in de mate waarin een gemeenschappelijke regeling in staat is aan haar financiële verplichtingen te voldoen. Onder de solvabiliteitsratio wordt verstaan 19
2024
2025
2026
2027
2028
gewijzigd
bij de beoordeling van de financiële positie. Netto schuldquote
Begroting Begroting Begroting Begroting Begroting
Netto schuldquote
-5,04%
-1,70%
-11,69%
-2,83%
-3,61%
-4,15%
-4,68%
-3,71%
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
35,88%
24,95%
47,45%
35,66%
37,49%
23,39%
23,50%
23,45%
Structurele exploitatieruimte
0,11%
0%
7,61%
1,86%
1,90%
1,82%
1,76%
6,27%
Grondexploitatie
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
Belastingcapaciteit
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
Netto schuldquote gecorrigeerd voor verstrekte leningen Solvabiliteisratio
Bedrijfsvoeringsparagraaf Personeel Op 23 november 2023 stemde het algemeen bestuur in met het erfgoedplan van het WBA. Dit erfgoedplan is een uitwerking van de ambitieuze beleidsvisie en dient ertoe om de rol en betekenis van het WBA in de erfgoedomgeving van West-Brabant te versterken. In dit plan staan drie functies van erfgoedmedewerkers voor achtereenvolgens bewerking van nieuwe niet-overheidsarchieven, beheer van de verhalenbank en vrijwilligers coördinatie. Vanaf 2024 worden deze vacatures geleidelijk ingevuld. Dit hangt vooral af van de realisatie van de erfgoedwebsite. Los van deze drie nieuwe functies staan er geen vacatures meer open ten tijde van het opstellen van de jaarstukken. Alle actuele vacatures
456 uur). Dit betreft een detachering waarvan alle gemaakte uren conform afspraak achteraf in rekening zijn gebracht. In dit jaar waren er meerdere personele mutaties. In 2023 werkten er 25 personen goed voor 20,77 FTE. Voor verschillende activiteiten (omtrent bedrijfsvoering) worden derden ingehuurd. Maandelijks vergadert de Personeelsvertegenwoordiging met de bestuurder van het WBA. Daarin kwamen onderwerpen aan de orde als de nieuwe CAO, de organisatiestructuur, diverse projecten, een R I en E onderzoek en het klimaat binnen het Koetshuis. De personeels- en salarisadministratie werd verzorgd door de afdeling P&O van de gemeente Bergen op Zoom. Op het gebied van de financiële administratie biedt een administratiekantoor ondersteuning.
zijn in de loop van 2023 ingevuld, ondanks de krapte op de
Ook in 2023 namen WBA medewerkers in verschillende functies deel
arbeidsmarkt. Het WBA was uiterst creatief in de wijze waarop
aan webinars. Daarnaast is er meer dan in voorgaande jaren gebruik
potentiële kandidaten konden worden bereikt.
gemaakt van de mogelijkheden omtrent opleiding, training en
Detacheringen van WBA medewerkers waren er: •
Bij het Zeeuws Archief voor o.a. het beheer van de dislocatie Terneuzen (periode jan. – dec. voor 18 uur per week). Dit betrof een reeds langer lopende vaste detachering.
•
Bij het Erfgoedcentrum Tongerlohuys als adviseur (periode jan. – dec. voor 18 uur per week). Dit betreft een andere invulling van vaste detachering ná de beëindiging van de plustaak Roosendaal.
•
Bij de gemeente Bergen op Zoom voor de uitvoering van een project (periode december 2022 – april 2023 voor een totaal van
20
persoonlijke ontwikkeling. Dit kan worden verklaard door een verjonging in het personeelsbestand.
Huisvesting
situatie het vervangend onderhoud te regelen tussen huurder en
Het WBA maakte in 2023 gebruik van drie huisvestingslocaties:
verhuurder. Vanaf 2021 is de jaarlijkse storting in de
1.
het Koetshuis in de Hofstraat te Bergen op Zoom voor de dienstverlening en kantoor
Dit pand is in 2016 geheel verbouwd en geschikt gemaakt voor ‘bewoning’ door het WBA. De gemeente Bergen op Zoom is eigenaar en verhuurt het aan het WBA. Het reguliere onderhoud is grotendeels voor rekening van de verhuurder. 2.
onderhoudsvoorziening € 5.245. Automatisering Het WBA is een moderne organisatie die zoveel mogelijk digitaal en plaats-, tijd- en apparaat onafhankelijk werkt. Dit vereist onder andere een flexibele ICT-inrichting, welke het mogelijk maakt om op elke werkplek aan te sluiten en in te loggen. De ICT-leverancier, die sinds de aanbesteding in 2022 voor het WBA de ICT-inrichting regelt, zorgt voor
het ondergronds depot aan het Wilhelminaveld in Bergen op
een degelijke en moderne (cloud)omgeving waarin de medewerkers
Zoom
kunnen werken.
Dit depot met een capaciteit van ruim 10 strekkende kilometer wordt
Het interne verbetertraject van de eigen archivering, mede naar
eveneens gehuurd van de gemeente Bergen op Zoom. Het depot is
aanleiding van de bevindingen uit het KPI-verslag van het WBA, werd
gebouwd in 2008 als gezamenlijke opslag voor zowel archief als
voortgezet maar is nog niet geheel afgerond. Een eigen zaaksysteem
museum. Deze functie vervult het nog steeds, maar de afzonderlijke
werd beheerd, maar dit behoeft wel een verbeterslag. Daarom werden
bewaarruimtes zijn nu specifiek toegewezen aan deze beide
contacten gelegd met potentiële leveranciers van een nieuw
gebruikers. De exploitatie is in de loop van 2017 overgegaan van de
zaaksysteem. De technische ondersteuning van het WBA netwerk bleef
afdeling vastgoed van de gemeente Bergen op Zoom naar het WBA.
gedeeltelijk uitbesteed en is gedeeltelijk door eigen medewerkers
De exploitatiekosten worden volgens een vaste verdeelformule (5/8
opgepakt.
WBA en 3/8 gemeente) verrekend met het Cultuurbedrijf. In 2023 vond er groot schilderonderhoud plaats aan de vloeren. 3.
het pand van het voormalig RAWB aan de Beukenlaan te Oudenbosch
Vanaf 2021 huurt het WBA de kelder met de drie archiefdepots van de
Rechtmatigheidsverantwoording (rechtmatigheidsverklaring is opgenomen aan t eind van de Jaarrekening) Voorwaardencriterium
nieuwe eigenaar: Tandartspraktijk Halderberge. Over de huurprijs, de
Een WBA controle team heeft de controles uitgevoerd op twee
servicekosten en energiekosten zijn goede afspraken gemaakt met de
processen nl. “Inkopen en betalingen” en “salarisadministratie”. Voor
eigenaar.
het toetsen van de rechtmatigheid maakt het WBA gebruik van de door
Op advies van de accountant werd de onderhoudsvoorziening berekend en vervolgens afgeschaald op basis van een in 2020 geüpdatet meerjarig onderhoudsplan. Dit was nodig om in de nieuwe
21
de accountant aangedragen checklists en verslaglegging modellen. 1.
Inkopen en betalingen
Opzet en bestaan van dit bedrijfsproces is geactualiseerd. Middels een
Behalve gegevensgerichte controles op deze twee processen heeft het
lijncontrole is het bestaan van zogenoemde key-controls vastgesteld
WBA een spendanalyse uitgevoerd. Dit betreft een jaarlijkse controle
die daarna op effectieve werking zijn getoetst. Daarvoor is op twee
bedoeld voor het periodiek analyseren van de uitgaven (spend) per
momenten een gegevensgerichte controle op een 10% a-selecte
crediteur om daarmee de rechtmatigheid van de uitgaven aan deze
steekproef gedaan en is de checklist ingevuld. Vastgesteld is dat de
crediteur inzichtelijk te maken. Daar waar sprake was van een hoog
gecontroleerde uitgaven zijn gedaan binnen de budgetten die in de
risico, betrof het contracten die te maken hebben met inbesteding en
begroting zijn opgenomen en dat het daarbij horende werkproces is
reguliere inkopen.
gevolgd. Er zijn geen fouten geconstateerd. Na de eerste controle zijn vijf verbeteringen voorgesteld met betrekking tot de interne beheersing op het proces “Inkopen en betalingen”. Drie daarvan zijn direct opgepakt en toegevoegd. De twee andere verbeterpunten hebben vooral betrekking op de aansluiting van de afzonderlijke gegevensbestanden op de budgetten. Alle elementen zijn aanwezig en bruikbaar, maar staan nog te los van elkaar zodat de controle efficiënter zou kunnen. Begin 2024 is dit opgepakt en verbeterd. Dit leidde ertoe dat bij de tweede controle, in januari 2024, geen onduidelijkheden meer zijn. 2.
Salarisadministratie
Opzet en bestaan zijn eveneens geactualiseerd. In samenwerking met de afdeling P en O zijn concrete controles uitgevoerd op twee indiensttredingsprocessen en een selectie van kosten declaraties. Ook hiervoor is een checklist gebruikt die aantoonde dat de verwerking in de salarisadministratie ervan op een correcte en rechtmatige wijze heeft plaats gevonden. Er zijn geen concrete verbeterpunten geconstateerd.
In 2023 vonden twee aanbestedingen plaats. Dit betrof het webportaal incl. de nieuwe website van het WBA en een nieuwe energieleverancier. Voorafgaand aan de opdrachtverstrekking voor de website heeft het WBA een marktverkenning uitgevoerd, waaruit bleek dat er slechts één marktpartij was die aan onze eisen voldeed. Het dagelijks bestuur heeft vervolgens een afwijkingsbesluit genomen van het bestaande inkoopbeleid om een enkelvoudige procedure te doorlopen met de beoogde leverancier. De nieuwe website wordt niet geactiveerd op de balans. Het WBA is deelnemer in het inkoopcollectief energie. In 2024 is m.b.v. inkoopbureau Karel een nieuwe energieleverancier aanbesteed. Begrotingscriterium In 2023 was er geen sprake van overschrijding van budgetten of investeringskredieten. Misbruik en Oneigenlijk gebruik Dit was in 2023 niet aan de orde. De bestaande maatregelen om dit tegen te gaan waren afdoende.
22
Meerjarenbalans Meerjarenbalans Hieronder de geprognosticeerde eindbalans voor zowel het verslagjaar als de meerjarenraming. De bedragen betreffen de eindstanden van elk jaar per 31-12. Activa
Rek. 2022 Begr. 2023 Rek. 2023
2024
2025
2026
2027
2028
Materiele vaste activa
159.060
120.564
131.617
104.174
76.731
74.119
45.504
27.558
Totaal vaste activa
159.060
120.564
131.617
104.174
76.731
74.119
45.504
27.558
Uitzettingen korter dan 1 jaar
56.236
56.236
71.877
71.877
71.877
71.877
71.877
71.877
Liquide middelen
409.461
344.201
655.802
440.126
443.640
322.401
336.526
355.717
Overlopende posten
99.266
99.266
104.137
99.266
99.266
99.266
99.266
99.266
Totaal vlottende activa
564.963
499.703
831.816
611.269
614.783
493.544
507.669
526.860
Totaal Activa
724.023
620.267
963.433
715.443
691.513
567.663
553.173
554.418
Rek. 2022 Begr. 2023 Rek. 2023
2024
2025
2026
2027
2028
Passiva Algemene reserve
128.073
125.095
125.095
100.000
100.000
100.000
100.000
100.000
Reserve digitale dienstverlening website
134.715
29.715
97.685
-
-
-
-
-
30.000
30.000
30.000
30.000
30.000
Reserve evaluatie GR Reserve collectie beheer systeem
-
-
-
125.095
125.095
-
-
-
Te bestemmen resultaat
-2.978
-
234.381
-
-
-
-
-
Eigen vermogen
259.810
154.810
457.161
255.095
255.095
130.000
130.000
130.000
Voorzieningen
32.117
37.362
37.362
36.253
16.323
21.568
11.078
16.323
Vaste schulden
36.000
32.000
32.000
28.000
24.000
20.000
16.000
12.000
Totaal vaste passiva
68.117
69.362
69.362
64.253
40.323
41.568
27.078
28.323
Vlottende schulden <1 jaar
319.612
319.612
369.590
319.612
319.612
319.612
319.612
319.612
Overlopende passiva
76.483
76.483
67.321
76.483
76.483
76.483
76.483
76.483
Totaal vlottende passiva
396.095
396.095
436.911
396.095
396.095
396.095
396.095
396.095
Totaal Passiva
724.022
620.267
963.434
715.443
691.513
567.663
553.173
554.418
23
Voor de meerjarenbalans zijn de volgende uitgangspunten
waarvoor een onttrekking is geweest uit de reserve digitale
gehanteerd:
dienstverlening website van € 37.030. Verder waren er geen
Materiële vaste activa
onttrekkingen aan de reserve.
De eindbalans van de materiële vaste activa wordt bepaald door de
Vanaf 2024 zijn er verdere mutaties in de reserves van het WBA. Deze
geplande afschrijvingen op investeringen en het toevoegen van
worden toegelicht in de staat van reserves en voorzieningen in de
nieuwe investeringen.
begrotingswijziging 2023 en de begroting 2024. De toevoegingen en
Uitzettingen korter dan 1 jaar, overlopende posten en vlottende schulden
onttrekkingen op de voorziening zijn gebaseerd op de gegevens in het meerjarig onderhoudsplan.
Uitzettingen korter dan 1 jaar, overlopende posten en vlottende
Vaste schuld
schulden zijn gebaseerd op cijfers van 2023.
Hiervoor wordt het aflossingsschema van de huidige
Eigen vermogen en voorzieningen In 2023 is een start gemaakt met het project rondom de website,
leningenportefeuille gehanteerd. De vervanging van het gehele netwerk wordt gefinancierd met eigen middelen.
Zundert 2006, Kijkdag 65e Bloemencorso, Thom van Amsterdam
24
Vennootschapsbelasting
persoonsgegevens. Dit blijkt ook uit de jaarrapportage en het
Vanaf 1 januari 2016 zijn ook gemeenschappelijke regelingen VPB-
verbeterplan over 2023, opgesteld door de functionaris
plichtig. Bij de oprichting van het WBA is door “Gert Vos BTW-Advies”
gegevensbescherming. Aan de hand van het AVG borgingsproduct 3.0
o.a. een VPB advies uitgebracht. In dit advies is geconcludeerd dat de
van de Informatiebeveiligingsdienst is op zeven thema’s beoordeeld in
activiteiten van het WBA niet te kwalificeren zijn als onderneming in
hoeverre de AVG wordt gewaarborgd binnen de organisatie. Deze
fiscale zin. Hoewel er de afgelopen jaren steeds sprake was van een
thema’s zijn: beleid, processen, organisatorische inbedding, rechten
positief resultaat, geldt nog steeds dat het WBA geen winstoogmerk
van betrokkenen, samenwerking, gegevensbescherming en
kent.
verantwoording.
AVG, WOO EN BIO
Uit het toetsingskader is naar voren gekomen dat het WBA in grote
Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) Op 25 mei 2023 was de AVG precies vijf jaar van kracht. Sinds vijf jaar implementeert het WBA de AVG steeds verder binnen de organisatie. Het WBA is zich goed bewust van het belang van het beschermen van
mate aantoonbaar voldoet aan de eisen uit de AVG en de Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming (UAVG). Het WBA heeft een totale score behaald van 75%, wat overeenkomt met volwassenheidsniveau drie op de schaal van vijf van het volwassenheidsmodel. Dit is een positieve score.
In 2024 is er zeker nog winst te behalen op het gebied van privacy en
Actieve openbaarmaking
gegevensbescherming. Wanneer de acties uit het verbeterplan worden
Het WBA publiceert de categorieën van documenten die tot en met
uitgevoerd zal het WBA in het komende jaar volwassenheidsniveau vier
2024 actief openbaar gemaakt moeten worden in haar eigen
kunnen behalen. Het adequaat omgaan met persoonsgegevens is een
publicatieblad in het blad gemeenschappelijke regelingen, dan wel op
blijvend proces en zal aandacht blijven vergen van zowel bestuur,
de eigen website. Het WBA is daarnaast aangesloten op de Woo-index,
management als medewerkers.
waarop wordt verwezen naar de publicaties op de eigen website. In de
Openbaarheid (WOO) Op 1 mei 2022 heeft de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) plaatsgemaakt voor de Wet open overheid (Woo). Deze wet moet
loop van de komende jaren wordt de actieve openbaarmaking van de andere categorieën van documenten stapsgewijs per Koninklijk Besluit ingevoerd.
zorgen voor meer transparantie binnen de overheid. De Woo regelt dat
Passieve openbaarmaking
overheidsinformatie beter vindbaar, uitwisselbaar, te ontsluiten en te
Er is een Woo-contactpersoon aangewezen en burgers worden op de
archiveren is. De drie hoofdonderdelen die de Woo regelt zijn: actieve
website van het WBA duidelijk geïnformeerd over de wijze waarop een
openbaarmaking, passieve openbaarmaking en verbetering van de
Woo-verzoek kan worden ingediend. Tot op heden zijn er geen Woo-
informatiehuishouding. Het WBA is zich bewust van het belang van het
verzoeken ingediend bij het WBA en naar verwachting zal dit in de
naleven van de Woo en loopt op schema met de implementatie van
praktijk ook niet of nauwelijks voorkomen.
de wet binnen de organisatie.
Verbetering van de informatiehuishouding De VNG heeft voor de noodzakelijke verbetering van de
25
informatiehuishouding een zeven stappenplan aanbevolen. De
vast om de vertrouwelijkheid, integriteit, en beschikbaarheid van
belangrijkste onderdelen daarvan sluiten ook aan op de KPI eisen die
informatie te waarborgen.
gelden voor de informatievoorziening bij overheidsinstellingen. Sinds enkele jaren werkt het WBA met een concrete verbeteragenda (zie ook hierna onder informatiebeveiliging) op de aanbevelingen in het KPI inspectierapport van onze eigen WBA informatievoorziening. Dit verbeterproces wordt geleid door de kwaliteitsmedewerker van het WBA. Informatiebeveiliging (BIO)
De uitkomsten van de 1-meting hebben ons in staat gesteld om specifieke sterke punten en mogelijke verbetergebieden te identificeren. Op basis van deze bevindingen hebben we deze opgenomen in onze organisatie brede verbeteragenda. Op deze manier zorgen we ervoor dat we continue blijven verbeteren vanuit de PDCA-cyclus. Deze maatregelen omvatten onder andere het bijwerken van beleidslijnen, het verbeteren van technologische beveiligingsmaatregelen, en het
In het kader van voortdurende verbetering en versterking van onze
investeren in bewustwordingstrainingen voor onze medewerkers.
informatiebeveiliging heeft WBA in het jaar 2023 een 1-meting
Door regelmatig te evalueren en te reageren op de veranderende
uitgevoerd. Deze meting was gericht op het beoordelen van onze huidige stand van zaken in overeenstemming met de Baseline Informatiebeveiliging Overheden (BIO). De BIO vormt een leidraad voor informatiebeveiliging binnen overheidsorganisaties en stelt normen
26
dreigingslandschappen, blijven we alert en hebben we de basis op orde. We streven ernaar om de normen te handhaven en te voldoen aan de BIO-richtlijnen, zodat de vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van de informatie die we beheren, te allen tijde gewaarborgd zijn.
1
Inleiding Jaarrekening 2023 Opzet van de jaarrekening
uitkomsten van de controles leiden tot de rechtmatigheidsverklaring
Evenals in 2022 zijn aan de jaarrekening geen bijlagen toegevoegd.
die in deze jaarrekening is opgenomen. Daar staan ook de toelichting
Gemeenten vinden dit geen noodzaak. Desgewenst kan en wil het WBA
en verantwoording.
uiteraard, op verzoek, inzage geven tot alle financiële informatie.
Ondernemerschap voor de omzetbelasting
Verantwoording resultaat 2023
Naar aanleiding van een ingesteld boekenoverzicht over de jaren 2001
Met deze jaarrekening willen wij verantwoording afleggen over het in
– 2005 heeft de inspectie omzetbelasting in januari 2006
2023 gevoerde financiële beheer. Het boekjaar 2023 sluit af met een
geconcludeerd dat de vrijstellingsbepaling van artikel 11 lid 1 letter u
positief saldo van € 234.381. Dit saldo is voornamelijk ontstaan doordat
van de wet omzetbelasting niet op het RAWB van toepassing is. Het
de personeelskosten aanmerkelijk lager uitvielen door o.a. het later
RAWB maakt fiscaal gezien winst of verlies doordat de bijdrage van de
invullen van vacatures.
deelnemers niet wordt beperkt tot het aandeel in de kosten van de
Rechtmatigheid In 2023 voert het WBA een eigen rechtmatigheidscontrole uit. Voor de methodiek en wijze van verslaglegging wordt gebruik gemaakt van voorstellen en modellen die de accountant heeft aangereikt. De
28
exploitatie. Dat houdt in dat het RAWB belast ondernemer is voor de omzetbelasting en als gevolg daarvan alle in rekening gebrachte omzetbelasting mag verrekenen. Deze stellingname is in een brief van 28 oktober 2015 door de fiscus herbevestigd specifiek voor de nieuwe archieforganisatie WBA.
Overzicht van lasten en baten in de jaarrekening 2023 In onderstaande tabel is gekozen voor een compactere verantwoording van de inkomsten en uitgaven van het WBA in 2023. In de laatste kolom wordt de relatie tussen in 2023 gewijzigde begroting en exploitatie over 2023 getoond, hetgeen leidt tot het al eerder genoemde saldo van € 234.381.
Omschrijving
Begroting
Begroting na
Rekening
2023
wijziging 2023
2023
Verschil 2023
Personeelslasten
1.850.445
2.110.486
1.935.974
174.512
Huisvestingslasten
502.416
629.341
598.595
30.746
Exploitatielasten
356.466
374.248
363.936
10.312
5.245
5.245
5.245
0
0
130.000
48.651
81.349
Totaal Lasten
2.714.572
3.249.319
2.952.401
296.918
Bijdragen Deelnemers
2.526.368
2.918.221
2.918.221
0
188.204
226.098
231.532
5.434
0
0
0
0
2.714.572
3.144.319
3.149.752
5.433
Totaal saldo Baten en Lasten
0
-105.000
197.351
302.351
Onttrekking aan reserves
0
105.000
37.030
-67.970
Resultaat na verwerking reserves
0
0
234.381
234.381
Toevoeging aan voorziening Projecten ter uitvoering beleidsvisie
Overige Baten Onttrekking aan voorziening Totaal Baten
Alleen verschillen groter dan € 10.000 of van bijzondere aard worden toegelicht. Personeelskosten
lagere periodieken. Tenslotte bleken de werkgeverslasten in
De salariskosten voor het formatieve personeel waren aanmerkelijk
werkelijkheid lager dan ingeschat.
lager dan begroot. Dat kwam vooral doordat vacatures in 2023 later werden ingevuld. Ook was er sprake van periodiekenvoordeel: de salariskosten worden begroot op het maximum van de functieschaal, maar omdat er steeds meer jongere medewerkers worden aangetrokken, zijn de werkelijke kosten die van aanloopschaal en
29
De post inhuur van derden bleef ook achter bij de begroting. Latere inhuur van medewerkers voor de scanstraat was daarvan de reden. In totaal was er een overschot op de personeelskosten van ongeveer € 175.000.
Huisvestingskosten
Overzicht van incidentele baten en lasten
De energiekosten vielen wat lager uit evenals de onderhoudskosten,
Incidentele baten en lasten zijn baten en lasten die zich vanaf het
daardoor ontstond een overschot van ongeveer € 30.000 op de
rekeningjaar minder dan 4 jaar voordoen. Vanzelfsprekend waren er
huisvestingslasten.
uitgaven met een incidenteel karakter, maar het zijn overwegend
Exploitatiekosten De exploitatielasten komen marginaal lager uit dan begroot. Projecten ter uitvoering beleidsvisie In 2023 kwam het erfgoedplan gereed en werd door het Algemeen Bestuur vastgesteld. Hiervoor was een bedrag van € 25.000 geraamd; de werkelijke kosten waren, afgerond, € 12.000. Het tweede grote project voor 2023, de nieuwe website, had een veel langere aanlooptijd nodig dan vooraf bedacht. Uiteindelijk werk eind van het jaar de opdracht definitief gegund en een eerste betaling van