Document · PDF

04A Handboek Vervanging Archiefbescheiden Gemeente Stede Broec Enkhuizen Drechterland en de SED-organisatie Definitief

Gemeenteraad 30 september 2021, gemeente Stede BroecBij agendapunt: RBFZ10.561 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen · deel 2 van 2

34 van 50

Zaaknummer: nnb

01-07-2021 HANDBOEK VERVANGING ARCHIEFBESCHEIDEN GEMEENTE STEDE BROEC, ENKHUIZEN, DRECHTERLAND, SED-ORGANISATIE, RECREATIESCHAP WESTFRIESLAND EN AFVALBEHEER WESTFRIESLAND _______________________________________________________________________________________________________________________

De gescande post wordt gecontroleerd op onder ‘Scannen’ genoemde punten. Om fouten te voorkomen wordt altijd door twee mensen samengewerkt bij het scannen. Het 4-ogen principe is hier van toepassing. Controle wordt gedaan aan de hand van het fysieke poststuk. Zo nodig wordt een poststuk opnieuw gescand. Afleveren digitale post Wanneer de documenten zijn gecontroleerd worden deze geëxporteerd naar de ‘aftikbak’ (digitale omgeving in de Cloud) alwaar opdrachtgever (Team Informatie) de stukken kan oppakken en voor verdere afhandeling zorgt. Voldoet het document aan de registratiecriteria dan wordt het opgenomen in het Zaaksysteem. Het document kan (ongeregistreerd) worden doorgezonden aan de afdeling of betrokken ambtenaar (document voldoet niet aan de registratiecriteria). (Dagelijks) Onderhoud Met betrekking tot het onderhoud heeft WerkSaam Westfriesland een contract afgesloten met Spigraph Nederland BV in Houten. Het dagelijks onderhoud, zoals kwaliteitscontrole, schoonmaken en “rollen” vervangen, wordt door de medewerkers van WerkSaam Westfriesland zelf uitgevoerd. Bovenstaande is onderdeel van de Overeenkomst die met WerkSaam Westfriesland is afgesloten inzake de ontvangst en digitalisering van de Inkomende post van de gemeente Stede Broec, Enkhuizen, Drechterland, SED-organisatie en het RSW op d.d. 10 december 2019.

Zie zaaknummer 824215 overeenkomst centrale digitalisering documenten.

__________________________________________________________________________________________________________________________ Documentversie: Definitief

35 van 50

Zaaknummer: nnb

Bijlage I – (par. 3.5) Registratieprocedure Procedure ingekomen post. Fysieke post Ophalen post bij PostNL De inkomende post van de gemeente Stede Broec, Enkhuizen, Drechterland, SED-organisatie en het RSW wordt in Westfries verband opgehaald door WerkSaam Westfriesland. Zij openen de inkomende post en maken deze digitaal. (zie bijlage H) Sorteren en openen post De post wordt als volgt afgehandeld: Het openen van de tas Tellen van de post Het sorteren van de post in openen en niet openen (categorie 1, 2, 3 of 4) De te openen post wordt geopend en opgedeeld in batches op basis van hoeveelheden zoals overeengekomen. Na deze werkzaamheden worden de documenten gescand en “klaargezet” in de aftikbak. Voordat de te registreren post daadwerkelijk wordt overgezet naar het DMS beoordeelt de medewerker team Informatie of de gescande documenten registratiewaardig zijn volgens de selectiecriteria in bijlage G, of worden ongeregistreerdn doorgezonden dan wel verwijderd. Hierna wordt de post die voldoet aan de registratiecriteria ingelezen in het zaaksysteem (GreenValley) en geregistreerd. Een document kan aan een bestaande zaak worden gekoppeld of aan een nieuwe zaak. Als een document aan een bestaande zaak wordt gekoppeld, komt in de werkvoorraad een rood “koffertje” voor de zaak te staan als signalering van een aanvulling op de zaak.

Bij een niet zaak komt via het gekozen zaaktype de ingekomen brief in de werkvoorraad van de afdeling of team. De zaaktypen zijn ingedeeld op: specifieke afdeling Domein zoals Domein Ruimte, Samenleving of Bedrijfsvoering - Organisatiebreed Bij de domein- en organisatie brede zaaktypen wordt aan de hand van het kenmerk afdeling/ team gerouteerd naar de juiste bedrijfseenheid. De werkverdeler kan een zaak in behandeling nemen. Als de zaak niet voor de afdeling of het team bestemd is, melden zij via een mail naar de mailbox teaminformatie@sed-wf.nl dat het zaaktype gewijzigd moet worden. Post die ongeregistreerd aan het organisatieonderdeel/individuele medewerker is doorgezonden (bijvoorbeeld ingeschat als zijnde reclame) en bij nader inzien alsnog geregistreerd dient te worden, komt retour team Informatie. Dit team zorgt ervoor dat deze fysieke post alsnog wordt gescand en geregistreerd en in de werkvoorraad wordt gezet. __________________________________________________________________________________________________________________________ Documentversie: Definitief

36 van 50

Zaaknummer: nnb

Met opmerkingen [PH5]: Ik lees dat de registrator een zaaktype kiest waarna de zaak beland bij de taakverdeler. Kan daarna nogmaals een “organisatie-breed” zaaktype worden gekozen? En inkomende en uitgaande post kan ook aan een bestaande zaak worden toegevoegd. Hoe gaat de signalering dan? De laatste twee zinnen betreft post die fysiek de organisatie ingaat? Komt dat nog voor dan?

Overeenkomsten die in tweevoud nat ondertekend dienen te worden, komen na ondertekening retour team Informatie, althans het archiefexemplaar, om bij de eerder gescande overeenkomst, gescand, geregistreerd en gearchiveerd te worden. Documenten voor de Burgerlijke Stand gaan na registratie fysiek naar de afdeling om bij de op te maken akte (bijvoorbeeld huwelijk) gevoegd te worden. Ook facturen gaan fysiek naar de afdeling.

E-mail E-mails komen voornamelijk binnen via gemeente@stedebroec.nl gemeente@drechterland.nl stadhuis@enkhuizen.nl Team Informatie, beheerder van deze infobox, bekijkt of de mail moet worden geregistreerd in GreenValley. E-mail dat voldoet aan de registratiecriteria wordt op dezelfde wijze geregistreerd als de fysieke post. Bij de registratie wordt wel vermeld dat het informatieobject per mail is ontvangen. Als de e-mail niet ingeboekt hoeft te worden, wordt deze direct doorgezonden naar de geadresseerde.

__________________________________________________________________________________________________________________________ Documentversie: Definitief

37 van 50

Zaaknummer: nnb

Met opmerkingen [MB6R5]: Er gaat geen post fysiek de organisatie in. Wilma: stukje tekst aanlveren

Faxen Inkomende faxen komen via de mail binnen en worden door Team Informatie behandeld als ingekomen post. Procedure interne/uitgaande post Bezwaarschriften vanuit de gemeente, beslissing op bezwaar, omgevingsvergunning, documenten met een ceremoniële functie, overeenkomsten, OOV vergunning, bestuurlijke besluitvorming worden door het College van Burgemeester en Wethouders, de afdelingshoofden of door daartoe gemandateerde medewerkers nat ondertekend. Het ondertekende document wordt als “nieuwe versie” van het document in het zaaksysteem opgeslagen. Overige documenten worden niet ondertekend. De image van deze uitgaande brief staat niet ondertekend in het zaaksysteem en wordt voor de burger uitgeprint.

__________________________________________________________________________________________________________________________ Documentversie: Definitief

38 van 50

Zaaknummer: nnb

B&W ondertekening Wanneer een uitgaande brief ondertekend moet worden namens het College wordt de brief in een zogenaamd “tekenboek” ter ondertekening aangeboden aan de gemeentesecretaris en de burgemeester. Nadat beiden de brief hebben ondertekend (niet digitaal) wordt de brief gescand door het team Informatie. De brief, voorzien van de ondertekening, wordt vervolgens als nieuwe versie van het document opgenomen/geregistreerd in de zaak. Hierna wordt de brief door team Informatie verzonden. Wanneer er bijlagen moeten worden meegezonden en deze zijn niet bijgevoegd wordt de (aanbieding)brief doorgezonden aan de steller en die biedt het opnieuw met bijlagen aan voor verzending bij Team Informatie. Zowel de uitgaande brief als de (fysiek) bijgevoegde bijlagen zijn onderdeel van dezelfde Zaak/dossier.

Verzendadministratie Wanneer het noodzakelijk is, worden uitgaande brieven “aangetekend” verzonden. Naast deze wijze van verzending is er een tweede mogelijkheid om verzending te bewijzen: Digitaal wordt vooraf aan de verzending bij registratie de datum van verzending ingevuld.

__________________________________________________________________________________________________________________________ Documentversie: Definitief

39 van 50

Zaaknummer: nnb

Bijlage J – (par. 3.6) Metadataschema Binnen de regio West-Friesland is gezamenlijk een Metadataschema vastgesteld. Het college van gemeente Stede Broec, Enkhuizen, Drechterland en de SED-organisatie heeft dit schema voor haar gemeente vastgesteld. Het schema is onder mandaat door het dagelijks bestuur van de SED-organisatie vastgesteld op 3 januari 2017. De vaststelling is vastgelegd in zaken: • 614971- SED organisatie • 612971- Drechterland • 612975- Enkhuizen • 612973- Stede Broec Metadata dossiers bijzonder (variabelen) Metadataschema zaakniveau Naam veld

TMLO veld

Opmerking

Zaaknummer

2. Identificatiekenmerk

Titel

4. Naam

Zaaktype

5.1 Classificatiecode

Automatisch gegenereerd zonder organisatiecode Wordt automatisch gegenereerd op basis van handmatig ingevulde kenmerken Wordt handmatig ingevuld

Klant

Publicatieniveau

Huidige status

Invoerkanaal

Behandelaar Organisatie

15.c.1.4.2 Interne actor: Geautoriseerde naam x

Startdatum

9.1 Dekking in tijd

Archiefdatum

13.1 Event plan Datum/ periode

Resultaat

Archiefactie termijn

13.2 Event plan Type

Archiefnominatie

13.2 Event plan Type

Wordt handmatig gekozen uit gegevensmagazijn, BRP of NHR Wordt automatisch ingevuld, handmatig aan te passen Wordt automatisch gegenereerd Wordt automatisch ingevuld, handmatig aan te passen Wordt automatisch gegenereerd op basis van zaaktype Wordt handmatig ingevuld Wordt automatisch ingevuld, handmatig aan te passen Wordt automatisch ingevuld, handmatig aan te passen Wordt gekozen door behandelaar. Wordt automatisch gegenereerd op basis van zaaktype Wordt automatisch gegenereerd op basis van zaaktype

De metadata voor de documenten zijn wel standaard. __________________________________________________________________________________________________________________________ Documentversie: Definitief

40 van 50

Zaaknummer: nnb

Metadataschema documentniveau Document id

Wordt automatisch gegenereerd

Bestandsnaam

2. Identificatiekenmerk/ 21.1 Formaat: Identificatiekenmerk 21.2.1 Formaat: Bestandsnaam

Document titel

4. Naam

Documenttype

19.1 Vorm: Redactie/ genre

Wordt automatisch gegenereerd, handmatig aanpassen Wordt handmatig ingevuld

Documentsoort

19.2 Vorm: Verschijningsvorm

Wordt automatisch gegenereerd

Datum aangemaakt

Wordt automatisch gegenereerd

Datum poststempel/ verzenddatum Datum ontvangst

Wordt handmatig ingevuld

Wordt automatisch gegenereerd

__________________________________________________________________________________________________________________________ Documentversie: Definitief

41 van 50

Zaaknummer: nnb

Bijlage K – (par. 3.7) Archiveren in het DMS (Alfresco) Bij het inrichten van de zaaktypen worden de resultaattypen met bijbehorende bewaartermijnen vastgelegd. Tijdens de controle van de afgeronde zaken wordt gekeken naar: • volledigheid van de zaak • het gekozen resultaat met de bewaartermijn van de zaak. In het zaaksysteem is het mogelijk sinds versie 2019.11 om bij een afgeronde zaak het resultaat te wijzigen, mocht deze niet juist zijn. Dit werkt alleen bij zaken die na de installatie van deze versie zijn gestart. Als de medewerkers van de vakafdeling een zaak afronden, krijgen ze de vraag om een archiefdatum mee te geven aan de zaak. Deze staat al vooraf ingevuld op een datum een jaar na afronden van de zaak. Deze datum wordt ingevuld in het veld “Archiefdatum”. Als de archiefdatum is gepasseerd, wordt de zaak verplaatst van het DMS naar het RM gedeelte van Alfresco, Deze ordening is als volgt: Gemeente Zaaktypegroep Zaaktype Bewaartermijn Aan de hand van eerder opgeslagen queries, kunnen vernietigingsoverzichten opgesteld worden. Dit kan per gemeente, zaaktypegroep en zaaktype. Het is wel van belang dat de vernietigingsdatum gepasseerd moet zijn om deze te kunnen vernietigen. Het is niet mogelijk om zaken met een vernietigingsdatum in december 2020 al in maart 2020 te vernietigen. Bij de controle van de afgeronde zaken wordt een overzicht gemaakt van een dag.

Bij deze controle wordt gelet op: -

Zaaktype ten opzichte van de omschrijving/ titel van de zaak: hierbij wordt gekeken of het gekozen zaaktype klopt. Dit is echter ook bij de controle van nieuwe openstaande zaken. Zaaktypen met een Na vervallen belang bewaartermijn worden gecontroleerd en de archiefdatum wordt aangepast. Is er een einddatum van de zaak te geven, dan wordt een nieuwe archiefdatum ingevuld. Is er geen archiefdatum te bepalen, dan wordt als archiefdatum 01-01-9999 ingevuld.

De medewerker belast met de dossiervorming, controleert de Zaak op volledigheid en andere archivistische elementen, zoals de juiste dossieromschrijving en toekenning van de bewaartermijnen. De bewaartermijnen komen mee vanuit het zaaktype. Bij een aantal zaken dient dit handmatig te gebeuren bijvoorbeeld bij het toekennen van de bewaartermijn “na vervallen belang”. De andere (algemene)Zaken/dossiers worden door de archiefmedewerkers beoordeeld en wordt de bewaartermijnen handmatig gekoppeld het veld archiefdatum wordt door team Informatie ingevuld. Vernietigen Binnen Alfresco wordt aan een dossier d.m.v. “Acties” een datum van vernietigen gekoppeld. Aan het einde van het lopende jaar wordt d.m.v. het opvragen van de “geplande” vernietigingsactie een overzicht __________________________________________________________________________________________________________________________ Documentversie: Definitief

42 van 50

Zaaknummer: nnb

verkregen van de dossiers die in januari van het jaar erop moeten worden vernietigd. Dit overzicht wordt voorgelegd aan de afdelingshoofden en de archiefinspecteur (zogenoemd driehoeksoverleg). Na akkoord worden de dossiers (incl. documenten) vernietigd.

__________________________________________________________________________________________________________________________ Documentversie: Definitief

43 van 50

Zaaknummer: nnb

Bijlage L – (par. 3.8) Kwaliteitseisen en kwaliteitsprocedure Kwaliteitsprocedure: Voor de kwaliteitscontrole maken we gebruik van onderstaande structurele controlesystematie k.

Dagelijkse controle op scans en documenten

4.12

De dagelijkse controle ligt allereerst bij WerkSaam, waar de papieren post gericht aan de SED organisatie, SED gemeenten, Afvalbeheer Westfriesland en Recreatieschap West-Friesland gescand wordt. De dagelijkse controle op scans en documenten omvat het volgende: • • • • • •

Alle pagina’s gescand (compleetheid) Is alle informatie op de pagina gescand (compleetheid) Gescand in kleur(authenticiteit) Gescand in 300 dpi (techniek) Scan goed leesbaar (kwaliteit) Geen blanco pagina’s (kwaliteit)

Er is een scanprocedure opgesteld in het Centraal Digitaliseringsdocument. (CDD) Het 4 ogen principe wordt gehanteerd en op foutieve scans wordt direct actie ondernomen. In de praktijk is gebleken dat het aantal foutief gescande documenten verwaarloosbaar is. WerkSaam houdt daarom geen logboek bij. De administratieve handelingen die daarvoor gedaan moeten worden zijn dan disproportioneel. Team Informatie van SED houdt daarom een steekproef en controleert dagelijks10 procent van de gescande documenten op bovenstaande punten. Deze resultaten worden vastgelegd in een logboek (“aftikbaklijst”). Bij onvoldoende kwaliteit (zie rekenmethode kwaliteitseisen) maken we hiervan melding bij WerkSaam om verbetering te bewerkstelligen. Voorafgaand aan de vernietiging van dagdozen wordt nogmaals een steekproef uitgevoerd van 10%. Dit wordt vastgelegd in de "dagmaplijst”

Scanapparatuur

4.13

In de gemeentehuizen Stede Broec en Drechterland staat dezelfde scanapparatuur als bij WerkSaam Hoorn. Deze voldoen aan dezelfde eisen. Het beperkte aantal documenten, die op locatie worden gescand

__________________________________________________________________________________________________________________________ Documentversie: Definitief

44 van 50

Zaaknummer: nnb

door Team Informatie, wordt per document gecontroleerd op bovenstaande punten door een andere collega dan degene die de scans heeft uitgevoerd. De scanners worden iedere dag schoongemaakt. Als er geconstateerd wordt dat er een instelling niet klopt (bijvoorbeeld blauwe waas over de scan), wordt hier direct melding van gemaakt bij SSC DESOM en vervolgens opgelost.

Registratie in het zaaksysteem

4.14

Vanuit de aftikbak worden de scans door Team Informatie doorgezet naar het zaaksysteem Greenvalley en daarin geregistreerd. De registratie wordt afgesloten met opslaan en tonen van de zaak. Vervolgens controleren we dagelijks 10 procent van de dagmap of het document ook daadwerkelijk gekoppeld is aan de zaak met de bijbehorende metadata. Bevindingen worden vastgelegd in de “dagmaplijst” (logboek) -

Tijdens de dagelijkse controle van de nieuw aangemaakte zaken wordt gecontroleerd op metadata, zodat het document bij de juiste procesbeheerder terechtkomt en de informatie de juiste bewaartermijn meekrijgt (zaaktype).

Dagelijks wordt er gecontroleerd op zaken die nog niet op “geaccepteerd” staan door een onvolledige registratie. Dit kan door te zoeken op “ontvangen” zaken en vervolgens de registraties van deze zaken compleet te maken, zodat zij alsnog zichtbaar worden in de werkbak van de procesbeheerder.

Documenten gescand door de vakambtenaar komen bijna niet voor. Alle post komt via WerkSaam, het KCC en de brievenbus van de drie gemeenten binnen. Al deze papieren documenten worden door WerkSaam gescand. De vakambtenaar, procesbeheerder hangt grotendeels digitale documenten aan de zaak. Hier is het 4-ogen principe niet van toepassing.

De zaakeigenaar is verantwoordelijk voor de volledigheid van zijn of haar informatie. Team Informatie begeleidt hem of haar daarin. De kwaliteitscontrole van de digitale documenten ligt bij Team Informatie en WerkSaam, omdat daar de papieren documenten binnen komen en vergeleken kunnen worden met gescande versie.

Kwaliteitsinstrumentarium: -

De “aftikbaklijst” en de "dagmaplijst” dienen als logboek. Maandelijks wordt er door Team Informatie gerapporteerd richting het afdelingshoofd en kan er bijgestuurd worden. Dit rapport bevat een samenvatting van de percentages foutief gescande en geregistreerde digitale documenten inclusief de foutmarge volgens onderstaande berekening en aantal meldingen richting WerkSaam. Halfjaarlijks evalueren we het kwaliteitsinstrumentarium op proces en toepasbaarheid 3-maandelijks evalueren we de gegevens op inhoudelijke kwaliteit

__________________________________________________________________________________________________________________________ Documentversie: Definitief

45 van 50

Zaaknummer: nnb

Rekenmethode kwaliteitseisen

4.15

De ‘som foutscore’ wordt als volgt berekend: Elke Scan wordt gecontroleerd of deze voldoet aan de gestelde kwaliteitseisen (zie tabel 1). Als een Scan niet voldoet de kwaliteitseisen, krijgt deze een ‘foutscore’. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen vier foutcategorieën met elk een eigen foutscore (zie tabel 1 en 2). Als er bij één Scan meerdere fouten zijn geconstateerd, dan wordt alleen de fout met de hoogste foutscore toegekend. De foutscores van de gecontroleerde Scans worden vervolgens bij elkaar opgeteld. Berekening foutmarge De foutmarge wordt berekend door de foutscores bij elkaar op te tellen en te delen door het aantal gecontroleerde Scans: Toegestane foutmarge = (Som foutscore / aantal Scans) * 100% = <1%

__________________________________________________________________________________________________________________________ Documentversie: Definitief

46 van 50

Zaaknummer: nnb

Kwaliteitseisen en foutcategorieën Tabel 1. Kwaliteitseisen en foutcategorieën Kwaliteitseisen

Foutcategorie

Cat. 1

Cat. 2

Cat. 3

Cat. 4

Juistheid Niet geheel gescand

Niet recht gescand

Portrait/landscape, niet het juiste bladspiegel

Tekeningvouwen die als lijnen zijn gescand

Afmetingen komen niet overeen met origineel

Geen PDF/A

Volledigheid Niet alle pagina’s zijn gescand

Retourenvelop is niet gescand

Aangetekende envelop is niet gescand

Blanco pagina niet verwijderd

Dubbelzijdige pagina’s niet dubbelzijdig gescand

Niet op juiste volgorde gescand

Kleurverlies

Details niet compleet

Onterecht gescand

Onterecht niet gescand

Leesbaarheid Kleinste detail niet leesbaar (één keer)

Kleinste detail niet leesbaar (meerdere keren)

Scherpte niet vergelijkbaar met origineel

Geen OCR

Contrast niet voldoende

Verlies van scanlijnen

Herhaalde scanlijnen / vlek

Onvoldoende resolutie (300 dpi)

Artefact Strepen

Pixelverstoring door vuil op glasplaat/lens

Weerspiegeling Weerspiegeling

Tabel 2. Foutcategorieën Foutcategorie

Voorbeeld

Foutscore

Kleine fout

Een letter ‘e’ niet leesbaar

0,1

Middelkleine fout

Een streep op de pagina die niet hindert

0,25

__________________________________________________________________________________________________________________________ Documentversie: Definitief

47 van 50

Zaaknummer: nnb

Gewone fout

Een pagina omgedraaid

0,5

Grote fout

Een ontbrekende pagina

__________________________________________________________________________________________________________________________ Documentversie: Definitief

48 van 50

Zaaknummer: nnb

Bijlage M – (par. 4.1) Technische beschrijving scanapparatuur De scanners bij WerkSaam en de SED organisatie zijn gelijk en hebben dezelfde technische kenmerken en instellingen.

__________________________________________________________________________________________________________________________ Documentversie: Definitief

49 van 50

Zaaknummer: nnb

Bijlage N – (par. 4.9) Bestandsformaten 8

Voor meer informatie over bestandsformaten zie: https://www.forumstandaardisatie.nl/open-standaarden/over-open-standaarden/ ,

geraadpleegd 07-06-2016 __________________________________________________________________________________________________________________________ Documentversie: Definitief

50 van 50

Zaaknummer: nnb

← Vorig deel

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://api.notubiz.nl/document/10433308/1